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Anlisis de Procesos y Procedimientos del Mdulo

de Presupuestos.
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1. PREREQUISITOS:
1.1. DEFINICION DE PROYECTOS:

Un proyecto como el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad
para alcanzar un determinado objetivo. Un proyecto es una planificacin que consiste en un
conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razn de un
proyecto es alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto,
calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.

Entonces para Nisira en el mantenimiento de proyectos colocaremos, segn el rubro de la

empresa:
1. Rubro Construccin: todas las obras de construccin que la empresa de este realizando.
Estos Proyectos pueden ser Obras Propios y/o de Terceros. Dentro de este ltimo
tenemos las obras Pblicas y Privadas.
2. Rubro Agrcola: Ejemplos: si tienen trabajos en cursos, inversiones que se estn
realizando.

1.2. DEFINICION DE CENTRO DE COSTOS:

Un centro de costos es una divisin que genera gastos y/o costos para la organizacin pero
slo indirectamente le aaden beneficio o utilidad.
Las organizaciones pueden clasificar a los centros de costos por su utilidad. La ventaja de
clasificar simple y sencillamente a las divisiones de la organizacin como centros de costo, es
porque es ms fcil de medir.
Algunas veces se emplean algunas tcnicas para cuantificar los beneficios de un centro de
costo y relacionar los costos y beneficios con los de la organizacin como un todo.
Los Centros de Costos por otro lado sirven a la administracin para tener un mejor control
presupuestal, al poder medir a cada departamento o lnea de negocio, poder obtener un
estado de resultados por centro de negocios y medir en forma aislada cada unidad de negocio

Entonces para Nisira un Centro de Costos es la unidad sobre la cual se acumularan gastos y/o
Costos.
Con la Finalidad de poder:
1. Identificar directamente esos montos por centro de costos (Gastos y/o costos directos
NO DISTRIBUIBLES).
2. Identificar directamente esos montos por centro de costos (Gastos y/o costos directos
DISTRIBUIBLES). Que se transformaran mediante una funcin de costeo en un asiento
distribuido de costos.

1.3. DEFINICION DE PRESUPUESTOS:

Se le llama presupuesto al clculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad
econmica durante un perodo, por lo general en forma anual.
Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos
financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas,
este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. El presupuesto
es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y
programas se formulan por trmino de un ao.
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Entonces para Nisira, un presupuesto para empresas del rubro:

1. Construccin solo cambia el termino anualidad por el termino final de la obra, pues
estas empresas cada obra o proyecto tienen su propio presupuesto y sus propias
caractersticas del presupuesto.
2. Agrcolas, se puede trabajar bajo el concepto de anualidad, por campaa o por
cultivo.
3. Comerciales y de servicios, es anual y se puede trabajar con periodos de gastos

1.3.1. PRESUPUESTO GENERAL

Es el tipo de presupuesto NO discrimina el control, pero si lo maneja a travs de sus
partidas presupuestales.

1.3.2. PRESUPUESTO PRE-CONTROL

Es el tipo de presupuesto va de la mano con el flujo de ingresos que posee la empresa,
Nos permite controlar los gastos por adquisidores de bienes y/o servicios. Que la
empresa necesita realizar para llevar acabo sus operaciones.
En Nisira ERP se maneja en el Modulo de Gestin de Compras; especficamente en las
rdenes de Compra, Ordenes de Servicios y en las ordenes de Pago.

1.3.3. PRESUPUESTO POST-CONTROL

Es el tipo de presupuesto va de la mano con el gasto o consumo propiamente dicho de
los recursos de la empresa.
En Nisira ERP se maneja en el Modulo de Cuentas por Pagar; especficamente en las
provisiones de cuentas por pagar, en las liquidaciones de gasto, en las aplicaciones
contables, en la asistencia de Recursos Humanos.

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2. CONFIGURACIN INICIAL:

2.1. MODELO GENERAL DEL PRESUPUESTO.

Este modo solo trabaja con el tipo de presupuesto 1.3.3 Presupuesto General.
El recuadro rojo determina el trabajo con presupuestos y la habilitacin del Mismo.
El recuadro azul, determina la modalidad y validez en periodo del presupuesto.
El recuadro verde, determina el tamao mximo en dgitos del cdigo del presupuesto.
El recuadro fucsia, determina la manera de crear el cdigo de las partidas presupuestales
del presupuesto.

2.2. MODELO CONTROL DEL PRESUPUESTO.

Este modo solo trabaja con el tipo de presupuesto 1.3.1 y 1.3.2 Presupuesto Pre-Control y
Post - Control.
El recuadro rojo determina el trabajo con presupuestos y la habilitacin del Mismo. Adems
del manejo por exigencia de los centros de costos.
El recuadro azul, determina la modalidad y validez en periodo del presupuesto.
El recuadro verde, determina el tamao mximo en dgitos del cdigo del presupuesto.
El recuadro fucsia, determina la manera de crear el cdigo de las partidas presupuestales
del presupuesto.

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3. CREACION DE LOS PRESUPUESTOS:

3.1. MODELO GENERAL DEL PRESUPUESTO.

Permite registrar los presupuestos que manejar la empresa. En la ventana se ingresarn los
datos del Presupuesto, la Moneda el tipo de Cambio y los de sus correspondientes Periodos
Presupuestales.

Observacin: en la ventana para generar periodos No existe la fecha Final pues se asume por
configuracin Inicial la anualidad del Presupuesto.

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3.2. MODELO CONTROL DEL PRESUPUESTO.

Permite registrar los presupuestos que manejar la empresa. En la ventana se ingresarn los
datos del Presupuesto, la Moneda el tipo de Cambio, Centro de Costos, Tipo de Presupuesto
y los de sus correspondientes Periodos Presupuestales.

Observacin: en la ventana para generar periodos Existe la fecha Final pues se asume por
configuracin Inicial que NO hay anualidad del Presupuesto.

Observaciones Generales:
1. No se pueden cambiar los periodos presupuestales cuando ya existe data ingresado en los
movimientos; es decir cuando ya se asignaron partidas presupuestales en los movimientos.
2. En el caso del segundo modelo No se puede cambiar el Centro de Costo NI el tipo de
Presupuesto cuando ya existen partidas presupuestales asignadas en los movimientos del
sistema.

4. CREACION DE LAS JERARQUIAS PRESUPUESTALES:

La jerarqua de presupuesto se utiliza para definir los elementos presupuestarios y mostrar cmo
se enlazan jerrquicamente. La estructura bsica del presupuesto est basada en jerarquas.
Las jerarquas del presupuesto pueden contener una o ms partidas presupuestarias.
Las jerarquas del Presupuesto NO tienen asignacin monetaria como las partidas Presupuestales,
pero si me permiten ver los mostos globales asignados a esa jerarqua; el detalle se encuentra en
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las partidas.
Se debe tener en cuenta que cada vez que se genere una nueva jerarquia presupuestal se debe
asignar el nivel al que pertenece.

5. CREACION DE LOS TIPOS DE GASTO PRESUPUESTAL:

El tipo de gasto se refiere a las acciones que realizara la empresa directamente. Estos tipos de
gastos pueden ser: Infraestructura, Recursos Humanos, Investigacin, Capacitacin, Operaciones
Financieras, Operaciones comerciales, etc.
Cada tipo de gasto puede ser clasificado y sub clasificado para darle mayor dinamismo y anlisis a
las partidas presupuestales que se crearan.

6. CREACION DE LOS DESTINOS DE GASTO PRESUPUESTAL:

6.1. MODELO GENERAL DEL PRESUPUESTO

El destino de gasto me permite en este modelo definir el o los centros de costos asociados a
una partida presupuestal; quiere decir que solo esos centros de costos podrn llamar a esa
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partida.

6.2. MODELO CONTROL DEL PRESUPUESTO

El destino de gasto me permite en este modelo solo asignar la direccin final del gasto.
A diferencia del modelo de configuracin anterior el centro de costo padre e hijos son
manejados por el presupuesto y las partidas presupuestal. Generando mayor dinamismo en
el manejo tanto de las partidas y su destino final.
Lo recomendable en este modelo de configuracin es utilizar un solo destino de gasto, pues
como ya lo mencione en el prrafo anterior la asignacin de la partida en cada movimiento
va de la mano con los Centros de costos que tiene asociado el presupuesto.

7. REGISTRO DE ORIGENES O ENTRADAS POR USUARIO (PRIVILEGIOS DE USURIOS):

Esta opcin nos permite asignar los privilegios personalizados de uso de las partidas presupuestales
a los Usuarios del sistema (Usuarios registrados en el mantenimiento respectivo).
Esta personalizacin de privilegios puede llegar a ser tan restrictiva como flexible; eso dependera de
la politica de la empresa. Ejemplo: un usuario de almacen solo podra tener acceso a la o las partidas
presupuestales que se le asignen desde la jerarquia presupuestal, si esta jesta jerarquia tiene 5
partidas asociadas podra manejar en las salidas de almacen las 5; y no podra manejar las partidas
de compras ni de contabilidad ni de produccin, etc.
La asignacion de privilegios es simple: seleccionamos al usuario del sistema, luego debemos
seleccionar el o los niveles jerarquicos a los cuales debera tener acceso (de uno en uno) y los
asignaremos mediante el boton seleccionar. Con lo cual se creara una matriz de privilegios
personalizados por usuario.

Observaciones: cada vez que se cree un presupuesto o partidas adicionales se debera realizar este
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procedimiento.

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8. REGISTRO DE PARTIDAS PRESUPUESTALES

Los datos necesarios para crear una partida presupuestal son: el Presupuesto, la jerarqua
presupuestal, el rea, el tipo de gasto, la clasificacin del gasto, el destino de gasto y el nombre
de la partida presupuestal.
Los recuadros de color rojo son datos obligatorios.
El recuadro de color verde es alternativo dependiendo de cmo se construy la clasificacin.
Los recuadros azules siempre deben marcarse si:
Si se desea configurar a la partida como transferible; es decir que se puede mover su
importe a otra partida.
Acumular saldos para poder indicarle a la partida que el saldo puede utilizarse en cualquier
periodo de gasto presupuestal.

Una vez creada las partidas presupuestales y como todo documento en Nisira ERP, puede tener un
flujo de documento y niveles de aprobacin.

8.1. CONFIGURACION DEL FLUJO DE DOCUMENTOS.

Para esto debemos ingresar al Men Utilitarios\Flujo de Documentos\Definicin de Flujo de
Documentos.
En esta ventana debemos seleccionar el formulario PRESUPUESTOS, y luego debemos
seleccionar y asignar cual es la secuencia que el Presupuesto deber tener.

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8.2. PRIVILEGIOS DEL FLUJO DE DOCUMENTOS.

Para esto debemos ingresar al Men Utilitarios\Flujo de Documentos\Privilegios Para el Flujo
de Documentos.
Al crear un nuevo privilegio hay que seleccionar al usuario, el formulario, el o los privilegios,
as como la moneda y el importe por documento y acumulados.

8.3. APROBAR EL PRESUPUESTO.

Una vez que se ha configurado el presupuesto para manejar flujo hay que proceder a seguir
la secuencia previamente configurada.

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Cada vez que se seleccione las opciones del flujo se mostrara el mensaje en el estado y
cuando se apruebe el presupuesto se tendr la ltima imagen.

OBSERVACIN:
Este procedimiento es para los dos modelos de presupuestos que NISIRA ERP.
SI se maneja flujo de aprobacin del Presupuesto, una vez que cambie su estado inicial
de Pendiente por cualquiera que sea el flujo definido. Entonces:
NO SE podr cambiar ninguna Partida Presupuestal.
NI CREAR partidas Presupuestales Nuevas.

9. REGISTRO DE PARTIDAS ADICIONALES:

Esta opcin permite solo al usuario que tienen el privilegio de aprobacin MODIFICAR o AGREGAR
Partidas Presupuestales en un Presupuesto APROBADO.

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OBSERVACIONES:
El cdigo de la Partida Presupuestal de las Partidas Adicionales NO posee la funcionalidad de
que el usuario pueda asignar un cdigo propio.
En el rbol de las Partidas Presupuestales Adicionales las partidas creadas desde el
presupuesto se diferencias de las Partidas creadas de forma adicional por el Icono .
Adicionalmente se muestra un mensaje en la esquina superior derecha un texto que dice
Partida Adicional.

10. REGISTRO DE TRANSFERENCIAS ENTRE PARTIDAS: (EN REESTRUCTURACION)

Esta opcin permite realizar la transferencia del saldo de un periodo presupuestal de una
determinada Partida hacia otro periodo presupuestal de la misma Partida o de una Partida
diferente.
Al elegir esta opcin se presenta la ventana Transferencia de Partidas Presupuestales, la cual
presenta al lado izquierdo la lista de las Partidas Presupuestales a Transferir y, al lado derecho,
la lista de las Partidas Presupuestales donde Transferir.

Para realizar la Transferencia de Saldos de una Partida deber realizar los siguientes pasos:
1 Observe que en la parte superior izquierda se visualiza el Presupuesto del ao en curso, lo
que indica que slo se podrn realizar transferencias de saldos entre periodos

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presupuestales de la misma Partida o de diferentes Partidas slo para el presupuesto en

ejecucin.
2 De la lista de Partidas Presupuestales a Transferir ubicarse en la Partida de la cual se
desea transferir y desplegar la misma haciendo un click en que se presenta al lado
izquierdo del cdigo de la Partida, con lo que se visualizarn sus distintos Periodos
Presupuestales con sus correspondientes saldos.

Observacin: Los Periodos Presupuestales que se visualizarn para la Partida desplegada

correspondern a periodos anteriores al periodo presupuestal actual, segn la fecha del
sistema, ya que slo se podrn transferir importes de los saldos de periodos ya ejecutados.

3 Seleccionar un Periodo Presupuestal

En esta ventana se visualizan los datos de la transferencia a realizar, mostrando De Partida
Psptal. El cdigo y descripcin de la Partida desde donde se va a transferir, as como, su Periodo
de donde se tomar el importe a transferir y, A Partida Psptal. Se mostrarn el cdigo y
descripcin de la Partida a la cual se transferir el importe en el Periodo mostrado.
En la caja Importe a Transferir se visualizar inicialmente el saldo del periodo presupuestal
seleccionado de la Partida Origen, el cual podr ser modificado por el usuario, dependiendo de
si se desea transferir la totalidad del saldo mostrado o un importe menor.
Luego de especificado el monto a transferir hacer un click en el botn con lo que se
proceder con el proceso de la transferencia de saldos entre Partidas, luego del cual tanto el
periodo seleccionado para la Partida origen como el periodo seleccionado para la Partida Destino
contarn con nuevos saldos, visualizndose esto automticamente en las listas de la ventana.

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11. LLENADO DE DOCUMENTOS:

11.1. MODELO GENERAL DEL PRESUPUESTO

A. ORDENES DE COMPRA:
Se muestra la orden de compra con los campos necesarios a ser llenados en recuadros
de color rojo.
Tener en cuenta que si la orden de compra viene del consolidado entonces en la
columna partida presupuestal aparecer el texto VIENE DE CONSOLIDADO, recuadro
de color Azul.

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B. ORDENES DE SERVICIO:
Se muestra la orden de servicio con los campos necesarios a ser llenados en recuadros
de color rojo.
Tener en cuenta que si la orden de compra viene del consolidado entonces en la
columna partida presupuestal aparecer el texto VIENE DE CONSOLIDADO, recuadro
de color Azul.

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C. ORDENES DE PAGO:
Se muestra la orden de pago con los campos necesarios a ser llenados en recuadros de
color rojo.

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D. LIQUIDACIONES DE GASTO:
Se muestra la Liquidacin de gasto con los campos necesarios a ser llenados en
recuadros de color rojo.

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E. REPORTE COMPRATIVO PRESUPUESTO:

Este reporte muestra por partida presupuestal cada periodo de gasto con su importe
presupuestado adems de lo gastado por periodo de gasto.
Las columnas encerradas con el rectngulo de color rojo determinan los importes
asignados a las partidas presupuestales en periodo de gasto establecido
Las columnas encerradas con el rectngulo de color verde determinan los importes
gastados de las partidas presupuestales en periodo de gasto establecido
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Las columnas encerradas con el rectngulo de color anaranjado determinan los

importes de saldos de las partidas presupuestales en periodo de gasto establecido.

11.2. MODELO CONTROL DEL PRESUPUESTO

SE ESTARA ENTREGANDO EL LUNES 09/07/2012

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