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MANUAL DE CARTA COMERCIAL

Si usted necesita escribir una carta es para comunicar algo importante; por eso,
recuerde siempre que debe expresar su objetivo al principio de la carta. El primer
prrafo debe introducir al lector en lo que le comunica el resto de la carta.
El modelo o formato carta de Icontec tiene normas especficas que no debe
pasar por alto. Aprenda la mejor forma de comunicar sus intenciones
empresariales mediante una carta bien redactada.

En algunas ocasiones, los destinatarios no leen la carta, sino que el asunto les
dice de qu se trata todo el comunicado, entonces es necesario que planee cada
detalle que quiere transmitir en su formato carta.

Siga este pequeo manual para redactar de forma correcta una carta. La
informacin que le presentamos est guiada por nuestros expertos en redaccin
empresarial y por las normas del Instituto Colombiano de Normas Tcnicas
(Icontec)

Saber cmo escribir una carta correctamente es necesario para lograr una
buena comunicacin asertiva, as como lo es dejar de lado las prcticas
convencionales que no se basan en las tcnicas de presentacin de documentos,
sino en convencionalismos errados.

1. TAMAO Y CONTENIDOS

Dependiendo de la extensin y de los documentos anexos, evale en qu formato


debe redactar su carta. Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta.

Es importante que la primera pgina de sus cartas lleve:

Logo

Membrete

Pie de pgina

Sin embargo, cuando hay ms de dos pginas en sus comunicados, a partir de la


segunda solamente se debe poner el logo.
2. ESCRIBA UN SOLO TEMA EN CADA CARTA

En caso de que haya varios asuntos por tratar con el receptor de su comunicado,
redacte las cartas que sean necesarias, ya que en muchas organizaciones el
archivo se clasifica por temas; tenga en cuenta que los tiempos de respuesta de
cada asunto pueden ser diferentes, de modo que a veces se necesita ms de un
comunicado para responderle a su destinatario.

3. REDACTE DE FORMA PRECISA.

El mtodo Ipler de redaccin empresarial para escribir bien se basa en la teora de


la pirmide invertida, utilizada en el periodismo. Esto consiste en escribir en el
primer prrafo el para qu de su carta y en los prrafos restantes los datos
adicionales, que incluso pueden llegar a ser imprescindibles.

Ejemplo:

Reciba un muy cordial saludo de parte de todo el equipo de consultora y atencin al cliente

[Prrafo 1] Nos permitimos dirigirle la presente para informarle que nuestro principal objetivo es
comprometernos con usted, adems de informarle que es para nosotros un placer contar con
usuarios que nos ayudan a crecer.

[Prrafo 2]Adems queremos informarle que gracias a todos sus comentarios nuestros
trabajadores se comprometen a brindarle un mejor servicio para que sienta en nosotros su
respaldo incondicional en todo tipo de transacciones financieras.

[Prrafo 3] Es as como le garantizamos que frente a su solicitud, radicada el 17 de mayo de 2015,


ya tomamos las medidas necesarias y la asesora que lo atendi recibir la formacin oportuna
para que el inconveniente de baja calidad en la atencin que recibi no se vuelva a presentar.

En el ejemplo, el para qu de la carta est en el ltimo prrafo. La forma correcta sera


responderle al destinatario en el primero y el resto del comunicado en los prrafos restantes o
incluso, podran omitirse. As se produce la redaccin eficaz. No piense que abordar el tema
directamente es irrespetuoso o que carece de cordialidad; al contrario, considere que cuando
elimina informacin irrelevante le ahorra tiempo a su lector.

4. SIGA EL ORDEN LGICO GRAMATICAL

Para ser preciso tambin es conveniente seguir la herramienta ms til: el orden


lgico gramatical, que se compone de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se
gua por esta forma de escritura, podr redactar bien sus comunicados.
Ejemplo:

5. ESCRITURA Y TRATAMIENTO

Escriba siempre en la primera persona del singular; por ejemplo: le escribo, lo


saludo, espero. Escriba en plural solo si el comunicado lo firman varias
personas, pero cuando un representante escribe en nombre de varias personas, lo
correcto es escribir en primera persona.

Escriba en todos los casos en tono de usted. Utilice un lenguaje corts y


respetuoso, an si est reclamando o dando una orden.

6. PARTES OBLIGATORIAS DE LA CARTA

Cdigo: el Icontec recomienda escribirlo a 3 o 4 centmetros del margen superior.

Lugar y fecha de redaccin: escriba la ciudad, seguida del da, el mes y el ao de


elaboracin. En los distritos especiales como Washington D.C., Mxico D.F.,
Bogot D.C. no escriba nunca coma en medio del nombre y la especificacin del
distrito, ya que este hace parte del nombre; adems, escriba siempre los meses
en minscula, estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con
mayscula inicial. En ningn caso escriba los aos con punto.

Ejemplo:

Bogot D.C., 3 de julio de 2015

Datos del destinatario: Escriba la denominacin o ttulo acadmico, el nombre


completo y el cargo. Recuerde que la denominacin doctor solo es un vocativo
para las personas que se han doctorado en alguna rea del conocimiento. En el
caso de los abogados, mdicos, siclogos y dems casos en los que se utiliza la
denominacin doctor, es preferible escribir el ttulo acadmico.

Ejemplo:

Abogada

ENID CORTS VELANDIA

Ministerio del Comercio Exterior y la Inversin Extranjera

Infanta, Nmero 16-23 y Humboldt

Bogot,

Asunto: solo la inicial debe ir en mayscula. Sin negrilla y sin subrayar. Escrbala
dos lneas libres despus del ltimo dato del destinatario. Omita conjunciones,
preposiciones y artculos.

Saludo: algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas frases de cajn
son:

-Lo saludo, respetuosamente, y le informo que ()

-Le escribo para informarle que ()

-Respondiendo a su solicitud, le informo que ()

Evite saludos como:

-Por medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle ()

-La presente misiva tiene como objeto comunicarle que ()

Despedida: tenga presente que no debe escribir cordial saludo en las


despedidas. Algunas despedidas cortas son:

-Atentamente,

-Cordialmente,

-Sinceramente,

-Respetuosamente,
Remitente y firmas responsables: escrbalo cinco lneas despus de la
despedida; de la misma forma que el nombre del destinatario, escriba el nombre
del remitente en mayscula sostenida

Lneas especiales: si hay anexos o copias, detalle qu tipo de documentos


adjunta y la cantidad entre parntesis.

Ejemplos:

Anexo: uno (15 folios)

Anexos: dos (8 cheques y un CD-ROM)

Anexos: tres (10 folios, un CD-ROM y un folleto)

En el caso de las copias, escriba la palabra copia con mayscula inicial, as:

Ejemplos:

Copia: Sicloga, Daniela Mndez, Construirte SAS

Copia: Gerente informtico, Yohan Romero, Ipler CI SAS

Copia: Jefe de recursos humanos, Gustavo Len Rios; Coordinadora de


investigacin, Laura Macas.