MANUAL DE USUARIO

CONVENIO MARCO
DIRIGIDO A PROVEEDORES DEL
CATALOGO ELECTRONICO

AGOSTO 2014
 INDICE

1. Presentacin ................................................................................... 2

2. Fundamento Jurdico ......................................................................... 2

2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP. .................................................. 2

2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP. .............................................. 4
2.3 Artculos relacionados con el Cdigo Civil (Libro IV). ............................... 5
PROVEEDOR ....................................................................................... 7

3. Ingreso al Sistema Oficial de Contratacin del Estado .................................. 7

3.1 Pagina Web SERCOP ...................................................................... 7

3.2 Revisar Invitacin ......................................................................... 9
3.3 Preguntas, Respuestas y Aclaraciones ................................................ 10
3.4 Revisin Preguntas, Respuestas y Aclaraciones ..................................... 13
3.5 Solicitud de Registro de Producto y Caractersticas ................................ 14
3.6 Entrega de Oferta ........................................................................ 20

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 CONVENIO MARCO

1. Presentacin

El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a los

proveedores la Normativa relacionada con el procedimiento de Convenio
Marco, y es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y
detallada las actividades del procedimiento, de tal manera, que permite
realizar las contrataciones requeridas por la Entidad Contratante consideradas
en el mbito de la Ley

2. Fundamento Jurdico

2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP.

CAPITULO II
PROCEDIMIENTOS DINAMICOS

SECCION I
COMPRAS POR CATALOGO

Art. 43.- Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratacin Pblica

efectuar peridicamente procesos de seleccin de proveedores con quienes
se celebrar Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarn en el
catlogo electrnico bienes y servicios normalizados a fin de que stos sean
adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes,
sobre la base de parmetros objetivos establecidos en la normativa que para
el efecto dicte el Servicio Nacional de Contratacin Pblica.

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Art. 44.- Catlogo Electrnico del SERCOP.- Como producto del Convenio
Marco, el Servicio Nacional de Contratacin Pblica crear un catlogo
electrnico disponible en el Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las
Entidades Contratantes podrn realizar sus adquisiciones en forma directa.

Art. 45.- Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarn

obligados a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las
condiciones de plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garanta
establecidas para el perodo de duracin del Convenio Marco. No obstante,
los adjudicatarios podrn mejorar las condiciones establecidas, siguiendo el
procedimiento que para el efecto se haya previsto en el Convenio Marco.

Art. 46.- Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades

Contratantes debern consultar el catlogo electrnico previamente a
establecer procesos de adquisicin de bienes y servicios. Solo en caso de que
el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podr realizar
otros procedimientos de seleccin para la adquisicin de bienes o servicios,
de conformidad con la presente Ley y su Reglamento.

Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor costo

que las que consten publicadas en el catlogo electrnico, debern informar
al Servicio Nacional de Contratacin Pblica para que ste conozca y confirme
que la oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan
extender tales costos, mediante la celebracin de Convenios Marco, al resto
de Entidades Contratantes.

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2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP.

CAPITULO III

PROCEDIMIENTOS DINAMICOS

Art. 42.- Bienes y servicios normalizados.- Los bienes y servicios

normalizados son aquellos cuyas caractersticas o especificaciones tcnicas
han sido estandarizadas u homologadas por la entidad contratante; y en
consecuencia, dichas caractersticas o especificaciones son homogneas y
comparables en igualdad de condiciones.

La Ley y este Reglamento General utilizan de forma indistinta las palabras

"homologados", "estandarizados", "normalizados", "categorizados" o
"catalogados", para referirse a aquellos bienes o servicios cuyas
caractersticas o especificaciones tcnicas han sido estandarizadas por la
entidad contratante; y, en el caso de los bienes o servicios incluidos en el
Catlogo Electrnico, para referirse a aquellos bienes o servicios, sobre los
cuales el INCOP celebr los correspondientes convenios marco.

La responsabilidad de la estandarizacin de los bienes y servicios le

corresponde a la entidad contratante, la que para el efecto, observar, de
existir, la reglamentacin tcnica o normativa tcnica nacional o
internacional aplicable al bien o servicio objeto del procedimiento.

Los bienes y servicios normalizados se adquieren, en su orden, por

procedimientos de Catlogo Electrnico y de Subasta Inversa; y solo en el
caso de que no se puedan aplicar dichos procedimientos o que stos hayan
sido declarados desiertos se optarn por los dems procedimientos de
contratacin previstos en la Ley y en este Reglamento General.

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 SECCION I

COMPRAS POR CATALOGO

Art. 43.- Procedimiento para contratar por catlogo electrnico.- Para la

inclusin en el catlogo electrnico de los bienes y servicios normalizados, el
INCOP realizar procesos de seleccin que permitan celebrar convenios
marcos, observando el procedimiento que se establezca en los pliegos.

Las contrataciones por catlogo electrnico de bienes y servicios

normalizados, que realicen las Entidades Contratantes, observarn el
procedimiento sealado por el INCOP:

La orden de adquisicin electrnica emitida por la Entidad Contratante se

sujetar a las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de
ser el caso a las mejoras obtenidas por la entidad contratante.

De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artculo 69 de la Ley,

la Orden de Compra emitida a travs del Catlogo Electrnico formaliza la
contratacin de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y
obligaciones correspondientes para las partes.

Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribir el acta de

entrega recepcin correspondiente con la verificacin de correspondencia con
las especificaciones previstas en el catlogo.

2.3 Artculos relacionados con el Cdigo Civil (Libro IV).

Art. 1562.- Los contratos deben ejecutarse de buena fe, y por consiguiente
obligan, no slo a lo que en ellos se expresa, sino a todas las cosas que

5
emanan precisamente de la naturaleza de la obligacin, o que, por la ley o la
costumbre, pertenecen a ella.

Art. 1576.- Conocida claramente la intencin de los contratantes, debe

estarse a ella ms que a lo literal de las palabras.

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PROVEEDOR

3. Ingreso al Sistema Oficial de Contratacin del Estado

3.1 Pagina Web SERCOP

Para ingreso al portal de Contratacin Pblica utilice el navegador Internet

Explorer versin 7, Google Chrome, Mozilla Firefox 3.0 o superior.

Ingrese al portal www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1

Imagen 3.1

Para ingresar al Sistema Transaccional, haga clic en el cono SOCE Sistema

Oficial de Contratacin del Estado. Imagen 3.2

Imagen 3.2

7
Para acceder al Sistema Oficial de Contratacin del Estado, ingrese nmero de
RUC, Usuario y Contrasea, luego haga clic en el botn Entrar.
Imagen 3.3

Imagen 3.3

En la siguiente imagen podr observar la pantalla de inicio del sistema para el

Proveedor. Imagen 3.4

Imagen 3.4

8
3.2 Revisar Invitacin

Una vez publicado el proceso el sistema enviar la invitacin inmediata y

automtica al portal, para ello deber revisar el listado de Invitaciones
recibidas e ingresar al proceso que desea participar.

Para ingresar a la invitacin, haga clic en el cdigo del proceso en el que le

interese participar, a continuacin una imagen de ejemplo. Imagen 3.5

Imagen 3.5

Revise cada una de las pestaas de informacin del proceso, como son
Descripcin, Fechas, Productos, Documentos y Archivos. Imagen 3.6

Imagen 3.6

9
Recuerde adems que en la pestaa Archivos podr descargar el pliego del
proceso y la Resolucin que emiti la Entidad Contratante para acogerse al
proceso de Convenio Marco, para descargar el documento haga clic en el
cono que se muestra a continuacin. Imagen 3.7

Imagen 3.7

3.3 Preguntas, Respuestas y Aclaraciones

El proveedor podr realizar preguntas acerca del proceso en el enlace que

dice Ver Preguntas y/o aclaraciones. Imagen 3.8

Imagen 3.8

10
Para que pueda realizar las preguntas, d un clic en el botn Agregar
Pregunta. Imagen 3.9

Imagen 3.9

Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuacin, luego prosiga

haciendo clic en el botn Aceptar. Imagen 3.10

Imagen 3.10

Ingrese la pregunta en la siguiente seccin, como se muestra en la imagen, y

luego debe de clic en el botn Enviar. Imagen 3.11

11
 Imagen 3.11

En la imagen siguiente podr ver agregada la pregunta. El proveedor podr

realizar todas las preguntas que requiera, no existe un nmero mnimo ni
mximo de preguntas, solo debe recordar que la opcin para Agregar la
pregunta se deshabilitar cuando haya concluido el tiempo establecido en el
cronograma de Fechas y Plazos. Imagen 3.12

Imagen 3.12

12
3.4 Revisin Preguntas, Respuestas y Aclaraciones

Luego de transcurrido la fecha lmite para que la entidad efectu las

respuestas y/o aclaraciones al proceso, el proveedor podr revisar en el
enlace que dice Ver Preguntas y/o aclaraciones. Imagen 3.13

Imagen 3.13

En la imagen siguiente podr ver agregada la respuesta y/o aclaraciones que

la Entidad Contratante realiz al proceso de acuerdo al tiempo establecido en
el cronograma de Fechas y Plazos. Imagen 3.14

Imagen 3.14

13
3.5 Solicitud de Registro de Producto y Caractersticas

En esta etapa el proveedor puede realizar el registro de nuevos productos

dando clic en el enlace Registro de Nuevos Productos. Imagen 3.15

Imagen 3.15

Se desplegar una lista de productos genricos, el proveedor podr revisar

todos y cada uno de los productos enlistados, dando clic en la pestaa Ver
Productos. Imagen 3.16

Imagen 3.16

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Luego del cual se desplegara una pantalla con la lista de productos
especficos, con la siguiente informacin Categora, Nombre del Producto,
Marca, Editar (Atributos del bien), si revisada la informacin el proveedor
desea crear un producto con una marca no registrada, puede agregar el

producto dando clic en el icono , como se muestra a continuacin.

Imagen 3.17.

Imagen 3.17

A continuacin ingrese toda la informacin solicitada, sobre la Descripcin del

Producto y los Atributos. Imagen 3.18

Imagen 3.18

Una vez ingresada toda la informacin solicitada, tiene que dar clic en
Enviar. Imagen 3.19

15
 Imagen 3.19

Podr imprimir el registro del producto dando clic en Imprimir o si no de

clic en Cerrar, para regresar a la pantalla anterior. Imagen 3.20

Imagen 3.20

16
El sistema generara un mensaje informando que la solicitud de productos ha
sido enviada como se muestra a continuacin. Imagen 3.21

Imagen 3.21

Este mismo procedimiento deber realizarlo por cada nuevo producto,

ingresando a la lista de productos genricos y dando clic en Ver Productos.
Imagen 3.22

Imagen 3.22

Cuando haya terminado de ingresar todos los productos nuevos que considere
de clic en Regresar. Imagen 3.23

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 Imagen 3.23

Puede revisar los productos que ha solicitado su registro dando clic en el

enlace Resumen de Creacin de Productos. Imagen 3.24

Imagen 3.24

En la siguiente pantalla se desplegar la lista de productos recibidos para que

la Entidad Contratante, apruebe o niegue su registro. Imagen 3.25

18
 Imagen 3.25

De igual manera puede revisar los atributos de cada uno de los productos
solicitados para su registro, dando clic en Atributos. Imagen 3.26

Imagen 3.26

Se mostrara los atributos del bien. Imagen 3.27

Imagen 3.27

19
Una vez revisados todos los productos de clic en Regresar. Imagen 3.28

Imagen 3.28

3.6 Entrega de Oferta

Para el Envo de las Ofertas el proveedor deber revisar que el Estado del
proceso se encuentre en Entrega de Oferta, si es as, ingrese al enlace que
se encuentra en la parte superior del proceso que dice Entrega de Oferta.
Imagen 3.29

Imagen 3.29

20
Se desplegar el listado de productos y en los cuales deber llenar la
informacin, correspondiente a Propuesta, Condicin y Cobertura. Recuerde
que el envo de la oferta debe hacerlo hasta antes de la fecha y hora lmite de

Entrega de Oferta. Ahora ingrese al icono , como se muestra a

continuacin. Imagen 3.30

Imagen 3.30

En la siguiente pantalla deber ingresar el valor de la oferta econmica y la

observacin del producto. Imagen 3.31

Imagen 3.31

21
Una vez que haya ingresado la informacin solicitada haga clic en el botn
Guardar. Imagen 3.32

Imagen 3.32

Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuacin, luego prosiga

haciendo clic en el botn Aceptar. Imagen 3.33

Imagen 3.33

Guardada la informacin revise que el Estado de la Propuesta se encuentre en

Ofertado, si es as de clic en el botn Continuar. Imagen 3.34

22
 Imagen 3.34

En la siguiente pantalla llene la informacin de las condiciones comerciales de

la propuesta. Imagen 3.35

Imagen 3.35

23
Una vez que haya ingresado la informacin solicitada haga clic en el botn
Guardar. Imagen 3.36

Imagen 3.36

Guardada la informacin contine el proceso dando clic en el botn

Continuar. Imagen 3.37

Imagen 3.37

24
En la siguiente pantalla ingresar la informacin sobre la Cobertura del
Producto en las diferentes Provincias. Imagen 3.38

Imagen 3.38

Para ingresar la cobertura existen dos opciones, el cual depender de la

capacidad del proveedor para ofertar su producto.

Puede realizarlo a todas las provincias dando clic en TODAS, como se

muestra a continuacin. Imagen 3.39

Imagen 3.39

25
O puede realizarlo dando clic en cada provincia en donde tendr cobertura el
producto ofertado, como se muestra a continuacin. Imagen 3.40

Imagen 3.40

Una vez ingresada la informacin si, existiera un error en la cobertura del

producto puede limpiar la informacin e ingresar nuevamente los datos, tal
como se muestra a continuacin, de clic en Limpiar y luego de clic en
Aceptar. Imagen 3.41

Imagen 3.41

26
Una vez que haya ingresado la informacin solicitada haga clic en el botn
Guardar. Imagen 3.42

Imagen 3.42

Para continuar con el envi de la oferta de los productos de clic en

Continuar Ofertando. Imagen 3.43

Imagen 3.43

El proveedor deber realizar toda esta operacin por cada uno de los
productos que va a ofertar, como se muestra a continuacin. Imagen 3.44

27
 Imagen 3.44

Ofertado los productos, proceda a imprimir y revisar la informacin ingresada.

Imagen 3.45

Imagen 3.45

Revisada la informacin proceda a imprimir el documento. Recuerde que debe

ser firmada por el Representante Legal y/o Propietario y presentarlo
conjuntamente con la oferta. Imagen 3.46

28
 Imagen 3.46

Si el proveedor no desea enviar la oferta de un producto especfico, debe

ingresarse al producto, dando clic en propuesta y en la parte inferior debe
cambiar el Estado Propuesta ha Cancelado, como se muestra a
continuacin. Imagen 3.47

29
 Imagen 3.47

Revisada la oferta proceda a finalizar el registro dando clic en Finalizar.

Tenga en cuenta el mensaje que desplegara el sistema, antes de dar clic en
Aceptar. Imagen 3.48

Imagen 3.48

Luego de esto se mostrara la pantalla con los productos habilitados de la

oferta enviada a travs del portal de compras pblicas, y que debidamente
impresos y firmados deben ser adjuntados a la oferta, para salir de clic en
Regresar. Imagen 3.49

30
 Imagen 3.49

3.6 Respuesta a la Convalidacin de Errores

En el Estado Revisin de Ofertas, el proveedor debe revisar si tiene

convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace
Convalidacin de Errores, como se muestra a continuacin. Imagen 3.50

Imagen 3.50

31
Recuerde que la Respuesta a la Convalidacin lo deber hacer desde la fecha
y hora lmite de solicitud de Convalidacin hasta antes de la fecha y hora
lmite de Respuesta a la Convalidacin.

Al ingresar revise si tiene alguna convalidacin, si la tiene proceda a hacer

clic en el enlace Revisar/Responder Preguntas. Imagen 3.51

Imagen 3.51

A continuacin el proveedor podr revisar el mensaje de convalidacin

enviado por la Entidad Contratante, luego deber hacer clic en el botn
Responder. Imagen 3.52

Imagen 3.52

32
Proceda a ingresar la respuesta a la convalidacin en el recuadro Respuesta a
la Convalidacin, y a continuacin haga clic en el botn Enviar. Imagen 3.53

Imagen 3.53

En el siguiente paso adjunte los documentos solicitados para la Convalidacin.

Imagen 3.54

Imagen 3.54

Una vez que haya subido el archivo haga clic en el botn Regresar. Imagen
3.55

33
 Imagen 3.55

Recuerde revisar su documento publicado en la pestaa Archivos del

proceso.

3.7 Mejora de Condiciones

En esta etapa si el proveedor ha obtenido una calificacin mnima de 70

puntos deber mejorar las condiciones de su oferta en cumplimiento a la
Resolucin No. RE-INCOP 2013-0000104 emitida el 11 de octubre de 2013 por
el SERCOP, dando clic en la pestaa de la parte superior Mejora de
Condiciones. Imagen 3.56

34
 Imagen 3.56

En la siguiente pantalla, se presentar el listado que corresponde a los

productos que pasaron la primera calificacin, para mejorar las condiciones

de clic en el siguiente icono , como se muestra a continuacin. Imagen 3.57

Imagen 3.57

Se presentar el Formulario Mejora Condicin del producto, tome en cuenta

que ciertos valores debern ser mejorados a la baja y otros debern ser
mejorados a la alza, en el recuadro de mejora consta los siguientes iconos
que indican a que mejora debe realizar el proveedor. Imagen 3.58

35
 Imagen 3.58

Una vez que haya ingresado la informacin solicitada haga clic en el botn
Guardar. Imagen 3.59

Imagen 3.59

Para continuar con la mejora de condicin de los siguientes productos de de

clic en Regresar. Imagen 3.60

Imagen 3.60

36
Este mismo procedimiento debe realizarlo con todos los productos calificados
en la primera etapa, una vez que se han mejorado las condiciones se

presentara los productos con este icono , que quiere decir que ya se
encuentra mejorado la oferta del producto. Imagen 3.61

Imagen 3.61

Puede imprimir la informacin ingresada, dando clic en Imprimir. Imagen

3.62

Imagen 3.62

37
Luego del cual se mostrar un resumen de las mejoras de condicin realizadas
y el estado de cada uno, puede imprimir caso contrario de clic en
Regresar. Imagen 3.63

Imagen 3.63

Para salir de clic en Regresar. Imagen 3.64

Imagen 3.64

Si las mejoras de condiciones pasan por la calificacin final, se proceder a la

firma del Convenio Marco, previa la Adjudicacin con el proveedor.

38