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SISTEMA DE CALIDAD

Y CONTROL DE
GESTIN

Prof.: Autores:

Grayci Tern T.S.U Alejandra Montilla

C.I 17.049.048
Bocon Junio de 2017.
La gestin dentro del mundo empresarial supone una herramienta
fundamental para el desarrollo econmico, ya no slo de las propias empresas
que implementan sus sistemas de gestin, sino tambin para su sector de
actividad o su pas.

En cuanto a la calidad en la gestin nos ayuda a reducir la improvisacin


dentro de nuestros procesos, de tal manera que nuestro primer objetivo sea llevar
a cabo procesos totalmente planificados en los que sepamos en cada momento el
modo de actuar durante situaciones normales de funcionamiento o condiciones
ptimas de funcionamiento o, por el contrario, cmo actuar ante una desviacin de
los requisitos establecidos. De la misma manera la gestin de la calidad brinda
una oportunidad clave, no slo para planificar los procesos, sino tambin
para establecer mecanismos para el seguimiento y la mejora de los mismos.

Tambin nos referimos a los sistemas de control para la gestin estratgica


de las organizaciones, ya que el sistema de direccin, por muy distintas que sean
sus caractersticas o funcin social, est compuesto por un conjunto
de funciones complejas en su conformacin y funcionamiento.

Por tal motivo para garantizar el buen funcionamiento y calidad de las


organizaciones se deben aplicar los procesos administrativos siguientes:

1. Planificar: determinar qu se va a hacer. Decisiones que incluyen el


esclarecimiento de objetivos, establecimiento de polticas, fijacin
de programas y campaas, determinacin
de mtodos y procedimientos especficos y fijacin de previsiones da a da.

2. Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en


unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los
empleados en tales unidades operativas.

3. Coordinar los recursos: obtener, para su empleo en la organizacin,


el personal ejecutivo, el capital, el crdito y los dems elementos necesarios
para realizar los programas.
4. Dirigir: emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a
los responsables de llevarlos a cabo y tambin las relaciones diarias entre el
superior y sus subordinados.

5. Controlar: vigilar si los resultados prcticos se conforman lo ms


exactamente posible a los programas. Implica estndares, conocer
la motivacindel personal a alcanzar estos estndares, comparar los
resultados actuales con los estndares y poner en prctica
la accin correctiva cuando la realidad se desva de la previsin. (Newman,
1968).

Siempre que se est en presencia de un proceso de direccin, estas funciones


deben estar implcitas, aunque la subdivisin que se presenta tenga
un carcter puramente analtico y metodolgico, ya que todos se producen de
forma simultnea en un perodo de tiempo dado, y sin atenerse a este orden
predeterminado en el cual se presenta. En la actualidad, esta subdivisin la
conforman solamente la planificacin, la organizacin, la direccin y el control,
pues se considera que en cualquiera de las restantes, la coordinacin es parte de
ellas.

Los Sistemas de Control de Gestin.

Desde la comunidad primitiva, el hombre se ha planteado la necesidad de


regular sus acciones y recursos en funcin de su supervivencia como individuoo
grupo social organizado. En cualquier caso, existi en primer momento, un instinto
de conservacin y con el posterior desarrollo bio-psico-social, una conciencia de
organizacin que les permiti administrar sus recursos. Surgi as un proceso de
regulacin y definicin de actividades que garantizaba:

1. Orientarse hacia una idea o necesidad determinada, guiados generalmente


por un lder.

2. Contar con alimentos, herramientas, tierra y hasta lugares para la pesca en


determinado perodo del ao.
3. Conocer exactamente, quin o quines eran responsables de una u otra
labor.

4. Detectar alguna falta y las posibles causas.

5. Actuar ante una situacin que atentara en contra de lo que se encontraba


previsto.

Este proceso que inicialmente era una actividad intuitiva, fue


perfeccionndose gradualmente y con el tiempo evolucion a modelos que
reforzaran su carcter racional y por lo tanto han ido profundizando y refinando
sus mecanismos de funcionamiento y formas de ejecucin, hasta convertirse en
sistemas que, adaptados a caractersticas concretas y particulares, han pasado a
formar parte elemental y punto de atencin de cualquier organizacin.

Con el desarrollo de la sociedad y de los sistemas


de produccin influenciados por el desarrollo cientfico tcnico y las revoluciones
industriales, la forma de enfrentar situaciones objetivas ha exigido una mayor
profundidad de anlisis y conceptos para asumir funciones o desempear papeles
determinados y mantener al menos un nivel de competencia que permita
sobrevivir. Derivados de este proceso surgen ideas y trminos como la gestin y
todo lo que ella representa.

La gestin est caracterizada por una visin ms amplia de las posibilidades


reales de una organizacin para resolver determinada situacin o arribar a un fin
determinado. Puede asumirse, como la "disposicin y organizacin de los recursos
de un individuo o grupo para obtener los resultados esperados". Pudiera
generalizarse como una forma de alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar
un fin determinado. Los sistemas de gestin han tenido que irse modificando para
dar respuesta a la extraordinaria complejidad de los sistemas organizativos que se
han ido adoptando, as como a la forma en que el comportamiento del entorno ha
ido modificando la manera en que incide sobre las organizaciones.
Para lograr definir, por tanto, lo que se ha dado en llamar "Control de
Gestin", sera imprescindible la fusin de lo antes expuesto con todo un grupo de
consideraciones y anlisis correspondientes sobre el control. En todo este
desarrollo, el control ha ido reforzando una serie de etapas que lo caracterizan
como un proceso en el cual las organizaciones deben definir la informacin y
hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para tomar decisiones.

El proceso de control clsico consta de una serie de elementos que son:

"Establecimiento de los criterios de medicin, tanto de la actuacin real como de lo


deseado. Esto pasa por la fijacin de cules son los objetivos y cuantificarlos; por
determinar las reas crticas de la actividad de la organizacin relacionadas con
las acciones necesarias para la consecucin de los objetivos y por el
establecimiento de criterios cuantitativos de evaluacin de las acciones en tales
reas y sus repercusiones en los objetivos marcados

- Fijacin de los procedimientos de comparacin de los


resultados alcanzados con respecto a los deseados.
- Anlisis de las causas de las desviaciones y posterior propuesta de
acciones correctoras."

La principal limitante de este enfoque sobre el control radica en que las


acciones correctivas se tomarn una vez ocurrida la desviacin (a posteriori), por
el hecho de no encontrarse previamente informados y preparados para evitar la
posible desviacin. Adems presenta otras limitantes que lo hace poco efectivo
ante las necesidades concretas de la organizacin, que requieren un anlisis ms
detallado, en cuanto a su relacin con el entorno, caractersticas de la
organizacin, carcter sistmico y valoracin de aspectos cualitativos los cuales
se denominarn en lo adelante factores no formales del control.

Uno de los aspectos ms importantes que ha de caracterizar al control como


proceso, lo constituye el hecho de que el mismo se disee con un enfoque
sistmico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a l
asociados.
Es preciso comenzar entonces por el concepto de Sistema, visto esto como un
conjunto de elementos interrelacionadas entre si, en funcin de un fin, que forman
un todo nico y que posee caractersticas nuevas que no estn presentes en cada
uno de los elementos que lo forman.

Cada elemento que conforma un sistema tiene una funcin especfica bien
definida y la obligacin de cumplirla y contribuir de forma sinrgica al correcto
funcionamiento y, en definitiva, alcanzar el objetivo determinado. En una
organizacin, solamente esto le permitir sobrevivir.

Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto de


acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante
su interaccin, conocer la situacin de un aspecto o funcin de la organizacin en
un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.

Los sistemas de control (Menguzzato y Renau. 1986, p. 245.) deben cumplir con
una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:

Ser entendibles.

Seguir la forma de organizacin.

Rpidos.

Flexibles.

Econmicos.

El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o


metas que se trace la organizacin. Estas metas pueden ser asumidas como los
objetivos que se ha propuesto alcanzar la organizacin y que determinan en
definitiva su razn de ser.

El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos


estratgicos de una organizacin, le otorga un carcter eminentemente
estratgico, pues estar diseado para pulsar el comportamiento de las distintas
partes del sistema en funcin del cumplimiento de esos objetivos y a la vez
aportar informacin para la toma de decisiones estratgicas.

Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las


caractersticas del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la
organizacin. El seguimiento de la evolucin del entorno permite reaccionar, y
reajustar si es necesario, la forma en que se lograrn esas metas planteadas e
incluso replantearlas parcial o totalmente. Para lograrlo es necesario que el
Sistema de Control funcione de tal forma que permita obtener la informacin
necesaria y en el momento preciso. Debe permitir conocer qu est sucediendo
alrededor y tomando como base las vas escogidas para llegar al futuro
(Estrategias), conocer la reaccin a esos cambios externos. Muchas veces, los
cambios externos exigen cambios internos y se hace imprescindible conocer cmo
y cundo cambiar.

Es importante mencionar las Ventajas y beneficios de contar con buenos


sistemas de gestin de la calidad, puesto que un buen sistema de gestin de la
calidad nos ayuda a mejorar nuestra posicin competitiva e imagen tanto interna
como externamente. Veamos ms detenidamente estos beneficios:

Mejora la organizacin de la compaa. Al ayudarnos a sistematizar


operaciones suelen producirse innovaciones que nos ayudan a hacer ms
eficientes los procesos de la empresa. No slo nos referimos a diferentes
maneras de hacer las cosas, sino tambin a posibles ahorros de costes,
detectar recursos ociosos, pasos de los procesos que no generan valor, etc.

Permite controlar el desempeo de los procesos y de la organizacin en s


misma.

El sistema de gestin de la calidad nos ayuda a cumplir de manera ms


adecuada la normativa relacionada con nuestros productos y servicios.

Mejora la capacitacin de los trabajadores de la empresa. Al tener ms


informacin de los procesos, stos los conocen mejor y pueden abordar su
ejecucin de manera ms gil, con menos mermas, etc. Adems, el hecho
de mantener un buen flujo de informacin con la plantilla ayuda a
incrementar la motivacin y compromiso de sta.
Los sistemas de gestin de la calidad tienen muy en cuenta los requisitos y
expectativas del cliente, por lo que su implantacin incide positivamente en
su satisfaccin y, por tanto, en su fidelizacin.

Como consecuencia de lo anteriormente expuesto, la empresa est en mejor


posicin para alcanzar los siguientes objetivos estratgicos y generales.

Mejorar la imagen de nuestros productos y servicios y, a medio plazo, la de


nuestra organizacin. Esta mejora de la imagen incide en una mejor
posicin de mercado respecto a la competencia. Incluso podra suponer un
revulsivo para empezar una trayectoria de internacionalizacin si fuera el
caso. Adoptar un sistema de gestin de la calidad es lanzar una seal a
todos los agentes que interactan con nuestra organizacin sobre
nuestro compromiso con la calidad y la mejora continua.

Promover la innovacin y el aprendizaje organizacional.

Incrementar, al fin y al cabo, la posicin competitiva de la empresa, sus


posibilidades de sostenibilidad en el tiempo y su liderazgo.