Manual Powerpoint2007

Introduccin a
Excel 2007
unidad
didctica1.1
Excel 2007
Introduccin a Excel 2007
1. Qu es Microsoft Excel?
Los programas denominados "Hojas de clculo" han supuesto una autntica revo-
lucin dentro del mundo empresarial.
Una hoja de clculo es un programa que se utiliza para realizar clculos matem-
ticos desde un nivel sencillo hasta operaciones realmente complejas.
Consisten en una serie de datos distribuidos en celdas dispuestas por filas y co-
lumnas, como posteriormente se podr ver.
Estos datos pueden ser de varios tipos y se pueden relacionar unos con otros para
resolver un clculo.
Excel es un programa de hoja de clculo, es decir, un programa capaz de dar

respuesta a algunas de las principales necesidades que se tienen en el mundo
financiero, empresarial, educativo y domstico.
En resumen, todo aquello que tenga que ver con nmeros y frmulas, sea cual
sea el grado de complejidad de las operaciones requeridas.
Otra de sus aplicaciones fundamentales es la creacin de grficos a partir de los

datos de la hoja, que permitan interpretar ms clara y eficientemente las informa-
cin contenida en ella.
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Excel 2007
Excel es, actualmente, la hoja de clculo ms utilizada del mercado. La versin

para Windows ofrece unas prestaciones difcilmente superables por sus progra-
mas competidores.
La unin de la ya tradicional potencia de este producto de Microsoft con la que

proporciona el manejo cmodo, intuitivo y simple del ordenador con el siste-
ma operativo Windows, permite pronosticar su definitiva consolidacin en los
prximos aos.
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Excel 2007
2. Entrar y salir del programa
El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro de l,

ejecutarlo para que comience a funcionar.
En el caso de Microsoft Excel, tan slo debemos acceder al men Todos los pro-
gramas a travs del botn Inicio de Windows, abrir el submen Microsoft Office
y hacer clic en la opcin Microsoft Excel.
Tambin es posible, en funcin de cmo se haya configurado Windows en nuestro

ordenador, que tras abrir el men Inicio y el submen Todos los programas deba-
mos abrir un nuevo submen, Microsoft Office, para llegar hasta Microsoft Excel,
o que no necesitemos mens si se da el caso de que dispongamos de un acceso
directo al programa en el Escritorio de Windows.
Otra forma de que se abra el programa es haciendo doble clic sobre un archivo
de Excel ya creado.
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Excel 2007
Entremos en Excel del modo que entremos, el programa se ejecutar y, tras ver el
logotipo de Excel, nos encontraremos ante la pantalla de edicin, en la que po-
dremos comenzar a trabajar .
El proceso contrario a la entrada en el programa ser la salida, es decir, llegar un

momento en que desearemos dejar de trabajar con l, bien para seguir trabajan-
do con otras aplicaciones o bien para cerrar Windows y desconectar el ordenador.
Para salir de Microsoft Excel podemos utilizar diferentes alternativas:
a. Seleccionar la opcin Salir de Excel del botn de Microsoft Office.
b. Utilizar el botn Cerrar de la ventana de Microsoft Excel .
c. Pulsando la combinacin de teclas Alt + F4.
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Excel 2007
3. La Ventana
de Microsoft Excel
Una vez nos encontremos en Excel, ste presentar un aspecto similar al mostra-
do en la siguiente figura.
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Excel 2007
Las partes de las que est compuesta la ventana se describen a continuacin:
La Barra de Ttulo, es la barra que se encuentra situada en la parte superior de

la ventana. En ella podemos ver siempre el nombre del programa (en este caso
Microsoft Excel) y el nombre del archivo que estamos utilizando. La barra de Ttulo
contiene a su vez otros componentes:
El botn Minimizar: haciendo clic sobre este botn, conseguiremos que la

ventana del programa se oculte en la barra de Tareas (situada en la parte
inferior de la pantalla del ordenador y contiene el botn Inicio, una serie de
botones con las aplicaciones que tengamos abiertas y otros componentes).
El botn Maximizar: haciendo clic sobre este botn la ventana adquirir

su valor mximo, adaptndose a los mrgenes de la pantalla. Una vez que
la ventana est maximizada, este botn desaparece y en su lugar aparece
el botn Restaurar, el cual recupera el tamao original de la ventana, es
decir, el tamao que tena antes de ser maximizada.
El botn Cerrar: la utilidad de este botn es la de cerrar PowerPoint XP.
La Cinta de Opciones aparece debajo de la barra de ttulos, y muestra las opcio-

nes principales del programa.
Si apunta a una palabra de la Cinta de opciones y hace clic, se desplegar la ficha

de comandos asociada.
Los Grupos de opciones estn formados por una serie de botones que permiten
realizar rpidamente las tareas ms usuales. Cada botn tiene una tarea asocia-
da. Dichas tareas se pondrn en funcionamiento al pulsar sobre el botn corres-
pondiente, por ejemplo agregar una diapositiva a una presentacin, basta con
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Excel 2007
hacer clic sobre el botn nueva diapositiva. De esta forma resulta ms cmodo, y
rpido la creacin de la nueva diapositiva.
La Cinta de opciones est integrada por fichas para

acceder de forma rpida a los grupos de opciones
que a su vez nos permitirn usar las tareas ms
comunes, que con toda seguridad utilizaremos du-
rante el desarrollo del texto. Si colocamos el pun-
tero del ratn sobre un botn y lo mantenemos
durante un breve tiempo, aparecer un mensaje
que indica la funcionalidad del mismo. De este
modo conseguir una pequea ayuda de lo que
hace cada uno de los botones.
La ficha Inicio, como su nombre indica, rene una coleccin de botones cuyas
acciones son diversas pero de uso frecuente. Entre stas podemos encontrar el
portapapeles, las opciones de las diapositivas con fuentes y prrafos, los diferen-
tes dibujos y las opciones de edicin.
Para acceder a otras funciones solamente deber cambiar la ficha activa pulsando
sobre el nombre de la misma.
Podr acceder al cuadro de dilogo de las opciones deseadas si bajo un grupo

aparece el icono mostrado en la siguiente figura .
Esto har que aparezca la ventana o cuadro de dilogo asociado al grupo

seleccionado.
Cuando una opcin o botn aparece sin resaltar significa que est inhibida y por
tanto no puedes ser seleccionada en ese momento.
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Excel 2007
Otra forma de acceder a las opciones de Excel es a travs del teclado, bastar con
que pulsemos la tecla ALT y a continuacin la tecla del men que aparece resal-
tada en pantalla. Por ejemplo, si pulsa la tecla ALT aparecern resaltadas todas
las teclas de mtodo abreviado, la ficha Fmulas tiene la letra M resaltada, de
este modo, pulsando simultneamente la combinacin de teclas ALT y M abrire-
mos dicho men. Una vez abierto dicha ficha podr continuar seleccionando las
opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas y ejecutarlas pul-
sando la tecla ENTER.
Tambin puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las

operaciones ms utilizadas.
Suelen ser siempre la tecla CTRL (control) ms otra tecla. Por ejemplo para orde-
nar imprimir se utiliza la combinacin CTRL y P, y para copiar se usa CTRL y C. No
obstante puede consultar dichas combinaciones en la ayuda de Excel.
Cuando pulsamos con el botn derecho del ratn sobre el rea de trabajo o cual-
quier otro elemento (barra de herramientas, barra de ttulo) aparecen unos mens
denominados men contextual o men emergente. Estos mens contienen los
comandos ms comunes utilizados sobre el elemento al que estn asociados.
Con el fin de conocer el estado de las opciones seleccionadas en el men, as

como su funcionamiento, se describen a continuacin los smbolos que podemos
encontrar en los mens y su significado:
Marca de verificacin: aparecen dentro de un recuadro donde se agrupan

varias opciones y seala la que est seleccionada. Podremos seleccionar ms de
una opcin al mismo tiempo.
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Excel 2007
Tringulos: este smbolo aparece al lado de algunos comandos de men e

indica que la opcin dispone de un submen con varias entradas ms. No es
necesario hacer clic para que se despliegue el submen, bastar con que situ el
puntero del ratn sobre la opcin con el tringulo y se abrir automticamente.
Puntos suspensivos: cuando en un men se incluye un comando que va

acompaado de tres puntos suspensivos significa que al seleccionar esa opcin se
abrir un cuadro de dilogo. Para que el programa contine trabajando, ser
necesario primero escoger alguna opcin a travs de ese cuadro.
La barra de herramientas de acceso rpido se encuentra en la parte superior

izquierda de la barra de ttulo. En esta se muestran las opciones que ms se
utilizan durante la utilizacin del programa.
Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso

rpido seleccionando cualquiera de las opciones que aparecen en el men Per-
sonalizar barra de herramientas de acceso rpido que se encuentra a la
derecha de la barra.
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Excel 2007
Para aadir una opcin a la barra deber seleccionar cualquiera de las opciones
que no tenga la marca de verificacin activada. Las opciones que tienen activada
la marca de verificacin indican que ya aparecen en la barra de herramientas de
acceso rpido.
Podr hacer que esta barra se muestre debajo de la cinta de opciones seleccio-
nando la opcin llamada del mismo modo.
Botn de Office: Al hacer clic sobre l, aparece un men con una serie de
opciones a travs de las cuales podremos realizar operaciones con los archivos,
imprimir, prepararlos para su posterior impresin y enviarlos a un destinatario
de correo electrnico.
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Excel 2007
La Ventana del libro de trabajo u hoja es la zona donde se encuentran todas

las celdas. En esta zona es precisamente donde se introducirn todos los datos,
como rtulos de texto, datos numricos, frmulas, funciones, etc.
El nombre de la celda que se encuentra seleccionada, se identificar en el Cua-

dro de nombres. En esta lista solamente se identificar la celda seleccionada,
entendiendo por celda seleccionada aquella en la que hemos hecho clic. Aunque
en el caso de que tengamos seleccionadas ms de una celda, la lista Cuadro de
nombres indicar el nmero de filas (o lneas) y columnas seleccionadas.
Una de las herramientas ms potentes de Excel es la utilizacin de frmulas. Para

introducir las frmulas en la hoja de clculo podemos utilizar la Barra de frmulas.
Esta barra no slo nos puede ser til cuando necesitemos introducir frmulas,
tambin la podemos utilizar para los rtulos o incluso, para escribir el contenido
de las celdas.
Las Barras de desplazamiento nos permiten desplazarnos por la hoja de cl-

culo. Son pulsadores mviles que aparecen en los bordes derecho e inferior de la
ventana y que permiten deslizarse por el interior de la hoja cuando su tamao es
mayor que el de la pantalla.
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Excel 2007
La Barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla, muestra en todo

momento el estado de la orden realizada, el estado de las teclas de bloqueo de
maysculas, bloqueo numrico, etc.
Las Etiquetas de hojas, que contienen las celdas, se emplean para acceder a
las distintas hojas del libro de trabajo (ya que se puede tener ms de una hoja y
todas ellas se encuentran contenidas en el libro de trabajo que posteriormente se
definir con ms detalle). Para ver el contenido de una hoja, bastar con hacer
clic en la pestaa correspondiente.
El Portapapeles de Office se introdujo en la versin 2000 y rpidamente se

convirti en uno de los elementos preferidos de los usuarios. Cuando copiamos o
cortamos elementos, estos se almacenan en el portapapeles de Office, y se man-
tendrn para que podamos usarlos cuando sea necesario.
Este panel se activa cuando se corta o se copia ms de un

objeto y se abre pulsando la flecha que est situada a la dere-
cha de Portapapeles.
Las distintas opciones que nos muestra el Portapapeles son:
Mostrar automticamente el Portapapeles de Office.
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Excel 2007
Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces.
Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office.
Mostrar el icono de Portapapeles de Office en la barra de tareas.
Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar.
Cuando se abre el portapapeles, se puede seleccionar y pegar o eliminar un

objeto individualmente o utilizar los botones Pegar todo o Borrar todo con los
objetos que aparezcan.
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Excel 2007
4. El Concepto
de hoja de clculo
Las hojas de clculo estn formadas por datos distribuidos en filas y columnas:
Las filas se encuentran numeradas desde la primera (la nmero 1) hasta la

ltima (la 1048576).
Las columnas se nombran mediante letras siguiendo el orden alfabtico de

stas. Al llegar a la columna Z se comienza el recuento mediante dos letras
(AA, AB, AC, etc.), siguiendo un sistema parecido al de los automviles. En
Excel la primera columna es la A y la ltima es la XFD.
Por lo tanto, para localizar un dato en una hoja de clculo habr que dar sus coor-
denadas, es decir el nmero de fila y la letra de la columna donde se encuentre.
Como podemos ver en el ejemplo anterior, el dato Mensaje aparece en la celda B5.
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Excel 2007
Si la hoja de clculo es muy grande, quizs no sea tan inmediato ver la coordena-
da de la celda seleccionada, en este caso la coordenada viene indicada en el
Cuadro de nombres comentado anteriormente.
Veamos un ejemplo de trabajo con direcciones:
Observamos que en la barra de frmulas aparece el dato =SUMA(B2;C3), que

utilizar el dato contenido en B2 (15) para sumrselo a 2 (dato que aparece en
C3). El resultado de la frmula aparece en la celda B5.
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Excel 2007
Existe un modo especial de referirse a un grupo de celdas contiguas o no, refirin-

donos por grupo a ms de una celda. A este bloque de celdas, se le denomina
Rango. Para identificar la posicin del grupo utilizaremos la direccin de dos de
ellas:
1. La celda superior izquierda del grupo.
2. La celda inferior derecha del grupo.
En este caso, para referirse al rango de celdas, escribir la direccin de la primera

celda seguida de dos puntos (:) y, a continuacin, escribir la segunda. Veamos un
ejemplo.
En este ejemplo, podemos ver un rango de celdas ocupadas con datos. El rango
comenzar por la celda cuya direccin es B3 (que contiene el dato Enero) y termi-
nar en D7 (que contiene el dato 5). Para referirnos a este rango indicaramos
B3:D7.
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Excel 2007
Por supuesto, Excel permite elegir otros rangos mayores y menores. Por ejemplo,
si deseamos trabajar slo con las celdas que contienen los meses, indicaramos el
rango B3:B7. En la figura se muestran tres rangos separados, los formados por las
celdas B3:B4, C3:C7 y D3:D7.
Para introducir un dato en una celda determinada, primero habr que activar la
celda por medio del ratn o el teclado. Seguidamente se escribir el dato, que en
la pantalla aparecer en la barra de frmulas y una vez escrito, se pulsa ENTER,
para que el dato se introduzca en la celda activa.
Una vez hayamos escrito el dato en la celda, si movemos el cursor hacia abajo con
el teclado, el dato escrito tambin se introduce en la celda donde nos desplace-
mos al teclear el primer carcter del dato escrito en la celda anterior.
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Excel 2007
Excel permite introducir en cada celda valores o texto con un mximo de 32.767
caracteres.
Para editar el contenido de una celda, basta con situarnos en ella y hacer clic,
tambin podemos editar la celda activa pulsando la tecla F2 del teclado. Si hemos
editado una celda que no es la correcta, podemos pulsar la tecla Esc.
Cuando se est tecleando algn dato en una celda (como ya se ha comentado),

este mismo dato aparecer en la barra de frmulas de la siguiente forma:
Esto es debido a que los datos se pueden introducir en una celda, desde la misma
celda o desde la barra de frmulas. En este ltimo caso hay que hacer clic en
dicha barra y escribir el contenido de la celda. Para gestionar los datos de la barra
de frmulas e introducirlos en la celda, disponemos de los siguientes botones que
se encuentran a la izquierda de la barra de frmulas:
Para finalizar bastar con decir que un Libro de trabajo est formado por una
serie ilimitada de hojas de clculo, depender de la memoria del ordenador.
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Excel 2007
5. Introduccin de Datos
Introducir: mediante este botn, el dato escrito en la barra de frmu-

las se introducir (aceptar) en la celda activa.
Cancelar: mediante este botn podremos anular la introduccin o mo-

dificacin del dato en la celda activa.
Insertar Funcin: este botn nos permite insertar una funcin de una
forma fcil.
Para eliminar por completo los contenidos de una celda, hay que activarla y pulsar
la tecla Suprimir o Retroceso. Tambin se puede pulsar con el botn derecho
del ratn y seleccionar la opcin Borrar contenido.
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Excel 2007
Ejercicios de repaso U.D. 1.1
1. Defina de forma breve el concepto de Hoja de clculo.
2. Enumere las formas posibles de entrar y salir a Excel de la que dispone.
3. Indique la funcionalidad de los botones Minimizar, Maximizar y Restaurar

ventana.
4. Indique la diferencia entre las opciones de men que contienen un tringu-

lo en la parte derecha de la que contienen puntos suspensivos.
5. Qu significa cuando una opcin del men va seguida de un tringulo?
6. Una de las peculiaridades de Excel es que los datos se encuentran englobados

en una red de filas y columnas, Cmo se llama la interaccin de ambos
elementos?
7. Cmo podemos saber la coordenada de la celda?
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Excel 2007
8. Indique la jerarqua de los elementos datos, celda, Hoja de clculo y Libro

de trabajo.
9. Cmo podemos identificar la hoja de clculo activa?
10. Defina el concepto de Rango.
11. Introduzca el dato Mensaje en la celda B2 sin utilizar la Barra de Frmulas y

posteriormente introduzca el dato Cdigo en la celda B4 mediante la Barra
de Frmulas.
12. Cul es la funcin del botn de la barra de frmulas que se representa por fx?
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Operaciones bsicas
unidad
didctica1.2
Excel 2007
Operaciones bsicas
1. Cerrar y crear
nuevos libros de trabajo
Las operaciones ms comunes con Excel y en general podemos extenderlas a

cualquier programa de Office, son Cerrar y Crear libros de trabajo, en este caso.
Son varios los caminos por los que se pueden realizar estas operaciones. Una vez
nos encontremos dentro de Excel, si deseamos abandonar el libro actual sin salir
del programa, podemos cerrarlo. Para ello basta con seleccionar la opcin Ce-
rrar del botn de Office.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Tambin se puede cerrar el libro de trabajo actual ms rpidamente haciendo clic

en el botn Cerrar Ventana, mostrado en la parte superior derecha de la venta-
na del libro de trabajo.
Si la/s hoja u hojas de clculo con las que estamos trabajando han sido modifica-
das, Excel nos preguntar si deseamos guardar los cambios realizados en el libro
de trabajo. Para ello Excel abrir el siguiente cuadro de dilogo con las opciones
que se comentan a continuacin:
S: guardar las modificaciones antes de cerrar el libro de trabajo.
No: cerrar el libro de trabajo sin guardar los cambios.
Cancelar: cancelar la operacin de cerrar el libro de trabajo sin guardar

los cambios.
Ya que sabemos cerrar libros de trabajo, para poder seguir trabajando, el siguien-
te paso es crear un nuevo libro de trabajo vaco. Podemos realizar esta funcin
mediante los siguientes caminos: teclear la combinacin de teclas CONTROL+U,
pulsar Nuevo del botn de Office y en el cuadro de dilogo que aparece selec-
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Excel 2007
Operaciones bsicas
cionar la opcin En blanco y reciente y pulsar Crear, o bien, pulsar la opcin

Nuevo de la barra de herramientas de acceso rpido.
Estos caminos, no permiten especificar el tipo de libro de trabajo que vamos a

crear, slo crean un libro estndar vaco.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
En el caso de necesitar un libro de trabajo con formato especfico, podemos selec-

cionar la opcin Plantillas instaladas de la opcin Nuevo del botn de Office.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Con la opcin Nuevo a partir de existente, podremos crear un libro a partir

de un archivo ya creado.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Si pulsa la opcin Plantillas instaladas, del cuadro de dilogo Nuevo libro, se

muestran todas las plantillas y libros de trabajo maestros.
De esta manera podremos especificar qu clase de libro nuevo deseamos crear.

Para ello podemos utilizar las plantillas, ahorrndonos la tarea de tener que rea-
lizar nosotros el trabajo.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Para abrir un libro de trabajo concreto, seleccionaremos la plantilla que desee-

mos y pulsaremos el botn Crear.
Dependiendo de nuestras necesidades, seleccionaremos un icono en cuestin y

Excel crear un nuevo libro con datos, aspecto y elementos clsicos de ese tipo de
formulario. A nosotros slo nos quedar la tarea de rellenarlo.
Si deseamos crear un libro de trabajo vaco a partir del cuadro de dilogo Nuevo
libro, debemos seleccionar la opcin En blanco y reciente y pulsar Crear.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
2. Diversas formas
de guardar los libros
Una vez se han introducido o modificado todos los datos en las hojas de clculo
con las que estamos trabajando, tenemos la posibilidad de almacenarlo en un
disquete o en el disco duro y posteriormente recuperarlo y modificarlo.
Para almacenar el libro de trabajo que tengamos abierto, podemos teclear la

combinacin CONTROL+G o pulsar el botn Guardar del botn de Office, o
bien, seleccionando la opcin Guardar de la barra de herramientas de ac-
ceso rpido.
Tambin podemos guardar los cambios de un libro de

trabajo mediante la opcin Guardar como del botn
de Office.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Segn nos convenga podremos elegir la opcin Guardar o Guardar como:
Guardar: almacena el libro de trabajo con el nombre que ya tuviese ante-

riormente. Si ste no tiene un nombre asignado, como ocurre cuando crea-
mos un libro de trabajo vaco, Excel nos pedir que introduzcamos el nom-
bre que se le desea dar mostrndonos el cuadro de dilogo de la opcin
Guardar como.
Guardar como: esta opcin es similar a la anterior, almacenar el libro de

trabajo que tengamos en pantalla con la salvedad de que siempre abrir el
cuadro de dilogo Guardar como y nos preguntar el nombre que se le
desea dar, incluso cuando ya tuviese uno anteriormente. Esta opcin se
utiliza cuando se quiere renombrar un libro de trabajo con las ltimas mo-
dificaciones realizadas.
En la siguiente figura se muestran las distintas partes que forman el cuadro de

dilogo de la opcin Guardar como:
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Mediante la lista desplegable Guardar en:, indicaremos la situacin actual del

libro de trabajo.
Para ello desplegaremos la lista Guardar en, haciendo clic sobre ella y seleccio-
naremos la unidad de disco donde ubicaremos el archivo. Por ejemplo si quisira-
mos guardarlo en un disquette, seleccionariamos la unidad A: de esta lista. A
continuacin, se mostrarn en la ventana de abajo todas las carpetas de esa
unidad, en las que haremos doble clic para acceder a su interior y ver los archivos
y carpetas que se encuentran dentro.
De esta forma navegaremos hasta la carpeta donde deseemos dejar el libro de

trabajo.
A su vez, podemos observar que la parte izquierda del cuadro de dilogo dispone
de cinco botones que nos llevan directamente a ciertas carpetas especiales del
disco, estos son:
Mis documentos recientes: ofrece una lista de los ltimos documentos

abiertos.
Escritorio: ofrece los documentos y carpetas que se encuentren en el escri-

torio de Windows.
Mis documentos: ofrece el contenido de la carpeta Mis documentos.
Mi PC: permite explorar archivos o carpetas en nuestro equipo.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Mis sitios de red: permite explorar archivos o carpetas en servidores web,

como en la unidad de disco local y en redes compartidas.
Una vez nos hemos situado en la carpeta que queremos almacenar el libro de
trabajo, hay que asignarle un nombre. Para ello podemos seleccionar cualquiera
que se ofrece en la lista y hacer clic en el botn Guardar, aunque en ese caso el
contenido del libro de trabajo que hayamos seleccionado se perder, ya que ser
sustituido por el contenido del nuevo libro de trabajo que acabamos de guardar.
Si no se utiliza ningn archivo de la lista, deberemos asignarle un nombre en la

lista desplegable Nombre de archivo. Para obtener una relacin con los ltimos
nombres archivados, hacer clic en la lista y seleccionar un nombre para almace-
nar el libro de trabajo.
Para indicar el formato en que se almacenar el libro de trabajo, debemos utilizar

la lista Guardar como tipo donde elegiremos el formato deseado. Normalmen-
te los archivos de Excel se suelen almacenar con extensin .xls, para ello selec-
cionaremos la opcin Libro de Microsoft Excel (*.xls). Aunque puede ocurrir
que deseemos guardarlo con otro formato como por ejemplo, con el formato de
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Excel 2007
Operaciones bsicas
una pgina Web, o simplemente guardarlo para que se pueda utilizar en versio-
nes anteriores de Excel.
Adems de estas funciones, el cuadro de dilogo Guardar como contiene una

pequea barra de herramientas en la parte superior derecha con las opciones
que se muestran a continuacin:
Atrs: nos lleva a la carpeta que hayamos visitado antes que la actual.
Subir un nivel: pasa a la carpeta que contiene a la actual.
Eliminar: borra del disco el archivo o carpeta que previamente haya

seleccionado en la lista.
Crea nueva carpeta: crea una nueva carpeta dentro de aquella en la

que nos encontremos en ese instante.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Vistas: contiene varios modos de mostrar la lista de archivos y carpetas:
a. Lista, Detalles y Propiedades ofrecen tres formas de ver los archivos

y carpetas con diferentes datos relativos a stas.
b. Vista previa: muestra un boceto del texto que desea abrir para asegu-
rarse de que es se y no otro el que deseamos utilizar.
c. Organizar iconos: esta opcin muestra una lista desplegable que ofrece
distintas opciones para organizar los archivos y carpetas de la lista ac-
tual por nombre, tipo, tamao o fecha. Esta lista es muy til cuando el
nmero de archivos y carpetas es grande.
d. Vistas en miniatura.
e. Mosaicos.
f. Vista Web.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Herramientas, esta opcin despliega un pequeo men con utilidades

para los archivos y carpetas de la lista:
a. Eliminar: borrar el archivo o carpeta se-

leccionado.
b. Cambiar nombre: asigna un nombre nue-

vo a una carpeta o libro de trabajo.
c. Imprimir: imprime el libro de trabajo se-

leccionado.
d. Conectar a unidad de red: nos permite

conectarnos a una unidad de la red ofre-
ciendo en la lista su contenido. Esto nos
permite abrir documentos que se encuen-
tren en otros terminales de la red.
e. Propiedades: ofrece informacin sobre el archivo o carpeta.
f. Opciones Web: muestra las distintas opciones de configuracin de

internet.
g. Opciones generales: con esta opcin podemos ajustar, hasta cierto

punto, las funciones que Excel posee para el almacenamiento en disco
de un libro de trabajo. El cuadro de dilogo que se abrir con esta
opcin se muestra a continuacin:
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Excel 2007
Operaciones bsicas
1. Crear siempre una copia de seguridad: si se activa esta casilla,

cuando se almacene un libro de trabajo, la versin anterior de ste
se conserva en el disco con el mismo nombre y la extensin BAK.
2. Contrasea de proteccin: protege el archivo con una contra-

sea para que los usuarios que la desconozcan puedan acceder a
l. La contrasea debe tener una longitud mxima de 15 caracte-
res, entre los que se pueden incluir letras, nmeros, signos de pun-
tuacin, smbolos, etc.
3. Contrasea contra escritura: similar a la anterior, pero en este

caso, Excel no pedir la contrasea al abrir el libro, sino al intentar
almacenarlo en el disco.
4. Se recomienda slo lectura: con esta opcin podr solicitar a

cualquier usuario que abra el libro en modo lectura.
h. Comprimir imgenes: reduce el tamao del archivo de una carpeta.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
3. Abrir un libro de trabajo
Con la opcin abrir un libro de trabajo, completamos el grupo de acciones bsicas

a realizar con los archivos en los que guardamos los libros de trabajo.
Para abrir un libro de trabajo desde Excel podemos realizar las siguientes accio-
nes: pulsar las teclas CONTROL+A, seleccionar la opcin Abrir del botn de
Office o hacer clic en el botn Abrir de la barra de herramientas de acceso
rpido.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Estas acciones abrirn el siguiente cuadro de dilogo.
La diferencia que existe entre el cuadro de dilogo Abrir y el de Guardar como

se encuentra en que el botn Abrir ofrece la posibilidad de ser desplegado:
Abrir: abre el libro de trabajo seleccionado.
Abrir como de slo lectura: abre el libro

de trabajo aunque no permite grabar los
cambios que hagamos en l.
Abrir como copia: hace una copia del li-

bro de trabajo y la abre pudiendo modifi-
car su contenido sin variar el documento
original.
Abrir en el explorador: abre documentos HTML con el Internet Explorer.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Abrir y reparar: con esta opcin se intentar abrir un libro de trabajo que
est corrupto o defectuoso e intentar repararlo.
Abrir en Microsoft Office Excel: abrir el libro de trabajo mediante Microsoft

Office Excel.
Si queremos abrir un libro de trabajo con el que se ha trabajado recientemente,

podemos acudir al botn de Office, donde se ofrece en su parte derecha una
pequea lista con los ltimos libros de trabajo que hemos abierto. Para abrir uno
de los libros de trabajo de la lista, tan slo hay que hacer clic en l.
Tambin es posible abrir libros de trabajo mediante el Explorador de Windows.

Para ello, nicamente hay que hacer doble clic en los ficheros que Excel reconozca
como libros de trabajo de Excel. Estos ficheros se caracterizan por presentar el
siguiente aspecto:
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Excel 2007
Operaciones bsicas
4. Desplazamiento
por la Hoja de Clculo
Ya que Excel est compuesto bsicamente por celdas, que a su vez estn conteni-
das en hojas de clculo; sern dos los desplazamientos que estudiaremos en ste
punto: desplazamientos por las celdas de una hoja de clculo y desplazamiento
por las hojas de clculo.
Podemos movernos por Excel utilizando el teclado o bien mediante el ratn. A con-
tinuacin se explican ambos mtodos de desplazamiento por una hoja de clculo.
Utilizar las Teclas de direccin para desplazarse por

una hoja de clculo
Las Teclas de direccin o Teclas de cursores nos permitirn desplazarnos a

celdas contiguas. Por ejemplo, si se pulsa el cursor a la derecha, accederemos a la
celda que est inmediatamente a la derecha de la actual.
53
Excel 2007
Operaciones bsicas
La tecla Inicio nos posicionar en la primera columna de la fila en la que nos

encontremos de la actual.
La tecla Repg nos llevar hacia arriba aproximadamente el nmero de filas que
quepan en la ventana de Excel.
La tecla Avpg nos llevar hacia abajo aproximadamente el nmero de filas que
quepan en la ventana de Excel.
Mediante la combinacin CONTROL + Cursores nos situaremos en la prxima

celda que posea algn dato en la direccin indicada por la tecla del cursor. Si al
seguir esa direccin, Excel no encuentra ninguna celda que contenga algn dato,
nos situar al final de la hoja de clculo en esa direccin.
Por ejemplo, si pulsamos CONTROL +->en la fila 7, Excel nos intentar llevar a
la primera celda que posea un dato hacia la derecha en esa fila, pero si no en-
cuentra ningn dato, nos llevar a la ltima columna por la derecha, es decir, a la
columna XFD de la fila 7.
La combinacin de teclas Ctrl+Inicio, nos situar al principio de la hoja de clcu-

lo (celda AI).
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Excel 2007
Operaciones bsicas
La combinacin de las teclas Ctrl+Fin, nos llevar al final de la hoja de clculo, es

decir, en la ltima columna y fila de la hoja de clculo que contengan datos.
La secuencia de teclas Fin seguida de los cursores nos desplazarn entre regio-
nes dentro de la hoja de clculo actual. Entendiendo por regiones los grupos de
datos situados en celdas contiguas (tanto vertical como horizontal). La separacin
entre grupos de datos se considera como tal aunque solamente sea por una celda
vaca.
Utilizar las Barras de desplazamiento para desplazarse

por una hoja de clculo
Adems de desplazarnos mediante el teclado, tambin podemos desplazarnos

por la hoja de clculo con el ratn mediante las Barras de desplazamiento.
Estos elementos permiten desplazarnos por las ventanas cuyo contenido sea ma-
yor que el tamao de la propia ventana.
Cuando ejecutamos Excel, aparecen dos Barras de desplazamiento en la ventana

de clculo, una a la derecha de la ventana, Barra de desplazamiento vertical
y otra en la parte inferior derecha, Barra de desplazamiento Horizontal.
A continuacin se muestran ambas barras de desplazamiento:
55
Excel 2007
Operaciones bsicas
Ambas barras de desplazamiento funcionan de la misma forma: cada uno de los

botones que contienen las flechas indican el sentido de desplazamiento del docu-
mento. Segn nos desplazamos por la hoja de clculo mediante estos botones, el
cuadro gris contenido entre los botones (flechas) se desplazar dentro de la barra
indicando nuestra posicin relativa en la hoja de clculo.
No obstante la barra de desplazamiento puede usarse de tres modos:
1. Haciendo clic sobre uno de los botones de las flechas. El desplazamiento

que se produce es aproximadamente el de una celda para la barra de des-
plazamiento vertical, o una columna, para la barra de desplazamiento
horizontal.
2. Pulsando en el cuadro gris con el botn izquierdo del ratn y arrastrndolo

hacia arriba/abajo (para la barra de desplazamiento vertical), o izquierda/
derecha (para la barra de desplazamiento horizontal). Una vez soltemos el
cuadro con el ratn, la hoja de clculo se posicionar en la posicin relativa
donde hayamos posicionado el cuadro gris.
3. Pulsando en el espacio gris existente entre el cuadrado y una de las flechas,

en cuyo caso nos desplazaremos en la direccin indicada, el intervalo equi-
valente en celdas, entre el cuadrado y la posicin del cursor donde haya-
mos hecho clic.
Ahora que ya sabemos movernos por la hoja de clculo, el siguiente paso es

aprender a movernos por las distintas hojas de clculo que contenga el libro de
trabajo.
Para esto, el procedimiento ms fcil es hacer clic en la pestaa que la representa

en la parte inferior izquierda. Aunque tambin podemos movernos por entre las
hojas de clculo con el teclado usando las siguientes combinaciones de teclas:
1. La combinacin Ctrl + RePg nos llevar a la hoja de clculo anterior

dentro del libro actual.
56
Excel 2007
Operaciones bsicas
2. La combinacin Ctrl + AvPg nos posicionar en la hoja de clculo si-

guiente dentro del libro actual.
Como se ha comentado en anteriores ocasiones, cada hoja de clculo tiene aso-

ciada una pestaa en la parte inferior de la ventana de clculo.
Pero suele darse el caso que el nmero de solapas exceda el espacio destinado a
ellas, como se muestra en la siguiente figura:
En ese caso, para movernos por entre las hojas de clculo, utilizaremos los boto-
nes que se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana:
La funcin de cada botn se describe a continuacin:
1. Mediante este botn podremos pasar a la primera hoja del libro.
2. Mediante este botn podremos pasar a la hoja anterior a la actualmente

abierta.
3. Mediante este botn podremos pasar a la hoja posterior a la actual.
4. Mediante este botn podremos pasar a la ltima hoja del libro.
57
Excel 2007
Operaciones bsicas
Esta misma funcin se podr realizar haciendo clic con el botn derecho del ratn
sobre cualquiera de estos botones y automticamente aparecer un men
contextual con el nombre de cada hoja, la hoja que tengamos abierta aparecer
marcada a la izquierda por el Visto.
No obstante es posible controlar el nmero de pestaas visibles aumentando o

disminuyendo el tamao de la barra horizontal. Para ello posicionaremos el cursor
en la parte izquierda de la barra de desplazamiento horizontal, hasta que se
transforme en una lnea con flechas opuestas. Seguidamente pulsaremos el botn
izquierdo del ratn y sin soltarlo lo moveremos horizontalmente hasta ajustar al
tamao deseado.
Existe una forma de situarse en una cel-

da concreta sin utilizar las teclas de mo-
vimiento. En este caso nos referimos a
la opcin Ir a. Para acceder al cuadro
de dilogo Ir a, podemos pulsar la tecla
F5, la combinacin Ctrl + I.
58
Excel 2007
Operaciones bsicas
Las opciones de las que est compuesto dicho cuadro de dilogo son las siguientes:
1. Mediante el cuadro de texto Referencia indicaremos la direccin de la

celda a la que deseamos desplazarnos (por ejemplo D6).
2. En la lista Ir a estarn las direcciones de las ltimas celdas a las que nos
hemos desplazado mediante este cuadro de dilogo.
3. Mediante el botn Especial seleccionaremos los objetos, los comentarios o

las celdas que contengan caractersticas o entradas especiales. Al hacer clic
en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Con las opciones que dispone este cuadro podemos dirigirnos a aquellas celdas
con caractersticas especiales, el significado de cada opcin es el siguiente:
Comentarios: selecciona todas las celdas con comentarios en la hoja de clculo

activa.
Constantes: selecciona todas las celdas cuyos valores no comiencen por un signo
igual o que contengan una frmula. Las opciones que definen el tipo de constante
que se desea utilizar se muestran en el siguiente punto.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Celdas con Frmulas: selecciona todas las celdas que contengan frmulas. Las
opciones que se muestran a continuacin definen el tipo de frmulas que se de-
sea utilizar.
Estas casillas solamente estn disponibles si se activa la opcin Constantes o Cel-

das con frmulas:
Nmeros: selecciona las celdas con valores numricos.
Texto: selecciona las celdas con texto.
Valores lgicos: selecciona las celdas que contengan valores lgicos

Verdadero o Falso.
Errores: selecciona todas las celdas con valores de error.
Celdas en blanco: selecciona todas las celdas en blanco hasta la ltima

celda de la hoja de clculo activa.
Regin actual: selecciona un rango de celdas rectangular alrededor de la

celda activa. Excel selecciona un rango comprendido dentro de los lmites
de cualquier combinacin de filas y columnas en blanco.
Matriz actual: selecciona una matriz completa en el caso de que la celda

activa se encuentre dentro de una matriz.
Objetos: selecciona todos los objetos grficos.
Diferencia entre filas: selecciona las celdas cuyo contenido sea diferente
de la celda de comparacin en cada columna. En cada fila, la celda de
comparacin estar en la misma columna que la celda activa.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Diferencia entre columnas (I): selecciona las celdas cuyo contenido sea
diferente de la celda de comparacin en cada columna. En cada columna,
la celda de comparacin estar en la misma fila que la celda activa.
Celdas precedentes: selecciona las celdas a las que hace referencia la

frmula de la celda activa.
Celdas dependientes: selecciona las celdas con frmulas que hagan re-
ferencia en la frmula de la celda activa:
1. Directamente relacionadas: selecciona solamente las celdas a la que

se hace referencia mediante frmulas en la seleccin (precedentes), o
bien, selecciona nicamente las celdas con frmulas que hacen refe-
rencia directamente a la celda activa (dependientes). Esta operacin
solamente estar disponible si se hace clic en Precedentes o Depen-
dientes.
2. Todos los niveles: al hacer clic en Precedentes, se seleccionarn todas

las celdas a la que se hace referencia directa o indirectamente en la
seleccin (precedentes). Si hace clic en Dependientes, se seleccionarn
todas las celdas que hagan referencia directa o indirectamente a la
celda activa (dependientes). Esto es til para seleccionar toda la red de
celdas que afecten a una celda determinada en una hoja de clculo
completa, o bien, para hacer seguimiento de la lgica de un modelo,
paso a paso.
ltima celda: selecciona la ltima celda de la hoja de clculo que conten-

ga datos o formato.
Slo celdas visibles (2): selecciona solamente las celdas visibles en una
hoja de clculo para que los cambios que se hagan nicamente afecten a
stos y no afecten a las celdas de las filas o columnas ocultas.
61
Excel 2007
Operaciones bsicas
Celdas con formas condicionales: selecciona nicamente las celdas a

las que se hayan aplicado formatos condiciones. Para seleccionar todas las
celdas de la hoja de clculo a las que se hayan aplicado formatos condicio-
nales, haga clic en Todas. Para seleccionar las celdas a las que se hayan
aplicado los mismos formatos condicionales que a la celda actualmente
seleccionada, haga clic en Iguales.
Celdas con validacin de datos: selecciona nicamente las celdas a las

que se hayan aplicado reglas de validacin. Para seleccionar todas las celdas
de la hoja de clculo a las que se haya aplicado las mismas reglas de valida-
cin que a la celda actualmente seleccionada, haremos clic en Iguales:
1.Todos: para seleccionar todas las celdas de la hoja de clculo a las que
se hayan aplicado reglas de validacin de datos o formatos condiciona-
les, dependiendo de la opcin seleccionada anteriormente, haremos
clic en Todas. Para seleccionar las celdas a las que se hayan aplicado
las mismas reglas de validacin o los mismos formatos condicionales
que a la celda actualmente seleccionada, haga clic en Iguales.
2.Iguales a la celda activa: para seleccionar todas las celdas de la

hoja de clculo a las que se hayan aplicado reglas de validacin de
datos o formatos condiciones, dependiendo de la opcin seleccionada
anteriormente, podemos hacer clic en Todas. Para seleccionar las cel-
das a las que hayan aplicado las mismas reglas de validacin o los
mismos formatos condicionales que a la celda actualmente selecciona-
da, hacer clic en Iguales.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Desplazarse y aplicar zoom con el mouse
Tiene funciones de desplazamiento y zoom integradas que se pueden utilizar para

desplazarse y acercarse en la hoja de clculo.
Tambin utilizamos el mouse para desplazarnos en cuadros de dilogo.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
5. Los datos de Excel
Los datos que podemos manejar con Excel y con la mayora de las hojas de clcu-
lo se pueden clasificar bsicamente en dos tipos:
1. Datos de texto.
2. Datos numricos.
Los datos de texto son, evidentemente mensajes o datos contextuales que se asig-
nan a las celdas de una hoja de clculo; como por ejemplo, ttulos de grficos
matemticos.
Para escribir datos de texto procederemos de la misma forma que para introducir
cualquier dato, nos situaremos en la celda en cuestin haciendo clic y comenzare-
mos a escribir. En principio, los datos de texto aparecern alineados a la izquierda
aunque, se pueden alinear de varias formas.
64
Excel 2007
Operaciones bsicas
A continuacin se muestran algunos ejemplos de datos de texto:
Como podemos comprobar, cada celda tiene un estilo distinto como ejemplo de
los distintos formatos que puede tomar el texto en una celda.
El siguiente grupo de datos, los datos numricos, son en realidad nmeros senci-
llos escritos en las celdas de la hoja de clculo. Sobre estos datos se construyen
otros datos ms complejos de la hoja de clculo. As pues, tenemos la posibilidad
de crear frmulas y utilizar funciones de Excel.
Para escribir un dato numrico procederemos de la misma forma que para introdu-
cir texto, nos situaremos en la celda en cuestin y teclearemos el dato numrico.
Un detalle muy importante a tener en cuenta, es que los datos numricos sola-
mente deben estar compuestos de nmeros, por lo tanto, si se va a incorporar un
dato como 35 o 30% no se debe escribir ni %, ya que de ello se encargar el
propio Excel. Todo esto se debe a que, en cuanto escribamos algn dato no num-
rico en una celda, no podremos operar con l en Excel, porque ser tratado como
un dato de texto y estos datos son no operables.
Los operadores ms bsicos para operar con datos numricos son los siguientes:
+: para sumar.
-: para restar.
*: para multiplicar.
/: para divisiones.
^: para realizar potencias.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
( ): parntesis para agrupar operaciones.
<>: no igual a.
>: mayor que.
<: menor que.
La forma de operar con datos numricos se realiza mediante las frmulas. Una
Frmula es una ecuacin que efecta clculos con los valores de la hoja de
clculo.
La frmula puede estar compuesta tambin de:
1. Funciones: utilizan una funcin como uno de los argumentos de otra.
2. Referencias: referente a una celda o un rango de celdas en una hoja de

clculo e indica en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea
utilizar en una frmula.
3. Operadores: especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los ele-

mentos de una frmula.
4. Constantes: puede inmovilizar una frmula para que no se actualice re-

emplazando dicha frmula por su valor calculado.
Las frmulas en Excel comparten algunas propiedades bsicas:
1. Todas las frmulas empiezan con un signo igual (=).
2. Una vez hemos introducido una frmula, el valor restante o resultado debe
aparecer en una celda.
3. Cuando se selecciona una celda que contiene una frmula, dicha frmula
aparece en la barra de frmulas.
Para introducir una frmula en una celda manualmente, basta con seleccionar la
celda en la que deseemos situar la frmula y empezar a escribir.
El primer carcter, como ya se ha comentado, debe ser un signo de igual, el cual

lo podemos introducir con el botn Insertar funcin de la Barra de frmulas o
66
Excel 2007
Operaciones bsicas
manualmente (aunque de momento nos conformaremos con introducir el smbolo

= manualmente) y a continuacin debemos escribir los operadores de la frmula.
Para comprender con ms claridad, veamos algunos ejemplos:
Seleccionando la celda A1 en una hoja de clculo vaca, introducimos la siguiente

frmula: =1+2, y a continuacin pulsamos ENTER. El valor resultante en la celda
A1 es 3, que es el resultado de la suma propuesta.
Pero esta no es la verdadera potencia de las frmulas, la potencia de una frmula

viene dada por el concepto de referencia de celdas. Por ejemplo, seleccionando la
celda A1, introducimos el valor constante 3 y a continuacin en la celda A5,
introducimos el valor, tambin constante, 5. Seguidamente, en la celda C3 escri-
bimos la siguiente frmula: = A1+A5, y al pulsar ENTER observaremos que el
contenido de la celda C3 es 8. Esto es debido a que la frmula coge el contenido
de las celdas A1 y A5 y lo suma. Ya que la frmula la hemos escrito en la celda
C3, el resultado de sta (5+3) es mandada a la celda C3.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Esto es lo que, de una forma sencilla, viene a ser el concepto de referencia de

celdas: utilizar el contenido de otras celdas como operandos e incluso, como
parmetros de las funciones.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
6. Vista preliminar e impresin
Si deseamos saber cmo aparecer impresa una hoja de clculo (o parte de ella)
antes de imprimirla, podemos utilizar la subopcin Vista preliminar de la op-
cin Imprimir del botn de Office o la opcin Vista preliminar de la Barra de
herramientas de acceso rpido.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Al seleccionar esta opcin, obtendremos un boceto con la muestra de la hoja de

clculo tal y como quedar impresa mediante la siguiente ventana:
A continuacin se muestran el conjunto de opciones de la ficha Vista preliminar:
1. Grupo Imprimir.
Si pulsa el botn Imprimir muestra el cuadro de dilogo Impresin.
Si pulsa el botn Configurar pgina muestra el cuadro de dilogo Confi-

gurar pgina, donde puede modificar las opciones que desee de Pgina,
Mrgenes y Encabezado y pie de pgina o bien la ficha Hoja.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
2. Grupo Zoom.
Si pulsa el botn Zoom aumentar o disminuir el tamao de la muestra

para una mejor visualizacin de los detalles. Este botn funciona a modo
de interruptor, es decir, para aumentar el tamao de la pgina debemos
hacer clic en l y para disminuir, tenemos que volver a pulsar el botn.
3. Grupo Vista previa.
Para obtener la vista preliminar de la pgina anterior y siguiente deber hacer clic
en los botones Pgina siguiente y anterior.
Para ver las lneas de los mrgenes y de los tamaos de los encabezados y pies de
pgina deber activar la casilla Mostrar mrgenes. Para modificar las distan-
cias slo hay que situar el ratn en la lnea que se vaya a desplazar, seguidamente
pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo, moverlo hasta la nueva posicin.
Cuando se suelte, la lnea quedar fijada en el lugar correspondiente y se modi-
ficar la distancia del elemento.
Para salir del cuadro de presentacin preliminar pulse el botn Cerrar vista
preliminar. Tambin se puede hacer pulsando la tecla Escape (ESC).
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Impresin de Hojas de Clculo
Cualquier sistema de hoja de clculo est capacitado para imprimir en papel la

estructura y datos de un libro de trabajo, ya que es una de sus funciones ms
importantes.
Y es que una de las mayores ventajas de Excel es poder imprimir la hoja de

clculo e incluso el libro de trabajo en el que estamos trabajando, pudiendo ver
con ms claridad su contenido.
Para abrir el cuadro de dilogo de impresin, podemos pulsar las teclas

CONTROL+P, o bien seleccionar la opcin Imprimir del botn de Office.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
El cuadro de dilogo Imprimir y las opciones que lo componen se muestran a

continuacin:
El grupo Impresora permite seleccionar el tipo de impresora y las propiedades

de sta:
Nombre: esta lista muestra la impresora que estemos usando por defecto
(denominada impresora Predeterminada). Desplegando la lista podremos
elegir otra impresora para imprimir.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
Propiedades: mediante este botn se podrn modificar las caractersticas

de la impresora seleccionada en la lista Nombre. Gracias a este botn mo-
dificaremos el estilo y la calidad de impresin, el tipo de papel, etc. El cuadro
de dilogo que se abrir depende del tipo de la impresora seleccionada.
Imprimir en archivo: el documento se guardar en un archivo con el

formato que utiliza Windows para imprimir. Mediante esta opcin se consi-
gue imprimir el documento siempre que se quiera sin tener que abrir Excel.
El grupo Intervalo de pginas permite establecer qu parte del libro se

va a imprimir:
Todas: imprime el libro con el que estamos trabajando completo.
Pginas Desde ... Hasta: nos permite especificar qu pginas del libro de
trabajo sern impresas. Para ello se han de escribir los nmeros de las
pginas que queramos imprimir en los cuadros de texto. En el primero de
ellos (Desde) indicaremos la hoja de clculo inicial y en el cuadro de texto
Hasta, la hoja de clculo final. Los nmeros de hojas de clculo tambin se
pueden introducir a travs de los cursores aumentar y disminuir, el primero
de ellos en cada clic incrementa la numeracin y el segundo la decrementar.
El grupo Imprimir tambin permite establecer qu parte del libro se va a imprimir:
74
Excel 2007
Operaciones bsicas
Seleccin: imprime nicamente el bloque de celdas que se haya seleccio-

nado previamente.
Hojas activas: con esta opcin se imprime slo aquellas pginas del libro
que previamente hayamos seleccionado. Esta opcin tambin es accesible
mediante el botn Imprimir de la barra de herramientas Estndar.
Todo el libro: nos permitir imprimir todo el libro, independientemente de

la seleccin que haya y de las hojas activas.
El siguiente grupo, Copias, permite especificar el nmero de copias de un mismo

elemento que vamos a imprimir:
Nmero de copias: establecer la cantidad de copias.
Intercalar: esta opcin determinar el orden en el que se imprimirn las

hojas si se van a imprimir varias copias. Por ejemplo, si se va imprimir dos
copias de un libro de tres hojas y se ha activado la opcin Intercalar, prime-
ro se imprimir la hoja uno, luego la dos y posteriormente la tres; seguida-
mente se volver a imprimir la pgina uno, luego la dos y por ltimo la tres
obteniendo las dos copias en orden. Pero si esta opcin no est activa, se
imprimirn dos copias de la hoja uno, luego dos de la pgina dos y por
ltimo dos de la pgina tres.
Por ltimo el botn Vista previa nos llevar a la ventana comentada anterior-
mente, donde podremos ver los datos de la hoja tal y como quedarn impresos.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
1. Cree un libro de trabajo a partir del botn de Microsoft Office.
2. Cierre el libro de trabajo denominado Libro2 mediante el botn de Office.
3. Escriba en Excel la siguiente tabla.
4. Guarde el libro de trabajo Libro1 en la carpeta Mis documentos con el

nombre Pedidos y cirrelo
5. Abra el libro de trabajo Pedidos mediante el botn de Office.
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Excel 2007
Operaciones bsicas
6. Hacia dnde nos desplazaremos con las siguientes combinaciones de teclas?
CTRL + Inicio:
CTRL + Fin:
CTRL + AvPag:
7. Cules son los tipos de datos bsicos en Excel?
8. Haga una vista preliminar de su hoja de clculo.
9. Ample la hoja de clculo y salga de la vista preliminar.
10. Imprimir tres copias de la tabla del ejercicio anterior.
78
Trabajar con celdas
unidad
didctica1.3
Excel 2007
Trabajar con celdas
1. Cmo seleccionar
varias Celdas?
Habr ocasiones en las que necesitemos copiar, mover o manipular de un modo u

otro un grupo de celdas. Para estos casos, Excel permite seleccionar un rango de
celdas y operar en ellas. En este apartado estudiaremos el primer paso: camino/
s para seleccionar una o varias celdas.
La seleccin de celdas se puede hacer mediante el ratn y mediante el teclado, a

continuacin se explicar cmo seleccionar rangos por ambos mtodos:
Seleccionar un Rango con el Ratn
La forma ms fcil de escoger un Rango de celdas es seleccionando primera-

mente la celda desde la cual queramos partir con la seleccin y en la parte inferior
derecha de la celda seleccionada aparece un punto negro, del cual pincharemos
y arrastraremos sin soltar hasta seleccionar el rango deseado.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Por ejemplo, para seleccionar el rango B2;D5, seleccionaremos la celda B2 y

arrastramos desde el punto negro, sin soltar, hasta la celda D2.
Para terminar con la seleccin deberemos pinchar de nuevo el punto negro y

arrastrar ahora hasta la celda D5.
La seleccin del rango se quedara como se muestra a continuacin en la siguiente

figura:
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Pero se puede dar el caso de que el rango a seleccionar sea muy grande, es decir
la ltima celda a seleccionar este situada muy lejos de la celda origen. En este
caso, seleccionaremos la celda origen, pulsaremos el botn Maysculas, sin sol-
tarlo, y nos desplazaremos hasta la ltima celda y la seleccionaremos tambin
(nunca arrastraremos). De esta manera seleccionaremos el rango que deseemos
sin ningn problema de extensin.
De forma contraria al caso anterior, se pueden seleccionar celdas de forma sal-

teada manteniendo pulsada la tecla Control mientras se hace clic en las celdas
que deseamos seleccionar.
Existen tambin otros mtodos, que se comentan a continuacin y que se pueden

considerar como "atajos" que nos permitirn seleccionar ciertas zonas especficas
de la hoja de clculo:
Una sola fila: para seleccionar una sola fila bastar con hacer clic sobre el
nmero de fila (columna denominada Ttulo de Fila) en la parte izquierda
de la hoja de clculo.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Varias filas: para seleccionar varias filas, hacer clic en el ttulo de fila de la
primera de ellas y arrastrar hacia arriba o hacia abajo a lo largo de los
nmeros de filas.
Tambin es posible seleccionar varias filas contiguas haciendo clic en el

ttulo de fila de la primera a seleccionar y con la tecla Maysculas pulsada,
hacer clic en el ttulo de fila de la ltima fila del rango a seleccionar.
Filas no contiguas: para seleccionar filas de forma alternada, slo hay

que mantener pulsada la tecla Control y hacer clic con el ratn en los
nmeros de fila de las columnas que queramos seleccionar.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Columnas: igual que las filas, para seleccionar columnas, slo hay que ha-
cer clic en la cabecera de las columnas. En este caso tambin se cumplen las
reglas de seleccin manteniendo las teclas Control y Maysculas pulsada.
La hoja de trabajo completa: esta es quizs la ms rpida y fcil de

hacer. Para seleccionar la hoja de clculo completa, pulsar la opcin Selec-
cionar todo de la esquina superior izquierda de la hoja de clculo.
Seleccionar celdas utilizando el teclado
En el caso de querer mantener las manos en el teclado, podemos tambin se-

leccionar rangos de celdas utilizando ciertas combinaciones que se detallan a
continuacin.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
El mtodo ms clsico de seleccionar rangos de celdas mediante el teclado es, una vez
posicionados en la celda de origen, pulsar la combinacin Maysculas+Teclas _Cursor
para desplazarnos por la hoja de clculo. No obstante existen ciertas combinaciones
que nos facilitan la seleccin de rangos especiales:
CONTROL+BARRA ESPACIADORA: mediante esta combinacin seleccio-

naremos la columna donde nos encontremos.
MAYSCULAS+BARRA ESPACIADORA: en este caso seleccionaremos la

fila entera donde nos encontremos
CONTROL+MAYSCULAS+BARRA ESPACIADORA: mediante esta com-

binacin seleccionaremos la hoja de clculo entera.
Otros mtodos distintos para seleccionar celdas o rangos son:
Utilizando el Cuadro de Nombre.
Utilizando el comando Ir a.
Seleccionar celdas utilizando el Cuadro nombre
En este caso utilizaremos el cuadro situado a la izquierda de la Barra de frmulas

para seleccionar celdas o rangos, llamado Cuadro Nombre.
Nos situaremos en el cuadro y es-

cribiremos el nombre de la celda o
del rango y a continuacin pulsa-
remos Enter, es decir, escriba A3 si
se trata de una celda y B3:B5 si se
trata de un rango.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Seleccionar celdas o rangos utilizando el comando Ir a
Utilizaremos el comando Ir a situado en el

grupo Modificar, ficha Inicio, haremos clic en
Buscar y Seleccionar y seguidamente pulsare-
mos Ir a.
Se abrir el cuadro de dilogo Ir a y escribiremos la celda o

rango que deseemos seleccionar en el cuadro Referencia.
Como en el caso anterior, si nos referimos a una celda escriba

A3 y si nos referimos a un rango B3:B5.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
2. Copiar y mover bloques
Hay ocasiones en las que se introducirn datos iguales en celdas distintas de la

misma o distinta hoja de clculo. Si la cantidad de datos no es muy pequea, es
ms fcil copiar el contenido de una celda o rango de celdas que volver a escribir-
los de nuevo. Por ejemplo, una celda que contenga una frmula compleja es ms
fcil, e incluso factible, copiarla que reescribirla, para evitar cometer errores.
Poder copiar el contenido de una o varias celdas de un libro de trabajo es posible,

gracias a una herramienta tpica del entorno Windows denominada Portapapeles.
El Portapapeles es una herramienta que nos servir para transportar elementos
de un sitio a otro de Excel e incluso de un programa distinto a Excel. Se podra
comparar con una especie de saco donde se introducirn los datos y dems
elementos para su transporte.
Una vez seleccionada una o varias celdas, para copiar su con-

tenido al Portapapeles, tenemos las siguientes opciones:
Seleccionar el botn Copiar del grupo Portapapeles,

ficha Inicio.
Seleccionar Copiar del men contextual,

mediante el botn derecho del ratn si-
tundonos en la celda que deseemos
copiar.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Teclear la combinacin de teclas Ctrl+Insert o Ctrl+C.
Realizando alguna de estas tres acciones el

contenido de la/s celda/s habr/n sido co-
piado al portapapeles, para identificar el ran-
go copiado, el borde de ste se resaltar en
lneas discontinuas como se muestra en la
siguiente figura.
Una vez los datos estn en el Portapapeles, la siguiente accin ser rescatar
el contenido del portapapeles e introducirlo en la hoja de clculo. Esta lti-
ma accin se denomina Pegar.
Para pegar el contenido del Portapapeles a la hoja de clculo primero hare-

mos clic en la celda destino (o sea donde se pegarn los datos) y seguida-
mente realizaremos la accin de Pegar. Para pegar los datos tenemos los
siguientes caminos:
Seleccionar el botn Pegar del grupo Portapapeles,

ficha Inicio.
Seleccionar Pegar del men contextual, mediante el

botn derecho del ratn situndonos en la celda que
deseemos copiar.
Teclear la combinacin de teclas Maysculas+Insert o Ctrl+V.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
El Portapapeles es una herramienta que siempre est activa (aunque oculta) y que
nos servir de saco para transportar objetos de un sitio a otro. Mediante el
Portapapeles podremos pasar texto, imgenes, datos, etc., de un lugar a otro del
documento, de un documento a otro e incluso de un programa distinto a Excel.
El portapapeles nos mostrar todos los bloques que hemos ido copiando. El
portapapeles puede albergar hasta 24 objetos que nosotros hayamos copiado
previamente.
Al comienzo del panel vemos dos botones: Pegar todo y Borrar todo. El primer
botn pegar en el documento todos los objetos que contenga el portapapeles,
uno detrs de otro. El segundo botn borrar el contenido del portapapeles, lo
dejar vaco. Tambin podemos pegar y borrar individualmente los objetos. Para
ello al situar el puntero del ratn encima de uno, aparecer el botn de lista
desplegable con las opciones Pegar y Eliminar.
El botn Opciones est situado al final del panel y si lo pulsamos podemos obser-
var las siguientes opciones:
Mostrar automticamente el Portapapeles de Office.
Mostrar Portapapeles al presionar Ctrl + C dos veces.
Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office.
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Trabajar con celdas
Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas.
Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar.
No obstante existe un modo ms rpido para copiar un rango. Una vez se hayan
seleccionado las celdas, bastar con situar el puntero del ratn sobre cualquiera
de los bordes que forman el rango, pulsar la tecla CONTROL y haciendo clic para
coger las celdas seleccionadas, arrastrar a la posicin donde queremos copiar-
lo. Por ltimo, soltaremos el botn del ratn y a continuacin la tecla CONTROL.
Una vez que sabemos copiar rangos, el siguiente paso ser mover rangos. La
forma ms fcil de mover celdas es utilizando el ratn para arrastar y soltar. El
mtodo a seguir es el siguiente.
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Trabajar con celdas
Primero seleccionaremos las celdas que deseamos mover, en este caso el rango
debe ser continuo, quiere decir, las celdas seleccionadas deben formar un solo
bloque. Seguidamente desplazaremos el puntero del ratn hasta uno de los late-
rales del rango y pulsaremos el botn izquierdo del ratn, sin soltarlo arrastrare-
mos el rango hasta la nueva posicin.
Como podemos comprobar, cuando se mueve un rango de celdas no aparece el

smbolo + en el puntero del ratn.
En ambos casos para saber la posicin exacta donde se posicionar el rango,

aparecer un letrero indicando la nueva posicin de ste.
Si pulsamos el botn derecho del ratn en lugar del izquierdo al mover un rango,
una vez se ha posicionado ste en la nueva direccin, aparecer el siguiente
men de acceso rpido.
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Las opciones de las que est compuesto este men se muestran a continuacin:
Mover aqu: mueve las celdas cortadas a su destino.
Copiar aqu: copia las celdas a las celdas de destino.
Copiar aqu slo como valores: copia slo valores.
Copiar aqu slo como formatos: copia slo formatos.
Crear vnculo aqu: enlaza el destino con las celdas copiadas.
Crear hipervnculo aqu: enlaza con un hipervnculo el destino con las

teclas copiadas, estas dos opciones no se vern en este curso.
Desplazar celdas hacia abajo y copiar: inserta las celdas copiadas, ba-
jando las existentes.
Desplazar celdas hacia la derecha y copiar: inserta las celdas copia-

das, moviendo las existentes a la derecha.
Desplazar celdas hacia abajo y mover: inserta las celdas cortadas, ba-
jando las existentes.
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Trabajar con celdas
Desplazar celdas hacia la derecha y mover: inserta las celdas corta-

das, moviendo las existentes a la derecha.
Cancelar: cancela la operacin.
Pegado especial
Como ya sabemos, cuando se ha intro-

ducido una informacin en el
portapapeles, estar disponible para ser
pegada con la opcin Pegar del men
contextual mediante el botn derecho del
ratn. Pero adems, tambin podemos
pegarla mediante la opcin Pegado es-
pecial del mismo men.
Para entenderlo mejor nos ayudaremos con un ejemplo. Supongamos que desea-
mos incorporar una imagen del Paint (el paint es un programa incorporado por
Windows para trabajar con imgenes) a una hoja de clculo. Para ello abriremos el
dibujo con el Paint, seleccionaremos el dibujo o la parte del dibujo que se desea
copiar al Excel y lo copiaremos con la opcin Copiar. Ahora el dibujo est almace-
nado en el portapapeles. Acto seguido, pasaremos al Excel y seleccionaremos la
opcin Pegado Especial... donde obtendremos el siguiente cuadro de dilogo:
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De las opciones que se presentan en la lista Como, se podr utilizar cualquiera

para pegar la imagen, aunque, dependiendo de la que seleccionemos, la calidad
de impresin de la imagen o el tamao del archivo ser distinto. Las caractersti-
cas de cada opcin se muestran en la seccin Resultado. Si el elemento que
deseamos pegar es de Excel, al utilizar el pegado especial nos aparecer el si-
guiente cuadro de dilogo.
En la seccin Pegar nos encontramos con unas opciones que nos permitirn pe-
gar todo el contenido o parte de l.
Las opciones de la seccin Operacin nos permitirn realizar un clculo con el

elemento del portapapeles. Supongamos que tenemos un rango de nmeros y
queremos multiplicarlos por un valor determinado. Lo que tendremos que hacer
ser copiar ese valor, a continuacin seleccionaremos el rango que deseamos que
sea multiplicado. Seleccionaremos la opcin Pegado especial, en la seccin Pegar
activaremos la opcin valores ya que este es el dato que vamos a pegar y en la
seccin Operaciones haremos clic en la opcin multiplicar. Por ltimo pulsamos
el botn Aceptar y se aplicar la operacin multiplicar al rango de celdas.
Por ltimo nos queda ver las dos opciones finales de este cuadro de dilogo, nos
referimos a Saltar blancos y Transponer.
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La opcin Saltar blancos sustituye los contenidos de una celda al igual que la
opcin pegar. Pero con esta opcin solo se sustituyen los contenidos de la celda de
destino si la celda de origen tambin incluye alguno.
La opcin Transponer nos permite girar los datos pegados 90 grados y convierte
filas en columna y viceversa.
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3. Modificacin de datos
Una vez creada una hoja de clculo, podemos tener la necesidad de borrar el
contenido de varias celdas para acomodar informacin.
Si lo que deseamos es eliminar caracteres, la forma ms rpida es usar una de las

siguientes teclas segn sea el caso:
La tecla SUPR (suprimir) elimina, cada vez que es pulsada, el carcter situa-
do a la derecha del cursor, desplazando a su vez los datos a la izquierda.
La tecla de BORRAR IZQUIERDA anloga a la tecla anterior, elimina el

carcter que est situado a la izquierda del cursor.
Del mismo modo, si pulsamos las teclas CTRL + SUPR eliminaremos el contenido
de las celda donde nos encontremos.
Esta misma funcin se puede realizar seleccionando el contenido de las celdas y

con el cursor situado a la izquierda de los datos, pulsar la tecla SUPR o pulsar la
tecla BORRAR IZQUIERDA con el cursor situado a la derecha de los datos de la
celda.
Si lo que deseamos es aadir datos a las celdas, como se coment en el Tema 1,

slo tenemos que hacer doble clic en la celda en cuestin y comenzar a introducir
los datos. Los datos introducidos desplazarn a los que ya hay o los sobreescribirn,
dependiendo del modo en el que se encuentre la tecla INSERT.
La tecla INSERT funciona como un conmutador que activa el modo inser-

cin o el modo sobreescribir. En modo insercin, al introducir los datos, los
que ya hay se desplazarn haciendo sitio conforme vamos tecleando y en
modo sobreescribir, el texto que se teclee remplazar una a una las pala-
bras que ya haba mientras se escribe.
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Trabajar con celdas
Otra forma de borrar el contenido de la celda es mediante la opcin Borrar

contenido del men contextual.
Pero tambin podremos borrar el contenido de la celda

mediante el comando Borrar del grupo Modificar, ficha
Inicio.
Si pulsamos el tringulo situado a su derecha podemos

observar las siguientes opciones:
Borrar Todo: lo borra todo (contenido, formato y notas) de la celda o cel-

das seleccionadas.
Borrar Formatos: borra los formatos (el concepto de formato se estudiar

en los siguientes temas).
Borrar Contenido: borra slo el contenido. Es lo mismo que pulsar la tecla Supr.
Borrar Comentarios: borra slo los comentarios de las celdas.
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4. Comandos
deshacer y repetir
Es muy comn cuando se est desarrollando un trabajo, que se borre algn dato
errneamente o que movamos una celda a un lugar incorrecto. Para anular esos
errores, Excel dispone del comando Deshacer. Con el comando deshacer, como
su propio nombre indica, podremos anular algunas de las modificaciones realiza-
das al libro de trabajo.
Excel permite deshacer las 16 ltimas acciones que se han realizado. Se puede
deshacer texto escrito, ediciones, inserciones y muchas otras tareas en las que los
errores ocurren. No obstante, no es posible deshacer algunas acciones, bien debi-
do a su naturaleza o bien por las limitaciones de memoria. Por ejemplo, no es
posible deshacer el borrado o la insercin de una hoja de trabajo, el borrado de
un nombre de una hoja de trabajo o la configuracin de un salto de pgina y
tampoco cualquier comando de Microsoft Office.
Para Deshacer la ltima modificacin que hemos realizado en la hoja de clculo,

podemos utilizar las siguientes opciones:
1. Haga clic en Deshacer de la ba-

rra de herramientas de acceso
rpido o pulse el mtodo abre-
viado Ctrl + Z.
Haga clic en la flecha que aparece junto

a Deshacer y seleccione las acciones que
desee deshacer.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Las macros pueden borrar todos los elementos de la lista

deshacer.
Pero a pesar de todo, podemos decidir que la modifica-

cin que se ha deshecho puede ser correcta. En ese caso,
podemos volver a rehacerlo con la opcin Rehacer (Ctrl
+ Y), que anula la ltima accin del comando Deshacer.
Cada uno de estos comandos tiene su correspondiente en la

Barra de herramientas de acceso rpido, como se muestra a
continuacin estos botones se encuentran divididos en dos
partes:
Si se hace clic en la parte derecha de alguno de los botones (flecha hacia

abajo), aparece una relacin con las ltimas funciones que hemos realizado
para poder deshacerlas o rehacerlas (dependiendo del botn que se pulse).
Se pueden elegir varias acciones para deshacer o rehacer, para ello slo hay
que seleccionarlas desplazando el ratn por la lista y hacer clic en el conjun-
to. Como se ha comentado anteriormente el lmite de esta lista es 16.
Para repetir el ltimo comando o accin, si fuese posible, podemos hacer

clic en la opcin Repetir de la barra de herramientas de acceso rpido o
pulsar las teclas Control + Y.
La diferencia entre Repetir y Rehacer, est en que Rehacer anula las mo-
dificaciones hechas con el comando Deshacer y Repetir vuelve a aplicarle
a los datos la ltima accin realizada.
Por ejemplo, si se borra el contenido de una celda, la accin que se realiza-

r con el comando Repetir es volver a borrar el contenido de otra celda
distinta.
El comando Repetir cambia de nombre a No se puede Repetir, sino se

puede repetir la ltima accin. As mismo cuando se utiliza el comando
Deshacer para invertir una accin, el comando Repetir cambia de nom-
bre a Rehacer.
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Trabajar con celdas
5. Bsqueda y
reemplazo de datos
Algunas de las funciones que ms se utilizan con Excel no estn directamente

relacionadas con la creacin de hojas, sino con su manejo. Excel proporciona una
serie de accesorios para un empleo ms cmodo y rpido de los datos que se
aaden a una hoja. Si estas funciones no existieran, resultara igualmente posible
la creacin de los resultados que stas proporcionan, pero sera indudablemente
ms lento y trabajoso.
La bsqueda y reemplazo de datos son dos funciones cuyo uso se extiende, sobre
todo, a hojas de clculo de tamao considerable en las que es difcil encontrar
una palabra (o un conjunto de caracteres).
Cuando deseamos encontrar una palabra (o

similar) en un hoja de Excel, pulsamos en la
flecha situada al lado del comando Buscar y
seleccionar y en la lista que aparece selec-
cionamos la opcin Buscar.
Se abre el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
En el cuadro de texto Buscar podemos indicar los caracteres que buscamos. Si

Excel encuentra alguna celda que contiene el dato en cuestin, se sita sobre ella
para que se pueda trabajar con el dato.
Podremos establecer si queremos realizar una bsqueda de texto con un formato

especfico. Para ello al lado del cuadro Buscar pulsaremos el botn Opciones y
seleccionaremos la lista desplegable Formato. Este contiene tres opciones:
Formato: con esta opcin nos aparecer un nuevo cuadro de dilogo, en el

que deberemos establecer un formato para la bsqueda: como por ejem-
plo la alineacin de lo que queremos buscar, el tipo y estilo de fuente, etc..
Elegir formato de celda: al seleccionar esta opcin el cuadro de dilogo

desaparecer y volveremos a la hoja de clculo, pero el puntero del ratn
habr cambiado, ahora es una cruz con un cuentagotas. Slo tendremos
que hacer clic en una celda para que se copie el formato en el cuadro de
dilogo Buscar.
Borrar formato de bsqueda: esta opcin lo nico que hace es borrar el

formato que nosotros hubiramos establecido para la bsqueda.
Como nota adicional, hay que saber que Excel slo busca el dato en la hoja
de clculo que en ese instante tengamos activa y por tanto, ignorar el
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Excel 2007
Trabajar con celdas
resto de las hojas de clculo del

libro de trabajo. En el caso de que
deseemos buscar en el libro ente-
ro deberemos seleccionar la op-
cin Libro en la lista desplegable
Dentro de:
Por otra parte, Excel buscar por defecto en toda la hoja de clculo, salvo si hemos
seleccionado previamente un bloque de celdas, en cuyo caso slo buscar el dato
en las celdas seleccionadas. Existe un atajo para el caso de que deseemos repetir
la ltima bsqueda, sin tener que volver a acceder al cuadro de dilogo de bs-
quedas. En este caso bastar con pulsar la combinacin de teclas Maysculas+F4.
Para establecer el orden que Excel se-

guir al buscar los datos en la hoja, utili-
zaremos la lista Buscar. Una vez desple-
gada la lista, haciendo clic sobre ella, se-
leccionaremos la opcin Por filas, en el
caso de que la direccin de bsqueda sea
siguiendo las filas de celdas, o bien ele-
giremos Por columnas, en el caso de
querer buscar siguiendo las columnas de
celdas.
Mediante la lista Buscar dentro de se-

leccionaremos los elementos en los que
se buscarn los datos.
Las opciones que componen esta lista son las siguientes: Valores, para buscar
valores de celdas; Frmulas, buscar en frmulas y Comentarios, para buscar
comentarios de celdas. De este modo podemos agilizar la bsqueda considera-
blemente, sobre todo si se trata de hojas de clculo de grandes dimensiones.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Tambin se puede buscar el texto (en el caso de que sea texto lo que buscamos) tal
y como se haya escrito en la caja de texto Buscar, o sea diferenciando entre mays-
culas y minsculas, activando la opcin Coincidir maysculas y minsculas. En este
caso Excel slo localizar el dato que coincida exactamente con el de bsqueda no
slo en cuanto a contenido, sino tambin, letra por letra, en sus maysculas y mi-
nsculas (por ejemplo, si buscamos Rosa, la bsqueda ignorar rosa).
Si activamos la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda, Excel de-

tectar el texto que se buscaba slo si lo que se escribi aparece en ste formando
una sola celda. Por ejemplo, si este botn no se activa e indicamos que busque la
palabra que, Excel no slo se detendr en esta palabra, sino tambin en otras
como queso, ya que contiene las letras q, u y e, que son las que buscamos. Del
mismo modo se detendra en palabras como aquel o choque, que contienen igual-
mente las tres letras especificadas por la bsqueda.
Para comenzar la bsqueda, una vez hayamos establecido todos los datos nece-
sarios, haremos clic en el botn Buscar siguiente. En principio, este botn, bus-
car desde la celda que tengamos seleccionada, hasta el final de la hoja, pero
podemos buscar hacia atrs manteniendo pulsada la tecla de Maysculas mien-
tras hacemos clic en el botn Buscar siguiente.
Una vez que sabemos Buscar datos en un libro de trabajo, el siguiente paso es
Reemplazar automticamente varios datos (iguales) de la hoja de clculo. Para
ello debemos pulsar la pestaa Reemplazar del cuadro de dilogo Buscar,
quien abrir el cuadro de dilogo Reemplazar mostrado a continuacin:
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Este cuadro de dilogo tambin es accesible a

travs de la opcin Reemplazar del comando
Buscar y seleccionar del grupo Modificar o pul-
sando las teclas Control+L.
Como podemos observar, el cuadro de dilogo

Reemplazar es muy parecido al cuadro de di-
logo Buscar, por lo tanto podemos intuir que su
funcionamiento tambin ser muy parecido.
Ambos cuadros de dilogo comparten algunos elementos, como la caja de texto

Buscar o la lista desplegable con este mismo nombre. En este caso se ha aadido
la caja de texto Reemplazar con en la que debemos especificar la palabra (o
dato) que sustituir a la que hayamos escrito en la caja de texto Buscar. Por
ejemplo, si escribimos en la caja de texto Buscar la palabra Garca y en la caja de
texto Reemplazar por introducimos Rodrguez, todas las apariciones del dato
Garca sern sustituidas por el dato Rodrguez.
Para comenzar el reemplazo automtico de datos tenemos dos posibilidades:
Si utilizamos el botn Reemplazar, Excel localizar la palabra que se bus-

ca y se detendr para que, pulsando de nuevo este botn, sea reemplazada
y comience la bsqueda del nuevo dato.
Si hacemos clic en el botn Reemplazar todos, Excel sustituir el texto que

se busca en la totalidad de la hoja de clculo automticamente. Esta fun-
cin no pide ningn tipo de confirmacin, de modo que al pulsar este bo-
tn, se modifican los cambios de una sola vez.
Uso de comodines
Los comodines nos ayudarn en el caso de que tengamos que Buscar o Remplazar
algn dato que no sabemos exactamente cmo se escribe.
Ya que cuando buscamos algn dato Excel seleccionar las celdas que tengan un
texto exactamente igual, si se incluyen el signo de interrogacin (?) y el asterisco (*),
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Excel 2007
Trabajar con celdas
se seleccionarn todas aquellas celdas que coincidan con el resto de caracteres y

que en general contengan cualquier carcter en la posicin de los comodines.
El significado de cada comodn en las funciones Buscar y Reemplazar es la

siguiente:
El asterisco representa uno o varios caracteres. Por ejemplo, una bsqueda

de A*Z identificar los datos ABZ y ABCZ, entre otros.
Un signo de interrogacin representa un solo carcter. Por ejemplo, una

bsqueda de A?Z identificar los datos ABZ y ACZ, pero no ABCZ.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
6. Insertar y eliminar celdas
Excel permite insertar y eliminar celdas de trabajo. Y es que podemos aadir

celdas en blanco entre ciertos datos que sean contiguos mediante la insercin de
stas. Para insertar celdas, lo primero es decidir qu es lo que se va a insertar:
celdas sueltas, una fila de celdas (o varias) o una columna de celdas (o varias
tambin).
Para el tratamiento de insercin de celdas, primero haremos

clic en la celda donde se desea insertar otra y seguidamente
recurriremos al comando Insertar, del grupo Celdas, donde
trabajaremos con las opciones para insertar el nmero de
celdas que necesitemos.
A continuacin se comenta el significado de cada opcin:
Insertar Celdas: con esta opcin podre-

mos insertar celdas sueltas.
Cuando seleccionamos esta opcin se abre

el cuadro de dilogo Insertar celdas.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Desplazar las celdas hacia la derecha: seleccionando esta opcin

se insertan las celdas llevando el contenido de las restantes, hacia la
derecha.
Desplazar las celdas hacia abajo: inserta las celdas llevando el con-
tenido de las que hasta ahora estaban juntas a las celdas situadas en
las filas inferiores.
Insertar toda una fila: seleccionando esta opcin se aade una fila
completa de celdas (o varias filas si se han seleccionado como bloque)
desplazando las restantes hacia abajo.
Insertar toda una columna: seleccionando esta opcin se aade una

columna completa de celdas (o varias columnas si se han seleccionado
como bloque) desplazando a la derecha las restantes.
Insertar Filas de Hoja: podremos insertar una fila de celdas en una hoja
de clculo. Si se selecciona un rango de varias filas, se insertarn tantas
filas como aquella que hayan en el rango seleccionado.
Insertar Columnas de Hoja: podremos insertar una columna completa

de celdas en una hoja de clculo. Si se selecciona un rango de varias co-
lumnas, se insertarn tantas columnas como aquellas que haya en el rango
seleccionado.
Insertar Hoja: podremos insertar una hoja de clculo nueva antes de otra
ya existente.
Para insertar rpidamente una hoja de

clculo nueva al final de las hojas de
clculo existentes, deber hacer clic en
la ficha Insertar hoja de clculo en la
parte inferior de la pantalla.
Tambin podemos insertar filas y columnas desde la hoja de clculo. Para

ello, haremos clic con el botn derecho de ratn en el Ttulo de fila o
columna, dependiendo del elemento que vayamos a insertar y selecciona-
remos la opcin Insertar. El nmero de filas o columnas que se insertarn
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Excel 2007
Trabajar con celdas
depender de cuntas hayamos seleccionado previamente; por ejemplo, si

se han seleccionado tres columnas se insertarn tres columnas.
La funcin complementaria a insertar celdas es, evidentemente, eliminar

celdas. En ese caso debemos tener en cuenta que el contenido de la celda
desaparecer y que las celdas de debajo o de la derecha alternarn su
posicin.
Para borrar una o varias celdas, selec-

cionaremos en primer lugar las celdas
que deseamos borrar. Puede ser una
sola, un rango, filas o columnas ente-
ras. Pulsaremos la flecha situada a la
derecha del comando Eliminar, del
grupo Celdas y se desplegar la lista
donde aparecen las distintas opciones.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Eliminar Celdas.
Al seleccionar esta opcin aparecer el siguiente cuadro de dilogo en el

cual podremos especificar claramente qu elemento borrar y cmo acomo-
dar los restantes.
Las opciones que contiene el cuadro de dilogo son las siguientes:
Desplazar las celdas hacia la izquierda: desplaza el contenido de

las celdas restantes a la izquierda para rellenar el espacio sobrante al
elimina las celdas.
Desplazar las celdas hacia arriba: desplaza el contenido de las

celdas restantes hacia arriba para rellenar el espacio sobrante al elimi-
nar las celdas.
Toda la fila: elimina la fila donde se encuentre la celda seleccionada.
Toda la columna: elimina la columna donde se encuentre la celda

seleccionada.
Eliminar Filas de Hoja y Eliminar Columnas de Hoja.
Si hemos seleccionado una fila o columna entera, la fila o columna se bo-

rrar inmediatamente al seleccionar cualquiera de las opciones.
Eliminar Hoja.
Con esta opcin eliminaremos una hoja de clculo.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Para eliminar rpidamente una hoja de clculo, al final de las hojas de clcu-
lo existentes, deber hacer clic con el botn derecho en la Hoja que desea
eliminar y aparecer el men contextual, donde seleccionaremos Eliminar.
Tambin podemos eliminar una fila o columna directamente desde la hoja de

clculo. Para ello, como se muestra en la siguiente figura haremos clic con el
botn derecho del ratn sobre el ttulo de fila o columna que deseamos elimi-
nar y seleccionaremos la opcin Eliminar. Nuevamente los datos de las filas/
columnas restantes se desplazarn hacia arriba o hacia la izquierda.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
En el caso de querer insertar de una sola accin varias filas/columnas, cada

una en una posicin distinta (no correlativa) de la hoja de clculo, con la
tecla Control pulsada seleccionaremos las celdas donde se insertarn las
filas/columnas y a continuacin haremos clic con el botn derecho del ra-
tn y seleccionaremos la opcin que deseemos, puede ser tanto para elimi-
nar como para insertar filas o columnas de forma alternada.
Hay que tener en cuenta que la numeracin de las filas y columnas ser
siempre continua, quiere decir que aunque eliminemos o insertemos filas o
columnas las restantes se renombrarn con el nombre del siguiente o ante-
rior elemento.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
7. Repeticin de caracteres
Excel permite crear una columna fija de caracteres especiales para dar formato a
un informe o agregar puntos al final de una columna de texto para utilizar un
carcter de relleno de manera similar a una tabla de contenido.
Por ello en la Barra de frmulas introduciremos la frmula adecuada: =repe-

tir("-";6).
Repetir un guin(-), seis veces.
El resultado lo podremos apreciar en la celda que hayamos seleccionado como

podemos apreciar en la figura:
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Excel 2007
Trabajar con celdas
8. El comando Suma
La funcin Suma es probablemente la funcin

utilizada con ms frecuencia. Por ello, la herra-
mienta Suma facilita mucho la introduccin de
funciones SUMA en la hoja de trabajo. Esta fun-
cin es accesible desde el comando Suma del
grupo Biblioteca de funciones, ficha Frmulas.
Para comprender esta herramienta veamos su funcionamiento mediante un ejemplo:
Primero introduciremos los datos en las celdas que deseamos sumar, por ejemplo
en las celdas A1:A4 como se muestra en la siguiente figura:
Seguidamente seleccionaremos la celda A5 y a continuacin pulsaremos el co-

mando Suma del grupo Biblioteca de funciones. Por ltimo pulsaremos ENTER o
pulsaremos el botn Introducir de la barra de frmulas.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Excel determinar las celdas que debe sumar examinando las celdas adyacentes;
que en nuestro caso son el rango A1:A4, e introduce el resultado (819) en la
celda A5.
Es importante verificar el rango que Excel supondr para sumar, por lo tanto hay
que tener en cuenta que las celdas vacas no esperadas provocarn que los rangos
de suma sean truncados. Adems debemos recordar que si Excel no est seguro de
qu sumar (no se haya especificado con suficiente claridad), tomar por defecto
una columna (por lo tanto es muy factible introducir los datos slo en columnas).
Ya que no parece muy difcil equivocarse con el rango de la funcin Suma, lo ms

fcil ser seleccionar primero la celda donde se sumarn los datos (se introducir
la funcin Suma) y a continuacin seleccionar el rango de celdas que se desea
sumar mediante la tecla Control o Maysculas. Como podemos comprobar en
la siguiente figura, el rango seleccionado se introducir como parmetro en la
funcin Suma.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
Aunque evidentemente tambin podemos escribir manualmente el rango a su-

mar en lugar de seleccionarlo con el ratn o suponer el que Excel tomar para
sumar.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
1. Seleccione independientemente los siguientes rangos de celdas mediante

el ratn:
B3:G9
Celdas B7, F3,C2
Filas 2 a 5
Columnas B, C, E y F
2. Seleccione la hoja de clculo al completo.
3. Indicar las combinaciones de teclas que seleccionan los siguientes rangos:
Una columna:
Dos celdas contiguas a la derecha de la que tenga seleccionada:
Anular la seleccin actual:
Desde la celda que tenga seleccionada hasta la celda A1.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
4. Escriba la siguiente tabla.
5. Copie el contenido de la celda A4 a la celda D4 y mueva toda la tabla a la

posicin F4:H10.
6. Realice una bsqueda de aquellos alumnos que tengan apellido Garca.
7. Sustituya el nombre Antonio' por el de 'Carlos'.
8. Borre el contenido de la Tabla.
9. Restaure la tabla que ha borrado en el ejercicio anterior.
10. Comente la diferencia entre el comando Rehacer y Repetir.
11. Inserte una fila de celdas en la fila 5.
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Excel 2007
Trabajar con celdas
12.Elimine la columna H.
13.Sume los siguientes datos numricos mediante la funcin Suma y muestre

el resultado total en la celda D7. Los parmetros deben ser introducidos
seleccionando el rango con el ratn.
119
Frmulas y
funciones I
unidad
didctica2.3
Excel 2007
Frmulas y funciones I
1. Crear frmulas
En este Tema, aprenderemos cmo realizar clculos utilizando Frmulas. Las Fr-
mulas proporcionan la verdadera potencia cuando se realizan anlisis y modelos
(creacin de sistemas de hoja de clculo operativos) en Excel. Se pueden realizar
una gran variedad de clculos numricos, incluyendo manipulaciones de texto y
buscar valores en tablas.
Las Frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de
clculo. Una frmula comienza por un signo igual.
Por ejemplo la frmula que aparece a continuacin multiplica 3 por 3; =3+3.
Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias, opera-

dores y constantes.
El procedimiento para editar frmulas es el mismo que

para editar celdas, es decir, haciendo doble clic en la
celda que contiene la frmula. Una vez editada, la fr-
mula se mostrar en la celda y se resaltarn las celdas
de origen (las que contienen los datos) para la frmula
con bordes coloreados, lo que se llama rangos codifica-
dos por color.
305
Excel 2007
Operadores de clculo de las frmulas
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los ele-
mentos de una frmula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar
los clculos, pero puede cambiar este orden utilizando parntesis.
Existen cuatro tipos de Operadores de clculo: aritmtico, Comparacin, Conca-

tenacin de texto y Referencia.
Operadores aritmticos
Estos operadores servirn para ejecutar operaciones matemticas bsicas sobre

datos numricos como suma, resta o multiplicacin.
A continuacin se muestra cada Operador aritmtico y la utilidad que este tiene.
+ (Signo ms): suma.
- (Signo menos): resta o negacin.
*(Asterisco): multiplicacin.
/ (Barra oblicua): divisin.
% (Signo de porcentaje): porcentaje.
^ (acento circunflejo) : exponenciacin.
Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se com-
paran dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico:
Verdadero o Falso.
306
Excel 2007
Operador de comparacin: A continuacin se muestra cada Operador de compa-

racin, el significado y un ejemplo de cmo se utiliza.
= (Signo igual): Igual a. ......................................................... A1=B1
> (Signo mayor que): Mayor que. ............................................ A1>B1
< (Signo menor que): Menor que. ........................................... A1<B1
>= (Signo mayor o igual que): Mayor o igual que. ................ A1>=B1
<= (Signo menor o igual que): Menor o igual que. ............... A1<=B1
<> (Signo distinto de): Distinto de. ....................................... A1<>B1
Operador de concatenacin de texto
En este caso utilizaremos el signo & para unir o concatenar una o varias cadenas
de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
A continuacin se muestra el Operador de texto, su significado y un ejemplo.
& ("y" comercial): Conecta o concatena dos valores para generar un valor de
texto continuo.
("Viento" & "Norte")
Operadores de referencia
Estos operadores combinan rangos de celdas para los clculos. A continuacin se

comentan los operadores, el significado de stos y un ejemplo de su utilizacin.
307
Excel 2007
: (Dos puntos): Operador de rango, genera una referencia a todas las celdas
entre dos referencias, stas incluidas.
B5:B9
; (Punto y coma): Operador de unin, que combina varias referencias en una

sola.
SUMA(B5:B9;C5:C9)
308
Excel 2007
(Espacio): Operador de interseccin, genera una referencia a las celdas

comunes a las dos referencias.
C7:E7 D6:D8
Orden de clculo
Es importante entender de qu manera se determina el orden y cmo puede

cambiar el orden para obtener los resultados deseados ya que en algunas ocasio-
nes el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor devuelto de la
frmula.
Las Frmulas calculan los valores en un orden especfico, siempre comienzan por
un signo igual que indica que los caracteres siguientes constituyen una frmula.
Los elementos que se van a calcular se encuentran detrs del signo igual, separa-
dos por operadores de clculo. La Frmula se calcula de izquierda a derecha,
segn el orden especfico de cada operador de la Frmula.
309
Excel 2007
Orden de prioridad de operadores
Segn indica la tabla que aparece a continuacin, Excel ejecutar las operaciones
en el orden que se puede apreciar en ella, cuando se combinan varios operadores
en una nica Frmula.
Para cambiar el orden de evaluacin de una Frmula se utilizarn los parntesis

agrupando las expresiones dentro de una Frmula. De hecho, una expresin que
est entre parntesis se evala antes que todos los operadores aritmticos. Por
ejemplo:
=1+2*3 da como resultado 7.
=(1+2)+3 da como resultado 9.
Cuando se deba escribir una Frmula, la Barra de frmulas servir de gran utilidad
ya que se comportar como un asistente que nos llevar de la mano para introducir
310
Excel 2007
la Frmula e incluso nos indicar los errores, en el caso de que hubiera, antes de
introducir la Frmula en la celda. Nos referimos al botn Insertar funcin.
Pulsando sobre este botn se abrir un cuadro de dilogo que nos ayudar a inser-
tar nuestra Frmula. Este cuadro de dilogo consta de las siguientes opciones:
Buscar una funcin: en esta caja de texto se escribir una breve descrip-
cin de lo que queremos hacer.
311
Excel 2007
O seleccionar una categora: Nos permite seleccionar una categora de fun-

ciones. Al seleccionar una de la lista desplegable, aparecer en la lista
Seleccionar una funcin, las funciones relacionadas con la categora sea-
lada.
Seleccionar una funcin: se muestra una lista de funciones, slo se podr

hacer clic en una para poder utilizarla.
Ayuda sobre esta funcin: nos muestra ayuda sobre la funcin que haya-
mos seleccionado de la lista.
Una vez que sepamos lo que queremos hacer, pulsaremos el botn Aceptar. Nos
aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
Segn la funcin escogida, aparecern ms o menos campos. En los campos

Nmero, se deber introducir las celdas con las que vamos a operar. Pulsando
sobre el botn que contiene la caja de texto al final, se podr seleccionar la celda
o el rango manualmente. A medida que se va introduciendo la Frmula, en la
parte superior del cuadro de dilogo, ir apareciendo el resultado de la misma.
312
Excel 2007
2. Localizacin de
errores en las frmulas
Si una Frmula no se puede evaluar correctamente, Microsoft Excel presentar un

Valor de Error. Por ejemplo, los valores de error pueden ser el resultado de
utilizar texto donde una Frmula espera como parmetro un valor numrico, de
eliminar una celda a la que se hace referencia en una Frmula o bien, de utilizar
una celda que no sea suficientemente ancha como para presentar el resultado de
una Frmula.
Por ejemplo, uno de los errores ms comunes se produce cuando se intenta dividir
por cero. De hecho, si introducimos la frmula =1/0 en una celda, obtendremos
el error #DIV/0! que es el indicativo de divisin imposible.
A continuacin se muestran cada uno de los errores, sus posibles causas y solucin:
Corregir un error #####
Este error se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando

se utiliza una fecha o una hora negativa.
313
Excel 2007
Las soluciones a este error pueden ser varias:
El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido.
1.Aumentar el ancho de la columna.
Para seleccionar la columna haga clic en el encabezado de ella.
Haga clic en el comando Formato del grupo Celdas, ficha Inicio, y en

la lista que aparece seleccione Autoajustar ancho de columna.
2. Reducir el contenido para ajustarlo a la columna
Seleccione la columna y en la ficha Inicio, del gru-

po Celdas, haga clic en Formato.
314
Excel 2007
En la lista que aparece seleccione Formato de celdas, y en el cua-

dro de dilogo que se abre, sitese en la pestaa Alineacin.
Por ltimo deber activar la casilla de verificacin Reducir hasta ajustar.
3. Aplicar un formato de nmero diferente.
En algunos casos, se puede cambiar el formato de nmero de la celda

para que quepa dentro del ancho de esta. Por ejemplo, pude disminuir el
nmero de posiciones decimales despus del separador de decimales.
Las fechas y las horas son nmeros negativos.
1. Las fechas y las horas debern ser valores positivos, si se utiliza el siste-
ma de fichas 1900.
315
Excel 2007
2.Si se restan fechas y horas, deber asegurarse de que se genera la

Frmula correctamente.
3.Si la Frmula es correcta, pero el resultado sigue siendo un valor nega-

tivo, se puede mostrar el valor dndole a la celda un formato, pero el
formato en ningn caso deber ser de fecha o de hora.
Haga clic en Formato del grupo Celdas y en la lista que aparece seleccione
Formato de Celdas.
316
Excel 2007
Por ltimo sitese en la pestaa Nmero y seleccione un formato que no sea de

fecha ni de hora.
El Error #VALOR!
Este error est normalmente causado por operndoos incorrectos y argumentos.
La causa posible de este error suele ser la introduccin de texto cuando la frmula
requiere un nmero o un valor lgico, como VERDADERO o FALSO. En estos casos
debemos asegurarnos que la frmula es correcta para el operando o el argumento
necesario y de que las celdas a las que hace referencia contienen valores vlidos.
Por ejemplo, si la celda A5 contiene un nmero y la celda A6 contiene el texto No

disponible, la frmula =A5+A6 devolver el error #VALOR!.
317
Excel 2007
Corregir un Error #DIV/0!
Este error se produce, como se ha mencionado anteriormente, cuando se divide

una frmula por 0 (cero).
1. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error y seguida-

mente haga clic en Mostrar pasos de clculo, si aparece.
2.Revise las siguientes causas y soluciones posibles.
Se ha escrito una Frmula que contiene una divisin explcita por cero.
Deber cambiar el divisor por un nmero que no sea cero.
Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una

celda que contiene un cero como divisor.
Cambie la referencia de celda a otra celda.
Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor.
Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como

divisor, que cambiar el resultado de la Frmula a N/A en lugar de
#DIV/0!, para indicar que el valor del divisor no est disponible.
Evite que se muestre el valor de error utilizando la funcin de hoja de

clculo SI (prueba_lgica; valor_si_verdadero; valor_si_falso). Por
318
Excel 2007
ejemplo, si la frmula que genera es =A2/B2, en su lugar utilice =SI

(B2=0;;A2/B2). Las dos comillas representan una cadena de texto vaca.
Se ha ejecutado una macro que utiliza una Funcin o una Frmula que
devuelve #DIV/0!.
Compruebe que el divisor en la Funcin o en la Frmula no es ni cero ni

se ha dejado en blanco.
Si el operando es una celda en blanco, Excel interpretar la ausencia

de datos como cero.
El Error #NOMBRE?
Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la Frmula.
1. Haga clic en la celda que muestra el error, y en el botn que aparece haga
clic y a continuacin seleccione Mostrar pasos de clculo, si aparece.
319
Excel 2007
2. Revise las siguientes causas y soluciones posibles.
Se ha utilizado la funcin EUROCONVERT sin cargar el complemento

Herramientas para el euro.
Esta funcin requiere el complemento Herramientas para el euro.
Se ha utilizado un nombre que no existe.
Para asegurarse de que el nombre existe, deber hacer clic en Adminis-

trador de nombres del grupo Nombres definidos, ficha Frmulas.
320
Excel 2007
En el cuadro de dilogo que aparece deber observar si el nombre est

en la lista, ya que si no aparece deber agregarlo haciendo clic en
Nuevo.
321
Excel 2007
Error al escribir el nombre de una funcin.
Para corregir el error ortogrfico deber insertar el nombre de funcin

correcto en la Frmula seleccionando la frmula correcta del grupo
Biblioteca de funciones, ficha Frmulas.
Se ha escrito texto en una Frmula sin poner el texto entre comillas.
Aunque su intencin fuese utilizar como texto la entrada, Excel tratar

de interpretarla como un nombre.
Escriba el texto de la Frmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la

siguiente Frmula integra la porcin de texto "El importe total es" en el
valor de la celda B20:
="El importe total es "&B20.
Se han omitido los dos puntos en una referencia de rango.
En todas las referencias del rango de celdas de la Frmula se utilizan

dos puntos (:); por ejemplo:
SUMA (A1:C10).
La referencia a otra hoja no est entre comillas simples.
Si la Frmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cl-

culo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de clculo
contiene un carcter no alfabtico o un espacio, se deber escribir su
nombre entre comillas simples ().
Corregir un Error #N/A
Este error se da cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
1. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic
en el botn que aparece y, a continuacin, haga clic en Mostrar pasos de
clculo si aparece.
322
Excel 2007
Faltan datos, y en su lugar se ha escrito #N/A o NOD ().
Reemplace #N/A con nuevos datos.
Se ha utilizado un argumento en una Frmula de matriz que no tiene el

mismo nmero de filas o columnas que el rango que contiene la Fr-
mula de matriz.
Si ha escrito la Frmula de matriz en varias celdas, asegrese de que

los rangos a los que sta hace referencia tienen el mismo nmero de
filas y columnas, o bien escriba la frmula de matriz en menos celdas.
Por ejemplo, si se ha especificado la Frmula de matriz en un rango de
15 filas de alto (C11:C15) y la Frmula hace referencia a un rango de
10 filas de alto (A1:A10), el rango C11:C15 mostrar #N/A. Para co-
rregir este error, escriba la Frmula en un rango menor o cambie el
rango al que hace referencia la Frmula por el mismo nmero de filas.
Se ha omitido uno o ms argumentos requeridos de una funcin de la

hoja de clculo integrada o personalizada.
Especifique todos los argumentos en la funcin.
Se ha utilizado una funcin de hoja de clculo personalizada que no

est disponible.
Asegrese de que el libro que contiene la funcin de la hoja de clculo

est abierto y de que la funcin est funcionando correctamente.
Se ha ejecutado una macro que especifica una funcin que devuelve

#N/A.
Asegrese de que los argumentos de la funcin son correctos y se en-

cuentran en la posicin adecuada.
323
Excel 2007
El Error #REF!
Este error se suele dar cuando una referencia a una celda no es vlida.
1. De manera opcional, haga clic en la lista que muestra el error, haga clic en
el botn que aparece y seleccione Mostrar pasos de clculo, si aparece.
Se han eliminado celdas a las que hacan referencia otras Frmulas o

se han pegado celdas movidas sobre otras a las que se haca referencia
en otras Frmulas.
Cambie las Frmulas o restablezca las celdas de la hoja de clculo eli-

giendo Deshacer inmediatamente despus de eliminarlas o pegarlas.
Se ha utilizado un vnculo Ole (vinculacin e incrustacin de objetos)

con un programa que no se est ejecutando.
Se ha intentado vincular a un tema de intercambio dinmico de datos

(DDE), como sistema, que no est disponible.
Asegrese de que est utilizando el tema DDE correcto.
Se ha ejecutado una macro que especifica una funcin que devuelve

#REF!.
Compruebe si un argumento de la funcin hace referencia a una celda

o rango de celdas no vlido. Por ejemplo, si la macro especifica una
funcin que hace referencia a una celda situada sobre la funcin y la
celda que contiene la funcin est en la fila 1, se obtendr #Ref! debi-
do a que no existen celdas sobre la fila.
324
Excel 2007
El Error #NUM!
Ese error se suele dar cuando se escriben valores numricos no vlidos en una
Funcin o Frmula.
1. Haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botn que apare-
ce y, a continuacin, haga clic en Mostrar pasos de clculo si aparece.
Se ha utilizado un argumento inaceptable en una funcin que necesita

un argumento numrico.
Asegrese de que los argumentos utilizados en la funcin son numri-

cos. Por ejemplo, aunque el valor que desee especificar sea 1.000$,
escriba en la Frmula 1000.
Se ha utilizado una funcin de hoja de clculo que realiza iteraciones,

como Tir o Tasa, y la funcin no encuentra un resultado.
Utilice otro valor inicial para la funcin de la hoja de clculo.
Cambie el nmero de veces que Excel recorre en iteracin las Frmulas.
Haga clic en el botn de Office, haga clic en Opciones de Excel y, a

continuacin, haga clic en la categora Frmulas.
En la seccin Opciones de clculo active la casilla de verificacin Habi-

litar clculo iterativo.
Para definir el nmero de veces que Excel actualizar los clculos, es-
criba el nmero de iteraciones en el cuadro N mximo de iteraciones.
Cuanto mayor sea el nmero de iteraciones, ms tiempo necesitar
Excel para calcular una hoja de clculo.
Para definir el nmero mximo de cambio que se aceptar entre los

resultados de los clculos, escriba la cantidad en el cuadro Cambio
mximo. Cuanto menor sea el nmero, ms preciso ser el resultado y
ms tiempo necesitar Excel para calcular una hoja de clculo.
325
Excel 2007
Se ha escrito una Frmula que devuelve un nmero demasiado grande

o demasiado pequeo para que Excel lo represente.
Cambie la Frmula de manera que su resultado est comprendido en-

tre -1*10307 y 1*10307.
Corregir un Error #NULO!
Este error se suele dar cuando se especifica una interseccin de dos rangos que no
se intersecan. El operador de interseccin es un espacio entre referencias.
1. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic
en el botn que aparece y seleccione Mostrar pasos de clculo, si aparece.
Se ha utilizado un operador de rango incorrecto.
Para hacer referencia a un rango de celdas contiguas, utilice dos pun-

tos para separar la referencia a la primera celda en el rango de la
referencia a la ltima celda. Por ejemplo, Suma (A1:A10) hace referen-
cia al rango desde la celda A1 a la celda A10 incluida esta.
Para hacer referencia a dos reas que n se intersecan, utilice el opera-

dor de unin, el punto y coma (:). Por ejemplo, si la Frmula suma dos
rangos, asegrese de que el punto y coma separa los dos rangos:
(Suma(A1:A10;C1:C10))
Auditora de frmulas
Existen en Excel unos comandos que pueden ayudar a encontrar y solucionar los
errores de las Frmulas. Es el llamado grupo de comandos Auditora de frmu-
las. Este grupo se encuentra en la ficha Frmulas.
326
Excel 2007
A continuacin se describen los comandos:
Rastrear precedentes: El primero lo que har ser, sealar con fle-

chas las celdas que hacen referencia al valor de la celda seleccionada.
Rastrear dependientes: Muestra flechas que indiquen las celdas que

afectan por valor de la celda seleccionada actualmente.
Quitar las flechas: Como su propio nombre indica eliminar todas las
flechas que haya en la hoja.
327
Excel 2007
Mostrar frmulas: Muestra la Frmula en cada celda en lugar del

valor resultante.
Comprobacin de errores: Busca errores comunes en Frmulas.
Evaluar frmula: Le permite abrir el cuadro de dilogo Evaluar fr-

mula, donde podr depurar una Frmula evaluando cada parte de la
Frmula individualmente.
328
Excel 2007
Ventana Inspeccin: Este comando mostrar un cuadro de dilogo

que ayudar a supervisar los valores de determinadas celdas al mismo
tiempo que se realizan cambios en la hoja. Podremos modificar el valor
de una celda y comprobar el resultado en esta ventana.
El botn Agregar inspeccin, permite abrir el cuadro de dilogo del

mismo nombre en el que puede seleccionar la celda que quiere inspec-
cionar y pulsar Aceptar para incluirla en la Ventana de inspeccin.
329
Excel 2007
3. Calcular subtotales
En ciertas ocasiones se nos puede plantear el caso de querer sumar una o varias
columnas de datos numricos.
Lgicamente esto se puede realizar mediante el comando Autosuma, pero aunque

ste sea un mtodo muy fcil y sencillo, no ofrece la posibilidad de crear los pies de
cabecera que representen los totales calculados como se muestra a continuacin:
Para que los totales calculados tengan este formato se deber ejecutar el coman-
do Subtotales del grupo Esquema, ficha Datos.
330
Excel 2007
Para ejecutar esta funcin debemos tener una o ms columnas de datos numri-
cos con la cabecera incluida en cada columna. Para calcular los subtotales, una
vez hayamos escrito las columnas de datos con sus correspondientes cabeceras,
debemos hacer clic sobre alguna celda de la lista y seleccionar el comando
Subtotales.
Automticamente se abrir el cuadro de dilogo Subtotales con el siguiente

aspecto:
En la lista Para cada cambio en:, se deber especificar la columna que contiene
los elementos o grupos por los que deseamos realizar el subtotal de los valores de
las dems columnas.
A continuacin en la lista Usar funcin:, se seleccionar la funcin a utilizar con

los datos de la lista. Y por ltimo activaremos una o ms casillas en la lista Agre-
gar subtotal a:, para especificar las columnas que contienen los valores de los
que deseamos obtener el subtotal.
Las tres casillas de verificacin que contiene el cuadro de dilogo la primera,

Reemplazar subtotales actuales, reemplazan todos los subtotales de la lista
con los nuevos subtotales, la casilla Salto de pgina entre grupos inserta un
331
Excel 2007
salto de pgina automticamente despus de cada grupo de subtotales y la lti-

ma casilla, Resumen debajo de los datos, inserta las filas subtotales y total
general bajo los datos de detalle. En el caso de que queramos eliminar los subtotales
de la lista actual, bastar con hacer clic en la opcin Quitar todos.
332
Excel 2007
4. Rango de funciones
Independientemente de si se definen o no celdas o rangos con nombre en la hoja

de clculo, se puede utilizar el cuadro Nombre para buscarlos y seleccionarlos
rpidamente escribiendo sus nombres o referencias de celda. Tambin se puede
seleccionar celdas o rangos con o sin nombre mediante el comando Ir a.
Para seleccionar celdas y rangos con nombre, en primer lugar, debe definirlos en
la hoja de clculo. Para obtener ms informacin sobre cmo definir nombres de
referencias de celda o rangos en la hoja de clculo, vea Definir rangos con nom-
bre o referencias de celda.
Seleccionar celdas o rangos utilizando el cuadro nombre
En el Cuadro de nombres, ubicado en el extremo izquierdo de la barra de fr-

mulas, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para seleccionar una celda o un rango con nombre, escriba su nombre y, a conti-
nuacin, haga clic en el nombre que desee utilizar.
Para poder seleccionar dos o ms referencias de celda o rangos, haga clic en la

flecha situada junto al cuadro Nombre y, a continuacin, haga clic en el nombre
de la primera referencia de celda o rango que desee seleccionar. A continuacin,
mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en los nombres de otras
celdas o rangos en el cuadro Nombre.
333
Excel 2007
Para seleccionar una referencia de celda o un rango sin nombre, escriba la refe-
rencia de celda o el rango de las celdas que desea seleccionar y, a continuacin,
presione Enter.
Seleccionar celdas o rangos utilizando el comando Ir a.
Haga clic en Buscar y seleccionar del grupo Modificar, ficha Inicio, y en la lista
que aparece seleccionar Ir a.
Se abrir el cuadro de dilogo Ir a, y en la lista Ir a:, haremos clic en el nombre de

la celda o del rango que desee seleccionar, o bien, escribiremos la referencia de
celda en el cuadro Referencia.
334
Excel 2007
5. Funciones estadsticas
y matemticas
Ya conocemos una funcin matemtica, la funcin =SUMA. En este apartado, vere-

mos algunas de las funciones ms importantes. Empezaremos por las estadsticas.
Las Funciones Contar, Contara y Contar.blanco
=CONTAR(rango)
=CONTARA(rango)
Estas funciones cuentan el nmero de celdas de un rango. La funcin CONTAR,

cuenta slo los valores numricos, y la funcin CONTARA cuenta todas las celdas
del rango que no estn vacas. Como rango podremos utilizar la direccin de ste,
o el nombre que tenga asignado.
Ejemplos:
=CONTAR(C5:D7)
Cuenta las celdas con datos numricos del rango C5:D7.
=CONTARA(TOTALES;D8:E10)
Cuenta las celdas de los rangos Totales y D8:D10 que no estn vacas (en blanco),
ofreciendo la suma de los dos.
=CONTAR.BLANCO(rango)
335
Excel 2007
Esta funcin es complementaria a la funcin CONTARA(), ya que cuenta el nme-

ro de celdas vacas que haya en el rango seleccionado.
Ejemplo:
=CONTAR.BLANCO(TOTAL)
Cuenta las celdas vacas del rango Total.
La funcin promedio
=PROMEDIO(rango)
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos, los cuales pueden

ser nmeros, nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si el ran-
go introducido no contiene datos numricos, la funcin dar error de divisin por
cero (#!DIV/0!). La media aritmtica es el resultado de sumar varios valores y
dividirlos por el nmero de valores sumados. Las celdas vacas se consideran va-
lores cero (0).
Ejemplos:
Si tenemos el siguiente conjunto de valores:
10+17+12
=PROMEDIO(A1;B1;C1)= =13
3
336
Excel 2007
La funcin mnimo
=MIN(rango)
Obtiene el valor ms pequeo contenido en las celdas del rango especificado. En

este caso las celdas en blanco se ignoran.
Omite los valores lgicos y el texto.
Ejemplos:
=MIN(A1:E1)
Devuelve 15.
La funcin mximo
=MAX(rango)
Esta funcin es la contraria a la anterior, ya que devuelve el valor mximo del

rango seleccionado en este caso las celdas en blanco tambin se ignoran.
Ejemplos:
=MAX(A1:E1)
Devuelve 29
337
Excel 2007
A continuacin, pasaremos a ver las funciones matemticas.
La funcin aleatorio
=ALEATORIO()
Esta funcin devuelve un nmero aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1,
distribuido uniformemente.
Ejemplos:
=ALEATORIO()
Devuelve un nmero entre 0 y 1.
=ALEATORIO()*50
=ALEATORIO()*50+10
La funcin valor absoluto
=ABS(nmero)
Devuelve el valor absoluto de un nmero. El valor absoluto se puede considerar

como la conversin de un nmero de negativo a positivo y en el caso de que ste
338
Excel 2007
fuera positivo, se queda como est. Los parmetros de esta funcin pueden ser
nmeros o referencias a una sola celda.
Ejemplos:
=ABS(2)
Valor absoluto de 2 (2).
=ABS(C12)
Devuelve18 (si el dato de la celda C12 es18 o el -18).
La funcin parte entera
=ENTERO(nmero)
Esta funcin redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
(nmero); es el nmero real que desea redondear al entero inferior ms prximo.
Ejemplos:
=ENTERO(12,999)
Redondea 12,999 a un valor inferior (12).
=ENTERO(12,001)
Redondea 12,001 a un valor inferior (12).
339
Excel 2007
En el caso de que la celda A1 contenga el dato -11,26
=ENTERO(A1)
Devuelve -12
La funcin Pi
=PI()
Esta funcin devuelve el valor Pi (3,141592.) con una exactitud de 15 dgitos.
Ejemplo:
=4*PI()*5 Devuelve 4*(3,14159265..)*5 = 62,83185307
La funcin raz cuadrada
=RAIZ(nmero)
Esta funcin calcula la raz cuadrada de un nmero, o del dato de la celda selec-
cionada. Dicho nmero o valor debe ser positivo, y en caso contrario, hay que
utilizar la funcin = ABS.
340
Excel 2007
Ejemplos:
=RAIZ(16)
Devuelve 4
En el caso de que la celda A1 contuviese el valor -400
=RAIZ(A!)
Devolvera #!NUM! por tratarse de un nmero negativo.
Anidando ambas funciones:
=RAIZ(ABS(A1))
Devuelve 20
La funcin redondear
=REDONDEAR(nmero;decimales)
Esta funcin redondea un nmero al nmero de decimales especificado. Ambos

parmetros, nmero y decimales pueden ser nmeros o la direccin de una celda.
Ejemplos:
=REDONDEAR(17,2654;1)
Devuelve 17,3
=REDONDEAR(17,2337;2)
Devuelve 17,23
341
Excel 2007
Si A1 = 25,66 y B1 = 1
=REDONDEAR(A1;B1)
Devuelve 25,7
=REDONDEAR(A1;0)
Devuelve 26
La funcin residuo
=RESIDUO(x;y)
Esta funcin proporciona el residuo despus de dividir un nmero por un divisor.

Cualquiera de estos parmetros puede ser la direccin de una celda, en cuyo caso
se calculara con el valor de dicha celda.
Ejemplos:
=RESIDUO(10;3)
Devuelve 1
Si A1 =253 y B1 = 4
RESIDUO(A1;B1)
Devuelve 1
342
Excel 2007
La funcin coseno
=COS(nmero)
Esta funcin devuelve el coseno de un ngulo. El dato puede ser un valor constan-
te o la direccin de una celda, en cuyo caso se le calculara el Coseno al valor de
dicha celda.
Ejemplos:
=COS(4)
Devuelve -0,653643621
Si A1= 10
COS(A1)
Devuelve -0,83907153
343
Excel 2007
La funcin seno
=SENO(nmero)
Esta funcin devuelve el seno de un ngulo. El dato puede ser un valor constante
o la direccin de una celda, en cuyo caso se le calculara el Seno al valor de dicha
celda.
Ejemplos:
=SENO(40)
Devuelve 0,74511316
Si D5= 33
SENO(D5)
Devuelve 0,99991186
La funcin Mmximo Comn Divisor
=M.C.D
Esta funcin devuelve el Mximo Comn Divisor de la lista de nmeros especifica-

da. Se pueden incluir tantos nmeros o referencias a celdas como deseemos se-
parndolos por punto y coma (;) entre parntesis. El mximo comn divisor es el
mayor nmero entero por el cual x e y son divisibles sin dejar residuo.
344
Excel 2007
Ejemplos:
=M.C.D(5; 2)
Devuelve el valor1
Si D5= 24 y A2 = 36
=M.C.D(D5; A2)
Devuelve 12
La funcin Mnimo Comn Mltiplo
=M.C.M
Esta funcin devuelve el Mnimo Comn Mltiplo de la lista de nmeros especifi-

cada. Se pueden incluir tantos nmeros o referencias a celdas como deseemos
separndolos por punto y coma (;) entre parntesis.
El mnimo comn mltiplo es el menor entero positivo mltiplo de todos los argu-
mentos enteros. EL M.C.M lo usaremos para sumar fracciones con distintos deno-
minadores.
Ejemplos:
=M.C.M(5; 2)
Devuelve el valor 10
345
Excel 2007
Si D5= 24 y A2 = 36
=M.C.M(D5; A2)
Devuelve 72
La funcin producto
=PRODUCTO(rango,x,..)
Esta funcin multiplica todos los nmeros especificados como argumentos.
Ejemplos:
Si el rango de celdas A2:C2 contienen 15, 10 y 30:
PRODUCTO(A2:C2) es igual a 4.500
346
Excel 2007
La funcin signo
=SIGNO(nmero)
Esta funcin devuelve el signo del nmero especificado. Si el nmero es negativo,

devuelve -1; si es cero, devuelve 0; y si es positivo, devuelve1.
Ejemplos:
=SIGNO(10)
Devuelve 1
=SIGNO(4-4)
Devuelve 0
=SIGNO(-0,00001)
Devuelve -1
347
Excel 2007
6. Funciones financieras
En este apartado veremos todas aquellas funciones que nos permitirn resolver
problemas de economa de empresa.
La funcin pago
=PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Esta funcin calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en

una tasa de inters constante.
A continuacin se muestran los parmetros que componen esta funcin:
348
Excel 2007
Tasa: este parmetro indica la Tasa de inters del prstamo.
Nper: mediante este parmetro indicaremos el Nmero total de pagos del

prstamo.
Va: este parmetro indica el Valor actual o lo que vale en la actualidad la

cantidad total de una serie de pagos futuros.
Vf: este parmetro indica el saldo en efectivo que deseamos lograr despus
de efectuar el ltimo pago. Si este argumento se omite, se asume que el
valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0).
Tipo: este parmetro indica el vencimiento de pagos, slo puede tomar los
valores 0 (cero) 1. El significado de cada valor se muestra a continuacin:
Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del perodo
1 Al inicio del perodo
Ejemplos:
Por ejemplo, para calcular la cantidad que debe pagarse por un crdito de 6.000
Euros a un inters constante del 8%, durante 2 aos, deberamos emplear la
funcin PAGO de la siguiente forma:
=PAGO(8%/12;2*12;6000)
8%, tasa de inters anual.
6.000, cantidad a ahorrar en dos aos.
2, aos de ahorro previstos.
Observamos que el inters se ha dividido entre 12 ya que stos son los pagos que
se van a realizar anualmente y, por el mismo motivo, el nmero total de periodos
se han calculado multiplicando el nmero de aos por los periodos que se paga-
rn cada ao.
349
Excel 2007
La funcin pago principal
=PAGOPRIN(tasa;nper;va;vf;tipo)
Esta funcin devuelve el pago del capital de una inversin determinada, basndo-
se en pagos constantes y peridicos y una tasa de inters constante. Los argumen-
tos de esta funcin son idnticos a los de la funcin anterior y en este caso tam-
bin pueden ser numricos, direcciones de celda u otras funciones o frmulas.
Ejemplo:
Se pide un prstamo a un Banco para comprar un coche, y queremos saber qu

cantidad pagamos de principal en el octavo perodo. El inters es del 18% anual.
El nmero total de perodos es 5 aos (60 perodos mensuales). El valor futuro es
la suma del principal que se paga en cada perodo o lo que es lo mismo, lo que se
pidi al Banco como prstamo que es 5.709 Euros. Para poner en prctica esta
funcin sera as:
=PAGOPRIN(18%/12;8;5*12,5709) = -65,85 Euros.
En este caso, el tipo de inters y el perodo vena especificado en meses. Como se

queran calcular los pagos mensuales, se ha tenido que dividir el porcentaje entre
12, y multiplicar los aos tambin por 12.
350
Excel 2007
La funcin tasa
=TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
Esta funcin nos permite calcular la tasa (inters) de un crdito determinado. Tasa
se calcula por iteracin y puede tener cero o ms soluciones. Si los resultados
sucesivos de Tasa no convergen dentro de 0,0000001 despus de 20 iteraciones,
Tasa devuelve el valor de error #NUM!.
El valor de la tasa ser devuelta en % y estar referida al periodo indicado de

pagos; si el nmero de periodos lo expresa en mensualidades, la tasa tambin
ser mensual. Como podemos observar los nicos parmetros que cambian a las
funciones anteriores son los dos primeros:
Nper: este parmetro representa el nmero total de perodos de pago en

una anualidad.
Pago: este parmetro representa el pago que se efecta en cada perodo y

que no puede cambiar durante la vida de la anualidad. Generalmente el
argumento pago incluye el capital y el inters, pero no incluye ningn otro
arancel o impuesto. Si se omite el argumento pago, deber incluirse el
argumento vf.
Va: es el valor actual, es decir, el valor total que tiene actualmente una serie
de pagos futuros.
Vf: es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de

efectuar el ltimo pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0.
Tipo: es el nmero 0 1 e indica cundo vencen los pagos.
351
Excel 2007
La funcin Depreciacin
=DDB(costo;valor-residual;vida;perodo;factor)
Calcula la depreciacin de un bien empleando el mtodo de balance de doble

declinacin, segn el cual, el valor de la depreciacin anual es un porcentaje
constante del valor del bien en cuestin, que va disminuyendo. Es decir, cada ao,
el valor del bien ser el valor del bien en el ao anterior menos lo que se ha
depreciado ese ao.
El significado de cada parmetro es el siguiente:
Costo: Este parmetro representa el valor inicial del bien.
Valor_residual: Este parmetro representa el valor al final de la deprecia-

cin (a veces denominado valor residual del bien).
Vida: Mediante este parmetro debemos indicar el nmero de perodos

durante los cuales se deprecia el bien (a veces denominado vida til del
bien).
Perodo: Mediante este parmetro indicaremos el perodo para el que se

desea calcular la depreciacin. Debe usar los mismos valores que el argu-
mento vida.
Factor: Este ltimo parmetro es la tasa de declinacin del saldo. Si el

factor se pasa por alto, se supondr que es 2 (el mtodo de depreciacin
por doble disminucin del saldo).
Supongamos que un bien se deprecia al 10% cada ao. El valor del bien disminui-
r cada ao en un 10%.
VALOR % DEPREC
AO 1 300.000 10 30.000
AO 2 270.000 10 27.000
AO 3 243.000 10 24.300
352
Excel 2007
De este modo, la depreciacin ser mayor los primeros aos. Dejar de calcularse
cuando el valor del bien alcance el valor residual especificado.
Ejemplo:
Una mquina, que cost 150,25 Euros tiene una vida til de 10 aos, al cabo de
los cuales tendr un valor (residual) de 60,10 Euros Cul ser la depreciacin
para el tercer ao?
=DDB(150,25;60,10;10;3) = 19,23 Euros.
La funcin Depreciacin Lineal
=SLN(coste;valor-residual;vida)
Esta funcin calcula la depreciacin lineal de un bien, segn la cual, el coste de

depreciacin es constante para cada ao, asumiendo que un artculo con una
vida til de N aos, perder 1/N de su valor cada ao.
Ejemplo:
Una mquina, que cost 1700 Euros tiene una vida de 13 aos, al cabo de los
cuales tendr un valor de 1177 Euros. Cunto se depreciar la mquina cada
ao?
=SLN(1700;1177;13) = 40,23 Euros.
La funcin valor actual
=VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Esta funcin calcula el valor actual de una serie de pagos invertidos con una tasa
de inters fija, que se producen a intervalos regulares durante un perodo de
tiempo tambin fijo.
353
Excel 2007
Los parmetros de los que est compuesta esta funcin se muestran a continuacin:
Tasa: este parmetro representa la tasa de inters por perodo.
Nper: este parmetro indica el nmero total de perodos en una anualidad.
Pago: mediante este parmetro podremos indicar el pago que se efecta

en cada perodo y que no cambia durante la vida de la anualidad. Si se
omite el argumento pago, deber incluirse el argumento vf.
Vf : este parmetro indica el valor futuro o el saldo en efectivo que desea

lograr despus de efectuar el ltimo pago. Si se omite el argumento vf,
deber incluirse el argumento pago.
Tipo: este parmetro indica el nmero 0 1 e indica el vencimiento de los

pagos.
Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del perodo
1 Al inicio del perodo
Ejemplo:
Para pagar un coche nos ofrecen 2 alternativas: Realizar 24 pagos de 300,51

Euros cada uno, con un inters del 13,5%, o realizar 28 pagos, de 279,47 Euros
cada uno, con un inters del 13,25%. Cul de estas formas de pago nos interesa
ms?.
= VA(0,135;24;300,51) = -2119,43 Euros.
= VA(0,1325;28;279,47) = -2044,49 Euros.
Utilizando la segunda forma pagaremos menos dinero.
354
Excel 2007
7. La funcin euroconvert
EUROCONVERT(nmero;origen;destino)
Una funcin importante es la funcin EUROCONVERT, que permite convertir una

cantidad econmica, expresada en la moneda oficial de un pas perteneciente a
la Unin Europea, a euros, y viceversa. Los factores de conversin utilizados por el
programa son los fijados por la UE
La sintaxis mostrada arriba, es la ms sencilla de esta funcin donde:
El parmetro Nmero es el valor de la moneda que se desea convertir.
Origen el cdigo ISO de la moderna en la que est expresada la cantidad

econmica indicada en Nmero; debe escribirse entre caracteres dobles
comillas.
Destino es el cdigo ISO de la moneda a la que queremos convertir la canti-

dad econmica; debe escribirse entre caracteres dobles comillas tambin.
355
Excel 2007
Los cdigos ISO correspondientes a las monedas que han adoptado el euro se
muestran en la siguiente tabla:
Pas Unidad bsica de moneda Cdigo ISO

Blgica franco BEF
Luxemburgo marco alemn LUF
Alemania marco alemn DEM
Espaa peseta ESP
Francia franco FRF
Irlanda libra IEP
Italia lira ITL
Pases Bajos florn NLG
Austria cheln ATS
Portugal escudo PTE
Finlandia marco finlands FIM
Grecia dracma GRD
Eslovenia tolar SIT
Estados que han adoptado el euro EUR
Ejemplo:
Para ver lo sencillo que es utilizar esta funcin, nos remitiremos al siguiente ejemplo:
=EUROCONVERT(A1;B1;C1)
A1: 1.2
B1:DEM
C1:EUR
356
Excel 2007
8. Funciones de informacin
Las funciones de informacin examinan una condicin determinada, presentando

en pantalla el mensaje VERDADERO cuando es verdadera, y FALSO cuando es
falsa.
La Funcin de verificacin de cadenas
=ESTEXTO(valor)
Esta funcin es verdadera cuando el parmetro valor es un texto. Valor puede ser
una referencia a una celda o un texto o nmero entre comillas.
Ejemplos:
Si A1 contiene UNO
=ESTEXTO(A1)
Devuelve VERDADERO.
=ESTEXTO(Valor)
Devuelve FALSO.
357
Excel 2007
La funcin de verificacin de errores
=ESERR(valor)
Si el parmetro valor es una expresin errnea, devolver VERDADERO, en caso

contrario, devolver FALSO. El argumento Valor puede ser una referencia a una
celda o un dato de formato General.
Ejemplos:
=ESERR(12+57) = FALSO
=ESERR(12/0) = VERDADERO
La funcin de verificacin del valor numrico
=ESNUMERO(valor)
Si el argumento tiene formato numrico, devuelve el valor VERDADERO. En caso

contrario, el resultado es FALSO.
Ejemplos:
Si A1 = 123 y B1 = CIENTO VEINTITRES
=ESNUMERO(A1) = VERDADERO y =ESNUMERO(B1) = FALSO
358
Excel 2007
1. Inserte manualmente en la celda A2 la siguiente frmula: = C1*(A1+A3)/

2 donde C1 = 4, A1 = 10 y A3 = 40.
2. Indique el orden de prioridad de los operadores de Excel.
1. Negacin.
2. Porcentaje.
3. Exponenciacin.
4. Multiplicacin y divisin.
5. Suma y Resta.
6. Unin de texto.
7. Comparacin.
3. Calcule sin la ayuda de Excel el resultado de la siguiente frmula: =30+1*33-

4/6 en la celda A1.
4. Calcule la siguiente frmula mediante la barra de frmulas:

=4*SUMA(37,8,1000) en la celda A2. Observe que sabremos de antemano
el resultado de la funcin suma y el resultado de la frmula completa.
359
Excel 2007
5. Calcule a travs del botn Insertar funcin, la multiplicacin de la celda

A1*A2
6. Indique qu significado tienen los siguientes errores:
El Error ##### ........................................................................
El Error #DIV/0! .......................................................................
El Error #N/A ............................................................................
El Error #NUM! ........................................................................
El Error #REF! ..........................................................................
7. Haga una tabla que refleje la raz cuadrada de los nmeros 10 y 12, y de 3
nmeros enteros comprendidos entre 1 y 10 que debe proporcionar el pro-
pio ordenador. Observe la siguiente tabla:
Los smbolos N1, N2 y N3 indican los tres nmeros comprendidos entre

1 y 10 que debe proporcionar el propio ordenador.
360
Excel 2007
8. Para pagar una deuda nos ofrecen las siguientes alternativas:
Realizar 22 pagos de72,12 cada uno al 6%.
Realizar 15 pagos de 81,14 cada uno al 5%.
Realizar 10 pagos de 108,18 cada uno al 4%.
Calcular con cul de ellos terminaremos pagando menos dinero.
361
Frmulas y
funciones II
unidad
didctica2.4
Excel 2007
Frmulas y funciones II
1. Funciones de
fecha y hora
Continuamos con las funciones. En este tema comenzaremos viendo las funciones
de fecha y hora. Como recordar del tema anterior, para acceder a las funciones,
puede ayudarse del comando Insertar funcin del grupo Biblioteca de funcio-
nes, ficha Frmulas, y aqu seleccionar la categora que corresponda, en este caso
de Fecha y Hora.
Tambin se puede seleccionar Fecha y Hora al pulsar en el comando Fecha y Hora.

Este comando se encuentra en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Frmulas.
La Funcin Ahora
=AHORA()
Esta funcin devuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora.
Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que se pue-
dan utilizar en clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900
365
Excel 2007
es el nmero de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie

39448, porque es 39.448 das posterior al 1 de enero de 1900.
En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador decimal represen-
tan la hora; los nmeros a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el
nmero de serie 0,5 representa la hora 12:00 del medioda.
La funcin AHORA solamente cambia cuando se realiza un clculo en la hoja de clculo

o cuando una macro que contiene la funcin. No se actualiza constantemente.
Para llegar a los formatos de tiempo se recurrir al comando Formato de celdas del
grupo Celdas, ficha Inicio, y en la lista que aparece seleccionar Formato de celdas
En la ficha Nmero se elegir la categora de Fecha o la categora de Hora, y a

continuacin uno de los formatos disponibles en la lista Tipo.
366
Excel 2007
Observe que Excel nos muestra todos los formatos disponibles para la fecha con el
ejemplo de fecha 14 de marzo de 2001.
De la misma forma, Excel nos ofrece los formatos disponibles para la hora con el
ejemplo de hora 13:30:55, de modo que podamos ver directamente en la lista la
forma en que queda escrita para cada formato.
Tambin Excel proporciona formatos de fecha/hora conjuntamente en ambas ca-

tegoras como por ejemplo: 14:3:01 1:30 PM 14:3:01 13:30 PM. Recuerde que
en el cuadro Muestra estar viendo usted el contenido de la celda activa con el
formato elegido en la lista Tipo. Otra posibilidad es aplicar los formatos de fecha
y hora disponibles en la categora Personalizada, algunos coincidentes con los
367
Excel 2007
listados en la categora Fecha. Excel nos ofrece los siguientes formatos de fecha
en la categora Personalizada:
Formato Resultado
dd/mm/aaaa 12/02/2007
dd-mmm-aa 12-feb-07
dd-mmm 12-feb
mmm-aa feb-07
Excel nos ofrece los siguientes formatos de hora en la categora Personalizada:
368
Excel 2007
Formato Resultado
h:mm:ss 14:05:06
h:mm 14:05
h:mm:ss AM/PM 2:05:06 PM
h:mm AM/PM 2:05 PM
mm:ss 05:06
mm:ss,0 05:06,0
Tambin hay formatos para la fecha/hora
Formato Resultado
dd/mm/aaaa h:mm 08/08/2007 22:39
La Funcin Conversin de Fecha
=FECHA(AO;MES,DIA)
Devuelve el nmero de serie secuencial que representa una fecha determinada.

Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr
formato de fecha.
Ejemplo:
=FECHA(07;8;20)
Devuelve el valor 20/08/2007
Si algunos de los parmetros sobrepasan el rango de valores reales que pueden

tomar, esto es, el MES debe estar entre el 1 y el 12, o el DIA entre el 1 y el 28/30/
31 segn el caso, Excel no devolver un error, ya que sigue contando desde el
principio. Por ejemplo la frmula:
=FECHA(06,13,1
Devuelve el valor 01/01/2007
369
Excel 2007
Como ver Excel no da un error a pesar de que un ao no puede tener 13 meses,

si no que interpreta que el mes nmero 13 es el mes de enero del ao siguiente.
Una situacin anloga puede darse con los das.
La Funcin Conversin de Hora
=NSHORA(HORA;MINUTO;SEGUNDO)
Devuelve el nmero decimal de una hora determinada. Si el formato de celda era

General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha.
Ejemplo:
=NSHORA(13;34;5)
Devuelve el valor 1:34 P.M.
Al igual que con la funcin anterior, la hora deber estar entre 0 y 23, y los
minutos y segundos entre 0 y 59.
Si sobrepasamos el valor mximo de alguno de los argumentos, Excel seguir

contando con lo que incrementar automticamente la hora.
Por ejemplo la frmula:
=NSHORA(13;61;6)
Devuelve el valor 2:01 P.M.
Observe que Excel interpreta el minuto 61 como el minuto 1 de la siguiente hora

(en este caso las 14 2 P.M.).
Tambin se puede dar el caso que introduzcamos un parmetro negativo, enton-

ces Excel decrementar automticamente la hora.
Ejemplo:
=NSHORA(1;-1;6)
Devuelve el valor 12:59 A.M.
370
Excel 2007
La funcin valor de fecha
=FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Esta funcin convierte una fecha escrita entre comillas como parmetro de entra-
da, en un nmero que representa dicha fecha.
Ejemplo:
=FECHANUMERO(12/2/99)
Este valor se puede formatear utilizando cualquiera de los formatos de fecha vis-
tos anteriormente.
La Funcin Valor de Hora
=HORANUMERO(texto_de_hora)
Convierte una hora de texto en un nmero de serie de Excel para una hora, un
nmero de 0 (12:00:00 a.m) a 0.999988426 (11:59:59 p.m). Da formato al n-
mero en un formato de hora despus de introducir la frmula.
Ejemplo:
=HORANUMERO(9:26:3)
Devuelve el valor 0,39309028
A su vez el valor devuelto puede formatearse para que aparezca la fecha en un

determinado formato como se explic en la funcin AHORA().
371
Excel 2007
La Funcin Da
=DIA(num_de_serie)
Devuelve el da del mes (un nmero de 1 a 31).
Num_de_serie, es la fecha del da que intenta buscar. Las fechas deben

especificarse utilizando la funcin Fecha o como resultado de otras frmulas o
funciones.
Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que se pue-
dan utilizar en clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900
es el nmero de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie
39448, porque es 39.448 das posterior al 1 de enero de 1900.
Los valores que devuelven las funciones Ao, Mes y Da sern valores gregorianos
independientemente del formato de presentacin del valor de fecha suministra-
do. Por ejemplo, si el formato de presentacin de la fecha suministrada es Hijri,
los valores devueltos para las funciones Ao, Mes y Da sern valores asociados
con la fecha gregoriana equivalente.
Ejemplo:
=DIA(36053)
=DIA(23/9/98)
372
Excel 2007
La Funcin Mes
=MES(num_de_serie)
Esta funcin nos ofrece el nmero de mes (1-12) de la fecha especificada en el

argumento num_de_serie. La entrada num_de serie puede estar escrita como
nmero de serie o como cadena de texto en cualquier formato de los disponibles.
En el caso de cadena debe estar entre comillas.
Ejemplo:
= MES(15-Sep)
Devuelve el valor 9
= MES(36688)
Devuelve el valor 6
La Funcin Ao
=AO(num_de_serie)
Convierte un nmero que representa una fecha en un ao. El argumento

num_de_serie puede estar escrito como nmero de serie o como texto en cual-
quiera de los formatos de fecha vistos. Al igual que antes si est como cadena de
texto, deber ir entre comillas.
Ejemplo:
=AO(15/9/98)
=AO(35053)
373
Excel 2007
La Funcin Segundos
=SEGUNDO(num_de_serie)
Extrae el nmero de segundo (0-59) correspondiente al nmero de fecha y hora

representado en el argumento num_de_serie. ste puede estar escrito bien como
nmero o como cadena de texto en formato de tiempo pero en este ltimo caso
deber ir entre comillas.
Ejemplo:
=SEGUNDO(0,52871)
=SEGUNDO(21:2:1)
Devuelve el valor 1
La Funcin Minutos
=MINUTO(num_de_serie)
Nos devuelve el nmero de minuto (1-59) de la fecha/hora representada por el

nmero de serie. El argumento puede tambin estar representado en cualquier
formato de hora.
Ejemplo:
=MINUTO(0,618758)
=MINUTO(4:12:45)
374
Excel 2007
La Funcin Hora
=HORA(num_de_serie)
Convierte un nmero de serie al nmero de hora correspondiente (0-23).
Ejemplo:
=HORA(0,237848)
Devuelve el valor 5
=HORA(14:31:6)
La Funcin Da de Semana
=DIASEM(num_de_serie;tipo)
Esta funcin nos extrae del nmero de serie especificado, el da de la semana

correspondiente a la fecha dada. El primer argumento puede estar escrito en
cualquier formato de fecha como cadena de texto pero en este caso debe ir entre
comillas.
El segundo argumento determina el tipo del valor devuelto:
Tipo Valor devuelto

1 devuelve del 1 a 7 representando de domingo a sbado
2 devuelve del 1 a 7 representando de lunes a domingo
3 devuelve del 0 a 6 representando lunes a domingo
375
Excel 2007
Ejemplo:
=DIASEM(35687)
Devuelve el valor 1 (la fecha es un domingo
y tipo se ha omitido que es lo mismo que poner tipo=1)
=DIASEM(3568;2)
Devuelve el valor 7
(la fecha es un domingo y tipo vale 2)
=DIASEM(26/11/99;3)
Devuelve el valor 4
(la fecha es un viernes y tipo vale 3)
376
Excel 2007
2. Funciones de texto
En este prrafo vamos a estudiar las funciones para la manipulacin de las cade-
nas de texto. Se entiende por cadena de texto a una secuencia de caracteres
alfanumricos, por ejemplo COCHE, 68000MC, 25-NOV-99, etc.
Las funciones de cadena resultan necesarias para trabajar con datos basados en
nombres o cadenas de texto.
La Funcin Encontrar y Hallar
=ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;num_inicial)
=HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;num_inicial)
Las funciones ENCONTRAR y HALLAR devuelven la posicin inicial de una cadena

de texto dentro de otra cadena de texto, empezando desde el nmero inicial. Si se
omite el nmero inicial, Excel supone que es el 1.
En caso de encontrar la cadena texto_buscado dentro de la cadena

dentro_del_texto, el resultado devuelto ser el nmero de carcter en el que em-
pieza. En caso contrario, es decir, si no se encuentra la cadena buscada, dar un
error #VALOR!.
La diferencia entre ambas est en que la primera funcin (Encontrar) diferencia

las maysculas de la minsculas y la segunda funcin no las diferencia.
Ejemplo: supongamos que la celda A1 contiene la cadena de texto Lpez, Juana.
377
Excel 2007
=ENCONTRAR(C;ABCDE)
Devuelve 3 ya que C es el tercer
carcter de la cadena ABCDE
=ENCONTRAR(A;A1)
Devuelve 1 ya que Juan
empieza en la octava posicin
=ENCONTRAR(N;A1;8)
Devuelve #VALOR! ya que el carcter N no se encuentra
en la cadena Lpez, Juana a partir de la octava posicin
=HALLAR(N;A1;2)
Devuelve 11
=HALLAR(juan;A1)
Devuelve 8 pues no se
distingue entre Juan y juan
La Conversin Nmero a Carcter
=DECIMAL(nmero;decimales)
Esta funcin redondea un nmero al nmero especificado de decimales y devuel-

ve el resultado como texto con o sin comas.
Ejemplo: Supongamos que la celda A1 contiene el valor numrico: 232,344.
=DECIMAL(523,846;2)
Devuelve la cadena 523,85.
=DECIMALES(A1;2)
Devuelve la cadena 232,34
378
Excel 2007
La Conversin Cdigo ANSI a Carcter
=CARACTER(nmero)
Nos devuelve el carcter correspondiente al nmero segn el cdigo ANSI.
El cdigo ANSI es el sistema utilizado para codificar todos los caracteres (imprimibles o no).
Ejemplo:
=CARACTER(68)
Devuelve el carcter D
=CARACTER(38)
Devuelve el carcter &
La Conversin Carcter a Cdigo ANSI
=CODIGO(texto)
Convierte el primer carcter de la cadena texto al correspondiente cdigo ANSI.
Ejemplo:
=CODIGO(A)
Devuelve el Nmero 65
=CODIGO(CASA
Devuelve el nmero 67 que
corresponde al cdigo ANSI del carcter C.
379
Excel 2007
La Funcin Derecha e Izquierda
=DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
=IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Estas funciones extraen los caracteres situados ms a la derecha o ms a la iz-

quierda de la cadena texto respectivamente. Si nm_de_caracteres se omite, Excel
supone que es el valor 1.
Ejemplo:
=DERECHA(Fotolitografa)
Devuelve el carcter a
ya que el segundo argumento se ha omitido.
=IZQUIERDA(Ingeniera concurrente;5)
Devuelve la cadena Ingen
La Funcin Igualdad de Cadenas
=IGUAL(texto1;texto2)
Compara dos cadenas de caracteres, de modo que escribir en pantalla VERDA-

DERO si las dos cadenas son iguales o FALSO en caso contrario. La funcin IGUAL
hace distincin entre maysculas y minsculas.
Ejemplo: Suponga que la celda A1 contiene el texto Texto de prueba
=IGUAL(PEA;pEA)
Devuelve FALSO
=IGUAL(A1;Texto de prueba)
Devuelve VERDADERO
380
Excel 2007
La Funcin Longitud de la Cadena
=LARGO(texto)
Proporciona el nmero de caracteres de una cadena. Tenga en cuenta que los

espacios en blanco y los signos de puntuacin tambin cuentan.
Ejemplo: Suponga que la celda A1= VIERNES Y A2= FUNCIONES
=LARGO(A1)
Devuelve 7
=LARGO(A2)
Devuelve 9
=LARGO()
Devuelve 0
Conversin a Maysculas o Minsculas
=MAYUSC(texto)
=MINUSC(texto)
Las funciones MAYUSC y MINUSC convierten en maysculas o en minsculas res-

pectivamente una cadena de texto.
Ejemplo: Suponga que la celda A1 = martes y A2 =FEBrero
=MAYUSC(A1)
Devuelve la cadena MARTES
=MINUSC(A2)
Devuelve la cadena febrero
381
Excel 2007
La Funcin Extraccin de Cadena
=EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de caracteres especificado en nm_de_caracteres de la ca-

dena texto comenzando en la posicin indicada en posicin_inicial.
Ejemplo: Suponga que la celda A1 = TEXTO DE PRUEBA
=EXTRAE(A1;3;5)
Devuelve la cadena TO DE
=EXTRAE(A1;10;5)
Devuelve la cadena RUEBA
La Funcin Nompropio
=NOMPROPIO(texto)
Esta funcin convierte en mayscula la primera letra de cada palabra de la cade-

na, y el resto las pone en minsculas.
Ejemplo: Suponga que la celda A1 = TEXTO DE PRUEBA
=NOMPROPIO(A1)
Devuelve la cadena Texto De Prueba
382
Excel 2007
Repeticin de Cadenas
=REPETIR(texto;nm_de_veces)
Repite el texto un nmero determinado de veces. Use REPT para rellenar una
celda con el nmero de ocurrencias del texto en la cadena.
Ejemplo:
=REPETIR(EN;3)
Devuelve la cadena ENENEN
Supresin de Espacios en Blanco
=ESPACIOS(texto)
Elimina todos los espacios del texto, dejando slo los espacios individuales entre
palabras.
Ejemplo:
=ESPACIOS(" TEXTO DE PRUEBA ")

Devuelve la cadena TEXTO DE PRUEBA.
383
Excel 2007
Sustitucin de Cadenas
=SUSTITUIR
(texto;texto_original;nuevo_texto;nm_de ocurrencia)
=REEMPLAZAR
(texto_original;nm_inicial;nm_de caracteres;texto_nuevo)
La primera reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena. El ltimo
argumento indica el nmero de veces que se realizar la sustitucin en la cadena
original comenzando desde el principio de la misma.
La funcin Reemplazar, reemplaza parte de una cadena texto_original por

texto_nuevo, comenzando por el nmero de carcter nm_inicial.
El argumento nm_inicial junto con el argumento nm_caracteres determinan el

punto de inicio y la longitud de la cadena a reemplazar dentro del texto
texto_otiginal.
Por tanto utilizaremos la primera de ellas cuando deseemos reemplazar un texto

especfico, y la segunda cuando queramos reemplazar cualquier texto que apa-
rezca en una ubicacin especfica dentro de una cadena de texto.
Ejemplo:
=SUSTITUIR(Datos Costo;Costo;Ventas)
Devuelve Datos Ventas
=SUSTITUIR(CURSO WORD;WORD;EXCEL)
Devuelve CURSO EXCEL
=REEMPLAZAR(ABCDEFGHIJK;6;5;*)
Devuelve ABCDE*K
=REEMPLAZAR(1998;3;2;99")
Devuelve 1999
384
Excel 2007
Conversin de Carcter a Nmero
=VALOR(texto)
Esta funcin convierte un argumento de texto que representa un nmero en un

nmero.
El argumento texto puede tener cualquiera de los formatos de nmero constante,

fecha u hora. Si no tiene uno de estos formatos, Valor devuelve el valor de error
#VALOR!.
Por lo general, no es necesario utilizar la funcin Valor en las Frmulas, ya que

Excel convierte el texto en nmeros automticamente. Esta funcin se proporcio-
na por su compatibilidad con otros programas para hojas de clculo.
Ejemplo
Supongamos que la celda A1 contiene la cadena de texto 234
=VALOR(A1)-2
=VALOR((45))
Devuelve el valor numrico -45
Si el texto va entre parntesis, el resultado obtenido ser negativo.
La Funcin Concatenar Cadenas
=CONCATENAR(texto1;texto2;texto3;...)
Une varios elementos de texto en uno solamente. Son elementos de texto que se
unirn en un elemento de texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas
de texto, nmeros o referencias a celdas nicas.
385
Excel 2007
Tambin podemos usar el operador & en lugar de Concatenar para unir ele-
mentos de texto.
Ejemplo: Supongamos que la celda A1 contiene la cadena de texto TEXTO
=CONCATENAR(A1; DE ; PRUEBA )
Devuelve TEXTO DE PRUEBA
=CONCATENAR(12; de mayo de 1999")

Devuelve 12 de mayo de 1999
=A1 & DE PRUEBA

Devuelve TEXTO DE PRUEBA
386
Excel 2007
3. Funciones lgicas
Continuamos en este prrafo con las funciones lgicas. Para realizar alguna ac-
cin en funcin de ciertas condiciones utilizaremos las funciones lgicas.
Examen de Condiciones
=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si se evala como

Verdadero y otro valor si se evala como Falso.
Utilice la funcin SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Para la prueba_lgica podremos usar cualquiera de los siguientes operadores

lgicos de comparacin.
= igual
< menor
> mayor
<= menor o igual
>= mayor o igual
<> distinto
387
Excel 2007
Ejemplo
Suponga que A1 = 10 y A3 =15
SI (A1>A3;A1-A3;A1+A3)
En el ejemplo se ha ejecutado el comando valor_si_falso ya que la condicin es

falsa.
Ahora vamos a ver un ejemplo donde se utilicen referencia a celda y frmulas con
funciones.
Ejemplo
Supongamos que en la celda A1 = 54
Para que un nmero se convierta en texto, debemos poner delante del nmero
una comilla, es decir, 54.
= SI(ESTEXTO(A1);VALOR(A1)+10;A1+5)
Devuelve el valor numrico 64.
Observe en este caso que la condicin lgica ESTEXTO(A1) es verdadera, ya que

A1 contiene una cadena de texto. Por tanto se ejecuta el primer comando, es
decir, VALOR(A1)+10, con lo que el resultado ser el valor numrico de la cadena
54 ms 10, quedando el resultado final de 64 (54+10).
388
Excel 2007
Podemos adems anidar varias funciones SI. Observe el siguiente ejemplo.
Ejemplo:
=SI(A2<50;SI(B1>25;10;0);SI(C1<20;15;0))
Si A2 es menor que 50, entonces:
Si B1 es mayor que 25, el resultado es 10.
En caso contrario (B1 es menor o igual que 25), el resultado es 0
Si A2 no es menor que 50 (es decir, es mayor o igual que 50), entonces:
Si C1 es menor que 20, el resultado es 15.
En caso contrario (C1 no es menor que 20), el resultado es 0.
La Funcin Y
=Y(valor_lgico1;valor_lguico2;...)
Esta funcin comprueba si todos los argumentos son verdaderos, devuelve el va-
lor lgico VERDADERO si todos los argumentos son verdaderos, es decir, la fun-
cin Y devolver FALSO si uno o ms argumentos son FALSO.
Los resultados de unir dos o ms condiciones con la funcin Y son:
CONDICIN 1 CONDICIN 1 RESULTADO

Verdadero Verdadero Verdadero
Verdadero Falso Falso
Falso Verdadero Falso
Falso Falso Falso
389
Excel 2007
Ejemplo
Suponga que la celda A1= 15, B1=25, C1=35 y D1=45
=Y(A1>B1;C1<D1)
Devuelve FALSO
El resultado es falso ya que si se evala la primera condicin, se puede ver que es

falsa, por tanto el resultado ser falso independientemente del valor de la segun-
da condicin.
La Funcin O
=O(valor_lgico1;valor_lgico2;...)
La funcin O comprueba si alguno de los argumentos es Verdadero, y devuelve el

valor lgico Verdadero si uno o ms argumentos son Verdadero, es decir, el resul-
tado ser Falso si todas las condiciones son Falso.
Los resultados de unir dos o ms condiciones con la funcin O son:
CONDICIN 1 CONDICIN 1 RESULTADO

Verdadero Verdadero Verdadero
Verdadero Falso Verdadero
Falso Verdadero Verdadero
Falso Falso Falso
Ejemplo
Suponga que la celda A1= 15, B1=25, C1=35 y D1=45
=O(A1>B1;C1<D1)
Devuelve VERDADERO
390
Excel 2007
En este caso el resultado de las condiciones es verdadero, pues basta con que una
de ellas sea verdad (C1<D1).
La Funcin NO
=NO(valor_lgico)
Cambia Falso por Verdadero y Verdadero por Falso.
La funcin NO niega el valor_lgico, esto es, devuelve el valor FALSO si valor_lgico

vale VERDADERO,y si valor lgico es FALSO devuelve VERDADERO.
Ejemplo
Suponga que la celda A1 = 15 y B1 = 25
=NO(A1>B1)
Devuelve VERDADERO
En este caso, el resultado devuelto es VERDADERO ya que la condicin A1>B1 es

falsa.
391
Excel 2007
4. Funciones de bsqueda y
referencia
Esta funcin es utilizada para obtener informacin acerca de nuestra tabla.
Nmero de Columnas de un Rango
=COLUMNAS(matriz)
Devuelve el nmero de columnas en una matriz o referencia.
Ejemplo
Supongamos que GASTOS es el nombre del rango B2:G8.
Para poner el nombre al rango se deber introducir antes los datos a las celdas de
dicho rango y a continuacin, teniendo seleccionado el rango, se escribir el nombre
en el Cuadro de nombres.
=COLUMNAS(GASTOS)
Devuelve el valor 6.
392
Excel 2007
Nmero de Filas de un Rango
=FILAS(matriz)
Ofrece el nmero de filas de un rango continuo de celdas.
Ejemplo: Supongamos que GASTOS es el nombre del rango B2:G8.
=FILAS(GASTOS)
Devuelve el valor 1.
La Funcin Elegir
=ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...)
Utiliza el argumento nm_ndice para devolver un valor de una lista de argumen-

tos de valores. Se utilizar Elegir para seleccionar uno de los 254 valores posibles
a partir del rango del argumento ndice. Por ejemplo, si valor 1 a valor 7 son los
das de la semana, Elegir devuelve uno de los das cuando se utiliza un nmero
entre 1 y 7 como argumento nm_ndice.
Los argumentos de la lista de valores pueden ser, nmeros, texto, referencias,

nombres definidos o frmulas o funciones. El argumento ndice puede ser cual-
quier frmula o referencia que devuelva un valor numrico en el rango permitido.
Ejemplo:
Supongamos que A1=2
=ELEGIR(A1;Lunes;Martes;Miercoles;Jueves;Viernes)
Devuelve Martes
Si A1=1, B2=3 y B3=1
=ELEGIR(A1;SUMA(B2:B3);B2-1;B3-1)
Devuelve 4
393
Excel 2007
1. Nos dan los datos de 9 personas (nombre y apellido), y nos piden que
realicemos una tabla para:
Determinar el nmero de caracteres de cada uno de los datos de la

columna DATOS y la posicin del espacio en blanco.
Separar cada uno de los datos (nombre y apellido) en una columna

distinta.
Para ello, se aconseja realizar una tabla con las siguientes columnas.
En la columna DATOS se introducir el nombre y apellido de cada per-

sona.
En la columna POS. Espacio deber aparecer la posicin del espacio en

blanco que separa el nombre del apellido dentro del dato.
En la columna LONG. deber aparecer el nmero de caracteres del

dato.
En la columna NOMBRE deber aparecer el nombre de la persona con

la primera letra en mayscula y las dems en minscula.
En la columna APELLIDO deber aparecer igualmente el apellido de la

persona escrito slo con la primera letra en mayscula.
395
Excel 2007
2. En el siguiente ejercicio se nos dan una serie medidas de temperatura. Nos

piden que elaboremos una tabla para catalogar cada muestra como FRA,
CALIENTE o NORMAL. Para ello deberemos introducir una tabla con las
siguientes columnas:
En la columna Temperatura se listan 10 muestras de temperatura.
En la columna cdigo deber aparecer un nmero dependiendo del

valor de la muestra:
1 Si Temperatura<20
2 Si Temperatura >=20<=30
3 Si Temperatura >30
La columna Categora deber mostrar el tipo de temperatura depen-

diendo del cdigo:
FRA Si Cdigo = 1
NORMAL Si Cdigo = 2
CALIENTE Si Cdigo = 3
3. Guarde el documento con el nombre "Temperaturas".
396

Manual Powerpoint2007

Caricato da

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Introduccin a

Excel es un programa de hoja de clculo, es decir, un programa capaz de dar

Otra de sus aplicaciones fundamentales es la creacin de grficos a partir de los

Excel es, actualmente, la hoja de clculo ms utilizada del mercado. La versin

La unin de la ya tradicional potencia de este producto de Microsoft con la que

2. Entrar y salir del programa

El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro de l,

Tambin es posible, en funcin de cmo se haya configurado Windows en nuestro

El proceso contrario a la entrada en el programa ser la salida, es decir, llegar un

Para salir de Microsoft Excel podemos utilizar diferentes alternativas:

a. Seleccionar la opcin Salir de Excel del botn de Microsoft Office.

b. Utilizar el botn Cerrar de la ventana de Microsoft Excel .

c. Pulsando la combinacin de teclas Alt + F4.

Las partes de las que est compuesta la ventana se describen a continuacin:

La Barra de Ttulo, es la barra que se encuentra situada en la parte superior de

El botn Minimizar: haciendo clic sobre este botn, conseguiremos que la

El botn Maximizar: haciendo clic sobre este botn la ventana adquirir

El botn Cerrar: la utilidad de este botn es la de cerrar PowerPoint XP.

La Cinta de Opciones aparece debajo de la barra de ttulos, y muestra las opcio-

Si apunta a una palabra de la Cinta de opciones y hace clic, se desplegar la ficha

La Cinta de opciones est integrada por fichas para

Podr acceder al cuadro de dilogo de las opciones deseadas si bajo un grupo

Esto har que aparezca la ventana o cuadro de dilogo asociado al grupo

Tambin puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las

Con el fin de conocer el estado de las opciones seleccionadas en el men, as

Marca de verificacin: aparecen dentro de un recuadro donde se agrupan

Tringulos: este smbolo aparece al lado de algunos comandos de men e

Puntos suspensivos: cuando en un men se incluye un comando que va

La barra de herramientas de acceso rpido se encuentra en la parte superior

Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso

La Ventana del libro de trabajo u hoja es la zona donde se encuentran todas

El nombre de la celda que se encuentra seleccionada, se identificar en el Cua-

Una de las herramientas ms potentes de Excel es la utilizacin de frmulas. Para

Las Barras de desplazamiento nos permiten desplazarnos por la hoja de cl-

La Barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla, muestra en todo

El Portapapeles de Office se introdujo en la versin 2000 y rpidamente se

Este panel se activa cuando se corta o se copia ms de un

Las distintas opciones que nos muestra el Portapapeles son:

Mostrar automticamente el Portapapeles de Office.

Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces.

Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office.

Mostrar el icono de Portapapeles de Office en la barra de tareas.

Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar.

Cuando se abre el portapapeles, se puede seleccionar y pegar o eliminar un

Las filas se encuentran numeradas desde la primera (la nmero 1) hasta la

Las columnas se nombran mediante letras siguiendo el orden alfabtico de

Veamos un ejemplo de trabajo con direcciones:

Observamos que en la barra de frmulas aparece el dato =SUMA(B2;C3), que

Existe un modo especial de referirse a un grupo de celdas contiguas o no, refirin-

1. La celda superior izquierda del grupo.

2. La celda inferior derecha del grupo.

En este caso, para referirse al rango de celdas, escribir la direccin de la primera

Cuando se est tecleando algn dato en una celda (como ya se ha comentado),

Introducir: mediante este botn, el dato escrito en la barra de frmu-

Cancelar: mediante este botn podremos anular la introduccin o mo-

Ejercicios de repaso U.D. 1.1

1. Defina de forma breve el concepto de Hoja de clculo.

2. Enumere las formas posibles de entrar y salir a Excel de la que dispone.

3. Indique la funcionalidad de los botones Minimizar, Maximizar y Restaurar

4. Indique la diferencia entre las opciones de men que contienen un tringu-

5. Qu significa cuando una opcin del men va seguida de un tringulo?

6. Una de las peculiaridades de Excel es que los datos se encuentran englobados

7. Cmo podemos saber la coordenada de la celda?