SOFTWARE PARA CONTROL Y GESTION ORGANIZACIONAL

CRISTIAN FABIAN RICO ARCHILA

CRISTIAN EDILBERTO ROJAS
EDWAR SANCHEZ CUCUNUBA

UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y TECNOLGICA DE COLOMBIA

DISEO Y GESTIN DE SISTEMAS
CONTADURIA PBLICA
UPTC SECCIONAL SOGAMOSO
2017
SOFTWARE PARA CONTROL Y GESTION ORGANIZACIONAL

CRISTIAN FABIAN RICO ARCHILA

CRISTIAN EDILBERTO ROJAS
EDWAR SANCHEZ CUCUNUBA

PRESENTADO A:
LUIS GILBERTO ACEVEDO TORRES

UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y TECNOLGICA DE COLOMBIA

DISEO Y GESTIN DE SISTEMAS
CONTADURIA PBLICA
UPTC SECCIONAL SOGAMOSO
2017
 Introduccin

El control organizacional es una fase del proceso administrativo en la que se pone a

prueba la eficacia y el cumplimiento de la etapa de planeacin; los objetivos propuestos
y las metas previstas; existen diferentes mtodos de control organizacional que van
desde un simple manejo manual hasta la mecanizacin o sistematizacin del proceso;
con la creciente ampliacin y conquista de la tecnologa, al omisono el incremento del
control por parte del estado en temas de tributacin, manejo de dineros, cumpimiento de
nosramas ambietales, control de calidad, seguridad industrial, Normas Internacionales
de Contabilidad, Normas Internacionales de Informacion financiera y de aseguramiento
de la informacin, la constante presencia del estado con los organismos de control ha
provocado y generado en las empresas una preocupacin y conciencia de la importancia
que tiene un software que le permita de una manera fcil, eficaz, rpida, sencilla y
sistematizada el manejo de los procesos propios de u ente organizacional.

Los desarrolladosres de software han aprovechado esta oportunidad para ofrecerle al

mercado empresarial programas que le permitan sistematizar sus operaciones; el
presente trabajo permitir conocer que es un software para el control y gestin
organizacional, los tipos que existen, las ventajas y desventajas que ofrecen y las
caractersticas del mismo, a su vez, se mencionarn algunos de los programas actuales
del mercado empresariol.
 Objetivos

Objetivo General

Identificar los principales sistemas de informacin aplicados a las diferentes escenarios

del proceso administrativo en lo referente al control y gestin organizacional.

Objetivos especficos

Conocer superficialmente la fase de control organizacional.

Analizar e identificar qu tipo de software existen en la actualidad que ayudan
en la eficacia de la organizacin empresarial.
conocer que es ERP y cul es su importancia para las organizaciones
empresariales.
Reconocer la importancia de este tipo de herramientas ofimticas y su impacto
en el control organizacional.
Reconocer las caractersticas principales de una Sistema de control y gestin
organizacional.
Determinar el Conocimiento del XBRL o lenguaje extendido de Reportes
Financieros en las empresas.
 Software para el control y gestin organizacional

Antes de empezar a adentrarnos de un sistema operativo capaz de controlar, y/o auditar

la gestin organizacional es importante precedentemente conocer que es el control
organizacional y su importancia en el proceso administrativo; propio de nosotros los
profesionales de la Contadura.

La administracin comprende la coordinacin de hombres y recursos materiales hacia el

logro de objetivos mediante un sistema de informacin-decisin. El proceso
administrativo incluye planeacin, organizacin y control. La funcin de control es el
monitor del sistema, ya que "mantiene las cosas en lnea" y facilita la integracin de las
actividades. El control organizacional se encuentra entrelazado con la planeacin. La
cual proporciona un marco de referencia que es norma con la que trabaja el proceso de
control. Por otro lado, la retroalimentacin de la fase de control con frecuencia
identifica la necesidad de nuevos planes o por lo menos ajustes a los existentes.
Tpicamente, comportamiento individual y organizacional implican una secuencia
continua de ciclos de planeacin-implantacin-control. Los siguientes temas sern
considerados en este anlisis del control organizacional.

La palabra "control" tiene, varios significados y, ms especficamente, varios sentidos,

que son significativos para el anlisis de este captulo. Por ejemplo, significa:

1. Verificar.

2. Regular.

3. Comparar con un estndar.

4. Ejercer autoridad sobre (dirigir u ordenar),

5. Limitar o restringir.

Varias ideas se destacan aqu. El control es un medio importante para coordinar

actividades diversas hacia el logro del objetivo. La funcin de control regula la
produccin del sistema midiendo el desempeo real con el esperado. La funcin de
control tambin tiene que ver con los medios, as como con los fines. La
retroalimentacin continua acerca de cmo se lleva a cabo la actividad organizacional,
es importante para la estabilidad a largo plazo. Tanto la efectividad como la eficiencia
son importantes. Es decir, nosotros tenemos que ver si despus de todo la organizacin
trabaja (produccin) y qu tan bien son empleados los recursos (utilizacin de
insumos).

El concepto de homeostasis es an til. Las organizaciones tiene patrones de

comportamiento relativamente programados (procedimientos de operacin estndar),
los cuales dan estabilidad a travs del tiempo (sistemas de mantenimiento). Por otro
lado existen procesos para la realizacin de decisiones innovativas (sistemas
adaptativos) que mueven la organizacin a lo largo de su ciclo de vida, en respuesta a
los estmulos externos e internos. Existe un continuo de procesos de control
programable, desde los relativamente mecnicos hasta los en que se requiere la accin
consciente y deliberada de quienes toman decisiones. Los organismos y las
organizaciones no son estticos: cambian y se ajustan a travs del tiempo, exhibiendo, a
la vez. comportamiento orientado hacia objetivos, el proceso puede ser descrito mejor
como un equilibrio dinmico.

Retroalimentacin:

La retroalimentacin es un ingrediente esencial en cualquier proceso de control, ya que

proporciona la informacin para las decisiones que ajustan el sistema a travs del
tiempo, Un plan suministra el marco de referencia para la toma de decisiones integrada
a travs del tiempo. A medida que los planes se implantan, el sistema se rastrea o ajusta,
a fin de evaluar si el desempeo est de acuerdo con la meta y si los objetivos se estn
alcanzando. La retroalimentacin se obtiene usualmente en referencia tanto a los fines
buscados como a los medios proyectados para lograrlos. En los sistemas relativamente
cerrados, la retroalimentacin conlleva ajustes automticos de regulacin. En sistemas
relativamente abiertos, la retroalimentacin es recibida por seres humanos, quienes la
procesan y deciden la accin apropiada. Se pueden proyectar muchas clases de sistemas
de retroalimentacin para facilitar el control. El administrador puede desear un flujo
continuo de informacin para ajustar el sistema, o suponer que "sin noticias, buenas
noticias" y por lo tanto requerir informacin nicamente en situaciones excepcionales.
El tipo complejidad de la retroalimentacin requerida tambin dependen del grado de
interrelacin de los subsistemas organizacionales.

Elementos de control

Sin importar el tipo de control especfico en cuestin, existen cuatro elementos

comunes y fundamentales de todos los sistemas, de control, .los que estn involucrados
en todos los sistemas de control de organismos y organizaciones y se mantienen .vlidos
sin importar el grado de sofisticacin en los sistemas; es decir, su presencia no es en
funcin de la mecanizacin o de la computacin, sino se debe a que existe un continuo
de refinamiento del control, desde el interruptor simple cerrado-abierto (con un sujeto
que toma decisiones involucrado) hasta un sistema de control elaborado, con aire
acondicionado y en el que un programa de computadora responde no nicamente a los
cambios sino tambin al medio; pero igualmente a la sobrealimentacin respecto de la
velocidad de cambio. La mayora de los sistemas de control mecnico o electrnico
estn proyectados para simular al sujeto que toma decisiones.
Sistema Operativo Sensor

Ejecutor
Comparador

LOS ELEMENTOS BSICOS DE UN SISTEMA DE CONTROL a) una caracterstica

medible y controlable de la cual se conocen estndares; b)medio (dispositivo sensor) de
medicin de la caracterstica; c) medio de comparacin de los resultados reales, con los
estndares y evaluacin de las diferencias; d) medio para efectuar los cambios en el
sistema, con objeto de ajustar la caracterstica pertinente.
Control de circuito cerrado y abierto

El concepto de control de circuito cerrado y abierto depende de la presencia o ausencia

de retroalimentacin automtica. Los sistemas de circuito cerrado implican un sensor,
un comparador y un realizador que permite cambios en el sistema en la base del proceso
de control que est operando simultneamente con el desempeo del sistema mismo. El
ejemplo clsico del termostato es un sistema de circuito cerrado porque la
retroalimentacin del medio origina cambios en los componentes del sistema para
mantenerlo en equilibrio. El circuito cerrado no implica entradas de informacin del
exterior del sistema. Sin embargo, el sistema de calefaccin domstica se encuentra
cerrado nicamente en corto plazo. La intervencin humana se involucra en el ajuste del
termostato peridicamente de acuerdo con su impresin subjetiva del medio. Por lo
tanto, el sistema global es abierto, pero tenemos control de circuito cerrado una vez que
se ajusta el termostato.

Muchos sistemas organizacionales son de esta misma naturaleza. Pueden ser

considerados en un continuo desde relativamente cerrado hasta relativamente abierto.
En muchos casos, los sistemas mecnicos con circuitos cerrados permiten al sistema
desempearse automticamente a travs de largo tiempo. Muchos sistemas de control
basados en computadora son de tal naturaleza. Sin embargo, estos sistemas se apoyan
en programas proyectados, y el programa puede cambiarse si es necesario. As, a largo
plazo los sistemas altamente automatizados son tambin abiertos. La inclusin de
quienes toman decisiones en los sistemas de control como parte del circuito de
retroalimentacin, mueven al sistema hacia el extremo abierto del espectro. El
individuo est sujeto a muchas presiones externas y fuentes de informacin que trabajan
en determinada manera en el proceso de toma de decisiones. Es cierto, sin embargo, que
los sujetos que. toman, decisiones deben ser entrenados para reaccionar de alguna
manera bsicamente programada. As, los procedimientos estndares de operacin y los
hbitos tienden a cerrar el sistema.

Software de Gestin Organizacional

Un software de control y gestin empresarial, es un sistema de control y gesti de todas

las actividades ranto administrativas comomo operativas de una empresa, actualmente
existe softwares que permiten digitar y sistematizar toda la informacin de la empresa
arrojando resultados de manera nmediata para la toma de decisiones.

Objetivos de un software de gestin

Un software de gestin empresarial se constituye con el fin de ayudar a la gestin y

control de las empresas, debido a la necesidad de organizar sus actividades
administrativas y operativas para optimizar los recursos econmicos y fsicos,
consiguiendo optimizar los aspectos organizacionales.

Su objetivo es optimizar todos los procesos de la empresa, detectando procesos fuera de

control y ayudando al mejoramiento continuo de los procesos, es de all donde nace la
importancia de la implementacin de estas herramientas. La disponibilidad de la
informacin entre los departamentos de la empresa es otro de los objetivos de este tipo
de software, obteniendo la informacin de los responsables de cada proceso o actividad,
eliminando las llamadas y os envos de informes a reas o personas no implica.

Por software empresarial se entiende generalmente cualquier tipo de software que est
orientado a ayudar a una empresa a mejorar su productividad o a medirla.

El trmino engloba una amplia variedad de aplicaciones informticas que incluyen

desde programas de contabilidad y de ofimtica, hasta sistemas de planificacin de
recursos empresariales (erp), pasando por programas de gestin de clientes (crm), de
recursos humanos, etc.
el sistema es capaz de reproducir en el computador los procesos que originalmente se
llevaban manualmente, con un sistema engorroso y poco eficiente.

introduce mejoras sustanciales en lo que se refiere a la confiabilidad y rapidez de acceso

de la informacin, permitiendo reducir de esta forma los tiempos de manipulacin de
los datos por parte del personal del servicio, mejorando la atencin de los clientes,
introduciendo un efecto de seguridad y confianza debido a su interfaz orientadora y
amigable.

Con esto se permite encauzar el tiempo hacia otras actividades que favorezcan el
aumento de la productividad y que apunten a un mayor crecimiento del servicio.

La interfaz de sistema posee varios puntos notables tanto en su forma como en su

desempeo; la definicin de colores para cada una de sus funciones, el sistema de
ayuda, el manejo de los mens mediante los cuadro de seleccin y bsqueda, su
calendario real, la posibilidad de acceder a los clientes tanto como a los profesionales
mediante sus nombres, apellidos o cdigos y obtener la informacin de las
intervenciones en forma rpida sin disminuir su desempeo.

Enterprise Resource Planning ERP (sistemas de gestin empresarial)

Una definicin sencilla de qu es un ERP (Enterprise Resource Planning Planificacin

de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de informacin que permite la
integracin de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver
con la produccin, la logstica, el inventario, los envos y la contabilidad.

El ERP funciona como un sistema integrado, y aunque pueda tener mens modulares, es
un todo. Es decir, es un nico programa con acceso a una base de datos centralizada. Un
ejemplo claro lo tenemos en ONYX ERP, que adems de ser un programa de gestin
para PYMEs, est integrado con el programa de contabilidad ONYX FINANCIALS,
con el programa de control de procesos de calidad ONYX CALIDAD, etc. Los datos se
dan de alta slo una vez y son consistentes, completos y comunes.

Qu es un ERP? El propsito de un software ERP es apoyar a los clientes de la

empresa, dar tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente
manejo de informacin que permita la toma de decisiones y minimizar los costes.

Los ERP-s funcionan en todo tipo de empresas y su seleccin depende de factores como
el tamao de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, etc...

Hoy da el mercado ofrece 2 grandes grupos de soluciones de software para las

necesidades de las empresas.

Una de ellas es la que da soluciones con un software especializado para determinada

industria, y responde a necesidades puntuales. stos son los ERPs VERTICALES.

La segunda es el tipo de software que sirve para la administracin de cualquier empresa

y tiene posibilidades de configuracin que permite personalizar la solucin para un
determinado caso. stos son los ERPs HORIZONTALES. ste es el caso del ONYX
ERP.

Beneficios

1.Optimizacin de los procesos empresariales. Por ejemplo, asignacin de recursos del

tipo trabajo, material y/o costo.

2. Acceso a informacin confiable, precisa y oportuna. Especficamente en lo

relacionado con informacin contable como el flujo de caja del proyecto.
3. La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la
organizacin. Dando lugar a la concepcin de groupware o software colaborativo as
como lo que el PMBOK denomina BSCW.

4. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias. Lo que bajo el principio de

excepcin de la administracin de proyectos elimina los reprocesos e incentiva el
empoderamiento.

5. Reduccin de tiempos y de los costes de los procesos.

Caractersticas propias de los sistemas ERP.

En trminos reales cuando una organizacin gestionada por proyectos desea incorporar
aplicaciones ERP sern deseables las siguientes caractersticas bsicas:

Base de datos centralizada. Con el fin de poder desarrollar sistemas y

aplicaciones data wharehousing.
En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes,
completos y comunes.
Las empresas que lo implanten deben modificar algunos de sus procesos para
alinearlos con los del sistema ERP. Por ejemplo pago de nmina y/o gestin de
activos.
Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o mdulos para
diversas necesidades y/o funciones.
Suele haber un software para cada unidad funcional.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas
industrias. Paralelo a esto tambin se puede mencionar que es necesario que a la
par de lo anterior un sistema ERP pueda desarrollar sistemas integrales
modulares y adaptables. Estas caractersticas son bsicamente las siguientes:
Deben ser sistemas Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos
de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se
relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del
siguiente.
 Deber ser sistemas integrados por mdulos ya que los ERP entienden que una
empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados
por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos.
Deben ser sistemas Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse al saber
hacer Know How de cada proyecto. Por ejemplo, para gestionar inventarios, es
posible que una empresa necesite manejar la el tamao econmico del lote EOQ
pero otra empresa no.

Que hacen los ERP

Las principales tareas de apoyo son:

Control, gestin y planeacin de recursos financieros.

Planeacin de productos.
Aprovisionamiento de materiales.
Manejo de inventarios.
Interaccion con proveedores.
Manejo de recursos humanos
Gestin de costos, distribucin y manufactura

Principales proveedores de los ERP

SAP
Info
Oracle
Microsoft
IBS
QAD

Ventajas de ERP

1. Mejora el proceso de toma de decisiones.

Tal y como adelantbamos al principio del artculo, los sistemas ERP permiten crear
una base de datos compartida con ms informacin y de mayor calidad que los
responsables podrn visualizar en su pantalla en tiempo real agilizando y mejorando el
proceso de toma de decisiones.

2.Planificacin realista de los escenarios futuros.

Al disponer de informacin de mayor calidad es posible realizar estimaciones y

previsiones realistas anticipndonos a los escenarios futuros.

3. Las mnimas duplicidades.

En las empresas que todava no cuentan con una solucin ERP es fcil comprobar que
sus departamentos actan con cierta independencia unos de otros, por lo que acaban
generando registros e informes por duplicado. La integracin que supone el ERP
permitir disminuir drsticamente estas duplicidades.

4. Los sistemas ERP son modulares.

Los ERP estn formados por mdulos. De esta manera podrs implantar los mdulos
que tu empresa necesite en cada momento. Si en el futuro tu empresa evoluciona y
crece tu ERP lo har con ella si incorporas nuevas funcionalidades.

5. Total adaptacin a las necesidades de tu empresa.

Todas las empresas son diferentes. Por ello el proveedor de tu sistema ERP deber
realizar un anlisis previo sobre las necesidades de tu organizacin para garantizar que
la aplicacin se adapta perfectamente a ella. La solucin ERP debe adaptarse a tu
negocio, no al revs.

6. Mayor control y trazabilidad.

Los sistemas ERP facilitan el seguimiento del producto a lo largo de la organizacin,

desde que entra la materia prima hasta la entrega del producto acabado a los clientes.
7. Integracin con el resto de los miembros de la cadena de valor.

El nuevo concepto ERP II supera los lmites de la empresa aadiendo a otros integrantes
de la cadena de valor: clientes y proveedores.

As el proveedor pasa a ser un socio estratgico del que podemos extraer una ventaja
competitiva al participar activamente en el diseo y desarrollo de nuevos productos
aportando su experiencia.

Respecto a los clientes, los ERP permiten contar con ms informacin y de mayor
calidad que permitir ajustar las rdenes de produccin y de compra a sus necesidades.
Por otro lado dispondremos de una base de datos sobre nuestros clientes segmentada
que nos permitir realizar campaas de marketing orientadas a segmentos especficos.

8. Mejor comunicacin interna.

El ERP suprime las barreras a la informacin entre los distintos departamentos

integrndolos y mejorando la comunicacin interna.

9. Automatizacin de tareas.

Los sistemas ERP permiten automatizar tareas pesadas y repetitivas que anteriormente
se realizaban a mano (generacin de albaranes, facturas etctera).

De ese modo nuestros operarios podrn dedicarse a tareas ms productivas que

realmente son las que nos aportan valor. Pero es ms, al reducirse el componente
humano, caer el nmero de errores (aunque no se eliminar del todo dado que seguirn
siendo necesarias ciertas acciones manuales como la introduccin de datos).

10. Menos costes, ms competitividad.

La mayor eficiencia conseguida, la disminucin en el nmero de errores y la reduccin

de tareas duplicadas permiten disminuir los costes empresariales. La reduccin de
costes nos va a permite aumentar nuestro margen de beneficios al caer el coste unitario.

11. Aumento del rendimiento y del retorno de la inversin en el largo plazo.

Gracias a todas las ventajas anteriores se podr conseguir un incremento de la
rentabilidad y de los beneficios. En otras palabras, el aumento del rendimiento
conseguido con la implantacin del ERP compensa, en el largo plazo, la inversin
inicial realizada.

En conclusin, si bien es cierto que implantar un ERP es un proceso complejo, no

necesariamente debe ser doloroso si se gestiona adecuadamente y se dispone del equipo
adecuado para lder el cambio. La recompensa la encontraremos en las enormes
ventajas que reportar a la empresa que incorpore esta solucin Ests preparado para
sumarte al cambio?

la gestin de un negocio es una tarea que requiere del uso de variadas herramientas a fin
de optimizar el uso de importantes recursos como los son el tiempo y los recursos
financieros.

En el mercado existen mltiples opciones informticas que permiten al gerente

moderno realizar sus labores de una manera ms efectiva. Muchas de estas opciones son
bastante costosas y representan gastos que difcilmente podran acarrear la mayora de
las PyMes.

Igualmente se puede encontrar mucho software empresarial creado bajo licencias

gratuitas ajustadas a cualquier tipo de empresas.

ContaSOL - Software gratuito para gestionar la contabilidad de tu empresaContasol es

un potente paquete contable que permite al usuario, ya sea una pequea empresa o un
autnomo, sistematizar y simplificar las tareas de gestin y contabilidad de su negocio

FactuSOL: Software gratuito de facturacin y gestin comercial para empresasFactuSol

Es una excelente opcin gratuita que te permitir manejar, de una manera muy fcil y
profesional, todo lo relacionado con las actividades comerciales de tu empresa,
simplificando asi la gestin de tu negocio.
NominaSOL: Software gratuito de gestin de nminas y seguros sociales para
empresasNominaSol es una til herramienta para la gestin de Recursos Humanos que
calcula y controla los aspectos relacionados con las nminas de los trabajadores de una
empresa.

TpvSOL: Mdulo Terminal de punto de venta para FactuSOLTpvSOL es una eficaz

ayuda en el punto de venta, emitiendo ticket, controlando la caja diaria, capaz de
controlar las ventas de los dependientes, gestionar los cobros a clientes, hacer arqueos
en cualquier momento, imprimir resmenes, ticket regalo, vales descuento,
devoluciones y ms.

MovilSOL: Aplicacin gratuita para gestionar tu empresa desde dispositivos

mvilesMovilSOL es un gestor de ventas especialmente diseado para implementar las
funciones de FactuSOL, un elaborado sistema de facturacin orientado a PYMES.
Podrs desde tu PDA, crear presupuestos, pedidos, albaranes y facturas; gestionar los
datos de tus clientes, proveedores y artculos; y sincronizar informacin con tu oficina
va cable, GPRS/UMTS o WiFi.

InventaSOL: Aplicacin gratuita para el control de inventarios desde dispositivos

mvilesInventaSOL es un software para PDA pero complementario de FactuSOL,
permite realizar el inventario de tu almacn sin necesidad de parar la actividad normal
ya que gestiona una conexin que permite hacerlo en tiempo real, siempre y cuando se
disponga de red Wifi. Tambin dispone de una conexin por cable.

AgendaSOL: Aplicacin gratuita para gestionar los contactos de tu empresaAgendaSOL

es una Agenda virtual en la que tendrs centralizados todos los contactos que desees
aadir y que ofrece la posibilidad de capturar de FactuSOL y ContaSOL los clientes,
proveedores, agentes y contactos, de NominaSOL los trabajadores.

VisorSOL: Visor de precios para mejorar la experiencia de tus clientesVisorSOL acta

como punto de informacion de precios. Pensado para todos aquellos comercios en los
que se quiere o debe de ofrecer este servicio al cliente sin necesidad de tener personal
destinado a esta funcin.

Sistemas con tecnologa XBRL

El XBRL o EXTENSIBLE BUSINESS REPORTING LANGUAGE es el estndar de

mayor importancia actualmente en el mundo para la digitalizacin del reportes
financieros, entregados por las organizaciones a los usuarios de la informacin. Este
desarrollo tecnolgico, creado en 1.999 por Charles Hoffman, ha sido tomado en cuenta
para procesos de estandarizacin de informacin financiera en muchas partes del
mundo, y por muchas organizaciones encargadas de dicho proceso. Su aplicacin ha
crecido en los ltimos aos, y se perfila como uno de los ms importantes medios para
publicar informes organizacionales a nivel global.

Que es XBRL?

Es un lenguaje informtico basado en un metalenguaje llamado XML. XBRL ha sido

especficamente desarrollado para la comunicacin electrnica estndar de datos
financieros, presupuestales y de negocios en general.

Para que Sirve?

El XBRL simplifica el proceso de suministro de informacin financiera, buscando ser

ms eficiente en los sistemas de informacin gerencial.

Ventajas de los sistemas con XBRL

De la aplicacin de XBRL en mltiples proyectos a nivel mundial, este estndar ha
permitido:

Mejorar los reportes financieros en trminos de claridad, transparencia, anlisis

y control.
Mantener un nico origen de datos para muchos informes con diferentes
destinatarios o interesados.
Reducir los tiempos de rendicin de cuentas, consolidacin y divulgacin de
datos.
Minimizar los errores humanos debido a la automatizacin.
Automatizar procesos que involucran la preparacin, creacin, transmisin,
validacin, anlisis y almacenamiento

Debido a que cada aplicacin informtica de contabilidad utiliza un formato diferente

para el almacenamiento de los datos, crea la necesidad de desarrollar programas
especficos para el intercambio de informacin entre dos aplicaciones distintas y se hace
cada vez ms necesaria la publicacin de informacin financiera en Internet para
muchas empresas y con distintos formatos: PDF, HTML, RTF, texto, hojas de clculo,
etc, por ello, nace el estndar XBRL, cuyo objetivo es, precisamente, el de facilitar el
intercambio automtico de informacin financiera entre aplicaciones de software;
seleccionar la informacin que interesa y capturarla fcilmente y tratarla sin necesidad
de una intervencin manual.

Cualquiera que haya querido encontrar o trabajar informacin financiera, se habr

encontrado con que sta le habr sido entregada en un archivo texto plano, en una hoja
de clculo o, por ejemplo, en un archivo PDF. Esta falta de homogeneidad en el
procesamiento y transmisin de la informacin implica mayores costes en su
tratamiento, por este motivo surgi la iniciativa de crear un lenguaje estndar que
permitiera el intercambio de informacin contable, no solo a travs de Internet, sino
para todos los programas de contabilidad.

QU ES XML?
El XML es un estndar abierto (no hay que pagar por su utilizacin y puede utilizarse
para todo tipo de plataformas y dispositivos) para la estructuracin y distribucin de
datos.

Fue desarrollado por un consorcio de compaas y aprobado en 1998 por el World Wide
Web Consortium (W3C), organismo que se encarga de su mantenimiento actualmente.
La forma en la que el XML estructura la informacin es etiquetando los conceptos y
dotndolos de significado.

Es un estndar usado tanto en el intercambio como en el almacenamiento, gestin y

publicacin de informacin.

XML es el estndar que se ha implantado en el mundo de los negocios gracias a los

beneficios que proporciona para el intercambio de informacin entre empresas, de un
modo estandarizado, con ms ventajas que los mtodos tradicionales.

Algunas de las empresas internacionales que colaboran o participan con XBRL son:

Microsoft
SAP
Fujitsu
Hitachi
Hyperion
Deloitte & Touche
Ernst & Young
KPMG
PriceWaterHouseCoopers
Nec
Reuters
IBM
Oracle
PeopleSoft
JP Morgan
IDEA (SOFTWARE PARA CONTROL ORGANIZACIONAL)

Software Lder en el Mundo para Anlisis, Extraccin y Auditora Basada en Datos

IDEA es una poderos herramienta para anlisis, extraccin y auditoras basadas en

datos, fcil de utilizar (amigable) y provista de numerosas funciones para verificar la
calidad e integridad de la informacin de bases de datos y archivos de computador,
identificacin y anlisis de fraudes. Analizar y clasificar los datos aplicando criterios de
acuerdo con las reglas del negocio. Automatizar tcnicas de auditora asistidas con el
computador (CAATs). Generacin de reportes y grficos. Exportar archivos y enviar
correos electrnicos desde el software IDEA.

IDEA ofrece funcionalidades para importar datos de archivos de computador de

diferentes formatos (texto, ODBC, Excel, PDF, reportes, AS400, SAP) e ilimitado
nmero de registros, generar estadsticas de campos numricos, fecha y hora; realizar
operaciones aritmticas, comprobar clculos, utilizar funciones pre construidas de
anlisis financiero y manejo de campos, extraer y agrupar registros segn criterios
especificados por el usuario, identificar registros repetidos y omisiones de secuencia de
registros, comparar, unir y agregar archivos, utilizar cinco tipos de muestreo estadstico,
identificar operaciones sospechosas de fraude y lavado de activos.

Otras Caractersticas:

Dos plataformas: IDEA BSICO e IDEA SERVER.

Ayudas en lnea en HTML.

A la versin bsica se pueden adicionar componentes como:

SmartExporter para acceso a archivos SAP

EXAMINER,
UNIX SECURITY Auditor

Requerimientos:

Windows 2000 SP4 o superior, Windows XP SP1 o superior.

1 GB en RAM.

Disco: para el programa 100 MB, para datos 1.5 veces el tamao del archivo a analizar.

IDEA se encuentra en la modalidad de Software Licenciado.

Software para Empresas ...

Pequeas / Medianas / Grandes

 Conclusiones

La llegada de las tecnologas y la implementacin de herramientas ofimticas en los

procesos empresariales ha permitido que la eficacia y la buena toma de decisiones en
una empresa est ligada directamente a un buen software que les permita planear,
disear y controlar sus polticas, planes, estrategias, metas y objetivos empresariales; a
su vez estos le dan a la organizacin una fcil, efectiva y rpida forma de controlar cada
uno de sus procesos y as aplicar mejoras para que cada vez los diferentes campos del
ente. El sistematizar un proceso le permite al usuario tener confiabilidad de los
resultados y as ms seguridad de los informes que este proporciona.