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CONTABILIDAD DOCENTE: PAREDES

CRUZ FRANCISCO MAURO


LIBROS CONTABLES

1.-CONCEPTO:
Los libros de contabilidad son conjunto de hojas de una misma estructura
grfica, encuadernados o no (el hecho de que varias hojas homogneas en
sus estructura no estn ligadas, sino sueltas, no modifica la esencia del libro
de contabilidad), en los que se hacen las anotaciones y se llevan las
cuentas. Estos libros, para reflejar con orden y claridad la recopilacin de los
hechos contables, han de tener un aspecto y disposicin adecuados con
objeto de que la recogida de datos numricos y conceptos explicativos en
ellos sea lo ms fcil posible. Esto se consigue dotndolos de rayados,
trazando columnas y cuadros donde se clasificarn los datos. Los rayados
han de ser adecuados a la finalidad de cada libro. El nmero de los libros
depende de cmo se desee agrupar los datos concernientes a los hechos
econmicos. Esta agrupacin puede ser:
-CRONOLGICA:
Esto es, por el orden en el tiempo como se van sucediendo los apuntes. El
libro diario tiene esta finalidad.
-SISTEMTICA:
Es decir, reseando las operaciones agrupadas segn su ndole El libro
mayor agrupa en sus hojas las operaciones que afectan a cada una de las
cuentas.
-RESUNTIVA:
Presentando resmenes de las operaciones realizadas. El libro de
Inventarios y Balances presenta la situacin de las cuentas y por tanto del
patrimonio.
Podemos encontrar otros mdulos de agrupacin, pero los anteriores son los
esenciales y han dado lugar a los principales libros de contabilidad.

ARTCULO 33 DEL CDIGO DE COMERCIO DISPONE: TODO


COMERCIANTE DEBER LLEVAR UNA CONTABILIDAD ORDENADA Y
ADECUADA A SU ACTIVIDAD MERCANTIL Y NECESARIAMENTE UN
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES Y OTRO DIARIO,SIN PERJUICIO
DE LO DISPUESTO EN LEYES O DISPOSICIONES ESPECIALES. LAS
SOCIEDADES MERCANTILES LLEVARN TAMBIN UN LIBRO O LIBROS
DE ACTAS, EN LOS QUE CONSTARN TODOS LOS ACUERDOS
TOMADOS POR LAS JUNTAS GENERALES Y LOS DEMS RGANOS
COLEGIADOS DE LA SOCIEDAD.
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2.-CLASIFICACIN:
*Segn su importancia, dentro del sistema de contabilidad adoptado, los
libros pueden ser:
PRINCIPALES
Aquellos en que fundamentalmente se basa el sistema y por s solos pueden
llenar las finalidades de la contabilidad .En la partida doble clsica tiene
este carcter los libros Diarios, Mayor y de Inventarios y Balances.
AUXILIARES
Libros en que se detallan y desarrollan las cuentas y anotaciones que se
llevan en los libros principales, y cuyas anotaciones guardan una ntima
relacin con las cuentas del Mayor o sirven de preparacin para las
anotaciones del Diario.
REGISTROS
Destinados a inscribir ciertos datos, antecedentes, recordatorios o
documentos relacionados con las operaciones que se realizan, han de
realizarse o se han realizado.
COMPLEMENTARIOS O ACCESORIOS
A este grupo corresponden todos los dems libros que pueden existir en una
empresa, coordinados dentro de su mecanismo contable.
*Desde el punto de vista lego, los libros se dividen en:
OBLIGATORIOS
Son aquellos cuya tenencia ineludible est prescrita por las disposiciones
emanadas del Estado, y que varan segn las naciones.
VOLUNTARIOS
Cualesquiera otros que lleve una empresa.
La obligatoriedad de libros especiales puede prescribirse tambin para
empresas que trabajen en ramos determinados de la produccin econmica,
respondiendo a necesidades fiscales o de garanta pblica.
Por ejemplo, las empresas que fabrican alcohol han de llevar unos registros
especiales de entradas y salidas.

3.-DISPOSICIONES LEGALES: NOCIN PRELIMINAR


En los Cdigos de Comercio se sealan unos requisitos obligatorios para los
libros de contabilidad, que tratamos a continuacin.
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*Obligacin de llevar:
-un libro de Inventarios y Balances
-un libro Diario;
-un libro o libros de Actas para las sociedades;
-los dems libros que ordenen posibles leyes especiales.
*Facultad de poder llevar los dems libros y estados numricos que se
estime conveniente, segn el sistema de contabilidad que se adopte.
*Facultad de llevar los libros una tercera persona, autorizada para ello, en
nombre del titular de la empresa.
*Obligacin de presentar los libros obligatorios encuadernados y foliados al
juez, para su sellado y legalizacin.
*Por lo que respecta a su tenedura, es obligatorio llevar los libros con
claridad, por orden de fechas, sin blancos, interpolaciones, raspaduras ni
tachaduras, y sin presentar seales de haber sido alterados, sustituyendo o
arrancando los folios o de cualquier otra manera. Los errores se salvarn
inmediatamente que se adviertan, explicando con claridad en que
consistan, y extendiendo el concepto tal como debiera haberse estampado.
*Obligacin de conservar los libros, a correspondencia y los papeles
concernientes a los negocios durante cinco aos como regla general,
contados a partir del ltimo apunte en ellos extendido.

4.-LIBROS:
-LIBRO DIARIO:
El DIARIO (en forma de libro o bien de hojas sueltas que luego se unen)
tiene por objeto recoger y reflejar todos los hechos contables en forma
cronolgica, es decir, segn las fechas en que se produzcan las diferentes
operaciones. El artculo 28.2 del Cdigo de Comercio (reformado por la Ley
19/89 de 25 de julio) dice: El libro diario registrar, da a da, todas las
operaciones de la empresa. Ser vlida, sin embargo, la anotacin conjunta
de los totales de las operaciones por perodos no superiores al mes, a
condicin de que su detalle aparezcan en otros libros o registros
concordantes, aunque no estn ligados, de acuerdo con la naturaleza de la
actividad de que se trate.
Se encuentra esta informacin:
La fecha completa del da en el cul se realiz el comprobante de
diario.
La descripcin del comprobante.
La totalidad de los movimientos dbito y crdito de cada cuenta
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del
mayor.
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Se clasifica en sus asientos:


SIMPLES:
Formados por una sola cuenta deudora y una sola acreedora.
MIXTOS:
Formados por una cuenta deudora y varias acreedoras, o bien varias
deudoras y una sola acreedora.
COMPUESTOS:
Formados por varias cuentas deudoras y varias acreedoras.

-LIBRO MAYOR:
Cumple la misin de agrupar las diversas cuentas; en este libro se abre
cuenta a cada una de las rbricas que integran el patrimonio. Si el diario es
un libro de recopilacin cronolgica, el libro mayor tiene funcin bsica la
recopilacin sistemtica de las operaciones anteriormente en el diario.
En caso de que ya haya ms de un Libro Mayor, los movimientos de esta
cuenta seguirn en la siguiente pgina en blanco, en el que en el primer
rengln se anotar debajo del encabezado de la cuenta: VIENE DE LA
PGINA N DEL LIBRO N.
-OTROS LIBROS OBLIGATORIOS:
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y
detallada los valores e informacin registrada en los libros principales. Cada
empresa determina el nmero de auxiliares que necesita de acuerdo con su
tamao y el trabajo que se tenga que realizar.

LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES:

Presenta la historia resumida de la actuacin de la empresa,


reflejando las diversas metas conseguidas en su marcha. Presenta la
situacin analtica en Inventarios y esta misma en forma sinttica en
Balances de situacin.

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y ampla la informacin


de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes
que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de
una cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los
libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las
subcuentas y sus auxiliares.
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Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de
compras y ventas donde se registran en forma detallada la
informacin solicitada por la administracin de impuestos.
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas
por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

Existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la


empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el
registro de facturacin etc.

En la normativa del cdigo de comercio de cada pas se encontrar


informacin detallada acerca de la legalizacin y dems disposiciones
concernientes a los libros de contabilidad.

5.- NORMAS TRIBUTARIAS:

5.1.-LIBROS OBLIGATORIOS:

La obligatoriedad para el llevado de los libros contables de las entidades y


empresas tienen como referencia los ingresos obtenidos en el ejercicio
gravable anterior y la UIT vigente en el ejercicio en curso. Asimismo, los
perceptores de rentas de tercera categora que inicien actividades
generadoras de estas rentas en el transcurso del ejercicio, considerarn los
ingresos que estimen obtener en el ejercicio.
La cantidad de libros obligados a llevar, se determina en base al rgimen
tributario a que se encuentra la entidad o la empresa y en el caso de estar
comprendido en el rgimen general en base al volumen de los ingresos
anuales que esta tenga.
En el Rgimen tributario denominado Nuevo RUS, no es obligatorio llevar
libros ni registros contables.
En el Rgimen Especial de Renta-RER y el Rgimen General de Renta, la
obligacin se resume como sigue:

Rgimen Tributario Libros que se llevan


Rgimen Especial de Registro de Compras y Registro de Ventas
Renta-RER
Rgimen General de Volumen de Ingresos brutos Libros obligados a llevar
Renta anuales
Hasta 150 UIT -Registro de Compras
-Registro de Ventas
-Libro Diario Simplificado
Ms de 150 UIT hasta 500 Diario;Mayor; Registro de Compras y
UIT Registro de Ventas,
Ms de 500 UIT hasta Libro de Inventario y Balances;
1,700 UIT Diario;Mayor; Registro de Compras y
Reg. De Ventas
Ms de 1,700 UIT Contabilidad Completa
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5.2.-LIBROS Y REGISTROS TRIBUTARIOS:


La SUNAT ha establecido desde el 1 de enero de 2007 las normas referidas a
los libros y registros contables y los vinculados a aspectos tributarios,
obligados a llevar en el caso de entidades y empresas que generan rentas
empresariales o de tercera categora.
En efecto mediante Resolucin de Superintendencia N 234-
2006/SUNAT se regula esta obligacin para las empresas y tambin para
personas naturales afectas a rentas por las que deben llevar un Libro para
el registro de sus ingresos por rentas de segunda o cuarta categora segn
el caso.
La regulacin de la SUNAT incluye:
El procedimiento para la autorizacin de los libros.
La forma en la cual debern ser llevados.
Los plazos mximos de atraso.
Cmo se comunica los casos de prdida o destruccin de los mismos.

En nuestro pas, actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros


y registros vinculados a asuntos tributarios bajo el sistema manual de
libros impresos, sistemas mecanizados en hojas sueltas y sistemas de
emisin electrnica este ltimo que puede ser llevado desde los
sistemas del propio contribuyente utilizando el Programa de Libros
Electrnicos-PLE o el Sistema de Libros Electrnicos- SLE Portal desde
los sistemas de la SUNAT, tal como se resume en el siguiente grfico.

En el sistema manual: los libros y registros se adquieren en una


imprenta, su llevado es a manuscrito y se legalizan antes de usarlos.
En el sistema computarizado; la informacin contable se ingresa
apoyada en un software contable apoyada en la estructura dispuesta por la
SUNAT para cada libro y registro.
En el Programa de Libros Electrnicos-PLE, los libros se generan desde
los sistemas del contribuyente, y se validan con un aplicativo de la SUNAT
que permite generar un resumen de toda la informacin contable y obtener
una constancia de recepcin por parte de la SUNAT, respecto de cada libro.
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En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE, los contribuyentes
generan sus libros desde el portal de la SUNAT y su afiliacin y generacin
de los libros es voluntaria.

5.3.-LLEVADO Y LEGALIZACIN DE LIBROS:


Legalizacin de los Libros
Los notarios o jueces, segn corresponda, colocarn una constancia en la
primera hoja de los mismos y procedern a sellar todas las hojas del libro o
registro, las mismas que debern estar debidamente foliadas por cada libro
o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

Oportunidad de la Legalizacin
Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando
sean llevados en hojas sueltas o continuas.
Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros, de una
misma denominacin, se deber tener en cuenta:

1. Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, se acredita


que se ha concluido con el anterior, con la presentacin del libro o
registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio
donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o
registro.
2. Tratndose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas
o continuas, se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario
del libro o registro anterior.
3. Tratndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro,
asalto u otros, se deber presentar la comunicacin que se ha
establecido para ese efecto.

Empaste de los Libros y Registros


Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven
utilizando hojas sueltas o continuas debern empastarse, de ser posible,
hasta por un ejercicio gravable.
Los empastes debern incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal
efecto, la anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de
manera visible.
Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de
una misma denominacin, que no hubieran sido utilizadas, podrn
emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato
siguiente.
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Conservacin y comunicacin de prdida o destruccin de los libros


Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no est
prescrito, lo siguiente:
Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o
electrnica.
Los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que
constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o
que estn relacionadas con ellas.
En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligacin de comunicar
a la SUNAT, en un plazo de 15 das hbiles, los casos en que ocurra la
prdida o destruccin por siniestro, asaltos y otros, de los libros y
registros.
En todos los casos, se deber adjuntar copia certificada expedida por la
autoridad policial de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto
de la ocurrencia de los hechos, debindose presentar la citada
documentacin en Mesa de Partes de los Centros de Servicios y
dependencias de la SUNAT

Plazo para rehacer los libros contables


El plazo es de sesenta (60) das calendarios a partir de la prdida o
destruccin. Por razones debidamente justificadas se podr solicitar a la
SUNAT una prrroga.
Recuerde que la SUNAT podr verificar que el deudor tributario
efectivamente hubiera sufrido la prdida o destruccin sealadas, para
poder acogerse al cmputo del plazo para rehacer los libros.

5.4.-LLEVADO DE LIBROS ELECTRNICOS:


Los Libros Electrnicos
Hay dos formas o sistemas para llevar los Libros Electrnicos: desde el
portal de la SUNAT, llamado SLE Portal y el segundo llamado Sistema PLE o
Programa de Libros Electrnicos que se realiza desde los sistemas del
contribuyente.
Es muy importante tomar conciencia, que hay libros electrnicos que ya
son obligatorios para el universo de empresas de mayores ingresos en sus
ventas (Registro de compras y de Ventas) y gradualmente seguir
aumentando la cantidad de usuarios obligados y slo en casos de ingresos
pequeos, esta forma de llevado electrnica ser voluntaria y la podrn
alternar con las otras dos formas: manual o computarizada.
A partir de enero de 2016, los usuarios de los sistemas de Libros
electrnicos se sujetan al siguiente cronograma de aplicacin:
Primer segmento: Los Principales Contribuyentes incorporados por
la SUNAT al sistema electrnico
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Registro de Ventas y
Desde Enero de 2013
Registro de Compras

Libros Diario y Mayor Desde Junio de 2013

Libros Libros de Inventarios y


balances, Registro de Desde Enero de 2016 (El
Obligatori costos y Registro de llevado es anual)
Fecha de
os activos fijos
Inicio de
de forma
uso
Electrnic
a Registro de
Consignaciones, Libro de
Inventario Permanente de Desde Enero de 2016
Unidades Fsicas y Libro ( El llevado es mensual)
de Inventario Permanente
valorizado

Segundo segmento: Resto de contribuyentes ( Medianos y


Pequeos Contribuyentes)
OBLIGADOS a llevar de forma electrnica el Registros de Compras y
el Registro de Ventas, segn volumen de ingresos se sujetan al siguiente
cronograma:

Registros
obligatorios de Volumen de ingresos Fecha de inicio de uso
forma electrnica

Ingresos mayores a 500 Desde enero de 2014


UIT (S/ 1 825,000 ) entre
Registro de Compras y los meses de julio 2012 a
Registro de Ventas junio 2013
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Ingresos mayores a 150


UIT (S/570,000) entre
Desde enero de 2015
los meses de enero a
diciembre de 2014

Ingresos mayores a 75
UIT (S/ 288,750) entre
Desde enero de 2016
los meses de enero a
diciembre de 2015

Tercer segmento
Los contribuyentes, afiliados al Programa de Libros Electrnicos (PLE) o los
que generen sus libros ( Generadores ) desde el portal de la SUNAT, podrn
llevar de forma VOLUNTARIA, el Registro de Ventas y Registro de Compras.

5.5.-ATRAZO EN LIBROS FSICOS Y ELECTRNICOS:


Los plazos mximos de atraso de los Libros y Registros vinculados a asuntos
tributarios se encuentran establecidos en el Anexo 2 de la Resolucin de
Superintendencia N 234-2006-SUNAT y normas modificatorias, conforme lo
podr ver en el siguiente enlace.
Plazos especiales
Los plazos son los mismos para el llevado de los libros bajo cualquier
modalidad incluidos los libros electrnicos, excepto el Registro de
Compras y el Registro de Ventas.
Igualmente hay un plazo mximo de atraso permitido para el Registro de
Inventario permanente valorizado que tiene un plazo especial dispuesto
por la Resolucin de Superintendencia N 169-2015/SUNAT del 26-06-2015
que ha sustituido los plazos de atraso como sigue:

Mximo de Acto o circunstancia que


atraso Forma de llevado determina el inicio del plazo para
permitido el mximo de atraso permitido.
Para los que llevan el3 meses, que se cuentan desde el
Tres meses Registro de forma manualprimer da hbil de realizadas las
o usando hojas sueltas ooperaciones relacionadas con la
continuas entrada y salida de bienes.
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3 meses, que se cuentan desde el


Para los que llevan el libroprimer da hbil de realizadas las
Tres meses de manera electrnica operaciones relacionadas con la
entrada y salida de bienes.

Respecto a los Registros de Ventas y Registro de


Compras Electrnicos, se sujetan a plazos mximos de atraso que
especialmente disponga la SUNAT mediante Resolucin de
Superintendencia.

5.6.-LIBROS ELECTRNICOS EJERCICIO 2016


Mediante las Resoluciones de Superintendencia N 169-2015/SUNAT y la N
361-2015/SUNAT, entr en vigencia desde el 1 de enero de 2016 algunos
cambios sobre el llevado de los libros electrnicos, y otros desde el 09
de febrero de 2016.
El resumen es el siguiente:
1. Se aprueba nueva versin 5.0.0 del PLE-Programa de Libros
Electrnicos, el que estar a disposicin de los contribuyentes y ser de
uso obligatorio desde el 09 de febrero de 2016. Antes de esa fecha
se contina utilizando el PLE versin 4.0.
2. Los PRINCIPALES CONTRIBUYENTES pertenecientes a la Intendencia
de Principales Contribuyentes Nacionales, tienen la obligacin de llevar
de forma electrnica a partir de enero de 2016, los libros de Inventarios
y Balances, Registro de Activos Fijos, Registro de Consignaciones,
Registro de Costos, Registro de Inventario permanente en unidades
fsicas y Registro de Inventario permanente valorizado, siempre que se
encuentren obligados a llevarlos de acuerdo con las normas de la ley
del impuesto a la renta y sus ingresos brutos en el ejercicio anterior
sean iguales o mayores a 3,000 UIT ( S/ 11 550,000)
3. Los PRINCIPALES CONTRIBUYENTES indicados en el punto
anterior, tienen la obligacin de llevar el registro de inventario
permanente valorizado electrnico, deben hacerlo a partir del 1 de
enero de 2016, registrando de manera semestral toda la informacin
del ejercicio.
4. Los contribuyentes obligados a llevar el Registro Auxiliar de
Adquisiciones, se encuentran exceptuados de llevarlo, cuando la
informacin que se solicita en este, se registre en el Registro de
compras electrnico.
5. El Registro de Compras y el Registro de Ventas se generan de forma
conjunta a partir del 09 de febrero de 2016.
6. Respecto al Libro de Caja y Bancos, el generador (empresa que ha
optado por afiliarse al sistema ) de Libros Electrnicos se encuentra
exceptuado de llevar el libro Caja Bancos, siempre que su informacin
se encuentre contenida en el libro diario o en el libro mayor segn
corresponda.
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7. Respecto al Libro mayor, el generador (empresa que ha optado por
afiliarse al sistema o que es incorporado a este por la SUNAT) que se
encuentre obligado a llevar este libro o lo lleve de manera voluntaria,
puede optar por no llevarlo si lleva el libro diario de manera electrnica.
8. El generador puede cambiar el llevado de los registros electrnicos al
SLE-PLE al generar en el mismo el registro de compras y el registro de
compras. El cambio de sistema se produce con la generacin conjunta
de ambos registros en el SLE-PLE.

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