Serviços Logísticos - Organização e Montagem de Eventos PDF

Servios Logsticos
Organizao e Montagem de Eventos

Andr Luiz Braun Galvo
Giszele Cristiane da Silva
Servios Logsticos - Organizao

e Montagem de Eventos
1 Edio
www.editoraerica.com.br
1
Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)
(Cmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)
Galvo, Andr Luiz Braun

Servios logsticos / Andr Luiz Braun Galvo, Giszele Cristiane da Silva. -- 1. ed. --
So Paulo : rica, 2014.
Bibliografia
ISBN 978-85-365-0753-8
1. Eventos 2. Logstica 3. Organizao 4. Planejamento I. Silva, Giszele Cristiane da.

II. Ttulo.
14-01140 CDD-658.5
ndices para catlogo sistemtico:

1. Logstica : Eventos : Administrao 658.5
Copyright 2014 da Editora rica Ltda.

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da Editora rica. A violao dos direitos autorais crime estabelecido na Lei n 9.610/98 e punido pelo Artigo 184 do Cdigo Penal.
Coordenao Editorial: Rosana Arruda da Silva

Capa: Maurcio S. de Frana
Edio de Texto: Beatriz M. Carneiro, Bruna Gomes Cordeiro, Carla de Oliveira Morais Tureta,
Juliana Ferreira Favoretto, Nathalia Ferrarezi, Silvia Campos
Preparao e reviso de texto: Bonie Cristal
Produo Editorial: Adriana Aguiar Santoro, Alline Bullara, Dalete Oliveira, Graziele Liborni,
Laudemir Marinho dos Santos, Rosana Aparecida Alves dos Santos,
Rosemeire Cavalheiro
Editorao: Ione Franco
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2 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

Agradecimentos
Agradecemos a todos os nossos familiares que nos apoiaram constantemente em todas as etapas
da execuo desta obra.
Em especial aos nossos pais Eva Braun e Dcio Galvo, Neuza Luciano (in memoriam) e Edio
Francisco, que foram verdadeiros visionrios na arte de nos orientar na busca da sabedoria.
E ao nosso filho Pedro Braun, que, do alto de sua tenra infncia, conseguiu compreender a ausn-
cia de seus pais em muitos momentos.
3
Sobre os autores
Andr Luiz Braun Galvo

Mestre em Hospitalidade pela Universidade Anhembi Morumbi, professor da Universidade
Nove de Julho nos cursos de Turismo e Tecnologia em Eventos, coordenador dos cursos de Turis-
mo, Tecnologia em Eventos e Hotelaria da Universidade Nove de Julho de 2009 a 2013 e chefe do
departamento dos cursos de Secretariado e Turismo do Departamento de Automao de Escritrios
e Secretariado (DAES) da FATEC/SP. Possui experincia no planejamento, na organizao e na coor-
denao de eventos pblicos, privados e acadmicos.
Giszele Cristiane da Silva

Mestre em Administrao pela PUC-SP, coordenadora dos cursos de Turismo e Hotelaria da
Universidade Cruzeiro do Sul de 2000 a 2005. Atualmente professora da Universidade Nove de
Julho nos cursos de Administrao e Tecnologia em Logstica, Recursos Humanos, Gesto Comer-
cial, Marketing e Comrcio Exterior e tambm conteudista e docente dos cursos de EaD da Univer-
sidade Nove de Julho. Possui experincia na organizao de eventos acadmicos.

Sumrio
Captulo 1 - Evento e Logstica: Conceitos e Definies.................................................. 11

1.1 Definies de evento......................................................................................................................................13
1.2 Logstica..........................................................................................................................................................14
1.3 A logstica do evento.....................................................................................................................................17
1.3.1 Eventos em locais abertos ...................................................................................................................17
1.3.2 Eventos em locais fechados . ...............................................................................................................18
Agora com voc!................................................................................................................................................20
Captulo 2 - Princpios de Organizao e Montagem de Eventos....................................... 21

2.1 Princpios de organizao logstica de eventos..........................................................................................21
2.1.1 Pr-evento..............................................................................................................................................24
2.1.2 Transevento............................................................................................................................................24
2.1.3 Ps-evento..............................................................................................................................................25
2.2 Montagem de eventos....................................................................................................................................25
2.2.1 Espao fsico do evento........................................................................................................................26
2.2.2 Recepo do evento..............................................................................................................................26
2.2.3 Sala de segurana..................................................................................................................................26
2.2.4 Sala VIP..................................................................................................................................................27
2.2.5 Ambulatrio...........................................................................................................................................27
2.2.6 Sala de imprensa . .................................................................................................................................27
2.2.7 Sala de armazenamento de equipamento..........................................................................................28
2.2.8 Cabines de som, luz e traduo simultnea . ....................................................................................28
2.2.9 Sala de videoconferncia .....................................................................................................................28
2.2.10 Sala para o encontro das comisses tcnicas . ................................................................................29
2.2.11 Recursos materiais .............................................................................................................................29
2.2.12 Limpeza................................................................................................................................................29
2.2.13 Hospedagem .......................................................................................................................................29
2.2.14 Servios de alimentao ....................................................................................................................30
2.2.15 Transportes..........................................................................................................................................30
2.2.16 Programao sociocultural e turstica . ...........................................................................................30
2.2.17 Gesto de pessoas ..............................................................................................................................30
Agora com voc!................................................................................................................................................32
5
Captulo 3 - Servios Logsticos: Recursos Humanos...................................................... 33
3.1 A importncia da gesto de pessoas............................................................................................................33
3.1.1 Competncias individuais...................................................................................................................34
3.2 Competncias dos profissionais de servios logsticos.............................................................................36
3.2.1 Proatividade..........................................................................................................................................37
3.2.2 Trabalho em equipe.............................................................................................................................37
3.2.3 Administrao de conflitos.................................................................................................................37
3.2.4 Senso de organizao...........................................................................................................................37
3.2.5 Viso sistmica.....................................................................................................................................37
3.2.6 Capacidade de atuar sob presso.......................................................................................................38
3.3 Distribuio dos recursos humanos por rea de atuao.........................................................................38
3.3.1 Secretaria...............................................................................................................................................38
3.3.2 Recepo...............................................................................................................................................40
3.3.3 Segurana..............................................................................................................................................41
3.3.4 Equipe de promotoras.........................................................................................................................43
3.3.5 Pessoal tcnico......................................................................................................................................44
Agora com voc!................................................................................................................................................48
Captulo 4 - Servios Logsticos: Espaos Fsicos........................................................... 49

4.1 Definio do local do evento........................................................................................................................49
4.2 Espaos............................................................................................................................................................50
4.2.1 Espaos abertos.....................................................................................................................................51
4.2.2 Espaos fechados...................................................................................................................................52
4.2.3. Layout....................................................................................................................................................55
4.2.4 Locao de espao.................................................................................................................................60
4.2.5 Montagem e instalaes.......................................................................................................................60
Agora com voc!................................................................................................................................................66
Captulo 5 - Servios Logsticos: Recursos Materiais....................................................... 67

5.1 Recursos tecnolgicos ..................................................................................................................................67
5.2 Softwares, sistemas e aplicativos de eventos...............................................................................................69
5.3 Mdias diversas...............................................................................................................................................70
5.3.1 Projetor multimdia .............................................................................................................................71
5.3.2 Videoconferncia .................................................................................................................................72

5.3.3 Painel de LED........................................................................................................................................72
5.3.4 Video Wall . ...........................................................................................................................................73
5.3.5 Projees mapeadas..............................................................................................................................74
5.3.6 Display touchscreen...............................................................................................................................74
5.4 Recursos materiais.........................................................................................................................................75
5.4.1 Som, iluminao e imagem..................................................................................................................75
5.4.2 Equipamentos de som, iluminao e imagem...................................................................................76
5.4.3 Recursos audiovisuais...........................................................................................................................77
5.4.4 Fotografia e filmagem...........................................................................................................................77
5.4.5 Grfica....................................................................................................................................................78
5.4.6 Sistema de rdio e comunicao.........................................................................................................78
5.4.7 Traduo simultnea.............................................................................................................................79
5.4.8 Material de apoio, mobilirio e utenslios..........................................................................................80
Agora com voc!................................................................................................................................................82
Captulo 6 - Fornecedores para Eventos........................................................................ 83

6.1 Servios de transporte...................................................................................................................................84
6.1.1 Transporte de materiais........................................................................................................................84
6.1.2 Transporte de participantes e convidados.........................................................................................85
6.1.3 Transporte local.....................................................................................................................................85
6.2 Hospedagem...................................................................................................................................................85
6.2.1 Tipo de apartamento............................................................................................................................86
6.2.2 Tarifas e cortesias..................................................................................................................................86
6.3 Alimentos e bebidas.......................................................................................................................................86
6.3.1 Empresas de catering............................................................................................................................87
6.4 Programao sociocultural...........................................................................................................................87
6.5 Agncias de viagens.......................................................................................................................................88
6.6 Comunicao..................................................................................................................................................88
6.7 Centros de convenes..................................................................................................................................88
Agora com voc!................................................................................................................................................90
Captulo 7 - Cronogramas, Fluxogramas e Formulrios.................................................... 91

7.1 Princpios para elaborao de cronogramas..............................................................................................91
7.2 Formulrios para eventos.............................................................................................................................95
7.3 Fluxogramas de eventos................................................................................................................................99
Agora com voc!..............................................................................................................................................110
7
Captulo 8 - Casos, Erros Comuns, Dicas e Exerccios................................................... 111
8.1 Alguns casos reais........................................................................................................................................111
8.1.1 Caso 1 - Grupo Galpo de Teatro.....................................................................................................111
8.1.2 Caso 2 - Logstica de eventos esportivos: Copas do Mundo da Alemanha e da frica do Sul..........113
8.2 Dicas importantes........................................................................................................................................114
8.3 Erros comuns................................................................................................................................................116
8.3.1 Ausncia de planejamento.................................................................................................................116
8.3.2 Falta de preparo tcnico e emocional da equipe.............................................................................116
8.3.3 Falta de viso sistmica......................................................................................................................117
8.3.4 Falta de criatividade e de inovao...................................................................................................117
8.3.5 Ausncia de acompanhamento, fiscalizao e controle.................................................................117
8.3.6 Ausncia de expertise e de contatos importantes...........................................................................117
Agora com voc!..............................................................................................................................................118
Bibliografia.............................................................................................................. 119

Apresentao
O estudo da logstica de um evento, embora seja de fundamental importncia, ainda possui

pouca literatura especfica.
Este livro apresenta, de forma lgica e pontual, todos os aspectos que se relacionam com a
logstica necessria para a realizao de qualquer evento.
A compreenso dos aspectos presentes em cada etapa de um evento, bem como o detalhamen-
to de cada atividade a ser executada em sua organizao, compem os principais conhecimentos
apresentados neste livro. O texto foi produzido com uma linguagem simples, para que os iniciantes
no assunto tenham o entendimento facilitado.
A logstica de um evento est presente em todas as fases - antes, durante e aps o evento - e,
apesar de ser pouco comentada, se configura como o alicerce do planejamento e, posteriormente,
como a estrutura da organizao e da montagem de um evento.
Assim, os servios logsticos esto presentes desde a concepo do evento, quando so expedi-
das as correspondncias iniciais sobre ele, at o momento de desmontagem e avaliao.
Ser responsvel pela logstica de um evento significa cuidar para que todos os aspectos de
montagem, armazenamento, estoque, fluxo de informao, e recursos humanos, tecnolgicos e
materiais correspondam ao objetivo final do evento que, genericamente, consiste na satisfao do
pblico-alvo.
Para que haja a compreenso lgica do assunto, esta obra est dividida em 8 captulos, sendo
que o primeiro versa sobre os conceitos bsicos dos setores de evento e logstica, buscando contextu-
alizar os leitores acerca dos termos bsicos das duas reas, que se fundem com o propsito nico de
organizar e montar um evento de maneira eficiente, eficaz e efetiva. Os demais captulos tratam dos
aspectos que envolvem a organizao e a montagem de um evento, dos recursos humanos, materiais
e fsicos necessrios, dos principais fornecedores, dos formulrios, cronogramas e fluxogramas que
auxiliam na organizao dos servios logsticos e, finalmente, de casos, dicas e problemas comumen-
te encontrados na organizao de eventos de diversos tipos.
Assim, resumidamente, os captulos esto divididos de acordo com as seguintes temticas.
No Captulo 1, os conceitos e as definies de evento e logstica so apresentados brevemente,

como forma de ordenar o entendimento sobre o assunto, bem como a relao entre os dois termos.
Apresentam-se tambm as diferenas entre os servios logsticos de um evento em espao aberto e
os servios logsticos de um evento em espao fechado, pois a determinao do local gera relevantes
alteraes das atividades logsticas, em razo da existncia ou no de uma infraestrutura local.
9
O Captulo 2 aborda mais especificamente as etapas de um evento e os servios logsticos a elas
agregados, demonstrando todos os aspectos que devero ser notados na montagem do evento, desde
as questes relacionadas aos aspectos fsicos at os recursos materiais e de pessoal necessrios.
J no Captulo 3, o foco na gesto de pessoas, pois entende-se que o fator humano o ele-
mento responsvel pelo sucesso dos servios logsticos e, consequentemente, pelo alcance do obje-
tivo final do evento. Assim, nesse captulo, discute-se como o desenvolvimento e a identificao das
competncias individuais so fundamentais no momento de se montar a equipe organizadora do
evento. A identificao das funes e das tarefas de cada rea dos servios logsticos tambm apre-
sentada nesse captulo.
No Captulo 4, os recursos fsicos so detalhados, tendo como objetivo a identificao das

principais rotinas a serem analisadas e executadas pela rea de logstica. Os assuntos relacionados s
implicaes geradas pelo layout do evento, bem como o detalhamento da montagem e das instala-
es, da segurana, da limpeza, da sinalizao e da decorao fazem parte dos estudos desse captulo.
Aps o entendimento dos aspectos que envolvem o espao fsico, o prximo passo compre-
ender e identificar os recursos materiais necessrios. Por isso, no Captulo 5, esses aspectos sero
tratados, dando nfase aos recursos tecnolgicos, que, na atualidade, esto mudando a maneira de
se organizar eventos. Os demais recursos materiais, referentes a som, iluminao, imagem, traduo
simultnea, audiovisual, grficos, equipamentos e comunicao, so apresentados tambm.
No Captulo 6, apresentam-se os principais fornecedores do setor de eventos, pois eles repre-

sentam um dos principais aspectos dos servios logsticos. A coordenao do trabalho em equipe se
configura como o principal desafio dos organizadores.
O Captulo 7 apresenta os cronogramas, os formulrios e os fluxogramas que orientam e auxi-

liam a organizao e a montagem de um evento. Esses documentos ajudam o organizador de eventos
na identificao das atividades a serem realizadas e, tambm, na determinao da quantidade de pes-
soas que devero ser alocadas para a organizao e a montagem de determinado evento.
Concluindo este livro, o Captulo 8 ilustra dois casos de diferentes tipos de organizao logs-
tica em eventos, alm de fornecer dicas relacionadas prtica dos servios logsticos, tratando tam-
bm dos erros mais comuns na organizao logstica de um evento. Ao final, um exerccio reflexivo e
prtico ajuda a fixar os conhecimentos obtidos.
Os autores

1
Evento e Logstica:
Conceitos e
Definies
Para comear
Este captulo tem o objetivo de definir os conceitos bsicos pertinentes aos setores de Eventos e
de Logstica (considerada uma importante rea do setor de eventos), alm de identificar os principais
aspectos que envolvem ambas as reas.
As informaes aqui apresentadas sero a base necessria para entender de forma gradual os
demais conceitos, bem como suas definies e metodologias.
Em uma primeira leitura, parece que as palavras evento e logstica no combinam, mas
basta compreender a importncia de cada uma para percebermos que estes dois termos caminham
juntos em uma relao de total interdependncia.
Fique de olho!
Voc sabia que a palavra logstica se origina do termo grego logistikos, que significa contabilidade, clculo e raciocnio
matemtico? A utilizao do termo logstica surgiu na Primeira Guerra Mundial, como uma atividade dos militares que
eram responsveis pelo armazenamento, pela distribuio e pela manuteno de todos os materiais importantes para os
militares, como roupas, remdios, alimentos, transportes e armas, entre outros.
11
Pavel L Photo and Video/Shutterstock.com
Figura 1.1 - Para um evento musical ao ar livre, por exemplo, necessria infraestrutura montada de acordo com o
objetivo do evento e com a quantidade de participantes. Note que existe uma cobertura fixa do palco, que foi estendida
com a montagem de uma tenda, junto qual foram acopladas as caixas acsticas e a iluminao. Perceba, ao fundo
da imagem, os banheiros qumicos montados e, no cho, a existncia de um piso sinttico. Neste evento,
podemos notar um intenso trabalho de logstica presente em todos os aspectos mencionados.
Exemplo
Vamos imaginar a construo de um evento bem simples, como uma festa em sua casa
para receber amigos e parentes. A partir da, podemos ordenar processos e fluxos para a execu-
o do evento de acordo com seu objetivo, seu tema e sua tipologia.
E quais seriam as principais decises para fazer a festa em sua casa?
Qual ser a data?
Quem sero os convidados?
O que vai ser servido?
Quanto tempo ir durar a festa?
Em qual local ser? No apartamento? No salo de festas?
Que tipo de servio ser utilizado?
Qual ser a programao? Haver msica? Quais os horrios de incio e trmino?
Haver estacionamento para os convidados?
Percebe quantas perguntas fazemos para uma simples festa em sua casa? Estas perguntas
podem ser traduzidas em termos tcnicos, como:
localizao;
perodo;

pblico-alvo;
tema;
equipamentos necessrios;
servios necessrios;
pessoas responsveis pela organizao da festa.
Soluo
Todos os aspectos citados anteriormente esto relacionados aos Servios Logsticos de
um evento. Assim, todos os servios relacionados ao layout, montagem de equipamentos, aos
recursos de som e imagem, aos servios de alimentao e recepo envolvem a organizao
logstica do evento.
No prximo item, voc ir compreender a relao entre evento e logstica, bem como a
logstica de eventos em suas diferentes fases, que devem ser adequadas a cada objetivo e tipolo-
gia do evento.
Para tanto, veremos a seguir os conceitos e as definies de Evento e Logstica, e como esses
dois termos convergem para o sucesso de um evento.
1.1 Definies de evento

Conceituar eventos no uma tarefa fcil, visto que o conceito de evento possui mltiplas
vises, focos e interpretaes, em razo de sua evoluo ao longo dos anos. Portanto, voc ir encon-
trar muitas definies diferentes para o mesmo termo.
Entretanto, podemos entender evento como qualquer acontecimento formal que mobilize
pessoas e/ou entidades para mostrar algo para um pblico definido. Desconsiderando a tipologia
de cada evento, o grande fator de diferenciao entre um e outro consiste na qualidade, ou seja, se
houve realmente um planejamento com a determinao de objetivos claros, tendo como principal
foco alcanar resultado junto ao pblico-alvo.
Vejamos agora algumas definies de evento.
Evento um acontecimento planejado, em determinado tempo e local, envolven-
do e mobilizando um grupo ou uma comunidade, buscando a integrao, difuso e
sensibilizao entre quem participa e o objetivo que se pretende alcanar. O pblico
definido em funo de caractersticas especficas, ou seja, atividade ou profisso,
nvel socioeconmico e cultural, faixa etria, sexo, localizao geogrfica, expectati-
va, ou por alguma atrao especial. (CANTON, 2001, p. 311)
Voc percebeu que na definio acima a autora enfatiza que um evento mobiliza um grupo
ou comunidade? verdade, pois os eventos tm capacidade multiplicadora, ou seja, quando um
determinado local recebe um evento, vrias pessoas e instituies pblicas e privadas so aciona-
das, gerando renda para as pessoas e para o municpio receptor do evento. Em alguns casos, as ati-
Evento e Logstica: Conceitos e Definies 13

vidades mobilizam tambm cidades vizinhas, pois a infraestrutura da cidade receptora pode no
ser suficiente.
Agora, vamos ver outra definio de evento: Ao profissional que envolve pesquisa, plane-
jamento, organizao, coordenao, controle e implantao de um projeto, visando atingir o seu
pblico-alvo com medidas concretas e resultados projetados (BRITTO; FONTES, 2002, p. 20).
Qual a diferena entre essa definio e a anterior? Na definio anterior, a autora d mais
nfase aos aspectos que envolvem o pblico-alvo. J nessa ltima definio, as autoras enfatizam as
aes relacionadas administrao do evento, afirmando a necessidade de aes planejadas e moni-
toradas para atingir os resultados esperados.
A necessidade da existncia de atividades relacionadas logstica est mais presente na ltima
definio, porque os servios logsticos de um evento consistem em controlar, coordenar e organizar
pessoas, materiais, equipamentos, tecnologia e diversos outros recursos e servios, para que os parti-
cipantes tenham o sentimento de satisfao com o evento.
J sabemos que, ao atingir o nvel de qualidade esperada junto ao pblico-alvo, podemos afir-
mar que o evento atingiu os objetivos esperados. Mas como atingir esse nvel de qualidade? Somente
com um planejamento adequado s possibilidades e s caractersticas do evento, por meio de estrat-
gias coordenadas, monitoradas utilizando um processo de comunicao eficiente entre todas as pes-
soas responsveis pela organizao.
1.2 Logstica
Primeiro, precisamos entender de logstica e servios logsticos, para depois verificar como
estes se aplicam aos eventos.
Na atualidade, o termo logstica utilizado de vrias formas e em diferentes contextos.
muito comum ouvirmos pessoas se referindo logstica como apenas as atividades de transporte e
distribuio de produtos, ou ainda como o ato de armazenar produtos. Mas, ao analisarmos as pr-
ticas de logstica no contexto empresarial e de eventos, iremos verificar que o termo muito mais
abrangente do que parece para algumas pessoas. Assim, o conceito de logstica engloba atividades
relacionadas a armazenamento, distribuio, controle de estoques, processamento de pedidos, trans-
porte e at a formas de produo de bens e servios. Sim, logstica est relacionada tanto com produ-
tos quanto com servios.
Fique de olho!
Voc consegue se lembrar de alguma empresa que oferea servios de logstica?
Os Correios so um timo exemplo de empresa que oferece servios logsticos. Essa instituio, que existe h 350 anos
responsvel pelo recebimento, pelo controle e pelo envio de diversos tipos de correspondncias no Brasil e no mundo
inteiro. Para conseguir alcanar seus objetivos, os Correios necessitam ter postos de distribuio em todos os municpios
do pas! Os servios de logstica so to fundamentais para a empresa que as atividades do setor so coordenadas por
uma Vice-Presidncia de Logstica e Encomendas!

A instituio Council of Logistics Management (CLM), rgo americano de reconhecimento
mundial representante do setor de Logstica, define o termo da seguinte maneira:
O processo de planejamento, implementao e controle, eficiente e eficazmente,
do fluxo de armazenagem de mercadorias, servios e informaes relacionadas do
ponto de origem ao ponto de consumo com o propsito de atender as exigncias
dos clientes. (ENCYCLOPAEDIA BRITTANICA, 2013)
Podemos perceber a importncia da logstica no mundo empresarial quando, em uma inter-

pretao desta definio, compreendemos que a logstica engloba todas as atividades desde a produ-
o de um bem e/ou servio at a chegada deste bem e/ou servio ao consumidor final. Este processo
complexo e dinmico envolve os seguintes elementos, que devero atuar de maneira integrada, ou
seja, um dependendo do outro:
pessoas; fluxos de informao;
recursos materiais; equipamentos;
tecnologia; meio ambiente;
transportes; segurana.
Todos estes elementos devero assegurar, conjuntamente, o sucesso de qualquer empreendi-
mento e/ou operao das empresas que produzem um determinado bem ou servio. Assim, pode-
mos entender que a logstica de uma empresa atua como uma prestadora de servios para ela e tam-
bm para o consumidor final. A Figura 1.2 demonstra de forma resumida os aspectos presentes na
definio de logstica.
Adaptada de COELHO, 2013.
Figura 1.2 - Definio esquemtica de logstica.

Amplie seus conhecimentos
Voc sabe a diferena entre eficincia e eficcia? E efetividade?
Podemos usar como exemplo o futebol. Quando um jogador marca um gol, podemos consider-lo eficaz, afinal o obje-
tivo do jogo fazer gols. No entanto, adoramos lindas jogadas: quando vemos um jogador que faz dribles difceis e tem
domnio da bola, dizemos que ele joga bem, ou seja, ele eficiente. Mas o melhor quando os jogadores de nosso time
jogam e bem e fazem gols, e assim podemos dizer que foram eficientes e eficazes. Quando um time joga bem e faz mais
gols, transformando-se em um time vencedor de vrias partidas, podemos chamar este time de efetivo, pois ele uniu a
eficincia eficcia e conseguiu manter um desempenho contnuo acima da mdia de seus adversrios.
Quer saber mais detalhes sobre eficincia, eficcia e efetividade? Acesse o site <http://www.eficienciamaxima.com.br/
qual-a-diferenca-entre-eficiencia-eficacia-e-efetividade/> (acesso em: 02 jan. 2014).
Agora, vamos ver uma definio para Logstica Empresarial, que tem por objetivo estudar a
logstica das empresas de forma integrada, com o intuito de reduzir custos e, ao mesmo tempo, aten-
der as necessidades do cliente.
Segundo Ballou (2004), um importante autor em Logstica, o termo pode ser definido como:
todas as atividades de movimentao e armazenagem, que facilitam o fluxo de pro-
dutos desde o ponto de aquisio da matria-prima at o ponto de consumo final,
assim como dos fluxos de informao que colocam os produtos em movimento,
com o propsito de providenciar nveis de servio adequados aos clientes a um cus-
to razovel. (BALLOU, 2004, p. 27)
Ao ler essa citao, tente pensar:

Quais so as atividades de movimentao de materiais e pessoas em um evento?
E de armazenagem?
Como fazer com que este fluxo ocorra sem erros, para concretizar o evento em seu tempo
e em seu espao determinados?
Note que o autor menciona o fluxo de informao colocando os produtos em movimento. Isto
demonstra que devemos pensar, planejar os fluxos de produtos e de servios necessrios s diferen-
tes reas e setores de um evento. Conseguiu imaginar?
Outro fator importante a respeito do setor de logstica reside no fato de que, com as mudan-
as na sociedade, o conceito sofreu muitas alteraes, e hoje a logstica est relacionada diretamente
com a satisfao do cliente. Assim, a logstica focada no cliente se relaciona tambm com a rea de
marketing, tendo como princpios bsicos as seguintes diretrizes:
as necessidades do cliente antecedem produtos e servios;
os produtos e servios tm valor apenas quando vistos e posicionados no contexto do
cliente;
rentabilidade mais importante que volume.
Neste ltimo conceito, voc pode perceber uma proximidade entre as atividades da logstica
e as atividades do setor de eventos. Assim como a logstica, um evento busca atender as necessida-
des e os desejos do cliente contratante, e, claro, dos participantes do evento.

Voc sabia que os servios de logstica podem afetar a produtividade, os custos de produo, o preo do produto ou ser-
vio, o meio ambiente e a satisfao do cliente?
Para saber mais sobre o assunto, visite o site do SEBRAE: <http://www.sebrae.com.br/setor/servicos/servicos-relacionados/

logistica-transportes> (acesso em: 06 jan. 2014).
1.3 A logstica do evento

O acompanhamento e o monitoramento da logstica so imprescindveis para o sucesso de
qualquer evento. Se a logstica no estiver adequada e os servios logsticos no tiverem sido planeja-
dos, o evento em sua totalidade no ir acontecer de forma satisfatria.
Dessa forma, podemos afirmar que as competncias do operador de logstica iro determinar
o sucesso do evento, sendo que este profissional dever ter habilidades e conhecimentos sobre os
servios logsticos, a fim de coordenar de forma eficaz toda a complexidade de tarefas pertinentes
operacionalizao logstica de qualquer evento. Por isso, a logstica considerada por muitos o cora-
o de um evento, pois ser ela que ir determinar a percepo positiva do cliente e dos participantes
sobre a qualidade dos servios oferecidos pela promotora.
Quanto aos servios logsticos, preciso planejar, organizar e gerenciar todos os recursos huma-
nos, fsicos, materiais, de segurana e tecnolgicos, bem como todos aqueles que atuam no apoio e na
manuteno necessria realizao do evento, desde o pr, durante o trans e at o ps-evento.
A infraestrutura um importante item na determinao dos servios logsticos necessrios,
pois se relaciona com todos os recursos fsicos utilizados para realizar o evento. Alguns itens que
devem ser levados em considerao quanto infraestrutura so:
objetivo do evento;
tipo de evento;
recursos e servios necessrios para atender aos objetivos;
local adequado para a realizao do evento.
Ainda sobre a infraestrutura, o objetivo do evento ditar os recursos necessrios para atingi-lo
e o local adequado ou previsto para a realizao. Geralmente, os eventos podem ser em locais aber-
tos ou em locais fechados.
1.3.1 Eventos em locais abertos

So realizados ao ar livre e podem ser pblicos ou privados. A realizao de um evento em
local aberto exige uma maior complexidade logstica, na medida em que a infraestrutura destes locais
tende a ser limitada. Por exemplo, em muitos locais pblicos no h banheiros, ou, ainda, em razo
da inexistncia de uma entrada nica, o controle do acesso dos participantes e a segurana so mais
complexos. Outro fator importante consiste na criao de recintos fechados que serviro para os ser-
vios de alimentao, sala VIP, guarda de materiais e equipamentos, camarim, entre outros.

bikeriderlondon/Shutterstock.com
Figura 1.3 - Quando um evento realizado em espao aberto, todo o mobilirio, os utenslios,
a decorao e os equipamentos so adaptados ao ambiente aberto. Porm, sempre bom se lembrar da
possibilidade de chuva. Assim, a viabilidade de colocao de uma tenda fixa uma medida preventiva coerente.
Nestes eventos, a estrutura logstica mais complexa, exigindo maior quantidade de servios
logsticos estruturais, alm de contar com mais variveis, como permisses do setor pblico para a sua
realizao, alternativas em caso de chuva e adequaes necessrias para um espao que no foi pen-
sado para receber qualquer tipo de evento. Um exemplo um show artstico em um estdio de futebol.
1.3.2 Eventos em locais fechados

Estes eventos possuem mais infraestrutura e, portanto, a ao de adaptar o local um pouco
menos complexa. Os locais fechados j contam com uma determinada estrutura de banheiros, toma-
das, iluminao, acstica de som, salas e antessalas e locais de acesso com demarcao definida, e
no dependem de fatores climticos.

Maxim Blinkov/Shutterstock.com
Figura 1.4 - Os centros de convenes possuem uma infraestrutura elaborada para receber diversos
tipos de eventos. Nesses locais, a disposio de cadeiras, mesas, palco, equipamentos audiovisuais,
plpito, iluminao e som j foi projetada para receber eventos de diversos tipos.
Contudo, tanto em ambientes abertos quanto em ambientes fechados deve-se mapear o local
e planejar o layout e a disposio dos equipamentos, alm dos recursos disponveis para a realizao
do evento de acordo com sua proposta.
Concluindo, os servios logsticos para eventos, de uma forma geral, abrangem conhecimentos
sobre alimentos e bebidas, planejamento e organizao de eventos, cerimonial e protocolo, comuni-
cao, negociao, informtica, custos e oramento, segurana e higiene no trabalho, dentre outros.
Isso porque a logstica, no setor de eventos, responsvel por organizar todas as aes que envolvem
cada rea citada, tendo como principal objetivo a promoo de servios que visem a uma experin-
cia satisfatria dos participantes. Na prtica, isso significa que os servios logsticos so formados
por uma srie de empresas prestadoras de servios, que, juntas, atuaro para alcanar os objetivos do
evento em questo.
Assim, podemos afirmar que a superviso logstica de um evento responsvel por coordenar
todas as aes, inclusive das empresas prestadoras de servios, com o objetivo de garantir que tudo o
que for planejado seja executado da melhor forma possvel, com um nmero reduzido de problemas.
Com relao importncia e s atribuies dos servios logsticos, duas conhecidas autoras da
rea, Britto e Fontes (2002), vo mais longe ao qualificar a importncia dos servios logsticos de um
evento quando dizem:
A superviso logstica o corao do evento, sem o qual o restante do processo no
funciona. Esta superviso planeja, organiza e gerencia os recursos fsicos, materiais,
de apoio e manuteno, de segurana e os recursos humanos necessrios realiza-
o do evento, dentro de cada etapa estabelecida. (BRITTO; FONTES, 2002, p. 205)

Alm disso, os servios logsticos entram em ao aps o momento em que so definidas as
principais caractersticas do evento. A partir da, o prximo passo ser a elaborao de um plano que
contenha todas as operaes/atividades que devero ser desenvolvidas no que diz respeito aos aspec-
tos logsticos.
Fique de olho!
O plano de ao dever ser elaborado por uma equipe em que cada membro ser responsvel por determinado aspecto
da operacionalizao do evento.
No prximo captulo, voc ir compreender de que forma os servios logsticos se apresentam

na organizao e na montagem de um evento.
Vamos recapitular?
Este captulo definiu Evento e Logstica com o objetivo de explicar de que forma os servios logs-
ticos so fundamentais para a realizao de um evento. Assim, ao compreender a definio dos dois ter-
mos, voc entendeu que o conceito de evento engloba aes de planejamento, coordenao, controle e
monitoramento de todos os aspectos relacionados organizao e montagem de um evento. A qualida-
de dos servios logsticos de um evento est ligada diretamente com a satisfao do cliente final.
Voc aprendeu tambm que, muito embora eventos e logstica tenham significados diferentes, as
duas reas convergem em razo da necessidade de se organizar recursos, equipamentos, pessoas e infor-
maes, para que o evento acontea com a qualidade esperada.
Agora com voc!
1) Imagine em quais momentos, desde a compra de um produto pela internet at a sua

entrega na casa do consumidor, necessria a atuao dos servios logsticos.
2) Identifique as atividades da organizao de um evento que podem ser classificadas
como servios logsticos.
3) Suponha que voc ter que organizar uma festa de casamento. Os noivos no decidi-
ram se preferem realizar a festa em um local ao ar livre ou em um ambiente fechado,
e pedem a sua opinio. Tendo conhecimento das adequaes dos servios logsticos
em espaos abertos e fechados, elabore os argumentos que voc usaria com o casal
para convenc-lo sobre o espao ideal para a realizao do evento.
4) Discuta com um grupo de alunos: por qual razo se pode afirmar que os servios
logsticos so compostos por conhecimentos de outras reas do setor de eventos?

Princpios de
2
Organizao e
Montagem de
Eventos
Para comear
Neste captulo, voc identificar em quais momentos da organizao de um evento os servios

logsticos esto presentes, fornecendo o suporte necessrio e fundamental para a concretizao com
sucesso dos objetivos propostos em sua concepo.
2.1 Princpios de organizao logstica de eventos

A organizao de um evento tem incio com sua concepo, ou seja, uma reunio feita entre
as partes interessadas, que pensaro sobre os aspectos relacionados finalidade do evento. Nesse
momento, sero discutidos: a razo da realizao, as possibilidades de formato do evento, a deter-
minao do pblico-alvo, a identificao dos possveis patrocinadores e das entidades diretamente
envolvidas com o tema do evento, os resultados esperados, a determinao do tempo e dos recursos
necessrios e a avaliao dos recursos financeiros e operacionais.
21
Gustavo Fadel/Shutterstock.com
Figura 2.1 - Viso geral de uma feira de negcios com a distribuio dos estandes.
A definio da localizao de cada estande e do espao entre eles uma tarefa do servio logstico do evento.
Note que o espao para circulao de pessoas deve ser adequado ao nmero esperado de participantes.
Aps a realizao da concepo geral do evento, o prximo passo consiste na elaborao de

um projeto em que constem, detalhadamente, todas as atividades a serem desenvolvidas pelas diver-
sas pessoas e/ou entidades envolvidas no processo.
Voc sabia que a Microsoft possui um aplicativo que auxilia na elaborao do planejamento de um evento?
Acesse o link <http://office.microsoft.com/pt-br/templates/planejador-de-eventos-TC102902383.aspx>

(acesso em: 04 jan. 2014) e veja como esse aplicativo pode te auxiliar a controlar todas as etapas importantes do evento.
importante lembrar que cada evento, em razo de suas peculiaridades (tipologia, tamanho,
recursos disponveis, meio ambiente, entre outros), ser organizado de maneira diferente. Entre-
tanto, no que tange a utilizao de ferramentas para a organizao, podemos dizer que existe um
modelo bsico que determina as fases do processo de organizao para que o evento atinja os objeti-
vos propostos.
Desse modo, podemos afirmar que a confeco de um roteiro bsico deve ser uma ao funda-
mental, independentemente do tipo de evento.
Agora, veja um Modelo de Roteiro de Projeto de Evento. Nesse projeto, os aspectos em negrito
so pertinentes aos servios logsticos.

Quadro 2.1 - Modelo de roteiro de projeto de evento
1. Ttulo (nome do evento)
2. Associao, empresa e/ou indstria promotora
3. Entidade e/ou empresa organizadora
4. Cidade-sede
5. Local do evento
5.1 Nome
5.2 Endereo
5.3 Cidade ou estado
6. Tema do evento
7. Objetivos (o que se pretende alcanar com o evento)
7.1 Objetivo geral
7.2 Objetivos especficos
8. Justificativa (porque importante a realizao do evento)
9. Pblico-alvo (perfil e nmero previsto de participantes)
10. Descrio do evento
11. Perodo de realizao do evento e horrio
12. Programao preliminar do evento
13. Taxa de inscrio e/ou ingresso
13.1 Ingressos (valores de acordo com o local)
13.2 Inscrio (gratuita e/ou preos previstos e prazos)
13.3 Outros
14. Recursos necessrios
14.1 Recursos humanos
14.2 Recursos materiais (administrativo)
14.3 Materiais de divulgao
14.4 Recursos audiovisuais e equipamentos
14.5 Diversos
15. Instalaes (descrio e localizao dos espaos fsicos que sero utilizados pelo evento)
16. Servios (transporte, hospedagem, alimentao, sonorizao, decorao e outros)
17. Plano de divulgao e marketing
18. Previso oramentria
18.1 Receitas
18.2 Despesas
19. Cronograma
20. Consideraes gerais

Fonte: MATIAS, 2001.
Princpios de Organizao e Montagem de Eventos 23

De uma maneira geral, a organizao de eventos est dividida em trs etapas:
2.1.1 Pr-evento
Fase inicial em que so definidas questes bsicas sobre o evento, como quem ser respon-
svel pela coordenao geral, pela administrao financeira e pela administrao sociocultural. a
fase em que o projeto ser detalhado, incluindo todas as atividades necessrias de todas as reas e os
devidos responsveis pela execuo. , portanto, a fase das definies de atividades e tarefas essen-
ciais para que o evento ocorra conforme o desejado.
Os servios logsticos comeam a atuar nessa fase, atendendo s demandas de:
expedio e recebimento de correspondncias sobre o evento;
recebimento e confirmao das inscries, bem como registro no sistema dos dados de
todos os inscritos;
recepo do cadastro das empresas participantes, patrocinadoras e apoiadoras do evento;
elaborao de um fluxograma dos canais de comunicao;
contratao dos servios de terceiros necessrios (agncias de viagens, hotis, empresas
de montagem de equipamentos e estandes, decorao, empresas de servios tecnolgicos,
empresas de marketing e comunicao, servios de alimentao, higiene, limpeza etc.)
determinao do layout do evento, ou seja, da diviso do espao para cada setor do
evento: recepo, credenciamento, sala VIP, disposio dos estandes, rea de alimentos e
bebidas, localizao dos banheiros, localizao da sada, sala de imprensa, comunicao
visual, entre outros.
2.1.2 Transevento
Costumamos denominar esta fase de a hora da verdade, pois se trata do momento em que
tudo que foi planejado dever ser colocado em prtica, sempre pensando que imprevistos podem
acontecer. Portanto, imprescindvel que a comisso organizadora j tenha pensado nas alternati-
vas possveis, caso alguma situao que fuja ao planejado ocorra.
E justamente nessa fase que a utilizao de um checklist se faz necessria para todos os
envolvidos na operao do evento, inclusive as pessoas responsveis pelos servios logsticos.
Vale lembrar que o checklist um documento em que constam todas as providncias, tarefas,
atividades e necessidades, em detalhes, acerca do evento. O ideal que no checklist constem,
tambm, todas as pessoas envolvidas e responsveis por cada rea, juntamente com a melhor
maneira de entrar em contato com elas (rdio ou telefone). Ou seja, na medida em que checa-
mos tudo antes de executar qualquer ao, estamos monitorando todas as tarefas a serem rea-
lizadas; e quando checamos tudo durante o evento, estamos nos certificando de que tudo est
acontecendo conforme o planejado.

Fique de olho!
Imagine que seu evento est indo conforme o programado e tudo est dando certo: o cliente e os participantes esto con-
tentes com o resultado. Mas, de repente, ocorre um imprevisto: uma queda na energia eltrica!
Se voc houver contratado servios de geradores de energia eltrica, no ter problemas. Esse tipo de servio muito
comum nos eventos. Se situaes como essa forem previstas no planejamento, a logstica poder ser realizada de forma
antecipada, para que o evento no sofra com imprevistos desse tipo.
Voc sabia que em algumas cidades grandes, como So Paulo, os caminhes que transportam geradores de energia
eltrica so adaptados para VUC - Veculos Urbanos de Carga (veculos que podem circular legalmente em horrio comer-
cial, inclusive em reas restritas aos caminhes)? Em So Paulo h restries de vias, espaos e horrios para a circu-
lao de caminhes. Portanto, se for organizar um evento na capital de eventos da Amrica Latina, preste ateno aos
horrios, pois no qualquer caminho que pode circular livremente para transportar materiais para eventos. J pensou?
nessa fase que os servios logsticos so colocados prova. Assim, ser testada a qualidade
dos servios de recepo, de transporte, de alimentao, de hospedagem e de comunicao visual.
a que ser verificada tambm a infraestrutura geral do evento e de apoios externos (traslados,
hotis, programao de lazer e cultura, atrativos tursticos), bem como a localizao dos demais ser-
vios, como sala VIP, sala de imprensa e salas das comisses tcnicas.
Acho que voc j percebeu a amplitude e a complexidade dos servios logsticos em um
evento. Para que essa rea consiga atender com sucesso a toda essa demanda, os profissionais devem
ter agilidade, capacidade de trabalhar sob presso, ateno aos detalhes, criatividade na resoluo de
problemas, cordialidade e um excelente relacionamento interpessoal!
2.1.3 Ps-evento
uma fase to importante quanto as demais, pois neste momento que o evento avaliado,
no sentido de verificar se os resultados esperados foram alcanados, alm de identificar os pontos
positivos e negativos.
Ainda nessa fase algumas atividades relacionadas aos servios logsticos devero estar presentes:
desmontagem e armazenamento dos equipamentos;
envio das correspondncias de agradecimento;
transporte de todos os recursos materiais e de mdia e equipamentos para o local de origem.
2.2 Montagem de eventos

Aps a definio dos aspectos gerais do evento, no processo de concepo, os servios logs-
ticos j comeam a atuar com grandes responsabilidades, que afetam diretamente a execuo do
evento. Isso porque os servios logsticos sero responsveis pelo planejamento, pelo gerenciamento
e pela organizao de todos os recursos necessrios para o desenvolvimento de cada etapa do evento.
Assim, podemos afirmar que os servios logsticos esto presentes no pr, no trans e no ps-evento.

Tabela 2.1 - Componentes do sistema de logstica em eventos nas diferentes etapas da organizao
Pr-evento Transevento Ps-evento
Marketing
Ingressos Logstica do local do evento:
Filas
fluxos de pblico, artistas e equipamento
Transporte Encerramento do evento:
no local do evento;
Suprimento de produtos Retirada de estrutura
Transporte comunicao;
Acomodao Limpeza
infraestrutura de apoio;
Artistas/convidados/jurados
Quitao dos contratos
artigos de consumo;
Suprimentos de instalaes:
Segurana Avaliao dos processos
exigncias dos VIP e da mdia;
Energia eltrica
gua procedimentos de emergncia.
Firmas Contratadas

Tempo
Fonte: ALLEN et al., 2008 apud STOCK, 2009.
Portanto, os servios logsticos tm como responsabilidade organizar e supervisionar os

seguintes aspectos da montagem de um evento:
2.2.1 Espao fsico do evento

Como visto no captulo anterior, o trabalho da logstica depender do tipo do espao fsico:
aberto ou fechado. Entretanto, independentemente do tipo de espao, trabalho da logstica o mape-
amento de todo o espao disponvel para o evento, verificando o posicionamento do palco, da equipe
de som, da plenria, das mesas de apoio, entre outros.
2.2.2 Recepo do evento

A recepo do evento engloba as funes de secretaria, manobristas e servios de recepo aos
participantes. Esse local dever ser confortvel o suficiente para que a inscrio, a entrega do mate-
rial do evento, a retirada de crachs, o cadastramento das autoridades e o fornecimento de informa-
es sejam feitos de forma tranquila e sem muito tumulto ou espera.
2.2.3 Sala de segurana

A sala de segurana no somente um local onde os seguranas se encontram, mas, princi-
palmente, o local que concentra todos os equipamentos para garantir o monitoramento de todos os
ambientes do evento. Assim, nesse local sero armazenados todos os equipamentos que auxiliam o
trabalho dos seguranas, como cmeras de segurana, walkie-talkies, computadores, telefones, cadei-
ras, material de escritrio etc.

2.2.4 Sala VIP
Esse local exige decorao e servios diferenciados, pois ser o local de recepo de convida-
dos, palestrantes, celebridades e executivos das empresas parceiras do evento. Dever ter banheiros,
cozinha e um espao social com poltronas, mesas de apoio, copa e servios de garom e copeira.
Wikimedia Commons/Kalen40
Figura 2.2 - Exemplo de sala VIP com mesas de apoio para notebook, sala de TV, espao da copa e sala de estar.
O grande diferencial da sala VIP oferecer, para um pblico seleto, um ambiente privado com servios de internet,
alimentos e bebidas, sala de descanso, ar condicionado, proteo acstica e msica ambiente,
para que essas pessoas consigam relaxar por alguns momentos.
2.2.5 Ambulatrio
A localizao do ambulatrio deve ser estratgica, de modo que todos tenham fcil acesso ao
local. Dever contar com pessoal especializado para atendimentos diversos e deve ter equipamento
de atendimento de emergncia.
2.2.6 Sala de imprensa

Local reservado para a imprensa (rdio, TV, jornalistas, fotgrafos etc.), e que, em razo dos
diversos recursos utilizados, dever contar com muitas tomadas, computadores, mesas de apoio,
cadeiras e sofs, linhas telefnicas, acesso internet, entre outros.

2.2.7 Sala de armazenamento de equipamento
Poucas pessoas devero ter acesso a essa sala, pois nela se encontraro todos os equipamentos
de som, mdia, iluminao e palco, alm dos computadores, notebooks e todos os recursos audiovi-
suais necessrios.
2.2.8 Cabines de som, luz e traduo simultnea

Caso o evento tenha traduo simultnea, este ser tambm o local onde ficaro os intrpretes.
Nessa mesma sala, sero controlados o som e a iluminao do evento, e ser feito o controle tecnol-
gico das apresentaes e/ou videoconferncias.
withGod/Shutterstock.com
Figura 2.3 - Para a realizao de um evento, contamos com a utilizao de recursos tecnolgicos:
espaos de som e imagem, videoconferncia e traduo simultnea, que podem estar situados no mesmo local.
Entretanto, em muitos eventos que exigem traduo simultnea, costuma-se montar as cabines de traduo em um local
separado, em razo da alta necessidade de concentrao e silncio que o servio de traduo requer.
2.2.9 Sala de videoconferncia

Em alguns eventos especficos, a sala de videoconferncia separada dos demais espaos, por
exigir controle acstico, operao em rede e equipamentos caros, como computadores, microfones,
telas de transmisso e cmeras de vdeo.

AVAVA/Shutterstock.com
Figura 2.4 - Durante uma videoconferncia, mesmo que seja em um local adaptado, a disposio dos
equipamentos deve permitir que todos sejam visualizados, tanto para quem se encontra em um local remoto
quanto pra quem assiste a apresentao. Outro fator fundamental consiste na qualidade do som, o qual dever
ser ouvido por todos, ou seja, tanto quem est em um local remoto quanto quem est na sala de recepo.
2.2.10 Sala para o encontro das comisses tcnicas

Em muitos eventos, a comisso tcnica utiliza a sala VIP, mas em eventos especficos, em razo
da exigncia de privacidade, h a necessidade de haver uma sala especfica.
2.2.11 Recursos materiais

Os profissionais responsveis pelos servios logsticos so responsveis tambm pelo planeja-
mento, pela coordenao e pelo controle de todos os materiais que sero utilizados no evento, como
computadores, escritrios, imagens, filmadoras, DVDs, aparelhos de som, mesas de som, caixas
acsticas, recursos audiovisuais, dentre outros. Cabe a esses profissionais o inventrio, a distribuio
e o controle de entrada e sada desses equipamentos. Tanto o mobilirio do evento, como sofs, pol-
tronas, mesas, cadeiras e quadros, quanto os utenslios, como copos, taas, bandejas, jarras dgua e
cinzeiros, so de responsabilidade dos servios logsticos.
2.2.12 Limpeza
A existncia de uma rea reservada para os produtos e para os equipamentos de limpeza, bem
como a localizao desse setor em uma rea estratgica, so de fundamental importncia para a
manuteno da aparncia do evento.
2.2.13 Hospedagem
o gerenciamento de todos os hotis parceiros do evento, bem como a localizao e a listagem
da distribuio dos participantes e da equipe de apoio entre os hotis. Muitos hotis tm estrutura
para sediar eventos, o que facilita muito os servios logsticos.

2.2.14 Servios de alimentao
Todos os servios relacionados a alimentos e bebidas so complexos, pois exigem uma srie de
cuidados relacionados s aes de elaborao, armazenamento, transporte e formas de servir. Outro
aspecto fundamental relaciona-se ao tipo de servio e ao cardpio que sero oferecidos, pois cada
item ir exigir uma logstica diferente.
2.2.15 Transportes
A contratao, a identificao e o controle de todos os meios de transporte que sero utilizados
no evento, bem como o tipo de servio de transporte a ser oferecido, so importantes responsabili-
dades dos encarregados do servio logstico.
2.2.16 Programao sociocultural e turstica

Os servios logsticos incluem o fornecimento de opes de lazer e cultura disponveis na cidade
do evento, bem como a checagem da adeso e da necessidade de reservas e transporte. No pense que
este item de pouca importncia, pois muitas pessoas que participam de eventos em outras localidades
ou em cidades tursticas, nos momentos de descanso, buscam conhecer a cultura local.
2.2.17 Gesto de pessoas

A contratao e a adequao de todos os profissionais que atuaro no evento um aspecto
fundamental para o sucesso. O responsvel dever ter conhecimento das competncias de cada indi-
vduo que far parte do time, com o objetivo de assegurar a eficincia do trabalho em equipe (com-
petncia fundamental para os profissionais da rea).
Fique de olho!
A determinao de lderes de cada setor fundamental para que haja

coordenao nos fluxos de tarefas e de informao. Voc saber mais
sobre este assunto no Captulo 7. Cada tipo de evento exige uma configu-
rao diferenciada e, consequentemente,
So muitos aspectos a serem observados, no mesmo? diferentes formas de atuao da rea
Mas o que talvez voc no saiba que cada item acima se desde logstica. Muitas vezes, um mesmo
evento engloba diversas necessidades
dobra em uma srie de tarefas e atividades que exigem muita para satisfazer o pblico. Exemplo: a
concentrao e disciplina por parte do profissional respons- concepo de uma feira de negcios
vel pela logstica de um evento, alm do desenvolvimento de pode incluir uma srie de atividades,
uma viso holstica de todos os aspectos que o envolvem. como shows, conferncias, workshops,
painis, vivncias interativas, visitas
tcnicas e/ou culturais, apresentao
Fique de olho! teatral, espao gourmet, entre outros.
Nesse caso, o nvel de atuao da rea
Ter viso holstica em eventos significa ter uma imagem mental global
acerca de todos os aspectos que envolvem um evento. Mas o indivduo de servios logsticos ser ainda mais
dever tambm conseguir identificar as atividades de cada parte que complexo, exigindo aes muito bem
compe o evento, com o objetivo de compreender a importncia e a fun- coordenadas por parte da equipe.
o de cada parte para o sucesso do evento.

John Wollwerth/Shutterstock.com
Figura 2.5 - Evento ao ar livre, em que foi montada uma estrutura para proteger os participantes, a decorao,
os alimentos e a iluminao das intempries do meio ambiente. Perceba que, mesmo sendo um evento ao ar livre,
os aspectos relacionados ao requinte foram preservados. Este tipo de evento exige a contratao de
empresas especializadas que ofeream equipamentos, mveis, decorao, utenslios, entre outros
recursos especficos a este tipo de ambiente aberto e s caractersticas do evento.
Nos prximos captulos, voc vai aprender, em detalhes, os servios logsticos pertinentes a
cada rea do evento.

Vamos recapitular?
Neste captulo, voc identificou as etapas da organizao de um evento e, tambm, em qual

momento de cada etapa tem incio a atuao dos servios logsticos. Voc aprendeu que, embora exis-
tam eventos de diversos tipos, a elaborao de um roteiro em que constem todas as informaes gerais
sobre os aspectos do evento ir fornecer uma viso geral acerca das atividades necessrias para a sua
montagem.
Ao final deste captulo, voc dever ter uma noo da responsabilidade de cada servio logstico
necessrio para que o evento se desenvolva da melhor forma possvel, inclusive daqueles servios realiza-
dos pelas empresas fornecedoras.
Agora com voc!
1) Com relao aos servios logsticos, existe diferena na organizao de um evento em

ambiente aberto e na organizao de um evento em ambiente fechado? Por qu?
2) Os servios logsticos na fase pr-evento atendem a quais demandas?
3) Quais so os componentes do sistema de logstica em eventos nas diferentes etapas
da organizao (pr, trans e ps-evento)?
4) Faa uma pesquisa sobre como funciona a logstica da organizao da Copa do Mun-
do. Verifique se existe algum regulamento da FIFA e quais so as determinaes des-
se regulamento para os pases sede do evento.

3
Servios Logsticos:
Recursos Humanos
Para comear
Neste captulo, voc compreender a importncia do fator humano para o sucesso de um evento,
bem como da identificao das principais competncias requeridas aos profissionais de eventos que
exercero as tarefas relacionadas aos servios logsticos. A identificao das funes necessrias para a
organizao e para a montagem de um evento, bem como as atribuies de cada rea, tambm faz parte
dos objetivos deste captulo.
3.1 A importncia da gesto de pessoas

No Brasil e no mundo, os estudos relacionados Gesto de Pessoas como fator de competiti-
vidade tm tido bastante reconhecimento pelas empresas que buscam melhorar a qualidade do pro-
duto ou servio oferecido. Nas ltimas dcadas, tm-se percebido grandes mudanas no que diz res-
peito ao perfil dos consumidores, que esto cada vez mais criteriosos e exigentes no que diz respeito
ao acesso informao.
Por parte das empresas, j h um consenso de que as pessoas influenciam, diretamente, o
sucesso de um negcio, independentemente do setor econmico de atuao: primrio, secundrio
ou tercirio.
Nos trs setores da economia citados anteriormente, a qualidade das competncias das pessoas
determina a eficcia operacional da empresa, ou seja, se ela conseguir ou no atingir seus objetivos.
33
Fique de olho!
Quando falamos de produo econmica, existem trs tipos de setores produtivos, e cada um deles engloba o tipo de
produto, os recursos de produo e o modo de produo de um bem ou servio. So eles:
Setor primrio: o tipo de produto tem origem na natureza. Exemplos de atividades desse setor so: pesca, minerao,
agricultura e pecuria.
Setor secundrio: consiste na transformao da matria-prima, ou seja, na sua industrializao. Exemplos de produtos
fabricados por esse setor so roupas, eletrodomsticos, mveis, alimentos e remdios.
Setor tercirio: o setor relacionado aos servios que certas empresas oferecem a outras ou ao consumidor final,
como transporte, educao, comrcio, sade, limpeza e lazer.
A rea de eventos est dentro do setor tercirio, pois oferece servios de planejamento e organizao de eventos.
Tratando-se de eventos, podemos afirmar que a necessidade de ter pessoas qualificadas uma
condio fundamental, pois o desenvolvimento das atividades do setor depende quase que exclusiva-
mente da qualidade do relacionamento entre pessoas.
Em razo do exposto anteriormente, existe uma rea de estudo de recursos humanos espec-
fica, que busca identificar os fatores que formam as competncias dos indivduos.
Agora, vamos entender basicamente o que competncia individual?
3.1.1 Competncias individuais

Todos ns temos competncias para realizar alguma atividade ou tarefa. Assim, podemos
entender que competncia a capacidade do indivduo para realizar algum trabalho pessoal. Para
conseguir realizar esse trabalho, o indivduo dever colocar em prtica seus conhecimentos, suas
habilidades e suas atitudes, para que o trabalho seja realizado da melhor maneira possvel. Veja que
interessante esta definio de competncia elaborada por Fleury e Fleury (2001):
Competncia uma palavra do senso comum, utilizada para designar uma pes-
soa qualificada para realizar alguma coisa. O seu oposto, ou o seu antnimo, no
implica apenas a negao desta capacidade, mas guarda um sentimento pejorativo
e depreciativo. Chega mesmo a sinalizar que a pessoa se encontra ou se encontra-
r brevemente marginalizada dos circuitos de trabalho e de reconhecimento social.
(FLEURY; FLEURY, 2001, p. 184)
Perceba que, na definio dos autores, a competncia est relacionada diretamente capacidade
de realizao dos indivduos, o que sugere que, quanto mais competente o indivduo for, maior ser sua
possibilidade de desenvolvimento profissional e pessoal.
Como dito anteriormente, as competncias so formadas pelo conjunto de conhecimentos, habili-
dades e atitudes que cada indivduo apresenta em seu comportamento. Vejamos cada um destes fatores.
3.1.1.1 Conhecimentos (saber)

Dizem respeito a informaes, conceitos, ideias, experincias e observaes que o indivduo
tem sobre algo. So os conhecimentos adquiridos ao longo de sua vivncia, por meio dos estudos em
uma escola ou faculdade, em cursos ou em estudos autnomos.

Por exemplo, neste momento voc est adquirindo conhecimentos sobre os servios logsti-
cos da rea de eventos, aprendendo a teoria sobre o assunto para, posteriormente, poder aplic-la
na prtica.
3.1.1.2 Habilidades (saber fazer)

Dizem respeito capacidade de executar algo, alguma tarefa. Ou seja, colocar em prtica um
conhecimento adquirido formalmente.
Por exemplo, depois de adquirir os conhecimentos necessrios sobre os servios logsticos,
voc poder colocar em prtica o que aprendeu ao elaborar um projeto de eventos para o curso ou
para a execuo de um projeto profissional.
3.1.1.3 Atitudes (ser)

Dizem respeito ao comportamento do indivduo na execuo de uma tarefa, ou seja, de que
forma ele realiza a tarefa.
Por exemplo, ao elaborar o projeto solicitado pelo professor ou pelo lder da empresa, voc
buscar fazer o melhor trabalho por meio de um comportamento disciplinado, organizado e com
muita dedicao, para conseguir a melhor nota ou a aprovao do lder da empresa.
Essas trs competncias formam o que costumamos chamar de CHA - Conhecimentos, Habili-
dades e Atitudes. Veja a Figura 3.1, que mostra a composio do CHA de um indivduo.
Adaptada de EDC - Educao Distncia, 2007.
Figura 3.1 - Aspectos que envolvem as competncias dos indivduos. Note que o conhecimento
por meio da informao, a habilidade tcnica e o interesse em querer fazer formam as competncias.
Assim, o profissional competente dever possuir um conjunto de conhecimentos, habilidades e
atitudes pertinentes sua rea de atuao, para conseguir atuar de maneira competente e eficaz.
Servios Logsticos: Recursos Humanos 35

Dessa forma, cabe aos responsveis pela organizao do evento compor uma equipe de orga-
nizao e montagem adequada ao tipo de evento a ser realizado. muito importante analisar se as
competncias de cada membro esto relacionadas ao tipo de tarefa a ser executada, sendo que o
principal objetivo consiste em adequar os conhecimentos, as habilidades e as atitudes do indivduo
s tarefas pertinentes a sua funo.
3.2 Competncias dos profissionais de

servios logsticos
A multiplicidade de profissionais necessrios uma das principais caractersticas do setor de
eventos, que exige dos organizadores um excelente nvel de relacionamento interpessoal, aliado a
um processo de comunicao eficaz e dinmico. Isso porque o profissional que atua nos servios
logsticos se relaciona diretamente com grande parte dos profissionais especializados que compem
a organizao e a montagem de um evento.
Com relao composio da equipe de trabalho, importante ter o seguinte conhecimento:
A definio do nmero de profissionais deve levar em conta, de um lado, os fatores
operacionais e o volume de tarefas projetadas para os momentos de pico e, de outro,
a necessidade de viabilizao financeira da iniciativa. O grupo precisa contar com
um nmero de pessoas suficiente para o atendimento ao fluxo de atividades, mas
sem exageros que levem ociosidade e provoquem impactos negativos no oramen-
to. (AVELAR, 2010, p. 178)
A composio da equipe de trabalho depender do tamanho e do tipo de evento, mas de uma

maneira geral a equipe pode ser dividida em duas categorias:
Equipe de coordenao: responsvel pela gesto de todas as atividades pertinentes s trs
fases do evento.
Equipe de apoio: responsvel por tarefas especficas limitadas a cada rea de atuao.
De uma maneira ampla, cabe aos responsveis pelos servios logsticos supervisionar todos
os recursos humanos que atuam nas diversas atividades da organizao e da montagem do evento.
Eles devero:
informar a todos suas tarefas, seus deveres e suas obrigaes;
controlar horrios de chegada, sada e almoo;
disponibilizar materiais, equipamentos e recursos tecnolgicos necessrios para o desen-
volvimento das tarefas;
supervisionar a execuo das tarefas;
disponibilizar uniformes;
oferecer informaes e treinamentos especficos e sobre o evento;
estimular o trabalho em equipe.

Ao analisarmos as competncias necessrias aos profissionais que atuaro junto aos servios
logsticos, podemos relacionar seis grandes competncias fundamentais:
3.2.1 Proatividade
Ser proativo no significa somente fazer o que tem de ser feito, mas, acima de tudo, ir alm
das expectativas, antecipar ocorrncias, estar sempre disposto a auxiliar qualquer rea que envolva o
evento, mesmo aquelas que esto sob a responsabilidade de outro membro da equipe.
3.2.2 Trabalho em equipe

Desenvolver o trabalho em equipe tem sido o maior desafio das empresas na atualidade, visto
que, sem a cooperao mtua, o alcance dos resultados mais difcil. Trabalhar em equipe no significa
necessariamente trabalhar prximo a outras pessoas, mas trabalhar junto com elas, assumindo a relao
de interdependncia das tarefas e, principalmente, a responsabilidade conjunta de atingir o objetivo final.
3.2.3 Administrao de conflitos

Em razo da dinmica das reas de eventos e logstica, muito comum surgirem conflitos de
informaes que, se mal administrados, podem gerar conflitos pessoais. muito importante que o
profissional dos servios logsticos saiba apaziguar os conflitos, buscando um resultado positivo para
todas as partes envolvidas. O principal foco dever ser sempre a resoluo do problema, para que ele
no afete o resultado final do evento.
3.2.4 Senso de organizao

Esta competncia fundamental para o profissional de logstica, pois ele dever saber de todos
os aspectos que envolvem a sua rea e, tambm, o evento de uma forma geral. Isso porque os servi-
os logsticos esto agrupados em uma cadeia de empresas que, por meio da inter-relao, afetar a
satisfao do cliente com o evento. Saber quais so as empresas, os servios, as pessoas e as tarefas
envolvidos na organizao e na montagem de um evento extremamente importante. Ter em mos
o checklist do evento auxilia muito nesta tarefa cheia de detalhes.
3.2.5 Viso sistmica

Esta competncia est relacionada diretamente com o senso de organizao. Significa ter uma
viso mental de todos os setores e aspectos que envolvem a organizao e a montagem do evento,
sejam eles internos ou externos. Por exemplo, como citado no Captulo 2, na cidade de So Paulo,
existem restries circulao de caminhes em determinadas vias da cidade, em determinados
horrios. Assim, o profissional de logstica dever estar atualizado sobre as leis de trnsito que afe-
tam o transporte de equipamentos e pessoas, pois, mesmo sendo um aspecto externo, ele determi-
nar a logstica de transporte dos equipamentos e das pessoas.
Assim, ter em mente uma viso de todas as partes internas ou externas que interagem na orga-
nizao e na montagem de um evento de fundamental importncia para o profissional de logstica.

3.2.6 Capacidade de atuar sob presso
Outra competncia fundamental ao profissional de logstica, a capacidade de atuar sob presso
est relacionada com o desenvolvimento de uma competncia baseada nas atitudes, ou seja, a aquisi-
o de um comportamento ativo e focado, mesmo em situaes difceis e complexas. Muitas pessoas,
quando esto envolvidas em situaes estressantes, tendem a assumir um comportamento de defesa
expressado por meio de choro, nervosismo, desmaio, agressividade ou passividade. A capacidade de
suportar presses e continuar agindo fundamental, pois, em um evento, as situaes de conflito so
constantes, em razo da diversidade de empresas e pessoas envolvidas.
Alm destas seis competncias principais, outras competncias tambm so importantes,
como o entendimento de aplicativos, programas tecnolgicos e equipamentos diversos (projetor
multimdia, aparelhos de som, cmeras de filmagem, entre outros), a fluncia em outros idiomas, a
flexibilidade e a facilidade de adaptao a novas circunstncias, e o conhecimento e a habilidade para
assumir diferentes tarefas, atuando sempre com criatividade, inovao e tica.
Ser que voc possui o perfil comportamental para atuar no setor de eventos? Para conhecer melhor o seu perfil comporta-
mental, acesse o site: <www.inspiira.org> (acesso em: 04 jan. 2014) e faa o teste de 5 minutos baseado no mtodo MBTI
para identificar suas preferncias pessoais. Conhecido como Modelo de Tipologia de Myers-Briggs, um mtodo desenvol-
vido com base na teoria do famoso psiclogo Carl Jung e muito utilizado nas atividades de aconselhamento de carreira,
recrutamento e seleo, desenvolvimento de equipes e de liderana.
Agora que voc j sabe quais as competncias necessrias ao profissional de eventos e de servi-
os logsticos, vamos conhecer a composio dos profissionais de cada setor relacionado com a logs-
tica e, tambm, as tarefas pertinentes a cada funo.
3.3 Distribuio dos recursos humanos

por rea de atuao
Cada rea do evento possui um perfil de profissional ideal, mas certas caractersticas so
comuns em algumas reas. O importante que voc compreenda as principais funes e competn-
cias dos profissionais de cada rea.
Como cada tipo de evento exige profissionais especficos, optamos por identificar a composi-
o da equipe dos principais setores em que se encontram os servios logsticos.
3.3.1 Secretaria
neste setor que se concentra a maior parte dos servios logsticos. Configura-se como o prin-
cipal setor, pois responsvel pela superviso de todas as etapas do evento, pr, trans e ps-evento,
tendo como atribuies as tarefas pertinentes organizao, montagem, recepo e avaliao
do evento. tambm o local onde os participantes tm as primeiras impresses acerca da qualidade
do evento. Basicamente, a coordenao e o monitoramento dos servios logsticos so realizados
pelos profissionais deste setor. Por isso, h que se ter muito cuidado com a determinao das pessoas
que iro atuar nesta rea.

Outro aspecto importante que a secretaria atua tanto com as pessoas internas responsveis
pela organizao do evento quanto com as pessoas externas, como empresas fornecedoras, autorida-
des, rgos pblicos, participantes e, em alguns casos, celebridades. Por isso, imprescindvel a con-
tratao de pessoas qualificadas, que saibam lidar com essa diversidade de pessoas.
Assim, a equipe dever contar com profissionais organizados, disciplinados e com viso sis-
tmica, conhecimento de idiomas, capacidade de negociao, habilidade de trabalhar sob presso,
bom relacionamento interpessoal e capacidade de trabalhar em equipe.
Basicamente, o setor de secretaria composto pelos seguintes profissionais:
Quadro 3.1 - Composio do setor de secretaria do evento
Profissionais Competncias desejadas
Organizao Comunicao
Proatividade Conhecimentos de idiomas e informtica
Agilidade Conhecimento geral sobre organizao e
Secretrio-Executivo montagem de eventos
Relacionamento interpessoal
Trabalho em equipe Conhecimento de todos os fornecedores,
autoridades, celebridades, promotores e
Delegao expositores do evento
Digitao Conhecimento de informtica (pacote Office)

Assistentes Conhecimento de idiomas Relacionamento interpessoal
Comunicao
Digitao Pacincia e educao

Atendentes Conhecimento de idiomas Relacionamento interpessoal
Conhecimento de informtica (pacote Office)
Agilidade Discrio
Mensageiros Comportamento corts Conhecimentos sobre o evento
Assiduidade
Tarefas
Dar suporte tcnico aos setores de recepo, segurana, sala

Processar as inscries dos participantes. VIP, promotoria e pessoal tcnico.
Providenciar a elaborao de crachs, material de apoio e did- Enviar e receber correspondncias.
tico, identificaes, formulrios, certificados, apostilas, listas de
presena etc. Entregar encomendas e documentos dos participantes, convida-
dos e autoridades.
Abastecer os locais de reunies de pessoas com copos, gua e
caf; organizar o coffee break. Entregar documentos, materiais e equipamentos.
Supervisionar a manuteno e a limpeza de banheiros, corre- Elaborar formulrios diversos (de inscrio, credenciamento
dores, salas especiais, recepo, auditrios, espaos de lazer e etc.).
lixeiras. Contatar empresas patrocinadoras e parceiras.
Supervisionar os servios de fornecedores hoteleiros, alimenta- Licitar e contratar as empresas fornecedoras.
o, transporte, equipamentos, lazer e turismo.
Imprimir certificados, credenciamentos, crachs, formulrios e
Providenciar a elaborao e a colocao das placas sinalizado- avisos.
ras internas e externas ao evento.
Controlar o comportamento e a apresentao pessoal da equipe
Gerenciar o fluxo de informao e comunicao do evento. da recepo e atendimento aos visitantes, inclusive do pessoal
Providenciar e coordenar o transporte e os traslados dos partici- terceirizado.
pantes e dos equipamentos. Redigir os contratos.
Organizar e controlar a documentao e o arquivo de todas as Elaborar o formato das credenciais.
fases do evento.
Monitorar o funcionamento do estacionamento e da portaria.

3.3.2 Recepo
Assim como no setor de secretaria, os profissionais da recepo, que, em sua maioria, so
mulheres, devem estar preparados para se relacionar com diversos tipos de pessoas, desde autorida-
des governamentais at a equipe responsvel pela limpeza.
Dessa forma, a escolha dos membros da recepo dever ser criteriosa e feita de acordo com o
perfil dos participantes e com a tipologia do evento.
A recepo responsvel por receber, orientar e encaminhar convidados, autoridades, partici-
pantes, equipe tcnica e artistas aos seus devidos lugares. Fornecer assessoria ao mestre de cerim-
nias e equipe tcnica tambm uma importante funo do setor de recepo.
Portanto, a equipe da recepo fica distribuda em vrios locais do evento, como na sala VIP,
na sala de imprensa, no auditrio/na plenria, na entrada e na sada, junto equipe tcnica, na sala
de videoconferncia, no local do coffee break e, tambm, circulando nos espaos do evento, para
auxiliar os participantes e supervisionar se tudo est ocorrendo da melhor forma possvel.
Os seguintes profissionais compem a equipe de recepo: recepcionistas, manobristas, moto-
ristas, porteiros, mestres de cerimnias, e, em alguns casos, guias de turismo.
Quadro 3.2 - Composio do setor de recepo do evento
Organizao Boa apresentao

Proatividade Educao e amabilidade
Agilidade Pacincia
Recepcionistas
Relacionamento interpessoal Assiduidade e pontualidade
Trabalho em equipe tica e etiqueta
Conhecimentos de idiomas
Excelente dico Concentrao

Fluncia no idioma local Dinamismo
Mestre de cerimnias
Boa aparncia Entusiasmo
Assiduidade e pontualidade Agilidade mental
Boa apresentao Habilidade de direo de qualquer

Motorista Simpatia tipo de veculo
Agilidade Integridade e tica
Conhecimento sobre os aspectos Educao

gerais do evento Ateno
Porteiro Conhecimento sobre os procedimentos e Boa apresentao pessoal
sobre a localizao da recepo e da
secretaria do evento
Pacincia e educao Agilidade

Manobristas Relacionamento interpessoal Polidez
Boa apresentao
Agilidade Conhecimento tcnico e cultural

Relacionamento interpessoal Comportamento corts
Guia de turismo
Extroverso Assiduidade
Dinamismo

Tarefas
Supervisionar instalaes, equipamentos, mveis e utenslios Atuar junto ao mestre de cerimnias, dando suporte acerca
dos locais de recepo e atendimento dos participantes. de informaes gerais, componentes das mesas, autoridades,
convidados especiais, pessoas ausentes e alteraes do horrio.
Providenciar equipamentos e materiais nos locais das
atividades do evento. Receber os participantes e estacionar os carros em local seguro.
Recepcionar e conduzir os palestrantes, os convidados VIP, os Orientar os participantes sobre os locais de entrada e creden-
dirigentes de empresas e os patrocinadores aos devidos locais. ciamento.
Observar casos que exigem cuidados especiais, como Recepcionar participantes, autoridades e convidados VIP no
cadeirantes, pessoas idosas com limitao de movimentos e aeroporto.
deficientes visuais.
Acompanhar e guiar os participantes nos passeios tursticos.
Orientar os participantes com relao aos locais do evento,
Agenciar as reservas de hotis, restaurantes e locais de lazer.
inclusive a localizao dos banheiros, das rampas, das salas
VIP e das sadas. Providenciar traslados do aeroporto, hotel e atrativos tursticos.
3.3.2.1 A funo de hostess

Geralmente, esta ocupao exercida por um profissional especfico, que encarregado de
recepcionar o pblico de uma maneira mais intimista e especfica: sua figura e seu comportamento
devero representar o perfil do evento. Portanto, esse profissional dever ter requinte, excelente apre-
sentao, conhecimentos de idiomas com fluncia, cultura, etiqueta, conhecimento das autoridades
por nome e sobrenome, conhecimento de cerimonial e protocolo, pacincia e simpatia.
Em alguns eventos, a profissional hostess tem o poder de selecionar quem entrar primeiro,
quem convidado VIP e quem ter acesso ao camarote ou lugar reservado. Essa funo mais
comumente encontrada em eventos fechados.
Quadro 3.3 - A funo de hostess
Excelente dico Pacincia

Fluncia em outros idiomas Educao
Hostess
Boa aparncia Agilidade mental
Assiduidade e pontualidade Conhecimentos sobre autoridades e celebridades
Tarefas
Receber os convidados VIP.

Recepcionar o pblico, transmitindo o perfil do evento.
Checar os convidados que esto na lista.
Recepcionar as autoridades e celebridades.
Coordenar a entrada de pessoas importantes do evento.
3.3.3 Segurana
O setor de segurana deve estar localizado junto secretaria do evento, porm em um local
discreto, com baixa circulao de pessoas. O profissional responsvel pelo setor dever ter formao
na rea de segurana e vasta experincia no oferecimento de servios logsticos de segurana, em
diversos tipos e tamanhos de eventos. Isso porque, caso ocorra algum problema, a atuao do setor
dever ser discreta e, ao mesmo tempo, gil, pois a manuteno de uma atmosfera segura e tranquila
fundamental.

Neste sentido, o setor de secretaria dever atuar em conjunto com o setor de segurana, infor-
mando as caractersticas do evento e de seus participantes.
Alm de cuidar da manuteno da segurana dos participantes, o setor de segurana respon-
svel pela proteo de equipamentos e materiais do evento.
Normalmente, a equipe de segurana terceirizada, exigindo da organizao do evento muita
ateno na contratao. A empresa dever ser idnea, ter experincia no mercado e contar com pro-
fissionais treinados e ticos. Assim, ao contratar o prestador de servios de segurana, importante
checar alguns detalhes:
A empresa possui experincia comprovada no setor?
Tem boa reputao no mercado?
credenciada pela Polcia Federal para a prestao de servios de segurana?
Possui em seus quadros pessoas realmente habilitadas e treinadas para o cum-

primento de suas funes? (AVELAR, 2010, p. 325)
A quantidade de profissionais dever ser adequada ao tipo, ao tamanho, ao local e ao per-

fil do pblico do evento. Avelar (2010), sugere 1 segurana para cada grupo de 80 a 100 pessoas
presentes. importante salientar que, em alguns casos, a equipe de seguranas atuar juntamente
com a Polcia Militar.
Fique de olho!
Hoje, para trabalhar com segurana, preciso ter um curso de vigilante, que feito em cerca de trinta dias. A pessoa rece-
be noes de defesa pessoal e tiro, mas tambm de primeiros socorros, direito, defesa do consumidor etc. Esse aquele
mesmo vigilante que trabalha em banco, armado. Mas claro que ele no vai portar uma arma no caso de um evento.
Para atender ao pblico, voc precisa colocar a pessoa certa no lugar certo. Hoje, o segurana muito mais um recep-
cionista, uma pessoa que informa o pblico, e no mais aquele truculento leo de chcara. H uns quinze anos, o segu-
rana era aquele porteiro de boate, dois por dois, que pegava pela cala o cara que havia tropeado na mesa e jogava do
outro lado da rua. Isso acabou. Hoje, voc deve ter uma mo de obra refinada para receber o pblico em qualquer tipo
de evento, ou seja, no existe mais espao para o segurana arrogante e truculento. Ele tem que entender que o pblico
est l para se divertir, que as pessoas s vezes vo ficar bbadas e xingar. Infelizmente, ele ter que lidar com esse tipo
de coisa. Se ele no conseguir administrar isso, vai ter que mudar de profisso.
Depoimento de Chiquinho Machado, Diretor da Company Events, empresa especializada em planejamento, coordenao
e logstica em segurana de eventos.
Fonte: AVELAR, 2010, p. 325.
O depoimento acima aborda a mudana atual no perfil profissional do segurana, que dever
assumir uma postura muito mais corts e amistosa, em detrimento da cara fechada e da agressivi-
dade que costumvamos verificar nos seguranas do passado. Essa alterao do perfil dos seguranas
afeta positivamente a recepo de um evento, pois eles estaro alinhados com a postura exigida do
pessoal da recepo e da secretaria.
Agora, observe o perfil profissional e as atribuies do setor de segurana.

Quadro 3.4 - Composio do setor de segurana do evento
Organizao Boa apresentao

Proatividade Educao e amabilidade
Agilidade Pacincia
Chefe da Segurana
Trabalho em equipe tica e etiqueta
Conhecimentos de idiomas Integridade
Observao Boa aparncia

Ateno a detalhes Assiduidade e pontualidade
Trabalho em equipe Concentrao
Seguranas Conhecimento de equipamentos Dinamismo
tecnolgicos de segurana Habilidades tcnicas
Discrio Agilidade mental
Simpatia
Tarefas
Preservar a integridade fsica dos participantes e profissionais do evento.

Controlar a movimentao de pessoas.
Recepcionar autoridades e celebridades.
Monitorar a circulao de pessoas nas reas interna e externa por meio das cmeras.
Auxiliar as pessoas com informaes sobre a localizao dos espaos do evento.
Auxiliar o acesso a pessoas com necessidades especiais.
Monitorar a entrada e a sada dos equipamentos e materiais.
Auxiliar os socorristas caso haja algum acidente ou pessoas com mal-estar.
3.3.4 Equipe de promotoras

No se deve confundir os termos promotoras de eventos e promotor do evento: as pri-
meiras so pessoas contratadas para mostrar e/ou representar determinados produtos ou servios,
enquanto o promotor do evento a pessoa responsvel pela organizao, pelo planejamento, pela
captao e pelo monitoramento do evento.
Normalmente, as promotoras so mulheres jovens e com boa aparncia, selecionadas para
apresentar um produto ou servio com o intuito de abrilhantar o evento e, ao mesmo tempo, forne-
cer informaes sobre o produto ou servio exposto.
Quadro 3.5 - A funo de promotora
Simpatia Boa apresentao

Boa dico Educao e amabilidade
Promotoras Agilidade Pacincia
Conhecimento de idiomas Simpatia
Tarefas
Demonstrar as caractersticas e as funcionalidades de produtos e/ou servios.

Fornecer informaes gerais sobre o evento.

3.3.5 Pessoal tcnico
Neste item, enquadra-se toda a equipe especializada na organizao e na montagem do evento.
Em muitos eventos, a equipe tcnica composta por empresas terceirizadas especficas para cada ati-
vidade. Assim, mesmo pertencendo a empresas diferentes, os funcionrios da equipe tcnica devem
atuar em conjunto, com o intuito de atingir o objetivo final do evento.
Cabe ao pessoal responsvel pelos servios logsticos a promoo do trabalho coordenado
entre os diversos fornecedores de servios, incentivando o trabalho em equipe e a cooperao entre
os diversos profissionais tcnicos.
3.3.5.1 Manuteno e limpeza

So profissionais fundamentais em qualquer tipo de evento, pois so responsveis pela infra-
estrutura que permitir a utilizao dos equipamentos eltricos e eletrnicos, pela montagem dos
estandes, pela adequao do espao para o recebimento de energia eltrica (tomadas), pela gua
encanada, pela limpeza pr, trans e ps-evento, pela pintura decorativa, pela decorao e pela guarda
de materiais e equipamentos.
Algumas empresas promotoras de eventos contam com esses profissionais, que j so especia-
listas em montagem para eventos, mas existem muitas empresas que oferecem os servios citados.
De qualquer forma, esses profissionais devem ser altamente especializados e qualificados, e ter
boa apresentao, agilidade e habilidade de lidar com imprevistos.
Quadro 3.6 - Composio do setor de manuteno e limpeza do evento
Eletricista Agilidade
Encanador Conhecimentos tcnicos
Marceneiro Concentrao
Pintor Boa apresentao
Carregador Simpatia
Estoquista Proatividade
Faxineira Experincia em montagem de eventos
Tarefas
Efetuar servios de limpeza das reas externa e interna, antes, durante e aps o evento.
Colocao e conserto de torneiras e bebedouros.
Montagem dos estandes.
Montagem das instalaes da secretaria.
Montagem e transporte de mveis, decorao e equipamentos diversos.
Montagem e transporte de equipamentos eletrnicos e eltricos.
Montagem dos equipamentos de som e iluminao.
Montagem das salas especiais (videoconferncia, VIP, pessoal tcnico, traduo, camarim).
Controle do estoque de materiais, equipamentos, mveis, utenslios, entre outros.
Colocao de sinalizao, faixas, placas, painis e equipamentos suspensos.
Limpeza peridica das reas externa e interna do evento.

3.3.5.2 Imagem e som
Geralmente, os profissionais que oferecem servios de imagem e som so contratados por
empresas especializadas em produo, roteirizao e operao de todos os aspectos relacionados a
fotos, vdeos, iluminao, holografia, som (acstica), apresentaes multimdia, videoconferncias e
manuteno dos equipamentos tecnolgicos utilizados no evento.
Na atualidade, esses profissionais so muito requisitados, em razo dos avanos tecnolgicos e
das possibilidades de se utilizar diferentes formatos de imagem, luz e som na execuo do evento.
Quadro 3.7 - Composio do setor de imagem e som do evento
Operador de udio
Conhecimento e habilidades tcnicas
Operador de Projetor Multimdia Habilidade para lidar com imprevistos
Simpatia
Operador de Cmera
Agilidade
Operador de Luz e Energia
Criatividade
Fotgrafo Percepo
Concentrao
Disc Jockey (DJ)
Tarefas
Verificar as condies e funcionamento dos equipamentos eletrnicos

(som, computadores, impressoras, datashow, tela de projeo).
Operar o sistema de udio e vdeo.
Realizar manuteno e controle de qualidade dos equipamentos de udio e vdeo.
Gravar udio e vdeo.
Fotografar os momentos importantes do evento.
Operar o sistema de videoconferncia.
Elaborar setlists e playlists adequadas ao evento.
Equipar as salas de videocoferncia, a sala VIP e a sala de reunio.
3.3.5.3 Traduo simultnea

Os profissionais desta rea so responsveis pela traduo simultnea do evento para diversos
idiomas (portugus, ingls, francs, espanhol etc.), e so normalmente contratados quando o evento
de mbito internacional.
Estes profissionais (geralmente dois, que fazem revezamento a cada 30 minutos) so contrata-
dos para fazer a traduo de eventos mdios ou grandes, com a locao de equipamentos de acordo
com o nmero de participantes. Os tradutores ficam na cabine de som localizada no fundo da sala
da apresentao, e os participantes tm acesso traduo utilizando um fone de ouvido e um apare-
lho transmissor, que so distribudos pelas recepcionistas na entrada da sala.

Quadro 3.8 - Composio do setor de traduo simultnea do evento
Ateno
Concentrao
Fluncia total em outros idiomas
Tradutor Intrprete
Agilidade
Responsabilidade
Conhecimento de traduo simultnea ou consecutiva
Tarefas
Verificar a instalao dos equipamentos de traduo simultnea.

Traduzir para a lngua local a fala do orador.
3.3.5.4 Lazer e entretenimento

Os profissionais deste setor so responsveis por todas as atraes de entretenimento e ativida-
des de lazer do evento, que podem ser pontuais ou constantes, dependendo do tipo de evento e das
solicitaes do contratante.
Na montagem do evento, a equipe responsvel pelos servios logsticos dever criar uma infra-
estrutura para que a equipe de lazer possa guardar o material, trocar de roupas e ensaiar.
Quadro 3.9 - Composio do setor de lazer e entretenimento do evento
Instrutores de lazer Simpatia e carisma
Msicos Organizao
Assiduidade e pontualidade
Danarinos
Profissionalismo
Mgicos Responsabilidade
Artistas circenses tica
Tarefas
Elaborar a programao de lazer.

Elaborar a programao musical.
Elaborar a apresentao de dana, conforme os recursos e o espao disponveis.
3.3.5.5 Alimentos e bebidas

Normalmente, os servios de alimentos e bebidas so contratados por empresas de buffet ou
catering, que podem oferecer desde os alimentos e bebidas escolhidos at os utenslios e o pessoal
especfico para a realizao do servio.

Quadro 3.10 - Composio do setor de alimentos e bebidas do evento
Matre Polidez
Garom Boa apresentao pessoal

Agilidade
Ateno
Copeira
Simpatia
Conhecimentos tcnicos
Tarefas
Elaborar o cardpio a ser servido no evento.

Decorar a mesa de apresentao do servio.
Higienizar os equipamentos e utenslios.
Servir todos os convidados.
Abastecer o servio de buffet.
Conservar os alimentos e bebidas em local adequado.
So muitos os profissionais que atuam em conjunto para atingir um nico objetivo: o sucesso
do evento!
Cabe aos responsveis pela coordenao dos servios logsticos gerenciar, controlar e supervi-
sionar todas as tarefas destes profissionais em todas as etapas do evento, promovendo o trabalho em
equipe, a comunicao e a coordenao de todas as atividades, com o objetivo de resolver rapida-
mente quaisquer imprevistos que possam surgir ao longo do evento.
No prximo captulo, voc vai compreender os principais aspectos de outro importante servio
logstico: a organizao e a montagem do espao fsico do evento.
Vamos recapitular?
Neste captulo, voc aprendeu sobre a importncia dos recursos humanos na organizao e na
montagem de um evento, e sobre a composio das competncias que determinam o perfil profissio-
nal de cada indivduo. A identificao das seis competncias fundamentais aos profissionais do evento,
bem como as funes e atribuies de cada rea do servio logstico de um evento, formam os principais
aprendizados deste captulo.

Agora com voc!
1) Para testar os seus conhecimentos sobre competncias, informe suas competncias

profissionais e pessoais:
Conhecimentos
Habilidades
Atitudes
2) A equipe de trabalho da organizao e da montagem de um evento pode ser dividida
em duas categorias. Quais so estas categorias? Quais so as principais atribuies de
cada categoria?
3) Imagine que voc responsvel por organizar a festa de aniversrio de um amigo em
uma casa noturna fechada. Identifique quais seriam os profissionais necessrios para
a realizao do evento.
4) Leia este curto caso de um evento musical e, posteriormente, descreva o que voc
faria no planejamento deste evento para que o fato relatado no ocorresse.
Os organizadores esperavam recriar a paz e o amor do evento origi-
nal de 30 anos antes, mas infelizmente o Woodstock 99 agora lem-
brado por seus incidentes de estupro, violncia, incndio criminoso e
encerramento precoce. 200.000 pessoas compareceram, mas no calor
escaldante as instalaes no eram suficientes. A raiva aumentou com
pessoas iniciando incndios e a violncia surgindo. A polcia relatou
quatro incidentes de estupro, enquanto diversas pessoas foram presas
por pilhagem e incndio criminoso.
Fonte:Quando shows do errado: 25 apresentaes desastrosas. Whiplash.Net. Disponvel em:<http://whiplash.net/materias/curiosidades/
080872-mortedimebag.html#.Urr4k9JDt8E#ixzz2oV75PZxh>. Acesso em: 08 jan. 2014.

4
Servios Logsticos:
Espaos Fsicos
Para comear
Este captulo tem o objetivo de fornecer orientaes sobre diversos aspectos do espao fsico,
comeando por sua definio e passando pelas principais caractersticas e leiaute dos espaos fsicos para
eventos em locais abertos ou fechados. Trata tambm de informaes que visam auxiliar o organizador
de eventos na configurao dos espaos fsicos.
4.1 Definio do local do evento

A definio do local do evento parte de seu sucesso. Afinal, o local deve atender a determi-
nadas caractersticas que supram as necessidades do solicitante e do pblico. Dependendo do tipo
do evento, do nmero de participantes, da abrangncia e do interesse dos colaboradores e patro-
cinadores, a anlise do local a ser escolhido deve levar em considerao a infraestrutura de apoio
local quanto a transportes, comunicao, servios, locomoo e acesso. Entre os fatores importantes
a serem analisados, esto a regio geogrfica e o espao fsico destinado ao evento.
A regio geogrfica ir influenciar totalmente a logstica dos servios a serem empreendidos,
pois fatores como vias de acesso, meios de transporte, intensidade de trfego, proximidade e facili-
dade para o pblico-alvo so muito relevantes para o planejamento de um evento.
O espao fsico pode ser dividido em espaos pblico ou privado, e tambm em espaos con-
vencional ou alternativo. Dentre os espaos pblicos, podemos chamar de pblico-convencionais
aqueles que so de uso pblico e que j foram pensados para sediar eventos, como conchas acsticas,
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coretos, sambdromos, autdromos etc. Podem ser chamados de pblico-alternativos os espaos ao
ar livre que no nasceram para sediar eventos, mas so uma alternativa para tanto, como parques,
praas, ruas, avenidas e pequenos aeroportos. Os espaos tambm podem ser internos ou externos,
ou seja, fechados ou abertos.
Nos diferentes espaos utilizados para a realizao de eventos, deve-se voltar a ateno para
questes bsicas, como as capacidades de carga efetiva e social do local selecionado. Estes concei-
tos relacionam-se com a real capacidade de pessoas, equipamentos e mobilirio, e com a capaci-
dade desejvel ou adequada para manter a qualidade do ambiente do evento. Segundo Brito e Fontes
(2001), para a operacionalizao de um evento em determinado espao fsico, devemos considerar
os seguintes aspectos:
efetiva possibilidade de acomodar a totalidade dos participantes, oferecendo boas condi-
es: por exemplo, o local dever permitir a participao de deficientes fsicos;
possibilidade de participao de expositores, quando for o caso;
possibilidade concreta e adequada de instalao e operao de servios de traduo, ima-
gem e som;
imagem do local e sua consequncia sobre a imagem do evento;
possibilidade de realizar eventos paralelos, como conferncias e workshops.
Fique de olho!
Normalmente, costuma-se adotar dois tipos de denominaes de pblico-alvo:
Participante toda pessoa fsica ou jurdica que pode vir a comprar, durante o evento, produtos ou servios como: inscri-
o ou taxa de adeso, pacotes de viagem, hospedagem e alimentao.
Cliente toda pessoa fsica ou jurdica responsvel diretamente pela contratao de sua empresa como fornecedora ofi-
cial do evento.
Fonte: MARTIN, 2007.
Alguns autores, ao se referir a eventos abertos e fechados, o fazem de acordo com o dimensio-
namento de pblico. Ou seja, em eventos fechados, a estimativa de pblico a quantidade de partici-
pantes estipulada pelo contratante. J em eventos abertos, a adeso livre, e o nmero de participan-
tes poder variar mais. Assim, podemos entender que eventos fechados so aqueles contratados para
um grupo restrito de pessoas, enquanto eventos abertos so organizados por entidades de classe,
organizaes, instituies ou empresas promotoras, mas cada participante paga suas prprias despe-
sas, como inscrio, transporte, hospedagem, alimentao etc.
4.2 Espaos
Os espaos para eventos devem atender s necessidades e ter as caractersticas inerentes ao
objetivo, de acordo com a finalidade e com o tipo de evento.

4.2.1 Espaos abertos
Em espaos abertos, alm de toda a estruturao e de todas as instalaes fsicas comuns a
todos os eventos, devemos ainda nos atentar varivel clima. J imaginou seu evento fracassar por
causa de uma chuva inesperada? Em espaos a cu aberto, fundamental a anlise de fatores clim-
ticos e dos possveis impactos ambientais. preciso prever esse tipo de situao e contratar empresas
montadoras de estruturas de cobertura para eventos, planejando de forma a minimizar os impactos
negativos de algum imprevisto.
No caso de o espao ser pblico, necessrio verificar, junto prefeitura da cidade, a disponi-
bilidade do espao e as condies de utilizao, prevendo e verificando toda a documentao e todas
as autorizaes necessrias junto aos rgos responsveis por segurana pblica, trnsito, direitos
autorais (no caso de eventos que envolvam msica ao vivo ou mecnica) etc. Para saber mais, con-
sulte informaes sobre formulrios e autorizaes, no Captulo 7.
fundamental que o organizador de eventos em espaos pblicos procure agendar/reservar
esses espaos com muita antecedncia.
De acordo com Avelar (2010), so muitas as exigncias e as formalidades a serem cumpridas
para a realizao de eventos em logradouros pblicos, sejam eles estdios, espaos fechados, ruas e
avenidas, praas e parques pblicos, ou edificaes sem alvar permanente. Por isso, obrigatrio
cuidar de uma srie de procedimentos legais:
No processo de liberao so considerados aspectos como capacidade de pbli-
co, acessibilidade, necessidade de fechamento de ruas, efeitos sobre o trnsito,
segurana, necessidade de instalao de sanitrios qumicos, gesto de resduos,
efeitos ambientais, gerao de poluio sonora, adequao de horrios, existncia
de outros eventos simultneos na cidade etc. Cada municpio tem suas prprias
regras e devem ser conhecidas em profundidade pelos organizadores. (AVELAR,
2010, p. 379)
Nos casos de eventos em espaos pblicos, ou aqueles que no possuem alvar permanente
para a realizao de eventos, tambm necessrio tratar de questes de segurana junto a autorida-
des estaduais, como a Polcia Militar e o Corpo de Bombeiros. A autorizao do Corpo de Bombei-
ros, normalmente, fica condicionada aprovao de um projeto de combate a incndio e pnico, que
deve ser elaborado por um engenheiro especializado, conhecedor de todos os requisitos necessrios
de proteo vida e ao patrimnio pblico. Segundo Avelar (2010), outra providncia obrigatria a
de solicitao de policiamento:
O organizador deve se dirigir Polcia Militar, que estabelecer uma taxa de segu-
rana, por se tratar de um servio pblico prestado iniciativa privada. Eventos que
no cobrem ingressos e tenham carter social, ou seja, de interesse pblico, podem
obter iseno desta taxa, de acordo com a legislao estadual em vigor. Caso esteja
prevista a utilizao de explosivos ou fogos no evento, ser necessrio obter uma
licena especfica junto Polcia Civil. (AVELAR, 2010, p. 379)
Existem outras questes a serem consideradas, como a Responsabilidade Civil, que, segundo
Avelar (2010), pode ser definida como:
Servios Logsticos: Espaos Fsicos 51

A obrigao de reparar o dano, imposta a todo aquele que, por ao ou omisso
voluntria, negligncia ou imprudncia, violar direito e causar prejuzo a outrem, ain-
da que exclusivamente moral (art. 186 do novo Cdigo Civil - Lei Federal n 10.406,
de 10 de janeiro de 2002). (AVELAR, 2010, p. 379)
Alm do j exposto, necessrio ficar atento ao Cdigo de Defesa do Consumidor, que tam-
bm prev responsabilidades, sanes e punies para todo aquele que coloca no mercado algum
produto ou servio. Dessa forma, torna-se fundamental tambm a contratao de servios de segu-
ros, questo abordada com mais detalhes no item Segurana.
4.2.2 Espaos fechados

Em locais fechados, a logstica interna, de infraestrutura e de instalaes menos complexa,
principalmente porque muitos destes locais j foram pensados para sediar eventos, e possuem as
devidas autorizaes de localizao e funcionamento, bem como os alvars expedidos pelo poder
pblico. Podemos citar os seguintes exemplos:
centros de convenes;
centros de exposies e feiras;
buffets;
sales de festas;
hotis;
clubes;
casas noturnas;
shopping centers, lojas, livrarias;
bares e restaurantes;
escolas e universidades;
igrejas;
estdios, circos e galerias;
empresas com espaos prprios para eventos;
casas particulares adaptadas realizao de eventos;
fazendas, stios e chcaras.
Alm de escolher um local que atenda aos objetivos, tipologia e s necessidades do evento,
deve-se inspecionar o local com antecedncia, verificando qual ser a disposio dos diferentes seto-
res, como a secretaria, a sala VIP, a sala de imprensa, a sala de comisses tcnicas, a sala de segu-
rana, a sala mdica ou ambulatrio, a cabine de som ou o palco, a sala de armazenamento de equi-
pamentos, os sanitrios etc. Mesmo nos locais preparados para receber eventos, o supervisor de
logstica dever verificar os tipos de formaes do mobilirio, principalmente mesas e cadeiras, no
caso de eventos de plenrio.
As autoras Britto e Fontes (2002, p. 206) argumentam que para esses eventos costuma-se uti-
lizar a formao de auditrio, a formao escolar, a formao espinha de peixe, a formao em acs-
tico e a formao linear.

As autoras referem-se s diferentes formaes utilizadas nestes eventos, como ilustram as
Figuras 4.1 a 4.3.
Pavel L Photo and Video/Shutterstock.com

Figura 4.1 - Imagem de um auditrio retratando uma palestra. Note que o arranjo em auditrio adequado para eventos
grandiosos, com elevado nmero de participantes. Normalmente, se utilizam cadeiras com algumas verses de apoio
mvel. Este tipo de arranjo muito comum em congressos e palestras em que os participantes apenas so espectadores,
exceto quando se abre a plenria para a palavra dos participantes e/ou perguntas e dvidas direcionadas ao palestrante.
dotshock/Shutterstock.com
Figura 4.2 - Esta imagem ilustra uma sala organizada com a formao em U. Esta formao mais informal
e ideal para espaos pequenos e grupos menores, permitindo que todos os participantes visualizem o
orador e faam anotaes e discusses em grupo, alm de facilitar a movimentao do palestrante.

Figura 4.3 - A formao Espinha de Peixe composta por mesas e cadeiras enfileiradas na diagonal em relao ao
corredor central, permitindo aos participantes do fundo da sala uma viso de todos. Este tipo de arranjo ideal
quando h necessidade de anotaes, utilizao de notebooks, materiais de apoio e atividades em grupo.
Conforme pudemos ver, a verificao da capacidade dos locais imprescindvel no planeja-

mento. Para isso, existem mtricas que podem ser utilizadas na adequao do espao fsico, apresen-
tadas na Tabela 4.1.
Tabela 4.1 - Metragens e capacidade de ocupao para ambientes internos
Espao Destinao Objetivo Metragem
Recepo por pessoa 0,70 m2
Salo de festas Banquetes por lugar 0,90 m2
Conveno por lugar 1,10 m2
Sala de reunies por lugar 1,10 m2
Cinema/teatro por lugar 0,70 m2
Toalete homens por lugar 0,40 m2
Toalete mulheres por lugar 0,50 m2
Chapelaria por lugar 0,40 m2
Foyer/mezanino 20% a 40% do salo de festas
Depsito 10% a 20% das salas
Fonte: BRITTO; FONTES, 2002, p. 42.

Apesar de utilizarmos determinadas mtricas para a adequao do espao fsico ao nmero de
participantes ou ao nmero de lugares, existem outras caractersticas relevantes que devem ser leva-
das em considerao na adequao do espao fsico:
organizao do local de acordo com a cerimnia, organizao do mobilirio e distribuio
em consonncia com a disponibilidade de acesso e com a fcil locomoo;
instalaes que viabilizem a realizao de reunies, coquetis, jantares, feiras e eventos
paralelos;
ventilao do ambiente;
espaos amplos, modulares, com p-direito alto, permitindo a instalao de equipamentos
especiais caso necessrio;
capacidade de montagem de diferentes cenrios, flexibilidade para transformao de
ambientes e instalaes;
pontos de sonorizao, de projeo e de informtica;
acstica, iluminao e decorao apropriadas ao nmero de pessoas e ao tipo de evento;
facilidade de acesso ao local pelos convidados (mapear local no convite, caso seja de dif-
cil acesso), facilidade de circulao de pessoas e veculos;
sinalizao no interior do local, como para restaurantes, toaletes, secretaria, sala de
imprensa, sala VIP, auditrio etc., e no exterior, com faixas, estandartes, setas indicativas,
tudo facilitando o fluxo de trnsito dos convidados e participantes do evento;
reas disponveis e com segurana para o estacionamento de veculos;
reas de depsito e armazenagem.
Aqui voc percebeu como, independentemente do espao fsico onde ser realizado o evento,
quem supervisionar a logstica dever mapear todo o local, inventariar todo o material e o equipa-
mento necessrios estruturao do espao fsico, e coordenar, controlar, inspecionar e supervisio-
nar a recepo, a guarda e a distribuio dos produtos e servios no tempo e no espao adequados.
Note que todas essas preocupaes devem fazer parte do planejamento do espao fsico pelo
organizador do evento, considerando conforto, tranquilidade e segurana dos participantes.
4.2.3. Layout
Um dos fatores determinantes na operacionalizao de espaos para eventos a elaborao
do layout do local, em que possvel visualizar a distribuio e o fluxo de pessoas e de servios e as
reas de ocupao, de operaes e de circulao no local.

Fique de olho!
Layout uma palavra inglesa, muitas vezes usada na forma portuguesa leiaute, que significa plano, arranjo, esque-
ma,design,projeto.
Na rea da arte grfica, olayout um esboo ou rascunho que mostra a estrutura fsica de uma pgina de um jornal, de
uma revista ou de uma pgina na internet (como um blog). Olayout engloba elementos como texto, grficos, imagens e
a forma como eles se encontram em um determinado espao. Olayout grfico pressupe o trabalho de um designer gr-
fico, que vai trabalhar no formato, nos nmeros de pgina, nas margens, nos nmeros de colunas de texto e em outros
aspectos relevantes.
Fonte: significados.com.br.
Segundo Zanella (2010), o layout que permite ao organizador de eventos visualizar proble-
mas e solues do espao fsico, adequando-o ao evento:
[...] o estudo do layout fundamenta-se na planta baixa do local e deve-se efetu-
ar uma simulao das operaes e [da] circulao no ambiente, incluindo o uso
de equipamentos. Pela simulao de tempos e movimentos sero estabelecidos os
fluxos operacionais adequados e eficientes, evitando-se pontos de estrangulamen-
to, sobreposio de tarefas e movimentao desnecessria de pessoal, e, ainda, cor-
rees no curso dos trabalhos, prejudicando seu andamento ou funcionamento.
(ZANELLA, 2010, p. 46)
Dessa forma, verifica-se a necessidade de um estudo prvio e de uma vistoria no local esco-
lhido para a realizao do evento. Sugere-se que se visitem ao menos cinco espaos diferentes, e se
escolha o que melhor atenda aos objetivos e s caractersticas do evento proposto.
Para decidir qual o local mais adequado ou que atenda s necessidades do evento, realiza-se
uma visita tcnica para inspeo do local, de suas instalaes e de seus ambientes, para assegurar-se
do conforto dos participantes e das condies de atendimento e prestao dos servios previstos.
Com base na planta baixa da rea fsica, possvel elaborar o layout, visualizando a capaci-
dade e as diferentes reas de ocupao com suas caractersticas, como recepo, secretaria, sani-
trios, garagem e estacionamento, reas de lazer e de alimentao, copa, cozinha, bar, portarias
sociais e de servio, ambulatrio etc. Deve-se realizar uma anlise minuciosa para verificar a capa-
cidade de ocupao e simular a movimentao dos participantes do evento; as condies e facili-
dades para carga e descarga de equipamentos, mveis e materiais; e as respectivas datas e horrios
para essas operaes.
Ao definir o layout do espao, seja em reas cobertas ou descobertas, preciso pensar em
oferecer ao pblico do evento boas condies de conforto, visibilidade, circulao e prestao
de servios.

Arquivo do autor
Figura 4.4 - Modelo de layout/planta baixa de evento em pavilho de exposies. Geralmente,

os pavilhes de eventos possuem uma planta com as disposies de todos os setores, mas a empresa promotora
pode alterar a composio do pavilho desde que as alteraes da configurao do evento sejam autorizadas
por um engenheiro ou arquiteto com registro profissional no Conselho Regional do Estado.

ZANELLA, 2010, p. 45
Figura 4.5 - Neste layout, as instalaes e condies ambientais do local do evento so projetadas para facilitar
os servios de logstica. Note que, no layout, esto presentes os espaos de cozinha, auditrios, banheiros,
local para o armazenamento dos equipamentos, materiais e mobilirios, camarins, recepo, salo principal e
salo para o servio de alimentos e bebidas. Nesses locais, o desenvolvimento dos servios de logstica
facilitado em razo da existncia de setores com montagem prvia.

Tabela 4.2 - Caractersticas de ocupao - centro de convenes
Centro de convenes
Medidas Capacidade
Salo/auditrio
Comprimento Largura Altura rea Espinha
Coquetel Auditrio Escolar Banquete U
(m) (m) (m) (m2) de Peixe
(1) + (2) 34 25 4,4 812 1.350 1.300 700 440 800 330
Salo (1) 17 25 4,4 406 675 650 300 220 400 165
Salo (2) 17 25 4,4 406 675 650 300 220 400 165
Salo (4) 16 7 4,4 108 140 130 60 50 100 50
Auditrio 7 8 2,8 50 - 45 - - - -
Salo (6) 5 7 2,8 36 30 40 32 - - 15
(7) + (8) 16 7 2,8 118 150 130 60 50 100 50
Sala (7) 8 7 2,8 55 70 60 32 25 60 26
Sala (8) 8 7 2,8 64 65 70 32 25 60 26
Sala de reunies 4 6 2,8 27 15 Mesa fixa para 12 pessoas
Tabela 4.3 - Caractersticas de ocupao - centro de convenes e exposies
Centro de convenes e exposies
Medidas Medidas
Comprimento Largura Altura rea Comprimento Largura Altura rea

Pavilho A
(m) (m) (m) (m2) Pavilho B (m) (m) (m) (m2)
39 15 4,6 565 40 5 4,6 586
Segundo Zanella (2010), a funcionalidade e as condies para a operao das instalaes de

um evento de forma eficiente podero exigir o atendimento de alguns requisitos, especialmente:
capacidade de multiuso e flexibilidade das instalaes para mudanas internas,
principalmente colocao de divisrias mveis;
temperatura, ventilao e luminosidade dos ambientes;
disponibilidade de espaos para colocao de palcos, mveis, estrados, estandes,

coretos, anfiteatros etc.;
condies de convivncia e de relacionamento com as reas e os locais vizinhos

ou limtrofes ao local do evento;
proximidade e integrao das dependncias onde sero instalados os setores e

os servios do evento (secretaria, copa, cozinha, instalaes sanitrias, estacio-
namento, portaria etc.), a fim de assegurar rapidez e facilidade de comunicao
dos servios;

condies e facilidades para a instalao de equipamentos e aparelhos audiovi-
suais, telas, vdeos, projetores, microfones etc.;
possibilidade de instalao de unidades de apoio, como postos bancrios, cor-

reio, agncias de cmbio, ambulatrio mdico etc.;
instalaes apropriadas para a colocao de aparelhos (telefones, fax, computa-

dor, fotocopiadora etc.);
acesso, estacionamento e segurana dos veculos, incluindo manobristas exclu-

sivos;
dispositivos para controle e isolamento termoacstico;
existncia de cortinas e protetores de luz natural nas dependncias;
capacidade de elevadores ou portas para carga e transportes de objetos e equi-

pamentos de maior volume e peso;
existncia de sadas de emergncia, em casos de sinistros, com sinalizaes e

dispositivos especiais de segurana e proteo.
J verificamos que fundamental a fiscalizao de todos os aspectos de diversos itens e subi-

tens para o sucesso e para a segurana de um evento. Vimos tambm que podemos estruturar espa-
os abertos ou fechados, externos ou internos, mas que necessrio um estudo minucioso do espao
fsico. E no diferente quando locamos estes espaos.
4.2.4 Locao de espao

Existem locais criados especificamente para sediar eventos. Vimos tambm que existem espa-
os alternativos ou adaptados para realizar eventos, e que estes espaos so disponibilizados para
locao. muito comum a locao de espaos para eventos em hotis, Centros de Convenes, pavi-
lhes de exposies, Business Centers e Conference Centers, espaos empresariais, espaos culturais,
buffets e restaurantes, clubes, estdios, ginsios e outros espaos alternativos. Para a locao de espa-
os, o organizador deve ficar atento aos contratos de locao e a suas restries, direitos e deveres.
Para verificar um exemplo de contrato de locao de espao, consulte o Captulo 7.
4.2.5 Montagem e instalaes

A montagem do evento geralmente se adequar ao espao selecionado para sedi-lo, mas
geralmente exigir a montagem de estruturas, infraestrutura e instalaes. Um exemplo interessante
a realizao de feiras e exposies, em que o expositor loca da promotora do evento um espao/
uma metragem de cho na feira ou no pavilho de exposies, para posteriormente iniciar a mon-
tagem de estandes.
Na montagem de estandes, geralmente deve-se ficar atento e seguir o manual fornecido pela
promotora do evento, que apresenta informaes especficas e tcnicas em relao montagem de
estandes e suas instalaes. Alm de apresentar o regulamento geral da feira ou exposio, os manuais

auxiliam em todas as providncias relativas montagem, ao perodo do evento e desmontagem do
estande, e devem fornecer inclusive telefones teis, os formulrios e as indicaes das taxas que devem
ser recolhidas.
Nesses eventos, necessrio ficar atento aos prazos, s datas e aos horrios para montagem,
decorao, inaugurao oficial, funcionamento, encerramento, incio e trmino da desmontagem, e
retirada dos materiais utilizados.
Mediante a locao de uma rea expressa em metros quadrados, o expositor adquire o direito
de participao no evento e precisa obter a liberao da rea destinada montagem de seus estandes.
Fique de olho!
Na rea de montagem, a promotora geralmente sugere especificaes quanto ao piso, s paredes divisrias, instalao
eltrica, estrutura, testeira de identificao etc. Por exemplo:
Piso: acarpetado, na cor grafite.
Paredes divisrias: painis modulados com acabamento melamnico na cor branca, emoldurados por perfis de alum-
nio, com altura de 2,2 m.
Instalao eltrica (no energizada): 1 spotlight de 100 W/220 v, instalado em arandelas regulveis, razo de um
spot para cada 3 m; e 1 tomada monofsica de 200 W/220 v para cada 25 m, ou por estande.
Geralmente, vetada ao expositor qualquer ligao que represente o consumo superior ao indicado no manual (modelo
de formulrio de energia eltrica, consultar Captulo 7). Recomenda-se que a demanda de energia do estande seja avalia-
da por um tcnico, para evitar erros no clculo de kW.
No se pode esquecer de verificar o recolhimento da taxa de energia eltrica devida pelo expositor promotora, que
geralmente compreende: energia instalada de, no mnimo, 0,075 kW por m no estande, mais adicional de energia que
for necessrio.
Estrutura: pergolado parcial, somente para estruturao das paredes laterais.
Testeira de identificao: com o nome simplificado da empresa.
Geralmente, utiliza-se a montadora oficial do evento; no caso da utilizao de uma montadora

que no for a oficial, necessrio o preenchimento de um termo de responsabilidade para o creden-
ciamento e a autorizao de montagem, no qual a montadora se responsabiliza por quaisquer danos
que venham a ser causados por seu material e/ou pessoal ao pavilho ou a terceiros, responsabili-
zando-se, ainda, por todas as penalidades aplicadas pela falta de cumprimento das normas de mon-
tagem, manuteno e desmontagem, bem como pela no retirada do material de montagem dentro
dos prazos estabelecidos pelo regulamento do evento. Assim, ficam o expositor e a montadora cien-
tes de que assumem total responsabilidade pelos riscos a terceiros que possam ocorrer em consequn-
cia de problemas de montagem e manuteno de estandes.
No credenciamento da montadora contratada pelo expositor, ela dever estar ciente do regula-
mento geral do evento e do manual do expositor e recolher as taxas relativas ao nmero de crachs
solicitados e a taxa de limpeza referente ao perodo de montagem.
Para todo estande a ser montado, deve haver um projeto composto por: planta baixa, elevao
cotada e perspectiva; contendo o nome legvel do profissional habilitado e responsvel pelo projeto
(arquiteto e/ou engenheiro).

Os projetos de estandes de dois andares/mezanino devero tambm estar acompanhados de
clculos estruturais e de capacidade de carga (considerar o peso de pessoas e equipamentos), da
ART - Anotao de Responsabilidade Tcnica, e de todos os documentos complementares que forem
necessrios. A cpia do projeto dever permanecer no estande durante o perodo de montagem,
para ser exibida sempre que solicitada pela promotora.
necessrio ainda ficar atento a alguns itens:
altura e recuos obrigatrios;
p-direito;
projeo horizontal;
tipo de construo (alvenaria, mista, construes em ferro, construo e sistema modular
de alumnio e similares, paredes divisrias, paredes de vidro, acabamentos, jardins e plan-
tas, vias de circulao etc.).
Figura 4.6 - Exemplo de estande bsico de 25 m2.

4.2.5.1 No local do evento
A promotora do evento descreve em seu manual todas as informaes administrativas neces-
srias correta realizao das etapas de pr, trans e ps-evento. Tendo em mos a planta baixa e o
layout fornecido pela promotora, pode-se passar a analisar outros itens importantes, por exemplo,
os itens de segurana, da decorao dos estandes, da limpeza, da contratao de recursos humanos,
dentre outros.
4.2.5.2 Segurana
A segurana imprescindvel realizao de eventos. Desconsider-la pode pr fim a uma
carreira de organizador de eventos. O gerente de eventos que ignora os conselhos sobre preveno
de risco est flertando com o perigo e abreviando sua carreira (ALLEN et al., 2003, p. 224 apud
AVELAR, 2010, p. 321).
Afinal, a integridade fsica dos participantes, dos colaboradores, das instalaes e dos equipa-
mentos depende da segurana estabelecida para o evento.
Dessa forma, alm de coordenar as questes relativas segurana do local do evento, neces-
sria a contratao de equipes de segurana credenciadas pela Polcia Federal para prestao desse
tipo de servio, com experincia comprovada e recursos humanos habilitados e treinados para o
cumprimento de suas funes.
No caso de feiras e exposies, a segurana contratada
pela promotora para a manuteno da ordem e da segurana
em geral, geralmente se eximindo de qualquer responsabili- Todo funcionrio e/ou colaborador, para
ter acesso ao local e executar os servi-
dade pelos fatos ocorridos no interior dos estandes dos expo-
os de montagem, dever estar devida-
sitores. A segurana interna dos estandes de responsabilidade mente trajado com uniforme ou camiseta
de cada expositor, durante os perodos de montagem, realiza- e calas compridas, tnis ou sapatos, e
o do evento e desmontagem. O expositor que precisar con- portar a credencial de identificao.
tratar servios de segurana para o seu estande dever cumprir A utilizao de equipamentos de prote-
as determinaes do Ministrio da Justia, exigidas e emiti- o individual (EPI) e coletiva (EPC)
das pelo Departamento de Polcia Federal - Superintendncia obrigatria por lei.
Regional, ligado Delegacia de Controle de Segurana Privada.
Recomenda-se ainda a contratao de seguros especficos de riscos diversos e de responsabi-
lidade civil, que ofeream coberturas suficientes aos riscos envolvidos durante a montagem e a des-
montagem do estande e durante o perodo de realizao do evento.
Nesse sentido, o procedimento ideal a identificao de corretoras de seguros capazes de com-
preender as particularidades do setor de eventos, e que possuam seguros especficos. A Tabela 4.4
apresenta algumas modalidades especficas de seguros, de acordo com Avelar (2010).

Tabela 4.4 - Tipos de seguros utilizados em eventos
Garantem o pagamento de indenizao decorrente de condenao judicial do promotor do evento,

Seguros de responsabilidade civil por danos materiais e pessoais causados a terceiros, em virtude de acidentes ocorridos durante o
evento. Podem ser estendidos ao perodo de montagem e desmontagem da estrutura.
Garantem indenizao imediata s vtimas de acidentes relacionados ao evento, por morte ou

Seguros de acidentes pessoais invalidez, independentemente da existncia de qualquer ao judicial nesse sentido. Podem cobrir
tanto pessoas da equipe quanto do pblico, e prever o pagamento de despesas mdico-hospitalares.
Garantem a cobertura de prejuzos, caso o evento venha a ser cancelado, adiado ou interrompido
Seguros no show em razo de condies climticas adversas, problemas tcnicos e operacionais, ausncia de
artistas, acidentes etc.
Garantem a indenizao das vtimas que, em decorrncia do acidente, tenham sido atingidas de
Seguros de danos morais
forma negativa em sua honra, dignidade e/ou sentimentos.
Garantem o reembolso dos valores de obras roubadas ou danificadas em museus ou em

Seguros de danos patrimoniais
exposies temporrias.
Adaptado de: AVELAR, 2010.
obrigatrio manter em seu estande desde o incio da montagem, durante todo o funciona-
mento e at o final da desmontagem, pelo menos dois extintores de incndio, um de p qumico seco
e um de CO2, devidamente posicionados, identificados e sinalizados, com carga compatvel com os
produtos expostos e com os materiais utilizados na montagem do estande.
Estandes ou auditrios com reas fechadas acima de 100 m2 devero ser montados com mate-
rial antichamas.
Essas reas devero conter:
sadas de emergncia devidamente sinalizadas, para a rea externa do estande;
rotas de fuga indicadas no interior do estande;
placa informativa sobre o nmero limite de pessoas para estas reas (capacidade fsica).
4.2.5.3 Limpeza
De maneira geral, devem-se prever algumas atividades de manuteno e limpeza nos eventos,
como a limpeza interna e externa do local, diariamente, antes, durante e aps o evento.
No caso de feiras e exposies, cabe promotora a limpeza das reas comuns, representadas
por corredores, administrao, pronto socorro e servios especiais. Para a limpeza interna e diria
dos estandes, cada expositor deve contratar mo-de-obra especializada .
4.2.5.4 Estacionamento
Existem espaos de estacionamento de veculos incorporados a espaos de eventos, mas mui-
tos deles so administrados por empresas terceirizadas; portanto, necessrio verificar como fun-
cionar o estacionamento para os carros dos participantes e se haver um estacionamento especfico
para carga/descarga. Por exemplo, sero fornecidas credenciais para estacionamento gratuito? Qual
o tempo de permanncia estipulado? Verifique sempre gratuidades, preos, horrios e permisses
para utilizao dos estacionamentos.

4.2.5.5. Decorao
A ambientao e a decorao do local do evento contribuem efetivamente para seu sucesso.
Alguns autores mencionam inclusive a preocupao com as cores utilizadas nos ambientes e seus efei-
tos nos participantes. De maneira geral, na decorao de um evento so contratadas empresas especia-
lizadas em paisagismo, floricultura, iluminao, papis de parede, cartazes, quadros, mveis etc.
4.2.5.6 Sinalizao
A sinalizao em eventos de suma importncia para auxiliar e informar os participantes.
Podemos dividi-la da seguinte forma: de acesso, externa e interna, ou seja: a sinalizao para facilitar
e informar sobre o acesso ao evento, a sinalizao nas dependncias externas ao local do evento e a
sinalizao interna, no espao fsico do evento.
De acordo com Britto e Fontes (2002), a sinalizao externa se divide em orientao, adver-
tncia, proibio, e sinalizao de informaes e servios. As autoras exemplificam as sinalizaes de
orientao e advertncia como as de direo a seguir, parada obrigatria e travessia de deficientes; e
as de proibio como a de proibido estacionar. Quanto s sinalizaes de informaes e servios, as
autoras citam como exemplo as placas que indicam postos de combustvel, canis, pontos de nibus,
estacionamentos, pontos de traslado, estacionamentos de nibus, pontos de txi etc.
A sinalizao interna de um evento composta pela indicao de diferentes equipamentos e
servios, que, conforme Britto e Fontes (2002), so:
Equipamentos e servios tursticos.

Equipamentos e servios de apoio ao evento.
Sinalizao interna Equipamentos e servios de apoio geral.
Equipamentos e servios de segurana e manuteno.
Equipamentos e servios de estrutura do espao fsico.
A Tabela 4.5 apresenta os tipos e subtipos de sinalizao interna de eventos.
Tabela 4.5 - Sinalizao interna e eventos
Tipo Subtipo (sinalizar)
Praa de alimentao, bar, caf, reserva de hotel, reserva de passagens,

Equipamentos e servios tursticos
mensageiro ou carregador, padaria ou caf da manh, servio de recepo.
Equipamentos e servios de apoio ao evento Informaes sobre o evento, filmagens e exibies, desfiles de moda, auditrio ou palestras.
Lavabos, banheiro masculino, banheiro feminino, lixo, loja de convenincia,

Equipamentos e servios de apoio geral
guarda-volumes, central multimeios, telefonia.
Extintores de incndio, sinais de proibido fumar, alarme, correio, servio de

Equipamentos e servios de
acessibilidade, segurana patrimonial, manuteno, veterinrio e pet shop,
segurana e manuteno
pronto socorro, depsito de reciclveis, Polcia Federal ou passaporte.
Equipamentos e servios de
Entrada, sada, escadas rolantes, bebedouros, portaria, rea de fumantes.
estrutura do espao fsico
Adaptado de: BRITTO; FONTES, 2002, p. 211-14.

H ainda sinalizaes de uso comum, previstas em cdigos de sinalizao oficiais, que devem
ser observadas pelo organizador de eventos, bem como as diretrizes de sinalizao de segurana
referentes a sadas de emergncia e instalao de iluminao de emergncia.
Viu quantos itens devem ser observados? Todo e qualquer evento exige a anlise de todas
essas questes e inspees minuciosas, seja em um local aberto ou fechado, para garantir o
sucesso e a segurana.
Vamos recapitular?
Neste captulo, voc identificou que os eventos podem ser realizados em diferentes espaos fsicos,
pblicos ou privados, e em locais abertos ou fechados, preparados ou no para sediar eventos. Indepen-
dentemente do espao e de suas caractersticas, necessrio que o organizador de eventos mapeie todo o
local e estabelea o melhor layout para atender aos objetivos e s necessidades do evento.
Agora com voc!
1) Imagine que voc ir participar de uma feira como expositor, e possui um estande
bsico de 25 m2, como vimos em um exemplo neste captulo. A sua funo orga-
nizar um cronograma e um checklist para sua participao no evento, comeando
pela assinatura do contrato e planejando e organizando o estande e todos os servios
logsticos necessrios.
2) Quais itens de segurana devem ser verificados no momento da montagem de estandes?
3) Aps os conhecimentos adquiridos neste captulo sobre o espao fsico, faa um
debate com a sala sobre as vantagens e as desvantagens da montagem de um evento
em um espao fechado.
4) Acesse o site www.reveillonnapaulista.com.br e pesquise o tema, a estrutura e os ser-
vios da organizao da Virada na Paulista que ocorre no dia 31 de dezembro, na
cidade de So Paulo. Verifique quais so as providncias que a equipe organizadora
deve tomar para a realizao desse grande evento.

5
Servios Logsticos:
Recursos Materiais
Para comear
Neste captulo, voc identificar de que forma os servios logsticos devem atuar para que todos
os recursos materiais necessrios ao evento sejam planejados adequadamente. Tambm compreender a
importncia dos recursos tecnolgicos e quais desses recursos so os mais utilizados na atualidade.
As informaes aqui apresentadas so a base necessria para entender de forma gradual os demais
conceitos, bem como suas definies e metodologias.
5.1 Recursos tecnolgicos

Nos ltimos anos, a tecnologia tem modificado a forma de se fazer eventos em razo dos
diversos tipos de avanos tecnolgicos dos recursos relacionados com a apresentao de um evento,
que so fundamentais para auxiliar a equipe de organizao.
Todo avano tecnolgico nos equipamentos relacionados a gravao, som, filmagem e ima-
gem geram maiores possibilidades para os organizadores de eventos. Na maioria dos casos, o inves-
timento alto em recursos materiais tecnolgicos recompensado pela excelente qualidade de som,
imagem e udio, alm de promover a criatividade e a inovao nos eventos de qualquer natureza.
67
Assim, a determinao dos recursos materiais e tecnolgicos a serem utilizados depender do
tipo, do tamanho e do local do evento. No podemos esquecer que, mesmo sendo um evento de
pequeno porte, a utilizao de recursos tecnolgicos de ponta no est excluda, por exemplo: uma
videoconferncia ir exigir dos servios logsticos a contratao de empresa especializada na monta-
gem da estrutura tecnolgica (tela, microfone, filmadora) e na operao dos equipamentos.
Fique de olho!
Um evento musical em local aberto ir exigir muito mais recursos tecnolgicos de som e iluminao do que um evento
de casamento em local fechado. Isso no quer dizer que em um evento de casamento no haver investimento nesses
recursos, mas cada uma das situaes tem prioridades diferentes. O casamento exige investimentos em recursos mate-
riais voltados aos utenslios, como taas de cristal, talheres de prata, jogos de mesa especficos e mveis adequados, ou
seja, o requinte dever estar presente nos utenslios. J em um show musical, o foco est na iluminao, no som e nos
equipamentos musicais.
Voc sabia que, nos ltimos anos, a tecnologia de holografia vem sendo muito utilizada em
apresentaes musicais? Essa tecnologia consiste na apresentao tridimensional - 3D - de pessoas,
desenhos e objetos, de maneira que o pblico tenha a sensao de que aqueles personagens ou pes-
soas esto realmente presentes. Note que no basta apresentar a imagem, mas tambm necessrio
inserir sons e movimentos dentro do espao da apresentao.
Syda Productions/Shutterstock.com
Figura 5.1 - A imagem demonstra a projeo em 3D do globo terrestre utilizando a tecnologia de holografia, que, na
atualidade, tem sido muito utilizada em eventos, principalmente naqueles de msica, em que h a projeo de imagens
de um cantor ou banda, aliada a um sistema de som impecvel. A inteno dar a sensao ao pblico de que o artista
est presente, oferecendo a mesma qualidade de udio de um show ao vivo.

A utilizao de imagens hologrficas para apresentaes musicais tem sido muito utilizada nos eventos da atualidade.
Veja essa notcia do site TecMundo sobre um show realizado nos Estados Unidos (KLEINA, 2012):
Projeo refletida em tela o segredo da tecnologia, que mais simples do que parece. Dias depois de sua apario,
oholograma que reviveu o rapper Tupac Shakur, morto em 1996, continua dando o que falar em todo o mundo. Nin-
gum duvida de que no se tratava de algum tipo de ssia do msico no palco do festival Coachella, mas muitas pessoas
ainda no acreditam que a tecnologia esteja to avanada a ponto de produzir imagens to perfeitas.
Mas, como demonstra oWall Street Journal, o negcio nem assim to complicado. O que foi mostrado no show no
eram imagens de arquivo, mas uma imagem sinttica criada em computador e projetada com o auxlio da reflexo [...].
Explicamos: primeiro, um Tupac em computao grfica criado a partir de movimentos e da aparncia do rapper. O
vdeo da apresentao digitalizada ento projetado por um aparelho apontado para o cho do palco, que feito de uma
superfcie reflexiva.
O contedo ento refletido para o fundo do palco, onde est um plstico altamente leve, reflexivo e quase transparente,
chamado Mylar. ele o responsvel por exibir a imagem que voc acompanhou no vdeo. Para fazer um dueto com o
Tupac, como fez Snoop Dogg no ltimo domingo (15), basta posicionar o artista atrs dessa tela (e garantir que ele no
ocupe a mesma posio da projeo).
No Japo, existe uma cantora hologrfica 3D. Isso mesmo: o nome dela Hatsune Miku, e vrias pessoas comparecem
aos seus shows!
Para saber mais sobre shows musicais e a utilizao de hologramas, acesse o site: <http://uaumidia.com.br/holografia>
(acesso em: 27 dez. 2013).
A utilizao de hologramas ainda restrita, por conta de seu elevado custo, mas, felizmente, a
tecnologia oferece outros recursos mais baratos e que tornam tanto a organizao quanto os eventos
mais dinmicos, geis e interativos. Esses recursos tecnolgicos esto presentes no formato de apli-
cativos, softwares e diversas mdias que permitem a organizao, a montagem e a operao dos even-
tos, facilitando a comunicao e at a avaliao do evento em uma mesma ferramenta.
Na atualidade, os recursos materiais relacionados com a tecnologia esto presentes em quase
todos os tipos de eventos, exigindo da organizao maior ateno na montagem da infraestrutura de
apoio para a utilizao desses recursos. Os recursos tecnolgicos tambm so muito utilizados nos
processos de planejamento e organizao de eventos.
Agora, vamos conhecer alguns softwares/sistemas e aplicativos utilizados na organizao
de eventos?
5.2 Softwares, sistemas e aplicativos de eventos

Softwares so programas elaborados para serem utilizados no computador com o objetivo de
executar tarefas especficas. Existem empresas fornecedoras de softwares que auxiliam no planeja-
mento, na organizao, no processo de montagem, cotao e compra, na publicidade, no envio de
convites, nas inscries e no credenciamento dos participantes, e at na elaborao de relatrios e
anlises ps-evento.
Servios Logsticos: Recursos Materiais 69

J os sistemas so mais integradores e mais amplos do que os softwares, pois englobam um
conjunto de programas com mltiplas utilidades e funes. Muitas vezes, no entanto, o mercado
pode utilizar ambos os termos para descrever o mesmo produto.
Veja alguns exemplos de softwares/sistemas de eventos:
Apoio Tecnologia.
Evento Sys.
Kad Eventos.
SGE.
H tambm aplicativos para celular em que o organizador pode criar uma rede social espec-
fica para o seu evento, permitindo uma interao frequente com os participantes e o monitoramento
dos desejos e necessidades do pblico-alvo.
Alguns exemplos de aplicativos disponveis no mercado so Bizzabo e EventMaster.
Podemos dizer que, na atualidade, a utilizao de um sistema para a organizao do evento
imprescindvel, pois ele fornece mais organizao, agilidade e eficcia, e minimiza a possibilidade
de erros.
O sistema de Eventos, da Soluo Vital Hotal, foi desenvolvido para atender aos
aspectos que envolvem todas as fases: negociao, operao e gerenciamento.
uma poderosa ferramenta que possibilita a integrao do centro de convenes com
outros departamentos envolvidos na organizao do evento: agiliza a hospedagem
para os participantes, realiza a solicitao dos servios de A&B, de pessoal de apoio
e de diversos requerimentos necessrios ao sucesso do evento. (BRITTO; FONTES,
2002, p. 336)
Isso mesmo! Um sistema tecnolgico de eventos pode auxiliar a equipe organizadora do

evento em quase tudo. Esses sistemas so muito necessrios, pois, como vimos nos outros captu-
los, os servios logsticos apresentam muitas tarefas que exigem boa memria e ateno aos deta-
lhes. Na verdade, a utilizao da tecnologia na organizao de eventos j algo que todo organizador
ativo deve ter em mos, ou seja, no mais um diferencial, mas um recurso fundamental para quem
deseja manter a qualidade na organizao e na execuo de um evento.
Agora, que tal conhecermos os recursos tecnolgicos disponveis para a montagem de um
evento?
5.3 Mdias diversas

Para a realizao de qualquer tipo de evento, a utilizao de mdias de comunicao funda-
mental. A variedade de mdia a ser utilizada ir depender do tamanho e do tipo de evento.

Na atualidade, com o avano da tecnologia, at em festas simples, particulares, a utilizao de
mdias diversas tm sido comum. Em eventos maiores, como festas de casamento, congressos e fei-
ras, a necessidade se torna ainda maior. As tecnologias utilizadas desde a divulgao do evento at o
seu desenvolvimento so fundamentais para que os organizadores consigam atingir seus objetivos.
Exemplo
Vamos voltar ao exemplo do Captulo 1 sobre a organizao de uma festa?
Voc, provavelmente, ter que divulgar a festa, contratar um DJ, cuidar da iluminao e fotografar
e/ou filmar um momento to importante para voc e para os convidados.
Assim, voc precisar contar com alguns recursos materiais. O que voc pode fazer para ofe-
recer uma festa divertida e dinmica, que fique na memria de todos os participantes? Voc
pode, por exemplo, locar um telo e um datashow para mostrar imagens suas e de seus amigos,
ou ainda os clipes das msicas que esto tocando na pickup do DJ que voc contratou para
manter as pessoas animadas e danando do incio ao fim da festa. Alis, voc deve saber que
uma festa boa aquela em que todos gastam energia na pista de dana, certo?
Soluo
A opo contratar pessoas ou empresas que oferecem os servios de imagem, som e discoteca-
gem. Esses recursos tecnolgicos so chamados de mdias, pois so meios de comunicar algo para
um determinado pblico.
Como esses recursos tecnolgicos so caros para serem comprados, comum se contratar
empresas especializadas em sua locao.
Assim, aps a definio das caractersticas gerais do evento, cabe aos responsveis pelos ser-
vios logsticos a seleo dos recursos materiais e tecnolgicos que sero utilizados, de acordo com
o tipo e o tamanho do evento e, claro, com o oramento disponvel. Mesmo em um evento de
pequeno porte, possvel utilizar recursos tecnolgicos de ltima gerao que, consequentemente,
iro afetar o oramento.
Nos prximos itens, voc conhecer os recursos materiais e tecnolgicos disponveis no mer-
cado que podem ser utilizados na organizao e na montagem de um evento. Mas, antes, observe a
lista dos recursos de mdia mais utilizados nos eventos da atualidade:
5.3.1 Projetor multimdia

Conhecido tambm como datashow, este recurso tecnolgico est presente em quase todos os
tipos de eventos da atualidade, em razo da variedade de possibilidades de utilizao: ele pode pro-
jetar slides, filmes, imagens em movimento ou estticas, msicas e filmagens, em vrios tamanhos de
tela, conforme o espao fsico disponvel.

Aigars Reinholds/Shutterstock.com
Figura 5.2 - Projetor multimdia, tambm conhecido como datashow, equipamento que tem sido extremamente utilizado
em todos os tipos de eventos. A grande vantagem deste equipamento que ele pode viabilizar recursos de udio, imagem
e texto de uma maneira simultnea e dinmica. A qualidade da projeo da imagem pode variar em locais abertos ou
fechados; por isso, muito importante ter em mente a configurao do equipamento ideal para cada tipo de evento.
5.3.2 Videoconferncia
Cada vez mais utilizados em diversos tipos de eventos, os equipamentos para videoconfern-
cias possibilitam que pessoas em lugares distantes consigam se comunicar de maneira instantnea,
com recursos de som e imagem. Tm sido muito utilizados em reunies de negcios, congressos,
convenes, encontros e palestras.
Silberkorn/Shutterstock.com
Figura 5.3 - Conjunto de equipamento bsico para videoconferncia, que inclui: cmera, microfone,
controle e o MCU - Multipoint Control Unit (Unidade de Controle Multiponto), que o equipamento que
possibilita a comunicao ponto a ponto. Para complementar a realizao da videoconferncia,
so necessrios monitores com boa resoluo de imagem, um computador e um software especfico.
5.3.3 Painel de LED

O painel de LED uma alternativa ao projetor multimdia, cuja grande vantagem consiste na
independncia para a projeo de imagem e som, ou seja, tanto a imagem quanto o som so origina-
dos pelo prprio equipamento. Outras vantagens so a nitidez e a qualidade da imagem.

Wikimedia Commons/Brian Katt
Figura 5.4 - Os painis de LED so a grande tendncia tecnolgica para eventos de grande porte.
Esses painis so melhores que os projetores, pois possuem maior definio de imagem, gerando mais qualidade.
So tambm mais estveis, pois produzem a imagem, diferentemente dos projetores, que s a projetam.
O painel pode transmitir imagens ao vivo ou gravadas.
5.3.4 Video Wall

Esse equipamento oferece uma excelente qualidade de imagem, e no influenciado pela luz natu-
ral, alm de oferecer mais sofisticao, pois possui bordas discretas. Pode ser montado em diversos tama-
nhos e formatos, mais econmico, em termos de energia, do que o painel de LED, e pode ser interativo.
Oleksiy Mark/Shutterstock.com
Figura 5.5 - A Video Wall (em portugus, parede de vdeo) consiste em uma srie de monitores de
LCD ou LED sobrepostos, que, juntos, formam uma tela gigante. Existem alguns equipamentos
de Video Wall que podem ser montados de formas diferentes, ou seja, sem formar um quadrado,
possibilitando a criatividade na montagem dos painis e na decorao do evento.

5.3.5 Projees mapeadas
Atualmente, as projees mapeadas so muito utilizadas em shows artsticos e teatrais, desfi-
les de moda, intervenes artsticas, campanhas publicitrias e eventos comemorativos. Em razo da
disponibilidade dessa tecnologia, muitos artistas e muitas empresas privadas e pblicas tm adqui-
rido o equipamento para a realizao de intervenes artsticas que tornam os eventos mais atraen-
tes e bonitos.
Qualquer tipo de animao grfica pode ser projetada em qualquer superfcie de pequeno,
mdio e grande porte (carros, sapatos, esttuas, prdios, paredes, igrejas etc.), dando vida a essa
superfcie e produzindo efeitos visuais impressionantes. Essa tecnologia chamada de projeo
mapeada, pois um sistema mapeia, em 3D, toda a superfcie que receber a projeo e, posterior-
mente, ajusta as imagens s formas da superfcie.
ARCANGELO/Shutterstock.com
Figura 5.6 - Utilizando potentes projetores e uma animao grfica especfica para a superfcie
a ser projetada, criam-se diversos tipos de imagens em movimento sobre qualquer objeto, prdio,
monumento, parede, ou at na gua! No Brasil, por exemplo, podemos encontrar essas projees na
Avenida Paulista e no Natal Iluminado na Praa da S. (Milo, Itlia, fevereiro de 2012).
5.3.6 Display touchscreen

A grande vantagem desse equipamento est na interatividade proporcionada entre empresa e
pblico. Ele tem um grande poder de atrao, pois as pessoas querem ter acesso navegao que o
display oferece.
Voc viu quantos equipamentos tecnolgicos interessantes voc tem disposio para tornar o
evento mais atraente? Existem empresas especializadas em oferecer todo o servio de locao e ins-
talao destes equipamentos, pois so necessrias pessoas capacitadas para a realizao do trabalho.
O transporte dos equipamentos tambm feito pela empresa prestadora do servio.

ARCANGELO/Shutterstock.com
Figura 5.7 - Touchscreens so telas sensveis ao toque. Essa tecnologia vem sendo muito utilizada em
diversos equipamentos, por diversas razes (celulares, TVs, computadores etc.). Em eventos, ela muito
utilizada para promover a interatividade com os participantes. Na verdade, uma forma de promover a
interao do cliente com uma determinada marca de uma forma dinmica, criativa e descontrada.
5.4 Recursos materiais
5.4.1 Som, iluminao e imagem

Os equipamentos de som, iluminao e imagem so tambm imprescindveis em qualquer tipo
de evento, e, assim como os equipamentos tecnolgicos, ajudam a determinar o sucesso do evento.
Voc j participou de algum evento em que a qualidade do som era ruim? Qual foi o seu sentimento?
Nesse caso, no importa se o evento social ou empresarial, tanto o som quanto a ilumina-
o e a imagem devem ser de alta qualidade. Por isso, importante contratar empresas que tenham
experincia no mercado no oferecimento de equipamentos de ltima gerao e contem com profis-
sionais gabaritados.
A iluminao cnica provoca respostas visuais e sensitivas que estimulam o fre-
quentador, utilizando tcnicas visuais (focos, ngulos, texturas, cores e efeitos) mui-
to diferentes das usadas tradicionalmente. O desenvolvimento de projetos cnicos
em espaos arquitetnicos comerciais parte das caractersticas do local, aproveita as
oportunidades oferecidas pela arquitetura e respeita o nicho de mercado de cada
empreendimento, escolhendo os equipamentos mais adequados para o resultado
visual esperado. (BRITTO; FONTES, 2002, p. 334).

Normalmente, a cabine de controle do som o mesmo local em que se controlam a iluminao
e a imagem. Dependendo do tipo de evento, nesse mesmo local encontra-se a cabine da traduo.
Nos locais construdos para receber eventos, existe uma sala ampla preparada para receber esses pro-
fissionais e seus equipamentos. J nos locais adaptados, embora no exista uma sala construda, eles
ficam prximos, pois som, imagem e iluminao possuem tarefas interdependentes.
Exemplo
Vamos continuar trabalhando no exemplo de sua festa. Enquanto o DJ escolhe as msicas para
cada momento da festa, para compor o clima desejado, a iluminao dever estar de acordo
com a msica, e a imagem do telo dever fazer referncias ao tema da msica. Assim, o ideal
que as pessoas sintam a energia da msica com a ajuda de um jogo de luz e de imagens. Tudo
isso ir provocar sensaes de agitao ou de tranquilidade, conforme os objetivos do DJ.
Grande parte das empresas oferece esses trs servios em conjunto, justamente por estarem
relacionados entre si.
5.4.2 Equipamentos de som, iluminao e imagem

Lembre-se de que a escolha destes equipamentos depender do tipo, do local e do tamanho do
evento.
5.4.2.1 Som
Mesa de som. Cabos para notebooks, computadores,
Caixas de som. DVDs e aparelhos de som.
Pedestais para caixas. Placa de som.
Microfones. Fones de ouvido.
Caixas acsticas. Gravador digital.
Amplificadores. Megafone.
Microsystem. Sistema de gravao de udio.
5.4.2.2 Iluminao
Torres. Strobo.
Globo de Luz. Canho de luz.
Laser de iluminao. Mesa de luz.
Mquina de fumaa. Moving head.

5.4.2.3 Imagem
TVs e monitores. Display interativo.
Cmeras. BluRay.
Projetores. DVD.
Tela de projeo. Receptor de sinal digital.
Trip para tela de projeo. Distribuidor VGA/RCA.
Monitores touchscreen. Adaptador de wireless USB.
Video Wall.
5.4.3 Recursos audiovisuais

Os recursos audiovisuais so todos aqueles que auxiliam na transmisso da mensagem, pois
combinam imagem e som. Eles tm o objetivo de despertar o interesse dos participantes, fazer com
que as pessoas percebam com maior facilidade o que for apresentado e ilustrar o que estiver sendo
exposto oralmente. Imagine uma pessoa falando por uma hora sem nenhum recurso de imagem
nem de som. Seria um pouco tedioso, no? Ento, os recursos audiovisuais trabalham junto com o
orador, auxiliando-o na explicao de conceitos, agilizando a apresentao, estimulando a participa-
o do pblico e, tambm, facilitando o processo de aprendizagem sobre o que foi dito.
Os mais utilizados so:
projetor multimdia (datashow);
flip chart;
projetor de slides;
retroprojetores;
ponteiras de laser;
quadro magntico (branco);
quadro magntico;
DVD/TV.
5.4.4 Fotografia e filmagem

A equipe responsvel pela fotografia e pela filmagem do evento tambm costuma ser tercei-
rizada, em virtude da alta especializao do servio. Tratando-se de um evento social, no ade-
quado arriscar contratando um fotgrafo amador, por ser um momento nico e especial. Em even-
tos empresariais, a qualidade da fotografia e da imagem ir determinar a qualidade da divulgao do
evento. Existem diversas empresas que oferecem os servios de fotografia e filmagem.
Para atingir os objetivos propostos, so necessrios os seguintes equipamentos:
mquina de fotografia profissional;
lentes objetivas;

filmadora profissional;
iluminao;
flash;
trip;
fontes de luz;
iluminador;
trip profissional com cabea ball head;
trip para filmadora.
5.4.5 Grfica
Grficas so empresas que produzem diversos tipos de materiais para o setor de eventos. A
necessidade de contratar uma empresa com um grande portflio de produtos relaciona-se agili-
dade e qualidade necessrias quanto se trata de organizao de eventos.
A grfica responsvel por todo o material impresso, como envelopes com logomarca, certifica-
dos, agendas, calendrios, pulseiras, folders, cartazes, formulrios, cartes de visita, convites, banners,
brindes, crachs, cartes de identificao, entre outros.
muito importante planejar a confeco de cada tipo de material grfico conforme os prazos
das etapas do evento, pois haver a necessidade de estocar o material de forma adequada para facili-
tar o transporte e manter a qualidade.
5.4.6 Sistema de rdio e comunicao

Esse sistema fundamental na organizao e na montagem do evento, pois ele que viabiliza
a comunicao contnua e dinmica de que essas fases necessitam. Imagine como era a comunicao
entre a equipe responsvel pela organizao de um evento nos anos 80, em que no havia telefones
celulares, internet, e-mail, scanner, e quando o acesso a computadores era raro? Complicado, no?
Por isso, naquela poca a existncia da funo de office boy era extremamente necessria!
Hoje, a comunicao instantnea pode ser feita por meio de diversos aparelhos, mas, para que
isso ocorra, a equipe dos servios logsticos dever estar atenta a todos os equipamentos necessrios
para a conexo dos equipamentos de comunicao.
No passado, os equipamentos de comunicao rpida se resumiam a walkie talkie e pager, mas
hoje a equipe de eventos tem disposio diversos equipamentos, como:
smartphones;
walkie talkies;
rdios comunicadores;
tablets;

SMS;
aplicativos de celular;
scanners;
e-mail;
bluetooth;
fones de ouvido bluetooth;
wi-fi.
Para que todos esses equipamentos funcionem de uma forma eficaz, importante verificar
os recursos de conexo existentes, principalmente em locais remotos. Assim, os servios logsticos
devem providenciar:
cabos;
roteador;
computadores;
impressoras;
servidores;
modem 3G;
fone de ouvido com microfone de lapela;
microfone e alto-falante remoto;
bateria de alta capacidade;
fones de ouvido com microfone labial;
carregador de bateria;
infraestrutura de cabeamento de rede e sem fio (cabeamento, switches, roteadores,
modem, DSL, access point wi-fi);
no-break.
sempre bom lembrar que existem empresas especializadas em fornecer servios completos
de conexes de internet.
5.4.7 Traduo simultnea

Os equipamentos de traduo simultnea so especficos, e geralmente a empresa que for-
nece os tradutores-intrpretes tambm fornece todos os equipamentos necessrios. A quantidade
e a qualidade dos equipamentos dependero do tipo de evento, mas possvel obter diversas com-
binaes de equipamentos, e inclusive fazer a locao da cabine prpria para traduo. Como a
traduo simultnea exige muito dos tradutores, mesmo para um evento de pequeno porte sero
necessrios, no mnimo, dois profissionais, que faro revezamento a cada 30 minutos. Os equipa-
mentos necessrios so:

cabines para intrpretes (unidade de intrprete);
transmissores FM compactos;
transmissores portteis (tour guide);
mesa de som;
microfones para conferncias (push-to-talk);
kit mvel;
receptores infravermelhos;
painis infravermelhos.
5.4.8 Material de apoio, mobilirio e utenslios

Esses equipamentos podem ser prprios da empresa promotora do evento ou de empresas for-
necedoras, como hotis e centros de convenes, que j possuem mobilirio e utenslios. O material
de apoio, no entanto, de responsabilidade da empresa promotora do evento. Independentemente
da origem desses materiais, a implementao de uma sala prpria para guard-los tambm de res-
ponsabilidade da empresa promotora.
Assim, cabe ao pessoal dos servios logsticos disponibilizar os seguintes equipamentos, con-
forme a tipologia de cada evento.
5.4.8.1 Mobilirio
Mesas de apoio. Palco.
Mesas de escritrio. Frigobar.
Mesas de centro. Cave de vinhos.
Mesas modulares. Gueridon.
Mesas com rodas. Tapetes.
Sofs. Beros portteis.
Poltronas. Plpito.
Cadeiras. Tablado.
Cadeiras infantis. Bebedouros.
Banquetas. Cofre.
Divs. Filtro de gua.
Namoradeiras. Balces.
Buffet. Pufes.
Estantes. Rechaud.

5.4.8.2 Escritrio
Fragmentadora de papis. Porta canetas.
Impressoras. Blocos de nota.
Computadores. Furador.
Papel sulfite. Tesoura.
Canetas. Fita adesiva.
Lpis. Clipes.
Corretores ortogrficos. Cartucho de tinta para impressora.
Grampeadores. Pastas diversas.
Rguas. Etiquetas.
Barbante. Envelopes.
Borrachas. Papel A4.
Canetas pilot. Folhas A5 (para flip chart).
Carimbos. Livro de presena.
Tintas para carimbo. Recibos.
5.4.8.3 Utenslios
Copos. Rodo.
Talheres. Panos de cho.
Toalha de mesa. Produtos de limpeza rpida.
Toalha de lavabos. Esponjas.
Guardanapos de pano. Acendedor automtico.
Guardanapos de papel. Isqueiro.
Taas. Fsforos.
Jarras. Velas.
Misturador. Lmpadas.
Balde de gelo. Chave de fenda/chave philips.
Abridor de vinho. Cortinas.
Abridor de garrafa. Extenses.
Pegador de gelo. Benjamins.
Formas de gelo. Sabonetes.
Porta-guardanapos. Papel higinico.
Lixeiras. Perfumadores de ambientes.
P de lixo. Fraldas.
Vassouras. Lenos umedecidos.

Muitos detalhes? Por isso, a utilizao do checklist de fundamental importncia. Em muitos
casos, a ausncia de um simples balde de gelo pode afetar negativamente a percepo do pblico
sobre o evento. No se esquea de que o sucesso de um evento est na ateno aos detalhes, e, para
que voc no perca nenhum detalhe, existem fichas e formulrios.
Fique de olho!
No Captulo 7, voc encontrar uma relao destes formulrios fundamentais para o controle da equipe de servios
logsticos.
No captulo anterior, voc teve conhecimentos sobre o espao fsico, e, ao final deste captulo,
voc ir compreender de que forma os recursos materiais e tecnolgicos devero ser adequados con-
forme o tipo de espao disponvel para a montagem de um evento.
Vamos recapitular?
Neste captulo, apresentamos como a tecnologia vem mudando os recursos disponveis, possibili-
tando maior criatividade e inovao na organizao e na apresentao de um evento. Voc aprendeu que
existem softwares, sistemas e aplicativos disponveis no mercado para auxiliar no planejamento, na orga-
nizao, na montagem e na avaliao de um evento. Aprendeu tambm que a tecnologia tambm est
presente nos recursos materiais disponveis para eventos. A relao dos recursos de imagem, de som,
de iluminao, grficos, de comunicao e de traduo simultnea, os materiais de apoio, o mobilirio
e os utenslios, bem como a responsabilidade dos servios logsticos na organizao, na montagem e na
superviso destes recursos tambm foram assuntos deste captulo.
Agora com voc!
1) Qual a diferena entre os recursos tecnolgicos Video Wall e Painel de LED? Faa
uma pesquisa na internet e verifique qual oferece melhor relao de custo x benefcio.
2) Imagine que voc foi contratado para organizar uma festa de casamento. Quais
recursos materiais voc utilizaria para a montagem da recepo? Determine os recur-
sos materiais mais importantes para essa festa.
3) Pesquise um aplicativo para celular de organizao de eventos e, posteriormente, des-
creva para a sua turma quais so as vantagens e as limitaes desse aplicativo.
4) Faa uma pesquisa na internet sobre as possibilidades de contratao de um servio
de traduo simultnea com os seguintes recursos:
2 tradutores-intrpretes;
1 cabine de traduo;
equipamento de traduo;
fones de ouvido tipo headset para os participantes.

6
Fornecedores
para Eventos
Para comear
Neste captulo, identificaremos os principais servios oferecidos por um profissional organizador

de eventos em atuao junto s diferentes empresas que fornecem produtos e servios para a organizao
e para a realizao de eventos.
O Quadro 6.1 acima demonstra claramente a quantidade de atividades ligadas direta e indi-
retamente prestao de servios de um organizador de eventos, inclusive sua responsabilidade na
contratao e na manuteno dos servios de fornecedores.
Cabe agora retomar o conceito de planejamento da logstica de um evento, que consiste na
ordenao das providncias referentes a ele (BRITTO; FONTES, 2002). Dessa forma, fica claro que
quem cuidar da logstica de um evento dever gerenciar todas as suas atividades, sendo que algumas
sero realizadas diretamente pelo organizador e por sua equipe, enquanto muitas outras sero forne-
cidas por empresas prestadoras de servios, como transporte, hospedagem, alimentao, programa-
o social, cultural e turstica e comunicao. O organizador tambm ser a principal interface com
os gestores dos espaos destinados a eventos.
Podemos entender como fornecedoras as empresas que realizam a locao de espaos para
eventos, bem como uma gama de empresas que prestam servios ou comercializam produtos uti-
lizados nos eventos. Para entrarmos neste assunto, cabe ressaltar os servios oferecidos por um
organizador profissional de eventos, segundo a Association of Professional Conference Organizers
(ROGERS, 2011, p. 42):
83
Quadro 6.1 - Portflio tpico de servios oferecidos por um organizador de eventos
Seleo, reserva e contato com o local do evento.

Divulgao do evento, incluindo: projeto dos programas e materiais promocionais; coor-
denao de relaes pblicas e cobertura da mdia; apresentao a comits e conselhos.
Planejamento da programao, escolha dos palestrantes e briefing.
Proviso de um secretariado administrativo, responsabilidade pelas inscries de repre-
sentantes, recrutamento da equipe do evento e coordenao do esquema de viagem dos
representantes.
Organizao de exposies, incluindo funes de marketing e vendas.
Assessoria e coordenao dos servios de audiovisual e produo, junto com proviso
de servios de traduo e interpretao em vrias lnguas.
Planejamento da parte social do evento: contato com chefs, equipe de entretenimento,
equipe de gastronomia e empresas independentes de servios relacionados.
Preparao de eventos sociais, programas tursticos e visitas tcnicas.
Preparao da segurana do evento e assessoria em questes relacionadas segurana e
sade.
Gravao, transcrio e produo dos resultados dos eventos para posterior publicao;
organizao de sesses de apresentao em psteres; produo de resumos.
Preparao de oramentos, gerenciamento de lucros e despesas do evento, gerao de
rendimentos via contratos de patrocnio, exposies e eventos-satlites, manejo do
Imposto sobre o Valor Agregado e questes de seguros.
Preparao dos contratos com os locais de eventos e outros fornecedores.
Fonte: ROGERS, 2011.
6.1 Servios de transporte

Os servios de transporte para eventos esto intrinsecamente envolvidos na logstica. Portanto,
necessrio verificar as vias de acesso, a acessibilidade e os meios de transporte mais adequados para
atender ao transporte de diversos tipos de participantes, convidados, equipamentos, materiais e pro-
dutos. Perceba que a qualidade do servio de transporte de fundamental importncia para o desen-
volvimento das trs fases do evento, pr, trans e ps-evento, sendo que a identificao dos principais
meios de transporte que sero utilizados pode afetar os custos e a preservao dos recursos materiais
e humanos envolvidos no evento. Esses meios podem ser o areo, o terrestre ou o hidrovirio.
6.1.1 Transporte de materiais

necessria muita ateno ao escolher o meio de transporte que ir levar todo o material, o
equipamento e o mobilirio do evento, conforme o adequado acondicionamento dos materiais no
tempo exigido para atender aos prazos estabelecidos.

Imagine, por exemplo, que na organizao de uma exposio de arte, os quadros e esculturas
valiosos de artistas renomados sejam danificados durante o trajeto? A equipe responsvel pela logs-
tica dever selecionar a melhor relao custo-benefcio, sempre atendendo aos seguintes requisitos:
Qual o tempo hbil?
Qual a melhor relao distncia/tempo?
Qual meio de transporte oferece as condies de conforto e segurana adequadas aos par-
ticipantes e aos convidados?
Qual meio de transporte fornece condies de armazenagem adequadas?
Qual meio de transporte tem condies de entregar dentro do prazo?
Perceba que a seleo dos meios de transporte mais adequados no se limita velocidade, mas
envolve a qualidade e a adequao s exigncias necessrias ao transporte do material.
Outro fator importante no transporte de cargas consiste em verificar os horrios e os perodos
em que so permitidos a circulao e o acesso ao local do evento. Alguns fornecedores sero respon-
sveis pela entrega do material ao organizador do evento em local previamente combinado.
Fique de olho!
muito comum as empresas de transporte atuarem como parceiras ou como transportadoras oficiais do evento. Existem
tarifas especiais, alm de outros benefcios para o organizador e para os participantes do evento, como cortesias e parce-
ria na divulgao.
6.1.2 Transporte de participantes e convidados

Os participantes e os convidados necessitaro de transporte em diferentes momentos e espa-
os, como o transporte que d acesso ao evento, a circulao interna, as atividades sociais, culturais e
tursticas, e os traslados aeroporto-hotel-aeroporto e hotel-evento-hotel.
6.1.3 Transporte local

A verificao dos recursos de transporte local disponveis e a disponibilizao de mapas
explicativos das linhas tambm tarefa do setor de logstica. Muitos participantes tm prefern-
cia por utilizar nibus e/ou metr para a mobilidade, e necessitam de informaes pontuais de
orientao.
6.2 Hospedagem
A variedade de meios de hospedagem costuma auxiliar na escolha do hotel adequado ao tipo
de pblico do evento (convidados, participantes, equipe organizadora, artistas, palestrantes ou con-
vidados VIP). Entretanto, principalmente nas grandes cidades, a hospedagem em hotis prximos ao
evento facilita e agiliza a logstica de transporte.
Fornecedores para Eventos 85

O planejamento de hospedagem dever seguir o seguinte roteiro:
Escolha de hotis: aps visitas, sero selecionados aqueles que atendam s
necessidades dos participantes.
Reserva antecipada ou bloqueio: diante da expectativa do nmero de partici-

pantes, ser negociado e bloqueado determinado nmero de apartamentos nos
diversos hotis, esperando que os participantes interessados confirmem presen-
a. Caso isso no ocorra, esses apartamentos sero liberados pela organizao
do evento, em data previamente estabelecida pelo hotel.
Confirmao de reserva: os participantes sero informados dos valores das dirias

dos hotis selecionados e de suas caractersticas fsicas, e orientados com relao
data limite e ao procedimento para confirmao da reserva. (MATIAS, 2010, p. 160).
Em alguns casos, o evento realizado no prprio hotel, em que h profissionais responsveis

por receber os participantes, que tambm devem ser orientados quanto qualidade do atendimento
ao pblico do evento.
6.2.1 Tipo de apartamento

Existe um formulrio denominado Rooming List, que retrata a distribuio dos hspedes nas
diferentes configuraes de apartamentos, ou seja, os nomes dos hspedes, o respectivo nmero do
apartamento e a capacidade de leitos (solteiro, duplo, triplo ou qudruplo).
6.2.2 Tarifas e cortesias

muito comum os hotis possurem um departamento ou uma equipe para atender a blo-
queios de apartamentos para eventos. J uma prtica usual nesse mercado a atribuio de tarifas
especiais, com descontos para grupos e cortesias para convidados ou palestrantes, de acordo com o
nmero total de hospedagens, principalmente se o meio de hospedagem for o oficial do evento.
Fique de olho!
Muita ateno com as reservas, as confirmaes de reservas e seus respectivos prazos e tarifas. Tenha tudo documenta-
do de forma esclarecedora, pois muitos hotis exigem, para o bloqueio de seus apartamentos, a garantia de no show (no
comparecimento do hspede); ou seja, mesmo que o hspede no comparea at o horrio limite do check in, ser cobra-
do o valor da primeira diria, em razo do bloqueio prvio do apartamento.
Portanto, a adequao do meio de hospedagem ao tipo de pblico e/ou s solicitaes do con-

tratante ir determinar a melhor relao custo-benefcio na escolha do hotel.
6.3 Alimentos e bebidas

Dependendo do tipo e da durao do evento, a logstica dos servios de alimentos e bebidas
ser mais complexa ou de menor complexidade. Por exemplo, o tipo de servio de alimentos e bebi-
das para um evento de casamento ir exigir maior detalhamento na escolha do cardpio, do tipo

de servio, das bebidas que sero servidas e dos utenslios necessrios para compor o servio. Um
servio empratado exigir um nmero adequado de garons para atender a todas as mesas do casa-
mento, enquanto o servio americano de buffet requer um nmero menor de garons, pois os convi-
dados devero se deslocar para o ponto onde houver sido instalado o buffet. Nesse caso, os garons
serviro apenas as bebidas e montaro o servio de buffet.
Com relao ao planejamento dos servios de alimentos e bebidas, preciso considerar alguns
princpios bsicos:
Qualidade e fartura: no se pode abrir mo da qualidade dos alimentos e dos
servios oferecidos aos convidados. Cuide para que todos os profissionais
envolvidos faam suas refeies em intervalos de tempo razoveis, disponibi-
lize permanentemente gua e caf em todos os locais de trabalho e lembre-se
de que pessoas que executam tarefas pesadas tendem a consumir maior quan-
tidade de alimentos.
Segurana alimentar: os fornecedores contratados ou os restaurantes conveniados

devem cuidar rigorosamente de aspectos nutricionais e cumprir as normas estipu-
ladas pelas autoridades pblicas para o processamento de alimentos. Lembre-se
de que, nos casos de intoxicaes ou quaisquer problemas alimentares, voc pode
ser responsabilizado de forma solidria com o prestador de servios terceirizado.
Fidelidade s especificaes de cada produo: em um evento que conta com

grande nmero de participantes, natural que surjam casos de pessoas com die-
tas especiais ou restries alimentares. (AVELAR, 2010, p. 338).
No se esquea de selecionar as melhores opes de bares e restaurantes da cidade onde o

evento sediado, que tambm auxiliaro na programao das atividades socioculturais e tursticas.
6.3.1 Empresas de catering

As empresas de catering so muito utilizadas quando o evento escolhe oferecer lanches ou ali-
mentos prontos para consumo, bastando somente, quando necessrio, o aquecimento. Essas empre-
sas possuem como principais clientes as companhias areas, mas tambm atendem eventos.
6.4 Programao sociocultural

Geralmente, na realizao de eventos, organiza-se em paralelo uma programao de atividades
que envolvero os seguintes atrativos:
casas de espetculos;
teatros;
casas noturnas;
museus e exposies;
centros culturais;
bares e restaurantes.

Lembre-se de ter mapeado e listado as melhores opes na cidade sede do evento para a cons-
truo da programao sociocultural. muito comum a prestao de servios de uma agncia de
viagens na organizao dessas atividades e de roteiros tursticos. No entanto, caber ao organizador
do evento cuidar para que essa programao no entre em conflito com a programao do evento,
devendo estudar os horrios vagos ou criar horrios especiais para essas atividades.
6.5 Agncias de viagens

As agncias de viagens constituem um dos principais fornecedores de servios para eventos,
pois seus servios englobam reservas de transporte areo, terrestre e hidrovirio, traslados, reser-
vas, bloqueios e gerenciamento da hospedagem, programao sociocultural e roteiros tursticos,
principalmente se houver uma agncia oficial do evento. A agncia de viagem escolhida deve atuar
tanto no turismo de lazer como no turismo de negcios e eventos, e se informar sobre as caracte-
rsticas diferenciadas dos participantes, com o objetivo de diferenciar o atendimento aos distin-
tos tipos de pblico, como palestrantes, convidados participantes, expositores e acompanhantes
(MARTIN, 2007).
6.6 Comunicao
Podemos entender a comunicao nos eventos de trs formas: a comunicao entre a equipe
organizadora e os demais setores, a comunicao visual interna do evento e a comunicao do
evento junto sociedade, incluindo, logicamente, o pblico-alvo.
Na verdade, os eventos se configuram como um meio de comunicao entre as empresas e seus
consumidores finais, seus clientes, seus fornecedores e a sociedade.
A comunicao dirigida se destina a pblicos homogneos, com interesses comuns
e atividades afins; nem sempre requerem grandes investimentos e tm a vantagem
de se poder avaliar com mais facilidade o grau de aceitao ou no do pblico-alvo.
(MATIAS, 2002, p. 104).
A agncia de comunicao ser responsvel pela gesto de todo o processo de comunicao

do evento com o pblico-alvo, ou seja: estratgia de marketing, publicidade do evento, relaes
pblicas, relaes com a imprensa e diferentes mdias utilizadas para transmitir informaes sobre o
evento nas suas diferentes fases.
6.7 Centros de convenes

Os centros de convenes so edificaes construdas para sediar eventos, que podem estar
localizados dentro de hotis ou em edificaes prprias.
A grande vantagem de se contratar os servios de um centro de convenes a facilidade da
logstica, pois se pressupe que nesse local exista toda a infraestrutura necessria ao atendimento
a eventos diversos. Assim, muitos aspectos dos servios logsticos so reduzidos, como adaptaes
para som e imagem, salas especiais (imprensa, VIP, de equipamentos etc.), tomadas e equipamentos,

inclusive os mais tecnolgicos. Esses locais possuem a capacidade de atender a vrios eventos simul-
taneamente, ou a um grande evento com vrios outros em paralelo.
Normalmente, esto localizados perto de hotis, restaurantes e servios de transporte, e con-
tam com infraestrutura de apoio e pessoal tcnico especializado.
Vamos recapitular?
Neste captulo, voc identificou os principais fornecedores de eventos que influenciam diretamen-
te na logstica dos eventos. Os critrios de escolha e de seleo das empresas fornecedoras so de alta
relevncia para a performance na prestao de servios e para o fornecimento de equipamentos e mate-
riais com a qualidade e com a pontualidade necessrias para garantir o sucesso do evento. importante
lembrar que todos os fornecedores devero atuar em conjunto, com o intuito de entregar o servio pro-
metido, e pensando no somente na realizao da tarefa pertinente empresa, mas tambm em atingir
os objetivos do evento de forma eficaz.

Agora com voc!
1) Na cidade de So Paulo, os hotis correspondem a aproximadamente 44% dos locais

destinados realizao de eventos. Faa uma reflexo sobre esse dado e, posterior-
mente, justifique porque as empresas promotoras de eventos escolhem majoritaria-
mente esse fornecedor.
2) Pesquise quais meios so utilizados para o transporte dos participantes e de todos os
equipamentos necessrios para a realizao de provas da Frmula 1 no Brasil. Pes-
quise, tambm, quais so os meios de transporte mais utilizados pelo pblico que
assiste s corridas.
3) Do grupo de fornecedores apresentados neste captulo, selecione dois e, posterior-
mente, pesquise os portflios de produtos e servios oferecidos por eles.
4) Monte um roteiro sociocultural para um grupo de empresrios que participam de
uma feira de negcios na cidade de So Paulo. Pesquise quais agncias de viagens
oferecem esse tipo de roteiro.

7
Cronogramas,
Fluxogramas e
Formulrios
Para comear
Neste captulo, sero apresentados cronogramas, fluxogramas e formulrios inerentes atividade

de logstica em eventos. O conhecimento destes documentos fundamental para complementar o apren-
dizado sobre os servios logsticos de eventos.
A organizao de um cronograma e o entendimento do fluxo das atividades em seus diferentes

tempos e espaos, bem como de formulrios de responsabilidades e do checklist so imprescindveis
para o planejamento, o acompanhamento e o cumprimento das atividades previstas antes, durante e
aps a realizao dos eventos.
7.1 Princpios para elaborao de cronogramas

O cronograma est diretamente ligado ao controle dos tempos das atividades a serem realiza-
das para o evento. Ele deve conter as datas, os perodos e os prazos para a realizao dessas ativida-
des. Esse planejamento muito importante para o cumprimento dos prazos necessrios e para evitar
surpresas e a perda do controle sobre o que se est fazendo. Geralmente, os cronogramas estabele-
cem o registro da data, as atividades programadas, os responsveis e o status em que se encontram,
prevendo ainda recebimentos, pagamentos, incio e trmino de cada atividade.
91
O cronograma crucial, principalmente quando utilizamos os produtos e servios de terceiros,
na verificao do cumprimento dos prazos, das responsabilidades e das datas de operaes e servi-
os. A Tabela 7.1 demonstra um exemplo de cronograma bsico para eventos:
Tabela 7.1 - Exemplo de cronograma bsico
Item Atividades Responsvel Data Status
01 Definio do tema e da tipologia do evento Everton 01 fev. 2016 Realizado
Definio e reserva do espao

02 Valria 02 fev. 2016 Realizado
fsico/local do evento
03 Definio do layout do auditrio Edson 03 fev. 2016 Realizado
04 Definio de equipe organizadora Ndia 04 fev. 2016 Realizado
Distribuio das atividades e

05 Thais 05 fev. 2016 Realizado
responsabilidades
Em andamento. Todas as
06 Cotao de equipamentos e mobilirio Oscar 08 fev. 2016 cotaes solicitadas aguardando
resposta para dia 10 fev. 2016.
Zanella (2010) mostra que um cronograma de atividades pode ser configurado conforme o
perodo de realizao de cada uma:
Tabela 7.2 - Exemplo de cronograma bsico dividido por atividades
Perodo:
Cronograma de atividades
De:___/____/______ at:___/____/_______
Item de Descrio do Responsvel pela

Dias da semana/quinzena/ms
referncia trabalho execuo
Previsto
Realizado
Voc sabia que existem vrios modelos de cronogramas e planilhas eletrnicas que podem auxiliar na construo do cro-
nograma para seu evento?
Para saber mais, visite: <http://wiki.organizandoeventos.com.br/index.php?title=Como_Operacionalizar_um_Evento>

(acesso em: 29 dez. 2013).
Matias (2010) apresenta um modelo de cronograma com base em uma viso global do evento,
com caractersticas de pr, trans e ps-evento.

Tabela 7.3 - Exemplo de cronograma global
Modelo de cronograma
Evento:
Cliente:
Local:
Data: ___/___/_____ Horrio:
Profissional responsvel:
Atividades Data Incio Data limite Data final Responsvel OBS.
1. Planejamento
2. Programao visual
3. Divulgao
4. Mailing list
5. Organizao
6. Instalaes fsicas
7. Recursos humanos
8. Recursos materiais
9. Recursos audiovisuais
e equipamentos
10. Avaliao
Fonte: MATIAS, 2010, p. 163.
Percebe como o cronograma um instrumento que apresenta basicamente a distribuio das

atividades a serem realizadas, em um ordenamento lgico para providncias em determinado espao
de tempo, prevendo o incio e o trmino de cada tarefa, alm do responsvel por sua execuo, desde
o planejamento, passando pela execuo e at o trmino do evento?
Isso permite o acompanhamento, a superviso e a avaliao do andamento das tarefas, evi-
tando erros e o descontrole do processo. Desse modo, podemos afirmar que a elaborao de um cro-
nograma fundamental, independentemente do tipo de evento, para o xito dos processos logsticos
e, consequentemente, o sucesso do evento.
Agora, veja uma configurao de cronogramas estruturados conforme os perodos de rea-
lizao, proposta por Zanella (2010) para o pr-evento, com a indicao do que fazer e com que
antecedncia:
Cronogramas, Fluxogramas e Formulrios 93

Tabela 7.4 - Exemplo de cronograma estruturado pelo perodo de seis meses que antecedem o evento
Data/perodo Responsvel Atividades
1. Promover reunies preliminares com as entidades e as pessoas envolvidas (promo-

tor, coordenador, supervisores).
2. Revisar o local, definindo a estrutura interna e as condies operacionais para a
realizao do evento.
3. Elaborar oramento financeiro preliminar.
4. Organizar cadastro das pessoas e entidades relacionadas direta ou indiretamente
com o evento.
5. Verificar o layout para reserva dos locais onde ser realizado o evento.
6. Elaborar o planejamento de marketing e publicidade.
7. Verificar as atividades que dependem de servios de terceiros.
8. Analisar as necessidades de equipamentos e acessrios cujo oramento ser apre-
sentado na prxima reunio.
9. Implantar sistema de controle e acompanhamento da execuo dos trabalhos e
programao de reunies de coordenao.
Fonte: ZANELLA, 2010, p. 101.
Tabela 7.5 - Exemplo de cronograma estruturado pelo perodo de trs meses que antecedem o evento
1. Encaminhar/distribuir o material publicitrio do evento para

rgos de comunicao.
2. Expedir os convites e formalizar os convites especiais.
Tabela 7.6 - Exemplo de cronograma estruturado pelo perodo de um ms que antecede o evento.
1. Revisar a situao das atividades programadas e debater os problemas existentes.

2. Verificar as inscries realizadas e tomar providncias para aumentar o volume dos
participantes.
3. Revisar as rotinas de trabalho relacionadas com a recepo e com a hospedagem
dos participantes.
4. Realizar testes nos equipamentos audiovisuais.
5. Confirmar a execuo e a contratao de servios de terceiros.
6. Instalar os servios de apoio (secretaria, telefonia, limpeza, estacionamento, lavan-
deria etc.).
7. Preparar os locais das reunies, os sales, a recepo, a sala de imprensa etc.
8. Estabelecer contatos com rgos de imprensa para confirmar a programao
estabelecida.
9. Revisar a relao de convidados, autoridades, patrocinadores, palestrantes etc. e
confirmar presena.
10. Emitir normas de servios disciplinando procedimentos e prticas a serem adota-
dos no decorrer do evento.
11. Preparar as cartas de agradecimento que sero expedidas logo aps o trmino do
evento.

Note que o autor se refere a atividades a serem realizadas ao longo do ms anterior ao evento, e
no com um ms de antecedncia.
A instalao de estruturas no espao fsico em que ser realizado o evento depender das
regras e diretrizes estabelecidas pela promotora do evento e dos gestores do espao sede, respeitando
datas e prazos estipulados. Esse tema abordado tambm no Captulo 4.
importante lembrar que cada cronograma pode ser dividido por setores e responsabilidades
durante o planejamento, a execuo e a avaliao do evento. Para tanto, tambm so elaborados for-
mulrios de responsabilidade e checklists.
7.2 Formulrios para eventos

Os formulrios de checklist e de responsabilidades podem ser enquadrados como formul-
rios de procedimentos, ou seja, formulrios utilizados na forma impressa ou digital, em que se faz a
coleta de dados ou a checagem de processos e procedimentos.
Britto e Fontes (2002) afirmam:
Normalmente, para cada superviso e rea de atuao, so elaboradas fichas de res-
ponsabilidade, que devero ser preenchidas conforme o andamento do processo e
as solues apresentadas. Cada ficha de responsabilidade dever ser desdobrada em
checklists especficos daquela rea. Tal prtica possibilita a melhor organizao, ava-
liao do andamento da operao e o fechamento do evento. De posse de todo esse
instrumental, o organizador de eventos e sua equipe sero capazes de diagnosticar
corretamente o evento, avaliar seus pontos fracos e fortes e apontar solues e metas
futuras. (BRITTO; FONTES, 2002, p. 124).
Nesse sentido, as autoras apresentam um modelo de ficha de responsabilidades direcionado

aos recursos humanos:
Tabela 7.7 - Exemplo de ficha de responsabilidade
Recursos humanos
Recepo
Atividade: recepo de convidados
Subatividade: auditrio
Item Aes Responsvel Alternativa Conferido
Definio do espao fsico do Alda

01 Betina
auditrio e da recepo Shirley
02 Colocao das mesas e cadeiras Betina Simone
Arranjo das toalhas

03 Auditrio e recepo Alda Gustavo
Com e sem logotipo
Arranjos florais
04 Alda Gustavo
Auditrio e recepo
05 Materiais de recepo Shirley Viviane

Item Aes Responsvel Alternativa Conferido
06 Som/microfones/udio Betina Audiovisual
07 TV/vdeo/datashow Betina Audiovisual
Cacilda
08 Decorao temtica do auditrio
Simone
09 Recepcionistas Betina Shirley
10 Atores Betina Shirley
11 Uniformes/recepcionistas Betina Shirley
12 Trajes tpicos Betina Shirley
Treinamento Alda
13 Betina
Equipe recepo Shirley
Adaptado de: BRITTO; FONTES, 2002, p. 219.
Da mesma forma, os formulrios de checklist relacionam as tarefas, as providncias e as neces-

sidades do evento. A traduo literal do termo checklist seria lista de verificao ou lista de checa-
gem, ou seja, esses formulrios do suporte aos seguintes aspectos:
superviso de todos os itens;
inspeo e/ou verificao se tudo est sendo providenciado em tempo hbil;
setores onde ocorrero as atividades;
setores e pessoas responsveis pelas atividades;
situao ou status quo em que se encontram essas providncias e atividades.
No Captulo 2, voc identificou os vrios aspectos acerca da complexidade da montagem de
um evento, inclusive a necessidade de determinar lderes responsveis por cada atividade. Na etapa
de montagem, ento, cabe o efetivo planejamento da logstica do evento, ordenando todas as provi-
dncias, fixando as responsabilidades individuais para cada grupo de atividades, e definindo, inclu-
sive, substitutos caso haja ausncia de algum membro da equipe.
Podemos perceber, nos diversos modelos dos diferentes autores que versam sobre organizao
e execuo de eventos, que tanto os formulrios de responsabilidades como os de checklist iro variar
de acordo com o objetivo, a tipologia, as caractersticas e a complexidade dos eventos.
Note que existe um responsvel para cada uma das atividades previstas. necessrio entender
corretamente e com clareza as tarefas de cada funo.
Voc j sabe que, a partir das fichas de responsabilidades, pode-se criar o checklist. Matias
(2010) apresenta um modelo bsico de checklist para um evento realizado em auditrio:

Tabela 7.8 - Modelo de checklist
EVENTO: Semana do Turismo
Local: auditrio da instituio organizadora
Data: 22/09 a 27/09 de 2000 Horrio: das 19h30 s 22h30
Responsvel: Joo Carlos Azevedo

Discriminao Unidade/setor Responsvel Situao
1 - Reserva do local Coordenao de curso Carla Matos Em andamento
2 - Reunio para montagem da comisso

Coordenao de curso Carla Matos OK
organizadora da semana
Discriminao Unidade/setor Responsvel Situao
3 - Distribuio de atividades para diversas Sandra

Coordenao geral do evento OK
comisses de trabalho Regina
4 - Definio do tema e da programao do evento Comisso organizadora
5 - Contratao de empresas e/ou profissionais autnomos Comisses financeira, de

para criao de material de divulgao divulgao e de marketing
6 - Busca de patrocnio e apoio cultural Comisso organizadora
7 - Definio do material de divulgao Comisso organizadora
8 - Contratao de grfica para a impresso do

Comisso organizadora
material de divulgao
9 - Listagem de convidados e palestrantes Secretaria do evento
10 - Envio de cartas convite para autoridades, palestrantes,

Secretaria do evento
diretoria da instituio e demais funcionrios
11 - Reserva de equipamentos audiovisuais

no departamento responsvel
12 - Solicitao de servio de copa (caf, gua e ch) Secretaria do evento
13 - Solicitao de mobilirio ao departamento responsvel Secretaria do evento
14 - Follow up dos convidados, autoridades e outros Secretaria do evento
Comisses financeira, de
15 - Divulgao na mdia
divulgao e de marketing
Comisses financeira, de
16 - Divulgao do evento na instituio
divulgao e de marketing
17 - Montagem das pastas dos convidados e participantes Comisso de recepo
18 - Definio de recepcionistas e escala de trabalho Comisso de recepo
19 - Verificao e liberao de estacionamento Secretaria do evento
20 - Elaborao de carta de agradecimento para os palestrantes Secretaria do evento
21 - Elaborao dos certificados dos participantes Comisso organizadora
22 - Definio do mestre de cerimnias Coordenao geral do evento
23 - Treinamento das recepcionistas Coordenao geral do evento
24 - Elaborao de cartas de agradecimento para convidados,

patrocinadores e todos que colaboraram com o evento
25 - Convocao de reunio de avaliao Coordenao geral do evento
26 - Elaborao de relatrio de avaliao Coordenao geral do evento
Fonte: MATIAS, 2010, p. 169.

Avelar (2010) sugere a elaborao das descries de cada funo de forma sucinta e direta, de
maneira que qualquer leigo possa compreend-las, e que cada responsvel saiba sua funo, seus
limites de atuao, suas atribuies, suas responsabilidades e seu grau de autonomia. Dessa forma, o
autor define a elaborao da descrio de funo:
Trata-se de um documento que especifica as tarefas a serem executadas em determi-
nada posio na estrutura, bem como os deveres e as responsabilidades daquele que
a ocupa. A construo de um instrumento desse tipo importante, visto que possi-
bilita, entre outras coisas:
A reflexo sobre a distribuio das tarefas pelas diversas posies da estrutura;
A identificao de atribuies que porventura estejam em duplicidade;
A revelao de lacunas, ou seja, tarefas que no estejam sendo devidamente exe-
cutadas na rotina de organizao;
A identificao de necessidades de treinamento;
O balizamento do processo de recrutamento de pessoal;
A cobrana de resultados. (AVELAR, 2010, p. 417)
Observe que o modelo de checklist apresentado anteriormente atribui na coluna UNIDADE/

SETOR as responsabilidades da coordenao geral do evento. Entretanto, existem diversas formas de
se elaborar um checklist, como esse de Avelar (2010), que apresenta um modelo de descrio de fun-
o do coordenador geral de eventos do GCH - Galpo Cine Horto, de Belo Horizonte/MG, espao
destinado produo de eventos culturais:
Tabela 7.9 - Descrio da funo e das responsabilidades de um coordenador de eventos
Coordenador geral
Descrio sumria da funo
Coordenar as atividades do Galpo Cine Horto, cuidando da programao e da gesto oramentria, distribuindo tarefas para os membros
da equipe e desenvolvendo parcerias com outros grupos e entidades, sob superviso do Conselho Gestor.
Responsabilidades
Elaborar cronograma de atividades e oramento anual, observando as diretrizes apresentadas pelo Conselho Gestor.
Encaminhar para aprovao do Conselho Gestor propostas de programao.
Definir agendamento de pauta para espetculos e eventos.
Desenvolver parcerias que beneficiem o GCH sob os pontos de vista artstico, oramentrio e poltico.
Distribuir tarefas e coordenar equipe para execuo do cronograma oramentrio e artstico.
Coordenar reunies de equipe.
Avaliar o desempenho de cada colaborador.
Participar das decises sobre contrataes e demisses, juntamente com o diretor do Conselho.
Avaliar gastos, levando em conta os limites oramentrios definidos pelo Conselho Gestor.
Aprovar material grfico dos projetos do GCH, inclusive quanto aplicao de logomarcas.
Orientar e acompanhar a divulgao (imprensa e mdia) da programao do GCH.
Supervisionar a elaborao peridica de relatrios de cada coordenao.
Elaborar relatrios do GCH.
Representar interesses do GCH em reunies internas e externas, observando as diretrizes apresentadas pelo Conselho Gestor.

Voc percebeu quantas so as atribuies e as responsabilidades na realizao de cada evento?
Fique de olho!
Tenha bem definidas as funes e as respectivas responsabilidades de cada membro da equipe de cada setor, em todas
as etapas da organizao e da execuo de um evento.
At agora, falamos sobre a ordenao das atividades e sobre a determinao de seus respons-
veis. Agora, cada responsvel dever compreender os passos a serem seguidos mediante determina-
das decises, como o que fazer se o layout do evento no for aprovado. A compreenso dos diferen-
tes processos de cada atividade a ser realizada auxilia o profissional responsvel a ter em mente todos
os passos a serem percorridos na realizao de um evento.
Assim, vamos agora verificar como acontecem os fluxos de atividades, por meio da leitura e do
entendimento de fluxogramas especficos de eventos.
7.3 Fluxogramas de eventos

O fluxograma pode ser entendido como uma demonstrao dos passos e das decises tomadas
em determinados processos.
Trata-se da representao, esquematizada, de um processo, ou seja, atravs do fluxo-
grama possvel visualizar todo o conceito ou a ideia desenvolvida passo a passo, de
forma descomplicada. Ele funciona como uma radiografia resumida, de fcil visua-
lizao, de todo o processo, facilitando o acompanhamento e a tomada de deciso
em relao a determinado assunto [...]. (GOMES; MORGADO, 2012, p. 196).
Na organizao de eventos, a utilizao de fluxogramas de fundamental importncia, pois se

trata de uma atividade complexa, cheia de procedimentos e etapas. A seguir, diversas figuras repre-
sentaro os diversos fluxogramas em diferentes etapas de processos de um evento.
Perceba que alguns fluxos dependem da resposta do fornecedor, ou, ainda, que nos losangos
em amarelo existem perguntas, e que, dependendo da resposta, h diferentes caminhos a seguir.
A autora Zitta (2008) conseguiu identificar os principais fluxogramas pertinentes ao setor de
eventos; portanto, alguns desses fluxogramas sero apresentados a seguir, demonstrando os fluxos
durante as etapas pr, trans e ps-evento.
A Figura 7.1 demonstra o processo e os passos da identificao dos servios necessrios ao
evento: cada necessidade identificada se desdobra em outro fluxograma especfico para a logstica
daquele servio. Cabe ressaltar que, aps a identificao de todas as necessidades do evento, deve-se
verificar com o solicitante se tudo o que foi solicitado foi contemplado.

ZITTA, 2008.
Figura 7.1 - Fluxograma pr-evento.

A Figura 7.2 demonstra o processo e os passos para a contratao de recursos humanos para atu-
ao no evento planejado. Perceba que o fluxograma apresenta questes importantes para a logstica do
evento, como a importncia da manuteno de um cadastro de fornecedores, a verificao da disponi-
bilidade do profissional para a data do evento e a antecedncia mnima de contratao (10 dias).
ZITTA, 2008.
Figura 7.2 - Fluxograma de recursos humanos.

J a Figura 7.3 bem ilustrativa, pois representa o processo de contratao de recursos audio-
visuais, similar ao de equipamentos de informtica e ao de filmagem e gravao. Lembre-se de sem-
pre testar todos os equipamentos antes da contratao e antes de utiliz-los no evento, verificando
sua adequao e a disponibilidade para a data prevista.
ZITTA, 2008.
Figura 7.3 - Fluxograma de recursos audiovisuais.

Outro fluxograma importante o que se refere contratao de material grfico.
ZITTA, 2008.
Figura 7.4 - Fluxograma da contratao de material grfico.

Note que, nesse fluxograma, alm dos processos j vistos nos fluxogramas anteriores, h o
envio de material para prova e oramento, e s aps a aprovao do cliente contrata-se o servio gr-
fico. O material deve ser recebido com antecedncia mnima de cinco dias.
ZITTA, 2008.
Figura 7.5 - Fluxograma de contratao de alimentao.
importante salientar que os servios de alimentos e bebidas para um evento requerem a defi-
nio da quantidade e dos tipos de refeies que sero servidas, de seus horrios e da durao do
servio. Aps essas definies, necessria a aprovao do cliente, para s ento contratar o servio.
Outro item importante a ser constantemente monitorado nos eventos o levantamento e o
acompanhamento da lista do pblico, dos convidados e das autoridades para produo, expedio
e envio dos convites. Esse acompanhamento fundamental, pois no serve s para convidar parti-
cipantes e autoridades, mas tambm para dimensionar produtos e servios inerentes ao evento, em
razo do nmero de participantes e convidados especiais. Note na Figura 7.6 que, aps fazer um

levantamento do pblico, bem como das autoridades junto aos rgos competentes, o organizador
de eventos ter uma base para os tipos dos convites e a logstica e/ou a forma de envio aos convida-
dos, inclusive em mbito internacional, ou seja, so tempos e espaos diferentes para a elaborao e
o envio dos convites. Mesmo ao dimensionar a lista de convidados, ainda existe a fase de aprovao
dos convites pelo cliente. Percebe-se, ento, que existem prazos para a aprovao, a confeco e o
envio dos convites de um evento.
ZITTA, 2008.
Figura 7.6 - Fluxograma de elaborao e envio de convite.

A Figura 7.7 traz um fluxograma de vspera de evento que demonstra o processo, as aes e as
decises para o dia anterior ao evento.
ZITTA, 2008.
Figura 7.7 - Fluxograma representando a vspera do evento.

J a Figura 7.8 traz o fluxograma que apresenta o processo e os passos em uma situao
durante o evento. O fluxograma demonstra um processo de recepo e credenciamento de partici-
pantes. No entanto, existem processos similares para recepo no auditrio, ou ainda para recepo
de um palestrante, convidado ou participante no aeroporto.
ZITTA, 2008.
Figura 7.8 - Fluxograma de recepo e credenciamento.

Como voc pde perceber, os fluxogramas citados at agora demonstraram passos e processos
ocorridos antes e durante o evento. Vamos agora a um exemplo de fluxograma ps-evento.
Na Figura 7.9, note que uma das aes do processo refere-se utilizao de um formulrio.
Aps checar sobras de material grfico, recolher utenslios, fechar o pagamento de colaboradores e
fazer o levantamento dos gastos, o fluxograma sugere a preparao de um arquivo de informaes
sobre o evento, bem como a elaborao de relatrios e o preenchimento de formulrios.
ZITTA, 2008.
Figura 7.9 - Fluxograma ps-evento.

Existem diversos formulrios a serem preenchidos antes, durante e aps o evento: formulrios
de informaes bsicas; contratao de recursos humanos, audiovisuais e de informtica; arrumao
das salas; material grfico; material de consumo; apoio de filmagem e gravao; alimentao; espao
fsico e taxas. Utilizam-se tambm muitos formulrios para clculos de estimativas de custos, para a
prestao de contas e para a previso de despesas.
Muitos desses formulrios so utilizados para cadastros como o cadastro de autoridades. Exis-
tem ainda os formulrios de avaliao da equipe e de avaliao do evento em si.
Sugerimos o modelo Formulrio 8 para o relatrio de avaliao do evento. Esse formulrio
apresentado na Figura 7.10.
Formulrio 8
Avaliao do evento
Data: _______/______/____________
Evento:
Avaliao
Atividades timo Regular Pssimo
Da logstica:
Estacionamento
Sala de aula
Iluminao
Banheiros
Ventilao
Dos equipamentos:
Microcomputador e datashow
Televiso, DVD player e aparelhagem de som
Flip chart
Quadro negro
Retroprojetor
Do atendimento:
Pronto atendimento
Educao
Colaborao
Do contedo:
Adequao aos objetivos
Carga horria
Do palestrante:
Domnio do assunto
Clareza na explicao
Utilizao de recursos e dinmica
Respostas s perguntas
Observao:_____________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________
Atendeu s suas expectativas?_____________________________________________________________________________________________
Adaptado de ZITTA, 2008.
Figura 7.10 - Formulrio de avaliao do evento.

No prximo captulo, voc vai treinar seus conhecimentos sobre os servios logsticos necess-
rios para cada rea, por meio de cases, dicas, problemas e exerccios detalhados.
Vamos recapitular?
Neste captulo, voc pde compreender e observar modelos de cronogramas, formulrios de

atividades e responsabilidades, checklists e fluxogramas que do suporte para a realizao das tarefas
e atividades em eventos, bem como a existncia de diversos formulrios que compilam os dados a
serem checados ou as tarefas a serem executadas.
Agora com voc!
Suponha que voc ir organizar um painel de palestras em uma universidade,

com durao de um dia. Voc ter disponveis os seguintes recursos: um auditrio com
400 lugares, equipamentos e recursos audiovisuais e o estacionamento da prpria uni-
versidade. Supondo que voc tenha seis meses de antecedncia para organizar toda a
logstica pertinente ao evento, elabore os seguintes documentos:
1) Um cronograma com as atividades e responsabilidades, os responsveis e os respecti-
vos prazos.
2) Um checklist para o material da secretaria do evento, suas respectivas quantidades e
situaes.
3) Um fluxograma de recepo no aeroporto.
4) Um fluxograma de recepo no auditrio.
5) Um modelo de formulrio de avaliao de recursos humanos da equipe de um even-
to, considerando apresentao, comportamento e postura profissional.

8
Casos,
Erros Comuns,
Dicas e Exerccios
Para comear
Finalmente chegamos ao ltimo captulo, e, para fechar nossos conhecimentos sobre os servios
logsticos, vamos conhecer algumas situaes que, apesar de todo o planejamento e de toda a organiza-
o, podem acontecer em qualquer evento: os imprevistos. Neste captulo, voc conhecer dicas e ter
acesso a alguns exerccios para complementar os seus conhecimentos.
8.1 Alguns casos reais
8.1.1 Caso 1 - Grupo Galpo de Teatro

Vamos conhecer agora um exemplo de servios logsticos de uma famosa companhia que viaja
pelo Brasil inteiro. Observe o planejamento necessrio para que a armazenagem e o transporte dos equi-
pamentos, figurinos e cenrios no causem nenhuma avaria, sejam estratgicos e gerem menor custo.
A logstica do Grupo Galpo
Vale a pena conhecer os procedimentos do grupo Galpo no que se refere ao armazenamento, ao manuseio e ao
transporte de cenrios, figurinos e equipamentos. Trata-se de um modelo construdo aos poucos, de forma intuitiva, a
partir da observao do modo de fucionamento de outras companhias pelo mundo. O resultado surpreendentemente
similar a alguns dos princpios que norteiam a logstica empresarial.
111
O armazenamento
O primeiro ponto a ser destacado o sistema de armazenamento. Os equipamentos, cenrios e figurinos so

guardados em um depsito estrategicamente localizado a 100 metros da sede do Galpo, e o sistema est sob respon-
sabilidade dos trs tcnicos do grupo, supervisionados por um dos atores. A cada operao de carga e descarga, so
contratados carregadores. A disposio do material armazenado nesse depsito criteriosamente definida, visando
ao favorecimento de sua movimentao e racionalizao do uso do espao. O cenrio e os materiais de espetculo
que no constam da programao dos meses seguintes ficam dispostos no fundo do depsito. Aqueles que sero utili-
zados num futuro prximo so colocados mais frente, a fim de facilitar as manobras de transporte. H itens que so
comuns a todos os espetculos, como instrumentos musicais, as frasqueiras pertencentes a cada ator e os produtos que
so vendidos antes e depois das apresentaes (livros, camisetas, DVDs, CDs, catlogos, programas etc.). Tais mate-
riais so armazenados em local prximo sada do depsito, pois so manuseados com maior frequncia.
Os cenrios, figurinos, adereos e demais objetos so guardados e transportados em bas de madeira, cujas
dimenses levam em conta a necessidade de transporte em compartimentos de carga de avies. Os bas so confec-
cionados pela prpria equipe tcnica do Galpo, e recebem tarjas com cores diferentes para cada espetculo e para a
identificao externa do seu contedo. Esse padro permite o reconhecimento imediato da origem de cada volume,
para que no haja enganos. bom lembrar que o extravio ou a troca de um volume da carga pode resultar at mesmo
no cancelamento de uma apresentao.
Os instrumentos musicais e alguns outros objetos so acomodados em cases prprios, especialmente confecciona-
dos de forma a garantir sua integridade no transporte e a proteg-los de eventuais avarias. Esse o caso dos teclados, dos
violes, dos bumbos e dos vestidos de poca com armaes. Outros elementos, como panos, painis especiais e estandar-
tes que no podem ser dobrados so acondicionados em tubos de PVC.
Cada espetculo do repertrio tem uma relao de carga, com a especificao de todos os bas e itens avulsos, bem
como de suas dimenses, seu peso e seu valor. Cada objeto acomodado, invariavelmente, em seu respectivo ba. Esse pro-
cedimento rigoroso e visa facilitar a conferncia do material e evitar perdas. A forma de colocao do material dentro
da embalagem tambm no varia. A fim de racionalizar o uso do espao, o preparo de cada ba equivale montagem de
um quebra-cabea. Os atores e os tcnicos, familiarizados com o trabalho, sabem exatamente como retirar o material das
diversas embalagens e como recoloc-lo, o que agiliza consideravelmente a montagem e a desmontagem dos espetculos.
O transporte
O transporte de cenrios, figurinos e equipamento do Galpo feito, nas viagens nacionais, por via rodovi-
ria. A Garra Transportes, empresa contratada para a execuo dos servios, tem larga experincia em trabalhos dessa
natureza e atende tambm a grupos como Corpo, Primeiro Ato e Skank. Seus motoristas tm tima percepo da
dinmica e das particularidades do segmento artstico, o que resulta em excelncia na prestao de servios. Para o
transporte de carga, so utilizados caminhes de, no mnimo, 55 m3. No caso de apresentaes de dois ou mais espet-
culos em uma mesma cidade, o transporte feito em carretas.
As atividades de carga e descarga duram, em mdia, trs horas, e contam com a participao dos trs tcnicos
do Galpo, do motorista do caminho e de, pelo menos, oito carregadores contratados por servio. So utilizados dois
carrinhos para o deslocamento dos volumes. A entrada de materiais no caminho e tambm sua sada obedecem a
uma ordem rgida e predefinida, a fim de facilitar a sua conferncia e racionalizar o uso do espao no veculo. Assim
como o preparo dos bas, esse processo tambm se assemelha montagem de um quebra-cabea, em que cada pea
ocupa seu lugar previamente determinado.
H materiais que so transportados com os prprios atores, como carga acompanhada ou, em caso de trans-
porte terrestre, no prprio nibus. o caso de determinados instrumentos musicais, aparelhos e itens frgeis. Os equi-
pamentos so especificados em uma listagem apresentada Receita Federal, para a entrada ou para a sada do pas.
Com o intuito de reduzir os custos de transporte, alguns materiais utilizados em cena so adquiridos no pr-
prio local do evento. o caso dos quinze sacos de serragem necessrios para cada apresentao de Um Molire Ima-
ginrio. O mesmo ocorre nas viagens internacionais com Esmeralda, veculo Veraneio utilizado como cenrio do
espetculo Romeu & Julieta. [...].

Fique de olho!
A equipe responsvel pela logstica de um evento dever ter ateno no somente aos aspectos de armazenagem e trans-
porte de pessoas, equipamentos e materiais, mas, principalmente, com o estoque dos materiais, das informaes, dos
equipamentos e dos utenslios, buscando controlar e gerir todos esses processos. Essa no uma tarefa fcil, justamente
por necessitar de autorizaes do setor pblico e pela utilizao dos servios de diversas empresas prestadoras de servios.
8.1.2 Caso 2 - Logstica de eventos esportivos:

Copas do Mundo da Alemanha e da frica do Sul
Voc vai conhecer agora um estudo de caso sobre o maior campeonato de futebol do mundo: a
Copa! Neste caso, a autora faz uma anlise dos aspectos logsticos deste grandioso evento. Note que
o rgo mximo regulador do campeonato, a FIFA, determina alguns padres de servio necessrios
para que o evento acontea de forma adequada.
A Copa um dos maiores eventos esportivos do mundo. Sediar uma Copa significa hospedar 32 equipes e suas
comitivas durante um ms e criar estrutura para a realizao de 64 partidas, alm de atender a espectadores de todo o
mundo. De acordo com a FIFA (Fdration Internationale de Football Association), quase 31 milhes de pessoas j assis-
tiram pelo menos a um dos 708 jogos realizados na Copa do Mundo desde 1930, uma mdia de 44 mil pessoas por jogo.
Assim, so necessrios planejamento, preparao e execuo de alguns elementos, que so o alicerce do evento.
Dentre eles, pode-se destacar: mobilidade, hospedagem e infraestrutura.
A FIFA elabora, para o pas-sede, um manual denominado Caderno de Encargos da FIFA, em que so apon-
tados os investimentos que devem ser realizados no pas-sede nas mais diversas reas e no decorrer do tempo. Consta-
tou-se que esse documento confidencial, e por isso no foi possvel ter acesso a ele. Mas, de maneira geral, as suges-
tes sempre contemplam aspectos relativos rea esportiva (estdio e facilidades esportivas) e infraestrutura urbana
(transporte, mdia e telecomunicaes, rede hoteleira, segurana e centros mdicos).
Um grande smbolo da Copa so os estdios, visto que neles que ocorrem os jogos. Um dos materiais dis-
ponibilizados para o pblico o FIFA Football Stadiums - FIFA World Cup space requirements (2007), que contem-
pla as exigncias requeridas para a realizao da Copa do Mundo quanto aos estdios. So transmitidas a concepo
de projeto e a organizao da construo de um estdio para atender a uma grande e seleta demanda. As exigncias
referem-se a: localizao e projeto, reas de acesso, rea VIP, segurana, mdia, infraestrutura eltrica e comunicao,
detalhados a seguir:
Localizao e projeto: quanto localizao, definido que o estdio deve situar-se em um espao que proporcione
uma fcil circulao de servios e veculos. aconselhvel que o espao escolhido para a construo do estdio permita
futuras ampliaes e que atenda a outros objetivos, ou seja, que possa ser utilizado para a realizao de outros esportes e
eventos. Na concepo do projeto, deve-se considerar o clima predominante na regio e se realizar um estudo de orien-
tao da luz solar. Tambm necessrio um estudo do impacto ambiental da obra. Para o projeto propriamente dito do
estdio, h uma srie de recomendaes a serem seguidas, como dimenses-padro, qualidade e caractersticas da grama,
sistema de drenagem, cuidados para a manuteno do espao e normas para as arquibancadas, incluindo acessos para
pessoas com necessidades especiais. Alm do projeto do campo e das arquibancadas, h muitos espaos que o pblico
no est acostumado a ver. H sugestes da FIFA para o layout dos vestirios e para os acessos dos jogadores ao campo,
objetivando facilitar a circulao. O pblico-alvo dos jogos so os espectadores, por isso h a recomendao da FIFA para
que se vise ao conforto e segurana deles. Por exemplo, importante construir uma cobertura para proteger as pessoas
do excesso de sol ou chuva e fornecer assentos confortveis e com numerao para identificao, seguindo uma distncia
mnima de 0,8 m entre as fileiras. Os sanitrios devem ser no mnimo vinte e sete para cada mil mulheres e quinze para
cada mil homens. A parte de alimentao deve seguir a recomendao de cinco pontos de venda permanentes, distancia-
dos de 1 m a 1,5 m, para cada mil pessoas, e pontos temporrios, quando se prev uma demanda extra. Os menus devem
estar dispostos de maneira que os clientes possam v-los de longe e os estabelecimentos devem aceitar carto de crdito.
Os letreiros do jogo, com a pontuao de cada time, tambm devem estar ao alcance da viso para todos no estdio. Alm
disso, deve haver telefones pblicos disposio dos espectadores.
Casos, Erros Comuns, Dicas e Exerccios 113

reas de acesso: os acessos de entrada e os estacionamentos devem estar dispostos de modo a permitir uma
fcil circulao. Assim, todo o entorno do estdio deve estar sinalizado. O estacionamento deve ser dividido em vrias
reas (VIP, mdia, jogadores, servios de emergncia), dispostas de uma maneira que facilite a logstica de transporte
no local.
rea VIP: uma outra preocupao a ateno concedida para os convidados especiais e para os patrocinadores.
H uma srie de recomendaes para a rea VIP, e a FIFA ressalta a importncia dessas pessoas para a realizao do
evento.
Segurana: quanto segurana, deve haver uma sala de controle com um sistema de monitoramento do interior
do estdio e dos arredores.
Mdia: deve existir uma logstica para a mdia, muito bem arquitetada a fim de que todo o evento possa ser
acompanhado pelos mais diversos meios de comunicao. Deve haver salas de conferncia, e infraestrutura para tele-
viso e para os fotgrafos.
Infraestrutura eltrica e comunicao: outra questo o fornecimento de energia eltrica. A disposio dos
holofotes deve ser feita de maneira a permitir uma boa iluminao de todo o estdio. Ainda h a questo de eficincia
energtica. Por fim, deve haver um amplo projeto de facilidades de comunicao.
Alm dos documentos citados acima, a FIFA fiscaliza as instalaes e emite pareceres que avaliam os progres-
sos que foram alcanados e os pontos que ainda apresentam deficincias. Quando o pas escolhido pela FIFA para
sediar o campeonato, ele deve seguir as recomendaes desses manuais para que esteja preparado para abrigar os
jogos. Entretanto, os pases que sediam a Copa possuem caractersticas e estgios de desenvolvimento diferentes; por
isso, as recomendaes da FIFA podem variar de um para outro, de acordo com a infraestrutura j existente no pas.
Fonte: NUNES, 2011, p. 12.
Voc percebeu todas as recomendaes referentes logstica do evento Copa do Mundo? Per-
ceba que, independentemente do tipo de evento, a grande maioria dos servios logsticos muito
semelhante, havendo alteraes apenas nos volumes de detalhes e de equipamentos necessrios em
cada rea dos servios logsticos, conforme a tipologia e o espao do evento a ser realizado.
Voc conhece as regras da FIFA para eventos esportivos? Acesse o site abaixo e veja o regulamento para a execuo de
eventos de exibio pblica:
<http://www.fifa.com/mm/document/tournament/loc/01/65/72/59/
fifa-tvglobopublic_regulationsforviewingevents_fwc2014_por.pdf> (acesso em: 28 dez. 2013).
8.2 Dicas importantes

Tenha em mente que, embora haja pouca literatura sobre o tema, a qualidade do planeja-
mento e da operao dos servios logsticos ir determinar o sucesso de evento.
Elabore, com o maior detalhamento possvel, todos os aspectos a serem observados com
relao logstica do evento. Nesse caso, mais menos!
Os custos dos servios logsticos incidem diretamente no oramento final do evento; por-
tanto, alm da qualidade dos servios prestados pelas empresas fornecedoras, o correto
planejamento da execuo desses servios ir determinar o valor a ser investido. Nesse
aspecto, Avelar (2010) fornece algumas dicas interessantes:

1. Utilize preferencialmente materiais que aliem resistncia e leveza. Elementos pesa-
dos so de manuseio mais difcil e geram acrscimos nos custos de transporte;
2. Ao definir as dimenses de cada embalagem, leve em conta a necessidade do

embarque dos materiais em pores de avies e em bagageiros de nibus;
3. D preferncia a formatos que otimizem o uso de espaos em depsitos e veculos;
4. Defina o uso de cada embalagem com a mxima racionalidade possvel, de

modo a reduzir o nmero de volumes;
5. Utilize cores diferentes no exterior das embalagens, para facilitar a identificao

e a separao dos diversos tipos de material guardado;
6. Crie rtulos externos para a identificao imediata do contedo de cada volume;
7. Tambm na parte externa, imprima o endereo do proprietrio do material,

para facilitar sua devoluo em caso de extravio. (AVELAR, 2010, p. 427)
Aspectos relacionados iluminao, ventilao e temperatura do local do evento

influenciam na percepo e na permanncia dos participantes. Por isso, aps a determi-
nao do local de realizao do evento, estes aspectos devero ser vistoriados pelo pessoal
de logstica, que, aps a verificao de adaptaes necessrias, deve providenciar todos os
equipamentos necessrios.
No local do evento, importante verificar a existncia de rampas de acesso para facilitar a
entrada dos equipamentos, do mobilirio e de materiais de montagem; e, tambm, de pes-
soas que utilizam muletas, cadeiras de rodas ou andadores.
As sadas de emergncia devem estar localizadas em locais visveis, devidamente sinaliza-
das e desbloqueadas.
Mesmo havendo uma empresa especfica de limpeza, a equipe de logstica dever fazer a
vistoria dos banheiros para checar a necessidade de limpeza e abastecimento.
Na montagem dos equipamentos, tenha ateno para que o espao seja aproveitado ao
mximo possvel, mas para que a circulao e o bem-estar dos participantes sejam pre-
servados.
Ande sempre com a planta baixa do evento, para poder localizar todos os locais com agili-
dade.
Evite utilizar pisos escorregadios ou com muitos desnveis.
Em muitos eventos, nas fases pr, trans e ps-evento, necessria a contratao de vigi-
lantes, que fazem a segurana dos equipamentos, dos estandes, das mesas e das salas de
armazenamento dos equipamentos tecnolgicos.
Verifique se os carpetes, tapetes e forros esto bem colocados e fixados no cho, e se todos
os fios que esto dispostos nas reas de circulao esto protegidos por fitas adesivas, para
evitar interrupo de energia e quedas dos participantes.

8.3 Erros comuns
Voc, que est estudando sobre eventos, a partir de agora saber todos os caminhos para orga-
nizar um evento de forma eficaz, atentando-se a todos os detalhes em todas as fases. Mas, infeliz-
mente, nem todas as pessoas que trabalham neste ramo so gabaritadas para organizar eventos de
qualquer porte e tipo.
E nem estamos falando da necessidade de formao e qualificao, mas dos conhecimentos
bsicos necessrios para a organizao de qualquer tipo de evento.
Assim, ao analisarmos alguns eventos, percebemos muitos erros de organizao; alguns sim-
ples, que no afetam tanto a qualidade do evento, e outros mais complexos, que a afetam sobrema-
neira, mas que poderiam ser evitados se houvesse mais conhecimento tcnico.
Perceba que voc est no caminho certo, pois, somente por meio de formao adequada e
continuada, as empresas de eventos iro obter pessoas qualificadas e eficientes para compor suas
equipes, contando com profissionais de diversos nveis e reas, todos com o conhecimento neces-
srio para exercer as tarefas de forma satisfatria.
Vamos agora conhecer a relao dos erros mais comuns cometidos por alguns organizadores
de eventos.
8.3.1 Ausncia de planejamento

Muitas pessoas e empresas acreditam que organizar eventos uma atividade fcil. Mas mesmo
eventos de pequeno porte, como uma festa particular de aniversrio, exigem um planejamento deta-
lhado, em diferentes etapas. Um evento no planejado gera muito desgaste e confuso, que poderiam
ser evitados caso houvesse, pelo menos, a elaborao de um checklist com todas as providncias a serem
tomadas. muito importante ler todos os contratos das empresas terceirizadas, para saber exatamente o
tipo de servio contratado e no ter surpresas desagradveis.
8.3.2 Falta de preparo tcnico e emocional da equipe

Ter conhecimento prtico importante, mas todo o conhecimento prtico melhorado e
ampliado quando aliado ao conhecimento terico. Assim, mesmo que voc tenha experincia prtica
na organizao de eventos, necessria a aquisio de conhecimentos tericos para que voc obte-
nha novas informaes e possa aprimorar os seus conhecimentos, gerando mais eficincia e eficcia
na organizao dos prximos eventos.
Embora o preparo tcnico no esteja relacionado diretamente com o preparo emocional da
equipe, percebe-se que, quando h falta de conhecimento sobre a tcnica de organizao de even-
tos, a equipe responsvel apresenta um comportamento inadequado na fase da organizao. Muitos
lderes ficam agressivos e sem pacincia, a comunicao no acontece de maneira satisfatria e ade-
quada, e os problemas so discutidos exaustivamente, colocando-se o foco nos culpados, e no na
resoluo do prprio problema. Assim, quanto maior for o preparo tcnico e emocional da equipe,
maior a possibilidade de resoluo de problemas de forma coordenada e eficaz, pois as alternativas

de soluo so geradas em virtude do conhecimento prvio sobre imprevistos que podem ocorrer
em qualquer tipo de evento.
8.3.3 Falta de viso sistmica

A viso sistmica consiste no conhecimento do evento como um todo, das diferentes funes e
setores que atuam na conduo das atividades, e dos processos propostos para a materializao do
evento com qualidade e pontualidade. A viso sistmica fortalece o trabalho em equipe e implica o
entendimento de que todas as etapas esto interligadas, para que o resultado final do evento seja satisfa-
trio para todas as partes envolvidas: empresa contratante, equipe organizadora e participantes.
8.3.4 Falta de criatividade e de inovao

Muitos organizadores de eventos, inclusive aqueles com vasta experincia, podem cair na zona
de conforto, em que no h espao para a criatividade e para a inovao. Eles j esto habituados a
executar determinados eventos de certa forma e, portanto, no aceitam novas ideias, com medo de
no funcionarem to bem quanto os antigos procedimentos. Entretanto, com as mudanas ocorridas
na tecnologia e no perfil dos consumidores, a necessidade de criatividade e de inovao tem sido
uma questo fundamental para o sucesso de qualquer tipo de evento. Outro fator importante que
a criatividade e a inovao, alm do aumento das receitas e do retorno de um evento, podem gerar
reduo de custos e maior facilidade na resoluo de problemas e de imprevistos que comumente
surgem na organizao de eventos.
8.3.5 Ausncia de acompanhamento, fiscalizao e controle

A rea de Eventos dinmica e complexa ao mesmo tempo. Isso significa que pessoas de per-
sonalidade tranquila, introspectivas, que evitam riscos e atividades intensas, tendem a ter dificul-
dades para se adaptar nesse setor. Assim, mesmo que o evento tenha sido muito bem planejado, a
equipe responsvel deve estar sempre de prontido, acompanhando todas as providncias, fiscali-
zando todos os servios de terceiros e controlando todas as atividades nas diferentes etapas do
evento. O descanso s vir aps a avaliao final.
8.3.6 Ausncia de expertise e de contatos importantes

Como a organizao logstica de um evento depende da atuao de vrias outras empresas, o
conhecimento prvio de macetes uma rede de contatos das pessoas, empresas e instituies parti-
culares e privadas um diferencial que gera resultados positivos.
Ter conhecimento sobre as competncias e atribuies das empresas, instituies e organiza-
es no governamentais que determinam regulamentos e normas do setor muito importante para
agilizar procedimentos e processos, e evitar erros e problemas de concepo do projeto. No se trata
de burlar a lei, mas de ter conhecimento sobre todos os procedimentos legais e sobre como eles cos-
tumam ser processados de forma burocrtica, para que, no momento da concepo e do planeja-
mento, todos esses aspectos sejam previstos, e no haja fatores impeditivos para a execuo das tare-
fas pertinentes realizao do evento.

Fique de olho!
OMB a Ordem dos Msicos do Brasil; o trabalho desses profissionais regido por uma lei que especifica todos os direi-
tos e deveres da categoria. Para saber mais, pesquise sobre a Lei n 3.857, de 22 de dezembro de 1960, ou, simples-
mente, a Lei dos Msicos.
ECAD o Escritrio Central de Arrecadao e Distribuio: essa sociedade civil de natureza privada, instituda pela
Lei n 5.988, de 14 de dezembro de 1973, mantida pela atual lei de direitos autorais (Lei n 9.610, de 19 de
fevereiro de 1998) para realizar a arrecadao e a distribuio de direitos autorais decorrentes da execuo pblica,
ao vivo ou gravada, de msicas nacionais e estrangeiras.
SBAT a Sociedade Brasileira de Autores Teatrais. uma sociedade de utilidade pblica sem fins lucrativos, destinada
defesa dos direitos autorais de dramaturgos e coregrafos, bem como de seus herdeiros e sucessores.
Vamos recapitular?
Neste captulo, voc identificou alguns exemplos de como os servios logsticos afetam o desenvol-
vimento de um evento. Nos dois casos apresentados, os servios logsticos foram ilustrados de forma que
voc identificasse as diferenas e semelhanas existentes na prestao desses servios. Voc conheceu tam-
bm algumas dicas que, embora no primeiro momento possam parecer meros detalhes, so extremamente
importantes para a organizao e para a montagem de eventos. A apresentao dos erros mais comuns na
organizao de um evento tem como objetivo reafirmar como a teoria aliada prtica permite uma atuao
mais eficiente, eficaz e efetiva por parte do profissional responsvel pela logstica de qualquer evento.
Agora com voc!
Vamos fazer um exerccio muito interessante de simulao de situaes-problema?

Juntem-se em grupos e elaborem estratgias de soluo para resolver as situaes
abaixo. Posteriormente, discutam com os demais grupos da sala as alternativas selecionadas.
E se...
1. ... faltar energia?
2. ... faltar gua?
3. ... chover e o evento for em local aberto?
4. ... algum da equipe no chegar?
5. ... houver pane no equipamento de som ou no de iluminao?
6. ... um convidado chegar sem ingresso?
7. ... aparecerem cambistas?
8. ... acontecer alguma carteirada?
9. ... chegarem fiscais da OMB, do ECAD ou da SBAT?
10. ... chegarem menores de idade a um evento para adultos?
11. ... um fornecedor atrasar a entrega de algum produto, equipamento ou servio?
12. ... algum se sentir mal?
13. ... ocorrer alguma briga ou tumulto?
14. ... surgir algum armado?
15. ... acontecer alguma tentativa de invaso ao local do evento?
Fonte: ALLEN et al. apud AVELAR, 2010.

Bibliografia
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Campus, 2003.
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DUO Editorial, 2010.
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______. Diretrizes para eventos das sedes. Disponvel em: <http://www.sebrae2014.com.br/Sebrae/
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FLEURY, M. T. L.; FLEURY, A. Construindo o conceito de competncia. RAC, edio especial,
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QUAL A DIFERENA entre eficincia, eficcia e efetividade? Eficincia Mxima Solues
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SEBRAE. Logstica e transportes. Disponvel em: <http://www.sebrae.com.br/setor/servicos/
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UFBA. EDC - Educao a Distncia. O que competncia? Disponvel em: <http://www.moodle.ufba.br/
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ZANELLA, L. C. Manual de organizao de eventos: planejamento e operacionalizao.
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ZITTA, C. Organizao de eventos: da ideia realidade. Braslia: Senac, 2008.

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Organizao e Montagem de Eventos

Servios Logsticos - Organizao

Galvo, Andr Luiz Braun

1. Eventos 2. Logstica 3. Organizao 4. Planejamento I. Silva, Giszele Cristiane da.

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Coordenao Editorial: Rosana Arruda da Silva

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2 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

Andr Luiz Braun Galvo

Giszele Cristiane da Silva

4 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

Captulo 1 - Evento e Logstica: Conceitos e Definies.................................................. 11

Captulo 2 - Princpios de Organizao e Montagem de Eventos....................................... 21

Captulo 4 - Servios Logsticos: Espaos Fsicos........................................................... 49

Captulo 5 - Servios Logsticos: Recursos Materiais....................................................... 67

6 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

Captulo 6 - Fornecedores para Eventos........................................................................ 83

Captulo 7 - Cronogramas, Fluxogramas e Formulrios.................................................... 91

8 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

O estudo da logstica de um evento, embora seja de fundamental importncia, ainda possui

Assim, resumidamente, os captulos esto divididos de acordo com as seguintes temticas.

No Captulo 1, os conceitos e as definies de evento e logstica so apresentados brevemente,

No Captulo 4, os recursos fsicos so detalhados, tendo como objetivo a identificao das

No Captulo 6, apresentam-se os principais fornecedores do setor de eventos, pois eles repre-

O Captulo 7 apresenta os cronogramas, os formulrios e os fluxogramas que orientam e auxi-

10 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

12 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

1.1 Definies de evento

Evento e Logstica: Conceitos e Definies 13

Voc consegue se lembrar de alguma empresa que oferea servios de logstica?

14 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

Podemos perceber a importncia da logstica no mundo empresarial quando, em uma inter-

Adaptada de COELHO, 2013.

Figura 1.2 - Definio esquemtica de logstica.

Evento e Logstica: Conceitos e Definies 15

Voc sabe a diferena entre eficincia e eficcia? E efetividade?

Ao ler essa citao, tente pensar:

16 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

Para saber mais sobre o assunto, visite o site do SEBRAE: <http://www.sebrae.com.br/setor/servicos/servicos-relacionados/

1.3 A logstica do evento

1.3.1 Eventos em locais abertos

Evento e Logstica: Conceitos e Definies 17

1.3.2 Eventos em locais fechados

18 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

Evento e Logstica: Conceitos e Definies 19

No prximo captulo, voc ir compreender de que forma os servios logsticos se apresentam

Agora com voc!

1) Imagine em quais momentos, desde a compra de um produto pela internet at a sua

20 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

Neste captulo, voc identificar em quais momentos da organizao de um evento os servios

2.1 Princpios de organizao logstica de eventos

Aps a realizao da concepo geral do evento, o prximo passo consiste na elaborao de

Amplie seus conhecimentos

Acesse o link <http://office.microsoft.com/pt-br/templates/planejador-de-eventos-TC102902383.aspx>

22 Servios Logsticos - Organizao e Montagem de Eventos

1. Ttulo (nome do evento)

2. Associao, empresa e/ou indstria promotora

3. Entidade e/ou empresa organizadora

5.3 Cidade ou estado