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ACCESS

ELABORADO POR:

CRISTIAN FABIAN RICO A. COD: 201520633

CRISTIAN EDILBERTO ROJAS M. COD: 201523285

EDWAR ENRIQUE SANCHEZ C. COD: 201520587

PRESENTADO A:

LUIS GILBERTO ACEVEDO TORRES

UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y TENOLGICA DE COLOMBIA

CONTADURA PBLICA

DISEO Y GESTIN DE SISTEMAS

FACULTAD SECCIONAL SOGAMOSO

2017
Atributos de los campos

Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access
examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por
ejemplo, si escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el
tipo de datos para el campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar
definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predeterminada.

El tipo de datos del campo determina qu otras propiedades de campo se pueden


establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Slo anexar para un
campo que tiene el tipo de datos Hipervnculo o el tipo de datos Memo.

Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo


manualmente. Por ejemplo, supongamos que tiene nmeros de salas similares a fechas,
como 10/2001. Si escribe 10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la
caracterstica de deteccin automtica de tipo de datos selecciona el tipo de datos
Fecha/Hora para el campo. Como los nmeros de salas son etiquetas y no fechas, deben
usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el
procedimiento que se indica continuacin.

1. Haga clic en la pestaa Hoja de datos.


2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo
de datos que desee.

Texto

Caracteres alfanumricos

Usar para texto o nmeros que no se usan en los clculos (por ejemplo, el id. de un
producto). Un valor numrico que se almacena como texto puede ordenarse y filtrarse
de forma ms lgica, pero no se puede usar fcilmente en los clculos.

Hasta 255 caracteres.

Memo

Caracteres alfanumricos (ms de 255 caracteres de longitud) o texto que usa formato
de texto enriquecido.
Usar para texto de ms de 255 caracteres de longitud o para texto que usa formato de
texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los prrafos que usan formato de
texto, como, por ejemplo, negrita o cursiva, son buenos ejemplos de dnde usar un
campo Memo.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter),


de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Nmero

Valores numricos (enteros o valores fraccionarios).

Usar para almacenar nmeros que se usan en los clculos, excepto para valores
monetarios (use el tipo de datos Moneda para valores monetarios).

1, 2, 4 u 8 bytes o 16 bytes cuando se usan para un id. de replicacin.

Fecha/Hora

Fechas y horas.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor
almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora.

8 bytes.

Moneda

Valores monetarios.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

8 bytes.

Autonumrico

Un valor numrico exclusivo que Access inserta automticamente cuando se agrega un


registro.
Usar para generar valores nicos que se pueden usar como clave principal. Tenga en
cuenta que los valores de campos autonumricos se pueden incrementar
secuencialmente o por un valor especificado o se pueden asignar de forma aleatoria.

4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de rplica.

S/No

Valores booleanos (s/no).

Puede usar uno de tres formatos: S/No, Verdadero/Falso o Activar/Desactivar.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE

Objetos OLE u otros datos binarios.

Para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte.

Datos adjuntos

Fotografas, imgenes, archivos binarios, archivos de Office.

Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imgenes digitales y cualquier tipo de
archivo binario.

Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir,


aproximadamente 700 kb, segn la medida en que puedan comprimirse los datos
adjuntos.

Hipervnculo

Hipervnculos.

Se utiliza para almacenar hipervnculos y proporcionar acceso con un solo clic a pginas
Web a travs de una direccin URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a
travs de un nombre en formato UNC (convencin de nomenclatura universal). Puede
crear tambin vnculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter),


de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Asistente para bsquedas

No es realmente un tipo de datos; en su lugar, inicia el Asistente para bsquedas.

Usar para iniciar el Asistente para bsquedas para que pueda crear un campo que usa un
cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta: el tamao de la columna asociada.

Basado en un valor: el tamao del campo Texto utilizado para almacenar el valor.

TIPOS DE CAMPO

Tamao del campo

Establecer el tamao mximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto,
Nmero o Autonumeracin.

SUGERENCIA: Para lograr un rendimiento ptimo, especifique siempre el Tamao del


campo mnimo que sea suficiente.

Formato

Personaliza la forma en la que el campo aparece de forma predeterminada cuando se


muestra o imprime.

Posiciones decimales

Especifica el nmero de posiciones decimales utilizadas al mostrar nmeros.


Nuevos valores

Especifica si un campo Autonumeracin se incrementa o recibe un valor aleatorio al


agregar un nuevo registro.

Mscara de entrada

Muestra los caracteres que facilitan la entrada de datos. Para obtener ms informacin
acerca de cmo crear y usar una mscara de entrada, consulte la seccin Vea tambin.

Ttulo

Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los


formularios, informes y consultas.

Valor predeterminado

Asigna automticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan


nuevos registros.

Regla de validacin

Permite proporcionar una expresin que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia
el valor del campo.

Texto de validacin

Escribir un mensaje que se muestre cuando un valor infrinja la expresin en la


propiedad Regla de validacin.

Requerido

Exigir que se especifiquen datos en un campo.

Permitir longitud cero

Permitir la entrada (al establecer el valor de la propiedad en S) de una cadena de


longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado

Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creacin y utilizacin de un


ndice.

Compresin Unicode

Comprime el texto almacenado en este campo al almacenar una pequea cantidad de


texto (> 4.096 caracteres).

Modo IME

Controla la conversin de caracteres en la versin asitica de Windows.

Modo de oraciones IME

Controla la conversin de oraciones en las versiones asiticas de Windows.

Etiquetas de accin

Permite adjuntar una etiqueta de accin a este campo.

Slo anexar

Permite realizar un seguimiento del historial de valores de campo (para ello, se


establece el valor de la propiedad en S).

Formato del texto

Permite elegir el valor Texto enriquecido de la propiedad para almacenar texto como
HTML y permitir el formato enriquecido. Elegir el valor Texto sin formato de la
propiedad para almacenar solo texto sin formato.

Alineacin del texto

Especificar la alineacin predeterminada del texto dentro de un control.


BOTONES DE COMANDO

Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por ejemplo
Buscar, Eliminar, Insertar o Modificar un registros, Imprimir un formulario etc... Al
hacer clic en el botn se ejecutar la accin correspondiente.

A la hora de crear formularios, Microsoft Access nos ofrece la posibilidad de crear


botones de comando, lo que nos va a permitir automatizar un gran nmero de tareas,
adems de mejorar el diseo y la apariencia de nuestra base de datos.

Para crear un botn de comando debemos tener abierto el formulario en vista diseo y
seleccionado el cuadro de herramientas del formulario. Una vez en esta situacin
procedemos de la siguiente forma:

1. Seleccionamos la opcin comando de la barra de


herramientas que se despliega una vez pulsado el botn cuadro de
herramientas.

2. Arrastramos el comando hasta el lugar del formulario


que queremos ponerlo. (Normalmente en el encabezado o pie de pgina)

3. Se abre una ventana con dos listados, en el de la izquierda nos muestra la


categora sobre la que se puede hacer el botn, y a la derecha nos ofrece las acciones
posibles que tiene el botn para la categora seleccionada.
4. Una vez elegida la categora y la accin deseada debemos disear el botn,
podemos ponerle un texto o una imagen, Access ofrece unas imgenes asociadas a cada
accin, pero se pueden cambiar, bien pulsando el botn examinar y buscar la imagen
que queramos en nuestro ordenador o bien seleccionar la opcin mostrar todas las
imgenes.

En nuestro ejemplo hemos elegido la categora Operaciones con formularios y la accin


Cerrar formulario.
5. Establecemos un nombre para el botn, de manera que sea identificable por si
tenemos que realizar otras operaciones con l. Podramos poner cerrar formulario (el
nombre concreto del formulario)

6. Pinchamos sobre el botn finalizar y ya tenemos el botn.

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