Curso Excel

20/02/2017 by Disco Duro de Roer

Hola a todos, hoy os hago una recopilacin de todo lo visto en el blog a modo de curso de Excel para que os sea ms sencillo de
seguir de una manera ordenada.

Segn vayamos aadiendo nuevos manuales, iremos aadindolos aqu tambin.

1. BSICO

1.1. Formulas

Una frmula es un conjunto:

Operandos: pueden ser datos, celdas o rangos.

Operadores: indican que operacin se efecta sobre los operandos. Por ejemplo: +, -, <, =, etc.

Funciones: realizan tareas especficas.

Una formula se debe iniciar con = en una celda para que sea considerado una formula, despus puede haber
expresiones, funciones o la combinacin de ambas (si son compatibles). El autorrelleno es til para las formulas,
pincha aqu para ver el manual.
Si queremos que una operacin tenga ms prioridad que otra, usamos un parntesis. Por ejemplo, si queremos
calcular 7+9*7 dar un resultado de 70, pero si usamos un parntesis (7+9)*7 dar un resultado de 112.

Vamos a ver un ejemplo prctico. Iremos haciendo las formulas paso a paso.
En este caso, las formulas estn en la columna del importe, en el subtotal, el calculo del IVA y el Total Factura.
Empecemos con el importe, la operacin para calcular es unidades*precio unidad, en la celda E7
escribimos =B4*D4 como vemos los operandos son referencias a los datos donde estn los datos a calcular.

Una vez hecho esta operacin, podemos autorrellenar el resto de la columna hasta la fila 11, aparte del autorelleno usa
referencias que estn aqu explicadas.

Seguimos con el subtotal, la operacin que se realiza es el sumatorio del rango de celdas de la columna del
importe, aqu lo mejor es usar la funcin SUMA, aunque se puede sumar uno a uno. Usando la funcin SUMA
seria =SUMA(E7:E11) en la celda E13 como vemos se usa un rango de celdas. En este tipo de casos como no sabemos
el numero de datos que puede haber es mas aconsejable usar usar una funcin SUMA.

En el calculo del IVA, la operacin es el subtotal*IVA, cuando las celdas contienen porcentajes, en realidad es el
numero del porcentaje dividido entre 100, en este caso seria el subtotal*0.16, entonces escribiramos =E13*D14 en la
celda E14.

En el calculo de Total Factura, la operacin seria subtotal+calculo del IVA, en este caso siempre seran estos dos datos,
podemos usar una suma, aunque tambin podremos usar una funcin SUMA. En la celda E15 escribimos =E13+E14.

Espero que os sea de ayuda. Si teneis dudas, preguntad. Estamos para ayudarte.

1.2. Formato de celda

El formato de celdas nos permite personalizar las celdas a nuestro gusto como la fuente, el estilo, el formato de
los nmeros, etc.

Para acceder al formato de celdas, seleccionaremos aquellas celdas que queremos que les afecte los cambios,
pinchamos con el botn derecho y seleccionamos la opcin Formato de celdas. Nos aparecer esta ventana.
Veremos en detalle cada una de las pestaas. Muchas de estas operaciones se pueden realizar en la pestaa de inicio.

Nmero: nos permite personalizar el formato de los nmeros como los decimales, nmeros fraccionarios, fechas,
etc. Incluso podemos personalizar el formato, por ejemplo, aadir el texto kg a un numero. Para ello escribimos
 un numero y entre comillas escribimos el texto que queremos que le acompae, recuerda que se pueden realizar
operaciones.

Alineacin: nos permite cambiar la orientacin del texto, cambiar su alineacin, etc. Son de las operaciones
mas bsicas de realizar.
 Fuente: nos permite cambiar la fuente, el estilo, el tamao, efectos, etc. Tiene el mismo funcionamiento que en
Word.

Bordes: nos permite personalizar los bordes de las celdas.

Relleno: nos permite seleccionar el color del relleno y el color y estilo de la trama.

Proteger: son las opciones relacionadas con la proteccin de la hoja.

Espero que os sea de ayuda. Si tenis dudas, preguntad, Estamos para ayudarte.

1.3. Comentarios

Los comentarios en Excel son tiles sobre todo para aclarar en determinadas celdas, que indican o que son
exactamente. Sobre todo si es una hoja de clculo que pasa a varias manos, para aclarar todo aquello que puede llevar
a confusin.

Por ejemplo, podemos tener una pequea tabla de notas y en alguna nota especial, podemos indicar cunto vale para la
nota final, etc.

Otro ejemplo seria indicar en una factura, que significa una columna en concreto.

Veamos ahora como se insertan y se visualizan. Usaremos un ejemplo usado en otro manual.
Supongamos que queremos aadir un comentario en algunas de las celdas, para facilitar la comprensin de aquellos que
manipulen este documento despus.

Para ello, haremos lo siguiente:

Pinchamos con el botn derecho en cualquier celda.

Seleccionamos la opcin Insertar comentario. Nos aparecer como un post-it.

Escribimos lo que creamos conveniente.

Otra forma de hacerlo es desde la pestaa Revisar, donde podemos insertar, eliminar o mostrar los comentarios que
haya.

Una vez escrito el comentario, en la esquina superior derecha de la celda, aparecer un pico sombreado, que al pasar el
cursor por la celda nos mostrara el comentario.
Tambin podemos borrarlo o modificarlo, cuando pinchemos en la celda con un comentario nos aparecer dos nuevas
opciones.

Es posible alterar la forma de visualizacin de los comentarios, haciendo que estos siempre se vean, que se vean al
pasar el cursor (por defecto) o que no se vean. Esto es totalmente opcional.

Si quieres modificarlo, hay que pinchar en el botn office (Excel 2007) o archivo (excel 2010) -> opciones ->
avanzadas -> apartado Mostrar. Veremos un pequeo apartado en el que pone: Para las celdas con comentarios
mostrar, aqu estn las 3 opciones que antes he comentado.
Espero que os sea de ayuda. Si tenis dudas, preguntad. Estamos para ayudarte.

1.4. Autorrelleno

El autorrelleno de Excel es una de las mayores utilidades que nos da excel que nos permite ahorrar mucho trabajo, ya
que nos permite que simplemente arrastrando con el ratn, nos copie valores, que siguen un orden (1, 2, 3, etc.),
y formulas.

Esto hace que no tengamos que copiar o escribir uno a uno todos los datos que necesitemos.

Veamos algunos ejemplos prcticos Supongamos que tenemos que hacer como un calendario escolar, que esta
compuesto por las horas, das de la semana y asignaturas. Con el autorrelleno esto es mas fcil.

Empecemos con los das de la semana, simplemente escribimos lunes, en la parte de la hoja que queramos. Veremos
que en la esquina inferior derecha, la esquina es mas grande y si posamos el ratn ah el icono cambiara a una cruz mas
fina.

Ahora solo debemos arrastrar y veremos que pondr el nombre de lo que incluir la celda.
En realidad, que excel pueda hacer esto con los das de la semana es gracias a a las listas personalizadas que trae por
defecto, si quieres saber como se crean aqu te dejo el manual.

Seguimos con las horas, vamos a suponer que el horario es desde las 8:00 de la maana hasta las 14:00, como antes
solo hara falta escribir 8:00 y autorrellenar, as es como lo vemos.
Como ves hasta ahora podemos autorrellenar verticalmente y horizontalmente, tambin se puede hacer de forma
diagonal.

Ahora quedaran las asignaturas, imaginemos que tenemos algunas asignaturas dos o tres horas seguidas, con
el autorrellenado es lo mismo que si copiramos manualmente una a una. Por ejemplo digamos que
tenemos lgebra algunas horas seguidas, en algunos das.
La idea es que si Excel no sabe que autorrellenar lo copia, por eso a veces es necesario que nosotros le digamos como
queremos que autorrellene, esto se hace de forma simple, solo debemos escribir en la siguiente celda el siguiente valor
que debe tener (suponiendo que sigue un orden).

Un ejemplo claro es mostrar los nmeros impares, si escribiramos un 1 y autorrellenaramos, solo nos copiara el 1, para
que haga lo que queremos, en este caso, escribiramos un 3 en la prxima celda y al autorrellenar seguir ese orden. Es
importante tener en cuenta que hay que seleccionar las dos celdas al autorrellenar.
Esto ltimo no solo se aplica a nmeros, tambin a fechas, cadenas que contengan nmero (a1, a2, a3), formulas, etc.

Espero que os sea de ayuda. Si tenis dudas, preguntad. Estamos para ayudarte.

1.5. Referencias

Hay 3 tipos de referencias en Excel:

Referencia relativa: son referencias que se basan en posiciones desde la celda que contiene el calculo hasta las
celdas involucradas. Por ejemplo, si tenemos nmeros en las columnas A y B, en C obtenemos el resultado de la
suma de los nmeros A y B.
Como vemos, hemos usado una formula de suma en C2, pero en lugar de colocar formulas en las demas filas, lo
arrastramos hacia abajo y se suman los numeros de sus filas. Esto es la referencia relativa.
 Referencia absoluta: son referencias a una celda en una ubicacin especfica. Por ejemplo, si queremos calcular
el porcentaje de unos numeros, estando el porcentaje ubicada en una celda especifica.
Como vemos, en la formula tiene 2 smbolos del dolar, que corresponden a la celda donde esta ubicado el porcentaje. Se
pueden poner manualmente o pulsando F4 una vez estando el cursor sobre la celda que queramos o en la barra de
formulas teniendo el cursor sobre la localizacin de la celda. Esto es la referencia absoluta.

Referencia mixta: son una mezcla entre las referencias absolutas y las relativas, en las cuales slo fijamos o la
columna o la fila. En las referencias mixtas usamos el smbolo $, alternndolo entre la columna y la fila. Por
ejemplo, si ponemos $A1 quiere decir que la columna A se quedara fijada pero se puede mover de fila, si ponemos
A$1 pasara al contrario, la fila se quedara fijada pero se puede mover de columna. Veamos estos dos casos en un
ejemplo practico:
Las partes coloreadas son los resultados, el amarillo es la suma de $A1+B$2, es decir, 2+5. Como hemos podido ver, una
parte de la suma est fijada en la columna y en la otra la fila. A partir de este resultado, hemos arrastrado a un lado y
hacia abajo, como veis, el resultado es distinto.

La parte de verde, su frmula resultante es $A2+B$2, porque la columna A puede moverse por las filas, pero la B no
puede moverse por las filas ya que est fijada en la fila 2, es decir, que la suma seria 1+5.

La parte de rojo, su frmula resultante es $A1+C$2, porque la columna A no puede moverse por las dems columna ya
que esta columna esta fijada y la B solo puede moverse por las fila 2, es decir, que la suma seria 2+9.

Tambin se puede hacer referencias a otras hojas de nuestro libro, para ello escribimos en la barra de
formulas nombre_de_la_hoja!celda. Por ejemplo, Hoja2!A2 hace referencia a la celda A2 de la Hoja2. Podemos
combinarlo con las referencias relativas, mixtas y absolutas.

A otros libros de excel, tambin les podemos hacerles referencias, para ello de un par de formas sencillas, teniendo otro
libro creado y haremos referencia a una de sus celdas:

La primera seria escribiendo ='[nombre del libro.xlsx]nombre de la hoja!celda. Por

ejemplo, ='[libro2.xlsx]Hoja1!A1 Si lo hacemos de esta forma nos pedir en un cuadro de dilogo, la ruta de libro.

La segunda seria haciendo lo mismo que el anterior, pero teniendo el libro que queremos referenciar abierto.

La tercera seria escribindo nosotros la ruta con el siguiente formato =Ruta donde se encuentra el
fichero[nombre del libro.xlsx]nombre de la hoja!celda . Es importante las comillas simples y cambiar los datos
que necesitemos, un ejemplo sera =F:\[libro2.xlsx]Hoja1!A1 .
Os dejo un vdeo, hecho por m, para entenderlo mas fcilmente:
[embedplusvideo height=400 width=480 editlink=http://bit.ly/15sEAiS
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id=ep7335 /]
Espero que os sea de ayuda.

1.6. Rangos

Los rangos son nombres que se les aplica a un conjunto de celdas, facilitando as su localizacin, y la aplicacin de
formatos y/o formulas.

Los rangos nos facilitan el trabajo a la hora de buscarlo en un libro de Excel o en una hoja muy extensa, ya que se
pueden buscar desde una lista, ahorrando bastante tiempo.

Para crearlos, hacemos lo siguiente:

Seleccionamos cualquier conjunto de celdas.

Pestaa de frmulas, administrador de nombres. Nos aparecer esto:

 Le damos a Nuevo, seleccionamos el nombre que deseemos, su mbito ser donde podremos seleccionar el
rango, podis dejarlo como est, le podemos tambin un comentario nuestro personal. As es como aparecer:
 Para elegir el rango que hemos creado, justamente encima de la columna A, tendremos una casilla donde
podremos escribir el rango creado o seleccionarlo de una lista.
Espero que os sea de ayuda.
AVANZADO

Funciones
Ejercicios