MANUAL DE CONTROL

INTERNO PARA EL
SECTOR PBLICO
 CONTENIDO

DESCRIPCIN PGINA

INTRODUCCIN 1

CAPTULO 1.- GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO

1.1 Definicin 3
1.2 Sistema de control 4
1.3 Conceptos fundamentales 5
1.4 Objetivos del control interno 6
1.5 Componentes del control interno 7
1.6 Relacin entre objetivos y componentes 7
1.7 Objetivos del control interno para el sector pblico 8
1.8 Elementos del control interno 11
1.8.1 Ambiente de control 14
1.8.1.1 Generalidades 14
1.8.1.2 Debilidades en los factores del ambiente de control interno 18
1.8.2 Evaluacin del riesgo 22
Planeacin de la evaluacin de riesgos 22
Identificacin del riesgo 22
Estimacin del riesgo 22
Determinacin de los objetivos del control 23
Gestin del cambio 23
1.8.3 Actividades de control 23
Asignacin de tareas y responsabilidades 23
Coordinacin entre las reas 23
Documentacin 24
Autorizacin 24
Registro oportuno de las operaciones 25
Acceso restringido a la informacin y los bienes 25
Rotacin de personal 26
Control del sistema de informacin 26
Control de la tecnologa de la informacin 27
Indicadores de desempeo 27
Funcin de los rganos de control interno 28
1.8.4 Informacin y comunicacin 29
Informacin y responsabilidad 29
Contenido y flujo de la informacin 29
Calidad de la informacin 30
Sistema de informacin 30
Flexibilidad del sistema de informacin al cambio 31
Compromiso con el cambio 31
Comunicacin 32
Canales de comunicacin 32
 DESCRIPCIN PGINA

1.8.5 Supervisin 32
Evaluacin del sistema de control interno 32
Evaluacin de controles directivos 33
Seguimiento del sistema de control 33
Actividades de supervisin 33
Reporte de reas de oportunidad 34

CAPTULO 2.- CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACION

FINANCIERA GUBERNAMENTAL

2.1 Sistemas de aplicacin 35

2.2 Presupuesto 36
2.2.1 Definicin 36
2.2.2 Presupuesto programtico 36
2.2.3 Control de presupuesto de cada organismo 37
2.2.4 Controles para la programacin de la ejecucin presupuestaria 37
2.2.5 Control de la evaluacin del ejercicio del presupuesto 38
2.3 Tesorera 39
2.3.1 Flujo de efectivo en la programacin financiera 39
2.3.2 Conciliaciones bancarias 39
2.3.3 Garanta para responsables del manejo de fondos o valores 40
2.3.4 Control y custodia de fianzas 40
2.3.5 Medidas de seguridad para el manejo de cheques, efectivo y
transferencias bancarias. 41
2.3.6 Uso de sellos restrictivos para documentos pagados por tesorera. 42
2.3.7 Transferencia de fondos por medios electrnicos 42
2.3.8 Uso del fondo revolvente 43
2.3.9 Deposito oportuno en las cuentas bancarias 44
2.3.10 Arqueos de fondos y valores 44
2.3.11 Requerimientos de comprobantes de pago 45
2.4 Deuda pblica 45
2.4.1 Procedimientos de control para la deuda pblica 45
2.4.2 Contabilidad de la deuda pblica 50
2.4.3 Control del manejo de la deuda pblica 51
2.5 Contabilidad gubernamental 51
2.5.1 Aplicacin de los principios de contabilidad gubernamental 51
2.5.2 Estructura del sistema contable 51
2.5.3 Conciliacin de saldos 52
2.5.4 Integracin contable de las operaciones financieras 53
2.5.5 Documentacin respaldo de las operaciones 53
2.5.6 Oportunidad en el registro y presentacin de la informacin 54
financiera
2.6 Adquisiciones, Servicios generales y materiales y suministros 55
2.6.1 Los objetivos especficos en las adquisiciones 55
2.6.2 Criterios de economa, austeridad y disciplina presupuestal 55
 DESCRIPCIN PGINA

2.6.3 Planeacin, programacin y presupuestacin de las adquisiciones. 56

2.6.4 Flujogramas de operacin de los procesos para la adquisicin de 58
bienes y/o servicios.
Compra directa 58
Compra directa con cotizacin de tres proveedores 59
Adquisicin por licitacin restringida 60
Adquisicin por licitacin pblica 62
2.6.5 Almacn e inventarios 64
2.6.6 Toma de inventarios fsicos 64
2.6.7 Baja de bienes de activo fijo 65
2.6.8 Mantenimiento de bienes de activo fijo 66
2.6.9 Acceso, uso y custodia de bienes 67
2.6.10 Control sobre vehculos oficiales 68
2.6.11 Proteccin de bienes de activos fijos 68
2.7 Administracin de personal 69
2.7.1 Descripcin y anlisis de puestos 69
2.7.2 Incorporacin de personal 69
2.7.3 Control y evaluacin del desempeo del personal 70
2.7.4 Capacitacin y entrenamiento continuo 71
2.7.5 Movimientos de personal 72
2.7.6 Disciplina 72
2.7.7 Actualizacin de la informacin y expedientes del personal 73
2.7.8 Asistencia y permanencia del personal 73
2.7.9 Compensacin por becas de estudios otorgadas al personal 74
2.7.10 Prohibicin de recibir regalos u otros beneficios distintos a la
remuneracin 74
2.8 Tecnologas de informacin 75
2.8.1 Organizacin del rea de tecnologas de la informacin 76
2.8.2 Controles de datos fuente, de operacin y salida 76
2.8.3 Mantenimiento de equipos de computacin 77
2.8.4 Seguridad de programas de datos y equipos de cmputo 78
2.8.5 Plan de contingencias 79
2.8.6 Intranet 80
2.8.7 Optimizacin del uso del software 81
2.9 Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas 81
2.9.1 Generalidades 82
2.9.2 Del expediente tcnico 82
2.9.3 De las especificaciones tcnicas 83
2.9.4 De los volmenes o generadores de obra 83
2.9.5 De la planeacin, programacin y presupuestacin 83
2.9.6 De la contratacin 84
2.9.7 De los contratos 84
2.9.8 De la ejecucin 85
2.9.9 Aplicacin de controles de calidad en obras y reportes 86
2.9.10 De la entrega recepcin 87
 DESCRIPCIN PGINA

2.9.11 Informacin y verificacin 87

2.9.12 Flujogramas de Procedimientos para realizacin de obras pblicas 89
Administracin Directa 90
Licitacin Pblica 91
Licitacin Simplificada 92
Adjudicacin Directa 93

CAPTULO 3.- OBJETIVOS DE CONTROL

3.1 Generalidades 94
3.2 Procedimientos de control 94
3.3 Matrices 94
3.3.1 Contabilidad gubernamental 95
3.3.2 Efectivo 97
3.3.3 Cuentas por cobrar 104
3.3.4 Pasivos 107
3.3.5 Deuda pblica 110
3.3.6 Patrimonio 115
3.3.7 Ingresos 121
3.3.8 Egresos 138
3.3.8.1 Servicios personales 138
3.3.8.2 Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y 147
suministros
3.3.8.3 Ayudas, subsidios y transferencias 158
3.3.8.4 Obras Pblicas 164
3.3.9 Presupuesto 178
3.3.10 Tecnologas de la informacin 180

CAPTULO 4.- FORMATOS SUGERIDOS

4.1 Gua contabilizadora 185

4.2 Catlogo de cuentas 186
4.3 Reporte dictamen 187
4.4 Reposicin de fondo revolvente 188
4.5 Solicitud de gastos por comprobar 189
4.6 Comprobacin de gastos 190
4.7 Resumen de la hoja de comprobacin del gasto 191
4.8 Oficio de comisin 192
4.9 Relacin de personal beneficiado por viticos 194
4.10 Recibo 195
4.11 Pasivos 196
4.12 Deuda Pblica 197
4.13 Aviso de personal 198
 DESCRIPCIN PGINA

4.14 Aviso de cambio en nmina 199

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 201

 INTRODUCCIN

El rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado de Guanajuato de

acuerdo a su visin: Ser reconocidos como la mejor institucin proactiva de
profesionales que promueven el buen gobierno, pone a disposicin de todos los
interesados, este Manual de Control Interno para el Sector Pblico.

El objetivo del documento, es sensibilizar a los funcionarios que manejan recursos

pblicos, sobre la importancia del control interno en el ejercicio de sus facultades. Con
el propsito de proporcionar una herramienta adicional para el manejo, custodia, control
y aplicacin de los recursos pblicos de las entidades. Asimismo para el cumplimiento
de los objetivos contenidos en los presupuestos, planes y programas, de conformidad
con las leyes y dems disposiciones jurdicas aplicables. Apoya tambin a fortalecer la
transparencia, rendicin de cuentas y fiscalizacin de recursos pblicos.

La responsabilidad del funcionamiento de una entidad 1 es de todas las personas que

realizan sus operaciones. El control interno constituye una serie de acciones que se
extienden por todas las actividades de la misma. El control interno es parte de estas
actividades y est integrado en stas, permitiendo su funcionamiento adecuado y
supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada momento. El control interno
constituye una herramienta til para la gestin, pero no un sustituto de sta.

Debido a que la mayor parte de los hallazgos encontrados en las auditoras o revisiones
se relacionan con deficiencias del control interno, este documento est enfocado a
servir como punto de partida en la estructura del control interno para todas las personas
que administran recursos pblicos en el estado.

La aplicacin del control interno fortalece la funcionalidad de la entidad. ste no

interfiere con las disposiciones establecidas por la legislacin, ni limitan las normas
dictadas por los sistemas administrativos.

Es importante considerar que el control interno por muy bien diseado e implantado que
est, solamente puede aportar un grado de seguridad razonable a los directivos acerca
de la consecucin de los objetivos de la entidad. Las posibilidades de conseguir tales
objetivos se ven afectadas por las limitaciones que son inherentes a todos los sistemas
de control interno. Sin embargo, con ste se promueve una sana administracin de los
recursos pblicos.

El control interno ayuda a que la entidad consiga sus objetivos. Facilita la preparacin y
la obtencin de informacin financiera confiable. Asimismo fortalece la confianza de que
se cumple con las leyes y normas aplicables.

1
Entindase entidad por; los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial del Estado, los ayuntamientos, las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal y Municipal y los Organismos Autnomos

1
En resumen, el control interno es una herramienta efectiva para que una entidad llegue
a donde quiere ir, evitando problemas y sorpresas en su camino.

2
 CAPTULO 1
GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO

1.1 DEFINICIN

El control interno es el proceso ejecutado por todos los niveles jerrquicos y el personal
de la entidad. Sirve para asegurar en forma razonable la ejecucin de sus operaciones
en forma eficiente y efectiva, la confiabilidad de la informacin financiera y de gestin, la
proteccin de los activos, y el cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias, situacin que se detalla:

Eficiencia
De las operaciones:
Contables
Financieras
Administrativas

Eficacia

Y los dems controles:

Financieros
Administrativos
Economa De gestin
Disciplinarios
Y de otra naturaleza

La estructura de control interno de una entidad, consiste en polticas y procedimientos

establecidos para proporcionar una seguridad razonable de lograr sus objetivos
Equidad
especficos.

3
1.2 SISTEMA DE CONTROL

Se denomina sistema de control interno al conjunto de acciones, actividades, planes,

polticas, normas, registros, organizacin, procedimientos y mtodos, incluyendo las
actitudes de los directivos y el personal.

El sistema de control interno es importante ya que promueve la eficiencia, asegura la

efectividad, previene que se violen las leyes y los principios de contabilidad
gubernamental1. Los directivos de la entidad deben crear un ambiente de control as
como un conjunto de polticas y procedimientos de control.

Los directivos de la entidad deben proporcionar al rgano de gobierno y a la institucin

misma, una seguridad razonable respecto del cumplimiento de objetivos estratgicos,
efectividad y eficacia de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera y el
cumplimiento de leyes y regulaciones, situacin que se ejemplifica a continuacin:

1
Los Principios de Contabilidad Gubernamental se citan y definen en el Manual de Auditora Gubernamental emitido
por el rgano de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato.

4
1.3 CONCEPTOS FUNDAMENTALES

El control interno es un proceso utilizado para la consecucin de un fin, no un fin en s

mismo. Lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de manuales de polticas,
sino de personas en cada nivel de la entidad.

El control interno solo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad

total a los directivos. Est concebido para facilitar la consecucin de objetivos.

Los objetivos de la entidad deben:

Estar de acuerdo con la misin de la entidad.

Basarse en informacin precisa.
Ser acordes con las regulaciones aplicables.
Cubrir las necesidades de la sociedad.

El control interno debe ayudar:

A la confiabilidad e integridad de la informacin.

Al cumplimiento de polticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.
A la salvaguarda de los bienes.
Al uso eficiente y eficaz de los recursos.
Al cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y
programas.

Tipos de control interno

Se disean para cumplir varias funciones:

Preventivos
Detectivos
Correctivos
Directivos

Controles preventivos. Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan:

Son ms rentables
Deben quedar incorporados en los sistemas
Evitan costos de correccin o reproceso

Controles detectivos. Identifican los eventos en el momento en que se presentan:

Son ms costosos que los preventivos

Miden la efectividad de los preventivos
Algunos errores no pueden ser evitados en la etapa preventiva
Incluyen revisiones y comparaciones (registro de desempeo)

5
 Conciliaciones, confirmaciones, conteos fsicos de inventarios, anlisis de
variaciones, tcnicas automatizadas
Lmites de transacciones, contraseas, edicin de reportes y auditora interna.

Controles correctivos. Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para
revertir un evento no deseado:

Acciones y procedimientos de correccin (la recurrencia)

Documentacin y reportes que informan a la Gerencia, supervisando los
asuntos hasta que son corregidos o solucionados

Controles directivos.

Los preventivos, detectivos y correctivos se focalizan en evitar eventos no

deseados:
Los directivos son acciones positivas a favor de que sucedan ciertos
acontecimientos que favorecen al control interno.

1.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Los objetivos del control interno pueden establecerse para la entidad como un conjunto
o dirigirse a determinadas actividades dentro de la misma. Aunque muchos objetivos
son especficos de una sola entidad, es decir, cada una tiene objetivos particulares,
otros son ampliamente comunes.

Los objetivos pueden clasificarse en tres categoras

Operacionales.- Referente a la utilizacin eficaz y eficiente de los recursos de la

entidad.

Informacin Financiera.- Referente a la preparacin y publicacin de estados

financieros confiables.

Cumplimiento.-Referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y normas

que le sean aplicables.

6
1.5 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El control interno consta de cinco componentes relacionados entre s, que son

inherentes al estilo de gestin de la entidad, estos componentes estn vinculados entre
s y sirven como criterios para determinar si el sistema es eficaz. Los componentes son
los siguientes:

La divisin del control interno en cinco elementos proporciona una estructura til para
evaluar el impacto de los controles internos de una entidad.

1.6 RELACIN ENTRE OBJETIVOS Y COMPONENTES

Existe una relacin directa entre los objetivos, que es lo que la entidad se esfuerza por
conseguir, y los componentes, que representan lo que se necesita para cumplir dichos
objetivos y se puede representar de la siguiente forma:

7
El control interno es relevante para la totalidad de la entidad o para cualquiera de sus
unidades o actividades.

1.7 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO

a) Objetivo de Gestin Pblica.- Promover la efectividad, eficiencia y economa de

las operaciones y calidad en los servicios.

Este objetivo, se refiere a los controles internos que adopta la entidad pblica para
asegurar que se ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad,
eficiencia y economa. Tales controles comprenden los procesos de planeacin,
organizacin, direccin y control de las operaciones en los programas, as como los
sistemas de medicin de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.

La efectividad tiene relacin directa con el logro de los objetivos y metas programadas;
la eficiencia se refiere a la relacin existente entre los bienes o servicios producidos y
los recursos utilizados para producirlos; en tanto que, la economa, se refiere a los
trminos y condiciones bajo los cuales se adquieren recursos fsicos, financieros y
humanos, en cantidad y calidad apropiada y al menor costo posible.

El control de calidad en el sector pblico debe permitir promover mejoras en las

actividades que desarrollan las entidades pblicas y proporcionar mayor satisfaccin en

8
el pblico, menos defectos y desperdicios, mayor productividad y menores costos en los
servicios.

b) Objetivo de lucha anticorrupcin.- Proteger y conservar los recursos contra

cualquier prdida, dispendio, uso indebido, acto irregular o ilegal.

Este objetivo, est relacionado con las medidas adoptadas por la entidad pblica para
prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o
apropiaciones indebidas, que podran resultar en prdidas significativas para la entidad,
incluyendo los casos de dispendio, irregularidad o uso ilegal de recursos.

Los controles para la proteccin de activos no estn diseados para evitar las prdidas
derivadas de actos de ineficiencia altos funcionarios, como por ejemplo, adquirir
equipos innecesarios o insatisfactorios.

c) Objetivo de legalidad.- Cumplir las leyes, reglamentos y normas

gubernamentales.

Este objetivo se refiere a que la entidad pblica, mediante el dictado de polticas y

procedimientos especficos, asegura que el uso de los recursos pblicos sea
consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, y
concordante con las normas relacionadas con la gestin gubernamental.

d) Objetivo de rendicin de cuentas y acceso a la informacin pblica.- Elaborar

informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad.

Este objetivo tiene relacin con las polticas, mtodos y procedimientos dispuestos por
la entidad pblica para asegurar que su informacin financiera elaborada es vlida y
confiable, al igual que sea revelada razonablemente en los informes. Una informacin
es vlida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tiene las
condiciones necesarias para ser considerada como tal; en tanto que una informacin
confiable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza.

Los principales controles para establecer y mantener una estructura de control interno
que, provea una seguridad razonable de que los objetivos estn siendo alcanzados, se
indican a continuacin:

9
Controles de proteccin de activos Protegen los activos contra prdida,
adquisicin no autorizada, uso o
disposicin indebida.

Controles de presupuesto: Aseguren la ejecucin de transacciones

de acuerdo con la legislacin
presupuestal. Los controles se orientan
a cada restriccin relevante del
presupuesto.

Controles de cumplimiento: Aseguren el cumplimiento de las leyes y

reglamento as como otras normas
especficas que podran tener un efecto
directo y material sobre los estados
financieros. Los controles a aplicarse
deben referirse a cada dispositivo legal
significativo.

Controles de informacin financiera: Registran apropiadamente, procesan y

resumen las transacciones para permitir
la preparacin de estados financieros
confiables y mantener la
responsabilidad por los activos. La
prueba de controles deber orientarse a
cada aseveracin significativa en cada
ciclo importante o aplicacin contable.

10
1.8 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

mbito de aplicacin

El control interno para el sector pblico, no interfiere con las disposiciones establecidas
por la legislacin, ni limita las normas dictadas por los sistemas administrativos u otras
que se encuentren vigentes. Su aplicacin contribuye al fortalecimiento de la estructura
de control establecida en las entidades pblicas.

Ambiente de control

Lo primordial de una entidad es su personal (sus caractersticas individuales, incluyendo

integridad personal y profesional as como los valores ticos) y el entorno en el que
trabaja. Los empleados son lo que impulsan la entidad y los cimientos sobre los que
descansa todo.

El entorno de control, marca la pauta del funcionamiento de una organizacin e influye

en la concienciacin de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los
dems componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores
del entorno de control incluyen la integridad, los valores ticos, la capacidad de los
empleados de la entidad, la filosofa de direccin y el estilo de gestin, la manera en
que la direccin asigna la autoridad as como las responsabilidades.

El ambiente de control representa la combinacin de factores que afectan las polticas y

procedimientos de una entidad fortaleciendo o debilitando sus controles.

Evaluacin de riesgos

La entidad debe conocer y abordar los riesgos con los que se enfrenta. Ha de fijar
objetivos, integrados en las diferentes actividades para que la entidad funcione de
forma coordinada.

Cada entidad se enfrenta a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser
evaluados. Una condicin previa a la evaluacin del riesgo es la identificacin de los
objetivos a los distintos niveles, vinculados entre s. La evaluacin de los riesgos
consiste en la identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin
de los objetivos, y sirve de base para determinar cmo han de ser gestionados los
riesgos. Debido a que las condiciones externas continuarn cambiando continuamente,
es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados
con el cambio.

La evaluacin de riesgos permite a la entidad, considerar la amplitud con que los

eventos potenciales impactan en la consecucin de objetivos. Los directivos evalan
estos acontecimientos desde una doble perspectiva probabilidad e impacto y
normalmente usa una combinacin de mtodos cualitativos y cuantitativos. Los
impactos positivos y negativos de los eventos potenciales deben examinarse,

11
individualmente o por categora, en toda la entidad. Los riesgos se evalan con un
doble enfoque: riesgo inherente y riesgo residual.

El riesgo inherente, es aqul al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones

de los directivos para modificar su probabilidad o impacto.

El riesgo residual, es aqul que permanece despus de que los directivos desarrollen
sus respuestas a los riesgos.

Una evaluacin de riesgos de una entidad en la informacin financiera es la

identificacin, anlisis y administracin de riesgos relevantes en la preparacin de
estados financieros, que pudieran evitar que stos estn razonablemente presentados
de acuerdo a principios de contabilidad gubernamental o normas de informacin
financiera.

Condiciones que pueden crear un riesgo adicional.

El diseo u operacin inadecuada del control interno

Las metas y planeacin fuera de la realidad
Las actividades no autorizadas
El entendimiento insuficiente de nuevos proyectos, iniciativas, etc.
Las acciones correctivas pobremente planeadas o implementadas
El considerar los riesgos a largo plazo

Actividades de control

Las actividades de control tienen lugar a travs de la organizacin de la entidad, a todos

los niveles y en todas las funciones. Dichas actividades apoyan a las respuestas al
riesgo y de qu modo estas actividades pueden constituir una respuesta en s mismas.
Las actividades de control se establecen generalmente para asegurar que las
respuestas a los riesgos se lleven a cabo de modo adecuado, con respecto a ciertos
objetivos, tambin constituyen una respuesta al riesgo.

Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar
que se llevan a cabo las instrucciones de los directivos. As como tambin ayudan a
asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados
con la consecucin de los objetivos de la entidad. Hay actividades de control en toda la
organizacin de una entidad, a todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una
gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, revisiones de productividad operativa, salvaguarda de activos y
segregacin de funciones.

Deben establecerse y ejecutarse polticas y procedimientos que ayuden a conseguir

una seguridad razonable de que se llevan a cabo de forma eficaz las acciones

12
consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la
consecucin de los objetivos de la entidad.

Informacin y comunicacin

Todas las actividades estn envueltas de sistemas de informacin y comunicacin. Esto

permite que el personal de la entidad capte e intercambie la informacin requerida para
desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.

La informacin se necesita a todos los niveles de la organizacin de entidad para

identificar, evaluar y responder a los riesgos y por otra parte dirigir a sta ltima y
conseguir sus objetivos.

Hay que identificar, recopilar y comunicar informacin pertinente en forma y plazo que
permitan cumplir cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informticos
producen informes que contienen informacin operativa, financiera y datos sobre el
cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar las metas de forma
adecuada. Dichos sistemas no slo manejan datos generados internamente, sino
tambin informacin eficaz en un sentido ms amplio, que fluya en todas las direcciones
a travs de todos los mbitos de la organizacin de la entidad, de arriba hacia abajo y a
la inversa.

El mensaje por parte de los directivos a todo el personal ha de ser claro: las
responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que
comprender cul es su papel en el sistema de control interno y cmo las actividades
individuales estn relacionadas con el trabajo de los dems. Por otra parte, han de
tener medios para comunicar la informacin significativa a los niveles superiores. As
mismo, tiene que haber una comunicacin eficaz con terceros.

Los sistemas de informacin relevantes a los objetivos de los reportes financieros, los
cuales incluyen el sistema contable, consisten en los mtodos y registros establecidos
para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin econmica.

Supervisin o Monitoreo

Durante el transcurso normal de las actividades de gestin, tiene lugar un monitoreo

permanente a todos los niveles. El alcance y frecuencia de las evaluaciones
independientes depender fundamentalmente de la evaluacin de riesgos y la eficacia
de los procedimientos de monitoreo permanente apegado a criterios autorizados por los
mandos directivos.

Todo el proceso ha de ser supervisado, introduciendo las modificaciones pertinentes

cuando se estime oportuno. De esta forma el sistema de control interno puede
reaccionar gilmente y cambiar de acuerdo con las circunstancias.

Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso que

compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del

13
tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisin continuada, evaluaciones
peridicas o una combinacin de ambas cosas.

La supervisin continua se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las

actividades normales de direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo
por el personal en la realizacin de sus funciones.

El alcance y la frecuencia de las evaluaciones peridicas dependern esencialmente de

una evaluacin de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisin continua.

Las deficiencias detectadas en el control interno debern ser notificadas a niveles

superiores, mientras que los directivos y el rgano de gobierno debern ser informados
de los aspectos significativos observados. Las deficiencias se comunican a las
personas directamente responsables de los objetivos afectados por dicha deficiencia y
que sea una persona que se encuentre en un nivel al menos inmediatamente superior.

Una importante responsabilidad de la administracin de la entidad, es la de establecer y

mantener los controles internos, as como el vigilarlos, con objeto de identificar si estos
estn operando efectivamente y si deben ser modificados cuando existen cambios
importantes.

1.8.1 AMBIENTE DE CONTROL

1.8.1.1 Generalidades

Actitud de la Direccin

Es fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por los directivos, con

relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y
resultados.

El hecho de que una entidad tenga un ambiente de control satisfactorio depende

fundamentalmente de la actitud y las medidas de accin que tome la administracin
ms que de cualquier otra cosa. Si el compromiso para ejercer un buen control interno
es deficiente, seguramente el ambiente de control ser deficiente. La efectividad del
control interno depende en gran medida de la integridad y de los valores ticos del
personal que disea, administra y vigila el control interno de la entidad

tica profesional e integridad

Los objetivos de una entidad y la manera en que se consiguen basados en las distintas
prioridades, juicios de valor y estilos de gestin, stas se traducen en normas de
comportamiento reflejando la integridad de los directivos y su compromiso con los
valores ticos.

14
La tica est constituida por valores morales que permiten a la persona adoptar
decisiones y determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar
basados en lo que es correcto, lo cual puede ir ms all de lo que es legal. Los
directivos o la autoridad superior deben promover la adopcin de polticas que fomenten
la integridad y los valores ticos en los empleados que contribuyan a un slido
fundamento moral para su conduccin y operacin.

La integridad constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales

slidos y vive en un marco de valores.

Los valores ticos son esenciales para el ambiente de control. El sistema de control
interno se sustenta en los valores ticos, que definen la conducta de quienes lo opera.
Estos valores ticos pertenecen a una dimensin moral y, por lo tanto, van ms all del
mero cumplimiento de las disposiciones, leyes, reglamentos y otras.

No hay ningn puesto ms importante para influir sobre la integridad y valores ticos
que los directivos, quienes establecen el tono a nivel superior y afectan a la conducta
del resto del personal de la organizacin. Un tono adecuado al nivel ms alto contribuye
a:

Que los miembros de la entidad hagan lo correcto, tanto desde el punto de vista
legal como moral.
Crear una cultura de apoyo al cumplimiento, comprometida con la administracin
de riesgos.
Navegar en reas grises donde no existen normas o pautas especficas de
cumplimiento.
Fomentar una voluntad de buscar ayuda e informar de los problemas antes de
que lleguen a un punto sin retorno.

Las entidades apoyan una cultura de valores ticos e integridad mediante la

comunicacin de documentos tales como una declaracin de valores fundamentales
que establezca los principios y prioridades de la entidad y un cdigo de conducta. Este
cdigo proporciona una conexin entre la misin, visin, polticas y procedimientos
operativos. Sin ser una gua exhaustiva de conducta, ni un documento legal que perfile
en gran detalle los protocolos clave de la organizacin de la entidad, un cdigo de
conducta es una declaracin proactiva de las posiciones de la entidad frente a las
cuestiones ticas y de cumplimiento. Estos cdigos tambin pueden ser tiles como
guas de fcil utilizacin acerca de las polticas relativas a la conducta de los empleados
y de la propia organizacin.

Competencia profesional

Los directivos y en general los servidores pblicos, deben caracterizarse por poseer un
nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo,
implantacin y mantenimiento de controles internos apropiados.

15
Los directivos y en general los servidores pblicos deben:

Contar con un nivel de competencia profesional ajustado a sus

responsabilidades.
Comprender suficientemente la importancia, objetivos y procedimientos del
control interno.
Formacin y actualizacin profesional continua.

Los directivos deben especificar el nivel de competencia requerido para las distintas
tareas y traducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades.

Los mtodos de contratacin de personal deben asegurar que el candidato posea el

nivel de preparacin y experiencia que se ajuste a los requisitos especificados. Una vez
incorporado, el personal debe recibir la orientacin, capacitacin y adiestramiento
necesarios en forma prctica y metdica.

El sistema de control interno operar ms eficazmente en la medida que exista personal

competente que comprenda los principios del mismo.

Organigrama

Toda entidad debe desarrollar una estructura de organizacin que atienda el

cumplimiento de la misin, visin y objetivos, la que deber ser formalizada en un
organigrama.

La estructura de organizacin, formalizada en un organigrama, constituye el marco

formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en
cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas.

Lo importante es que su diseo se ajuste a sus necesidades, esto es que proporcione el

marco organizacional adecuado para llevar a cabo la estrategia para alcanzar los
objetivos fijados.

Si el tamao de la estructura de la organizacin no es apropiado para las actividades de

la entidad o el conocimiento y la experiencia de los directivos y el personal clave no es
la adecuada, puede existir un mayor riesgo en el debilitamiento de los controles.

Segregacin de funciones o asignacin de autoridad y responsabilidad.

El ambiente de control se fortalece en la medida en que los directivos y personal de la

entidad, conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la
iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los
lmites de su autoridad.

Existe una nueva tendencia de delegar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera
que las decisiones queden en manos de quienes estn ms cerca de la operacin. Un
aspecto crtico de esta corriente es el lmite de la delegacin, hay que delegar tanto

16
cuanto sea necesario pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los
objetivos.

Toda delegacin conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben, cuando
proceda, el trabajo de sus subordinados y que ambos cumplan con la debida rendicin
de cuentas de sus responsabilidades y tareas. Se deben aplicar procesos efectivos de
supervisin de la accin y los resultados por parte de los directivos.

Es importante que la asignacin de autoridad y responsabilidad este acorde con los

objetivos y metas organizacionales, y que stas se hagan a un nivel adecuado,
sobretodo las autorizaciones para cambios en polticas o prcticas.

Polticas de personal

La conduccin y tratamiento del personal de la entidad debe ser justa y equitativa,

comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad,
comportamiento tico y competencia.

Los procedimientos de contratacin, induccin, capacitacin y adiestramiento,

calificacin, promocin y disciplina, deben corresponderse con los propsitos
enunciados en la poltica.

El personal es el activo ms valioso que posee cualquier entidad. Por ende, debe ser
tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Debe
procurarse su satisfaccin personal en el trabajo que realiza, proponiendo a que en este
se consolide como persona, y se enriquezca humana y tcnicamente. Los directivos
asumen su responsabilidad en tal sentido, en diferentes momentos en la:

Seleccin: Establecer requisitos adecuados de conocimiento, experiencia e

integridad para las incorporaciones.
Induccin: Que los nuevos empleados sean metdicamente familiarizado con las
costumbres y procedimientos del organismo.
Capacitacin: Que sean capacitados convenientemente para el correcto
desempeo de sus responsabilidades.
Rotacin y promocin: Que funcione una movilidad organizacional que signifique
el reconocimiento y promocin de los ms capaces e innovadores.
Sancin: Cuando corresponda, se debern aplicar medidas disciplinarias que
transmitan rigurosidad que no se tolerarn desvos del camino trazado.

La existencia de polticas y procedimientos para contratar, entrenar, promover y

compensar a los empleados, as como la existencia de cdigos de conducta u otros
lineamientos de comportamiento, fortalecen el ambiente de control.

1.8.1.2 Debilidades en los factores del ambiente de control interno

Las condiciones especficas que se indican a continuacin, podran indicar la presencia

de debilidades en el ambiente de control. Este apndice ha sido diseado para asistir al

17
auditor a considerar cada uno de los factores en el ambiente de control, pero no tiene la
intencin de abarcarlos a todos. Por lo tanto, el auditor debe considerar otros factores y
condiciones que considere que son ms relevantes; tales factores son:

Filosofa de la administracin y estilo de operaciones.

Estructura orgnica de la entidad.
Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad.
Monitoreo y seguimiento.
Efectividad de la auditora interna.
Polticas de personal.
Influencias externas.
Mtodos de control sobre cumplimiento de las leyes y reglamentos.
Habilidad administrativa para identificar con rapidez los cambios y reaccionar
ante las condiciones cambiantes.

Filosofa de la administracin y estilo de operaciones

La falta de buena administracin se refleja en los controles internos y en el ambiente de

control en donde funcionan los controles especficos.

La administracin demuestra una actitud agresiva para la toma de riesgos.

Se denota un punto de vista agresivo hacia las polticas contables.
Se tienen antecedentes de completar transacciones importantes o inusuales
cerca de fin de ao.
La administracin es lenta para responder ante situaciones de crisis en las reas
operativas y financieras. Tambin emplea informacin imprecisa y poco confiable
para tomar decisiones importantes.
El personal administrativo o profesional es reubicado con frecuencia a raz de
inesperados procesos de reorganizacin.
El personal mantiene una tasa alta de rotacin.

Estructura orgnica de la entidad

La estructura orgnica es inapropiada para el tamao de la entidad y la complejidad de

sus operaciones. El tipo general de estructura organizacional incluye:

La estructura inhibe la segregacin de funciones para iniciar transacciones,

registrarlas, y mantener su custodia sobre los activos.
Cambios recientes en la estructura administrativa crean desorden en la
organizacin.
Las responsabilidades operativas no coinciden con la estructura de divisin de
funciones.
La delegacin de responsabilidad y autoridad es inapropiada.
Una falta de definicin y comprensin de la autoridad delegada y responsabilidad
existe en todos los niveles de la entidad.
Personal incompetente en contabilidad o no experimentado es responsable del
procesamiento de las transacciones.

18
 El nmero de supervisores es inadecuado o son inaccesibles para el personal.
El personal clave financiero tiene excesivas cargas de trabajo.
Las polticas y procedimientos son establecidos en niveles inadecuados.
El sistema de comunicacin de polticas y procedimientos no es efectivo.
Un alto grado de actividad manual es requerido para obtener, procesar y
preparar la informacin.
Las actividades estn dirigidas y controladas por una sola persona o un grupo
pequeo.

19
Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad

Las polticas de la entidad son inadecuadas en relacin a la asignacin de

responsabilidades y delegacin de autoridad, para asuntos tales como: metas
organizacionales, objetivos y funciones operativas.

Las descripciones de trabajo del empleado no permiten delinear adecuadamente las

funciones especficas y responsabilidades.

Monitoreo y seguimiento

La administracin no est suficientemente involucrada en revisar la ejecucin de la

entidad.

Los mtodos de control administrativo son inadecuados para investigar situaciones

excepcionales o inusuales y tomar accin correctiva oportuna y apropiada.

La administracin carece de preocupacin y no hace efectivas las polticas de

monitoreo para desarrollar y modificar los sistemas de contabilidad y las tcnicas de
control.

La administracin de una accin de seguimiento no es oportuna o inadecuada en

respuesta a comunicaciones de partes externas, incluyendo quejas, notificacin de
errores en transacciones o en el comportamiento inadecuado del trabajador.

Efectividad de la auditora interna

La auditora interna se ve afectada por los siguientes factores:

El personal de auditora interna es responsable de tomar decisiones operativas

para controlar los trabajos de contabilidad bajo revisin.
El personal administrativo es inexperto para las tareas asignadas.
Las actividades de entrenamiento son mnimas, incluyendo poca o ninguna
participacin en cursos y seminarios e inadecuado entrenamiento en el trabajo.
Los recursos son inadecuados para dirigir auditoras e investigaciones de
manera efectiva.
Las auditoras no estn enfocadas en las reas de mayor importancia o
sensibilidad de la entidad.
Las normas con las que se mide el trabajo del auditor son mnimas o no existen.
Las revisiones en la ejecucin no existen o son irregulares.
El proceso de planificacin de la auditora no existe o es inadecuado, incluyendo
poca o ninguna concentracin en asuntos importantes.
Los procedimientos de supervisin y revisin no existen o son inapropiados,
incluyendo poca participacin en el proceso de planificacin, en el monitoreo
sobre el progreso, y al revisar conclusiones e informes.
Los papeles de trabajo (programas de auditora, evidencia de trabajo realizado, y
apoyo para los resultados de investigacin en la auditora) son incompletos.

20
Polticas de personal

Las polticas para contratos de personal y retencin de personas capaces son

inadecuadas.
Las normas y procedimientos para contratos, promocin, transferencia, retiro, y
trmino de servicios personales son insuficientes.
Los programas de capacitacin no ofrecen adecuadamente a los empleados la
oportunidad de mejorar su desempeo o motivarlos en su progreso.
Las descripciones escritas de trabajo y manuales de referencia no estn
mantenidos adecuadamente.
La comunicacin de polticas de personal y procedimientos es inadecuada.
Los canales de comunicacin para el reporte de personal son inapropiados.
Las polticas en la supervisin de empleados son inapropiadas u obsoletas.

Influencias externas

Las autoridades de otras instituciones muestran especial inters por la entidad o por
alguno de sus programas.

Los medios de comunicacin han mostrado un inters especial en la entidad o uno de

sus programas.
La accin de seguimiento de la administracin en respuesta a comunicaciones de los
cuerpos legislativos o reglamentarios no es oportuna o adecuada.

Mtodos de control sobre el cumplimiento de leyes y reglamentos.

La entidad ignora las leyes aplicables, reglamentos y los problemas potenciales.

No existen mecanismos para informar a la administracin sobre la ocurrencia de
actos ilegales o irregulares.
La entidad descuida su reaccin ante casos identificados de incumplimiento de
leyes y reglamentos.
Casos repetidos de incumplimiento o debilidades en el control son revelados en
los informes de auditora interna o externa.
La entidad es renuente a proveer las evidencias necesarias para evaluar si ha
ocurrido el incumplimiento de leyes y reglamentos.
Las polticas y procedimientos para promover el cumplimiento de leyes y
reglamentos son dbiles o no existen.
Las polticas sobre conflicto de intereses o cdigos de conducta son dbiles o no
existen.

1.8.2 EVALUACIN DEL RIESGO

Planeacin de la evaluacin de riesgos

21
Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara y organizada, para
identificar y evaluar los riesgos que puedan influir en la entidad. Se deben desarrollar
planes, mtodos de respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa para la
obtencin de los recursos necesarios para definir acciones a riesgos identificados.

Identificacin del riesgo

Se deben identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en el logro de sus
objetivos, debido a factores internos o externos.

La identificacin del riesgo es un proceso interactivo, y generalmente integrado a la

planeacin de la administracin de los riesgos.

Su desarrollo debe comprender la realizacin de un mapeo del riesgo, que incluya la

especificacin de los puntos clave de la entidad, la identificacin de los objetivos
generales as como particulares, y las amenazas y riesgos que se puedan tener que
afrontar.

Al determinar estas actividades o procesos claves, ligados a los objetivos de la entidad,

debe tenerse en cuenta que puedan existir algunos de stos que no estn formalmente
expresados, lo cual no debe ser impedimento para su consideracin. El anlisis se
relaciona con la afirmacin del proceso o actividad y con la importancia del objetivo,
ms all que ste sea explcito o implcito.

Estimacin del riesgo

Se debe estimar la frecuencia con que se presentarn los riesgos identificados, as

como tambin se debe cuantificar la probable prdida que ellos puedan ocasionar. Una
vez identificados los riesgos de programa y actividad, debe procederse a su anlisis.

22
Determinacin de los objetivos del control

Luego de identificar, estimar y cuantificar los riesgos, los directivos deben determinar
los objetivos especficos de control y, con relacin a ellos, establecer los procedimientos
de control ms convenientes.

Una vez que los directivos han identificado y estimado el nivel de riesgo, deben
adoptarse las medidas para enfrentarlo de la manera ms eficaz y econmica posible.

Se debern establecer los objetivos especficos de control de la entidad, que estarn

adecuadamente articulados con sus propios objetivos globales y sectoriales.

Gestin del cambio

Toda entidad debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar

oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo,
que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las condiciones
deseadas.

Una etapa fundamental del proceso de evaluacin del riesgo, es la identificacin de los
cambios en las condiciones del medio ambiente en que la entidad desarrolla su accin.
Un sistema de control puede dejar de ser efectivo al cambiar las condiciones en las
cuales opera.

A este proceso de identificar cambios efectivos o potenciales con vistas a adoptar las
decisiones oportunas, se lo denomina gestin del cambio. sta requiere un sistema de
informacin apto para captar, procesar y transmitir informacin relativa a los hechos,
eventos, actividades y condiciones que originan cambios ante los cuales la entidad
debe reaccionar.

1.8.3 ACTIVIDADES DE CONTROL

Asignacin de tareas y responsabilidades

Las tareas y responsabilidades esenciales relativas al tratamiento, autorizacin, registro

y revisin de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a personas diferentes.

El propsito de esto es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y

responsabilidad dentro de la estructura organizacional.

Al evitar que los aspectos fundamentales de una transaccin u operacin queden

concentrados en una misma persona o sector, se reduce notoriamente el riesgo de
errores, dispendios o actos ilcitos, y aumenta la probabilidad que de producirse, sean
detectados.

23
Coordinacin entre las reas

Cada rea o departamento de la entidad, debe operar coordinada e

interrelacionadamente con las restantes reas.

En la entidad, las decisiones y acciones de cada una de las reas que la integran,
requieren coordinacin. Para que el resultado sea efectivo, no es suficiente que las
unidades que la componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben trabajar
aunadamente para que se alcancen, en primer lugar, los de la entidad.

La coordinacin mejora la integracin, la consistencia y la responsabilidad, y limita la

autonoma. En ocasiones un rea o departamento debe sacrificar en alguna medida su
eficacia para contribuir a la de la entidad como un todo.

Es esencial, en consecuencia, que directivos y empleados consideren las repercusiones

de sus acciones con relacin a toda la entidad.

Documentacin

La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos, deben

estar claramente documentados, y la documentacin debe estar disponible para su
verificacin.

Toda entidad debe contar con la documentacin referente a su sistema de control

interno, y a los aspectos pertinentes de las transacciones y hechos significativos.

La informacin sobre el sistema de control interno puede figurar en su formulacin de

polticas, y bsicamente en su respectivo manual. Incluir datos sobre objetivos,
estructura y procedimientos de control.

La documentacin sobre transacciones y hechos significativos, debe ser completa y

exacta y posibilitar su seguimiento para la verificacin por parte de los directivos u
rganos de control.

Autorizacin

Los actos y transacciones relevantes, slo pueden ser autorizados y ejecutados por
funcionarios y empleados que acten dentro del mbito de sus competencias.

La autorizacin, es la forma idnea de asegurar que slo se llevan adelante actos y

transacciones que cuentan con la conformidad de los directivos. Esta conformidad
supone su ajuste a la misin, la estrategia, los planes, programas y presupuestos.

La autorizacin debe documentarse y comunicarse explcitamente a las personas o

sectores autorizados. Estos debern ejecutar las tareas que se les han asignado, de

24
acuerdo con las directrices, y dentro del mbito de competencias establecido por la
normativa.

Registro oportuno de las operaciones

Las transacciones y los hechos que afectan a una entidad deben registrarse
inmediatamente y ser debidamente clasificados.

Las transacciones o hechos deben registrarse en el momento de su ocurrencia, o lo

ms inmediato posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es vlido para todo
el proceso o ciclo de la transaccin o hecho, desde su inicio hasta su conclusin.

Asimismo, debern clasificarse adecuadamente para que, una vez procesados, puedan
ser presentados en informes y estados financieros confiables e inteligibles, facilitando a
los directivos la adopcin de decisiones.

Acceso restringido a la informacin y los bienes

El acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe estar protegido por
mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas, quienes estn
obligadas a rendir cuenta de su custodia y utilizacin.

Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con
adecuadas protecciones, a travs de seguros, almacenaje, sistemas de alarma, pases
para acceso, etc. Adems, deben estar debidamente registrados y peridicamente se
cotejarn las existencia fsicas con los registros contables para verificar su coincidencia.
La frecuencia de la comparacin, depende del nivel de vulnerabilidad del activo.

Estos mecanismos de proteccin cuestan tiempo y dinero, por lo que en la

determinacin nivel de seguridad pretendido debern ponderarse los riesgos
emergentes entre otros del robo, dispendio, mal uso, destruccin, contra los costos del
control a incurrir.

25
Rotacin de personal

Ningn empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que
presenten una mayor probabilidad de comisin de irregularidades. Los empleados a
cargo de dichas tareas deben, peridicamente, abocarse a otras funciones.

Si bien el sistema de control interno debe operar en un ambiente de tica y moral

slidas, es necesario adoptar ciertas protecciones para evitar hechos que puedan
conducir a realizar actos reidos con el cdigo de conducta de la entidad.

La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control es un

mecanismo de probada eficacia, y muchas veces no utilizado por el equivocado
concepto del "hombre imprescindible".

Control del sistema de informacin

El diseo de una arquitectura de sistemas de informacin y la adquisicin de la

tecnologa, son aspectos importantes de la estrategia de una entidad, y las decisiones
respecto a la tecnologa pueden resultar crticas para lograr los objetivos.

La calidad del proceso de toma de decisiones en una entidad, descansa fuertemente en

sus sistemas de informacin.

La tecnologa juega un papel crtico al permitir el flujo de informacin en una

organizacin, incluyendo la informacin directamente relevante para la administracin
de una entidad. La seleccin de tecnologas especficas para apoyar esta
administracin es habitualmente reflejo de:

Los tipos de eventos que afectan a la organizacin.

La arquitectura de tecnologa de la informacin general de la entidad
El grado de centralizacin del soporte tecnolgico

El sistema de informacin debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto

funcionamiento y asegurar el control del proceso de diversos tipos de transacciones.

Un sistema de informacin abarca informacin cuantitativa, tal como los informes de

desempeo que utilizan indicadores, y cualitativa, tal como la referente a opiniones y
comentarios.

El sistema de informacin debe ser flexible susceptible de modificaciones rpidas, que

permitan hacer frente a necesidades cambiantes de los directivos en un entorno
dinmico de operaciones y presentacin de informes. El sistema ayuda a controlar
todas las actividades de la entidad, a registrar y supervisar transacciones y eventos a
medida que ocurren, y a mantener datos financieros.

26
Las actividades de control de los sistemas de aplicacin, estn diseadas para controlar
el procesamiento de las transacciones dentro de programas de aplicacin.

Control de la tecnologa de la informacin

Los recursos de la tecnologa de informacin deben ser controlados con el objetivo de

garantizar el cumplimiento de los requisitos del sistema de informacin que la entidad
necesita para el logro de su misin.

La informacin que necesitan las actividades de la entidad, es provista mediante el uso

de recursos de tecnologa de informacin. Estos abarcan datos, sistemas de aplicacin,
tecnologa asociada, instalaciones y personal.

La administracin de estos recursos debe llevarse a cabo mediante procesos de

tecnologa informacin agrupados naturalmente, con el objeto de proporcionar la
informacin necesaria que permita a cada directivo cumplir con sus responsabilidades y
supervisar el cumplimiento de las polticas. A fin de asegurar el cumplimiento de los
requisitos del sistema de informacin, es preciso de actividades de control apropiadas,
as como implementarlas, supervisarlas y evaluarlas.

La seguridad del sistema de informacin, es la estructura de control para proteger la

integridad, confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la tecnologa de
informacin.

Las actividades de control general de la tecnologa de informacin, se aplican a todo el

sistema de informacin incluyendo la totalidad de sus componentes, desde la
arquitectura de procesamiento, es decir, grandes computadoras y redes hasta la gestin
de procesamiento por el usuario final. Tambin abarcan las medidas y procedimientos
manuales que permiten garantizar la operacin continua y correcta del sistema de
informacin.

Indicadores de desempeo

Toda entidad debe contar con mtodos de medicin de desempeo, que permitan la
preparacin de indicadores para su supervisin y evaluacin.

La informacin obtenida, se utilizar para la correccin de los cursos de accin y el

mejoramiento del rendimiento.

Los directivos de una entidad, programa, proyecto o actividad, debe conocer cmo
marcha hacia los objetivos fijados para mantener el dominio del rumbo, es decir, ejercer
el control.

Los indicadores no deben ser numerosos, que se tornen confusos, y escasos, que no
permitan revelar las cuestiones claves y el perfil de la situacin que se examina.

27
Cada entidad debe preparar un sistema de indicadores ajustado a sus caractersticas,
es decir, tamao, proceso productivo, bienes y servicios que entrega, nivel de
competencia de sus funcionarios y dems elementos diferenciales que lo distingan.

El sistema puede estar constituido por una combinacin de indicadores cuantitativos,

tales como los montos presupuestarios, y cualitativos, como el nivel de satisfaccin de
los usuarios.

Los indicadores cualitativos deben ser expresados de una manera que permita su
aplicacin objetiva y razonable. Por ejemplo: una medicin indirecta del grado de
satisfaccin del usuario puede obtenerse por el nmero de quejas.

Funcin de los rganos de control interno.

Los rganos de control interno de las entidades pblicas, deben depender de la

autoridad superior de las mismas as como sus funciones y actividades deben
mantenerse desligadas de las operaciones sujetas a su examen. Asimismo, deben
brindar sus servicios a toda la entidad pblica. Constituyen un "mecanismo de
seguridad" con el que cuenta la autoridad superior de la entidad pblica para estar
informada, con razonable certeza sobre la confiabilidad del diseo y funcionamiento del
sistema de control interno.

Los rganos de control interno, al depender de la autoridad superior de la entidad

pblica, pueden practicar los anlisis, inspecciones, verificaciones y pruebas que
considere necesarios en los distintos sectores de dicha entidad con independencia de
estos, ya que sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las
operaciones sujetas a su examen.

As el rgano de control interno vigila en representacin de la autoridad superior de la

entidad pblica, el adecuado funcionamiento del sistema, informando oportunamente a
aquella sobre su situacin.

28
1.8.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN

Informacin y responsabilidad

La informacin debe permitir a los directivos y empleados cumplir sus obligaciones y

responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser identificados, captados, registrados,
estructurados en informacin y comunicados en tiempo y forma adecuados.

La entidad debe disponer de una corriente fluida y oportuna de informacin, relativa a

los acontecimientos internos y externos. Por ejemplo, necesita tomar conocimiento con
prontitud de los requerimientos de los usuarios para proporcionar respuestas oportunas,
o de los cambios en la legislacin y reglamentaciones que le afectan. De igual manera,
debe estar en conocimiento constante de la situacin de sus procesos internos.

Los riesgos que afronta la entidad, se reducen en la medida que la adopcin de las
decisiones se fundamente en informacin relevante, confiable y oportuna. La
informacin es relevante para un usuario en la medida que se refiera a cuestiones
comprendidas dentro de su responsabilidad y que el mismo cuente con la capacidad
suficiente para apreciar su significacin.

La supervisin del desempeo de la entidad y sus partes componentes, opera mediante

procesos de informacin y de exigencia de responsabilidades de tipos formales e
informales.

La cultura, el tamao y la estructura organizacional influyen significativamente en el tipo

y la confiabilidad de estos procesos.

Contenido y flujo de la informacin

La informacin debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de decisin
requerido. Se debe referir tanto a situaciones externas como internas, a cuestiones
financieras como operacionales. Para el caso de los directivos los informes deben
relacionar el desempeo de la entidad, con los objetivos y metas fijados.

El flujo informativo debe circular en todos los sentidos: ascendente, descendente,

horizontal y transversal.

Es fundamental para la conduccin y control de la entidad disponer de la informacin,

en tiempo y en el lugar necesario. Por ende, el diseo del flujo informativo y su posterior
funcionamiento acorde, deben constituir preocupaciones centrales para los
responsables de la entidad. Pero, adems, debe atenderse a que por su contenido
constituya un verdadero apoyo a las decisiones. De nada servira hacer llegar al punto
indicado y en el momento oportuno, informacin irrelevante.

Los contenidos deben referirse a situaciones externas e internas, alcanzar los aspectos
financieros y no financieros, estar condensados de acuerdo con el nivel al que se
destinen (un Director General necesita informes condensados mientras que un

29
Coordinador de Proyectos requiere mayores detalles) y cuando se refiera a
desempeos, deben estar comparados con objetivos y metas prefijadas.

Calidad de la informacin

La informacin disponible en la entidad debe cumplir con los atributos de: contenido
apropiado, oportunidad, actualizacin, exactitud y accesibilidad.

Esto plantea los aspectos a considerar con vistas a formar juicios sobre la calidad de la
informacin que utiliza una entidad, y hace a la imprescindible confiabilidad de la
misma.

Sistema de informacin

El sistema de informacin debe disearse atendiendo a la estrategia y al programa de

operaciones de la entidad.

Deber servir para:

Toma de decisiones a todos los niveles;

Evaluar el desempeo de la entidad, de sus programas, proyectos, sectores,
procesos, actividades, operaciones, etc. y
Rendir cuentas de la gestin.

La calificacin de sistema de informacin se aplica, tanto al que cubre la informacin

financiera de una entidad como al destinado a registrar otros procesos y operaciones
internos. Aqu lo aplicamos en un sentido ms amplio por alcanzar tambin al
tratamiento de acontecimientos y hechos externos a la entidad. Nos referimos a la
captacin y procesamiento oportuno de situaciones referentes a, por ejemplo:

Cambios en la normativa, legal o reglamentaria, que alcance a la entidad.

Conocer la opinin de los usuarios sobre el servicio que se le proporciona.
Sus reclamos e inquietudes en lo que hace a sus necesidades emergentes.

El sistema de informacin, deber ser diseado para apoyar la estrategia, misin,

visin, poltica y objetivos de la entidad.

Asimismo, sustentar la formulacin y supervisin del programa operativo anual, con

informacin sobre los aspectos operacionales especficos y su comparacin con las
metas prefijadas. Toda esta informacin, en definitiva, pasar a constituir el
antecedente para la rendicin de cuentas de la gestin.

La entidad necesita informacin que le permita alcanzar todas las categoras de

objetivos: operacionales, financieros y de cumplimiento. Cada dato en particular puede
ayudar a lograr una o todas estas categoras de objetivos.

30
La informacin se identifica, captura, procesa, transmite y difunde a travs de sistemas
de informacin, que pueden ser computarizados, manuales o combinados.

Flexibilidad del sistema de informacin al cambio

El sistema de informacin debe ser revisado y, de ser necesario, rediseado cuando se

detecten deficiencias en su funcionamiento y productos. Cuando el organismo cambie
su estrategia, misin, poltica, objetivos, programa de trabajo, etc. se debe contemplar
el impacto en el sistema de informacin y actuar en consecuencia.

Si el sistema de informacin se disea orientado en una estrategia y un programa de

trabajo, es natural que al cambiar estos, tenga que adaptarse.

Por otra parte, es necesario una atencin especial para evitar que la informacin que
dej de ser relevante siga fluyendo en detrimento de otra que pas a serlo.

Adems, se debe vigilar que el sistema no se sobrecargue artificialmente, situacin que

se genera cuando se adiciona la informacin ahora necesaria sin eliminar la que perdi
importancia.

Compromiso con el cambio

El inters y el compromiso los directivos de la entidad con los sistemas de informacin

se deben explicitar mediante una asignacin de recursos suficientes para su
funcionamiento eficaz.

Es fundamental que los directivos de la entidad, tengan cabal comprensin del

importante rol que desempean los sistemas de informacin para el correcto
desenvolvimiento de sus deberes y responsabilidades, y en tal sentido debe mostrar
una actitud comprometida hacia los mismos.

Esta actitud debe expresarse en declaraciones y acciones que evidencien la atencin a

la importancia que se otorga a los sistemas de informacin.

Comunicacin

El proceso de comunicacin de la entidad, debe apoyar la difusin y sustentacin de

sus valores ticos, as como los de su misin, visin, polticas, objetivos y resultados de
su gestin.

Para que el control sea efectivo, los organismos necesitan un proceso de comunicacin
abierto, multidireccionado, capaz de transmitir informacin relevante, confiable y
oportuna.

Si todos los miembros de la entidad conocen los valores ticos que deben respetar, la
misin a cumplir, los objetivos que se persiguen, y las polticas que los encuadran, la

31
probabilidad de un desempeo eficaz, eficiente, econmico, encuadrado en la legalidad
y la tica, se acrecienta notoriamente.

Canales de comunicacin

Los canales de comunicacin deben presentar un grado de apertura y eficacia

adecuado a las necesidades de informacin internas y externas.

El sistema se estructura en canales de transmisin de datos e informacin. En gran

medida el mantenimiento del sistema radica en vigilar la apertura y buen estado de
estos canales, que conectan diferentes emisores y receptores de variada importancia,
como por ejemplo:

La comunicacin con los receptores de los servicios prestados por la entidad, para que
conozcan los valores organizacionales, se detecte tempranamente el cambio en sus
gustos y preferencias y se tome nota de su opinin con relacin al organismo.

La comunicacin con los empleados, para que estos puedan hacer llegar sus
sugerencias sobre mejoras.

1.8.5 SUPERVISIN

Evaluacin del sistema de control interno

Los directivos y cualquier empleado de la entidad que tenga a su cargo un segmento

organizacional, programa, proyecto o actividad, peridicamente debe evaluar la eficacia
de su sistema de control interno, y comunicar los resultados a aqul ante quien es su
responsable.

La calidad en el desempeo de su responsabilidad para cualquier funcionario, al que se

la ha confiado la conduccin de un segmento de la organizacin, proyecto, programa o
actividad, descansa en gran medida en su Sistema de Control Interno.
Un anlisis peridico de la forma en que ese sistema est operando le proporcionar al
responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su
correccin y fortalecimiento.

Evaluacin de controles directivos

En la actualidad los directivos han implementado nuevas formas para mejorar los
controles en las entidades. Ello es importante tener en cuenta, por cuanto el control
interno tiene una vinculacin directa con el curso que debe mantener la entidad hacia el
logro de sus objetivos y metas. El control interno no puede existir si previamente no
existen objetivos, metas e indicadores de rendimiento. Si no conocen los resultados que
deben lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar
su grado de cumplimiento en forma peridica.

32
Seguimiento del sistema de control

Las actividades de la entidad deben estar sujetas a un proceso de supervisin que

permita conocer oportunamente si la entidad marcha hacia la consecucin de sus
objetivos, si sus procesos u operaciones se realizan adecuadamente y si toma las
acciones correctivas pertinentes. Dichas actividades se ejercen segn la asignacin de
autoridad, responsabilidad y funciones delegadas en la estructura organizativa.

Los sistemas de control estn diseados para operar en determinadas circunstancias,

claro est que para ello se tomaron en consideracin los riesgos y las limitaciones
inherentes al control, sin embargo, las condiciones evolucionan debido tanto a factores
externos como internos colocando con ello que los controles pierdan su eficiencia.

Actividades de supervisin

La supervisin constituye un proceso sistemtico y permanente de revisin de todas las

actividades que desarrolla una entidad, sean stas de gestin, de operacin o de
control, las mismas que se ejecutan en tiempo real.

La supervisin se logra a travs del seguimiento continuo de las actividades rutinarias y

evaluaciones puntuales.

La supervisin busca asegurar que los controles operen como se requiere y sean
modificados apropiadamente de acuerdo a los cambios. Asimismo, debe valorar s, en
el cumplimiento de la misin de la entidad, se alcanzan los objetivos generales del
control interno.

Reporte de reas de oportunidad

El proceso de comunicar las debilidades y oportunidades de mejoramiento de los

sistemas de control, debe estar dirigido hacia quienes son los propietarios y
responsables de operarlos, con el fin que implementen las acciones necesarias.
Dependiendo de la importancia de las debilidades identificadas, la magnitud del riesgo
existente y la probabilidad de ocurrencia, se determinar el nivel direccional al cual
deban comunicarse las deficiencias.

33
 CAPTULO 2
CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIN FINANCIERA
GUBERNAMENTAL

2.1 SISTEMAS DE APLICACIN

La administracin financiera como sistema de apoyo de la administracin pblica, es

definida como el sistema por medio del cual tiene lugar la planeacin, recaudacin,
asignacin, financiamiento, custodia, registro e informacin, dando como resultado la
gestin eficiente de los recursos financieros pblicos necesarios para la atencin de las
necesidades sociales.

Los componentes del sistema de administracin financiera gubernamental son:

presupuesto, tesorera, deuda pblica, contabilidad, servicios personales, ingresos,
adquisiciones, servicios generales y obra pblica Estos componentes incluyen controles
internos y durante el ejercicio presupuestal tienen a su cargo la responsabilidad de
proyectar, procesar e informar las operaciones referidas a la administracin de los
recursos financieros pblicos.

A continuacin se presentan los sistemas principales de aplicacin asociando sus

operaciones con las cuentas contables de la informacin financiera:

Sistema Saldos de cuentas relacionados

Presupuesto Ingresos
Egresos

Tesorera Documentos por pagar

Bancos e inversiones
Gastos y productos financieros
Egresos

Deuda pblica Cuentas por pagar

Ingresos
Gastos financieros - Bancos

Ingresos Ingresos
Cuentas por cobrar

Servicios personales Egresos relacionados con sueldos, salarios y nmina

Pasivos/provisiones relacionados con nminas

Adquisiciones y servicios Egresos relacionados con adquisiciones y servicios

generales generales
Cuentas por pagar
Gastos pagados por anticipado
Activo fijo

34
 Obra pblica Egresos relacionados con obra
Cuentas por pagar
Gastos pagados por anticipado
Activo fijo

El control interno para la administracin financiera gubernamental se orienta a promover

controles claves en las diferentes reas dentro de una ptica que posibilite la
integracin de los controles internos y la informacin que procesan.

2.2 PRESUPUESTO

2.2.1 DEFINICIN

El presupuesto es un plan de erogaciones monetarias, durante un lapso de tiempo

determinado, generalmente un ao, en ste se determinan las actividades para
establecer y alcanzar los objetivos de la entidad. Es un proceso de consolidacin de las
acciones encaminadas a cuantificar monetariamente los recursos humanos, materiales
y financieros necesarios para cumplir con los programas establecidos en un
determinado periodo; comprende las tareas de formulacin, discusin, aprobacin,
ejecucin, control y evaluacin del presupuesto

El presupuesto es formulado con datos basados en el criterio de las personas

responsables de su formulacin. Por lo tanto su exactitud depende del cuidado que se
ponga al efectuar las investigaciones necesarias al momento de su elaboracin.

Los presupuestos de egresos deben atender los objetivos y prioridades de los planes y
programas, atendiendo los principios de racionalidad, austeridad y disciplina del gasto
pblico. Asimismo se debe verificar que exista un equilibrio entre los ingresos
proyectados y los gastos que se pretenden erogar en ese periodo presupuestal.

2.2.2 PRESUPUESTO PROGRAMTICO

A travs del establecimiento de metas por medio de programas o proyectos se

encamina el curso de la entidad. El presupuesto programtico tiene una distribucin por
rea o departamento tomando en cuenta las metas de cada una de estas unidades.

Los montos del presupuesto se distribuyen de acuerdo a la programacin de las metas

y en el mes en que se propone realizar las actividades para alcanzarlas.

Se recomienda de forma enunciativa ms no limitativa que un presupuesto

programtico cuente con la siguiente informacin:

Programa
Objetivo
Meta

35
 Unidad responsable
Unidad de medida
Partida de gasto
Nombre del proyecto
Cronologa de la ejecucin de las actividades y metas.

2.2.3 CONTROL DEL PRESUPUESTO DE CADA ORGANISMO

Se deben regular los aspectos claves del control interno, relacionado con el
presupuesto. Consideran como marco de referencia, la legislacin en materia
presupuestaria y las disposiciones emitidas.

2.2.4 CONTROLES PARA LA PROGRAMACIN DE LA EJECUCIN

PRESUPUESTARIA

Las entidades pblicas establecen procedimientos de control interno, para la

programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la
disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestales aprobadas.

1. La formulacin del presupuesto debe efectuarse en observancia de los principios de

austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal.

2. La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y

ordenar las asignaciones de los programas, actividades y proyectos que sern
ejecutadas en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos
disponibles.

3. En casos de restricciones en la atencin de recursos financieros, la programacin

permite priorizar los gastos respecto a las metas a cumplir durante dicho perodo,
manteniendo el debido control respecto de las obligaciones que quedan pendientes de
pago. La adecuada utilizacin de la programacin de la ejecucin contribuye a la
efectividad y eficiencia de las operaciones que es un objetivo del control interno.

4. La programacin mensual de compromisos, efectuada por las entidades ejecutoras

del gasto en base a su asignacin, debe ser priorizada de acuerdo con las metas fijadas
por la entidad. Los calendarios de compromisos deben ser formulados con la mayor
precisin posible, evitando subsecuentes modificaciones.

5. La administracin deber implementar los procedimientos de control necesarios que

permitan asegurar:

a) Si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios son

razonables.
b) Si los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente identificados
para su cobertura.
c) Si las asignaciones son correctas y no existe la posibilidad de desviaciones de
gastos.

36
2.2.5 CONTROL DE LA EVALUACIN DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO.

Deben implementarse procedimientos de control interno, que aseguren la validez y

confiabilidad de los datos incluidos en los informes de evaluacin presupuestal.

1. La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante, por cuanto determina

sus resultados en base al anlisis y medicin de los avances fsicos y financieros
obtenidos. Comprende la determinacin del comportamiento de los ingresos y gastos,
as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas programadas, en
base al presupuesto aprobado.

2. El propsito de la evaluacin de resultados, es proporcionar informacin a los niveles

responsables de la autorizacin, financiamiento y ejecucin del programa, sobre su
rendimiento en comparacin con lo planeado.

3. La evaluacin practicada sobre la ejecucin presupuestal debe identificar y precisar

las desviaciones en el presupuesto, posibilitando su correccin oportuna mediante este
mecanismo de retroalimentacin.

4. Corresponde a la administracin de la entidad pblica implementar los

procedimientos de control que permitan conocer, s el proceso utilizado para la
recoleccin de datos, al igual que los datos financieros y administrativos obtenidos para
esa evaluacin, son razonables y apropiados en las circunstancias. Asimismo, la
revisin de la validez y pertinencia de los criterios utilizados para evaluar el
cumplimiento de las metas programadas y la idoneidad de los mtodos de medicin
empleados, brinda elementos de juicio adicionales sobre la confiabilidad de tales
evaluaciones.

37
2.3 TESORERA

2.3.1 FLUJO DE EFECTIVO EN LA PROGRAMACIN FINANCIERA

Cada entidad pblica debe elaborar el flujo de efectivo con el objeto de optimizar el uso
de sus recursos.

1. La programacin financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la

previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de recursos.
Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo hacer
compatible los requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real
de fondos y priorizar su atencin.

2. Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las

proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de
financiamiento en el corto plazo, as como los posibles excedentes de caja.

3. El flujo de caja de la entidad debe tener una temporalidad similar al ejercicio

presupuestal; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo
con las necesidades.

2.3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS

Los saldos contables de la cuenta bancos deben ser conciliados con los estados de
cuenta bancarios.

1. Se denomina conciliacin bancaria al cotejo de los movimientos de bancos de la

entidad, con los saldos de los estados de cuenta bancarios a una fecha determinada,
para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en
uno u otro lado. La conciliacin de saldos contables y bancarios, permite verificar si las
operaciones efectuadas por la administracin de la entidad han sido oportuna y
adecuadamente registradas en la contabilidad.

2. Los saldos de las cuentas bancarias, deben ser objeto de conciliacin con los
estados de cuenta remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Asimismo, debe
verificarse la conformidad de los saldos bancarios segn tesorera, con los registros
contables.

3. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, debe ser efectuado

por una persona no vinculada con la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques,
depsito de fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde a la administracin de la
entidad designar al funcionario, responsable de la revisin de las conciliaciones
bancarias efectuadas.

4. El rgano de control interno de la entidad, debe revisar peridicamente dentro del

examen a tesorera o al rea financiera las conciliaciones bancarias, con el objeto de
asegurar su realizacin en forma oportuna y correcta.

38
5. En caso de detectarse alguna irregularidad se deben establecer las medidas
correctivas y preventivas necesarias.

2.3.3 GARANTA PARA RESPONSABLES DEL MANEJO DE FONDOS O VALORES

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado
por una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

1. La fianza es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente de una entidad,

ante situaciones de prdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo etc., de los recursos
que se desea proteger.

2. La fianza al personal de administracin que maneja los fondos, est orientada a

permitir que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos y/o valores est
respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar
decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar
directamente fondos o valores.

3. A falta de una garanta econmica de carcter personal, se puede determinar la

conveniencia de contratar un seguro a favor de la entidad, que la respalde por los actos
ilegales en que podran incurrir los empleados responsables del manejo o custodia de
fondos o valores, as como por otros riesgos inherentes a estos activos.

2.3.4 CONTROL Y CUSTODIA DE FIANZAS

Los anticipos u otras operaciones financieras por prestacin de servicios o compra de

bienes sujetos a su entrega posterior, deben requerir a los proveedores la presentacin
de una fianza emitida por una institucin afianzadora o aseguradora, no pudiendo
efectuar la Administracin ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito.

1. Existen contratos que celebran las entidades pblicas cuyas condiciones generales
estipulan la presentacin de una fianza otorgada por los contratistas, o proveedores
para proseguir con su ejecucin. Algunos de stos son los contratos de obras, contratos
por adquisicin de bienes, servicios profesionales etc. que prevn el pago de anticipos o
adelantos, contra la presentacin de fianzas. Asimismo, existen transacciones por
prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a su entrega posterior, que
convienen un adelanto de recursos que debe ser salvaguardado.

2. Es importante que la administracin de la entidad, se constituya en un elemento de

control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos
siguientes:

La fianza debe ser emitida por una institucin afianzadora o aseguradora

debidamente reconocida.

39
 La recepcin del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso debe
verificarse si la fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de realizacin
automtica.
La custodia de las fianzas
El control de vencimientos de las fianzas

3. La administracin de la entidad debe informar oportunamente a los directivos sobre

los vencimientos de las fianzas, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en
cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso.

2.3.5 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL MANEJO DE CHEQUES, EFECTIVO Y

TRANSFERENCIAS BANCARIAS.

Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para la expedicin

de cheques, custodia de fondos, valores, fianzas y otros, as como la seguridad fsica
de fondos y otros valores bajo custodia.

1. El manejo de fondos a travs de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la

utilizacin de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con su uso,
pueden ser adulterados, extraviados, sustrados, etc.

2. Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques,

incluyen:

Expedicin de cheques en orden consecutivo y cronolgico, evitando reservar

cheques en blanco para operaciones futuras.
Uso de sellos protectores que impidan la adulteracin de los montos
consignados.
Uso de muebles con cerraduras adecuadas para guardar los cheques en cartera
y los talonarios de cheques no utilizados. Solo personal autorizado pueda tener
acceso a dichos muebles.
Uso de registros de cheques en cartera y cheques cancelados, que faciliten la
prctica de arqueos y la revisin de las conciliaciones.
Mecanismos de comunicacin rpida para el bloqueo de cuentas bancarias en
casos de cheques extraviados.
Uso del sello "CANCELADO" en los cheques emitidos que deben cancelarse.
Utilizacin de la leyenda PARA ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO,
NO NEGOCIABLE, y contener vigencia para cobro entre otros.
Es importante que se cuente con la poltica de firma de cheques a travs de
firmas mancomunadas.
Contar con un expediente actualizado que contenga las firmas autorizadas para
emitir cheques.

3. La administracin de la entidad tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos,

cheques, fianzas y valores negociables; por ello es conveniente que las instalaciones
fsicas de las unidades de administracin estn aseguradas con llaves, muebles
especiales, cajas fuertes, bvedas, etc. segn la necesidad de cada situacin.

40
4. Los directivos en cada entidad deben establecer procedimientos que eviten el retiro
de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias de la entidad. Asimismo, es
conveniente efectuar la recaudacin de ingresos, cobranzas, as como los pagos, a
travs de instituciones del sistema financiero.

2.3.6 USO DE SELLOS RESTRICTIVOS PARA DOCUMENTOS PAGADOS POR

TESORERA

Los comprobantes que respaldan gastos deben llevar el sello restrictivo PAGADO con
el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilizacin.

1. Los comprobantes de pago del sector pblico, se emiten para cada operacin de
gasto o salida de fondos y deben estar soportados con su documento fuente.

Esta documentacin, para ser sustento debe cumplir los requisitos establecidos por el
sistema de contabilidad y la normativa vigente.

2. El sello restrictivo permite inutilizar los comprobantes y documentos pagados,

debiendo consignar adems el nmero del cheque girado, nmero de cuenta corriente y
entidad bancaria y, la fecha del pago.

3. Una vez agotado el trmite del pago, los documentos de gasto debidamente
soportados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su
condicin de documento pagado, procedindose luego a su archivo. Este mecanismo
de control interno reduce el riesgo de utilizacin del mismo documento para respaldo de
cualquier otro gasto, indebidamente, o por error.

2.3.7 TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRNICOS

Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, debe estar sustentada en

documentos que aseguren su validez y confiabilidad.

41
1. La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre
entidades, agiliza la gestin financiera gubernamental evitando el giro de cheques por
montos significativos. Sin embargo, si bien facilitan la administracin por la velocidad
que imprimen a las transacciones, stos no generan documentacin inmediata que
sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspecto que limita la
aplicacin de controles internos convencionales.

2. Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando

los mecanismos de seguridad en el uso de contraseas (passwords), cuyo acceso debe
ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie debe conocer la
serie completa de passwords utilizados.

3. Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el

sistema de transferencia electrnica de fondos deben ser verificadas y validadas por el
signatario del password respectivo.

4. Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes

automticos, que debern constituir uno de los elementos de evidencia inmediata de la
transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los
recursos. El uso del fax es otro medio que permite contar en lo inmediato con
documentos que sustenten la naturaleza y detalles de la operacin, cuyo respaldo
formal estar sujeto a la obtencin de los documentos originales.

2.3.8 USO DEL FONDO REVOLVENTE

La entidad que por razones de necesidad y eficiencia hayan establecido el uso del
fondo revolvente o fondo fijo, deben implementar procedimientos para su manejo y
control.

1. El fondo revolvente para pagos en efectivo es de monto variable y est destinado

para atender los gastos urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques
especficos. El fondo revolvente es un monto renovable utilizado, generalmente, para
gastos menores, tambin denominado caja chica o fondo fijo. Se recomienda que el
responsable del fondo firme una carta responsiva

2. El uso de fondos revolventes en efectivo slo debe implementarse por razones de

agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto puede afectar
la eficiencia de la operacin y su monto no amerita la emisin de un cheque especfico,
se justifica la autorizacin de un pago en efectivo destinado a estas operaciones.

3. Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes y aprobar

polticas para su aplicacin, teniendo en cuenta los criterios siguientes:

Justificacin y autorizacin correspondiente para su apertura.

Indicacin del tipo de gastos a cubrir, el monto mximo de cada pago y los
niveles de autorizacin que comprenda como mnimo, al responsable de la

42
 ejecucin del gasto y al responsable de la administracin financiera o quien
haga sus veces para autorizar la entrega de fondos.
Designacin para el manejo del fondo a una persona distinta a los
responsables de giro de cheques y del registro de bancos.
Designacin de la persona encargada de efectuar arqueos sorpresivos, as
como verificar que la comprobacin atienda la normativa aplicable.
Establecimiento de procedimientos y plazos de rendicin y reposicin del
fondo.
Elaboracin de reportes peridicos de rendicin de fondos, indicando los
montos, funcin, programa, actividad o proyecto, que corresponda
presupuestalmente.

4. Corresponde a la administracin de la entidad establecer los procedimientos para el

manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

2.3.9 DEPSITO OPORTUNO EN LAS CUENTAS BANCARIAS

Los ingresos que por todo concepto perciban las entidades pblicas deben ser
depositados en cuentas bancarias nominativas en forma inmediata e intacta.

1. Los servidores a cargo del manejo de fondos deben depositarlos ntegros e intactos
en la cuenta bancaria establecida por la entidad, dentro de las veinticuatro horas
siguientes a su recepcin. Tomando en cuenta los das inhbiles.

2. En caso de que los recursos a depositar sean considerables, evaluar la conveniencia

de utilizar los servicios de empresas de seguridad en el traslado de valores.

3. Debe evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo en las entidades

pblicas, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso.

4. Es recomendable implementar polticas y procedimientos relacionados con la

recepcin de ingresos. Por ejemplo: indicar la concentracin mxima de recursos que
se puede tener en caja, etc.

2.3.10 ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES

Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes, sobre la totalidad de fondos y

valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad.

1. Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una frecuencia
mensual, a fin de determinar su existencia fsica, al igual que su concordancia con los
saldos contables.

2. Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor

responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se
realiz en su presencia y que le fueron devueltos los documentos en su totalidad.

43
3. Un arqueo conlleva la formulacin de un documento que evidencie la situacin
objetiva encontrada durante el conteo, as como las expresiones de conformidad o
disconformidad expresada por los responsables de los fondos o valores y, por los
funcionarios que intervienen en el arqueo.
4. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecta cualquier situacin de carcter
irregular, sta debe ser comunicada inmediatamente a la administracin de la entidad,
para la adopcin de las medidas correctivas que el caso amerite.

2.3.11 REQUERIMIENTOS DE COMPROBANTES DE PAGO

La administracin de la entidad antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones

contradas con proveedores, debe exigir la presentacin de comprobantes de pago
establecidos por ley.

1. El comprobante de pago es el documento que respalda la transferencia de un bien o

la prestacin de un servicio. Dicho documento debe atender la legislacin vigente
aplicable.

2. La verificacin interna de la documentacin respaldo de pagos, constituye un

mecanismo de control que permite verificar el cumplimiento de la forma establecida por
Ley para los comprobantes de pago que se entregan a entidades pblicas, como
resultado de la transferencia de un bien y/o la prestacin de algn servicio.

3. Es recomendable conservar el comprobante de pago adjunto a la pliza donde se

registro contablemente el movimiento.

2.4 DEUDA PBLICA

2.4.1 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA LA DEUDA PBLICA

Las polticas generales son el conjunto de principios que se considera necesario tener
en cuenta para la buena implementacin de una decisin. Esos principios son ocho:

1) La orientacin hacia los propsitos deseados;

2) Las prioridades ante recursos y tiempos escasos;
3) La equidad intergeneracional;
4) La estructura de la deuda sobre criterios de sostenibilidad;
5) Un marco jurdico slido;
6) Las mejores prcticas en la administracin;
7) La transparencia en todas las operaciones;
8) La fiscalizacin de todo el proceso.

Primer principio: La orientacin del crdito hacia los propsitos deseados.

Este principio obliga a los tomadores de decisiones a argumentar, de manera

responsable, por qu y para qu se requiere del crdito.

44
Este principio establece dos tendencias:

a) Cuando se tienen mrgenes de accin, de decisin y se puede planear el destino

del crdito.

b) Cuando la situacin es frgil, de riesgo o de crisis y el nico destino del crdito

es salvar temporalmente la situacin.

Un gobierno se ve precisado a obtener deuda para financiar las operaciones que no

logr cubrir con los ingresos propios tributarios y no tributarios, y que son necesarias de
realizar sin demora. Por ello se afirma que la virtud del crdito es traer un bien futuro al
presente.

El destino de los crditos tiene tres finalidades:

1. Los prstamos de inversin que financian mercancas, trabajos y servicios en

ayuda de proyectos de desarrollo econmico y social en una amplia gama de
sectores.
2. Los prstamos de desarrollo para la ejecucin de polticas pblicas.
3. Los prstamos para reformas estructurales, financieras y sociales, y para mejorar
la administracin de recursos del sector pblico.

Segundo principio: Las prioridades ante recursos y tiempos escasos.

El segundo principio establece la obligacin de jerarquizar las necesidades pblicas y

sociales que requieren del crdito; y conforme a ellas, actuar. Tomando en cuenta el
monto y el tiempo que se requiere para lograr que el crdito sea utilizado
eficientemente.

Muchas veces los organismos internacionales, sobre todo el Banco Mundial, ofrecen a
los pases crditos blandos para determinados objetivos que en s mismos son
inobjetables, pero que no necesariamente son los que ayudaran a detonar el crculo
virtuoso. Quin objetara un crdito para la construccin de vivienda para los sin
techo? moralmente nadie. Pero en trminos de finanzas pblicas es posible que no sea
lo conveniente.

Un programa de empleo podra producir dos efectos: que los sin techo tengan liquidez y
que puedan construir sus casas con sus propios recursos.

En una argumentacin hacia el absurdo, un pas podra obtener muchos crditos de

ayuda social, no resolver el problema de los marginados y aumentar, a niveles
insostenibles, su dficit presupuestal.

Por ello, este principio sienta la necesidad de que los que toman las decisiones
establezcan las prioridades del financiamiento.

45
Para la comprensin de este principio es conveniente reflexionar sobre cmo podemos
clasificar a la deuda para que nos ayude a jerarquizar las prioridades de destino.

La deuda se clasifica en cuanto a su destino en:

1.- Deuda lastre, pasiva y activa.

La deuda se clasifica conforme a la generacin de flujos para su pago en:

2.- Deuda auto-liquidable o no auto-liquidable.

1.-La deuda lastre: Es la obligacin en la que incurre un gobierno cuando su gasto no

slo no aumenta la capacidad productiva de la comunidad, sino por el contrario,
provoca distorsiones en la cuenta pblica y resulta daina a la economa en su
conjunto.

2.- La deuda pasiva: Es la que el gobierno contrata para proporcionar ciertos

servicios tiles, pero que no produce por s misma ingresos ni aumenta directamente
la eficacia y productividad del trabajo o del capital.

3.- La deuda activa: Es la que contrata el estado y que se destina de manera directa
o indirecta a incrementar la capacidad productiva de la comunidad.

4.- La deuda autoliquidable: Es aquella que fue invertida en empresas que producen
un ingreso monetario, que incluye una utilidad o remanente, que puede ser aplicado al
pago del emprstito.

5.- La deuda no-auto-liquidable: Es la que se ejerce en obras y servicios que no

proporcionan ingresos monetarios. Desde este punto de vista, es necesario que los
efectos de la deuda sean los deseados de acuerdo con las prioridades establecidas.

Tercer principio: Equidad intergeneracional

Al optar por el endeudamiento para financiar una poltica o una obra pblica, debe
tomarse en cuenta que el bienestar presente no afecte el crecimiento econmico y el
bienestar social de las generaciones futuras.

En trminos de una equidad intergeneracional, el gasto corriente del gobierno debera

financiarse va impuestos o va ahorros, mientras que el de inversin podra financiarse
con deuda para ser pagada sin dificultad con los frutos de esas inversiones.

Si se efectuaron de manera correcta las estimaciones sobre el costo financiero, las

condiciones en las que se desenvolver la economa interna y el entorno, no debe
haber problema para acudir al endeudamiento en aras de financiar el desarrollo.

Cuarto principio: Estructura de la deuda sobre principios de sostenibilidad

46
La poltica general de deuda debe asegurar que las necesidades de financiamiento del
gobierno y el cumplimiento de sus obligaciones de pago se satisfacen, en el corto,
mediano y largo plazo, al ms bajo costo posible en forma compatible con el nivel
prudente de riesgo.

La evaluacin de la estructura de la deuda consiste en un ejercicio en el que se

debern combinar sus distintas variables: monedas, tasas de inters, plazos,
instrumentos y entidades gubernamentales contratantes.

En general, los indicadores que se han de considerar para evaluar los problemas a los
que se puede enfrentar un gobierno, por la manera como tiene estructurada su deuda,
son los siguientes:

Perfil de vencimientos de la deuda.

Diversificacin de los instrumentos de deuda.
Relacin entre la deuda de mercado (bonos) y la deuda contratada (crditos
bancarios).
Verificacin de las prcticas de administracin de deuda, para comprobar que
incluyen un sistema de objetivos, como base para medir el desempeo del
portafolio de la deuda.

47
Quinto principio: Un marco jurdico slido

El marco legal debe establecer claramente la competencia para contraer deudas, emitir
nuevos instrumentos, invertir los recursos, otorgar garantas y, en general, realizar
cualquier tipo de transacciones que se requieran a este respecto. El marco jurdico
deber contener:

La definicin expresa de los objetivos y destino de la deuda.

Las entidades autorizadas para aprobar y contratar prstamos.
Los casos y condiciones en las que el gobierno otorga su aval o garanta.
El poder responsable de la formulacin de polticas y estrategias en materia de
deuda.
Las obligaciones respecto a la publicacin de informes sobre el estado de la
deuda y, en general, sobre el acceso de la sociedad a la informacin.
Las facultades y responsabilidades de la entidad de fiscalizacin.

Sexto principio: Las mejores prcticas de administracin

Este principio establece que las mejores prcticas deben asegurar el honrar los
compromisos adquiridos; proporcionar la informacin de calidad para la toma de
decisiones y asegurar el alcance de los objetivos deseados en la contratacin de deuda
pblica.

Sptimo principio: La transparencia en todas las operaciones

Se define a la transparencia como el cumplimiento de las garantas de revelacin con la

suficiencia que esperan los ciudadanos de sus gobiernos, al contratar y administrar
deuda pblica. No hay pasivos ocultos ni zonas opacas en la contratacin y
administracin de la deuda. La transparencia establece tres premisas:

Contribuye a crear un entorno econmico predecible.

Promueve las mejores prcticas de gobierno.
Fomenta la responsabilidad y la democracia.

Octavo principio: La fiscalizacin de todo el proceso

La contratacin y administracin de la deuda debe estar sujeta a una evaluacin

externa e independiente de quien contrata y administra.

Las buenas prcticas deben incluir la realizacin de auditoras independientes OFS,

despachos externos-, cuyos informes sean entregados al Poder Legislativo y a la
sociedad en general.

El objetivo de la fiscalizacin ser promover la responsabilidad en la contratacin y

administracin de la deuda. Como complemento deben existir mecanismos que

48
permitan asegurar que se adopten medidas correctivas ante comprobaciones adversas
de los informes de auditora.

El control externo e independiente, junto con la transparencia, constituyen una garanta

de confianza ciudadana.

2.4.2 CONTABILIDAD DE LA DEUDA PBLICA

Debe implementarse un adecuado sistema de contabilidad de la deuda pblica que

permita el registro de las operaciones de endeudamiento, asegurando la preparacin de
informacin financiera detallada, confiable y oportuna.

1. Un sistema de contabilidad adecuado, constituye un elemento necesario para contar

con informacin vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las
operaciones de endeudamiento pblico debe tener un diseo apropiado a las
caractersticas y necesidades de estas operaciones, as como permitir el registro
actualizado de la deuda, asegurando que informacin pueda incluirse en la base de
datos financiera del sistema de contabilidad gubernamental.

2. El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica,

debe brindar la posibilidad de registrar informacin de prstamos relacionndolos con
los proyectos financiados por ellos; actualizar desembolsos en forma automtica;
identificar atrasos en el pago del servicio de la deuda; calcular las tablas de
amortizacin; y, preparar reportes.

La contabilidad del endeudamiento mediante sistemas computarizados, debe producir

reportes sobre el estado de la deuda pblica detallando: amortizacin, intereses,
comisiones, moras, etc. para ser conciliados con el presupuesto.

3. Los estados financieros de la deuda deben reflejar la deuda, identificando conceptos

y categoras como: emisin de bonos, certificados u otros ttulos-valor, contratos de
prstamo, deuda privada avalada por el Estado, convenios, renegociacin y otros.

4. Corresponde a la administracin de la entidad, impulsar la implementacin de un

sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus
recursos disponibles, as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los
aspectos de soporte tcnico, mantenimiento y seguridad del sistema.

49
2.4.3 CONTROL DEL MANEJO DE LA DEUDA PBLICA

La administracin de la entidad debe establecer registros detallados que permitan

organizar y clasificar la documentacin correspondiente, as como los procedimientos
para asegurar un adecuado control de las operaciones de endeudamiento.

2.5 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

La contabilidad gubernamental tiene como misin producir informacin financiera

sistematizada, ntegra, exacta y confiable. Los estados financieros que produce la
contabilidad son definitivos, permanentes y verificables, toda vez que se procesan bajo
criterios tcnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los
profesionales contables, lo que brinda garanta a los usuarios de sus reportes. La toma
de decisiones debe estar basada en la informacin financiera preparada por el rea de
contabilidad de la entidad pblica.

2.5.1 APLICACIN DE LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas de contabilidad

gubernamental, para el registro de las operaciones y la preparacin de informacin
financiera.

Los principios de contabilidad gubernamental, normas y procedimientos adoptados

constituyen la base contable para la preparacin y presentacin de estados financieros
y cualquier otra informacin financiera para la toma de decisiones.

Las Normas Informacin Financiera NIFs-, emitidas por el Instituto Mexicano de

Contadores Pblicos, son aplicables, en tanto no generen conflicto con los principios de
contabilidad gubernamental.

2.5.2 ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE

Cada entidad debe organizar e implementar un sistema contable, que le permita

proporcionar con oportunidad informacin financiera para la toma de decisiones.

Los sistemas de contabilidad debern disearse y operarse en forma tal que faciliten la
fiscalizacin de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos y avances de la ejecucin
de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del
gasto pblico estatal o municipal, segn corresponda.

1. El sistema contable de cada entidad se sustenta en los postulados de las NIFs y

comprende, entre otros, el plan contable gubernamental, procedimientos contables,
libros, registros y archivos de las operaciones.

2. Cada entidad es responsable de establecer y mantener su sistema contable dentro

de los parmetros sealados por la normativa aplicable, el cual debe disearse para

50
satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos niveles de la
administracin de la entidad, as como para proporcionar, en forma oportuna estados
financieros e informacin financiera que se requiera para tomar decisiones sustentadas
en el conocimiento real de sus operaciones.

3. Una organizacin adecuada del procesamiento contable, proporciona seguridad

razonable sobre la validez de la informacin que produce. La eficiencia de la
organizacin contable constituye un elemento del control interno, orientado a que:

Las operaciones se efecten de acuerdo con las autorizaciones establecidas

en la entidad.
Las operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las
cuentas apropiadas, y en el perodo correspondiente.
Se mantenga el control de los activos para su correspondiente registro y
salvaguarda.
La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y practicas
contables establecidas y declaradas por la entidad
Se elaboren los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y
por las necesidades gerenciales.

2.5.3 CONCILIACIN DE SALDOS

Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propsito de asegurar la

concordancia de la informacin financiera preparada por el rea contable, con la
situacin real.

1. Se define la conciliacin como el procedimiento de cotejo de informacin que se

realiza entre dos fuentes distintas, con el objeto de verificar su conformidad y
determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado.

2. Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de

una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre
los datos de dos fuentes diferentes internas, o de una interna con otra externa,
proporcionan confiabilidad sobre la informacin financiera registrada; permite detectar
diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando son necesarios.

3. Debe ser objeto de conciliacin por parte de los rganos responsables de la

contabilidad:

Los saldos de cuentas que representen disponibilidad de fondos (caja y

bancos) contra los arqueos efectuados y los estados bancarios.
Los saldos de cuentas colectivas que representen obligaciones de la entidad
(cuentas por cobrar o cuentas por pagar), contra registros analticos
respectivos. Los saldos individuales pueden adems re-confirmarse con los
acreedores o deudores, segn corresponda.

51
 Los saldos de cuentas que representen existencia de bienes de consumo
(almacenes, existencias, etc.) o bienes patrimoniales (activos fijos en
general), contra los inventarios fsicos.

2.5.4 INTEGRACIN CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS

La contabilidad gubernamental debe constituir el elemento integrador de todo proceso

que tenga incidencia financiera. Constituye la base de datos de un sistema de
informacin financiera.

1. La contabilidad debe constituir una base de datos financiera actualizada y confiable

para mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin
financiera vlida y confiable para la toma de decisiones y responsabilidad, de los
funcionarios que administran fondos pblicos.

2. La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque recibe las

entradas de las transacciones de presupuesto, tesorera, deuda pblica y otras reas,
los clasifica, sistematiza y ordena, para luego producir informacin actualizada y
confiable (salidas), para el uso interno por la direccin; as como para otros niveles de
usuarios como, auditoria interna o externa, titular de la entidad, otras entidades,
organismos oficiales, etc.

3. En cada unidad de contabilidad se debe reflejar la integracin contable de sus

operaciones presupuestales, operaciones sobre el movimiento de fondos, bienes y
otros.

2.5.5 DOCUMENTACIN RESPALDO DE LAS OPERACIONES

Las entidades pblicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las
operaciones y actos administrativos, cuenten con la documentacin que los respalde,
para su verificacin posterior.

1. Una entidad pblica debe disponer de evidencia documental de sus operaciones.

Esta documentacin debe estar disponible para su verificacin por parte del personal
autorizado de los rganos de control internos o externos.

2. La documentacin sobre operaciones y contratos y otros actos importantes debe ser

integra y exacta, as como permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o
despus de su realizacin por los rganos de control internos o externos.

3. Corresponde al rgano de administracin financiera de cada entidad establecer los

procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la
conservacin y custodia de la documentacin sustento, durante el perodo de tiempo
que fijan las disposiciones legales vigentes.

4. Algunos criterios para velar que la documentacin soporte est completa son los
siguientes:

52
 La documentacin soporte es completa cuando cuente con todos los
elementos necesarios para respaldar las transacciones.
Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y
reflejan la naturaleza de las operaciones y corresponde a montos exactos.
Los documentos originales que respaldan transacciones deben estar
registrados y archivados en forma ordenada e identificable, de acuerdo con
los sistemas de archivos utilizados.
Cumplir con la legislacin y normativa vigente aplicable.

5. La documentacin soporte de transacciones financieras, operaciones administrativas

o decisiones institucionales, debe estar a disposicin, para acciones de verificacin o
auditoria, as como para informacin de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus
derechos.

2.5.6 OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO Y PRESENTACIN DE LA INFORMACIN

FINANCIERA

Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los

niveles de decisin pertinentes.

Las operaciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin

de que la informacin contine siendo relevante y til para los directivos de la
entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de
decisiones.
El registro inmediato de la informacin es un factor esencial para asegurar la
oportunidad y confiabilidad de la informacin. Este criterio es vlido para todo el
ciclo de vida de una operacin y comprende: inicio y autorizacin, los aspectos
de la operacin mientras se ejecuta y, anotacin final en los registros contables
pertinentes.
La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que
los directivos de la entidad dispongan de informacin confiable. Una
clasificacin apropiada implica organizar y procesar la informacin, a partir de la
cual son elaborados los reportes y los estados financieros de la entidad.
La informacin financiera que formulan las entidades obligadas a llevar
contabilidad gubernamental, debe ser presentada oportunamente en los plazos
sealados por la autoridad competente. Su cumplimiento es responsabilidad de
los funcionarios comprometidos con la funcin financiera.
El incumplimiento en la presentacin de informacin financiera o el retraso en el
cumplimiento del plazo de presentacin compromete la responsabilidad del
titular de la entidad pblica.

2.6 ADQUISICIONES, SERVICIOS GENERALES Y MATERIALES Y SUMINISTROS.

2.6.1 LOS OBJETIVOS ESPECFICOS EN LAS ADQUISICIONES.

53
 1. Promover la eficiencia y eficacia en los procesos de adquisiciones llevados a
cabo.
2. Promover los mecanismos que permitan transparentar los procesos de
adquisiciones.

3. Proporcionar un documento que sirva como referencia para llevar a cabo los
procesos de adquisiciones.
4. Llevar a cabo una prctica organizada, sistemtica y con apego a la normativa de
los procesos de adquisiciones.

Las adquisiciones como actividad de apoyo a la gestin institucional de la entidad, debe

contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que requiere la entidad. Su
actividad se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son
utilizados por la entidad. La verificacin peridica de bienes, con el objeto de establecer
si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones
adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o dispendio, constituyen prcticas que
salvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen los controles
internos de esta rea.

2.6.2 CRITERIOS DE ECONOMA, AUSTERIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTAL

En toda transaccin de bienes o servicios, as como en las dems actividades de

gestin, deber tenerse presente, el criterio de economa.

En su sentido ms amplio economa en la gestin de una entidad pblica, significa,

administracin recta y prudente de los recursos pblicos. Es decir, orden en el gasto
presupuestal, ahorro de trabajo, dinero, buena distribucin de tiempo y otros asuntos.

La adquisicin econmica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad

apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en una entidad deben
efectuarse asegurando los costos operativos mnimos, sin disminuir la calidad de los
servicios brindados.

Corresponde a la administracin, impartir las polticas necesarias, que permitan al

personal encargado de los procesos de adquisicin de bienes y prestacin de servicios
adoptar la aplicacin del criterio de economa en sus actividades.

2.6.3 PLANEACIN, PROGRAMACIN Y PRESUPUESTACIN DE LAS

ADQUISICIONES.

Las entidades, deben planear, programar y presupuestar las adquisiciones y

arrendamientos de bienes muebles as como la contratacin de servicios, de acuerdo
con lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y
Contratacin de Servicios del Sector Pblico en el Estado de Guanajuato y su
reglamento.

54
En la planeacin de las adquisiciones, arrendamientos y contratacin de servicios que
realicen se atender a:

a) Los objetivos, prioridades, polticas y previsiones establecidos en los

proyectos, planes y programas del gobierno estatal y municipal;

b) Los objetivos, metas, previsiones y recursos establecidos en el

presupuesto anual.

Las entidades de acuerdo con lo establecido en la Ley de Adquisiciones,

Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Sector Pblico en el
Estado de Guanajuato; realizarn la planeacin de sus adquisiciones, arrendamientos y
contratacin de servicios formulando sus programas anuales y los que abarquen ms
de un ejercicio presupuestal, considerando:

a) Los objetivos y metas a corto y mediano plazo;

b) La disponibilidad de los bienes en cuanto a cantidad, calidad, avances tcnicos y

plazos estimados de suministro as como los servicios que satisfagan sus
requerimientos;

c) La calendarizacin fsica y financiera de los recursos necesarios, y

d) Las dems previsiones que deban considerarse para la adecuada planeacin y

operacin de los programas correspondientes.

Los departamentos o reas estn obligados a remitir a la tesorera, rea administrativa

o al departamento de adquisiciones, segn sea el caso, la informacin correspondiente
en los trminos y plazos que se fijen. Para que se puedan prever los recursos
correspondientes y elaborar los presupuestos y programas de adquisiciones,
arrendamientos y servicios.

El presupuesto destinado a adquisiciones, arrendamientos y contratacin de servicios,

se sujetar a lo previsto en el Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal
correspondiente.

Slo en casos excepcionales y debidamente justificados, conforme a la Ley para el

Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de
Guanajuato, se podrn llevar a cabo adquisiciones, arrendamientos y contratacin de
servicios que comprometan recursos de ejercicios presupuestarios posteriores.

55
2.6.4 FLUJOGRAMAS DE OPERACIN DE LOS PROCESOS PARA LA
ADQUISICIN DE BIENES Y/O SERVICIOS.

Compra Directa

Inicio

El rea solicitante de acuerdo a sus

necesidades y basado en la planeacin y La persona encargada del
programacin del ejercicio, genera y enva al departamento de adquisiciones
rea administrativa la requisicin recibe la requisicin enviada
debidamente firmada por personal facultado y por el rea solicitante, verifica si
En caso de que no
estampando el sello oficial del rea, debiendo est en su presupuesto
tenga saldo disponible
contener la descripcin del bien, su valor asignado autorizado y tiene
se devuelve
aproximado y partida presupuestal a la cual se saldo disponible para efectuar
aplicar el importe de la adquisicin a efecto la compra. En caso de que si
de que sta verifique si el rea solicitante, en tenga saldo disponible lo firma
su presupuesto asignado autorizado, tiene de autorizado.
saldo disponible para efectuar la compra

El proveedor y/o
prestador de servicios
procede a surtir los
bienes y/o servicios, los
entrega al departamento
de compras
conjuntamente con la
factura.
Se elabora el pedido y se
Se analiza la requisicin
notifica al rea solicitante Se elige el
y se cotiza para optar por
para que se d por proveedor
la mejor opcin en
enterada de que fue
calidad y precio.
ejecutada su compra

El departamento de compras recibe

los bienes y/o servicios, la factura y la
orden de pedido y coteja que los Se entrega el bien al rea
bienes correspondan a los solicitados que lo solicit.
y los descritos en la factura.
En caso que sean los bienes
solicitados, revisa la factura y verifica El proveedor y/o prestador
que contenga los requisitos de servicios recibe toda la
establecidos por la tesorera, de documentacin y acude al
conformidad con lo que establece el rea administrativa para
artculo 58 de la LPECRP. tramitar el cobro.
En caso afirmativo, firma de recibido
la factura, estampa el sello oficial de
la dependencia, elabora la orden de El rea de adquisiciones
pago y todos los documentos los Cuando proceda se
integra un expediente de
regresa al proveedor y/o prestados llevar a cabo el alta
la compra.
de servicios para que tramite el cobre y registro del bien
en el rea de tesorera. en el inventario as
como el resguardo
respectivo. Art. 255
LHMEG.
Se reciben los
El rea administrativa
Fin documentos, estampando
efecta el pago.
la fecha de recepcin.

LPECRP Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.
LHMEG Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.

56
Compra directa con cotizacin de tres proveedores

Inicio

El rea solicitante de acuerdo a sus necesidades

La persona encargada del
y basado en la planeacin y programacin del
departamento de adquisiciones
ejercicio, genera y enva al rea administrativa la
recibe la requisicin enviada por
requisicin debidamente firmada por personal
el rea solicitante, verifica si est En caso de que no
facultado y estampando el sello oficial del rea,
en su presupuesto asignado tenga saldo disponible
debiendo contener la descripcin del bien, su
autorizado y tiene saldo se devuelve
valor aproximado y partida presupuestal a la cual
disponible para efectuar la
se aplicar el importe de la adquisicin a efecto
compra. En caso de que si tenga
de que sta verifique si el rea solicitante, en su
saldo disponible lo firma de
presupuesto asignado autorizado, tiene saldo
autorizado.
disponible para efectuar la compra

Se elabora el pedido y se El acta del Comit en la

notifica al rea solicitante
para que se d por
enterada de que fue
ejecutada su compra
cual quedo asentado el El Comit Se analiza la requisicin y
proveedor que se eligi, se cotiza para optar por la
elige el
se turna al departamento mejor opcin en calidad y
proveedor
de adquisiciones. precio.

El proveedor y/o prestador Se elabora el

de servicios procede a cuadro
surtir los bienes y/o comparativo y se
servicios, los entrega al turna al Comit de
departamento de compras Adquisiciones.
conjuntamente con la
factura.

El departamento de compras recibe los

bienes y/o servicios, la factura y la
orden de pedido y coteja que los Se entrega el bien al
bienes correspondan a los solicitados y rea que lo solicit.
los descritos en la factura.
En caso que sean los bienes solicitados,
revisa la factura y verifica que contenga El proveedor y/o prestador
los requisitos establecidos por la de servicios recibe toda la
tesorera, de conformidad con lo que documentacin y acude al
establece el artculo 58 de la LPECRP. rea administrativa para
En caso afirmativo, firma de recibido la tramitar el cobro.
factura, estampa el sello oficial de la
dependencia, elabora la orden de pago
El rea de adquisiciones
y todos los documentos los regresa al Cuando proceda se
integra un expediente
proveedor y/o prestados de servicios llevar a cabo el alta y
de la compra.
para que tramite el cobre en el rea registro del bien en el
administrativa. inventario as como el
resguardo respectivo.
Art. 255 LHMEG.

Se reciben los documentos,

El rea administrativa
Fin estampando la fecha de
efecta el pago.
recepcin.

LPECRP Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.
LHMEG Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.

57
Adquisicin por licitacin restringida

Inicio

El rea solicitante de acuerdo a sus necesidades y basado en

la planeacin y programacin del ejercicio, genera y enva al
rea administrativa la requisicin debidamente firmada por
personal facultado y estampando el sello oficial del rea,
debiendo contener la descripcin del bien, su valor
aproximado y partida presupuestal a la cual se aplicar el
importe de la adquisicin a efecto de que sta verifique si el
rea solicitante, en su presupuesto asignado autorizado,
tiene saldo disponible para efectuar la compra

La persona encargada del departamento de adquisiciones

recibe la requisicin enviada por el rea solicitante, verifica si En caso de que no
est en su presupuesto asignado autorizado y tiene saldo tenga saldo disponible
disponible para efectuar la compra. En caso de que si tenga se devuelve
saldo disponible lo firma de autorizado.

Se elaboran las solicitudes de cotizacin, seleccionando

cuando menos a tres personas inscritas en el padrn de
proveedores, en dichas peticiones se enlista y describe el
bien o los diferentes bienes que se van a adquirir, as como
las condiciones generales, en su caso, de garantas y de
entrega.

Se elaboran las invitaciones, donde se enlistan las diversas

condiciones bajo las cuales se va a ejecutar la compra
especificando la fecha y lugar donde se recibirn las ofertas,
horario y lugar donde se realizar la apertura y fecha de fallo.

Se envan las invitaciones y las solicitudes de cotizacin a los

proveedores invitados va fax o entregndosela en forma
personal.

Si no se cuenta con el mnimo de

Se reciben las propuestas en sobre cerrado. proveedores, se cancela el acto.

Si se cuenta como mnimo con tres ofertas en sobres

cerrados se realiza la apertura de ofertas con o sin la
presencia de los licitantes.

El Comit lleva a cabo el anlisis de las ofertas presentadas,

elabora el cuadro comparativo y emite el fallo de adjudicacin
en el plazo que establece la convocatoria, comunicando a los
licitantes el mismo. Contina

58
 Se elabora el pedido y se notifica al rea solicitante para que
se d por enterada que fue ejecutada su compra.

El proveedor y/o prestador de servicios procede a surtir los

bienes y/o servicios, los entrega al departamento de
adquisiciones conjuntamente con la factura.

El departamento de compras recibe los bienes y/o servicios, la

factura y la orden de pedido y coteja que los bienes
correspondan a los solicitados y los descritos en la factura.
En caso que sean los bienes solicitados, revisa la factura y
verifica que contenga los requisitos establecidos por la
tesorera, de conformidad con lo que establece el artculo 58
de la LPECRP.
En caso afirmativo, firma de recibido la factura, estampa el
sello oficial de la dependencia, elabora la orden de pago y
todos los documentos los regresa al proveedor y/o prestados
de servicios para que tramite el cobre en el rea
administrativa.

El rea de adquisiciones
Se entrega el bien al rea
integra un expediente de
que lo solicit.
la compra.

Se lleva a cabo el alta y

El proveedor y/o prestador de servicios recibe toda la registro del bien en el
documentacin y acude al rea administrativa para tramitar el inventario as como el
cobro. resguardo respectivo. Art.
255 LHMEG.

Se reciben los documentos, estampando la fecha de

recepcin.

El rea administrativa efecta el pago.

Fin

Termina

LPECRP Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.
LHMEG Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.

59
Adquisicin por licitacin pblica.

Inicio

El rea solicitante de acuerdo a sus necesidades y basado en

la planeacin y programacin del ejercicio, genera y enva al
rea administrativa la requisicin debidamente firmada por
personal facultado y estampando el sello oficial del rea,
debiendo contener la descripcin del bien, su valor
aproximado y partida presupuestal a la cual se aplicar el
importe de la adquisicin a efecto de que sta verifique si el
rea solicitante, en su presupuesto asignado autorizado,
tiene saldo disponible para efectuar la compra

La persona encargada del departamento de adquisiciones

recibe la requisicin enviada por el rea solicitante, verifica si En caso de que no
est en su presupuesto asignado autorizado y tiene saldo tenga saldo disponible
disponible para efectuar la compra. En caso de que si tenga se devuelve
saldo disponible lo firma de autorizado.

Se hace una consolidacin de todas las solicitudes de los

materiales afines para definir el o los anexos a concursar.

Se elaboran las bases y se asignan las fechas para llevar a

cabo la licitacin.

Se convoca al Comit a travs de una orden del da para

presentar las bases y anexos para su anlisis y su
autorizacin.

Una vez decidido que el tipo de compra es por licitacin

pblica, se elabora la convocatoria y se somete a
autorizacin del rgano del gobierno.

Una vez aprobadas las bases de la convocatoria, el Comit

ser el responsable de la difusin y publicacin de las
mismas.

Venta de la bases.

Se hace una recepcin de preguntas por escrito en los

trminos de bases, las cuales muestran las dudas que los
proveedores tienen al respecto de las bases.

Se hace una junta de aclaracin para dar lectura a las

preguntas enviadas por los proveedores y respuestas
respectivas, debiendo formar parte integral del acta que se
Continua
levante para tal efecto.

60
 Se hace una recepcin y apertura de las propuestas tcnicas
y de las propuestas econmicas. El Comit levanta un acta
circunstanciada de dicho acto en la que se har constar las
ofertas aceptadas y sus importes y las ofertas desechadas y
su causa.

Se analizan las propuestas para ver si corresponden con las

caractersticas y condiciones solicitadas en las bases.

Se elabora por parte del rea solicitante una tabla comparativa

El Comit formula el fallo de
relativa a los aspectos tcnicos y por el rea de adquisiciones
adjudicacin.
una tabla comparativa de precios.

Se da a conocer el fallo a
cada uno de los licitantes.

El departamento de compras recibe los bienes y/o servicios, la

factura y la orden de pedido y coteja que los bienes
Se elabora el
correspondan a los solicitados y los descritos en la factura.
contrato.
En caso que sean los bienes solicitados, revisa la factura y
verifica que contenga los requisitos establecidos por la
tesorera, de conformidad con lo que establece el artculo 58
de la LPECRP.
En caso afirmativo, firma de recibido la factura, estampa el
sello oficial de la dependencia, elabora la orden de pago y Se podr prorrogar la
todos los documentos los regresa al proveedor y/o prestados entrega de los bienes por
de servicios para que tramite el cobre en el rea causa justificada siempre y
administrativa. cuando nos e exceda de
una tercera parte del tiempo
inicialmente convenido.

El rea de adquisiciones
Se entrega el bien al rea
integra un expediente de
que lo solicit.
la compra.
En caso de moratoria en la
entrega de los bienes, el
rea de pagos realizar el
clculo de la sancin
procedente.

El proveedor y/o prestador de servicios recibe toda la

documentacin y acude al rea administrativa para tramitar el
cobro.

Se lleva a cabo el alta y

Se reciben los documentos, estampando la fecha de registro del bien en el
recepcin. inventario as como el
resguardo respectivo. Art.
255 LHMEG.
El rea administrativa efecta el pago.

Fin
Termina

LPECRP Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.
LHMEG Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.

61
2.6.5 ALMACN E INVENTARIOS

Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar fsicamente a travs del
almacn, antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos
requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita o en el caso
de que por las caractersticas de lo adquirido no sea fsicamente posible su
ingreso es recomendable que un representante del rea administrativa o almacn
para hacer su resguardo correspondiente, asignar el nmero de identificacin y
actualizar inventarios . Ello permitir un control efectivo de los bienes adquiridos.

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar

adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio
fsico necesario, que permita el arreglo y disposicin conveniente de los bienes,
as como el control e identificacin de los mismos.

Las personas a cargo del almacn tienen la responsabilidad de acreditar en

documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los
requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas), as como los que salen.

La administracin establecer un sistema apropiado para la conservacin,

seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.

Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro

permanente del movimiento de stos, por unidades de iguales caractersticas.
Slo las personas que laboran en el almacn deben tener acceso a sus
instalaciones, y distribuir los bienes segn requerimiento.

2.6.6 TOMA DE INVENTARIOS FSICOS

Cada entidad debe practicar por lo menos anualmente inventarios fsicos de los
activos fijos o segn las necesidades de la entidad, con el objeto de verificar su
existencia fsica y estado de conservacin.

La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar fsicamente los

bienes con que cuenta cada entidad, a una fecha dada; con el fin de asegurar su
existencia real.

La toma de inventarios permite contrastar los resultados obtenidos valorizados,

con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las
diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso. Este
procedimiento debe cumplirse por lo menos, una vez al ao o dependiendo de las
necesidades de la entidad.

Para efectuar una adecuada toma fsica de inventarios, es necesario que la

administracin de la entidad, emita previamente por escrito, procedimientos claros
y sencillos, de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal
que participa en este proceso.

62
El personal que interviene en la toma de inventarios fsicos, debe ser
independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los
activos, salvo para efectos de identificacin.

Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y

conciliacin con la informacin contable, deben investigarse, y luego practicar los
ajustes correspondientes, previa autorizacin del funcionario responsable.

La administracin de la entidad debe aprobar los procedimientos que permitan a

los responsables del manejo de los bienes, emitir reportes respecto al estado de
uso y conservacin de stos, lo que fortalecer el control interno y mejorar la
eficiencia en su utilizacin. Esta debe mostrar en todo momento una actitud
responsable y positiva, respecto al control de los bienes con que cuenta la entidad,
mediante la prctica de inventarios parciales.

Cuando la entidad contrate los servicios de una firma privada para llevar a cabo la
toma de inventarios fsicos, el producto final presentado as como la base de datos
debe tener la conformidad del rea contable, en forma previa a la cancelacin de
dicho servicio.

Esto tambin es aplicable para la realizacin de los inventarios fsicos de almacn,

se aplicarn los mismos criterios antes establecidos, no debiendo intervenir en
dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes.

2.6.7 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO

Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la
entidad, deben ser dados de baja oportunamente.

La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar todos aquellos bienes,

que han perdido la posibilidad de ser utilizados en la entidad, por haber sido
expuestos a acciones de diferente naturaleza, como las siguientes:

Obsolescencia: Inoperancia de los bienes, producidos por los cambios y

avances tecnolgicos.
Dao: Desgaste o afectacin de los bienes.
Deterioro: Debido al uso continuo de los mismos.
Prdida: Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o
circunstancias fortuitas.
Destruccin: Afectacin de los bienes de los bienes por causas ajenas al
manejo institucional, (inclemencias del tiempo, actos de violencia, etc.)
Excedentes: Bienes operativos que no se utilizan y se presume que
permanecern en la misma situacin por tiempo indeterminado.
Mantenimiento y/o reparacin onerosa: Cuando el costo de mantenimiento
y/o reparacin de un bien es significativo, en relacin a su valor.

63
 Reembolso y /o reposicin: Opera para los bienes asegurados cuando los
documentos contractuales correspondientes as lo determinan.
Cualquier otra causa justificable deber sustentarse.

Las causas antes sealadas, y otras que priven a la entidad del uso de los bienes,
requieren una respuesta oportuna de la administracin, la misma que, previa
calificacin y justificacin documentada e investigacin de ser el caso, debe
proceder a dar de baja a tales bienes, conforme a las disposiciones por la
administracin de la entidad y su rgano de control interno emitidas de
conformidad con las normas legales vigentes.

Corresponde a la entidad establecer los procedimientos administrativos para el

tratamiento de la baja de bienes por las razones mencionadas anteriormente, de
conformidad con las normas legales vigentes. Igualmente, tales procedimientos
deben regular las acciones que deben adoptar las entidades para los casos de
transferencia, subasta, incineracin y/o destruccin o donacin de su patrimonio
mobiliario.

2.6.8 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO

La administracin de la entidad debe preocuparse en forma constante por el

mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado
ptimo de funcionamiento y prolongar su perodo de vida til.

El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que adopta la

administracin de la entidad en forma preventiva, para garantizar el
funcionamiento normal, y/o prolongar la vida til de los mismos.

Debe disearse y ejecutarse programas de mantenimiento preventivo, a fin de no

afectar la gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer
los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales
programas, as como se cumplan sus objetivos.

La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de

mantenimiento, debe estar debidamente justificada y fundamentada por el
responsable que solicita el servicio.

La administracin, antes de proceder a la contratacin de empresas que presten

servicios de mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta rama,
cumplimiento oportuno, calidad del servicio, as como verificar que se encuentre
formalizada su situacin jurdica.

2.6.9 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE BIENES

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el

que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservacin, y custodia, de
ser el caso.

64
 Acceso: Es la facultad que tienen las personas autorizadas para poder
utilizar los bienes de una entidad y/o ingresar a sus instalaciones.
Uso: Es la accin de utilizacin permanente de un bien, asignado a una
persona.
Custodia: Es la responsabilidad que asume una persona por el cuidado
fsico de un bien.

Los servidores que laboran en una entidad deben ser los nicos autorizados para
utilizar los bienes asignados, quienes estn en la obligacin de utilizarlos
correctamente, y velar por su conservacin.

Es necesario establecer por escrito, la responsabilidad de custodia de los bienes

de activo fijo, a las personas que exclusivamente los utilizan, a fin de que sean
protegidos del uso indebido, o acceso de personas ajenas a la entidad. Es
recomendable que en este mismo escrito se establezcan las acciones a seguir en
estas circunstancias.

En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es

responsabilidad de la administracin de la entidad, definir los aspectos relativos a
su custodia y verificacin, de manera que stos sean utilizados correctamente, y
para los fines de la entidad.

Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los

bienes, deben ser reportados a la administracin de la entidad, por el personal
responsable del uso y custodia de los mismos, a efecto de que adopten las
acciones correctivas del caso.

65
2.6.10 CONTROL SOBRE VEHCULOS OFICIALES

Es necesario que la administracin de la entidad cuente con un expediente de

cada vehculo que contenga copia de la factura, pliza de seguro, copia de la
tarjeta de circulacin, copia de las licencias de conductor vigentes.

Debe procurarse que los vehculos de propiedad de la entidad, sean utilizados

exclusivamente en actividades oficiales.

Los vehculos constituyen un activo fijo de apoyo a las actividades que desarrolla
el personal de una entidad. Su cuidado y conservacin debe ser una preocupacin
constante de la administracin, siendo necesario que se establezcan los controles
que garanticen el buen uso de tales unidades. Pueden establecerse lineamientos
para el uso y control de los vehculos oficiales.

La utilizacin de los vehculos por necesidades del servicio, en das no laborables,

requiere la autorizacin expresa del nivel superior. Esto tiene el propsito de
disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en actividades
distintas a los fines que corresponde.

Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos tienen la obligacin

del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas tales unidades, en
los ambientes dispuestos por las propias entidades.

2.6.11 PROTECCIN DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS

Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las

causas que pueden ocasionar daos o prdidas de bienes pblicos.

Los bienes de activo fijo, por su naturaleza, pueden ser afectados en cualquier
circunstancia, exponiendo a la entidad a situaciones que puedan comprometer su
estabilidad administrativo financiera, siendo necesario que la administracin
muestre preocupacin por la custodia fsica y seguridad material de stos bienes,
especialmente, si su valor es significativo.

La administracin debe considerar el valor de los activos fijos a los efectos de

contratar las plizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes
riesgos que pudieran ocurrir.

Estas se deben verificar peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan

vigencia.

2.7 ADMINISTRACIN DE PERSONAL

La administracin de personal comprende una actividad de apoyo de la gestin

que le permite optimizar su participacin en los fines institucionales; logrndose de

66
este modo efectividad, eficiencia y productividad en el comportamiento funcional,
mediante la aplicacin de una adecuada racionalizacin administrativa. Los
controles internos sobre la administracin de personal son necesarios para
incrementar los niveles de eficiencia.

2.7.1 DESCRIPCIN, ANLISIS DE PUESTOS Y NOMBRAMIENTOS

Deben formularse y revisarse peridicamente los documentos que incluyan la

descripcin y especificaciones de los cargos, a fin de que respondan a las
necesidades de la entidad.

Se denomina cargo o puesto al conjunto de tareas orientadas al logro de un

objetivo. Exige la contratacin de una persona, que con un mnimo de
calificaciones puede ejercer de manera competente, las funciones y
responsabilidades que se le asigne.

La clasificacin de puestos, es el proceso de ordenamiento de los puestos que

requiere la entidad, basado en el anlisis tcnico de sus deberes y
responsabilidades y en los requisitos mnimos exigidos para su desempeo.

La entidad debe contar con un documento denominado manual de organizacin,

entre otros similares, y funciones que contenga la descripcin de las tareas y el
anlisis de los requisitos de todos y cada uno de los puestos que soportan su
estructura organizativa. Este documento debe ser actualizado peridicamente,
constituyndose en un instrumento valioso para los procesos de reclutamiento,
seleccin y evaluacin de personal.

2.7.2 INCORPORACIN DE PERSONAL

El ingreso de personal en la entidad debe efectuarse previo proceso de

convocatoria, evaluacin y seleccin para garantizar su idoneidad y competencia.

La incorporacin de personal es un proceso tcnico que comprende, la

convocatoria, evaluacin y seleccin de los postulantes ms idneos para ocupar
puestos en las entidades. La seleccin permite identificar a quienes por su
conocimiento y experiencia, ofrecen mayores posibilidades para la gestin
institucional.

La administracin debe asegurarse, que cada persona que ingresa a la entidad,

rena los requisitos de idoneidad, experiencia, y honestidad. Estos requisitos
debern ser acreditados documentalmente por quien presta el servicio.
Corresponde a la administracin de personal de la entidad participar en los
procesos relacionados con la incorporacin de personal.

Corresponde a la administracin de personal determinar si los contratos a suscribir

con firmas privadas se adecuan a las necesidades, que dieron lugar a su
suscripcin.

67
Cuando los directivos contraten a otras empresas que proporcionan personal para
realizar funciones administrativas o tcnicas en la entidad, debe verificar sus
antecedentes y experiencia, a fin de garantizar los resultados en la prestacin de
sus servicios.

Al respecto es importante mencionar que el proceso de reclutamiento y seleccin

de personal, es muy importante ya que uno de sus objetivos es reunir individuos
competentes y de reconocida calidad moral, lo que redundar en un propicio
ambiente interno en la entidad.

2.7.3 CONTROL Y EVALUACIN DEL DESEMPEO DEL PERSONAL

El control y la evaluacin del rendimiento laboral debe ser una prctica

permanente al interior de la entidad, a fin de determinar las necesidades de
capacitacin que requiere para su desarrollo.

La evaluacin del personal, es un proceso tcnico que consiste en determinar, si

el personal viene rindiendo de acuerdo con las exigencias del puesto que ocupa
en la entidad.

Esta accin es importante y debe ser efectuada por el jefe que directamente
supervisa la labor del personal a su cargo, quien debe apreciar objetivamente su
desempeo, a efecto de no distorsionar la informacin que frecuentemente se
consigna en los formatos de evaluacin. Los resultados de la evaluacin de
personal se utilizan tambin para otras acciones de personal, como son: la
capacitacin, promocin y ascensos.

La evaluacin debe reflejar el rendimiento y comportamiento del personal, a efecto

de adoptar las acciones ms convenientes que posibiliten su desarrollo. Las
evaluaciones que se efectan para cumplir otros fines, no son recomendables, por
cuanto afectan el clima de confianza en el trabajo y la moral interna del personal.

La administracin de la entidad debe aprobar polticas y procedimientos de

evaluacin de personal y ser de su conocimiento, con el propsito de que estn al
tanto de la forma como se evala su rendimiento. Asimismo, estn en la obligacin
de comunicar al personal a su cargo, el resultado de su evaluacin peridica, y
tomar acciones para mejorar su nivel de rendimiento. Corresponde a la
administracin de personal de cada entidad participar en este proceso. Es
importante que en este proceso participe el jefe inmediato.

La evaluacin del rendimiento del personal debe ser permanente, sin embargo, no
debe utilizarse como un mecanismo para beneficiar a aquellos que no renen los
requisitos para el cargo, ni tengan un desempeo funcional apropiado.

68
Solo el personal autorizado de la administracin de personal y los directivos,
tendrn acceso a los legajos de personal, los cuales debern ser apropiadamente
protegidos.

2.7.4 CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO CONTINUO

Los directivos de cada entidad, cualquiera que sea su nivel en la entidad, tienen la
responsabilidad de adiestrar permanentemente al personal a su cargo, as como
estimular su capacitacin continua.

La capacitacin es un proceso continuo de enseanza-aprendizaje, mediante el

cual se desarrolla las habilidades y destrezas del personal, que les permitan un
mejor desempeo en sus labores habituales. Puede ser interna y externa, de
acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la
entidad.

En ambos casos, se debe tener en cuenta que la capacitacin es un esfuerzo que

realiza la entidad para mejorar el desempeo del personal, por lo tanto, el tipo de
capacitacin, debe estar en relacin directa con el puesto que desempea. Los
conocimientos adquiridos, deben estar orientados hacia la superacin de las fallas
o carencias observadas durante el proceso de evaluacin.

El personal designado por la entidad, para recibir capacitacin externa, estn en la

obligacin de difundir los conocimientos adquiridos al interior de la entidad, a
efecto de mejorar el rendimiento grupal.

Los jefes de personal deben concentrar sus esfuerzos en el desarrollo de su

personal y desarrollar las habilidades que posea. Asimismo, deben preocuparse
por motivar a su personal a efecto de que se mantengan actualizados, cuando
menos en los aspectos relacionados con sus actividades.

69
2.7.5 MOVIMIENTOS DE PERSONAL

Las acciones que implican desplazamiento del personal (rotacin, traslado,

reubicacin y otras) deben responder a necesidades institucionales, debidamente
justificadas. Evitando sustituir la experiencia por una vana ilusin de novedad sin
contar con los conocimientos necesarios para su cargo dado que constituye una
prctica sana de control interno.

El desplazamiento del personal, incluye un conjunto de acciones que estn

orientadas a ampliar sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer
la gestin institucional de la entidad.

La rotacin de personal, es la accin regular dentro de perodos

preestablecidos, que conlleva al desplazamiento de personal a nuevos cargos, con
el propsito de ampliar sus conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia
de personal indispensable. La rotacin, cuando es muy frecuente, puede afectar la
operatividad interna de la entidad, sino se adoptan adecuadas medidas para su
racionalizacin.

Las permutas, traslados, reubicaciones y otras acciones de personal, deben

responder a necesidades institucionales de la entidad, y estar debidamente
justificadas.

El desplazamiento no debe ser utilizado injustificadamente como mecanismo para

reubicar al personal sin un criterio tcnico y en reas, en las cuales sus
conocimientos y experiencias no van a ser aprovechadas por la entidad.

2.7.6 DISCIPLINA

Los directivos de la entidad deben adoptar acciones para establecer y mantener la

disciplina interna, as como elevar la moral de su personal.

Se denomina orden, a la adecuada disposicin y ubicacin de los recursos y

personal, al interior de la entidad, orientada a evitar prdida de tiempo y
materiales.

La moral, es el conjunto de valores o principios que se asume como modelos

ideales de comportamiento.

La disciplina, es la actitud individual o de grupo que asegura una pronta y estricta

obediencia a las reglas o disposiciones. Implica, un "control organizado de si
mismo".

El personal de la entidad, debe desarrollar sus actividades con plena observancia

de los preceptos antes anotados, los cuales deben formar parte de la poltica
impartida por los directivos.

70
Los directivos, cualquiera sea el nivel que ocupen en la entidad, no slo deben
vigilar y motivar el cumplimiento de tales principios en el trabajo que ejecuta su
personal, sino que estn en la obligacin de dar muestras de la observancia del
orden, moral y disciplina, en el desempeo de su funcin.

Los mensajes positivos o negativos que envan los directivos de la entidad influyen
en los que adopta el personal y por tanto en el reflejo de la propia entidad ante la
sociedad. Por tal consecuencia, los mensajes enviados por los directivos deben
estar en concordancia con los valores y objetivos de la entidad.

2.7.7 ACTUALIZACIN DE LA INFORMACIN Y EXPEDIENTES DEL

PERSONAL

Debe disearse e implementar registros que contengan la informacin actualizada

de todo el personal de la entidad.

La existencia de registros, donde se consignen la informacin de todo el personal,

nombrados o contratados, permite a la administracin de la entidad, contar con
informacin veraz y oportuna para la toma de decisiones.

Cada registro o legajo personal debe contener el historial de cada personal, siendo
responsabilidad de la administracin de personal, administrar los mismos,
debiendo definir la estructura que debe tener, para consignar la informacin bsica
del trabajador.

Todo el personal hasta los directivos de la entidad, tienen la responsabilidad de

entregar oportunamente a la oficina de personal, la informacin que se requiere,
para mantener actualizados los legajos personales.

La administracin de personal, debe verificar, si la informacin presentada por el

personal en copia simple, rene los requisitos de veracidad y legalidad
pertinentes.

2.7.8 ASISTENCIA Y PERMANENCIA DEL PERSONAL

Debe establecerse en la entidad procedimientos apropiados que permitan

controlar la asistencia del personal, as como el cumplimiento de las horas
efectivas de labor. Tomando en cuenta que dependiendo de la entidad existirn
ocasiones en las que el personal se encuentre comisionado fuera del centro de
trabajo.

El control de asistencia y puntualidad, est constituido por todos aquellos

mecanismos establecidos, que permiten vigilar, que los servidores cumplan con su
responsabilidad de asistir a su centro laboral, conforme al horario establecido en
sus respectivos reglamentos.

71
Los directivos, no slo deben establecer y supervisar el funcionamiento de estos
controles, sino tambin, motivar permanentemente con el ejemplo al personal a su
cargo, a efecto de que la puntualidad se convierta en un hbito.

El control de permanencia est a cargo de los jefes de personal, quienes deben

cuidar no slo la presencia fsica de su personal a su cargo, durante la jornada
laboral, sino tambin que cumplan efectivamente con las funciones del puesto
asignado, generando valor agregado para la entidad.

El establecimiento de mecanismos de control estar en funcin de las

necesidades de la entidad, teniendo presente que el costo de la implementacin
de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan.

Los controles de asistencia y permanencia deben incluir a todo el personal que

labora en la entidad, salvo excepciones por necesidades del servicio debidamente
acreditadas, debiendo existir en ste caso, la autorizacin correspondiente.

2.7.9 COMPENSACIN POR BECAS DE ESTUDIOS OTORGADAS AL

PERSONAL

Los conocimientos adquiridos por el personal que participa en los programas de

estudio deben tener un efecto multiplicador al interior de la entidad.

Los directivos deben solidarizarse a que los nuevos conocimientos adquiridos por
el personal durante las becas de estudios sean utilizados adecuadamente en
beneficio de la gestin institucional de la entidad.

2.7.10 PROHIBICIN DE RECIBIR REGALOS U OTROS BENEFICIOS

DISTINTOS A LA REMUNERACIN

El personal que labora en la entidad pblica debe cumplir sus funciones con
honestidad, diligencia, y rectitud, no debiendo recibir regalos o beneficio alguno
por el desempeo de sus funciones.

El personal cualquiera que sea el nivel que tengan en la entidad pblica, estn en
la obligacin moral de actuar con honestidad, para mantener y ampliar la
confianza del pblico en ellos. Por lo tanto, el servicio que se presta, en ningn
momento debe estar subordinado a la utilidad o ventaja personal.

Durante su labor diaria el personal tiene que actuar con diligencia, vale decir,
cumplir con el servicio oportuno y con el debido cuidado, observando las normas
ticas que regulan el accionar de la entidad pblica.

Todo el personal debe mostrar rectitud en sus actos y decisiones, los cuales
deben estar en armona con los verdaderos principios y la razn.

72
Los directivos de la entidad debe establecer por escrito polticas que prohban al
personal, recibir, aparte de sus remuneraciones de ley, otros beneficios
personales de terceros por el desempeo de sus funciones, y/o recibir
asignaciones por cargos no desempeados; sancionando ejemplarmente a los
responsables, que incurran en desviaciones a tales polticas.

2.8 TECNOLOGAS DE INFORMACIN

Las Tecnologas de Informacin, comprenden todas las tecnologas basadas en

computadora y comunicaciones por esta va, usadas para adquirir, almacenar,
procesar y transmitir informacin a todas las personas tanto internas como
externas de la entidad, permitiendo mejorar su manejo e integracin de las
necesidades de procesamiento de informacin en todas las reas funcionales.

El ambiente en el que se conforma este procesamiento de informacin requiere

controles internos, que por lo general estn referidos a los accesos, contraseas,
desarrollo y mantenimiento del sistema; los mismos que contribuyen a brindar
seguridad y confiabilidad al procesamiento de la informacin.

Conforme se incrementa la complejidad de uso de aplicaciones necesidades

tecnolgicas, aumenta el riesgo y se plantea la necesidad de implementar nuevos
controles internos. En esta seccin se describen los controles que son necesarios
para la implementacin de sta rea y el plan de sistemas de informacin de
entidad, segn su actividad y durante un perodo determinado, as como los
controles de datos fuente, de operacin y de salida que preservan el flujo de
informacin adems su integridad. Asimismo, tales normas desarrollan los
controles internos requeridos para el mantenimiento de equipos de cmputo y
medidas de seguridad para el software (programas de computacin) y hardware
(equipamiento informtico), as como los aspectos de implementacin del plan de
contingencias entidad.

2.8.1 ORGANIZACIN DEL REA DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

La administracin de la entidad debe establecer polticas para la organizacin del

rea de Informtica que permita cumplir sus actividades con eficiencia,
contribuyendo al desarrollo de las operaciones de la entidad.

La entidad debe establecer las lneas que orienten el proceso de organizacin del
rea de informtica, aspecto que implica la definicin de actividades a cumplir, las
funciones y responsabilidades del personal, al igual que las interrelaciones de
todos los elementos comprendidos en este sector con las reas operativas de la
entidad. Todos estos elementos deben formar parte del manual de organizacin y
funciones correspondiente.

La estructura bsica del rea de informtica debe estar constituida por reas que
son importantes para su funcionamiento, de acuerdo a las necesidades de la
entidad.

73
Dichas reas generalmente son: produccin, desarrollo y soporte tcnico.

El rea de produccin, es responsable de la administracin de informtica desde

su operatividad hasta su seguridad fsica, protegiendo la informacin tanto de
ingreso como de salida del centro de cmputo.

El rea de desarrollo, permite la formulacin de los programas que servirn para la

concepcin del sistema de informacin. Los programas se generan de acuerdo a
las aplicaciones (contable, logstico, financiero, etc.) que se requieren desarrollar
en la entidad.

El rea de soporte tcnico, es responsable de solucionar los problemas tanto de

hardware, software y telecomunicaciones.

Corresponde a los directivos de la entidad aprobar las polticas que permitan

organizar apropiadamente al rea de informtica y asignar los recursos humanos
calificados y equipos de computacin necesarios que apoyen los procesos de
gestin institucional, a costos razonables.

2.8.2 CONTROLES DE DATOS FUENTE, DE OPERACIN Y SALIDA

Deben disearse controles con el propsito de salvaguardar los datos fuente de

origen, operaciones de proceso y salida de informacin, con la finalidad de
preservar la integridad de la informacin procesada por la entidad.

Para implementar los controles sobre datos fuente, es necesario que la entidad
designe a los usuarios encargados de salvaguardar los datos. Para ello, deben
establecerse polticas que definan las claves de acceso para los tres niveles:

Primer nivel: nicamente tiene opcin de consulta de datos.

Segundo nivel: Captura, modifica y consulta datos.
Tercer nivel: Captura, modifica, consulta y adems puede realizar bajas de
los datos.

Los controles de operacin de los equipos de cmputo estn dados por

procedimientos estandarizados y formales que se efectan de la siguiente forma:

Describen en forma clara y detallada los procedimientos.

Actualizan peridicamente los procedimientos.
Asignan los trabajos con niveles efectivos de utilizacin de equipos.

Los controles de salida de datos deben proteger la integridad de la informacin, es

necesario tener en cuenta aspectos tales como: copias de la informacin en otros
locales; la identificacin de las personas que entregan el documento de salida y; la
definicin de las personas que reciben la informacin.

74
Corresponde a los directivos de la entidad en coordinacin con el rea de
tecnologas de informacin, establecer los controles de datos fuente, los controles
de operacin y los controles de seguridad, con el objeto de asegurar la integridad
y adecuado uso de la informacin que produce la entidad.

2.8.3 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTACIN

El rea de informtica debe establecer polticas respecto al mantenimiento de los

equipos de computacin que permitan optimizar su rendimiento.

El mantenimiento de equipos tiene por finalidad optimizar el funcionamiento de los

dispositivos informticos y proteger la informacin que est en ellos. Existen dos
clases de mantenimiento que deben considerarse: el correctivo y el preventivo.

El mantenimiento correctivo: Es el de emergencia que requiere de solucin

inmediata por una circunstancia no prevista. Para ello, debe disponerse de un
directorio de proveedores especializados que puedan resolver dicho desperfecto
en el menor tiempo posible.

El mantenimiento preventivo: Es programado con la finalidad de minimizar los

efectos de las tareas de mantenimiento correctivo. Esta actividad debe
programarse en perodos cortos, debiendo llevarse una estadstica de los
problemas para ajustar lo mejor posible el mantenimiento preventivo.

Para implementar las tareas de mantenimiento deben observarse tres factores:

Debe existir una periodicidad (semanal, quincenal o mensual) de limpieza

de equipos que requieren mantenimiento preventivo.
El acceso inmediato al mantenimiento correctivo.
La proteccin de los dispositivos de almacenamiento.

2.8.4 SEGURIDAD DE PROGRAMAS DE DATOS Y EQUIPOS DE CMPUTO

Deben establecerse mecanismos de seguridad en los programas y datos del

sistema para proteger la informacin procesada por la entidad, garantizando su
integridad y exactitud, as como respecto de los equipos de computacin.

El Sistema de Informacin debe estar protegido desde el desarrollo de los

sistemas (software), hasta la instalacin de los equipos (hardware); clasificndose
la seguridad en estos casos en lgica y fsica, respectivamente.

Se denomina seguridad lgica a los mecanismos relacionados con la proteccin

del sistema, su implementacin y operatividad.

Los requisitos de control ms importante son:

75
 Establecer restricciones de acceso a los archivos y programas para los
programadores, analistas u operadores.
Establecer las claves de acceso (password) por usuario para no violar la
confidencialidad de la informacin.
Elaborar copias de respaldo de los datos procesados en forma diaria,
semanal o mensual (backups), y descentralizada para evitar prdida de la
informacin.
Desarrollar un sistema de seguridad como software de control de todas las
actividades.
Mantener programas antivirus actualizados para evitar el deterioro de la
informacin, segn la vulnerabilidad del sistema.

La seguridad fsica de equipos, tiene como propsito evitar las interrupciones

prolongadas del servicio de procesamiento de datos, debido a desperfectos en los
equipos, accidentes, incendios y toda serie de circunstancias que haga peligrar el
funcionamiento del sistema. Esta puede establecerse mediante la asignacin de
personal de vigilancia, disposicin de alarmas, extintores y dems dispositivos que
eviten cualquier contingencia y, la adquisicin de equipos que protejan al
computador principal de la ausencia de energa elctrica.

2.8.5 PLAN DE CONTINGENCIAS

El rea de informtica debe elaborar el plan de contingencias de la entidad que

establezca los procedimientos a utilizarse para evitar interrupciones en la
operacin del sistema de cmputo.

El plan de contingencias es un documento de carcter confidencial que describe

los procedimientos que debe seguir el rea de informtica para actuar en caso de
una emergencia que interrumpa la operatividad del sistema de cmputo. La
aplicacin del plan permite operar en un nivel aceptable cuando las facilidades de
procesamiento de informacin no estn disponibles.

Se debe considerar todos los puntos por separado y en forma integral como
sistema. La documentacin estar en todo momento tan actualizada como sea
posible, ya que en mucha ocasiones no se incorporan las ltimas modificaciones.
Adems, debe evaluarse la posibilidad de suscribir convenio con otra entidad que
tenga una configuracin informtica similar a la propia entidad para utilizarla en
caso de desastre total.

La puesta en funcionamiento del plan debe efectuarse sobre la base de que la

emergencia existe y tienen que utilizarse respaldos posiblemente de otras
entidades.

Los supuestos que se utilicen para la simulacin deben referirse a los hechos que
ocurriran en caso de una emergencia real, tomando en cuenta todos sus detalles.

76
El plan de contingencias aprobado, se distribuye entre el personal responsable de
su operacin, an cuando por precaucin conviene guardar una copia del
documento fuera del rea de informtica. Las revisiones del plan deben realizarse
cuando se haya efectuado algn cambio en la configuracin de los equipos.

Corresponde al rea de informtica elaborar, mantener y actualizar el plan de

contingencias, a fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de informacin
que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades.

2.8.6 INTRANET

La implementacin de las tcnicas de Intranet en la entidad debe efectuarse con el

objeto de fortalecer el control interno e incrementar la eficiencia de las
comunicaciones internas, previa evaluacin del costo-beneficio que reportara su
aplicacin.

Intranet es un sitio lgico privado o un conjunto de sitios configurados para uso

exclusivo de una entidad. Mientras Internet conecta al usuario con millones de
personas en el mundo, el Intranet constituye una versin cerrada que slo conecta
al usuario con computadoras previamente seleccionadas.

A diferencia de Internet en donde la informacin circula pblicamente, Intranet se

encarga de mantener los derechos de propiedad privada y permite establecer
niveles de seguridad para informacin especfica que es compartida entre
mltiples usuarios dentro de una entidad.

Compartir informacin importante entre el personal, no slo brinda la posibilidad

de aprender de los errores y xitos de los dems, sino que permite construir
rpidamente una base de conocimientos capaz de ayudar al crecimiento de la
entidad y adems brinda adecuadas medidas de control entre distintas
dependencias.

Dentro de las pautas ms importantes para iniciar un Intranet puede referirse:

a) Instalacin del protocolo de comunicaciones TCP/IP.

b) Escoger un servidor comercial que ofrezca funcionalidades de
empaquetado, seguridad y enlaces a la base de datos.
c) Organizacin de la informacin mediante reuniones con los servidores de
ms alto rango, determinando que informacin estar en Intranet.
d) Familiarizarse con el software de manipulacin de la informacin que es
utilizada en Internet.
e) conectarse a una base de datos, con la finalidad de organizar mejor la
documentacin existente en el Servidor Web.

Corresponde al rea de informtica promover la implementacin de Intranet,

previa evaluacin del costo/beneficio que reportara para su organizacin su

77
puesta en funcionamiento. Ello es importante considerar por las ventajas que se
derivan de su implementacin, tales como: acceso a las operaciones procesadas
en forma automtica, mayor seguridad sobre las informaciones y minimizacin de
los costos administrativos del papel asociados con la produccin y distribucin de
informacin interna, revisiones internas permanentes, etc.

2.8.7 OPTIMIZACIN DEL USO DE SOFTWARE

Debe establecerse polticas sobre el software adquirido por la entidad, a fin de que
los derechos de propiedad se registren a su nombre.

Para la ejecucin de actividades y operaciones, generalmente, las entidades

contratan los servicios de terceros para el desarrollo e implementacin de
aplicaciones computarizadas, por cuyo motivo cuando una entidad adquiere
software a la medida los derechos de propiedad le corresponden a sta.

A fin de cuidar que el software adquirido por la entidad no pueda ser

re-utilizado indebidamente por el proveedor original, la administracin de la
entidad debe establecer las polticas que permitan registrar los derechos de
propiedad a su nombre.

2.9 OBRAS PBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS

A continuacin, se proporcionan a las entidades y a los rganos Internos de

Control, los procedimientos que contribuyan a eficientar el desarrollo de los
procesos a la obra pblica y servicios relacionados con la misma, en sus etapas
de planeacin, programacin, adjudicacin, contratacin, ejecucin, pago,
entrega-recepcin, con la finalidad de asegurar que las actividades se hayan
realizado con sujecin a la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con la
Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato y dems normativa
aplicable.

En virtud de que gran parte de las acciones de gobierno, se enfocan a inversiones

significativas de recursos financieros, en obras y acciones de diversos sectores, ya
sea de forma directa o a travs de contratistas, se hace indispensable contar con
instrumentos normativos que auxilien a los controles internos de cada una de las
entidades.

El examen y revisin de las obras pblicas y servicios relacionados con las

mismas, efectuados por las entidades pblicas, conlleva a verificar si stas se
ajustaron a los proyectos, programas, presupuestos, especificaciones y costos
estipulados con anterioridad de acuerdo a la normativa aplicable. Adems de
verificar que dichas obras hayan sido supervisadas para garantizar su calidad, sin
dejar de lado el cumplimiento del marco legal que rige la obra pblica y los
servicios relacionados con la misma.

78
La instrumentacin de controles internos deben llevarse a cabo con la aplicacin
de pruebas, la evaluacin de controles, registros y cumplimiento de las
disposiciones legales y reglamentarias para la presentacin de sus estados
financieros y programticos; apego al programa de trabajo especfico elaborado,
aplicando las normas y tcnicas generalmente aceptadas que se consideren
necesarias y las que resulten idneas a algn proceso en particular, recabando
evidencia suficiente, competente, confiable y pertinente para determinar si los
indicios de deficiencias y/o irregularidades detectados en las diversas fases de los
procesos son significativas.

2.9.1 GENERALIDADES

Se denomina obra pblica a la construccin o trabajo que requiere direccin

tcnica en la utilizacin de mano obra, materiales y equipos, e incluye todos los
elementos o alguno de ellos, que efecten de forma directa o indirecta una
entidad, con la finalidad de servir al pblico. Ello implica la construccin,
instalacin, conservacin, ampliacin, adaptacin, adecuacin, remodelacin,
restauracin, reparacin, mantenimiento o rehabilitacin, por ejemplo de
carreteras, puentes, hospitales, as como otras obras de infraestructura. Por esta
razn, los controles internos que adopten las entidades deben estar dirigidos,
entre otros, a los aspectos contratacin, ejecucin, pagos, entrega-recepcin.
Estas normas complementan las disposiciones vigentes relacionadas con las
diversas etapas de las obras pblicas y, adems se encuentran orientadas a
mejorar el control interno, propendiendo a una eficiente administracin de los
recursos destinados a los proyectos de inversin pblica.

Ahora bien, es importante que las entidades consideren como parte primordial
para un control interno eficiente y eficaz lo siguientes aspectos:

2.9.2 DEL EXPEDIENTE TCNICO

El expediente tcnico es el instrumento documental que debe reunir los elementos

bsicos necesarios que permiten describir el alcance, contenido y costo de una
obra conforme a la normativa que establezcan la autoridades competentes. Dicho
documento debe ser elaborado por la entidad y servir de base para contrataciones
adems de comprender entre otros elementos: memoria descriptiva, planos,
especificaciones tcnicas, volmenes de obra, precios unitarios y presupuesto,
estudio de suelos, entre otros.

Es importante que el expediente tcnico antes de ser aprobado por la entidad,

deba estar visado en todas sus pginas por los profesionales responsables de su
elaboracin y por la dependencia normativa en su caso.

En el expediente tcnico se define el objeto, costo, plazo y dems condiciones de

la obra por ejecutar, por lo que su elaboracin debe contar con el respaldo tcnico
necesario, verificando que corresponda a la naturaleza y condiciones especiales
de la obra.

79
2.9.3 DE LAS ESPECIFICACIONES TCNICAS

Las especificaciones tcnicas deben elaborarse por cada concepto o partida, que
conforman el presupuesto de la obra, definiendo la naturaleza de los trabajos,
procedimiento constructivo y formas de pago.

Las especificaciones tcnicas de una obra constituyen las reglas que definen las
prestaciones especficas del contrato de obra; esto es, descripcin de los trabajos,
mtodo de construccin, calidad de los materiales, sistemas de control de calidad,
mtodos de medicin y condiciones de pago, requeridos en la ejecucin de la obra
y servicios relacionados con la misma.

Por tanto, cada una de los conceptos o partidas que conforman el presupuesto de
obra debe contener sus respectivas especificaciones tcnicas.

2.9.4 DE LOS VOLMENES O GENERADORES DE OBRA

Los volmenes o generadores de obra constituyen la expresin cuantificada de los

trabajos de construccin que se han programado ejecutar en un plazo
determinado. stos determinan el costo del presupuesto de referencia, por cuanto
representan el volumen de trabajo por cada partida.

Los volmenes de obra del expediente tcnico deben estar sustentados por cada
partida, con la planilla respectiva y con los grficos y/o croquis explicativos que el
caso requiera.

Adems, constituyen la expresin cuantificada de los trabajos de construccin que

se han programado ejecutar en un plazo determinado. Estos determinan el costo
del Presupuesto de referencia, por cuanto representan el volumen de trabajo por
cada partida. La preparacin en los presupuestos de referencia de licitaciones y
concurso de precios de obras, deben sujetarse a la normativa sobre la materia.

Una adecuada sustentacin de los volmenes de obra, reduce los errores y

omisiones que pudiera incurrirse en la presentacin de las partidas que conforman
el presupuesto de referencia, por cuanto stos son utilizados por el postor para
establecer el monto de su oferta, cualquiera que sea el sistema de licitacin que
elija la entidad convocante o contratante.

2.9.5 DE LA PLANEACIN, PROGRAMACIN Y PRESUPUESTACIN

Es importante que las entidades se ajusten a los planes y programas previstos en

los ordenamientos legales, as como a los estudios de preinversin, objetivos,
metas y previsiones de recursos establecidos en los presupuestos adems de que
se analice entre otras cuestiones referidas al beneficio social, econmico y
ecolgico de las necesidades para satisfacer las demandas de la sociedad.

80
Adems, las entidades deben elaborar los programas y presupuestos de obra
pblica y servicios relacionados con la misma, considerando los recursos
econmicos aprobados, las metas y acciones, la forma de ejecucin, sus
calendarizacin fsica y financiera, sus costos as como prever investigaciones,
asesoras, consultoras, estudios, proyectos entre otros.

2.9.6 DE LA CONTRATACIN.

Las entidades pblicas realizan obra pblica y servicios generalmente por contrato
o administracin directa siempre previendo asegurar las mejores condiciones
disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y dems
circunstancias pertinentes de acuerdo a lo establecido por Ley en la materia.

Los procedimientos de contratacin son licitacin pblica, licitacin simplificada y

adjudicacin directa. Los entes pblicos podrn convocar, adjudicar y contratar
cuando se cuente con la suficiencia y autorizacin financiera y con estricto apego
a los programas de inversin.

Las entidades en los procedimientos de contratacin deben establecer los mismos

requisitos y condiciones para todos los postores, con especial sealamiento a lo
referido a tiempo y lugar de entrega, plazos de ejecucin, forma y tiempo de pago,
penas convencionales, anticipos y garantas, debiendo proporcionar acceso a la
informacin relacionada al respecto.

Ahora bien, las entidades en observancia a la Ley solo podrn suscribir contratos
sobre las bases de precios unitarios, precios alzados y mixtos (stos ltimos,
cuando contengan una parte de los trabajos sobre la base de precios unitarios y
otra, a precio alzado), dependiendo de las circunstancias y condiciones de cada
caso.

Aunado a lo escrito en supralineas las entidades como fortaleza de sus controles

internos debern atender lo siguiente:

2.9.7 DE LOS CONTRATOS

Los contratos de obra pblica entre otras consideraciones debern contener la

autorizacin de la inversin, el procedimiento de adjudicacin, objeto, tipo y monto
de contrato, plazos de ejecucin, formas y trminos para garantizar el
cumplimiento de obligaciones, porcentaje y forma de amortizar y garantizar,
plazos, forma y lugar de pago de las estimaciones.

Adems, las entidades debern salvaguardar en sus contratos ajustes de costos,

montos para penas convencionales, formas para reintegros de cantidades
cobradas en exceso, costos de financiamiento, descripcin pormenorizada de la
obra, debiendo acompaarlo con proyectos, planos, especificaciones, programas y
presupuestos. Parte importante es considerar causales de rescisin, suspensin y

81
terminacin del contrato, estipulaciones sobre el plazo de recepcin,
determinacin de deducciones y/o retenciones.

Por otra parte en los contratos de servicios relacionados con la obra pblica
adems de lo sealado anteriormente debern contener los trminos de
referencia, los programas de ejecucin de los trabajos relacionados con los
servicios, de utilizacin de recursos humanos y de materiales, maquinaria y
equipo, en caso de ser necesario; presupuesto por concepto del servicio; la
descripcin del origen de los recursos, y modalidad de adjudicacin, los anticipos,
garantas, penalidades, causas de rescisin, retenciones, la forma y
procedimientos de pago.

Para la evaluacin de las propuestas de asesoras y consultoras, atendiendo a las

caractersticas propias de cada servicio, se utilizarn mecanismos de puntos y
porcentajes.

Se debe considerar adems, como instrumentos que vinculan a la entidad y el

contratante en derechos, obligaciones, el contrato, sus anexos y la bitcora y
debern regular y dar seguimiento a la encomienda de la ejecucin de los
trabajos.

El contratista es responsable de la ejecucin de los trabajos y servicios y deber

sujetarse a todos los reglamentos y ordenamientos de las autoridades en materia
de construccin, as como a las disposiciones establecidas al efecto por la
contratante y las responsabilidades, daos y perjuicios que resultaren por su
inobservancia, sern a cargo del contratista.

2.9.8 DE LA EJECUCIN.

Las entidades deben considerar que la ejecucin de los trabajos debe iniciarse y
concluirse, en la fecha sealada en el contrato y programa autorizado.

Es necesario para el cumplimiento de varias acciones de ejecucin que los entes

pblicos que ejecuten obra pblica, designen con anterioridad a la iniciacin de los
trabajos la supervisin que tendr la representatividad de la contratante con
facultades de supervisin, vigilancia, control y revisin de los trabajos, incluyendo
la validacin de las estimaciones de obra ejecutada, conceptos fuera de catlogo y
volmenes excedentes presentados por el contratista o consultores y se encargar
de llevar la bitcora de obra.

En todo proceso de ejecucin de una obra y a razn de tener un eficiente control

de la misma, es imprescindible tener al realizar el pago de los trabajos los
documentos tales como estimaciones de trabajos ejecutados, facturas o recibos
correspondiente en los casos de servicios relacionados con las mismas y deber
ser responsabilidad del contratista su formulacin y ser acompaados con la
documentacin que acredite la procedencia de su pago.

82
Es facultad de las entidades cuando sea el caso, realizar las modificaciones en
tiempo, volumen de obra y costo bajo razones fundadas y explcitas y con la
aprobacin del programa de inversin los contratos suscritos sobre la materia. Por
esta razn procede la validacin de conceptos fuera de catalogo y volmenes
excedentes, cuando proceda su justificacin y sea documentado bajo la
responsabilidad del titular del rea tcnica encargada de la ejecucin de los
trabajos y los precios debern autorizarse antes de su ejecucin en obra.

2.9.9 APLICACIN DE CONTROLES DE CALIDAD EN OBRAS Y REPORTES

Las entidades contratantes deben prever que en las obras en ejecucin, se

apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza del contrato, cuyos
resultados sern consignados en un informe especial que debe emitir la
supervisin, en cada valorizacin de obra tramitada.

Los controles de calidad, son pruebas tcnicas que garantizan la correcta

utilizacin de los insumos requeridos para la ejecucin de las partidas materia de
control y el cumplimiento de las especificaciones tcnicas establecidas en el
contrato; para cuyo efecto, utilizarn formatos prediseados segn la naturaleza
de las pruebas tcnicas efectuadas, las mismas que deben mantenerse
registradas y archivadas, como parte de los antecedentes de la obra.

El cumplimiento de los planos, especificaciones tcnicas y dems normas

aplicables a la obra, requieren de un eficiente y oportuno control de calidad.

Es imprescindible que la supervisin informe a la entidad contratante, el modo y

forma como se viene cumpliendo este rubro, consignando en un informe especial
todos los datos de los controles efectuados en la obra, de manera que se asegure
la buena calidad de los trabajos contratados.

Los detalles, periodicidad, resultados, y otros datos de los controles de calidad que
efecte el contratista en aplicacin del contrato, deben merecer un informe
peridico por parte del supervisor de la obra, dejndose constancia en la bitcora
de obra el tipo de controles de calidad efectuados.

La implementacin de esta norma debe ser responsabilidad del supervisor de la

obra, debiendo la entidad contratante verificar que en los contratos de supervisin
que celebre, se incluya dicha obligacin.

2.9.10 DE LA ENTREGA RECEPCIN

Es determinante para un buen control interno en la entidades que se lleve a cabo

este proceso y para su cabal cumplimiento, el contratista debe asentar en bitcora,
as como comunicar por escrito la terminacin de los trabajos que le fueron
encomendados; de igual manera recibidos los trabajos fsicamente, las partes
involucradas debern elaborar el finiquito de los trabajos, en el que consten los
crditos a favor y en contra que resultasen, asimismo la recepcin de los trabajos

83
se har constar en acta de entrega- recepcin en la cual se cuente con la
participacin del rgano de control de la entidad.

El documento de entrega recepcin no exime a la contratista, no obstante su

recepcin formal, de su obligacin de responder de los defectos y vicios ocultos,
as como de cualquier otra responsabilidad en que hubiere incurrido en apeg al
contrato suscrito y lo sealado por ley en la materia

Es importante puntualizar que las entidades pblicas cuya responsabilidad quede

una obra concluida, estn obligados por conducto del rea responsable de su
operacin, a mantenerla en niveles apropiados de funcionamiento.

2.9.11 INFORMACIN Y VERIFICACIN

Los entes pblicos deben conservar en forma ordenada y sistemtica, toda la

informacin y documentacin comprobatoria de los actos y contratos en apego a
las disposiciones legales que correspondan para eficientar los controles internos.

Es facultad de los rganos de control interno correspondientes en los mbitos de

su competencia, verificar la ejecucin de la obra en cualquier momento, as como
la calidad de los trabajos a travs de laboratorios, instituciones, entre otros.

84
De las obras por administracin directa

Las obras pblicas en la modalidad de administracin directa sern aquellas

referidas exclusivamente a la conservacin y mantenimiento, que ejecuten por s
mismos los entes pblicos, conforme a su programa de inversin autorizado,
utilizando personal administrativo y tcnico, maquinaria y equipo de construccin
propio para el desarrollo de los trabajos salvo excepciones justificadas de acuerdo
a la norma.

Se debe cuidar que esta modalidad, en particular, no exceda el lmite o rango

mximo de contratacin autorizado y que el costo final resulte ms alto que el
equivalente a su ejecucin por contrato, de igual manera no se permite la
intervencin de terceros como contratistas y el apoyo con recursos del ente
pblico en apoyo o beneficio del contratista.

Previ a una ejecucin de obra por administracin directa, el titular responsable

debe emitir un acuerdo y hacerlo de conocimiento al rgano de control interno as
como informar mensualmente sobre los avances fsicos, los gastos efectuados y la
terminacin de la obra. El acuerdo a que se hace mencin deber contener la
descripcin pormenorizada de la obra a ejecutar, los proyectos, los planos,
especificaciones, programas de ejecucin, suministros y el presupuesto
correspondiente.

85
2.9.12 FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIN DE
OBRA PBLICA

Conceptualizacin Planeacin Se realizan

Inicio Programacin Cumple requisitos
de los trabajos Presupuestacin
ajustes
No

Si

Modalidad de ejecucin de obra o servicio

Administracin directa Por contrato

Licitacin pblica Licitacin simplificada Adjudicacin directa

Invitacin a cuando
Convocatoria pblica
menos tres personas
Disposicin de recursos

Publicacin de bases e Cumplir con requisitos de

inscripcin Ley Cumplir con
requisitos de Ley

Presentacin y apertura Presentacin y apertura

de propuestas tcnicas y de propuestas tcnicas y
econmicas econmicas

Cumple con requisitos

Evaluacin de las Tres o ms

propuestas ofertas para
Si
evaluar

No

Dictamen para fallo Se declara desierta Dictamen para

adjudicacin

Acuerdo de ejecucin Acto de fallo Contratacin

Ejecucin

Reportes e informes

Terminacin y
recepcin

Fin

86
Administracin Directa
Posean la capacidad tcnica
y los elementos necesarios.
Acuerdo de
realizacin
Mano de obra local
complementaria, la
que se llevar a cabo
por obra determinada.
Que el costo final resulte
ms alto al equivalente a su
ejecucin por contrato .
Reportes mensuales y
trmino al OIC
Inicio
Excede montos mximos y
lmites establecidos para
adjudicacin directa
No
Cumple con requisitos de Ley
Disponibilidad de maquinaria y
equipo de construccin.
Comunicar acuerdo
al OIC
Los servicios de
Alquiler de equipo de fletes y acarreos
construccin. complementarios
que se requieran.
Restricciones
Prohibida la intervencin de
terceros como contratistas.
Si Modalidad de ejecucin por
contrato: Licitacin
simplificada o pblica
Personal tcnico,
trabajadores y materiales
que se requieran.
Excepcionalmente de manera
justificada podr utilizarse:
Los servicios de un
director responsable
de obra, que se
encuentre inscrito en
un padrn municipal.
Prohibido utilizar personal,
equipo o maquinaria
propiedad del ente pblico en
apoyo o beneficio de un
contratista
Fin
87
Licitacin Pblica

Inicio

Licitacin internacional
La Licitacin es No aplica la Ley de Obras
nacional? Pblicas y Servicios
(federal)

Si

Convocatoria pblica

Publicacin de bases e
inscripcin

Realizar visita de obra y Revisin cuantitativa

junta de aclaraciones

Registro de participantes

No
Hay propuestas
Presentacin y apertura a revisar?
de propuestas tcnicas y
econmicas
Si
P
er
Acta de apertura Revisin cualitativa
s
o
n
al
Dictamen para fallo Si t propuestas
Hay
P c
solventes?
er ni
s c
Acta de Fallo No
o o,
n tr
Concurso desierto,
al a
nueva convocatoria
Contrato t b
c aj
ni a
c d
Fin o, or
tr e
a s

88
Licitacin Simplificada

Inicio

Excede montos Si Modalidad de

mximos y lmites Licitacin
establecidos? Pblica

No

Invitacin a cuando menos

tres personas

Proporcionar bases Revisin cuantitativa

Realizar visita de obra y

junta de aclaraciones
Hay tres No
propuestas a
Presentacin y apertura
revisar?
de propuestas tcnicas y
econmicas
Si
P
er
Acta de apertura Revisin cualitativa
s
o
n
Si al
Dictamen para fallo P Hay
t propuestas
er csolventes?
s ni
o c No
Acta de Fallo
n o,
al tr
Concurso desierto,
t a convocatoria
nueva
Contrato b
c
ni aj
c a
o, d
Fin tr or
a e
s

89
Adjudicacin Directa

Inicio

Modalidad de
Excede montos Si
Procede supuesto de No Licitacin
mximos y lmites adjudicacin de Ley Simplificada o
establecidos Pblica

No Si

Cumple con requisitos

1
de Ley

Peligre o se Resulte Se trate de El contrato slo Se trate de obra Se hayan

altere el orden necesario como trabajos que pueda que, de realizado dos
social, la consecuencia requieran, celebrarse con realizarse bajo procedimientos
economa, los de desastres fundamentalme una determinada un por licitacin
servicios producidos por nte, de mano de persona o se procedimiento pblica o
pblicos, la fenmenos obra campesina trate de la de licitacin simplificada y
salubridad, la naturales, casos o urbana aplicacin de pblica, pudiera no se hubiesen
seguridad o el fortuitos o de marginada y se sistemas y afectar la recibido
ambiente de fuerza mayor. contrate procedimientos seguridad del propuestas
alguna zona o directamente de tecnologa Estado o del viables o no se
regin del con los avanzada, Municipio o hubiese
Estado. habitantes titularidad de comprometer presentado
beneficiados. patentes, informacin de postor alguno.
derechos de ndole
autor. confidencial.

Dictamen firmado por el

titular del rea
responsable (criterio y
1
justificacin)

Seleccin fundada y
Contrato
motivada

Fin

90
 CAPTULO 3
OBJETIVOS DE CONTROL

3.1 GENERALIDADES

Cada entidad tiene una misin, la cual determina sus objetivos y las estrategias
Los objetivos pueden establecerse para la organizacin, como un conjunto o
dirigirse a determinadas actividades dentro de la misma. Aunque muchos objetivos
son especficos de una sola entidad, es decir cada una tiene objetivos particulares,
otros son ampliamente comunes.

Determinacin de los objetivos de control

Los objetivos se establecen a nivel estratgico, estableciendo con ellos una base
para los objetivos operativos, de reporte y de cumplimiento. Cada entidad se
enfrenta a una gama de riesgos procedentes de fuentes externas e internas, y una
condicin previa para la identificacin efectiva de eventos, la evaluacin de sus
riesgos y la respuesta a ellos es fijar los objetivos, que tienen que estar alineados
con el riesgo aceptado por la entidad, que orienta a su vez los niveles de
tolerancia al riesgo de la entidad.

3.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se llevan a cabo las instrucciones de la direccin. Ayudan a asegurar
que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con
la consecucin de los objetivos de la entidad. Hay actividades de control en toda la
organizacin, a todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama de
actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, revisiones de productividad operativa, salvaguarda de activos y
segregacin de funciones.

Tambin son las actividades que establece la administracin y que proporcionan

una seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y eficientemente
los objetivos especficos de la entidad.

3.3 MATRICES

A continuacin se muestran matrices, en donde por cada rubro de los estados

financieros, se mencionan de manera enunciativa ms no limitativa, los objetivos y
procedimientos de control mnimos necesarios para fortalecer el control interno en
la entidad.

91
3.3.1 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Contabilidad Gubernamental
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
Bases Establecer una gua 1 3 4 1. Manual de
normativas contabilizadora, contabilidad
para la catlogo de cuentas
contabilizaci y/o manual de
n de las contabilidad.
operaciones

Actualizacin de la 4 7 2. Polticas contables

gua contabilizadora.

Fijar polticas de 1 2 3. Catlogo de cuentas

contabilizacin interna
(capitalizacin de
activos, depuracin de
cuentas contables,
determinacin de
cuentas incobrables,
entre otras)

Integracin de Generar los estados 6 4. Gua contabilizadora

informacin financieros y
financiera y presupuestales
presupuestal requeridos por la
normatividad existente

Presentar Los estados 6 5. Cuenta pblica

informacin financieros y
financiera y presupuestales deben
presupuestal ser firmados por los
correcta y titulares del ente y el
confiable responsable directo de
la emisin de esta
informacin o bien por
los servidores pblicos
facultados para ello,
mediante actas de
sesin, oficios, firmas
y/o sello

Dictaminar o revisar la 12 6. Estados financieros

informacin financiera
y presupuestal por un
ente externo o interno.

Establecer un 10 7. Balanza de
calendario interno para comprobacin
generar la informacin
contable y
presupuestal
correspondiente

Cumplir con los plazos 11 8. Plizas contables y

en la presentacin de soporte documental
informacin financiera
y presupuestal

92
Contabilidad Gubernamental
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control

No efectuar 5 6 9 9. Auxiliares contables

alteraciones a la
informacin financiera
y presupuestal ya
presentada a las
instancias
correspondientes

Contabilizaci Contabilizar 5 6 9 10. Calendario

n adecuada de operaciones con base
las acumulativa.
operaciones

Registro de todas las 5 6 9 11. Oficios de entrega

transacciones

Documentar todas las 8 9 12. Dictamen e informes

operaciones contables de auditoria
y presupuestales con
soporte en original

Mantener los saldos 8 9 13 13. Dictamen de

contables conforme a depuracin y/o
la naturaleza de la cancelacin
cuenta (es decir evitar
saldos contrarios al de
su naturaleza)

Normativa aplicable:

Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato

Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato
Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de
Guanajuato
Ley del Trabajo de los Servidores Pblicos al Servicio del Estado y de los Municipios
Principios de Contabilidad Gubernamental
Dems legislacin o normativa aplicable

93
3.3.2 EFECTIVO

Caja, fondo fijo o revolvente

Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
Comprobar la Asignacin de caja 5 6 1. Polticas,
existencia del chica o fondo fijo a manuales o
efectivo y que funcionario a travs disposiciones
se incluyan del correspondiente administrativas.
todos estos en oficio de asignacin.
los estados
financieros.

2. Estados
financieros

Comprobar que Establecimiento de 1 3. Balanza de

se cuenten con polticas y comprobacin
mecanismos de procedimientos para el
control de los manejo de los fondos
fondos fijos y fijos y revolventes.
revolventes.

4. Auxiliar contable

Fijar de manera 4 5. Relacin de

adecuada del importe fondos fijos.
de los fondos fijos y
revolventes.

6. Recibos u oficios
en los que se seala
la asignacin del
fondo.

Verificar el Efectuar arqueos 6 7 8 9 10 7. Fianzas de los

adecuado sorpresivos. funcionarios que
manejo del manejan el efectivo
fondo fijo y
salvaguarda de
efectivo.

8. Cdula de
arqueos efectuados.

9. Evidencia fsica
de comprobantes de
pago inutilizados
con sello de
"PAGADO" y que
cumplan con los
requisitos
solicitados

94
Caja, fondo fijo o revolvente
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
Adecuada 12 13 10. Evidencia de los
segregacin de vales con las firmas
funciones. de los funcionarios
responsables

11. Pliza contable

12. Organigrama

Comprobar el Realizar el reembolso 1 11 13. Descripcin de

cumplimiento del fondo, a la entrega puestos
propsito para de los documentos
el que fue que comprueben los
creado y de las pagos efectuados.
polticas y
procedimientos
establecidos.

95
Bancos
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
Verificar la Elaboracin de 6 11 12 13 14 1. Polticas,
existencia del conciliaciones manuales o
efectivo bancarias mensuales disposiciones
depositado en por funcionario sin administrativas
cuentas responsabilidad sobre
bancarias, as la recepcin,
como sus desembolso o
operaciones y custodia de fondos.
la correccin
de los saldos
en su caso.

Asegurarse se Al darse el supuesto 2 3 2. Estados

incluyan las de la apertura de financieros o cuenta
cuentas se cuentas bancarias pblica
reporten en reportar
los estados inmediatamente al
financieros o rea de contabilidad
en la cuenta para su inclusin en
pblica los estados financieros
o cuenta pblica

Verificar que Establecimiento de 1 3. Contratos de

se cuenten polticas y apertura de cuentas
con procedimientos para el bancarias
mecanismos manejo de las cuentas
de control de bancarias, forma de
las cuentas pago, ya sea a travs
bancarias de cheques o de
transferencias
electrnicas. Que se
incluyan las leyendas
PARA ABONO EN
CUENTA DEL
BENEFICIARIO NO
NEGOCIABLE, etc.

Comprobar el Adecuada 15 16 4. Fianzas de los

adecuado segregacin de funcionarios a cargo
manejo del funciones. del efectivo
efectivo
depositado en
cuentas
bancarias

Aprobacin de firmas 3 8 15 16 5. Oficio de

mancomunadas para asignacin de la
la emisin de responsabilidad de
cheques. salvaguarda

96
Bancos
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
Asignar una persona 15 16 17 6. Relacin de las
sin responsabilidad en cuentas bancarias
el efectivo y sin con la descripcin
acceso a los archivos del objetivo de su
o cuentas de apertura.
tesorera, para
comparar los listados
de ingresos con
saldos de cuentas a
cobrar y depsitos
bancarios, con la
finalidad de comprobar
que estos se han
efectuado.

Apertura de cuentas 3 12 13 7. Chequeras

de acuerdo al bancarias
propsito de los
recursos recibidos.

Salvaguarda Establecer medidas de 4 5 7 8. Lista de personal

de las control para el con firmas
chequeras. adecuado manejo y autorizadas
resguardo de las
chequeras

9. Documento que
contenga las
contraseas para
realizar las
transacciones
bancarias

Responsabilidad de 10 10. Lugar apropiado

los funcionarios que para el resguardo
manejan las cuentas (caja fuerte,
bancarias, de la gabinete con llave o
salvaguarda de las clave de acceso,
chequeras. etc.)

11. Conciliaciones
bancarias

Salvaguarda Establecer medidas de 9 10 12. Auxiliares

de las control para el contables
contraseas adecuado resguardo
para las de contraseas
transacciones
va electrnica

13. Estado de
cuenta bancario

14. Oficios de
aclaracin enviados
al banco.

97
Bancos
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
Cumplimiento Contratacin de 4 15. Organigrama
de fianzas para los
disposiciones funcionarios
legales responsables del
manejo de las cuentas
bancarias.

16. Descripcin de
puestos

17. Conciliaciones
de ingresos

98
Inversiones
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
Verificar la Elaboracin de 4 8 9 10 11 1. Polticas,
existencia del conciliaciones de las manuales o
efectivo inversiones de disposiciones
depositado en manera mensual. administrativas
cuentas
bancarias de
inversin, as
como sus
operaciones y
la correccin
de los saldos
en su caso.

2. Estados
financieros o cuenta
pblica

Asegurarse se Al darse el supuesto 2 3 3. Contratos de

incluyan las de la apertura de apertura de cuentas
cuentas se cuentas bancarias bancarias de
reporten en reportar inversin
los estados inmediatamente al
financieros o rea de contabilidad
en la cuenta para su inclusin en
pblica los estados
financieros o cuenta
pblica

4. Relacin de
cuentas de inversin.

Verificar que Establecimiento de 1 5. Acta o acuerdo de

se cuente con polticas y integracin del
mecanismos procedimientos para comit
de control de el manejo de los
valores. recursos depositados
en inversiones.

Fijar das y horarios 1

para pagos a
proveedores, as
como para pago de
nminas, entre otros
para controlar la
disponibilidad de
recursos

Seleccionar la Establecimiento de un 1 6. Actas del comit

institucin y comit de inversiones de inversiones
tipo de en donde se
inversin que seleccione la mejor
proporcione opcin de inversin
seguridad y
mejor tasa de

99
Inversiones
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
inters

7. Anexos de las
actas del comit de
inversiones

Autorizaciones del 6 8. Conciliaciones

comit para efectuar bancarias de las
las inversiones cuentas de
inversiones

9. Oficios de
aclaracin enviados
al banco.

Evidencia de la 6 7 10. Auxiliares

investigacin y contables
anlisis de las
opciones de inversin

11. Estados de
cuenta bancarios

Manejo Adecuada 12 13 12. Organigrama

adecuado del segregacin de
efectivo funciones.
depositado en
cuentas
bancarias de
inversin

13. Descripcin de
puestos

Normativa aplicable:

Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato

Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de
Guanajuato
Principios de Contabilidad Gubernamental
Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos
Dems legislacin o normativa aplicable

3.3.3 CUENTAS POR COBRAR

Cuentas por cobrar

Objetivos Procedimientos
Partidas o Documentacin
Captulo de de
cuentas respaldo
control control

100
Cuentas por cobrar
Objetivos Procedimientos
Partidas o Documentacin
Captulo de de
cuentas respaldo
control control
Asegurar que Efectuar conciliaciones 1 2 3 4 1. Plizas contables
todas las peridicas entre los
Anticipos cuentas por auxiliares contables y las
de sueldos cobrar estn cuentas por cobrar.
a registradas en
servidores contabilidad,
pblicos, comprobando
que estas
Anticipos corresponden a
de sueldos transacciones
a efectivamente
servidores realizadas.
pblicos de
eleccin 2. Auxiliares
popular, contables

Prstamos
3. Conciliaciones de
a terceros
cuentas por cobrar.
ajenos al
Entidad,
4. Manual de
Anticipos polticas y
de sueldos procedimientos.

Gastos a Segregacin adecuada 12 13 5. Disposiciones

reserva de de funciones. administrativas.
comprobar
6. Reglamento
Interno de
Adquisiciones,
debidamente
autorizado por la
instancia
correspondiente.

Establecer un Vigilancia constante y 3 4 7. Reglamento de

seguimiento de efectiva sobre los Obra pblica y
cobros y vencimientos y Servicios
prximos cobranza, principalmente Relacionados con la
vencimientos de con base en la misma para el
las cuentas por informacin sobre Estado y los
cobrar antigedad de saldos. Municipios de
Guanajuato,
Manuales
8. Fianza de
proveedores y
contratistas.

101
Cuentas por cobrar
Objetivos Procedimientos
Partidas o Documentacin
Captulo de de
cuentas respaldo
control control
Cumplimiento de Establecimiento de 5 6 9. Contratos de
las disposiciones Adquisiciones,
disposiciones administrativas, polticas Enajenaciones,
legales o lineamientos que Arrendamientos y
establecidas. regulen lo relativo Contratacin de
otorgamiento de Servicios.
anticipos sobre salarios,
descuentos a servidores
pblicos.

Establecimiento de 5 6 10. Contratos por

disposiciones obra pblica.
administrativas, polticas
o lineamientos que
regulen lo relativo
otorgamiento de gastos
a reserva de comprobar.

Anticipos a Comprobar el Elaboracin y 7 11. Relaciones

Contratistascumplimiento de
las
Anticipos a disposiciones
Proveedores legales
establecidas.
aprobaciones de un analticas que
reglamento, manuales y contemplen sus
polticas internas fechas de
relativas al rea de vencimiento y das
adquisiciones, que trascurridos de
normen lo concerniente vencimiento.
a entrega de anticipos y
su aplicacin.

Elaboracin y 8 14 12. Descripcin de

aprobaciones de un puestos
reglamento, manuales y
polticas internas
relativas al Obra pblica,
que normen lo
concerniente a entrega
de anticipos y su
aplicacin.

Exigir a los proveedores 9 13. Organigrama

y contratistas las
garantas previstas en la
normativa.

Cumplir con lo relativo al 10 11 14 Estimaciones de

otorgamiento de obra.
anticipos como lo
dispone la normativa.

Normativa aplicable:

Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato.

Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

102
Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato
Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Sector Pblico en el
Estado de Guanajuato.
Ley de Obra Pblica y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato
Ley del Trabajo de los Servidores Pblicos al Servicio del Estado y de los Municipios
Ley Federal del Trabajo
Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos
Principios de Contabilidad Gubernamental
Dems legislacin o normativa aplicable.

103
3.3.4 PASIVOS

Pasivos
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
Establecer Elaborar los criterios 1 1. Polticas especficas
polticas para el normativos y bases para para su registro y
registro y el registro y pago de los control.
control de los mismos incluyendo:
pasivos
Fechas para su
contabilizacin al cierre
del ejercicio
presupuestal.

Fechas de vigencia para

su cancelacin o pago y
en su caso la
reasignacin, o
devolucin de dicho
recursos ante las
instancias
correspondientes.

Documentacin
comprobatoria requerida
donde se acredite la
obligacin de pago por
servicios efectivamente
devengados y
efectuados: contratos,
convenios, facturas

Contabilizacin Elaborar una relacin de 2 2. Reporte de pasivos.

adecuada de las pasivos por rea
operaciones responsable de darle
seguimiento.

Asegurar que los Contar con el soporte 3 5 3. Soporte documental

pasivos documental del pasivo. (Convenios, contratos,
incluidos en el documentacin
estado de comprobatoria, etc.)
situacin
financiera, son
reales.

4. Expediente del
pasivo.

Verificar que se Expedientes de los 4 6 5. Estados financieros

incluyan todos pasivos no pagados, o cuenta pblica.
los pasivos y (recursos
que stos sean comprometidos no
por los importes ejercidos).
que se adeuden
a la fecha del
estado de
situacin
financiera.

104
Pasivos
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
Comprobar el Establecimiento del 4 8 6. Auxiliar contable.
cumplimiento de calendario de
las obligaciones fiscales.
disposiciones
fiscales.

Registro de todas las 6 7 7. Pliza contable

transacciones

Verificar la suficiencia 7 8. Expedientes de

presupuestal de las comprobantes de
partidas relacionadas. pagos fiscales.

Mantener los saldos 6 7 11 9. Plan de pensiones y

contables conforme a la jubilaciones
naturaleza de la cuenta
(es decir evitar saldos
contrarios al de su
naturaleza).

Documentar y Proceder al registro de 3 6 7 10. Clculos

tramitar pasivos solo si cuenta elaborados por la
adecuadamente con los documentos que compaa contratada
los pasivos. acrediten la obligacin para este servicio o
de pago. clculos efectuados
por la entidad para
efectuar el registro de
las correspondientes
reservas.

11. Dictamen de
depuracin y/o
cancelacin

Los pasivos Establecimiento de un 9 10 12. Organigrama.

incluidos en el plan de pensiones y
estado de jubilaciones.
situacin
financiera
contemplan
contingencias.

Adecuada Asignacin de las 12 13 13. Descripcin de

segregacin de actividades elaboracin, puestos.
funciones. autorizacin, pago y
registro a diferentes
funcionarios.

105
Normativa aplicable:

Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato

Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato
Principios de Contabilidad Gubernamental
Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos
Dems legislacin o normativa aplicable

106
3.3.5 DEUDA PBLICA

Deuda Pblica
Objetivos Procedimientos
Partida Captulo Documentacin respaldo
de control de control
9000 La contratacin Archivar la 1 1. Acta del rgano
de la deuda documentacin que de gobierno
pblica se ampare la autorizacin donde se aprueba
apruebe por el de la deuda pblica por la deuda.
congreso estatal parte del Ejecutivo y del (Congreso del
y por el Ayuntamiento. Estado)
ayuntamiento.

Los recursos de Realizar un anlisis al 2 8 2. Decreto de

la deuda pblica Decreto por medio del autorizacin de la
se destinen a cual se autoriz la deuda deuda pblica del
gasto de pblica con el objeto de Congreso del
inversin verificar el objetivo de Estado.
pblica control.
productiva.

3. Contrato de la
deuda pblica

El emprstito Realizar un anlisis de la 3 8 4. Documentacin

sea pagadero en documentacin por que acredite el
territorio y medio de la cuenta con cumplimiento del
moneda que se contrata la deuda contrato.
nacional. pblica, el anlisis debe
validar con el objetivo
del control.

El fin Conciliar los fines de la 2 5 6 7 5. Programa de

establecido en el deuda pblica con en el inversin anual
decreto de programa de inversin
autorizacin de anual y en el plan estatal
la deuda se o municipal de
encuentra desarrollo.
contemplado en
el programa de
inversin y en el
plan estatal o
municipal de
desarrollo

La estructura de Analizar el costo 8 6. Plan estatal de

la deuda pblica financiero de la deuda desarrollo
sea idnea de pblica, con el, la
acuerdo a la situacin financiera
proyeccin futura del ente.
financiera de los
ejercicios en los
cuales se cubrir
la misma.

107
Deuda Pblica
Objetivos Procedimientos
Partida Captulo Documentacin respaldo
de control de control
El ente cumpla Analizar las clusulas 4 8 7. Plan municipal
con lo del contrato y dar de desarrollo
establecido en cumplimiento a las
las clusulas de mismas.
contrato de la
deuda pblica.

La deuda pblica Archivar la 9 8. Cdula de

se encuentre documentacin que Anlisis
inscrita en el acredite el registro
Registro Estatal correspondiente.
de Deuda
Pblica.

Monitoreo de la Solicitar los estados de 10 25 9. Copia del

deuda pblica cuenta de la deuda registro estatal de
indirecta, con el indirecta para realizar un deuda pblica.
objeto de registro del
verificar que las comportamiento de la
entidades misma.
amorticen su
deuda y liquiden
los intereses y
dems pagos a
que haya lugar

10. Registro de la
deuda pblica
indirecta

Los recursos de Conciliar el total de 2 13 24 11. Tabla de

la deuda pblica gasto ejercido con deuda amortizacin de
se apliquen al fin pblica con el total de pagos
establecido en el gasto de inversin
decreto de pblica productiva origen
autorizacin de de la deuda pblica.
la misma.

12. Calendarizacin
del gasto

Los pagos Conciliar los meses en 12 21 23 13. Relacin de

establecidos en que se realizan el pago las obras
el programa de la deuda pblica con ejecutadas con
financiero anual la calendarizacin del los recursos de
corresponden al gasto establecido en el deuda pblica.
calendario de los Presupuesto de Egresos
gastos aprobado.
establecidos en

108
Deuda Pblica
Objetivos Procedimientos
Partida Captulo Documentacin respaldo
de control de control
el presupuesto
de egresos.

La deuda pblica Realizar el registro 14 15 22 14. Estados

sea registrada contable de las Financieros
en el sistema operaciones realizadas
contable. con los recursos de la
deuda pblica.

15. Balanza de
comprobacin

Los estados Conciliar el saldo de los 15 16 17 16. Estados de

financieros estados financieros con cuenta bancarios
reflejen los estados de cuenta de
correctamente la la deuda pblica. En
deuda pblica caso de diferencias
del ente, de llevar acciones para
acuerdo con las corregirlas.
polticas
contables que se
estn utilizando.

Los intereses Calcular los intereses de 14 15 19 20 17. Conciliacin

por deuda acuerdo a lo establecido de estados
pblica se en el contrato. En caso financieros y
calculen de tomar como estados de
correctamente y referencia ndices cuenta.
se realice el burstiles (CETES, TIIE,
registro contable etc.) validar en fuente de
correspondiente informacin oficial el
dato para realizar el
clculo.

Realizar el realizar el
registro contable

22 18. Oficio de
recibido ante el
congreso del
estado de la
cuenta pblica,
dicho oficio debe
de incluir la
documentacin
proporcionada.

109
Deuda Pblica
Objetivos Procedimientos
Partida Captulo Documentacin respaldo
de control de control
19. Hoja de
clculo de los
intereses.

Remitir mensual Monitorear el envi en 18 20. Copia de los

y/o tiempo y forma del ndices burstiles
trimestralmente estado de situacin de la a la fecha de
al congreso del deuda pblica y su costo pago.
estado de financiero del ente.
situacin de la
deuda pblica y
su costo
financiero del
ente.

21. Presupuesto
de Egresos
aprobado

22. Auxiliar
contable

23. Conciliacin
de los pagos de la
deuda pblica con
el Presupuesto de
Egresos aprobado

Para llevar a Conciliar los pagos de la 21 22 23 24. Conciliacin

cabo el pago del deuda pblica con el del total de gasto
emprstito Presupuesto de Egresos ejercido con
exista partida aprobado. En caso de deuda pblica con
presupuestal diferencias llevar el total de gasto
autorizada. acciones para de inversin
corregirlas. pblica productiva
origen de la
deuda pblica.

25. Estados de
Cuenta

Informar a la Publicar semestralmente 26 26. Testigo

ciudadana la la situacin de la deuda periodstico.
situacin de la pblica del ente en el
deuda pblica peridico de mayor
del ente u circulacin en la
organismo. localidad informando el
saldo y el recurso
devengado.

Normativa aplicable:

Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato

Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato

110
Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato
Ley de Deuda Pblica para el Estado y los Municipios de Guanajuato
Principios de Contabilidad Gubernamental
Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos
Dems legislacin o normativa aplicable

111
3.3.6 PATRIMONIO

Nota: la totalidad de la documentacin respaldo corresponde a cada objetivo de control.

Control patrimonial
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
5000 5101 Administracin del 1. Cumplimiento del Solicitud de compra
inventario de proceso de
mobiliario. compra conforme
a la ley de la
materia.
2. Asignacin de N
de inventario y
plaqueo del bien.
3. Resguardo del
bien.
4. Aseguramiento
del bien.

5102 Administrar el 1. Cumplimiento del Dictamen tcnico que

inventario del proceso de justifique el
Equipo de compra conforme requerimiento de
administracin. a la ley de la marcas especficas
materia.
2. Asignacin de N
de inventario y
plaqueo del bien.
3. Resguardo del
bien.
4. Aseguramiento
del bien.

Invitacin a
proveedores
5201 Administracin del 1. Cumplimiento del
inventario de proceso de compra
Maquinaria y conforme ley de la
Equipo materia.
Agropecuario 2. Asignacin de N de
inventario y plaqueo
del bien.
3. Resguardo del bien.
4. Aseguramiento del
bien.

112
Control patrimonial
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
5202 Administracin del 1. Cumplimiento del Convocatoria
Inventario de proceso de
Maquinaria y compra conforme
Equipo Industrial a la ley de la
materia.
2. Asignacin de N
de inventario y
plaqueo del bien.
3. Resguardo del
bien.
4. Aseguramiento
del bien.

5203 Administracin del 1. Cumplimiento del Publicacin

inventario de proceso de
Maquinaria y compra conforme
Equipo de a la ley de la
Construccin materia.
2. Asignacin de N
de inventario y
plaqueo del bien.
3. Resguardo del
bien.
4. Aseguramiento
del bien.

5204 Administracin del 1. Cumplimiento del Bases y

inventario de proceso de especificaciones
Equipos y aparatos compra conforme
de comunicaciones a la ley de la
y materia.
telecomunicaciones 2. Asignacin de N
de inventario y
plaqueo del bien.
3. Resguardo del
bien.
4. Aseguramiento
del bien.

5205 Administracin del 1. Cumplimiento del Acta de la junta de

inventario de proceso de aclaraciones
Maquinaria y compra conforme
equipo elctrico a la ley de la
materia.
2. Asignacin de N
de inventario y
plaqueo del bien.
3. Resguardo del
bien.
4. Aseguramiento
del bien.

113
Control patrimonial
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control

5206 Administracin del 1. Cumplimiento del Lista o registro de

inventario de proceso de proveedores
Bienes informticos compra conforme participantes
a la ley de la
materia.
2. Asignacin de N
de inventario y
plaqueo del bien.
3. Resguardo del
bien.
4. Aseguramiento
del bien.

5301 Administracin del 1. Cumplimiento del Propuesta tcnica

Inventario de proceso de
Vehculos y equipo compra conforme
terrestre a la ley de la
materia.
2. Asignacin de N
de inventario y
plaqueo del bien.
3. Resguardo del
bien.
4. Aseguramiento
del bien.

5305 Administracin del 1. Cumplimiento del Propuesta econmica

Inventario de proceso de
Vehculos y equipo compra conforme
auxiliar de a la ley de la
transporte materia.
2. Asignacin de N
de inventario y
plaqueo del bien.
3. Resguardo del
bien.
4. Aseguramiento
del bien.

5502 Administracin del 1. Cumplimiento del Justificacin y/o

inventario de proceso de explicacin de
Refacciones y compra conforme incumplimientos por
accesorios a la ley de la parte de proveedores.
mayores materia.
2. Kardex de
entradas y

114
Control patrimonial
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
salidas de
refacciones al
almacn

5701 Administracin del 1. Cumplimiento del Apertura de ofertas

Inventario de proceso de tcnicas
Edificios y locales compra conforme
a la ley de la
materia.
2. N de escrituras
del inmueble.
3. Datos de
inscripcin en el
registro pblico
de la propiedad.
4. Aseguramiento
del bien.

5702 Administracin del 1. Cumplimiento del Dictamen tcnico

Inventario de proceso de
bienes inmuebles enajenacin
conforme a la ley
de la materia.
2. Num. De
escrituras del
inmueble.
3. Datos de
inscripcin en el
registro pblico
de la propiedad.

5801 Administracin del 1. Cumplimiento del Apertura de ofertas

inventario de proceso de alta econmicas
Maquinaria y conforme a la ley
equipo de defensa de la materia.
pblica 2. Asignacin de N
de inventario del
arma. Evidencia
que se cumple
con los requisitos
sealados por la
SEDENA
3. Resguardo del
arma

5802 Administracin del 1. Cumplimiento del Dictamen econmico

Inventario de proceso de
Equipo de compra conforme
seguridad pblica a la ley de la
materia.
2. Asignacin de N
de inventario y
plaqueo del bien.

115
Control patrimonial
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
3. Resguardo del
bien.
4. Aseguramiento
del bien.

Cuadro o tablas
comparativas

Acta de fallo

Contrato o pedido

Fianza de garanta de
cumplimiento del
pedido

Factura de anticipos

Fianza de garanta de
los anticipos

EVIDENCIA DE
RECEPCIN DE LOS
BIENES (EG: Recibos
o sello de recibido en
las facturas)

Clculo y aplicacin
de penalizaciones

Normativa aplicable:

Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato.

Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Sector Pblico en el
Estado de Guanajuato.
Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato
Ley de Deuda Pblica para el Estado y los Municipios de Guanajuato.
Principios de Contabilidad Gubernamental
Dems legislacin o normativa aplicable.

116
3.3.7 INGRESOS

Ingresos
Captul Partida Objetivos Procedimientos
Documentacin respaldo
o clave de control de control
Ingreso El Pronstico de Verificar que el 1 1.- Pronostico de
s Ingresos se pronstico incluya los Ingresos
elabora recursos que por ley autorizado
cumpliendo la le corresponden.
normativa
establecida para
la elaboracin del
mismo.

En el caso de 1 2.- Pronostico de

financiamiento. Ingresos
Validar que se modificado
considera el autorizado.
financiamiento neto
sea incluido en el
pronstico.

Aprobacin del Validar que el 1 16 3.- Oficio de

pronstico de pronstico de recibido
ingresos. Ingresos se
encuentre aprobado
por las instancias
correspondientes.

En el caso de 2 16 4.- Control de

modificaciones al Ingresos de la
pronostico de Unidades
Ingresos. Verificar Responsables
que las mismas
hayan sido aprobadas
por las instancias
correspondientes.

El pronstico de Remitir el pronstico 1 3 5.- Auxiliares

ingresos es de ingreso anexo a la Contables
enviado con las iniciativa de ley de
iniciativas de ley ingreso.
de ingresos al
Congreso del
Estado.
Los ingresos Conciliacin entre el 4 5 6 6.- Conciliacin
reportados en la control de las
cuenta pblica unidades
son los responsables de la
efectivamente recepcin de los
recibidos por el ingresos y los
ente fiscalizado. registros contables.

117
Ingresos
Captul Partida Objetivos Procedimientos
Documentacin respaldo
o clave de control de control
Los ingresos son Los recibos de 7 8 9 7.- Recibos
recibidos ingreso son valuados Oficiales
conforme a las por el sistema de
bases tarifas, valores y
especificadas en descuentos basados
la normativa en las leyes de
vigente. ingresos o de
hacienda aprobadas
por el Congreso del
Estado.

Todos los Llevar a cabo la 5 6 7 8.Programacin

ingresos del ente conciliacin del total del Sistema de
fiscalizado de importe amparado Ingresos
amparados con con recibos oficiales
recibos oficiales. contra el total de
ingresos registrados
en contabilidad.

Verificar que los 7 9.- Ley de

recibos oficiales de Ingresos
ingresos contengan el
nombre, concepto de
cobro, nmero de
folio, fecha y sello de
pagado y/o impresin
de la mquina
registradora

Todos los recibos Realizar una base de 5 10 10.- Base de

oficiales emitidos datos de la totalidad datos de los
son registrados de los recibos recibos oficiales
oficiales,
estableciendo el
nmero de referencia
del registro contable.

Los descuentos Establecer 11 12 11.- Oficios de

se calculan y se procedimientos para otorgamiento de
registran el otorgamiento de condonaciones y
correctamente. condonacin y descuentos de
descuentos de las contribuciones.
contribuciones.

118
Ingresos
Captul Partida Objetivos Procedimientos
Documentacin respaldo
o clave de control de control
Los cambios en el Los cambios 13 14 15 12.-
padrn de registrados al padrn Procedimientos
contribuyentes de contribuyentes son para el
sean autorizados. comparados contra la otorgamiento de
documentacin fuente condonaciones y
autorizada o descuentos de las
confirmados con los contribuciones.
contribuyentes para
asegurarse de que
fueron capturados
correctamente.

La dependencia 13 16 13.- Padrn de

encargada de las contribuyentes.
finanzas aprueba los
cambios importantes
al padrn de
contribuyentes.

Los recibos Autorizacin del 5 14 16 17 14.-

oficiales, cortes registro de la pliza Documentacin
de caja, fichas de contable previo soporte.
depsito y dems anlisis de la
documentacin documentacin
comprobatoria soporte.
coincide con lo
registrado en la
pliza de ingresos

Cotejar el importe Conciliar los 5 6 18 15.- Confirmacin

total de los auxiliares contables con
ingresos segn de los ingresos contra contribuyentes
auxiliares los Estados
contables contra Financieros.
los presentados
en la Cuenta
Pblica.

Clasificacin Realizar la 19 20 16.- Autorizacin.

contable correcta clasificacin de los
de los ingresos ingresos en la
contabilidad de
acuerdo a lo que
establece la
normativa.

119
Ingresos
Captul Partida Objetivos Procedimientos
Documentacin respaldo
o clave de control de control

FONDO DE APORTACIONES PARA LA EDUCACION BASICA Y NORMAL (FAEB)

17.- Plizas de
Ingresos

La informacin Realizar el registro 5 14 18.- Estados

financiera del ente contable de las Financieros
fiscalizado, incluya las operaciones del
operaciones Fondo.
realizadas con los
recursos del Fondo.

Los entes ejecutores Conciliar los auxiliares 5 6 21 19.- Balanza de

hayan aperturado una de las cuentas Comprobacin
cuenta bancaria contables del Fondo
especfica para la con el estado de
recepcin, manejo y cuenta de la cuenta
administracin de los bancaria abierta para
recursos del Fondo. los recursos del
Fondo.

La Tesorera de la Conciliar el depsito 6 21 22 20.- Gua

Federacin (TESOFE) de la federacin Contabilizadora
transfiri realizado a la entidad
oportunamente los federativa contra el
Apoyos a la entidad calendario de
federativa, de ministraciones.
conformidad con el
calendario de
distribucin de
recursos que da a
conocer la SHCP.

Cotejar los registros Conciliar los saldos de 5 6 23 21.- Estado de

contables y los auxiliares Cuenta Bancario
presupuestarios, con contables contra los
el objeto de identificar reportes
las partidas y presupuestarios de los
movimientos, recursos del Fondo.
asegurando que

120
FONDO DE APORTACIONES PARA LA EDUCACION BASICA Y NORMAL (FAEB)

correspondan a
operaciones
realizadas con
recursos del FAEB.

Se identifiquen los Conciliar el registro 6 21 24 22.- Calendario de

intereses generados, contable de los Ministraciones
producto de la intereses con el
inversin de las estado de cuenta
disponibilidades bancario.
lquidas.

El monto del Conciliar el saldo de la 6 26 27 23.- Reportes

pronstico original y Cuenta Pblica Estatal Presupuestarios
modificado contenido y Cuenta Pblica
en la Cuenta de la Federal.
Hacienda Pblica
Estatal corresponda
con lo reportado en la
Cuenta de la Hacienda
Pblica Federal.

121
FONDO DE APORTACIONES PARA LOS SERVICIOS DE SALUD (FASSA)

La entidad federativa Conciliar el depsito 6 21 22 25.- Calculo de los

recibi las de la federacin intereses generados
aportaciones realizado a la entidad por desfase
federales, de federativa contra el
conformidad con lo calendario de
establecido en el ministraciones.
Acuerdo por medio del
cual la Federacin da
a conocer a los
estados la distribucin
y calendarizacin para
la ministracin de los
recursos del FASSA.

La informacin Realizar el registro 5 14 26. Cuenta Pblica

financiera del ente contable de las Federal
fiscalizado, incluya las operaciones del
operaciones Fondo.
realizadas con los
recursos del Fondo.

Los entes ejecutores Conciliar los auxiliares 5 6 21 27.- Cuenta Pblica

hayan aperturado una de las cuentas Estatal
cuenta bancaria contables del Fondo
especfica para la con el estado de
recepcin, manejo y cuenta de la cuenta
administracin de los bancaria abierta para
recursos del Fondo. los recursos del
Fondo.

Se identifiquen los Conciliar el registro 6 21 24 28.- Cuenta Pblica

intereses generados, contable de los Municipal
producto de la intereses con el
inversin de las estado de cuenta
disponibilidades bancario.
lquidas.

Conciliar los registros Conciliar los saldos de 5 6 23

contables y los auxiliares
presupuestarios, con contables contra los
el objeto de identificar reportes
las partidas y presupuestarios de los
movimientos, recursos del Fondo.
asegurando que
correspondan a
operaciones
realizadas con
recursos del FASSA.

El monto del Conciliar el saldo de la 6 26 27

pronstico original y Cuenta Pblica Estatal
modificado contenido y Cuenta Pblica
en la Cuenta de la Federal.

122
FONDO DE APORTACIONES PARA LOS SERVICIOS DE SALUD (FASSA)

Hacienda Pblica
Estatal corresponda
con lo reportado en la
Cuenta de la Hacienda
Pblica Federal.

FONDO PARA LA INFRAESTRUCTURA SOCIAL MUNICIPAL (FISM)

La informacin Realizar el registro 5 14

financiera del ente contable de las
fiscalizado, incluya las operaciones del
operaciones Fondo.
realizadas con los
recursos del Fondo.
Los entes ejecutores Conciliar los auxiliares 5 6 21
hayan aperturado una de las cuentas
cuenta bancaria contables del Fondo
especfica para la con el estado de
recepcin, manejo y cuenta de la cuenta
administracin de los bancaria abierta para
recursos del Fondo. los recursos del
Fondo.
Se identifiquen los Conciliar el registro 6 21 24
intereses generados, contable de los
producto de la intereses con el
inversin de las estado de cuenta
disponibilidades bancario.
lquidas.
Conciliar los registros Conciliar los saldos de 5 6 23
contables y los auxiliares
presupuestarios, con contables contra los
el objeto de identificar reportes
las partidas y presupuestarios de los
movimientos, recursos del Fondo.
asegurando que
correspondan a
operaciones
realizadas con
recursos del FISM.

123
 FONDO PARA LA INFRAESTRUCTURA SOCIAL MUNICIPAL (FISM)

El Estado haya Conciliar el depsito 6 21 22

enterado al Municipio del Estado realizado al
de manera mensual Municipio contra el
los recursos del FISM calendario de
en los primeros diez ministraciones.
meses del ao,
observando el
calendario de
ministraciones
publicado en el
Peridico Oficial del
Gobierno del Estado y
que el monto
transferido coincida
con el importe
indicado en dicha
publicacin.

El cierre de ejercicio Conciliar el saldo de la 6 27 28

presupuestal Cuenta Pblica Estatal
elaborado por el ente y Cuenta Pblica
ejecutor, coincide con Municipal.
lo reportado en la
cuenta pblica estatal.

El monto del pronstico Conciliar el saldo de la 6 26 27

original y modificado Cuenta Pblica Estatal
contenido en la Cuenta y Cuenta Pblica
de la Hacienda Pblica Federal.
Estatal corresponda
con lo reportado en la
Cuenta de la Hacienda
Pblica Federal.

124
 FONDO PARA LA INFRAESTRUCTURA SOCIAL ESTATAL (FISE)
La informacin Realizar el registro 5 14
financiera del ente contable de las
fiscalizado, incluya las operaciones del fondo.
operaciones
realizadas con los
recursos del fondo.

Los entes ejecutores Conciliar los auxiliares 5 6 21

hayan aperturado una de las cuentas
cuenta bancaria contables del Fondo
especfica para la con el estado de
recepcin, manejo y cuenta de la cuenta
administracin de los bancaria abierta para
recursos del fondo. los recursos del fondo.
Se identifiquen los Conciliar el registro 6 21 24
intereses generados, contable de los
producto de la intereses con el
inversin de las estado de cuenta
disponibilidades bancario.
lquidas.

Conciliar los registros Conciliar los saldos de 5 6 23

contables y los auxiliares
presupuestarios, con contables contra los
el objeto de identificar reportes
las partidas y presupuestarios de los
movimientos, recursos del Fondo.
asegurando que
correspondan a
operaciones
realizadas con
recursos del FISE.

El monto del Conciliar el saldo de la 6 26 27

pronstico original y Cuenta Pblica Estatal
modificado contenido y Cuenta Pblica
en la Cuenta de la Federal.
Hacienda Pblica
Estatal corresponda
con lo reportado en la
Cuenta de la Hacienda
Pblica Federal.

125
FONDO DE APORTACIONES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS MUNICIPIOS Y DE LAS
DEMARCACIONES TERRITORIALES DEL DISTRITO FEDERAL (FORTAMUN-DF)
La Tesorera de la Conciliar el depsito 6 21 22
Federacin (TESOFE) de la federacin
transfiri realizado a la entidad
oportunamente los federativa contra el
Apoyos a la entidad calendario de
federativa, de ministraciones.
conformidad con el
calendario de
distribucin de
recursos.
La informacin Realizar el registro 5 14
financiera del ente contable de las
fiscalizado, incluya las operaciones del
operaciones Fondo.
realizadas con los
recursos del Fondo.
Los entes ejecutores Conciliar los auxiliares 5 6 21
hayan aperturado una de las cuentas
cuenta bancaria contables del Fondo
especfica para la con el estado de
recepcin, manejo y cuenta de la cuenta
administracin de los bancaria abierta para
recursos del Fondo. los recursos del
Fondo.
Se identifiquen los Conciliar el registro 6 21 24
intereses generados, contable de los
producto de la intereses con el
inversin de las estado de cuenta
disponibilidades bancario.
lquidas.
Conciliar los registros Conciliar los saldos de 5 6 23
contables y los auxiliares
presupuestarios, con contables contra los
el objeto de identificar reportes
las partidas y presupuestarios de los
movimientos, recursos del Fondo.
asegurando que
correspondan a
operaciones
realizadas con
recursos del
FORTAMUN.

El cierre de ejercicio Conciliar el saldo de la 6 27 28

presupuestal Cuenta Pblica Estatal
elaborado por el ente y Cuenta Pblica
ejecutor, coincide con Municipal.
lo reportado en la
cuenta pblica estatal.
El monto del Conciliar el saldo de la 6 26 27
pronstico original y Cuenta Pblica Estatal
modificado contenido y Cuenta Pblica
en la Cuenta de la Federal.
Hacienda Pblica
Estatal corresponda
con lo reportado en la
Cuenta de la Hacienda
Pblica Federal.

126
 FONDO DE APORTACIONES MULTIPLES (FAM)
La Tesorera de la Conciliar el depsito 6 21 22
Federacin (TESOFE) de la federacin
transfiri realizado a la entidad
oportunamente los federativa contra el
Apoyos a la entidad calendario de
federativa, de ministraciones.
conformidad con el
calendario de
distribucin de
recursos.

La Secretara de Conciliar el depsito 6 21 22 25

Finanzas del Gobierno del Estado realizado al
del Estado, haya Municipio contra el
transferido en su calendario de
totalidad a los entes ministraciones.
ejecutores, los
recursos del FAM
recibidos de la
TESOFE, as como los
intereses generados
por desfase, en su
caso.

La informacin Realizar el registro 5 14

financiera del ente contable de las
fiscalizado, incluya las operaciones del
operaciones Fondo.
realizadas con los
recursos del Fondo.

Los entes ejecutores Conciliar los auxiliares 5 6 21

hayan aperturado una de las cuentas
cuenta bancaria contables del Fondo
especfica para la con el estado de
recepcin, manejo y cuenta de la cuenta
administracin de los bancaria abierta para
recursos del Fondo. los recursos del
Fondo.

Se identifiquen los Conciliar el registro 6 21 24

intereses generados, contable de los
producto de la intereses con el
inversin de las estado de cuenta
disponibilidades bancario.
lquidas.

127
 FONDO DE APORTACIONES MULTIPLES (FAM)
Conciliar los registros Conciliar los saldos de 5 6 23
contables y los auxiliares
presupuestarios, con contables contra los
el objeto de identificar reportes
las partidas y presupuestarios de los
movimientos, recursos del Fondo.
asegurando que
correspondan a
operaciones
realizadas con
recursos del FAM.

El monto del Conciliar el saldo de la 6 26 27

pronstico original y Cuenta Pblica Estatal
modificado contenido y Cuenta Pblica
en la Cuenta de la Federal.
Hacienda Pblica
Estatal corresponda
con lo reportado en la
Cuenta de la Hacienda
Pblica Federal.

128
FONDO DE APORTACIONES PARA LA EDUCACION TECNOLOGICA Y DE ADULTOS (FAETA)

Los recursos del Conciliar el depsito 6 21 22

Fondo asignados de la federacin
durante el ejercicio en realizado a la entidad
revisin, hayan sido federativa contra el
transferidos en tiempo calendario de
y forma por la ministraciones.
Tesorera de la
Federacin
(TESOFE), al
Gobierno del Estado.

La informacin Realizar el registro 5 14

financiera del ente contable de las
fiscalizado, incluya las operaciones del
operaciones Fondo.
realizadas con los
recursos del Fondo.

Los entes ejecutores Conciliar los auxiliares 5 6 21

hayan aperturado una de las cuentas
cuenta bancaria contables del Fondo
especfica para la con el estado de
recepcin, manejo y cuenta de la cuenta
administracin de los bancaria abierta para
recursos del Fondo. los recursos del
Fondo.
Se identifiquen los Conciliar el registro 6 21 24
intereses generados, contable de los
producto de la intereses con el
inversin de las estado de cuenta
disponibilidades bancario.
lquidas.

Conciliar los registros Conciliar los saldos de 5 6 23

contables y los auxiliares
presupuestarios, con contables contra los
el objeto de identificar reportes
las partidas y presupuestarios de los
movimientos, recursos del Fondo.
asegurando que
correspondan a
operaciones
realizadas con
recursos del FAETA.
El monto del Conciliar el saldo de la 6 26 27
pronstico original y Cuenta Pblica Estatal
modificado contenido y Cuenta Pblica
en la Cuenta de la Federal.
Hacienda Pblica
Estatal corresponda
con lo reportado en la
Cuenta de la Hacienda
Pblica Federal.

129
 FONDO DE APORTACIONES PARA LA SEGURIDAD PUBLICA DE LOS ESTADOS Y DEL DISTRITO
FEDERAL (FASP)
La Entidad Federativa Conciliar el depsito 6 21 22
recibi las de la federacin
aportaciones realizado a la entidad
Federales del FASP federativa contra el
conforme a lo calendario de
establecido en el ministraciones.
Acuerdo por el que se
da a conocer a los
Gobiernos de las
Entidades Federativas,
la distribucin y
calendarizacin para la
ministracin.

El monto del Conciliar el saldo de la 6 26 27

pronstico original y Cuenta Pblica
modificado contenido Estatal y Cuenta
en la Cuenta de la Pblica Federal.
Hacienda Pblica
Estatal corresponda
con lo reportado en la
Cuenta de la Hacienda
Pblica Federal.

PROGRAMA DE APOYOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS ENTIDADES FEDERATIVAS (PAFEF)

Los recursos del Conciliar el depsito 6 21 22

Programa asignados de la federacin
durante el ejercicio en realizado a la entidad
revisin, hayan sido federativa contra el
transferidos en tiempo calendario de
y forma por la ministraciones.
Tesorera de la
Federacin
(TESOFE), al
Gobierno del Estado.
La informacin Realizar el registro 5 14
financiera del ente contable de las
fiscalizado, incluya las operaciones del
operaciones Fondo.
realizadas con los
recursos del
Programa.
Los entes ejecutores Conciliar los 5 6 21
hayan aperturado una auxiliares de las
cuenta bancaria cuentas contables
especfica para la del Fondo con el
recepcin, manejo y estado de cuenta de
administracin de los la cuenta bancaria
recursos del abierta para los

130
PROGRAMA DE APOYOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS ENTIDADES FEDERATIVAS (PAFEF)

Programa. recursos del Fondo.

Se identifiquen los Conciliar el registro 6 21 24

intereses generados, contable de los
producto de la intereses con el
inversin de las estado de cuenta
disponibilidades bancario.
lquidas.
Conciliar los registros Conciliar los saldos 5 6 23
contables y de los auxiliares
presupuestarios, con contables contra los
el objeto de identificar reportes
las partidas y presupuestarios de
movimientos, los recursos del
asegurando que Fondo.
correspondan a
operaciones
realizadas con
recursos del PAFEF.

El monto del Conciliar el saldo de 6 26 27

pronstico original y la Cuenta Pblica
modificado contenido Estatal y Cuenta
en la Cuenta de la Pblica Federal.
Hacienda Pblica
Estatal corresponda
con lo reportado en la
Cuenta de la Hacienda
Pblica Federal.

FIDEICOMISO PARA LA INFRAESTRUCTURA EN LOS ESTADOS (FIES)

La informacin Realizar el registro 5 14

financiera del ente contable de las
fiscalizado, incluya las operaciones del
operaciones Fondo.
realizadas con los
recursos del Fondo.

Los recursos del Conciliar el depsito 6 21 22

Fondo asignados de la federacin
durante el ejercicio en realizado a la entidad
revisin, hayan sido federativa contra el
transferidos en tiempo calendario de
y forma por la ministraciones.
Tesorera de la
Federacin
(TESOFE), al
Gobierno del Estado.

Los entes ejecutores Conciliar los auxiliares 5 6 21

hayan aperturado una de las cuentas
cuenta bancaria contables del Fondo
exclusiva para la con el estado de

131
 FIDEICOMISO PARA LA INFRAESTRUCTURA EN LOS ESTADOS (FIES)

recepcin, manejo y cuenta de la cuenta

administracin de los bancaria abierta para
recursos del los recursos del
Fideicomiso. Fondo.

El cierre de ejercicio Conciliar el saldo de la 6 27 28

presupuestal Cuenta Pblica Estatal
elaborado por el ente y Cuenta Pblica
ejecutor, coincide con Municipal.
lo reportado en la
cuenta pblica estatal.

Conciliar los registros Conciliar los saldos de 5 6 23

contables y los auxiliares
presupuestarios, con contables contra los
el objeto de identificar reportes
las partidas y presupuestarios de los
movimientos, recursos del Fondo.
asegurando que
correspondan a
operaciones
realizadas con
recursos del PAFEF.

Se identifiquen los Conciliar el registro 6 21 24

intereses generados, contable de los
producto de la intereses con el
inversin de las estado de cuenta
disponibilidades bancario.
lquidas.

El monto del Conciliar el saldo de la 6 26 27

pronstico original y Cuenta Pblica Estatal
modificado contenido y Cuenta Pblica
en la Cuenta de la Federal.
Hacienda Pblica
Estatal corresponda
con lo reportado en la
Cuenta de la Hacienda
Pblica Federal.

Normativa aplicable:

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos

Presupuesto de Egresos de la Federacin
Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato
Ley de Coordinacin Fiscal
Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato
Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato
Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal correspondiente
Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato
Leyes orgnicas
Cdigo Fiscal para el Estado de Guanajuato
Acuerdo por el que se da a conocer a los gobiernos del Distrito Federal y de las Entidades Federativas, la

132
Normativa aplicable:

distribucin y calendarizacin para la ministracin de los recursos correspondientes al Ramo General 33

para el ejercicio fiscal correspondiente y Presupuesto de Egresos de la Federacin para el ejercicio fiscal
correspondiente
Lineamientos para la aplicacin y ejercicio de los recursos del FIES para el ejercicio fiscal correspondiente
Principios de Contabilidad Gubernamental
Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos
Dems legislacin o normativa aplicable

133
3.3.8 EGRESOS

3.3.8.1 Servicios personales (captulo 1000)

Nmina
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
1000 1103 Administraci El rea de Recursos 3 9 1. Presupuesto de
n del archivo Humanos, as como Egresos Autorizado,
de la plantilla las dependencias y Modificado y Ejercido
del personal. entidades revisan
peridicamente el
archivo de personal y
notifican las
diferencias
encontradas.
2. Informes financieros

Los movimientos que 12 3. Plantilla de

se realizan al archivo Personal
de la plantilla de
personal son
autorizados y
ejecutados por el
personal facultado
para ese fin.
4. Tabulador de
sueldos

Las tarifas de 32 5. Contrato colectivo

retencin de la nmina de trabajo o Acuerdo
son consistentes con Sindical
los requerimientos
legales.
6. Condiciones
generales de trabajo

Control del El tiempo trabajado se 10 22 23 34 39 7. Manual de

tiempo procesa funciones
trabajado oportunamente y es
conciliado con otros
reportes.

8. Nminas

Los movimientos que 23 39 9. Nombramientos

se realizan al control
de tiempo son
autorizados y
ejecutados por el
personal facultado
para ese fin.

10. Recibos de
nmina

134
Nmina
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
Procesamiento Los clculos 40 41 11. Reportes de
de la nmina importantes de la nmina
nmina se realizan
mediante procesos
automatizados.

12. Reporte de
incidencias

La direccin revisa y 42 13. Archivo de

aprueba los informes dispersin bancaria
de la nmina de
sueldos (incluyendo la
informacin de
remuneraciones y
retenciones)

14. Base de datos de

pago con cheque

Los pagos 1 5 11 15. Estados de cuenta

corresponden a los bancarios
conceptos autorizados
en el presupuesto de
nmina

16. Relacin de
cuentas bancarias de
los empleados

Desembolsos Las transacciones de 11 19 20 21 17. Tarifas de viticos

de la nmina la nmina se revisan autorizadas
y/o se concilian para
asegurar su registro
completo y consistente
en la partida de gasto
y perodo contable
apropiado.

18. Base de datos de

cheques emitidos
Los empleados firman 43 44 19. Mayor General
por el efectivo recibido

20. Reportes
Auxiliares

135
Nmina
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
El acceso a la 7 21. Plizas contables
elaboracin de
cheques o la
realizacin de
transferencias
electrnicas de fondos
es exclusivo del
personal autorizado.

22. Polticas para el

control de asistencia
La nmina se 3 11 13 14 15 16 23. Base de datos de
distribuye a los control de tiempo
empleados
apropiados.

24. Renuncia

Pago de Las erogaciones 10 14 17 42 25. Acta

viticos realizadas por Administrativa
concepto de viticos,
no podrn formar
parte de la
remuneracin
integrada mensual de
los servidores
pblicos.

26. Liquidacin

Vacaciones Las vacaciones no se 20 21 42 27. Expediente del

sustituyen con una trabajador
remuneracin.
Excepto las no
disfrutadas, en caso
de terminacin de la
relacin laboral.
28. Acuerdo del
rgano de gobierno

La prima vacacional 20 42 3 4 5 6 29. Solicitud de

se otorga de acuerdo 21 creacin de plazas
a lo establecido en la
normativa.
30. Autorizacin de
creacin de plaza o
contratacin de
personal
Liquidacin de A los trabajadores se 5 21 24 25 26 27 31. Autorizacin
la relacin les otorgan las 6 especial del Congreso
laboral prestaciones que les del Estado para
corresponden. ejercer dos cargos
pblicos

136
Nmina
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
32. Tablas y tarifa de
ISR vigente

Contar con Los titulares de las 27 33. Polticas de

expedientes dependencias debern acceso a los sistemas
de personal integrar los
expedientes de los
trabajadores.
34. Formato de
descuento

Control Las erogaciones 1 20 21 35. Clculos de las

presupuestal debern sujetarse al operaciones
texto y suficiencia de automatizadas
la partida.
36. Programas
prioritarios

El presupuesto de 1 4 45 37. Programa de

egresos incluye las inversin
plazas y su
remuneracin.
38. Reglas para
aplicar remanentes

Apegarse 3 4 8 39. Documento que

estrictamente a los justifique la
niveles establecidos inasistencia o falta de
en los Tabuladores registro
Generales de Sueldos.
40. Flujo de
transacciones
automatizadas

Las contrataciones de 3 4 8 41. Clculos de las

trabajadores operaciones
eventuales se realizan automatizadas
slo que se
encuentren previstas
en el presupuesto o
por fuerza mayor.
42. Informes de
nmina

Abstenerse de realizar 1 28 46 43. Listados o recibos

cualquier traspaso de de nmina firmados
recursos de otros
captulos
presupuestales al de
servicios personales o
viceversa.
44. Cheques firmados
de recibido

Efectuar 1 28 45. Plazas autorizadas

remuneraciones
solamente cuando
sean autorizadas y se
encuentren previstas

137
Nmina
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
en sus respectivos
presupuestos
46. Afectaciones
presupuestales

Tabulador Los sujetos de la Ley 4 47. Contratos o

General de formulan sus documento por el que
Sueldos Tabuladores se formaliz la
Generales de Sueldos. contratacin

48. Recibos Fiscales o

comprobacin del
gasto

Administraci Se podrn crear 3 7 14 20 49. Comprobantes de

n de Plazas plazas cuando exista abonos a cuenta de
autorizacin previa y cheques, etc.
escrita.
50. Declaracin de
impuestos retenidos

La creacin de plazas 1 3 7 11 12 30 51. Constancia de

estar sujeta a que las Retencin de
nuevas contrataciones impuestos
no puedan cubrirse
mediante el traspaso
de plazas existentes,
movimientos
compensados o a
travs de la ocupacin
de vacantes
disponibles.

52. Informes o
reportes de trabajo

Las conversiones de 1 2 7 11 12 30 53. Documento de

plazas, retabulaciones revisin y autorizacin
de puestos y creacin
de categoras, podrn
llevarse a cabo
siempre y cuando se
realicen mediante
movimientos
compensados y exista
la autorizacin
correspondiente.

54. Solicitud de pago

de horas extras

138
Nmina
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
No podrn reunirse en 3 11 31 55. Justificacin y
un mismo individuo autorizacin de horas
dos o ms cargos o extras
empleos pblicos por
los que perciba
sueldo, sino con
permiso especial del
Congreso,
exceptundose los
docentes

56. Control de
asistencia

Las economas que se 1 2 36 37 38 57. Resultados de

presenten en los evaluacin al
presupuestos de desempeo
egresos por concepto
de servicios
personales se aplican
cumpliendo la
normativa

58. Metodologa
aplicada en la
evaluacin de
desempeo

Contratacin Slo se contratar 1 3 7 30 47 59. Lineamientos para

de Servicios personal por estmulos y su
honorarios cuando la publicacin en el
actividad no pueda ser Peridico Oficial
1201 realizada por otra
persona adscrita a la
dependencia o
entidad.

60. Documento de
difusin de los
resultados de la
evaluacin

Desembolso Las erogaciones por 1 21 47 48 49 50

de Honorarios honorarios se debern
pagar exclusivamente
con recursos del
captulo 1000
(Servicios
Personales). Adems
debern ser de
carcter temporal,
especificar la actividad
por la que se contrata
y vigencia

139
Nmina
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control

En los contratos se 52 53
establecen reportes o
acciones que deben
ser informados.

El personal que se 20 21 42 50
contrate por
honorarios no estar
sujeto a los
descuentos y
percepciones
previstos en la Ley de
Seguridad Social del
Estado de
Guanajuato.

Honorarios El monto mensual de 4 11 47

Asimilados los honorarios
asimilados a salarios a
cubrir a las personas
fsicas que se
contraten, no deber
rebasar la
remuneracin
ordinaria mensual que
corresponda a la de la
plaza presupuestaria o
el puesto con que
guarde mayor
semejanza.
1327 Calculo del Tiempo
El tiempo 54 55 56
Extraordinario extraordinario se
calcula de manera
correcta de acuerdo al
tiempo adicional
laborado y cumpliendo
con la normativa
aplicable.
Desembolso El tiempo 56
de Tiempo extraordinario se paga
extraordinario de manera correcta
cumpliendo con la
normativa.

140
Nmina
Partida Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
clave de control de control
1502- Clculo de La entrega de 3 8 57 58 59 60
1512 estmulos por estmulos por
desempeo desempeo
extraordinario, extraordinario,
productividad productividad y
y eficiencia. eficiencia ser anual
se otorgar a los
servidores pblicos
que alcancen el
puntaje, previamente
establecido, una vez
que se les haya
practicado las
evaluaciones
correspondientes.

Los ayuntamientos y 3 8 57 58 59 60
los organismos
autnomos
establecern sus
sistemas de
evaluacin
respectivos.

141
Normativa aplicable:

Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato.

Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal correspondiente.
Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato
Ley del Trabajo de los Servidores Pblicos al Servicio del Estado y de los Municipios
Ley Federal del Trabajo
Ley del Impuesto Sobre la Renta
Principios de Contabilidad Gubernamental
Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos
Dems legislacin o normativa aplicable.

142
3.3.8.2 Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y
suministros: (captulo 2000, 3000 y 5000)

Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y

materiales y suministros
Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
2000 2201 Evitar que Establecer criterios de 1 2 1. Comprobante
existan racionalidad,
erogaciones austeridad y disciplina
por concepto presupuestal para su
de ejercicio.
alimentacin
de personas
que no se
sujeten a los
criterios
establecidos
para el
ejercicio de
esta partida.

2. Oficio de comisin.

2000 2601 Proporcionar Establecer el uso de 3 61 3. Facturacin

informacin bitcoras que registren peridica de
confiable para al menos informacin combustible.
identificar relativa a la fecha,
rendimientos hora, usuario,
no razonables kilometraje al
a fin de momento de la carga,
subsanar las litros cargados.
fallas.

Contratacin del 4 4. Ticket de carga.

servicio de suministro
de combustible
mediante la utilizacin
de tarjeta cuyo uso
registra en base de
datos la informacin
detallada del
consumo.
Establecer topes de 4 28 5. Ticket del pago de
carga diarios y recibo telefnico.
mensuales por rea
de adscripcin del
vehculo.

Registrar por 4 6. Base de datos del

separado el consumo tarificador.
de lubricantes y
aditivos.

143
Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y
materiales y suministros
Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
3000 3103 Evitar que Establecer criterios de 5 7. Bitcora de
existan racionalidad, llamadas realizadas en
erogaciones austeridad y disciplina los equipos bajo
por concepto presupuestal para su resguardo de las
de servicio ejercicio. secretarias.
telefnico que
no se sujeten
a los criterios
establecidos
para el
ejercicio de
esta partida.

Programar un 6 7 62 63 8. Requisicin del

tarificador que registre servicio.
el detalle de las
llamadas

9. Bases del concurso.

3000 3301 Asegurar la Establecer los 8 10. Publicacin de la

contratacin lineamientos licitacin pblica o
del servicio de especficos a evidencia de la
asesora que que ha de entrega de las
ofrece la mejor sujetarse esta invitaciones en caso
calidad y el partida. de licitacin
mejor precio. restringida.

Preparar un formato 9 11. Fianzas otorgadas.

estndar para la
elaboracin de
dictmenes y tablas
comparativas.

Disear un mtodo de 10 11 12 13 14 15 12. Actas (de apertura

valuacin de las 16 de sobres, de fallo).
caractersticas
cualitativas a efecto de
hacer comparables las
propuestas.

13. Garantas.

14. Contrato formal

requisitado.

15. Tabla comparativa.

16. Dictamen.

17. Contrato del

Servicio
.

144
Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y
materiales y suministros
Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
18. Fianzas de
garanta.

3000 3302 Asegurar la Establecer un 8 19. Copia de las

contratacin programa de publicaciones.
del servicio de capacitacin anual de
capacitacin acuerdo con las lneas
que ofrece la estratgicas de la
mejor calidad administracin con el
y el mejor levantamiento de
precio. diagnsticos
organizacionales si los
hubiere.

Establecer los 9 20. Bitcora de spots

lineamientos transmitidos.
especficos a que ha
de sujetarse esta
partida.

Preparar un formato 11 12 13 14 15 16 21. Boletos, casetas

estndar para la pagadas.
elaboracin de
dictmenes y tablas
comparativas.

22. Cdula de
justificacin.

23. Comprobante con

requisitos fiscales.
3000 3601 Asegurar las Establecimiento de 17 18 19 20 24. Reglamento
3602 mejores lineamientos para el Interior de
condiciones ejercicio de la partida. Adquisiciones,
de autorizado y
contratacin publicado.
por gastos de
difusin y de
impresin de
publicaciones
oficiales del
ente.

25. Disposiciones
administrativas
relativas a bienes
muebles e inmuebles.

26. Manuales de
operacin.

145
Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y
materiales y suministros
Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
27. Polticas o
reglamento interno de
operacin, aprobadas
por el rgano de
mxima autoridad.
28. Criterios generales
de racionalidad,
austeridad y disciplina
presupuestal.

3000 3701 Evitar que Establecimiento de 2 21 29. Programa para la

3702 existan lineamientos para el elaboracin del
3705 erogaciones ejercicio de la partida. programa anual de
3706 por concepto adquisiciones.
de viticos y
pasajes de
personas que
no se sujeten
a los criterios
establecidos
para el
ejercicio de
estas partidas.

30. Acta o minuta de la

aprobacin y creacin
del Comit de
adquisiciones, en el
que se contemple el
nombramiento de los
funcionarios que lo
integren.

31. Actas o minutas de

sesin del Comit de
adquisiciones.

3000 3801 Evitar que Establecimiento de 2 22 23 32. Documento que

3802 existan lineamientos para el contenga el Programa
3803 erogaciones ejercicio de la partida. anual de adquisiciones
3807 por estos programtico,
3810 conceptos que aprobado por el
no se sujeten rgano de mxima
a los criterios autoridad.
establecidos
para el
ejercicio de
estas partidas.

146
Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y
materiales y suministros
Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
33. Documento que
contenga el Padrn de
Proveedores
autorizado.

34. Expedientes que

contengan requisicin,
rdenes de compra,
autorizaciones,
concursos,
licitaciones, pedidos,
cuadros de
cotizaciones,
documentacin
comprobatoria,
soportes tcnicos e
informes de recepcin.
35. Organigrama del
rea de adquisiciones
que contenga los
funcionarios asignados
a cada puesto.

5000 5206 Asegurar la Establecer los 8 36. Expedientes

5301 adquisicin lineamientos ordenados de acuerdo
del bien que especficos a que ha a la modalidad
ofrece la mejor de sujetarse esta ejecutada.
calidad y el partida.
mejor precio
para el ente.

Preparar un formato 9 37. Acta de

estndar para la aprobacin del Comit
elaboracin de de Adquisiciones para
dictmenes y tablas efectuar la licitacin.
comparativas.

Disear un mtodo de 10 11 12 13 14 15 38. Testigo de la

valuacin de las 16 publicacin de la
caractersticas licitacin en medio
cualitativas a efecto de escrito o electrnico
hacer comparables las segn sea el caso.
propuestas.

39. Bases de la
convocatoria aprobada
por el Comit de
Adquisiciones.

40. Evidencia de la
compra de bases y
registro de los
participantes.

147
Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y
materiales y suministros
Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
41. Acta de sesin del
desahogo de la Junta
de aclaraciones.

2000 Comprobar el Elaboracin y 24 25 26 27 28 29 42. Acta del desahogo

3000 cumplimiento aprobaciones de un de la Presentacin y
5000 de las reglamento, manuales apertura de ofertas.
disposiciones y polticas internas
legales relativas al rea de
establecidas. adquisiciones.

43. Tablas
comparativas de las
ofertas de los
participantes.

44. Acta de sesin

para el desahogo del
Fallo de la licitacin.

45. Expedientes que

contengan contratos o
convenios.

46. Gua
contabilizadora,
Clasificador por objeto
del gasto.

Integracin del Comit 30 31 47. Vale de entrada al

de adquisiciones. almacn con firmas de
los funcionarios que
los reciben, facturas
selladas de recibido
con fecha y firma.

Aprobacin de un 32 48. Informe mensual,

programa anual de trimestral, semestral
adquisiciones. anual de movimientos
de bienes muebles e
inmuebles.

49. Polticas de
capitalizacin de
activos.

50. Inventario fsico de

bienes muebles.

148
Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y
materiales y suministros
Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
Integracin de un 33 51. Programa o
Padrn de mecanismo de
Proveedores. asignacin de nmero
de inventarios e
impresin de etiquetas
o marbetes o los
bienes muebles.

Comprobar Integracin de 34 52. Expedientes de los

que las expedientes de las activos que contengan
adquisiciones licitaciones y la factura original,
representan adquisiciones documentos que
transacciones efectuadas. comprueben el pago
efectivamente de los impuestos a
realizadas y que estn sujetos,
correspondan bitcora de
a los fines del mantenimiento.
sujeto de
fiscalizacin.

Asignacin de las 35 36 37 38 39 40 53. Expediente del

actividades 41 42 43 44 bien inmuebles con
elaboracin, escritura pblica y
autorizacin y archivo nmero de cuenta
a diferentes catastral.
funcionarios.

Elaboracin, 45 54. Programa o

presentacin y mecanismo de
autorizacin de un impresin de
informe peridico del resguardos en la
avance del programa asignacin y custodia
anual de adquisiciones de bienes muebles.

55. Plizas de seguro

para bienes muebles e
inmuebles.

Comprobar Establecimiento de un 46 56. Disposiciones

que las Clasificador de las Administrativas.
adquisiciones operaciones por el
se encuentren objetivo del gasto.
correctamente
registradas y
presentadas.

149
Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y
materiales y suministros
Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
57. Programa anual de
adquisiciones
calendarizado.

5000 5101 Comprobar el Establecimiento de 28 58. Organigrama que

5102 cumplimiento criterios de evaluacin contenga los
de las relativos a las funcionarios asignados
disposiciones necesidades. a cada puesto.
legales
establecidas.

5000 5201 Elaboracin del 33 59. Solicitudes de

5202 programa anual de materiales o servicios
5204 adquisiciones. firmados por el
responsable del rea
solicitante.

5000 5301 Comprobar Integracin de 34 60. Formatos de

5401 que las expedientes de las solicitud al almacn y
5402 adquisiciones licitaciones y Vales de entrada y
representan adquisiciones salidas de almacn,
transacciones efectuadas. que contemple la firma
efectivamente de los funcionarios
realizadas y responsables.
correspondan
a los fines del
sujeto de
fiscalizacin.

5000 5501 Establecimiento de un 47 61. Asignacin de

5502 procedimiento de vales de gasolina,
recepcin y entrada al convenios con
almacn de los bienes proveedores
muebles. sistematizados de
combustibles,
bitcoras de consumo
de combustibles.

5000 5601 Segregacin 58 62. Revisiones

5602 adecuada de las peridicas, reportes
funciones de del tarificador.
adquisicin, custodia y
registro.
63. Expedientes de
contratos

150
Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y
materiales y suministros
Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
5000 5701 Comprobar su Elaboracin, 48
5702 adecuada presentacin y
5703 presentacin y autorizacin de un
5801 revelacin en informe peridico de
5802 los estados los bienes muebles e
financieros. inmuebles adquiridos,
dados de baja,
recibidos o entregados
por donacin por el
ente fiscalizado.
5000 5900 Comprobar su Elaboracin, 48 49
adecuada presentacin y
presentacin y autorizacin de un
revelacin en informe peridico de
los estados los bienes muebles e
financieros. inmuebles adquiridos,
dados de baja,
recibidos o entregados
por donacin por el
ente fiscalizado.
Comprobar Levantamiento fsico 50
que existan y del inventario de
estn en uso. activos fijos.
Control de bienes 51
muebles por medio de
marbetes o etiquetas.

Comprobar la Integracin de 52 53
propiedad de carpetas o
los bienes expedientes de bienes
muebles e muebles e inmuebles.
inmuebles.

Comprobar la Asignacin de bienes 54

correcta muebles al personal
salvaguarda y correspondiente por
custodia de medio de resguardos.
los bienes
propiedad del
ente de
fiscalizacin.

Contrato de 55
coberturas de
seguridad para bienes
muebles e inmuebles.

2000 Comprobar el Establecimiento de 28

3000 cumplimiento Criterios generales de
de las racionalidad,
disposiciones austeridad y disciplina
legales presupuestal.
establecidas.

Establecimiento de 25 56 57
Disposiciones
administrativas que
contemplen medidas a

151
Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y
materiales y suministros
Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
cerca de la
autorizacin, compra,
uso y control de
materiales y servicios.

Comprobar Segregacin 58
que los gastos adecuada de las
representen funciones de
transacciones elaboracin,
efectivamente autorizacin, pago y
realizadas y registro.
que
correspondan
a los fines de
la entidad
Autorizacin de la 59
requisicin de
materiales o servicios
por el funcionario
responsable.

Sistema de entradas y 60
salidas del almacn,
por medio de vales
autorizados por los
funcionarios
responsables.

Comprobar Establecimiento de 46
que los gastos una Gua
estn contabilizadora.
adecuadamente
contabilizados
y presentados.

Normativa aplicable:

Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato.

Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal correspondiente.
Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato
Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Sector Pblico en el
Estado de Guanajuato.
Principios de Contabilidad Gubernamental
Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos
Dems legislacin o normativa aplicable.

152
3.3.8.3 Ayudas, subsidios y transferencias

Ayudas subsidios y trasferencias

Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
4105 Emitir Presentacin y 1 1. Presupuesto de egresos
4108 normativa que aprobacin en autorizado.
regule el presupuesto de
otorgamiento, egresos de las
operacin de partidas que integren
los programas el captulo 4000
y describa el "Ayudas, subsidios y
propsito de transferencias".
cada una de
las partidas
que integren el
captulo
"Ayudas,
subsidios y
transferencias
".
Establecimiento de 2 2. Reglas de operacin del
reglas de operacin programa en particular,
para los programas manuales de polticas y
asistenciales, procedimientos, etc.
manuales, polticas,
procedimientos,
lineamientos, etc.
Asignacin a 2 3 7 8 9 3. Actas de sesin del
Direcciones o rgano de mxima
funcionarios, autoridad.
integracin de
comits, en la
operacin de
programa de
asistencia,
autorizacin en la
entrega de ayudas,
becas, etc.
Diseo de 10 11 4. Disposiciones
mecanismos efectivos administrativas
de difusin de los
programas, de los
apoyos y ayudas,
becas.

Integracin de un 6 5. Convenios suscritos con

expediente que los entes y organismos que
documente la reciben subsidios, y las
personalidad jurdica y actas del ayuntamiento
la relacin de la que contemple la
entidad, con las autorizacin para la
personas fsicas o entrega.
morales que participen
como intermediarios
entre este y los
beneficiarios.

153
Ayudas subsidios y trasferencias

Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
Suscribir convenios, 5 6. Expediente de los
acuerdos con los intermediarios acreditados
organismos y entes por el sujeto de
para municipales (DIF, fiscalizacin para la
Casas cultura) a los entrega de los recursos.
que se les entregan
subsidios autorizados
por el ayuntamiento.
Contar con Diseo de polticas y 2 4 7. Oficio de asignacin de
mecanismos procedimientos, actividades.
de control disposiciones
para la administrativas, para
aplicacin de la entrega de recursos
los recursos destinados a "Ayudas,
que integran el subsidios y
Captulo de transferencias".
"Ayudas,
subsidios y
transferencias
".
Implementacin de 11 8. Organigrama
controles y
documentacin del
cumplimiento de los
requisitos por parte de
los beneficiarios.
Segregacin 2 3 7 8 9 9. Perfil del puesto
adecuada de las
funciones de
operacin,
autorizacin, pago y
registro.

Apertura de cuentas 12 13 10. Evidencia de la

bancarias especiales difusin, publicaciones,
para el manejo de los testigos, por medios
recursos destinados a electrnicos escritos.
los programas de
ayuda.

Elaboracin de 14 11. Lista, expedientes de

conciliaciones de las beneficiarios.
cuentas bancarias
existentes con motivo
de los programas de
ayuda.
Disposiciones 2 4 15 16 12. Relacin de las
administrativas para la cuentas bancarias.
cancelacin los
cheques entregados
no cobrados con
antigedad
considerable y del uso
de estos recursos.

154
Ayudas subsidios y trasferencias

Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
Entregar los Establecer una 2 3 7 13. Contratos de apertura
apoyos y supervisin continua a de las cuentas bancarias
ayudas de los los programas de
programas asistencia, sobre
asistenciales quienes los operan y
de acuerdo a de los intermediarios
la normativa que participen, por
existente. funcionarios que
tengan independencia
y que no intervengan
el proceso de
autorizacin, pago y
registro.
Elaboracin, 17 14. Conciliaciones
presentacin y bancarias
autorizacin de un
informe peridico del
avance en el ejercicio
de los recursos,
poblacin favorecida,
beneficios otorgados.

Generacin de Verificar el Dictamen 18 15. Relacin de cheques

nuevas que emita la Comisin no entregados, no
fuentes de para la Atraccin de cobrados
empleo y la Inversiones.
atraccin de
inversiones.

Verificar que el apoyo 19 16. Cheques no cobrados

o incentivo, se dado a
empresas de nueva
creacin o que no
estn dentro del
Estado an y vayan a
establecerse dentro
del estado.

Verificar que las 20 17. Informes de avances

empresas a las que se de los programas
les otorgo el apoyo ejecutados.
cumplan con la
inversin
comprometida en el
convenio celebrado.

155
Ayudas subsidios y trasferencias

Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
Verificar que las 21 18. Dictamen.
empresas a las que se
les otorgo el apoyo o
incentivo cumplan con
la generacin del
nmero de empleos
permanentes
acordados en el
convenio.
La instalacin Verificar el Dictamen 18 19. Copias del Alta del
y ejecucin de que emita la Comisin establecimiento ante la
proyectos para la Atraccin de Secretaria de Hacienda y
econmicos Inversiones. Crdito Pblico (SHCP).
y/o con alto
valor agregado
y/o con alto
contenido
tecnolgico
y/o sustitucin
de
importaciones.

Verificar que el apoyo 22 20. Copias de los

o incentivo, se otorgue
a aquellas empresas
que ofrezcan una
inversin considerable
en infraestructura en
el Estado,
comprobantes de la
inversin realizada por la
empresa a la que se le
concedi el incentivo o el
apoyo.

Verificar que las 20 21. Copia de las hojas de

empresas a las que se
les otorgo el apoyo
cumplan con la
inversin
comprometida en el
convenio celebrado.
liquidacin del IMSS, y la
hoja resumen de altas y
bajas de los periodos
necesarios.

Verificar que las 21 22. Copia de los estudios

empresas a las que se realizados.
les otorgo el apoyo o
incentivo cumplan con
la generacin del
nmero de empleos
permanentes
acordados en el
convenio.

El Verificar el Dictamen 18 23. Contrato del

fortalecimiento que emita la Comisin capacitador.
de cadenas para la Atraccin de
productivas o Inversiones.
la
diversificacin
de la industria
local.

156
Ayudas subsidios y trasferencias

Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
Verificar que el 22 24. Evidencia de la
recurso se empleado capacitacin (diplomas,
para la realizacin de reconocimientos, listas de
estudios de sectores asistencias, programa e
productivos. invitacin, etc.) al personal
al cual se le dio la
capacitacin

Verificar que se exista 22

beneficio para las
empresas del sector
productivo al cual fue
enfocado el proyecto.

Verificar que las 22

empresas realmente
se beneficien con el
estudio, es decir que
sepan de las
condiciones y mejoras
a realizar para
eficientar su sector.

La promocin Verificar el Dictamen 18

y/o realizacin que emita la Comisin
de proyectos para la atraccin de
estratgicos Inversiones.
de
infraestructura
.
Verificar que se hayan 22
realizado todos
aquellos estudios
necesarios para la
instalacin de nueva
infraestructura.

4205 La Verificar el Dictamen 18

capacitacin, que emita la Comisin
especializaci para la atraccin de
n y desarrollo Inversiones.
de capital
humano.

Verificar que el apoyo 23 24

o incentivo, en caso
de ser otorgado a una
empresa que haya
sido aplicado para su
finalidad.

157
Ayudas subsidios y trasferencias

Objetivos Procedimientos
Captulo Partida Documentacin respaldo
de control de control
Verificar que el apoyo 23 24
o incentivo, en caso
de ser aplicado para
capacitar personal por
parte de la Secretaria,
se haya realizado
dicha capacitacin.

Normativa aplicable:

Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato.

Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal
correspondiente.
Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de
Guanajuato
Principios de Contabilidad Gubernamental
Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos
Dems legislacin o normativa aplicable.

158
3.3.8.4 Obras pblicas

Obra pblica
Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
de control de control
6000 Planeacin, Planeacin 1 2 3 4 5 3 6 7 1. Acta de integracin
programacin y del COPLADEM o su
presupuesto equivalente.

8 9 10 11 12 13 14 2. Plan municipal de
desarrollo.

3.-Plan de gobierno
municipal y programas
derivados del plan de
gobierno municipal.

Verificar que la Expediente Tcnico 15 16 17 18 19 20 21 22 4. Programas

obra cuente con Validado. derivados del plan de
el Expediente gobierno municipal.
Tcnico
debidamente
validado por la
Dependencia
Normativa

23 24 5. Programa operativo
anual.

6. Estudios de
preinversin de
factibilidad tcnica,
econmica y
ambiental

7. Estudios de
rentabilidad Social,
econmico y ecolgico

6000 Programacin 12 25 8. Convenios

9. Convenios de
colaboracin con
dependencias
estatales

Programacin y 12 25 10. Escrituracin.

presupuesto

159
Obra pblica
Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
de control de control
11. Expropiacin de
predios, permisos de
construccin,
afectaciones o
derechos de va.

Verificar que Requisitos para 26 27 12. Presupuesto de

dentro de convocar y adjudicar egresos estatal o
proceso de una obra presupuesto anual
adjudicacin y municipal
contratacin se
cumpla con los
requisitos para
una correcta
ejecucin de la
obra pblica.
Pblica

6000 Los contratistas Padrn de 28 29 30 31 32 33 34 Padrn de contratistas

interesados en contratistas Estatal
participar en o Municipal.
procedimiento
de las obras
estn inscritos
en el Padrn de
contratistas
Estatal o
Municipal.

13. Programacin de
la etapa de ejecucin
anual

Licitacin pblica 35 36 14. Proyectos de

arquitectura e
ingeniera,
presupuesto total y por
ejercicio.

15. Solicitud de
Validacin

Licitacin 37 16. Validacin

simplificada y Normativa (Dictamen
Adjudicacin Directa de Factibilidad)

17. Viabilizacin
Municipal

18. Cdula de registro

de obra

160
Obra pblica
Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
de control de control
6000 Propuesta Tcnica 36 38 39 40 41 42 43 44 19. Normas y
especificaciones

45 46 47 48 49 50 51 52 20. Informacin
Tcnica segn la obra

21. Acta de aceptacin

de la comunidad

22. Estudios
preliminares

23. Memoria de
clculo

24. Proyecto
arquitectnico, de
ingeniera (y de
impacto ambiental si
se requieren).

25. Las fechas

previstas de inicio y
trmino, considerando
todas sus etapas

26. Estudios y
proyectos, normas y
especificaciones de
diseo y construccin
vigentes

27. Plantilla de
personal tcnico
capacitado.

6000 Contratacin y Propuesta 53 54 55 56 57 58 59 60 28.- Expediente de

Adjudicacin Econmica los solicitantes de
registro en el Padrn
de proveedores.
Deber contener los
documentos que
seala en artculo 26
de la Ley.
61 62 63 64 65 66 67 68 29. Registros de
contratistas y
consultores

161
Obra pblica
Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
de control de control
30. Personal directivo,
administrativo y
tcnico, estados
financieros, contratos
realizados, cursos de
capacitacin.

31. Medios
magnticos.
32. Expediente

Licitacin Pblica y 67 68 69 71 33. Solicitud,

Licitacin modificaciones en
simplificada: caso de haber en
escritura pblica,
declaracin anual ante
SAT, facturas de
maquinaria adquirida
durante el ltimo ao,
documentos donde
acrediten experiencia,
sistemas de calida y
manifiesto de no estar
en los supuestos de
Artculo 14 de la Ley
de obra pblica.

6000 34. Oficios contratistas

suspendidos o
registros cancelados

35. Convocatoria,
peridico donde se
haya hecho la
publicacin.

36. Bases y requisitos

de concurso

Licitacin 72 37. Invitacin por

simplificada y medio de oficio.
adjudicacin directa:

38. Constancia escrita

de conocer el sitio de
los trabajos

162
Obra pblica
Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
de control de control
39. Minuta de Junta de
aclaraciones ( si se
realizo )

40. Datos bsicos de

materiales, maquinaria
y de la mano de obra

6000 41. Relacin de

maquinaria y equipo
de construccin (
ubicacin, propiedad
o disposicin de la
misma )

42. Subcontratos

43. Relacin de
contratos vigentes

Adjudicacin 70 72 44. Modelo de

directa: contrato

45. Acreditacin de
personalidad jurdica

46. Contratos y actas

de entrega-recepcin
de obras ejecutadas

47. Escrito de haber

efectuado obras
similares

48. Estados contables

hablaos por contador
pblico

49. Registros vigentes

SIEM, IMSS, SAT y
Padrn de
contratistas.

50. Oficio en el cual

manifieste que no esta
en los supuestos que
impidan intervenir en
los procesos de
licitacin

163
Obra pblica
Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
de control de control
Comprobar que Garantas 73 51. Informacin y
la forma de documentacin
garantizar las complementaria
obras pblicas y
los servicios de
obra pblica
relacionados
con la misma
sean los
correctos.

52. Tarjetas de precios

unitarios.

53. Cheque cruzado

por el 5 % de la
propuesta

54. Catlogo de
conceptos

55. Anlisis de precios

unitarios

Verificar el Anticipos 74 75 76 56. Relacin de

otorgamiento de Costos directos;
Anticipos bsicos de materiales,
mano de obra y costos
horarios.

57. Relacin de
Materiales

58. Personal Tcnico

Administrativo y de
servicios (direccin,
supervisin y
administracin)

59. Relacin de
Maquinaria y Equipo
de Construccin

60. Anlisis y clculo

de los costos
indirectos.

164
Obra pblica
Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
de control de control
61. Anlisis y clculo
del factor de
Financiamiento.

Comprobar que Contratacin 75 76 62. Cargo por utilidad.

los contratos de
obra pblica y
servicios
relacionados
con la misma se
hayan efectuado
de acorde con la
Ley y su
reglamento.

. 63. Anlisis y clculo

del factor del salario
real
6000 64. Especificaciones y
documentos
establecidos en las
bases de licitacin.

65. Programas
calendarizados de
montos mensuales

66. Ejecucin de los

trabajos

67. Acta de fallo

68. Oficios de no
adjudicacin

Supervisin de obra 77 69. Dictamen tcnico

para emitir fallo

70. Dictamen tcnico

para adjudicacin
directa

71. Oficio de
notificacin y contrato

72. Montos mximos y

lmites que emite el
Congreso del Estado
anualmente, donde se

165
Obra pblica
Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
de control de control
indican la modalidad
de adjudicacin en
recursos Estatales

6000 Verificar las Precio Alzado 78 79 73. Fianzas

caractersticas
de los contratos
sobre la Base de
precio alzado y
los Contratos
Mixtos

74. Pliza cheque

75. Contrato

Verificar el Obras por 58 59 80 81 82 82 83 84

procedimiento Administracin
de ejecucin de Directa
obras por
Administracin
Directa

85 86 76. Oficio,
presupuesto y tarjeta
de ajuste del
financiamiento

77. Oficio de
designacin

78. Programas de
ejecucin de obra.

166
Obra pblica
Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
de control de control
6000 Ejecucin: Que Comprobar que la 75 77 78 87 88
se tenga la ejecucin de la obra
confiabilidad de se haya apegado a
que la obra las especificaciones,
ejecutada tenga en cuanto a
la calidad cantidad, precio,
requerida, se calidad y plazos.
apegue al
proyecto, se
ajuste al
contrato y se
realice en tiempo
y costo. Que se
realice la obra
conforme a las
especificaciones
y normas de
construccin,
asimismo que se
cumplan las
disposiciones
legales en la
materia, del
lugar donde se
ubican las obras.
6000 Verificar el Bitcora de obra 87
correcto uso y
llenado de la
bitcora de obra,
para el adecuado
control y
ejecucin de la
obra pblica

79. Cambio de paridad

(emitido por el Banco
de Mxico).

80. Contratos de
personal.

82. Acta de
terminacin.

83. Resultados de las

pruebas de control de
calidad

Supervisin externa 74 75 84 89 90 91 92 81. Acuerdo de

ejecucin de obra.

93 84. Estimaciones

85. Reporte fotogrfico

167
Obra pblica
Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
de control de control
86. Lista de raya

Pruebas de control 75 78 84 87 94 95 87. Bitcora de Obra

de calidad
88. Auxiliar Contable.

89. Cartula de
estimacin y nmeros
generadores.

90. Facturas

Verificar que las 96 97 98 99 91. Conceptos

modificaciones estimados (hojas de
contractuales, estimacin).
contengan la
documentacin
suficiente y
competente.
92. Fotografas.

6000 93. Planos y

especificaciones
particulares.
Comprobar que el 52 75 78 84 100 101 102 94. Reportes de
procedimiento de laboratorio:
ajuste de costos, se terraceras, concretos,
haya pactado en los materiales mecnica
contratos y que se de suelos
hayan sujetado al
mismo.
103 95. Expediente tcnico
unitario.
96. Solicitud fundada y
motivada
98. Recalendarizacin

99. Convenio de
modificacin.
100. Estudio y Calculo
del ajuste de costos
(indicando
procedimiento),

101. Autorizacin y
estimacin de ajustes

102. Listado de
materiales y/o de
mano de obra que
sufrieron incrementos
o decrementos en sus

168
Obra pblica
Objetivos Procedimientos
Captulo Documentacin respaldo
de control de control
precios o salarios.

103. Anlisis de los

ajustes de costos.
104. Oficio girado por
la contratista.
Comprobar que el 87 104 105 106 107 108 109 105. Acta de entrega
acto de entrega recepcin de los
recepcin se realice trabajos.
en tiempo y forma.

11 106. Evidencia de
0 invitacin al rgano
de Control.

107. Finiquito, planos

y especificaciones.

108. Manuales e
instructivos.

109. Evidencia del

registro al padrn
inmobiliario.

110. Garantas
otorgada por el
contratista por los
defectos que
resultaren en la misma
de los vicios ocultos y
de cualquier otra
responsabilidad en
que hubiere incurrido
en los trminos
sealados en el
contrato.

Normativa aplicable:
Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato.
Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal
correspondiente.
Ley de Obra Pblica y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de
Guanajuato
Reglamento de la Ley de Obra Pblica y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los
Municipios de Guanajuato
Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato
Ley de Acceso a la Informacin Pblica para el Estado y los Municipios de Guanajuato
Ley Orgnica Municipal para el Estado de Guanajuato
Principios de Contabilidad Gubernamental
Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos
Dems legislacin o normativa aplicable.

169
3.3.9 PRESUPUESTO

Presupuesto
Objetivos de Procedimientos de
Captulo Partida Documentacin respaldo
control control
Presupuesto Realizar los Planeacin, 1 1. Plan de gobierno
procesos de programacin y estatal o municipal y
planeacin, presupuestacin de los programas
programacin y los recursos derivados.
presupuestacin financieros en
de los recursos apego al plan de
financieros gobierno.
asignados para
los programas en
los que participa.

Planeacin, 2 2. Anteproyecto de
Programacin y presupuesto de
Presupuestacin de egresos que seale:
los recursos I. - Exposicin de
financieros en motivos,
observancia a las II.- Las partidas
disposiciones generales que
legales y normativas ejercern las
aplicables en la dependencias y la
materia. Entidades de la
administracin
pblica estatal y
municipal.
III.- Descripcin
clara de los
programas en
donde se sealen
objetivos, metas y la
unidad responsable
de su ejecucin.
IV.- Indicacin de
las plazas
presupuestales que
incluye y la
remuneracin
integrada mensual y
anual que les
corresponda.

Presupuesto Formular el proyecto 2 3. Pronstico de

de egresos ingresos y proyecto
contenga, I. - de egresos
Exposicin de presentado al
motivos, Congreso del
II.- Las partidas Estado o a los
generales que ayuntamientos
ejercern las municipales.
dependencias y la
Entidades de la
administracin
pblica estatal y
municipal. III.-
Descripcin clara de
los programas en
donde se sealen

170
Presupuesto
Objetivos de Procedimientos de
Captulo Partida Documentacin respaldo
control control
objetivos, metas y la
unidad responsable
de su ejecucin. IV.-
Indicacin de las
plazas
presupuestales que
incluye y la
remuneracin
integrada mensual y
anual que les
corresponda.

Cumplimiento de Elaboracin y 3 4. Peridico oficial

disposiciones presentacin el del estado
legales. pronostico de
ingresos y el
presupuesto de
egresos en las
fechas y plazos
sealados.

Presupuesto Publicar el 4 5 5. Presupuesto

presupuesto de programtico de
egresos y remitir egresos publicado.
copia certificada al
Congreso del
Estado, dentro de
los 15 das
siguientes a su
aprobacin.

Observar las 8 9 6. Organigrama.

disposiciones
relativas a las
adecuaciones y
traspasos
presupuestales.

Elaborar y aprobar 12 7. Descripcin de

los Lineamientos de funciones.
Racionalidad,
Austeridad y
Disciplina
Presupuestal

Adecuada Asignar un rea o 6 7 8 9 10 8. Estado analtico

segregacin de funcionario de ingresos y
funciones. responsable de la egresos.
planeacin,
programacin,
presupuesto, control
y vigilancia en el
ejercicio del gasto.

171
Presupuesto
Objetivos de Procedimientos de
Captulo Partida Documentacin respaldo
control control
11 9. Estado
presupuestal
programtico.

Comprobar la Efectuar el reintegro 5 13 14 15 16 10. Catlogo de

aplicacin de los recursos no cuentas.
eficiente, eficaz, ejercidos al 31 de
equitativa y diciembre. Cuando
transparente de los recursos se
los programas de encuentren
conformidad con comprometidos o
lo establecido en devengados
sus lineamientos debern estar
generales y reglas respaldados con la
de operacin. comprobacin
correspondiente
(contratos, facturas,
etc.).

17 18 19 11. Clasificador por

objeto del gasto.

Establecer 5 18 12. Lineamientos de

mecanismos de Racionalidad,
operacin que Austeridad y
garanticen que los Disciplina
recursos se Presupuestal para el
canalicen a las ejercicio que
poblaciones corresponda.
beneficiarias
sealadas en los
programas de
manera equitativa o
todos los grupos
sociales y gneros.

13. Oficio de
reintegro a la
Secretara de
Finanzas y
Administracin.

Coordinar acciones 5 18 14. Recibo oficial

entre entidades y del reintegro.
dependencias, a fin
de evitar duplicidad
en el ejercicio de los
recursos y reducir
gastos
administrativos.

172
Presupuesto
Objetivos de Procedimientos de
Captulo Partida Documentacin respaldo
control control
15. Contratos de
servicios o
adquisicin de
bienes.

16. Contratos de
obra.

Formular reglas de 18 17. Facturas por

operacin de los pagar.
programas de
inversin.

18. Reglas de
operacin de los
programas.

19. Plan de
gobierno Estatal o
municipal.

Normativa aplicable:

Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato.

Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal
correspondiente.
Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de
Guanajuato
Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos
Principios de Contabilidad Gubernamental
Dems legislacin o normativa aplicable.

173
3.3.10 TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN:

Tecnologas de la informacin
Captul Objetivos Procedimientos
Partida Documentacin respaldo
o de control de control
N/a N/a Salvaguarda de Restringir el acceso a los 1 2 3 1. Informes de
los sistemas de sistemas de informacin a configuracin de
informacin. travs de accesos seguridad
supervisados por niveles implementados en
de responsabilidad. los sistemas.

2. Plantillas o
formatos de
validacin de
permisos y
privilegios de
accesos a los
recursos
informticos al
personal autorizado.

3. Oficios de
autorizacin sobre
los recursos
informticos
firmados por el
funcionario
responsable.

Implementar mecanismos 4 5 4. Reglamento,

de autentificacin para el polticas o
acceso a los sistemas de lineamientos de los
informacin. servicios de
tecnologas de
informacin.

Establecimiento de una 6 5. Informes de los

adecuada segregacin de parmetros de los
funciones a travs de sistemas, matriz de
perfiles. pruebas de
controles.

6. Listado de
usuarios de los
sistemas de
informacin con sus
perfiles y privilegios.

174
Tecnologas de la informacin
Captul Objetivos Procedimientos
Partida Documentacin respaldo
o de control de control
Recuperar Diseo y aprobacin de un 7 8 9 10 11 7. Plan de
oportunamente plan corporativo general de contingencia
en caso de continuidad de la documentado.
desastre, los operacin del sujeto de
procesos fiscalizacin con base en
esenciales de la una evaluacin del impacto
dependencia econmico.
basados en los
sistemas de
informacin.

8. Documentos de
apoyo que seale la
estrategia de
recuperacin

Garantizar el Implementar restricciones 12 13 14 15 9. Respaldos de la

acceso solo al fsicas a los recursos de informacin.
personal informacin.
autorizado a los
recursos
informticos.

10. Bitcoras de los

respaldos de
informacin.

Establecimiento de una 13 11. Papel de trabajo

estructura de seguridad de donde se deje
la informacin. evidencia de la
aplicacin del
procedimiento.

Implantar mecanismos de 16 17 12. Polticas,

seguridad contra procedimientos,
accidentes, riesgos normas o guas con
ambientales y daos respecto a la
relacionados. seguridad fsica de
los equipos
asignados.
Comprobar que Efectuar un estudio de 18 13. Matriz de
las operaciones viabilidad y seleccin del Pruebas de
se realicen de equipo previo a su controles.
acuerdo con adquisicin; as como del
autorizaciones acondicionamiento fsico y 14. Bitcoras del
generales o las medidas de seguridad control de acceso.
especficas de la en el rea donde se
administracin. localiza y a la capacitacin 15. Listado de
del personal y adquisicin individuos que
o desarrollo de sistemas. tienen acceso a las
reas restringidas.

175
Tecnologas de la informacin
Captul Objetivos Procedimientos
Partida Documentacin respaldo
o de control de control

Establecimiento de 19 20 16. Matriz de

polticas, procedimientos, pruebas de
lineamientos o normas controles, mediante
respecto de la aprobacin entrevista al
para la realizacin de personal de
proyectos de desarrollo y sistemas
software; que contemplen
el acondicionamiento 17. Polticas y
fsico, medidas de procedimientos de
seguridad y capacitacin monitoreo y
del personal. regulacin de
condiciones
ambientales.

18. Estudio de
viabilidad

19. Polticas,
procedimientos,
lineamientos o
normas respecto de
la aprobacin para
la realizacin de
proyectos de
desarrollo y
software.

Establecer un plan 21 20. Planes a corto y

estratgico de sistemas de largo plazo del rea
informacin identificando de sistemas.
su alcance y beneficios.

21. Documentacin
que respalden la
aprobacin de
proyectos firmados
por la instancia
correspondiente.

176
Tecnologas de la informacin
Captul Objetivos Procedimientos
Partida Documentacin respaldo
o de control de control
Diseo de pruebas a los 22 22. Bitcoras de
nuevos sistemas de pruebas realizadas,
aplicacin y a sus en las
modificaciones. implementaciones
de nuevos
programas o las
modificaciones del
mismo.

23. Listado de
paquetes de
aplicacin.

24. Manuales
operativos de
usuario.

25. Contratos de
software.

Integrar expediente de los 23 24 25 26 27 26. Licenciamiento

paquetes de aplicacin que de software.
contenga los manuales del
usuario, tanto tcnicos y de 27. Garantas del
operacin. Mantenindolos proveedor.
actualizados y a
disposicin de personal
adecuado.

Obtener del proveedor 28 29 30 31 28. Diccionario de

toda la informacin relativa datos.
a la operatividad y tcnica
para el mantenimiento de 29. Layout de las
los programas tablas.
ejecutables, incluyendo 30. Calendarizacin
documentacin actual para de los distintos
la base de datos y de los mantenimientos del
recursos de informacin. rea de sistemas
31. Contratos de
servicio.

Establecer lineamientos a 32 32. Matriz de

cerca de las Pruebas de
modificaciones a los controles, mediante
sistemas de aplicacin. entrevista al
personal de
sistemas

177
Tecnologas de la informacin
Captul Objetivos Procedimientos
Partida Documentacin respaldo
o de control de control
Disponer en forma 33 33. Copias de las
documentada el proceso Formas de solicitud
de solicitudes para los de requerimientos
cambios a los sistemas de de los usuarios
aplicacin.

178
 CAPTULO 4
FORMATOS SUGERIDOS

A continuacin se presentan formatos, los cuales contienen los elementos mnimos que
deben contener para su adecuada utilizacin. Asimismo los formatos recomendados no
son los nicos que se utilizan en una entidad. Se encuentran de forma enunciativa ms
no limitativa.

4.1 GUA CONTABILIZADORA

Nombre de la Nombre de la Tipo de Asiento contable

Nm. Documento fuente Cuenta de mayor Saldo
operacin cuenta cuenta Cargo Abono

179
CATLOGO DE CUENTAS:

Cuenta Subcuenta
Tipo de
Subsubcuenta Concepto
Grupo Subgrupo Cuenta Tipo de recurso Clasificacin cuenta

180
4.3 REPORTE DICTAMEN

Dictamen para cancelar o depurar saldos

Nmero Cuenta Clasificacin Naturaleza

Importe del saldo:

Fecha del saldo:
Motivacin para cancelar o depurar el saldo:

Dictamen:

Importe autorizado:

Nombre y firma de quien Nombre y firma de quien

elabor el dictamen autoriz el dictamen
Observaciones:

181
4.4 REPOSICIN DE FONDO REVOLVENTE

Documento Partida
Proveedor Justificacin Parcial Total
Nmero Fecha Cdigo Nombre

Total 0.00

Recursos Financieros Director Gral. Admn.

182
4.5 SOLICITUD DE GASTOS POR COMPROBAR

Director General de Administracin

Presente:

Solicit a usted, la autorizacin para que se expida cheque a favor de:

Por la cantidad de:

Nombre del evento o comisin asignada:

Personal Comisionado:

Lugar:

Duracin:

Cualquier personal que preste un servicio al rgano de Fiscalizacin Superior, independientemente de la relacin jridica que le vincule a ste
y se le entreguen recursos para la realizacin de gastos pendientes de comprobar, invariablemente deber entregar los documentos
comprobatorios de dicho gasto a la Direccin General de Administracin, en un plazo mximo de 3 das hbiles a partir de que termine la
comisin o evento.
Si no presento la documentacin comprobatoria o en su caso el reintegro de los recursos dentro del plazo mencionado, autorizo para que, a
travs de la Unidad de Desarrollo Institucional, me sea descontado el recurso va nmina para la cual proporciono los siguientes datos:

Nmero de empleado:

Nombre y firma del responsable de la comprobacin:

Nombre y firma del Director General

del rea que comisiona

Fecha

Anverso

183
4.6 COMPROBACIN DE GASTOS

Documento Partida
Proveedor Justificacin Parcial Total
Nm Fecha Cdigo Nombre

Total de pagos comprobados

Importe a comprobar

Reintegro en efectivo 0.00

Recursos Financieros Director Gral. Admn.

184
4.7 RESUMEN DE LA HOJA DE COMPROBACIN DE GASTOS

Direccin General de Administracin

Hoja de comprobacin de gastos

Responsable de la comprobacin Autorizacin del Director General

Nombre y firma Nombre y firma

Concepto:

Importe a comprobar $
Suma de gastos
Reintegro en efectivo

185
4.8 OFICIO DE COMISIN

Direccin General de Administracin

NUM. /2008

Oficio de comisin a la ciudad de

Guanajuato, Gto., del 2008

Nombre ( s ):

Se servir ( n ) usted ( es ) trasladarse a:

Durante los das:

Con objeto de:

Observaciones:

Medio de transporte:

__________________________________________
Director General que comisiona

Auditor Encargado
Vo. Bo. Director General de Administracin

Original: Comisionado ( s )

Primer copia: Direccin General Administracin

Segunda copia: Direccin General que comisiona Anverso

186
 Constancia de permanencia
Hora Firma de certificacin Hora
Lugar
salida del ente fiscalizado llegada

Viticos autorizados
Cuota Importe
Nombre ( s ): Das
diaria a pagar
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

Total 0.00

Los que suscriben hacen constar la permanencia de las personas antes descritas, en la Cd. de los das indicados, en cumplimiento a
la comisin que le fue conferida a partir del da ________________________ hasta el da _______________________ del 2008.

__________________________________________ __________________________________________
Jefe Departamento y/o Auditor Encargado Coordinador

Nota: No deber llevar tachaduras o enmendaduras, no deber ser firmada en blanco Reverso

187
4.9 RELACIN DE PERSONAL BENEFICIADO POR VITICOS

DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN

Relacin del personal que viatico del al de .

CH

Direccin Cantidad a
Nombre Dias Nmero de folio Total
General cobrar

TOTAL 0.00

188
4.10 RECIBO

Direccin General de Administracin

Recibo de egresos

Recib la cantidad de $ $

(Importe con letra)

Concepto:

Guanajuato, Gto.,

RECIB

189
4.11 PASIVOS

Formato de relacin de pasivos

rea:
Fecha:

Fuente de Nm. de
Concepto del gasto Documento fuente Monto Cuenta de gasto Proyecto Partida
financiamiento documento

Suma

Firma del responsable de rea

190
4.12 DEUDA PBLICA

Nmero de inscripcin
Ente acreditado Nmero consecutivo Fecha de inscripcin SFA Nmero de crdito
SHCP

Fecha de contratacin o
Nuevo nmero de crdito Clase de ttulo Acreedor Destino del crdito
reestructuracin

Monto original en pesos Monto original en udis Tipo de inters Conformacin de inters Plazo en aos

Perodo de gracia Aval Garanta Nmero Fecha de constitucin

Fideicomitente Fideicomisario Congreso del estado Fecha Nmero de peridico oficial

Fecha Acta de ayuntamiento Fecha Acta de consejo Fecha

Monto pagado en el Intereses pagados segn

Observaciones Periodo Saldo en pesos SFA
periodo ente acreditado

Nmero de pagos
Saldo en pesos ESF Saldo segn ESDP Diferencia ESF vs ESDP Diferencia SFA vs ESDP
amortizados

Estatus

191
4.13 AVISO DE PERSONAL

AVISO DE
PERSONAL

FECHA: OFICIO No.

Unidad o departamento de Desarrollo
Institucional
LA DIRECCIN:
Presente DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN

SOLICITAMOS EL SIGUIENTE MOVIMIENTO:

NOMBRE:

APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRE (S)

PUESTO ACTUAL:

CLAVE DE EMPLEADO:

DEPARTAMENTO AL QUE PERTENECE:

A PARTIR DEL :

OBSERVACIONES:

SOLICITADO POR: SOLICITADO POR:

TITULAR ADMINISTRACIN

Con copia:
Interesado.
Expediente.

Nota: Este formato se utiliza para altas, bajas, promociones o cambios de adscripcin; avisos de descuentos por
retardos, faltas, licencias sin goce, incapacidades o cuidados maternales.

192
4.14 AVISO DE CAMBIO EN NMINA

Nombre de la Institucin
FECHA CLAVE
EMPLEADO
EMPLEADO DEPARTAMENTO
Nombre de la Institucin

DIRECCIN
CLASE DE
DE CAMBIO
AUMENTOS
ADMINISTRACIN DISMINUCIONES OTROS

VACANTE PERMISO PROMOCIONES

INGRESO LICENCIA SIN GOCE
DE SUELDO
INCAPACIDAD
AUMENTO DE SUELDO BAJA DESPROMOCIONES

CONDICIONES
ANTERIORES CONCEPTO NUEVAS

SUELDO NOMINAL
-
MENSUAL
PUESTO
-

DEPTO.
-

FECHA EN QUE
-
ENTRA EN VIGOR
INSTRUCCIONES ADICIONALES

_______________________________________________ DE CONFORMIDAD CON EL AVISO DE

PERSONAL________________ GIRADO POR EL _________________-________, PUESTO ________________________ DE
_________________________ NOMBRE DE LA ENTIDAD..

AUTORIZADO POR: AVALADO POR: FECHA AUTO.: AVISO NO.

/2008

Nota: Este formato se enva para dar aviso de algn cambio de nmina.

193
Agradecimientos por sus aportaciones.

Asociacin Nacional de Organismos de Fiscalizacin Superior y Control

Gubernamental A.C. ASOFIS especialmente a la vicepresidencia de normas y
procedimientos de fiscalizacin de cuenta pblica.

Secretara de la Gestin Pblica del Estado de Guanajuato.

Contralora Interna del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato.

ATENTAMENTE
EL AUDITOR GENERAL DEL RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR
DEL PODER LEGISLATIVO DE GUANAJUATO,
A LOS 27 DAS DEL MES DE MARZO DE 2009

C.P. MAURICIO ROMO FLORES

194
 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Normas y Procedimientos de Auditora y Normas para Atestiguar. vigsima

cuarta edicin febrero 2004. IMCP A.C.

Los nuevos conceptos del control interno (Informe COSO) C. & Librand e Instituto
de auditores internos de Espaa 1997.

Normas de Informacin Financieras (NIF). 2006. CINIF, IMCP.

Reglas para la operacin del programa para la fiscalizacin del gasto

federalizado (PROFIS) en el ejercicio 2007. Auditora Superior de la Federacin.

Normas de auditora gubernamental. Oficina de la Contralora General de los

Estados Unidos (GAO) Junio 2003.

Gua para las normas de control interno del sector pblico. INTOSAI, FEBRERO
2004.

Guas para revisiones de control. Secretara de la Funcin Pblica. Mayo 2004.

Acuerdo por el que se establecen las Normas generales de control interno en el

mbito de la Administracin Pblica Federal. Secretara de la Funcin Pblica.
27 de septiembre de 2006.

Gua contabilizadora para el registro contable y presupuestal de operaciones

especficas. ORFIS-ASOFIS.

Manual de registro contable para las Administraciones Pblicas Municipales.

ORFIS-ASOFIS abril 2006

Guas de auditora de la SECODAM. Diciembre de 1999.

Guas tcnicas de fiscalizacin. OFSE Chiapas.

Normas de control interno para el sector pblico. Per septiembre de 2006.

Manual de auditora gubernamental rgano de Fiscalizacin Superior del Estado

de Guanajuato, 2006.

Manual de auditora gubernamental (MAGU) de la Contralora General de la

Repblica del Per.

Presentacin del curso HACIA UNA NUEVA CULTURA DE RENDICIN DE

CUENTAS C.P. JORGE BARAJAS PALOMO Director General del Instituto de

195
Capacitacin y Desarrollo en Fiscalizacin Superior (Icadefis) Auditora Superior
de la Federacin. Noviembre 2003.

Material del curso Administracin de riesgos corporativos marco integrado

COSO/ERM. Instituto Mexicano de auditores Internos, A.C.

Glosario en materia de fiscalizacin. rgano de Fiscalizacin Superior del Estado

de Guanajuato.

Presupuesto programtico Una gua para la administracin municipal. Pedro

Espino Miranda. Abril de 2006.

196