Boas Prticas:

Controle de estoque e armazenagem

Sumrio

3 Introduo

4 Padronize o processo

5 Treine sua equipe

6 Crie e utilize indicadores de desempenho

8 Aposte na acuracidade do inventrio

9 Invista na rastreabilidade do estoque

10 No esquea da tecnologia

11 Concluso
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O controle de estoque e armazenagem essencial para uma distribuidora. Nele, esto

envolvidas a parte de movimentao interna e armazenagem dos produtos dentro do armazm
(warehousing). Cada vez mais, atacadistas distribuidores tm se dado conta que um controle
efetivo dessas operaes essencial para manter competitividade no mercado e reduzir custos.
Estabelecer um equilbrio entre compra e venda significa reduzir ao mximo as quantidades
de produto estocadas. O que isso significa? Significa diminuir a imobilizao do capital de giro
(dinheiro parado) e os processos.

Com uma grande quantidade de mercadorias paradas, a margem do lucro diminui e a empresa
deve esperar a venda para obter o lucro. Alm disso, precisa investir na manuteno desse
estoque e prever gastos como obsolescncia, preveno de perdas, seguros e impostos. No pior
dos casos, se o estoque for mantido por emprstimos, haver juros bancrios a serem somados
na conta total.

Todos esses fatores demandam uma busca pelo equilbrio entre as quantidades de produtos a
serem adquiridos e mantidos, e os custos para mant-los. Um bom controle de estoque permite
que o distribuidor atacadista tenha uma previso de demanda, facilitando na hora da compra.
Desse modo, fica mais fcil gerenciar os processos, perde-se menos tempo, aumenta-se a
produtividade e como consequncia, o distribuidor tem um ganho enorme em competitividade.

Segundo Ronald H. Ballou, autor de Gesto de estoques na cadeia logstica integrada, o controle
de estoque a parte vital do composto logstico. De acordo com estudos do autor, os custos com
controle e armazenagem podem absorver de 25 a 40% dos custos totais. Isso representa uma
quantia substancial do capital da empresa.
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1. Padronize o processo Quando uma empresa padroniza algo, quer

dizer que ela est criando uma identidade
Para uma melhor operao logstica, os prpria, a ser espelhada nos colaboradores
processos devem ser padronizados. Na e seguida pela equipe. Mas cuidado: a
armazenagem no seria diferente. Se padronizao no pode engessar uma
considerarmos o grande nmero de pessoas atividade ou processo. Pondere quando isso
envolvidas na cadeia logstica, fica mais acontecer e altere o roteiro.
fcil entender por que a padronizao dos
processos diminui muitas falhas cometidas
diariamente e evita o retrabalho. O ganho
tambm financeiro, j que processos que
teriam que ser refeitos pelo mau desempenho
na cadeia so minoria.

Mas o que padronizar um processo? Tenha em

mente que padronizar no fazer tudo igual
para facilitar o entendimento de uma operao
ou processo e sim elaborar um modelo para
todos compreendam objetivos, estratgias
e aes da mesma forma. Isso evita que um
colaborador faa do seu jeito, outro de outro
jeito e no fim no exista mais uma unicidade.
Outro grande problema em no padronizar
os mtodos de um processo quando um
colaborador sai da equipe. Se o expertise
estava s com ele, a perda de conhecimento
explcito (que poderia ser documentado e
codificado) enorme. Padronizar mtodos,
formulrios e documentao otimiza todo o
processo, reduz o tempo e minimiza os erros.
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2. Treine sua equipe

Definido o padro logstico do controle de
estoque e armazenagem, hora de treinar
sua equipe. Para que o servio logstico seja
eficiente, necessrio que, alm do gestor,
toda a equipe saiba o que fazer e como fazer.
Se existe um padro para movimentar os
produtos da estante para o carregamento, por
exemplo, os envolvidos nessa etapa precisam
saber desse padro.

Outro problema muito frequente na rea

de logstica a implantao de tecnologia.
No era para ser um problema, claro,
mas uma soluo. Muitas vezes, a empresa
implanta uma ferramenta e mal treina seus
colaboradores, esquecendo tambm de
comunicar a importncia daquilo para o
trabalho da equipe e como ela vai ajudar a
empresa como um todo. De nada adianta
um sistema de apoio distribuio na sua
empresa se ele no for usado, ou seja, se sua
equipe no souber como ele funciona.

Para isso, solicite ao fornecedor treinamento

para a equipe de entrega e para a central de
monitoramento. Alm desse treinamento
podem ser oferecidos cursos ou apostilas de
capacitao e oficinas. Aqui, vale lembrar a
importncia de criar um canal de feedback e
um manual de uso e boas prticas.
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3. Crie e utilize indicadores de
desempenho (KPIs)
Para se ter um parmetro de comparao
sobre as performances nos centros de
distribuio - prprios e de outros players do
mercado - preciso criar e usar indicadores.
Gestores que no sabem como est o
desempenho operacional da prpria empresa,
no podem sequer se comparar ao mercado
ou planejar suas prprias metas. Um armazm
sem KPIs (Indicadores Chave de Desempenho)
est fadado perda de competitividade e
ineficincia.
Gestores sabem muito bem que manter
os estoques no nvel adequado no uma
tarefa fcil. Para conseguir m bom resultado,
deve haver integrao entre nmeros de
compras, vendas, previso e planejamento
da demanda. Profissionais que gerenciam
centros de distribuio costumam enfrentar
dois grandes dilemas:
1. Estoque muito alto: esse modelo
garante o pleno atendimento da demanda de
compras mas significa custo elevado e capital
parado.
2. Estoque baixo: o atacadista distribuidor
consegue economizar na manuteno mas
pode perder vendas por no ter o produto
no momento solicitado. Isso representa um
enorme custo intangvel.
Para ajud-lo em alguns desses desafios,
separamos alguns dos principais indicadores
usados no controle de estoque, armazenagem
e movimentao interna de produtos.
Lembramos que eles devem ser adaptados
realidade da sua empresa.
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a) Stock-outs ou ruptura de estoque

Este indicador pode medir o nmero de vendas perdidas por falta de estoque ou o tamanho das vendas perdidas. Deve ser adaptado para
cada caso.

b) Percentual de estoque indisponvel para venda

Mau armazenamento do estoque e gesto ineficiente podem ser responsveis por avarias e produtos fora do prazo de validade. Por esses
motivos, algumas mercadorias recebem o status de indisponveis para vendas. Para encontrar o valor, calcule o custo do estoque indisponvel
sobre o custo dos estoques totais.

c) Percentual de utilizao da capacidade

Quer saber se o espao destinado para os estoques pequeno ou excedente? Divida o volume utilizado pelos estoques pela capacidade do
armazm. Se for muito baixo, o espao grande demais e precisa ser otimizado. Se o valor for acima de 100%, h mercadorias alocadas em
reas onde no deveriam (espaos para movimentao ou corredores, por exemplo).

d) Nvel mdio dos estoques

Saber por quantos dias de venda sua empresa consegue operar com os estoques atuais fundamental para uma boa gesto do armazm. Para
medir, divida a quantia de itens em estoque pela demanda mdia diria. Valores extremamente altos para o indicador so desaconselhados.

e) Produtividade na separao
Com ele, o gestor pode avaliar a atividade de descarregamento, separao e triagem dos materiais recebidos e traar metas e planos de ao
para aumentar o indicador ao logo do tempo.

f) Custo mensal de armazenagem

Se voc ainda no sabe quanto gasta por ms para armazenar uma determinada quantidade de produtos, comece por esse indicador o
quanto antes.

g) ndice de preciso no recebimento

Aconteceram erros ou avarias durante o recebimento? Calcular o percentual ajuda na melhoria de processos e na contabilizao de perdas,
erros e avarias. Se o tempo de separao pequeno mas o percentual de erros sobre o total de itens recebidos muito grande, significa que,
nesse caso, a rapidez do processo o problema e no a soluo.
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4. Aposte na acuracidade do De acordo com J. Aastrup e H. Kotzab, autores

inventrio
Quanto maior for a preciso e a confiabilidade
de dados do inventrio, melhor. Saber o que
existe no estoque, em que quantidade e qual
sua localizao em tempo real premissa para
uma boa estratgia e decises assertivas.
Um problema comumente enfrentado
nos armazns a ruptura de inventrio
(stock-out, em ingls), que ocorre quando
o estoque fsico (que existe no armazm)
diferente do estoque esperado (controlado
eletronicamente no sistema ou por planilhas).
Isso significa que a oferta acaba sendo menor
do que a demanda. Resultado: a empresa
deixa de vender.
de Analyzing out-of-stock in independent
grocery stores: an empirical study, utilizar
sistemas de gerao automtica de ordens
de reposio e de troca eletrnica de
dados e controlar o inventrio e o fluxo de
reposio de produtos so meios para evitar
o problema. J para o autor de Improving
inventory management in the retail store,
B. Hardgrave, quanto maior a preciso do
controle de inventrio menor a possibilidade
de stock-out. O autor cita que uma das
formas mais eficazes para isso atravs do
uso da tecnologia de identificao por rdio
freqncia (RFID).

Um dos motivos a impreciso nos registros

de controle de estoques (entradas e sadas)
e de vendas. A infidelidade da informao
pode levar uma previso errada da demanda,
acarretando na falta de produtos. Para evitar
o stock-out, preciso melhorar o processo de
reposio de estoque.
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5. Invista na rastreabilidade do
estoque
Ter rastreabilidade no seu armazm saber
exatamente o local fsico em que a mercadoria
est e em tempo real. Esse recurso
importante pois aumenta a velocidade da
separao e a acuracidade do inventrio.
Alm disso, de extrema importncia poder
determinar todo o caminho percorrido por
este produto (dentro e fora do armazm at
o momento de venda).

Com o recurso da rastreabilidade, o

distribuidor pode identificar quantos dias
faltam para um lote de produtos vencer,
por exemplo. Desse modo, ele garante que
somente produtos em condies de consumo
(pelo menos at que cheguem ao varejista)
sejam transportados e vendidos.

Uma vez que os produtos podem ser

rastreados, a empresa capaz de
bloquear venda e utilizao de lote em
quarentena (indisponvel) ou que j tenham
ultrapassado o prazo de validade. Isso se
torna uma garantia para a distribuidora que
pode assegurar o varejista a qualidade e a
procedncia dos produtos e tambm uma
salvaguarda do lojista que pode confiar no
atacadista distribuidor.
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6. No esquea da tecnologia dela. Processos envolvem pessoas e a

tecnologia apenas um meio de facilit-los,
A tecnologia da Informao (a aclamada TI) no um sistema independente.
ferramenta fundamental nos processos
de gesto de logstica. A TI trouxe agilidade
e confiabilidade das informaes para
os gestores, fatores decisivos para o
crescimento de uma organizao. Com base
nas informaes e dados armazenados e
obtidos de maneira confivel e automtica,
um bom sistema de TI permite aos gestores
tomar a deciso correta no tempo certo.

A tecnologia da informao capaz de

integrar todas as reas operacionais e
disponibilizar informaes a qualquer hora
e em qualquer lugar, desde que o gestor
tenha um computador ou um dispositivo
mobile em mos. O WMS (Sistema de
Gerenciamento de Armazm) pode ser
integrado ao ERP (Sistema integrado de
gesto empresarial), TMS (Sistema de
Gerenciamento de Transporte) e at ao
Sistema de Gesto de Entregas, ajudando
as empresas a alcanarem metas com
resultados expressivos.

Em suma, a tecnologia um meio usado para

facilitar a operao, ganhar produtividade
e diminuir a obsolescncia dos produtos
(tambm chamada de caducidade). No deixe
a TI de lado se voc preza pelo crescimento
do seu negcio, mas no dependa somente
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Controlar e sempre ser uma das atividades mais importantes na cadeia logstica. A prtica de
controlar e monitorar, seja de um planejamento, de uma operao ou de uma produo, reduz
erros e problemas futuros. Estabelecer um padro e acompanhar o processo frequentemente
so aes fundamentais para realizar melhorias necessrias quando o processo no estiver
dentro do que foi estabelecido anteriormente. Em alguns casos, tambm podem ser detectadas
falhas na padronizao e o gestor precisa estar atento para identificar esses erros e modificar o
planejamento.

Quando falamos em controlar, no estamos nos referindo a um gestor que engessa as operaes,
mas que est sempre atento e agindo para que as boas prticas prezadas pela empresa sejam
mantidas e efetivadas.

Esperamos que a leitura do primeiro e-book da srie Boas prticas para atacadistas
distribuidores tenha ajudado voc a repensar processos e mtodos dentro da sua distribuidora.
Adiantamos para voc que baixou esse e-book que o prximo material educativo da srie ser
sobre as normas da Anvisa para armazenagem e distribuio.

Obrigado pela leitura e at mais!

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