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DE ENTIDADES PBLICAS
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIN PBLICA
GUIA DE MODERNIZACIN DE
ENTIDADES PBLICAS
GUIA DE MODERNIZACIN
DE ENTIDADES PBLICAS
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COORDINACIN TCNICA
EQUIPO DE TRABAJO
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CONTENIDO
PRESENTACIN ........................................................................ 8
INTRODUCCIN ..................................................................... 10
5. ANLISIS INTERNO........................................................................................ 21
5.1 Identificacin y Anlisis de los Objetivos y Funciones Generales.
...................................................................................................................................... 21
Ejemplo de entidad del Orden Nacional: ......................................... 22
Ejemplo de entidad del orden Territorial: ...................................... 23
5.2 Misin. ................................................................................................................ 22
Ejemplo de Misin en el Orden Nacional: ....................................... 21
Ejemplo de Misin en el Orden Territorial: .................................... 22
5.3 Visin .................................................................................................................. 24
Ejemplo de Visin en el Orden Nacional: ........................................ 24
Ejemplo de Visin en el Orden Territorial: ..................................... 25
5.4. Identificacin del Mapa de Procesos o Cadena De Valor .............. 25
Metodologas para la Revisin y Anlisis de Procesos ........... 26
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ANEXO 1 ................................................................................ 89
ANEXO 2 ................................................................................ 91
ANEXO 3 ................................................................................ 94
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PRESENTACIN
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PRESENTACION
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA
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INTRODUCCIN
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ESTUDIO TCNICO
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1. Resea Histrica
2. Marco Legal
3. Anlisis Externo
4. Anlisis Financiero
5. Anlisis Interno.
6. Evaluacin de las Funciones, Perfiles y Cargas de trabajo.
7. Planta de Personal
8. Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales.
1. RESEA HISTORICA
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2. MARCO LEGAL
1. La denominacin.
2. La naturaleza jurdica y el consiguiente rgimen jurdico.
3. La sede.
4. La integracin de su patrimonio.
5. El sealamiento de los rganos superiores de direccin y administracin y
la forma de integracin y de designacin de sus titulares, y
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3. ANALISIS EXTERNO
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4. ANLISIS FINANCIERO
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1. Exposicin de motivos.
2. Costos comparativos de las plantas vigente y propuesta.
3. Efectos sobre los gastos generales.
4. Concepto del Departamento Nacional de Planeacin si se afectan los
gastos de inversin.
5. Y los dems que la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional
considere pertinentes.
o Exposicin de motivos
o Costos comparativos de la planta de personal actual frente la
propuesta
o Efectos sobre los gastos generales
o Concepto de la Secretara de Hacienda o de la entidad o la
dependencia que haga sus veces.
o Dems informacin requerida para viabilizar el proyecto.
En todo caso, tanto en las instituciones del orden nacional como territorial,
para proveer empleos vacantes se requerir del certificado de disponibilidad
presupuestal por la vigencia fiscal correspondiente. Por medio de ste, el
Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces garantizar la existencia de los
recursos del 1 de enero al 31 de diciembre del ao que corresponda, para
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5. ANLISIS INTERNO
La misin debe ser clara y sencilla para que sea comprendida y asimilada
por todos los miembros de la organizacin, y responder a los siguientes
interrogantes: Qu hace su Institucin?, Cmo lo hace?, Para quin lo
hace?, el por qu lo hace ?, y su relacin con la funcin principal que realiza
o debe realizar.
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5.3 Visin
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5.4.3 Procesos de apoyo: Son aquellos que dan soporte para el buen
funcionamiento y operacin de los procesos estratgicos y misionales de la
organizacin.
PROCESOS MISIONALES
Atencin Ambulatoria Consulta medica u Afiliados al rgimen
odontolgica contributivo o al
subsidiado.
PROCESOS DE APOYO
Pago de cuentas y Cuentas pagadas Empleados y proveedores
compromisos laborales
PROCESOS DE CONTROL
Y EVALUACIN
Evaluacin y control del Queja del usuario Dependencia responsable
proceso de atencin del proceso
ambulatoria
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ES
SE NECESARIO
SE LLEVA A
REQUIERE QUE SEA
DEPENDENCIA PROCESO CABO EN OTRAS OBSERVACIONES
EL EJECUTADO
DEPENDENCIAS
PROCESO POR LA
ENTIDAD
3.1. Gestin
3.- UNIDAD Se mantiene el
de SI SI NO
FINANCIERA proceso
presupuestos
3.4. Gestin Se mantiene el
SI SI NO
de tesorera proceso
3.5. Gestin
Se mantiene el
de SI SI NO
proceso
contabilidad
3.6. Gestin Se mantiene el
SI SI NO
de costos proceso
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
3.7. CON EXTERNOS
Facturacin y SI NO NO PARA MEJORAR
cartera CALIDAD EN EL
SERVICIO Y
EFICIENCIA
4.- SERVICIOS Se traslada el
4.1. Almacn SI SI SI
GENERALES proceso
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
4.2. CON EXTERNOS
Mantenimient SI NO NO PARA MEJORAR
o CALIDAD EN EL
SERVICIO Y
EFICIENCIA
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
4.3.
SI NO NO PARA MEJORAR
Lavandera
CALIDAD EN EL
SERVICIO Y
EFICIENCIA
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
4.4. Vigilancia SI NO NO PARA MEJORAR
CALIDAD EN EL
SERVICIO Y
EFICIENCIA
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
4.5.
SI NO NO PARA MEJORAR
Transporte
CALIDAD EN EL
SERVICIO Y
EFICIENCIA
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FUNCIONES PRODUCTOS O
PROCESOS USUARIO O CLIENTE OBSERVACIONES
GENERALES SERVICIOS
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Se lleva a cabo
Es necesario que en otra Se complementa
FUNCIONES
Se mantiene sea ejecutada entidad del Cul con otra entidad OBSERVACIONES
GENERALES
por otra entidad sector o de Cul
otro sector
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Con el fin de obtener esta informacin, se puede hacer uso de material que
tengan las Oficinas de Planeacin y Control Interno, o el que se haya
elaborado para dar cumplimiento al Estatuto Anticorrupcin (Ley 190
artculo 48) o a la ley del plan y sus normas reglamentarias. Tambin se
pueden consultar los estudios elaborados al interior de la entidad, los
estudios sectoriales y aquellos elaborados por otras entidades
gubernamentales y no gubernamentales. Adicionalmente, se pueden utilizar
las observaciones directas, la memoria institucional y entrevistas.
Las entidades descentralizadas tanto del orden nacional como territorial, una
vez efectuado el anlisis de las etapas anteriores y dems aspectos
relacionados con su organizacin, debern analizar la conveniencia de
ajustar sus estatutos internos para que se adecuen a la naturaleza,
funciones, objetivos y misin de la respectiva entidad.
5.9 Estructura
TRADICIONAL MODERNA
1. Mecanicista 1. No mecanicista
2. Cerrada 2. Abierta
3. Mucha diferenciacin 3. Poca diferenciacin
4. Jerarquizada 4. Plana
5. Controles administrativas 5. Autocontrol
6. Trabajo individual 6. Trabajo en Equipo
7. Remuneracin por la posicin 7. Remuneracin por resultados
jerrquica
8. Comunicacin vertical 8.Comunicacin horizontal
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TRADICIONAL MODERNA
9. Inflexible 9. Flexible
10. Ingreso por estudios y 10. Ingreso por competencias
experiencia
11. Por oferta 11. Por demanda, desde la exigencia
del cliente
Formas Organizacionales.
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Estructura Funcional.
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Entradas Salidas
Materias Actividad Actividad Actividad Actividad Productos
primas 1 2 3 4 o servicios
Proceso
Figura 1. El proceso
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Una vez definidos todos los procesos que debe realizar la institucin para la
prestacin de sus servicios o elaboracin de los productos, tanto internos
como externos, y teniendo en cuenta los principios enunciados
anteriormente, el equipo de trabajo procede a examinar la estructura actual
para determinar:
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La nueva estructura, por tanto, debe ser plana y sencilla, lo que se refleja
con unos niveles jerrquicos mnimos para que exista la debida armona,
coherencia y articulacin entre las actividades que realice cada una de las
dependencias, lo cual permitir que las decisiones fluyan sin obstculos
dentro de la organizacin, y se permita as una comunicacin ms directa
entre los usuarios y quienes toman las decisiones.
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Formulario No. 1
Dependencia:
Para la presente gua se entiende por dependencia una unidad funcional
especializada de empleos para el cumplimiento de objetivos institucionales.
El trmino Dependencia, tambin se puede asimilar al de rea,
Departamento o Direccin.
Pasos:
Cada proceso tiene una salida nica que lleva consigo un objetivo
propuesto, entrega de un servicio o producto.
Ejemplo:
Producto: Plan de ordenamiento territorial.
Proceso: Elaboracin Proyectos Plan de Ordenamiento Territorial.
2. Actividad.
Son las diversas actuaciones o acciones especficas que se realizan para el
desarrollo de un proceso.
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Ejemplo:
Para el proceso Elaboracin Proyectos Plan de ordenamiento Territorial,
las actividades son:
Definir la elaboracin del proyecto.
Evaluar y aprobar proyectos.
3. Procedimiento.
Son trabajos concretos que realizan uno o varios empleados.
Ejemplo:
Para la actividad Evaluar y Aprobar Proyectos, los procedimientos son:
Para las Instituciones del Estado, los niveles estn dados por las
siguientes normas:
Para Instituciones del Orden Territorial: Decreto 785 de marzo del 2005
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Nivel: Profesional.
Denominacin del empleo: Profesional Universitario.
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T = ( Tm + 4 Tp+ TM ) / 6.
Donde:
T = Tiempo resultante.
Tm = Tiempo mnimo asignado al procedimiento.
Tp = Tiempo promedio asignado al procedimiento.
TM = Tiempo mximo asignado al procedimiento
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Aplicando la frmula:
Entonces:
Entonces:
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Entonces:
T = 0.083 horas es el tiempo estndar para la procedimiento Archivo de
Documentos que se anota en la columna 7 del formulario 1.
Asistencial: Secretario.
Profesional: Profesional Universitario.
Directivo: Director Administrativo
Tcnico: Tcnico
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12. Total horas requeridas mes por nivel y denominacin del empleo,
por actividades y procesos
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As:
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Ejemplo:
Una vez obtenido el total del personal por cada nivel, se procede a hacer
la planta de personal, donde se distribuyen por grados, acorde con los
requisitos de los procedimientos consignados en la columna 5 del
formulario 1 y al sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos
vigente.
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2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cantidad tiempo de Tiempo total en horas hombre en el mes de cada Total Total Cantidad
Requisitos
Proces Promedio de trabajo procedimiento distribuido por niveles y denominacin Promedio promedi de
De la
os por veces que por cada del Mes-horas o productos
procedimi
Nivel y se repite la procedi empleo. hombre Mes- generados
depend Etapa Procedi ento
denomin procedimien miento. ( columna 6 x columna 7 ) por horas por el
encia o fase miento
acin de to en el Mes en horas . Directivo Asesor Profesio Tcnico Asisten Etapa hombre proceso
empleo (tiempo nal cial por en
estanda Proceso el mes o
r) metas
Atencin Deter Remitir Administr Bachillerato Propuesta
de minate al ativo s
consulta ma de profesio
92 0.006 h 0.552 0.552
s la nal
consul asignad
92
ta o
139.47 consultas
Atende Resolver
Profesiona Titulo
resueltas
r la Consulta
l profesional
Consul Profesiona en admn.,
92 138.92 138.92
ta l ing.
Universita Industrial
rio
Elaborac Evalua Entregar Administr Bachillerato
in ry docume ativo
proyecto aproba ntacin Auxiliar 13
s plan r administra
de tivo 13
333.37 348.19
ordena Asignar Director Titulo proyectos
miento proyecto Administr universitari
s ativo o 13 0.741
especializad
o
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1 De nivel Directivo
1 De nivel Asesor
2 De nivel Asistencial
FORMULARIO 2.
NIVELES
DEPENDENCIA PROFESIO- ADMINIS- TOTAL POR
DIRECTIVO ASESOR TECNICO OPERATIVO
NAL TRATIVO DEPENDENCIA
DESPACHO DEL 1 1 1 1 4
ALCALDE
SECRETARA DE 1 3 3 3 4 14
GOBIERNO
SECRETARA DE 1 3 1 5
EDUCACIN
SECRETARA DE 1 5 2 1 9
SALUD
SECRETARA DE 1 2 3 1 7
AGRICULTURA Y
MEDIO AMBIENTE
SECRETARA DE 1 2 3 1 7
PLANEACIN Y
OBRAS PBLICAS
TOTAL PERSONAL 6 1 12 14 8 5 46
REQUERIDO POR
NIVEL
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En esta tcnica se utiliza la filmacin de los trabajos con cmaras especiales que
permiten al personal experto cuantificar el tiempo de cada procedimiento.
Esta tcnica tambin es muy til para el estudio de los mtodos de trabajo.
Como ventajas, este mtodo tiene rapidez, precisin y costo reducido. Presenta
inconvenientes de resistencia de los empleados y no aplicable a trabajos de tipo
intelectual.
7. PLANTA DE PERSONAL.
La descripcin del contenido funcional del empleo, de tal manera que permita
identificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su titular;
Si permite cumplir con los procesos, productos y servicios que se han definido.
Los actuales niveles jerrquicos tanto del nivel Nacional como el Territorial se
encuentran clasificados as:
Directivo
Asesor
Profesional
Tcnico
Asistencial
Denominacin del empleo. Se refiere al nombre del cargo especfico que debe
realizar una determinada labor. Para cada nivel jerrquico la norma de
nomenclatura y clasificacin de empleos determina las diferentes denominaciones
de empleo que son aplicables.
Este cdigo deber ser adicionado hasta con dos dgitos ms que
correspondern a los grados de asignacin bsica.
En el orden nacional los grados salariales son fijados por los Decretos que sobre
el particular expida el Gobierno Nacional con base en la Ley 4 de 1992.
En el orden territorial los grados salariales, conformado hasta por dos dgitos,
estn fijados por las Asambleas y Concejos Municipales o Distritales, segn el
caso, teniendo en cuenta los lmites mximos fijados por Decreto del Gobierno
Nacional con base en las facultades de la Ley 4 de 1992.
Vale mencionar que para establecer las escalas salariares en el nivel territorial,
existe una competencia concurrente segn lo expresa la Corte Constitucional, en
sentencia C-510 de 1999, donde seal:
Permite ubicar el personal de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio
de las funciones.
Nmero de Dependencia y
Cdigo Grado
cargos Denominacin del Empleo
DESPACHO DEL MINISTRO
1 (uno) Ministro 0005 --
1 (uno) Secretario Ejecutivo 4210 18
1 (uno) Secretario 4178 12
DESPACHO DEL VICEMINISTRO
1 (uno) Viceministro 0020 --
1 (uno) Secretario 5040 17
PLANTA GLOBAL
3 (tres) Profesional Especializado 2028 18
1 (uno) Profesional Universitario 2044 11
3 (tres) Profesional Universitario 2044 10
5 (cinco) Profesional Universitario 2044 09
1 (uno) Profesional Universitario 2044 07
2 (dos) Profesional Universitario 2044 06
1 (uno) Conductor Mecnico 4103 17
3 (tres) Conductor Mecnico 4103 15
Dependencia y
Nmero de
Denominacin del Empleo Cdigo Grado
cargos
DESPACHO DEL ALCALDE
1 (uno) Alcalde 005 --
1 (uno) Asesor 105 10
1 (uno) Secretario Ejecutivo 425 05
PLANTA GLOBAL
3 (tres) Secretario de Despacho 020 06
4 (cuatro) Jefe de Oficina Asesora de Jurdica 115 05
Dependencia y
Nmero de
Denominacin del Empleo Cdigo Grado
cargos
3 (tres) Profesional Especializado 222 08
5 (cinco) Profesional Universitario 219 03
2 (dos) Profesional Universitario 219 05
2 (dos) Conductor Mecnico 482 02
Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia
los objetivos y funciones del organismo o entidad, se podr incluir la competencia
de crear con carcter permanente o transitorio grupos internos de trabajo, a los
cuales se les debe determinar los procedimientos que debern cumplir y las
consiguientes responsabilidades y dems normas necesarias para su
funcionamiento.
Competencias comunes a los servidores pblicos a quienes se les aplica los decretos
leyes 770 y 785 de 2005 y las Competencias Comportamentales mnimas por nivel
jerrquico.
Las entidades del orden nacional y territorial procedern a ajustar o establecer los
manuales especficos de funciones y de requisitos incluyendo los siguientes
aspectos:
8.2.2. Procedimiento
Las entidades del orden territorial debern ajustar o establecer sus plantas de
personal de conformidad con la nomenclatura y clasificacin de empleos
establecidas en el decreto 785 de 2005.
Cargo del Jefe Inmediato. Escriba el nombre del cargo a quien corresponde
ejercer la supervisin directa del desempeo laboral. En las plantas de personal en
las cuales se efecta la distribucin de empleos por dependencia, ste
corresponder al empleo de la respectiva jefatura. En el caso de las plantas
globales, se indicar: Quien ejerza la supervisin directa.
EJEMPLO:
I. IDENTIFICACION
Nivel: Profesional
Denominacin del Empleo: Profesional Especializado
Cdigo: 2028
Grado: 19
No. de cargos Cinco (5)
Dependencia Donde se ubique el cargo
Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisin Directa
Paso 3. Definicin del propsito principal o razn de ser del empleo a partir
de las funciones esenciales.
1
Para facilitar el desarrollo de esta actividad se sugiere consultar el listado de verbos contenido en el
Anexo 2.
participa y del rea de desempeo. resultados de su
desempeo especfico. funcin laboral.
II PROPSITO PRINCIPAL
Realizar estudios e investigaciones tendientes a promover el desarrollo
integral del talento humano al servicio de la entidad.
Respecto a las funciones del empleo que nos sirve de ilustracin, solo el equipo de
personas que se constituya par actualizar el Manual podr determinar si se cumplen
todas las condiciones sealadas. Se asume que la condicin enunciada en el literal
e) no se cumple en la mayora de los casos, por lo que, seguramente, la revisin de
las funciones demandar atencin y gran colaboracin en las entidades.
De otra parte si las funciones no adecuan al empleo, les sugerimos iniciar con la
definicin del propsito principal y continuar con las funciones esenciales siguiendo
los procedimientos enunciados
Continuando con el ejemplo, las siguientes seran las contribuciones individuales del
empleo:
2
Para facilitar el desarrollo de esta actividad consulte el listado de verbos contenido en el Anexo 2. Tenga
en cuenta que el verbo, en este caso, no debe ir en infinitivo.
d) Las condiciones de calidad son medibles y observables.
e) El cumplimiento del resultado y la condicin de calidad permite evaluar el
desempeo y el nivel de competencia.
PROPSITO CONTRIBUCIONES
FUNCIONES ESENCIALES
PRINCIPAL INDIVIDUALES
1. Adelantar estudios e 1. Los planes y
investigaciones para programas en materia
identificar las necesidades de bienestar social,
de capacitacin, preparar y estmulos y evaluacin
presentar el plan del desempeo
Realizar estudios e institucional de presentados estn de
investigaciones capacitacin, los programas acuerdo con las polticas
tendientes a de induccin, reinduccin, y normas en materia de
promover el estmulos y evaluacin del administracin de
desarrollo integral desempeo para el talento personal.
del talento humano humano de la entidad. 2. Los planes y
al servicio de la programas en materia
entidad. de capacitacin
responden a las
necesidades
institucionales y del
personal de la entidad.
2. ... ...
...
CONTRIBUCIONES CONOCIMIENTOS
PROPSITO FUNCIONES
INDIVIDUALES BSICOS O
PRINCIPAL ESENCIALES
ESENCIALES
1. Adelantar 1. Los planes y 1.- Plan Nacional de
estudios e programas en materia Capacitacin.
investigaciones de bienestar social, 2.- Polticas pblicas
para identificar las estmulos y evaluacin en administracin de
Realizar necesidades de del desempeo personal.
estudios e capacitacin, presentados estn de 3.- Normas sobre
investigaciones preparar y acuerdo con las administracin de
tendientes a presentar el plan polticas y normas en personal.
promover el institucional de materia de 4.- Metodologas de
desarrollo capacitacin, los administracin de investigacin y
integral del programas de personal. diseo de proyectos.
talento humano induccin, 2. Los planes y
al servicio de la reinduccin, programas en materia
entidad. estmulos y de capacitacin
evaluacin del responden a las
desempeo para necesidades
el talento humano institucionales y del
de la entidad. personal de la entidad.
2. ... ...
De conformidad con el decreto ley 770 de 2005 y sus decretos reglamentarios, que
establecen las funciones y requisitos generales para los empleos pblicos de os
organismos y entidades del orden nacional, y el Decreto Ley 785 de 2005 para las
entidades del orden territorial, fije los requisitos de estudio y experiencia requeridos
para el desempeo de los mismos.
En relacin con las instituciones del orden nacional, debern identificarse los
requisitos de educacin y experiencia de acuerdo con lo dispuesto en los Decretos
reglamentarios 2772 de 2005 y 4476 de 2007, expedidos por el Gobierno Nacional.
Ntese que aplicar las equivalencias es suplir una cosa por otra y en este caso
hemos aplicado la equivalencia de Ttulo de postgrado en la modalidad de
especializacin por: Dos (2) aos de experiencia profesional y viceversa, siempre
que se acredite el ttulo profesional prevista en las normas generales, supliendo la
titulacin de especializacin por experiencia adicional.
No es dable entonces que en los manuales especficos de funciones y de
competencias laborales se transcriba o copie, de manera integral o parcial, el
artculo que sobre equivalencias previsto en los Decretos 770 de 2005, 785 de 2005
2772 de 2005, pues la norma refiere la aplicacin de equivalencias en el caso que
fuere necesario y ello implica que solo se dar en los empleos que as lo juzgue la
autoridad pertinente.
Para las instituciones del orden territorial, la asesora y orientacin tcnica est a
cargo de la Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP a travs del
Departamento de Asesora y Consultora (Diagonal 40 N 4637 Centro
Administrativo Nacional C.A.N. Bogot) Telfono 2202790, as como a travs de sus
Direcciones Territoriales en todo el pas.
ESCISIN O FUSIN DE ENTIDADES PBLICAS
3
La Constitucion Poltica expresa en el numeral 7 del artculo 150: Determinar la estructura de la
administracin nacional y crear, suprimir o fusionar ministerios, departamentos administrativos,
superintendencias, establecimientos pblicos y otras entidades del orden nacional, sealando sus
objetivos y estructura orgnica; reglamentar la creacin y funcionamiento de las Corporaciones
Autnomas Regionales dentro de un rgimen de autonoma; as mismo, crear o autorizar la constitucin
de empresas industriales y comerciales del estado y sociedades de economa mixta.
En ejercicio de esta facultad, debe observarse lo previsto en el artculo 50 de la ley
489 de 1998, como quiera que el mismo implica la creacin de una nueva
institucin y por tanto debern abordarse los tem de nombre y sigla, definicin del
objeto y funciones generales, naturaleza jurdica y consiguiente rgimen jurdico,
sede, definicin e integracin de los rganos de direccin y administracin,
integracin del patrimonio y el Ministerio o Departamento Administrativo al cual se
encuentra adscrito o vinculado, si es del orden nacional, o a la Gobernacin o
Alcalda, si se trata de entidades del orden territorial. ( Anexos19 y 20)
Con fundamento en este desarrollo legal que abre el espacio para fusionar
entidades, las autoridades competentes debern acatar los principios
constitucionales que rigen la funcin administrativa y los fines esenciales del Estado
y tener en cuenta los siguientes criterios, expresados en el artculo 2 de la
mencionada Ley 790 de 2002.
d) Cuando exista duplicidad de funciones con otras entidades del orden nacional;
e) Cuando por evaluaciones tcnicas se establezca que los objetivos y las funciones de
las respectivas entidades u organismos deben ser cumplidas por la entidad absorbente;
f) Cuando la fusin sea aconsejable como medida preventiva para evitar la liquidacin
de la entidad absorbida. Cuando se trate de entidades financieras pblicas, se atendern
los principios establecidos en el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero.
Las entidades y organismos del orden nacional y territorial que asuman directamente la
elaboracin de los estudios tcnicos que demanda el proceso de reforma o modernizacin
institucional, podrn conformar un grupo de trabajo responsable del desarrollo y ejecucin
dicho proceso; para tal efecto, se presenta el siguiente modelo de acto administrativo.
EJEMPLO DE RESOLUCIN
PARA CONFORMACIN DEL GRUPO DE TRABAJO
RESUELVE:
Comunquese y cmplase,
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4
SEMANA 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ETAPAS DEL ESTUDIO
TECNICO
1. Resea Histrica
2. Marco Legal
3. Anlisis Externo
4. Anlisis Financiero
5. Anlisis y evaluacin
de los procesos y la
prestacin de servicios
5.1 Identificacin y Anlisis
de los objetivos y funciones
generales
5.2 Misin
5.3 Visin
5.4 Identificacin del mapa
de procesos o cadena de
valor
5.4.1 Estratgicos
5.4.2 Misionales
5.4.3 Apoyo
5.4.4 Control y evaluacin
5.5 Productos y Servicios
5.6 Clientes o usuarios
5.7 Evaluacin de la
prestacin del servicios
5.8 Estatutos internos
(entidades
descentralizadas)
5.9 Estructura
6. Evaluacin de
funciones, perfiles y
cargas de trabajo
6.1 Cargas de trabajo
6.2 Planta de personal
6.2.1 Sistema de
nomenclatura y
clasificacin de empleos
6.2.2 Determinacin de la
planta de personal
6.2.3 Disponibilidad
presupuestal
6.2.4 Acto administrativo de
modificacin de planta
7. Manual Especifico de
funciones y de
competencias laborales
ANEXO 2
Cmo estamos?
Cmo podemos estar?
Cmo podemos mejorar?
Cmo podemos aprender?
El anlisis y las conclusiones del estudio pueden hacerse por cada rea de gestin
anlisis de resultados de acuerdo con la configuracin organizacional, para luego
integrarlo al diagnstico institucional.
ANEXO 3
Rgimen Departamental
Rgimen Municipal
Rgimen especial
Ley 87 DE 1993.
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
Ley 4 DE 1992.
Determina el sistema salarial y el rgimen prestacional de empleados pblicos.
Determina adems que las funciones deben ser comunicadas a cada empleado,
quien responder por el cumplimiento de las mismas de acuerdo con la ley, el
reglamento y el manual.
Presupuesto.
Ley 10 de 1990.
Por la cual se reorganiza el sistema nacional de salud y se dictan otras
disposiciones.
Ley 30 de 1992.
Por la cual se organiza el servicio pblico de la educacin superior.
Medio Ambiente
Ley 99 de 1993.
Organiza el Sistema Nacional Ambiental, las entidades nacionales y territoriales
que lo conforman.
Vivienda
Ley 9 de 1989.
Dispone reglas para adelantar proyectos de desarrollo urbano, de conservacin
del espacio pblico as como para el proceso de expropiacin con fines
urbansticos.
Ley 3 de 1992.
Transforma el ICT en el INURBE y define la poltica de vivienda de inters social,
estableciendo las responsabilidades sociales para el efecto.
Turismo
Orden Pblico
Transporte
Agrario
Contratacin
Ley 80 de 1993.
Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica.
RESOLUCION No. DE
( )
RESUELVE:
1. DIRECCIN GENERAL
1.1 Grupo Asesor de la Direccin
2. OFICINA JURDICA
1.1Grupo de Jurisdiccin Coactiva
3. DIVISIN ADMINISTRATIVA
3.1 Grupo de Adquisiciones
3.2 Grupo de servicios Generales
3.3 Grupo de Contratacin
.
ARTCULO. Establecer las funciones de los Grupos de Trabajo a que hace referencia
el artculo anterior, as:
CUMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en a los
ANEXO 5
CUADRO COMPARATIVO DE CARGOS Y COSTOS POR NIVEL
NOMBRE DE LA ENTIDAD TIPO DE ENTIDAD
NIVEL CENTRAL EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL
ESTABLECIMIENTO PUBLICO SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA
NIVEL DIRECTIVO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
0
0
NIVEL ASESOR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
NIVEL PROFESIONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
0
NIVEL TECNICO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
0
NIVEL ASISTENCIAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
0
TOTALES
Total reten
Total fuero
Abreviaturas: C.A = Carrera Administrativa, L.N.R.= Libre nombramiento y remocin; Pr= Provisionalidad; M.C.F.= Madre Cabeza de Familia;
L:F= Limitacin Fsica; P.P.= Prepensionados
GUIA DE MODERNIZACIN
DE ENTIDADES PBLICAS
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
SUPRESIONES CREACIONES
DENOMINACION No CARGOS ASIGNACION COSTO TOTAL DENOMINACION No CARGOS ASIGNACION COSTO TOTAL
CODIGO GRADO CODIGO GRADO
DE LOS CARGOS SUPRIMIDOS BASICA POR MES DE LOS CARGOS CREADOS BASICA POR MES
PLANTA PROPUESTA
RETEN SOCIAL
No ASIGNACION COSTO TOTAL FUERO
DENOMINACION DE CARGOS CODIGO GRADO
CARGOS BASICA POR MES SINDICAL
M.C.F L.F P.P
NIVEL DIRECTIVO 0 - 0 0 0 0
-
-
-
-
-
-
-
NIVEL ASESOR 0 0 0 0 0 0
-
-
-
-
-
-
NIVEL PROFESIONAL 0 0 0 0 0 0
-
-
-
-
-
-
-
NIVEL TECNICO 0 0 0 0 0 0
-
-
-
-
-
-
-
NIVEL ASISTENCIAL 0 0 0 0 0 0
-
-
-
-
-
-
-
TOTALES
TOTAL RETEN SOCIAL 0
TOTAL FUERO SINDICAL 0
GUIA DE MODERNIZACIN
DE ENTIDADES PBLICAS
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
ANEXO 6
RESOLUCION No.
RESUELVE:
Planta Global
COMUNQUESE Y CMPLASE.
Dado en , a
FECHA: ________________
FECHA:
RESOLUCION No. DE
EL DIRECTOR (ENTIDAD)
En uso de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el
artculo (ver artculo de la norma que lo faculta)
RESUELVE:
Planta Global
COMUNIQUESE Y CUMPLASE,
Dada en a los
DIRECTOR
. ANEXO 10
ACUERDO No. DE
( )
ACUERDA:
CAPTULO I
DENOMINACION, NATURALEZA JURIDICA, DOMICILIO Y
JURISDICCION, DURACION, OBJETIVO Y FUNCIONES
CAPTULO II
RGANOS DE DIRECCION Y ADMINISTRACION
CAPTULO III
ESTRUCTURA
CAPTULO IV
RGIMEN DE PERSONAL
CAPTULO V
PATRIMONIO
1.
2.
3.
n) Los dems ingresos que le asignen las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos u otros
actos de entidades pblicas.
CAPTULO VI
CONTROL FISCAL, CONTROL INTERNO Y CONTROL
ADMINISTRATIVO
CAPTULO VII
RGIMEN JURDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS.
CAPTULO VIII
DISPOSICIONES VARIAS
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en a los
EL PRESIDENTE EL SECRETARIO
JUNTA DIRECTIVA (o Consejo Directivo) JUNTA DIRECTIVA (o Consejo
Directivo)
Notas:
Anexo 11
ACUERDO No.
( )
ACUERDA:
CAPTULO I
NATURALEZA, DENOMINACION, DOMICILIO, OBJETO, FUNCIONES Y
PATRIMONIO
CAPTULO II
ORGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN
CAPTULO III
ESTRUCTURA
CAPTULO V
PATRIMONIO
n) Los dems ingresos que le asignen las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos u otros
actos de entidades pblicas.
CAPTULO VI
CONTROL FISCAL, CONTROL INTERNO Y CONTROL ADMINISTRATIVO
CAPTULO VII
RGIMEN JURDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS
PUBLIQUESE Y CMPLASE
Dado en a,
EL PRESIDENTE EL SECRETARIO
JUNTA DIRECTIVA ( o Consejo Directivo) JUNTA DIRECTIVA (o Consejo
Directivo)
GUIA DE MODERNIZACIN
DE ENTIDADES PBLICAS
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
ANEXO 12
REPBLICA DE COLOMBIA
DECRETO No.
( )
DECRETA:
1.
2.
3.
n. Las dems que le sealen las normas legales vigentes relacionadas con
las funciones y objetivos generales de la entidad y que no estn
expresamente atribuidas a otra autoridad.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por
las normas legales.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
PUBLQUESE Y CMPLASE
Notas:
El epgrafe del proyecto de Decreto debe encabezar cada una de las
hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera
hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la
Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI
CARGO)
Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y
Departamentos Administrativos.
En la hoja en la que firma el Sr. Presidente de la Repblica deben
observarse las siguientes reglas:
o Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto
que se pretende sancionar.
o Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de
Departamento Administrativo.
En la pgina en que firma un Ministro o Director de Departamento
Administrativo debe ir acompaado de la firma de otro Ministro o
Director de Departamento Administrativo.
ANEXO 13
REPBLICA DE COLOMBIA
DECRETO No.
( )
CONSIDERANDO:
DECRETA:
1. Consejo Directivo
2. Gerencia General
2.1 Oficina Asesora de Planeacin
2.2 Oficina Asesora Jurdica
2.3 Oficina de Control Interno
3. Subgerencia de Ingeniera
4. Subgerencia Administrativa y Financiera
5. rganos de Coordinacin y Asesora
5.1 Comisin de Personal
5.2 Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno
PUBLQUESE Y CMPLASE
Notas:
El epgrafe del proyecto de Decreto debe encabezar cada una de las
hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera
hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la
Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI
CARGO)
Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y
Departamentos Administrativos.
En la hoja en la que firma el Sr. Presidente de la Repblica deben
observarse las siguientes reglas:
Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que
se pretende sancionar.
Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de
Departamento Administrativo.
En la pgina en que firma un Ministro o Director de Departamento
Administrativo debe ir acompaado de la firma de otro Ministro o
Director de Departamento Administrativo.
ANEXO 14
-
-
-
Pargrafo 1. El Consejo de Gobierno sesionar por convocatoria del
Alcalde.
-
-
-
-
-
-
-
-
-
PUBLIQUESE Y CMPLASE
PRESIDENTE SECRETARIO
Notas:
MODELO DE ESTRUCTURA
DECRETO No.
( )
DECRETA:
ARTCULO PRIMERO. Aprubase el Acuerdo No. _____ del (da) del (mes)
de (ao), emanado de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre
de la entidad), por el cual se establece (o modifica) la estructura de
(nombre de la entidad) y se determinan las funciones de sus dependencias,
cuyo texto es el siguiente:
ACUERDO No.
( )
CONSIDERANDO:
DECRETA:
()
PUBLQUESE Y CMPLASE
EL PRESIDENTE EL SECRETARIO
ARTCULO SEGUNDO. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su
publicacin y deroga (modifica) las disposiciones que le sean contrarias, en
especial (citar las respectivas normas que se derogan (o modifican).
PUBLIQUESE Y CMPLASE
(Fdo) (Fdo)
EL GOBERNADOR EL ALCALDE
Notas:
El epgrafe del proyecto de Decreto debe encabezar cada una de las
hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera
hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Alcalde (se
sugiere ocho (8) renglones)
La hoja en la que firma el Sr. Alcalde debe contener parte sustancial del
articulado del proyecto de Acuerdo que se pretende aprobar.
GUIA DE MODERNIZACIN
DE ENTIDADES PBLICAS
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
ANEXO 16
DECRETO No.
( )
CONSIDERANDO:
PLANTA GLOBALIZADA
4 (cuatro) Jefe de Oficina 0137 20
3 (tres) Asesor 1020 15
8 (ocho) Profesional Especializado 2028 23
PLANTA GLOBAL
3 (Tres) Director Tcnico 0100 22
2 (Dos) Jefe de Oficina 0137 20
1 (Uno) Jefe de Oficina Asesora Jurdica 1045 15
1 (Uno) Jefe de Oficina Asesora de Planeacin 1045 15
5 (Cinco) Profesional Especializado 2028 22
15 (Quince) Profesional Especializado 2028 20
14 (Catorce) Profesional Especializado 2028 18
18 Profesional Especializado 2028 16
(Dieciocho)
14 (Catorce) Profesional Universitario 2044 11
11 (Once) Profesional Universitario 2044 10
11 (Once) Profesional Universitario 2044 09
4 (Cuatro) Tcnico Administrativo 3124 14
13 (trece) Tcnico Administrativo 3124 13
3 (Tres) Tcnico Administrativo 3124 12
2 (Dos) Tcnico Administrativo 3124 11
1 (Uno) Secretario Ejecutivo 4210 23
4 (Cuatro) Secretario Ejecutivo 4210 21
7 (Siete) Secretario Ejecutivo 4210 18
9 (Nueve) Auxiliar Administrativo 4044 13
3 (Tres) Conductor Mecnico 4103 15
1 (Uno) Auxiliar de Servicios Generales 4064 13
PUBLQUESE Y CMPLASE.
Notas:
El epgrafe del proyecto de Decreto debe encabezar cada una de las
hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera
hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente
de la Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE
FIRMA NI CARGO)
Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y
Departamentos Administrativos.
En la hoja en la que firma el Sr. Presidente de la Repblica deben
observarse las siguientes reglas:
Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que
se pretende sancionar.
Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de
Departamento Administrativo.
En la pgina en que firma un Ministro o Director de Departamento
Administrativo debe ir acompaado de la firma de otro Ministro o
Director de Departamento Administrativo.
GUIA DE MODERNIZACIN
DE ENTIDADES PBLICAS
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
ANEXO 17
EL ALCALDE MUNICIPAL DE ..
CONSIDERANDO:
Que la Alcalda de _______ elabor los estudios de que tratan los artculos
46 de la Ley 909 de 2004 y 95,96 y 97 del Decreto 1227 de 2005, para
efectos de modificar su planta de personal.
DECRETA:
PLANTA GLOBAL
5 (CINCO) SECRETARIO DE DESPACHO 020 02
1 (UNO) PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 02
1 (UNO) PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01
6 (SEIS) TCNICO OPERATIVO 314 01
8 (OCHO) AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 01
5 (CINCO) SECRETARIO EJECUTIVO 425 02
2 (DOS) SECRETARIO 440 01
1 (UNO) CELADOR 477 01
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en a los
EL ALCALDE
ANEXO 18
DECRETO No. DE
PLANTA GLOBAL
PLANTA GLOBAL
1(Uno) Jefe de Oficina 006 17
ARTCULO 2. El nmero de trabajadores oficiales al servicio de (nombre de
la entidad) ser de .(letras y nmeros).
COMUNQUESE Y CMPLASE,
Dado en , a los
GOBERNADOR O ALCALDE
GUIA DE MODERNIZACIN
DE ENTIDADES PBLICAS
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
ANEXO 19
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
DECRETA:
1.
2.
3.
n.
1.
2.
3.
4.
5.
n.
ARTCULO 14. Carcter de los servidores. Para todos los efectos legales,
los servidores de (nombre de la institucin) sern empleados pblicos, salvo
aquellos que de conformidad con el artculo 5 del Decreto 3135 de 1968
tengan el carcter de trabajadores oficiales.
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D.C. a los
Notas:
El epgrafe del proyecto de Decreto debe encabezar cada una de las
hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera
hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente
de la Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE
FIRMA NI CARGO)
Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y
Departamentos Administrativos.
En la hoja en la que firma el Sr. Presidente de la Repblica deben
observarse las siguientes reglas:
o Contener parte sustancial del articulado del proyecto de
decreto que se pretende sancionar.
o Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de
Departamento Administrativo.
En la pgina en que firma un Ministro o Director de Departamento
Administrativo debe ir acompaado de la firma de otro Ministro o
Director de Departamento Administrativo.
ANEXO 20
ANEXO 21
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con el estudio tcnico adelantado se concluy que deben ser
fusionadas en consideracin a las siguientes causales del artculo 2 de la
Ley 790 de 2002 (ajustar a las causales establecidas por ordenanza o
acuerdo).
a)
b)
C)
...
Que el pargrafo primero del artculo 2 de la ley 790 de 2002 establece que
al ordenarse una fusin se debern armonizar los elementos de la estructura
de la entidad resultante con el objeto de hacer eficiente su funcionamiento.
(ajustar para el caso territorial).
DECRETA:
CAPITULO I
FUSIN, DENOMINACIN, NATURALEZA JURDICA, INGRESOS Y
PATRIMONIO
CAPITULO II
OBJETO Y FUNCIONES GENERALES
CAPITULO III
ESTRUCTURA Y FUNCIONES
CAPITULO IV
DISPOSICIONES LABORALES
CAPITULO V
DISPOSICIONES FINALES
ANEXO 22
I. IDENTIFICACION
Nivel: Profesional
Denominacin del Empleo: Profesional Especializado
Cdigo: 2080
Grado: 19
No. de cargos Cinco (5)
Dependencia Donde se ubique el cargo
Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisin Directa
...
I. IDENTIFICACION
Nivel: Asistencial
Denominacin del Empleo: Secretario Ejecutivo
Cdigo: 425
Grado: 05
No. de cargos Uno (1)
Dependencia Secretara general
Cargo del Jefe Inmediato: Secretario General
II. PROPSITO PRINCIPAL
Administrar informacin del rea, para personal interno y externo,
aplicando el Sistema de Gestin Documental.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de
calculo presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de
internet.
COMPETEN DEFINICIN DE LA
CONDUCTAS ASOCIADAS
CIA COMPETENCIA
Realizar las funciones y Cumple con oportunidad en funcin
Orientacin cumplir los de estndares, objetivos y metas
a compromisos establecidas por la entidad, las
COMPETEN DEFINICIN DE LA
CONDUCTAS ASOCIADAS
CIA COMPETENCIA
resultados organizacionales con funciones que le son asignadas.
eficacia y calidad. Asume la responsabilidad por sus
resultados.
Compromete recursos y tiempos
para mejorar la productividad
tomando las medidas necesarias
para minimizar los riesgos.
Realiza todas las acciones
necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos enfrentando
los obstculos que se presentan.
Atiende y valora las necesidades y
peticiones de los usuarios y de
ciudadanos en general.
Dirigir las decisiones y Considera las necesidades de los
acciones a la usuarios al disear proyectos o
satisfaccin de las servicios.
necesidades e Da respuesta oportuna a las
Orientacin
intereses de los necesidades de los usuarios de
al usuario y
usuarios internos y conformidad con el servicio que
al
externos, de ofrece la entidad.
ciudadano
conformidad con las Establece diferentes canales de
responsabilidades comunicacin con el usuario para
pblicas asignadas a la conocer sus necesidades y
entidad. propuestas y responde a las
mismas.
Reconoce la interdependencia entre
su trabajo y el de otros.
Proporciona informacin veraz,
objetiva y basada en hechos.
Hacer uso responsable Facilita el acceso a la informacin
y claro de los recursos relacionada con sus
pblicos, eliminando responsabilidades y con el servicio
cualquier a cargo de la entidad en que
Transparen discrecionalidad labora.
cia indebida en su Demuestra imparcialidad en sus
utilizacin y garantizar decisiones.
el acceso a la Ejecuta sus funciones con base en
informacin las normas y criterios aplicables.
gubernamental. Utiliza los recursos de la entidad
para el desarrollo de las labores y
la prestacin del servicio.
COMPETEN DEFINICIN DE LA
CONDUCTAS ASOCIADAS
CIA COMPETENCIA
Promueve las metas de la
organizacin y respeta sus normas.
Alinear el propio Antepone las necesidades de la
Compromis
comportamiento a las organizacin a sus propias
o con la
necesidades, necesidades.
Organizaci
prioridades y metas Apoya a la organizacin en
n
organizacionales. situaciones difciles.
Demuestra sentido de pertenencia
en todas sus actuaciones.
NIVEL PROFESIONAL
COMPETEN DEFINICIN DE LA
CONDUCTAS ASOCIADAS
CIA COMPETENCIA
Aprende de la experiencia de otros y
de la propia.
Se adapta y aplica nuevas
tecnologas que se implanten en la
Adquirir y desarrollar organizacin.
permanentemente Aplica los conocimientos adquiridos a
conocimientos, los desafos que se presentan en el
Aprendizaj destrezas y desarrollo del trabajo.
e Continuo habilidades, con el fin Investiga, indaga y profundiza en los
de mantener altos temas de su entorno o rea de
estndares de eficacia desempeo.
organizacional. Reconoce las propias limitaciones y
las necesidades de mejorar su
preparacin.
Asimila nueva informacin y la aplica
correctamente.
Aplicar el Analiza de un modo sistemtico y
conocimiento racional los aspectos del trabajo,
Experticia
profesional en la basndose en la informacin
profesional
resolucin de relevante.
problemas y Aplica reglas bsicas y conceptos
COMPETEN DEFINICIN DE LA
CONDUCTAS ASOCIADAS
CIA COMPETENCIA
transferirlo a su complejos aprendidos.
entorno laboral. Identifica y reconoce con facilidad las
causas de los problemas y sus
posibles soluciones.
Clarifica datos o situaciones
complejas.
Planea, organiza y ejecuta mltiples
procedimientos tendientes a alcanzar
resultados institucionales.
Coopera en distintas situaciones y
comparte informacin.
Aporta sugerencias, ideas y
opiniones.
Expresa expectativas positivas del
Trabajar con otros de
equipo o de los miembros del mismo.
forma conjunta y de
Trabajo en Planifica las propias acciones
manera participativa,
Equipo y teniendo en cuenta la repercusin de
integrando esfuerzos
Colaboraci las mismas para la consecucin de
para la consecucin de
n los objetivos grupales.
metas institucionales
Establece dilogo directo con los
comunes.
miembros del equipo que permita
compartir informacin e ideas en
condiciones de respeto y cordialidad.
Respeta criterios dispares y distintas
opiniones del equipo.
Ofrece respuestas alternativas.
Aprovecha las oportunidades y
problemas para dar soluciones
novedosas.
Generar y desarrollar Desarrolla nuevas formas de hacer y
Creatividad
nuevas ideas, tecnologas.
e
conceptos, mtodos y Busca nuevas alternativas de
Innovacin
soluciones. solucin y se arriesga a romper
esquemas tradicionales.
Inicia acciones para superar los
obstculos y alcanzar metas
especficas.
NIVEL ASISTENCIAL
DEFINICIN DE
COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS
LA COMPETENCIA
Evade temas que indagan sobre
informacin confidencial.
Recoge slo informacin imprescindible
para el desarrollo del procedimiento.
Manejar con Organiza y guarda de forma adecuada la
respeto las informacin a su cuidado, teniendo en
Manejo de la informaciones cuenta las normas legales y de la
Informacin personales e organizacin.
institucionales de No hace pblica informacin laboral o de las
que dispone. personas que pueda afectar la organizacin
o las personas.
Es capaz de discernir qu se puede hacer
pblico y qu no.
Transmite informacin oportuna y objetiva.
Enfrentarse con Acepta y se adapta fcilmente a los
flexibilidad y cambios
versatilidad a Responde al cambio con flexibilidad.
Adaptacin al
situaciones nuevas Promueve el cambio.
cambio
para aceptar los
cambios positiva y
constructivamente.
Acepta instrucciones aunque se difiera de
Adaptarse a las
ellas.
polticas
Realiza los cometidos y procedimientos del
institucionales y
puesto de trabajo.
Disciplina buscar informacin
Acepta la supervisin constante.
de los cambios en
Realiza funciones orientadas a apoyar la
la autoridad
accin de otros miembros de la
competente.
organizacin.
Establecer y Escucha con inters a las personas y capta
mantener las preocupaciones, intereses y necesidades
relaciones de de los dems.
trabajo amistosas y Transmite eficazmente las ideas,
Relaciones positivas, basadas sentimientos e informacin impidiendo con
Interpersonales en la comunicacin ello malos entendidos o situaciones
abierta y fluida y confusas que puedan generar conflictos.
en el respeto por
los dems.
Artculo 4.El jefe de personal (o quien haga sus veces), entregar a cada
funcionario copia de las funciones y competencias determinadas en el
presente manual para el respectivo empleo en el momento de la posesin,
cuando sea ubicado en otra dependencia que implique cambio de funciones
o cuando mediante la adopcin o modificacin del manual se afecten las
establecidas para los empleos. Los jefes inmediatos respondern por la
orientacin del empleado en el cumplimiento de las mismas.
COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada a los
ANEXO 23
PLANTA DE
ESTRUCTURA U NOMENCL. Y FUNCIONES Y REMUNERACIN
ESTATUTOS PERSONAL
ENTIDAD CREACIN ORGANIZACIN CLASIFIC DE
(EMPLEADOS
COMPETENCIAS (Empleados
INTERNOS INTERNA LABORALES
EMPLEOS PBLICOS) pblicos)
Presidente de la Presidente de la
Presidente de la
El presidente de la
Repblica. Repblica
Repblica. Repblica, (Constitucin Poltica
( D. 2489 de 2006) ( D.2539 y 2772 de articulo 150 num. 19 lit.
conforme a la Ley 2005)
MINISTERIOS e - Ley 4-92)
(Artculo. 189
Presidente de la
numeral 14 C.P.,
SECTOR CENTRAL
PLANTA DE
ESTRUCTURA U NOMENCL. Y FUNCIONES Y REMUNERACIN
ESTATUTOS PERSONAL
ENTIDAD CREACIN ORGANIZACIN CLASIFIC DE
(EMPLEADOS
COMPETENCIAS (Empleados
INTERNOS INTERNA LABORALES
EMPLEOS PBLICOS) pblicos)
115 )
COMPETENCIAS PARA LA CREACION Y ORGANIZACIN DE CORPORACIONES PBLICAS
ORGANISMOS Y ENTIDADES ORDEN NACIONAL
PLANTA DE
ESTRUCTURA U NOMENCL. Y FUNCIONES Y REMUNERACIN
ESTATUTOS PERSONAL
ENTIDAD CREACIN ORGANIZACIN CLASIFIC DE
(EMPLEADOS
COMPETENCIAS (Empleados
INTERNOS INTERNA LABORALES
EMPLEOS PBLICOS) pblicos)
Generales: Presidente
Junta Directiva (D.- Presidente de la
Junta Directiva Junta Directiva de la Repblica.
El presidente de la R. 1876-94, art. 11 Repblica
Ley 100-93, (D.-R. 1876-94, art. 11 (D.2539 y 2772 de 2005)
( D-R. 1876-94, num. 16 en concordancia
Repblica. (D. num. 16 en
Especficas: Junta
(Constitucin Poltica
art. 194 2489 de 2006) concordancia con Ley articulo 150 19 lit. e Ley
artculo. 11) con Ley 100-93) Directiva (D.R. 1876-94,
100-93) 4-92)
EMPRESAS SOCIALES DEL art. 11 num 7
ESTADO
Aprobacin por
Creacin: Presidente de parte del
Junta Directiva o
la Repblica, facultado por Presidente de la
SOCIEDADES DE ECONOMA Asamblea de
la Ley de creacin Presidente de la
MIXTA (Igual o superior al 90% de accionistas. ( Ley El presidente de la Repblica con base Repblica. (Ley Presidente de la
Modificacin: Propuesta
489/98, art. 38, par. 1, Repblica.Ley a la propuesta de Repblica Constitucin
capital del Estado, con tratamiento Cdigo de Comercio
por la Junta Directiva al
489/98, art. 38, par. las
489/98, art. 38, par. (Poltica articulo 150 19
Juntas
de Empresa Industrial y Comercial presidente de la Repblica 1, (D.2539 y 2772
Art. 464 en 1, (D.2489 de 2006) Directivas (Ley lit. e Ley 4-92)
Ley La crea o concordancia con Ley -Ley 489/98, art. 38, par.
del Estado) 489/98, art. 38, par. de 2005))
autoriza a 489/98 art. 90 lit b.) 1 ,Ley 489-98 Art. 90, lit.
iniciativa del b) 1, Ley 489/98
Gobierno ( artculo. 115)
Constitucin
Poltica Arts. 150
numeral 7, 154- Aprobacin por
L. 489/98, art. 49) Creacin: Presidente de parte del
la Repblica, facultado por Presidente de la Presidente de la Presidente de la
Junta Directiva. ( la Ley de creacin Presidente de la
EMPRESAS INDUSTRIALES Y Repblica con base Reblica. Repblica (Constitucin
Ley 489-98, artculo 90 Modificacin: Propuesta Repblica. (
COMERCIALES DEL ESTADO lit. b) por la Junta Directiva al D. 2489 de 2006)
a la propuesta de (D.2539 y 2772 de Poltica art. 150 19 lit. e
las Juntas 2005) Ley 4-92)
presidente de la Repblica
(Ley 489-98 Art. 90, lit. b ) Directivas ( Ley
489/98 art. 115)
COMPETENCIAS PARA LA CREACION Y ORGANIZACIN DE CORPORACIONES PBLICAS
ORGANISMOS Y ENTIDADES ORDEN NACIONAL
PLANTA DE
ESTRUCTURA U NOMENCL. Y FUNCIONES Y REMUNERACIN
ESTATUTOS PERSONAL
ENTIDAD CREACIN ORGANIZACIN CLASIFIC DE
(EMPLEADOS
COMPETENCIAS (Empleados
INTERNOS INTERNA LABORALES
EMPLEOS PBLICOS) pblicos)
Generales:
CONSTITUCIN Sala Administrativa Constitucin Poltica, Presidente de la
POLTICA (ART. Sala administrativa
Presidente de la Concejo Superior Ley -270/96- Repblica
234, 236,239, Consejo Superior de la Especficos: Consejo
ORGANOS JURISDICCIONALES Repblica. (Ley de la Judicatura (Constitucin Poltica
246 Y 247. Judicatura (Ley 270/96, Superior de la Judicatura
4-92 ) (Ley 270-96, Art. artculo 150 num. 19 lit.
Ley 270/96 Art. Art. 85 num. 9) Sala Administrativa (Ley
85) e. Ley 4-92)
40, Ley 497-99) 270/96, artculo 85 num.
9)
Generales :
Presidente de la
Consejo Superior de Constitucin Poltica y Repblica
Constitucin
RAMA JUDICIAL
PLANTA DE
ESTRUCTURA U NOMENCL. Y FUNCIONES Y REMUNERACIN
ESTATUTOS PERSONAL
ENTIDAD CREACIN ORGANIZACIN CLASIFIC DE
(EMPLEADOS
COMPETENCIAS (Empleados
INTERNOS INTERNA LABORALES
EMPLEOS PBLICOS) pblicos)
Generales:
ORGANIZACIN ELECTORAL
PLANTA DE
ESTRUCTURA U NOMENCL. Y FUNCIONES Y REMUNERACIN
ESTATUTOS PERSONAL
ENTIDAD CREACIN ORGANIZACIN CLASIFIC DE
(EMPLEADOS
COMPETENCIAS (Empleados
INTERNOS INTERNA LABORALES
EMPLEOS PBLICOS) pblicos)
Presidente de la
Auditor General Funciones Especficas: Repblica
Constitucin Presidente de la
Ley. (D-L de la Repblica. Auditor General de la (Constitucin
Poltica Art. Repblica
272/00) (D-L 272, art. 17 Repblica (D-L Poltica Art. 150
274 ( Ley 4/92) 272/00, artculo. 17 num.
num.16) num. 19 lit. e Ley
14) Funciones
4/92)
AUDITORA GENERAL DE LA Generales:Ley ( D-L
REPBLICA 272/00)
Ley (Constitucin
Poltica art. 279)
Funciones y
Requisitos Presidente de la
ORGANOS DE CONTROL
INSTITUTO
Funciones y
DE requisitos
Expedido por el
ESTUDIOS Generales: Ley.
mismo instituto con Presidente de la
DEL (D.-L. 263-00 y D.
aprovacin de el Presidente de la Repblica
MINISTERIO Ley. 263/00)
Procurador Ley. Repblica (Ley Ley. (Constitucin
PBLICO (Ley 201/95, Funciones y
General de la (Ley 201/95 articulo 4/92 -D. (D.-L. 265/00) Poltica Art. 150
(Unidad art. 22) Requisitos
Nacin. 264/00) Especficos: num. 19 lit. e Ley
Administrativa
(Ley 201/95, art. Procurador General 4/92)
Especial sin
23) de la Nacin (D-L
personera
263/00, art. 22)
jurdica)
COMPETENCIAS PARA LA CREACION Y ORGANIZACIN DE CORPORACIONES PBLICAS
ORGANISMOS Y ENTIDADES ORDEN NACIONAL
PLANTA DE
ESTRUCTURA U NOMENCL. Y FUNCIONES Y REMUNERACIN
ESTATUTOS PERSONAL
ENTIDAD CREACIN ORGANIZACIN CLASIFIC DE
(EMPLEADOS
COMPETENCIAS (Empleados
INTERNOS INTERNA LABORALES
EMPLEOS PBLICOS) pblicos)
ORGANOS DE CONTROL
Especficas:Defensor Presidente de la
Ley.
del Pueblo. L.ey 24- Repblica
Constitucin Defensor del Pueblo. Constitucin Gobierno
MINISTERIO DEFENSORA 92,Art. 9 num 18. (Constitucin
Poltica Art. (Ley 24/92, art. 18 PolticaArt. 283 Nacional (Ley 24-
PBLICO DEL PUEBLO Generales: Poltica Art. 150
118 par.) (Ley 4/92, art. 92, Art. 19) (Constitucin Poltica num. 19 lit. e Ley
20) art. 282) (Ley 24/92) 4/92)
Adopcin por la
Asamblea Corporativa,
Presidente de la
previa proposicin del Consejo Directivo Presidente de la Consejo Directivo Presidente de la
CORPORACIONES AUTNOMAS Repblica
Ley. Consejo Directivo ( Ley
(Ley 99-93, Art. 27. Repblica (Ley 99-93, Art. Reblica. ( (Constitucin Poltica
REGIONALES (D. 1768/94) 99/93, Art. 25 y 27)
articulo 150 num. 19 lit.
Aprobacin: Ministerio Lit.g.) (D. 2502-98) 27. Lit.b.) D. 861-00)
e - Ley 4-92)
del Medio Ambiente Ley
99-93, Artculo. 5, 25.
Para miembrso
de la junta
Proyecto:Junta Consejo de Constitucin
directiva:
Constitucin Directiva. Ley Administracin Poltica, Ley,
Ley, Estatutos Presidente de la
BANCO DE LA REPBLICA Poltica Aprobacin: (Ley 31-92, Art. (Estatutos: D. Estatutos
(Ley 31-92, Art. 3) Repblica
Artculo.371 Gobierno (Ley 31- 28) 2520/93 art. 41 lit. (Ley 31/92 Art. 3
(Estatutos: D.
92, Art. 26) f.) Poltica Art. 372)
2520/93, art. 46 lit.
a)
OTROS
Comisin
Constitucin Comisin Nacional
COMISION NACIONAL DEL Dec. 2489 de Nacional del Dec2539 y 2772 de
Poltica del Servicio Civil. Ley Ley 4a de 1992
SERVICIO CIVIL 2006 Serv. Civil Ley 2005
Artculo.130 909 de 2004
909 de 2004
COMPETENCIAS PARA LA ORGANIZACIN DE LAS ENTIDADES RAMA EJECUTIVA DEL PODER PBLICO
NIVEL MUNICIPAL
COMPETENCIAS
SISTEMA DE
ENTIDAD ORGANIZACIN NOMENCLATURA PLANTA DE FUNCIONES Y
ESTRUCTURA ESTATUTOS REMUNERACION
INTERNA CLASIFICACION PERSONAL REQUISITOS
DE EMPLEOS
Alcalde (C.P. Art. Funciones Concejo Municipal: Fija
315 numeral 7, Ley Generales. escalas salariales aplicables
136, 1994 Art. 91, Decreto Ley 785 a todas las entidades y
literal d, numeral 4o de 2005. organismos de la
Administracin y Art. 93. Decreto Funciones administracin municipal (CP
municipal, Reglamentario 1227 especficas: .Art. 313 numeral 6.)
Secretarias del Concejo Municipal (CP: Art.313 numeral 6 y Ley Decreto Ley 785 de 2005 Arts. 95-97 y Alcalde Municipal Alcalde Municipal: (CP. Art.
Despacho, 136 Art. 91 Literal d Numeral de 2005 Decreto 1746 de (Art.325 numeral 315 numeral 7.) establece
Departamentos 2006) Con sujecin al 7 C:P) los grados salariales para los
Administrativos sistema de Requisitos empleos de la planta con
nomenclatura y nicos: Decreto sujecin a la escala salarial
clasificacin de Ley 785 de 2005
empleos Decreto 785
de 2005.
Entidades Funciones Concejo Municipal: Fija
Descentralizadas Generales. escala salarial (CP .Art. 313
Empresas Decreto Ley 785 numeral 6.) La autoridad
Autoridades que
Industriales y de 2005. competente para establecer
Junta o sealen sus actos de
Comerciales del Concejo Funciones la planta de personal :
Consejo Autoridad que creacin (Decreto Ley
Estado, Municipal especficas: Establece los grados
Directivo determine sus 1333 de 1986
Sociedades de (C:P. Art.313 Representante salariales para los empleos
(Ley 489 estatutos (Ley Decreto Ley 785 Art.290) con sujecin
Economa Mixta, numeral 6.) a Legal (LEY 489 de la planta con sujecin a
Art. 76 489 Art. 76 de 2005 al sistema de
Establecimientos iniciativa del Pargrafo del la Escala Salarial.
literal d y Literal f y Art. 90 nomenclatura y
Pblicos, Alcalde art.2, Pargrafo 1
Art. 90 Literal e) clasificacin de
Empresas de Municipal del art. 68; inciso
Literal b) empleos. Decreto
Servicios 2 del art. 78 y
785 de4 2005
Pblicos art.92) Requisitos
Domiciliarios nicos: Decreto
oficiales, etc. Ley 785 de 2005
Concejo Municipal Concejo Municipal Funciones Concejo Municipal: Fija
Contralora (C:P: Art. 272 Decreto Ley 785 (Ley 136 de 1994 Art. Generales. escala salarial (CP .Art. 313
Municipal inciso 3.) Ley de 2005 157) a iniciativa de Decreto Ley 785 numeral 6.) y los grados
136 de 1994 los Contralores de 2005. salariales para los empleos
COMPETENCIAS
SISTEMA DE
ENTIDAD ORGANIZACIN NOMENCLATURA PLANTA DE FUNCIONES Y
ESTRUCTURA ESTATUTOS REMUNERACION
INTERNA CLASIFICACION PERSONAL REQUISITOS
DE EMPLEOS
Art.32 numeral Funciones de la planta (Ley 136
9.) especficas: Art.157) con sujecin a la
Concejo Municipal Escala Salarial, a iniciativa
a iniciativa del del Contralor.
Contralor Municipal
(Ley 136 Art. 157
y 32-9)
Requisitos
nicos: Decreto
Ley 785 de 2005
Funciones Concejo Municipal: Fija
Generales. escala salarial (CP .Art. 313
Decreto Ley 785 numeral 6.) y los grados
Concejo Municipal de 2005 salariales para los empleos
Concejo Municipal
(Ley 136 de 1994 Art. Funciones de la planta (Ley 136
Personera (Ley 136 de 1994 Decreto Ley 785
32.9 y 181) a especficas: Art.181) con sujecin a la
Municipal Art. 32 numeral de 2005
iniciativa del Concejo Municipal Escala Salarial, a iniciativa
9).
personero (Ley 136 Art. 131) del Personero.
. Requisitos
nicos: Decreto
Ley 785 de 2005
GUIA DE MODERNIZACIN
DE ENTIDADES PBLICAS
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
GLOSARIO DE TRMINOS.
COMPETENCIAS:
Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona
para desempear, en diferentes contextos y con base en los requerimientos
de calidad y resultados esperados en el sector pblico, las funciones
inherentes a un empleo; capacidad que est determinada por los
conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que
debe poseer y demostrar el empleado pblico.
COMPETENCIAS FUNCIONALES:
Capacidades que se identifican a partir de un anlisis del propsito principal
del empleo y su desagregacin progresiva, con el objeto de establecer las
contribuciones individuales del empleo, los conocimientos bsicos, los
contextos en los que se debern demostrar las contribuciones individuales y
las evidencias requeridas que demuestren las competencias laborales.
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES:
Conjunto de caractersticas de la conducta que se exigen como estndares
bsicos para el desempeo del empleo, atendiendo a la motivacin, las
aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES:
Es el conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o
especificar lo esperado, en trminos de resultados observables como
consecuencia de la realizacin del trabajo. Describen en forma detallada lo
que el empleado respectivo, ejerciendo un determinado empleo, tiene que
lograr y demostrar para comprobar que es competente e idneo.
EVIDENCIAS REQUERIDAS:
Es el conjunto de hechos o indicaciones precisas referidas a los productos,
los servicios, el desempeo o el conocimiento, que permiten comprobar o
demostrar por parte de un empleado que alcanza las contribuciones
individuales dentro de los estndares esperados y definidos para el efecto.
ACTITUDES:
Es la disposicin de actuar, sentir y pensar en torno a una realidad particular
y concreta. Entre ellas pueden considerarse: entusiasmo, positivismo,
optimismo, persistencia, flexibilidad y bsqueda de la excelencia, entre
otras.
VALORES:
Corresponden a los principios de conducta, entre ellos se cuentan la tica,
responsabilidad, lealtad, sentido de pertenencia, adhesin a normas y
polticas y orientacin al servicio, entre otros
APTITUDES Y HABILIDADES:
Caracterstica biolgica o aprendida que permite a una persona hacer algo
mental o fsico. Laboralmente es la capacidad y potencialidad de la persona
para llevar a cabo un determinado tipo de actividad.
BIBLIOGRAFA
J.B. Roure M., Monio Manuel A., Rodrguez Badal, La Gestin por Procesos,
IESE, Universidad de Navarra, Navarra, 1997.
Barnes Ralph M., a Tcnica del Muestreo Aplicada a la Medida del Trabajo,
Traduccin Calleja Aguilar Anselmo, S. A., Madrid, 1962.
Cross Michael. Estructura Empresarial, Traduccin de Villamizar Herrera
Jess, Fondo Editorial Legis, Bogot, Colombia, 1991.