ELEMENTOS BSICOS NECESARIOS PARA ARCHIVAR

El local: El espacio destinado al archivo deber ser funcional, amplio con una
iluminacin y ventilacin adecuada para evitar el deterioro de los documentos.

El archivista: Para el manejo correcto y la acertada clasificacin de los papeles es

conveniente que el archivo sea manejado por un archivista, persona debidamente
capacitada para ello.

El archivero: Son muebles diseados especialmente para guardar los documentos.

Los hay en diferentes presentaciones (gavetas anaqueles) y materiales (madera o
metal). Los de gavetas varan en tamao, las hay desde una hasta cinco o seis
gavetas. Estas se recorren sobre rieles que facilitan su deslizamiento.

Los anaqueles resultan ms prcticos por la facilidad para manejar las carpetas
archivadas y por el poco espacio que ocupan.

Las gavetas tienen al frente un portamarbete en donde se anotan los datos que
nos permitirn saber lo que en ellas se guarda.

Carpetas. Bsicamente est formado por una cartulina de cartn plegada que
permite almacenar documentos en su interior. Suelen llevar pestaas o zonas
donde identificar la documentacin que estamos guardando.

Fundas. Las fundas permiten mantener los folios en buen estado, no obstante, se
deber tener cuidado cuando los documentos estn recin impresos, a menudo, la
tinta suele adherirse al plstico de la funda quedando el documento daado.
Existen carpetas con un cierto nmero de fundas en su interior.

Los sujetadores tienen como funcin mantener unidas las partes de una mquina
o de un producto manufacturado.

Tarjeteros son elementos que forman parte del material de oficina que se utilizan
para guardar las tarjetas de visita de nuestros contactos. Los tarjeteros suelen ser
tarjeteros de plstico hechos de polipropileno o PVC, aunque tambin los hay
metlicos.

Acorden: Consiste de una carpeta en forma de acorden, con varias divisiones,

lo cual por lo general estn clasificados en orden alfabtico. El uso actual de este
sistema, es para el archivo personal. Los cobradores o funcionarios que deben
llevar recibos, facturas o documentos con fines de cobro o distribucin.

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o

personas con las cuales se mantiene comunicacin constante y a la cual se hace
necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabticamente detrs de cada
gua primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronolgicamente
hacia arriba, por orden de fecha, la ms reciente al frente. Para abrir carpeta
individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.

Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de aquellos

corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicacin. Esta carpeta
contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la
correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta
individual. Es el hogar "temporal"de toda correspondencia.

Guas. Son separadores de clasificacin, stos estn formados por una cartulina
de cierto grosor que permite separar la documentacin ubicada dentro de una
misma carpeta. Dispone de una serie de pestaas que permiten una localizacin
ms rpida.

Bandejas apilables. Normalmente utilizadas en la misma mesa de trabajo,

permiten separar la primera documentacin que le llega al profesional del
secretariado, por ejemplo, cartas, informes, etc. Esta documentacin permanece
apilada un corto espacio de tiempo para posteriormente ser destruida o
almacenada en un fichero definitivo.