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CONTENIDO

Qu es un Requerimiento de Informacin? .................................................................................. 2


Para qu es el Requerimiento de Informacin? ............................................................................ 2
SOBRE LA INFORMACIN CONTABLE ...................................................................................... 2
SOBRE LA INFORMACIN DE NMINA ................................................................................... 5
SOBRE LA INFORMACIN ADICIONAL QUE PUEDE ENVIAR ................................................... 11
SOBRE LA CERTIFICACIN DE LA INFORMACIN ................................................................... 12
SOBRE EL ENVO DE LA INFORMACIN ................................................................................. 13
SOBRE EL TRMINO PARA ENVIAR LA INFORMACIN ........................................................... 13
SOBRE LOS CANALES DE ATENCIN ...................................................................................... 14
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PREGUNTAS FRECUENTES
REQUERIMIENTO DE INFORMACIN

Qu es un Requerimiento de Informacin?

Es el documento mediante el cual la Unidad le solicita a un aportante,


entidad administradora del rgimen o tercero en general, el envo de
informacin relacionada con la liquidacin y pago de aportes parafiscales de
la proteccin social.

Para qu es el Requerimiento de Informacin?

Se realiza para obtener la informacin necesaria para verificar del


cumplimiento de las obligaciones en materia de contribuciones parafiscales
del Sistema de la Proteccin Social.

SOBRE LA INFORMACIN CONTABLE

1. Cmo se debe presentar el balance de prueba?

El balance de prueba debe presentarse en formato Excel, cumpliendo las


siguientes caractersticas:

o A mximo nivel auxiliar utilizado por la empresa y detallado por


tercero donde se observe el nmero de identificacin y nombre
del beneficiario para cada una de las cuentas.
o Con corte anual por los periodos que conforman aos
completos, es decir, de enero a diciembre, y si el requerimiento
le solicita periodos inferiores a un ao, debe enviarlos con corte
mensual.
o Debe contener las cuentas de balance y de resultados antes de
cierre contable.
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Ejemplo:
ALMACEN ES XXXX LT D A
N IT : XXXXX
Ba la nce de Prue ba e ntre e l 01/ 01/ 2012 a l 31/ 12/ 2012

Saldo Inicial Dbitos Crditos Saldo Final


5 GASTOS
51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION
5105 GASTOS DE PERSONAL
51050605 SUELDOS
80.217.217 ALARCON ALARCON JUAN CARLOS - 7.367.100,00 566.700,00 6.800.400,00
37.333.333 ALVAREZ LOPEZ SONIA ESTELLA - 6.422.600,00 - 6.422.600,00
79.555.555 ARIAS ARIAS LUIS JESUS - 6.233.800,00 - 6.233.800,00
1.031.000.000 BERNAL BERNAL TATIANA - 2.588.030,00 - 2.588.030,00
79.000.000 CALDAS CALDAS VICTOR - 2.360.080,00 - 2.360.080,00
51.000.000 CARDONA CARDONA JOHANA - 4.080.240,00 - 4.080.240,00
52.000.000 CARDOZO CARDOZO CAROLINA - 4.222.480,00 - 4.222.480,00
79.820.000 CASTILLO CASTILLO FERNANDO - 4.284.600,00 - 4.284.600,00
73.000.000 CASTRO CASTRO SOFIA - 245.580,00 - 245.580,00
6.105.000 CHINCHILLA LOPEZ OSCAR MAURICIO - 855.600,00 - 855.600,00
9.530.000 CORSO SANCHEZ INES - 5.667.000,00 566.700,00 5.100.300,00
75.000.000 HENAO HENAO JAMES - 56.680,00 - 56.680,00
1.024.000.000 FAJARDO FAJARSO MONICA - 4.533.600,00 566.700,00 3.966.900,00

2. A qu se hace referencia cuando se solicita informacin


de los auxiliares de todas las cuentas contables de costos
y gastos?

Los auxiliares de las cuentas contables son el detalle de los registros


realizados en contabilidad en el gasto y/o en el costo, que de acuerdo con el
Plan nico de Cuentas PUC se detallan bajo estos nombres.

Cuando se solicita informacin de las cuentas de costos y gastos, se hace


referencia al valor afectado para adquirir bienes o servicios mediante la
disminucin de los activos o el incremento de pasivos durante un periodo
contable.

3. Cmo se deben presentar los auxiliares de las cuentas


contables de costos y gastos?

Detallados por mes y por tercero, es decir, a mximo nivel de beneficiario


final de los respectivos recursos. Si no los tiene por tercero sino que
registra la informacin en su contabilidad bajo un nmero de
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identificacin genrico, debe anexar la interface que genera el aplicativo,


software, mdulo o programa de nmina para el cargue de la informacin
a contabilidad.
Genere un archivo por cada ao solicitado, en formato Excel, y guarde
cada archivo con el siguiente nombre: N. Expediente_AuxGyC_20XX.
Recuerde que dentro de este archivo debe venir una sola hoja de clculo
con el contenido de los auxiliares relacionados con el registro y pago de la
nmina, pues este debe venir detallado por mes y por tercero por todo el
ao.
Debe certificarlos el representante legal y contador pblico o revisor
fiscal, si est obligado a tenerlo (las instrucciones de la certificacin las
encuentra en la seccin Certificacin de informacin de este
instructivo).
Genere los auxiliares por cuenta y valide que el saldo final del auxiliar sea
igual al del balance de prueba.
Los auxiliares deben contener como mnimo la siguiente informacin:
nmero de cuenta contable, nombre de la cuenta, nmero de
identificacin del beneficiario, nombre del beneficiario, periodo
(da/mes/ao), saldo inicial, movimiento dbito, movimiento crdito,
saldo final. Si su software genera los auxiliares con ms informacin de la
nombrada anteriormente, puede enviarlos como los genera su software,
validando que estos contengan la informacin mnima solicitada.

A continuacin se presenta un ejemplo de los auxiliares de las cuentas de


gastos y costos:
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4. Cmo se deben presentar los auxiliares de todas las


cuentas contables del pasivo relacionadas con pagos a
trabajadores?

Los auxiliares de las cuentas del pasivo relacionadas con el registro de pagos
a trabajadores se deben presentar consolidados por ao, detallados por mes
y por tercero, en formato Excel, cumpliendo con la siguiente estructura:

SOBRE LA INFORMACIN DE NMINA

5. Dnde se encuentra el formato en el que la Unidad


solicita la presentacin de la nmina?

El formato de nmina solicitado por la Unidad se encuentra en la pgina web


www.ugpp.gov.co, pestaa Parafiscales, luego Requerimiento de
Informacin y elegir la opcin Formatos Requerimiento de Informacin. All
podr descargar el formato junto con el instructivo para su diligenciamiento.

6. Dnde se encuentran las instrucciones para diligenciar


el formato de nmina dispuesto por la Unidad?

Las instrucciones para el diligenciamiento del formato de nmina se


encuentran en el Instructivo diligenciamiento formato nmina salarios que
debe descargar de la pgina web www.ugpp.govco. Recuerde leerlo en su
totalidad antes de iniciar el diligenciamiento y seguir con atencin cada uno
de los pasos que all se indican.
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7. Cmo se debe realizar el registro de los trabajadores en


el formato de nmina?

La informacin se debe registrar por cada uno de los trabajadores que


estuvieron activos durante los periodos requeridos por la Unidad de forma
mensual, es decir que, si el trabajador estuvo vinculado los 12 meses del ao,
deben aparecer 12 registros (una fila por cada mes trabajado).

8. Cuntos archivos de nmina debo presentar ante la


Unidad?

Debe presentar un archivo de Excel por cada ao solicitado, utilizando el


formato dispuesto por la Unidad para el registro de la nmina.

9. Se puede presentar la nmina semanal, catorcenal o


quincenal?

No. La nmina debe ser presentada de forma mensual, es decir, si realiza


pagos quincenales o catorcenales, debe sumar los pagos realizados durante
el mes y presentar un solo registro por cada trabajador dentro del mes.
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10. En la casilla Total das reportados en el mes,


pueden aparecer registros de das superiores a 30?

No. Los registros no deben superar los 30 das del mes conforme lo establece
el concepto 104544 de abril 21 de 2008 del Ministerio de la Proteccin Social.
Si por manejos especiales de la nmina se presenta que la cantidad de das es
superior a 30, el aportante debe verificar y asignar los das adicionales a 30
en el periodo o mes correspondiente.

Como caso excepcional, cuando el aportante realice pagos sobre el da 31,


debe manifestarlo por escrito.

11. En la casilla Nmero de das trabajados en el mes,


pueden aparecer registros de das menores a 30?

S, pero debe verificar que el trabajador haya tenido novedad de INGRESO o


de RETIRO, o si no se present ninguna de estas, que los das faltantes estn
registrados en las casillas de:

o Nmero das incapacidades en el mes


o Numero das licencia de maternidad o paternidad
o Nmero das de suspensin, permiso o licencia, remuneradas en el
mes
o Nmero das de suspensin, permiso o licencia, no remuneradas en
el mes
o Nmero de das vacaciones DISFRUTADAS en el mes

Los das que no fueron laborados deben aparecer en alguna de estas casillas
lo cual usted puede verificar en la columna Total das reportados en el mes, e
indicar la novedad de ingreso o retiro y registrar la fecha correspondiente a la
novedad marcada.
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12. En la casilla Nmero de das trabajados en el mes,


pueden aparecer registros de das iguales a cero?

S, pero debe verificar que el trabajador haya tenido novedad de INGRESO o


de RETIRO, o si no se present ninguna de estas, que los das faltantes estn
registrados en las casillas de:

o Nmero das incapacidades en el mes


o Numero das licencia de maternidad o paternidad
o Nmero das de suspensin, permiso o licencia, remuneradas en el
mes
o Nmero das de suspensin, permiso o licencia, no remuneradas en
el mes
o Nmero de das vacaciones DISFRUTADAS en el mes

Los das que no fueron laborados deben aparecer en alguna de estas casillas,
lo cual usted puede verificar en la columna Total das reportados en el mes, e
indicar la novedad de ingreso o retiro y registrar la fecha correspondiente a la
novedad marcada.

13. Qu valor se registra para los trabajadores con


salario integral, el 70% o el 100% del ingreso mensual?

Se debe registrar el 100% del devengado y realizar la marcacin de salario


integral en la casilla Salario Integral.

14. En el formato de nmina se deben registrar las


deducciones y prestaciones sociales (cesantas, intereses
de cesantas y prima)?

No, las deducciones y prestaciones sociales no las debe registrar el formato


de nmina.
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15. Qu pasa cuando el salario supera los topes para el


IBC? Cmo se registra esto en el formato de nmina?

En el formato de nmina el aportante debe reportar todos los conceptos sin


tener en cuenta ningn tope. Lo aconsejable es que tome el desprendible de
nmina y plasme todos los conceptos devengados en el formato de la
Unidad.

16. Cmo se deben registrar en el formato de nmina


de la Unidad los trabajadores a los que se les pagaron las
vacaciones por anticipado?

Se debe colocar el pago en el periodo en el que se efectu, segn aparece en


el registro de contabilidad.

17. Cmo se deben registrar en el formato de nmina


de la Unidad los das de vacaciones cuando el periodo de
disfrute cubre meses diferentes?

Se debe colocar el nmero de das que en cada mes el trabajador estuvo en


su periodo de descanso, es decir, que debe abrir los das totales y colocar la
cantidad de das correspondiente a cada mes.

18. Cmo se realiza el registro en el formato de


nmina cuando existen dos fechas de disfrute de
vacaciones dentro de un mismo mes?

Si una persona disfruta vacaciones en dos fechas diferentes dentro del mismo
mes se debe colocar la sumatoria de los das tomados en la casilla Nmero
de das vacaciones DISFRUTADAS en el mes, y en la casilla que haya
destinado para el registro de los valores pagados por concepto de vacaciones
se registra el total del valor pagado por los dos periodos.
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19. Cmo se deben registrar en el formato de nmina


los pagos no salariales que por su monto superan el 40%
de los ingresos?

Los pagos NO salariales se deben registrar en cada casilla del (los)


concepto(s) que haya destinado para este registro, sin importar que estos
superen el monto del 40%, deben ser registrados en su TOTALIDAD creando
una columna por cada concepto.

20. Cmo se deben registrar en el formato de nmina


los trabajadores que tuvieron varios contratos de trabajo
durante el ao dentro del formato de nmina de la
Unidad?

Se debe realizar el registro de cada fecha de ingreso y cada fecha de retiro


que present el trabajador dentro de los meses que corresponda.

21. Cmo se realiza el registro de las incapacidades en


el formato de nmina cuando el empleador paga el 100%
de la misma o cuando no paga ningn valor?

El empleador debe registrar las incapacidades de sus trabajadores en la


casilla que haya destinado para el registro de este concepto, colocando all el
valor de la incapacidad, ya bien sea asumido por el empleador o por la EPS, y
en la casilla Nmero das incapacidades en el mes, el nmero de das en
que el trabajador estuvo inactivo.

22. Cmo se registran las incapacidades cuando en el


mdulo de nmina se tienen clasificadas o separadas
segn el tipo de incapacidad?
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Se debe unificar o consolidar los valores y los das y registrarlos en la casilla


que haya destinado para el registro de este concepto y Nmero das
incapacidades en el mes respectivamente.

23. Cmo se registran las licencias de maternidad o de


paternidad?

Para las licencias de maternidad y paternidad se registran los das en la casilla


Nmero das licencia de maternidad o paternidad y el valor de la licencia en
la casilla que haya destinado para el registro de este concepto.

SOBRE LA INFORMACIN ADICIONAL QUE PUEDE


ENVIAR

24. El aportante puede hacer cuadros explicativos o


comparativos adicionales al formato de nmina de la
Unidad?

S, usted podr allegar la informacin adicional que considere necesaria para


aclarar cualquiera de los puntos solicitados en el requerimiento de
informacin.

25. Dnde se debe realizar la explicacin de algn


manejo especial que el aportante le realice a la nmina?

Se debe remitir un documento con la explicacin correspondiente,


debidamente certificado.
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SOBRE LA CERTIFICACIN DE LA INFORMACIN

26. A qu se refiere la certificacin de la informacin


que se enva?

Es un documento donde se declara que la informacin enviada a la Unidad es


verdica; este debe venir firmado por el representante legal y el contador o el
revisor fiscal de la empresa si est obligado a tenerlo.

27. Qu informacin se debe certificar?

La informacin que debe certificar es:

o Los balances de prueba


o Los auxiliares contables
o Las nminas

28. Cmo se presenta la certificacin?

Se puede generar una sola certificacin por los puntos a certificar, teniendo
en cuenta que en ella debe mencionar el punto que est certificando junto
con los periodos objeto de revisin. En la pgina web de la Unidad, pestaa
Parafiscales, Requerimiento de Informacin, opcin Formatos de
Requerimiento de Informacin, encontrar un modelo de certificacin que
puede utilizar para cumplir con este requisito.
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SOBRE EL ENVO DE LA INFORMACIN

29. Se pueden hacer envos parciales de la


informacin?

S, teniendo siempre en cuenta la fecha de vencimiento para el envo total de


la informacin, ya que, si se enva informacin por fuera del plazo otorgado
en el Requerimiento de Informacin, ser sancionado.

30. Cuando se realiza el envo de la informacin por la


pgina web a travs del cono de Escrbanos, se debe
asumir que la Unidad la recibi a satisfaccin?

No. Debe verificar que le llegue un correo electrnico en el que se indicar el


nmero de radicado con el que queda registrada la informacin que envi.

Verifique que el correo que utiliza para enviar la informacin tenga habilitada
la recepcin de correos externos y revise su bandeja de correo no deseado
(spam).

SOBRE EL TRMINO PARA ENVIAR LA INFORMACIN

31. Cmo puedo verificar la fecha de vencimiento del


trmino para dar respuesta al Requerimiento de
Informacin?

En el Requerimiento de Informacin viene pegada una colilla del operador de


correspondencia donde aparece un nmero de envo. Usted puede tomar
este nmero de envo e ingresar a la pgina web www.4-72.com.co e
ingresarlo como nmero de gua, all le aparecer la informacin de cundo
fue la fecha efectiva de notificacin del requerimiento de informacin y a
partir de esa fecha debe realizar el conteo del trmino otorgado.
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SOBRE LOS CANALES DE ATENCIN

32. Cmo puedo contactarme con la Unidad?

La Unidad cuenta con los siguientes canales de atencin al ciudadano:

o Comunquese a la lnea gratuita nacional 01 8000 423 423, o en


Bogot (1) 4926090, en el horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a
4:00 p.m. Jornada continua (no hay atencin los fines de semana ni
los das festivos).
o Acrquese a:

Centro de Atencin al Ciudadano ubicado en la Calle 19 No. 68A-18


Bogot en el horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:00 p.m.
Jornada continua (no hay atencin los fines de semana ni los das
festivos).

Punto de Atencin Virtual ubicado en el Centro Comercial


Chipichape Calle 38 Norte No. 6N-35 Local 8-224 Cali en el horario
de atencin de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Jornada
continua (no hay atencin los fines de semana ni los das festivos).

Punto de Atencin Virtual ubicado en el Centro Comercial Punto


Clave Calle 27 No. 46-70 Local 239 Medelln en el horario de
atencin de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Jornada
continua (no hay atencin los fines de semana ni los das festivos).
o Ingrese a www.ugpp.gov.co y ubique en la parte superior el servicio
de chat para contactarse en lnea con uno de nuestros asesores, en
el horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. Jornada
continua (no hay atencin los fines de semana ni los das festivos).
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