Tablas dinámicas II

TECNOLOGA APLICADA A LA ADMINISTRACIN
SEMANA 8
Tablas dinmicas II
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ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 8
NDICE
TABLAS DINMICAS II.......................................................................................................................... 4

OBJETIVOS ESPECFICOS ........................................................................................................................... 4
INTRODUCCIN ...................................................................................................................................... 4
1. FILTROS.......................................................................................................................................... 5
1.1. FILTRAR UNA TABLA DINMICA .......................................................................................... 5
1.1.1. FILTRO DE INFORME .................................................................................................... 8
1.2. OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA ........................................................... 13
1.3. SEGMENTACIN DE DATOS............................................................................................... 14
2. GRFICOS .................................................................................................................................... 16
2.1. OPCIONES DE DISEO ....................................................................................................... 18
2.1.1. MOSTRAR SUBTOTALES............................................................................................. 18
2.1.2. DISEO DE INFORME................................................................................................. 19
3. INTERPRETACIN DE TABLAS DINMICAS ......................................................................................... 24
3.1. HABILITACIN DE LAS HERRAMIENTAS DE ANLISIS ........................................................ 24
3.2. UTILIZANDO LA ESTADSTICA DESCRIPTIVA EN EXCEL ...................................................... 27
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 30
REFERENCIAS........................................................................................................................................ 31
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TABLAS DINMICAS II
OBJETIVOS ESPECFICOS
Seleccionar filtros para obtener la informacin necesaria.
Graficar a partir de los datos obtenidos.
Analizar datos.
INTRODUCCIN
En esta nueva semana de estudio, se retomarn las tablas dinmicas, para profundizar en el
manejo de la informacin en dicha herramienta.
En primera instancia, se revisar el uso de filtros y alguna alternativa. Posteriormente, toda esta
informacin, ya ms elaborada y que se obtuvo de la tabla dinmica, ser necesario expresarla de
algn modo en que se transmita la informacin en un contexto ms visual y que facilite su
comprensin. Es por ello que se revisar el uso y aplicacin de grficos; y por ltimo, se revisar
una interesante herramienta que contiene Microsoft Excel y que facilita bastante el anlisis de los
datos, permitiendo recopilar mediante unos pocos clics un informe muy prctico de estadstica
descriptiva.
Tal y como se ha desarrollado hasta el momento, todos los textos presentan situaciones de
contexto que proporcionan una valiosa informacin sobre la usabilidad y aplicabilidad de los
contenidos revisados, desde una mirada laboral en el mundo de la administracin.
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1. FILTROS
El proceso de filtrado de datos es una forma fcil y rpida de buscar un subconjunto de datos al
interior de una tabla, para luego permitir el trabajo sobre estos. Llegados a este punto, es
necesario recordar que para aplicar un filtro es preciso seleccionar al menos una celda o rango de
una tabla de Excel y, posteriormente, hacer clic sobre el comando filtro, ubicado al interior del
grupo ordenar y filtrar en la ficha de Datos.
Aquellos datos filtrados en la tabla y que cumplan los criterios definidos, sern los nicos
que se podrn visualizar; mientras que los datos que no los cumplan, quedarn ocultos.
Conectando
Ha desarrollado una tabla dinmica, pero su jefatura le especific que debera
obtener, a su vez, varios informes sobre los mismos datos. Por ejemplo, se le pide un
informe sobre las ventas totales del pas sobre artculos electrnicos de la marca
Apple, y al mismo tiempo, se le pide un pequeo informe con el detalle de las ventas
sobre dos ciudades en concreto.
Ciertamente podra duplicar la tabla, editarla o crear
alguna funcin que le permita obtener la informacin
solicitada, pero con la ayuda de los filtros, es posible
lograr los resultados esperados, con un mnimo de
pasos (y de tiempo) y de manera editable.
1.1. FILTRAR UNA TABLA DINMICA

Existe la posibilidad de ordenar la informacin de una tabla mediante el uso de filtros, y que Excel
pone a disposicin de modo predeterminado en el reporte como etiqueta de columna y etiqueta
de fila.
Seleccionando cualquiera de las opciones de filtro, expresadas en una lista desplegable, la

informacin se reagrupar en un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.
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Por ejemplo, si se hace clic sobre la flecha de opciones en el ttulo Etiquetas de fila, podr
visualizar una lista (como se aprecia en la siguiente imagen) con las distintas regiones registradas
con una casilla de verificacin en cada una de ellas. Bastar con seleccionar alguna (o
deseleccionarla) para determinar cules se mostrarn en la tabla dinmica.
Si se deja seleccionada solamente Arica y Araucana, las dems regiones desaparecern de la

tabla, pero solo estarn ocultos los registros, no se perdern, y es posible modificar qu registros
aparecern o desaparecern en cualquier momento.
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Para cerrar este cuadro con los cambios efectuados y guardarlos, bastar con hacer clic en
Aceptar. De otro modo, para cerrar sin guardar los cambios, simplemente se har clic en
Cancelar.
Excel muestra que se ha aplicado un filtro, reemplazando el cono predeterminado, el que cambia
para indicar que ese campo est siendo filtrado.
Para volver a mostrar todos los campos sin filtrar, ser necesario hacer clic sobre el botn de
filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.
Del mismo modo, es posible ordenar rpidamente los valores de la tabla dinmica, donde
nicamente ser necesario hacer clic sobre el botn de etiquetas de la fila (o columna, segn sea
el caso) y posteriormente seleccionar la opcin Ordenar A a Z, o bien la opcin Ordenar Z a A.
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1.1.1. FILTRO DE INFORME
Los filtros de informe de una tabla dinmica permiten mostrar un subconjunto de datos. De este
modo, si se tiene una gran cantidad de informacin, es posible centrarse solamente en un
subconjunto para facilitar su anlisis.
FILTROS DE INFORME EN UNA TABLA DINMICA
Para incorporar un filtro de informe a una tabla dinmica, bastar con arrastrar el campo deseado
al rea de Filtros de la tabla dinmica.
Con ello, se crear un filtro visible en la parte superior de la tabla dinmica.
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Es posible observar que, a la derecha de este filtro, se puede visualizar un tringulo de ms
opciones, donde al hacer clic en l se desplegar un listado con las opciones de este filtro. Es
posible seleccionar algunas de estas opciones, donde para ello solo se tendr que seleccionar la
que sea de su inters, mediante un clic para agrupar la informacin de la tabla en torno a ese
criterio.
SELECCIN MLTIPLE
Es posible hacer una seleccin mltiple de los criterios de filtrado, para lo que ser necesario
seleccionar la casilla ubicada al inferior de la ventana seleccionar varios elementos. Hecho esto,
podr seleccionar haciendo clic en las casillas del lado izquierdo los criterios que desee.
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Los filtros de informe de las tablas dinmicas se aplican automticamente en caso que se
actualicen los datos, aunque otra manera de filtrado de datos es mediante la segmentacin de
datos.
PGINA DE FILTRO DE INFORMES
Aunque una tabla dinmica incluya un campo en el filtro de informe, la tabla solo se almacena en
una hoja del libro. Sin embargo, es posible crear una serie de tablas dinmicas vinculadas, en las
que en cada una de las cuales aparecer solamente un elemento del campo elegido. Por ejemplo,
es posible hacer que la tabla cree dos hojas en el libro y que contengan en cada una de ellas los
datos de una regin diferente, donde a su vez las hojas estarn vinculadas entre s.
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CONVERTIR ELEMENTOS DEL FILTRO EN HOJAS
Lo que resta ahora es desplazarse hacia las herramientas de la tabla dinmica, concretamente al
interior de la ficha Opciones y pulsar el botn Tabla dinmica, para posteriormente volver a
Opciones y elegir el comando Mostrar pginas de filtro de informes.
De manera automtica, Excel mostrar el cuadro de dilogo Mostrar pginas de filtro de

informe, en el que se listarn los filtros disponibles de la tabla dinmica.
En el ejemplo que se est desarrollando, se desea crear una hoja Excel para cada regin
seleccionada previamente. Es por ello que se debe seleccionar el filtro correspondiente y luego
hacer clic en el botn Aceptar.
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El programa aadir nuevas hojas con los nombres de cada una de las opciones de filtro y, en cada
una de ellas, se insertar una tabla con los datos correspondientes. De esta forma, se ha creado
una pgina diferente, de acuerdo con el filtro de informe que se agreg a la tabla dinmica.
MOSTRAR U OCULTAR LOS DETALLES DE UN CAMPO DE VALOR EN UN INFORME DE

TABLA DINMICA
Es posible revisar el detalle de la informacin relacionada a una celda en particular de una tabla
dinmica. Si se observa el ejemplo anterior, es posible revisar informacin relacionada con la celda
B5, en la que aparecen las ventas de Macbook Pro de Antofagasta (por un valor de 309.990). Para
ello, se dispone de dos alternativas: la primera consiste en utilizar el botn secundario del mouse
en una celda del rea de valores (en este caso, B5) y a continuacin seleccionar la opcin mostrar
detalles; o bien simplemente hacer doble clic en dicha celda.
Los datos de detalle en los cuales se basa la informacin del valor de la celda, se mostrarn en una
hoja de clculo nueva.
Si desea ocultar los datos de detalle, puede eliminar la hoja de clculo recin creada.
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1.2. OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA
Conectando
Se le agrega un nuevo elemento a la solicitud de su jefatura,

porque necesitar adems obtener un promedio de las ventas.
Observa que al momento de crear la tabla dinmica, esta genera
automticamente una suma de los datos, por lo que ser
necesario editar la configuracin del campo de valor.
Al momento de crear una tabla dinmica, la aplicacin, por defecto, generar totales con
sumatoria. Es posible que le interese cambiar estas frmulas por alguna otra (mnimo, mximo,
promedio, etc.). Para lograr esto, ser necesario ubicarse en cualquier celda de la zona por
rectificar y, posteriormente, hacer clic con el botn derecho del ratn. Esto mostrar una ventana
emergente con diferentes opciones, de las cuales se elegir Configuracin de campo de valor.
Esta mostrar un cuadro de dilogo como el siguiente:
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En este cuadro, es posible seleccionar la frmula a utilizar en la tabla dinmica, de entre un listado
bajo el ttulo resumir campo de valor por.
De manera alternativa, es posible abrir este cuadro de dilogo mediante el botn:
Ubicado en la pestaa opciones.
1.3. SEGMENTACIN DE DATOS
Conectando
En Excel es posible desarrollar una misma accin de diversas
formas, quedando a criterio del usuario cul de esas alternativas
le es ms eficiente para su requerimiento especfico. En este caso,
es posible considerar la segmentacin de datos como una
alternativa al uso de los filtros, pero finalmente es usted, como
usuario, quien debe determinar si esta alternativa le acomoda. A
continuacin, podr revisarla en detalle.
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Existe una interesante herramienta en Excel 2010, denominada Segmentacin de datos, la que
permitir hacer un filtrado de datos de manera ms fcil e interactiva. A travs de esta ser
posible seleccionar los elementos y visualizar inmediatamente los resultados. Esta herramienta es
una buena alternativa cuando se utiliza muchos filtros en una tabla dinmica.
Para implementar la segmentacin de datos, ser necesario seguir los siguientes pasos:
1. En primer lugar, se tendr que seleccionar una celda (cualquiera) en la tabla. De esta
forma, podr observar que en la ficha Opciones aparece en la cinta de opciones.
2. En la ficha Opciones, se deber hacer clic en el comando Insertar segmentacin de

datos, lo que abrir un cuadro de dilogo, como el que se muestra a continuacin.
3. Luego, ser necesario seleccionar el campo deseado.
Por ejemplo, en este caso se seleccionar Comuna, y luego se tendr que hacer clic en
Aceptar.
4. La comuna aparecer al lado de la tabla dinmica. Cada elemento seleccionado se

destacar en azul.
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Del mismo modo que en los filtros de informe, solo los elementos seleccionados se
ocupan en la tabla dinmica, donde al momento de seleccionar o deseleccionar
elementos, la tabla dinmica al instante reflejar los cambios realizados.
2. GRFICOS
Conectando
Una vez depurada la informacin, y ya resueltas las interrogantes,

usted debe presentar la informacin a su jefatura. En este
sentido, es clave que la presentacin sea clara, concisa y que
facilite la comprensin de los datos. Es por ello que decide que la
mejor forma de presentar la informacin es mediante grficos.
Para lograr la creacin de una grfica a partir de una tabla dinmica, ser necesario hacer clic
sobre el botn Grfico Dinmico, ubicado en la ficha de Opciones.
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Al hacer clic sobre este botn, se abrir la ventana de dilogo Insertar grfico, en la que ser
posible seleccionar el grfico que mejor se ajuste con sus necesidades.
Posteriormente, ser posible editar sus estilos, colores y formatos, de la misma forma en que se
aplican estos cambios a cualquier grfico.
Es posible mover el grfico haciendo clic en l y arrastrndolo.
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2.1. OPCIONES DE DISEO
Al momento de seleccionar una celda al interior de una tabla dinmica, en la cinta de Opciones
es posible observar que aparecen dos fichas: Opciones y Diseo (tambin denominadas
Herramientas de tabla dinmica).
Hasta el momento, en los contenidos revisados, se ha profundizado nicamente en el uso de la

ficha Opciones, por lo que ahora se revisar con mayor detalle las alternativas que ofrece la
pestaa contigua, Diseo, la que presenta alternativas para definir el aspecto final que tendr la
tabla dinmica.
2.1.1. MOSTRAR SUBTOTALES
Al momento de poseer varios campos en las filas, la tabla dinmica pasa a convertirse en un
esquema jerarquizado. Mediante la opcin Mostrar totales, es posible hacer que en cada campo
de jerarqua (aquellos que encabezan y resumen los detalles) aparezcan en subtotal en la parte
superior. En la imagen a continuacin, es posible observar el men en el que se puede elegir tanto
la opcin como el resultado. Tambin aqu es posible probar con la opcin que permite que
aparezcan en la parte inferior de cada campo de jerarqua, eligiendo la opcin adecuada en el
mismo men.
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2.1.2. DISEO DE INFORME
Mediante el men Diseo de informe, ubicado en el grupo diseo de la ficha con mismo
nombre, es posible seleccionar cmo se organizan las filas.
Sin embargo, aquellas tablas con ms de un campo en las filas o en las columnas, se mostrarn por
defecto con un formato denominado forma compacta, en la que es posible describir de la
siguiente manera:
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Posteriormente, se tiene la Forma esquema.
Y adems, la Forma tabular.
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Si se revisan las opciones que ofrece el comando Filas en blanco, ubicado en el grupo diseo de
la ficha del mismo nombre, es posible lograr que la tabla dinmica en desarrollo posea un aspecto
ms claro, separando mediante una fila en blanco los detalles de un campo de jerarqua y otro.
FILAS Y COLUMNAS CON BANDAS
Es posible, tambin, de manera automtica, hacer que la tabla dinmica luzca con el famoso
aspecto de pijama alternando un color obscuro con uno ms claro, lo que se puede activar
seleccionando la casilla filas con bandas.
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Si, por el contrario, se desea aplicar este mismo aspecto a las columnas, bastar con activar la
casilla columnas con bandas.
ESTILOS DE TABLA DINMICA
Excel presenta la opcin de aplicar a toda la tabla dinmica un aspecto general de manera sencilla
y rpida, con una gran variedad de posibilidades. Este cambio grfico se puede asignar nicamente
seleccionando alguna celda al interior de la tabla y haciendo clic en el estilo de su preferencia.
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Al final del listado, es posible observar dos opciones adicionales:
Nuevo estilo de tabla dinmica: Esta opcin permite construir un estilo personalizado.
Borrar: Esta opcin permite borrar el estilo y opciones de diseo que se estn aplicando
en la tabla dinmica y que est desarrollando.
Es necesario acotar que de tener aplicados formatos mediante herramientas tradicionales de

relleno, alineacin, negrita, etc., stos no se eliminarn, es decir, el borrado solo se aplica a los
formatos establecidos mediante opciones de diseo.
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3. INTERPRETACIN DE TABLAS DINMICAS
En Excel, es posible encontrar una herramienta conocida como estadstica descriptiva, la que es
muy apreciada para generar resmenes de datos estadsticos con los que se est trabajando, de
un modo rpido y sencillo. En primera instancia, ser necesario tener habilitadas las herramientas
de anlisis de datos.
Las herramientas de anlisis de datos (en ingls, Analysis Toolpak), consisten en un conjunto de
complementos de Excel, y que proporcionan funcionalidades adicionales al programa, facilitando
el anlisis financiero, estadstico o de ingeniera.
Al sumar estas herramientas de anlisis al programa, es posible realizar un anlisis de varianza

(Anova), prueba de Fischer, anlisis de Fourier, entre otros anlisis estadsticos.
Aunque este conjunto de complementos y herramientas est incluido en Excel 2010, no est
activado de forma predeterminada, por lo que es necesario habilitar dicho complemento.
3.1. HABILITACIN DE LAS HERRAMIENTAS DE ANLISIS
Conectando
Cambiando el requerimiento, su jefatura le pide ahora obtener una serie de datos

estadsticos de un listado de colaboradores de su empresa, tales como: media,
moda, mnimo rango y suma.
Usted visualiza la manera de desarrollar cada uno de
estos clculos de forma individual, pero recuerda que
existe una manera ms eficaz de obtener estas
estadsticas descriptivas. Sin embargo, antes de todo,
ser necesario verificar que se cuenta con las
herramientas al interior de Excel que permiten
obtener estos datos.
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Para lograr la habilitacin del complemento, es necesario hacer clic en la ficha Archivo y luego
en la de Opciones. Observar que se abre un cuadro de dilogo de Opciones en el listado
lateral, donde ser necesario seleccionar, mediante clic, el apartado de Complementos. En la
lista desplegable del campo administrar, ubicado en la seccin inferior de la ventana, ser
necesario seleccionar la opcin Complementos de Excel y, finalmente, hacer clic en el botn Ir.
A continuacin, podr visualizar el cuadro de dilogo de complementos, donde ser necesario

seleccionar la casilla de Herramientas para anlisis y, finalmente, hacer clic en el botn
Aceptar.
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Con los pasos descritos, debiese quedar habilitado el complemento, aunque es posible revisar si se
ha activado correctamente desplazndose a la ficha de datos y verificndose que se haya
agregado un nuevo grupo llamado Anlisis, que es el que contendr el comando Anlisis de
datos.
Si se hace clic sobre este comando, se abrir un cuadro de dilogo con las opciones disponibles.
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Si se selecciona alguna de las funciones para anlisis, se podr observar un cuadro de
dilogo solicitando los parmetros necesarios para la configuracin correcta de dicha
funcin.
3.2. UTILIZANDO LA ESTADSTICA DESCRIPTIVA EN EXCEL
Conectando
Ahora que est seguro de que posee las herramientas para lograr el
clculo solicitado (media, moda, mnimo rango y suma), se
concentrar en desarrollarlo de la manera ms eficiente posible.
A continuacin, se plantea un ejemplo bsico para ilustrar un resumen de datos estadsticos, con
nombres y edades.
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Si bien es cierto que se pueden utilizar frmulas de Excel para obtener informacin, como por
ejemplo el valor mximo, mnimo, la media, la suma, etc., es posible lograr obtener esa
informacin con slo utilizar la herramienta Estadstica descriptiva.
En primera instancia, ser necesario hacer clic en el comando Anlisis de datos (ubicado en la
ficha de datos) y, posteriormente, seleccionar la opcin Estadstica descriptiva.
Al hacer clic sobre el botn Aceptar, se abrir un nuevo cuadro de dilogo, el que permitir
realizar las configuraciones necesarias para la obtencin de los datos estadsticos de nuestra
informacin.
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Este cuadro de dilogo proporcionar algunas opciones interesantes, que ser necesario revisar
con detencin.
Rango de entrada: En esta casilla, se define la columna que contiene los datos numricos,
y de los cuales se obtendrn los datos estadsticos.
Agrupado por: En este parmetro, se indica la orientacin del rango de entrada. En el

ejemplo, los datos estn en una sola columna.
Rtulos en la primera columna: Si al interior del rango de entrada se encuentra incluida la

celda que contiene el ttulo de la columna, entonces es necesario marcar esta casilla de
seleccin.
Opciones de salida: En este parmetro es posible elegir tres posibles opciones de salida,
es decir, seleccionar un rango dentro de la misma hoja en donde se situarn los
resultados, o bien, seleccionar los resultados que se coloquen en una hoja o libro nuevos.
Resumen de estadsticas: Se recomienda que esta opcin se encuentre seleccionada para

as obtener los datos estadsticos que se necesitan.
De esta forma, se puede obtener, de manera muy sencilla, un resumen de datos estadsticos, sin
necesidad de emplear funciones de Excel para realizar el clculo de cada uno de estos valores. Tal
y como se puede observar, con unos cuantos clics se puede obtener el clculo de la media, la
mediana, la moda, la desviacin estndar, la varianza, el mnimo, el mximo, etc.
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COMENTARIO FINAL
Se han revisado algunos elementos clave al procesar la informacin proveniente de una tabla
dinmica, lo que puede representar una gran ayuda para generar informes y grficos que
representen dicha informacin de modo ms depurado y preciso.
En trminos generales, las herramientas presentadas en este contenido son ms sencillas de

utilizar, debido a que tienden al manejo de datos sin utilizar frmulas complejas o mediante
procesos demasiado complicados. Por el contrario, en la mayora de los casos bastar con solo
unos pocos clics para obtener estos resultados, sin embargo, es necesario tener un conocimiento
acabado de las herramientas, el que se logra con ejercitacin. Por esto, se insta al alumno a que
contine revisando las diferentes configuraciones permitidas por estas herramientas, para as
internalizar mejor su utilizacin y optimizar sus tiempos de desarrollo.
30
REFERENCIAS
Microsoft Excel (s/f). Soporte tcnico de Office. Recuperado de: http://office.microsoft.com/es-
mx/excel-help
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2014). Tablas Dinmicas II. Tecnologa Aplicada a la Administracin. Semana 8.
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Graficar a partir de los datos obtenidos.

1.1. FILTRAR UNA TABLA DINMICA

Seleccionando cualquiera de las opciones de filtro, expresadas en una lista desplegable, la

Si se deja seleccionada solamente Arica y Araucana, las dems regiones desaparecern de la

FILTROS DE INFORME EN UNA TABLA DINMICA

Con ello, se crear un filtro visible en la parte superior de la tabla dinmica.

PGINA DE FILTRO DE INFORMES

De manera automtica, Excel mostrar el cuadro de dilogo Mostrar pginas de filtro de

MOSTRAR U OCULTAR LOS DETALLES DE UN CAMPO DE VALOR EN UN INFORME DE

Se le agrega un nuevo elemento a la solicitud de su jefatura,

De manera alternativa, es posible abrir este cuadro de dilogo mediante el botn:

Ubicado en la pestaa opciones.

1.3. SEGMENTACIN DE DATOS

2. En la ficha Opciones, se deber hacer clic en el comando Insertar segmentacin de

3. Luego, ser necesario seleccionar el campo deseado.

4. La comuna aparecer al lado de la tabla dinmica. Cada elemento seleccionado se

Una vez depurada la informacin, y ya resueltas las interrogantes,

Es posible mover el grfico haciendo clic en l y arrastrndolo.

Hasta el momento, en los contenidos revisados, se ha profundizado nicamente en el uso de la

2.1.1. MOSTRAR SUBTOTALES

Y adems, la Forma tabular.

FILAS Y COLUMNAS CON BANDAS

ESTILOS DE TABLA DINMICA

Es necesario acotar que de tener aplicados formatos mediante herramientas tradicionales de

Al sumar estas herramientas de anlisis al programa, es posible realizar un anlisis de varianza

3.1. HABILITACIN DE LAS HERRAMIENTAS DE ANLISIS

Cambiando el requerimiento, su jefatura le pide ahora obtener una serie de datos

A continuacin, podr visualizar el cuadro de dilogo de complementos, donde ser necesario

3.2. UTILIZANDO LA ESTADSTICA DESCRIPTIVA EN EXCEL

Agrupado por: En este parmetro, se indica la orientacin del rango de entrada. En el

Rtulos en la primera columna: Si al interior del rango de entrada se encuentra incluida la

Resumen de estadsticas: Se recomienda que esta opcin se encuentre seleccionada para

En trminos generales, las herramientas presentadas en este contenido son ms sencillas de

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2014). Tablas Dinmicas II. Tecnologa Aplicada a la Administracin. Semana 8.

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