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Perfil del Asistente Administrativo

En la terminologa tradicional, se denomina secretario a la persona que


escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones,
resuelve los asuntos de trmite y custodia los documentos de una oficina.
Pero en los ltimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado
notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el
punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de ste con credibilidad.
La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia
que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de
manera ms directa. Ser ella quien confeccione los informes, memorandos o
dossiers; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida
eficacia. Por lo tanto, tambin debe conocer, en lneas
generales, las caractersticas generales de ste, para cola
borar con l con cierto conocimiento de la materia. El trabajo
administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre
una y otra, en relacin al campo de actividad de la empresa en que se
encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias caractersticas.
Sin embargo en trminos generales toda secretaria y asistente administrativo debe
poseer el siguiente perfil:
Personalidad equilibrada y proactiva.
Autoestima positiva.
Capacidad de adaptacin a los cambios.
Habilidades comunicativas y escucha activa.
Capacidad de crear, innovar e implementar.
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Disposicin para trabajar en equipo.
Capacidad de observacin, concentracin y amplitud de memoria.
Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
Espritu de superacin.
Flexibilidad
Sentido de humor.
Resistencia fsica y nerviosa.
Agudeza visual.

As mismo para poder alcanzar la mxima eficacia en su trabajo y


desempear sus f u n c i o n e s d e f o r m a c o r r e c t a , l a s e c r e t a r i a h a d e
d o m i n a r a l a p e r f e c c i n u n a s e r i e d e conocimientos tcnicos apropiados
para el cargo que desarrollar, tales como son:
Tcnicas de archivo.
Tcnicas de oficina
Digitacin o mecanografa.
Uso apropiado del telfono
Manejo y organizacin de la agenda
Redaccin de correspondencia general, comercial y administrativa.
Manejo adecuado de documentos.
Conocimiento y dominio del idioma del pas

CUALIDADES PERSONALES

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las
destrezas y conocimientos le permitirn desarrollar su trabajo de la manera ms
ptima y adems le ayudarn a trabajar con otras personas como miembros de un
equipo. Dentro
del a s c u a l i d a d e s p e r s o n a l e s m s i m p o r t a n t e s q u e u n a s e c r e t a r i a
d e b e p o s e e r s o n l a s siguientes:

Discrecin.-
Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene
acceso a material considerado reservado, deber tener los documentos alejados
de miradas indiscretas, adems de mantener la prudencia respecto a la
informacin que conoce.

Adaptabilidad.-
Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para p
o d e r adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de
su trabajo. Esto significa que debe tener disposicin favorable ante cambios
bruscos en su rutina de trabajo.

Iniciativa y capacidad de trabajo.-


se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender
una accin, sin la necesidad de que otras se lo
indiquen.U n a s e c r e t a r i a c o n i n i c i a t i v a d e b e a n t i c i p a r s e a l a s n e c e s
i d a d e s d e s u j e f e c o n precaucin y criterio.

Puntualidad.-
Es una manifestacin de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en
el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores
encomendadas.

Responsabilidad.-
Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de
manera ptima sin necesidad de supervisin.

Limpieza y orden.-
Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina,
archivos, armarios y estanteras en orden y limpios.

Paciencia.-
La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso
cuando las cosas no marchen como lo espera.

Cooperacin.-
El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, p o r l o
tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con
l o s d e m s compaeros de trabajo.

Buen criterio.-
Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar informacin sobre un
tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la accin que sea ms apropiada, en
beneficio a los intereses de la empresa.

Buena voluntad.-
Toda organizacin requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de
sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus
servicios cuando se lo requieran y calidad.

Dedicacin.-
Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe
mostrar dedicacin en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se
relacionen con sus quehaceres habituales.

Pulcritud.-
Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su
presentacin debe ser impecable.

Previsin.-
Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la
organizacin.

Sinceridad.-
La relacin jefe secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la
secretaria debe transmitir informacin correcta y verdadera a su jefe cuando estela
solicite.

Buena educacin.-
Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compaeros de trabajo,
personal de la empresa, clientes y visitas.

FORMACION
Cada vez es mayor el nmero de secretarias que requiere el mbito empresarial,
puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores
de desarrollo. Pero as como existen grandes ofertas de trabajo para las
secretarias, tambin se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra
con la formacin profesional de
estas.A p a r t e d e l o s e s t u d i o s q u e h a y a c u r s a d o , u n a s e c r e t a r i a d e
b e t e n e r u n a s l i d a preparacin, extensa cultura general, uso correcto
del lenguaje escrito y oral con una e x p r e s i n f l u i d a y c l a r a y a d e m s
d e u n a m u y b u e n a e d u c a c i n , q u e l e f a c i l i t a r s u desenvolvimiento
en cualquier nivel en el mbito empresarialLa secretaria debe conocer sobre
ciertas materias que le permitirn desempear sus funciones con la
debida eficacia profesional:
Mecanografa.-
El dominio de la mecanografa es bsico para toda secretaria,
puestoq u e e n l a r e a l i z a c i n d e s u s l a b o r e s d i a r i a s t e n d r q u e m e
c a n o g r a f i a r d i v e r s o s documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y
sin errores ni faltas ortogrficas.
Ofimtica.-
El avance vertiginoso de la informtica, hace que la computadora sea la
herramienta bsica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber
hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de
clculo, elaboracin de presentaciones, diseo, entre otros.
Ortografa y gramtica.-
Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redaccin, se
espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con
claridad y condicin. As mismo, debe estar capacitada para redactar distintas
clases dedocumentos administrativos y comerciales.
Caligrafa.-
Una buena caligrafa, es decir una letra legible en la escritura de palabras
ynmeros, evitar confusiones y errores.
Archivo.-
Es tambin importante que la secretaria tenga conocimientos sob
re lossistemas de organizacin de archivos, para que pueda alm
a c e n a r l a i n f o r m a c i n adecuadamente y as poder localizarla rpidamente.
Idiomas extranjeros.-
Es imprescindible el conocimiento de ingls tanto a nivel escritocomo hablado,
puesto que cada da se incrementan las relaciones internacionales.
Matemtica financiera.-
E l t r a b a j o a d m i n i s t r a t i v o r e q u i e r e e l c o n o c i m i e n t o d e l a matemtic
a financiera, que consiste en el clculo de operaciones sencillas como
losporcentajes, intereses, tasas, etc.
Contabilidad.-
Es importante conocer los elementos bsicos de la contabilidad, parapoder
interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.

CODIGO DEONTOLOGICO DE LA SECRETARIA


1. PR INC IP I OS DE C AR C T ER G EN ER AL

Dignidad.-
La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que
supongainfraccin o descrdito y desenvolverse en el ejercicio de su profesin
con honor ydignidad.

Integridad.-
Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.

Secreto profesional.-
Debe observar estrictamente el principio de confidencialidaden los hechos
y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesin.
2 . P R I N C I P I O S D E C A R C T E R G E N E R A L Del secreto profesional

Adems de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara


elejercicio de la profesin de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo
protegen.

El derecho y la oblacin del secreto profesional comprende:


Las confidencias e informacin personal de su superior,
a q u e p u d i e r a t e n e r acceso en el mbito de su ejercicio profesional.-
Los hechos de conocimiento restringido que afect
e n a s u s s u p e r i o r e s , compaeros o miembros cualesquiera del
colectivo en el que la
secretariad e s e m p e e s u l a b o r. P o r e j e m p l o : d o s s i e r s p e r s o n a l e s ,
p r o f e s i o n a l e s o mdicos.- L a informacin cuyo
contenido tenga un valor especfico para un
l e c t o r n o autorizado; o cualquier otra informacin que figu
r e c l a s i f i c a d a c o m o confidencial, restringida o con una distribucin de
personas especficas.

La secretaria evitar duplicar informacin confidencial y mantenerla


fuera de losarchivos oficiales sin conocimientos de su superior.

El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para


laq u e t r a b a j a l a s e c r e t a r i a , q u e d e b e r e s p o n d e r a l a c o n f i a n z a
q u e s u s u p e r i o r deposita en ella al confiarle y compartir informacin
confidencial. Por ello, debecomunicar a su superior informacin que a l
mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o
beneficio. Los lmites de esta divulgacin vanmarcados por el sentido de lealtad y
la integridad que conforman el perfil personalde la secretaria.
Relaciones con sus compaeros
La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relacin con
suscompaeros.
La discrecin es un elemento especfico en las relaciones externas de la
secretaria yel fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el
secreto profesional.
LaSe c r e t a r i a d e b e s e r c o n s c i e n t e q u e l a d i s c r e c i n e s a l g o d e u n
a i m p o r t a n c i a fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan
resultar faltas levesde respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a
compaeros, comentarioshirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar
pblicamente de la calidad tcnica deun superior), para la secretaria es
algo vinculado a su comportamiento profesional.

Es obligacin de toda secretaria prestar su colaboracin a todos su colegas,


cuandosea necesaria su intervencin para que nos e produzcan atrasos en el
trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus
servicios.

Relaciones con la empresa

La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y


cooperacin a suempresa y ha de conocer, as mismo, los objetivos y la poltica
interna de la misma.

La secretaria no aceptar remuneracin profesional que no sea por su


salario,incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le est prohibido
aceptar g r a t i f i c a c i o n e s e c o n m i c a s u o t r a s c o m p e n s a c i o n e s q u e e
s t n d i r e c t a m e n t e relacionadas con la transmisin de informacin.

La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no


debiendoaceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.
En relacin con su profesin

La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que
sutrabajo se ejecute al ms alto nivel de rendimiento. Demostrar
permanentementeafn de superacin y proactividad, tanto en lo personal como en
su contribucin a laempresa.

La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier prctica que pueda perjudicar


lareputacin de su profesin.

Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar


avinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.- A s c e n s o s n o
m e r e c i d o s y, c o m o c o n s e c u e n c i a m a y o r r e m u n e r a c i n d e l a q u e le
corresponde en el trabajo que desempea, impidiendo el ascenso de
otraspersonas que por su experiencia, y conocimientos y aos de servicio lo
tienenms merecido.-
Conseguir que personas que no estn preparadas
p a r a e l e j e r c i c i o d e l secretariado ejecuten las tareas propias de esta
profesin.- C o n s e g u i r q u e p e r s o n a s q u e n o e s t n
p r e p a r a d a s p a r a e l e j e r c i c i o d e l secretariado ejecuten las
tareas propias de esta profesin.- H a d e s e r c o n s c i e n t e d e q u e
r e p r e s e n t a u n c o l e c t i v o a l q u e t i e n e l a o b l i g a c i n de defender y
enaltecer.- H a de conseguir que se respete el Cdigo
D e o n t o l g i c o d e s u p r o f e s i n . E n este sentido, es apropiado que
sea instrumento de difusin del mismo, tanto para afirmar los valores
contenidos en el cdigo como para ampararse en l.
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