Asociacin Espaola de Documentacin e Informacin

DOCUMENTOS DE TRABAJO

1
MAYO 2011 - 1 revisin

Normalizacin
archivstica

Autora:
Rosario Lpaz Prez
 PRESENTACIN

S
obre la base de su experiencia docente y su poltica de divulgacin, SEDIC inicia una
coleccin de publicaciones cuyo objetivo es sintetizar la informacin bsica sobre aquellos
aspectos que se consideran de especial impacto, actualidad e inters, desarrollando
documentos de trabajo que abunden sobre los materiales docentes, ampliados y preparados en
un formato polivalente de utilidad tanto como publicacin en lnea como impresa.

SEDIC inaugurar as un rea de trabajo de mayor alcance que los cursos de formacin
presenciales y virtuales, con la ventaja de ser, al mismo tiempo, un complemento a estas
herramientas de formacin. Se tratar de documentos prcticos en formato digital, que se
distribuirn a los socios de SEDIC y a cualquier otro profesional interesado. Con esta iniciativa,
SEDIC quiere ir ms all en el proceso de formacin continua actualizada, y de autoformacin de
los profesionales de Biblioteconoma y Documentacin.

SEDIC espera que estos documentos breves puedan ser aprovechados por bibliotecarios,
documentalistas, archiveros y gestores de informacin en general, para mejorar su rendimiento y
sus conocimientos profesionales. Se pretende que estos textos, sin prdida de calidad, tengan un
carcter dinmico y prctico de aplicacin inmediata en el trabajo diario.

El primero de estos documentos, que os presentamos se ocupa de la Normativa nacional e

internacional sobre Descripcin Archivstica, con el objetivo de facilitar su comprensin y
correcta aplicacin en los procesos de gestin de los documentos.

Vocala de Publicaciones de Sedic

> Normalizacin Archivstica



Asociacin Espaola de Documentacin e Informacin
Comit editorial:
Paz Fernndez y Fernndez-Cuesta
Myriam Martnez San Emeterio
Carmen Morales de Sanabria
Editorial:
SEDIC. Asociacin Espaola de
Documentacin e Informacin Cientfica
www.sedic.es
Autora:
Rosario Lpaz Prez
DISEO:
Jos Manuel Gonzlez
PATROCINADO POR:
Licencia Creative Commons:
Normalizacin Archivstica por Rosario Lpaz
Prez se encuentra bajo una Licencia Creative
Commons Reconocimiento-NoComercial-
SinObraDerivada 3.0 Espaa.
No se permite un uso comercial de la obra
original ni la generacin de obras derivadas.
Rosario Lpaz Prez
Licenciada en Ciencias Polticas y Sociologa por la UNED
y en Geografa e Historia por la Universidad de Salamanca.
Magster Artis en Administracin Pblica por el Instituto
Universitario Ortega y Gasset. Documentalista Especializada
por la Universidad Complutense de Madrid.
Especialidad
Gestin de archivos de empresa.
Gestin estratgica de informacin
en entidades pblicas empresariales.
Gestin documental corporativa.
Diseo de sistemas de gestin de documentos de archivo.
Creacin de productos de informacin jurdica
para los rganos de decisin de sociedades industriales.
Historial profesional
Tcnico documentalista en el Banco de Espaa,
2009-Abril 2011.
Tutora y Profesora de Archivstica y Legislacin en Estudio
de Tcnicas Documentales (ETD), 2008.
Documentalista-Politloga en el Colegio Nacional
de Doctores y Licenciados en Ciencias Polticas y Sociologa
de Madrid, 2006-2008
Archivera en la Secretara del Consejo de la Sociedad
Estatal de Participaciones Industriales (SEPI), 1988-2002.
Documentalista, 1986-1988.
> Normalizacin Archivstica

 NDICE

1 Introduccin 5

2 Normas Internacionales 6

2.1 Norma Internacional de descripcin

Archivstica - ISAD (G) 2 edicin 2000. 7

2.2 Norma Internacional sobre los Registros

de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones,
Personas y Familias - ISAAR (CPF) 2 edicin, 2004. 15

2.3 Norma Internacional para la

descripcin de funciones - ISDF 1 edicin, 2007. 20

2.4 Norma Internacional para describir Instituciones

que custodian Fondos de Archivo- ISDIAH 1 edicin, 2008. 25

3 Normas Nacionales 32

3.1 Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (NEDA). 33

3.2 Otras normas nacionales: recursos electrnicos. 40

4 Conclusiones 41

5 Enlaces y glosario 44
> Normalizacin Archivstica


Volver al NDICE
1

INTRODUCCIN

L
a normalizacin hoy en da abarca la
totalidad de nuestra vida. Existen normas
para casi todo, y dada la naturaleza del
mundo globalizado en que vivimos, la mayora
tienen un alcance internacional, de ah la
importancia de la International Organization for
Standardization (ISO), en el campo especfico
de las Ciencias de la Documentacin.
A pesar de la complejidad que conlleva
la normalizacin en archivos es posible y
necesaria, principalmente, por razones de
coste, cooperacin, integracin y preservacin.
Las normas de descripcin son un canon
de comunicacin entre los gestores de
documentos y los usuarios, y su desarrollo
conllevar una mejor comprensin, tanto de
los instrumentos de descripcin como de
la propia naturaleza de los documentos y el
contenido de los mismos.
Asimismo, hay que tener en cuenta que la
normalizacin va a favorecer el desarrollo
de los archivos y lograr una mayor agilidad
en el intercambio de informacin entre los
archiveros y los dems profesionales de la
informacin.
En los archivos hay que hacer frente a un
nmero de documentos que crece de manera
exponencial, as se habla de hiperinflacin
documental contempornea, sin que los
recursos ni el tiempo del que disponemos
se puedan dedicar al tratamiento de los
documentos. La experiencia de compartir
informacin en el entorno archivstico est
muy condicionada por el carcter nico y
seriado de los documentos de archivo.
elementos informativos contenidos en la
descripcin archivstica implica conocer
qu datos son realmente tiles a la hora de
intercambiar, para que sean stos y no otros los
que normalicemos.
Para ello, se necesita hacer una revisin de
qu es lo que queremos comunicar, para qu
y por qu hacerlo, cmo lo vamos a llevar
a cabo y para quin vamos a normalizar las
descripciones del contenido de los archivos.
De esta manera, podremos realizar con
xito el intercambio y la comunicacin de la
informacin contenida en los documentos de
nuestro archivo.
SEDIC considera que, por razones de
cooperacin e intercambio de informacin,
reunir en una gua las principales normas
archivsticas internacionales y nacionales
facilitar a la comunidad archivstica la
consulta inmediata de estas normas, utilizando
patrones comunes de descripcin. Por tanto,
esta gua tiene por objetivo fundamental
dotar a los profesionales de las Ciencias de
la Documentacin de un instrumento de
descripcin en lnea, as como de un directorio
de recursos electrnicos, para facilitar el
acceso y consulta de las reas y elementos
de descripcin de las principales normas
archivsticas internacionales y nacionales.
> Normalizacin Archivstica

En la comunidad archivstica surge la necesidad

de trabajar con formatos normalizados
para que la informacin contenida en los
documentos se pueda, adems de compartir,
intercambiar. La normalizacin de los


Volver al NDICE
2

NORMAS
INTERNACIONALES

> Normalizacin Archivstica


 Volver al NDICE

2.1 Norma Internacional de descripcin Archivstica

- ISAD (G) 2 edicin, 2000

La norma General International Standard Archival Description ISAD (G), constituye una gua general para
la elaboracin de descripciones archivsticas. En el texto de la norma se especifica que: Debe utilizarse
juntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de las normas nacionales.
Esta norma es, ante todo, un punto de partida.

Como herramienta de gestin archivstica tiene como objetivo fundamental dotar a los archivos de
especificaciones elementales para la elaboracin de descripciones archivsticas compatibles a nivel
nacional e internacional. Estas descripciones podrn aplicarse con independencia del tipo documental o
soporte fsico de los documentos de archivo.

2.1.1 Estructura de la norma

La norma determina la representacin de la informacin mediante

26 elementos agrupados en 7 reas de informacin:

1.- rea de identificacin: informacin esencial para identificar

la unidad de descripcin.

2.- rea de contexto: informacin acerca del origen y custodia

de la unidad de descripcin.

3.- rea de contenido y estructura: informacin sobre el tema principal

de los documentos y la organizacin de la unidad de descripcin.

4.- rea de Condiciones de acceso y uso: informacin acerca

de la disponibilidad de la unidad de descripcin.

5.-rea de documentacin asociada: informacin acerca de los materiales

que tengan una relacin importante con la unidad de descripcin.

6.- rea de notas: informacin especializada y que

no se puede acomodar en ninguna de las otras reas.
> Normalizacin Archivstica

7.- rea de control de la descripcin: informacin sobre cmo, cundo,

y por qu se ha preparado la descripcin archivstica.


 Volver al NDICE
REA RECOGE
1
Informacin esencial
REA para identificar la unidad
de descripcin
DE IDENTIFICACIN
2
Informacin acerca
REA del origen y custodia de la
unidad de descripcin
DE CONTEXTO
3
Informacin sobre
REA DE CONTENIDO el tema principal de
los documentos y la
Y ESTRUCTURA organizacin de la unidad
de descripcin
4
Informacin acerca de la
REA DE CONDICIONES disponibilidad de la unidad
de descripcin
DE ACCESO Y USO
5
Informacin acerca de los
REA DE materiales que tengan una
relacin importante con la
DOCUMENTACIN unidad de descripcin
ASOCIADA
6
Informacin especializada
REA y que no se puede
acomodar en ninguna
DE NOTAS de las otras reas
7
Informacin sobre cmo,
REA DE CONTROL cundo, y por qu se ha Reglas (s) o normas.
preparado la descripcin
DE LA DESCRIPCIN archivstica
2 NORMAS INTERNACIONALES
Elementos de descripcin
Cdigo (s) de referencia.
Ttulo.
Fecha (s).
Nivel de descripcin.
Volumen y soporte de la unidad de descripcin
(cantidad, tamao o dimensiones).
Nombre(s) del productor (es).
Historia institucional.
Historia archivstica.
Forma de ingreso.
Alcance y contenido.
Valoracin, seleccin y eliminacin.
Nuevos ingresos.
Organizacin.
Condiciones de acceso.
Condiciones de reproduccin.
Lengua / escritura de los documentos.
Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos.
Instrumentos de descripcin.
Existencia y localizacin de los documentos originales.
Existencia y localizacin de copias.
Unidades de descripcin relacionadas.
Nota de publicaciones.
Nota.
> Normalizacin Archivstica
Nota del archivero.
Fecha(s) de las descripciones.

 Volver al NDICE

2.1.2 Niveles de descripcin propuestos para la norma

1. Fondo

2. Subfondo

3. Serie

4. Subserie

5. Unidad documental compuesta/ Expediente

6. Unidad documental simple / Documento

2.1.3 Elementos esenciales de descripcin

1. Cdigo de referencia (signatura).

2. Ttulo.

3. Productor.

4. Fecha (s).

5. Extensin de la unidad de descripcin.

6. Nivel de descripcin (fondo, serie, unidad documental).

> Normalizacin Archivstica


 Volver al NDICE
2.1.4 EJEMPLOS DE DESCRIPCIN
A) Nivel de descripcin: Fondo
Archivo General de la Administracin:
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=2&txt_id_fondo=167475
REA DE IDENTIFICACIN
Cdigo de Referencia:
ES.28005.AGA/1.1.2.1.1.2.17.268
Titulo Nombre atribuido:
ESTADOS UNIDOS. Embajada de Espaa en Washington
Fecha Creacin:
1778 - 1981
Nivel de Descripcin:
Fondo
REA DE CONTEXTO
Historia Institucional / Resea Biogrfica:
La representacin diplomtica de Espaa en los Estados Unidos
de Amrica se establece despus de la Independencia de la
colonia inglesa en el ao 1776. La referencia ms temprana que
conservamos data de 17781. Nace como Legacin y no como
Embajada.
En 1785 se enva al primer Encargado de Negocios, Diego de
Gardoqui, que fue tambin Secretario de estado y del Despacho
de Hacienda, lo que demuestra los intereses econmicos en el
comienzo de sta misin diplomtica.
La primera sede de la Legacin espaola estuvo en la ciudad de
Filadelfia y posteriormente, a principios del siglo XIX, se traslad a
Washington pasando a adquirir la categora de Embajada.
Durante todo el siglo XIX, el embajador espaol ser de los testigos
esenciales de los cambios polticos que convulsionan a las colonias
espaolas de Ultramar. La informacin que el representante
diplomtico enva al Ministerio de Estado, a travs de sus
despachos, es decisiva para orientar el rumbo de la poltica exterior
del Gobierno de Espaa respecto a sus posesiones americanas.
Durante la Guerra hispanoamericana de 1898-1899, en la que
se decide el futuro de Cuba, Filipinas y Puerto Rico, la Embajada
permanece cerrada y se volver a abrir tras el tratado de Pars
(1900) que pone fin a la contienda.
Ya en el siglo XX y una vez perdidas las ltimas colonias
americanas, se produce un viraje de los intereses espaoles en el
exterior hacia frica. En esta nueva coyuntura poltica, el papel
poltico del Embajador de Washington pierde importancia y pasa a
ocuparse de otras cuestiones: econmicas, comerciales, culturales,
etc.
2 NORMAS INTERNACIONALES
Existe un importante movimiento e intercambio intelectual
entre ambos pases durante la dcada de los aos 20 y 30 y que
est perfectamente documentado en la Embajada a travs del
envo de estudiantes y pensionados, conferencias de profesores,
exposiciones de artistas espaoles, intercambio de publicaciones,
creacin de Centros Espaoles en las universidades Americanas,
etc.
Incluso un intelectual de primer orden como Salvador de
Madariaga es nombrado Embajador en Washington entre 1931-
1934.
Durante la Guerra Civil llegaron numerosos donativos y ayuda
humanitaria desde EE.UU, y este pas es uno de los principales
destinos del exilio poltico espaol en Amrica.
Despus de la Segunda Guerra Mundial, la Embajada espaola
canalizar el envo de la ayuda americana a los aliados europeos.
Forma de Ingreso:
TRANSFERENCIA
Origen del Ingreso:
Este fondo ha sido enviado desde Washington al Archivo General
de la Administracin a travs del Archivo Central del Ministerio de
Asuntos Exteriores en dos transferencias. La primera data del 1 de
julio de 1977 y tiene nmero de registro 198 del Registro General
de entrada y la segunda es de 25 de noviembre de 1985 y est
registrada con el nmero 814.
Fecha del Ingreso:
1977-08-01
Nombre de/l (los) productor/es:
ESTADOS UNIDOS. Embajada de Espaa en Washington
ESTADOS UNIDOS. Legacin de Espaa en Washington
REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
Alcance y Contenido:
La documentacin producida por la Embajada de Espaa en
Washington es una fuente documental imprescindible para
el estudio de la evolucin de la independencia de las colonias
espaolas en el siglo XIX. Esto es as, sobre todo, en el caso de las
islas de Cuba, Puerto Rico y Filipinas, las cuales se emanciparon
de Espaa tras la Guerra con EE.UU. y pasaron a depender
> Normalizacin Archivstica
polticamente de este ltimo pas.
Desde su entrada en funcionamiento, la misin fundamental del
embajador espaol en Filadelfia y luego en Washington, ser
estar informando del Estado general de las colonias espaolas,
-situacin poltica, econmica y social- y comunicar tal estado
de cosas al Ministro de Estado en Madrid. As lo constata la serie
documental ms antigua, la correspondencia de la Embajada con
la Intendencia de la Habana, fechada desde el ao 1785.
10
 Volver al NDICE
La correspondencia es genricamente la serie documental ms
importante del fondo documental de la Embajada. Es el soporte
natural fsico de la negociacin en las relaciones diplomticas. Las
series de correspondencia ms interesante para este periodo son:
- Correspondencia del Embajador con
el Ministro de Estado Espaol.
- Correspondencia del Embajador con los Consulados
y Viceconsulados dependientes de la Embajada de
Washington.
- Correspondencia del Embajador con el Secretario
de Estado del gobierno de los EE.UU.
A principios del siglo XX, finalizada la guerra hispanoamericana
de 1898, encontramos entre la documentacin producida por la
Embajada, numerosos expedientes de reclamacin de ciudadanos
espaoles. Se trata de una importante serie documental de
carcter econmico y fuente documental para estudiar la historia
financiera del momento. Se compone de reclamaciones de
ciudadanos espaoles en las que se solicitan indemnizaciones
econmicas por la confiscacin de sus bienes por parte de las
autoridades de las antiguas colonias de Cuba, Puerto Rico y
Filipinas.
Valoracin, Seleccin, Eliminacin:
No se han llevado a cabo estudios de valoracin de series
documentales en este fondo documental
Nuevos Ingresos:
No existen transferencias regulares de carcter anual.
Organizacin Contenido:
Los fondos del Servicio Exterior conservados en el Archivo General
de la Administracin estn compuesto por los archivos de las
misiones diplomticas y estn ordenados alfabticamente por
pases (ordenacin alfabtico - geogrfica).
Estado de Conservacin:
Bueno
Observaciones sobre el Estado de Conservacin:
Existen unidades de instalacin retiradas temporalmente de
consulta por deterioro, producido en los traslados desde el archivo.
REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN
Condiciones de Acceso:
La normativa que regula el acceso a los fondos de titularidad
estatal es la siguiente:
- Artculo 105b de la Constitucin Espaola de 1978.
- Artculos 62 y 57.1 de la Ley 16/1985 de Patrimonio
Histrico Espaol.
- Artculo 37 de la Ley 30/92 de RJAP y del P.A.C.
Respecto al mbito cronolgico de este fondo, la documentacin
conservada del siglo XX puede verse afectada por dos de las
excepciones a la libre consulta que marca la Ley de Patrimonio:
a) Documentos que afectan a materias clasificadas segn la
Ley de Secretos Oficiales o cuya difusin pueda entraar
riesgos para la Seguridad y Defensa del Estado Espaol.
b) Documentos que contengan datos de ndole personal cuyo
conocimiento pueda afectar a la seguridad de las personas,
su honor, intimidad y propia imagen.
Asimismo, el manejo de los documentos puede verse limitado
por el mal estado de conservacin o por hallarse inmersos
en alguna de las fases del tratamiento archivstico del fondo
documental.
Lengua/Escritura de la Documentacin:
Castellano y ocasionalmente, ingls.
Caractersticas Fsicas y Requisitos Tcnicos:
Documentacin textual
Instrumentos de Descripcin:
(10)026.001 ESTADOS UNIDOS. Embajada de Espaa en
Washington (1778-1981)
(10)026.002 ESTADOS UNIDOS. Embajada de Espaa en
Washington (1778-1981)
(10)005.000 Libros del Servicio Exterior (1784-1981)
REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA
Unidades Relacionadas por Procedencia:
(10)021.000 ESTADOS UNIDOS. Consulado de Espaa en Filadelfia
(10)022.000 ESTADOS UNIDOS. Consulado de Espaa
en Los ngeles
(10)023.000 ESTADOS UNIDOS. Consulado de Espaa
en Nueva Orleans
(10)024.001 ESTADOS UNIDOS. Consulado de Espaa
en Nueva York
(10)024.002 ESTADOS UNIDOS. Consulado de Espaa
en Nueva York
(10)025.000 ESTADOS UNIDOS. Consulado de Espaa
en San Francisco
Otras Unidades Relacionadas:
ARCHIVO GENERAL DE SIMANCAS. Secretara de Estado.
ARCHIVO HISTRICO NACIONAL. Secretara de Estado.
ARCHIVO GENERAL DEL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES.
REA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN
Notas del Archivero:
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN
Departamento de Descripcin y Conservacin
Fecha de la Descripcin:
2008-01-03
> Normalizacin Archivstica
SOPORTE Y VOLUMEN
1873 Caja(s) 9 Libro(s)
11
 Volver al NDICE
B) Nivel de descripcin: Serie
Archivo General de la Administracin:
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_id_desc_ud=2603937&fromagenda=N
REA DE IDENTIFICACIN
Cdigo de Referencia:
ES.28005.AGA/1.1.2.1.1.1.234.321.1
Titulo Nombre atribuido:
Expedientes de clasificacin de pensiones de viudedad y orfandad
de funcionarios
Fecha Formacin:
Predomina, 1869 - Predomina, 1930
Observaciones sobre Fecha Formacin Inicial:
1690 (fecha segn descripcin)
Observaciones sobre Fecha Formacin Final:
1992 (fecha segn descripcin)
Nivel de Descripcin:
Serie
REA DE CONTEXTO
Historia Archivstica:
Cada uno de los expedientes de clasificacin de pensin de
viudedad y orfandad conserva, entre otros datos, los nombres de
los beneficiarios y titulares, el nmero de orden y ao en que se
realiz la clasificacin de la pensin. En l se conservan todos los
documentos justificativos de su derecho.
El origen del Archivo General de la Deuda y Clases Pasivas est en
la documentacin generada por la Caja de Amortizacin de Vales,
creada en 1799, y la Real Caja de Consolidacin (1800). En 1811 se
crea la Junta de Crdito Pblico y en 1815 la Direccin de la Deuda,
que por Real Decreto de 1903 pasar a ser la Direccin General de
la Deuda y Clases Pasivas.
El Archivo General del Ministerio de Hacienda pas a depender del
Cuerpo de Facultativo de Archiveros en 1893 y, con l, el Archivo de
la Deuda. Su primera ubicacin fue en la llamada Casa del Platero,
en la calle del Marqus de Malpica. Tras diversos traslados se instala
en la calle de Argumosa en 1913.
Estos expedientes se encontraban en 1471 legajos, y posterior-
mente se reinstalaron en cajas normalizadas que se localizan en el
mdulo 12 del Archivo General de la Administracin.
Junto a la documentacin lleg un fichero onomstico que serva
para el control y localizacin de cada expediente de pensin de
viudas y hurfanos.
Forma de Ingreso:
TRANSFERENCIA
2 NORMAS INTERNACIONALES
Observaciones del Ingreso:
Registro General de Entrada, n 189
Origen del Ingreso:
Transferencia realizada desde el Ministerio de Hacienda,
con nmero de Registro General de Entrada 189
Fecha del Ingreso:
1977-03-25
Nombre de/l (los) productor/es:
Ministerio de Economa y Hacienda. Secretara de Estado de
Hacienda. Direccin General de Gastos de Perso
nal. Subdireccin
General de Clases Pasivas (1983-1987)
Ministerio de Economa y Hacienda. Secretara de Estado de
Hacienda. Secretara General de Planificacin y Presupuestos.
Direccin General de Costes de Personal y Pensiones Pblicas
(1987-1996)
Ministerio de Economa y Hacienda. Secretara de Estado de
Presupuestos y Gastos. Direccin General de Costes de Personal
y Pensiones Pblicas. Subdireccin General de Gestin de Clases
Pasivas (1996-2000)
Ministerio de Hacienda. Direccin General de Clases Pasivas (1899-
1903)
Ministerio de Hacienda. Direccin General de la Deuda Pblica
(1833-1903)
Ministerio de Hacienda. Direccin General de la Deuda y Clases
Pasivas (1903-1957)
Ministerio de Hacienda. Direccin General del Tesoro, Deuda
Pblica y Clases Pasivas (1957-1968)
Ministerio de Hacienda. Direccin General del Tesoro y
Presupuestos. Subdireccin General de Clases Pasivas (1968-1982)
Secretara del Despacho de Hacienda. Direccin General de la
Deuda Pblica (1815-1833)
Secretara del Despacho de Hacienda. Junta de
l Crdito Pblico
(1811-1815)
REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
Alcance y Contenido:
Expedientes de clasificacin de pensiones de viudedad y orfandad
de funcionario pblicos de 1869 a 1911, desde el apellido A hasta
la G (incompleto).
Se trata de los expedientes de los funcionarios del Estado que han
causado jubilacin, pensin u orfandad. El expediente de clasifica-
cin o principal est compuesto por todos los documentos justi-
ficativos de su derecho (hojas de servicio, partidas de nacimiento,
matrimonio o defuncin, testamentos, etc.)
Esta serie documental se complementara con la de expedientes
> Normalizacin Archivstica
de ordenacin de la pensionista, compuesta por las rdenes de
pago a las distintas Delegaciones, y en los que figuran el nombre
y apellidos, fecha y cuanta de la pensin, as como el lugar donde
se cobra.
Tanto los expedientes de pensiones como los de jubilaciones de
personal civil tienen el expediente de clasificacin y el de ordena-
cin. Para el personal militar en este archivo slo se localizan los
12
 Volver al NDICE

expedientes de ordenacin, puesto que los de clasificacin se con- - (01)010.004 Expedientes de clasificacin de jubilados
servan en el archivo del Consejo Supremo de Justicia Militar. Del (1869-1911). En papel y base de datos.
personal de Magisterio slo estn los expedientes de clasificacin.
- (01)010.006.001 Expedientes de clasificacin de jubilados
Valoracin, Seleccin, Eliminacin: de Magisterio. En papel y PARES.
Conservacin histrica. Su contenido est destinado a los investi-
- (01)010.006.002 Expedientes de clasificacin de pensiones
gadores y a fines de difusin cultural.
de viudedad y orfandad de Magisterio. En papel y PARES.
Aunque ocurre en muy pocos expedientes, algunos tienen docu-
mentos con fechas posteriores a 1960. - (01)007.017 Clases Pasivas (en papel). Contiene las siguientes
series documentales:
Expedientes de ordenacin de Mesadas.
REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN
Expedientes de ordenacin del Montepo Militar.
Instrumentos de Descripcin:
Expedientes de ordenacin de Cruces.
(01)010.005 Inventario de expedientes de clasificacin de pensio-
Expedientes de ordenacin del Montepo Civil.
nes de viudedad y orfandad de funcionarios
Expedientes de ordenacin de retirados.
Expedientes de ordenacin de excedentes y cesantes.
REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA
Unidades Relacionadas por Procedencia:
REA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN
En los siguientes archivos, se pueden consultar tambin expedien-
Notas del Archivero:
tes de Clases Pasivas:
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN
Archivo Histrico Nacional, Fondos Contemporneos. Expedientes
Departamento de Descripcin y Conservacin
de Clases Pasivas anteriores a 1869.
Fecha de la Descripcin:
Archivo Central de Clases Pasivas (Direccin General de Costes de
2009-03-13
Personal y Pensiones Pblicas) en la calle de Argumosa, para los
expedientes posteriores a 1911.
En el Archivo General de la Administracin, hay otros IDDs con
expedientes relativos a Clases Pasivas: SOPORTE Y VOLUMEN
2762 Caja(s)

C) Nivel de descripcin: Unidad documental compuesta

Centro Documental de la Memoria Histrica:

http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_id_desc_ud=628066&fromagenda=N

REA DE IDENTIFICACIN TRASLADO DE COMBATIENTES A RETAGUARDIA. SOLICITUD DE

Cdigo de Referencia: EJEMPLARES DEL PLAN DE OBRAS HIDRAULICAS CONFECCIONADO
ES.37274.CDMH/1.38.8.5.2403.1617.8//PS-MADRID,CAR.24,LEG.10 POR MANUEL LORENZO PARDO, COMUNICACIONES DE
4,EXP.11 DETENCIONES, SOLICITUDES DE LIBERACION DE DETENIDOS,
Titulo Nombre atribuido: ENVIOS A LAS EMISORAS CNT Y RADIO UNION DE NOTAS PARA
> Normalizacin Archivstica

DOCUMENTACION DEL SINDICATO UNICO DE TECNICAS DE SU RADIODIFUSION, SOLICITUDES DE PERMISO PARA ASISTIR A
MADRID (C.N.T.). CONTIENE: NOTIFICACIONES DEL MODO DE CURSOS, PETICIONES DE CONFORMIDAD CON LA DESIGNACION
PAGAR LAS COTIZACIONES, INFORMES, ACUSES DE RECIBO, DE UN PROFESOR, PRESENTACIONES DE PROFESORES, PETICIONES
NOTIFICACIONES DE ENVIO DE SELLOS DE COTIZACIONES, DE COLABORACION PARA LA REVISTA TECNICOS, CERTIFICADOS,
PETICION DE UNA MAQUINA DE ESCRIBIR, PRESENTACIONES DESIGNACION ES CARTAS PERSONALES.
PARA LA CONCESION DE VALES DE COMIDA, SOLICITUDES DE Fecha Creacin:
1937-01-23 - 1937-07-28
Nivel de Descripcin:
Unidad Documental Compuesta

13
 Volver al NDICE 2 NORMAS INTERNACIONALES

REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA CNT. COMITE NACIONAL. VALENCIA

Alcance y Contenido:
DOCUMENTACION DEL SINDICATO UNICO DE TECNICAS DE
MADRID (C.N.T.).
CONTIENE: NOTIFICACIONES DEL MODO DE PAGAR LAS
COTIZACIONES, INFORMES, ACUSES DE RECIBO, NOTIFICACIONES
DE ENVIO DE SELLOS DE COTIZACIONES, PETICION DE UNA
MAQUINA DE ESCRIBIR, PRESENTACIONES PARA LA CONCESION
DE VALES DE COMIDA, SOLICITUDES DE TRASLADO DE
COMBATIENTES A RETAGUARDIA. SOLICITUD DE EJEMPLARES
DEL PLAN DE OBRAS HIDRAULICAS CONFECCIONADO POR
MANUEL LORENZO PARDO, COMUNICACIONES DE DETENCIONES,
SOLICITUDES DE LIBERACION DE DETENIDOS, ENVIOS A
LAS EMISORAS CNT Y RADIO UNION DE NOTAS PARA SU GRAO (VALENCIA)
RADIODIFUSION, SOLICITUDES DE PERMISO PARA ASISTIR A
CURSOS, PETICIONES DE CONFORMIDAD CON LA DESIGNACION
DE UN PROFESOR, PRESENTACIONES DE PROFESORES, PETICIONES
DE COLABORACION PARA LA REVISTA TECNICOS, CERTIFICADOS,
DESIGNACIONES CARTAS PERSONALES.
Estado de Conservacin:
Bueno
REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN
ndices de Descripcin:
ATENEO LIBERTARIO DE GUINDALERA-PROSPERIDAD (MADRID)
BRIGADA MOVIL DE CHOQUE N 1
BRIGADA N 26 VANGUARDIA ROJA (MADRID?) Fecha de la Descripcin:
BRIGADA STAJANOV
CNT (EMISORA DE RADIO?) (MADRID?)
CNT. FEDERACION LOCAL DE SINDICATOS DE MADRID
CNT. SINDICATO NACIONAL DE TRANSPORTE MARITIMO. COMITE
NACIONAL. GRAO (VALENCIA)
CNT. SINDICATO UNICO DE LA INDUSTRIA CINEMATOGRAFICA DE
MADRID
CNT. SINDICATO UNICO DE TECNICOS DE MADRID
CNT. SINDICATO UNICO GASTRONOMICO DE MADRID
COMITE DE INCAUTACIONES?
COMITE PRO-PRESOS DE LA REGIONAL CENTRO
FUERZAS DE DEFENSA DE MADRID. COMISION DE
FORTIFICACIONES
GUADALAJARA
HOSPITAL FEDERICO URALES. GUADALAJARA
JUVENTUDES LIBERTARIAS. COMARCAL MANCHEGA. MANZANARES
(CIUDAD REAL)
Manzanares
MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS. CONSTRUCCION DE DEPOSITOS
DE GASOLINA
UGT. AGRUPACION SINDICAL DE TECNICOS DE LA INDUSTRIA DE
MADRID
UNION RADIO (EMISORA DE RADIO?) (MADRID?)
AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN
2003-03-31

SOPORTE Y VOLUMEN
1 Expediente(s)
52 Folio (fol., inf)

D) Nivel de descripcin: Unidad documental SIMPLE

Seccin Nobleza del Archivo Histrico Nacional:

http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_id_desc_ud=3989760&fromagenda=N

REA DE IDENTIFICACIN Fecha Creacin:

Cdigo de Referencia: Aproximada, 1666-01-01 - Aproximada, 1797-12-31
ES.41168.SNAHN/1.4.4.3.4//BORNOS,C.452,D.6 Nivel de Descripcin:
Ttulo: Unidad Documental Simple
Inventario de los bienes de Francisco de Manzano y cuenta de lo REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
> Normalizacin Archivstica

que qued a su muerte, cuenta de los bienes de Diego Luis de Estado de Conservacin:
Riao, renuncia de la legtima de Fray Jernimo Snchez, cuentas Bueno
y particiones entre Jose Garca y Juan Garca, cuentas y particiones
de los bienes de Francisco Lpez, cuentas y particiones de Antonio
REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN
Mercado y Morales, testamento y particin de Mara de Tapia y
Lengua/Escritura de la Documentacin:
Mercado e hijuelas por muerte del Marqus de Paredes, Jose de
Espaol Cortesana
Orovio y Recalde
Caractersticas Fsicas y Requisitos Tcnicos:
Copia

14
 Volver al NDICE

ndices de Descripcin: Riao Meneses, Diego Luis de, I conde de Villariezo (1613-1709)
Cuentas Rovio Recalde, Jos de, marqus de Paredes
Garca, Jos Snchez, Jernimo
Garca, Juan Tapia Mercado, Mara de
Herencias Testamentarias
Inventarios de bienes
Lpez, Francisco
REA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN
Manzano, Francisco de
Notas del Archivero:
Mercado Morales, Antonio del
Descripcin elaborada por Antonio Camacho Rodrguez
Paredes, marqueses de
Reglas o Normas:
ISAD(G) 2 Edicin

2.2 Norma Internacional sobre los Registros de

Autoridad de Archivos relativos a Instituciones,
Personas y Familias - ISAAR (CPF) 2 edicin, 2004

La norma International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families ISAAR
(CPF), sirve de gua para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de
entidades (instituciones, personas y familias), asociadas a la produccin y a la gestin de archivos.

El objetivo fundamental de esta norma es ofrecer reglas generales para la normalizacin de las descripciones
archivsticas, en relacin a los productores de documentos de archivos para asegurar la comprensin de con-
ceptos, en el contexto de gestin de los archivos.
La segunda edicin de la norma ISAAR (CPF) es una versin ampliada y reestructurada de la primera edicin
correspondiente a 1996. Esta primera edicin estaba estructurada en tres reas de informacin: rea de Con-
trol de Autoridad, rea de Informacin y rea de Notas.
La segunda edicin contiene cuatro reas de informacin: rea de Identificacin (semejante al rea de Control
de Autoridad); rea de Descripcin (similar al rea de Informacin de la primera edicin); rea de Relaciones y
rea de Control (que se asemeja a la anterior rea de Notas).
Adems, esta ltima edicin contiene un captulo que describe el modo en que los registros de autoridad de
archivos se pueden vincular a los documentos de archivo y a otros recursos, incluyendo las descripciones archi-
vsticas realizadas conforme a la norma ISAD (G).
> Normalizacin Archivstica

15
 Volver al NDICE 2 NORMAS INTERNACIONALES

2.2.1 Estructura de la norma

La norma se estructura en cuatro reas de informacin:

1.- rea de identificacin: proporciona informacin que identifica unvocamente

a la entidad que se est describiendo y que define un punto de acceso normalizado.

2.- rea de descripcin: proporciona informacin pertinente sobre la naturaleza,

contexto y actividades de la entidad que se est describiendo.

3.- rea de relaciones: se consignan y describen las relaciones con otras instituciones,
personas y/o familias.

4.- rea de control: se identifica de forma unvoca el registro de autoridad y se incluye

la informacin necesaria sobre cmo, cundo y por qu agencia se cre y actualiz el
registro de autoridad.

REA RECOGE Elementos de descripcin

1
Informacin esencial
REA para identificar el
encabezamiento de
DE IDENTIFICACIN autoridad.
Tipo de entidad
Forma(s) autorizada (s)del nombre
Formas paralelas del nombre
Formas normalizadas del nombre segn otras reglas
Identificadores para instituciones

2
Informacin relevante Fechas de existencia
REA sobre naturaleza, contexto Historia
y actividades Lugares
DE DESCRIPCIN de la institucin, persona Estatuto jurdico
o familia. Funcin, ocupaciones y actividades
Atribucin (es) Fuente (s) legal (es)
Estructura (s) interna (s) Genealoga
Contexto general

3
Informacin acerca Nombre (s) Identificadores de las Instituciones, personas o
REA de las relaciones con otras familias relacionadas
instituciones, personas Naturaleza de la relacin
DE RELACIONES y familias. Descripcin de la relacin

4
Informacin para controlar Identificador del registro de autoridad
> Normalizacin Archivstica

REA los encabezamientos. Identificadores de la institucin

Reglas y/o convenciones
DE CONTROL Incluye la informacin Estado de elaboracin
necesaria sobre cmo, Nivel de detalle
cundo y por qu agencia Fechas de creacin, revisin o eliminacin
se cre y actualiz el Lengua (s) y escritura (s)
registro de autoridad. Fuentes
Notas de mantenimiento

16
 Volver al NDICE

2.2.2 Elementos esenciales del registro de autoridad

A. 1.- rea de identificacin: Tipo de entidad.

B. 1.- rea de identificacin: Forma autorizada del nombre.
C. 2.- rea de descripcin: Fechas de existencia.
D. 4.- rea de control: Identificador del registro de autoridad.

Relacin de instituciones, personas, y familias, con documentos de archivo y otros recursos

La norma ISAAR contiene una serie de orientaciones sobre la forma en que se pueden establecer vnculos en el
marco de un sistema de descripcin archivstica. Estos vnculos se establecen entre los registros de autoridad
de archivos con cualquier otro recurso informativo de inters.
La informacin se puede establecer bajo las formas siguientes:

- Texto narrativo.
- Texto estructurado.
- Enlaces con los recursos relacionados.

Dado que la ISAAR aborda slo una parte de los requisitos necesarios para el intercambio de informacin de
autoridades de archivos, se ha contemplado la necesidad de establecer un formato de comunicacin adecua-
do para todos los archivos que participen en dicho intercambio.
Este formato de comunicacin es el denominado Encoded Archival Context (EAC) o Contexto Archivstico Codifi-
cado, basado en la tecnologa XML. Regula de manera detallada la estructura y codificacin de datos de las
descripciones de instituciones, familias y personas, constituyendo un estndar para el intercambio/comunica-
cin de descripciones conforme a la ISAAR (CPF).

2.2.3 EJEMPLO DE DESCRIPCIN PARA UNA INSTITUCIN

institucin: CONSEJO DE GUERRA

Enlace a la norma ISAAR:

http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf

1. REA DE IDENTIFICACIN existencia

1.1 Tipo de entidad Institucin Fechas ISO 8601: 1516/1834-03-24
1.2 Forma(s) autorizadas del nombre
Consejo de Guerra 2.2 Historia No existe una fecha exacta de constitucin del Conse-
1.5 Otras formas del jo de Guerra. La primera mencin data de 1516. Fue suprimido el
nombre 24 de marzo de 1834.
> Normalizacin Archivstica

Consejo de la Guerra
Consejo de Guerra y Marina 2.3 Lugar(es) - Valladolid (sede habitual hasta 1561 y en 1601-
Supremo Consejo de Guerra 1605)
Real y Supremo Consejo de Guerra - Madrid (sede en 1561-1601 y 1606-1834)

2.4 Estatuto jurdico

2. REA DE DESCRIPCIN
Organismo de la Administracin Central del Estado (1516 probable
2.1 Fechas de 1516 (probable)/1834-03-24
- 1834)

17
 Volver al NDICE 2 NORMAS INTERNACIONALES

2.5 Funciones, ocupaciones y actividades 2.8 Contexto general

La finalidad del Consejo de Guerra fue la resolucin de todos los La inexistencia en el Antiguo Rgimen de un sistema reglado,
asuntos relacionados con el mbito militar. Simultneamente tuvo sometido a una ley de procedimiento, dificulta la fijacin exacta del
competencias judiciales y gubernativas. Por las primeras entenda periodo de vigencia del cuerpo normativo, que rara vez contempla
en todas las causas civiles y criminales en las que intervena per- este aspecto. Por ello, en el elemento 5.2.6 no se ha consignado
sonal militar. Por las segundas resolva cuestiones de levas y reclu- el intervalo de fechas en que las fuentes de autoridad se aplican o
tamientos, nombramientos de jefes militares, aprovisionamiento, estn vigentes con plena eficacia legal.
construccin de navos, preparacin de armadas, fabricacin de
armamento, sistemas defensivos, hospitales, ejrcitos permanentes
3. REA DE RELACIONES
de la Pennsula (guardas y milicias...).
Primera Relacin
En el siglo XVIII con la creacin de la Secretara del Despacho
Forma autorizada del nombre
Universal de la Guerra las atribuciones del Consejo quedaron redu-
cidas a cuestiones contenciosas y judiciales, asuntos de protocolo
3.1 Nombre(s)/ Consejo Real de Castilla
e interpretacin de ordenanzas y reglamentos militares. El mbito
Identificador(es) de instituciones, personas o familias
territorial de actuacin se limit a la Pennsula, Islas Baleares y
relacionadas
Canarias as como norte de frica.
Identificador del registro de autoridad
ES47161AGS/RA00002
2.6 Atribucion(es)/ Fuente(s) legal(es)
- Instrucciones de 13-VI-1586 por las que se crean y definen
3.2 Naturaleza de la relacin
las secretaras de Tierra y Mar.
Temporal
- Real Cdula de 14-IV-1646 sobre divisin de la Secretara
de Tierra en dos: Secretara de Tierra- Catalua y Secretara
3.3 Descripcin de la relacin
de Tierra- Extremadura.
Descripcin especfica Predecesor
- Real Decreto de 2-X-1706 reduciendo a una las
dos secretaras del Consejo.
3.4 Fechas de la relacin
- Real Decreto de Nueva Planta para
1516 (probable)
el Consejo de Guerra de 23-IV- 1714
Fecha ISO 8601 1516
- Real Decreto de Nueva Planta para el Consejo
de Guerra de 23- VIII- 1715.
Segunda Relacin
- Real Decreto de Nueva Planta para el Consejo
Forma
de Guerra de 20-I-1717.
autorizada
- Real Cdula de Nueva Planta para el Supremo
del nombre
Consejo de la Guerra de 4-XI-1773.
- Decreto de 24-III-1834 de supresin del Consejo de Guerra.
3.1 Nombre(s)/ Tribunal Supremo de Guerra y Marina
Identificador(es) de instituciones, personas o familias
2.7 Estructura(s) interna(s)/ Genealoga
relacionadas
Hasta 1586 la organizacin interna del Consejo de Guerra fue
Identificador del registro de autoridad
mnima. Con el Rey como presidente, el Consejo estaba constituido
ES47161AGS/RA00003
por varios consejeros y un secretario, que lo era a su vez de otros
consejos, ayudado por oficiales, escribientes y restante personal
3.2 Naturaleza de la relacin
subalterno. A partir de 1554 un auditor se encargaba de las mate-
Temporal
rias judiciales y se ampla el nmero de consejeros, oscilando entre
cinco y diez. En 1586 la Secretara del Consejo de Guerra se desdo-
3.3 Descripcin de la relacin
bla en Secretara de Tierra y Secretara de Mar. El mayor control de
Descripcin especfica Sucesor
dos reas conflictivas determin la divisin en 1646 de la Secretara
de Tierra en dos: Secretara de Tierra-Catalua y Secretara de
3.4 Fechas de la relacin
Tierra -Extremadura. Tras el advenimiento de la dinasta borb-
1834-03-24
nica a principios del siglo XVIII sufri sucesivas reorganizaciones
Fecha ISO 8601 1834-03-24
administrativas acorde con sus nuevas funciones. Las secretaras
1834
se unificaron en 1706. En 1717 la planta del Consejo se redujo en
cuanto a su nmero de consejeros, divididos en militares y toga-
dos, la presidencia recay en el Secretario del Despacho de Guerra 4. REA DE CONTROL
y la secretara desaparece, tramitndose la actividad administrativa 4.1 Identificador del registro de autoridad
a travs de la Escribana de Cmara. La nueva planta del ao 1773 ES47161AGS/RA00001
reserva, como tradicionalmente ocurri, la presidencia a la persona Forma autorizada del nombre
del Rey, amplia a veinte el nmero de consejeros, diez natos y diez Archivo General de Simancas
> Normalizacin Archivstica

asistentes, divididos en sala de gobierno y justicia, y de nuevo Cdigo ES-47161AGS

restituye la figura del secretario. La plantilla se completa con dos
fiscales, tres relatores, un escribano de cmara, abogado, agente 4.2 Identificador(es) de la Agencia
fiscal, procurador, oficiales, escribientes, alguaciles y porteros. Esta Norma de identificacin
estructura permaneci prcticamente estable hasta su supresin ISO 15511 - Information and documentation - Internationa
l standard
en 1834. identifier for libraries and related organizations (ISIL) , Geneva:
Inter
national Organization for Standardization, 2003.
50

18
 Volver al NDICE

4.3 Reglas y/o convenciones FERNNDEZ CONTI, Santiago. El gobierno de los asuntos de la
- Norma de estructura de datos bsica: ISAAR (CPF) International guerra en Castilla durante el reinado del emperador Carlos V (1516-
Standard Archival Authority Record For Corporate Bodies, Persons 1558). In Intrex : Instituciones y elites de poder en la monarqua
and Families, 2nd ed., Canberra: International Council on Archi- hispana durante el siglo XVI. Madrid: Universidad Autnoma de
ves, 2004. Madrid, 1992, p. 47-105.
- Norma de contenido de datos: Reglas de catalogacin. Ed.
nueva- GOODMAN, David. Spanish naval power, 1589-1665: reconstruction
mente rev. Madrid: Ministerio de Educacin y Cultura, Centro de and defeat. Cambridge: Cambrigde University Press, 1997.
publicaciones: Boletn Oficial del Estado, 1999. OYA OZORES, Francisco de. Promptuario del Consejo de Guerra,
- Norma de codificacin de fechas: ISO 8601 - Data elements and y Jurisdiccin Militar, en que se refieren el instituto, govierno, y
interchange formats - Information interchange - Representation of facultades de este Supremo Tribunal, y los casos en que compete, o
dates and times, 2nd ed., Geneva: International Organization for se limita el fuero militar..., segn Ordenanzas, y Reales resoluciones.
Standardization, 2000. [Madrid] : [s.n.], 1740.
- Norma de codificacin de pas: ISO 3166 - Codes for the represen- THOMPSON, I.A.A. Guerra y decadencia: gobierno y administracin
tation of names of countries, Geneva: International Organization en la Espaa de los Austrias, 1560-1620. Barcelona: Crtica, 1981.
for Standardization, 1997.
- Norma de codificacin de institucin: ISO 15511 - Information and 4.9 Notas de mantenimiento
documentation - International standard identifier for libraries and Registro de autoridad creado por Julia Rodrguez de Diego.
related organizations (ISIL), Geneva: International Organization for
Standardization, 2003.
5. RELACIN DE INSTITUCIONES, PERSONAS Y FAMILIAS CON
- Norma de codificacin de lengua: ISO 639-2 - Codes for the repre-
DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS RECURSOS
sentation of names of languages, Alpha-3 code, Geneva: Interna-
Primer Recurso Relacionado
tional Organization for Standardization, 1998.
- Norma de codificacin de escritura: ISO 15924 - Codes for the rep-
5.1 Identificador y ttulo del recurso relacionado
resentation of names of scripts, Geneva: International Organization
Ttulo Consejo de Guerra
for Standardization, 2001.
Identificador nico
- Norma de referencias bibliogrficas: ISO 690 - Documentation
ES47161AGS/10
-Bibliographic references - Content, form and structure, Geneva:
International Organization for Standardization, 1987.
5.2 Tipo de recurso relacionado
Fondo
4.4 Estado
Finalizado
5.3 Naturaleza de la relacin
Productor
4.5 Nivel de detalle
Fechas a visualizar 1386/1706
Completo
Fecha ISO 8601 1386/1706
Fecha ISO 8601 de creacin
5.4 Fechas del recurso relacionado y/o de la relacin
4.6 Fechas de creacin, revisin o eliminaciones
Tipo de fecha Fechas de formacin
2002-10-25
Segundo Recurso Relacionado
Fecha ISO 8601 de revisin
2003-12-05
5.5 Identificador y ttulo del recurso relacionado
Espaol en escritura latina.
Ttulo Depsito de la Guerra Identificador nico ES28079AGMM/1
Cdigo ISO
639-2
5.6 Tipo de recurso relacionado
Spa
Coleccin
4.7 Legua(s) y escritura(s)
5.7 Naturaleza del a relacin
Cdigo ISO 15024
Productor
Latn
52
Fechas a visualizar
4.8 Fuentes
1568 /1738
ANDJAR CASTILLO, Francisco. Consejo y consejeros de Guerra en
Fecha ISO 8601
el siglo XVIII. Granada: Universidad de Granada, 1996.
1568 /1738
DOMNGUEZ NAFRA, Juan Carlos. El Real y Supremo Consejo de
Guerra (siglos XVI -XVIII). Madrid: Centro de Estudios Polticos y
5.8 Fechas del recurso relacionado y/o de la relacin
Constitucionales, 2001.
Tipo de fecha Fechas de creacin
FERNNDEZ CONTI, Santiago. Los Consejos de Estado y Guerra de
> Normalizacin Archivstica

la monarqua hispana en tiempos de Felipe II (1548-1598). [Valla-

dolid]: Consejera de Educacin y Cultura, 1998.

19
 Volver al NDICE 2 NORMAS INTERNACIONALES

2.3 Norma Internacional para la descripcin

de funciones - ISDF 1 edicin, 2007

La norma International Standard for Describing 3) Identificar la documentacin asociada tanto en

Functions (ISDF), tiene como objetivo fundamental archivos histricos como administrativos
elaborar descripciones de las funciones de
instituciones que aparecen vinculadas con la
produccin y conservacin de documentos.
2.3.1 Estructura de la norma
Esta norma proporciona elementos necesarios para:

Estructurada en cuatro reas de informacin:

1) Identificar los documentos generados por las
instituciones de acuerdo con sus funciones, 1.- rea de identificacin
al objeto de facilitar su control y acceso.
2.- rea de contexto
2) Elaborar catlogos de funciones para identificar las
3.- rea de relaciones
que duplican responsabilidades en la administracin
pblica. 4.- rea de control

REA RECOGE Elementos de descripcin

1
Informacin que identifica
REA unvocamente la funcin
y que define un punto de
DE IDENTIFICACIN acceso normalizado.
Tipo
Forma (s) autorizada (s)del nombre
Formas paralelas del nombre
Otra(s) forma(s) del nombre
Clasificacin

2
Informacin sobre la Fechas
REA naturaleza y contexto de la Descripcin
DE CONTEXTO funcin. Historia
Legislacin

3
Informacin en la que se Forma(s) autorizada(s) del nombre/Identificado
REA consignan y describen de la funcin relacionada
las relaciones con otras Tipo
DE RELACIONES funciones. Categora de la relacin
Descripcin de la relacin
Fecha de la relacin

4
Se identifica de forma Identificador de la funcin
> Normalizacin Archivstica

REA unvoca la descripcin de Identificador (es) de institucin(es)

una funcin y se
DE CONTROL incluye informacin sobre
cmo, cundo y por qu
la institucin se cre y
actualiz la descripcin.
Reglas y/o convenciones utilizadas
Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fechas de creacin, revisin o eliminacin
Lengua(s) y escritura(s)
Fuentes
Notas de mantenimiento

20
 Volver al NDICE

2.3.2 Elementos esenciales de la ISDF

Los elementos esenciales necesarios para realizar una descripcin de funcin

son tres:
1. Tipo, perteneciente al REA DE IDENTIFICACIN, primera rea de descripcin.
2. Forma(s) autorizada(s) del nombre perteneciente al REA DE IDENTIFICACIN, primera rea de
descripcin.
3. Identificador de la descripcin de funcin, elemento que pertenece al REA DE CONTROL, cuarta de la
descripcin.

Vinculacin de las funciones con las instituciones, los documentos de archivo y otros recursos
En el contexto de un sistema de descripcin archivstica, la ISDF establece la posibilidad de crear vnculos de
las posibles relaciones de las funciones con las descripciones de instituciones, documentos de archivo o de
cualquier otro recurso de informacin que se pretenda relacionar.

La ISDF proporciona tres elementos necesarios para efectuar dichas relaciones:

1. Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/ttulo de la entidad relacionada.
2. Naturaleza de la relacin.
3. Fechas de la relacin.

2.3.3 EJEMPLOS DE DESCRIPCIN SUBFUNCIN Y ACTIVIDAD

Ejemplo 1

Descripcin de Sub-funcin:
http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva.pdf

REA DE IDENTIFICACIN Decreto Foral 68/1995, de 13 de marzo, por el que se aprueban los
1.1 Tipo Sub-funcin Estatutos de la Universidad Pblica de Navarra.
1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre Decreto Foral 110/2003, de 12 de mayo, por el que se aprueban los
Organizacin de la investigacin Estatutos de la Universidad Pblica de Navarra
1.3 Forma(s) paralela(s) del nombre
1.4 Otra(s) forma(s) del nombre
REA DE RELACIONES
1.5 Clasificacin L101
Primera relacin
3.1.1 Forma(s) autorizada(s) del nombre /
REA DE CONTEXTO Gestin de la investigacin
2.1 Fechas 1987-ISO 8601 1987/9999
3.1.2 Identificador de la funcin relacionada
2.2 Descripcin. ES UPNA L100
Entre los diferentes elementos que abarca la gestin de la inves-
tigacin, la organizacin de sta se centra en la elaboracin del 3.2 Tipo Funcin
censo y catlogo de grupos de investigacin, en la gestin de los
> Normalizacin Archivstica

datos de los grupos de investigacin en marcha y en la gestin de 3.3 Categora de relacin

la actividad del personal investigador en formacin, tanto en lo re- Jerrquica
lativo a investigadores becarios como a investigadores extranjeros.
3.4 Descripcin de la relacin
2.3 Historia La gestin de la investigacin es la funcin principal de la sub-fun-
cin de organizacin de la investigacin.
2.4 Legislacin Ley Orgnica 11/1983, de 25 de agosto,
de Reforma Universitaria. 3.5 Fechas de la 1987- relacin
Ley Orgnica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. ISO 8601 1987/9999

21
 Volver al NDICE 2 NORMAS INTERNACIONALES

Segunda relacin Quinta relacin

3.1 Forma(s) autorizada(s) del nombre / 3.1 Forma(s) autorizada(s) del nombre /
Elaboracin del censo y el catlogo de grupos de investigacin Elaboracin de las memorias de investigacin
Identificador de la funcin relacionada
Identificador de la funcin relacionada ES UPNA A115
ES UPNA L102
3.2 Tipo Actividad
3.2 Tipo Actividad
3.3 Categora de relacin
3.3 Categora de relacin Jerrquica
Jerrquica
3.4 Descripcin de la relacin
3.4 Descripcin de la relacin La elaboracin de las memorias de investigacin es una actividad
La elaboracin del censo y el cat
logo de grupos de inv
estigacin de la subfuncin de organizacin de la investigacin.
es una actividad de la sub-funcin de organizacin de la
investigacin. 3.5 Fechas de la relacin 1987-ISO 8601 1987/9999

3.5 Fechas de la relacin 1987

REA DEL CONTROL
ISO 8601 1987/9999
4.1 Identificador de la descripcin de funcin
ES UPNA L101
Tercera relacin
4.2 Identificador(es) de institucin(es)
3.1 Forma(s) autorizada(s) del nombre /
Universidad Pblica de Navarra
Gestin de los datos de los grupos de investigacin en marcha
4.3 Reglas y/o convenciones utilizadas
Identificador de la funcin relacionada
ISDF Norma internacional para la descripcin de funciones, 1 ed.,
ES UPNA L103
Consejo Internacional de Archivos, 2008.
ISO 8601 Elementos de datos y formatos de intercambio Inter-
3.2 Tipo Actividad
cambio de informacin Representacin de fechas y horas, 3 ed.,
Ginebra:
3.3 Categora de relacin
Organizacin Internacional de Normalizacin, 2004.
Jerrquica
Cuadro de clasificacin de documentos de la Universidad Pblica
de Navarra
3.4 Descripcin de la relacin
La gestin de los datos relativos a los grupos de investigacin en
(sitio web del Archivo General de la Universidad:
marcha es una actividad de la sub-funcin de organizacin de la
http://www.unavarra.es/servicio/pdf/Codificacionclasificacion05.pdf
investigacin.
(consultado el 8 de enero de 2008).
3.5 Fechas de la relacin 1987-
4.4 Estado de elaboracin
ISO 8601 1987/9999
Finalizado

4.5 Nivel de detalle

Cuarta relacin
Completo
3.1 Forma(s) autorizada(s) del nombre /
Gestin de los expedientes del personal investigador en formacin
4.6 Fechas de creacin, revisin o eliminacin
ISO 8601 Fecha de creacin: 2008-01-08
Identificador de la funcin relacionada
Espaol en escritura latina
ES UPNA L104
ISO 639-2 spa
3.2 Tipo Actividad
4.7 Lengua(s) y escritura(s)
ISO 15924 latn
3.3 Categora de relacin
Jerrquica
4.8 Fuentes Manual de procedimientos administrativos. Pamplo-
na, Universidad Pblica de Navarra, 2003. (Sitio web del Archivo
3.4 Descripcin de la relacin
General de la Universidad Pblica de Navarra:
La gestin de los expedientes del personal investigador en for-
> Normalizacin Archivstica

http://www.unavarra.es/servicio/archivo_proadmon.htm
macin es una actividad de la sub-funcin de organizacin de la
(consultado el 8 de enero de 2008)
investigacin.
4.9 Notas de mantenimiento
3.5 Fechas de la relacin 1987-
Descripcin elaborada por Joaquim Llans Sanjuan (Archivo Gene-
ISO 8601 1987/9999
ral de la Universidad Pblica de Navarra).

22
 Volver al NDICE

VINCULACIN DE LAS FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES, 2 Naturaleza de la relacin

LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS RECURSOS Unidad de la Universidad Pblica de Navarra implicada en el desa-
Primera relacin rrollo de la sub-funcin.
Forma(s) autorizada(s) del nombre
3 Fechas de la relacin
Universidad Pblica de Navarra
1987- ISO 8601 1987/9999
1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/ttulo de la
entidad relacionada Cuarta relacin
Identificador ES UPNA 00.00 Forma(s) autorizada(s) del nombre
Universidad Pblica de Navarra. Comisin de Investigacin
2 Naturaleza de la relacin
Institucin que desarrolla la sub-funcin. 1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del
nombre/ttulo de la entidad relacionada
3 Fechas de la relacin
Identificador ES UPNA CI
1987- ISO 8601 1987/9999
2 Naturaleza de la relacin
Segunda relacin rgano de la Universidad Pblica de Navarra implicado en el desa-
Forma(s) autorizada(s) del nombre rrollo de la sub-funcin.
Universidad Pblica de Navarra. Vicerrectorado de Investiga-
3 Fechas de la relacin
cin
1987-ISO 8601 1987/9999
1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del
nombre/ttulo de la entidad relacionada Quinta relacin
Identificador ES UPNA 30.00 Forma(s) autorizada(s) del nombre
Universidad Pblica de Navarra. Comisin de Doctorado
2 Naturaleza de la relacin
rgano de la Universidad Pblica de Navarra implicado en el desa-
6.1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/ttulo de
rrollo de la sub-funcin.
la entidad relacionada
3 Fechas de la relacin Identificador ES UPNA CD
1987- ISO 8601 1987/9999
6.2 Naturaleza de la relacin
Tercera relacin rgano de la Universidad Pblica de Navarra implicado en el desa-
Forma(s) autorizada(s) del nombre rrollo de la sub-funcin
Universidad Pblica de Navarra. Servicio de Investigacin
1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/ttulo de la 6.3 Fechas de la relacin
entidad relacionada 1987- ISO 8601 1987/9999
Identificador ES UPNA 11.06

Ejemplo 2

REA DE IDENTIFICACIN La resolucin de la Comisin de Investigacin incluye asimismo

1.1 Tipo Actividad
1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre
Elaboracin del censo y el catlogo de grupos de investigacin
1.3 Forma(s)paralela(s) del nombre
1.4 Otra(s) forma(s) del nombre
1.5 Clasificacin L102
REA DE CONTEXTO
2.1 Fechas 1987- ISO 8601 1987/9999
2.2 Descripcin El objeto de la actividad consiste en la elaboracin
del catlogo de grupos de investigacin de la Universidad Pblica
la aprobacin del baremo para valorar la actividad investigadora
de los grupos, aspecto ste que es tenido en cuenta para diversas
convocatorias de ayudas a la investigacin.
La informacin del catlogo de grupos de investigacin es la base
para la confeccin posterior de la memoria de investigacin.
2.3 Historia
2.4 Legislacin
Ley Orgnica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades.
Decreto Foral 68/1995, de 13 de marzo, por el que se aprueban los
Estatutos de la Universidad Pblica de Navarra.
Decreto Foral 110/2003, de 12 de mayo, por el que se aprueban los
Estatutos de la Universidad Pblica de Navarra.
> Normalizacin Archivstica

de Navarra, incluyendo el baremo para valorar la actividad

investigadora de cada grupo.
El catlogo tiene una periodicidad anual, de acuerdo con una REA DE RELACIONES
convocatoria especfica que lanza la Comisin de Investigacin 3.1 Forma(s) autorizada(s) del nombre /
de la Universidad, mediante la cual se abre un plazo para la Organizacin de la investigacin
presentacin de documentos concernientes a la creacin de Identificador de la funcin relacionada
nuevos grupos y para la actualizacin de los datos de los grupos ya ES UPNA L101
censados.
3.2 Tipo Sub-funcin

23
 Volver al NDICE 2 NORMAS INTERNACIONALES

3.3 Categora de relacin ES UPNA 00.00

Jerrquica 2 Naturaleza de la relacin
Institucin que desarrolla la actividad.
3.4 Descripcin de la relacin 3 Fechas de la relacin 1987 ISO 8601 1987/9999
La elaboracin del censo y el catlogo de grupos de investigacin
es una actividad de la sub-funcin de organizacin de la Segunda relacin
investigacin. Forma(s) autorizada(s) del nombre
Universidad Pblica de Navarra. Vicerrectorado de
3.5 Fechas de la relacin 1987- ISO 8601 1987/9999 Investigacin
1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/ttulo de la
entidad relacionada
REA DE CONTROL
Identificador ES UPNA 30.00
4.1 Identificador de la descripcin de funcin
Naturaleza de la relacin
ES UPNA L102
rgano de la Universidad Pblica de Navarra implicado en el
4.2 Identificador(es) de institucin(es)
desarrollo de la actividad.
Universidad Pblica de Navarra
3 Fechas de larelacin 1987- ISO 8601 1987/9999
4.3 Reglas y/o convenciones utilizadas
Tercera relacin
ISDF Norma internacional para la descripcin de funciones, 1 ed.,
Forma(s) autorizada(s) del nombre
Consejo Internacional de Archivos, 2008.
Universidad Pblica de Navarra. Servicio de Investigacin
ISO 8601 Elementos de datos y formatos de intercambio
1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/ttulo de la
Intercambio de informacin Representacin de fechas y horas, 3
entidad relacionada
ed., Ginebra:
Identificador ES UPNA 11.06
Organizacin Internacional de Normalizacin, 2004.
2 Naturaleza de la relacin
Cuadro de clasificacin de documentos de la Universidad Pblica
Unidad de la Universidad Pblica de Navarra implicada en el
de Navarra
desarrollo de la actividad.
3 Fechas de la relacin 1987-ISO 8601 1987/9999
(sitio web del Archivo General de la Universidad:
http://www.unavarra.es/servicio/pdf/Codificacionclasificacion05.pdf
Cuarta relacin
(consultado el 8 de enero de 2008).
Forma(s) autorizada(s) del nombre
Universidad Pblica de Navarra. Comisin de Investigacin
4.4 Estado de elaboracin
1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/ttulo de la
Finalizado
entidad relacionada
Identificador ES UPNA CI
4.5 Nivel de detalle
2 Naturaleza de la relacin
Completo
rgano de la Universidad Pblica de Navarra implicado en el
desarrollo de la actividad.
4.6 Fechas de creacin, de revisin o de eliminacin
3 Fechas de la relacin 1987ISO 8601 1987/9999
ISO 8601 Fecha de creacin: 2008-01-08.
Espaol en escritura latina.
Quinta relacin
ISO 639-2 spa
Forma(s) autorizada(s) del nombre
Universidad Pblica de Navarra. Comisin de Doctorado
4.7 Lengua(s) y escritura(s)
1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del
ISO 15924 latn
nombre/ttulo de la entidad relacionada
Identificador ES UPNA CD
4.8 Fuentes Manual de procedimientos administrativos. Pamplona,
2 Naturaleza de la relacin
Universidad Pblica de Navarra, 2003.
rgano de la Universidad Pblica de Navarra implicado en el
(Sitio web del Archivo General de la Universidad
desarrollo de la actividad.
Pblica de Navarra:
3 Fechas de la relacin 1987-ISO 8601 1987/9999
http://www.unavarra.es/servicio/archivo_proadmon.htm
(consultado el 8 de enero de 2008).
Sexta relacin
Ttulo Expedientes de convocatoria de elaboracin del censo y
4.9 Notas de mantenimiento
catlogo de grupos de investigacin.
Descripcin elaborada por Joaquim Llans Sanjuan (Archivo
1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/ttulo de la
General de la Universidad Pblica de Navarra).
entidad relacionada
Identificador ES UPNA CA 1/2004 (36)
> Normalizacin Archivstica

VINCULACIN DE LAS FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES, 2 Naturaleza de la relacin

LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS RECURSOS Serie producto de la realizacin de la actividad.10
Primera relacin 3 Fechas de la relacin 1987-ISO 8601 1987/9999
1 Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/ttulo de la
entidad relacionada
Forma(s) autorizada(s) del nombre
Universidad Pblica de Navarra
Identificador

24
 Volver al NDICE

2.4 Norma Internacional para describir

Instituciones que custodian Fondos de Archivo
- ISDIAH 1 edicin, 2008.

La norma International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH), establece las reglas
generales para la normalizacin de la descripcin de instituciones que conservan fondos de archivo.
Esta norma proporciona, principalmente, directrices prcticas para identificar y contactar con las instituciones
que tienen fondos de archivo, acceder a los mismos as como a los servicios que la institucin ofrece.
Las descripciones realizadas segn ISDIAH son tiles para describir instituciones como unidades dentro de un
sistema de descripcin archivstica, as como para servir de punto de acceso normalizado a las mismas, docu-
mentar las relaciones entre las instituciones y los documentos de archivo que custodian.
La ISDIAH ha sido elaborada para utilizarse conjuntamente con la norma ISAD(G) Norma Internacional General
de Descripcin Archivstica, la ISAAR(CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos rela-
tivos a Instituciones, Personas y Familias, la ISDF Norma Internacional para la Descripcin de Funciones, y con las
normas nacionales de descripcin archivstica.

2.4.1 Estructura Y USO de la norma

Los elementos de la descripcin estn organizados

en 6 reas de informacin:

1. rea de identificacin: incluye la informacin que identifica unvocamente

a la institucin que se est describiendo y que define un punto de acceso normalizado.

2. rea de contacto: proporciona informacin sobre cmo contactar

con la institucin que se est describiendo.

3. rea de descripcin: incluye la informacin pertinente sobre la historia

de la institucin que se est describiendo, su estructura y poltica de ingresos, etc.

4. rea de acceso: consigna los datos correspondientes sobre el acceso a la institucin

que se est describiendo: horario de apertura al pblico, acceso libre o restringido, etc.

5. rea de servicios: incluye la informacin necesaria relativa a los servicios tcnicos

que la institucin ofrece.

6. rea de control: identifica de forma univoca la descripcin de la institucin y se incluye

la informacin necesaria sobre cmo, cundo y por qu agencia se cre y actualiz la descripcin.
> Normalizacin Archivstica

25
 Volver al NDICE
REA RECOGE
1
Informacin que identifica
REA unvocamente a la
institucin detentora de los
DE IDENTIFICACIN fondos de archivo que se
est describiendo.
2
Informacin sobre cmo
REA contactar con la institucin
detentora de los fondos
DE CONTACTO de archivo que se est
describiendo.
3
Informacin pertinente
REA sobre la historia de la
institucin detentora de los
DE DESCRIPCIN fondos de archivo que se
est describiendo, su
estructura y poltica de
ingresos, etc.
4
Se consigna los datos
REA correspondientes sobre
el acceso a la institucin
DE ACCESO detentora de los fondos
de archivo que se est
describiendo: horario de
apertura al pblico, acceso
libre o restringido, etc.
5
Se incluye la informacin
REA necesaria relativa a los
servicios tcnicos que la
DE SERVICIO institucin detentora de los
fondos de archivo ofrece
6
Se identifica de forma
REA univoca la descripcin de
la institucin detentora
DE CONTROL de los fondos de archivo y
se incluye la informacin
necesaria sobre cmo,
cundo y por qu agencia
se cre y actualiz la
descripcin
2 NORMAS INTERNACIONALES
Elementos de descripcin
Identificador
Forma(s) autorizada(s) del nombre
Formas paralela del nombre
Otra(s) forma(s) del nombre
Tipo de institucin que conserva los fondos de archivo
Localizacin y direccin(es)
Telfono, fax, correo electrnico
Personas de contacto
Historia de la institucin que custodia los fondos de archivo
Contexto cultural y geogrfico
Atribuciones/Fuentes legales
Estructura administrativa
Gestin de documentos y poltica de ingresos
Edificio(s)
Fondos y otras colecciones custodiadas
Instrumentos de descripcin, guas y publicaciones
Horarios de apertura
Condiciones y requisitos para el uso y el acceso
Accesibilidad
Servicios de ayuda a la investigacin
Servicios de reproduccin
Espacios pblicos
Identificador de la descripcin.
Identificador de la institucin
Reglas y/o convenciones
> Normalizacin Archivstica
Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fechas de creacin, revisin o eliminacin
Lengua(s) y escritura(s)
Fuentes.
Notas de mantenimiento
26
 Volver al NDICE

2.4.2 Elementos esenciales de la ISDIAH

Al objeto de elaborar descripciones de las instituciones que conservan documentos d

e archivo, todos los
elementos de esta norma son de gran utilidad, pero los siguientes elementos se consideran obligatorios:

1.- Identificador: 1.- REA DE IDENTIFICACIN elemento 1.1

2.- Forma(s) autorizada(s) del nombre: 1.- REA DE IDENTIFICACIN elemento 1.2
3.- Localizacin y direccin(es): 2.- REA DE CONTACTO elemento 2.1

Vinculacin de la descripcin de la Institucin archivstica con los documentos

de archivo y sus productores.
La norma ISDIAH orienta sobre la manera de establecer vnculos en el contexto de un sistema de descripcin
archivstica, ofreciendo la posibilidad de establecer relaciones entre la descripcin de las instituciones que
custodian los fondos de archivo con la descripcin de otros recursos archivsticos existentes.
Esta norma proporciona tres elementos necesarios para efectuar dichas relaciones:

1.- Ttulo e identificador del recurso archivstico relacionado.

2.- Descripcin de la relacin.
3.- Fechas de la relacin.
4.- Forma(s) autorizada(s) del nombre e identificador del registro de autoridad relacionado.

2.4.3 EJEMPLOS DE DESCRIPCIN

Archivo General de Indias :

http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDIAH_ESP.pdf

1 REA DE IDENTIFICACIN Espaa

1.1 Identificador Edificio de La Cilla
ES.41091.AGI C/ Santo Toms, 5
41071 Sevilla
1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre Espaa
Archivo General de Indias Sitio Web: http://www.mcu.es/archivos/MC/AGI/index.html

1.3 Forma(s) paralela(s) del nombre 2.2 Telfono, fax, correo electrnico
Telfono: +(34) 954500528
1.4 Otra(s) forma(s) del nombre +(34) 954500401
Archivo de Indias Fax: +(34) 954219485
AGI Correo electrnico: agi1@mcu.es
agi2@mcu.es
5 Tipo de institucin que conserva los fondos de archivo
Titularidad: Archivo de Titularidad Estatal 2.3 Personas de contacto Direccin
> Normalizacin Archivstica

Gestin: Administracin central M. Isabel Sim Rodrguez

Ciclo vital: Archivo histrico Correo electrnico: agi1@mcu.es
Tipologa: Archivo general del Estado Subdireccin
M. Antonia Colomar Albajar
Correo electrnico: agi2@mcu.es
2 REA DE CONTACTO
Departamento de Referencias
2.1 Localizacin y direccin (es) Edificio de La Lonja
Pilar Lzaro de la Escosura
Avenida de la Constitucin, 3
Correo electrnico: agi2@mcu.es
41071 Sevilla

27
 Volver al NDICE 2 NORMAS INTERNACIONALES

Departamento de Coordinacin y Normalizacin Isabel M. Tambin se conservan fondos hasta el segundo tercio del siglo XIX
Ceballos Aragn sobre las islas de Cuba y Filipinas que se mantienen como provin-
Correo electrnico: agi1@mcu.es cias espaolas hasta 1898.
Departamento de Conservacin
Falia Gonzlez Daz 3.3 Atribuciones/Fuentes legales
Correo electrnico: agi1@mcu.es - Ordenanzas para el Archivo General de Indias dadas por el rey
Servicio de Sistemas informticos Carlos IV. Madrid, 10 de enero de 1790.
Fernando Quesada Segura - Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol.
Correo electrnico: agi2@mcu.es - Real Decreto 760/2005, de 24 de junio, por el que se crea el Patro-
nato del Archivo General de Indias.
3 REA DE DESCRIPCIN
3.4 Estructura administrativa
3.1 Historia de la institucin que custodia los fondos
Direccin
de archivo.
Subdireccin
En 1785 naca por deseo del rey Carlos III el Archivo General de
Departamento de Referencias
Indias con el objeto de reunir en un solo lugar los documentos
Departamento de Coordinacin y Normalizacin
referentes a Indias hasta entonces dispersos en Simancas, Cdiz y
Departamento de Conservacin
Sevilla. El impulsor del proyecto fue don Jos de Glvez, secretario
Biblioteca Auxiliar
de Indias, y el ejecutor del mismo fue el acadmico e historiador
Administracin
don Juan Bautista Muoz, cosmgrafo mayor de Indias. El espln-
Secciones de Archivo
dido edificio, la Casa Lonja de Sevilla, que se construy en poca
Seccin I.: Patronato Real
de Felipe II sobre planos de Juan de Herrera sirve hasta hoy como
Seccin II: Contadura
sede del Archivo.
Seccin III: Casa de la Contratacin
Desde 1785, y en distintas remesas, se van incorporando los fondos
Seccin IV: Justicia
de las principales instituciones indianas: el Consejo de Indias, la
Seccin V: Gobierno
Casa de la Contratacin, los consulados, las secretaras de Estado
Seccin VI: Escribana de Cmara
y de Despacho hasta convertir el Archivo en el principal depsito
Seccin VII: Juzgado de Arribadas
documental para el estudio de la Administracin espaola en el
Seccin VIII: Direccin General de Correos
Nuevo Mundo, o, como se ha dicho hasta hacer de ello un tpico,
Seccin IX: Estado
hasta convertir el Archivo General de Indias en la meca del ameri-
Seccin X: Ultramar
canismo. Hoy el Archivo General de Indias conserva ms de cua-
Seccin XI: Papeles de Cuba
renta y tres mil legajos, instalados en nueve kilmetros lineales de
Seccin XII: Consulados
estanteras, con unos ochenta millones de pginas de documentos
Seccin XIII: Ttulos de Castilla
originales que permiten a diario profundizar en ms de tres siglos
Seccin XIV: Tribunal de Cuentas
de historia de todo un continente, desde Tierra de Fuego hasta el
Seccin XV: Diversos
sur de Estados Unidos, adems del Extremo Oriente espaol, las
Seccin XVI: Mapas y Planos
Filipinas: la historia poltica y la historia social, la historia econmica
3.5 Gestin de documentos y poltica de ingresos
y la de las mentalidades, la historia de la Iglesia y la historia del
Dado su carcter de archivo histrico de instituciones ya desapa-
arte... Los ms variados temas ocupan el inters de los miles de
recidas, los fondos que ingresan en el Archivo lo hacen de manera
investigadores que pasan por el Archivo: desde el descubrimiento,
excepcional mediante depsito, deposito comodato, donacin o
exploracin y conquista del Nuevo Mundo hasta la independen-
mediante adquisicin por parte del Estado.
cia; desde las instituciones polticas indianas hasta la historia de
El archivo tiene encomendada las funciones de custodia, organi-
los pueblos precolombinos; desde el intercambio comercial a los
zacin, descripcin, conservacin y difusin de los fondos en l
problemas de trfico martimo; desde la expansin misionera hasta
custodiados.
los aspectos inquisitoriales.
Tantos y tantos temas en los que el Archivo General de Indias va
3.6 Edificio(s) El Archivo General de Indias en la actualidad tiene
contribuyendo a lo largo del tiempo para obtener la ms completa
dos sedes, la Casa Lonja y la Cilla del Cabildo.
y documentada visin histrica de la Administracin espaola del
La Casa Lonja de mercaderes, haba sido construido en el ltimo
Nuevo Mundo.
tercio del siglo XVI para alojar al Consulado de Cargadores a Indias
de Sevilla. La construccin fue aprobada en 1582 y Juan de Herrera,
3.2 Contexto cultural y geogrfico
fue el encargado del diseo de un edificio cuya construccin se
La ciudad de Sevilla en la que se encuentra el Archivo fue elegida
prolong hasta 1646.
como sede teniendo en cuenta el papel destacado que haba teni-
El traslado de la sede del comercio ultramarino de Sevilla a Cdiz
do desde el Descubrimiento como puerto nico hasta el siglo XVIII
en 1717, quedando en Sevilla slo la Diputacin de comercio,
para el comercio y navegacin con Amrica y como sede de la Casa
ocasiona la infrautilizacin del edificio hasta la eleccin en 1781 de
de la Contratacin de Indias.
la Lonja de
> Normalizacin Archivstica

El mbito geogrfico al que se refiere la documentacin es muy

Mercaderes de Sevilla como sede del gran proyecto ilustrado que
amplio: todos los pases actuales del rea iberoamericana, y ade-
iba a ser el Archivo General de Indias.
ms, las Filipinas. Tambin existe abundante documentacin sobre
En planta cuadrada, de 56 metros de lado, con dos alturas sobre
otros pases limtrofes como los Estados Unidos, Brasil, etc.
lonja rodeada de columnas con cadenas, el edificio del Archivo
Por lo que se refiere al mbito cronolgico, ms de cuatro siglos
consiste fundamentalmente en un patio central rodeado por dos
se asoman a las pginas de sus documentos: desde 1492, en que se
naves cuadrangulares, una interior y otra exterior. Todo el edificio
toma contacto con el Nuevo Mundo hasta su independencia en el
es de piedra, con dos plantas abovedadas comunicadas por la
primer tercio del siglo XIX.
escalera monumental.

28
 Volver al NDICE
En el ao 1987 la UNESCO declar el edificio de la Lonja de Merca-
deres para figurar en la Lista del Patrimonio Mundial en virtud de
la Convencin para la Proteccin del Patrimonio Mundial Natural y
Cultural. Esta categora fue ratificada en el ao 2005.
Entre los aos 2001 y 2005, el Ministerio de Cultura ha acometido
obras de remodelacin en el edificio con el propsito de moderni-
zar sus instalaciones, mejorar el depsito de los documentos y ade-
cuar las galeras exteriores de la planta superior para la instalacin
de exposiciones temporales, en lo que constituye un itinerario para
visitas que recorre todo el edificio.
El espacio para la investigacin y la gestin del Archivo General de
Indias queda actualmente fuera de este emplazamiento, pero justo
a su costado.
El edificio conocido como la Cilla ha sido remodelado para
garantizar la compatibilidad de las funciones administrativas y
de investigacin con el desarrollo de las visitas y las exposiciones
en la lonja. Dicho edificio se apoya en el pao de muralla que del
Alczar parte hacia la Torre del Oro. De planta rectangular, la baja
sobre pilares y la primera sobre columnas, con bvedas badas. La
construccin cuenta tambin con dos niveles aadidos, uno bajo
la cubierta, y un stano. Los dos edificios estn unidos por un tnel
subterrneo para facilitar el movimiento de los fondos.
3.7 Fondos y otras colecciones custodiadas
Consejo de Indias: El fondo documental ms importante del
Archivo es sin duda el del Consejo de Indias. El proceso histrico
de incorporacin y tratamiento de los documentos ha conducido a
una actual organizacin relativamente compleja: Los documentos
de la Sala de Justicia del Consejo de Indias se encuentran en las
Secciones IV, Justicia y Seccin VI, Escribana de Cmara (Ingreso en
el Archivo en 1785 y 1790 respectivamente). El Consejo de Indias
acta tambin como tribunal superior de cuentas, a travs de la
Contadura General. Los documentos producidos en el ejercicio de
esta funcin se conservan principalmente en la Seccin II, Conta-
dura. Ingresaron en el Archivo General de Indias en 1786. Algunos
ms, los posteriores a
1760, llegaron a Sevilla en el siglo XIX y se incorporaron a la
Seccin V, Gobierno. Los documentos de la Sala de Gobierno se
encuentran en la Seccin V, Gobierno, en la Seccin I. Patronato y
en la Seccin X, Ultramar.
Secretaras de Estado y del Despacho: La mayora de las funcio-
nes de gobierno son asumidas en el siglo XVIII por las Secretaras
de Estado y del Despacho. Estos fondos se encuentran en la
Seccin V, Gobierno y en la Seccin X, Ultramar. Sin embargo, los
documentos relativos a Amrica de la Primera Secretara de Estado
(siglos XVIII-XIX), la encargada de asuntos exteriores, se conservan
en la Seccin IX, Estado.
La Casa de la Contratacin: Este fondo es el segundo en volumen
e importancia. Este organismo creado en 1503 en Sevilla y ubicado
en Cdiz desde 1717 hasta su extincin en 1790 controla el comer-
cio y envo de mercancas entre Espaa y Amrica, la organizacin Otros instrumentos:
y control de flotas y de la navegacin, control de los pasajeros a
Indias. La jurisdiccin civil en asuntos de compaas de comer-
cio, fletes, bienes de difuntos, contratos Forma la Seccin III,
Contratacin.
Secretara del Juzgado de Arribadas de Cdiz y Comisara
interventora de Hacienda pblica de Cdiz: tras la extincin de
la Casa de la Contratacin estos organismos heredan algunas de
las funciones de esta, forman la Seccin VII, Arribadas. Direccin
General de Correos: fondo remitido por el Ministerio de Ultramar,
constituye la Seccin VIII, Correos.
A fines del siglo XIX, en el momento final de las ltimas provincias
de Ultramar, lleg a Sevilla el archivo de la Capitana General de
Cuba
(seccin IX, Papeles de Cuba). Recoge los papeles de los goberna-
dores capitanes generales, de gran inters por la importancia que
adquiri esta Capitana General desde el momento de la inde-
pendencia y adems porque entre ellos se encuentran papeles de
otros archivos del Nuevo Mundo como los de Luisiana y Florida.
En la Seccin XII, Consulados se recogen los documentos de la
antigua Universidad de Cargadores a Indias, asociacin de tipo
gremial que agrupaba a los mercaderes relacionados con el trfico
ultramarino. Tambin el fondo del Consulado Nuevo de Sevilla.
Parte de los documentos producidos por el Tribunal de Cuentas del
Reino desde su creacin en la segunda mitad del siglo XIX, relativos
a las cuentas de Cuba y Puerto Rico forman la Seccin XIV, Tribunal
de Cuentas.
El Archivo tiene en la actualidad adems tres Secciones facticias o
colecciones, esto es organizadas a partir de documentos de otros
fondos.
En la de Ttulos de Castilla, Seccin XIII, documentos que hacen
referencia a distintos ttulos nobiliarios.
En la de Mapas y Planos, Seccin XVI, se conservan aquellos
documentos (no slo mapas y planos) que por sus caractersticas
fsicas requieren una conservacin especial: mapas, planos, tejidos,
diseos, bulas
En la de Diversos (Seccin XV) pueden consultarse diversos archi-
vos particulares adems de donaciones y compras de documentos.
En 2006 se recibe en depsito comodato el Archivo de la Real
Fbrica de Tabacos de Sevilla.
http://pares.mcu.es/
http://www.mcu.es/archivos/docs/MC/AGI_Cuadro_Fondos.pdf
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/
3.8 Instrumentos de descripcin, guas y publicaciones
Guas:
Torre Revello, Jos: El Archivo General de Indias de Sevilla. Historia
y clasificacin de sus fondos por ....- Buenos Aires: Tall. Jacobo
Penser,
1929. Pea Y Cmara, Jos Mara de la: Archivo General de Indias
de Sevilla.
Gua del visitante / Jos Mara de la Pea Cmara.- Valencia: 1958.
Archivo General de Indias: [gua]. - [Madrid]: Subdireccin General
de los Archivos Estatales, D.L. 2000.
Archivo General de Indias: [gua]. - [Madrid]: Subdireccin General
de los Archivos Estatales, D.L. 1996.
Archivo General de Indias / autores Pedro Gonzlez Garca... [et
al.] . -Madrid: Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas;
Lunwerg,
D.L. 1995. 328 p.
www.mcu.es/archivos/MC/AGI/FondosDocumentales/Instrumentos.html
http://pares.mcu.es/
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/
> Normalizacin Archivstica
4 REA DE ACCESO
4.1 Horarios de apertura
Edificio de la Cilla
Sala de Investigacin:
- Del 16 septiembre a 15 de junio: Lunes a Viernes de 8 a 15 horas.
- Del 16 de junio al 15 de septiembre: Lunes a Viernes de 8 a 14,30
horas
29
 Volver al NDICE 2 NORMAS INTERNACIONALES

Edificio de La Lonja 5.3 Espacios pblicos

Galeras de exposicin El Archivo organiza exposiciones temporales de sus documentos
- De Lunes a Sbado: De 10 a 16 horas originales o reproducciones en las galeras de exposicin situada
- Domingo y festivos: De 10 a 14 horas. en el edificio de La Lonja, cuya visita es gratuita.
Visitas guiadas: 12.00 horas
4.2 Condiciones y requisitos para el uso y el acceso Previa solicitud por correo electrnico, fax, telfono etc. se pueden
Consulta en Sala. concertar visitas en grupos para fecha y hora determinadas.
Este Archivo es de libre acceso a los usuarios, que tan slo necesi- Desde el ao 2000, se incluye como servicio el aprovechamiento
tan presentar su DNI o Pasaporte (Real Decreto 1266/2006, de 8 de de espacios del Archivo para actividades culturales previa la firma
noviembre). de un convenio especfico. (Orden de Presidencia de Gobierno de
No obstante, el acceso directo a los fondos documentales y biblio- 18 de enero de 2000).
grficos estar sujeto a la normativa legal vigente, que vela por la
correcta conservacin del patrimonio documental espaol (Ley
6 REA DE CONTROL
16/1985, de 25 de junio).
6.1 Identificador de la descripcin
ES/090108898001e947.xml
4.3 Accesibilidad
Los dos edificios cuentan con rampas y ascensores que permiten el
6.2 Identificador de la institucin
acceso a las Salas de investigacin y a las galeras de exposicin a
ES.041091.AGI
usuarios con movilidad reducida. Existen servicios adaptados.
El Archivo se encuentra en zona peatonal, acceso por Metrocentro,
6.3 Reglas y/o convenciones
parada Archivo General de Indias.
ISDIAH Norma Internacional para la Descripcin de Instituciones
que Custodian Fondos de Archivo, 1 Edicin, Consejo Internacio-
5 REA DE SERVICIOS nal de Archivos.
5.1 Servicios de ayuda a la investigacin ISO 8601
El Archivo dispone de dos Salas de Investigacin dotadas de 68 ISO 690
puestos de trabajo con equipos para acceder a la consulta de la
base de datos textual y de imgenes de los documentos del Ar- 6.4 Estado de elaboracin
chivo y acceso a la informacin documental del Portal de Archivos Descripcin finalizada
Espaoles (PARES) del Ministerio de Cultura: http://pares.mcu.es.
Cada puesto dispone de conexin a red para trabajar con portti- 6.5 Nivel de detalle
les. En la Sala de investigacin de la Cilla se encuentra la biblioteca Descripcin completa
de referencias y 3 lectores de microfilm.
El archivo dispone tambin de una Biblioteca auxiliar que facilita el 6.6 Fechas de creacin, revisin o eliminacin
servicio de prstamo a los usuarios son las limitaciones estableci- 2008/04/21
das por la normativa vigente. ISO 639-2 Espaol: spa
El Archivo ofrece asesoramiento en la bsqueda y localizacin de
documentos: orientacin inmediata y personalizada al investigador 6.7 Lengua(s) y escritura(s)
sobre los fondos documentales y bibliogrficos. ISO 15924 Escritura: latn.
El Archivo tambin ofrece el servicio de consultas indirectas de in-
formacin sobre el contenido de los fondos documentales, siempre 6.8 Fuentes Sitio web del Ministerio de Cultura de Espaa: http://
que el interesado facilite los datos necesarios para su localizacin. www.mcu.es. Sitio web de los Archivos Estatales:
(correo, fax y correo electrnico). http://www.mcu.es/archivos/index.html.
El personal del centro atiende consultas, adems de en espaol, en Sitio web del AGI: http://www.mcu.es/archivos/MC/AGI/index.html
ingls, francs y alemn. Portal de Archivos Espaoles PARES: http://pares.mcu.es.
Censo-gua de Archivos de Espaa e Iberoamrica:
5.2 Servicios de reproduccin http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/.
El Archivo ofrece las siguientes reproducciones: Fotocopias A4, im-
presione de microfilm en tamaos A4 y A3, originales y duplicados 6.9 Notas de mantenimiento
de microfilm de 35 mm en B/N, duplicados de diapositivas a color Descripcin elaborada por Isabel Ceballos Aragn y Pilar Lzaro de
de 35 mm, diapositivas a color de 6x7 cms., e imgenes digitales la Escosura.
impresas.
Toda reproduccin se solicita mediante formulario disponible en
la Sala de Lectura y que se presenta en el Departamento de Refe-
rencias. Tambin pueden solicitarse por correo postal, fax o correo
electrnico.
> Normalizacin Archivstica

La reproduccin de series documentales completas requiere la au-

torizacin de la Direccin General de Libro, Archivos y Bibliotecas.
Si cualquier investigador o usuario de los Archivos desea hacer
un uso pblico de los documentos para trabajos de investigacin,
difusin, exposiciones o cualquier otra actividad cultural, ya sean
filmaciones para televisin, ediciones comerciales o cualquier otra
difusin pblica, deber firmar un Convenio con el Ministerio de
Cultura.
http://www.mcu.es/archivos/MC/AGI/Servicios/Convenios.html

30
 Volver al NDICE 2 NORMAS INTERNACIONALES

6. VINCULACIN DE LA DESCRIPCIN DE LA INSTITUCIN QUE 6.2 Descripcin de la relacin

CUSTODIA LOS FONDOS DE ARCHIVO CON LOS RECURSOS 13- Mapas y Planos
ARCHIVSTICOS Y SUS PRODUCTORES.
Primera Relacin 6.3 Fechas de la relacin
6.1 Ttulo e identificador de los recursos archivsticos relacio- 1897-
nados
Ttulo Casa de la Contratacin 6.4 Forma(s) autorizada(s) del nombre e identificador del
Identificador registro de autoridad
ES.41091.AGI/1.13
Tercera Relacin
6.2 Descripcin de la relacin 6.1 Ttulo e identificador de los
2- Casa de Contratacin recursos archivsticos relacionados
Ttulo Consulado Nuevo de Sevilla
6.3 Fechas de la relacin Identificador ES.41091.AGI/1.4
1786-
6.2 Descripcin de la relacin
6.4 Forma(s) autorizada(s) del nombre e identificador del 4- Consulados
registro de autoridad
Casa de la Contratacin 6.3 3 Fechas de la relacin
ES28079MCU1077 1958-

Segunda Relacin 6.4 Forma(s) autorizada(s) del

6.1 Ttulo e identificador de los recursos archivsticos nombre e identificador del registro de
relacionados autoridad
Ttulo Mapas, Planos, Dibujos, Estampas y Documentos espe- Consulado Nuevo de Sevilla
ciales ES28079MCU277
Identificador ES.41091.AGI/1.14

> Normalizacin Archivstica

31
Volver al NDICE
3

NORMAS
NACIONALES

> Normalizacin Archivstica

32
 Volver al NDICE

3.1 Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (NEDA)

Segn el informe La Norma Espaola de Descripcin Archivstica (NEDA): Anlisis y propuesta de desarrollo1,
se publica la primera versin de la Norma Espaola de Descripcin Archivstica (NEDA1), preparada por el
Grupo de Trabajo Estatal y de las Comunidades Autnomas sobre normas.

Esta norma2, regulaba nicamente los seis elementos obligatorios de la ISAD(G) 2, es decir: cdigo de
referencia, ttulo, fechas, nivel de descripcin, volumen y nombre del productor. Estaba centrada en archivos
de carcter histrico, de titularidad y gestin estatal del Ministerio de Cultura y su campo de actuacin
apareca limitado a documentos textuales tradicionales, sin considerar recursos archivsticos tales como
audiovisuales, grficos o los recursos electrnicos.

Efectuadas estas consideraciones, este informe propon

a el desarrollo de las Normas Espaolas de Descripcin
Archivstica (NEDA), al objeto de lograr una adaptacin al nuevo contexto social y tecnolgico, tomando
como referencia, en primer lugar, las normas internacionales aprobadas en el momento de redaccin del
informe, julio de 2006.

3.1.1 El Programa NEDA

El 25 de mayo de 2007, el Ministerio de Cultura dict
la Orden La finalidad del Programa NEDA es, tal y como aparece en el
CLU/1524/20073, por la que se crea la Comisi
n Espaola de documento del proyecto:
Normas de Descripcin Archivstica (CNEDA), cuyo objetivo
primordial es asesorar al Ministerio de Cultura en el desarrollo y
actualizacin de las NEDA. a) Mejorar el acceso del usuario
a los documentos de archivo.
En septiembre de 2007, se aprob
el documento: PROYECTO

b) Mejorar la gestin y conservacin de los documentos de
NEDA-I (Normas Espa
olas de Descripcin Archivstica Proyecto I:
archivo y de la informacin descriptiva.
Normas de Estructura y Contenido de Datos para las Descripciones c) Mejorar la formacin
de Documentos de Archivo, Agentes, Funciones y Archivos)4. archivstica profesional.

En este documento, las NEDA o conjunto de est

ndares a
desarrollar quedan definidas como: una herramienta normativa El objeto de regulacin del Programa NEDA son las
aplicable en la descripci
n de documentos de archivo, orientada descripciones de los siguientes grupos de entidades
fundamentalmente a la mejora continua del acceso a estos recursos, e archivsticas:
integrada por el conjunto de normas elaboradas por la CNEDA, con la
participacin de la comunidad archivstica espaola.
1. Grupo 1: Documentos de archivo, que incluye los documentos
de las entidades fondo, coleccin, serie, unidad documental, etc.
Las NEDA, por tanto, van a ser aplicables a cualquier tipo de
documento de archivo, cualquier tipo de Archivo y sistema de 2. Grupo 2: Agentes, que incluye los responsables de la
descripcin archivstica, estando adaptadas al actual contexto produccin de los documentos de archivo: institucin, familia y
social y tecnolgico, siendo compatibles con los principios persona.
tericos de la descripcin archivstica, las diferentes normas
internacionales y la prctica archivstica espaola.
> Normalizacin Archivstica

1
SANTAMARA GALLO, ABELARDO: La Norma Espaola de descripcin Archivstica NEDA: Anlisis y propuesta de desarrollo.
Madrid: Subdireccin General de los de Archivos Estatales, 27 de julio de 2006. En lnea: http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf
2
Accesible desde la pgina web de la Asociacin de Archiveros Espaoles en la Funcin Pblica (AEFP):
http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/NEDA/NEDA_v1_2005_completa.pdf
3
BOE, nmero 131 de 1de junio. http://www.mcu.es/archivos/docs/orden-cul-1524-2007.pdf
4
Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica. Proyecto NEDA-I. http://www.mcu.es/archivos/docs/MC/ProyectoNEDA_I_170907.pdf (Consulta en marzo de 2011)

33
 Volver al NDICE
3. Grupo 3: Funciones y sus divisiones, que incluye las funciones
y sus divisiones, cuyo desempeo se traduce en la produccin de
los documentos de archivo: funcin, actividad, etc.
4. Grupo 4: Archivos y otras instituciones que custodian
documentos de archivo, que incluye instituciones que custodian
documentos de archivo: Archivo, biblioteca, museo, etc.
5. Grupo 5: Entidades que, generalmente, slo cumplen el
papel de materia respecto de los documentos de archivo, es decir,
concepto, objeto, evento, lugar, etc.
Los objetivos generales del Programa NEDA son los siguientes:
1. Proporcionar un modelo conceptual de descripcin
archivstica en el que queden identificadas las distintas entidades
archivsticas, sus atributos y relaciones, al objeto de facilitar
unos requisitos de datos bsicos para las descripciones de estas
entidades.
2. Proporcionar normas relativas a la entrada y salida de datos
en los sistemas de descripcin archivstica, es decir, dar diferentes
tipos de estndares aplicables a las descripciones de los grupos
de entidades archivsticas anteriormente mencionados, mediante
las reglas siguientes:
2.1 Reglas de estructura de datos.
2.2 Reglas de contenido de datos.
2.3 Recomendaciones de presentacin de datos.
2.4 Recomendaciones de codificacin de datos.
En cuanto a las fases del Programa quedan establecidas, de la
siguiente forma:
1. El Proyecto denominado NEDA-I-I: (Normas Espaolas de
Descripcin Archivstica Proyecto I: Normas de Estructura y
Contenido de Datos para las Descripciones de Documentos de
Archivo, Agentes, Funciones y Archivos).
El Proyecto NEDA-I, es el primer proyecto normativo a realizar
por la Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica
(CNEDA).
3 NORMAS NACIONALES
Est destinado al desarrollo de un conjunto de normas de
estructura y contenido de datos para las descripciones de los
siguientes grupos de entidades archivsticas:
o Documentos de archivo.
o Agentes (instituciones, familias y personas).
o Funciones y sus divisiones.
o Archivos y otras instituciones que custodian
o documentos de archivo.
Este proyecto est dirigido al cumplimiento de los objetivos
generales del Programa NEDA (2.1 y 2.2), que son:
1.- Reglas de estructura de datos.
2.- Reglas de contenido de datos.
Tendr una duracin aproximada de cinco aos, inicindose en
octubre de 2007.
2.- El Proyecto denominado NEDA-II (Normas Espaolas de
Descripcin Archivstica - Proyecto II: Normas de Presentacin
y Codificacin de Datos para las Descripciones de Documentos
de Archivo, Agentes, Funciones y Archivos).
Su objeto de regulacin sern las descripciones de los grupos de
entidades archivsticas 1 a 4, y estar dirigido al cumplimiento de
los objetivos generales del Programa NEDA (2.3 y 2.4):
1.- Recomendaciones de presentaci
n de datos
2.- Recomendaciones de codificaci
n de datos
> Normalizacin Archivstica
34
 Volver al NDICE

3.1.2 El PROYECTO NEDA - 1

Este proyecto, como vimos anteriormente, est destinado a En este documento se identifican seis tipos de entidades
desarrollar un conjunto de normas de estructura y contenido de principales:
datos para realizar las descripciones de documentos de archivo,
agentes y funciones. 1.- Documentos de Archivo.
2.- Funcin y sus divisiones.
El resultado de este trabajo es el documento elaborado por 3.- Agente.
la CNEDA: Modelo conceptual de descripcin archivstica y
4.- Norma.
requisitos de datos bsicos de las descripciones de documentos de
archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad. Borrador 5.- Tema.
final de la CNEDA de 15 de diciembre de 2008.5 6.- Lugar.

1.- DOCUMENTOS DE ARCHIVO Fondo Unidad documental

Regulacin Norma ISAD(G)2 Serie Coleccin
Elemento obligatorio en la descripcin. Subserie Divisin de coleccin
Divisin de fondo/ Documentos sin
grupo de fondos identificar
Grupo de fondos Componente
Fraccin de serie/ documental
subserie

2.- AGENTE Institucin

Regulacin Normas ISAAR(CPF)2 y la ISDIAH Familia
Elemento opcional en la descripcin. Persona

3.- FUNCIN Y SUS DIVISIONES Funcin

Regulacin Norma ISDF Divisin de funcin
Elemento opcional en la descripcin. Actividad/proceso Accin

4.- NORMA Sin identificacin de subtipos, pueden establecerse

Elemento opcional en la descripcin. tantos como sean necesarios.

5.- TEMA Sin identificacin de subtipos, pueden establecerse

Elemento opcional en la descripcin. tantos como sean necesarios.

6.- LUGAR Sin identificacin de subtipos, pueden establecerse

Elemento opcional en la descripcin. tantos como sean necesarios.

Para la descripcin de una entidad concreta, se especifica que:

Las descripciones de funciones y sus divisiones, cuya estructura bsica regula la ISDF,
constituyen representaciones de las entidades del tipo funcin y sus divisiones.
> Normalizacin Archivstica

Las descripciones de normas constituyen representaciones de las entidades del tipo norma.
Las descripciones de temas constituyen representaciones de las entidades del tipo tema.
Las descripciones de lugares constituyen representaciones de las entidades del tipo lugar.

5
En lnea: http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDATiposEntidad_20081215 (Consultado en marzo de 2011).

35
 Volver al NDICE 3 NORMAS NACIONALES

3.1.3 EJEMPLOS DE DESCRIPCIN

Ejemplos: Tipos de entidad

Los ejemplos pertenecen al documento del proyecto, y se refieren a los tipos de entidades:

1.- Documentos de archivo.

2.- Funcin y sus divisiones.
3.- Agente.
4.- Norma.
5.- Tema.
6.- Lugar.

Enlace: Anexo 3, pgina 43.

http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDATiposEntidad_20081215

1 Documentos de archivo (Tipo de entidad)

Nombre: Documentos de archivo.
con el fiscal del rey y el concejo y pecheros de dicho lugar, sobre
Definicin: Unidad de informacin registrada en cualquier soporte
como evidencia de acciones, producida por un agente en el
ejercicio de sus funciones y gestionada por su valor testimonial e
informativo.
Subtipos: Fondo, grupo de fondos, divisin de fondo/grupo
de fondos, serie, subserie, fraccin de serie/subserie, unidad
documental, coleccin, divisin de coleccin, documentos sin
identificar y componente documental.
Alcance y ejemplos:
Incluye documentos de archivo de cualquier fecha, de cualquier
tipo documental y de cualquier categora.
Ejemplos:
1. Carta de obligacin de la Orden de Santiago por la que se
compromete a dar cierta cantidad de maravedes a Fernando
Garca, situados en las salinas de Belinchn (1257) (Unidad
documental) Fuente: Archivo Histrico Nacional. Fuente:
Archivo Histrico Nacional
2. Pleito de Gonzalo Panizo, vecino de Berlanga del Bierzo (Len),
su hidalgua (1541-1543) (Unidad documental) Archivo de la Real
Chancillera de Valladolid. Fuente: Archivo de la Real Chancillera
de Valladolid
Incluye agrupaciones de documentos de archivo abiertas y
cerradas.
Ejemplos:
Ayuntamiento de Guadalajara (1251-) (Fondo) Archivo Municipal
de Guadalajara. Fuente: Archivo Municipal de Guadalajara, URL:
http://www.guadalajara.es/es/index.asp?MP=56&MS=471&MN=4
&TR=C&IDR=210
Real Audiencia y Chancillera de Valladolid (Siglo XV-1834) (Fondo)
Sala de Hijosdalgo (Siglo XV-1834) (Divisin de fondo)
Escribana de Cmara de Ajo y Villegas (Siglo XV-1834) (Divisin de
fondo) Pleitos (Siglo XV-1834) (Serie) Pleitos fenecidos (Siglo XV-
1834) (Subserie)
Fuente: Archivo de la Real Chancillera de Valladolid. Fuente: Archivo de la Real
Chancillera de Valladolid (05-12-2008).
> Normalizacin Archivstica

36
 Volver al NDICE
2 Agente (Tipo de entidad)
Nombre: Agente.
Definicin: Institucin, familia o persona responsable o
involucrada en la creacin, produccin, gestin, etc. de
documentos de archivo.
Subtipos: Institucin, familia y persona.
Alcance y ejemplos:
Incluye instituciones, familias y personas histricas, actuales y
futuras.
Ejemplos:
Consejo de Castilla (Institucin)
Familia Banu Qasi (Familia)
3 Funcin y sus divisiones (Tipo de entidad)
Nombre: Funcin y sus divisiones.
Definicin: Funcin, divisin de funcin, actividad/proceso o
accin, realizada por uno o varios agentes y testimoniada en los
documentos de archivo.
Subtipos: Funcin, divisin de funcin, actividad/proceso y accin.
Alcance y ejemplos:
Incluye funciones, divisiones de funcin, actividades/procesos y
acciones, realizadas por uno o varios agentes en cualquier perodo
de tiempo y testimoniadas en los documentos de archivo.
4 Norma (Tipo de entidad)
Nombre: Norma.
Definicin: Disposicin que regula la existencia de uno o varios
agentes, las funciones que stos realizan, o los documentos de
archivo.
Observaciones: No se han establecido subtipos para el tipo
de entidad norma; en el contexto de un sistema de descripcin
archivstica concreto es posible establecer, opcionalmente, los
subtipos que sean necesarios.
Alcance y ejemplos:
Incluye normas (escritas o no) histricas, vigentes y futuras.
Incluye normas que regulan los agentes, fundamentalmente
aquellas que regulan la creacin, organizacin, funcionamiento,
modificacin y supresin de las instituciones (nombre, forma
de integracin y dependencia jerrquica, estructura orgnica,
funciones, rgimen jurdico, etc).
Incluye normas que regulan las funciones y sus divisiones
(funciones, actividades/procesos, acciones) realizadas por los
agentes.
Incluye normas que regulan los documentos de archivo.
Margarita Nelken (1896-1968) (Persona)
Ayuntamiento de Guadalajara (Institucin)
Incluye Archivos y otras instituciones (bibliotecas, museos, etc.),
familias y personas que gestionan documentos de archivo.
Ejemplos:
Archivio Vaticano (Institucin)
Archivo del Reino de Valencia (Institucin)
Archivo Histrico Nacional (Institucin)
Archivo General de la Administracin (Institucin)
Archivo Central del Ministerio de Cultura (Institucin)
Archivo General de la Marina Don lvaro de Bazn (Institucin)
Archivo del Congreso de los Diputados (Institucin)
Archivo del Tribunal Constitucional (Institucin)
Ejemplos:
Industria (Funcin)
Actuaciones administrativas sobre la industria (Divisin de funcin)
Autorizacin de instalaciones de baja tensin que requieren
proyecto (Actividad)
Solicitud (Accin)
Gestin de la investigacin (Funcin)
Organizacin de la investigacin (Divisin de funcin)
Elaboracin de las memorias de investigacin (Actividad) Registro
de acontecimientos familiares (Mediante fotografa, vdeo, etc.)
(Actividad)
Ejemplos:
Ley de Urso (44 a.C.)
Liber Iudiciorum (654)
Carta Puebla de Braosera (824)
Fuero de Logroo (1095)
Fuero de Ucls (1179)
Ordenamiento de Alcal (1348)
Fuero Viejo de Vizcaya (1452)
Leyes de Toro (1505)
Nueva Recopilacin (1567)
Tratado de Pars (1763)
Novsima Recopilacin de las Leyes de Espaa (1805)
Constitucin Poltica de la Monarqua Espaola (19-3-1812)
> Normalizacin Archivstica
Real Decreto por el que se dispone que se observe el Reglamento
provisional para la administracin de justicia en lo respectivo la
real jurisdiccin ordinaria (26-9-1835)
Ley de organizacin y atribuciones de las Diputaciones Provinciales
(8-1-1845)
Ley del Notariado (28-5-1862)
37
 Volver al NDICE 3 NORMAS NACIONALES

5 Tema (Tipo de entidad)

Nombre: Tema. Ejemplos:

rbol de Guernica (Siglo XIV-1742)
Definicin: Concepto, objeto o evento del que trata un Dama de Elche (Escultura)
documento de archivo. Arco de Bar (Roda de Bar)
Giralda (Sevilla)
Observaciones: No se han establecido subtipos para el tipo Las Meninas (Pintura de Diego Velzquez)
de entidad tema; en el contexto de un sistema de descripcin Incluye objetos individuales y materiales, mticos o legendarios y
archivstica concreto es posible establecer, opcionalmente, los de ficcin.
subtipos que sean necesarios, por ejemplo: subtipos concepto-
objeto y evento; subtipos concepto, objeto y evento; etc. Ejemplos:
Ambrosa (Mitologa clsica)
Alcance y ejemplos: Elixir de la vida
Incluye entes abstractos y entes concretos, as como entes Piedra filosofal
individuales designados por nombres propios, excepto aquellas Ave Fnix
entidades del tipo documentos de archivo, agente, funcin y sus
divisiones norma o lugar. Incluye categoras de eventos.
Ejemplos:
Ejemplos: Conflicto armado
Religiosidad Guerra
Carbn Batalla
Incluye temas histricos, actuales y futuros. Asedio
Ejemplos: Bombardeo
Batalla de Roncesvalles (778) Invasin
Almojarifazgo Revolucin
Internet Rebelin
Calentamiento global
Incluye eventos individuales referidos a amplios perodos de
Incluye conceptos abstractos relativos a campos del conocimiento, tiempo (pocas, eras, etc.) y a perodos de tiempo definidos en
disciplinas, escuelas de pensamiento, filosofas, religiones, relacin con acontecimientos histricos, movimientos culturales,
ideologas polticas, teoras, procesos, tcnicas, prcticas, artsticos, filosficos, etc205.
fenmenos naturales abstractos, propiedades, etc. Ejemplos:
Ejemplos: Era Mesozoica
Matemticas Perodo Jursico
Derecho administrativo Prehistoria
Archivstica Edad del hierro
Reconquista (718-1492)
Incluye categoras de objetos y materiales, tanto aquellos Batalla de Alarcos (1195)
inanimados o animados existentes en la naturaleza (diferentes de Guerra de los cien aos (1337-1453)
las personas) como aquellos creados por los agentes. Renacimiento (Siglos XV-XVI)
Ejemplos:
Agua Incluye eventos individuales mticos o legendarios y de ficcin.
Lea Ejemplos:
Sal Batalla de Clavijo
Seda Fin del Mundo
Hierro Tercera Guerra Mundial
Encina Incluye obras de creacin artstica o intelectual206. Ejemplos:
Trigo Historia (Herdoto)
Oveja
Lobo Incluye categoras de documentos de archivo y tipos
Bacalao documentales.
Cochinilla Ejemplos:
Huerta Documento pblico
Documento privado
> Normalizacin Archivstica

Incluye objetos individuales, tanto aquellos inanimados o Documento real

animados existentes en la naturaleza (diferentes de las personas) Documento pontificio
como aquellos creados por los agentes. Documento notarial
Documento grfico
Incluye poblaciones (pueblos, grupos tnicos, naturales de un pas,
etc.).
Ejemplos:
Fenicios
Vacceos

38
 Volver al NDICE

Suevos Incluye dioses, ngeles, demonios, etc. individuales.

Visigodos Ejemplos:
Incluye categoras de agentes. Zeus (Dios griego)
Fortuna (Diosa romana)
Ejemplos: Dios
Ministerio Dios (Islam)
Ayuntamiento Dios (Judasmo)
Universidad Quetzalcatl (Dios azteca
Embajador Incluye agentes individuales mticos o legendarios y de ficcin208.
Juez
Obispo Ejemplos:
Orden de los Caballeros de la Mesa Redonda
Colegio Hogares de Magia y Hechicera
Familia Addams
Familia Simpson

6 Lugar (Tipo de entidad)

Nombre: Lugar. Merindad de Asturias de Santillana

Capitana General de Cuba
Definicin: Un espacio determinado. Provincia de Badajoz

Observaciones: No se han establecido subtipos para el tipo
de entidad lugar; en el contexto de un sistema de descripcin
archivstica concreto es posible establecer, opcionalmente, los
subtipos que sean necesarios.
Alcance y ejemplos:
Incluye lugares terrestres y extraterrestres.
Incluye mbitos territoriales (provincias, archidicesis, dicesis,
vicaras, arciprestazgos, arcedianatos, etc.) sobre los que realizan
sus actividades las instituciones religiosas.
Ejemplos:
Provincia de Mrida-Badajoz
Archidicesis de Santiago de Compostela
Dicesis de Vic

Ejemplos: Incluye mbitos territoriales (ducados, marquesados, condados,

Galaxia Andrmeda etc.) sobre los que realizan sus actividades las instituciones
Va Lctea seoriales y feudales.
Constelacin de la Osa Menor Ejemplos:
Estrella Polar Ducado de Brabante
Sistema Solar Marquesado de Villena
Sol Condado de Barcelona

Incluye lugares histricos, actuales y futuros. Incluye comarcas, regiones, parajes, zonas de inters turstico,
Ejemplos: econmico, etc.
Babilonia Ejemplos:
Clunia El Bierzo
Reino de Granada La Mancha
Regin fronteriza mxico
Incluye continentes y grandes agrupaciones territoriales.
Ejemplos: Incluye accidentes geogrficos (montaas, valles, cuencas
Europa hidrogrficas, mares, ros, lagos, cabos, golfos, bahas, islas, playas,
Amrica central cuevas, etc.).
Regiones polares Ejemplos:
Regin del Caribe Sierra Nevada
Pico Mulhacn
Incluye mbitos territoriales (federaciones, estados, regiones, Valle de Ans (Huesca
> Normalizacin Archivstica

comunidades autnomas, provincias, partidos judiciales, trminos Incluye delimitaciones geogrficas por su situacin segn los
municipales, distritos municipales, unidades de poblacin, etc.) puntos cardinales.
sobre los que realizan sus actividades las instituciones que ejercen Ejemplos:
potestades pblicas (legislativas, gubernativas o judiciales). Hemisferio Norte
Ejemplos: Europa septentrional
Mxico Ocano Pacfico meridional
Italia
Reino de Len

39
 Volver al NDICE 3 NORMAS NACIONALES

Incluye espacios protegidos por su valor natural, arqueolgico, Incluye obras de ingeniera como caminos, carreteras, autovas,
histrico, etc. (parques nacionales, parques naturales, yacimientos autopistas, puentes, tneles, acueductos, canales, embalses, presas,
arqueolgicos, cuevas, etc.). oleoductos, etc.
Ejemplos: Ejemplos:
Parque Nacional de Timanfaya (Las Palmas) Va Augusta
Parque Nacional Yanachaga-Chemilln (Per) Autopista del Atlntico AP-9
Parque Natural de las Lagunas de Ruidera (Ciudad Real, Albacete) Autopista M1 (Inglaterra)
Incluye espacios urbanos (barrios, jardines, plazas, calles, etc.). Puente de Alcntara (Cceres)
Ejemplos: Puente de Brooklyn (Nueva York)
Barrio de la Concepcin (Madrid) Tnel de Mont Blanc (Francia e Italia)
Barrio de Tepito (Ciudad de Mxico)
Jardines del Palacio de San Ildefonso (Segovia)

3.2 Otras normas nacionales en Internet

Norma para la elaboraci

n de puntos de acceso normalizados.
Instituciones, personas,
familias, lugares y materias en el sistema de descripci
n archivstica de los Archivos
Estatales (2010).
http://www.mcu.es/archivos/docs/Novedades/Norma_puntos_acceso2010.pdf

Norma de Descripcin Archivstica de Catalua (NODAC) (2007)

http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/Cultura/Temes/Arxius/Norma%20de%20
Descripcio%20Arxivistica%20de%20Catalunya/arxius/NodCast.pdf

Norma Gallega de Descripci

n Archivstica (NOGADA)
- 1 versin mayo 2008 provisional (slo en gallego).
http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/NOGADAgal_v1(mayo2008).pdf

Norma Aragonesa para la creaci

n de descriptores geogrficos (GEOGARA) 1 versin
junio 2010
http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/GEODARAv1_2010

Norma Aragonesa para la descripci

n de autoridades de Archivos (ARANOR), 2008.
http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/ARANORv1_2008.pdf
> Normalizacin Archivstica

Estructura de datos de los Archivos de Arag

n (EDARA), versin junio 2010.
http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/EDARAv1_2010

40
Volver al NDICE
4

CONCLUSIONES

> Normalizacin Archivstica

41
 Volver al NDICE
La aplicacin de las nuevas tecnologas de la informacin y de la comunicacin en los
archivos ha consistido, primordialmente, en la implantacin generalizada de sistemas
automatizados de informacin en los archivos, accesibles a travs de Internet.
El esfuerzo de normalizacin internacional de la
descripcin archivstica, iniciada en 1988 en el Consejo
Internacional de Archivos (CIA), ha dado como resultado
la publicacin de las normas internacionales descritas a
lo largo de este documento de trabajo, que se consideran
esenciales para la comunidad archivstica.
De esta forma, se han configurado, a nivel internacional,
normas estndar esenciales que regulan la estructura
de datos bsica de las descripciones de diferentes tipos
de entidades archivsticas:
1. lSAD (G)2, para las descripciones de los documentos de
archivo.
2. ISAAR (CPF)2, para las descripciones de los agentes
(instituciones, familias y personas).
3. ISDF para las descripciones de las funciones y sus
divisiones.
4. ISDIAH para las descripciones de los Archivos y otras
instituciones que custodian documentos de archivo.
Dada la estructura bsica de estas normas internacionales,
la comunidad archivstica estableci desarrollar
estndares de intercambio de informacin archivstica
automatizada, bajo el desarrollo de normas de
codificacin de datos, al objeto de su intercambio/
informacin.
Estas normas de salida de datos, regulan cmo debe ser
codificada la informacin que se almacena en un sistema,
mediante diferentes sistemas de metadatos para ser
procesadas en otros sistemas de informacin. A nivel
internacional, principalmente, se destaca el estndar
Encoded Archival Description (EAD)6, desarrollado y
mantenido por la Sociedad de Archiveros Americanos
6
http://www.loc.gov/ead/
7
http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/
8
Ibidem.
9
Declaracin de principios sobre la descripcin archivstica, primera edicin revisada, adoptada por la Comisin Ad Hoc
sobre Normas de Descripcin, Madrid, enero de 1992. Ottawa: Secretara de la Comisin sobre Normas de Descripcin, 1992, 12 pp.
10
Accesible desde la pgina web de la Asociacin de Archiveros Espaoles en la Funcin Pblica (AEFP):
http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/MDM2_2006.pdf (Consulta marzo 2011)
(SAA), para el intercambio y comunicacin de descripciones
conforme con la ISAD(G)2.
El estndar Encoded Archival Context (Corporate
Bodies, Persons and Families)- EAC (CPF)7, regula de
manera detallada la estructura y codificacin de datos
de las descripciones de instituciones, familias y personas,
conforme a la norma ISAAR (CPF)2.
En el seno de la ISO, hay varios estndares internacionales,
informes y especificaciones tcnicas en el mbito de la
gestin documental. De entre ellos, se destaca : UNE-ISO
15489-:2006 Informacin y documentacin - Gestin de
documentos - Parte 1: Generalidades y la UNE-ISO/TR
15489-2:2006 Informacin y documentacin - Gestin de
documentos - Parte 2: Directrices.
En cuanto a nivel nacional, tal y como recoge el documento
de Abelardo Santamara Gallo8, es a partir de los inicios de
la normalizacin internacional de la descripcin archivstica,
cuando crece en Espaa el inters de nuestra comunidad
archivstica, respecto a las normas de descripcin. La
Declaracin de Principios Relativos a la Descripcin
Archivstica9, se aprob en Madrid en el ao 1992.
El Manual de Descripcin Multinivel (MDM), presentado
en 2000 en el XIV Congreso Internacional de Archivos
(Sevilla), ha sido considerado un manual imprescindible en
los ltimos aos. La segunda edicin revisada del Manual
de Descripcin Multinivel: propuesta de adaptacin de
las normas internacionales de descripcin archivstica
(MDM2)10, publicado en 2006, fue presentado con carcter
de norma tcnica para los archivos dependientes de la
Junta de Castilla y Len.
Las NEDA se configuran como un conjunto de estndares
a desarrollar, as como la herramienta normativa que se
aplicar en la descripcin de documentos de archivo
en Espaa. Sus objetivos principales, como ha quedado
> Normalizacin Archivstica
42
 Volver al NDICE
establecido en el apartado anterior son su aplicabilidad
a cualquier tipo de documento de archivo, ser utilizadas
en cualquier tipo de archivo y sistema de descripcin
archivstica, adaptarse al actual contexto social y
tecnolgico espaol y, por ltimo, ser compatibles con los
principios tericos de la descripcin archivstica, con las
normas internacionales que hemos estado viendo en los
mdulos anteriores y con la prctica archivstica espaola.
El Ministerio de Cultura, en su pgina web, dispone
de un enlace sobre la Comisin Espaola de Normas
de Descripcin Archivstica CNEDA donde mantiene
actualizados los documentos que van apareciendo sobre el
desarrollo de las NEDA a los cuales nos hemos referido en
este documento de trabajo.
http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html
Siguiendo con este avance normalizador, la ltima
norma, a nivel nacional aparecida en julio de 2010, es la
denominada: Norma para la elaboraci
n de puntos
de acceso normalizados de instituciones, personas,
familias, lugares y materias en el sistema de descripcin
archivstica de los Archivos Estatales, de julio de
201011.
Esta Norma, elaborada por el Grupo de trabajo de
indizaci
n de los Archivos Estatales, fue creada con el
11
El Ministerio de Cultura pone a disposicin de la comunidad archivstica esta norma, al objeto de que pueda ser utilizada en otros archivos.
http://www.mcu.es/archivos/docs/Novedades/Norma_puntos_acceso2010.pdf
4 CONCLUSIONES
objetivo de optimizar la bsqueda y recuperacin de
descripciones de documentos de archivo, as como para
facilitar el acceso de los usuarios al patrimonio documental.
De este modo, se normalizan los puntos de acceso del
sistema de descripcin archivstica automatizado de los
Archivos de titularidad estatal gestionados por el Ministerio
de Cultura.
Las Comunidades Aut
nomas estn participando en este
avance normalizador, a travs de la creacin de normas
de descripcin archivstica aplicables en los archivos de
cada Comunidad. Tal y como hemos visto en el apartado
anterior y en el punto 3.2, referido a otras normas
nacionales en Internet, Castilla y Len cuenta con el Manual
de Descripcin Multinivel (MDM2), con carcter de norma
tcnica para la descripcin de los archivos dependientes de
esta comunidad.
Tanto Catalu
a como Galicia han publicado normas para
la descripcin de sus archivos, de acuerdo con la realidad
archivstica tanto catalana como gallega.
Por ltimo,
Aragn ha publicado tres normas en relacin
con la creacin de descriptores geogrficos, descripcin
de autoridades de archivos y estructura de datos de los
archivos correspondientes a Aragn.
> Normalizacin Archivstica
43
Volver al NDICE
5

ENLACES
Y GLOSARIO

> Normalizacin Archivstica

44
 Volver al NDICE

Normas archivsticas:
Directorio de recursos electrnicos

ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos

relativos a Instituciones, Personas y familias, 2. ed., 2004.
http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf

ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, 2. ed., 2000

http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf

Norma Espaola de Descripcin Archivstica (NEDA): Anlisis y propuesta de desarrollo.

http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf

Norma Espaola de Descripcin Archivstica (NEDA): COMISION CNEDA: Documentos

http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html

Norma Espaola de Descripcin Archivstica (NEDA): Modelo conceptual

de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos...
Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las
descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad
http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDATiposEntidad_20081215

Norma Espaola de Descripcin Archivstica (NEDA) 1 versin Cdigo de referencia,

Ttulo, Fechas, Nivel de descripcin, Volumen, Nombre del productor y Apndice.
http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/NEDA/NEDA_v1_2005_completa.pdf

Norma ISDF. Norma Internacional para la Descripcin de Funciones.

http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva.pdf

Norma ISDF. Norma Internacional para la Descripcin de Funciones. Ejemplos espaoles.

http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDF_Ejemplos.pdf

Norma ISDIAH. Norma Internacional para describir instituciones

> Normalizacin Archivstica

que custodian fondos de archivo.

http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDIAH_ESP.pdf

45
 Volver al NDICE
GLOSARIO
Acceso (ISAD)
Facultad de utilizar el material de un fondo, sometido
por regla general a determinadas normas y condiciones
(Access).
Autor (ISAD)
Persona fsica o entidad responsable del contenido
intelectual de un documento. No debe confundirse con los
productores. (Author).
Calificador (ISAAR - CPF)
Informacin que se aade a un elemento de descripcin y
que ayuda a la identificacin, comprensin y/o utilizacin
del registro de autoridad (Qualifier).
Calificador (ISDIAH)
Informacin que se aade a un elemento de descripcin y
que ayuda a la identificacin, comprensin y/o utilizacin
de un registro de autoridad (Qualifier).
Coleccin (ISAD)
Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la
base de alguna caracterstica comn sin tener en cuenta su
procedencia. No debe confundirse con Fondo. (Collection).
Custodia (ISAD)
Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que
se basa en su posesin fsica y que no siempre implica la
propiedad jurdica ni el derecho a controlar el acceso a los
documentos. (Custody).
Descripcin archivstica (ISAAR - CPF)
Representacin precisa de una unidad de descripcin y, en
su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante
la recopilacin, cotejo, anlisis y organizacin de toda
aquella informacin que sirva para identificar, gestionar
y localizar la documentacin y explicar su contenido y el
contexto de su produccin.
Este trmino tambin designa el resultado del proceso
(Archival description).
Descripcin archivstica (ISAD)
Elaboracin de una representacin exacta de la unidad de
descripcin y, en su caso, de las partes que la componen
mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro
de la informacin que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, as como su
contexto y el sistema que los ha producido.
5 ENLACES Y GLOSARIO
El trmino sirve tambin para describir los resultados de
este proceso. (Archival description).
Descripcin archivstica (ISDF)
Elaboracin de una representacin precisa de una unidad
de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen,
mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y grabacin
de informacin que sirva para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, su contexto
y el sistema que los ha producido. Este trmino tambin
designa los resultados del proceso (Archival description).
Descripcin archivstica (ISDIAH)
Representacin precisa de una unidad de descripcin y, en
su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante
la recopilacin, cotejo, anlisis y organizacin de toda
aquella informacin que sirva para identificar, gestionar
y localizar la documentacin y explicar su contenido y el
contexto de su produccin. Este trmino tambin designa
el resultado del proceso (Archival description).
Documento (ISAD)
Informacin que ha quedado registrada de alguna forma
con independencia de su soporte o caractersticas.
(Document).
Documento de archivo (ISAAR - CPF)
Informacin registrada en cualquier soporte y tipo
documental, producida, recibida y conservada por
cualquier persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus
competencias o en el desarrollo de su actividad (Record).
Documento de archivo (ISAD)
Informacin contenida en cualquier soporte y tipo
documental, producida, recibida y conservada por
cualquier organizacin o persona en el ejercicio de sus
competencias o en el desarrollo de su actividad. (Record).
Documento de archivo (ISDF)
Informacin registrada en cualquier soporte y forma,
producida (emitida o recibida) y conservada por cualquier
institucin o persona en el ejercicio de sus funciones o en el
desarrollo de su actividad (Record).
> Normalizacin Archivstica
Entidad (ISAD)
Organizacin o grupo de personas identificados con
un nombre propio que acta o puede actuar con plena
autonoma. (Corporate body).
46
 Volver al NDICE
Expediente (ISAD)
Unidad organizada de documentos reunidos bien por el
productor para su uso corriente, bien durante el proceso
da organizacin archivstica, porque se refieren al mismo
tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la
unidad bsica de la serie. (File).
Fondo (ISAD)
Conjunto de documentos, con independencia de su tipo
documental o soporte, producidos orgnicamente y/o
acumulados y utilizados por una persona fsica, familia o
entidad en el transcurso de sus actividades y funciones
como productor. (Fonds).
Funcin (ISDF)
Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea
asignada a una institucin por la legislacin, poltica o
mandato. Las funciones pueden dividirse en conjuntos de
operaciones coordinadas como subfunciones, procesos,
actividades, tareas o acciones (Function).
Institucin (ISAAR - CPF)
Organizacin o grupo de personas, identificado por un
nombre propio y que acta o puede actuar como una
entidad. Puede incluir a una persona individual que acte
como persona jurdica (Corporate body).
Institucin (ISDF)
Organizacin o grupo de personas, identificado por un
nombre propio y que acta o puede actuar como una
entidad. Tambin incluye a una persona que acte en el
ejercicio de su cargo institucional (Corporate body).
Institucin con fondos de archivo (ISDIAH)
Una organizacin, que custodia y preserva documentos
de archivo y los hace accesibles al pblico. (Institution with
archival holdings).
Instrumento de descripcin (ISAD)
Trmino genrico que sirve para denominar cualquier
descripcin o instrumento de referencia realizado o
recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del
control administrativo e intelectual de los documentos.
(Finding Aid).
Nivel de descripcin (ISAD)
Situacin de la unidad de descripcin en la jerarqua del
fondo. (Level of description).
Nuevo ingreso (ISAD)
Ingreso adicional complementario de una unidad de
descripcin que se conserva en un Archivo. (Accrual).
Organizacin (ISAD)
Procedimiento fsico e intelectual, as como su resultado,
consistente en analizar y disponer los documentos de
acuerdo con los principios archivsticos. (Arrangement).
Procedencia (ISAAR - CPF)
Relacin existente entre los documentos de archivo y las
personas fsicas o jurdicas que los han producido, reunido,
conservado y utilizado en el desarrollo de su actividad
personal o institucional (Provenance).
Procedencia (ISAD)
Relacin existente entre los documentos y las
organizaciones o personas fsicas que los han producido,
acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su
propia actividad. (Provenance).
Procedencia (ISDF)
Relacin existente entre los documentos de archivo y las
instituciones o personas que los produjeron, acumularon,
conservaron y utilizaron en el desarrollo de su actividad
institucional o personal. Procedencia es tambin la
relacin entre los documentos de archivo y las funciones
que generaron la necesidad de dichos documentos
(Provenance).
Productor (ISAAR - CPF)
Cualquier entidad (institucin, familia o persona) que ha
producido, reunido y/o conservado documentos en el
desarrollo de su actividad personal o institucional (Creator).
Productor (ISAD)
Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y
conservado los documentos en el desarrollo de su propia
actividad. No debe confundirse con el coleccionista.
(Creator).
Productor (ISDF)
Cualquier institucin, familia o persona que produjo,
acumul y conserv documentos de archivo en el
desarrollo de su actividad institucional o personal (Creator).
Productor (ISDIAH)
Cualquier entidad (institucin, familia o persona) que ha
producido, reunido y/o conservado y/o usado documentos
en el desarrollo de su actividad personal o institucional.
(Creator).
Punto de acceso (ISAAR - CPF)
Nombre, trmino, palabra clave, frase o cdigo que
se puede utilizar para buscar, identificar y localizar
> Normalizacin Archivstica
descripciones archivsticas, incluye los registros de
autoridad (Access point).
Punto de acceso (ISAD)
Nombre, trmino, palabra clave, grupo de palabras o
cdigo que se utiliza para buscar, identificar y localizar una
descripcin archivstica. (Acces Point).
47
 Volver al NDICE
Registro de autoridad (ISAAR - CPF)
Forma autorizada del nombre, combinada con otros
elementos informativos que permiten identificar y describir
la entidad mencionada y que pueden tambin remitir a
otros registros de autoridad relacionados (Authority record).
Registro de autoridad (ISDF)
Forma autorizada del nombre de una entidad, combinada
con otros elementos informativos que permiten identificar
y describir dicha entidad y que pueden tambin remitir a
otros registros de autoridad relacionados (Authority record).
Registro de autoridad (ISDIAH)
Forma autorizada del nombre, combinada con otros
elementos informativos que permiten identificar y describir
la entidad mencionada y que pueden tambin remitir a
otros registros de autoridad relacionados (Authority record).
Serie (ISAD)
Documentos organizados de acuerdo con un sistema
de archivo o conservados formando una unidad como
resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso
archivstico, o de la misma actividad; que tienen una forma
particular, o como consecuencia de cualquier otra relacin
derivada de su produccin, recepcin o utilizacin. La serie
se denomina tambin serie documental. (Series).
Soporte (ISAD)
Materia fsica, en la que se contiene o soporta la
informacin registrada (por ejemplo, tableta de barro,
papiro, papel, volumen encuadernado, pergamino, pelcula,
cinta magntica). (Medium).
Subfondo (ISAD)
Subdivisin del fondo consistente en un conjunto de
documentos relacionados entre s que se corresponde
con las subdivisiones administrativas de la institucin u
organismo que lo origina, y cuando esto no es posible,
con agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales
5 ENLACES Y GLOSARIO
o similares de la propia documentacin. Cuando el
productor posee una estructura jerrquica compleja, cada
subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados
como sean necesarios para reflejar los niveles de la
estructura jerrquica de la unidad administrativa primaria
subordinada. (Sub-fonds).
Tipo documental (ISAD)
Clase de documentos que se distingue por la semejanza de
sus caractersticas fsicas (por ejemplo, acuarelas, dibujos)
y/o intelectuales (por ejemplo, diarios, dietarios, libros de
actas). (Form).
Ttulo (ISAD)
Palabra, frase, carcter o grupo de caracteres que sirve para
denominar la unidad de descripcin. (Title).
Ttulo atribuido (ISAD)
Ttulo atribuido por el archivero a la unidad de descripcin
que carece de ttulo formal. (Supplied title).
Ttulo formal (ISAD)
Ttulo que figura en un lugar preferente en la
documentacin que se describe. (Formal title).
Unidad de descripcin (ISAD)
Documento o conjunto de documentos, cualquiera que
sea su forma fsica, tratado como un todo y que como
tal constituye la base de una nica descripcin. (Unit of
description).
Unidad documental simple Documento (ISAD)
La unidad archivstica ms pequea intelectualmente
indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un
informe, una fotografa, una grabacin sonora. (Item).
Valoracin (ISAD)
Procedimiento que permite determinar el calendario de
conservacin de los documentos de archivo. (Appraisal).
> Normalizacin Archivstica
48
Asociacin Espaola de Documentacin e Informacin
Santa Engracia, 17. 3 - 28010 Madrid
Telfono: 91 593 40 59
Fax: 91 593 41 28
www.sedic.es