PREMESSA Lapplicazione, realizzata con Microsoft Excel, ha lo scopo di agevolare il controllo sugli impegni e sulle disponibilit di cassa, consentendo di distinguere analiticamente le cause dei movimenti finanziari per ciascun conto gestito.
Le grandezze importanti per lapplicazione sono:
i conti, che specificano la destinazione dei movimenti, le causali, che specificano la natura dei movimenti, i movimenti finanziari, che identificano le entrate e le uscite monetarie.
Il reporting ottenibile sulla base di queste grandezze prevede:
il riepilogo dei movimenti per conto, data valuta e data registrazione, causale, il calcolo dei saldi per conto e data valuta.
Per migliorare la leggibilit dei risultati, possibile definire la struttura delle causali su tre livelli di raggruppamento (mastro, gruppo, dettaglio): in questo modo, pur inserendo sempre i movimenti con una causale di massimo dettaglio, si ottengono rapidamente dei valori di sintesi. Il dettaglio dei clienti italia e dei clienti estero, ad esempio, confluisce in un primo raggruppamento incassi clienti, al primo livello, e quindi in un ulteriore raggruppamento incassi operativi, al secondo livello.
Lapplicazione contiene dei dati di esempio che hanno lo scopo di esplicitare le funzionalit del modello; la loro eliminazione deve essere effettuata procedendo alla semplice cancellazione del contenuto delle celle, senza eliminare alcuna riga. Leliminazione o laggiunta di righe pu infatti, compromette il corretto funzionamento dellapplicazione.
UTILIZZO DELLAPPLICAZIONE Allapertura della cartella Excel una macro predispone lambiente di lavoro, posizionando il focus sul foglio iniziale; da qui possibile lanciare una barra di men personalizzata, che consente di muoversi allinterno dellapplicazione. Linserimento dei dati pu essere fatto direttamente nei fogli di lavoro: nei casi pi complicati sono previste delle finestre di dialogo, che guidano loperazione in modo da renderla pi semplice e sicura. In ogni caso, i dati vengono riportati dalle finestre di dialogo nei fogli di lavoro: questi non sono protetti e bisogna quindi porre particolare attenzione alle modalit di gestione delle celle quando si preferisce un input diretto, escludendo luso delle finestre di dialogo.
La barra di men personalizzata gestisce le seguenti funzionalit:
CONTI che consente di visualizzare lanagrafica dei conti da utilizzare per le previsioni di cassa. E possibile inserire al massimo 5 conti. CAUSALI che attiva un sottomen che si articola nelle seguenti voci:
Anagrafica causali: gestisce lanagrafica delle causali da utilizzare. Le informazioni
richieste sono: la descrizione della causale, il livello di raggruppamento di riferimento, selezionando lopzione dallelenco disponibile (mastro, gruppo o dettaglio), lID, solo per le causali di livello mastro, per definirne lordinamento nel prospetto di riepilogo dei movimenti revisionali.
Possono essere inseriti fino ad un massimo di 50 causali.
Riclassifica Dettaglio Gruppo: visualizza una finestra di dialogo per la gestione delle riclassificazioni delle causali. In questa finestra necessario definire il legame, ad esempio, tra la causale di dettaglio Fornitori italia ed il primo livello di raggruppamento Pagamenti fornitori. Nella prima casella di riepilogo (causale di dettaglio) sono visualizzate le causali di dettaglio non ancora associate, nella seconda casella i raggruppamenti disponibili, nella terza (riepilogo riclassificazioni) il riepilogo delle riclassificazioni gi definite. Ogni volta che viene creata una riclassificazione, la relativa causale di dettaglio viene eliminata dallelenco. Questa operazione di riclassificazione fondamentale: le causali non riclassificate non saranno visualizzate nel report di riepilogo dei movimenti finanziari. La cancellazione di una riclassificazione esistente viene eseguita attivando il pulsante CANCELLA, previa selezione del dato dallelenco disponibile. I pulsanti SU e GIU facilitano la modifica dellordinamento delle riclassificazione esistenti; tale ordinamento viene utilizzato nel report dei movimenti finanziari.
Riclassifica Gruppo Mastro: la metodologia appena descritta applicabile anche per la
riclassificazione delle causali a livello di gruppo e mastro.
MOVIMENTI che attiva una finestra di dialogo che gestisce linserimento, la modifica e/o la cancellazione dei movimenti previsionali. 1. Registrazione di un nuovo movimento
Le informazioni richieste per linserimento di un nuovo movimento sono:
la data di registrazione e data di valuta delloperazione. Linserimento delle date agevolato dalla visualizzazione di un calendario che attivabile selezionando il relativo pulsante di comando posizionato a lato dei campi data; il conto da utilizzare, selezionando lopzione dallelenco disponibile che riporta lanagrafica dei conti preventivamente inseriti; la causale di riferimento, selezionando lopzione dallelenco disponibile, che riporta esclusivamente le causali che hanno impostato Dettaglio nel campo Livello della relativa anagrafica; il tipo di movimento. La scelta pu avvenire tra le seguenti tipologie: certo, stimato, provvisorio, saldo iniziale, da utilizzare per linserimento dei saldi iniziali dei conti utilizzati per le previsioni di cassa; il segno da attribuire al movimento, selezionando lopzione dallelenco disponibile (+ per gli incassi e - per i pagamenti); limporto del movimento; la divisa ed il cambio da utilizzare per linserimento di un movimento in divisa. In questo caso il campo importo non deve essere valorizzato.
Il pulsante ANNULLA cancella le informazioni inserite nella finestra di dialogo.
Il pulsante REGISTRA conferma linserimento del movimento nel foglio Excel. Il pulsante CHIUDI chiude la finestra di dialogo.
2. Modifica di un movimento esistente
Per poter modificare un movimento, necessario in primo luogo selezionare lo stesso
dallelenco riepilogativo disponibile con un doppio click; tale operazione procede al riempimento automatico dei campi della finestra di dialogo con i valori originali riferiti al movimento selezionato. Dopo aver modificato i dati, per confermare loperazione necessario attivare il pulsante MODIFICA.
3. Cancellazione di un movimento esistente
La cancellazione di un movimento esistente viene eseguita attivando il pulsante
CANCELLA, previa selezione del movimento interessato dallelenco disponibile.
4. Applicazione di un filtro sul riepilogo dei movimenti
Per agevolare il controllo dei movimenti inseriti possibile attivare il pulsante Filtro per la definizione dei criteri in base ai quali filtrare i dati riepilogati. In particolare i campi che devono essere obbligatoriamente valorizzati sono larco temporale (da data a data) ed il conto di riferimento. Qualora si desideri restringere ulteriormente la selezione possibile impostare anche la causale ed il tipo di movimento. Definiti i criteri il pulsante ATTIVA applica il filtro nellelenco ripeilogativo.
Il pulsante TUTTI riattiva la visualizzazione completa di tutti i movimenti inseriti.
RIEPILOGO MOVIMENTI che visualizza il riepilogo dei movimenti di cassa dettagliati per conto, data valuta e data registrazione, causale e tipo movimento.
RIEPILOGO SALDI che visualizza landamento dei saldi dei conti movimentati, ordinati per data valuta.
