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Tutorial Microsoft Project 2000

Tutorial

Microsoft Project 2000

Indice

Introduzione

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Definizioni

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Tasks

3

Creare un nuovo progetto

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Viste

3

Inserimento e specifica dei tasks

4

Relazioni

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Vincoli

8

Risorse

9

Tipi di task

10

Costi

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Assegnare un costo ad una risorsa

11

Margini

11

Sovraallocazione

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Preparare il progetto per la pubblicazione

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Statistiche di progetto

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Filtri, Ordinamenti e Gruppi

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JACOPO VILLA – MATR 565575 – ING. DEL SOFTWARE

Tutorial

Microsoft Project 2000

Introduzione

Ogni volta che all’interno di un progetto è necessario coordinare un insieme di mansioni specifiche da completare entro determinati parametri temporali ed economici, è compito del project manager ottimizzare le attività al fine di giungere al completamento del progetto. Lo sviluppo di un software, la pubblicazione di un bollettino, l’organizzazione di un programma di formazione o l’avvio di una nuova attività sono solo alcuni esempi dei possibili progetti che quotidianamente vengono intrapresi.

Project 2000 è lo strumento di Microsoft dedicato al supporto del lavoro dei project manager: li aiuta infatti a stendere un piano d’azione e ad organizzare tutti i dettagli che devono essere completati per raggiungere l’obbiettivo.

Project 2000 è basato sul modello di Office 2000. Oltre ad essere uno strumento di facile utilizzo ed estremamente flessibile implementa numerose funzionalità per l’interfacciamento con il mondo web: tramite Microsoft Project Central ed IIS infatti consente ad ogni membro di un team di vedere e scambiare informazioni relative al progetto indipendentemente dalla loro posizione.

Definizioni

Qui di seguito vengono definiti alcuni termini che ricorreranno frequentemente all’interno del tutorial:

Mansioni (Tasks): sono una divisione di tutti i lavori che devono essere completati per giungere al compimento degli obbiettivi del progetto.

Portata (Scope): è l’insieme di tutti i task e dei rispettivi obbiettivi

Risorse: possono essere persone, equipaggiamenti, materiali o servizi necessari per completare il progetto. L’insieme delle risorse influenza portata e tempi di ogni progetto.

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Tasks

Creare un nuovo progetto

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E’ possibile creare un nuovo progetto a partire da un Template esistente selezionando File > New dal menu e selezionando il modello che più si adatta alle nostre esigenze dalla finestra che si apre. A questo punto è necessario stabilire la data d’inizio o di fine del progetto.

stabilire la data d’inizio o di fine del progetto. Se si decide di inserire la data

Se si decide di inserire la data di inizio progetto, il programma schedulerà i tasks a partire dalla data indicata in funzione dell’ordine in cui le mansioni devono essere completate e della disponibilità delle risorse assegnate al progetto. Al contrario, se è necessario terminare il progetto entro una determinata scadenza, sarà possibile definire la data di termine ed organizzare il lavoro procedendo a ritroso lungo la timeline.

Una volta compiuta questa operazione, è buona norma definire le proprietà del progetto selezionando File > Properties ed indicando titolo, project manager, nome della società, obbiettivi del progetto, etc

Viste

Le viste consentono di analizzare il progetto da differenti angolazioni in funzione delle informazioni che vogliamo visualizzare.

Il foglio di lavoro del progetto è situato nella parte principale della finestra dell’applicazione e visualizza informazioni differenti in funzione della vista che è stata selezionata. La vista di default è un diagramma di Gantt, che utilizza grafici a barre per confrontare e contrapporre i timeframes. In Microsoft Project ad ogni barra è associato un task.

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Inserimento e specifica dei tasks

Gli obbiettivi da raggiungere per il completamento di un progetto devono essere definiti in termini di task.

Esistono essenzialmente quattro tipi di task:

1)

Summary tasks: contiene mansioni secondarie (subtasks) e le relative proprietà

2)

Subtasks: sono mansioni “minimali” che fanno parte di un Summary task

3)

Recurring tasks: sono operazioni che ricorrono a intervalli regolari nel progetto

4) Milestones: sono mansioni con durata zero e che rappresentano dei blocchi o degli obbiettivi da raggiungere affinché il progetto possa giungere a compimento.

Una volta creato un task la prima operazione da effettuare è stabilire il nome e la durata associati alla mansione.

è stabilire il nome e la durata associati alla mansione. Per default la durata del task

Per default la durata del task è di un giorno. Nel caso in cui non fossimo in possesso di informazioni sufficienti a stimare con precisione la durata dell’operazione, potremmo in ogni caso procedere con la pianificazione del progetto e stabilirla in un secondo tempo senza doverci preoccupare delle relazioni che avremo creato fra le varie attività.

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Tramite un doppio click sul task appena creato si accede alla finestra Task Information tramite la quale è possibile definire tutte le specifiche relative alla mansione.

definire tutte le specifiche relative alla mansione. Se si desidera inserire un milestone è sufficiente inserire

Se si desidera inserire un milestone è sufficiente inserire il nome ed impostare la durata a zero; Project visualizzerà questo task mediante un diamante anziché con una barra di attività. Per copiare un task e le relative proprietà è sufficiente cliccare sull’ID del task ed effettuare un copia e incolla come di consueto.

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Una volta inseriti i Summary task è necessario inserire i compiti secondari nelle righe libere ed associarli ai relativi task tramite l’apposita toolbar ( View > Toolbars > Formatting ).

toolbar ( View > Toolbars > Formatting ). Per inserire un subtask è necessario: 1) Inserire

Per inserire un subtask è necessario:

1) Inserire un nuovo task nella riga sottostante al Summary task al quale vogliamo associarlo
1)
Inserire un nuovo task nella riga sottostante al Summary task al quale
vogliamo associarlo
2)
Collegare i due task tramite il tasto “Indent” sulla Formatting toolbar.
task tramite il tasto “Indent” sulla Formatting toolbar. L’utilizzo dei subtask comporta diversi vantaggi: creando

L’utilizzo dei subtask comporta diversi vantaggi: creando livelli multipli di mansioni secondarie che fanno parte di un unico Summary task rende possibile espandere o collassate le attività che ci interessa analizzare e semplicizza le operazioni di spostamento di interi gruppi di tasks. Ogni azione che viene compiuta su un Summary task viene inoltre propagata a tutti i relativi subtask velocizzando eventuali modifiche.

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Relazioni

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I tasks generalmente vengono organizzati in modo da cominciare il prima possibile, ovvero la prima giornata lavorativa successiva alla data di inizio progetto. In Microsoft Project è possibile utilizzare tre diversi calendari: il calendario standard, quello di 24 ore e il calendario con turno notturno; ogni calendario naturalmente organizza le attività in modo diverso.

La durata di ogni operazione viene visualizzata sotto forma di una barra nel diagramma di Gantt. Molto spesso avviene che degli imprevisti modifichino la durata delle attività, comportando una sostanziale modifica dell’intero progetto. Per risolvere questo problema Project consente di collegare le varie attività in modi diversi, in modo tale che la modifica ad un singolo task si propaghi correttamente all’intero progetto.

Un task A che necessiti di essere completato per poter passare al successivo task B viene denominato predecessore di B. Analogamente B viene detto il successore di A.

Esistono quattro alternative per collegare due o più tasks:

LInk

Descrizione

Finish-Start

B comincia quando termina A

Finish-Start B comincia quando termina A

Start-Start

A e B cominciano contemporaneamente

Start-Start A e B cominciano contemporaneamente

Finish-Finish

A e B terminano contemporaneamente

Finish-Finish A e B terminano contemporaneamente

Start-Finish

A comincia quando termina B

Start-Finish A comincia quando termina B Per collegare tra loro i tasks è sufficiente utilizzare la

Per collegare tra loro i tasks è sufficiente utilizzare la finestra Task Information ed impostare i predecessori del task selezionato.

Tramite lo stesso pannello è possibile impostare un ritardo (lag) previsto nel completamento del predecessore al fine di incorporare un fattore aggiuntivo di sicurezza nel calcolo delle tempistiche di lavoro. Tale ritardo può essere

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impostato sia in termini di tempo assoluto che come percentuale calcolata sulla durata del predecessore.

Vincoli

A volte può risultare utile imporre dei vincoli relativamente ad un task per evidenziare possibili problemi di programmazione. Microsoft Project comprende otto tipi di vincoli che rientrano in due categorie: flessibili ed inflessibili.

E’ possibile impostare un vincolo tramite la sezione Advanced della finestra Task Information alla voce Constraint type.

possibile impostare un vincolo tramite la sezione Advanced della finestra Task Information alla voce Constraint type.

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Risorse

Le risorse possono essere di due tipi:

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Risorse lavoro: completano le loro mansioni utilizzando il proprio tempo, generalmente sono persone o equipaggiamenti assegnati al progetto.

Risorse materiali: sono rifornimenti o stock necessari a completare il progetto.Project 2000 consente di tracciare le risorse materiali e di assegnarle a specifici task.

La prima operazione da effettuare quando un insieme di risorse viene assegnato ad un progetto è di determinare il tempo e la disponibilità di ogni risorsa. Nel caso di risorse lavoro viene stabilita la disponibilità della risorsa in termini di ore, giorni o mesi di lavoro, nel caso di risorse materiali vengono invece definite le quantità disponibili in funzione della unità di misura adeguata.

L’operazione successiva è assegnare le risorse alle rispettive mansioni. L’associazione di una risorsa ad uno specifico task fa si che Project 2000 ricalcoli l’organizzazione delle operazioni affinché si adegui alla disponibilità delle risorse assegnate. Ferie ed eventuali pause lavorative possono essere associate ad ogni risorsa, Project 2000 si occuperà di verificare che questo non implichi una sovra-allocazione della risorsa.

Per assegnare risorse ad un task è necessario utilizzare la finestra Assign Resources ( Tools > Resources > Assign Resources )

Resources ( Tools > Resources > Assign Resources ) Cliccando sul nome di una risorsa nel

Cliccando sul nome di una risorsa nel Resource Sheet verrà visualizza la finestra Resource Information. Questa finestra fornisce informazioni relative alla risorsa, al gruppo di lavoro, al tipo di risorsa, ai costi e alle note specifiche; tutte queste risorse possono essere modificate per adattarle agli specifici bisogni del progetto. Tramite la sezione Working Time è inoltre possibile assegnare differenti modelli di calendario e modificare gli orari di lavoro e la disponibilità di ogni risorsa in funzione delle singole esigenze.

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Tipi di task

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Come abbiamo già detto è possibile associare le risorse ad un task utilizzando la finestra Assign Resources. Durante lo svolgimento del progetto è possibile che degli imprevisti modifichino la disponibilità di una risorsa o la durata della mansione, quindi quello che sorge spontaneo chiedersi è come poter incorporare questo fattore di incertezza all’interno del modello.

Quando associamo una risorsa ad uno specifico task, Project calcola automaticamente le ore di impiego della risorsa moltiplicando la durata del task per la percentuale di utilizzo che abbiamo impostato per la risorsa. In sostanza distinguiamo tra:

Lavoro: ore di lavoro che una risorsa spende per la realizzazione di un task

Durata: tempo che intercorre tra l’inizio e la fine dell’attività

Una volta creato un task, è possibile specificarne il tipo:

Fixed Work: lavoro costante

Fixed Duration: durata costante

Impostando ad esempio come costante il lavoro associato ad una attività, ogni modifica alla stessa ne varierà la durata, adeguando automaticamente tutto il modello. Ad esempio per una attività la cui durata è di tre giorni ed alla quale è stato associato il 100% del lavoro di due risorse, considerando una comune giornata lavorativa di otto ore, otteniamo che il lavoro associato al task è di 48 ore. Se a questo punto aggiungiamo una terza risorsa al task, come risultato otterremo una riduzione della durata del task stesso. Se viceversa avessimo impostato la durata del task come costante, l’aggiunta di una risorsa avrebbe comportato un aumento di lavoro.

Costi

Per calcolare il costo associato ad una task, Project moltiplica le ore di lavoro impiegate dalla risorsa per completare la mansione con il costo unitario precedentemente impostato. Allo stesso modo vengono calcolati i costi relativi alle risorse materiali.

In Microsoft Project è possibile impostare il metodo di accredito dei costi relativamente ad un task. Esistono due alternative:

Start method: le risorse vengono pagate prima di cominciare la mansione

Finish method: le risorse vengono pagate al termine della mansione

Nel caso di task particolarmente lunghi o complessi, è possibile associare il costo al livello di completamento del task: se ad esempio il task è completo al 50%, il costo calcolato in quel momento sarà del 50% sul costo totale della attività.

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Assegnare un costo ad una risorsa

Per assegnare un costo ad una risorsa è necessario effettuare queste operazioni:

1)

Aprire la finestra Resource Information.

2)

Inserire il costo orario standard (Standard Rate) della risorsa ed eventualmente il costo orario in caso di straordinari (Overtime rate).

3)

Nel caso in cui il costo della risorsa vari con il passare del tempo, inserire nelle righe successive la data relativa al cambiamento ed i relativi prezzi

4)

Selezionare il metodo di accredito relativo alla risorsa

E’ inoltre possibile associare dei costi fissi relativi al progetto o alle risorse, nel caso in cui sia necessario supportare delle spese indipendentemente dall’utilizzo delle risorse.

Margini

Le risorse generalmente sono esseri umani e in quanto tali portano con sé un importante fattore di indeterminazione: le disponibilità possono cambiare, le risorse possono essere state assegnate a troppo lavoro o potrebbero dover abbandonare il lavoro a progetto incompleto. Per poter stendere un buon piano di lavoro è fondamentale tener conto di questo fattore e stabilire dei margini operativi che ci consentano di affrontare eventuali cambiamenti.

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Project consente di adeguare il lavoro delle risorse ad eventuali imprevisti futuri applicando un profilo alla distribuzione di lavoro della risorsa.

Ad esempio se viene assegnato il 100% di una risorsa ad un task secondo un profilo lineare, questa lavorerà alla propria mansione per otto ore dal primo all’ultimo giorno.

mansione per otto ore dal primo all’ultimo giorno. Resource Graph – Profilo “Flat” – Durata Task:

Resource Graph – Profilo “Flat” – Durata Task: 5 giorni

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Viceversa applicando un profilo “Front Loaded”, ovvero dove si prevede un carico di lavoro maggiore all’inizio del progetto, otterrò una distribuzione disomogenea del lavoro lungo il task con un conseguente aumento della durata totale dello stesso.

con un conseguente aumento della durata totale dello stesso. Resource Graph – Profilo “Front Loaded” –

Resource Graph – Profilo “Front Loaded” – Durata Task: 10 giorni

I profili applicabili sono:

Flat: Distribuzione di lavoro uniforme.

Back-loaded: Picco di attività alla fine del progetto.

Front-loaded: Picco di attività all’inizio del progetto.

Double Peak: Task caratterizzato da due picchi di attività.

Early Peak: Picco di attività poco dopo l’inizio del progetto.

Late peak: Picco di attività poco prima della fine del progetto

Bell: Distribuzione e campana

Turtle: Distribuzione a campana più morbida.

E’ possibile cambiare il profilo di un assegnamento utilizzando la vista “Resource Usage” e effettuando un doppio click su un assegnamento.

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Sovraallocazione

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Una risorsa è sovraalloccata quando il lavoro pianificato (lavoro distribuito lungo l’arco del progetto) eccede la disponibilità della stessa. Nelle visualizzazioni di Project, una risorsa sovraalloccata viene visualizzata con un colore rosso e, nel Resource Sheet, tramite una icona di attenzione.

e, nel Resource Sheet, tramite una icona di attenzione. Resource Graph Resource Sheet Per risolvere un

Resource Graph

Sheet, tramite una icona di attenzione. Resource Graph Resource Sheet Per risolvere un problema di sovraallocazione

Resource Sheet

Per risolvere un problema di sovraallocazione è possibile procedere in tre modi:

1)

Ritardare un task

2)

Dividere un task

3)

Assegnare ulteriori risorse al task

Project inoltre comprende una funzione di livellamento che risolve automaticamente problemi di sovraallocazione mediante la divisione dei task in funzione di

Disponibilità di tempo

Dipendenze dei task

Blocchi critici

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La funzione di livellamento è disponibile all’interno del menu Tools > Resource Leveling.

all’interno del menu Tools > Resource Leveling. Le diverse opzioni all’interno della finestra consentono

Le diverse opzioni all’interno della finestra consentono di definire il periodo interessato e la metodologia di livellamento. In particolare nel caso in cui non sia possibile risolvere il problema tramite lo spostamento o la divisione di un task vengono ritardati i task in questo ordine:

1)

Task senza successori

2)

Task che non si trovano su di un percorso critico

3)

Task a bassa priorità o task non vincolanti

4)

Altri task

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Preparare il progetto per la pubblicazione

Una volta definiti con precisione mansioni, risorse e costi è utile riesaminare il progetto per valutare la bontà del lavoro svolto; a tal fine Project mette a

disposizione diversi strumenti atti a valutare la qualità e la precisione del piano

di

lavoro

E’

possibile

Visualizzare un sommario di tutte le statistiche più importanti

Utilizzare dei filtri

Ordinare e raggruppare le informazioni

Identificare e mettere in atto delle strategie volte a diminuire costi e durate

Statistiche di progetto

Al primo salvataggio ci viene richiesto se desideriamo salvare anche la Baseline del progetto. La Baseline in sostanza tiene traccia delle durate e dei costi dei vari task come erano stati pianificati inizialmente, in modo da poter effettuare un raffronto con i dati stimati durante l’evoluzione del progetto.

La finestra “Project Statistics” fornisce una serie di sommari relativi alla situazione attuale (Current), alla situazione stabilita alla prima stesura del piano (Baseline) ed alla variazione tra le due.

stesura del piano (Baseline) ed alla variazione tra le due. Filtri, Ordinamenti e Gruppi I filtri

Filtri, Ordinamenti e Gruppi

I filtri consentono di stabilire delle condizioni sotto le quali desideriamo che vengano visualizzati i dati. E’ possibile sia nascondere dei dati non importanti che evidenziare le informazioni critiche. A tal fine la funzione di “Auto Filter” (Project > Filtered For > AutoFilter) risulta nella maggior parte dei casi la soluzione migliore. Una volta attivata la funzione è possibile selezionare dal menu a discesa le informazioni che vogliamo visualizzare.

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Per organizzare i dati in maniera più chiara in funzione delle informazioni che vogliamo estrarre, è possibile ordinare i task per costo, priorità, data di inizio o di fine. Analogamente è possibile ordinare le risorse in ordine alfabetico o per costo e dividerle in gruppi.

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