PROJEKTIRANJE I IMPLEMENTACIJA

SISTEMA NAGRAIVANJA ZA LANOVE TIMA PRODAJE

Pripremio: PROBENEFIT KONSALTING i saradnici

Sarajevo, Novembar 2014

SISTEM NAGRAIVANJA ZA TIM PRODAJE

CILJ PROJEKTA

Cilj ovog projekta je dizajniranje i implementacija sistema nagraivanja za SISTEM NAGRAIVANJA

lanove tima Prodaje.
CIlj
Cilj svakog sistema za nagraivanje u prodaji je poveanje motivisanosti la-
Realistian, ostvarljiv
nova tima za ostvarivanje vee prodaje, sa odravanjem prihvatljivo niskih
trokova prodaje. Tokom naeg dugogodinjeg rada sa kompanijama irom
Praenje
svijeta, utrvdili smo da kompanije primjenjuju veliki broj razliitih sistema
Kontinuirano, precizno
nagraivanja osoblja koje se bavi prodajom proizvoda ili usluga. Veina ovih
sistema izgleda odlino na papiru, ali postoje veliki problemi u njihovoj real-
Nagrada
izaciji u praksi. Osnovni razlog za ovo je sloenost sistema, odnosno prenatr-
planirano ostvareno
panost razliitim mjerama uspjenosti (Key Performance Indicators). To oteava
praenje uspjenosti. Iskustvo nam pokazuje da ovi sistemi brzo postaju rutina
i ne ostvaruju cilj za koji su bili dizajnirani i uvedeni.
Da bi izbjegli ovakvu zamku, mi smo razvili system nagraivanja ija je osnova
transformiranje svakog lana tima Prodaje u pojedinani Virtuelni Profitni
Centar (VPC, Virtual Profit Centers ). Na ovaj nain, omoguava se:
Postavljanje sprovodljivih ciljeva za svakog lana tima
Praenje rezultata svakog pojedinca i svakog cilja
Definisanje individualnih nagrada na osnovu razlika izmeu planiranih i
postignutih rezultata u ostvarivanju ciljeva.
Na sistem nagraivanja ne trai nikakve intervencije u Organizacionoj
strukturi, niti u Kontnom planu (Chart of Accounts), niti u Informacionom
sistemu. Finalni dizajn je rezultat zajednikog rada izmeu predstavnika kli-
jenta i naeg saradnika na tim predlae Nacrt-sistem ispred odgovornih
ljudi iz klijenta, prikuplja sve komentare i na tim izrauje finalnu verziju
Sistema za nagraivanje.
Sama implementacija je prilagoena normalnoj dinamici kompanija od
poetka uvoenja do postizanja optimalnog nivoa implementacije (proporcija
50:50) potrebno je dvije godine. Ovakav tempo omoguava stabilno spro-
voenje, bez potresa i nepotrebnih konflikata, ali sa stalnim sitnim dotjerivan-
jima. Istovremeno, to stvara teren za dugovjenost Sistema za nagraivanje.

Sluba za Prodaju snabdeva krvlju itavu kompaniju, odnosno obezbjeuje novac za funkcionisanje svih
ostalih djelova kompanije. Pritom, sluba Prodaje dobija pomo od ostalih funkcija u kompaniji. Najdirektnija
pomo dolazi od Slube za Marketing. U zavisnosti od prirode proizvoda i usluga kompanije, Sluba za Prodaju
se nalazi nagdje izmeu ovih dviju ekstremnih taaka:
Potpuno samostalna i jedino odgovorna za ukupnu prodaju, ili
Realizator onoga to je Marketing ve detaljno odradio.
Pravilno lociranje pozicije SLube za Prodaju na ovom kontinuumu je klju za odreivanja stimulacija lanovima tima
Prodaje.

Pripremio: PROBENEFIT KONSALTING i saradnici 2

SISTEM NAGRAIVANJA ZA TIM PRODAJE

DINAMIKA PROJEKTA

Faza 0: Dijagnoza DINAMIKA

Cilj ove faze je prikupljanje podataka o trenutnom stanju u Slubi za prodaju,
Faza 0
sa posebnim akcentom na:
Dijagnoza stanja
spisak proizvoda ili usluga koji su predmet prodaje,
koje su specifike prodaje svakog pojedinanog proizvoda (ili usluge), Faza 1
Planiranje i dizajn
kako se odvija proces prodaje,
kako je Prodaja povezana sa slubom za Marketing, Faza 2
Provjera realistinosti
kakvo je uee top-menadmenta u prodaji (veliki kupci, strateke proda-
je, prodaja dravnim institucijama, itd.)
Faza 3
kako se alociraju trokovi marketinga kao i ostali trokovi neophodni za Finalni dizajn
neometano odvijanje prodaje,
kako se vri planiranje obima prodaje za lanove tima i kako se prikuplja- Faza 4
ju-organiziraju-obrauju rezultati prodaje. Implementacija

Prikupljanje podataka e se obaviti putem intervjua, analizom relevantne do- Faza 5

kumentacije, kao i popunjavanjem kratkih upitnika. U ovu fazu e biti ukl- Monitoring
jueni menader tima za Prodaju kao i na saradnik.
Od preciznosti dijagnoze stanja uveliko ovisi kako e se odvijati itav projekat.
Stoga, svi uenici u ovom procesu moraju biti otvoreni i iskreni u objanjavan-
ju trenutnog stanja u oblasti Prodaje.
Pored lanova tima Prodaje, poeljno je u ovoj fazi ukljuiti i predstavnika
slube za Marketing.

Primjer dijagnoze alokacije trokova funkcionisanja Marketinga u pomaganju procesa prodaje

Ukupni trokovi Marketing-a 100 %

Proizvod n
Proizvod 3
Proizvod 2
Proizvod 1

Pripremio: PROBENEFIT KONSALTING i saradnici 3

SISTEM NAGRAIVANJA ZA TIM PRODAJE

DINAMIKA PROJEKTA (produetak)

Faza 1: Planiranje i dizajn DINAMIKA

Cilj ove faze je priprema radne verzije Sistema za nagraivanje. Na osnovu
Faza 0
prikupljenih podataka, na tim e izvriti neophodne promjene i adaptacije
Dijagnoza stanja
u naem standardnom materijalu koji pokriva ovu problematiku. Pritom, na
tim e se pridravati osnovnih principa opisanih u poetku projekta (jednos-
Faza 1
tavnost i primjenljivost), sa dunim prihvaanjem specifika klijenta.
Planiranje i dizajn
Po izradi nacrt-projekta, na predstavnik e prezentirati materijal rukovod-
stvu klijenta. Komentari i zailjeke e biti ubaeni u finalnoj verziji dizajna Faza 2
projekta. Provjera realistinosti

Finalna verzija Projekta e sadravati slijedee komponente:

Faza 3
a. Knjiga Virtuelne Odgovornosti, sa sumarnom stranicom kao i sa poje- Finalni dizajn
dinanim stranicama po mjesecima. Knjiga e biti izraena u dve verzije:
papirna i elektronska. Faza 4
b. Uputstvo za popunjavanje knjige. Kao i sama knjiga, uputstvo za popun- Implementacija
javanje e biti u dve verzije, papirna i elektronska.
Faza 5
c. Spisak moguih korektivnih akcija ukoliko je razlika izmeu planiranog
Monitoring
i ostvarenog neprihvatljivo velika (neovisno dali je u pozitivnom pravcu -
nadbaena prodaja, ili je u negativnom pravcu - podbaena prodaja).
d. Formula za proraun zasluga, a time i opredeljivanje plate pripadnika
tima Prodaje.
Pored oznake finalan ovaj materijal svakako da e se mijenjati i doterivati u
daljem toku projekta.

PRIMJERI KOREKTIVNIH AKCIJA U SLUAJU NEPRIHVATLJIVO VELIKIH RAZLIKA

IZMEU PLANIRANOG I OSTVARENOG

nadbaena prodaja, uravnoteeno, podbaena prodaja,

korigiraj planirano ne mijenjaj nita mijenjaj stimulacije

LEGENDA
planirano
ostvareno

Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3

Pripremio: PROBENEFIT KONSALTING i saradnici 4

SISTEM NAGRAIVANJA ZA TIM PRODAJE

DINAMIKA PROJEKTA (produetak)

Faza 2: Provjera realistinosti DINAMIKA

Nijedna teorija nije dobra ukoliko ne proe test realistinosti. U ovom slua-
Faza 0
ju, test e se sprovodii izmeu samih aktera, odnosno lanova prodajnog tima.
Dijagnoza stanja
Na plenarnoj sesiji, na saradnik e detaljno objasniti projekat za uvoenje
novog Sistema za nagraivanje. Nakon toga, on e voditi diskusiju i prikupie
Faza 1
sve zabiljeke pripadnika tima. Cilj ove faze je da se:
Planiranje i dizajn
(a) razjasni novi system nagraivanja, i
(b) postigne operativni konsenzus, odnosno da svi stanu iza novog sistema Faza 2
iako neko od lanova moe imati razliito miljenje. Provjera realistinosti

Najtei deo ove faze je postii saglasnost oko budeta, odnosno planirani obim Faza 3
prodaje i planirani trokovi za tu prodaju. Prirodno je oekivati (1) konzer- Finalni dizajn
vativni pristup lanova prodaje kad se opredeljuje obim prodaje - oni tee
da smanje planirani obim prodaje, kao i (2) agresivni pristip lanova prodaje Faza 4
kad se opredeljuju trokovi za prodaju - oni tee da poveaju trokove koji su Implementacija
potrebni da se obavila planirana prodaja.
Na saradnik e primjeniti sve mogue tehnike i alatke da to vie priblii Faza 5
stavove lanova tima, ali postizanje kompletnog konsenzusa je skoro nemo- Monitoring

gue. Zato, dovoljno je da veina bude saglasna sa brojkama, a manjini e se

omoguiti pravo da obrazloi svoje stavove ali e morati da stane iza veine i
podrati realizaciju planiranog.

PROCES PROVJERE REALISTINOSTI

PRE-DIZAJNIRANI SISTEM REALISTINI SISTEM

Principi TESTNI TUNEL Korigovani principi

Pravila Proirena pravila
Teorijska zasnovanost Lokalne specifinosti Prihvaenost od strane kompanije
Iskustva u radu sa drugima Saglasnost oko realizacije

Pripremio: PROBENEFIT KONSALTING i saradnici 5

SISTEM NAGRAIVANJA ZA TIM PRODAJE

DINAMIKA PROJEKTA (produetak)

Faza 3: Finalni dizajn DINAMIKA

Na osnovu diskusije sa lanovima prodajnog tima, na tim e uobliiti konani
Faza 0
izgled Sistema za nagraivanje i eventualno prilagoditi dinamiku sprovoenja.
Dijagnoza stanja
Saetak Finalnog izgleda Sistema e biti poslat Menaderu prodaje. Sa njim e
biti dogovoreni i naredni koraci.
Faza 1
Finalni dizajn e sadravati sve aspekte sadrine i procesa projekta: Planiranje i dizajn

Faza 2
SADRAJ PROCES Provjera realistinosti
ta se radi Kako se radi

Faza 3
Finalni dizajn

Pored ovoga, u Finalnom dizajnu znaajno mjesto zauzima spisak i detaljno

Faza 4
objanjenje zamki koje mogu da se jave u procesu implementacije projekta.
Implementacija
Pored standardnih i opte-poznatih zamki u projektima ovakvog tipa, naroita
panja e biti posvjeena specifinim zamkama kao to su:
Faza 5
Oportunizam. Oportunizam je tendencija da se daju povoljniji uslovu poje- Monitoring
dinim pripadnicima tima prodaje iz razloga koji nisu direktno povezani sa
uspjenou kandidata. Ovo je tipina zamka koja znai da kompanija ili ru-
kovodioci imaju posebnih interesa sa pojedinim prodavcima. Primjeri takvih
interesa su: porodina - prijateljska povezanost sa kandidatom ili favoriziranje
kandidata iz nekih drugih razloga.
Povrno definisanje planiranog obima prodaje. im se uradi prva verzija bude-
ta, odmah se stavlja na intenzivno testiranje koliko je realistian. Ovo je kon-
tinuirani proces jer se stvari mjenjaju veoma brzo i budeti treba da prate te
promjene.
Mjerljivost. Dok se definiraju budeti, potrebno je imati u vidu podatke
koji imaju statistiku vrijednost (broj prodatih jedinica, ostvareni prihod od
prodaje, broj uspjeno zavrenih projekata, utroak vremena i materijala u
toku prodaje i slino). Iako ti podaci ne figuriraju u samoj Knjizi Virtuelne
Odgovornosti, oni su od izuzetne vanosti za kvalitetno provoenje Programa.
Popustljivost. Popustljivost rezultira u inflaciji budeta i pretvaranju itavog
procesa u obinu rutinu. Ovo je vjerovatno najopasnija zamka - moe zapoeti
kao mala stvar i prerasti u zaista veliki problem. Ukoliko se ne dokumentiraju
mali propuste u toku provoenja projekta, sutra oni mogu postati velike i
nedopustive greke.

Zamke prilikom provoenja Projekta

Tokom implementacije Projekta vreba puno opasnosti da se zastrani i da Projekat ne postigne oekivanja.

Postoji itav niz zamki koje su tipine za ovakav programpoznavanje tih zamki je najbolji nain da se izbjegnu.

Pripremio: PROBENEFIT KONSALTING i saradnici 6

SISTEM NAGRAIVANJA ZA TIM PRODAJE

DINAMIKA PROJEKTA (produetak)

Faza 4: Implementacija DINAMIKA

Prvi korak u ovoj fazi je diskusija oko oblika Knjige virtuelne odgovornosti,
Faza 0
VAB (Virtual Accountability Book) sadrina i nain pribavljanja podataka.
Dijagnoza stanja
(vidi prilog)
Drugi korak je definisanje planiranog obima prodaje za svakog lana proda- Faza 1
jnog tima, kako na mjesenom tako i na godinjem nivou (budgeting). Ovo je Planiranje i dizajn
najtei i najosetljiviji korak u itavom programu. Od uspjenosti ovog koraka
ovisi uspjenost cjelog Sistema nagraivanja. Razlika izmeu naeg pristupa Faza 2
i ostalih je u postavljanju kompletne i transparentne odgovornosti (account- Provjera realistinosti
ability):
Faza 3
Utvrivanje svih trokova povezanim sa prodajom (marketing, fakturisan-
Finalni dizajn
je, naplata, knjigovodstvo, deo plata top menadmenta, plata menadera
za prodaju, plate svih lanova prodajnog tima, kao i specifini trokovi
Faza 4
prodaje razliitih proizvoda).
Implementacija
Razmjerno rasporeivanje tih trokova na individualne proizvode ili
usluge Faza 5
Alokacija trokova po pojedinim lanovima prodajnog tima. Monitoring

Trei korak je definisanje utjecaja uinka na iznos mjesene plate, varijabilni

deo. Startna taka bi bila trenutna plata, to uzimamo kao 100%. Na prijedlog
je da se tih 100% strukturira kao 80% osnovna plata plus 20% varijabilni deo.
Svakih 6 mjeseci varijabilni deo bi se poveavao za 10%. Na ovaj nain, u toku
2 godine bi se dostigla proporcija 50:50 za koju smatramo da je optimalna.

KNJIGA VIRTUELNE ODGOVORNOSTI

Prodavac Emir Emirovi

NOVI KLIJENTI POSTOJEI KLIJENTI

Planirano Ostvareno Razlika Planirano Ostvareno Razlika
A. PRIHODI
Product 1
Product 2
Product n
Ukupni Prihod

B. TROKOVI
Product 1
Product 2
Product n
Ukupni trokovi

C. UINAK

Pripremio: PROBENEFIT KONSALTING i saradnici 7

SISTEM NAGRAIVANJA ZA TIM PRODAJE

DINAMIKA PROJEKTA (produetak)

Faza 5: Monitoring DINAMIKA

Sistem nagraivanja je jedna od najosetljivijih funkcija u kompanijama.
Faza 0
Stoga, realizacija ovog projekta nee biti niti laka, niti brza. Najraznovid-
Dijagnoza stanja
niji otpori kao i igre moi javljae se tokom realizacije. Svi uesnici u
projektu trebaju biti svjesni o ovim tekoama i, saglasno tome, prilagoditi
Faza 1
svoja oekivanja.
Planiranje i dizajn
Osnova za praenje ostvarivanja projekta je Knjiga Virtuelne Odgovor-
nosti. Definicija prihvatljivog odstupanja izmeu planiranog i ostvarenog Faza 2
zavisi od historisjkih podataka o toj problematici u zadnjih nekoliko godi- Provjera realistinosti
na. Kako i da je, mi uvjek sugeriemo da planirano ide nekoliko procenata
iznad historijskog proseka - to daje lanovima tima Prodaje dopunsku mo- Faza 3
tivaciju da prevaziu same sebe. Finalni dizajn

Precizno uoavanje problema u realizaciji i njihovo brzo rjeavanje je klju

Faza 4
uspjeha projekta. Vrhunsko rukovodstvo, a posebno Menader za prodaju
Implementacija
imaju presudnu ulogu u pravovremenom otkrivanju anomalija u projektu
kao i njihovim ispravljanjima. Pored ovoga, na zavretku svakog ciklusa od
Faza 5
6 mjeseci u toku projekta, na saradnik bi odrao dvoasovnu plenarnu se-
Monitoring
siju za svim pripadnicima tima za Prodaju. To je ukupno 4 sesije u dvogo-
dinjem periodu. Komentari sa ovih sesija bi bili korieni za kontinuirano
poboljanje Sistema za nagraivanje. Pored ovoga, na saradnik e biti na
raspolaganju da uskoi kada god je to potrebno.
Alternativa: Sa ciljem da se uspjeno sprovede ova faza, na saradnik bi
radio sa klijentom na principu Mjesenog Avansa (Montlhy Retainer),
fiksan iznos koji bi se njemu isplaao svakog mjeseca u toku dvogodinjeg
perioda. Zauzvrat, on bi svaki mjesec sprovodio terenski rad kod klijenta u
trajanju od 6 konsultant-sati.

PRAENJE REALIZACIJE PROJEKTA I DOTJERIVANJE STIMULATIVNIH MJERA

Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3 Kvartal 4 Ukupno

Planirani doprinos kompaniji 20% 20% 30% 30% 100 %
Ostvareni doprinos kompaniji 18% 25% 31% 38% 112%
Stimulacija opomena pohvala pohvala pohvala bonus

Pripremio: PROBENEFIT KONSALTING i saradnici 8

Sarajevo, Bosna i Hercegovina