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Instituto Profesional En Computacion IPC S.A.

Instituto Profesional En Computacion IPC S.A. “Computación y Amistad“ EXCEL II 2013 ANALISIS DE DATOS El

“Computación y Amistad“

EXCEL II 2013
EXCEL II 2013

ANALISIS DE DATOS

El Instituto de Computación de Costa Rica

-

Desde 1986.

Contenido

Contenido CONTENIDO 2 INTRODUCCIÓN 4 P ANEL DE CONTROL 4 CONCEPTOS BÁSICOS 5 I NGRESANDO AL
Contenido CONTENIDO 2 INTRODUCCIÓN 4 P ANEL DE CONTROL 4 CONCEPTOS BÁSICOS 5 I NGRESANDO AL
Contenido CONTENIDO 2 INTRODUCCIÓN 4 P ANEL DE CONTROL 4 CONCEPTOS BÁSICOS 5 I NGRESANDO AL

CONTENIDO

2

INTRODUCCIÓN

4

PANEL DE CONTROL

4

CONCEPTOS BÁSICOS

5

INGRESANDO AL PROGRAMA

5

MANEJO DEL DOCUMENTO

5

MANEJO DE DATOS

6

FORMATO CONDICIONAL

6

NOMBRES DE RANGO

7

VALIDACIÓN

8

HIPERVÍNCULOS

9

FUNCIONES FINANCIERAS SLN() SYD() PAGO() 10 10 10 11 PAGOINT() 12 PAGOPRIN() 13 TABLA DE
FUNCIONES FINANCIERAS
SLN()
SYD()
PAGO()
10
10
10
11
PAGOINT()
12
PAGOPRIN()
13
TABLA DE
14
HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
15
BUSCAR OBJETIVO
FUNCIONES DE BÚSQUEDA
15
16
ConsultaV
Funciones de Error
Sierror()
ConsultaH
16
18
18
18
SUMAR.SI
19

CONTAR.SI

 

19

ESCENARIOS

20

LISTAS

22

CONCEPTO

 

22

CONSTRUCCIÓN

22

PANELES

23

SUBTOTALES

 

23

Subtotales anidados

23

FILTROS AVANZADOS

 

24

Acción

24

Rango

de

la lista

24

Rango

de

criterios

24

Copiar a

24

TABLAS DINÁMICAS

25

ESTRUCTURA DE UNA TABLA DINÁMICA

25

INFORMES DE TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

25

CREACIÓN

26

FICHAS CONTEXTUALES

27

ESTABLECER DISEÑO DE TABLA DINÁMICA CLÁSICA LISTA DE CAMPOS TIPOS DE TABLAS DINÁMICAS CONFIGURACIÓN DE CAMPOS

Totales o Subtotales Actualizar datos Cambiar datos de origen Campo de filtro del informe Resumen por medio de los campos y totales Estilos Agregar cálculos personalizados Creación de Grupos Formato de Número Agregar cálculos personalizados Fuente de datos externa

GRÁFICOS CAMPO DE VALORES CAMPO DE SERIE ELEMENTO PERSONALIZAR EL INFORME

27

28

29

30

30

30

31

31

32

32

Marcador no definido.

32

33

33

35

35

36

36

36

¡Error!

36 GRÁFICOS 37 RÁFICOS Gráfico de Barra 37 37 Gráfico de Línea 37 Gráfico Circular
36
GRÁFICOS
37
RÁFICOS
Gráfico de Barra
37
37
Gráfico
de
Línea
37
Gráfico
Circular
38
Gráficos 2D o 3D
Agrupar o Apilar
38
38
CREAR GRÁFICOS
FICHAS CONTEXTUALES
DISEÑO
PRESENTACIÓN
FORMATO
ELIMINACIÓN
39
¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

Unidad 1

Introducción

Unidad 1 Introducción A continuación se procederá a la utilización de técnicas intermedias de Excel, es
Unidad 1 Introducción A continuación se procederá a la utilización de técnicas intermedias de Excel, es

A continuación se procederá a la utilización de técnicas intermedias de Excel, es decir, que no corresponden a un Excel básico ni a un Excel avanzado, en general están dirigidas a la gestión de datos. Estos apuntes se han hecho pensando en usuarios con cierta experiencia en Excel, que ya han superado el “primer nivel” en manejo de hojas electrónicas.

Microsoft Excel 2013 incluye mejoras en las herramientas que permiten la manipulación de datos. Es el caso de los formatos condicionales que hacen que sea más fácil resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, enfatizar valores y visualizar datos a través de barras o conjuntos de iconos. Como también encontramos mejoras en las Tablas, herramientas que permiten filtrar datos y realizar operaciones fácilmente.

Panel de control El Panel de control se llama así porque es una especie de
Panel de control
El Panel de control se llama así porque es una especie de centro de comando de Windows. Da
acceso a todas las herramientas para configurarlo. De personalización, sistema y seguridad,
administración de programas y hardware, o las relacionadas con Internet y las redes.
Para entrar en él:
1. Abro el menú Inicio de Windows.
2. Hago clic en Panel de control a la derecha.
Unidad 2 Conceptos básicos
Unidad 2
Conceptos básicos

Ingresando al programa

Para llegar a la ventana de trabajo,

presione el botón

Para llegar a la ventana de trabajo, presione el botón en la barra de tareas ,

en la barra de tareas, luego

2013
2013
presione el botón en la barra de tareas , luego 2013 seleccione , luego seleccione y

seleccione

, luego seleccione y por último haga

Esto mostrará la pantalla de presentación, después

. de algunos instantes se verá la ventana de trabajo de Excel.

clic en

Manejo del Documento

instantes se verá la ventana de trabajo de Excel. clic en Manejo del Documento IPC Computación

Unidad 3

Manejo de Datos

Unidad 3 Manejo de Datos Formato Condicional El formato condicional permite asignar a un rango o
Unidad 3 Manejo de Datos Formato Condicional El formato condicional permite asignar a un rango o
Unidad 3 Manejo de Datos Formato Condicional El formato condicional permite asignar a un rango o

Formato Condicional

El formato condicional permite asignar a un rango o grupo de celdas, diferentes formatos o efectos dependiendo del contenido que contengan las celdas. Por ejemplo, se tienen productos en un inventario y existe una columna donde se encuentre la fecha de vencimiento, usando el formato condicional podemos asignarle un color rojo a los productos vencidos, un color amarillo a los que están a pocos días de vencer y un color verde a los productos que no tienen ningún problema. Es importante que conozca que el formato condicional, sólo permite un máximo de tres condiciones o evaluaciones para asignar los efectos a los datos.

Para trabajar con el formato condicional, se debe marcar primero todo el rango que se
Para trabajar con el formato condicional, se debe
marcar primero todo el rango que se desea afectar, luego en la ficha de Inicio se activa la
opción
este mostrara una serie de opciones en las cuales puede proceder a ejecutar
los formatos condicionales.
puede proceder a ejecutar los formatos condicionales. Para personalizar los formatos de debe de dar un

Para personalizar los formatos de debe de dar un clic en la opción de más regla contenida en cada dato.

formatos de debe de dar un clic en la opción de más regla contenida en cada

Excel Intermedio

IPC Computación

6

Nombres de rango

Un rango es un conjunto de celdas. Excel permite asignar nombres a rangos, para así hacer referencia a este y no a las coordenadas del mismo, además, es más fácil recordar un nombre que una coordenada. Para crear nombres de rangos, se utiliza la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, se presiona el botón Asignar nombre y del submenú que se presenta se marca Definir nombres…

En el cuadro de diálogo que se muestra

Definir nombres… En el cuadro de diálogo que se muestra se escribe el nombre para identificar
Definir nombres… En el cuadro de diálogo que se muestra se escribe el nombre para identificar
se escribe el nombre para identificar el rango y luego se presiona el botón .
se escribe el nombre para identificar el rango y luego se presiona el botón .
Otra forma de crear un nombre de rango es la siguiente: seleccione las celdas, dé un clic en
el cuadro de nombres
y escriba el nombre a utilizar, luego
presione ENTER y listo. Si se hace un clic en la lista colgante del cuadro de nombres,
se observan todos los nombres de rango que contiene el libro de trabajo. Estos se pueden
utilizar en cualquier hoja del libro actual.

Además es posible hacer uso del comando Administrador de nombres del grupo Nombres definidos ficha Fórmulas, con el fin de editar, eliminar o crear nuevos nombres.

ficha Fórmulas , con el fin de editar, eliminar o crear nuevos nombres. IPC Computación Excel
Validación Al ingresar datos en Excel, podemos indicarle a la computadora que sólo permita cierto

Validación

Al ingresar datos en Excel, podemos indicarle a la computadora que sólo permita cierto tipo de información dentro de las celdas esto con el objetivo de que nuestros trabajos contengan la menor cantidad de errores posibles, o en el caso de que los datos sean ingresados por personas con un conocimiento bajo del Excel. Por ejemplo, si está digitando los sueldos, Excel no deberá permitir digitar datos tipo carácter o fechas dentro de esta columna, hasta es posible que se muestre un mensaje indicándole al usuario que está digitando mal la información.

Para definir la regla de validación al ingresar datos, primero se debe seleccionar el rango en

el cual se aplicará la validación, luego en la ficha Datos se hace clic en
el cual se aplicará la validación, luego en la ficha Datos se hace clic en la opción
que se encuentra en el grupo Herramientas de datos.
En la lista descendente que dice
Permitir se indica el tipo
de
dato
que
se estará
introduciendo. Pueden ser cualquiera de
los siguientes:
cualquier valor, número
entero, decimal, lista, fecha, hora,
longitud de datos o un valor
personalizado.

En la ficha Mensaje entrante, se puede colocar un mensaje para el usuario que se va a mostrar en el momento que se coloque el cursor dentro de la celda. En la ficha Mensaje saliente, se muestra un error cuando los datos que se digitan no corresponden a los que tiene permiso el usuario de ingresar en la celda. Se puede cambiar el icono de la ventana, además de establecer el mensaje del cuadro, así como el mensaje de la barra de título de la ventana que se mostrará.

de la barra de título de la ventana que se mostrará. En caso de que un
de la barra de título de la ventana que se mostrará. En caso de que un
de la barra de título de la ventana que se mostrará. En caso de que un

En caso de que un dato de la validación no cumpla con el criterio de la misma, se mostrara encerrada en un círculo.

Hipervínculos

Excel tiene la posibilidad de unir hojas o crear vínculos entre las etiquetas de sus libros, también se puede enlazar Excel con una dirección de correo electrónico. Los Hipervínculos son muy útiles cuando se tienen varios archivos diferentes y desde un archivo principal, se quieren acceder los otros archivos sin tener que estar utilizando la orden Abrir… del menú de Archivo.

Para crear un Hipervínculo, se coloca el cursor en la celda donde se desea insertar el link(unión hacia el archivo o correo). Luego se hace un clic en la ficha Insertar luego se presiona el botón Hiper Vínculos.

Del cuadro de dialogo que se muestra, en la parte de la izquierda podemos seleccionar el tipo de Hipervínculo que se desea crear. Por configuración, Excel muestra la información para

crear un link hacia un archivo, sólo se debe escoger el archivo y luego presionar

archivo, sólo se debe escoger el archivo y luego presionar En todos los casos en los

En todos los casos en los que se esté elaborando un link, si el usuario desea puede digitar un

elaborando un link , si el usuario desea puede digitar un texto que se mostrará en

texto que se mostrará en la celda de la hoja, dentro del texto se encontrará el Hipervínculo.

1. Utilice Archivo o Página Web existente: para establecer un vínculo a una página web o archivo existente en su disco.

2. De la opción en este lugar puede vincular entre hojas del mismo libro o posiciones.

3. Y dirección de correo se crear los vínculos hacia un correo que se desee incorporar.

Unidad 4

Funciones Financieras

Unidad 4 Funciones Financieras Sln() Devuelve la Depreciación por Método Directo de un activo, es decir,
Unidad 4 Funciones Financieras Sln() Devuelve la Depreciación por Método Directo de un activo, es decir,
Unidad 4 Funciones Financieras Sln() Devuelve la Depreciación por Método Directo de un activo, es decir,

Sln()

Devuelve la Depreciación por Método Directo de un activo, es decir, muestra el monto de lo que pierde un bien durante un año. Esta función utiliza los siguientes argumentos:

=SLN(costo;valor_residual;vida)

costo

costo inicial del bien

valor_residua

es el valor al final de la depreciación

l

vida es el número de períodos durante los cuales se produce la depreciación del bien
vida
es el número de períodos durante los cuales se produce la
depreciación del bien (también conocido como la vida útil)
=Sln(8000000;13000
El bien costó ¢8,000.000 y al final de 10 años costará
00;10)
¢1,300.000.
es
La pérdida de valor anual o depreciación
de
¢ 670.000,00.
Syd()
Devuelve la depreciación por suma de dígitos de los años de un bien durante un período
específico.

= SYD(costo;valor_residual;vida;período)

Costo

Es el costo inicial del bien.

Valor_residual

Es el valor al final de la depreciación.

Vida

Es el número de períodos durante los cuales se produce la depreciación del bien (también conocido como la vida útil del bien).

Período

Es el período, que debe utilizar las mismas unidades que el argumento vida. Generalmente se da en años.

Por ejemplo, usted ha comprado un equipo por $150,000 que tiene una vida útil de 10 años y un valor de rescate (valor residual) de $30,000. ¿Cuál es el valor de la depreciación anual permitido para la vida útil del equipo?

Como resultado, la función y la depreciación permitida para cada uno de los años es la siguiente:

SYD(150000, 30000, 10, 1) = $21,818.18 en el primer año SYD(150000, 30000, 10, 2) = $19,636.36 en el segundo año SYD(150000, 30000, 10, 3) = $17,454.55 en el tercer año SYD(150000, 30000, 10, 4) = $15,272.73 en el cuarto año SYD(150000, 30000, 10, 5) = $13,090.91 en el quinto año SYD(150000, 30000, 10, 6) = $10,909.10 en el sexto año SYD(150000, 30000, 10, 7) = $8,727,28 en el séptimo año SYD(150000, 30000, 10, 8) = $6,545.46 en el octavo año SYD(150000, 30000, 10, 9) = $4,363.64 en el noveno año SYD(150000, 30000, 10, 10) = $2,181.82 en el décimo año

Pago() Sirve para calcular el monto de los pagos o ahorro mensual a efectuar dado
Pago()
Sirve para calcular el monto de los pagos o ahorro mensual a efectuar dado los siguientes
argumentos:
=Pago(tasa;nper;va;[vf];[tipo])
tasa
Interés por período. Si es anual se debe dividir entre doce.
nper
Número de períodos o plazo que se tiene para pagar toda la deuda. Si
es anual se multiplica por doce.
va
Valor actual. Es el monto inicial de la deuda.

[vf]

Valor futuro.

Es opcional (se utiliza para ahorro), si se omite se

asume cero.

[Tipo]

Tipo de vencimiento. 0 es vencido (por omisión), 1 si es adelantado.

Ejemplo:

Suponga que necesita un préstamo a tres años plazo, con una tasa de interés del 25% anual por un monto del 1.500.000

=Pago(25%/12;3*12;1500000)

Para el planteo anterior, el monto a cancelar mensualmente es de:

¢59.639,74

El valor devuelto por la función PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos.

Se debe mantener uniformidad en el uso de las unidades con las que especifiquen los argumentos tasa y nper. Si efectúa pagos mensuales de un préstamo de 4 años con un interés anual del 22%; use 12%/12 para el argumento tasa (puesto que la tasa es anual) y 4*12 para el argumento nper (pues, el plazo está dado en años). Si efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.

El resultado de la función pago se mostrará negativo, puesto que se convierte en una salida fija, es decir en un egreso. En caso de no querer verla de esa manera podemos optar por dos maneras básicas para hacerlo positivo:

1. Se multiplica la fórmula por -1.

Ej. =Pago(25%/12;3*12;1500000;0;1)*-1

2. Se coloca el argumento Nper negativo en la fórmula.

Ej. =Pago(25%/12;3*12;-1500000;0;1)

Ahora bien, con base en la mensualidad, podemos calcular el monto final y lo que
Ahora bien, con base en la mensualidad, podemos calcular el monto final y lo que se
cancelará por concepto de intereses. Observe los siguientes ejemplos.
Monto Final  Mensualidad * Plazo (si el plazo es anual, se multiplica *12)
Intereses
 Monto Final + Monto Inicial
PagoInt()
Muestra el monto correspondiente a los intereses de un préstamo. En los dos casos anteriores
hemos averiguado el monto mensual a pagar por el crédito y el monto que se amortiza. Con
la función Pagoint se obtiene el monto de los intereses que se gana el banco o entidad que
facilitó el dinero o la compra a crédito.

=PagoInt(tasa;período;nper;va;vf;tipo)

Tasa

Interés por período. Si la tasa es anual se debe dividir entre doce.

Período

Especifica el período en el cual se quiere saber lo que se está rebajando. Debe estar entre 1 y nper.

Nper

Número total de períodos o plazo que se tiene para pagar la deuda. Si es anual se multiplica por doce.

[va]

Valor actual del principal o monto actual de la deuda.

[vf]

Valor futuro. Este es opcional, si se omite se asume cero.

[tipo]

Tipo de vencimiento. 0 es vencido (por omisión), 1 si es adelantado.

=PagoInt(25%/12;1;3*12;1500000)

Para el pago de un préstamo a tres años, al 25% de interés anual, y un monto de ¢1.500.000 el monto del interés para la primera cuota, es de - 31.250,00

Si se suman los montos calculados por concepto de amortización e intereses, tienen que dar exactamente el mismo monto obtenido en la función pago, la cual calcula el pago periódico de una cantidad a cancelar.

Es decir: = PagoPrin+PagoInt = Pago

PagoPrin()

Esta función es un complemento de la función pago. PagoPrin calcula el monto que se le está rebajando directamente al principal o monto de la deuda, también se conoce como amortización. En el ejemplo anterior el monto de la cuota es de $59.639,74.

¿Qué cantidad de ese monto se le está rebajando al principal ( al millón y
¿Qué cantidad de ese monto se le está rebajando al principal ( al millón y medio de colones)?
Además, cuánto se cancelará por concepto de intereses para un mes específico?
+PagoPrin(tasa;período;nper;va;vf;tipo)
tasa
Interés por período. Si es anual se debe dividir entre doce.
período

Especifica el período en el cual se quiere saber lo que se está rebajando. Debe estar entre 1 y nper.

nper

Número total de períodos o plazo que se tiene para pagar la deuda. Si es anual se multiplica por doce.

va

Valor actual del principal o monto actual de la deuda.

[vf]

Valor futuro. Este es opcional, si se omite se asume cero.

[tipo]

Tipo de vencimiento. 0 es vencido (por omisión), 1 si es adelantado.

=PagoPrin(25%/12;1;3*12;1500000)

Para el pago de un préstamo a tres años, al 25% de interés anual, y un monto de ¢1.500.000 para la primera cuota, el monto de amortización es de - 28.389,74

Observe que, como en el ejercicio anterior, tanto la cuota mensual como la amortización para el primer mes es la misma, esto es porque el pago y toda la mensualidad se amortiza completa al saldo de la deuda.

Tabla de amortización.

El siguiente ejemplo es una muestra de una tabla de amortización completa haciendo uso de las funciones anteriores.

Tasa anual 28% Plazo anual 2 Monto Inicial ₡1.400.000,00 Mensualidad ₡76.843,90 Período Amortización
Tasa anual
28%
Plazo anual
2
Monto
Inicial
₡1.400.000,00
Mensualidad
₡76.843,90
Período
Amortización
Interés
Saldo
1
₡44.177,23
₡32.666,67
₡1.355.822,77
2
₡45.208,03
₡31.635,86
₡1.310.614,74
3
₡46.262,89
₡30.581,01
₡1.264.351,85
4
₡47.342,35
₡29.501,54
₡1.217.009,50
5
₡48.447,01
₡28.396,89
₡1.168.562,49
6
₡49.577,44
₡27.266,46
₡1.118.985,05
7
₡50.734,25
₡26.109,65
₡1.068.250,81
8
₡51.918,04
₡24.925,85
₡1.016.332,76
9
₡53.129,47
₡23.714,43
₡963.203,30

10 54.369,15

22.474,74

908.834,14

11 55.637,77

21.206,13

853.196,38

12 56.935,98

19.907,92

796.260,40

13 58.264,49

18.579,41

737.995,91

14 59.623,99

17.219,90

678.371,92

15 61.015,22

15.828,68

617.356,70

16 62.438,91

14.404,99

554.917,79

17 63.895,81

12.948,08

491.021,98

18 65.386,72

11.457,18

425.635,26

19 66.912,41

9.931,49

358.722,85

20 68.473,70

8.370,20

290.249,15

21 70.071,42

6.772,48

220.177,74

22 71.706,42

5.137,48

148.471,32

23 73.379,57

3.464,33

75.091,76

24 75.091,76

1.752,14

0,00

Unidad 5

Herramientas de Análisis

Unidad 5 Herramientas de Análisis Buscar Objetivo Esta herramienta de análisis es un método para buscar
Unidad 5 Herramientas de Análisis Buscar Objetivo Esta herramienta de análisis es un método para buscar
Unidad 5 Herramientas de Análisis Buscar Objetivo Esta herramienta de análisis es un método para buscar
Buscar Objetivo Esta herramienta de análisis es un método para buscar un valor específico para
Buscar Objetivo
Esta herramienta de análisis es
un método para buscar un valor
específico para una celda
ajustando el valor en otra
celda. Cuando se busca un
objetivo, Excel varía el valor
de una celda que especifique
hasta que una fórmula que sea
dependiente de esa celda
devuelva el resultado deseado.
Por ejemplo se tiene una serie
de notas de un grupo y curso
X, ¿Cuánto se debe sacar en el examen para pasar el curso con una nota de 80? O si tengo un
préstamo qué porcentaje de interés me deben cobrar para pagar un monto de ¢25000 por mes.
El objetivo es el valor que se necesita para llegar al resultado que se quiere o necesita. Para
ingresar a buscar un objetivo, primero se debe colocar en la celda donde se quiere obtener el
resultado, luego se selecciona la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos se hace un
clic en la opción Análisis de Hipótesis y luego se selecciona Buscar objetivo…

En el espacio donde dice Definir la celda se indica la celda donde se encuentra la fórmula que calcula el resultado. En el campo Con el valor, se digita el valor que se desea obtener, por ejemplo, la nota de ochenta o el monto de pago ¢25000. En el espacio Para cambiar en la celda, se indica la celda donde debe aparecer el objetivo o resultado del comando.

, se indica la celda donde debe aparecer el objetivo o resultado del comando. IPC Computación

Funciones de Búsqueda

Cuando se tienen inventarios, planillas, facturas o cualquier base de datos desde la cual se necesite extraer información hacia otro lugar, existen varias funciones que permiten realizar dicha búsqueda y extracción.

ConsultaV o BuscarV

Esta función busca en la primera columna de la izquierda el dato indicado, al encontrarlo se desplaza hacia la derecha la cantidad de columnas que se indiquen y muestra o extrae en otra celda el contenido de dicha columna. La letra V, significa vertical. Como ejemplo se analizará una planilla, usted conoce el nombre del empleado y quiere que Excel le muestre el sueldo neto. Los datos deben de estar ordenados por la columna que se va a utilizar para la búsqueda.

=BuscarV(Valor_Buscado;Matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado])

Donde:

Valor_Buscado

Dato de la primera columna que se debe encontrar

Matriz_buscar_en Rango donde Excel buscará el dato que se le pida Indicador_columnas Es el número
Matriz_buscar_en
Rango donde Excel buscará el dato que se le pida
Indicador_columnas
Es el número de columna desde la cual debe devolverse el valor
coincidente. Por ejemplo, si el indicador de columna es 2, Excel
devolverá el valor de la segunda columna de la matriz de datos
[ordenado] Es un valor lógico que especifica si ConsultaV debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO,
devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no
localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más
alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, encontrará una
coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de
error # N/A.

Digite los siguientes datos en las celdas correspondientes:

 

A

B

C

 

D

E

1

30%

Utilidad

     

2

Producto

Precio

Cantidad

Total a pagar

 

3

Chile

262,50

4

1.050,00

 

4

         

5

       

Precio

6

Producto

Precio

Precio Venta

 

#N/A

7

Aceite

548,00

164,40

   

8

Arroz

1.800,00

540,00

   

9

Azúcar

875,00

262,50

   

10

Frijoles

1.200,00

360,00

   

11

Helados

975,00

292,50

   

12

Leche

745,00

223,50

   

13

Maíz

430,00

129,00

   

En el ejemplo anterior, en la celda B3, se digitó la siguiente fórmula:

=BuscarV(A3;A6:C13;3)

Donde: A3, es el valor buscado ( en la presente lista no existe el producto ingresado), A6:C13, es la matriz o rango en el cual se buscará dicho valor para extraer el Precio de Venta, el cual se indica por el número 3, (argumento: indicador de columnas).

Ahora bien, el producto ‘Chile’ no existe, Excel, sin embargo devuelve un resultado, esto debido a dos situaciones: primero, la lista está ordenada por la columna Producto y segundo, debido a que en este caso la búsqueda es aproximada, note que no se colocó el argumento Ordenado, el cual es opcional. Si la lista se ordena por otra columna, la función devolverá el valor de error #N/A.

En la celda E6, se digitó la siguiente fórmula:

=BuscarV(A3;A6:C13;3;FALSO)

Debido a que la búsqueda es exacta (nótese el argumento: Falso), Buscarv devuelve el valor
Debido a que la búsqueda es exacta (nótese el argumento: Falso), Buscarv devuelve el valor
de error #N/A.
Nota: va a depender del tipo de información que se necesite extraer de una lista para realizar
una búsqueda exacta o aproximada.
Realice el siguiente modelo junto con las fórmulas correspondientes y compare los resultados
obtenidos con las soluciones de éste mismo modelo.
A
B C
1 Densidad
Saturación
Temperatura
=BuscarV(1;A2:C10;2)
2 0,457
3,55
500
3 0,525
3,25
400
=BuscarV(1;A2:C10;3;VERDADERO)
4 0,616
2,93
300
5 0,675
2,75
250
=BuscarV(0,7;A2:C10;3;FALSO)
6 0,746
2,57
200
7 0,835
2,38
150
8 0,946
2,17
100
=BuscarV(2;A2:C10;2;VERDADERO)
.
9 1,09
1,95
50
10 1,29
1,71
0

Soluciones:

Ej. 1: Busca 1 en la columna A y devuelve el valor de la columna B en la misma fila. 2,17

Ej. 2: Busca 1 en la columna A y devuelve el valor de la columna C en la misma fila. 100

Ej. 3: Busca 0,746 en la columna A. Puesto que no hay ninguna coincidencia exacta en la columna A, se devuelve un error. #N/A

Ej. 4: Busca 2 en la columna A y devuelve el valor de la columna B en la misma fila. 1,71

Función de Error

Muchas son las ocasiones donde debemos de ocultar un error que aparece al crear una operación. Para esto podemos usar:

Sierror() o Si.error()

Sintaxis:

=SIERROR(VALOR; MENSAJE)

=SIERROR(CONSULTAV(A3;A6:C13;3;FALSO);"DATO NO EXISTE")

BuscarH o ConsultaH

La función BuscarH significa búsqueda en forma horizontal, en otras palabras Excel busca en la primera fila el título de la columna que se le pide encontrar, luego busca y devuelve el valor de la fila de esa misma columna.

Los datos de la columna por la que vamos a buscar deben estar ordenados alfabéticamente.
Los datos de la columna por la que vamos a buscar deben estar ordenados alfabéticamente.
=BuscarH(Valor_Buscado;Matriz_buscar_en;indicador_filas;[ordenado])
Valor_Buscado
Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto que se
buscará en la base de datos.
Matriz_buscar_en
Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto que se
buscará en la base de datos
Indicador_filas
Es el número de fila en la matriz de datos desde el cual debe
devolverse el valor coincidente.

[ordenado] Es un valor lógico que especifica si BuscarH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.

Ejemplo:

exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A. Ejemplo: IPC Computación Excel Intermedio

=BuscarH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO) Excel buscará en la primera fila la palabra ‘Ejes’, y al encontrarla extrae el valor que se encuentre en la segunda fila. Como resultado devuelve el valor: 4.

=BuscarH("Pernos";A1:C4;4)

Sumar.si

Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 4 que está en la misma columna, el cual es 11.

La función SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) que cumple los criterios que se especifican.

Sintaxis:

SUMAR.SI(rango;criterios) =SUMAR.SI(B2:B25;">5") suma un mismo campo para los valores mayores a 5
SUMAR.SI(rango;criterios)
=SUMAR.SI(B2:B25;">5")
suma un mismo campo para los valores mayores a 5
SUMAR.SI(rango;criterios; [rango_suma])
=SUMAR.SI(B2:B5; "Juan"; C2:C5)
suma el rango C2:C5 si en B2:B5 existe Juan
=SUMAR.SI(A2:A5,">" & C2,B2:B5)
Suma el rango B2:B5 si del rango A2:A5 es mayor a lo contenido en la celda C2
Contar.si
La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo
criterio especificado por el usuario.

Sintaxis:

CONTAR.SI(rango;criterios)

=CONTAR.SI(B2:B25,"Nancy")

cuenta cuantas veces existe Nancy en el rango B2:B25

=CONTAR.SI(B2:B5;">55") cuenta el número de valores mayores a 55 en rango B2:B25

=CONTAR.SI(A2:A5;”naranja”)+CONTAR.SI(A2:A5;”azules”)

Suma cuantos hay de naranja y azules.

Otros ejemplos:

=CONTAR.SI(A2:A7;"?????es") número de celdas que terminen en es y tengan 7 letras

=CONTAR.SI(A2:A7;"*es")

=CONTAR.SI(A2:A7;"<>"&"*") número de celdas que no contienen texto

número de celdas que terminen en es

Escenarios

Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.

de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Básicamente los escenarios permiten crear una proyección

Básicamente los escenarios permiten crear una proyección de cómo cambiarán los valores de las fórmulas en el futuro. Suponga que tiene una lista de materiales para la construcción de una casa, la cotización se dá con los precios actuales, pero no es sino, hasta dentro seis meses que dará inicio , el escenario en este caso permite mostrar los posibles montos de los materiales para la fecha en la cual iniciará la obra. Esto basado en que cambie el monto del dólar o un porcentaje dependiente de dichos materiales.

Para ingresar se debe de ir a la ficha de Datos y la opción de
Para ingresar se debe de ir a la ficha de Datos y la opción de Análisis de Hipótesis, del grupo
Herramientas de datos.
Al ingresar verá un
cuadro de diálogo con
una serie de botones, a
continuación el detalle
de los mismos:
Permite
crear varios escenarios
con diferentes datos que
cambiarán en el futuro,
se pueden agregar la
cantidad de escenarios
que necesite y hasta el
momento que se van a
ver se utiliza el botón
. A cada escenario se le indica un nombre y la celda donde estará el

. A cada escenario se le indica un nombre y la celda donde estará el dato que cambiará; ejemplo: el porcentaje de ventas, el costo de los artículos, descuento, etc.

Elimina del cuadro de diálogo el escenario que esté seleccionado. Si en el escenario ya fue mostrado este botón no lo borra de las etiquetas, sólo lo elimina de la ventana de escenarios para que no se pueda crear nuevamente. ( Si se desea borrar la etiqueta creada por el escenario, se activa el menú contextual sobre la etiqueta del escenario y selecciona la opción Eliminar ). Eliminar ).

etiqueta del escenario y selecciona la opción Eliminar ). Dá la posibilidad de cambiar algún dato

Dá la posibilidad de cambiar algún dato de los escenarios creados, como la celda cambiante o el nombre del usuario. Esto es muy útil para no tener que borrar un escenario y volverlo a crear con un pequeño cambio de celdas o fórmulas.

a crear con un pequeño cambio de celdas o fórmulas. Si existen escenarios en distintas hojas

Si existen escenarios en distintas hojas o etiquetas, esta opción de la ventana permite tomar un escenario de una hoja e insertarlo en la hoja actual, esto con el objetivo de poder tener en una misma hoja o etiqueta distintos escenarios para compararlos, modificarlos, imprimirlos, etc.

escenarios para compararlos, modificarlos, imprimirlos, etc. Este botón se utiliza cuando se han creado los escenarios

Este botón se utiliza cuando se han creado los escenarios y se desean mostrar los datos con la proyección o modificación que se indicó cuando se elaboró el escenario. El resumen creará una etiqueta con la proyección, si el usuario lo desea puede modificar el nombre de la etiqueta o cambiar los títulos de las columnas. Si existen varios escenarios creados en el cuadro de dialogo, aparecen los nombre de cada escenario sólo se debe de borrar para crear otro.

los nombre de cada escenario sólo se debe de borrar para crear otro. Resultado: IPC Computación

Resultado:

los nombre de cada escenario sólo se debe de borrar para crear otro. Resultado: IPC Computación

Unidad 6

Listas

Unidad 6 Listas Concepto Una lista es una serie de filas de hoja de cálculo con
Unidad 6 Listas Concepto Una lista es una serie de filas de hoja de cálculo con

Concepto

Una lista es una serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene los rótulos, por medio de los cuales se identifica el contenido de cada columna. Cada rótulo de columna de la lista es el campo de título o criterio de la misma, puesto que posteriormente será una palabra clave para la manipulación de los datos. Cada fila de datos completa de la lista es un registro, y tendrá varios campos, los cuales son los datos que se encuentran dentro de las celdas.

Construcción

Una lista es un conjunto de columnas, las cuales llevan un rótulo ubicado en la
Una lista es un conjunto de columnas, las cuales llevan un rótulo ubicado en la parte superior
de las mismas. Observe el siguiente ejemplo.
Títulos o Campos de criterio
Nombre
Nombre de
Cargo del
del
Dirección
Ciudad
Estado
compañía
contacto
contacto
77
Always
Open
Melissa
Representante
Overpass
Quick Mart
Andre's
Continental
Food Market
Anthony's
Beer and Ale
Arocena
Provicentro
Adams
de ventas
Ave.
Provo
UT
Heeneth
Representante
P.O.
Box
Ghandi
de ventas
209
Bellingham
WA
Mary
Asistente
de
33 Neptune
Clifton
Throneberry
ventas
Circle
Forge
WA
Tomás
Representante
C/
Freixa,
Hardy
de ventas
86
Barcelona
Avda.
Babu
Ji
Guillermo
Diagonal,
Exportaciones
Fernández
Propietario
342
Barcelona
Bergstad's
41
S.
Scandinavian
Tammy
Administrador
Marlon
St.,
Grocery
Blue Lake Deli
& Grocery
Wong
de pedios
Suite 2
Seattle
WA
Hanna
210
Main
Port
Moore
Propietario
St.
Townsend
WA
Blum
Granja
Patricio
Gerente
de
C/
Araquil,
Avícola
Simpson
marketing
67, Aravaca
Madrid
Bobcat
Mesa
Gladys
Gerente
de
213 E.
Roy
Western Gifts
Lindsay
marketing
St.
Avda. de la
Seattle
WA
Botica
Augusto
Gerente
de
Constitución
Barrientos
Cuaresma
contabilidad
2222
México D.F.
Bodegas
Vargas
y
Victoria
Representante
C/
San
Vargas
Vargas
de ventas
Pablo, 12
Sevilla
Cactus Pete's
Murray
Agente
de
Family Market
Soderholm
ventas
87 Yuca Dr.
Albuquerque
NM
Caesar's
9308
Mediterranean
Olivia
Gerente
de
Dartridge
San
Imports
LaMont
marketing
Ave.
Francisco
CA
1225
Cheap
Chow
Louisa
Representante
Zephyrus
Markets
Scarpaczyk
de ventas
Rd.
Anacortes
WA
Campos

Paneles

El uso de los paneles, es importante para mantener una parte visible, durante el desplazamiento por la hoja.

Este proceso lo haremos desde la ficha

Vista grupo Ventana.

Este proceso lo haremos desde la ficha Vista grupo Ventana. Subtotales Excel puede calcular automáticamente valores

Subtotales

Excel puede calcular automáticamente valores principales y secundarios en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada nivel.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se
desea calcular.
Para generar Subtotales, primero recuerde ordenar la lista por
la columna a totalizar, luego seleccione la ficha Datos, grupo
Esquema, comando Subtotal la opción Subtotales…
Se presenta un cuadro de diálogo, donde se indican las
opciones correspondientes a aplicar.

En el campo Para cada cambio en: se utiliza para indicar como se van a agrupar los datos, acá se debe de indicar la misma columna por la cual está ordenada la información, en caso contrario no se puede totalizar la información. En Usar función, se indica cuál va a ser la fórmula que utilice Excel para los datos agrupados, en la opción Agregar subtotal a, se le indica a Excel a cuales columnas se les va a aplicar la función anterior. La opción Reemplazar subtotales actuales, cuando se realiza un nuevo cálculo los resultados caen sobre los anteriores. La alternativa Salto de página entre grupos permite que los datos que estén agrupados queden en páginas independientes y por último la opción Resumen debajo de los datos coloca los subtotales debajo de cada columna, si esta opción no está activa los subtotales quedan arriba de cada agrupamiento.

Subtotales anidados

Se pueden insertar subtotales de grupos más pequeños para los grupos de subtotales existentes. Para esto primero se debe crear un subtotal con el procedimiento anterior, luego de tenerlo en pantalla, se vuelve a entrar a la misma opción de Subtotal, en el cuadro se le indica la nueva columna sobre la que se realizará el sub-agrupamiento, y la opción Reemplazar subtotales actuales se debe desactivar.

sub-agrupamiento, y la opción Reemplazar subtotales actuales se debe desactivar. IPC Computación Excel Intermedio 23
Filtros avanzados Los filtros avanzados permiten seleccionar información que no es posible obtener por medio
Filtros avanzados
Los filtros avanzados permiten seleccionar información que
no es posible obtener por medio de los filtros automáticos.
Los autofiltros pueden utilizar hasta dos condiciones unidas
por una función lógica; los filtros avanzados pueden tener
más.
Para utilizar los filtros avanzados, seleccione el rango de
datos a filtrar, luego seleccione la ficha Datos, en el grupo
.
Si la lista tiene nombres de columna, Excel le permitirá
utilizar estos nombres para poder definir el criterio.
Ordenar y filtrar, haga un clic en el botón
Los filtros avanzados son muy útiles para la búsqueda de
información con condiciones complejas, sin embargo estos
requieren de trabajo previo antes de traer el cuadro de diálogo
para efectuar el filtro avanzado. El cuadro de diálogo pedirá
lo siguiente:
Acción
Acá se indica a Excel donde colocar la información que
coincida con los criterios especificados, si ocultar los datos
originales y dejar los datos filtrados o enviar el resultado a
otro rango.
Rango de la lista
Este especifica donde se encuentra la información que se
desea filtrar. Debe utilizar tanto los títulos de columna, como
todos los registros.

Rango de criterios

Este es el área que contiene las condiciones que se desean utilizar en el filtro. Por lo general se utilizan las funciones lógicas y las expresiones de comparación para obtener el resultado. Aquellas líneas que coincidan con estos criterios serán procesados de acuerdo a lo que indique el usuario. El criterio preferiblemente debe de estar fuera del rango de la lista, este criterio incluye una primera línea con el título de la columna donde se va a buscar el dato y en la segunda línea el dato a buscar.

Copiar a

Este establece la ubicación del resultado del filtro, es opcional. Permite además indicar cuáles columnas se mostrarán.

del filtro, es opcional. Permite además indicar cuáles columnas se mostrarán. IPC Computación Excel Intermedio 24

Tablas dinámicas

Una Tabla Dinámica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma más fácil, cómoda y resumida. Además, podemos modificar su aspecto y mover campos de lugar. Es un hecho bastante común manejar pequeñas bases de datos en Excel. Por lo general se trata de tablas de hasta mil o dos mil líneas y hasta unas 10 ó 15 columnas. Excel ofrece mucha flexibilidad y es muy fácil montar este tipo de base de datos. Hay muchas consideraciones que hacer sobre este tema, pero en esta entrada nos limitaremos a los aspectos prácticos. Una de las mejores funcionalidades de Excel son las Tablas Pívot, llamadas Tablas Dinámicas en la versión en español.

Estructura de una Tabla Dinámica

Informes de tablas y gráficos dinámicos Son informes interactivos de tablas cruzadas que resumen, ordenan
Informes de tablas y
gráficos dinámicos
Son informes interactivos de tablas cruzadas
que resumen, ordenan y analizan la información
de las listas o tablas de datos, como registros de
una base de datos de varios orígenes, incluidos
los que son externos a Excel. Los informes de
Tablas Dinámicas ofrecen comparaciones,
revelan modelos y relaciones, además de
analizar las tendencias.

Usted decide qué datos desea analizar y cómo organizarlos. En lugar de ser un sólo formulario arbitrario que realmente no se adapte a sus necesidades, cada informe de tabla dinámica le proporciona una vista distinta de sus datos, respondiendo al instante a sus preguntas, y está personalizada para sus objetivos. Para comparar datos y buscar sus significados, comience por plantear preguntas. ¿Necesita conocer las cifras totales de ventas por región, por vendedor, por trimestre o por mes? ¿Iría mejor su negocio si los mejores vendedores sólo vendieran los mejores productos? ¿O significaría eso que habría líneas completas de productos sin generar ingresos?. Una vez que tenga en mente las preguntas, Excel proporciona respuestas con facilidad. Además, ofrece un asistente para ayudarle a preparar los datos para mostrarlos en una nueva vista. El Asistente tarda menos de un segundo en preparar una hoja de cálculo con todo lo necesario para crear una vista de Tabla Dinámica de sus datos: la Lista de campos de Tabla Dinámica, desde donde se arrastran los elementos (campos), el área de diseño, lugar donde se deben colocar los elementos (campos) y la barra de herramientas Tabla Dinámica. El asistente lo muestra todo

Área de diseño de la Tabla Dinámica, donde se colocan los elementos (campos).

Lista de campos de Tabla Dinámica, desde donde se arrastran los elementos (campos).

Creación Para crear un informe de Tabla Dinámica, se debe hacer un clic en la
Creación
Para crear un informe de Tabla Dinámica, se debe hacer un clic en la ficha Insertar, luego en

el grupo Tablas se presiona el botón

Insertar, luego en el grupo Tablas se presiona el botón , de esta él selecciona entre

, de esta él selecciona entre Tabla Dinámica.

Al activar la opción de Tablas Dinámicas, se mostrará un cuadro de diálogo, el cual solicitará la información inicial para este proceso.

de diálogo, el cual solicitará la información inicial para este proceso. IPC Computación Excel Intermedio 26

En la sección Seleccionar los datos que desea analizar, debe indicar la ubicación de la información, recuerde incluir los títulos de las columnas. La opción Utilice una fuente de datos externa, permite conectarse con alguna base de datos utilizada anteriormente, o bien, permite crear una nueva conexión con MS-Access, FoxPro, dBase, Paradox, entre otros. En la sección Elija donde desea colocar el informe de Tabla Dinámica permite al usuario indicar a Excel la ubicación que tendrá la tabla dinámica, ya sea en una hoja de cálculo nueva o en una existente.

, seguidamente se muestran en

Luego de indicar la ubicación se presiona el botón pantalla las respectivas áreas para su diseño. Observe la siguiente ilustración.

áreas para su diseño. Observe la siguiente ilustración. Fichas Contextuales Estas fichas aparecen al seleccionar la
Fichas Contextuales Estas fichas aparecen al seleccionar la Tabla Dinámica de forma automática, en la
Fichas Contextuales
Estas fichas aparecen al seleccionar la Tabla Dinámica de forma automática, en la cuales
están todos los procedimientos de la misma.

Establecer Diseño de Tabla Dinámica Clásica

Sin duda, esta parte de la estructura de una Tabla Dinámica puede causar confusión por la forma en que aparece.

de una Tabla Dinámica puede causar confusión por la forma en que aparece. IPC Computación Excel

Cambie la forma desde Opciones de la ficha Opciones, del cuadro de diálogo que aparece dé clic en mostrar y active o desactive la casilla de verificación Diseño de Tabla Dinámica clásica

casilla de verificación Diseño de Tabla Dinámica clásica Lista de campos El diseño es definir la
Lista de campos El diseño es definir la ubicación de los diferentes campos de la
Lista de campos
El diseño es definir la ubicación de los diferentes campos de la tabla dinámica Esta presenta
una sección Lista de campos de Tabla Dinámicas, donde se encuentran los nombres de las
columnas. El usuario selecciona los campos deseados y los arrastra hacia la posición deseada
en alguna de las cuatro áreas que aparecen ubicadas en el área de trabajo, o bien, hacia la
sección correspondiente en Arrastrar campos entre las áreas siguientes.
A continuación una breve descripción de los distintos rótulos del informe:
Etiquetas de
Muestra los datos horizontalmente, un elemento en cada columna.

columna

Etiquetas de

Fila

Muestra los datos verticalmente, un elemento por fila.

Filtro del

informe

(“Página”)

En esta área se agrupan y muestran los datos como si éstos estuvieran en páginas independientes.

Valores

(“Datos”)

Es aquí donde se muestran y resumen los datos, por lo general son siempre datos numéricos.

donde se muestran y resumen los datos, por lo general son siempre datos numéricos. 28 IPC

28

IPC Computación

Excel Intermedio

Tipos de Tablas Dinámicas

La estructura de la Tabla Dinámica genera, según donde se coloquen los datos una serie de tablas y conceptos, los cuales se determinan por un nombre.

1 Dimensión: Usar solo campos de columna o fila con valores

1 Dimensión: Usar solo campos de columna o fila con valores 2 Dimensiones: Usar campos de
1 Dimensión: Usar solo campos de columna o fila con valores 2 Dimensiones: Usar campos de
2 Dimensiones: Usar campos de columna, fila y valores, en este caso la Tabla Dinámica
2 Dimensiones: Usar campos de columna, fila y valores, en este caso la Tabla
Dinámica también establece la información de forma cruzada.

3 Dimensiones: Usar campos de columna, fila, valores y filtro, este último permite ver por páginas la información.

fila, valores y filtro, este último permite ver por páginas la información. IPC Computación Excel Intermedio

Configuración de campos

Esta parte permite ver con mayor amplitud el análisis de los datos, por ejemplo podemos, definir que nos muestre la suma, promedio o cantidad.

Totales o Subtotales Es importante para una Tabla Dinámica dar a conocer los totales o
Totales o Subtotales
Es importante para una Tabla Dinámica dar a conocer los totales o subtotales automáticos,
pero en ocasiones se deben de desactivar para que el informe deseado sea otro.

Actualizar datos

Si se cambia la información de la lista que origina los datos a la Tabla Dinámica, esta tabla no se actualiza automáticamente, por lo que el usuario debe de indicar a Excel que actualice la tabla dinámica. Para ello basta con presionar el botón secundario del ratón sobre la tabla, y del menú que se muestra seleccionar la opción Actualizar datos, o bien, en la ficha de

Analizar se presiona el botón

.
.

Cambiar datos de origen

Esta opción se utiliza para cambiar el origen de datos, ya sea porque la información se va a tomar de otro lado, o bien, porque el rango de datos se amplió.

Para variar el origen de los datos, se hace un clic sobre la Tabla Dinámica, luego se hace un

,
,

clic en la ficha Analizar, después se presiona el botón presenta se procede a seleccionar el nuevo rango de datos a utilizar.

Campo de filtro del informe

del cuadro que se

Campo que se utiliza para filtrar datos por elementos específicos, por ejemplo, para mostrar los datos, use para éstos filtros para los campos que integran la tabla y filtros de informe, que obtendrá como páginas individuales.

Utilizar campos de filtro es una forma cómoda de resumir y centrarse rápidamente en un subconjunto de datos sin modificar la información de la serie y la categoría. Por ejemplo, si está realizando una presentación, puede hacer clic en (Todos) un campo de filtro Año para mostrar las ventas de todos los años y luego centrarse en años concretos haciendo clic en un año cada vez. Cada página del filtro del informe del gráfico tiene el mismo diseño de categorías y series para distintos años, de modo que resulta fácil comparar los datos de cada año. Además, al permitir recuperar sólo una página del filtro a la vez de un conjunto grande de datos, los campos de página del filtro conservan la memoria cuando el gráfico utiliza datos de origen externo.

filtro conservan la memoria cuando el gráfico utiliza datos de origen externo. IPC Computación Excel Intermedio

Resumen por medio de los campos y totales

Obtenga muchos resúmenes por medio de los campos y utilice esta información para sus análisis posteriores.

y utilice esta información para sus análisis posteriores. Estilos Además, al estar sobre la Tabla Dinámica

Estilos

Además, al estar sobre la Tabla Dinámica se habilita la ficha Diseño, la cual presenta
Además, al estar sobre la Tabla Dinámica se habilita la ficha Diseño, la cual presenta una
colección incorporada de estilos de Tabla Dinámica (como tamaño de fuente, tramas y
alineación) que puede aplicar a la Tabla Dinámica.

Creación de Grupos

Si la tabla de datos contiene mucha información, puede optar por agrupar la misma y reducir el informe de la tabla.

información, puede optar por agrupar la misma y reducir el informe de la tabla. IPC Computación

Formato de Número

Con frecuencia se desea incorporar el formato de moneda a la información de la tabla, para esto posiciónese en la misma y con el botón derecho seleccione Formato de número o de celda.

el botón derecho seleccione Formato de número o de celda. Agregar cálculos personalizados Dentro de las
Agregar cálculos personalizados Dentro de las tablas dinámicas el usuario puede agregar fórmulas que tengan
Agregar cálculos personalizados
Dentro de las tablas dinámicas el usuario puede agregar fórmulas que tengan como origen los
valores que presenta la lista, por ejemplo de los gastos del periodo actual se puede calcular un
presupuesto con un aumento de un porcentaje específico para el periodo siguiente,
permitiendo hacer análisis con información más real y así tener varios criterios de
comparación.
Primero determine si desea un campo calculado
campo.
o un elemento calculado
dentro de un
Utilice un campo calculado si piensa utilizar los datos de otro campo en la fórmula.

Utilice un elemento calculado si desea que la fórmula utilice datos de uno o más elementos específicos dentro de un campo.

Luego de decidir qué es más recomendable, de un clic dentro de la tabla dinámica, luego se debe hacer un clic en la ficha Analizar, luego se presiona el botón Campos. Elementos y Conjuntos y se hace un clic en la opción Campo, elementos y conjunto, Aparece un cuadro de diálogo donde el usuario establece el nombre de éste nuevo campo y en fórmula, coloca la misma, considere que puede hacer uso de los campos listados y operadores matemáticos, así como utilizar algunas funciones, tal como la función condicional ‘Si’.

En el caso de los elementos calculados , éstos se utilizan con base en la
En el caso de los elementos calculados , éstos se utilizan con base en la

En el caso de los elementos calculados, éstos se utilizan con base en la información de los elementos de un mismo campo, es decir, se puede “categorizar”. Por ejemplo se tiene un campo llamado Mes, entonces podemos crear un Elemento calculado que se llame bimestre o trimestre o cuatrimestre o semestre, eso dependerá de cómo necesitemos mostrar los resultados.

En caso de que se necesite la información por trimestre, haríamos lo siguiente, el procedimiento para crear un elemento calculado es el mismo que se sigue para un campo calculado, con la diferencia que podemos utilizar su contenido de acuerdo a nuestra necesidad.

En el caso anterior (el de los trimestres), para los Elemento calculados, haga el mismo
En el caso anterior (el de los
trimestres), para los Elemento
calculados, haga el mismo
procedimiento de los Campos
calculados posteriormente
seleccionamos el elemento, en
este caso: Mes, y en Nombre,
digitamos Trimestre1 y el campo
Fórmula vamos agregando los
respectivos meses, hasta
completar los cuatro trimestres.

Una vez finalizado el procedimiento anterior, obtendremos un resultado similar al siguiente:

el procedimiento anterior, obtendremos un resultado similar al siguiente: IPC Computación Excel Intermedio 34

Fuente de datos externa

En algún momento se requiere realizar una tabla dinámica con datos que no procedan de Excel, como lo puede ser un origen de Access, SQL, etc., opciones para

lo cual Excel da soporte. Para esto cuando se ingresa a crear una tabla dinámica
lo cual Excel da soporte.
Para esto cuando se
ingresa a crear una tabla
dinámica nueva se
marca la opción Utilizar
fuente de datos externa
y luego se presiona el
botón
.
Se muestra un listado
con todas las conexiones
existentes, o bien, el
usuario puede examinar
para buscar más
conexiones de origen de datos que pueda utilizar en
el archivo actual, luego de aceptar los datos
aparecen los campos en pantalla y se manipula
como las tablas dinámicas explicadas anteriormente.
Sin embargo puede usar el botón de Examinar en
busca de más para crearla directamente desde otro
documento.
de más para crearla directamente desde otro documento. Gráficos Un informe de gráfico dinámico representa

Gráficos

Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de un informe de tabla dinámica. Puede modificar el diseño y los datos que se muestran en un informe de gráfico dinámico tal y como se hace con un informe de tabla dinámica. Un informe de gráfico dinámico siempre tiene un informe de tabla dinámica asociado (se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.) que utiliza el diseño correspondiente. Ambos informes tienen campos que se corresponden. Cuando modifica la posición de un campo en uno de los informes, también se modifica el campo correspondiente del otro informe.

Campo de valores

En el campo del origen de datos van los valores que proporcionan valores para comparar o medir. Se puede sumar o utilizar otras funciones de resumen: Sumar, Contar y Promedio.) a Promedio, Contar, Producto u otro cálculo.

Campo de serie

Campo que se asigna a una orientación de serie en un informe de gráfico dinámico. Los elementos del campo proporcionan las series de datos individuales. En el gráfico, las series se representan en la leyenda.

Elemento

Los elementos representan entradas únicas en un campo de columna o de fila, y aparecen en las listas desplegables de los campos de filtro del informe, en los campos de categoría y en los campos de serie.

 Personalizar el informe Puede cambiar el tipo de gráfico y otras opciones, como los
 Personalizar el informe
Puede cambiar el tipo de gráfico y otras opciones, como los títulos (títulos de gráficos: texto
descriptivo que se alinea automáticamente con un eje o se centra en la parte superior de un
gráfico.), la ubicación de las leyendas, los rótulos de datos, la ubicación del gráfico, etc.
Puede crear un informe de gráfico dinámico cuando primero crea un informe de tabla
dinámica, o bien puede crear un informe de gráfico dinámico desde un informe de tabla
dinámica existente. Para obtener más información, vea Crear o eliminar un informe de tabla
dinámica o de gráfico dinámico y Crear y modificar los diseños de campo en una informe de
tabla dinámica o gráfico dinámico.

Unidad 7

Gráficos

Unidad 7 Gráficos ráficos Presentar la información por medio de un gráfico ayuda a estimar de
Unidad 7 Gráficos ráficos Presentar la información por medio de un gráfico ayuda a estimar de
Unidad 7 Gráficos ráficos Presentar la información por medio de un gráfico ayuda a estimar de

ráficos

Presentar la información por medio de un gráfico ayuda a estimar de una forma intuitiva el comportamiento de los datos. Los gráficos son una herramienta de mucho valor para la toma de decisiones.

Excel maneja varios tipos de gráficos, cada uno se puede ajustar al tipo de información que se pretende mostrar.

Entre los gráficos comunes están:

Gráfico de Barra

Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y
En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y
los valores en el eje vertical.

Gráfico de Línea

Los gráficos de líneas pueden mostrar datos continuos en el tiempo.

de Línea Los gráficos de líneas pueden mostrar datos continuos en el tiempo. IPC Computación Excel

Gráfico Circular

Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos en una en proporción a la suma de los elementos.

elementos en una en proporción a la suma de los elementos. Gráficos 2D o 3D Excel
Gráficos 2D o 3D Excel pone a disposición del usuario varios tipos de gráfico, y
Gráficos 2D o 3D
Excel pone a disposición del usuario varios tipos de gráfico, y en la mayoría de estos permite
obtenerlos en dos o tres dimensiones, esto para agregar un efecto que ayude al lector a
evaluar mejor la información que se presenta. Los gráficos en dos dimensiones son
aconsejables cuando la información que se presenta no tiene muchos elementos, mientras que
los de tres dimensiones tienen la cualidad de presentar mucha información en un modelo más
agradable.
Agrupar o Apilar

Muchos son los gráficos que podemos elaborar, sin embargo hay un concepto fundamental en ellos, que consiste en saber que un gráfico AGRUPADO es para comparar los valores de las categorías y APILADO dá la relación de cada elemento individual.

150

100

50

0

150 100 50 0 1992 1993 1994 café arroz aceite

1992 1993 1994

café150 100 50 0 1992 1993 1994 arroz aceite

arroz150 100 50 0 1992 1993 1994 café aceite

aceite150 100 50 0 1992 1993 1994 café arroz

Gráfico Agrupado

300

200

100

0

300 200 100 0 1992 1993 1994 aceite arroz café

1992 1993 1994

aceite300 200 100 0 1992 1993 1994 arroz café

arroz300 200 100 0 1992 1993 1994 aceite café

café300 200 100 0 1992 1993 1994 aceite arroz

Gráfico Apilado

Crear gráficos

Para crear un gráfico básico en Excel que luego se puede modificar y dar formato, primero debe especificar los datos del gráfico en una hoja de cálculo, ya sea copiando la información a otro lugar o seleccionando las columnas de datos a graficar. Luego en la ficha de Insertar,

se

selecciona el tipo de gráfico deseado, o bien, se presiona el botón

se selecciona el tipo de gráfico deseado, o bien, se presiona el botón en el grupo

en el grupo Gráficos,

el

cual muestra un cuadro de diálogo con todas las opciones disponibles en la elaboración de

gráficos.

las opciones disponibles en la elaboración de gráficos. O bien podemos ir directamente a los botones

O bien podemos ir directamente a los botones que representa cada uno.

gráficos. O bien podemos ir directamente a los botones que representa cada uno. IPC Computación Excel
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