INICIO DEL MSPROJECT

Para iniciar el MSPROJECT , hacemos doble clic con el botn izquierdo del mouse en el
cono que acabamos de colocar en el escritorio y aparece la siguiente
pantalla:

Esta es la pantalla en el escenario del MSPROJECT . La vista corresponde por defecto al

ambiente de la carta Gantt.
Aparecen las siguientes columnas, por defecto:
Primera columna: ID(Identificador) que corresponde al cdigo de cada actividad y que el
MSP coloca automticamente a medida que se insertan actividades.
Segunda columna: Indicators(Indicadores) (i).- Aparecen conos en cada fila, que muestra
propiedades de las actividades.
Task Name(Nombre de las actividades o tareas).
Duration(Duracin)
Start(Comienzo)
Finish(Fin)
Predecessors(Predecesoras)
Resource Names(Nombres de los recursos).
Luego de hacer clic en aplicar aparecen los ttulos de las columnas(campos) en castellano.
INICIO DE UN PROGRAMA DE OBRA NUEVO
PRIMER PASO
Luego de Planificar la obra y haber elaborado una hoja de Programacin donde figuren las
actividades, as como sus duraciones programadas y recursos diarios necesarios por cada
actividad y el costo de cada actividad), se procede a ingresar al MSProject , a travs del
Windows.
1.-Se hace doble clic en el cono Microsoft Project en escritorio(ventana inicial de
Windows).
2.-Estando en la 1era. Ventana del MSP, clic en File (Archivo), luego clic en New(Nuevo) y
aparece la siguiente ventana de Informacin, que contiene tres carpetas:
La primera carpeta es General(General), donde aparece el Blank Project(Proyecto en
blanco). Es esta opcin la que escogemos haciendo doble clic sobre el cono del Proyecto en
blanco.
Las otras carpetas son:
Project Templates(Plantillas de Proyectos) y:
Office 97 Templates(Plantillas de Office 97).
3.-Luego del doble clic sobre el cono mencionado, aparece la ventana de : Project
Information(Informacin del Proyecto), debiendo llenar obligatoriamente algunos campos,
como son:
En el campo: Start date (Fecha de comienzo), escribimos 01/06/, que es la fecha de inicio
de nuestro Proyecto. En este caso Msproject calcular la fecha de trmino del Proyecto en
forma automtica. Si no introducimos una fecha de comienzo, MS Project utilizar
automticamente la fecha actual como fecha de comienzo. Tambin se le podra la fecha de
trmino; en este caso MSProject calcula en forma automtica la fecha de inicio. Este ltimo
caso no es habitual, ya que siempre damos la fecha de inicio de un Proyecto.

4.-En el campo: Schedule from(Programacin a partir de): Por defecto el MSP, toma
Project start date(Fecha de comienzo del Proyecto) como forma de Programar. Este es el
mtodo ASAP(As Soon As Possible: Tan Pronto Como Sea Posible); es decir que todas las
tareas o actividades empiezan lo antes posible. En contraposicin existe otra manera de
programar y es la segunda opcin que nos da el MSP: Project Finish Date(As Soon As
Possible: Tan tarde como sea posible); es decir todas las tareas empiezan lo ms tarde
posible.
El hecho de Programar en el mtodo ASAP, tiene las siguientes ventajas:
4.1.-Que todas las holguras de las actividades no crticas estn al final, luego de ejecutar
dicha tarea, lo que nos da opciones para terminar la tarea sin causar atrasos a las actividades
sucesoras, ligadas a ella.
4.2.-Permite una mayor exigencia en tomar el ritmo de obra lo ms pronto posible, lo que
motiva que avancemos ms y por ende valoricemos ms en cada perodo.
4.3.-Nos permite la posibilidad de terminar la obra antes o Justo a Tiempo.
En el mtodo ALAP, estamos trabajando al lmite de la disponibilidad del tiempo de las
tareas, lo cual es muy peligroso. El ritmo de avance es ms lento, lo que puede motivar,
atrasos de obra.
Si graficamos ambos mtodos, en coordenadas cartesianas, donde la absisa representa el
tiempo(das, semnas o meses) y la ordenada representa el porcentaje de costos acumulados,
vemos que siempre la curva acumulada ASAP est por encima de la curva ALAP. Ambas
empiezan y terminan juntas. La solucin ptima de la curva del Proyecto se encuentra entre
ambas, y es necesario analizar las pendientes de costo y tiempo de las actividades crticas
para optimizar la red.

5.- El campo Current date(Fecha de hoy): Esta fecha lo pone el MSP.

6.- El campo Status date(Fecha de estado) lo manejamos cuando iniciamos el control de

proyecto, colocando la fecha en que queremos hacer un corte y efectuar las evaluaciones
correspondientes. Antes de ello MSP coloca NA(Sin registro).

7.- El campo Calendar (Calendario). Por defecto el MSP, coloca el calendario standard, que
es un calendario donde solo se trabaja de lunes a viernes y 40 horas. No contempla feriados.
Posteriormente este calendario estndar lo vamos a editar(corregir a nuestra realidad).

8.- El campo Priority(Prioridad). Este campo provee cambios para los niveles de
importancia asignado a las tareas cuando se hace nivelacin de recursos. El rango de
prioridad va desde 0 hasta 1000. Por defecto MSP asigna una prioridad 500 a cada tarea.
SEGUNDO PASO
8.1 ELABORACION DE UN CALENDARIO PROPIO DEL PROYECTO
El MSP, permite contar con tres tipos de calendario: Calendarios de Proyecto (calendarios
base) , calendario de tareas y calendarios de recursos. Los calendario de proyecto o base
definen los das laborables y la jornada laboral de un Proyecto o un conjunto de recursos.
Los calendarios de recursos definen los das laborables y la jornada laboral(8 horas) de un
recurso especfico. El calendario base por defecto(calendario de Project) es el llamado
calendario Standard(Estndar). Cuando se incorpora un recurso a un Proyecto, el calendario
Standard es definido como calendario base del recurso. MSP incorpora otros dos
calendarios base, el calendario 24 hours(24 horas) y el calendario Turno de noche, que
pueden ser asignados a un Proyecto o a los recursos.
Cuando ingresamos a la opcin Project Information(Informacin del Proyecto) en el men
Project de la barra de menes, en el campo Calendar (Calendario), por defecto aparece
Calendario Estndar(5 das laborables a la semana y 40 horas laborables durante la semana.
No contempla das feriados y un horario de 8:oo a. m. a 17:00, con una hora para
comida(refrigerio). El calendario que vamos a elaborar, al que le denominaremos TATE, va a
tener 6 das de trabajo a la semana(de lunes a sbado), 8 horas diarias de trabajo(de 7:00 a.
m. a 16:30 (una hora de refrigerio) de lunes a viernes y de 7:00 a 12:30 para los das
sbados; adems se va a contemplar los das festivos o feriados. Debemos tener presente
que toda programacin debe ejecutarse con das tiles, siendo su equivalencia en das
calendarios, hecha automticamente por el MSProject .

CAMBIO O EDICIN DEL CALENDARIO BASE DEL PROYECTO

1.-En la barra de menes pop-down escogemos la opcin Tools(Herramientas) y dentro de
l la opcin: Change Working Time (Cambiar calendario laboral...)
Por defecto en el cuadro For(Para) aparece escrito: Standard(Project Calendar):
Calendario Estndar(Calendario del Proyecto). Tambin aparece por defecto el mes en que
estamos trabajando(Junio en este caso). En la caja texto del Horario de trabajo, aparece en
columna From(De): 8.00 AM(inicio de labores) y 1:00 PM(reinicio de labores luego de
refrigerio) y en columna To(Hasta): 12.00 PM(salida a refrigerio)y 5:00PM(fin de jornada
laboral diaria).
2.-Hacemos clic en botn New(Nuevo) y podemos iniciar las modificaciones del calendario
base.

En la ventana superpuesta Create new base calendar(Crear nuevo calendario base)

tenemos dos opciones: Create new base calendar (Crear nuevo calendario base) Make a
copy of(Hacer una copia del calendario). En este caso escogemos la primera opcin.
En el cuadro Name(Nombre), escribimos Tate, luego clic en botn OK(Aceptar).

En la barra de desplazamiento vertical ubicamos el mes de June (Junio )(inicio de nuestro

Proyecto). El nuevo calendario, por omisin o defecto considera el calendario de trabajo
norteamericano(no se trabaja, sbados ni domingos y en total trabajan 40 horas semanales).
Luego utilizando el mouse ubicamos el cursor(flecha) en el encabezado de cada columna:
M(Monday),T(Tuesday),W(Wednesday),Th(Thursday),F(Friday),):
(Lunes,Martes,Mircoles,Jueves y Viernes ) para cambiar el horario de trabajo:
From(De)8:00 AM y 1:00 PM(2do. rengln) y To(Hasta): 12:00 PM y 5:30 PM(2do.
rengln).
Posesionamos el cursor en el encabezado de la la columna S(Saturday) (
Sbado) y se procede a poner el horario(en De: 8:00 AM y en Hasta: 1:30 PM), previamente
a lo anterior hacemos clic y luego trasladamos el cursor en la caja de dilogo Set selected
date(Conjunto de fechas seleccionadas; es decirHacer da(s)) y hacemos clic en el
crculo a la izquierda de Nondefault working time( Da(s) Laborable(s)). Para
predeterminar el horario de trabajo semanal(48 horas) hacemos clic en botn
Options(Opciones) y aparece el cuadro de la siguiente hoja, donde modificamos el horario.
El cuadro anterior contiene 9 carpetas:
Calculation(Clculo)
Spelling(Ortografa)
Workgroup(Grupo de Trabajo)
View(Vista)
General(General)
Edit(Edicin)
Calendar(Calendario)
Schedule(Programacin)
De estas escojemos la carpeta Calendar(Calendario):
Calendar options for carretera tate(Opciones de calendario de carretera tate
Week starts on(La semana comienza el): Sunday(por defecto es domingo), podemos
cambiarlo en concordancia al cierre de la planilla del personal, o podemos iniciar el
lunes(monday).
Fiscal years starts in(El ao fiscal comienza en). Por defecto January(Enero).
Use starting yea for FY numbering(Usar el ao inicial para la numeracin d elos aos
fiscales.
Default start time(Hora predeterminada de entrada: 8:00 AM. Podemos modificar al
horario particular de la obra.
Default end time(Hora predeterminada de salida): 5:00 PM. Modificamos a 5:30 PM.
Hours per day(Jornada laboral): 8:00. En este campo establecemos la jornada diaria de
trabajo.
Hours per week(Semana laboral): Por defecto 40 horas semanales(calendario
norteamericano). Tenemos que cambiarlo a 48 horas. De no hacerlo se generan conflictos en
el clculo de la red de trabajo.
Days per month(Das tiles mensuales): Por defecto 20. Debemos cambiarlo a 24(al

agregar el da sbado como laboral, son 4 das adicionales por mes).

Luego clic en Set as Default(Predeterminar).
Finalmente clic en OK(Aceptar).

Utilizamos las barras de desplazamiento vertical haciendo clic y modificamos todos los
meses programados(Ao ), para hacer das feriados como: 29 de Junio(San Pedro); 28 y 29
de Julio(Fiestas Patrias); 30 de Agosto(Santa Rosa de Lima); 8 de Octubre(Combate de
Angamos); 1 de Noviembre(Todos los Santos); 24 y 25 de Diciembre(Navidad), 1 de
Enero(Ao Nuevo). Para hacer feriados tenemos que hacerlo mes a mes. Por ejemplo
barremos(teniendo el botn izquierdo del mouse nos trasladamos del casillero28 al casillero
29 de Julio, luego soltamos el botn. Hacemos clic en crculo a la izquierda de Nonworking
time(Perodo no laborable). Luego de terminar de colocar todos los feriados, hacemos clic
en OK(aceptar).

Finalmente cambiamos el calendario Standard(Estndar) por el calendario que

acabamos de crear, denominado Tate. Para ello hacemos clic en Project, luego clic en
Project Information(Informcin del Proyecto) y ponemos el nombre del calendario
nuevo(Tate) en el campo Calendar(Calendario).
RESUMEN DE MANEJO DE LOS CALENDARIOS
1.-MSP tiene tres tipos de calendarios:
21.1 CALENDARIO DE PROYECTO
a)Calendario del Proyecto que se visualiza en Proyecto-Informacin del
Proyecto.

21.2 CALENDARIO DE TAREAS

b)Calendario de las Tareas que se visualiza en
Ver-Diagrama de Gantt, luego Proyecto-Informacin de la tarea-Avanzado:
21.3 CALENDARIO DE LOS RECURSOS
c.-Calendario de recursos, que se visualiza en Ver-Hoja de recursos, luego
Proyecto-Informacin del recurso-Horario de Trabajo.

Tambin podemos cambiar calendario de recurso utilizando la misma Hoja de

recurso y el campo o columna: Calendario base:
 CONTROL O SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO
PRIMER PASO:
29.6 GUARDAR EL PROGRAMA ORIGINAL
Una vez que se ha revisado convenientemente el programa(Noveno Paso); se han asignado
recursos(mano de obra y equipos) as como Costos, es importante guardar este Programa
con lnea base(Target o Programa Objetivo). Para ello hacemos lo siguiente:
1.-En el men Herramientas(Tools), elegimos la opcin Seguimiento(Tracking).
2.-Luego clic en Guardar lnea base(Save Baseline...) .
3.- En el cuadro de dilogo escogemos: Proyecto completo(Entire Project).
4.-Clic en Aceptar(OK)
SEGUNDO PASO:
29.7 INTRODUCCION DE FECHAS REALES DE COMIENZO Y FIN DE LAS
TAREAS O ACTIVIDADES.

En MSProject se almacenan tres tipos de fechas para cada actividad o tarea:

PREVISTA: Estas fechas cambian a medida que avanza el proyecto.

REAL: Tareas que estn en progreso o han terminado. Estas fechas no cambian una vez
realizado el seguimiento de una tarea, a menos que sean editadas o modificadas.
ACTUAL: Son las fechas planificadas originalmente. Estas fechas se usan para comparar el
Plan original(Target) con las fechas reales y las fechas previstas. Las fechas actuales no
cambian.

Cuando la Programacin del Proyecto est en la etapa de Planificacin, las nicas fechas
existentes son las fechas previstas. Una vez determinada una lnea base, las fechas previstas
se convierten en las fechas actuales. A medida que las tareas se van ejecutando, las fechas
reales y previstas van coincidiendo. Cuando termina el Proyecto, coinciden todas las fechas
previstas y reales. MSP, almacena los mismos tres tipos de informacin para los costos.

Vamos a introducir fechas de inicio real y comienzo real de una tarea:

1.-Se ingresa las fechas tarea por tarea.

2.-En la tabla Gantt, seleccionamos la tarea que deseamos actualizar.

3.-En el men Herramientas(Tools), elegimos Seguimiento(Tracking) y luego clic en

Actualizar tareas...(Update tasks...)

4.-En Estado Real(Actual), escribimos las fechas en los cuadros Comienzo(Start) y

Fin(Finish). Por ejemplo, las fechas reales de inicio y trmino de MOVILIZACIN es el 4 /
06/ y 20/06/ respectivamente.
5.-Presionamos botn izquierdo del mouse en Aceptar(OK) y automticamente las fechas
previstas toman las fechas reales, reclaculndose el programa.
Si entramos a men Herramientas(Tools), luego Seguimiento(Tracking) y Actualizar
tareas...(Update Tasks...) para la actividad MOVILIZACIN, observamos lo siguiente:

El campo porcentaje completado, se ha puesto en 100%; la duracin real: 14 das. Y las

fechas de Estado actual(Current) son iguales que las fechas Estado Real(Actual).

6.-Si no hay variacin de fecha Prevista y real, podemos trabajar cada tarea directamente
con el campo % completado.
Por ejemplo, la tarea trazo, niveles y replanteo, est en un 20% de avance
completado(Primero colocamos el cursor en la tarea a actualizar. Luego entramos a
Herramientas(Tools), luego Seguimiento(Tracking) y clic en Actualizar tareas.
Finalmente escribimos 20 en campo % completado, y resulta lo siguiente:

Clic en Aceptar(OK):