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1.1 Introduccin:
El sistema de administracin y desarrollo de los recursos humanos consiste en un
conjunto de polticas, normas y procedimientos. La mayora de los empleados slo
notan el Recurso Humano a la hora de solicitar una posicin, o cuando algo falla
como un error en una nmina, o un ajuste en un sistema de tiempo por lo tanto el
empleador como los empleados, dependen de un sistema eficiente de Recursos
Humanos para administrar todo tipo de aspectos de la vida diaria de la oficina. En
tiempos pasados, las compaas podran quizs depender de un pequeo equipo
de profesionales de Recursos Humanos para administrar todas estas funciones;
para negocios ms pequeos, la necesidad de limitar costos los dirigira o
escatimar en Recursos Humanos o recurrir hacia agencias exteriores para esas
funciones, con prdida consecuente de control y relaciones cara a cara. El sistema
de programa de Recursos Humanos ha cambiado todo eso, dando a los negocios
de cualquier tamao la capacidad de controlar sus propias funciones de Recursos
Humanos sin la necesidad de tener un personal especializado grande con todo el
gasto que trae consigo. Podemos ir demasiado lejos en decir que el sistema de
programa software de recursos humanos ha revolucionado la manera en que
trabajan los negocios.
Del mismo modo, los gerentes han de trabajar en sus propias capacidades
interpersonales. Una vez sabiendo manejar esto, es posible que el trabajo resulte
ms efectivo.
En las empresas, el rea Recursos Humanos (RRHH) es clave para el desarrollo
exitoso de las mismas ya que sta orienta y dirige a los empleados a estar
alineados al plan estratgico de la empresa, dgase, a practicar los valores, a
cumplir la misin y a contribuir a alcanzar la visin previamente definida. En este
sentido, con el paso de los aos, las empresas se han percatado de que es
necesario contar con un rea o departamento de RRHH. Esto ha hecho que se
cambie la percepcin y la visin que se tena sobre la gestin de RRHH de un
gasto a un beneficio.
Como su nombre lo indica, la funcin de RRHH consiste en tratar con las personas
con el objetivo de determinar los factores claves que conducen al xito de una
organizacin. Entre sus principales funciones destacan:
Seleccionar al personal segn los objetivos y estrategias definidas: los
empleados son el corazn y el motor de las empresas, pues los mismos ejecutan
las tareas que ayudan a la implementacin exitosa de las estrategias previamente
definidas con el fin de poder lograr cumplir o exceder los objetivos de las mismas.
Capacitar continuamente a los empleados: con el objetivo de que los
empleados puedan realizar efectivamente sus funciones, es necesario
mantenerlos actualizados sobre los nuevos mtodos y medidas ms eficientes que
van surgiendo.
Bridar soporte a las necesidades de cada empleado de la organizacin: los
empleados deben sentir que en la empresa se considera su opinin y que a la vez
tienen un rea que vela por satisfacer cada una de sus exigencias.
Establecer las normas y reglamentos por los que se regir la empresa: la
poltica de la empresa ayuda a fomentar el orden en la organizacin y a la vez a
que los empleados moderen sus acciones ante cualquier situacin que se pueda
presentar.
De igual modo, RRHH est compuesto por procesos crticos que sin lugar a dudas
deben ser considerados para poder tener xito en cada una de las estrategias
implementadas. Estos procesos son: identificar competencias, reclutamiento de
personal, induccin, compensacin y beneficio, evaluacin de desempeo y
capacitacin y desarrollo.
Para que una gestin de RRHH sea exitosa debe contar con tres condiciones
principales: con el apoyo de todas las reas de la organizacin; con los recursos
econmicos e intelectuales necesarios; con la potestad de poder de tomar
decisiones que sean consideras e implementadas. Asimismo, el uso correcto de
las tcnicas implementadas en RRHH contribuir en gran medida al xito de la
organizacin y a mantener alineados a los empleados para lograr los objetivos
propuestos.
11.3 El Sistema de Informacin de Recursos Humanos (SIRH)
La organizacin es una serie estructurada de redes de informacin que conectan
las necesidades de la informacin de cada proceso con las fuentes de datos. En
cada organizacin existen varios sistemas de informacin, los bancos de datos
son el soporte bsico de los sistemas de informacin.
En estos tiempos el concepto de SISTEMA DE INFORMACIN se relaciona con
Tecnologa de informacin (computadora, red de computadoras, programa de
proceso de datos y proceso de informacin). Existen 2 tipos de sistemas de
informacin en cuanto al tipo de procesamiento: El sistema centralizado en
Mainframe y el Sistema descentralizado en redes integradas de
microcomputadoras.
La tendencia est encaminada a la distribucin de redes locales de informacin de
computadores que preserven la independencia de cada unidad dela organizacin
y la conecten con una red corporativa de la organizacin, para asegurar el acceso
a varios volmenes de informacin.
Objetivos de los Sistemas de informacin de RH (SIRH)
Existen 2 objetivos bsicos para el sistema de informacin:
1. Reducir costos y tiempo de procesamiento de informacin
2. Brindar soporte para la decisin (ayudar a los gerentes de lnea y a los
empleaos a tomar mejores decisiones)
De este modo el SIRH puede estar destinado a los Especialistas de Rh, Alta
Direccin, Gerentes de lnea, y los empleados en General. Casi siempre est
destinado a todos estos usuarios de manera simultnea. El acceso de la
informacin se logra a travs de terminales distribuidos en la organizacin.
Al montar el SI se debe de tomar en cuenta el concepto del ciclo operacional
utilizado tradicionalmente en contabilidad .
El concepto de ciclo operacional localiza series de eventos temporales dentro de
una organizacin y permite identificar un punto inicial y uno final conectados entre
s por series de eventos. Especificados los puntos los puntos inicial y final, se evita
el riesgo de proyectar un sistema de informacin solo para una parte de los flujos
de informacin, puesto que la dimensin del proceso de decisin est
perfectamente definida.
Mientras que los sistemas Tradicionales de informacin consistan en sistemas
cerrados que abarcan solo los flujos ms importantes de la informacin formal, el
enfoque del sistema abierto procura establecer un conjunto programado de
normas de decisin para aplicarlas a un gran volumen de tipos repetitivos de
transacciones entre participantes.
Despus de especificadas, cualquier persona puede administrar estas normas
durante las actividades cotidianas, dejando en la libertad a la administracin para
dedicar sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones
(aplicar el principio de excepcin) .Toda administracin por sistemas se apoya en
la planeacin e implementacin de un sistema Integrado de informacin que
ahorre tiempo a las personas.
El SI VA DESTINADO A:
S. I. Destinado al ARH
S. I. Destinado a Gerentes de lnea
S. I. Destinado a empleados
Sistema de Informacin destinado al ARH
Es el Sistema de informacin ms amplio sobre la fuerzalaboral y sirve para
efectuar el anlisis y emprender las acciones del rea de gestin de personas .Por
consiguiente atiende las necesidades de los especialistas de Rh sabiendo las
necesidades de informacin para la gestin de personas, este sistema cubre:
* Planeacin Estratgica
* Formulacin de objetivos y programas de accin.
* Registros controles de personal para efectos de pago de nmina, ausencias,
retrasos, disciplina.
* Informes sobre remuneracin, incentivos salariales, beneficios, reclutamiento y
seleccin, plan de carreras profesionales, entrenamientodesempeo,
higiene, seguridad en un tipo de trabajo, rea mdica.
* Informes sobre cargos y secciones.
Sistema de Informacin Gerencial de RH:
El SIG es un sistema planeado para reunir, procesar, almacenar y difundir
informacin con el fin de que los gerentes de lnea tomen decisiones eficaces, este
sistema ocupa un papel importante en el desempeo de los gerentes, en cuanto a
conduccin de subordinados.
Para montarlo se debe saber que informacin necesita el gerente de lnea, adaptar
el sistema a las necesidades de los gerentes de lnea, y verificar la informacin a
travs de reportes escritos.
Sistema de Informacin para los empleados:
Ellos tambin necesitan tener acceso y recibir informacin relacionada con ellos y
su trabajo, el cargo, la divisin y la organizacin. Para ello el sistema de
informacin se debe ajustar a las necesidades y conveniencias.
Ejemplos de utilizacin del SIRH
Nminas
El modelo de nmina automatiza la gestin del sueldo reuniendo los datos del
trabajador sobre su trabajo, asistencia, calculando las deducciones e impuestos, la
cotizacin social y generando peridicamente la orden de pago. Permite tambin
generar datos y estadsticas para el conjunto del personal relativo a estos datos.
Sistemas sofisticados pueden establecer transacciones de cuentas por pagar, de
la deduccin de empleado o producir cheques. El mdulo de nmina enva la
informacin al libro de contabilidad general.
Gestin de las prestaciones de trabajo
El mdulo de gestin de las prestaciones de trabajo permite evaluar la informacin
de tiempo/trabajo de cada empleado. El anlisis de los datos permite una mejor
distribucin de trabajo. Este mdulo es un ingrediente clave para establecer
capacidades de contabilidad analtica de los costes de organizacin.
Gestin de las prestaciones sociales
El mdulo de gestin de las prestaciones sociales permite a los profesionales de
recursos humanos administrar lo mejor posible las prestaciones sociales,
obligatorias o no, como el seguro enfermedad, el de accidentes de trabajo, o los
sistemas de jubilaciones complementarios.
Gestin de recursos humanos
El mdulo de gestin de recursos humanos cubre otros aspectos de los RRHH,
incluye menos particularidades legales y est ms enfocado a una poltica de
gestin. El sistema registra datos de direccin, seleccin, formacin y desarrollo,
capacidades, direccin de habilidades y otras actividades relacionadas. Se
administran aqu los datos personales (edad, direccin, familia...), las
competencias y ttulos, las formaciones seguidas, los niveles de salario, el registro
de los datos del currculum vitae.
Beneficios de los SIRH
Recordemos que en otras pocas los ingresos eran considerados el principal
sustento de la organizacin. Este concepto ha cambiado, hoy da se considera que
el principal activo de una organizacin (y el ms valioso) son los colaboradores.
Las organizaciones estn tomando medidas para la retencin de este tan preciado
recurso, el cual es tan difcil de conseguir y de retener.
Algunos de los beneficios que pueden brindar los SIRH son:
Incluir lo que se conoce como "Reglas del negocio", es decir, las polticas y
reglamentos que posee la empresa en cuanto a la administracin del
personal.
Apoyar la toma de decisiones estratgicas respecto al recurso humano de
la empresa, mediante la recoleccin de informacin estadstica, indicadores
de gestin y alertas de operacin.
Generacin de informes y consultas estadsticas para la toma de
decisiones, entre otros.
Aplicaciones de los SIRH
Un SIRH informtico contiene hardware informtico y aplicaciones (programas) de
software que contribuyen a ayudar a los directivos a tomar decisiones sobre
RRHH.
El hardware puede ser un ordenador central o un PC relativamente barato. El
software puede ser un programa personalizado o un programa estndar (este
ltimo es el que probablemente se utilizar en un PC)
Algunas aplicaciones de software de SIRH que actualmente estn disponas en el
mercado. Estos programas incluyen:
Informacin sobre empleados. Este programa crea una base de datos que
ofrece informacin sobre los empleados como nombre, direccin, telfono, fecha
nacimiento, cargo y salario.
Seguimiento de candidatos. Este tipo de programa permite automatizar algunas
de las actividades vinculadas con el reclutamiento y seleccin del personal que
incluyen el almacenamiento de la informacin sobre posibles candidatos,
programar entrevistas con directivos, entre otros.
Inventario de cualificacin. ste es un inventario sobre la cualificacin del
personal actual de la empresa lo que permite, si surge una vacante, observar si
existe internamente alguna trabajador que, por sus destrezas, conocimiento y
experiencia, pueda ocupar sta. Esto respalda una poltica de promocin interna.
Nmina. Este programa puede calcular el sueldo bruto y neto de los empleados y
el pago de los impuestos y lo correspondiente a la seguridad social. Igualmente,
puede configurar la realizacin de otras deducciones del sueldo (el pago de
seguros mdicos, planes de jubilacin y cuotas a sindicatos).
Seguridad y confidencialidad de los SIRH
Los usuarios no autorizados de los SIRH pueden causar graves problemas a una
empresa al tener acceso a informacin confidencial de su personal. Por ello, es
necesario que el departamento de RRHH deba crear polticas y procedimiento
para proteger la integridad y la seguridad de estos sistemas que incluyan:
Limitar el acceso a los SIRH controlando el acceso al ordenador y a sus
archivos de datos. Los despachos con ordenadores y bases de datos
confidenciales deberan cerrarse con llave. Algunas veces se pueden
codificar los datos, de forma que no sean accesibles para un usuario no
autorizado.
Permitir el acceso mediante palabras clave (password) y cdigos especiales
a cada rea. Por ejemplo, un directivo puede recibir la autorizacin y un
cdigo especial para entrar en la base de datos del inventario de
cualificacin, pero puede no tener autorizacin para acceder a informacin
mdica confidencial de la base de datos de prestaciones.
Desarrollar procedimientos y prcticas sobre el uso de la informacin de
empleados e informar a los empleados el funcionamiento de stas.
Permitir que los empleados verificar sus registros personales y permitir las
correcciones que fueran necesarias.
Los estudios de sucesin tienen como fin identificar a las personas que son
candidatas para puestos que quedarn vacantes.
Los anlisis y las evaluaciones de puestos estudian cada puesto de un rea
con el fin de definir su alcance e identificar los conocimientos y las
habilidades que requiere.
Los estudios conciliatorios son un seguimiento de las quejas presentadas
por los empleados por diferentes razones.
En cada uno de estos ejemplos existe una necesidad de informacin especfica
que no puede producirse a partir de la base de datos del SIRH, por lo que se
realiza un estudio especial para recabar los datos.
Software de SIRH
Subsistemas de salida
El modelo de SIRH incluye los siguientes seis subsistemas, cada uno de los
cuales contienen varias aplicaciones: 1) Planificacin laboral. 2) Reclutamiento. 3)
Administracin laboral. 4) Remuneraciones. 5) Prestaciones y 6) Informes del
ambiente.
2. Subsistema de reclutamiento
4. Subsistema de Remuneracin
Es uno de los subsistemas con ms implementacin del SIRH debido a la facilidad
de ejecucin, comprende aplicaciones como incentivos econmicos, nomina,
remuneracin de ejecutivos, incentivos adicionales y asistencia. El uso de los
sistemas computarizados para el clculo de nminas se considera la aplicacin
mejor establecida en las distintas empresas, pero hay que destacar que en
muchas organizaciones, el clculo de nmina lo realiza el sistema de informacin
contable.
5. Subsistema de Prestaciones
En un SIRH central las aplicaciones trabajan como una unidad, compartiendo una
base de datos comn, y las salidas de un sistema sirven como entradas de otro.
Conclusin: