Cronologa del Proyecto (4 horas)

Factibilidad, Diseno y Planeacion, Desarrollo, Terminacion, Operacin y Mantenimiento

FACTIBILIDAD DISENO Y DESARROLLO TERMINACION OPERACION

PLANEACION

Financiamiento Organizacin Monitoreo y Control Entrega Recepcion

Evaluacion Presupuestacion Anomalias de Proyecto Pruebas
Planificacion Cambios y Reclamos
Calidad, Revision y Auditoria

RIESGO PAGINA 32 Hendrikson

Administracion tiene basicamente 5 funciones basicas: planeacion, organizar, dotacion de personal, dirigir y
controlar.
La planificacin es la formulacin de un plan de accin para guiar a un proyecto hasta su finalizacin. Se inicia en el
comienzo de un proyecto, con el alcance del trabajo, y contina a lo largo de la vida de un proyecto. El establecimiento
de hitos y la consideracin de posibles limitaciones son las partes principales de la planificacin. El xito de la
planificacin del proyecto se logra mejor mediante la participacin de todas las partes involucradas en un proyecto.
Tiene que haber un plan operativo explcito para orientar todo el proyecto durante toda su vida.

La organizacin es la disposicin de los recursos de una manera sistemtica para ajustarse al plan de pro- yecto. Un
proyecto debe ser organizada en torno al trabajo a realizar. Tiene que haber un desglose del trabajo a realizar en
unidades manejables, que pueden ser definidos y medidos. La estructura de desglose del trabajo de un proyecto es un
sistema multi-nivel que consta de tareas, subtareas, y paquetes de trabajo.

Dotacion de personal es la seleccin de las personas que tienen la experiencia necesaria para producir la obra. Las
personas que estn asignados al equipo del proyecto influyen en cada parte de un proyecto. La mayora de los
gerentes fcilmente estarn de acuerdo en que las personas son la fuente ms importante en un proyecto. Las
personas proporcionan los conocimientos necesarios para disear, coordinar y construir el proyecto. Los numerosos
problemas que surgen a lo largo de la vida de un proyecto se resuelven por la gente.

Dirigir es la orientacin de los trabajos necesarios para completar un proyecto. A pesar de que cada persona trabaja en
su rea de pericia, el trabajo de cada uno debe dirigirse colectivamente en un fuerte esfuerzo comn y en una direccin
comn.

El control es el establecimiento de un sistema para medir, reportar, y pronsticar el alcance, presupuesto y

programacin del proyecto. El propsito del control del proyecto es determinar y predecir las desviaciones en un
proyecto para que las acciones correctivas puedan ser tomadas. El control del proyecto requiere el reporte continuo de
informacin en el momento oportuno para que la administracin pueda responder durante el proyecto, en lugar de
despus. El control es a menudo la funcin ms difcil de la gestin de proyectos.
Muchas maneras de manejar un proyecto, sin embargo proponemos la siguiente etapas
que casi siempre suceden en un proyecto:

DEFINICION DEL PROYECTO: (Cumplir con los requerimientos del usuario final)

ALCANCE DEL PROYECTO: (Cumplir con la definicin del proyecto)

PRESUPUESTACION DEL PROYECTO: (Para lograr la definicin y alcance del proyecto)

PLANEACION DEL PROYECTO: (La estrategia para cumplir con el trabajo)

PROGRAMACION DEL PROYECTO: (Es el producto del Alcance, Presupuesto y Planeacin

del Proyecto)

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO: (Asegurarse de que el proyecto progresa de acuerdo con

el plan)

TERMINACION DEL PROYECTO: (Finalizacin del proyecto que asegura la satisfaccin del
cliente dueo)

ALCANCE

Calidad Calidad

Calidad
PRESUPUE PROGRAMACIO
STO N

Alcance tiene que estar definido para trabajar en el presupuesto y programacin

(cronogramas, asignacin de recursos, etc)

EL presupuesto incluye los costos que asumir el dueo y el valor con el que se
compensar el trabajo de quienes realicen el proyecto. El sobrepasar el presupuesto
afecta las ganancias y crea relaciones antagnicas entre los participantes.

La programacin es importante porque agrupa la definicin del proyecto, personal,

costos, recursos, tiempos y formas de realizar el trabajo para definir una secuencia
lgica de las actividades del proyecto. El cronograma valorado es el producto final y
forma la base sobre las que cada actividad es medida. El seguimiento y control del
proyecto no puede ser realizada sin un buen plan y cronograma.

La calidad es un elemento que est integrado en y entre todas las partes del proyecto.
La calidad no debe ser interpretada como nicamente la elaboracin de planos y
especificaciones.
La calidad es responsabilidad de todos los participantes. La actitud hacia la calidad no
debe ser la de tratar de como hago para pasar los controles establecidos, sino ms bien
que puedo hacer para mejorar nuestro trabajo y cul es la mejor manera de realizar un
proyecto que satisface las necesidades y aspiraciones del cliente dueo

04. Responsabilidad y Autoridad de las Partes (2 horas)

Los participantes principales del proyecto (Dueo, Diseador (Arq, Ing), Constructor)

Cada uno de los participantes debe cumplir con un rol en las etapas de determinacin
del alcance, diseo y construccin del proyecto.

Se debe tomar un enfoque de equipo de colaboracin entre el dueo, diseador y

constructor para realizar el proyecto de la manera ms eficiente.

Con frecuencia se forman relaciones antagnicas que no sirven al inters de

participante alguno

El dueo es el responsable de fijar el criterio de operacin de una instalacin terminada.

Ejemplos: Uso de una edificacin, Barriles de petrleo a refinar, m3 de agua a ser
tratados, etc. Tambin debe definir cualquier equipo especial, material especial o
estndar de la empresa. El nivel de participacin en el proyecto ejemplo proceso de
revisin, reportes requeridos y niveles de aprobacin.

El dueo debe establecer parmetros en el costo total, pago de costos, hitos

principales, y la fecha de terminacin del proyecto.

El diseador es responsable de producir alternativas de diseo, clculos, planos, y

especificaciones que cumplen con las necesidades del dueo. Tambin puede haber
otras actividades delegadas por el dueo como inspecciones peridicas, revisin de
planos de trabajo, obtencin de permisos. Es el deber del diseador el cumplir con los
cdigos y regulaciones en el aspecto tcnico, de seguridad y medioambiental tanto
nacionales como locales. Adems debe proporcionar un presupuesto y cronograma del
diseo que cumpla con los requerimientos del dueo.

Generalmente el diseador debe proporcionar un costo estimado del proyecto a

construirse pero no garantiza el costo de un proyecto, sin embargo es motivo de debate
el costo en exceso debido al mal anlisis realizado en el diseo del proyecto. Las
decisiones principales de continuar o no con un proyecto generalmente estn basadas
en el presupuesto entregado por el diseador.

Durante la etapa de diseo se tiene la mayor influencia sobre el costo y caractersticas

de operacin de un proyecto, razn por la cual el diseador desempea un papel muy
importante durante la etapa inicial.

El constructor es responsable de la ejecucin de los trabajos fsicos requeridos para

cumplir con los documentos contractuales que han sido elaborados por el diseador.
Esto incluye el proporcionar el equipo, mano de obra, materiales y conocimiento
necesario para construir el proyecto. Esta etapa es importante porque la mayor parte
del presupuesto se gasta en la construccin. La operacin y mantenimiento del
proyecto es altamente dependiente de la calidad del trabajo realizado durante la
construccin. El constructor debe elaborar un presupuesto preciso del proyecto,
desarrollar un cronograma de construccin realista, y establecer un sistema de control
del proyecto en lo referente a costo, cronograma y calidad.

CONCEPTOS CLAVES PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

1. Asegrese de que una persona, y slo una persona, es responsable del alcance del
proyecto, presupuesto y programacin

2. No comience el trabajo sin un contrato firmado, independientemente de la presin

para iniciar

3. Confirmar que hay un alcance aprobado , presupuesto y programacin para el

proyecto

4. Contar con un alcance del proyecto claro al principio y asegurarse de que el alcance
no sea incrementado sin una aprobacin previa

5. Asegrese de que el alcance se entiende por todas las partes, incluyendo el

propietario

6 . Determinar quien desarroll el presupuesto y cronograma, y cuando se lo realizo

7. Verificar que el presupuesto y cronograma estn relacionados con el alcance del

proyecto

8. Organizar todo el trabajo a realizar, en lugar de tratar de mantener a la gente

ocupada

9. Asegurarse de que existe es un plan de trabajo operativo explcito para orientar todo
el proyecto

10. Establecer una estructura de divisin del trabajo que divida al proyecto en unidades
definibles y medibles de trabajo

11. Establecer un organigrama del proyecto que muestra la autoridad y

responsabilidades de todos los miembros del equipo

12. Generar un equipo eficaz con el personal del proyecto que trabaja en conjunto como
una unidad

13. Hacer hincapi en que la calidad es una necesidad, porque si no funciona, no sirve
para nada, independientemente del costo o la rapidez con que se ha completado todas
las tareas
14. Presupuestar el trabajo; cualquier trabajo que agrega valor debe tener una
compensacin

15. Desarrollar un programa (cronograma valorado) de proyecto que proporcione una

secuencia lgica del trabajo requerido para completar el proyecto

16. Establecer un sistema de control que anticipe e informe de las desviaciones de

manera oportuna, de tal forma que se puedan tomar las acciones correctivas

17. Sacar los problemas a la luz de todas las personas involucradas para que puedan
ser resueltos

18. Documentar todo el trabajo, porque lo que puede parecer irrelevante en un

momento dado en el tiempo ms tarde puede ser muy significante

19. Mantener informado al cliente; ellos son quienes pagan por todo y utilizarn el
proyecto a la terminacin

PAPEL DEL GERENTE DE PROYECTO EN LA PLANIFICACIN

1. Desarrollar la planificacin centrada en el trabajo a realizar

2. Establecer los objetivos del proyecto y los requisitos de rendimiento temprano para
todos los involucrados estn informados de los requerimientos

3. Involucrar a todos quienes ocupan posiciones de administracin y funcionarios clave

en el proceso de planificacin y estimacin de costos

4. Establecer claramente hitos bien definidos en el proyecto para que todos los
involucrados sepan lo que se debe lograr, y cuando

5. Incorporar imprevistos en el plan para proporcionar espacio en el cronograma para

futuros problemas no planificados

6. Evitar la reprogramacin o planificacion del proyecto, a menos que sea

absolutamente necesario

7. preparar acuerdos formales con las partes correspondientes cada vez que hay un
cambio en el proyecto y establecer mtodos para controlar los cambios

8. Comunicar el plan del proyecto para definir claramente las responsabilidades

individuales, horarios y presupuestos

9. Se debe recordar que los mejores planes son intiles a menos que se los implemente
PAPEL DEL GERENTE DE PROYECTO EN LA ORGANIZACION

1. Organizar el proyecto alrededor del trabajo que se debe realizar

2. Desarrollar una estructura de divisin del trabajo que segmente al proyecto en

unidades definibles y medibles de trabajo

3. Establecer un organigrama del proyecto que indique lo que debe hacer cada uno

4. Definir con claridad la autoridad y la responsabilidad de todos los miembros del

equipo del proyecto

PAPEL DEL GERENTE DE PROYECTO EN LA DOTACION DE PERSONAL

1. Definir claramente el trabajo a realizar, y trabajar con los directores de departamento

correspondiente en la seleccin de los miembros del equipo

2. Proporcionar una orientacin efectiva (metas y objetivos del proyecto) para los
miembros del equipo al comienzo del proyecto

3. Explicar claramente a los miembros del equipo lo que se espera de ellos y cmo su
trabajo encaja en todo el proyecto

4. Solicitar la opinin de cada miembro del equipo para definir con claridad y ponerse
de acuerdo sobre el alcance, presupuesto y programacin

PAPEL DEL GERENTE DE PROYECTO EN LA DIRECCION

1. Servir como un lder efectivo en la coordinacin de todos los aspectos importantes

del proyecto

2. Mostrar inters y entusiasmo en el proyecto con una actitud de "puedo hacerlo"

3. Estar a disposicin del personal del proyecto, tratar los problemas abiertamente, y
tratarlos de manera cooperativa

4. Analizar e investigar los problemas a tiempo para que se pueden encontrar

soluciones a la mayor brevedad posible

5. Obtener los recursos necesarios para que el equipo del proyecto pueda ejecutar su
trabajo en la consecucin del proyecto

6. Reconocer la importancia de los miembros del equipo, valorar el buen trabajo, guiar
en la correccin de errores, y construir un equipo efectivo

PAPEL DEL GERENTE DE PROYECTO EN EL CONTROL

1. Mantener un registro del trabajo planeado y realizado para medir el desempeo del
proyecto

2. Mantener una tabla de actualizada de hitos que muestre los planificados y

alcanzados

3. Mantener una tabla de los costos del proyecto mensual que muestra los gastos
previstos y los gastos reales

4. Mantener registros de las reuniones, conversaciones telefnicas, y los acuerdos

5. Mantener a todos informados, asegurndose de que nadie sea sorprendido y

presenten propuestas de solucin a los problemas

PARA QUIEN TRABAJA EL GERENTE DE PROYECTO

PROPOSITO DE LA ADMINISTRACION DEL PROYECTO

EL arte y ciencia de coordinar gente, equipo, materiales, dinero y cronogramas para

completar un proyecto especfico a tiempo y dentro del costo aprobado.

Trabajar con personas para identificar problemas y buscar soluciones a los problemas

Organizado, Resolver Problemas, Trabajar bien (efectivamente) con personas

Son las personas quienes tienen la habilidad para crear ideas, identificar problemas y
solucionarlos, comunicar y hacer que el trabajo se ejecute. Por esta razn la gente es el
recurso ms importante del gerente de proyecto. Es as que el gerente de proyecto
debe desarrollar buenas relaciones de trabajo con las personas con el propsito de
beneficiarse de sus mejores habilidades.

Es la responsabilidad del gerente de proyecto organizar un equipo de proyecto de gente

y coordinar sus esfuerzos en una direccin comn para llevar a buen trmino el
proyecto. A lo largo del proceso 4 preguntas deben ser tomadas en cuenta: Quien? Hace
Que? Cuando? y Cuanto Cuesta?

Con frecuencia se trabaja con gente fuera de la organizacin del gerente de proyecto,
razon por la que es necesario mantener relaciones efectivas de trabajo.

Cumplidor motivado para sobrepasar mltiples obstculos

Buena comunicacin

1.05. Trabajo Interdisciplinario (2 horas)