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DESARROLLO DE CONTENIDOS
INTRODUCCIN
El informe de auditora interna es el ltimo paso del proceso de auditora aplicado en una
empresa que tiene vigente su sistema de gestin de calidad; en este informe se recogen
todos los hallazgos detectados por los auditores que junto con los documentos soportes y
evidencias recolectadas soportan el contenido del mismo y el dictamen emitido por el
auditor lder.
Este Informe es escrito siempre para terceros que constituyen los clientes,
independientemente del tipo de auditora que se realice, de ah la importancia concedida
al mismo y a los requerimientos que debe cumplir.
DESARROLLO DE
ESTRUCTURA DE CONTENIDOS
CONTENIDOS
INTRODUCCIN...................................................................................... 1
1- FINALIZACIN DE AUDITORAS....................................................... 4
6- EL INFORME DE AUDITORA............................................................. 12
6.1 Preparacin y estructura del informe de Auditora
GLOSARIO............................................................................................... 16
BIBLIOGRAFA........................................................................................ 19
DESARROLLO
MAPA TEMTICO
DE CONTENIDOS
Escoge
Equipo Auditor
Para
DESARROLLO DE CONTENIDOS
1. Finalizacin de la auditora.
- Definir planes de accin: Los planes de accin son responsabilidad del dueo del
proceso y deben ser formulados durante el cierre de la auditora, el auditor interno podr
realizar recomendaciones manteniendo su independencia, por lo cual en ningn caso
debe tomar decisiones frente a su definicin.
Para la definicin de los planes de accin se debe tener cuenta los siguientes pasos para
su anlisis:
Describir las acciones o cambios a Responsable(s) de la realizacin del plan, Fecha de inicio y final de implementacin.
implementar. quien lidera la implementacin y genera las
respuestas cuado se realiza seguimiento. Establece el tiempo definido para
Estas acciones o cambios se enfocan en la implementar el plan de accin y se estima
prevencin o eliminacin de la causa que tenindo en cuenta la complejidad del
origin la oportunidad de mejora. mismo.
- Generacin de Informe: Una vez surtidas las reuniones de discusin se generan los
informes finales y las comunicaciones formales a las partes interesadas de acuerdo con
los protocolos de comunicacin definidos. Estos deben incluir, dependiendo de la
instancia:
De acuerdo con las oportunidades de mejora observadas en cada evaluacin, los informes
de auditora deben ser:
Decir lo que tiene que decir. Ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su
PRECISOS redaccin debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.
La redaccin debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto.
Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir
lo que se tiene que decir sobre la condicin (situacin detectada; as mismo, se debe incluir
CONCISOS el criterio de auditora, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto
que tiene la situacin detectada.
Todos los hallazgos deben reflejar una situacin real, manejada con criterios
OBJETIVOS tcnicos, analticos e imparciales.
- Encuesta de Satisfaccin: Una vez el acta de cierre se encuentre firmada por el dueo
del proceso, el auditor es responsable de solicitar la firma de la encuesta de satisfaccin.
Informacin que servir de insumo para alimentar los indicadores del proyecto.
- Presentacin Comit de Auditora: Esta actividad tiene como finalidad presentar los
resultados de las auditoras realizadas.
Anlisis de causas
PLANES DE
ACCIN
Anlisis de resultados Desarrollo del plan de accin
Para el seguimiento a los planes de accin se deben tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
Identificar la causa es un aspecto clave para definir las acciones. El plan debe ser
suficiente para resolver el problema, es decir para atacar la causa y mitigar el riesgo
asociado.
Los planes de accin pueden requerir del apoyo de varias reas y procesos. Definir
los responsables y alcance de cada una de las reas que intervienen es fundamental para
el xito, as como el seguimiento a su cumplimiento.
Las reas que se involucren en el desarrollo del plan de accin deben cumplir con
sus compromisos para lograr la implementacin de los planes de accin.
El dueo de proceso ser el responsable del desarrollo del plan de accin y
reportar el estado independiente de que existan otras reas o procesos involucrados.
Los papeles de trabajo adelantados por la Funcin de Auditora Interna son propiedad de
la Organizacin. Como tal deben ser protegidos y archivados cuidadosamente en la ruta
dispuesta ya que gran parte de la informacin obtenida con carcter confidencial se
registra en los papeles de trabajo, por lo tanto estos son de naturaleza confidencial. Es
importante identificar este tipo de documentos con un comentario que haga alusin a su
debido cuidado, por ejemplo, el contenido de este documento no debe ser reproducido
total o parcialmente por ningn medio, ni distribuido a personas externas a la Organizacin
sin el consentimiento previo y por escrito de la Organizacin.
Los papeles de trabajo podrn ser revisados por terceros (auditores gubernamentales,
entes regulatorios, auditores externos, dueos de proceso) en las instalaciones de la
Organizacin, previa autorizacin del Auditor Interno.
Indicadores de gestin:
Numero de
95% del
Seguimiento a seguimientos
vencimiento Semestral
planes de accin realizados / Total de
del semestre
seguimientos definidos
2. Una vez levantadas las no conformidades a satisfaccin del auditor lder, ste
solicita al encargado de la calidad los documentos de la auditora y anexa al informe de
auditora la informacin correspondiente a las acciones correctivas. Luego, el auditor lder
devuelve al encargado de la calidad los documentos de la auditora.
Ventajas:
- El certificado de calidad est respaldado por instituciones acreditadas.
- Al ser emitido por instituciones reconocidas, es ms fcil que sea aceptado por clientes
pblicos y privados.
6. El Informe de Auditora.
Los resultados de la auditora preliminar deben documentarse por escrito, puesto que
estn desde el principio concebidos exclusivamente para el uso interno. Los informes
deben elaborarse de manera breve o detallada segn a quien vayan dirigidos, estar
estructurados en forma clara y deben formularse de manera concisa y precisa.
- Informacin de la gerencia.
-Documentacin de la situacin real, evaluacin de la
situacin determinada y plan de medidas.
- Informacin del personal de la empresa, iniciacin de
operaciones correctivas.
Los contenidos de los informes se orientan en los grupos objetivo / destinatarios. Los
destinatarios de informes pueden ser:
- Descripcin de la empresa
Fundamentos de la auditora
- Fundamentos legales
- Listas de control empleadas
- Guas de entrevistas
El informe de auditora se prepara bajo la direccin del auditor jefe, quien es el responsable
de que sea preciso y completo. Los temas a incluir en el informe de auditora deben ser
aquellos establecidos en el plan de auditora. Cualquier cambio deseado en el momento
de preparar el informe debe ser acordado con las partes concernientes.
Este es responsabilidad del auditor jefe y ha de ser un escrito exacto y completo. Deber
reflejar todos los aspectos de la auditora, tanto del contenido como la forma en que se ha
llevado a cabo.
El contenido del informe se ajustar a lo siguiente:
Hay que tener en cuenta que los informes se utilizan como datos de partida para las
revisiones por la direccin, por lo que constituyen un registro de la calidad y deben
enviarse a la direccin general.
El auditado junto al responsable de calidad, sern los encargados de iniciar las acciones
correctivas necesarias para mitigar las no conformidades detectadas durante la auditora.
Adems llevarn a cabo el seguimiento y posterior cierre de dichas acciones correctivas,
una vez hayan comprobado su eficacia.
Despus de lo expuesto, se puede afirmar que las auditoras internas de calidad son una
importante herramienta en la gestin de la empresa. A travs de ellas se comprueba la
implantacin del sistema de la calidad, su adaptacin a la empresa y su tendencia hacia la
mejora continua.
El informe de auditora debe ser enviado al cliente por el auditor jefe. La distribucin del
informe de auditora debe ser determinada por el cliente de acuerdo con el plan de
auditora. El auditado debe recibir una copia del informe de auditora, salvo que el cliente
lo excluya especficamente. Toda distribucin adicional del informe fuera de la
organizacin requiere el permiso del auditado. Los informes de auditora son propiedad
exclusiva del cliente y la confidencialidad debe ser respetada y protegida adecuadamente
por los auditores y por todos los receptores del informe.
El informe de auditora debe ser emitido dentro del plazo de tiempo acordado, de acuerdo
con el plan de auditora. Si esto no fuera posible, se deben comunicar formalmente las
razones por la demora, tanto al cliente como al auditado y se debe establecer una nueva
fecha de emisin.
4. Finalizacin de la auditora.
La auditora finaliza cuando todas las actividades de auditora planeadas hayan sido
llevadas a cabo, o acordadas de otro modo con el cliente de auditora (ej. puede
presentarse una situacin inesperada que no permita que la auditora sea completada de
acuerdo con el plan).
GLOSARIO
Control interno: Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse
contra errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos
contables. Est diseado para ayudar a la operacin eficiente de una empresa y para
asegurar el cumplimiento de las polticas de la empresa.
Eficiencia: La relacin que existe entre el producto (en trmino de bienes, servicios
u otros resultados) y los recursos empleados en su produccin.
BIBLIOGRAFA
Harrington, J., & Harrington, J. (1997). Administracin Total del Mejoramiento Continuo.
(M. Hill, Ed.)
Lpez, C., & Ruiz, J. (2004). La gestin por calidad total en la empresa moderna.
(Alfaomega, Ed.)
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