El Control Interno

INTRODUCCION
Hoy en da no puede concebirse una organizacin administrativa, cualquiera sea su naturaleza,
tamao o condicin, sin un mnimo de control interno, necesitando los administradores del ente
depositar confianza en sus bondades.
Para implantar el control interno en un ente es necesario conocer el diseo de la organizacin,
los circuitos de informacin; la documentacin, contabilidad y procedimientos administrativos;
la organizacin de los aspectos informticos; y la evaluacin del sistema integrado de control
interno.
En esta publicacin reuniremos una sntesis de los conceptos considerados bsicos sobre el
control interno; las definiciones relacionadas con la administracin, organizacin y el proceso
administrativo; las relaciones entre los objetivos y las medidas para el funcionamiento del
sistema, la manifestacin del control en las organizaciones, as como la actual estructura
integrada del control interno y su aplicacin en las pequeas y medianas empresas.

DESARROLLO
El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de una gerencia la
cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados
por la implantacin de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos
respectivos procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia de una
seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos, especialmente los valiosos y movibles,
estn protegidos contra prdidas por el uso o disposicin no autorizada, y que las operaciones
son realizadas con autorizacin de la gerencia, y registradas adecuadamente para permitir la
elaboracin de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad de aceptacin
general.
Las transacciones de una empresa son reflejadas en los estados financieros, a travs del sistema
contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y procedimientos
contables. En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la informacin contable,
esta inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados
financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras.
Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El
postulado principal al establecer controles internos, consiste en disear pautas de control cuyo
beneficio supere el costo de los mismos. (Catacora, 1997)
 El ente como sistema, el control en la empresa y definiciones bsicas
Un sistema es un conjunto de elementos vinculados entre s y encaminados a un fin
determinado. Un ente econmico o empresa es un conjunto de sistemas
interrelacionados y entrelazados, que una vez establecidos no permanecen inalterables:
- Sistema econmico-financiero: configurado por las relaciones de produccin,
comercializacin y financiacin;
- Sistema humano-organizativo: enmarca al conjunto de personas que trabajan
en organizacin y hacen funcionar a los tres restantes;
- Sistema tcnico: viene definido por la estructura tcnica en que el ente se
desenvuelve;
- Sistema informativo: conjunto de procedimientos empleados con el fin de
proporcionar en todo momento una visin de lo que ocurre en la empresa y su
situacin econmica-financiera. Este sistema, converge en la contabilidad.
La organizacin en la actividad empresarial es un elemento que debe necesariamente
existir, para que combinado con otros factores (recursos naturales, trabajo y capital)
posibilite el desarrollo de las funciones de produccin y ventas. La organizacin
comprende a los elementos materiales y humanos de un ente.
El control es la esencia del funcionamiento del ente como un sistema, de acuerdo con
el principio de realimentacin. Lo significativo de las decisiones consiste en actuar sobre
comportamientos determinados; la adopcin de ciertas decisiones genera de inmediato
la necesidad de ejercer una vigilancia sobre las mismas y sus derivaciones.
El control ha existido, naturalmente, en todo organismo social, desde el momento en
que stos han nacido para cumplir algn objetivo. Tanto F. Taylor, al intuirlo, como H.
Fayol, al definir ya de un modo concreto la funcin de control en la empresa,
constataban algo conocido empricamente.

Relacin del control interno con la administracin y la organizacin de empresas

- La administracin consiste en manejar la realidad de los hechos diarios,
mediante la direccin, supervisin y control de la totalidad de las operaciones
de un ente, que tienden a cumplir con los objetivos preestablecidos en la
creacin de la empresa.
- La organizacin consiste en diagramar en forma lgica y coherente, tomando
como base las premisas generales que conformarn la estructura de la empresa
y en la cual se apoyarn las dems partes componentes, con el propsito de
alcanzar los objetivos que primaron en su gestacin.
 - El control es el conjunto de medidas tendientes a determinar la veracidad de
las afirmaciones y/o la normalidad/regularidad de los actos que realizan otros
individuos o sistemas de procesamiento de informacin. Otras definiciones
indican que: a) es la funcin administrativa que consiste en asegurar la medicin
y correccin de la eficiencia hacia los objetivos fijados; b) es el conjunto de
actividades que se emprenden para medir y examinar los resultados obtenidos
en el perodo, para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean
necesarias.
-
El proceso administrativo
- Planificar es determinar los objetivos y establecer la forma de alcanzarlos,
mediante el desarrollo de estrategias integradas (trata de mejorar los sistemas,
mtodos y procedimientos, siendo la base de la estructura de control).
- Organizar es crear departamentos operativos, de servicios y de asesoramiento,
con base en la especializacin (estructura mediante la asignacin de funciones
y responsabilidades).
- Controlar es interrelacionar el cumplimiento de las normas con la
responsabilidad de las personas, fijando puntos para vigilar su cumplimiento o
rendimiento, concentrndose en los desvos o excepciones a lo determinado,
para evaluarlos en cuanto a la magnitud del impacto y probabilidad de
ocurrencia, para realizar una accin correctiva.
- Coordinar es dar las directivas para lograr los rendimientos predeterminados, y
se manifiestan por medio de instrucciones, normas o procedimientos. (COSO,
1997)
-
Definicin del control interno
El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos coordinados
y medidas adoptadas dentro de una empresa, para salvaguardar los activos (bienes o
patrimonio), controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la
eficiencia operativa y alentar la adhesin a las polticas gerenciales establecidas.
(Huntington & Lomazzi, 1994)
 Importancia y objetivos del control interno
El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados
financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la
probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros.

El procesamiento de transacciones es una funcin de los sistemas contables que

consiste en capturar, procesas, validad y emitir la informacin financiera.

Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la informacin, los
controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de
los controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado
correctamente.

Los controles pueden ser preventivos o de deteccin. Los controles preventivos son
aquellos que se ejecutan antes de la ejecucin de un proceso.

Ejemplo: Los inventarios que ingresa al almacn, la Revisin y aprobacin de

comprobantes de diario.

Los controles de deteccin se aplican durante o despus de un proceso. Algunos

ejemplos son:

- Reconciliaciones de cuentas de auxiliares vs mayor.

- Emisin de listados de excepciones.
- Cuadre de totales de dbitos y crditos.

Los objetivos generales del control interno son los siguientes:

- Custodia de los activos

- Captura y proceso de la informacin en forma completa y exacta.
- La correcta conduccin del negocio de acuerdo con las polticas de la
compaa

Los objetivos especficos son los siguientes:

- Integridad
- Existencia
- Exactitud
- Autorizacin
- Custodia
 Clasificacin del control interno
Tomando en cuenta las definiciones explicadas, se puede clasificar el control interno, en
atencin a su naturaleza,

- Controles internos administrativos.

- Controles internos contables.

Los controles internos administrativos generalmente no tienen relacin directa con las
cifras de los estados financieros, pero tienen como objetivos bsicos establecer lo
siguiente:

- Plan de organizacin.
- Mtodos y procedimientos relacionados con la eficiencia
de las operaciones.
- Adhesin a las polticas gerenciales.

Los controles internos contables por el contrario, si tienen relacin directa o efecto
sobre las cifras de los estados financieros, e incluyen al menos lo siguiente:

- Mtodos y procedimientos relacionados, que tienen que

ver con la proteccin de activos.
- Autorizacin de las operaciones.
- Asegurar la exactitud de los registros financieros.

Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos que dependen del
momento en que se ejecutan:

- Controles para la captura de los datos.

- Controles para el procesamiento.
- Controles en la salida de la informacin.

Para los tres casos, los objetivos del control interno son la integridad existencia,
exactitud y autorizacin de las transacciones. (Catacora, 1997)

CONCLUSIONES
- Todas las operaciones contables necesariamente estn sujetas al sistema de control
interno que establece una entidad.
- La funcin del control interno es aplicable a todas las reas de operacin de los negocios,
de su efectividad depende que la administracin obtenga la informacin necesaria para
seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa.
 - Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y
procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos
de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.

RECOMENDACIONES

-
La documentacin de la evaluacin del control interno puede ser realizada por medio
de: cuestionarios, narrativos y flujogramas, la cual es plasmado a travs de informes los
cuales pueden ser realizados por auditores internos o externos, el contador pblico
independiente, o auditor externo.

Bibliografa
Catacora, F. (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. Caracas : McGraw-Hill.
COSO. (1997). Control Interno: Estructura conceptual integrada. Bogota: ECOE.
Huntington, I., & Lomazzi, M. (1994). Cmo prevenir el fraude en los negocios. Obtenido de
Instituto de Contadores Publicos de Inglaterra.