IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE DATOS

IMPORTAR DATOS DESDE ACCESS

Microsoft Access es un software de base de datos muy utilizado y
puedes encontrarte en alguna ocasin con la necesidad de importar
datos desde Access hacia Excel lo cual es una tarea muy sencilla.

IMPORTAR UNA BASE DE DATOS ACCESS A EXCEL

No necesitas conocer mucho sobre Access ya que Excel ha
simplificado grandemente este proceso para los usuarios. Lo primero
que debemos hacer es ir a la ficha Datos y pulsar el botn Desde
Access.

Este comando mostrar el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de

origen de datos en donde debers especificar el archivo Access que
deseas abrir:
De inmediato Excel mostrar otro cuadro de dilogo que enlistar las
tablas contenidas en el archivo Access.

Una tabla es el lugar en donde se almacenan los datos en Access.

Podramos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de
Excel porque tambin est formada por columnas y filas. Y aunque el
concepto de tabla es un poco ms avanzado que una hoja de Excel, es
suficiente la comparacin por ahora para saber que ah se encuentra
almacenada la informacin de Access. Una vez seleccionada la tabla
de Access que deseamos importar debemos pulsar el botn Aceptar y
ahora Excel nos preguntar por algunas configuraciones de
importacin:

En primer lugar podemos elegir traer los datos desde Access como
una Tabla de datos o tambin como un Informe de tabla dinmica. As
mismo podemos especificar la celda de nuestra hoja donde queremos
que se inserten los datos o simplemente especificar que se inserten
en una nueva hoja. Al pulsar el botn Aceptar Excel realizar la
importacin de los datos.
La informacin de la tabla de Access ser mostrada dentro de la hoja
de Excel en el mismo orden en que aparecen los datos en la tabla.

IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO

Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar
informacin entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los
sistemas de las grandes empresas no generaban archivos Excel sino
archivos de texto.

Por esa razn Excel incorpor desde sus primeras versiones la

funcionalidad de importar archivos de texto de manera que se
pudiera analizar dicha informacin dentro de Excel. El da de hoy se
sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar informacin
ya que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos
que pueden llegar a contener.

Un archivo de texto que contiene informacin de una base de datos

siempre hace uso de algn carcter especial para separar la
informacin perteneciente a cada columna. Es precisamente ese
carcter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y
otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de
columna est indicado por el signo de puntuacin , (coma) es
conocido como archivo CSV por sus siglas en ingls (Comma-
Separated Values). Observa el siguiente ejemplo de un archivo CSV:

La diferencia entre un archivo CSV y uno de texto es solamente el tipo

de separador utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la
separacin entre columnas utilizando el tabulador:

Estos dos tipos de archivos son los ms comunes, pero podras

encontrarte alguno diferente que tal vez utilice el signo ; para
separar las columnas, sin embargo cualquier tipo de archivo de texto
podr ser importado a Excel sin importar el carcter separador
utilizado.
IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO EN EXCEL
Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y
seleccionar el comando Desde texto que se encuentra dentro del
grupo Obtener datos externos. Esto abrir el cuadro de dilogo
Importar archivo de texto que permitir seleccionar el archivo a
importar.

Despus de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en

Importar. Eso mostrar el primer paso del Asistente para importar
texto. Este primer paso es importante porque permite especificar el
tipo de archivo a importar ya sea que utilice algn carcter especfico
como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de
columna.
De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience
a importar a partir de alguna fila especfica del archivo. Al hacer clic en
el botn Siguiente, Excel sugerir el tipo de separador que ha
descubierto dentro del archivo a importar y generalmente ser
acertado en su sugerencia. Aun as recomiendo validar que dentro de
la vista previa efectivamente se muestra una separacin adecuada de
los datos.

En caso de que Excel se haya equivocado solamente debers

seleccionar el separador adecuado de la lista o especificar algn otro
si es necesario. Haz clic en siguiente que nos llevar al ltimo paso
que permite especificar el tipo de datos de cada columna.
Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner
especial atencin a las fechas de manera que despus de la
importacin se facilite su manejo e interpretacin dentro de Excel. Al
hacer clic en el botn Finalizar, se preguntar por la ubicacin dentro
de la hoja de Excel donde se colocarn los datos importados.

Una vez indicada la celda destino debers hacer clic en el botn

Aceptar y los datos sern importados por Excel.
IMPORTAR DATOS CON UNA CONSULTA WEB
Una consulta web en Excel nos permite importar informacin
publicada en un sitio pblico de Internet hacia nuestra hoja de
clculo. La consulta encontrar las tablas de datos dentro de la pgina
web indicada y nos permitir seleccionar aquella cuyos datos
deseamos importar a nuestra hoja de Excel.

En esta ocasin vamos a trabajar en un ejemplo bsico que nos dar

una idea clara de cmo operan las consultas web en Excel. Para
empezar debemos seleccionar la hoja donde queremos que se
coloquen los datos y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el
botn Desde Web que se encuentra dentro del grupo Obtener datos
externos.
CONSULTA WEB EN EXCEL
De inmediato se abrir el cuadro de dilogo Nueva consulta web y ser
aqu donde deberemos colocar la direccin (URL) de la pgina Web
que contiene los datos que necesitamos importar. Debemos colocar
dicha direccin en el cuadro de texto indicado como Direccin. Para
nuestro ejemplo colocar lo siguiente:

http://www.imdb.com/chart/top

Una vez ingresada la direccin debers pulsar la tecla Entrar o pulsar

el botn Ir que se encuentra justamente a la derecha del cuadro de
texto. Esto har que se cargue la pgina dentro de la ventana de la
consulta web.

Si la ventana de la Consulta Web es muy pequea y no puedes

visualizar adecuadamente la pgina que se ha cargado, puedes
aumentar el tamao de la ventana al arrastrar la esquina inferior
derecha hasta tener un tamao adecuado y adems podrs utilizar
las barras de desplazamiento horizontal y vertical para desplazarte
por la pgina Web.

En caso de que la pgina que hayas indicado contenga tablas de datos

que pueden ser importadas por Excel, observars unos pequeos
conos amarillos en la esquina superior izquierda de cada tabla.

Dichos iconos nos indican que Excel ha reconocido los datos y son
candidatos a la importacin. Por el contrario, si no observas ningn
icono amarillo querr decir que Excel no reconoce los datos en el
formato publicado por la pgina Web y por lo tanto no ser posible
importarlos a Excel.

Una vez que hayas identificado la tabla de datos correcta, debers

hacer clic sobre su cono amarillo y observars que se tornar de
color verde indicndonos que dicha tabla ha sido seleccionada. Para
hacer efectiva la importacin, debers pulsar el botn Importar.

Inmediatamente se mostrar el cuadro de dilogo Importar datos que

te preguntar por la ubicacin de la hoja donde deseas colocar los
datos. Una vez indicada la celda adecuada debers hacer clic en
Aceptar.
Excel comenzar a importar los datos y al terminar los desplegar
dentro de la hoja correspondiente.

Con esto hemos importado informacin contenida dentro de una

pgina Web, pero eso no es todo ya que podemos indicar a Excel que
actualice los datos sin tener que volver a visitar el sitio Web original.
ACTUALIZAR DATOS DE LA CONSULTA WEB
Una vez construida la consulta Web podrs refrescar los datos con tan
solo seleccionar el comando Actualizar todo que se encuentra dentro
del grupo Conexiones en la ficha Datos. Este comando ocasionar que
Excel descargue una versin actualizada de los datos
automticamente sin necesidad de abrir la pgina Web.

Debes tomar en cuenta que los datos deben venir de una pgina de
dominio pblico, es decir, no deber solicitar usuario ni contrasea o
de lo contrario Excel no podr importar los datos. Y por supuesto, si la
pgina de origen elimina los datos publicados, no habr forma de
realizar la actualizacin.

Otro problema que puede existir al momento de actualizar los datos

es que el sitio original haya modificado la pgina Web,
especficamente el formato de la tabla que contiene los datos, de
manera que ya no puedan ser reconocidos e importados por Excel.

ACTUALIZACIN AUTOMTICA DE LA CONSULTA WEB

El mtodo del comando Actualizar todo de la seccin anterior es
completamente manual, es decir, solamente se actualizarn los datos
cuando pulses dicho botn. Sin embargo, es posible indicar a Excel
que actualice los datos cada determinado tiempo.

Para lograr la actualizacin automtica de nuestra Consulta Web

debers ir a la ficha Datos y pulsar el botn Conexiones que se
encuentra a un lado del botn Actualizar todo. Se mostrar un cuadro
de dilogo con la lista de conexiones disponibles.

En nuestro ejemplo solamente tengo la conexin creada para la

consulta Web, pero si tuvieras ms de una conexin debers
seleccionar aquella que corresponde a la consulta Web y hacer clic en
el botn Propiedades lo cual abrir el siguiente cuadro de dilogo:
En esta nueva ventana debers poner especial atencin a la seccin
Control de actualizaciones que es donde podrs configurar la
actualizacin automtica de la Consulta Web. A continuacin explico
cada una de las opciones de dicha seccin.

Habilitar actualizacin en segundo plano: esta opcin est

seleccionada de manera predeterminada y nos sirve para
indicar a Excel que puede hacer la actualizacin de datos aun
cuando estemos trabajando en otro libro o inclusive en otra
aplicacin.

Actualizar cada: Al habilitar esta opcin podremos indicar a

Excel la cantidad de minutos que deber esperar entre cada
actualizacin de datos. Debes considerar que en cada
actualizacin Excel utilizar recursos de tu computador y ancho
de banda de tu conexin a Internet as que asegrate de colocar
 una cantidad razonable de minutos de acuerdo a tus
necesidades.

Actualizar al abrir el archivo: Esta opcin le indicar a Excel

que actualice los datos cada vez que abrimos el archivo de
manera que tengamos informacin actualizada al iniciar nuestro
trabajo. Opcionalmente podemos indicar a Excel que remueva
los datos antes de guardar el libro, es decir, la conexin seguir
existiendo y se actualizarn los datos al abrir el archivo, pero
antes de guardar el libro, los datos sern removidos. Esto es til
cuando los datos importados son muy extensos y queremos
evitar que el tamao de nuestro archivo se incremente
considerablemente.

Solo debo mencionar que la actualizacin en segundo plano requiere

que Excel est abierto. Dicha opcin no actualizar los datos si Excel
est cerrado y mucho menos si nuestro computador est apagado.

Las aplicaciones para las consultas web pueden ser muchas. Se

podran construir tableros de mando que actualicen la informacin
automticamente al abrir el archivo. Tambin se podran implementar
Consultas Web para intercambiar informacin desde Internet o en
una Intranet (LAN) donde alguna aplicacin Web genere informacin
en tablas y con eso evitar la necesidad de copiar y pegar los datos
manualmente en Excel.

EXPORTAR DATOS DE EXCEL A UN ARCHIVO DE TEXTO

Los archivos de texto son uno de los mtodos de intercambio de
datos ms populares en la actualidad ya que pueden ser abiertos y
consultados por diversas aplicaciones en diferentes sistemas
operativos como Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.

Los archivos de texto no dependen de ninguna herramienta de

software especfica, ni tienen problemas de compatibilidad entre
versiones porque se han creado de la misma manera por dcadas y
por lo tanto cualquier herramienta de edicin de documentos puede
leer un archivo de texto. Por esta razn es muy probable que en ms
de una ocasin tengas la necesidad de exportar los datos de Excel a
un archivo de texto de manera que tus datos puedan ser integrados
o analizados desde otro sistema de informacin.

FORMATOS DE ARCHIVO DE TEXTO

Existen dos formatos de archivo de texto que son ampliamente
utilizados:

Archivos de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada

valor de la columna est separado por el carcter de tabulacin.
A simple vista tendrs la impresin de que existen varios
espacios en blanco entre cada columna, pero en realidad es solo
el carcter tabulador el que los separa.

Archivos de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo

en el archivo de texto est separado por una coma. Este
formato es tan conocido y utilizado que es almacenado con su
propia extensin de archivo .CSV aunque sigue siendo un
archivo de texto plano. Las siglas CSV provienen de su nombre
en ingls Comma-Separated Values.

A continuacin veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos

tipos de archivos en Excel. La hoja de datos que exportaremos en
nuestros ejemplos ser la siguiente:
CREAR UN ARCHIVO DE TEXTO DELIMITADO POR TABULACIONES
Para crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones en Excel
debemos pulsar la ficha Archivo y seleccionar la opcin Guardar como.
Se mostrar el cuadro de dilogo Guardar como y para la opcin Tipo
debemos elegir Texto (delimitado por tabulaciones):

Una vez que pulses el botn Guardar se mostrarn algunas

advertencias. La primera de ellas nos advierte que el tipo de archivo
seleccionado no es compatible con libros que tienen mltiples hojas y
que por lo tanto solo se exportarn los datos de la hoja activa. Esto
quiere decir que, si tienes un libro con datos en varias hojas, debers
exportar cada hoja a un archivo de texto diferente.

Ser muy probable que tambin se muestre una segunda advertencia

indicando que nuestro archivo contiene formatos que no son
compatibles con los archivos de texto delimitados por tabulaciones.
Solamente debers pulsar el botn S para continuar con el proceso y
como resultado obtendremos un archivo de texto como el siguiente:
CREAR UN ARCHIVO DE TEXTO DELIMITADO POR COMAS
El procedimiento para crear un archivo de texto delimitado por comas
(CSV) es prcticamente similar al ejemplo anterior con la diferencia de
que en el cuadro de dilogo Guardar como debemos seleccionar el
tipo de archivo CSV (delimitado por comas):

Obtendremos las mismas advertencias que en el ejemplo anterior

pero como resultado tendremos el siguiente archivo de texto:
Dependiendo del pas donde te encuentres y la configuracin regional
de tu equipo, es probable que Excel genere este tipo de archivo
utilizando el punto y coma (;) en lugar de la coma (,) pero esto no es
un asunto de Excel sino de Windows y el carcter definido como el
separador de listas. A continuacin veremos cmo cambiar el carcter
utilizado por Excel para generar los archivos de texto.

CARCTER DELIMITADOR PARA ARCHIVOS DE TEXTO

Por supuesto que para cambiar el carcter delimitador utilizado por
Excel al crear el archivo de texto se podra hacer un simple remplazo
con cualquier editor de texto, pero si sta es una actividad que
realizas frecuentemente tal vez sea conveniente hacer un cambio de
fondo. El carcter utilizado por Excel como delimitador en un archivo
de texto es el que se encuentra definido en Panel de Control > Reloj,
idioma y regin > Cambiar formato de fecha, hora o nmero y dentro
del cuadro de dilogo mostrado pulsar el botn Configuracin
adicional:
En dicho cuadro de dilogo encontrars la opcin Separador de listas y
el carcter especificado es el utilizado por Excel. Para mi configuracin
regional, que es espaol (Mxico), tengo la coma (,) como el separador
de listas pero si hago el cambio hacia punto y coma, al crear de nuevo
el archivo CSV obtendr el siguiente resultado:
Observa que en esta ocasin Excel ha utilizado el punto y coma como
el separador entre cada uno de los campos.

CAMPOS DE LONGITUD DETERMINADA

En algunas ocasiones me he encontrado con el requerimiento de
generar un archivo de texto que tenga campos de longitud
determinada es decir, en caso de que una cadena de texto no sea de
la longitud mxima permitida, se deber rellenar con espacios en
blanco. La solucin a este problema es tratar los datos dentro de
Excel antes de generar el archivo de texto.

Supongamos que para nuestra hoja de datos de ejemplo necesitamos

crear un archivo de texto que tenga un ancho mximo de 15
caracteres, tanto para la columna Nombre como para la columna
Apellido, y una longitud mxima de 25 caracteres para el correo
electrnico. Los datos los generar en una hoja diferente y utilizar la
siguiente frmula para la primera columna:

=CONCATENAR(Hoja1!A1,REPETIR(" ",15-LARGO(Hoja1!A1)))

La funcin principal de esta frmula es la funcin CONCATENAR que

como primer argumento tiene el texto original de la Hoja1. El segundo
argumento de la funcin CONCATENAR es la funcin REPETIR que
tendr el objetivo de generar una cadena de espacios en blanco cuyo
nmero estar determinado por la diferencia entre el nmero
mximo de caracteres admitidos (15) menos el nmero de caracteres
de la cadena de texto original el cual obtenemos con la funcin
LARGO. Por ejemplo, para la celda con el nombre Carlos, la funcin
REPETIR generar una cadena de 9 espacios en blanco que ser
concatenada a la derecha de la cadena de texto Carlos.

La frmula anterior nos sirve para obtener los valores de las

columnas Nombre y Apellido. Para la columna Correo electrnico solo
es necesario modificar el segundo argumento de la funcin REPETIR
reemplazando el nmero 15 por el nmero 25 que es el mximo
nmero de caracteres permitido para dicha columna.

Una vez aplicada esta frmula a nuestro rango de datos podremos

realizar la exportacin a un archivo de texto. Ya que en este caso no
necesitamos ningn tipo de separador podemos guardar el archivo
como Texto Unicode y el resultado ser el siguiente:
As como en este ltimo ejemplo he dado un tratamiento especial a
los datos antes de exportarlos, es posible hacer diferentes
modificaciones para ajustarnos a los requerimientos del archivo de
texto que vamos a exportar. Algunas modificaciones que se realizan
con cierta frecuencia son las siguientes:

Colocar comillas simples o dobles alrededor de las cadenas de

texto.

Exportar valores numricos con algn nmero especfico de

decimales

Dar algn formato especfico a una fecha por ejemplo, cambiar

al formato ingls que utiliza mm/dd/aa en lugar de dd/mm/aa.

Estos cambios los podemos hacer con funciones de Excel de manera

que coloquemos los datos en una hoja tal como los necesitamos y
posteriormente hacer la exportacin hacia un archivo de texto.