LISTAS DESPLEGABLES DEPENDIENTES EN EXCEL

Una de las funcionalidades ms utilizadas en la validacin de datos en

Excel son las listas desplegables ya que nos ofrecen un control
absoluto sobre el ingreso de datos de los usuarios. Sin embargo, crear
listas dependientes no siempre es una tarea sencilla, as que te
mostrar un mtodo para lograr este objetivo.

Decimos que tenemos listas desplegables dependientes cuando la

seleccin de la primera lista afectar las opciones disponibles de la
segunda lista. Esto nos ofrece un mayor control sobre las opciones
elegidas por el usuario ya que siempre habr congruencia en los
datos ingresados.

Para nuestro ejemplo utilizaremos un listado de pases y ciudades con

el cual crearemos un par de listas desplegables que mostrarn las
ciudades que pertenecen al pas previamente seleccionado.

Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 1

Uban
Este listado se encuentra en una hoja de Excel llamada Datos que es
donde prepararemos los datos de manera que poder crear con
facilidad las listas desplegables dependientes desde cualquier otra
hoja del libro.

PREPARACIN DE LOS DATOS

El primer paso que debemos dar es crear una lista de pases nicos.
Para esto har una copia de los datos de la columna A y pegar los
valores en la columna D. Posteriormente, con la columna
seleccionada, ir a la ficha Datos > Herramientas de datos y pulsar el
botn Quitar duplicados.

Pg. 2 Lista desplegable Prof. Luis M. Salinas

Uban
Ahora seleccionar el rango de celdas D2:D7 y le pondr el nombre
Paises. Para asignar un nombre a un rango de celdas debemos
seleccionarlo e ingresar el texto en el Cuadro de nombres de la barra
de frmulas.

El segundo paso ser nombrar los rangos de las ciudades para cada
pas de la siguiente manera:
Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 3
Uban
 1. Selecciona el rango que contiene las ciudades de un pas.

2. Nombra dicho rango con el nombre del pas.

Siguiendo este procedimiento tan simple, la siguiente imagen

muestra el momento en que selecciono las ciudades de Argentina y
asigno el nombre adecuado a dicho rango.

Es muy importante que el nombre del rango sea exactamente igual al

nombre del pas ya que ese ser nuestro vnculo entre ambas listas.
De la misma manera como he creado el rango de ciudades para
Argentina crear un nuevo rango para cada pas.

Una vez terminada esta tarea tendr 7 rangos nombrados. Un rango

nombrado para cada uno de los 6 pases y adems un nombre para la
lista de pases nicos. Para ver esa lista de rangos nombrados puedo
ir a la ficha Frmulas y hacer clic en el botn Administrador de
nombres.

Pg. 4 Lista desplegable Prof. Luis M. Salinas

Uban
Si te equivocaste en el nombre del rango o seleccionaste un grupo de
celdas incorrecto, el Administrador de nombres te permitir hacer
cualquier modificacin haciendo clic en el botn Editar.

CREAR LISTAS DESPLEGABLES DEPENDIENTES

Ahora que ya tenemos listos nuestros rangos nombrados podemos
crear las listas desplegables. Para eso ir a una nueva hoja de mi libro
de Excel, seleccionar la celda A2 e ir a la ficha Datos > Herramientas
de Datos > Validacin de datos. En el cuadro de dilogo elegir la
opcin Lista y en el cuadro Origen colocar el valor =Paises que es el
nombre del rango que contiene la lista de pases nicos.

Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 5

Uban
Al hacer clic en el botn Aceptar podremos comprobar que la celda
A2 contiene una lista desplegable con los pases.

Ahora crearemos la lista desplegable dependiente de la celda B2 y

para eso seleccionar dicha celda e ir a la ficha Datos >
Herramientas de datos > Validacin de datos. En el cuadro de dilogo
mostrado seleccionar la opcin Lista y el en cuadro Origen colocar la
siguiente frmula:

=INDIRECTO(A2)

La funcin INDIRECTO se encargar de obtener el rango de celdas

cuyo nombre coincide con el valor seleccionado en la celda A2.

Pg. 6 Lista desplegable Prof. Luis M. Salinas

Uban
Es muy probable que al hacer clic en el botn Aceptar se muestre un
mensaje de advertencia diciendo que: El origen actualmente evala
un error Desea continuar? Este error se debe a que en ese momento
no hay un Pas seleccionado en la celda A2 y por lo tanto la funcin
INDIRECTO devuelve error, as que solo debers hacer clic en la
opcin Si para continuar.

En el momento en que selecciones un pas de la celda A2, las ciudades

de la celda B2 sern modificadas para mostrar solamente aquellas
que pertenecen al pas seleccionado.

Con estos pasos hemos crear un par de listas desplegables

dependientes en Excel las cuales muestran las ciudades
correspondientes a un pas determinado.
Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 7
Uban
LIMPIAR SELECCIN DE LISTA DEPENDIENTE
Las listas dependientes que acabamos de crear en la seccin anterior
tienen un pequeo inconveniente y es que despus de hacer una
primera seleccin de Pas y Ciudad, al hacer una nueva seleccin de
Pas, la celda que muestra las ciudades permanecer con la seleccin
anterior.

Para que me entiendas mejor hagamos un ejemplo sencillo.

Seleccionar el pas Colombia en la celda A2 y posteriormente en la
celda B2 seleccionar la ciudad Medelln. Hasta ah todo va bien, pero
si ahora selecciono el pas Mxico en la celda A2, la celda B2 seguir
mostrando la ciudad Medelln.

Si en ese momento guardamos el libro, tendremos una incongruencia

en los datos. La mala noticia es que no existe un comando de Excel
para solucionar este problema. La buena noticia es que podemos
utilizar cdigo VBA para pedir a Excel que limpie la celda B2 cada vez
que haya un cambio en la celda A2. Para agregar el cdigo debemos
hacer clic derecho sobre el nombre de la hoja y seleccionar la opcin
Ver cdigo.

Pg. 8 Lista desplegable Prof. Luis M. Salinas

Uban
En las listas desplegables mostradas debemos elegir la opcin
Worksheet y Change tal como se muestra en la siguiente imagen.

El cdigo que debemos pegar en esta ventana es el siguiente:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

If Target = Range("A2") Then

Range("B2").Value = ""
End If

End Sub
El evento Worksheet_Change se dispara cada vez que se realiza un
cambio en una celda de la hoja. Pero ya que estamos interesados en

Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 9

Uban
un cambio de la celda A2, comparamos la variable Target para saber si
el cambio proviene de dicha celda. En caso afirmativo, limpiamos el
valor de la celda B2.

Si aplicas esta solucin a tus archivos, debers guardarlos como un

Libro habilitado para macros de manera que pueda ejecutarse
adecuadamente el cdigo VBA.

AGREGAR DATOS A LAS LISTAS DESPLEGABLES DEPENDIENTES

Si deseas agregar nuevos datos a las listas desplegables, debers
tener cuidado de mantener las referencias adecuadas en cada uno de
los rangos nombrados. Por ejemplo, para agregar una nueva ciudad
para Mxico insertar una nueva fila debajo de la ciudad Guadalajara.

Ahora el pas Mxico tiene 4 ciudades en lugar de 3 as que ser

necesario modificar el rango nombrado para sus ciudades. Para hacer
este cambio debemos ir a la ficha Frmulas y hacer clic en el botn

Pg. 10 Lista desplegable Prof. Luis M. Salinas

Uban
Administrador de nombres. Al abrirse el cuadro de dilogo notars
dos cosas:

1. Aunque las ciudades de Per fueron desplazadas hacia abajo

por la insercin de la nueva fila, Excel modific
automticamente la referencia para indicar que dicho nombre
ahora se refiere el rango B18:B20.

2. Excel no modific el rango correspondiente a Mxico y en este

momento dicho rango termina en la celda B16 por lo que es
necesario que modifiquemos manualmente dicha referencia.
Para que todo funcione correctamente debo indicar lo siguiente:
=Datos!$B$14:$B$17

Para ingresar esta nueva referencias puedes seleccionar el nombre

Mxico y hacer clic en el botn Editar. Se mostrar un nuevo cuadro
de dilogo donde podrs indicar la nueva referencia.

Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 11

Uban
Con este cambio ser suficiente para ver la nueva ciudad al momento
de seleccionar el pas Mxico dentro de las listas desplegables.

As que, ya sea que vas a agregar nuevas Ciudades o Pases debers

poner especial atencin a las referencias de los rangos nombrados y
debers editarlas en caso de ser necesario desde el Administrador de
nombres.

LISTA PARA VALIDACIN DE DATOS EN EXCEL

Cuando compartes tus libros de Excel con otras personas y ellos
introducen informacin en las hojas que has preparado con tanto
esfuerzo, es de suma importancia validar los datos de manera que
puedas prevenir cualquier error con las frmulas o alguna
interpretacin equivocada al momento de realizar un anlisis de la
informacin.

Pg. 12 Lista desplegable Prof. Luis M. Salinas

Uban
Afortunadamente Excel tiene herramientas de validacin de datos
que nos permitirn validar la informacin al momento que es
introducida en una celda. Este grupo de comandos se encuentra en la
ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

En esta ocasin centraremos nuestra atencin en una de las opciones

de la Validacin de datos que es conocida como la lista de validacin
de datos y que convierte una celda comn en una lista de opciones de
las cuales el usuario podr elegir alguna.

BENEFICIOS DE LA LISTA DE VALIDACIN

Antes de explicar la creacin y uso de las listas de validacin de datos,
me gustara dar un ejemplo de los beneficios de utilizar este tipo de
control. Supongamos que has compartido tu libro de Excel con varias
personas y les has pedido que en una celda ingresen su da favorito
de la semana.

Imaginemos que el da mircoles es el da favorito de 5 personas,

pero han ingresado el nombre de diferentes maneras:

Mircoles

Miercoles

Mercoles

Miercole

Miecoles

Si tuviramos que contar la cantidad de personas que han ingresado

el da mircoles como su da favorito, sera imposible de hacerlo con
frmulas porque cada cadena de texto es diferente y Excel no podra
ayudarnos fcilmente con esta tarea.

Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 13

Uban
Para nuestro ejemplo la solucin sera realizar un anlisis visual para
homologar los datos, pero si tuviramos un caso donde fuera
necesario revisar la respuesta de cientos o miles de usuarios,
estaramos frente a un problema que podramos haber evitado.

Las listas de validacin de datos en Excel son de mucha utilidad para

evitar que un usuario introduzca cadenas de texto con errores de
captura y en su lugar le permite elegir una opcin dentro de un
listado de opciones. De esta manera se evita cualquier error en el
ingreso de la informacin que podra ser costoso posteriormente.

CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE EN EXCEL

Las listas de validacin de datos son ampliamente conocidas como
listas desplegables ya que al seleccionar la celda que contiene dicha
lista, se mostrar un control en su extremo derecho que al pulsarlo
desplegar la lista de valores disponibles. La siguiente imagen
muestra un ejemplo de una celda que contiene una lista desplegable
con los das de la semana.

Para crear una lista de validacin de datos como la anterior debemos

seleccionar la celda que contendr la lista. Posteriormente debemos ir
a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando Validacin de datos.

Pg. 14 Lista desplegable Prof. Luis M. Salinas

Uban
Esto abrir el cuadro de dilogo Validacin de datos en donde debers
asegurarte de seleccionar la pestaa Configuracin y en la primera
lista desplegable debers seleccionar la opcin Lista.

Posteriormente, en el recuadro Origen, podrs colocar los valores de

la lista desplegable separndolos por una coma. Algo importante a
resaltar en este paso es que, si en tu pas se utiliza el punto y coma (;)
como el separador de listas, entonces debers separar los valores de
la lista con dicho carcter.

Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 15

Uban
Una vez que has ingresado todos los valores de la lista, debers hacer
clic en el botn Aceptar y se vern reflejados los cambios en la celda.

El ingreso de texto manual sobre la celda que contiene la lista

desplegable seguir siendo posible, pero si se ingresa un valor
diferente a los valores de la lista, se mostrar un mensaje de error
como el siguiente:

Pg. 16 Lista desplegable Prof. Luis M. Salinas

Uban
LISTA DESPLEGABLE CON VALORES DE UN RANGO
Utilizando el mtodo anterior podemos crear cualquier lista que
necesitemos, pero si la lista tiene muchos elementos, ser un tanto
ineficiente el ingresar todas las opciones en el cuadro de Origen.

Una alternativa que tenemos para indicar los valores de una lista es
colocarlos dentro de una hoja de Excel y especificar dicho rango de
celdas dentro del cuadro Origen. Excel tomar los valores de las
celdas indicadas y los integrar como las opciones de la lista
desplegable.

En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado los das de

la semana bajo la columna E de la hoja. El rango con los cinco das de
la semana que deseo incluir en la lista es E1:E5 y ser la referencia
que introducir como el Origen de la lista.

LISTA DESPLEGABLE CON RANGOS NOMBRADOS

Una tercera alternativa para definir los valores de la lista desplegable
es utilizar un rango nombrado. Si no sabes lo que es eso, te
recomiendo leer el artculo Asignar nombres a celdas o rangos. En la
siguiente imagen puedes observar que he colocado los das de la
semana en el rango A1:A5 y lo he nombrado como Semana.

Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 17

Uban
Al momento de crear la lista de validacin podremos indicar el
nombre del rango como el origen de los datos de la siguiente manera:

El resultado ser exactamente el mismo que con las alternativas

descritas anteriormente y a final de cuentas tendremos una celda con
una lista desplegable con los cinco das de la semana que hemos
definido.

CELDA CON LISTA DESPLEGABLE

Hablemos ahora sobre una de las opciones que se muestran al
momento de definir nuestra lista desplegable y me refiero a la opcin
Celda con lista desplegable.

Pg. 18 Lista desplegable Prof. Luis M. Salinas

Uban
Esta opcin es la que habilita la lista desplegable al momento de
seleccionar una celda que contiene la validacin de datos. Por lista
desplegable nos referimos al botn con una flecha que aparece en el
extremo derecho de la celda y que nos permite desplegar las
opciones de la lista.

Si removemos la seleccin de esta opcin, la celda seguir validando

los datos pero no permitir al usuario ver las posibles opciones. La
realidad es que para la gran mayora de los casos, queremos dejar
esta opcin seleccionada.

OMITIR BLANCOS EN LA LISTA DESPLEGABLE

Otra opcin que tenemos al momento de definir nuestra lista
desplegable es la de Omitir blancos la cual funciona de manera
peculiar y es probable que te confundas un poco cuando hagas
algunas pruebas. Mi recomendacin es dejar siempre seleccionada
esta opcin pero si quieres saber un poco ms sobre las
implicaciones de quitar dicha seleccin, entonces sigue leyendo.

En primer lugar, cuando dicha opcin est seleccionada, es posible

entrar en el modo de edicin de una celda que tiene una lista
desplegable, pulsar la tecla Entrar sin ingresar texto y Excel dejar la
celda en blanco. En caso de que no lo sepas, el modo de edicin de
una celda se puede activar de tres maneras posibles: al seleccionar

Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 19

Uban
una celda y hacer clic en la barra de frmulas, al hacer doble clic
sobre la celda o al seleccionar una celda y pulsar la tecla F2.

Si desmarcamos la opcin Omitir blancos, al entrar al modo de edicin

de la celda que contiene la lista desplegable, si pulsamos la tecla
Entrar sin haber introducido texto alguno, se mostrar un mensaje de
error indicndonos que hemos ingresado un valor no vlido.

Este es el primer comportamiento de la opcin Omitir blancos sobre

las celdas que tienen una lista de validacin de datos. Pero existe otro
comportamiento muy peculiar para aquellas listas que fueron creadas
con un rango nombrado y lo mostrar a continuacin.

En la siguiente imagen tengo una lista en la celda C1 la cual fue creada

basndome en el nombre de rango Semana que a su vez hace
referencia al rango A1:A5. Sin embargo, en este ejemplo el rango
tiene vaca la celda A3 y por lo tanto la lista desplegable se muestra de
la siguiente manera:

Antes de hacer la prueba te mostrar la configuracin de la lista de

validacin de datos de la celda C1.

Pg. 20 Lista desplegable Prof. Luis M. Salinas

Uban
La opcin Omitir blancos est seleccionada y el origen es el rango
nombrado Semana. Ahora observa lo que sucede si introduzco el valor
Domingo en la celda C1.

Esto sucede porque el rango Semana tiene una celda vaca, lo cual
abre la posibilidad de introducir cualquier otro valor que tomar el
lugar de dicha celda vaca y Excel nos dejar hacerlo sin enviar alguna
alerta. Si quiero evitar este problema, debo ir a la configuracin de la
lista y desmarcar la opcin Omitir blancos.

Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 21

Uban
Si vuelvo a intentar ingresar manualmente la cadena de texto
Domingo, Excel mostrar un mensaje de error:

Recuerda que he descrito dos comportamientos diferentes de la

opcin Omitir blancos. El primero aplica para todo tipo de listas
desplegables, pero el segundo lo vers reflejado solamente en las
listas que tienen un rango nombrado como su origen.

La realidad es que pocas veces te vers frente a este tipo de

situaciones tan peculiares, pero es importante conocer el significado

Pg. 22 Lista desplegable Prof. Luis M. Salinas

Uban
de dichas configuraciones al momento de crear listas de validacin de
datos. En la gran mayora de los casos, lo mejor ser dejar
seleccionadas tanto la opcin Omitir blancos como la opcin Celda con
lista desplegable.

REMOVER LISTA DE VALIDACIN DE DATOS

Finalmente te mostrar cmo remover una lista de validacin de
datos de una celda. Lo primero ser seleccionar la celda que contiene
la lista y en seguida pulsar el comando Validacin de datos para abrir
las opciones de configuracin de la lista. Para remover la lista de la
celda debers seleccionar la opcin Cualquier valor y pulsar el botn
Aceptar.

Con esto la celda dejar de tener validacin de datos y se comportar

de la misma manera que el resto de las celdas de la hoja.

Prof. Luis M. Salinas Lista desplegable Pg. 23

Uban