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FACULTAD DE INGENIERIA.
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ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE INGENIERIA EMPRESARIAL
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MODELAMIENTO DE PROCESOS PARA LA MEJORA DE LA GESTIN
LOGSTICA EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA-
CHICLAYO.

TESIS PARA OBTENER EL TITULO PROFESIONAL DE:

INGENIERO EMPRESARIAL

AUTORA:
HUAMANCHUMO ARROYO MELISSA ARACELY.
ASESOR:
DR. CAMPOS UGAZ WALTER ANTONIO.
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- LNEA DE INVESTIGACIN
- OPERACIONES Y PROCESOS DE PRODUCCIN.
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CHICLAYO PER
2015.
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Melissa Aracely, HUAMANCHUMO ARROYO
AUTORA

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DR. Walter Antonio, CAMPOS UGAZ
ASESOR DE TESIS

Presentada a la escuela de Ingeniera Empresarial de la Universidad Csar Vallejo

Chiclayo para optar por el ttulo de Ingeniero Empresarial.

---------------------------------------------------
Mg.Edward Crdenas del guila
PRESIDENTE

----------------------------------------------- -----------------------------------------
Ing. Jos Manuel Bruno Sarmiento Ing. Denny Fuentes Adrianzn
SECRETARIO VOCAL
 DEDICATORIA

A Dios porque que est a cada paso que doy, cuidndome y dndome fortaleza para continuar.
Al esfuerzo de mis padres: Hugo Huamanchumo Castro y Juana Arroyo Ramn quienes a lo largo
de mi vida, han velado por mi bienestar y educacin siendo mi apoyo en todo momento,
depositando su entera confianza en cada reto que se me presentaba sin dudar ni un solo momento
en mi inteligencia y capacidad.
A mis hermanos Efran, Elizabeth,Yuli, Rocio, Juana, Susy y keren. quienes me han acompaado en
el transcurso y desarrollo de mi carrera profesional.

Melissa
 AGRADECIMIENTO

A Dios por cada una de sus bendiciones. A mis padres por guiar cada paso de mi vida, por aquellas
palabras de aliento y apoyo incondicional; as como el amor infinito que siempre me han sabido
dar.
Gracias a mis hermanos por su apoyo y cario, quienes me incentivan a seguir creciendo.
Al personal que labor en el rea de Logstica de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa por
brindarme la informacin que requera para la culminacin de la tesis.
Tambin al Lic. Javier Bernal Bernal, por sus conocimientos impartidos y ayuda en brindarme
informacin para la direccin de esta tesis.

Melissa
 DECLARACION DE AUTENTICIDAD

Yo Melissa Aracely Huamanchumo Arroyo con DNI N 74351663, a efecto de cumplir con las
disposiciones vigentes consideradas en el Reglamento de Grados y Ttulos de la Universidad Csar
Vallejo, Facultad de Ingeniera, Escuela de Ingeniera Empresarial, declaro bajo juramento que
toda la documentacin que acompao es veraz y autntica.

As mismo, declaro tambin bajo juramento que todos los datos e informacin que se presenta en
la presente tesis son autnticos y veraces.

En tal sentido asumo la responsabilidad que corresponda ante cualquier falsedad, ocultamiento u
omisin tanto de los documentos como de informacin aportada por lo cual me someto a lo
dispuesto en las normas acadmicas de la Universidad Csar Vallejo.

Pimentel,05 de Setiembre del 2015

Melissa Aracely Huamanchumo Arroyo.

 PRESENTACIN

Seores miembros del Jurado:

En cumplimiento del Reglamento de Grados y Ttulos de la Universidad Csar Vallejo presento ante
ustedes la Tesis titulada Modelamiento de procesos para la mejora de la gestin logstica en la
Municipalidad Distrital de Santa Rosa - Chiclayo, la misma que someto a vuestra consideracin y
espero que cumpla con los requisitos de aprobacin para obtener el ttulo Profesional de
Ingeniero Empresarial.

La Autora.
 NDICE
DEDICATORIA ...................................................................................................................................... 3
AGRADECIMIENTO .............................................................................................................................. 4
DECLARACION DE AUTENTICIDAD....................................................................................................... 5
PRESENTACIN.................................................................................................................................... 6
RESUMEN ............................................................................................................................................ 1
ABSTRACT ............................................................................................................................................ 2
I.INTRODUCCION ................................................................................................................................. 3
1.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA ............................................................................................ 25
1.2 HIPTESIS: .............................................................................................................................. 25
1.3 OBJETIVOS: ............................................................................................................................. 25
1.3.1. Objetivo general .............................................................................................................. 25
1.3.2. Objetivos especficos ....................................................................................................... 25
II. MARCO METODOLGICO.............................................................................................................. 26
2.1. VARIABLES .............................................................................................................................. 26
2.2. OPERACIONALIZACIN DE VARIABLES: .................................................................................. 26
2.3. METODOLOGA....................................................................................................................... 29
2.4. TIPOS DE ESTUDIO .................................................................................................................. 29
2.5. DISEO DE INVESTIGACIN ................................................................................................... 29
2.6. POBLACIN Y MUESTRA ......................................................................................................... 30
2.7. TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS ................................................... 30
2.8. MTODOS DE ANLISIS DE DATOS ......................................................................................... 31
2.9. ASPECTOS TICOS ................................................................................................................... 31
III. RESULTADOS ................................................................................................................................ 32
3.1. PROPUESTA ............................................................................................................................ 32
3.2. METODOLOGA....................................................................................................................... 32
1. ETAPA PREPARATORIA PLANIFICANDO EL PROCESO ......................................................... 36
2. ETAPA DE DIAGNOSTICO ....................................................................................................... 54
3. ETAPA DE REDISEO ............................................................................................................. 73
4. ETAPA DE IMPLEMENTACIN ............................................................................................... 78
5. ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN.............................................................................. 79
A. ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES ................................................ 80
 B. CONTENIDO MNIMO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES ..................................... 81
C. APROBACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES .................................................. 81
D. MODIFICACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES ............................................... 82
3.3 APLICACIN DE LA PROPUESTA ............................................................................................. 83
3.3.1 ASPECTOS GENERALES Y ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA. ................................ 83
3.3.2 SIMPLIFICACION Y MODELAMIENTO DEL PROCESO. ............................................ 106
3.3.3 IDENTIFICACION DE INDICADORES. ....................................................................... 159
3.3.4 PROPUESTA DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIOES Y CONTRATACIONES .............. 161
3.3.5 ANALISIS ECONOMICO ........................................................................................... 190
IV.DISCUSION: ................................................................................................................................. 198
V.CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 200
VI. SUGERENCIAS ............................................................................................................................. 201
VII.REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .................................................................................................. 202
ANEXOS ........................................................................................................................................... 205
 LISTA DE FIGURAS
Figura 1- Elementos de un proceso .................................................................................................... 7
Figura 2-Jerarqua de los procesos ..................................................................................................... 7
Figura 3 - Mapa de procesos tipo ....................................................................................................... 8
Figura 4- Modelamiento lgico ........................................................................................................ 10
Figura 5- Modelamiento fsico ......................................................................................................... 10
Figura 6- Logistica- Marthans (2010)................................................................................................ 14
Figura 7- Procedimiento de Programacin ...................................................................................... 15
Figura 8- Procedimiento de Compra ................................................................................................ 18
Figura 9- Procedimiento de Recepcin ............................................................................................ 19
Figura 10- Procedimiento de Almacenamiento ............................................................................... 20
Figura 11- Procedimiento de Distribucin ....................................................................................... 20
Figura 12 Procedimiento de Control de stock ............................................................................... 21
Figura 13- Procedimiento de Disposicin Final ................................................................................ 22
Figura 14 Diseo de Investigacin ................................................................................................. 29
Figura 15- Anlisis de Investigacin ................................................................................................ 33
Figura 16- Metodologa Simplificacin Administrativa .................................................................... 35
Figura 17- : Equipo de Mejora Contiua. ........................................................................................... 39
Figura 18- Enfoque funcional vs. Enfoque por procesos .................................................................. 43
Figura 19- Alineamiento por procesos. ............................................................................................ 46
Figura 20- Cuadro de priorizacin .................................................................................................... 49
Figura 21- Matriz de Actores ............................................................................................................ 53
Figura 22- Tabla ASME-VM............................................................................................................... 57
Figura 23- Registro de Tiempo ......................................................................................................... 58
Figura 24- Registro de Tiempo ......................................................................................................... 60
Figura 25- Smbolos ASME................................................................................................................ 61
Figura 26- lnea que une operaciones. ............................................................................................. 62
Figura 27- Determinacin de valor ................................................................................................... 62
Figura 28- Construccin del Diagrama de Bloques .......................................................................... 63
Figura 29- Simbolos que se utilizan en un Diagrama de Bloques..................................................... 64
Figura 30- Comparacin de Diagrama de bloques Vs. Tabla ASME. ................................................ 64
Figura 31 - Formato para el Diagnostico Legal ................................................................................. 66
Figura 32- Levantamiento de informacin del estado de Infraestructura. ...................................... 68
Figura 33- Criterios de evaluacin de habilidades. ......................................................................... 70
Figura 34- Formato de evaluacin de habilidades. .......................................................................... 71
Figura 35- Simplificacin en Tabla ASME. ........................................................................................ 75
Figura 36- Eliminacin de Actividades innecesarias ......................................................................... 76
Figura 37- Nuevo procedimiento administrativo ............................................................................. 77
Figura 38- Nuevo diseo de Diagrama de Bloques .......................................................................... 77
Figura 39- Organigrama de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa ............................................. 85
Figura 40- Ubicacin de MDSR. ........................................................................................................ 88
Figura 41- Cadena de valor - MDSR. ................................................................................................ 90
Figura 42- Mapa de proceso - MDSR................................................................................................ 92
Figura 43- Diagrama Causa- Efecto .................................................................................................. 96
Figura 44- Estructura del rea logstica- MDSR. .............................................................................. 98
Figura 45- Elaboracin de la Misin del rea Logstica-MDSR ........................................................ 99
Figura 46- Elaboracin de la Visin del rea de Logstica-MDSR ................................................... 100
Figura 47- Mapa de proceso del rea Logstica - MDSR. ................................................................ 103
Figura 48- Equipo de Mejora Continua del rea de Logstica ........................................................ 106
Figura 49- Grafico de priorizacin de proceso. .............................................................................. 109
Figura 50- Modelamiento del proceso actual- Bigazi ..................................................................... 123
Figura 51: Modelamiento de la simplificacin del proceso actual ................................................. 142
Figura 52- Modelamiento del proceso mejorado. ......................................................................... 145
 LISTA DE TABLAS
Tabla 1- Lista de Razones de Eleccin de Metodologa .................................................................... 34
Tabla 2 : PRIORIZACION DE CARTERA ............................................................................................... 94
Tabla 3: LISTA DE RAZONES ............................................................................................................... 95
Tabla 4- LISTA DE PROVEEDORES .................................................................................................... 105
Tabla 5 : Procesos Identificados ...................................................................................................... 107
Tabla 6: Determinacin de cantidad anual por cada proceso ........................................................ 108
Tabla 7: Conteo de datos ................................................................................................................ 109
Tabla 8: IDENTIFICACION DE ACTORES ........................................................................................... 110
Tabla 9: MATRIZ DE ACTORES ......................................................................................................... 111
Tabla 10: PROGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE TRABAJO .................................................... 112
Tabla 11: Registro de actividades en la Tabla ASME - VM .............................................................. 117
Tabla 12: Conteo de Recursos con la Tabla ASME VM ................................................................ 119
Tabla 13: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ............................................................................... 121
Tabla 14: ANALISIS DE TIEMPO ....................................................................................................... 124
Tabla 15 : ANALISIS DE RECURSOS .................................................................................................. 124
Tabla 16: DIAGNOSTICO LEGAL ....................................................................................................... 125
Tabla 17: DIAGNOSTICO LEGAL ....................................................................................................... 126
Tabla 18: DIAGNOSTICO DE INFRAESTRUCTURA ............................................................................ 127
Tabla 19: Levantamiento de Informacin del estado de Infraestructura ....................................... 128
Tabla 20: COSTOS DE RECURSO DIRECTO ....................................................................................... 129
Tabla 21: COSTOS POR MINUTO DE RECURSO HUMANO ............................................................... 130
Tabla 22: COSTO TOTAL DE RECURSO DIRECTO ............................................................................. 131
Tabla 23: CALCULO DE MATERIAL FUNGIBLE .................................................................................. 132
Tabla 24: CLCULO DE COSTO TOTAL DE SERVICIO IDENTIFICADO ................................................ 132
Tabla 25: CLCULO DE COSTO TOTAL DE RECURSOS INDENTIFICADOS ......................................... 133
Tabla 26: CRITERIOS DE EVALUACION DE RECURSOS HUMANOS .................................................. 134
Tabla 27 : RESUMEN DE EVALUACION DE CAPACIDADES DE RECURSOS HUMANOS ..................... 136
Tabla 28: SIMPLIFICACIN DEL PROCESO DE ATENCIN DE REQUERIMIENTO DEL REA ............. 140
Tabla 29: ELBORACION DE LA NUEVA TABLA ASME- VM (REA DE LOGISTICA- MDSR ) ............... 144
Tabla 30: ANALISIS DE TIEMPO DEL PROCESO MEJORADO ............................................................ 146
Tabla 31: ANALISIS DE RECURSOS DEL PROCESO MEJORADO ........................................................ 147
Tabla 32: COMPARACIN DE PROCESO ACTUAL Y MEJORADO ...................................................... 148
Tabla 33: COSTOS DE RECURSO DIRECTO DEL PROCESO MEJORADO ............................................ 149
Tabla 34: COSTOS POR MINUTO DE RECURSO DIRECTO DEL PROCESO MEJORADO. .................... 150
Tabla 35: COSTOS TOTAL DEL RECURSO DIRECTO DEL PROCESO MEJORADO. ............................. 151
Tabla 36: COSTOS DEL MATERIAL FUNGIBLE DEL PROCESO MEJORADO ....................................... 152
Tabla 37: CALCULO DE COSTO TOTAL DE SERVICIO DEL PROCESO MEJORADO ............................. 152
Tabla 38: CALCULO TOTAL DE RECURSOS IDENTIFICADOS DEL PROCESO MEJORADO ................. 153
Tabla 39: COMPARACION DE COSTOS DEL PROCESO PRE Y POST .................................................. 153
Tabla 40: COMPARACION DE INDICADORES: PROCEDIMIENTO ACTUAL Y PROCEDIMIENTO
PROPUESTO ..................................................................................................................................... 160
Tabla 41: ANALISIS DE USO DE COMBUSTIBLE EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA-
CHICLAYO ........................................................................................................................................ 163
Tabla 42: RESUMEN DE USO DE COMBUSTIBLE EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA-
CHICLAYO ........................................................................................................................................ 163
Tabla 43: ANALISIS DE ARTICULOS DE ASEO Y LIMPIEZA EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
SANTA ROSA-CHICLAYO .................................................................................................................. 164
Tabla 44: RESUMEN USO DE ARTICULOS DE ASEO Y LIMPIEZA EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
SANTA ROSA-CHICLAYO .................................................................................................................. 164
Tabla 45: CONSULTA DEL PLAN ANUAL 2016 DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA.
......................................................................................................................................................... 166
 LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1: ......................................................................................................................................... 182

ANEXO 2 .......................................................................................................................................... 185
ANEXO 3 .......................................................................................................................................... 187
ANEXO 4: ENTREVISTA PARA EL JEFE DE LOGISTICA-MDSR ............................................................ 206
ANEXO 5: ENTREVISTA PARA TRABAJADORES DEL REA DE LOGISTICA-MDSR ............................. 207
ANEXO 6 : GUIA DE OBSERVACIN ................................................................................................. 208
ANEXO 7: MODELO DE FORMATO DE REQUERIMIENTO ................................................................ 209
ANEXO 8: MODELO DE RESOLUCIN DE CONFORMACIN DEL COMIT DE DIRECCIN DEL ........ 210
ANEXO 9: CARTA DE COMPROMISO ............................................................................................... 212
ANEXO 10: DATOS PARA CLCULO DE CAPACIDAD DE ATENCION DE REQUERIMIENTOS ............ 213
ANEXO 11: CUADRO DE NECESIDADES ........................................................................................... 217
ANEXO 12: FOTOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA CHICLAYO ...................... 218
 RESUMEN

La presente investigacin tuvo como objetivo principal el modelar los procesos para mejorar la
Gestin Logstica en la Municipalidad Distrital de Santa Rosa bajo la herramienta de Bizagi, se
realiz con el fin de identificar los puntos crticos que hace que el rea logstica no tenga la
capacidad de gestionar integralmente cada uno de los procesos para alcanzar resultados globales
orientados a la consecucin de sus objetivos. Asimismo se analiz e identific el proceso que
necesitaba ser priorizado para simplificar y modelar mediante indicadores de gestin que
ayudaron a medir, comparar y mejorar el desempeo del rea. Para ello primero se realiz el
diagnstico de la situacin actual del rea donde se conoci la estructura organizacional, clientes,
proveedores y servicios que ofrece. Luego se levant la informacin de anlisis que permiti
disear el proceso de Atencin de Requerimiento, identificando de esta manera las mejoras en el
proceso. Por consiguiente se procedi a fijar los indicadores de Gestin; de modo que con los
resultados obtenidos se concluy elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones ya que
si existe una adecuada programacin de necesidades el rea tendr la capacidad de atender a las
reas usuarias de la municipalidad; de esta manera se determinaron acciones de mejora para
adaptarse a los cambios del entorno, controlar globalmente las actividades que realizan y obtener
una mayor orientacin hacia el logro de objetivos y metas.

Palabras claves: Modelamiento, Mejora de procesos, Simplificacin administrativa, Plan Anual de

Adquisiciones y Contrataciones.

1
 ABSTRACT

This research has the main objective of modeling processes to improve logistics management in
the District Municipality of Santa Rosa under the tool Bizagi, it was performed in order to identify
critical points that makes the logistics area does not have the capacity fully manage each of the
processes to achieve overall results aimed at achieving its objectives. It was also analyzed and
identified the process that needed to be prioritized to simplify and modeled by management
indicators that help measure, compare and improve the performance of the area. For this first
diagnosis of the current situation of the area where the organizational structure, customers,
suppliers and services offered met was performed. Information analysis allowed the design
process Requirement care, thereby identifying improvements in process is then raised. Therefore
we proceeded to set management indicators; so that the results are concluded to prepare the
Annual Procurement Plan for if there needs adequate programming area have the capacity to
meet user areas of the municipality; thus improvement actions were determined to adapt to the
changing environment, globally to control their activities and gain greater orientation towards the
achievement of objectives and goals.

Key words: Modeling, process improvement, administrative simplification, Annual Procurement

Plan.

2
I.INTRODUCCION

El presente trabajo de investigacin surgi de la necesidad de mejorar la calidad de atencin en

relacin a los procesos del rea de logstica dentro de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa
provincia de Chiclayo. El Modelamiento de procesos tiene como propsito optimizar sus procesos,
garantizar una gestin competente mediante la eliminacin de tiempos muertos, disminucin en
recursos, actividades y la erradicacin de la comunicacin generalizada existente dentro de las
diversas reas.

La investigacin se inici con una breve descripcin de la situacin actual del rea de Logstica, de
qu se encarga, quienes lo conforman y los procesos que se desarrollan, luego se identific los
procesos y los problemas que presentan, mediante la aplicacin de indicadores de gestin que
ayudaron a medir, comparar y mejorar el desempeo del rea Logstica. Finalmente con los
resultados obtenidos se elabor la simplificacin y modelamiento del proceso mejorado, de esta
manera se propuso el Plan Anual de adquisiciones y contrataciones (PAAC) en base al proceso
mejorado que permita a la Municipalidad Distrital de Santa Rosa tener mayor capacidad para
atender debidamente las necesidades de los clientes, controlar globalmente las actividades que
realizan y obtener una mayor orientacin hacia el logro de objetivos y metas.

Con el propsito de presentar los antecedentes relacionados con la presente investigacin se

mostr las principales investigaciones que existieron sobre el tema objeto de estudio.

Gmez, C (2013).Propuesta de un modelo de gestin logstica de abastecimiento internacional en

las empresas grandes e importadoras de materia prima. Caso Manizales (Tesis de Ingeniera
Industrial). Universidad nacional de Colombia sede Manizales, Colombia. Lleg a la conclusin: el
modelo de gestin logstica de abastecimiento internacional que se propone establece una base
como herramienta de soporte para las empresas en su objetivo de crear ventaja competitiva
desde el mismo momento de abastecimiento de la materia prima.

Este aporte fue considerado puesto que la vinculacin entre logstica y competitividad refiere a la
capacidad de capturar valor a partir de disminuir los tiempos y costos haciendo ms eficiente los
procesos de abastecimiento, produccin y comercializacin de bienes. Como se menciona, esto
reviste importancia tanto desde el punto de vista de las empresas, como para el sector pblico.

3
Asimismo Ventura, E (2013). Modelamiento, diseo de procesos bajo tecnologa BPMN y
propuesta de mejora en la empresa COCEBET S.A.(Tesis de Ingeniera Empresarial).Universidad
Politcnica Nacional de Ecuador, concluy: Con la aplicacin de diseo de procesos se cambia el
enfoque por departamento con el que actualmente se administra, logrando que cada uno de sus
integrantes posee una visin global y conozca las relaciones internas entre reas que posee,
administrando cada uno de ellos con el fin de brindar valor al cliente y alcanzar las metas
planteadas.

De acuerdo con lo manifestado la importancia del modelamiento de procesos es que permite

tener una visin holstica de todos los medios que maneja el rea con el objeto de dividir el trabajo
en diferentes tareas y lograr la coordinacin efectiva de las mismas, de tal manera que el rea de
Logstica quede habilitada para diagnosticar, planificar e implementar distintas modificaciones
cuando se requiera.

Vergara, M (2012). Optimizacin del diseo y rediseo de procesos qumicos complejos bajo
incertidumbre mediante la cooperacin de tcnicas de Programacin matemtica y
metaheursticas .(Tesis de Administracin) Universidad de Bogot , afirma que: La modelizacin
de los sistemas como un conjunto de procesos interrelacionados mediante vinculo de causa
efecto, cuyo propsito es asegurar que todos los procesos de la empresa se desarrollen de forma
coordinada, mejorando la efectividad y satisfaccin de todas las partes interesadas.

El aporte de esta informacin fue considerada segn el fin que se pretendi alcanzar pues es
imprescindible determinar claramente los procesos y procedimientos que la componen y sus
caractersticas principales. De esta manera es necesario conocer en forma precisa qu procesos se
desarrollan en el rea, diferenciando entre aquellos que contribuyen directamente a cumplir su
misin y objetivos.

Por esta razn uno de los motivos por el cual se plante la ejecucin de esta investigacin es que
los procesos logsticos en la actualidad se han convertido en determinantes de xito para las
empresas, es decir la gestin logstica es una ventaja competitiva para las empresas, pues de su
desarrollo surge oportunidades de rentabilidad (Optimizacin de niveles de inventario),de
eficiencia (optimizacin de la red de distribucin) y de diferenciacin ante el cliente (entregas
completas y a tiempo); por ende el modelamiento de los procesos es primordial ya que coordina la
utilizacin de recursos dentro de una organizacin.

4
La gestin logstica permite administrar de manera eficiente recursos, tiempo y distribucin de
productos o bienes mediante programacin y rutas idneas en el menor tiempo posible. Asimismo
logra desempear las funciones de planear, organizar y controlar las actividades logsticas para
cumplir con los objetivos de la empresa para tomar las acciones correctivas antes situaciones.

De esta manera se gener el buen manejo logstico como una fuerte herramienta que conlleva la
necesidad de repensar estrategias tendientes a incrementar los actuales niveles de competitividad
logrando que la gestin sea eficiente con el objetivo de satisfacer los requerimientos de los
clientes (reas usuarias). Adems permite alcanzar un flujo continuo de los procesos, sin cuellos de
botella y brindar un nivel aceptable de servicio a los clientes. La Gestin Logstica trata de aplicar
un enfoque sistmico al manejo total de las actividades logsticas que se deben coordinar entre s
para lograr mayor eficiencia en todo el sistema productivo. Por dicha razn Certo, P., y Ottesmeyer
(2011), nos indica que primero debemos identificar el direccionamiento estratgico donde
manifiesta : Es un proceso continu, reiterativo y transfuncional dirigido a mantener a una
organizacin en su conjunto acoplada de manera apropiada con el ambiente en que se
desenvuelve, por lo que el direccionamiento estratgico en una organizacin orienta las acciones
y comportamiento de las personas con los que se alcanzarn los propsitos planteados; mediante
la visin, misin, objetivo, polticas y valores que la rigen.

Es as que Certo (2010) describe a la misin como: la finalidad que explica la existencia de una
organizacin. Contiene informacin de los productos o servicios que produce, quienes son sus
clientes y cules son sus valores esenciales, cuyos indican que los elementos ms comunes que
contiene la misin son: Producto o servicio de la compaa, mercados, infraestructura, tecnologa,
objetivos de la compaa, valores esenciales, concepto que la compaa tiene de s misma y la
imagen pblica.

En cuanto a la Visin Serna (2011), recalca: La visin seala el camino que permite a la alta
gerencia establecer el rumbo para lograr el desarrollo esperado de la organizacin en el futuro,
(p.159); la visin se basa en los siguientes elementos: Dimensin de tiempo, integradora, amplia y
detallada, positiva, realista, consistente, debe ser difundida interna y externamente.

Asimismo otro aspecto importante es la Gestin por Procesos que permite gestionar
integralmente cada uno de los procesos que la empresa realiza, concentrando la atencin en los
resultados y no en las tareas o actividades; con enfoque en las necesidades y expectativas del

5
cliente. Ayuda a obtener mayor adaptacin al entorno cambiante, capacidad para crear valor
agregado, orientacin hacia el logro de objetivos y satisfaccin de los clientes. Segn Roure,
Moino y Rodrguez (2010), la Gestin por Procesos lo define de la siguiente manera: La forma de
gestionar toda la organizacin alrededor de todas las actividades que tienen mayor importancia en
la creacin del valor aadido, independientemente de si pertenecen o no a una misma rea
funcional; de esta forma las diversas actividades y funciones miran hacia su cliente interno y
externo, y procuran conseguir su mxima satisfaccin y la mxima eficacia , (p. 16).

Del mismo modo Canela (2012), menciona que la Gestin por Procesos tiene las siguientes
caractersticas: Analiza las limitaciones de la organizacin funcional vertical para mejorar la
competitividad de la empresa, reconoce la existencia de procesos internos relacionados con los
factores para el xito de la empresa que proporcionaran ventaja competitiva, identifica las
necesidades del cliente externo y orienta a la empresa hacia su satisfaccin , favorece la
productividad en conjunto frente a la tarea individual , orienta a la organizacin en torno a
resultados, Mantiene los procesos bajo control reduciendo su variabilidad y dependencia;
mejorando de forma continua su funcionamiento global.

A s que los principales objetivos que se buscan al implementar la Gestin por Procesos son:
Aumentar los resultados de la empresa mediante la consecucin de niveles superiores en la
satisfaccin de sus clientes; reducir actividades que no otorgan valor agregado; reducir tiempos de
ciclo. Por otro lado Harrington (2010), considera que un proceso es cualquier actividad o grupo
de actividades que emplee un insumo le agregue valor a este y suministre un producto a un cliente
externo o interno. Los procesos utilizan los recursos de una organizacin para suministrar
resultados definitivos. A dems manifiesta que cualquiera que sea el tipo de proceso puede
poseer los siguientes elementos: Entradas, recursos, producto, sistema de medidas y de control
de su funcionamiento, por ltimo los lmites (condiciones de frontera): Son conexiones con otros
procesos, claros y definidos.

6
As como se muestra en la Figura 1.

Figura 1- Elementos de un proceso

(Harrington, 2010)

Los procesos de acuerdo a su complejidad se pueden identificar los niveles o fases que lo
componen; Meja (2010), indica que se diferencia un nivel jerrquico establecido de la siguiente
manera: Macro procesos, Procesos, Subprocesos, Actividad, Tarea y el Procedimiento. En la figura
2 se indican los diferentes niveles de los procesos:

Figura 2-Jerarqua de los procesos

(Harrington, 2010) 7
Es as que el Mapa de procesos presenta una visin general del sistema organizacional, ayuda a
identificar los procesos y refleja sus principales interrelaciones Es una representacin grfica que
incluye una serie de procesos distribuidos en: estratgicos, operativos y de soporte; que tienen
como entrada los requerimientos del cliente y como salida su satisfaccin, segn Alabarta y
Martnez (2011). En la figura 3 se puede observar un mapa de procesos tipo:

Figura 3 - Mapa de procesos tipo

(Alabarta & Martinez, 2011)

Las empresas necesitan constantemente adaptarse y mejorar sus procesos, pero frecuentemente
estn frenadas por aplicaciones y sistemas que no estn preparados para explotar nuevas
oportunidades y adaptarse a los cambios de forma gil. Es as que BPM, con sus enfoques
evolucionados y sus tecnologas punta, ha emergido como el elemento clave para proveer a las
organizaciones de la Agilidad y Flexibilidad necesaria para responder de forma rpida a los
nuevos cambios y oportunidades de mercado. Popularmente se llama Gestin de Procesos de
Negocio (BPM Business Process Management) a la metodologa empresarial , cuyo objetivo es
mejorar la eficiencia a travs de la gestin sistemtica de los procesos de negocio, que se deben
modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua.

8
Desde el Club-BPM, lo matizan definiendo BPM como Un conjunto de herramientas, tecnologas,
tcnicas, mtodos y disciplinas de gestin para la identificacin, modelizacin, anlisis, ejecucin,
control y mejora de los procesos de negocio. Y para gestionar esos procesos, ese conjunto va a
permitir identificar procesos, modelizar, analizar el comportamiento, ejecutar los procesos
(automatizacin), controlar la ejecucin y optimizar los procesos para la mejora continua. Es por
ello que para la mejora continua de los procesos de una empresa normalmente se parte de un
anlisis de la situacin actual de los procesos empresariales (Monitorizacin de los Procesos
Actuales, recogiendo algunos indicadores de referencia) que nos indica que deseamos mejorar
para conseguir resultados empresariales, despus se modeliza y disea los procesos, creando lo
que se denomina como Arquitectura Empresarial (se detecta el mapa de procesos de la empresa y
se modelizan los procesos para su automatizacin, as como se definen los nuevos indicadores a
controlar para orientarnos hacia los objetivos de negocio).

Segn Daz, N (2012).Los beneficios del modelamiento de procesos segn la metodologa de BPM,
tanto tangibles como intangibles, son numerosos. A continuacin se describen los ms
importantes como la mejora de atencin y servicio al cliente, minimiza el tiempo requerido por los
participantes para acceder a la documentacin, aplicaciones y bases de datos; asegura la continua
participacin y colaboracin de todo el personal en el proceso, simplificacin de salidas - outputs
automticas; documentos Word, Faxes, e-mails, mensajes cortos a mviles y la Disponibilidad de
mecanismos para una mejor gestin y optimizacin de procesos.

Por consiguiente Un modelo es una representacin de una realidad compleja. Modelar es

desarrollar una descripcin lo ms exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a
cabo en l SGP, (2011).Por otro lado el Club BPM (2011) define al modelamiento de procesos
como: Conjunto de tcnicas, basadas en enfoques metodolgicos, aplicadas a representar grfica
y textualmente los procesos de negocio de forma tanto general como detallada.

Los procesos de negocio se representan a travs de los eventos que los inician, las secuencias de
actividades, condiciones, datos e informacin que fluyen a travs de las actividades, los roles que
las ejecutan, y otros elementos que interviene en los procesos (p. 256).Por consiguiente de
describe fases para el modelamiento de procesos como:

Fase 1: modelamiento lgico de procesos. Para Club BPM (2011), el modelamiento lgico de
procesos se describe como: La fase que tiene como objetivo identificar y modelizar al detalle los

9
procesos de negocio que conforman el alcance del proyecto. La modelizacin de los procesos se
realiza de manera lgica, es decir, no se modelizan los aspectos fsicos de los procesos (quin lo
hace, cmo se hace, con que aplicaciones o dispositivos, etc.). La idea es concentrarse nicamente
en el Qu y el Porqu se realizan o deben de realizarse los procesos, obteniendo as la
perspectiva esencial del negocio, libre de restricciones y simplificando a su vez los procesos de
negocio (p. 120).

Figura 4- Modelamiento lgico

(Club BPM, 2011)

Fase 2: modelamiento de funcionamiento de los procesos. Para Club BPM (2011), el

modelamiento de funcionamiento de los procesos se describe como: Transformacin de la visin
lgica (fase 1) a la visin fsica, la cual plasma Como queremos que funcionen los procesos
tomando en consideracin las nuevas tecnologas (software) que disponemos o vamos a disponer,
la organizacin actual y futura, y la resolucin de problemas y oportunidades de mejora (p. 121).

Figura 5- Modelamiento fsico

(Club BPM, 2011)

10
Por esta razn el Diseo del Proceso es uno de los factores importantes para mejorar la Gestin
Logstica ya que especifica el modo en el que se desarrollan las actividades la funcin de
operaciones que debe desarrollar, guiando la eleccin y seleccin de las tecnologas de la
organizacin dictando el momento y las cantidades de recursos de adquirir as como la
disponibilidad de estos.

Para el Club BPM (2012), considera que los pasos a seguir en el diseo BPM son los siguientes:
Definir el proceso, actividades del proceso, roles y asociarlos a actividades, definir transicin entre
actividades, definir formularios y definir aplicaciones invocadas. Por otro lado Meja (2011),
menciona que el control de procesos nos permite conocer la naturaleza y el contenido de los
servicios brindados al usuario, la tecnologa utilizada, la cantidad y la calidad de los recursos
utilizados, la secuencia de las normas y procedimientos, protocolos de manejo; as como la
adecuada integracin de los servicios o departamentos institucionales (p. 89). De esta manera se
fijan indicadores que permiten medir el nivel de desempeo de los procesos, siendo necesario que
sean medidos segn las expectativas del cliente; ya que un proceso que no se puede medir, es
muy difcil de administrar. Se define un indicador como la relacin entre las variables
cuantitativas o cualitativas, que permiten observar la situacin y las tendencias de cambio. Meja
(2000), los indicadores deben satisfacer los siguientes criterios: Poderse medir, Tener y Poderse
controlar.

Para Atehorta, Bustamante y Valencia (2010), la documentacin de procesos se define como:

Los documentos son la materializacin de cada uno de los pasos de un proceso e interesa
analizarlos para tipificarlos, identificarlos, describirlos y valorarlos. Sin embargo Meja (2011)
concluye que El manual de procesos es un documento que registra el conjunto de procesos,
discriminando en actividades y tareas que realiza un servicio; un departamento o la institucin ,
el manual de procesos tiene los siguientes objetivos: Servir de gua para la correcta ejecucin de
actividades y tareas para los funcionarios de la institucin, ayudar a brindar servicios ms
eficientes; mejorar el aprovechamiento de los recursos fsicos, humanos y financieros; evitar la
improvisacin en las labores; ayudar a orientar al personal nuevo y servir como punto de
referencia para las actividades de control interno y auditora.

Por otra parte se consider la Gestin Logstica que es lo que se pretendi mejorar en esta tesis, es
as que algunos autores lo definen de la siguiente manera:

11
Segn Guerrero, M (2013) manifiesta que la Logstica: es el proceso de planear, controlar y
administrar la cadena de abastecimiento y distribucin, desde el proveedor hasta el cliente con un
enfoque en la red de valor y colaboracin entre los actores de la red logstica interna y externa.
Por otro lado Ballou (2010) define a la gestin logstica como: desempear las funciones de
planear, organizar y controlar las actividades logsticas para cumplir con los objetivos de la
organizacin.
Organizar se refiere a obtener y posicionar los recursos de la empresa para lograr los objetivos y
controlar se refiere a medir el desempeo y tomar las acciones correctivas en caso de que no se
alcancen los objetivos planeados. Asimismo Ballesteros (2011) manifiesta que La gestin logstica
son todas aquellas actividades que ayudan a la empresa a administrar de manera eficiente sus
materias primas, as como sus productos terminados, para la produccin y distribucin de stos
mediante una programacin y rutas idneas, en el menor tiempo posible. Debe adems controlar
el inventario, determinar cuntos insumos y bienes necesita, llevar un registro de cada materia
prima, componente, producto terminado o en proceso, lo que incluye establecer cuantos artculos
se tienen, dnde y quin es responsable de estos.
A parte de ello Marthans C (2010) manifiesta que: La logstica es un proceso relacionado con la
administracin eficiente del flujo de bienes y servicios, su operatividad afecta el desenvolvimiento
de muchas reas de la organizacin. Por tal razn, se puede hablar de un sistema logstico que,
mediante la sincronizacin de sus componentes, permite lograr el flujo necesario para responder
eficazmente a una demanda cambiante y cada vez ms exigente. Por tanto, como todo sistema,
su anlisis y la comprensin del mismo pueden obtenerse a partir del estudio de sus
componentes. De esta forma, todas las actividades, en razn de las experiencias, han sido
agrupadas por la afinidad que pudiera existir entre ellas, hasta llegar a constituir campos de
responsabilidad especializados y perfectamente delimitados, siendo as que se han considerado
bajo el nombre de Funciones Logsticas o Subsistemas, quedando establecido entre otras: Funcin
logstica o Subsistema de Abastecimiento; de Mantenimiento; de Transporte; de Construcciones,
entre otras. Despus de haber analizado las funciones o subsistemas logsticas se idntico la
funcin logstica a desarrollar segn el objeto de investigacin: Funcin Logstica de
Abastecimiento.
Dentro de la metodologa Logstica empresarial seala que el trmino de Abastecimiento, est
relacionado estrechamente con el trmino suministrar y en determinados casos de facilitar.
Efectivamente, abastecer se debe entender como la actividad o conjunto de actividades cuyo fin

12
es poner a disposicin de determinados elementos, en determinadas circunstancias, los recursos
para llevar a cabo cualquier funcin que deban desempear y circunstancialmente, para que ello
se realice en la magnitud, oportunidad y calidad deseadas, resolver cualquier problema, dificultad
u obstculo que se oponga a ello.
Abastecimiento o aprovisionamiento como tambin se le llama, es la funcin logstica mediante el
cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo material necesario para su
ejecucin. La funcin de abastecimiento se podra definir como el proceso de obtencin,
distribucin, mantenimiento de almacenes o funcionamiento, de una parte o del conjunto de una
empresa, de manera que est en condiciones de realizar sus actividades con la oportunidad y
eficiencia necesaria. La finalidad del abastecimiento es la de garantizar el flujo de materiales,
suministros y servicios que la empresa requiere para su optimo desenvolvimiento y desarrollo. De
igual forma, la de facilitar la satisfaccin de necesidades o requerimientos de las diversas reas de
trabajo.
Marthans,C (2010) seala los objetivos de abastecimiento son: Mantener la continuidad de los
abastecimientos mediante el suministro de materiales o productos terminados, a las necesidades
de produccin o consumidores; buscar una mnima inversin de la empresa, compatible con la
seguridad y el provecho econmico; evitar duplicados, desperdicios e inutilizacin de materiales;
mantener niveles de calidad, en funcin de los usos que se espera dar a los productos; obtener
costos bajos durante todo el proceso, compatible con la calidad y servicios que se requieran;
contribuir a elevar la posicin competitiva de la empresa, buscando la reduccin de costos y
tomando decisiones adecuadas, en coordinacin con las otras funciones de la empresa.
De tal forma que la necesidad de contar con materiales para seguir funcionando obliga a las
entidades a obtenerlos con anticipacin, conservados y controlar su uso. De aqu se deduce la
importancia de la existencia que es puesta de relieve por la alta direccin cada vez ms, a fin de
evitar la paralizacin de la produccin o perdidas en las ventas .Sin embargo desde el punto de
vista de la Administracin Publica, la Administracin de Abastecimiento es tambin un
instrumento sumamente importante para reducir los gastos pblicos y aumentar la eficiencia
gubernamental.
En toda empresa de ciertas proporciones, debe existir un jefe o gerente de Abastecimiento,
dependiente del gerente general, responsable de asegurar que la empresa disponga en todo
momento, de un adecuado apoyo de abastecimiento. Sintetizando, se puede decir que una clara
visin de futuro, una anticipacin de los acontecimientos econmicos del ambiente y una gran

13
habilidad comercial y financiera, son algunas de las caractersticas deseables de cualquier
funcionario responsable de la Funcin Logstica de Abastecimiento.
El modelo metodolgico de lo Logstica bajo la funcin de Abastecimiento precisa los procesos que
abarca, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 6- Logistica- Marthans (2010)

(Autora, 2015)

Algunos autores, consideran solamente Cinco(5)de los Siete(7)pasos anotados anteriormente,

pero en realidad las actividades y la secuencia con que se efectan, son los mismos, teniendo en
cuenta que Tres(3) de estos Siete( 7 )pasos se integran en uno solo; es decir que la recepcin y el
despacho, se juntan con el Almacenamiento, constituyendo un solo paso del ciclo
(Almacenamiento).
Marthans C (2010) describe que dentro de la gestin logstica abarca los siguientes procesos
Clculo de necesidades (programacin): El clculo de Necesidades, denominado tambin
Programacin, es una actividad PROPIA DEL PLANEAMIENTO LOGSTICO. Las necesidades de
abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento, mantenimiento y
operacin de la empresa, en cantidades especficas para un determinado periodo de tiempo, para
una fecha sealada o para completar un determinado proyecto de la empresa.

14
Por eso se dice tambin que la programacin, es el conjunto de actividades orientadas a identifi
car las demandas de recursos materiales en bienes y/o servicios de la unidades usuarias y/o
consumidores con la suficiente anticipacin, coordinndolas, analizndolas y definiendo
proveedores, con la finalidad de mantener un flujo constante de suministros a los usuarios,
orientados por una poltica de optimizacin de gestin.
El clculo de necesidades, es el primer paso del proceso del abastecimiento, que se materializa con
los pedidos o solicitudes de compras y su cumplimiento, siempre se espera que sea atendido el
mismo da. De all que se diga que el Clculo de Necesidades, (programacin), es el conjunto de
actividades orientales a identificar las demandas de recursos materiales, en bienes y/o servicios,
de la empresa, con la suficiente anticipacin, para coadyuvar en la consecucin del objetivo
empresarial.
De esta manera tambin describe el procedimiento de programacin de necesidades que es el
proceso tcnico, mediante el cual se prev en forma racional y sistemtica, la satisfaccin de
necesidades de bienes y servicios, para el cumplimiento de las metas u objetivos, asignados a las
diferentes dependencias de la empresa. Se aplican criterios de austeridad y prioridad, empleando
instrumentos tcnicos; es un paso previo para el planeamiento integral de cualquier entidad o
empresa, mediante el cual se ordena la gestin del abastecimiento.
El proceso en s, es bastante engorroso, pero se puede establecer los siguientes pasos como se
observa en la Figura 7:

Figura 7- Procedimiento de Programacin

Marthans, C (2010)

15
Determinacin de Necesidades o Requerimientos ; normalmente es responsabilidad del Comit de
Clculo de Necesidades, y consiste en identificar las necesidades de bienes y servicios, para lo cual
es preciso que las metas u objetivos, estn claramente formulados, en trminos de: Naturaleza de
lo que se debe realizar (estudios, cursos, publicaciones, servicios asistenciales, normas, productos
materiales, construcciones, etc.);cantidad que se va a producir, expresada en entidades
internacionales de medida (peso, volumen, longitud, cantidad, etc.) ;tiempo o duracin para
culminar o alcanzar una cantidad determinada (expresada en horas, das, semanas, meses, aos,
etc.) ;caractersticas tcnicas de la meta: consiste en determinar las cualidades de la meta.
Cualidades susceptibles de ser observadas y verificadas; cantidad de personal que se prev
emplear para la ejecucin de la meta; cantidad, calidad y condiciones de conservacin de
maquinarias, herramientas, o equipos que se emplearan; para definir el posible rendimiento y
estimar necesidades de servicio; lugar o ubicacin geogrfica de la empresa; si el dato es
significativo.
La precisin de las necesidades se har en funcin de haberse cumplido los procedimientos
siguientes: Hacer un listado de acciones con las que se estima, normalmente esto se obtiene como
consecuencia de la consolidacin de las Solicitudes de Requerimientos hechas por cada uno de
los jefes de todas las dependencias de la empresa; Ordenar secuencialmente las acciones
previamente listadas. Para lo cual se tendr que fusionar las actividades que se repiten; Asignar
tiempo de duracin para cada accin, en caso que no se haya determinado para sealar los bienes
y servicios necesarios para cumplir cada accin; Establecer el perodo o tiempo que debe
satisfacerse la necesidad, mediante la determinacin del TPE.
Asi mismo Marthans , C (2010) identifica la Formulacin de Plan de Obtencin: (Presupuesto de
Compras) como otro procedimiento donde manifiesta que esta actividad propiamente no es
responsabilidad del Comit de Clculo de Necesidades, sino del ente Presupuesto de la empresa.
Consiste en determinar cules y cuntos de los bienes o los servicios necesarios habr de adquirir,
(de acuerdo a prioridades previamente establecidas) en qu periodo, a qu costo global y con qu
modalidades.
El plan de Obtencin ser formulado cuando se haya podido valorar el presupuesto de
abastecimiento, constituyendo el presupuesto de compras (valorado).

16
El plan de obtencin incluir: Poltica de Obtencin y Adquisiciones; objetivos cuantitativos y
cualitativos de obtencin; calendarios de obtencin; modalidades de adquisicin que se
ejecutaran en el ao u otros periodos. Adems el plan de obtencin se compone de dos rubros;
Obtencin de bienes y Obtencin de servicios.
Y como ltimo procedimiento de clculo de necesidades es la Ejecucin de la Programacin de
Abastecimiento, esta es una actividad que corresponde netamente al departamento de compras.
Se entiende por ejecucin de la programacin de abastecimiento, al conjunto de acciones
conducentes a formular documentos, proporcionar informacin y realizar el seguimiento para la
oportuna dotacin de bienes o servicios a las unidades orgnicas responsables de ejecutar las
metas definidas por una empresa.
Los cuadros de Adquisiciones son documentos propios para la gestin de abastecimiento en los
que se consignan los bienes o servicios que habr de adquirirse en un periodo, concordantes con
los periodos de formulacin de calendario de compromiso. En estos cuadros es necesario definir el
tiempo, tipos o modalidades de obtencin y grupos genricos. Dentro de la funcin de
Abastecimiento debe realizarse la debida documentacin como por ejemplo: Solicitud de
requerimientos (necesidades); Cuadro de clculo de necesidades; Programacin de adquisiciones y
Documentos normativos (Directivas, memorandos).
Por consiguiente Marthans, C (2010) otro proceso que considera es La compra o la Adquisicin;
en cualquier transaccin comercial, siempre hay un comprador y un vendedor, por tanto la
compra es una actividad logstica bsica, altamente refinada y especializada, en cualquier
economa, en razn que el comprador precisa de ciertas mercancas y materiales, para satisfacer
las necesidades de la empresa.
Las compras no vienen a ser ms que las actividades debidamente organizadas, mediante las
cuales se materializan las necesidades de abastecimiento de una empresa. Es la forma como se
concretizan las adquisiciones de aprovisionamiento para la empresa. De estas definiciones, se
desprende que la relacin entre las compras y el abastecimiento, es intima, razn por la cual se
considera a las compras como una de las actividades propias de la funcin logstica de
Abastecimiento.
Marthans , C (2010) manifiesta que los procedimientos de compras se refieren a los diferentes
pasos u operaciones que hay que efectuar, para llegar a adquirir los artculos dentro de su sistema
eficiente de tramitacin de las compras, haciendo dicho trmite sea fcil, rpido y evite demoras
innecesarias, para ello se debe de cumplir con el siguiente procedimiento:

17
 Figura 8- Procedimiento de Compra
Marthans, C (2010)

Como tercer proceso dentro de la gestin logstica se identifica la Recepcin u Obtencin. En

realidad esta actividad se inicia con el pedido o solicitud de compra, que no viene a ser ms que la
demanda de abastecimiento en determinados artculos. Es el proceso medular del abastecimiento,
a travs del cual se formaliza y consolida la tendencia o disponibilidad de bienes y servicios, a base
de necesidades previstas guardando coherencia con la disponibilidad e infraestructura disponible.
Todos los controles de responsabilidad de inventario de los almacenes, se inician con la recepcin
apropiada de los artculos ya que los procedimientos incorrectos de recepcin , dan origen a
cuentas inexactas, identificacin incorrecta de los artculos y recepcin de artculos daados ( no
conformes).Si estos errores se producen en la recepcin , permanecern durante todo el proceso
de almacenamiento , hasta que sean descubiertos, con ocasin de efectuar inventarios fsicos,
acarreando mayores problemas , cuando se trata de atender dichos artculos .
Dentro del proceso de recepcin existen actividades de recepcin y obtencin, no se consideran
completas, hasta que las mercancas se hayan clasificado correctamente e ingresen a la fase de
estiba, de acomodamiento o distribucin en los almacenes .En caso de mercancas deterioradas o
no conformes, el proceso termina con la expedicin de la documentacin necesaria para tomar
las decisiones y medidas que se hayan acordado (reclamacin, devolucin, etc.).

18
La etapa de internamiento es la ltima fase del proceso de recepcin en la cual se emite una nota
de entrada (N/E) o gua de ingresos (G/I), con el visto bueno de control .Las actividades o tareas
que se ejecutan en este paso de la recepcin, correspondiente al ciclo de almacenamiento.
En forma ms detallada y especfica se pueden observar estas actividades en la siguiente Figura 9:

Figura 9- Procedimiento de Recepcin

( Marthans, C. 2010)

Con mayor razn o menor complejidad, en gran nmero de empresas, se requiere bsicamente de
los documentos de recepcin y verificacin. Estos documentos no siempre son formulados en
recepcin pero el encargado de esta actividad debe conocer perfectamente bien, la forma como
se confecciona, para firmar solo cuando sea correctamente hecho. Estos documentos son: gua de
internamiento, nota de entrada de almacn, guas de remisin e informe de materiales
recepcionados.
A parte de ello se puede decir que el almacenamiento no es una actividad exclusiva y propia de la
logstica , sino que su administracin y distribucin , es tambin de utilidad de la gerencia de
produccin , que tiene que ver con operaciones de recepcin y embarque, de la gerencia de
compras , responsable de las adquisiciones y control de existencias , de la gerencia de transporte ,
que tiene a cargo operaciones relacionadas con los depsitos, es as que el cuarto proceso
identificado es El Almacenamiento , es la actividad de guardar artculos o materiales, desde que se
producen o reciben hasta que se necesiten o entreguen; por eso siempre ha sido motivo de
preocupacin, el determinar los puntos de almacenamiento, as como el espacio de que se
dispone para los artculos a almacenar. El ciclo de almacenamiento se refiere a las actividades que

19
necesariamente deben realizarse en el funcionamiento como: La recepcin, Verificacin y Control
de calidad, Internamiento, Custodia. Tal como se muestra en la Figura 10:

Figura 10- Procedimiento de Almacenamiento

Marthans, C (2010)

Por otro lado Marthans C (2010) precisa que el quinto proceso es El despacho, entrega o
distribucin; proceso tcnico de abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades de
naturaleza tcnico administrativa, referida a la directa satisfaccin de necesidades. Incluye
operaciones de traslado interno. Consta de las fases siguientes:

Figura 11- Procedimiento de Distribucin

Marthans, C (2010)
20
El proceso de control de stock comprende un conjunto de acciones de naturaleza tcnico
administrativo, inherentes a la funcin de almacn, que tiene por finalidad el mantener la
continuidad del abastecimiento, reemplazando las existencias distribuidas, a fin de que se
encuentren disponible en cualquier momento y asegurar as que lleguen a los usuarios en la
oportunidad conveniente. Las fases que se debe seguir para el control de stock se muestra en la
Figura 12:

Figura 12 Procedimiento de Control de stock

Marthans, C (2010)

Para obtener una gestin de stock se debe realizar la adecuada documentacin se debe se
considerar tarjetas kardex, legajos computarizados y fichas de stock. Por ltimo la disposicin final
es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico, orientada a detectar, verificar y regular el
empleo adecuado de los bienes o servicios, proporcionados a las diferentes dependencias. Las
funciones de la disposicin final, pueden ser muy disimiles entre empresa y otra, dependiendo de
la naturaleza, magnitud y tipo de empresa. Sin embargo, si se trata de sealar las funciones,
tendra que estar atento al proceso de procedimiento a seguir como se describe en la Figura 13:

21
 Figura 13- Procedimiento de Disposicin Final
Marthans, C (2010)

En particular el nfasis de la documentacin es primordial para ello se considera ordenes de baja,

recibos de donaciones, acta de remate, ingreso de fondos, directivas. Teniendo en cuenta que la
adopcin de la gestin por procesos en las entidades de la administracin pblica representa un
cambio cultural, la presente Metodologa busca facilitar y apoyar ese cambio. La Metodologa hace
nfasis en aspectos prioritarios que son indispensables para iniciar y avanzar en la implementacin
de la gestin por procesos. Asimismo, presenta orientaciones y pautas metodolgicas para su
implementacin, las que deben desarrollarse por cada entidad dependiendo de su naturaleza,
particularidades y grado de avance.

La gestin logstica son todas aquellas actividades que ayudan a la empresa a administrar de
manera eficiente sus materias primas, as como sus productos terminados, para la produccin y
distribucin de stos mediante una programacin y rutas idneas, en el menor tiempo posible.
Debe adems controlar el inventario, determinar cuntos insumos y bienes necesita, llevar un
registro de cada materia prima, componente, producto terminado o en proceso, lo que incluye
establecer cuantos artculos se tienen, dnde y quin es responsable de estos.(Ballesteros R.
2011)

En el mundo globalizado la gestin logstica internacional es fundamental para el comercio

mundial debido a que es un sistema que enlaza la produccin con los mercados que se encuentran
separados por tiempo y distancia, identificando las destrezas y actitudes administrativas que les

22
permita tener mejor toma de decisiones. Sin embargo la incapacidad de control de canal de flujo y
la debilidad en la cadena de suministro reside en la infraestructura logstica y de servicios, lo cual
trae efectos negativos siendo los principales motores de prdida de competitividad y falta de
seguridad, generando la carencia de una visin global de los procesos logsticos por parte de la
empresa. Segn el ltimo reporte del Global Entrepreneurship Monitor (GEM, 2012), el Per sigue
siendo uno de los pases con mayor tasa de emprendimiento a nivel mundial. Hoy, los
emprendedores que ingresan al mundo empresarial, lo hacen porque han descubierto una
oportunidad de negocio y desean aprovecharla, ms que por una necesidad de subsistencia, como
fue en la dcada de los noventas.
Pero as como hay un incremento en la apertura de empresas tambin predomina el fracaso de
stas, la mala gestin del negocio es una de las causas principales ya que no poseen un sistema
logstico estructurado y funcional adems carece de los medios y los mtodos para llevar a cabo
su organizacin, los procesos internos y externos se tornan lentos e ineficientes haciendo a la
empresa incapaz de prestar un buen servicio y por ende poniendo en riesgo la rentabilidad y
existencia de la misma.Si bien el Per ha venido creciendo de manera sostenible en la ltima
dcada, su infraestructura se ha quedado estancada a niveles que impiden mejorar la gestin de
los procesos logsticos para competir en los mercados internacionales. As lo asegur ngel
Becerra, director gerente de GS1 Per-2013. El costo logstico del Per, que es una forma de medir
la brecha logstica, oscila entre 30% y 35%, mientras que en Chile est entre 16% y 17%, y en
Colombia es de 22%. Esto demuestra que movilizar un mismo producto hacia los mercados cuesta
ms en el pas, lo que impacta directamente en la capacidad para competir las empresas; esto se
debe a la falta de capacidad de liderazgo en la conduccin del sistema y carencia de tecnologa
administrativa moderna.

Segn cifras del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI) 2013,las actividades
econmicas que tienen una mayor participacin en el PBI departamental de Lambayeque durante
la ltima dcada fueron (en orden de importancia): comercio, otros servicios y manufactura,
siendo cada vez ms competitivo y con menores mrgenes, las organizaciones buscan
continuamente oportunidades de mejora que las haga ms competitivas. A pesar de ello no son
conscientes de la importancia de la gestin de almacenes (la gestin logstica en general) ya que
no aportan el valor a sus clientes, generando incremento en sus costes y adems se observa
carencia de polticas referidas al sistema logstico.

23
El contexto local no es ajeno a los inconvenientes que surgen en los procesos de la gestin
logstica, as es como pone al descubierto las fallas que se presentan en las comunicaciones y el
flujo de informacin, ya que son ambiguos, pues no se trabaja con normas estndar en el manejo
de stas, lo cual puede incrementar los traslapes o la perdida que existe una falta de integracin
en la cadena de abastecimiento, con lo cual se crean conflictos entre los objetivos de la gestin de
cada entidad generando que no se puedan aptarse a los cambios del mercado, demanda y
preferencias de sus clientes.

En la actualidad en la Municipalidad Distrital de Santa Rosa el rea de Logstica es un factor clave

en el desarrollo de gestin de la institucin sin embargo existen deficiencias puesto que no cuenta
con el diseo de procesos, falta de implementacin de Inventario Sistemtico Digital SIMI y existe
comunicacin general en cuanto a las diversas reas, generando incomodidad e insatisfaccin ante
sus requerimientos y gestin.

A pesar de ello el rea es indispensable para la toma de decisiones, correspondiendo a la

planeacin administrativa dentro de la municipalidad. Sin embargo sus procedimientos no se
encuentren estandarizados, el proceso se estanca en la transicin de un paso a otro sin que nadie
se percate de ello por la falta de comunicacin entre las dependencias. De manera que el
desempeo del rea en mencin se mantiene con nivel bajo de competitividad, insuficientemente
slido y sostenible. Adems que no permite economizar los costos y agilizar los procesos dentro de
la organizacin.

24
1.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA

De qu manera se puede mejorar la gestin logstica en la Municipalidad Distrital de Santa

Rosa - Chiclayo?
1.2 HIPTESIS:

El modelamiento del proceso de Atencin de requerimiento mejora la gestin logstica en la

Municipalidad Distrital de Santa Rosa- Chiclayo, contribuyendo en la determinacin de
tiempos, recursos y en la toma de decisiones.
1.3 OBJETIVOS:

1.3.1. Objetivo general

Modelar los procesos para mejorar la gestin logstica en la Municipalidad Distrital de
Santa Rosa - Chiclayo.

1.3.2. Objetivos especficos

a) Diagnosticar la situacin actual del rea logstica en la Municipalidad Distrital
de Santa Rosa.
b) Identificar el proceso que necesita ser priorizado en la Gestin Logstica de la
Municipalidad Distrital de Santa Rosa.
c) Disear y modelar el proceso identificado como problema con la Metodologa
Simplificacin Administrativa.
d) Establecer la diferencia significativa de los indicadores de Gestin Logstica.
e) Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del 2016 del rea
Logstica de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa.

25
II. MARCO METODOLGICO

2.1. VARIABLES
a) Variable Independiente: Modelamiento de procesos.
b) Variable Dependiente: Gestin logstica.

2.2. OPERACIONALIZACIN DE VARIABLES:

26
 Definicin Definicin Escala de
Variable Dimensiones Indicadores
Conceptual Operacional Medicin

Segn Club BPM Es la prescripcin Fase 1. Modelamiento

(2011): es el representativa de Fases del Lgico de procesos.
Conjunto de cmo debe
modelamiento de
El Modelamiento de tcnicas, basadas funcionar un
en enfoques conjunto de procesos.
procesos. metodolgicos, actividades en un
Fase 2. Modelamiento de
aplicadas a flujo y secuencia
funcionamiento de procesos
representar con el fin de
grfica y conseguir con
textualmente los regularidad los
procesos de resultados Proceso Nominal
negocio de forma deseados.
tanto general Actividades
como detallada.
Diseo segn BPM Roles

Transicin entre actividades

Definir formularios

Definir aplicativos

27
 Definicin Definicin
Variable Dimensiones Indicadores Escala de Medicin
Conceptual Operacional

Segn Ballesteros Son las funciones de Tiempo de pedido y

(2011) son todas planear, organizar y entrega (TPE):
aquellas controlar las Compra
actividades que actividades
ayudan a la logsticas para
empresa a cumplir con los TPE = tt + d
administrar de objetivos de la
manera eficiente organizacin.
Gestin logstica. Dnde:
sus materias Tt : Tiempo de trmite.
primas, as como d: trnsito de los
Nominal
sus productos abastecimientos entre el
terminados, para proveedor y las
la produccin y Calculo de instalaciones de la
distribucin de necesidades empresa.
stos mediante una
programacin y
rutas idneas, en el
menor tiempo
posible.

28
2.3. METODOLOGA
La metodologa de la tesis permiti analizar el objeto de estudio donde se identific los
puntos crticos de cada proceso del rea logstica de la Municipalidad Distrital de Santa
Rosa, provincia de Chiclayo.

2.4. TIPOS DE ESTUDIO

El tipo de estudio de la tesis se estableci circunscrito dentro del enfoque: Aplicado, ya
que se orient a Modelar los procesos para la mejora de la gestin logstica en la
Municipalidad Distrital de Santa Rosa - Chiclayo.

2.5. DISEO DE INVESTIGACIN

El diseo de la tesis fue No Experimental puesto que se inici con una investigacin
descriptiva con la variable de Gestin Logstica donde se identific los puntos crticos y se
elabor la propuesta consistente en el Modelamiento de procesos. Tal como se observa en
la Figura 14:

LEYENDA

M: muestra de estudio
O x: Informacin a recoger sobre la
Gestin Logstica.
P: Propuesta de Modelamiento de
procesos.

Figura 14 Diseo de Investigacin

(Autora ,2015)

29
2.6. POBLACIN Y MUESTRA
Poblacin:
La poblacin lo constituy los trabajadores del rea de Logstica y el personal que labora en
las diversas reas de la Municipalidad de Santa Rosa
Los trabajadores eran tres del rea de Logstica y 53 colaboradores de las diversas reas de la
Municipalidad Distrital de Santa Rosa Chiclayo; donde eran varones y mujeres entre las
edades de 18 a 45 aos.
Muestra:
En vista que la poblacin lo conformaba los trabajadores de la Municipalidad Distrital de
Santa Rosa y la cantidad es real se trabaj con el total de la poblacin, no fue necesario
seleccionarla.
Criterios de seleccin
a) Criterios de Inclusin:
Trabajadores del rea de logstica de Municipalidad Distrital de Santa Rosa.
Trabajadores que se encuentren en planilla.
b) Criterios de Exclusin:
Trabajadores que no sean contratos por la municipalidad
Trabajadores por recibo honorario.

2.7. TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS

a) Tcnica de gabinete: Se emple fichas bibliogrficas, de resumen, comentario, textuales,

que sirvieron para sistematizar el marco terico de la investigacin.
b) Tcnica campo: Se utiliz diversos instrumentos que permitieron el recojo de informacin
pertinente como:
i. Entrevista: permiti obtener informacin en relacin al problema,
directamente con procesos del rea y la conocer la percepcin de los
involucrados. (Ver anexo N 04 y N 05).
ii. Gua de Observacin: permiti determinar y evaluar el comportamiento de los
trabajadores en relacin a los procesos de la gestin logstica. (Ver anexo N
06 )

30
 iii. Modelamiento de procesos: permiti desarrollar una descripcin lo ms
exacta posible de los procesos y de las actividades llevadas a cabo que sern
controlables para mejorar gestin logstica dentro de la municipalidad.

2.8. MTODOS DE ANLISIS DE DATOS

Se efectu un anlisis Cuantitativo Descriptivo, puesto que fue Investigacin No
Experimental que sirvi para describir el comportamiento de las variables a travs de los
instrumentos donde se obtuvo informacin confiable y valida segn el objeto de
investigacin.

2.9. ASPECTOS TICOS

i. Autorizacin por parte del jefe del rea de Logstica en la Municipalidad Distrital de
Santa Rosa - Chiclayo.
ii. Compromiso de los trabajadores para colaboraron con la investigacin (entrevista y
Gua de Observacin).

31
III. RESULTADOS

3.1. PROPUESTA
Esta investigacin estuvo orientada a mejorar la gestin logstica en la Municipalidad
Distrital de Santa Rosa provincia de Chiclayo, mediante la elaboracin del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones del 2016 - PAAC, el cual constituye un instrumento de
gestin que debe obedecer en forma estricta y exclusiva a la satisfaccin de las
necesidades de la entidad.

El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones est basado en un adecuado y oportuno

procedimiento tcnico de la formulacin del cuadro de necesidades que es la descripcin
detallada de los requerimientos de bienes y servicios para un ao determinado, en este
cuadro es necesario definir el tiempo, tipos o modalidades de obtencin y grupos
genricos, mediante el cual prever y controla en forma sistemtica la satisfaccin de las
necesidades de bienes y servicios para el cumplimiento objetivos de las diferentes oficinas
de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa, de acuerdo a las metas establecidas en el Plan
Estratgico Institucional y en concordancia con el Presupuesto Inicial de Apertura.

3.2. METODOLOGA
El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones consiste en un sistema que da soporte a la
operacin logstica de la empresa pues enfoca estratgicamente su gestin y la
sincronizacin de las actividades logsticas con el objetivo de exceder las expectativas de
los clientes. Para ello era necesario asegurar que los procesos estn alineados con los
requerimientos estratgicos de la empresa, por esta razn se analiz una ruta donde se
identific el proceso a simplificar el cual limitaba que la atencin de requerimiento sea
eficiente.

Primero se observ que cuando el rea usuaria solicita algn bien o servicio la atencin
demanda de tiempo de espera, esto se debe a que el cliente no determina de forma
precisa las especificaciones tcnicas o requerimientos tcnicos mnimos , suscitando que el
rea de Logstica pierda tiempo en tratar de entender la necesidad que el cliente tiene, de
modo que cuando se elabora el cuadro de necesidades se formule de manera deficiente y
no sea programado a tiempo ni considerado en el presupuesto dentro del Plan Anual de
Contrataciones y Adquisiciones.

32
Despus de haber analizado donde se encontraba el cuello de botella, se decidi mejorar
el proceso de Atencin de Requerimiento, puesto que actualmente demanda de Cuatro
(4) das como mximo para la atencin debida, por este motivo se consider la
Metodologa de Simplificacin Administrativa que consiste en eliminar todo requisito y
procedimiento innecesario, adems que los procesos deben ser racionales y
proporcionales a los fines que se persigue cumplir, por esta razn permiti tambin
proponer un formato de requerimiento de bienes (ver Anexo x) para que el rea usuaria
conozca y lo utilice para solicitar algn bien o servicio permitiendo que la atencin por
parte del rea de Logstica sea en el menor tiempo posible y cuando se formule el cuadro
de necesidades sea claro y generando que la programacin del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones sea eficiente.

A continuacin se muestra la ruta de anlisis en la Figura 15:

Figura 15- Anlisis de Investigacin

(Autora ,2015)

La presente metodologa es aplicable a los procedimientos administrativos y servicios

prestados en exclusividad. Ambos, forman parte del Texto nico de Procedimientos
Administrativos (TUPA) de las entidades pblicas; no obstante, la simplificacin
administrativa no se limita solamente a la mejora de stos sino que abarca adems todos

33
los aspectos vinculados al desarrollo de los procedimientos administrativos y servicios
prestados en exclusividad en las entidades. Por ejemplo: la atencin al ciudadano, el
sistema de gestin documental, el soporte informtico de tramitacin, todo el proceso
interno de tramitacin de las solicitudes y adopcin de decisiones o prestacin de los
servicios, capacitacin del personal involucrado, notificaciones, etc..

Asimismo, si bien la Metodologa de Simplificacin Administrativa ha sido desarrollada

para los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad contenidos
en el TUPA, algunas herramientas y pautas contenidas en la Metodologa pueden usarse
para la simplificacin de procedimientos internos as como de los servicios colectivos y
pblicos. En este caso se determin simplificar el proceso de Atencin de requerimientos
dentro del rea de logstica de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa provincia de
Chiclayo, ya que este proceso limita que la gestin del rea sea competente en cuanto al
servicio brindado. A continuacin se presenta la Tabla 1- las razones por el cual fue elegida
dicha metodologa segn el Decreto Supremo N007-2011-PCM:

Tabla 1- Lista de Razones de Eleccin de Metodologa

Fuente: Decreto Supremo N007-2011-PCM

(Autora ,2015)

34
La simplificacin administrativa se desarrolla en seis etapas: (i) Preparatoria, (ii)
Diagnstico, (iii) Rediseo, (iv) Implementacin; (v) Seguimiento y Evaluacin; y, vi)
Mejoramiento continuo y sostenibilidad (ver Figura 16 que contiene el detalle de las
etapas y fases necesarias para su ejecucin).

Figura 16- Metodologa Simplificacin Administrativa

(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

35
A continuacin se describe cada etapa, los objetivos que stas deben perseguir, y las fases
que las componen de ser el caso.

1. ETAPA PREPARATORIA PLANIFICANDO EL PROCESO

El objetivo de esta etapa es planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance. Las
acciones estarn orientadas a lo siguiente: i) identificar y conformar el equipo a cargo
de la simplificacin; ii) identificar y priorizar los procedimientos a simplificar; iii) mapear
a los actores involucrados en los procedimientos a simplificar; y, iv) planificar el
proceso en general a efectos de determinar responsables, actividades, plazos, recursos,
entre otros.

Al trmino de esta etapa los resultados esperados son los siguientes:

a) Se cuenta con un equipo responsable sensibilizado y preparado para llevar

adelante el proceso.
b) Se cuenta con una lista de procedimientos identificados y priorizados.
c) Se ha identificado a los actores relacionados directa e indirectamente con los
d) procedimientos a simplificar, a efectos de conocer quines pueden ser aliados
o no del proceso.
e) Se cuenta con un plan de trabajo que contiene el detalle de las actividades a
realizar, los responsables, los tiempos estimados y los recursos necesarios.
A continuacin se detallan las fases de la etapa preparatoria:

1.1 PRIMERA FASE: IDENTIFICACIN Y CONFORMACIN DEL EQUIPO

A efectos de desarrollar el proceso de simplificacin administrativa, se debern
conformar los siguientes equipos: Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin
Administrativa y Equipo de Mejora Continua (EMC).

Comit de Direccin de Simplificacin Administrativa. Constituye la instancia poltica

responsable de la puesta en marcha del proceso de simplificacin y de supervisar y
facilitar la labor del Equipo de Mejora Continua al que se aludir ms adelante. El
Comit deber estar conformado por:

a) Los funcionarios con poder de decisin y conocimiento de la entidad (e.g.

Secretario General, Viceministro, Asesor de Alta Direccin, Gerente
General Regional, Gerente Municipal),

36
 b) Los representantes de los gremios representativos para la entidad o
asociaciones de usuarios o de la sociedad civil. Pueden ser entidades
privadas o pblicas; y,
c) El responsable de la Oficina de Planificacin y Presupuesto de la entidad.
El Equipo de Mejora Continua (en adelante EMC). Este equipo est encargado de
planificar y gestionar el proceso de simplificacin administrativa. En el caso de
entidades pequeas o cuando los procesos de simplificacin no son complejos; por
ejemplo entidades que tengan 30 personas o cuando la simplificacin del
procedimiento administrativo elegido no es compleja, es decir no involucra el uso
de herramientas informticas, bastar que el EMC est compuesto por un equipo
bsico de 3 personas de preferencia una con experiencia en procesos (responsable
del rea de racionalizacin de la entidad), otra en derecho administrativo y una
tercera con experiencia en costos.

A continuacin se detalla el perfil requerido en el EMC bsico:

a) Especialista en procesos: dado que las herramientas utilizadas para el

rediseo de los procedimientos administrativos requieren un buen nivel
de conocimiento de stas es necesario contar con un especialista en
procesos capaz de utilizar estas herramientas y desarrollar soluciones
creativas sobre la base de su conocimiento y experiencia. Este especialista
se encargar de analizar los procesos, elaborar las propuestas de rediseo
y su ejecucin.
b) Especialista en costos: se requiere una persona familiarizada con mtodos
de costeo de recursos que intervienen en el desarrollo del procedimiento
administrativo.
c) Especialista legal: se ha observado en varios procesos de simplificacin
que una de las trabas ms importantes para la simplificacin
administrativa son las normas legales que regulan los procedimientos
administrativos. En este sentido, la asesora constante de un abogado
especialista en derecho administrativo es muy importante para la buena
marcha del proceso.

37
A este equipo bsico se aadirn el o los responsables del procedimiento o
servicio, es decir los representantes de las reas donde se desarrollar la
simplificacin quienes proveern de informacin especfica sobre el procedimiento
administrativo a simplificar, participarn en todas las etapas del proceso y
ejecutarn las actividades sealadas por el EMC. Es importante sealar que su
participacin en el proceso ser temporal.

Si la entidad es grande (ms de 30 personas) o cuando el proceso de simplificacin

involucre el uso de TIC, se recomienda se ample este equipo incorporando a
especialistas de apoyo por ejemplo: especialista de sistemas, facilitador de
talleres, especialista en rediseo de infraestructuras y especialista en
comunicaciones.

El perfil del equipo de apoyo es el siguiente:

i. Facilitador de talleres: para viabilizar las actividades que permitan

involucrar a los diferentes miembros de la organizacin recogiendo
aportes, consensuando hallazgos y/o propuestas, as como facilitando las
diferentes actividades de capacitacin.
ii. Especialista en Sistemas / Programador: destacado del rea de informtica
o sistemas, para que pueda acompaar los procesos y plantear
oportunidades de desarrollo de herramientas informticas como un
software ad hoc, o la adecuacin de software existente dentro de la
entidad, etc.
iii. Especialista en rediseo de infraestructura: que replantee la distribucin
del espacio de acuerdo con el rediseo del procedimiento administrativo.
iv. Especialista en comunicaciones: para desarrollar una estrategia de
comunicacin tanto interna como externa de los objetivos, avances y
resultados del proceso. Asimismo, este experto asesorar al equipo sobre
las herramientas que se pueden emplear y la oportunidad para la difusin
del proceso.
La figura 17 siguiente resume lo antes sealado:

38
 Equipo de Mejora Continua bsico y ampliado

Figura 17- : Equipo de Mejora Contiua.

(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

La conformacin del Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin

Administrativa y el Equipo de Mejora Continua deber ser oficializada mediante
una resolucin (ver modelo en Anexo 8 ).

1.2 SEGUNDA FASE: CAPACITACIN Y SENSIBILIZACIN DE LOS EQUIPOS

El lder del EMC debe encargarse de que todos los miembros del equipo as como
los responsables del procedimiento, se encuentren sensibilizados con el objetivo
del proceso de simplificacin. Para ello, es importante realizar talleres de
sensibilizacin sobre la importancia de la simplificacin administrativa, el servicio
al ciudadano y de gestin del cambio. Estos talleres deben complementarse con
talleres de capacitacin en los cuales se entrene al equipo sobre la Metodologa de
Simplificacin Administrativa y la Metodologa de Determinacin de Costos de los
Procedimientos Administrativos y Servicios Prestados en Exclusividad.

39
 Se debe buscar la participacin activa de todos los miembros del equipo en estos
talleres por cuanto ellos sern los encargados de capacitar y sensibilizar a los
dems funcionarios y personal de la entidad.

1.3 TERCERA FASE: IDENTIFICACIN Y PRIORIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS A SIMPLIFICAR
Si revisamos los procedimientos administrativos contenidos en los TUPA de las
entidades pblicas, observaremos que existe una gran cantidad de
procedimientos. Abordar la simplificacin de todos estos procedimientos
administrativos en un primer momento de manera simultnea puede resultar un
esfuerzo difcil de gestionar. En este sentido, se recomienda que el esfuerzo inicial,
se centre en identificar y priorizar procedimientos administrativos o servicios
prestados en exclusividad para iniciar el proceso de simplificacin.

Se sugiere los siguientes pasos: identificar primero los procedimientos a

simplificar, luego eliminar los innecesarios, priorizar los restantes, y a este grupo
de procedimientos aplicar la Metodologa de la etapa de diagnstico en adelante.

1.3.1 Primer paso: Identificar el universo de procedimientos

Para identificar los procedimientos administrativos a simplificar, se debe tomar

como referencia el total de procedimientos contenidos en el TUPA de la entidad.
De acuerdo con el marco normativo que rige la simplificacin administrativa, todos
los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad deben
estar contenidos en dicho documento. No obstante, existen casos de entidades en
las que los procesos de elaboracin del TUPA no se realizan de forma adecuada
por lo que debe realizarse un inventario de procedimientos administrativos previo
a la simplificacin de stos. Para este efecto, es importante tener claros los
conceptos de procedimiento administrativo y servicio prestado en exclusividad
sealados en la introduccin de la Metodologa.

1.3.2 Segundo paso: Eliminar procedimientos administrativos innecesarios o que

no aaden valor

El siguiente paso es determinar si estos procedimientos administrativos aaden

valor. Es importante tener en cuenta que los procedimientos administrativos se

40
justifican si son relevantes en funcin al inters pblico y los beneficios para la
comunidad que se derivan de su existencia. Para este efecto se recomienda
reflexionar respecto de la Misin y los Objetivos Estratgicos de la entidad en
reuniones bajo el esquema de lluvia de ideas, en la que se deben analizar los
siguientes aspectos:

i. Valor del procedimiento administrativo para el inters pblico y la

sociedad.
ii. Alineamiento del procedimiento administrativo con los procesos
operativos o de realizacin de la entidad y estos a su vez alineados con la
misin y objetivos estratgicos.
iii. Si el procedimiento administrativo cuenta con marco jurdico.
iv. Si corresponde a la entidad la gestin del procedimiento administrativo o
sera conveniente que sea realizado por otra entidad de gobierno.
v. Si el procedimiento administrativo ha sido usado o no en un perodo igual
o mayor a un ao.
vi. Valor aadido del procedimiento administrativo para el inters pblico y la
sociedad
vii. El equipo debe responder la siguiente pregunta: Cul es el valor aadido
del procedimiento administrativo para el inters pblico y la comunidad?
Se debe buscar describir sus beneficios para la sociedad. Por ejemplo se
puede analizar si los procedimientos administrativos cautelan que no se
vulneren los siguientes aspectos: i) afectacin del medio ambiente, ii)
afectacin a la salud, iii) afectacin a los recursos naturales, iv) defensa
nacional, v) seguridad ciudadana, vi) patrimonio cultural de la Nacin, vii)
afectacin de intereses colectivos, etc.
viii. En trminos del valor para los usuarios, se debe analizar si el
procedimiento administrativo contribuye por ejemplo a crear un entorno
favorable para la competitividad de las empresas o el desarrollo armnico
de los individuos. Una pregunta que el equipo debe responder es si existen
medios alternativos a la existencia del procedimiento administrativo; por
ejemplo muchas veces se crean procedimientos administrativos en los
cuales se obliga a los ciudadanos o empresas a inscribirse en registros con

41
 la finalidad de satisfacer las necesidades de informacin de las entidades
cuando ello podra realizarse mediante cruces de informacin de bases de
datos de la entidad o fuentes de informacin externas.
A. Alineamiento del procedimiento administrativo con los procesos operativos o
de realizacin de la entidad.
Normalmente el enfoque en las entidades pblicas es un enfoque funcional y
no de procesos. En ese sentido, las reas dentro de las entidades funcionan
como departamentos estancos, que se gestionan verticalmente, con la
responsabilidad por los resultados obtenidos dividida entre unidades
funcionales () Esto conlleva a la escasa o nula mejora para las partes
interesadas, ya que las acciones estn frecuentemente enfocadas en las
funciones ms que en el beneficio global de la organizacin.

De acuerdo con el documento Orientacin sobre el concepto y uso del

Enfoque Basado en Procesos para los Sistemas de Gestin, Documento ISO/TC
176/SC 2/N 544R2, el enfoque basado en procesos introduce la gestin
horizontal, cruzando las barreras entre diferentes unidades funcionales y
unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organizacin.
Tambin mejora la gestin de las interfaces del proceso. Como se observa en
la Figura 18:

42
 Figura 18- Enfoque funcional vs. Enfoque por procesos
(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

De acuerdo con el enfoque de procesos, en las entidades pblicas podemos

encontrar diferentes tipos de procesos los cuales pueden clasificarse de la
siguiente manera:

i. Procesos estratgicos o para la gestin de una organizacin. Incluyen

procesos relativos a la planificacin estratgica, establecimiento de
polticas, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin,
aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones
por la direccin.
ii. Procesos operativos o de realizacin. Son los procesos relacionados
con las funciones sustantivas de la entidad, es decir aquellas ejercidas
directamente sobre su mbito de competencia e indispensables para
el cumplimiento de su finalidad resultando en la prestacin de
servicios a la poblacin o la regulacin o promocin de determinada
actividad social o econmica, tambin conocidos como procesos
esenciales.
iii. Procesos de apoyo o para la gestin de recursos. Incluyen todos
aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios
en los procesos estratgicos, operativos y de medicin de la entidad.

43
 iv. Procesos de medicin, anlisis y mejora. Incluyen aquellos procesos
necesarios para medir y recopilar datos para realizar el anlisis del
desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos
de medicin, seguimiento y auditora, acciones correctivas y
preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos,
operativos y de apoyo.
Para efectos de la Metodologa, nos concentraremos en los procesos operativos
por cuanto estn relacionados con las funciones sustantivas de la entidad. Cmo
identificar estos procesos operativos? Para ello un primer paso es identificar las
materias de competencia de la entidad, tarea que supone la revisin de la
normativa sustantiva (Ley Orgnica y/o Reglamento de Organizacin y Funciones)
que establece las distintas atribuciones de la entidad. Identificadas las materias de
competencia de la entidad, se procede a la identificacin de los procesos
operativos. Para ello es importante tener claro qu es un proceso y cules son los
elementos para identificarlo.

Un proceso es el conjunto de actividades relacionadas entre s, que se desarrollan

en una serie de etapas secuenciales y que transforman insumos aadiendo valor, a
fin de entregar un resultado especfico, bien o servicio a un destinatario, usuario
externo o interno, optimizando los recursos de la organizacin. Estas actividades
requieren la asignacin de recursos humanos y materiales.

En las entidades pblicas, las dependencias tienen nombres definidos pero los
procesos no. En ese sentido, los procesos se fragmentan por reas. Un enfoque de
procesos parte de analizar cules son los insumos usados, y cul es el resultado
independientemente del rea que lo ha realizado. En ese sentido, para definir los
procesos operativos es importante tener claro los siguientes elementos de la
caracterizacin de un proceso:

i. Entrada/Insumos/Requisitos: Qu insumos se han usado para iniciar el

proceso.
ii. Salida/Resultados: Cul es el producto o servicio creado por el proceso.
iii. Cliente: Para quin hacemos el proceso.
iv. Objetivo: Para qu hacemos el proceso.

44
 v. Propietario: Quin es el responsable del proceso.
vi. Los procesos pueden estar compuestos por varios sub procesos y estos a
su vez englobar varios procedimientos administrativos o servicios
prestados en exclusividad. Los procedimientos administrativos deben
necesariamente relacionarse con algn proceso operativo de tal manera
que coadyuven al logro de objetivos de la entidad. No obstante, puede
haber procesos operativos que no engloben necesariamente
procedimientos administrativos.

En este sentido, un siguiente paso en lnea con la eliminacin de los procedimientos

administrativos es alinearlos con los procesos operativos de la entidad. Para ello se sugiere
que el EMC desarrolle reuniones bajo el esquema de lluvia de ideas, para discutir sobre
la misin y los objetivos estratgicos de la entidad, al definir estos aspectos con claridad y
revisar las normas que definen las competencias de la entidad, se podr determinar cules
son los procesos operativos de la entidad, que son los que generan los principales
resultados, y a partir de ello, los subprocesos y los procedimientos administrativos
alineados con ellos. Aquellos procedimientos administrativos que no estn alineados con
los procesos operativos deben eliminarse.

45
Figura 19- Alineamiento por procesos.
(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

46
B. Marco jurdico del procedimiento administrativo
Se debe analizar dos aspectos: el primero est referido a si la entidad es
competente para realizar el procedimiento administrativo y en segundo lugar
si se ha observado la forma legal correcta para su creacin.

Competencia de la Entidad: consiste en la identificacin de las normas que

otorgan competencia a la entidad para la creacin o tramitacin del
procedimiento administrativo.

Base legal del procedimiento administrativo: de acuerdo con la Ley 27444, Ley
del Procedimiento Administrativo General, los procedimientos, requisitos y
costos administrativos se establecen exclusivamente mediante decreto
supremo o norma de mayor jerarqua, norma de la ms alta autoridad
regional, de Ordenanza Municipal o de la decisin del titular de las entidades
autnomas conforme a la Constitucin, segn su naturaleza.

Sin perjuicio del marco legal es pertinente que el Equipo se pregunte si

corresponde a la entidad la gestin del procedimiento administrativo o sera
conveniente que sea realizado por otra entidad de gobierno. En ese sentido, se
pueden eliminar procedimientos administrativos que corresponden a otra
instancia de gobierno, de mayor o menor rango, o de otro sector que debe o
puede ejecutarlo mejor. Puede que exista la tentacin, de pensar que la
entidad puede hacer mejor un procedimiento, que otra entidad, pero recuerde
la frase de Peter Drucker: No hay nada ms estril, que hacer eficientemente
lo que no es necesario hacer.

Demanda del procedimiento administrativo

Finalmente, se debe revisar s el procedimiento administrativo ha sido

demandado en un perodo igual o mayor a un ao. En muchos TUPA de
entidades existen procedimientos administrativos que no son solicitados. De
esta manera se pueden eliminar procedimientos administrativos innecesarios,
que durante aos se han consolidado en la entidad, por la inercia, la fuerza de

47
 la costumbre, o porque el contexto o la misin de la entidad en el pasado, eran
diferentes a los actuales. Teniendo en cuenta los aspectos planteados, en
mente, de manera consensuada, se debe proceder a eliminar procedimientos
administrativos innecesarios. Para ello deber observarse los pasos
establecidos en la Ley del Procedimiento Administrativo General.

1.3.3 Tercer paso: Priorizar procedimientos administrativos a simplificar

Eliminados los procedimientos administrativos de acuerdo con las pautas

sealadas anteriormente, se cuenta con un nuevo universo de
procedimientos administrativos. Se procede entonces a priorizar aquellos
con los que se iniciar la simplificacin administrativa. Para priorizar los
procedimientos administrativos, se recomienda tener en cuenta los
siguientes criterios:

Alineamiento a los objetivos y procesos operativos de la entidad. Es decir

escoger los procedimientos administrativos que forman parte del negocio
principal de la entidad y que sean consistentes con las prioridades
estratgicas.

Demanda del procedimiento administrativo. Elegir los procedimientos

administrativos que presentan una alta frecuencia de uso anual en
comparacin con los dems procedimientos administrativos de la entidad.

Poblacin usuaria del procedimiento administrativo. Elegir los

procedimientos administrativos solicitados por poblacin considerada de
alta prioridad para el Estado en razn a su vulnerabilidad y/o para la Entidad
en razn a su misin.

Impacto en una o varias actividades econmicas. Procedimientos

administrativos que tienen un efecto significativo en una o varias reas de
actividad econmica.

Tiempos de respuesta elevados. Se puede priorizar procedimientos

administrativos cuya gestin se realiza fuera de los plazos legales
establecidos.

48
Elevado costo. Los procedimientos administrativos ms costosos para los
ciudadanos, derivados del pago de derechos, de los documentos que se
tengan que presentar, y de otros costos asociados a su gestin.

Elevado nmero de quejas y sugerencias del servicio. Se pueden priorizar

procedimientos administrativos respecto de los que los usuarios presentan
el mayor nmero de quejas. A efectos de facilitar la aplicacin de estos
criterios, se propone la siguiente matriz (Ver siguiente cuadro). Asigne un
puntaje del 1 al 5 a los primeros cuatro criterios, donde 5 tiene una
valoracin positiva y 1 negativa. A los tres criterios restantes, asigne un
puntaje del 1 al 5 donde 5 es mayor tiempo de respuesta o costo o quejas
respectivamente y 1 corresponde a menor. El puntaje total determina qu
procedimientos administrativos obtuvieron mayor puntaje y deben
priorizarse, como se observa en la siguiente tabla:

Cuadro de Priorizacin

Figura 20- Cuadro de priorizacin

U (Decreto Supremo N007-2011-PCM)

Una vez elaborada la lista de los procedimientos administrativos priorizados,

el EMC debe someter dicha relacin de procedimientos administrativos a
consideracin de las reas que participan en estos procedimientos y/o
servicios de manera participativa, pues ello genera una sinergia de reflexin
y creatividad. Se recomienda para tal efecto, la organizacin y ejecucin de
un taller de validacin de los procedimientos administrativos priorizados a
simplificar.

49
 Realizada la validacin con las reas, la relacin de procedimientos
administrativos a simplificar debe ser validada con el Comit de Direccin
del Proceso de Simplificacin Administrativa que como se ha sealado
anteriormente est integrado por representantes de los usuarios, en ese
sentido, en esta instancia se podr conocer su parecer sobre los
procedimientos administrativos priorizados.

1.3.4 Cuarto paso: Elija el primer procedimiento administrativo a ser simplificado

El EMC y el Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin debern

elegir aquel procedimiento administrativo sobre el cual se aplicar primero
la simplificacin. Para la eleccin se deben tomar en cuenta diversas
consideraciones, pues no necesariamente es recomendable, aplicar la
simplificacin sobre el procedimiento administrativo ms trascendente o
el que sali elegido primero en la lista, pues este podra ser muy complejo
y estando en un proceso de aprendizaje de la Metodologa, podra
generarse una frustracin en el equipo de trabajo. Si el ambiente
institucional, tiene por ejemplo una carga poltica contraria muy
acentuada, se recomienda elegir primero un procedimiento administrativo
sencillo, pero que genere un impacto positivo y de rpido resultado, etc.
Se proponen algunas consideraciones, a tomar en cuenta para elegir el
primer procedimiento administrativo a simplificar:

i. El que no es muy complejo.

ii. El que no abarca demasiadas reas.
iii. El que menos impacto respecto a suposiciones de reduccin de
personal puede ocasionar.
iv. El que es altamente simblico, y cuya simplificacin puede generar
un corriente favorable proceso para la simplificacin.
v. El que polticamente generar ms apoyo para continuar con la
simplificacin en la entidad.
vi. El que tiene mayor impacto meditico y generar ms apoyo a la
reforma.
vii. El que vincula reas con personal motivado hacia el cambio.

50
 viii. El que posteriormente resultar muy sencillo de automatizar.
ix. El de mayor demanda.
x. El que no requiere modificaciones legislativas importantes para su
simplificacin.
xi. El que no implicar mayores gastos para la implementacin de su
versin simplificada.
Es importante elegir bien el procedimiento administrativo, pues la
simplificacin de ste, puede implicar el inicio ms o menos favorable, de un
proceso de reforma y modernizacin ms ambicioso y los primeros pasos,
influenciarn positiva o negativamente, en los siguientes. Es importante que
el Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin informe a las
autoridades, sobre el procedimiento administrativo elegido, a efectos de
contar con su apoyo para proceder a la etapa de diagnstico.

1.4 CUARTA FASE: IDENTIFICACIN DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS

Identificado el o los procedimientos administrativos con los que se iniciar la
simplificacin es importante identificar a los actores. Quines son los actores?
son personas u organizaciones que estn relacionados con los procedimientos
administrativos y/o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de
la ejecucin de la simplificacin administrativa. Estos pueden influir sobre los
objetivos y resultados del proceso; en este sentido, es muy importante que el
EMC identifique a los actores claves y analice sus intereses, su importancia e
influencia sobre los resultados.

La identificacin de los actores servir para conocer quines sern los que
apoyen la simplificacin o quines podran desarrollar un papel opositor
eventualmente. Los actores pueden ser: externos o internos:

Los actores externos son las personas que se relacionan de alguna manera con
los procedimientos administrativos a simplificar pero se encuentran fuera de la
entidad; por ejemplo: los usuarios los que pueden ser personas naturales o
jurdicas (empresas, asociaciones, organizaciones no gubernamentales, etc.),
los que dependiendo del tipo de procedimiento administrativo pueden estar
agremiados o no; los patrocinadores que pueden ser entidades pblicas,

51
privadas, agencias de cooperacin internacional o asociaciones de la sociedad
civil, interesadas en la simplificacin del procedimiento administrativo y
dispuestas a proporcionar recursos humanos, financieros y/o asesora tcnica
para el logro de este objetivo; los medios de prensa, los cuales, si son
correctamente involucrados en el proceso, pueden ser aliados valiosos que
contribuyan en la sostenibilidad de los procesos de simplificacin; entre otros.

Los actores internos son aquellas personas dentro de la entidad que estn
relacionados con los procedimientos administrativos y pueden influir favorable
o desfavorablemente en la buena marcha del proceso de simplificacin, por
ejemplo: las autoridades (Ministros, Alcaldes, etc.); los funcionarios que ejercen
una funcin directiva; el personal responsable de los procedimientos
administrativos a simplificar (rea donde se realiza el pronunciamiento); el
personal de las reas de atencin al ciudadano; el personal de las reas de
apoyo y asesoramiento como la Oficina General de Administracin y el rea
legal, lderes informales (aquellos que no tienen una designacin formal pero
ejercen un liderazgo en las reas), entre otros.

Una vez identificados los actores, se debe analizar cules son sus actitudes
respecto del proceso de simplificacin, es decir si estn a favor, en contra si son
indecisos o indiferentes. Posteriormente, es importante estimar su nivel de
influencia en los otros actores en alta, mediana o baja. Luego con estos
elementos se recomienda elaborar la matriz de mapa de actores:

Tal como se demuestra en la Figura 21:

52
 Matriz de Actores

Figura 21- Matriz de Actores

(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

El Equipo debe gestionar las expectativas de estos actores, lo cual puede

resultar difcil ya que, a menudo, los actores tienen objetivos muy diferentes o
contradictorios; por ello es importante identificar con claridad esos intereses y
desarrollar estrategias y tcticas que permitan la conclusin del proceso
satisfaciendo los intereses de los actores en la medida de lo posible.

Es importante resaltar que la identificacin de los actores es permanente. La

mayora de los actores sern identificados en la etapa preparatoria y en la de
diagnstico, pero durante las otras etapas se pueden identificar actores que no
se consideraron previamente. El Equipo y en especial el lder de dicho Equipo
debern estar siempre atentos para identificar a estos actores, gestionar sus
intereses, y lograr el apoyo de la mayor cantidad de personas al proceso.

1.5 QUINTA FASE: PLAN DE TRABAJO DEL PROCESO DE SIMPLIFICACIN

Una vez que el EMC est conformado, el lder del Equipo proceder a realizar
reuniones para la planificacin de las actividades a desarrollar durante el proceso de
simplificacin. Para este efecto se sugieren seguir los siguientes pasos:

a) Establecer las etapas y asociarlas con actividades especficas.

b) Establecer el plazo en que debe ser desarrollado el proceso de simplificacin,
asocindolo a cada uno de las actividades sealadas.
c) Identificar los recursos con los que se cuenta para realizar estas actividades.
Recursos humanos, financieros y tecnolgicos.

53
 d) Identificar las restricciones, desafos y logros esperados sobre los que se
deber trabajar.
e) Ajustar las actividades y plazos establecidos en los pasos primero y segundo
sobre la base de la informacin de los pasos tercero y cuarto.
f) De ser necesario hacer ajustes y redactar el documento final del plan.
g) Elaborar un Plan de Seguimiento y Evaluacin sobre la base del Plan del
Proceso de Simplificacin. El Plan de Seguimiento deber establecer fechas en
las que se revisar el avance del proceso, los indicadores y herramientas que
se definirn para esa medicin y los responsables de desarrollarlo. Tambin
deber elaborarse un Plan de Evaluacin en el que se identificarn los
momentos en que se analizar la informacin recogida en el seguimiento y las
estrategias que se seguirn para realizar los ajustes necesarios para el
cumplimiento del Plan del Proceso de Simplificacin.
h) Informar sobre el Plan al Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin.

2. ETAPA DE DIAGNOSTICO
En esta etapa, se realiza el diagnstico detallado del procedimiento administrativo o
procedimientos administrativos priorizados por reas de intervencin a fin de contar
con una visin integral de la problemtica del procedimiento administrativo y abordar
la estrategia de simplificacin con un enfoque sistmico. Esta etapa comprende el
mapeo de los pasos del procedimiento administrativo, los recursos que intervienen, el
marco legal del procedimiento administrativo y sus requisitos, el equipamiento e
infraestructura, etc. Al inicio de esta etapa se pueden fijar como indicadores de lnea de
base los siguientes:

a) Nmero de pasos del procedimiento administrativo.

b) Nmero de requisitos solicitados.
c) Costo del procedimiento administrativo.
d) Tiempo del procedimiento administrativo.
e) Nmero de actos administrativos que han dado fin al procedimiento
administrativo tales como autorizaciones, registros, licencias, entre otros,
expedidos al momento de elaborar el diagnstico.

54
 Concluido el diagnstico del procedimiento administrativo o procedimientos
administrativos elegidos, el EMC debe presentar los resultados al Comit de Direccin del
Proceso de Simplificacin. Este Comit definir si ser necesario realizar una reunin
adicional para presentar los resultados al lder de la entidad y otros actores clave para
sensibilizarlos respecto de la necesidad de simplificar el procedimiento administrativo, y
adems recoger sus opiniones y definir prioridades.

A continuacin se detallan las fases de la etapa de diagnstico:

2.1 PRIMERA FASE: CARACTERIZACIN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y

HERRAMIENTAS A UTILIZAR.
Esta fase consiste en la caracterizacin detallada del procedimiento administrativo,
es decir las actividades que ste comprende, las reas involucradas, el tiempo que
demanda y los recursos que se requieren para su realizacin.

Para la caracterizacin del procedimiento administrativo, es necesario realizar los

siguientes pasos: primero se debe realizar el recorrido fsico de inicio a fin del
procedimiento administrativo, luego se debe construir la Tabla ASME (que permite
listar y caracterizar detalladamente, cada una de las actividades que conforman un
procedimiento administrativo), y finalmente se debe elaborar el Diagrama de
Bloques, que ilustra grficamente el procedimiento administrativo, mostrando en
flujo las actividades que ste comprende. En el Anexo 05, encontrar un ejemplo
completo de aplicacin de estas herramientas.

2.1.1 Primer paso: Recorrido fsico

Se identifica el punto de partida o inicio del procedimiento administrativo y se

hace un recorrido a lo largo de las actividades que ste implica hasta su
punto final. En este recorrido, se observarn las actividades realizadas por el
personal, el pblico usuario, los documentos que utilizan, reciben y generan, y
con ello se va construyendo un mapa mental inicial del procedimiento
administrativo. Es importante que se realicen pequeas entrevistas al personal
que gestiona el procedimiento administrativo, a fin de conocer las razones de
por qu ejecutan las actividades de una u otra forma; asimismo, es
recomendable conversar con el pblico usuario, respecto de su percepcin del

55
 procedimiento administrativo. Las siguientes preguntas ayudarn en el proceso
de caracterizacin:

i. Qu objetivo tiene este procedimiento administrativo?

ii. En qu rea se inici?
iii. Por cules reas ha pasado?
iv. Hacia qu rea se dirige?
v. Cunto tiempo ha pasado desde que se inici hasta que lleg a este
punto?
vi. Qu requisitos se solicitaron en el rea de inicio?
vii. Se solicita en esta rea un requisito adicional?
viii. Para qu sirve cada uno de los requisitos de este procedimiento?
Cul es la norma que los establece?
ix. Qu formatos, tiles de oficina, equipos, recursos humanos participan
para atender este procedimiento administrativo en esta rea?
x. Cundo calcula que terminar este procedimiento administrativo?
xi. Dnde y cundo termina este procedimiento administrativo?
El anlisis de los documentos y/o requisitos solicitados como parte del
procedimiento administrativo, facilitan la comprensin del procedimiento, pues al
revisarlos se encuentran datos de inters (muchas veces, hay documentos o
formularios diferentes que registran la misma informacin), tambin las firmas,
fechas y sellos de los documentos, permiten identificar las reas, funcionarios y
tiempos asociados a cada actividad, as como los recursos que se van utilizando.

Se recomienda revisar el TUPA y/o el MAPRO (Manual de Procedimientos), para

una mejor comprensin del procedimiento administrativo. Para ampliar la
comprensin de los objetivos que persigue el procedimiento, resulta valioso
revisar tambin el Reglamento de Organizacin y Funciones y el Manual de
Organizaciones y Funciones de la entidad, para conocer las reas competentes del
procedimiento administrativo bajo estudio.

Es importante que el EMC o el responsable del proceso, de ser el caso, antes del
recorrido para caracterizar el procedimiento administrativo, sensibilice y
explique al personal cul es el objetivo de lo que se est realizando, pues por

56
 temor a ser auditados, pueden dificultar el levantamiento de informacin. Se
recomienda que el personal participe en el proceso de levantamiento de la
informacin. Para este efecto se les puede encargar tareas especficas
relacionadas con el levantamiento de informacin. Es importante que sean parte
del proceso de simplificacin, por cuanto ello facilitar las siguientes etapas del
proceso de simplificacin.

2.1.2 Segundo paso: Construccin de la Tabla ASMEVM

La tabla ASMEVM permite registrar ordenada y secuencialmente las actividades

que se han encontrado a lo largo del recorrido fsico y que conforman el
procedimiento administrativo. Tambin permite registrar caractersticas de cada
una de estas actividades: reas, tiempo, recursos y calificacin del tipo de
actividad. En la siguiente Figura 8 se ve un ejemplo de la tabla ASMEVM.

Figura 22- Tabla ASME-VM

(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

Para completar la tabla ASMEVM, primero se prepara una hoja de papel, con
lneas verticales y horizontales, tal como se ve en la Figura 9. Esta hoja sirve para
registrar secuencialmente, cada una de las actividades durante el recorrido del
procedimiento administrativo, siendo cada tem un paso. Las actividades se van
anotando con el verbo infinitivo de la accin, por ejemplo: llamar, preguntar,

57
escuchar, registrar, firmar, marcar, orientar, etc. Se anota tambin el rea donde
se desarrolla esa actividad, y el tiempo requerido para ejecutarla. Como se
demuestra en la siguiente Figura:

Figura 23- Registro de Tiempo

(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

El registro del tiempo de cada actividad, debe hacerse con varios medios de
verificacin, que permitan una mejor aproximacin al tiempo real:

a) Tomar tiempo con reloj. Se recomienda el seguimiento de varios

expedientes en ejecucin, para verificar su real duracin, en su traslado y
procesamiento en cada rea.
b) Revisar los expedientes finalizados, donde normalmente estn registradas
fechas y horas de recepcin y despacho.
c) Contrastar la informacin brindada con los usuarios.
d) Contrastar la informacin brindada por el personal.
Paralelamente o posteriormente, se cuentan y registran los recursos requeridos
para cada una de estas actividades: Personal directo, material fungible y servicios
directos identificables, tal como se muestra en la Figura 22. La identificacin de los
recursos servir para el costeo posterior de los procedimientos administrativos el
que deber desarrollarse de acuerdo con la Metodologa de Costos aprobada por
la PCM. Los recursos han sido divididos en: personal directo, material fungible y

58
servicio directo. Se pueden aadir cuantas columnas como recursos se necesite
identificar para el costeo posterior.

En la tabla ASME clsica se utiliza para el recurso personal la nominacin R1, R2,
R3, R4 y R5; mientras que en la tabla ASME adaptada a la nueva metodologa de
costos se utiliza la denominacin P1, P2, P3, P4 y P5, depender de cada entidad la
asignacin de cada sigla al personal que trabaje en la entidad de acuerdo con su
CAP, y dems herramientas de gestin de personal como la poltica remunerativa.

En la tabla ASME adaptada, se ha reemplazado Otros recursos por Material

Fungible y Servicio Directo. A manera de ejemplo las columnas M1 y M2 as
como S1 y S2 y corresponder a cada entidad aadir las columnas necesarias de
manera de contar los recursos que luego sern costeados de acuerdo con la
metodologa de costos antes indicada.

A modo de ejemplo, en la siguiente figura, en la actividad 4 Verificar los requisitos

que trae, se seala que participan 01 persona de tipo P3, y usa el recurso M3 para
ayudarse en esta verificacin.

59
 Figura 24- Registro de Tiempo
(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

Cuando se ha terminado de registrar secuencialmente las actividades, rea,

tiempo y recursos, se procede a calificar cada actividad. De acuerdo a los principios
del ASME, una actividad puede ser de: operacin, revisin, espera, traslado y
archivo, y le corresponde un smbolo para su identificacin, como se ve en el
siguiente figura.

60
 Figura 25- Smbolos ASME.
(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

Para cada actividad se analiza si sta es de operacin, revisin, traslado, espera o

archivo, y segn ello se marca un punto en la columna correspondiente. Los
puntos se unen a travs de una lnea, como se ve en la figura siguiente. Esta forma
grfica, sirve para analizar las caractersticas de cada actividad con mayor
profundidad, para ir detectando cules pueden eliminarse.

61
 Figura 26- lnea que une operaciones.
(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

Posteriormente, se completan las tres columnas del extremo derecho, que

clasifican a la actividad segn la calificacin de valor que aporta al procedimiento
administrativo; para ello se utilizan los conceptos del siguiente cuadro.

Figura 27- Determinacin de valor

(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

62
 Al tener registrada toda la informacin del procedimiento administrativo en la tabla ASME
VM, se suma verticalmente las columnas, lo que nos da informacin valiosa respecto del
procedimiento administrativo: tiempo, total de recursos por cada categora, total de
actividades con valor aadido (VA), total de actividades de control y total de actividades
sin valor aadido (SVA). Este tiempo total debe coincidir con el plazo mximo de atencin
previsto en el TUPA. Completada la tabla ASMEVM, se puede iniciar el anlisis para
decidir las eliminaciones o cambios de actividades necesarios para optimizar el
procedimiento administrativo.

2.1.3 Tercer paso: Construccin del Diagrama de Bloques

La otra herramienta a utilizar para caracterizar el procedimiento administrativo, es el

Diagrama de Bloques, que sirve para ilustrar grficamente el procedimiento
administrativo, mostrando el flujo de las actividades que fueron recogidas con la Tabla
ASMEVM, segn el acpite anterior. Para construir el diagrama de bloques, en una hoja se
dibujan lneas verticales, sealando las reas que participan en el procedimiento
administrativo; en los rectngulos verticales que se generan (correspondientes a cada
rea) se registran las actividades representadas por bloques, unidos por flechas,
siguiendo el flujo del procedimiento administrativo, que es la secuencia de actividades de
la tabla ASMEVM. En la siguiente figura, se muestra un ejemplo.

Figura 28- Construccin del Diagrama de Bloques

(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

63
 Los smbolos que se utilizan para dibujar un diagrama de bloques, se describen en el
siguiente figura.

Figura 29- Simbolos que se utilizan en un Diagrama de Bloques

(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

Como se puede apreciar en la siguiente figura, desde la lista de actividades recogidas en la

tabla ASMEVM, se puede construir el Diagrama de Bloques, ya que cada bloque corresponde a
una actividad

Figura 30- Comparacin de Diagrama de bloques Vs. Tabla ASME.

(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

64
 Tener la informacin de manera visual, facilita el anlisis del procedimiento administrativo para
reconocer pasos redundantes, participacin excesiva y reiterada de diversas reas, entre otros.
Por otro lado, el grfico permite ilustrar rutas alternativas del procedimiento administrativo
cuando cierta condicin para la consecucin del procedimiento administrativo no se cumple,
por ejemplo, necesidad de un documento, un permiso, una autorizacin de un funcionario de
mayor rango o similares.

2.2 SEGUNDA FASE: DIAGNSTICO LEGAL

Esta fase se puede desarrollar de manera paralela a la caracterizacin del procedimiento
administrativo. La idea es identificar la normativa relacionada con el procedimiento
administrativo que se est caracterizando as como los requisitos solicitados. Realizar esta labor
es importante por cuanto la normativa puede ser un obstculo para la simplificacin del
procedimiento administrativo y es importante que al momento de plantear el rediseo del
procedimiento administrativo se plantee tambin con claridad qu normas deben modificarse
o derogarse. La informacin que se sugiere recopilar es la siguiente:

Nmero, descripcin, fecha y artculos relevantes de las principales normas que regulan el
procedimiento administrativo: Normas sectoriales (leyes y decretos), ordenanzas regionales o
municipales que regulan los procedimientos administrativos, etc.

TUPA, Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), MAPRO vigentes por cuanto la

simplificacin de un procedimiento administrativo puede incluir modificacin de dichos
documentos.

Registro sobre la existencia de propuestas de modificacin de cada una de las normas descritas
y descripcin del estado de las propuestas de modificacin.

Se presenta, a modo de ejemplo, un modelo de formato para el levantamiento de la

informacin legal. Es importante que esta informacin se recoja de primera mano con los
funcionarios responsables del rea legal de la entidad y del rea responsable del procedimiento
administrativo.

65
 Figura 31 - Formato para el Diagnostico Legal
(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

2.3 TERCERA FASE: DIAGNSTICO DE EQUIPAMIENTO E INFRAESTRUCTURA

Si bien se ha observado en las experiencias exitosas analizadas que la mejora de la
infraestructura no es condicin necesaria ni limitante para exhibir resultados de buenas
prcticas de simplificacin administrativa, mejorar la infraestructura puede potenciar los
resultados alcanzados en el rediseo de un procedimiento administrativo. De la misma forma,
el uso de herramientas de tecnologas de informacin y comunicaciones tampoco constituye
una condicin imprescindible para simplificar y mejorar los procedimientos administrativos. Se
pueden realizar ajustes sin que se cuente con herramientas informticas de por medio; no
obstante, como se ha sealado para el caso de la infraestructura, el diseo de una herramienta
ad hoc puede potenciar los resultados del procedimiento administrativo rediseado. En ese
sentido, se recomienda realizar de manera paralela a la caracterizacin de procedimientos
administrativos y legales, la caracterizacin del equipamiento y la infraestructura.

En lo que respecta al equipamiento, es importante conocer al detalle el parque informtico de

las reas involucradas (hardware), si existe algn sistema que gestione el procedimiento
administrativo (software), los lenguajes de programacin utilizados para el desarrollo de los
sistemas, las restricciones o facilidades para que los sistemas conversen (interface), las

66
necesidades y competencias del personal y funcionarios, los planes que tiene el rea
informtica y las competencias de su personal, entre otros aspectos.

Asimismo, en lo que se refiere a la infraestructura, se sugiere recopilar informacin sobre el

acondicionamiento del rea en la cual laboran las personas responsables del procedimiento
administrativo priorizado as como del rea en la cual se brinda el servicio de orientacin al
usuario. Por ejemplo conocer la distribucin y calidad del espacio fsico, el estado del
mobiliario, los sistemas elctricos, cableado y sanitario, vitrinas informativas, sistematizacin
de la atencin al pblico, rea de espera, entre otros, permitirn se plantee una propuesta
integral sobre el mejor aprovechamiento de los espacios. Se recomienda tomar fotografas a los
ambientes para registrar la actual situacin del mobiliario, la ubicacin del personal y la
utilizacin de los espacios y poder posteriormente plantear propuestas de rediseo.

67
 Figura 32- Levantamiento de informacin del estado de Infraestructura.
(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

2.4 CUARTA FASE: DIAGNSTICO DE COSTOS

Con la informacin levantada en la primera fase de caracterizacin del procedimiento
administrativo y usando la Metodologa de Determinacin de Costos de los Procedimientos
Administrativos y Servicios Prestados en Exclusividad se puede realizar el diagnstico del
costo del procedimiento administrativo.

2.5 QUINTA FASE: MAPEO DE LAS CAPACIDADES DE LOS RECURSOS HUMANOS

Para el diseo de una estrategia eficiente de simplificacin es importante conocer las
capacidades del personal involucrado con el procedimiento a fin de poder maximizar sus
habilidades en provecho del objetivo de simplificacin y optimizacin planteado. Asimismo,
contar con informacin sobre las capacidades del personal permitir, disear un plan de
capacitacin integral complementario, con el fin de reforzar los puntos dbiles. En este
sentido, los objetivos planteados en esta fase son:

a) Identificar las habilidades y destrezas del personal.

b) Contar con informacin veraz sobre el nivel de asimilacin por parte de los
funcionarios del proceso de simplificacin, con el fin de reforzar los puntos dbiles y
aclarar las dudas en futuros talleres.

68
 c) Detectar futuras necesidades de capacitacin.
d) Identificar personas que puedan ejercer las funciones de orientadores o gestores del
procedimiento administrativo.
El proceso de mapeo de capacidades debe circunscribirse al personal de las reas involucradas
en el procedimiento administrativo a simplificar. La idea es que participen aquellas personas
que efectivamente inciden en la mejora del servicio brindado. Es importante que este
levantamiento de informacin no sea percibido como un mecanismo de separacin o despido
de personal. Se debe partir de reuniones previas a manera de sensibilizacin, en donde se haga
nfasis en que el objetivo es simplificar el procedimiento administrativo para brindar un mejor
servicio al ciudadano. Pasando al diagnstico de las competencias del personal propiamente
dicho, ste debe partir de un anlisis de las habilidades y capacidades para adaptarse al cambio
y manejarse bajo presin; as como de los conocimientos tcnicos del proceso a simplificar y de
su manejo de las TIC.

En lo referido a habilidades y capacidades, la evaluacin se debe realizar a partir de pruebas

psicolgicas que midan la facilidad del trabajador a adaptarse y relacionarse con el entorno. De
esta manera se debe medir las siguientes habilidades:

a) Habilidad Intrapersonal: es la capacidad para construir una percepcin precisa respecto

a uno mismo y utilizar dicho conocimiento para organizar y dirigir la propia vida.
b) Habilidad Interpersonal: la capacidad para entender a otras personas, que les motiva, y
utilizar dicho conocimiento para relacionarse con los dems.
c) Capacidad de adaptarse al cambio: capacidad de adecuarse a las nuevas situaciones.
d) Manejo de estrs: es la capacidad de sobrellevar situaciones de presin motivadas por
el cambio.
Cada una de estas habilidades y capacidades debe contemplar lo siguiente:

69
 Figura 33- Criterios de evaluacin de habilidades.
(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

A partir de los resultados obtenidos con las pruebas, se debe completar el siguiente cuadro en
el cual se encuentra todo el personal evaluado. Cada fortaleza debe marcarse con color verde,
y cada rea a mejorar debe marcarse con color rojo. Esto nos permitir saber hacia dnde
apuntar esfuerzos a fin de alcanzar los objetivos del proceso de simplificacin.

70
Figura 34- Formato de evaluacin de habilidades.
(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

71
 En lo que respecta a la evaluacin de conocimientos tcnicos, el objetivo es conocer el nivel de
comprensin del personal de las reas involucradas en el procedimiento administrativo a
simplificar. Se sugiere aplicar evaluaciones escritas o entrevistas que incluyan temas como:

Descripcin del procedimiento administrativo, requisitos, costos y plazo para resolver.

Marco legal general de la simplificacin administrativa (Ley 27444 y Ley 29060) y especfico del
procedimiento administrativo.

Consecuencias derivadas de simplificar el procedimiento administrativo.

Uso de TIC.

Conocer las habilidades y conocimientos del personal nos permite identificar los aspectos en
los que debe enfatizarse y reforzar mediante actividades de capacitacin al momento de
implementar el procedimiento administrativo rediseado.

2.6 SEXTA FASE: PRESENTACIN DE RESULTADOS AL COMIT DE DIRECCIN DEL PROCESO DE

SIMPLIFICACIN
El objetivo de esta etapa es dar a conocer al Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin,
la situacin que se ha encontrado en la etapa de diagnstico. Es importante llevar preparado
un Diagrama de Bloques detallado en un hoja de papel tamao A3 o A1, segn corresponda,
pues dicha herramienta da una idea ms clara de la complejidad del procedimiento
administrativo, sealando que es probable que muchos de los procedimientos administrativos
en la entidad, se encuentran en similar situacin. Asimismo, debe presentarse informacin
sobre las normas e instrumentos de gestin que regulan el procedimiento administrativo, la
realidad encontrada en trminos de equipamiento e infraestructura as como la referida a las
capacidades de los recursos humanos y si el costo establecido en el TUPA vigente realmente
refleja lo que se ha encontrado al hacer el costeo.

El objetivo de presentar los resultados es lograr el respaldo poltico para proceder con las
siguientes etapas del proceso de simplificacin. Es importante, que a esta reunin se inviten a
los funcionarios a cargo de las reas donde se ha realizado el diagnstico. Asimismo, es
importante que se invite a los funcionarios responsables de las reas de apoyo y asesoramiento
a efectos que stos brinden el apoyo necesario en las siguientes etapas del proceso.

72
3. ETAPA DE REDISEO
Concluida la etapa de diagnstico, con el respaldo del Comit y teniendo detallado el
procedimiento administrativo, con apoyo del Diagrama de Bloques y la tabla ASMEVM, se
inicia la reingeniera del mismo, cuyo objetivo es simplificarlo lo ms posible, con la menor
cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero manteniendo la seguridad y control necesario de
tal manera que el procedimiento administrativo cumpla con los objetivos para el que fue
creado.

sta es una actividad que requiere mucho criterio, por lo que debe ser acompaada siempre de
la reflexin respecto de la Misin, los Objetivos Estratgicos y los resultados esperados de la
entidad. Se recomienda que adems del Equipo Bsico participen los responsables del proceso
y otros representantes del rea a fin de conocer su opinin y lograr la apropiacin de la
propuesta del procedimiento administrativo rediseado.

Para el diseo de la nueva propuesta, se deben realizar las siguientes fases: en primer lugar se
debe analizar el procedimiento administrativo, luego se procede al rediseo propiamente,
posteriormente se elabora la modificacin del marco normativo e instrumentos de gestin de
ser el caso y las adecuaciones de infraestructura y equipamiento tambin en caso
correspondan; asimismo en esta fase, se disea el plan de capacitacin correspondiente.
Posteriormente, se presentan los resultados al Comit de Direccin, y finalmente se elabora la
propuesta final.

3.1 PRIMERA FASE: ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

El objetivo de esta fase es analizar el procedimiento administrativo caracterizado de
acuerdo con la informacin proporcionada por la tabla ASMEVM y el Diagrama de
Bloques. A fin de realizar el anlisis, se pueden plantear las siguientes preguntas:

i. Es necesaria esta actividad?

ii. No es redundante con una anterior y no lo ser con una subsiguiente?
iii. Cul ser lo lgica ms eficiente que deba seguir el procedimiento administrativo
para que ste sea seguro y eficiente a la vez?
Al tener la informacin de cada actividad, se puede analizar y tomar la decisin de
eliminacin o modificacin del procedimiento administrativo, requisitos, etc., para luego
pasar a la etapa del rediseo. Para decidir la eliminacin de requisitos innecesarios: los
que se solicitan al usuario al inicio del procedimiento administrativo, o aquellos que a lo

73
largo del procedimiento administrativo, una rea, le solicita a otra rea; los miembros del
Equipo, deben tener en cuenta que un requisito debe solicitarse, solamente si cumple las
siguientes condiciones:

i. Est estipulado por ley. De acuerdo con la Ley del Procedimiento

Administrativo General, los requisitos que deben ser exigidos para la
realizacin de cada procedimiento administrativo son aquellos que
razonablemente sean indispensables para obtener el pronunciamiento
correspondiente, atendiendo adems a sus costos y beneficios. La referida Ley
seala en su artculo 40 qu requisitos estn prohibidos de solicitar a los
usuarios.
ii. Permite obtener informacin de valor para cumplir el objetivo del
procedimiento administrativo, que no fue aportada ya por otro requisito o que
la entidad no tiene.
iii. Permite un control, que no fue aportado ya por otro requisito.

3.2 SEGUNDA FASE: REDISEO

El objetivo de esta fase es esbozar el nuevo procedimiento administrativo, luego de
eliminar actividades innecesarias y/ o modificando la secuencia correspondiente.
Teniendo en cuenta el ejemplo que se viene utilizando, se puede considerar que todas
las actividades se pueden realizar en el rea de Informes, sin que el administrado
tenga que pasar al rea de Orientacin.

Por esa razn, se puede eliminar las actividades 5, 6 y 7. Estas actividades se eliminan,
pues es posible llegar al objetivo final: verificar que los requisitos de un expediente
estn completos, antes de aceptar su tramitacin y llenar el formulario
correspondiente, sin realizarlas. Las consideraciones para eliminarlas son las
siguientes:

a) Actividad 5: Indicar al usuario que pase a Orientacin, se puede eliminar,

pues no es necesario que el usuario pase al rea de Orientacin, pues las
actividades que siguen, se pueden realizar en el rea de Informes.

74
 b) Actividad 6: Llamar al usuario, se puede eliminar, pues se ha
determinado previamente, que todo se puede realizar en el rea de
Informes.
c) Actividad 7: Verificar los requisitos que trae, se puede eliminar, pues
esta sera una actividad duplicada, pues ya se ha ejecutado en la actividad
4, en el rea de Informes.
Vase las Figuras 34 y 35, donde se muestra la eliminacin de las actividades 5, 6 y
7.

Figura 35- Simplificacin en Tabla ASME.

(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

75
 Figura 36- Eliminacin de Actividades innecesarias
(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

Modificado el procedimiento administrativo, debe generarse la nueva tabla ASMEVM

y el nuevo Diagrama de Bloques, quedando el nuevo procedimiento administrativo
rediseado como se ilustra en las figuras 37 y 38.

El tiempo total del procedimiento rediseado debe calcularse del mismo modo que se
calcul el tiempo total del procedimiento en la etapa de diagnstico. Este nuevo
tiempo total es el que debe considerarse como plazo mximo de atencin del
procedimiento en el TUPA. Si el tiempo resultante superase el plazo mximo previsto
en el marco legal, debe ajustarse dicho tiempo al plazo mximo previsto en la norma
que regula el procedimiento o evaluar la modificacin de la norma.

76
 Figura 37- Nuevo procedimiento administrativo
(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

Figura 38- Nuevo diseo de Diagrama de Bloques

(Decreto Supremo N007-2011-PCM)

77
3.3 TERCERA FASE: PROPUESTA DE NUEVO COSTEO
Sobre la base de la informacin obtenida en el diagnstico y en funcin a la propuesta
de rediseo del nuevo procedimiento administrativo, se costea el nuevo
procedimiento administrativo utilizando la metodologa de costo aprobada por
Decreto Supremo N 0642010PCM. Esta informacin deber incorporarse en la
propuesta de modificacin de la norma correspondiente y posteriormente en el
TUPA. Recordemos que los derechos de tramitacin al ser tasas de acuerdo con el
Cdigo Tributario deben ser aprobados mediante Decreto Supremo u Ordenanza
Regional o Municipal, segn corresponda, previamente a su incorporacin en los
respectivos Textos nicos de Procedimientos Administrativos de las entidades. Las
entidades pueden incluir un artculo en la norma del TUPA, que apruebe los derechos
de tramitacin, la misma que ser aprobada conforme a las disposiciones del Cdigo
Tributario. Por ejemplo, las de los municipios distritales sern ratificadas por el
provincial respectivo.

4. ETAPA DE IMPLEMENTACIN
El objetivo general de esta etapa es poner en marcha la propuesta diseada en la
etapa previa. Para este efecto se recomienda seguir las siguientes fases: capacitar y
sensibilizar al personal involucrado con el procedimiento administrativo rediseado,
aprobar el marco normativo que sustente el procedimiento rediseado, adecuar los
ambientes fsicos en caso fuese necesario y difundir el procedimiento administrativo.

4.1 PRIMERA FASE: CAPACITACIN Y SENSIBILIZACIN ESPECFICA A TODAS LAS

REAS INVOLUCRADAS.
El objetivo de esta capacitacin y sensibilizacin es compartir y socializar la
propuesta del nuevo procedimiento administrativo y entrenar al personal respecto
del rol que cumplir en el procedimiento administrativo rediseado. Es aconsejable
hacer la capacitacin a travs de talleres organizados y dirigidos por el EMC. Debe
participar el personal que est involucrado en el procedimiento administrativo, desde
aquellos que orientan e informan al pblico sobre el procedimiento administrativo
hasta los que procesan internamente el mismo.

78
 4.2 SEGUNDA FASE: ADECUACIN DE AMBIENTES, DIFUSIN DE CARACTERSTICAS
DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SIMPLIFICADO Y TIC.
Para que la propuesta de simplificacin tenga un impacto importante en los
trabajadores as como el pblico usuario, es importante que sta vaya acompaada
de la adecuacin o reorganizacin de ambientes que estn alineados a la lgica del
nuevo procedimiento administrativo. Las reas involucradas en el procedimiento
administrativo deben estar ubicadas siguiendo la lgica de flujo que se ilustra en el
diagrama de bloques del procedimiento administrativo rediseado En este sentido,
en esta etapa se debe poner en marcha la propuesta de readecuacin de ambiente
planteada en la etapa de rediseo. Como se ha sealado anteriormente, para ello no
se requieren grandes inversiones ni modificaciones, algunos arreglos menores como
el pintado de ambientes y cambio de sillas pueden tener un impacto en los
trabajadores y pblico usuario.

5. ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

El Seguimiento y la Evaluacin son herramientas interdependientes y bsicas para la
gestin del proceso de simplificacin, por tanto, no pueden pensarse como acciones a
encarar en forma separada. Ambas deben efectuarse durante todo el proceso de
simplificacin lo que implica una verificacin constante de las actividades y el
cumplimento de objetivos de cada etapa del mismo; en el caso de la evaluacin, es
conveniente que se realice, idealmente, una evaluacin ex ante, una evaluacin
intermedia y otra ex post.

Para las actividades de seguimiento y evaluacin se recomienda recoger y usar

informacin cualitativa y cuantitativa sobre el avance del proceso de simplificacin,
tanto de la gestin misma del proceso como del rediseo del procedimiento
administrativo usando para ello los indicadores establecidos al inicio del proceso de
simplificacin.

Por otro lado las entidades del Estado cumplen funcin pblica orientada principalmente a la
satisfaccin de necesidades de los ciudadanos, tales como brindar diversos servicios, ejecutar
obras pblicas, construccin de carreteras, proveer energa elctrica, entre otras. Para ello
requieren contratar bienes, servicios y obras. Es as como el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones es importante para la programacin de los requerimientos en la municipalidad ,

79
haciendo referencia al Decreto Legislativo N 1017 - Ley de Contrataciones del Estado; la
mencin al OSCE estar referida al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado; la
alusin a la Entidad estar referida a las entidades sealadas en el artculo 3 de la ley , la
referencia a el tribunal se entender que alude al Tribunal de Contrataciones del Estado, al
SEACE al Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado y al RNP al Registro Nacional de
Proveedores. Asimismo, cuando se mencione un artculo sin hacer referencia a norma alguna,
estar referido al presente Reglamento.

La Ley y el presente Reglamento son aplicables a la contratacin de bienes, servicios y obras,

siempre que sean brindados por terceros y que la contraprestacin sea pagada por la Entidad
con fondos pblicos.

Para los efectos de la aplicacin de la Ley y el presente Reglamento estn a cargo de las
contrataciones los siguientes funcionarios y dependencias de la Entidad:

1. Titular de la Entidad es la ms alta autoridad ejecutiva, de conformidad con sus normas

de organizacin, que ejerce las funciones previstas en la Ley y en el presente
Reglamento para la aprobacin, autorizacin y supervisin de los procesos de
contrataciones del Estado. En el caso de las empresas del Estado, el Titular de la
Entidad es el Gerente General o el que haga sus veces.
2. rea usuaria es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con
determinada contratacin, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los
requerimientos formulados por otras dependencias.
3. rgano encargado de las contrataciones es aqul rgano o unidad orgnica que realiza
las actividades relativas a la gestin del abastecimiento al interior de una Entidad.
4. Comit Especial es el rgano colegiado encargado de seleccionar al proveedor que
brindar los bienes, servicios u obras requeridos por el rea usuaria a travs de
determinada contratacin.
A. ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
En la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional, cada una de las
dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la normativa
correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de sus metas
presupuestarias establecidas, sealando la programacin de acuerdo a sus prioridades. Las
Entidades utilizarn el Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE,

80
 siendo el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad responsable de esta
actividad. Los requerimientos sern incluidos en el cuadro de necesidades que ser
remitido al rgano encargado de las contrataciones para su consolidacin, valorizacin y
posterior inclusin en el Plan Anual de Contrataciones. Una vez aprobado el Presupuesto
Institucional, el rgano encargado de las contrataciones revisar, evaluar y actualizar el
proyecto de Plan Anual de Contrataciones sujetndolo a los montos de los crditos
presupuestarios establecidos en el citado Presupuesto Institucional.
B. CONTENIDO MNIMO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
El Plan Anual de Contrataciones contendr, por lo menos, la siguiente informacin:
1) El objeto de la contratacin;
2) La descripcin de los bienes, servicios u obras a contratar y el correspondiente
cdigo asignado en el Catlogo;
3) El valor estimado de la contratacin;
4) El tipo de proceso que corresponde al objeto y su valor estimado, as como la
modalidad de seleccin;
5) La fuente de financiamiento;
6) Tipo de moneda;
7) Los niveles de centralizacin o descentralizacin de la facultad de contratar; y
8) La fecha prevista de la convocatoria.
El Plan Anual de Contrataciones considerar todas las contrataciones, con independencia
del tipo del proceso de seleccin y/o el rgimen legal que las regule y no ser obligatorio
incluir en el Plan Anual de Contrataciones las Adjudicaciones de Menor Cuanta no
programables.
C. APROBACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
El Plan Anual de Contrataciones ser aprobado por el Titular de la Entidad dentro de los
quince (15) das hbiles siguientes a la aprobacin del Presupuesto Institucional y
publicado por cada Entidad en el SEACE en un plazo no mayor de cinco (5) das hbiles de
aprobado, incluyendo el dispositivo o documento de aprobacin. Excepcionalmente y
previa autorizacin del OSCE, las Entidades que no tengan acceso a Internet en su
localidad, debern remitirlos a este organismo por medios magnticos, pticos u otros que
determine el OSCE, segn el caso.

81
 La contratacin de bienes, servicios y obras, con carcter de secreto, secreto militar o por
razones de orden interno, contenidos en el Decreto Supremo N052- 2001-PCM, estn
exceptuados de su difusin en el SEACE, mas no de su registro. El Ministerio competente
tendr acceso permanente a la base de datos de los Planes Anuales de Contrataciones
registrados en el SEACE para su anlisis y difusin entre las microempresas y pequeas
empresas.

Adicionalmente, el Plan Anual de Contrataciones aprobado estar a disposicin de los

interesados en el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad y en el portal
institucional de sta, si lo tuviere, pudiendo ser adquirido por cualquier interesado al
precio equivalente al costo de reproduccin.

D. MODIFICACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

El Plan Anual de Contrataciones podr ser modificado de conformidad con la asignacin
presupuestal o en caso de reprogramacin de las metas institucionales: cuando se tenga
que incluir o excluir procesos de seleccin o el valor referencial difiera en ms de
veinticinco por ciento (25%) del valor estimado y ello vari el tipo de proceso de seleccin.

La aprobacin y difusin de las modificaciones se har en la forma prevista en el artculo

anterior. El titular de la entidad evaluar semestralmente la ejecucin del Plan Anual de
Contrataciones debiendo adoptar las medidas correctivas pertinentes para alcanzar las
metas y objetivos previstos en el Plan Operativo Institucional ,y, de corresponder, disponer
el deslinde de las responsabilidades respectivas .Ello sin perjuicio de las evaluaciones
peridicas que casa Entidad considere pertinente efectuar.

82
3.3 APLICACIN DE LA PROPUESTA

3.3.1 ASPECTOS GENERALES Y ANALISIS SITUACIONAL DE LA

EMPRESA.

A. HISTORIA DE LA EMPRESA
El Distrito de Santa Rosa fue creado
polticamente el 02 de Agosto de 1920 por el
Decreto Ley N 174, y dando por inicio en sus
actividades en el Distrito el 02 de Agosto de 1920,
posteriormente para obtener su N de Ruc fue
inscrita el 27 de Julio de 1993 como
contribuyente activo en la administracin
Pblica, Ubicado en la Calle Unin N 433
Lambayeque Chiclayo Santa Rosa.

B. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
La municipalidad de Santa Rosa para el cumplimiento de sus funciones cuenta con la
siguiente estructura orgnica:
I.RGANOS DE GOBIERNO: ALTA DIRECCIN
a) Concejo Municipal
b) Alcalde
c) Gerencia Municipal
II.RGANOS CONSULTIVOS Y DE PARTICIPACIN
a) Comisin de Regidores
b) Comit de Coordinacin Local Distrital
c) Juntas de Delegados Vecinales Comunales
d) Comit de Defensa Civil
III.RGANO DE CONTROL
a) Auditora Interna
IV.RGANOS DE APOYO
a) Secretara General
b) Procuradura Pblica Municipal
c) Sub Gerencia de Tesorera

83
 d) Sub Gerencia de Contabilidad
e) Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio: rea donde se realiz la Investigacin
(Ver Organigrama).
f) Sub Gerencia de Desarrollo Humano
g) Sub Gerencia de Asesora Jurdica
h) Sub Gerencia de Planeamiento , Presupuesto
V RGANO DE LNEA O EJECUCIN
a) Departamento de Rentas
i. Mercado Mayorista, y polica municipal
ii. Tributos Tasas y PYMES.
b) Departamento de Servicios Comunales y Turismo
i. Registro civil y personas discapacitadas DEMUNA
ii. P.V.L y Comedores Populares
iii. Limpieza Pblica, Parques y Jardines.
iv. Departamento de Infraestructura y Desarrollo
v. Proyecto Urbanos y FONCODES.
vi. Licencia de Construccin.
vii. Trnsito y Transporte.

84
ORGANIGRAMA ESRUCTURAL DEL GOBIERNO DISTRITAL DE SANTA ROSA.

Figura 39- Organigrama de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa

85
C. MISIN, VISIN, OBJETIVOS
Misin:
Santa Rosa al ao 2021, ser una ciudad Turstica, ordenada, culta,
fortaleciendo valores, recuperando y conservando el medio ambiente para
lograr su desarrollo socioeconmico, turstico y cultural para una mejor calidad
de vida de la comunidad Santarrosea.
Visin:
La municipalidad Distrital de Santa Rosa debe liderar el desarrollo del Distrito,
en base al ejercicio del Principio de Autoridad, Autonoma Municipal, en
coordinacin y respeto buscando el desarrollo sostenible y armnico de la
Comunidad Santarrosea, prestando los servicios pblicos locales en forma
oportuna y eficiente, para satisfacer las diversas necesidades de la poblacin.
Objetivos:
i. Planificar, ejecutar e impulsar a travs de los organismos
competentes, el conjunto de acciones destinadas a proporcionar
y propiciar el desarrollo del ciudadano de Santa Rosa y del distrito
en general.
ii. Optimizar el funcionamiento de la organizacin municipal
mediante la adecuada utilizacin de los recursos humanos,
materiales, econmicos y funcionales del Gobierno Distrital para
servir principalmente a los fines de bienestar social.
iii. Formular e iniciar la poltica de participacin ciudadana.
iv. Fomentar la poltica de proyeccin y extensin mediante
convenios de cooperacin tcnica con los diferentes organismos
del Estado para dirigir el desarrollo de actividades ligadas al
bienestar de la comunidad, principalmente al Sector Educacin,
Salud, Transporte, la Pesca, Artesana, entre otros.
v. Lograr la eficiencia y eficacia en gestin administrativa.
D. SERVICIOS OFRECIDOS
La Municipalidad Distrital de Santa Rosa provincia de Chiclayo presta los
siguientes servicios pblicos locales en forma oportuna y eficiente, para
satisfacer las diversas necesidades de la poblacin:

86
 i. Licencias y registros
ii. Salubridad y limpieza pblica
iii. Suministro elctrico domiciliario
iv. Cementerios
v. Seguridad Ciudadana
vi. Transporte Pblico
vii. Mercados y camales
viii. Atencin a los pobladores
E. CLIENTES
La Municipalidad Distrital de Santa Rosa provincia de Chiclayo ofrece sus
servicios a toda la poblacin Santarrosea y a los trabajadores de la misma
entidad tanto administrativos como obreros.

F. UBICACIN DE LA EMPRESA
La Municipalidad Distrital de Santa Rosa con RUC N 20162368614 se
encuentra localizada en el inmueble nmero # 433 de la calle Unin , Distrito
de Santa Rosa; provincia de Chiclayo , departamento de Lambayeque sus
nmeros de telfono son: 074 - 418554.
Su correo es: www.munisantarosa-chiclayo.gob.pe
La figura 34 indica la ubicacin de la empresa:

87
Figura 40- Ubicacin de MDSR.
(Autora, 2015)

88
G. CADENA DE VALOR
La cadena de valor describe la manera en que se realizan las acciones, permite
examinar y reconocer las actividades esenciales que se desarrollan en la
empresa y la forma en que estas interactan.
Se dise la cadena de valor para la Municipalidad Distrital de Santa Rosa
considerando el principio de Ventaja Competitiva de Michael Porter, donde
describe una forma de anlisis de la actividad empresarial mediante la cual
descompone una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar
fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor.
Esa ventaja competitiva se logra cuando la empresa desarrolla e integra las
actividades de su cadena de valor de forma menos costosa o mejor
diferenciada que sus rivales. Por consiguiente la cadena de valor de una
empresa est conformada por todas sus actividades generadoras de valor
agregado y por los mrgenes que stas aportan.
En la figura 40 se puede apreciar la cadena de valor de la municipalidad:

89
CADENA DE VALOR DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA

Figura 41- Cadena de valor - MDSR.

(Autora ,2015)

90
H. MAPA DE PROCESOS
Para que la Institucin opere de manera eficaz se tiene que identificar y
gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interacten. A menudo
el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada
del siguiente proceso. La gestin sistemtica de los procesos empleados en la
organizacin y en particular las interacciones entre tales procesos se conoce
como: Enfoque basado en Procesos.
Realizado la identificacin de Procesos y Procedimientos ejecutados por las
diferentes reas de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa, se procedi a
elaborar el siguiente Mapa de Procesos que contiene la siguiente Distribucin:
i. Procesos Estratgicos: Dos (2) definido Planeacin del Desarrollo
Municipal y Mejoramiento contino.
ii. Procesos Operativos: Seis (6) definidos: Servicios Pblicos
Domiciliarios, Sistema General de Seguridad Social en Salud,
Participacin, Seguridad y Convivencia Ciudadana, Administracin de
Ingresos, Atencin al Ciudadano, Bienestar Social.
iii. Procesos de Apoyo: Cuatro (4) definidos: Contratacin de Bienes y
Servicios, Administracin de Bienes, Sistemas de Informacin e
Informtica, Administracin de Ingresos.

91
Figura 42- Mapa de proceso - MDSR.
(Autora ,2015)

92
I. IDENTIFICACION DE LA PROBLEMTICA DEL REA DE ESTUDIO
La logstica en la Municipalidad Distrital de Santa Rosa provincia de Chiclayo,
se encarga de la gestin de procesos pertenecientes a diferentes mbitos:
Compras, almacn y distribucin.
Al momento de realizar el estudio se observ que no existe una adecuada
planeacin logstica y el debido modelamiento de procesos dentro del rea de
Logstica de la Municipalidad , lo que ocasiona problemas en el
abastecimiento de bienes y servicios que afectan directamente a las
operaciones de la empresa, motivo por el cual al precisar el clculo de
necesidades se elabore de manera deficiente, siendo ste el primer paso del
proceso del abastecimiento que se materializa con los pedidos o
requerimientos de las reas usuarias.
J. DIAGNOSTICO ACTUAL DEL REA DE LOGISTICA
Como primer paso para determinar la situacin actual del rea, se decidi
utilizar la tcnica de observacin y una entrevista con el jefe del rea,
considerando que este mtodo ayuda a obtener un gran nmero de ideas
sobre un determinado tema de estudio, la cual facilit describir la situacin
real del rea de Logstica dentro de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa.
En la actualidad en la Municipalidad Distrital de Santa Rosa el rea de
Logstica es un componente clave en el desarrollo de gestin de la institucin
sin embargo existen carencia de factores que afectan el desempeo del rea.
Segn el criterio del jefe se determin las posibles alternativas de solucin:
i. Modelamiento de procesos Proyecto N 01
ii. Implementacin de Inventario Sistemtico Digital SIMI. Proyecto N
02
iii. Sistema de Control Proyecto N 03
Despus de haber identificado las alternativas de solucin que an no han sido
ejecutadas en el rea correspondiente, se elabor el Cuadro de Priorizacin
de Cartera, que consiste en elaborar un cuadro fijando criterios de evaluacin
que ayuda a la toma de decisin ante posibles alternativas de proyectos, de

93
 esta manera se eligi el proyecto a implementar como se observa en el
siguiente cuadro.
Tabla 2 : PRIORIZACION DE CARTERA

CRITERIOS DE PROYECTO PROYECTO N PROYECTO N TOTAL

EVALUACIN N01 02 03
INVERSIN 25 30 45 100
MEJORA DE 40 40 20 100
PROCESO
TIEMPO 55 20 25 100
RESULTADO 120 90 90
Fuente: Diagnostico del rea de Logstica-MDSR.
(Autora, 2015)

i. Se asign un puntaje en base a 100, distribuyendo al que tiene

menor costo un mayor puntaje y al que tiene mayor costo un
puntaje menor.
ii. Se asign un puntaje en base a 100, fijando con mayor puntaje al
que ser ms ptimo en la mejora de los procesos.
iii. Se asign un puntaje en base a 100, calificando con mayor puntaje
al proyecto que demandar menos tiempo para su ejecucin.

De acuerdo a los criterios de evaluacin: inversin, mejora de proceso y

tiempo, se determin segn el puntaje que el proyecto nmero 1
Proyecto de Modelamiento de procesos que consiste en modelar los
procesos claves del rea de Logstica sera el que se ejecutara de acuerdo
al diagnstico del rea.
Adems se obtuvo una lista de las razones por la cual es importante dar
prioridad a este proyecto, segn perspectiva de los trabajadores del rea
como se observa e la siguiente tabla:

94
 Tabla 3: LISTA DE RAZONES

Lista de Razones para desarrollo de proyecto

1.Falta de inters por parte de los colaboradores del rea en los procesos
2.Procesos no Identificados
3. Falta de documentacin de procesos del rea.
4. No se encuentran definidas las actividades que se realizan.
5. No conocen los objetivos del rea.
6. Demanda de tiempo en los procesos.
7. Mal utilizacin de recursos en cada proceso.
8. Deficiencia en relacin con sus clientes.
9. Gestin no competitiva.
10. Perdida de documentos dentro del rea.

Fuente: Diagnostico del rea de Logstica-MDSR.

(Autora, 2015)

Es por ello que se pretendi modelar los procesos del rea de Logstica, ya que
de esta manera los trabajadores que conforman el rea, tengan a disposicin
la informacin de los pasos que se debe realizar en cada proceso logrando
que no existan falencias y sobre todo la disminucin de tiempo en su
ejecucin. Al no tener procesos estandarizados, se pueden estancar en la
transicin de un paso a otro sin que nadie se percate de ello, por la falta de
comunicacin entre las dependencias.
K. DIAGRAMA CAUSA- EFECTO
Con el fin de ampliar el anlisis del problema presentado, se consider realizar
el diagrama de Causa-Efecto; herramienta que fue concebida por el licenciado
japons el Dr. Kaoru Ishikawa en el ao 1943, siendo til en el anlisis de un
problema. De esta manera se profundiz en la comprensin del escollo
encontrado, donde permiti visualizar las razones, motivos o causas
principales y secundarias que esta tuvo.

95
 Figura 43- Diagrama Causa- Efecto
(Autora, 2015)

Al observar la informacin presentada como resultado del levantamiento de

informacin, diagrama causa efecto (Ishikawa) y observaciones levantadas, se
concluy:

i. El rea de Logstica no tienen identificados los procesos, lo que refleja

actividades no definidas ni estandarizadas; quienes integran el rea
desconocen de los beneficios que se obtendra al aplicar la metodologa de
Simplificacin Administrativa, debido al desconocimiento de herramientas
que ayuden a mejorar su desempeo.
ii. Los procesos son ejecutados de forma rutinaria, por conocimiento o
experiencia de quienes lo realizan, la falta de definicin, orden y
caracterizacin provoca por parte de los ejecutores el incumplimiento de
sus obligaciones, falta de organizacin, resultados tardos y negativos.

96
 iii. La carencia de control, se evidencia en procesos con actividades mal
aplicadas generando que la gestin logstica no sea ptima.

L. REA DE LOGSTICA MDSR.

El rea de logstica es el rgano responsable de normar y ejecutar las acciones
del Sistema de Abastecimiento en la Municipalidad Distrital de Santa Rosa. Es el
encargado de proveer a las diferentes reas de la municipalidad los servicios
de compras, almacenamiento de equipo de oficina y maquinaria.
Sus principales funciones son los siguientes:
a) Organizar, dirigir y ejecutar las acciones del Sistema de
Abastecimiento.
b) Controlar los procesos de abastecimiento de la Municipalidad Distrital
de Santa Rosa.
c) Distribuir los recursos materiales y de servicios que requieren las
diferentes reas de la Municipalidad.
d) Efectuar el control de los activos fijos de las adquisiciones realizadas
por la entidad.
e) Realizar el inventario de bienes muebles e inmuebles de la
municipalidad.
f) Formular el Plan Anual de Adquisiciones debidamente de bienes y
servicios.
g) Convocar la Licitacin Pblica y/o Concurso Pblico de precios ,
adquisicin de bienes o servicios no personales sea el caso , a travs del
Cmite de Administracin
M. ESTRUCTURA DEL AREA DE LOGISTICA
El rea de logstica est conformada por cargos: Coordinador del rea,
Asistente del rea y por el Almacenero. Como se observa en la figura:

97
 Figura 44- Estructura del rea logstica- MDSR.
(Autora, 2015)

N. MISIN, VISIN, OBJETIVOS

El rea de logstica actualmente no cuenta con una misin, visin y objetivos
definidos; por este motivo se realiz una propuesta con enfoque de
direccionamiento estratgico, que permita al rea alcanzar los propsitos
planteados.

MISIN:

Para estructurar la propuesta de misin del rea de Logstica, se consider los

elementos ms comunes que esta debe contener. Estos elementos fueron
identificados en base a la informacin obtenida del jefe y colaboradores del
rea, los cuales se encuentran detallados en la figura 44:

98
Figura 45- Elaboracin de la Misin del rea Logstica-MDSR
(Autora, 2015)

De las respuestas otorgadas a cada uno de los elementos, se propone la

siguiente misin para el rea de Logstica:

Somos el rea enfocada en responder estratgicamente a los retos de la

Municipalidad Distrital de Santa Rosa, cuyo principal objetivo es lograr la
administracin estratgica del sistema de abastecimiento mediante un equipo
de trabajo consolidado. (Autora, 2015)

VISIN:

Para estructurar la propuesta de visin del rea de Logstica, se consider los

elementos ms comunes que esta debe contener. Estos elementos fueron
identificados en base a la informacin obtenida del jefe y colaboradores del
rea, los cuales se encuentran detallados en la figura 45:

99
 Figura 46- Elaboracin de la Visin del rea de Logstica-MDSR
(Autora,2015)

De las respuestas otorgadas a cada uno de los elementos, se propone la

siguiente visin para el rea de Logstica:

Ser reconocida en la Municipalidad Distrital de Santa Rosa como el rea

eficiente y transparente, en un tiempo estimado de 3 aos con el fin de
optimizar los procesos administrativos generando oportunidades de desarrollo
profesional y una contribucin positiva a la institucin.(Autora, 2015)

OBJETIVOS:

a) Mantener la continuidad de abastecimiento a las reas usuarias

b) Pagar precios justos pero razonablemente y buena calidad
c) Buscar fuentes de suministros, alternativas localizando nuevos
productos y bienes.
d) Mantener costos bajos sin desmejorar la actuacin
e) Control de las existencias

100
O. FODA DEL AREA
Fortalezas
i. Personal Capacitado.
ii. Reconocimiento por Gestin administrativa.
iii. Buena relacin con proveedores.
iv. Capacidad de atencin.
Oportunidades
i. Implementacin de Software inventario mobiliario institucional.
ii. Aplicacin de Sistema de Control.
iii. Capacitacin constante del personal.
iv. Modelamiento de procesos.
Debilidades
i. Alta rotacin personal subcontratada.
ii. Clientes insatisfechos tras atencin de requerimientos.
iii. Deficiencia de comunicacin de las diversas reas.
iv. Exceso de tiempo en procesos.
Amenazas

i. Inestabilidad poltica de la Municipalidad.

ii. Obsolescencia de los equipos y maquinarias disponibles.
iii. Alza en las tarifas de los precios por parte de los proveedores
iv. Falta de presupuesto municipal.
P. MAPA DE PROCESOS DEL REA DE LOGISTICA
Para que el rea de Logstica opere de manera eficaz se tiene que identificar y
gestionar procesos interrelacionados. A menudo el resultado de un proceso
constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La
gestin sistemtica de los procesos empleados en el rea y en particular las
interacciones entre tales procesos se conoce como: Enfoque basado en
Procesos.
Realizado la identificacin de Procesos ejecutados por el rea de Logstica de la
Municipalidad Distrital de Santa Rosa, se procedi a elaborar el siguiente
Mapa de Procesos que contiene la siguiente Distribucin:

101
 i. Procesos Estratgicos: Dos (2) definidos: Planeacin y Mejoramiento
continuo.
ii. Procesos Operativos: Tres (3) definidos: Compras, Almacn y
Distribucin.
iii. Procesos de Apoyo: Tres (3) definidos: Sistemas de Informacin,
Contratacin de Bienes y Servicios y Administracin de Ingresos.
La logstica en la Municipalidad Distrital de Santa Rosa provincia de Chiclayo,
se encarga de la gestin de procesos pertenecientes a diferentes mbitos:
Compras, almacn y distribucin.
Cuando se determin el Mapa de procesos se observ que en el proceso de
compras no exista actividades debidamente organizadas, mediante las cuales
se materializaban las necesidades de abastecimiento, adems no se
concretizaban las adquisiciones puesto que no especificaban de manera
correcta los requerimientos, trayendo como consecuencia tiempo de demora
en la adecuada atencin.

102
 Figura 47- Mapa de proceso del rea Logstica - MDSR.
(Autora ,2015)

Q. SERVICIOS OFRECIDOS DEL REA

El rea de Logstica de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa provincia de
Chiclayo presta los siguientes servicios en forma oportuna y eficiente, para
satisfacer las diversas necesidades de la institucin:
i. Organizar y dirigir el Sistema de Abastecimiento.

103
 ii. Controlar los procesos de abastecimiento de la Municipalidad Distrital
de Santa Rosa.
iii. Distribuir los recursos materiales y de servicios que requieren las
diferentes reas de la Municipalidad.
iv. Realizar el inventario de bienes muebles e inmuebles de la
municipalidad.
v. Formular el Plan Anual de Adquisiciones debidamente de bienes y
servicios.
R. CLIENTES DEL REA
El rea de Logstica de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa provincia de
Chiclayo ofrece sus servicios a todos los trabajadores de la misma entidad
tanto administrativos como obreros.
S. PROVEEDORES DEL REA
El rea de Logstica trabaja con muchos proveedores, y los ms
representativos se encuentran enlistados en la Tabla 4:

104
 Tabla 4- LISTA DE PROVEEDORES

ITEM PROVEEDOR REPRESENTANTE N RUC DIRECCION DESCRIPCION

Venta de
materiales
Av.Conroy n
1 Comercial Jess es Capuay Velasquez 10423221181 rusticos,guayaquil
1689 centro
mi Gua Jos Guillermo es,esteras en
de Monsefu
general al por
mayor y menor
Importacin y
distribucin de
Candiotti Escobar de Av. Manuel
2 Business Computer 10258437514 computadoras,
Flores Seoane n262
suministros y
soporte tcnico
Ventas de llantas,
Neumticos Chiclayo Carranza Mechan Av. Augusto B. bateras y servicio
3 20479597139
E.I.R.L Hctor Legua n170 de enllante y
desenllante.
Venta de
Av. Elvira
Bellido Cabrera combustibles
4 PAS S.R.L 20479587176 Garca y
Henry Lubricantes y
Garca n359
otros
Carretera Venta de leche
Jess Montenegro
5 Establo Montenegro 10167120542 Pimentel Km fresca y sus
Vsquez
5. derivados.
Diseo grfico,
Calle Lora y tarjetas,
Imprenta Jehova
6 Snchez Loconi Julio 10165995045 Cordero empastados e
Jireh
n640-B impresiones en
general.
Calle Las
Venta al por
Gonzales Mostacero esmeraldas
7 Distribucin Gonzlez 10178056862 mayor tiles de
Luis n258.Chiclay
oficina.
o
Calle Miguel Venta de
8 Petro EmanuelS.R.L ------------------------ 20480299737
Grau n 453 Combustible
Los Cedros n Lavado y engrase,
ServicentroSan Carmen Delgado
9 10164591325 170-San cambio de aceite,
Miguel Chancafe
Miguel filtros, otros.
Venta de
Av.Luis materiales de
Comercial Carfer Sandoval Anadeto
10 20539071131 Gonzales construccin y
S.A.C Mar
n1361 ferretera en
general
(Autora, 2015)

105
3.3.2 SIMPLIFICACION Y MODELAMIENTO DEL PROCESO.
1. ETAPA PREPARATORIA
A. Primera Fase: Identificacin y conformidad del Equipo:
A efectos de desarrollar el proceso de simplificacin administrativa, se conform
los siguientes equipos: Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin
Administrativa y Equipo de Mejora Continua (EMC).
i. Comit de direccin del proceso de Simplificacin Administrativa: Por la
dimensin del rea, el comit estar conformado bajo la supervisin del
Jefe de Logstica.
ii. Equipo de Mejora Continua (EMC): el equipo est conformado por el Jefe
de Logstica, el Asistente del rea de Tesorera y representante del rea de
Asesora Legal. Adems se elabor el modelo de resolucin de
conformacin del comit de direccin de proceso de simplificacin y el
equipo de mejora continua.(Ver Anexo 9).
Como se muestra en la figura 48

Figura 48- Equipo de Mejora Continua del rea de Logstica

(Autora, 2015)

B. Segunda Fase: Capacitacin y sensibilizacin de los equipos

El jefe de logstica como lder del Equipo de Mejora Continua (EMC) debe
encargarse de que todos los miembros del equipo as como los responsables del
procedimiento, se encuentren sensibilizados con el objetivo del proceso de
simplificacin, realizando las siguientes actividades:

1) Convocar una reunin con el personal que participa en el proceso a

simplificar.

106
 2) Explicar cul es el objetivo de la simplificacin Administrativa y como
involucra en ellos.
3) Coordinar una fecha para poder explicarle detalladamente punto tras
punto las etapas de la simplificacin administrativa.
4) Utilizar mtodos llamativos para la explicacin teniendo completamente
la atencin del personal, puede ser con videos, grficos, audios, entre
otros.
5) Generar compromiso del personal para el desarrollo de la simplificacin
del proceso de atencin al requerimiento, esto se dar a travs de una
recepcin social. (compartir).
Con esta programacin se lograr tener el compromiso del personal
involucrado en el proceso a simplificar, garantizando buscando la participacin
activa de todos los miembros del equipo en estos talleres por cuanto ellos sern
los encargados de capacitar y sensibilizar a los dems funcionarios y personal de
la entidad.

C. Tercera Fase: Identificacin y priorizacin de los procedimientos

administrativos a simplificar
1) Identificacin de Procesos
Los Procesos identificados del rea de Logstica fueron estructurados en
base al criterio y prioridad segn el Manual de Organizacin y Funciones
(M.O.F) de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa, teniendo en cuenta el
objetivo del rea segn sus necesidades, estos son:

Tabla 5 : Procesos Identificados

PROCESOS IDENTIFICADOS DEL REA DE

LOGISTICA-MDSR

1.Atencion de Requerimiento

2.Elaboracion de orden de compra y servicio

3.Elaboracion de Expediente de contratacion

Fuente: Simplificacin Administrativa

(Autora , 2015)

107
 2) Priorizacin de Procesos
Para poder eliminar procesos que no son necesarios, primero se utiliz la
herramienta de Gestin de Pareto conocida como Regla 80/20 es decir el
80% de los problemas que se presentan provienen de un 20 % de las causas,
adems es un mtodo grafico que determina los problema ms importante
de la Gestin y por consiguiente priorizar la solucin.

Para la elaboracin del Diagrama de Pareto primero se identific los

procesos como se observa en la Tabla n 6, as mismo se determin la
cantidad anual de requerimientos (ver Anexo 11) que se elabora en cada
proceso identificado como se muestra a continuacin:

Tabla 6: Determinacin de cantidad anual por cada proceso

CANTIDAD DE
DESCRIPCION CODIGO REQUERIMIENTOS
ANUAL

Elaboracin del Expediente de P1 5

contratacin
Elaboracin de orden de compra P2 9
y servicio
P3 59
Atencin de Requerimiento
TOTAL 73
Fuente: Simplificacin Administrativa
(Autora, 2015)

Despus se dise la tabla de conteo de datos ordenando los datos de

mayor a menor categora segn la Tabla n7 en cuanto a la cantidad de
requerimientos anualmente, as mismo se totaliz por todas las categoras o
procesos de defecto luego se calcul el porcentaje que cada categora
representa, de modo que al identificar el porcentaje se eligi el proceso
priorizado que se encuentre dentro del rango de 80 % la cual se encuentra
sombreada de color amarillo, como se observa en la siguiente tabla :

108
 Tabla 7: Conteo de datos

CANTIDAD DE
FRECUENCIA
DESCRIPCION REQUERIMIENTOS % RELATIVA % ACUMULADA RANGO % 80-20
ACUMULADA%
ANUAL (Unidades)
Atencion de Requerimiento 59 0.81 0.81 0.00 - 081 59 80%
Elaboracion de orden de compra y
servicio 9 0.12 0.93 0.81 - 0.93 68 80%
Elaboracion de Expediente de
contratacion 5 0.07 1.00 0.93 - 1.00 73 80%

Fuente: Diagrama de Pareto

(Autora, 2015)

Al haber obtenido todos los datos se dise la grfica correspondiente segn el anlisis

Figura 49- Grafico de priorizacin de proceso.

(Autora, 2015)

INTERPRETACION: Los resultados de la grfica muestra que bajo la zona del porcentaje acumulado
que llega al 80 % y se intercepta con la barra 80/20, bajo esta rea se encuentra el proceso de
Atencin de Requerimiento que se debe priorizar la solucin , esta zona es de pocos vitales lo

109
que significa que va a solucionar el 80% de los problemas que se encuentran rea de Logstica
actualmente.

D. Cuarta Fase: Identificacin de los Actores Involucrados

Despus de haber seleccionado el procedimiento a simplificar es importante
identificar a los actores. La identificacin de los actores sirvi para conocer
quines seran los que apoyen la simplificacin o quines podran desarrollar un
papel opositor eventualmente. Los actores pueden ser: externos o internos:

Tabla 8: IDENTIFICACION DE ACTORES

Fuente: Simplificacin Administrativa

(Autora, 2015)

Una vez identificados los actores, se analiz cules son sus actitudes respecto
del proceso de simplificacin, es decir si estn a favor, en contra si son indecisos
o indiferentes. Posteriormente, es importante estimar su nivel de influencia en
los otros actores en alta, mediana o baja. Como se muestra a continuacin:

110
Tabla 9: MATRIZ DE ACTORES

Fuente: Simplificacin Administrativa

(Autora , 2015)

111
 E. Quinta Fase: Plan de trabajo del proceso de simplificacin
Una vez que el EMC estuvo conformado, el lder del Equipo procedi a realizar reuniones para la planificacin de las
actividades a desarrollar durante el proceso de simplificacin. Para este efecto se sigui el siguiente programa de actividades:
Tabla 10: PROGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE TRABAJO

OCTUBRE 2015
N ACCIONES A DESARROLLAR RESPONSABLES PRIMERA SEMANA SEGUNDA SEMANA TERCERA SEMANA CUARTA SEMANA
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Instalacion del Comit de Direccion
y el Equipo de Mejora Continua - Comit de Direccion y Equipo
1 x
EMC del proceso de Simplificacion de Mejora Continua
Administrativa
Reunion de trabajo con los
miembros del Comit de Direccion t
Equipo de Mejora Continua para la
planificacion de las actividades a Comit de Direccion y Equipo
2 x
realizar durante el proceso de de Mejora Continua
simplificacion administrativa y
elaboracion del Plan de Trabajo
correspondiente

Validar y aprobar el Plan de trabajo

3 del proceso de simplificacion por el Comit de Direccion x
jefe de logistica.

Ejecutar las Etapas de

Simplificacion Administrativa y
4 x
mejoramiento del proceso de
Atencion de requerimiento
4.1 ETAPA DE PREPARATORIA
4.1.1.Reunion de trabajo para
sensibilizar a los responsables del Equipo de Mejora Continua y
5 Equipo de Mejora Continua sobre la responsables del proceso de x
importancia de la Simplificacion atencion de requerimiento
Administrativa y la aplicacin de
las metodologias

112
 OCTUBRE 2015
N ACCIONES A DESARROLLAR RESPONSABLES PRIMERA SEMANA SEGUNDA SEMANA TERCERA SEMANA CUARTA SEMANA
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Equipo de Mejora Continua y
4.1.2 Identificar los procedimientos
6 responsables del proceso de x
existentes en el rea de logistica.
atencion de requerimiento
4.1.3 Eliminar los procedimientos Equipo de Mejora Continua y
7 administrativos innecesarios o que responsables del proceso de x
no aaden valor . atencion de requerimiento
4.1.4 Priorizar los procedimientos
8 de acuerdo a criterios y elegir el Equipo de Mejora Continua x
procedimiento a simplificar.

9 4.1.5 Validacion del procedimiento Comit de Direccion x

4.2 ETAPA DE DIAGNOSTICO

4.2.1 Se hace un recorrido fisico de
la situacion actual del
Equipo de Mejora Continua y
procedimiento , identificando su
10 responsables del proceso de x
inicio a fin ,observando las
atencion de requerimiento
actividades que se ejecutan , el
numero de personas que interviene,
el tiempo que demora,etc.

4.2.2 Elaboracion de la Tabla ASME,

donde se registran las areas que
Equipo de Mejora Continua y
participan , las personas que
11 responsables del proceso de x x
interviene, los pasos , tiempos ,
atencion de requerimiento
activiadades que se encontraron en
el recorrido

113
 OCTUBRE 2015
N ACCIONES A DESARROLLAR RESPONSABLES PRIMERA SEMANA SEGUNDA SEMANA TERCERA SEMANA CUARTA SEMANA
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
4.2.3Construccion del Diagrama de
Responsables del
bloques ,registrando el flujo de
12 procedimiento de Atencion de x
actividades que fueron recogidas
requerimiento
con la Tabla ASME.
4.2.4 Identificacion de la normativa
relacionada con el procedimiento Equipo de Mejora Continua y
13 administrativo que se est responsables del proceso de x x
caracterizando, asi como los atencion de requerimiento
equisitos solicitados
4.2.5 Identificar el estado actual de
la infraestructura , la tecnologia de
Responsables del
informacion usada , el
14 procedimiento de Atencion de x x
equipo,software y el estado de los
requerimiento
sistemas de las areas involucradas
, en la cual se brinda el servicio
4.2.6 Realizar el costeo del Equipo de Mejora Continua y
15 procedimiento administrativo del responsables del proceso de x x
estado actual. atencion de requerimiento
4.2.7 Identificar las capacidades de
Equipo de Mejora Continua y
los Recursos Humanos (personal
16 responsables del proceso de x
involucrado y necesidades de
atencion de requerimiento
capacitacion)
4.2.8 Presentacion del informe con
el resultado de la etapa de
Diagnostico del procedimiento
17 Equipo de Mejora Continua x x
administrativo al Comit de
Direccion del proceso de
simplificacion.
4.2.9 Validacion del resultado de la
18 Comit de Direccion x
etapa de Diagnostico

Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa

(Autora, 2015)

114
2. ETAPA DE DIAGNOSTICO
A. Primera Fase: Caracterizacin del procedimiento administrativo y
herramientas a utilizar
Esta fase consiste en la caracterizacin detallada del procedimiento
administrativo, es decir las actividades que ste comprende, las reas
involucradas, el tiempo que demanda y los recursos que se requirieron para su
ejecucin. Para la caracterizacin del procedimiento administrativo, fue necesario
realizar los siguientes pasos: primero se realiz el recorrido fsico de inicio a fin del
procedimiento administrativo, luego se construy la Tabla ASME (que permite
listar y caracterizar detalladamente, cada una de las actividades que conforman un
procedimiento administrativo), y finalmente se elabor el Diagrama de Bloques,
que ilustra grficamente el procedimiento administrativo, mostrando en flujo las
actividades que ste comprende.
1) Primer Paso: Recorrido Fsico
Caso:
El caso que se analiz fue en la Municipalidad Distrital de Santa Rosa en el rea de
Logstica, donde se simplific el procedimiento de Atencin de Requerimiento,
puesto que existen problemas en donde no saben definir su pedido y existe el
desconocimiento de las especificaciones tcnicas de sus requerimientos, trayendo
como consecuencia el tiempo de demora ante su atencin e insatisfaccin del
servicio.
Descripcin textual del procedimiento:
El rea usuaria emite su documento, es recepcionado por la Asistente donde
realiza las actividades necesarias para recibir y registrar en el cuaderno de cargo.
Luego traslada el documento al despacho del Jefe de Logstica, quin lo lee en
forma superficial, entra al sistema para verificar en el cuadro de necesidades lo
que se est solicitando.
El Jefe de logstica verifica la disponibilidad presupuestal si existiera, procede a la
compra del servicio, el cual le demanda un tiempo de demora para poder acudir
con los proveedores y elegir el bien o servicio ms cmodo a travs de visitas a los

115
diversos centros de los proveedores, donde obtiene informacin del costo de la
compra.
Despus de la compra sigue lo que es la atencin, donde se recepciona e ingresa
al almacn de la municipalidad el bien, para ello se procede al llenado de la
PECOSA para luego ser emitido al rea usuaria.
2) Segundo Paso: Construccin de la Tabla ASME VM
Para elaborar la tabla ASMEVM, primero se elabor una hoja de papel, con lneas
verticales y horizontales, tal como se ve en la Tabla 12. Esta hoja sirve para
registrar secuencialmente, cada una de las actividades durante el recorrido del
procedimiento administrativo, siendo cada tem un paso, esta etapa es el primer
paso para el modelamiento de proceso
Como se ve a continuacin, el procedimiento tiene 22 actividades, que en
conjunto suman 1,475 minutos.

116
 Tabla 11: Registro de actividades en la Tabla ASME - VM

PASOS ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO

1 Recepcin del documento Asistente 1

2 Firma la orden de entrega Asistente 1

3 Registro del documento Asistente 4

4 Sello el documento Asistente 1

5 Derivo el documento al jefe Asistente 1
6 Espera de revision de documento 8
7 Lectura del documento Jefe de Logstica 2
8 Ingreso al sistema Jefe de Logstica 2
9 Verifico el cuadro de necesidades Jefe de Logistica 2
10 Bsqueda de fuentes de estudio Jefe de Logistica 300
11 Espera de bsqueda 20
12 Cotizacin del bien o servicio Jefe de Logistica 420
13 Jefe de Logistica 300
Elaboracin del cuadro comparativo
14 Jefe de Logistica 30
Determinacin del valor referencial
Verifico la disponibilidad
15 Jefe de Logistica 10
presupuestal
16 10
Espera de verificacion presupuestal
Jefe de Logistica
17 30
Localizo al proveedor Proveedor
Jefe de Logistica
18 300
Compra del bien o servicio Proveedor
19 Espera de compra 10
20 Recepcin el bien Jefe de Logistica 5
Jefe de Logistica
21 8
Registro la compra -PECOSA Asistente
Jefe de Logistica
22 10
Atencin del requerimiento Area Usuaria
TOTAL EN MINUTOS 1475
TOTAL EN HORAS 24.58
TOTAL EN DIAS 3.07
Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa/Modelamiento de procesos
(Autora, 2015)

117
La tabla ASMEVM permite registrar ordenada y secuencialmente las actividades
que se han encontrado a lo largo del recorrido fsico y que conforman el
procedimiento administrativo. Tambin permite registrar caractersticas de cada
una de estas actividades: reas, tiempo, recursos y calificacin del tipo de
actividad.
Conteo de recursos
El detalle de conteo de recurso se observa en el cuadro siguiente, y el resumen es
este:
1) RECURSOS IDENTIFICADOS
a. Tipo de Recursos Humanos:
R1: Jefe
R2: Asistente
R3: Proveedor
R4: rea Usuaria
b. Tipo de Material Fungible: Papel A4
c. Tipo de Servicio Directo: Movilidad
2). RECURSOS NO IDENTIFICADOS:
a. Materiales: Sello, tinta, tampn, lapicero, cuaderno de cargos,
computador.
b. Costos Fijos: Energa Elctrica y Internet.

118
 Tabla 12: Conteo de Recursos con la Tabla ASME VM
CONTADOR DE RECURSOS
RECURSOS IDENTIFICADOS RECURSOS NO IDENTIFICADOS
PASOS ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO MATERIAL SERVICIO
PERSONAL DIRECTO MATERIAL NO FUNGIBLE COSTO FIJO
FUNGIBLE DIRECTO
rea Sello,tinta Cuaderno de Energia
Jefe Asistente Proveedor Papel A4 Movilidad Lapicero Computadora Internet
Usuaria y tampn Cargos Electrica
1 Recepcin del documento Asistente 1 1 1
2 Firma la orden de entrega Asistente 1 1 1

3 Registro del documento Asistente 4 1 1

4 Sello el documento Asistente 1 1 1

5 Derivo el documento al jefe Asistente 1 1 1
6 Espera de revision de documento 8
7 Lectura del documento Jefe de Logstica 2 1 1
8 Ingreso al sistema Jefe de Logstica 2 1 1
9 Verifico el cuadro de necesidades Jefe de Logistica 2 1 1
10 Bsqueda de fuentes de estudio Jefe de Logistica 300 1 1
11 Espera de bsqueda 20
12 Cotizacin del bien o servicio Jefe de Logistica 420 1 1
13 Jefe de Logistica 300 1 1
Elaboracin del cuadro comparativo
14 Jefe de Logistica 30 1 1
Determinacin del valor referencial
Verifico la disponibilidad
15 Jefe de Logistica 10 1 1
presupuestal
16 10 1
Espera de verificacion presupuestal
Jefe de Logistica
17 30 1 1 1
Localizo al proveedor Proveedor
Jefe de Logistica
18 300 1 1
Compra del bien o servicio Proveedor
19 Espera de compra 10
20 Recepcin el bien Jefe de Logistica 5 1 1
Jefe de Logistica
21 8 1 1
Registro la compra -PECOSA Asistente
Jefe de Logistica
22 10 1 1
Atencin del requerimiento Area Usuaria
TOTAL EN MINUTOS 1475 11 6 1 1 6 2 1 1 1 5 1 2
TOTAL EN HORAS 24.58
TOTAL EN DIAS 3.07

Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa

(Autora, 2015)

119
Tabla ASMEVM completa
Luego de completar la informacin, se procedi al anlisis para determinar el tipo
de actividad: operacin, revisin, traslado, espera y archivo. Se marca un punto en
la lnea correspondiente y se traza una lnea que une los puntos de cada actividad.
Adicionalmente se determin el tipo de valor que aporta en el logro del objetivo
del procedimiento, y para este caso se tendra el siguiente resumen:
a) Actividades con Valor Aadido (VA): 11
b) Actividades de control: 5
c) Actividades sin valor aadido (SVA): 6

120
 Tabla 13: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
ATENCION DE REQUERIMIENTO AREA DE LOGISTICA- MDRS

CONTADOR DE RECURSOS
TIPO DE ACTIVIDAD
RECURSOS IDENTIFICADOS RECURSOS NO IDENTIFICADOS TIPO DE VALOR
PASOS ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO MATERIAL SERVICIO
PERSONAL DIRECTO MATERIAL NO FUNGIBLE COSTO FIJO OPERACIN REVISION TRASLADO DEMORA ARCHIVO
FUNGIBLE DIRECTO
rea Sello,tinta Cuaderno de Energia
Jefe Asistente Proveedor Papel A4 Movilidad
y tampn
Lapicero Computadora Internet VA CONTROL SV
Usuaria Cargos Electrica
1 Recepcin del documento Asistente 1 1 1 1
2 Firma la orden de entrega Asistente 1 1 1 1

3 Registro del documento Asistente 4 1 1 1

4 Sello el documento Asistente 1 1 1 1

5 Derivo el documento al jefe Asistente 1 1 1 1
6 Espera de revision de documento 8 1
7 Lectura del documento Jefe de Logstica 2 1 1 1
8 Ingreso al sistema Jefe de Logstica 2 1 1 1
9 Verifico el cuadro de necesidades Jefe de Logistica 2 1 1 1
10 Bsqueda de fuentes de estudio Jefe de Logistica 300 1 1 1
11 Espera de bsqueda 20 1
12 Cotizacin del bien o servicio Jefe de Logistica 420 1 1 1
13 Jefe de Logistica 300 1 1 1
Elaboracin del cuadro comparativo
14 Jefe de Logistica 30 1 1 1
Determinacin del valor referencial
Verifico la disponibilidad
15 Jefe de Logistica 10 1 1 1
presupuestal
16 10 1 1
Espera de verificacion presupuestal
Jefe de Logistica
17 30 1 1 1 1
Localizo al proveedor Proveedor
Jefe de Logistica
18 300 1 1 1
Compra del bien o servicio Proveedor
19 Espera de compra 10 1
20 Recepcin el bien Jefe de Logistica 5 1 1 1
Jefe de Logistica
21 8 1 1 1
Registro la compra -PECOSA Asistente
Jefe de Logistica
22 10 1 1 1
Atencin del requerimiento Area Usuaria
TOTAL EN MINUTOS 1475 11 6 1 1 6 2 1 1 1 5 1 2 11 5 6
TOTAL EN HORAS 24.58
TOTAL EN DIAS 3.07

Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa

(Autora, 2015)

121
3) Tercer Paso: Construccin del Diagrama de Bloques
Otra herramienta a utilizar para caracterizar el procedimiento administrativo,
es el Diagrama de Bloques, que sirve para ilustrar grficamente el
procedimiento administrativo, mostrando el flujo de las actividades que
fueron recogidas con la Tabla ASMEVM, anteriormente.
Para construir el diagrama de bloques, se utiliz la herramienta de Bizagi,que
es un Modelador de Procesos y una Suite de BPM donde en una hoja se
dibujan lneas verticales, sealando las reas que participan en el
procedimiento administrativo; en los rectngulos verticales que se generan
(correspondientes a cada rea) se registran las actividades representadas por
bloques, unidos por flechas, siguiendo el flujo del procedimiento
administrativo, que es la secuencia de actividades de la tabla ASMEVM.
Adems Bizagi permite identificar el tiempo que el proceso demanda y los
recursos que son empleados para su ejecucin, como se puede apreciar en la
siguiente figura 43 el modelamiento del proceso Atencin de Requerimiento
actual.

122
MODELAMIENTO DEL PROCESO ACTUAL DEL REA DE LOGISTICA.

Figura 50- Modelamiento del proceso actual- Bigazi

123
 Tabla 14: ANALISIS DE TIEMPO
ATENCION DE REQUERIMIENTO AREA LOGISTICA- MDSR

Fuente: Modelamiento de Proceso-Bizagi

(Autora , 2015)

Interpretacin: Los resultados de la tabla de anlisis de tiempo muestra que para

la atencin de cuatro (4) requerimientos, el tiempo de capacidad de atencin es de
tres (3) das aproximadamente.

Tabla 15 : ANALISIS DE RECURSOS

ATENCION DE REQUERIMIENTOS DEL REA LOGISTICA-MDSR

Fuente: Modelamiento de Proceso-Bizagi

(Autora , 2015)

124
 Interpretacin: Los resultados muestra que el Jefe de Logstica tiene el 99.39% de
participacin en el proceso, lo que significa que es el responsable que realiza la
mayora de las actividades que demanda el proceso de Atencin de
Requerimiento.
B. Segunda Fase: Diagnostico Legal
Esta fase se puede desarrollar de manera paralela a la caracterizacin del
procedimiento administrativo. La idea es identificar la normativa relacionada
con el procedimiento administrativo que se est caracterizando as como los
requisitos solicitados. Realizar esta labor es importante por cuanto la normativa
puede ser un obstculo para la simplificacin del procedimiento administrativo
y es importante que al momento de plantear el rediseo del procedimiento
administrativo. Para el levantamiento de la informacin legal se fij el siguiente
modelo de formato, esta informacin fue de primera mano con los funcionarios
responsables del rea legal de la entidad y del rea responsable del
procedimiento administrativo.

Tabla 16: DIAGNOSTICO LEGAL

NORMAS
Decreto Supremo N 007-2011-
PCM- Metodologa de
28 de Enero del
Simplificacin Administrativa
aplicable a todas las entidades
del sector pblico.
Ley N 27444 Ley del
Procedimiento Administrativo
General.
ATENCION DE REQUERIMIENTO
FECHA DESCRIPCIN
Establece disposiciones para la implementacin de
la Metodologa de Simplificacin Administrativa para
la mejora de los procedimientos administrativos y
servicios prestados en exclusividad por las entidades
de la Administracin Pblica, entre estas las
municipalidades. El Art. 3 aprueba la "Metodologa
de Simplificacin Administrativa" para la mejora de
2011. los procedimientos administrativos y servicios
prestados en exclusividad por las entidades de la
Administracin Pblica, cuyo objetivo es Brindar
pautas a las entidades pblicas para la eliminacin y
simplificacin de procedimientos administrativos
utilizando un modelo estandarizado bajo un enfoque
integral
Esta Ley regula las actuaciones de la funcin
administrativa del Estado y el procedimiento
11 de Abril del administrativo comn desarrollado en las entidades
2007. de la Administracin Pblica. Esta norma regula
asimismo los principios y dems aspectos que rigen
al procedimiento administrativo.

125
Ley N 29091- Ley que modifica
el prrafo 38.3 del Artculo 38 Dispone la publicacin obligatoria de los documentos
de la ley n 27444, ley del de gestin en el Portal del Estado Peruano y en los
Procedimiento administrativo portales institucionales de las entidades pblicas. En
26 de Setiembre
general,y establece la el caso especfico de los TUPA se establece la
del 2007.
publicacin de diversos publicacin obligatoria en el Portal de Servicios al
Dispositivos legales en el portal Ciudadano y Empresas y en el portal institucional de
Del estado peruano y en la entidad.
portales Institucionales

Tabla 17: DIAGNOSTICO LEGAL

ATENCION DE REQUERIMIENTO

NORMAS FECHA DESCRIPCIN

Decreto Legislativo que modifica la Ley de

20 de Diciembre
Decreto Legislativo N 1029. Procedimiento Administrativo General Ley n27444
del 2007
y la Ley del Silencio Administrativo Ley n 29060.
Define y establece las polticas nacionales de
Decreto Supremo N 027- 25 de Marzo del obligatorio cumplimiento para las entidades pblicas
2007- PCM. 2007 del Gobierno Nacional. La Poltica N 10 se refiere a
la simplificacin administrativa.
Aprueba los Lineamientos para elaboracin y
Decreto Supremo N 0792007 08 de Setiembre aprobacin de TUPA en el marco de la Ley N 27444
PCM. del 2007 y establece disposiciones para el cumplimiento de la
Ley de Silencio Administrativo.
Aprueba los Lineamientos de la Comisin de Acceso
al Mercado del Instituto Nacional de Defensa de la
06 de Febrero del Competencia y de la Proteccin de la Propiedad
Resolucin N 2742007/CAM
Intelectual (INDECOPI) sobre Simplificacin
INDECOPI. 2008 Administrativa (Actualmente la Comisin se
denomina Comisin de Eliminacin de Barreras
Burocrticas).
Resolucin Ministerial N 228 15 de Julio del Aprueba Plan Nacional de Simplificacin
2010PCM. 2010. Administrativa.

Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa

(Autora, 2015)

C .Tercera Fase: Diagnostico de Equipamiento e Infraestructura.

Si bien es cierto la mejora de la infraestructura no es condicin necesaria ni
limitante para exhibir resultados de buenas prcticas de simplificacin
administrativa, mejorar la infraestructura puede potenciar los resultados
alcanzados en el modelamiento de un procedimiento administrativo. Es por ello
que se identific al detalle el parque informtico del rea de Logstica de la
Municipalidad Distrital de Santa Rosa que est posee, si existe algn sistema
que gestione el procedimiento administrativo, los lenguajes de programacin

126
 utilizados para el desarrollo de los sistemas, las restricciones, las necesidades y
competencias que tengan , de esta manera el rea de Logstica tendr acceso a
informacin que permitir mejorar la atencin hacia el rea usuaria, como se
muestra en la siguiente cuadro:
Tabla 18: DIAGNOSTICO DE INFRAESTRUCTURA

EQUIPAMIENTO
ITEM CRITERIO RESPUESTA
1 Persona de contacto o que se encarga del El que se encarga del manejo de sistema
manejo del sistema es el Jefe de Logstica.

2 Numero de computadoras Dentro del rea de Logstica se cuenta

con dos (2) computadoras.
3 Personal de soporte tcnico El que desempea el rol de personal de
soporte tcnico es el Jefe de Logstica.
4 Estado de red El estado de red es lento.
5 Estado general de los sistemas El estado general de los sistemas lento.
6 Lenguaje de programacin El lenguaje de programacin es bsico.
Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa
(Autora, 2015)

Asimismo , en lo que se refiere a la infraestructura, se recopil informacin

sobre el acondicionamiento del rea de Logstica en la cual laboran las personas
responsables del procedimiento administrativo priorizado , se tom fotografas
(ver Anexo n x) a los ambientes para registrar la actual situacin del mobiliario,
la ubicacin del personal y la utilizacin de los espacios.
Para el levantamiento de informacin se utiliz el siguiente formato: donde se
estableci las dimensiones a evaluar con el criterio de respuesta de Si o No,
segn sea la realidad del rea de Logstica.

127
 Tabla 19: Levantamiento de Informacin del estado de Infraestructura

INFORMACION RELEVANTE
Instalaciones u Oficina de Trabajo
Existe una oficina o espacio fsico adecuado para las tareas SI NO
administrativas (espacioso, ventilado ,iluminado, cmodo para los
x
trabajadores y publico)
- Existe una zona diferenciada o plataforma de atencin a los clientes SI NO
para los diferentes tramites. x
Estado y Mantenimiento de las instalaciones
Las paredes de la oficina o materiales de separacin de ambiente se SI NO
encuentran sin roturas, pintados y buen estado de mantenimiento x
Los cables e instalaciones elctricas se encuentran expuestos a simple SI NO
vista. x
Las sillas y dems muebles de la oficina se encuentran en buen estado SI NO
de mantenimiento x
Sealizacin
Existe una sealizacin adecuada y actualizada para identificar las SI NO
principales zonas de seguridad as como puertas de salida. x

Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa

(Autora, 2015)

Interpretacin: El resultado de la Tabla indica que el rea de Logstica cuenta

con el espacio fsico adecuado para las tareas administrativas sin embargo se
determin que las sillas y dems muebles se encuentran en mal estado, lo que
significa que ese aspecto se debera de mejorar ya que ayudara de forma
significativa la calidad en cuanto al aspecto de imagen del rea tras la atencin
de servicio, logrando que los clientes se sientan cmodos.

128
D. Cuarta Fase: Diagnostico de Costos.
Con la informacin levantada en la primera fase de caracterizacin del
procedimiento administrativo y usando la Metodologa de Determinacin de
Costos de los Procedimientos Administrativos y Servicios Prestados en
Exclusividad, se pudo realizar el diagnstico del costo del procedimiento
administrativo para ello se determin los siguientes costos:
1. Clculo del costo anual y mensual del personal directo: Primero de
determin el costo mensual y anual del personal que participan en el
procedimiento de Atencin de Requerimiento
Tabla 20: COSTOS DE RECURSO DIRECTO

RECURSO HUMANO COSTO ANUAL COSTO MENSUAL

Jefe S/. 12,000.00 S/. 1,000.00
Asistente S/. 9,000.00 S/. 750.00

Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de

los Procedimientos Administrativos.
(Autora, 2015)

2. Determinacin del costo por minuto del personal directo : S elabor un

listado de los cargos del personal que colaboran en el procedimiento de
Atencin de Requerimiento con su respectiva escala de ingresos para eso se
dividi el costo mensual entre los minutos totales al mes que ocupa cada
trabajador, que suman 14,400 minutos de acuerdo a la siguiente frmula:

129
 Tabla 21: COSTOS POR MINUTO DE RECURSO HUMANO

COSTO DE
HORAS NUMERO DE TIEMPO
CENTRO DE PERSONAL
CARGO COSTO MENSUAL EFECTIVAS DIAS MENSUAL
ACTIVIDAD POR
AL DIA LABORABLES EFECTIVO
MINUTO

Municipalidad Jefe de Logstica S/. 1,000.00 8 30 14400 0.069

Distrital de Santa
Rosa -MDSR

Municipalidad Asistente de
S/. 750.00 8 30 14400 0.052
Distrital de Santa Logstica
Rosa -MDSR
Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de
los Procedimientos Administrativos.
(Autora , 2015)

Es as como se determin el siguiente cuadro donde dio como resultado el

tiempo que demanda el proceso actualmente de 1475 minutos y el costo de
S/.101.33 solo en personal directo.

130
 Tabla 22: COSTO TOTAL DE RECURSO DIRECTO

COSTO
CENTRO DE DESCRIPCION DE LA INGRESO CANTIDAD DE TIEMPO POR COSTO TOAL
N ACTIVIDAD CARGO TIEMPO TOTAL PERSONAL POR
ACTIVIDAD ACTIVIDAD MENSUAL PERSONAS ACTIVIDAD(min) (S/.)
MINUTO
Recepcin del
1 Asistente S/. 750.00 1 1 1 0.052 0.052
MDSR documento
Firma la orden de
2 Asistente S/. 750.00 1 1 1 0.052 0.052
MDSR entrega
Registro del
3 Asistente S/. 750.00 1 4 4 0.052 0.208
MDSR documento
MDSR 4 Sello el documento Asistente S/. 750.00 1 1 1 0.052 0.052
Derivo el documento
5 Asistente S/. 750.00 1 1 1 0.052 0.052
MDSR al despacho del jefe
Espera de revisicion
6 Jefe de Logstica S/. 1,000.00 1 8 8 0.069 0.552
MDSR del documento
MDSR 7 Lectura del documento Jefe de Logstica S/. 1,000.00 1 2 2 0.069 0.138
Ingreso al sistema lo
8 Jefe de Logstica S/. 1,000.00 1 2 2 0.069 0.138
MDSR requerido
Verifico el cuadro de
9 Jefe de Logstica S/. 1,000.00 1 2 2 0.069 0.138
MDSR necesidades
Busqueda de fuentes
10 Jefe de Logstica S/. 1,000.00 1 300 300 0.069 20.7
MDSR de estudio
MDSR 11 Espera de bsqueda Jefe de Logstica S/. 1,000.00 1 20 20 0.069 1.38

12 Jefe de Logistica S/. 1,000.00 1 420 420 0.069 28.98

MDSR Cotizacin del bien
Elabora el cuadro
13 Jefe de Logistica S/. 1,000.00 1 300 300 0.069 20.7
MDSR comparativo
Determinacin del
14 Jefe de Logistica S/. 1,000.00 1 30 30 0.069 2.07
MDSR valor referencial
Verifico la
15 disponibilidad Jefe de Logistica S/. 1,000.00 1 10 10 0.069 0.69
MDSR presupuestal

16 Jefe de Logistica S/. 1,000.00 1 10 10 0.069 0.69

MDSR Espera de verificacion

Localizo al proveedor Jefe de Logistica S/. 1,000.00

17 1 30 30 0.069 2.07
MDSR
Compra el bien o
18 Jefe de Logistica S/. 1,000.00 1 300 300 0.069 20.7
MDSR servicio

19 Jefe de Logistica S/. 1,000.00 1 10 10 0.069 0.69

MDSR Espera de compra

20 Jefe de Logistica S/. 1,000.00 1 5 5 0.069 0.345

MDSR Recepcionar el bien
Registro la compra -
21 Asistente S/. 750.00 1 8 8 0.052 0.416
MDSR PECOSA

22 Atencin de Asistente S/. 750.00 1 10 10 0.052 0.52

MDSR requerimiento
Costo personal
Tiempo por
prestacion(min)
1475 por S/. 101.33
prestacion(s/.)

Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de los Procedimientos Administrativos.

(Autora , 2015)

131
 3. Clculo de costo total de material fungible necesario para llevar a cabo
la Atencin de Requerimiento en el rea de Logstica : Para fijar el costo
total de material fungible se elabor el siguiente cuadro donde se
consider las actividades que se utiliza el papel bond A4, de tal forma de
detall que en el procedimiento de Atencin de Requerimiento se obtuvo
un costo total de s/.0.349.

Tabla 23: CALCULO DE MATERIAL FUNGIBLE

CENTRO DE UNIDAD DE COSTO COSTO TOTAL

N ACTIVIDAD MATERIAL FUNGIBLE CANTIDAD
ACTIVIDAD MEDIDA UNITARIO(S/.) (S/.)

MDSR 1 Papel bnd A4 Unidad 3 0.019 0.058

MDSR 5 Papel bnd A4 Unidad 3 0.019 0.058
MDSR 7 Papel bnd A4 Unidad 3 0.019 0.058
MDSR 20 Papel bnd A4 Unidad 4 0.019 0.078
MDSR 21 Papel bnd A4 Unidad 2 0.019 0.039
MDSR 22 Papel bnd A4 Unidad 3 0.019 0.058

Costo total de
material fungible 0.349
por prestacin

Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de los Procedimientos Administrativos.

(Autora, 2015)
4. Clculo de costo total del servicio directo identificado : Cuando se fij
las actividades en el procedimiento de Atencin de Requerimiento se
determin como servicio identificado movilidad en cuando a la compra del
bien, para ello se elabor el siguiente cuadro donde se obtuvo que el costo
de movilidad total es de s/.30.00

Tabla 24: CLCULO DE COSTO TOTAL DE SERVICIO IDENTIFICADO

CENTRO DE SERVICIO UNIDAD DE COSTO COSTO TOTAL

N ACTIVIDAD CANTIDAD
ACTIVIDAD INDENTIFICADO MEDIDA UNITARIO(S/.) (S/.)
MDSR 17 movilidad Unidad 5 S/. 5.00 S/. 25.00
MDSR 18 movilidad Unidad 1 S/. 5.00 S/. 5.00
Costo total de
servicio
identificado por
S/. 30.00
prestacion
Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de los Procedimientos Administrativos.
(Autora , 2015)

132
 5. Clculo del costo total de Recursos Identificados en el procedimiento de
Atencin de Requerimiento, donde se determin que el costo total de
recursos es de S/.131.68.

Tabla 25: CLCULO DE COSTO TOTAL DE RECURSOS INDENTIFICADOS

CALCULO DE COSTO TOTAL DE RECURSOS IDENTIFICADOS

COSTO DEL RECURSO
ITEM NOMBRE DE RECURSO
IDENTIFICADO(S/.)
1 Pers onal Directo S/. 101.33
2 Material Fungible S/. 0.35
3 Servicio S/. 30.00
TOTAL DE RECURSOS IDENTIFICADOS
S/. 131.68

Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de

los Procedimientos Administrativos.
(Autora, 2015)

E. Quinta Fase: Mapeo de las capacidades de los Recurso Humanos.

Para el diseo de una estrategia eficiente de simplificacin es importante
conocer las capacidades del personal involucrado con el procedimiento a fin de
poder maximizar sus habilidades en provecho del objetivo de simplificacin y
optimizacin planteado. Asimismo, contar con informacin sobre las
capacidades del personal permitir, disear un plan de capacitacin integral
complementario, con el fin de reforzar los puntos dbiles.

En este sentido lo referido a habilidades y capacidades, la evaluacin se ejecut

a partir de pruebas psicolgicas que midieron la facilidad del trabajador a
adaptarse y relacionarse con el entorno. De esta manera se midi las siguientes
habilidades:

i. Habilidad Intrapersonal: es la capacidad para construir una percepcin

precisa respecto a uno mismo y utilizar dicho conocimiento para
organizar y dirigir la propia vida.
ii. Habilidad Interpersonal: la capacidad para entender a otras personas,
que les motiva, y utilizar dicho conocimiento para relacionarse con los
dems.

133
 iii. Capacidad de adaptarse al cambio: capacidad de adecuarse a las
nuevas situaciones.
iv. Manejo de estrs: es la capacidad de sobrellevar situaciones de presin
motivadas por el cambio.
Cada una de estas habilidades y capacidades debe contemplar lo
siguiente:
Tabla 26: CRITERIOS DE EVALUACION DE RECURSOS HUMANOS

INTRAPERSONAL
Comprensin de s Empata: La persona
mismo: La persona
conoce y entiende sus
sentimientos y
emociones
Relaciones
Asertividad: La persona
es capaz de expresar
sus sentimientos,
pensamientos y
creencias
abiertamente.
Responsabilidad
Autorrealizacin: La
persona est
comprometida en
procesos que le dan
significado a su vida.
Independencia: La
persona es autnoma y
confa en s misma. No
dependen de los dems
para tomar decisiones.
CAPACIDAD DE ADAPTARSE AL
INTERPERSONAL MANEJO DEL ESTRS
CAMBIO
Solucin de problemas: La
Tolerancia al estrs:
persona tiene la habilidad
La persona enfrenta
es consciente de los de reconocer y definir
situaciones
sentimientos y problemas, as como para
estresantes de
necesidades de los generar e implementar
manera activa y
otros. soluciones potencialmente
positiva.
efectivas.
Interpersonales: La
Control de Impulsos:
persona es capaz de Prueba de Realidad: La
La persona rara vez
establecer y mantener persona es realista y con
se impacienta o
relaciones los pies en la tierra
sobresalta.
mutuamente
satisfactorias
Flexibilidad: La persona es
capaz de adecuar sus
social: La persona es
emociones, sentimientos,
colaboradora y
pensamientos y
miembros
comportamiento a
constructivos de
situaciones y condiciones
grupos sociales.
cambiantes.

Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa

(Autora, 2015)

134
A partir de los resultados obtenidos tras la evaluacin de la capacidad de los
colaboradores que participan en el procedimiento de Atencin de
Requerimiento, se complet el siguiente cuadro segn el criterio de evaluacin
donde cada fortaleza se marc con color verde, y cada rea a mejorar de color
rojo. Esto permiti conocer e identificar hacia dnde fijar esfuerzos a fin de
alcanzar los objetivos del proceso de simplificacin, adems esta herramienta
de valoracin posibilit no solo conocer las actividades del procedimiento sino
las actitudes psicolgicas de cada colaborador.

Tal como muestra la siguiente tabla :

135
 Tabla 27 : RESUMEN DE EVALUACION DE CAPACIDADES DE RECURSOS HUMANOS
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA PROVINCIA DE CHICLAYO REA LOGISTICA

# PERSONAL Componente Intrapersonal Componente Interpersonal Capacidad de Adaptarse Manejo de Estrs

co
me
nta
Compr Control
Relaciones Flexibilidad
rio
ensin Autorreali Responsabili Solucin de Prueba de Tolerancia de s
Asertivi Independ Empata Interpersonale
de s zacin dad Social problemas Realidad al estrs Impulso
dad encia s
mismo s
Jefe de
Logstica
1

Asistente
2

Proveed
3 or

4 rea
Usuaria

rea de Mejora Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa

(Autora, 2015)

Fortalezas

136
 Interpretacin: De esta manera se obtuvo como resultado que se debe mejorar las
siguientes habilidades: Empata, Tolerancia al Estrs y Control de Impulsos,
motivo por el cual se reforz estos puntos mediante actividades de
capacitacin al momento de implementar el procedimiento administrativo
rediseado y modelado.

E. Sexta Fase: Presentacin de Resultados al Comit de Direccin del proceso de

simplificacin.
El objetivo de esta etapa fue dar a conocer al Comit de Direccin del Proceso de
Simplificacin, la situacin que se encontr en la etapa de diagnstico. Para ello se
present el Diagrama de Bloques detallado, pues dicha herramienta dio una idea ms
clara de la complejidad del procedimiento administrativo de Atencin de
Requerimiento que ejecuta el rea de Logstica dentro de la Municipalidad Distrital de
Santa Rosa. Asimismo se identific las actividades que no generaban valor al
procedimiento, tambin se mostr informacin sobre las normas e instrumentos de
gestin que regulan el procedimiento administrativo como las leyes, decretos
supremos y resoluciones como se determin anteriormente, del mismo modo se
expuso los trminos de equipamiento e infraestructura que el rea tiene , incluso se
determin las capacidades de los recursos humanos y el costo que genera el
procedimiento sin la debida simplificacin.

3. ETAPA DE REDISEO
Concluida la etapa de diagnstico, con el respaldo del Comit y teniendo detallado el
procedimiento administrativo, con apoyo del Diagrama de Bloques y la tabla ASMEVM, se
inici la reingeniera del mismo, cuyo objetivo fue simplificar lo ms posible, con la menor
cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero manteniendo la seguridad y control necesario de
tal manera que el procedimiento de Atencin de Requerimiento cumpla con el objetivo de
mejorar la Gestin del rea de Logstica en cuanto al clculo de necesidades para la
programacin eficiente del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones en la Municipalidad
Distrital de Santa provincia de Chiclayo.
Para el diseo de la nueva propuesta, se deben realizar las siguientes fases:
A. Primera Fase: Anlisis del Procedimiento Administrativo
Al observar la tabla ASMEVM y el Diagrama de Bloques, fue notoria la participacin de
actividades que no aportan valor aadido a lo largo del procedimiento, ya que muchas de

137
 estas actividades, limitaban a brindar servicio eficiente de atencin ante requerimientos a
las reas usuarias.

Ntese la gran cantidad de veces de tiempo de espera en cuanto a localizar al proveedor,

cotizar el bien o servicio solicitado, verificar el presupuesto y en la compra del bien. Se
consider el objetivo del rea que es llegar a ser el rea eficiente y transparente en cuanto
a lograr la administracin estratgica del sistema de abastecimiento por ese motivo se
elimin los pasos que son innecesarios para la atencin de los requerimientos solicitados
en menor tiempo posible.

B. Segunda Fase: Rediseo de la Tabla ASMEVM Eliminacin de actividades innecesarias

En esta fase se tacharon las actividades consideradas innecesarias, y se modificaron
algunas. En este caso lo que se intent es que la Atencin de Requerimiento de ejecute en
menor tiempo con la menor cantidad de pasos.
Por esa razn, primero se elimin los tiempos de espera, luego se descart las actividades
4,8, 15 y 17. Del mismo modo se modificaron las siguientes actividades 10,12, 13 y 18.
Puesto que estas actividades limitan que se pueda brindar el servicio de atencin en
menor tiempo y eficientemente.
La eliminacin de actividades innecesarias y modificadas se muestra a continuacin:

i. Actividad 4:Sellar el documento, se elimin esta actividad ya que es innecesario

ya que esta actividad se puede realizar dentro de la actividad del Registro del
documento.
ii. Actividad 8:Ingresar al Sistema, se elimin esta actividad puesto que es
innecesario ingresar al sistema ya que al tener el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones se debieron fijar los requerimientos necesarios y de frente se
debera verificar el cuadro de necesidades.
iii. Actividad 15: Verificar la disponibilidad presupuestal, se tach esta actividad
porque al determinar el clculo de necesidades ya no es necesario verificar el
presupuesto ya que se sobre entiende que se encuentra fijado.
iv. Actividad 17: Localizar al proveedor, se descart esta actividad porque al
momento de la bsqueda del proveedor se debi elegir al proveedor con quien se
debe realizar la compra.

138
 v. Actividad 10: Buscar fuentes de Estudio, esta actividad se modific en cuanto al
tiempo, ya que demanda de tiempo en buscar al proveedor.
vi. Actividad 12: Cotizar, esta actividad se modific en el tiempo que se demanda
cuando se cotiza la compra.
vii. Actividad 13:Elaborar cuadro comparativo, esta actividad se modific puesto
que para realizar el cuadro comparativo demanda de mucho tiempo.
viii. Actividad 18: Comprar el bien o servicio: esta actividad se modific ya que al
momento de adquirir el bien se realiza en ms de medio da.

139
 Tabla 28: SIMPLIFICACIN DEL PROCESO DE ATENCIN DE REQUERIMIENTO DEL REA

CONTADOR DE RECURSOS
TIPO DE ACTIVIDAD
RECURSOS IDENTIFICADOS RECURSOS NO IDENTIFICADOS TIPO DE VALOR
PASOS ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO MATERIAL SERVICIO
PERSONAL DIRECTO MATERIAL NO FUNGIBLE COSTO FIJO OPERACIN REVISION TRASLADO DEMORA ARCHIVO
FUNGIBLE DIRECTO
rea Sello,tinta y Cuaderno de Energia
Jefe Asistente Proveedor Papel A4 Movilidad
tampn
Lapicero Computadora Internet VA CONTROL SV
Usuaria Cargos Electrica
1 Recepcin del documento Asistente 1 1 1 1
2 Firma la orden de entrega Asistente 1 1 1 1
3 Registro del documento Asistente 4 1 1 1
4 Sellar el documento Asistente 1 1 1 1
Derivo el documento al despacho
5 Asistente 1 1 1 1
del jefe
6 Espera de revisicin 8 1
7 Lectura del documento Jefe de Logstica 2 1 1 1
8 Ingreso al sistema Jefe de Logstica 2 1 1 1
9 Verifico el cuadro de necesidades Jefe de Logistica 2 1 1 1
10 Bsqueda de fuentes de estudio Jefe de Logistica 300 1 1 1
11 Espera de bsqueda 20 1
12 Cotizacin del bien o servicio Jefe de Logistica 420 1 1 1
13 Elaboro el cuadro comparativo Jefe de Logistica 300 1 1 1
Determinacin del valor
14 Jefe de Logistica 30 1 1 1
referencial
Verificacin de la disponibilidad
15 Jefe de Logistica 10 1 1 1
presupuestal
16 Espera de verificacion 10 1 1
Jefe de Logistica
17 30 1 1 1 1
Localizo al proveedor Proveedor
Jefe de Logistica
18 300 1 1 1
Compra el bien o servicio Proveedor
19 Espera de compra 10 1
20 Recepcin del bien Jefe de Logistica 5 1 1 1
Jefe de Logistica
21 8 1 1 1
Registro la compra -PECOSA Asistente
Jefe de Logistica
22 10 1 1 1
Atencin de requerimiento Area Usuaria
TOTAL EN MINUTOS 1475 11 6 1 1 6 2 1 1 1 5 1 2 11 5 6
TOTAL EN HORAS 24.58
TOTAL EN DIAS 3.07
Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa
(Autora , 2015)

140
C. Tercera Fase: Rediseo del Diagrama de Bloques Eliminacin de actividades
innecesarias.
Para una mejor ilustracin, grficamente se tacharon los procesos de color plomo como se
observa en el Diagrama de Bloques, las actividades eliminadas y modificadas del
procedimiento de Atencin de Requerimiento tal como se hizo en la Tabla ASMEVM.

141
MODELAMIENTO DE LA SIMPLIFICACION DEL PROCESO ACTUAL DEL REA DE LOGISTICA EN BIZAGI.

Figura 51: Modelamiento de la simplificacin del proceso actual

(Autora, 2015)

142
D. Cuarta Fase: Tabla ASMEVM luego que el procedimiento se redisea.
En esta fase se elabor la nueva tabla ASMEVM, luego del rediseo, despus de la
Simplificacin que se realiz en el procedimiento de Atencin de Requerimiento que
realiza el rea de Logstica dentro de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa provincia de
Chiclayo se obtuvo que con la correspondiente Simplificacin y modelamiento del proceso
se manifest que la ejecucin de la atencin se dar en el lapso de 784 minutos , que
corresponde a 13.07 horas concluyendo que el proceso se desarrollar como mnimo en
un da y medio (1.63) das. Adems se observa que el nuevo procedimiento simplificado
solo se realizar Catorce (14) actividades durante la Atencin de Requerimiento.
A continuacin se muestra la nueva Tabla ASME-VM:

143
 Tabla 29: ELBORACION DE LA NUEVA TABLA ASME- VM (REA DE LOGISTICA- MDSR )

CONTADOR DE RECURSOS
TIPO DE ACTIVIDAD
RECURSOS IDENTIFICADOS RECURSOS NO IDENTIFICADOS TIPO DE VALOR
PASOS ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO MATERIAL SERVICIO
PERSONAL DIRECTO MATERIAL NO FUNGIBLE COSTO FIJO OPERACIN REVISION TRASLADO DEMORA ARCHIVO
FUNGIBLE DIRECTO
Sello,tinta y Cuaderno de Energia
Jefe Asistente Proveedor rea Usuaria Papel A4 Movilidad
tampn
Lapicero Computadora Internet VA CONTROL SV
Cargos Electrica
1 Recepcin del documento Asistente 1 1 1 1
2 Firma la orden de entrega Asistente 1 1 1 1
3 Registro del documento Asistente 4 1 1 1
Derivo el documento al
4 Asistente 1 1 1 1
despacho del jefe
5 Lectura del documento Jefe de Logstica 2 1 1 1
6 Verifico el cuadro de necesidades Jefe de Logistica 2 1 1 1

7 Bsqueda de fuentes de estudio Jefe de Logistica 180 1 1 1

8 Cotizacin del bien o servicio Jefe de Logistica 300 1 1 1
9 Elaboro el cuadro comparativo Jefe de Logistica 60 1 1 1
Determinacion del valor
10 Jefe de Logistica 30 1 1 1
referencial
Jefe de Logistica
11 Compra el bien o servicio 180 1 1 1
Proveedor
12 Recepcion del bien Jefe de Logistica 5 1 1 1
Jefe de Logistica
13 Registra la compra -PECOSA 8 1 1 1
Asistente
Jefe de Logistica Area
14 Atencin del requerimiento 10 1 1 1
Usuaria
TOTAL EN MINUTOS 784 8 5 0 1 6 1 0 1 1 4 1 0 9 4 1
TOTAL EN HORAS 13.07
TOTAL EN DIAS 1.63

Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa

(Autora, 2015)

144
E. Quinta Fase: Diagrama de Bloques luego que el procedimiento se redisea.
El Diagrama de Bloques, luego del rediseo, queda como a continuacin se ve:

Figura 52- Modelamiento del proceso mejorado.

(Autora, 2015)

145
 El proceso mejorado de Atencin de Requerimiento tambin se dise y
modelo en Bizagi, donde se obtuvo el tiempo y los recursos que se empelaran
en el proceso, estos datos se extrajeron de la Tabla ASME simplificada. Para
ello se realiz el Anlisis correspondiente como se ve a continuacin:

Tabla 30: ANALISIS DE TIEMPO DEL PROCESO MEJORADO

ATENCION DE REQUERIMIENTOAREA DE LOGISTICA- MDSR

Fuente: Modelamiento de Proceso-Bizagi

(Autora , 2015)

Interpretacin: Los resultados de la tabla muestra que en el proceso mejorado

tendr la capacidad de atencin de seis (6) requerimientos a la semana y el tiempo
promedio para la atencin es de cuatro (4) das esto demuestra dentro del rango
de la capacidad de produccin.

146
 Tabla 31: ANALISIS DE RECURSOS DEL PROCESO MEJORADO
ATENCION DE REQUERIMIENTOAREA DE LOGISTICA- MDSR

Fuente: Modelamiento de Proceso-Bizagi

(Autora , 2015)

Interpretacin: Los resultados muestra que el Jefe de Logstica tiene el 99.43% de

participacin en el proceso, lo que significa que es el responsable que realiza la
mayora de las actividades que demanda el proceso de Atencin de
Requerimiento.

Despus de identificar el proceso con sus respectivos resultados se puede apreciar

la comparacin de ambos escenarios, donde se aprecia lo siguiente:
I. Primer escenario: de muestra que para atender cuatro (4) requerimientos
se demanda de 3 das y en cuanto a los recursos se muestra que el jefe de
logistica es el que demanda de realizar mas actividades es decir tiene
mayor carga laboral.
II. Segundo escenario: se aprecia que con el proceso mejorado se puede
atender seis (6) requerimientos puesto que cuenta con una capacidad de
produccin minima lo que significa que esta apta para atender esos seis
requerimientos.
Para ello a continuacin se presenta la siguiente tabla xx:

147
 Tabla 32: COMPARACIN DE PROCESO ACTUAL Y MEJORADO
ATENCIN DE REQUERIMIENTO REA LOGSTICA-MDSR

Instancias Instancias Tiempo mnimo Tiempo mximo Tiempo promedio Tiempo total
Nombre Scenario Tipo completadas iniciadas (m) (m) (m) (m)
ATENCION DE REQUERIMIENTO Scenario 1 Proceso 4 4 1128 1139 1133.5 4534
ATENCION DE REQUERIMIENTO Scenario 2 Proceso 6 6 543 593 559.67 3358
NoneStart Scenario 1 Evento de inicio 4
NoneStart Scenario 2 Evento de inicio 6
Emite su requerimiento Scenario 1 Tarea 6 6 1 1 1 6
Emite su requerimiento Scenario 2 Tarea 16 16 1 1 1 16
Recibe el documento Scenario 1 Tarea 6 6 1 1 1 6
Recibe el documento Scenario 2 Tarea 16 16 1 1 1 16
Firma la Orden de Entrega Scenario 1 Tarea 6 6 1 1 1 6
Firma la Orden de Entrega Scenario 2 Tarea 16 16 1 1 1 16
Registra el documento Scenario 1 Tarea 6 6 5 5 5 30
Registra el documento Scenario 2 Tarea 16 16 4 4 4 64
Deriva el documento al Jefe Scenario 1 Tarea 6 6 1 1 1 6
Deriva el documento al Jefe Scenario 2 Tarea 16 16 1 1 1 16
Lee el documento Scenario 1 Tarea 6 6 2 2 2 12
Lee el documento Scenario 2 Tarea 16 16 2 2 2 32
Encuentra en el cuadro de necesidades? Scenario 1 Compuerta 6 6
Encuentra en el cuadro de necesidades? Scenario 2 Compuerta 16 16
Busca fuentes de estudio Scenario 1 Tarea 4 4 184 184 184 736
Busca fuentes de estudio Scenario 2 Tarea 6 6 120 120 120 720
Cotiza Scenario 1 Tarea 4 4 360 360 360 1440
Cotiza Scenario 2 Tarea 6 6 180 180 180 1080
Elabora el cuadro comparativo Scenario 1 Tarea 4 4 240 240 240 960
Elabora el cuadro comparativo Scenario 2 Tarea 6 6 60 60 60 360
Determina el valor referencial Scenario 1 Tarea 4 4 30 30 30 120
Determina el valor referencial Scenario 2 Tarea 6 6 30 30 30 180
Compra o Adquiere el bien o servicio Scenario 1 Tarea 4 4 280 280 280 1120
Compra o Adquiere el bien o servicio Scenario 2 Tarea 6 6 120 120 120 720
Recepciona el bien Scenario 1 Tarea 4 4 5 5 5 20
Recepciona el bien Scenario 2 Tarea 6 6 5 5 5 30
Registra la compra-PECOSA Scenario 1 Tarea 4 4 8 8 8 32
Registra la compra-PECOSA Scenario 2 Tarea 6 6 8 8 8 48
Atiende lo Requerido Scenario 1 Tarea 4 4 10 10 10 40
Atiende lo Requerido Scenario 2 Tarea 6 6 10 10 10 60
NoneEnd Scenario 1 Evento de Fin 4
NoneEnd Scenario 2 Evento de Fin 6

Fuente: Modelamiento de Proceso-Bizagi

148
 Interpretacin: Los resultados de la tabla de comparacin del proceso actual y
mejorado muestra que tras la simplificacin el rea logstica de la Municipalidad
Distrital de Santa Rosa tendr la capacidad de atender 6 requerimientos semanal,
en comparacin con lo actual que solo atenda 4 requerimientos en tres das, lo
que indica que la capacidad de atencin incremento.

F. Sexta Fase: Diagnostico de Costos.

Despus de la elaboracin de la nueva Tabla ASME-VM y el Diagrama de Bloques, se
determin los costos, de esta manera se observ la diferencia de costos con el nuevo
procedimiento simplificado de Atencin de Requerimiento.
1. Clculo del costo anual y mensual del personal directo: Primero se determin el costo
mensual y anual del personal que participan en el procedimiento de Atencin de
Requerimiento

Tabla 33: COSTOS DE RECURSO DIRECTO DEL PROCESO MEJORADO

RECURSO HUMANO COSTO ANUAL COSTO MENSUAL

Jefe S/. 12,000.00 S/. 1,000.00
Asistente S/. 9,000.00 S/. 750.00
Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de
los Procedimientos Administrativos.
(Autora, 2015)

2. Determinacin del costo por minuto del personal directo : S elabor un listado de
los cargos del personal que colaboran en el procedimiento de Atencin de
Requerimiento con su respectiva escala de ingresos para eso se dividi el costo
mensual entre los minutos totales al mes que ocupa cada trabajador, que suman
14,400 minutos de acuerdo a la siguiente frmula:

149
 Tabla 34: COSTOS POR MINUTO DE RECURSO DIRECTO DEL PROCESO MEJORADO.

COSTO DE
HORAS NUMERO DE TIEMPO
CENTRO DE COSTO PERSONAL
CARGO EFECTIVAS DIAS MENSUAL
ACTIVIDAD MENSUAL POR
AL DIA LABORABLES EFECTIVO
MINUTO

Municipalidad Jefe de Logstica S/. 1,000.00 8 30 14400 0.069

Distrital de Santa
Rosa -MDSR

Municipalidad Asistente de
S/. 750.00 8 30 14400 0.052
Distrital de Santa Logstica
Rosa -MDSR
Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de
los Procedimientos Administrativos.
(Autora, 2015)

Es as como se determin el siguiente cuadro donde se obtuvo como

resultado el tiempo que demandara el proceso simplificado de 784 minutos
y el costo de S/.53. solo en personal directo.

150
 Tabla 35: COSTOS TOTAL DEL RECURSO DIRECTO DEL PROCESO MEJORADO.

COSTO
DESCRIPCION DE LA INGRESO CANTIDAD DE TIEMPO POR COSTO TOAL
CENTRO DE ACTIVIDAD N ACTIVIDAD CARGO TIEMPO TOTAL PERSONAL POR
ACTIVIDAD MENSUAL PERSONAS ACTIVIDAD(min) (S/.)
MINUTO

Recepcin del
MDSR 1 Asistente S/. 750.00 1 1 1 0.052 0.052
documento
Firma la orden de
MDSR 2 Asistente S/. 750.00 1 1 1 0.052 0.052
entrega
Registro del
MDSR 3 Asistente S/. 750.00 1 4 4 0.052 0.208
documento
Derivo el documento
MDSR 4 Asistente S/. 750.00 1 1 1 0.052 0.052
al despacho del jefe
Jefe de
MDSR 5 Lectura el documento S/. 1,000.00 1 2 2 0.069 0.138
Logstica
Verifico el cuadro de Jefe de
MDSR 6 S/. 1,000.00 1 2 2 0.069 0.138
necesidades Logstica
Busqueda de fuentes Jefe de
MDSR 7 S/. 1,000.00 1 180 180 0.069 12.42
de estudio Logstica
Cotizacin del bien o Jefe de
MDSR 8 S/. 1,000.00 1 300 300 0.069 20.7
servicio Logistica
Elaboro el cuadro Jefe de
MDSR 9 S/. 1,000.00 1 60 60 0.069 4.14
comparativo Logistica
Determinacin del Jefe de
MDSR 10 S/. 1,000.00 1 30 30 0.069 2.07
valor referencial Logistica
Compra el bien o Jefe de
MDSR 11 S/. 1,000.00 1 180 180 0.069 12.42
servicio Logistica
Jefe de
MDSR 12 Recepcin del bien S/. 1,000.00 1 5 5 0.069 0.345
Logistica
Registra la compra -
MDSR 13 Asistente S/. 750.00 1 8 8 0.052 0.416
PECOSA
Atencin de
MDSR 14 Asistente S/. 750.00 1 10 10 0.052 0.52
requerimiento
Costo personal
Tiempo por prestacion(min) 784 por S/. 53.67
prestacion(s/.)

Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de los Procedimientos Administrativos.

(Autora, 2015)

151
3. Clculo de costo total de material fungible:

Con el rediseo del procedimiento fue necesario fijar el costo total de material fungible, para
ello se elabor el siguiente cuadro donde se consider las actividades que se utiliza el papel
bond A4, de tal forma que se obtuvo un costo total de s/.0.330.

Tabla 36: COSTOS DEL MATERIAL FUNGIBLE DEL PROCESO MEJORADO

CALCULO DE MATERIAL FUNGIBLE
UNIDAD DE COSTO
CENTRO DE ACTIVIDAD N ACTIVIDAD MATERIAL FUNGIBLE CANTIDAD COSTO TOTAL (S/.)
MEDIDA UNITARIO(S/.)
MDSR 1 Papel bnd A4 Unidad 3 0.019 0.058
MDSR 5 Papel bnd A4 Unidad 3 0.019 0.058
MDSR 6 Papel bnd A4 Unidad 3 0.019 0.058
MDSR 13 Papel bnd A4 Unidad 3 0.019 0.058
MDSR 14 Papel bnd A4 Unidad 2 0.019 0.039
MDSR 15 Papel bnd A4 Unidad 3 0.019 0.058
Costo total de
material
0.330
fungible por
prestacion

Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de los Procedimientos Administrativos.

(Autora, 2015)

4. Clculo de costo total del servicio directo identificado :

Cuando se fij las actividades en el procedimiento de Atencin de Requerimiento se determin

como servicio identificado movilidad en cuando a la compra del bien, para ello se elabor el
siguiente cuadro donde se obtuvo que el costo de movilidad total es de s/.10.00.
Tabla 37: CALCULO DE COSTO TOTAL DE SERVICIO DEL PROCESO MEJORADO

SERVICIO UNIDAD DE COSTO COSTO TOTAL

CENTRO DE ACTIVIDAD N ACTIVIDAD CANTIDAD
INDENTIFICADO MEDIDA UNITARIO(S/.) (S/.)

MDSR 12 movilidad Unidad 2 S/. 5.00 S/. 10.00

Costo total de
servicio
identificado por
S/. 10.00
prestacion

Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de los Procedimientos Administrativos.

(Autora, 2015)

152
5. Clculo del costo total de Recursos Identificados:

tras el procedimiento simplificado de Atencin de Requerimiento se determin que el costo

total de recursos identificados con el valor de S/.64.00.

Tabla 38: CALCULO TOTAL DE RECURSOS IDENTIFICADOS DEL

PROCESO MEJORADO

CALCULO DE COSTO TOTAL DE RECURSOS IDENTIFICADOS

COSTO DEL RECURSO
ITEM NOMBRE DE RECURSO
IDENTIFICADO(S/.)
1 Personal Directo S/. 53.67
2 Material Fungible S/. 0.33
3 Servicio S/. 10.00
TOTAL DE RECURSOS IDENTIFICADOS S/. 64.00
Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de
los Procedimientos Administrativos.
(Autora, 2015)

6. Diferencia de Recursos Identificados: despus que se determin los costos

correspondientes tras la simplificacin del procedimiento se observ la gran diferencia
que se obtiene tras la simplificacin del procedimiento de Atencin de Requerimiento
en cuanto a costo es asi que la diferencia del procedimiento Pre y Post (Atencin de
Requerimiento), es de s/.88.47, como se puede observar en el siguiente cuadro:

Tabla 39: COMPARACION DE COSTOS DEL PROCESO PRE Y POST

DIFERENCIA DE COSTOS DE PRE Y POST DEL PROCEDIMEINTO DE

ATENCION DE REQUERIMEINTO

PRE S/. 131.68

POST S/. 64.00
DIFERENCIA S/. 67.68
Fuente: Metodologa de Determinacin de Costos de
los Procedimientos Administrativos.
(Autora, 2015)

153
4. ETAPA DE IMPLEMENTACIN
A. Primera Fase: Capacitacin y sensibilizacin especfica a todas las reas involucradas
Despus de la obtencin del diseo y modelamiento del proceso simplificado, se realiz la
capacitacin y sensibilizacin donde se comparti la propuesta del nuevo procedimiento
administrativo a travs de una reunin que se gener en la Municipalidad Distrital de Santa
Rosa, con la colaboracin del rea de Gerencia que convoc a las diversas reas usuarias.
Se present el nuevo procedimiento adems se recalc el nuevo formato que el rea de
Logstica proporcionar para que las reas usuarias lo utilicen cuando soliciten algn
requerimiento. (Ver Anexo 7).
Asimismo con dicha reunin se obtuvo el compromiso de los clientes en cuanto a la utilizacin
de dicho formato y la participacin en el nuevo procedimiento.
B. Segunda Fase: Adecuacin de ambientes, difusin de caractersticas del procedimiento
administrativo simplificado y tic
Tras la obtencin del Levantamiento de Informacin del estado de Infraestructura
como se mostr anteriormente (Tabla n 17) se puede concluir que para la ejecucin del nuevo
procedimiento es recomendable obtener nuevas sillas y dems muebles para la oficina de
Logstica ya que no se encuentran en buen estado de mantenimiento, puesto que de esta
manera ayudara en cuanto a la atencin de servicio y mejorar el aspecto de imagen del rea.

5. ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

Para que el seguimiento sea exitoso se requiere del diseo y ejecucin de un Plan de
Seguimiento en el que se detalle las actividades a realizar as como el cronograma y plazos para
el desarrollo de ste. Para ello se elabor la documentacin del proceso como se ver en lneas
abajo y de esta manera se pretende tener un seguimiento y control que le ayudar al Jefe de
Logstica evaluar al personal que participa en el procedimiento adems de cmo se va
ejecutando, donde obtendr resultados y le permitir proponer mecanismos de mejorar ante la
localizacin de puntos crticos para darles solucin.

154
 PLAN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL REA
DE LOGISTICA - MDSR

CDIGO: MAHA / LOG MDSR -001

VERSIN : 01 PGINA: 1 de 3

rea de Logstica - MDSR

CONTROL DE PROCESOS
DEL REA DE LOGISTICA

CARGO NOMBRE FIRMA FECHA

Melissa Aracely
Ingeniera
Huamanchumo
ELABORADO POR :
Empresarial Arroyo.

Jefe de Logstica
REVISADO POR : Javier Bernal Bernal

APROBADO POR : Jefe de Logstica Javier Bernal Bernal

155
1. OBJETIVO
Dar seguimiento y control del proceso mejorado del rea de manera eficiente para la
mejorar gestin logstica.
2. ALCANCE
Empieza: Solicitud de requerimiento por el rea usuaria.

Incluye: Registro del requerimiento, cotizacin, evaluacin, pedido, recepcin, control de

calidad, cancelacin.

Termina: Entrega y conformidad por el rea usuaria

3. DEFINICIONES
Proceso: Atencin de Requerimiento
4. RESPONSABLES
Jefe de Logstica

Asistente de logstica.

5. DOCUMENTOS
Catlogo de productos

Cartera de clientes

6. PUNTAJE
Para la evaluacin de los procesos se considerar el siguiente puntaje

MUY BIEN BIEN REGULAR MAL DEFICIENTE

5 4 3 2 1

7. DESARROLLO DE LOS PROCESOS

7.1 Atencin de Requerimiento

156
PASOS SECUENCIA DE RESPONSABLE TIEMPO PUNTAJE OBSERVACIONES
ACTIVIDADES
1 Recibir el Asistente
documento
2 Firmar la orden de Asistente
entrega
3 Registrar en el Asistente
Cuaderno de
Control
4 Derivar al Asistente
despacho del Jefe
5 Leer el documento Jefe de Logstica

6 Verificar el cuadro
de necesidades Jefe de Logstica

7 Buscar fuentes de Jefe de Logstica

estudio
8 Cotizar Jefe de Logstica
9 Elaborar el cuadro
comparativo Jefe de logstica

10 Determinar el Jefe de Logstica

valor referencial
11 Comprar el Bien o Jefe de Logstica
Servicio
12 Recepcionar el Jefe de Logstica
Bien
13 Registra la Asistente
compra-PECOSA
14 Atender el Asistente
requerimiento
TOTAL

7.2 Modelo de Formato para solicitar requerimientos

157
 Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

REQUERIMIENTO N036 -2015-ALP-MDRS

Seor : Nombre completo del Gerente

Gerente de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa.
rea Usuaria: Nombre completo del jefe del rea
Jefe de Limpieza Pblica de la MDSR.
Asunto : Adquisicin de Tacho de Basura.
Fecha : Santa Rosa, 04 de Diciembre del 2015

Por medio de la presente me dirijo a usted para saludarlo y a la vez comunicarle

lo siguiente:

ITEM PRODUCTO SOLICITADO DESCRIPCION

Especificaciones Tcnicas:
TACHOS PARA SEGREGACION DE RESIDUOS SOLIDOS
(TACHOS DE BASURA)
1. Tacho (cubo) construido ntegramente de plancha
de acero inoxidable de 0.8 mm de espesor de alta
calidad.
2. Borde superior (juntura de la tapa) y borde inferior
del cubo base forrado con jebe duro.
3. Resistente a la corrosin, rayaduras, limpieza,
Tacho de acero de bioseguridad
1 desinfeccin.
de 15 L 4. Pedal de acero inoxidable resistente, forrado con
jebe duro de 6 x 5 cm para accionamiento de
mecanismo de apertura de la tapa, asimismo el
mecanismo debe ser de acero inoxidable para
mayor resistencia y durabilidad.
5. Debe incluir cubo interior de acero inoxidable
capacidad de 15 litros
6. Con asa para facilitar su retirada del tacho.
7. Debe tener buen acabado el cubo exterior e interior

Cantidad de tem en Letras:

UNO
El presente requerimiento se utilizar para la limpieza pblica del Distrito de
Santa Rosa que ser ubicado en el Parque principal en la calle Real.

Esperando se d la atencin a la brevedad posible.

Atentamente, Firma y Sello (Jefe rea usuaria)

Nombre completo del Jefe del rea Usuaria

158
3.3.3 IDENTIFICACION DE INDICADORES.
Para el adecuado control y medicin del desempeo del procedimiento se identific
indicadores que proporcionaron informacin acerca del cumplimiento de cada
actividad del procedimiento de Atencin de Requerimiento de esta forma se logr
medir el resultado espero tras la Simplificacin y modelamiento propuesto.
Para establecer los indicadores se tom en cuenta los siguientes aspectos:
a. Nombre del proceso: indica el proceso para el cual se determin el indicador.
b. Indicador: nombre del indicador.
c. Responsable: persona encargada de evaluar los resultados que genere el
indicador.
d. Definicin: explicacin del propsito que tiene el indicador.
e. Frecuencia: indica la periodicidad con la cual se va a calcular el indicador.
f. Unidad de medida: unidad de medida usada para la interpretacin del
indicador.
g. Forma de clculo: unidad operacional o frmula matemtica empleada en el
clculo del indicador.
En base a lo antes mencionado se elabor la siguiente tabla 34 donde permite
observar la comparacin de la situacin actual, respecto a la propuesta luego del
diseo y modelamiento del procedimiento de Atencin de Requerimiento , es asi
como se puede apreciar que, as mismo cabe recalcar que los indicadores se
encuentran determinadas en la Tabla ASME-VM (Ver Anexo x).

159
Tabla 40: COMPARACION DE INDICADORES: PROCEDIMIENTO ACTUAL Y PROCEDIMIENTO PROPUESTO

ACTUAL PROPUESTO DIFERENCIA

NUMERO DE ACTIVIDADES 22 14 8
Con valor aadido 11 9 2
De control 5 4 1
Sin valor aadido 6 1 5
TIEMPO (minutos) 1475 784 691
RECURSOS - COSTOS S/. 131.68 S/. 64.01 67.666
Personal directo S/. 101.33 S/. 53.67 S/. 47.66
Material fungible S/. 0.35 S/. 0.34 S/. 0.01
Servicio S/. 30.00 S/. 10.00 S/. 20.00

Fuente: Metodologa de Simplificacin Administrativa

(Autora, 2015)

El resultado de la tabla muestra que tras la comparacin del proceso actual y el proceso
mejorado de Atencin de Requerimiento se obtiene los siguientes resultados:

i. El nmero de actividades hay un diferencia de 8 pasos ya que se eliminaron

actividades innecesarias y se modificaron en cuanto a tiempo otras.
ii. En el tiempo del proceso hay una diferencia de 691 minutos ya que segn el
proceso mejorado la atencin de lo solicitado se ejecutara en Un da y medio.
iii. En cuanto a costos existe una diferencia de S/.67.67 tras el procesos mejorado
en el rea Logstica.

160
3.3.4 PROPUESTA DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIOES Y CONTRATACIONES
El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones es un instrumento de gestin que
permite obedecer en forma estricta y exclusiva a la satisfaccin de las necesidades de
la entidad, las que provienen de todos y cada uno de los rganos y dependencias en
atencin al cumplimiento de sus funciones y al logro de sus metas institucionales
conforme lo establece el Artculo 8 de la Ley de contrataciones del estado y el Artculo
6 del Reglamento de la Ley de contrataciones del Estado: Cada entidad elaborar su
Plan Anual de Contrataciones, el cual deber prever todas las contrataciones de
bienes, servicios y obras que se requerirn durante el ao fiscal , con independencia
del rgimen que las regula o su fuente de financiamiento , as como los montos
estimados y tipos de procesos de seleccin previstos. Los montos estimados a ser
ejecutados durante el ao fiscal correspondiente debern estar comprendidos en el
presupuesto institucional. El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones ser
aprobado por el Titular de la Entidad y deber ser publicado en el Sistema Electrnico
de Contrataciones del Estado (SEACE).El Reglamento determinar los requisitos,
contenido y procedimientos para la formulacin y modificacin del Plan Anual de
Contrataciones.
Sin embargo la realidad del rea de Logstica de la Municipalidad Distrital de Santa
Rosa es distinta, ya que durante el periodo de levantamiento de informacin se
identific una Gestin inadecuada en su programacin del cuadro de necesidades que
influyeron a no incluirse en el PAAC para el ao fiscal 2015. Detectando que se vienen
realizando compras directas haciendo uso del fraccionamiento infringiendo la
normativa de la Ley de contrataciones del estado como es en el caso del combustible y
artculos de aseo y limpieza.
stos no se encuentran determinados en el cuadro de necesidades, como lo
demuestra el aplicativo de consultas de Planes Anuales del SEACE del Organismo
Supervisor del Estado, correspondiente a la Municipalidad Distrital de Santa Rosa -
Provincia de Chiclayo - Departamento de Lambayeque, que solo haban Tres (3)
procesos de licitaciones en el ao 2015 (Ver Anexo 11), no identificando a la fecha la
Adquisicin de Combustible y artculos de aseo y limpieza para las diferentes
unidades de propiedad municipal , por lo que haciendo el anlisis correspondiente en
el rea de Logstica se determin que el gasto anual de combustible asciende a un

161
valor estimado de S/.80,000 nuevos soles y en Aseo y limpieza un valor estimado de
s/.12,000 nuevos soles (Ver tabla 35 y 36), lo que correspondera realizar un proceso
de seleccin conforme a la Ley de Contrataciones del Estado N 1017.

162
 Tabla 41: ANALISIS DE USO DE COMBUSTIBLE EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA-CHICLAYO

COSTO
UNIDADES GALONES GALONES GALONES
DESCRIPCION D2 - PETROLEO GAS 84 UNITARIO
(VEHICULOS) DIARIO (UND) SEMANA(UND) MENSUAL(UND)
*GLN(S/.)
VOLQUETE HINO - LIMPIEZA PUBLICA 1 9.50 66.50 266 11.50 3,059.00
VOLQUETE SCANIA - LIMPIEZA PUBLICA 1 6.50 45.50 182 11.50 2,093.00

1 3 18 72 11.50
CAMIONETA MUNICIPAL IZUSU - GESTION ADMINISTRATIVA 828.00
MOTOCAR 1 - LIMPIEZA PUBLICA 1 1.0 5.83 23.30 11.90 277.32
MOTOCAR 2 - LIMPIEZA PUBLICA 1 1.10 6.60 26.4 11.90 314.16
OTROS: MOTOBOMBA, FUMIGADORA, LAVADO DE PIEZAS - 1 1 2 8 11.90
GESTION ADMINISTRATIVA 95.20
TOTAL PROMEDIO 6,666.68

Fuente: rea de Logstica -MDSR

(Autora, 2015)

Tabla 42: RESUMEN DE USO DE COMBUSTIBLE EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA-CHICLAYO

CANTIDAD CANTIDAD
RESUMEN PRECIO UNITARIO TOTAL
MENSUAL ANUAL
TOTAL PETROLEO 520 6240.00 11.50 71,760.00
TOTAL GASOLINA 58 692.45 11.90 8,240.13
VALOR ESTIMADO (s/.) 80,000.13

Fuente: rea de Logstica -MDSR

(Autora, 2015)

163
Tabla 43: ANALISIS DE ARTICULOS DE ASEO Y LIMPIEZA EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
SANTA ROSA-CHICLAYO
COSTO
UNIDADES COSTO
DESCRIPCION UNITARIO
MENSUAL UNITARIO(s/.)
*UND(S/.)
Ambientador 4 16.00 64.00
Escobas de paja dos sunchos 6 25.00 150.00
Escobillon Nylon 5 18.90 94.50
Franela 3 8.50 25.50
Quitazarro 4 29.90 119.60
Recogedor metalico 5 16.00 80.00
Tacho de basura n 54 4 54.90 219.60
Tacho de plastico n140 3 79.90 239.70
TOTAL PROMEDIO (s/) 992.90

Fuente: rea de Logstica -MDSR

(Autora, 2015)

Tabla 44: RESUMEN USO DE ARTICULOS DE ASEO Y LIMPIEZA EN LA MUNICIPALIDAD

DISTRITAL DE SANTA ROSA-CHICLAYO

CANTIDAD CANTIDAD PRECIO

RESUMEN TOTAL
MENSUAL ANUAL UNITARIO
Ambientador 4 53 16.00 853.44
Escobas de paja dos sunchos 6 72 25.00 1800.00
Escobillon Nylon 5 60 18.90 1134.00
Franela 3 36 8.50 306.00
Quitazarro 4 48 29.90 1435.20
Recogedor metalico 5 60 16.00 960.00
Tacho de basura n 20 4 48 54.90 2635.20
Tacho de plastico n50 3 36 79.90 2876.40
VALOR ESTIMADO 12000.24
Fuente: rea de Logstica -MDSR
(Autora, 2015)

164
Es as que analizando que esta entidad viene realizando compras directas del bien
haciendo uso del fraccionamiento y contraviniendo la normativa del Artculo 20 del
Reglamento de la Ley de contrataciones del estado 1017.- Prohibicin de fraccionamiento
donde dice: "La contratacin de bienes o servicios de carcter permanente, cuya provisin
se requiera de manera continua o peridica se realizar por periodos no menores a un (1)
ao".
Por lo que se propone se incluya en la elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones conforme el Articulo 6 del RLCE o se realice la modificacin del plan anual
de contrataciones conforme al Artculo 9 del RLCE y se programe dicha adquisicin del
bien (Combustible y artculos de Aseo y Limpieza), donde se realice el contenido mnimo
del Plan de Anual de Contrataciones conforme al Artculo 7 del RLCT como se indica lneas
abajo.
Artculo 7.-Contenido mnimo del Plan Anual de Contrataciones
El Plan Anual de Contrataciones contendr, por lo menos, la siguiente informacin:
1) El objeto de la contratacin;
2) La descripcin de los bienes , servicios u obras a contratar y el
correspondiente cdigo asignado en el Catlogo;
3) El valor estimado de la contratacin;
4) El tipo de proceso que corresponde al objeto y su valor estimado, as como
la modalidad de seleccin
5) La fuente de financiamiento;
6) El tipo de moneda;
7) Los niveles de centralizacin o desconcentracin de la facultad de
contratar y;
8) La fecha prevista de la convocatoria.

Quedando en el Sistema del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

(OSCE) de la siguiente manera:

165
 Tabla 45: CONSULTA DEL PLAN ANUAL 2016 DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA .

PLAN ANUAL DE ADQUICIONES Y CONTRATACIONES

A) NOMBRE DE LA ENTIDAD: 001286-MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA - CHICLAYO B) AO: 2016

C) SIGLAS: MDSR D) UNIDAD EJECUTORA: 301225 - MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA E) RUC: 20162368614
ROSA

F) PLIEGO: 301225 G) INSTRUMENTO QUE APRUEBA O MODIFICA EL PAAC: RESOLUCION DE ALCALDIA N 466-2015-MDSR/A

RESULTADOS : 1 3 de 3 PAGINA : 1

Tipo
Canti
de Valor Fecha Fuente de Observacione
Proc dad CIIU
Descripcin proce Estimado tentativa Financiamiento s
ID Items
so
1 Adquisicin de 02 Motos cargueras AMC 1 S/.13,600.00 01/11/201 -RECURSOS NINGUNA
para la oficina municipal de Defensa 5 DETERMINADOS
Civil, periodo Enero a Diciembre 2016

Objeto: BIENES
Lugar de Ejecucin:
LAMBAYEQUE/CHICLAYO/SANTA
ROSA.

Adquisicin de insumos para el ADS 2 S/.167 309.00 A099 01/12/201 -RECURSOS NINGUNA
2 Programa de Vaso de Leche , periodo 5 ORDINARIOS
Enero a Diciembre 2016

166
 Objeto: BIENES
Lugar de Ejecucin:
LAMBAYEQUE/CHICLAYO/SANTA
ROSA.

3 Adquisicin de Combustible para las ADS 2 S/.80,000.00 01/12/201 -RECURSOS NINGUNA

diversas unidades de la municipalidad 5 DETERMINADOS
, periodo Enero a Diciembre 2016 -RECURSOS
Objeto: BIENES RECAUDADOS
Lugar de Ejecucin:
LAMBAYEQUE/CHICLAYO/SANTA
ROSA.

4 Adquisicin de artculos de Aseo y AMC 1 S/.12,000.00 01/12/201 -RECURSOS NINGUNA

Limpieza para la Municipalidad 5 DETERMINADOS
Distrital de Santa Rosa , periodo -RECURSOS
Enero a Diciembre 2016 RECAUDADOS
Objeto: BIENES
Lugar de Ejecucin:
LAMBAYEQUE/CHICLAYO/SANTA
ROSA.

Fuente: Portal del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.

(Autora, 2015)

167
 Plan Anual de
Adquisiciones y
Contrataciones
AREA DE LOGISTICA

La formulacin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones tiene por finalidad

programar, difundir, y evaluar las Adquisiciones de Bienes, servicios, consultoras y
obras, as como facilitar la transparencia de la informacin correspondiente al
Organismo Supervisor de las contrataciones del estado OSCE, a los proveedores y a la
ciudadana santarrosea.

168
I. INTRODUCCION:
Todas las Entidades del Sector Pblico bajo el mbito de aplicacin de la Ley de
Contrataciones del Estado se encuentran obligadas a elaborar, aprobar, modificar, publicar,
difundir, ejecutar, supervisar y evaluar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, el
cual constituye un instrumento de gestin que debe obedecer en forma estricta y exclusiva a
la satisfaccin de las necesidades de la entidad, las que a su vez provienen de todos y cada
uno de los rganos y dependencias de aquella, en atencin al cumplimiento de sus funciones
y al logro de sus metas institucionales a lo largo del ao fiscal correspondiente, conforme lo
establece el artculo 8 de la Ley y el artculo 6 del Reglamento.
La Municipalidad Distrital de Santa Rosa con el objeto de planificar las adquisiciones de
bienes, contratacin de servicios, consultoras y obras, formula el presente Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones(PAAC) para el ao fiscal 2016, de conformidad con los
Artculos 4 y 8 del Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones de Estado, aprobado
por Decreto Legislativo N 1017, en adelante la Ley, y los Artculos del 06 al 09 del
Reglamento aprobado por Decreto Supremo N 184-2008-EF modificado por Ley N 29873 y
el Decreto Supremo N 138-2012-EF y Anexos, en adelante Reglamento, con la debida
coordinacin con el rea de Presupuesto - Contabilidad, Gerencia Municipal, Oficina de
Informtica y Sistemas y las diferentes reas usuarias de la Municipalidad Distrital de Santa
Rosa.
El PAAC est basado en un adecuado y oportuno procedimiento tcnico de la formulacin del
cuadro de necesidades mediante el cual prever y controla en forma nacional y sistemtica la
satisfaccin de las necesidades de bienes y servicios para el cumplimiento de metas y
objetivos asignados a las diferentes oficinas de la MSDR, de acuerdo a las metas establecidas
en el Plan Estratgico Institucional y en concordancia con el Presupuesto Inicial de Apertura,
dicho cuadro de necesidades fue elaborado por cada una de las reas en un taller
programado y supervisado por parte del rea de logstica en coordinacin con la Gerencia
Municipal y la Oficina de informtica y sistemas estableciendo los procesos de seleccin
(Licitaciones Pblicas, Concursos Pblicos, Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas, as
como las Adjudicaciones de Menor Cuanta) cuya realizacin sea programable en el periodo
presupuestal 2016.

169
II. CARACTERISTICAS
Las caractersticas del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones son las siguientes:
Pblico: La norma de contrataciones exige que el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones se encuentre a disposicin y conocimiento del pblico en general, a travs de
la pgina WEB de OSCE (www.municaletasantarosa.gob.pe), la pgina WEB de la entidad
(www.munisantarosa-chiclayo.gob.pe), as como en el local de la Entidad al Valor de su
reproduccin.
Formal: Su aprobacin y modificacin requiere de documento formal, aprobado por
autoridad competente, en el caso de la Municipalidad por Resolucin de Alcalda.
Obligatorio: Todas las entidades bajo el mbito de la Ley de contrataciones y adquisiciones
del Estado se encuentran obligadas a formular su PAAC.
Integral: El PAAC agrupa todas las adquisiciones y contrataciones que la Entidad realizar en
un ejercicio fiscal mayores a las 3 UITs.

III. FINALIDAD
La formulacin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones se encuentra enmarcada al
Presupuesto Institucional de Apertura (P.I.A.) y del cuadro de necesidades de cada una de las
dependencias de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa, teniendo por finalidad programar,
difundir, y evaluar las adquisiciones de bienes, servicios, consultoras y obras as como facilitar
la transparencia de la informacin correspondiente al Organismo Supervisor de las
Contrataciones del Estado - OSCE, a los proveedores y a la ciudadana santarrosea.
El siguiente esquema es el procedimiento para la contratacin dentro de una entidad pblica,
en la cual est inmersa nuestra municipalidad.

170
 Figura 51: Proceso de Contratacin.

IV. IMPORTANCIA DEL PLAN ANUAL

El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones constituye un documento gua de gestin
importante en los siguientes aspectos:
Para el rea de Logstica: ya que a travs de dicho instrumento se evala la Ejecucin de
Adquisiciones y Contrataciones de Bienes, Servicios, Consultoras y Obras que han sido
debidamente programadas para todo el ejercicio presupuestal, realizando el inicio del
expediente del proceso de seleccin, debidamente aprobado.
Para los Comits Especiales y Permanentes: porque son los responsables directos de su
ejecucin, es decir, desarrollan los procesos de seleccin desde la etapa de formulacin de las
bases hasta que la buena pro queda consentida.
Para los Proveedores Nacionales e Internacionales: estos tienen acceso a los planes anuales
a travs de las pginas WEB de las entidades y del OSCE. Asimismo tambin la facultad de
adquirirlo de las propias entidades al costo de su reproduccin, y as tener conocimiento
sobre las adquisiciones y contrataciones que van a llevar a cabo las entidades pblicas en un
determinado ao fiscal.

171
 Para el rgano o funcionario encargado de la aprobacin y/o modificacin del PAAC: as
como la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la entidad, como
responsable de la supervisin de la elaboracin, aprobacin, publicacin, difusin y ejecucin
del PAAC.
Para los rganos de Control Interno: contar con un documento conteniendo los diferentes
procesos de seleccin programados para su seguimiento y para efectuar sus acciones de
control respectivo.
Para la Ciudadana: tienen acceso al PAAC desde su aprobacin para su seguimiento y
evaluacin de los diferentes procesos de seleccin programados en busca del beneficio de las
zonas urbano y rural del Distrito de Santa Rosa.
Para el OSCE: para velar por el cumplimiento de las normas en las adquisiciones del estado y
a nivel nacional. Es un organismo especializado adscrito al Ministerio de Economa y Finanzas
aunque con autonoma tcnica, funcional, administrativa, econmica y financiera.

V. PRINCIPIOS QUE RIGEN LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

Los principios tienen como finalidad garantizar que las entidades del Sector Pblico obtengan
Bienes, Servicios y Obras de calidad requerida en forma oportuna y a precios adecuados; y
sirvan de criterio interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse como
parmetros para la actuacin de los funcionarios y dependencias responsables.
Promocin del desarrollo humano
Moralidad
Libre concurrencia y competencia
Imparcialidad
Razonabilidad
Eficiencia
Publicidad
Transparencia
Economa
Vigencia Tecnolgica
Trato Justo e Igualitario
Equidad
Sostenibilidad ambiental

172
VI. OBJETIVOS
6.1. GENERAL:
Formular, planificar, registrar y evaluar las Adquisiciones de bienes, servicios y obras
que se requieren en la Municipalidad Distrital de Santa Rosa para el Ao Fiscal 2016.
6.2. ESPECFICOS:
a) Contar con un catlogo estndar para un ingreso real de las necesidades de las
reas de la Municipalidad mediante estudios que ofrece el mercado con la
finalidad de definir con precisin la descripcin, la cantidad, las caractersticas y las
especificaciones de los bienes, servicios y obras que van a adquirirse o contratarse,
as como sus valores estimados.
b) Establecer las normas, procedimientos y responsabilidades en cada una de las
reas para definir sus necesidades de bienes, servicios y obras de acuerdo al
presupuesto para la formulacin del cuadro de necesidades mediante un
adecuado y oportuno procedimiento tcnico para el cumplimiento de metas y
objetivos asignados a las unidades operativas para el ao fiscal 2016.
c) Que las autoridades y funcionarios municipales tengan a disposicin un
instrumento de gestin para determinar y evaluar sus necesidades y gastos en las
diferentes etapas del ejercicio 2016.
d) Realizar las modificaciones del plan mediante sus respectivas inclusiones y
exclusiones correspondientes procesos de seleccin por variacin presupuestal
y/o reprogramacin de metas, observando el mismo procedimiento de aprobacin
y difusin.
VII. LINEAMIENTOS DE POLTICA DEL AREA DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES
a) Disciplina, racionalidad, prioridad y austeridad en las adquisiciones, determinando los
bienes o grupo de bienes que tienen prioridad, para la operatividad y funcionamiento de
la institucin y de los servicios bsicos que presta.
b) Cumplimiento de la Ley de adquisiciones y contrataciones del Estado vigente y su
reglamento referente a la determinacin de la modalidad de adquisicin y transparencia
en el proceso de adquisicin.
c) Mayor fluidez y dinamismo, formulando alternativas viables, para reducir los tiempos en la
atencin y distribucin de los bienes y servicios requeridos.

173
 d) Aplicar los procesos de control de calidad y selectivo en los bienes, servicios y obras que
han de requerir mediante exhaustivos estudios de mercado.
e) Mejorar la infraestructura para el almacenamiento de los insumos, bienes, materiales y
equipo, para poder conservar y atender de la manera ms eficiente, eficaz y segura los
bienes a las dependencias de la municipalidad y a la ciudadana santarrosea en general.
f) Los procesos de seleccin promueven la competencia y participacin a un mayor nmero
de proveedores de una manera transparente e imparcial y as obtener mejores ofertas
econmicas y de mejor calidad.
g) Atencin oportuna de alimentos a los diferentes organismos sociales as como el
abastecimiento del Programa del Vaso de Leche, combustible y artculos de aseo y
limpieza.

VIII. PROCESOS DE SELECCIN

El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, consolida la informacin de las
Licitaciones, Concursos Pblicos y las Adjudicaciones de Bienes, Servicios y Obras que se
realizaran en el ao fiscal 2016 por la Municipalidad Distrital de Santa Rosa en aras de una
mejor transparencia y desempeo de la Institucin.
Los Procesos de seleccin son:
Licitacin Pblica (LP)
Concurso Pblico (CP)
Adjudicacin Directa (Pblica y Selectiva), (ADP y ADS)
Adjudicacin de Menor cuanta (AMC)
Adjudicacin Menor Cuanta Derivada (AMCD)
Los Topes para cada proceso de seleccin de contrataciones y adquisiciones con los que va
a trabajar la Municipalidad Distrital de Santa Rosa son:

174
La duracin de los procesos de seleccin de contrataciones y adquisiciones vara segn el
valor referencial de cada uno de ellos.

Figura 52: Proceso de Seleccin de Contrataciones.

175
 Todos los procesos cuyos montos sean, mayores a tres (3) unidades impositivas Tributarias
(UIT) deben ser convocadas a travs del SEACE, por lo que su proceso carece de validez
legal y debe ser declarado nulo de oficio y para convocar procesos de seleccin es
necesario vincularlas con el Plan Anual en ese sentido, es obligatorio que estn incluidos
en el Plan anual, si el Proceso que desea convocar no se encuentra incluido en el Plan
anual, debe realizarse la modificacin en el plan Anual.
Se adjunta en el Anexo N 02 con el consolidado de los diferentes procesos de seleccin
programados para el periodo fiscal 2016 que conforman el Plan Anual de Contrataciones
de la Municipalidad Distrital de Santa rosa y el ANEXO N 3 desagregados por cada tipo de
Seleccin
IX. APROBACIN DEL PLAN ANUAL
De conformidad con lo dispuesto en el Art. 8 del reglamento, la aprobacin del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones ser mediante instrumento emitido por el Titular del Pliego de
la Entidad o la mxima autoridad administrativa, segn corresponda, antes del inicio del
nuevo ejercicio presupuestario. Asimismo dentro de los 15 das hbiles siguientes, de la
aprobacin del PIA a cargo del titular de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa.
Se adjunta el Anexo N 01 conteniendo la Resolucin de Alcalda N 466-2015- MDSR/SR de
fecha 30 de Diciembre del 2015, para la publicacin del Presupuesto Institucional de Apertura
de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa para el Ao Fiscal 2016.

176
 Figura 53: Etapas del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

X. DIFUSIN DEL PLAN ANUAL

Un aspecto importante de las Contrataciones del Estado es el soporte informtico que la
acompaa y que ha permitido una mayor transparencia en los procesos de seleccin y mayor
participacin de los postores. El SEACE es el Sistema Electrnico de Contrataciones del estado
que permite el intercambio de informacin y difusin sobre las contrataciones del Estado, as
como la realizacin de transacciones electrnicas. Todas las entidades pblicas regidas por la
Ley de contrataciones del Estado estn obligadas a registrar su Plan Anual de Adquisiciones y
contrataciones, los procesos de seleccin, los contratos y su ejecucin

177
 Figura 54: Portal del SEACE.

El SEACE es administrado por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

OSCE, adicionalmente, este organismos presta importantes servicios de informacin y
capacitacin difundidos a travs de su portal institucional y cuyo acceso es universal.
De conformidad con el artculo 08 del Reglamento, el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones y el documento que lo apruebe (Resolucin de Alcalda) deber publicarse en
el SEACE en un plazo no mayor de cinco (5) das hbiles de su aprobacin y estar a
disposicin del pblico y podr adquirirlo al precio del costo de reproduccin y publicado a
travs de la pgina WEB de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa
www.municaletasantarosa.gob.pe.

XI. MODIFICACIN DEL PLAN ANUAL

Que el Artculo 9 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante
el Decreto Supremo N 184-2008-Ef, modificado por Ley N 29873 y el Decreto Supremo N
138-2012-Ef y Anexos, establece que el Plan anual de Contrataciones podr ser modificado de

178
 conformidad con la asignacin presupuestal o en caso de reprogramacin de las metas
institucionales cuando se tenga que incluir o excluir procesos de seleccin o el valor
referencial difiera en ms de veinticinco por ciento (25%) del valor estimado y ello vari el
tipo de proceso de seleccin y el documento que lo apruebe debern ser publicados por cada
entidad en el SEACE en un plazo no mayor de cinco (05) das hbiles de aprobado.
Una versin del Plan anual es una vista del Plan en un determinado punto en el tiempo. Sirve
para mantener un control de los cambios que se realizan, as tenemos:
i. Versin 1 : Plan anual original
ii. Versin 2 : Primera modificacin
iii. Versin 3 : Segunda modificacin

As sucesivamente como modificaciones se realice al Plan Anual de Contrataciones. Cada

versin contiene todos los procesos de la anterior ms las inclusiones o exclusiones
correspondientes que hubiera para dicha versin.

XII. SUPERVISIN DEL PLAN ANUAL

Es responsabilidad del Titular de la entidad o del funcionario encargado de la aprobacin y/o
modificacin del PAAC, as como el rgano encargado de las contrataciones de la entidad, la
supervisin de la elaboracin, aprobacin, publicacin, difusin, ejecucin y dems aspectos
del PAAC sin perjuicio que le corresponde posterior a que la Oficina de Auditoria o Control
Interno de cada Entidad, conforme a las normas del sistema nacional de control.
Al finalizar cada ao fiscal, el titular del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad
deber elevar al Titular de la Entidad o al funcionario a quien se le haya encargado la
aprobacin y/o modificacin del PAC, un informe pormenorizado sobre cada uno de los
aspectos puntualizados en el prrafo precedente y principalmente sobre la ejecucin del Plan
Anual, con una descripcin y comentario de las actividades de los servidores, funcionarios y
reas usuarias encargadas de su cumplimiento.

XIII. EVALUACIN DEL PLAN ANUAL

El titular de la entidad de manera semestral, sin perjuicio de las evaluaciones peridicas que
considera pertinentes efectuar la ejecucin del PAC, debiendo adoptar, de ser el caso, las

179
 medidas correctivas necesarias para alcanzar las metas y objetivos previstos en el Plan
Operativo Institucional.
Asimismo de ser el caso, deber disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas e
imponer las sanciones administrativas correspondientes, de acuerdo las normas internas de
cada entidad.
La evaluacin es permanente, con un seguimiento peridico verificando lo programado, lo
adquirido y lo distribuido.
En el caso de la Municipalidad Distrital de Santa rosa por delegacin expresa le corresponde a
la Gerencia Municipal la evaluacin respectiva.

XIV. BASE LEGAL

a) Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuestos.
b) Ley N 30281 del presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2015
c) Ley Orgnica de Municipalidades
d) Decreto Ley N 22056 que instituye el Sistema de abastecimiento
e) Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones de Estado, aprobado por Decreto
Legislativo N 1017
f) Reglamento de la Ley de Contrataciones de estado aprobado por Decreto Supremo N
184-2008-EF, modificado por la Ley N 29873 y el Decreto Supremo N 138-2012-EF -
Anexos
g) Ley N 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.
h) Resolucin de Alcalda N 466-2014-MDSR
i) Directiva 005-2009-OSCE/PRE que regula el procedimiento de elaboracin y el
contenido de los Planes Anuales de Contrataciones de las Entidades del Sector Pblico.

XV. LINEAMIENTOS DE POLITICA DE AUSTERIDAD

El rea de Logstica, atendiendo a las necesidades de las diferentes Unidades Orgnicas de

la institucin est facultada a racionalizar los bienes y servicios a travs de Adquisiciones y
Contrataciones que optimicen la operatividad institucional concordante con la Ejecucin
de las fuentes de financiamiento, para mantener el equilibrio presupuestal en el marco de
un orden de prioridad.

180
De conformidad con la Ley de Presupuesto para el Ejercicio Fiscal 2016, la Municipalidad
Distrital de Santa Rosa, dictar en forma oportuna las medidas de austeridad
correspondiente si fuera el caso.
La totalidad de Adquisiciones de Bienes y Servicios se realizaran bajo la supervisin y
responsabilidad a travs del Comit Especial.

181
 ANEXO 1:
RESOLUCIN DE ALCALDIA

N 466-2015-MDSR

182
 Denominacin de ao

Resolucin de Alcalda N 466-2015-MDSR/A

Santa Rosa, 11 de Enero del 2016

EL ALCALDE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA

VISTO:
El informe N 007-2015-ALG/MDSR, de fecha 11 de Enero del 2015 emitido por el
Jefe de Logstica responsable del Plan Anual de Contrataciones de la Municipalidad Distrital de
Santa Rosa, en el que solicita la Aprobacin del Plan Anual de Contrataciones Periodo Fiscal
2016 y;

CONSIDERANDO:
Que mediante Resolucin de Alcalda N 466-2015/MDSR-A, de fecha 30 de
Diciembre del 2015, se aprob el Presupuesto Institucional de Apertura (P.I.A.) de la
Municipalidad Distrital de Santa Rosa para el ejercicio Fiscal 2016.

Que, el Artculo 8 de la Ley de Contrataciones de Estado, aprobado mediante

Decreto Legislativo N 1017 establece que cada Entidad elaborar un Plan Anual de
Contrataciones, el cual debe prever todas las contrataciones de bienes, servicios y obras que
se requeriran durante el ao fiscal, con independencia del rgimen que las regule o su fuente
de financiamiento, as como de los montos estimados y tipos de procesos de seleccin
previstos; el cual debe ser aprobado por el Titular de la Entidad y deber ser publicado en el
Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE).

Que, el Artculo 8 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,

aprobado por el D.S. N 138-2012-EF y Anexos, establece que el Plan Anual ser aprobado por
el Titular de la Entidad dentro de los quince (15) das hbiles siguientes a la aprobacin del
Presupuesto Institucional y Publicado por cada entidad en el SEACE en un plazo no mayor de
cinco (5) das hbiles de aprobado, incluyendo el dispositivo o documento de aprobacin.

Que, la Gerencia Municipal a travs del rea de Logstica como rea responsable
de planificar los procesos de seleccin en coordinacin con la Gerencia Municipal, rea de
Presupuesto, han procesado y consolidado los requerimientos de las reas usuarias de la
Municipalidad Distrital de Santa Rosa para la elaboracin del Plan Anual de Contrataciones
del Ao Fiscal 2016, en armona con el Presupuesto Inicial de Apertura (PIA).

Que, la Municipalidad Distrital de Santa Rosa tiene previsto llevar a cabo los
Procesos de Seleccin, los mismos que cuentan con presupuesto y se detallaran ms adelante,
en el documento integrante a la presente resolucin.

183
 Por lo que, con el uso de las facultades conferidas por el artculo 20, inciso 6) de
la Ley Orgnica de Municipalidad N 27972 y con las visaciones de la Gerencia Municipal, rea
de Presupuesto y la Oficina de Asesora Legal.

SE RESUELVE:

Artculo 01: APROBAR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES 2016 DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA CHICLAYO - LAMABAYEQUE PARA EL
EJERCICIO FISCAL 2016, que adjunto forma parte integrante de la presente resolucin.

Artculo 02: ENCARGAR al rea de Logstica de la Municipalidad Distrital de

Santa Rosa, el cumplimiento de la presente resolucin, su publicacin en el Sistema
Electrnica de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE), en el plazo mximo de
cinco (05) das hbiles y sea puesto a disposicin del pblico, conforme a Ley.

Artculo 03: ENCARGAR a la oficina de Informtica la publicacin de la presente

Resolucin y del Plan Anual de Contrataciones de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa
para el Ejercicio Fiscal 2016, en la Pgina WEB institucional www.municaletasantarosa.gob.pe
y se disponga de acuerdo a Ley que en el Plan Anual de Contrataciones sea puesto a
disposicin del pblico al mismo costo de su reproduccin.

Artculo 04: DISPONER al rea de Logstica de la Municipalidad Distrital de

Santa Rosa, gestione a su convocatoria de los procesos de seleccin conforme a la
programacin establecida en el Plan Anual de Contrataciones del Ao Fiscal 2016, para su
remisin a los Comits Especiales y/o permanentes respectivos.

Artculo 05: DISPONER a la Gerencia Municipal, rea de Presupuesto, rea de

Asesora Legal, el cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolucin.

REGSTRESE, COMUNQUESE Y CMPLASE

c.c. Archivo
Gerencia Municipal
rea de Logstica
rea de Presupuesto
rea de Asesora Legal
Oficina de Informtica

184
 ANEXO 2
PROCESOS DE SELECCIN

CONSOLIDADO

185
 PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
A) NOMBRE DE LA ENTIDAD : 001286-MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA - CHICLAYO B) AO : 2016

C) SIGLAS : MDSR D) UNIDAD EJECUTORA : 301225 - MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA E) RUC : 20162368614

F) PLIEGO : 301225 G) INSTRUMENTO QUE APRUEBA O MODIFICA EL PAC : RESOLUCION DE ALCALDIA N 466-2015-MDSR/A
Para generar el archivo DBF para el SEACE Presione CTRL + Q En las columnas con encabezado Azul presione CTRL + H para obtener ayuda
CDIGO DE UBICACIN DIFUSIN DEL
CATLOGO NICO DE BIENES, NOMBRE DE LA ENTIDAD RGANO ENCARGADO GEOGRFICA DEL LUGAR DE LA
N. TEM ANTE- DESCRIPCIN DEL OBJETO DE N. DESCRIPCIN DE LOS BIENES, UNIDAD DE VALOR ESTIMADO DE TIPO DE FUENTE DE FECHA PREVISTA DE LA TIPO DE COMPRA O MODALIDAD DE TIPO DE PAC POR LAS
TIPO DE PROCESO SERVICIOS Y OBRAS - ITEM CANTIDAD CONVOCANTE DE LA COMPRA DE LAS PRESTACIN OBSERVACIONES
REF NICO CEDENTE ANTECEDENTE CONTRATACIN TEM SERVICIOS Y OBRAS A CONTRATAR MEDIDA LA CONTRATACIN MONEDA FINANCIAMIENTO CONVOCATORIA SELECCION SELECCIN CAMBIO FUERZAS
(Necesita conexin a Internet) CORPORATIVA O ENCARGADA CONTRATACIONES
DEPA PROV DIST ARMADAS
1 0 - NO 0 - NO 8 - ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA 1 - BIENES Adquisicin de insumos para el 1 - Soles 00 12 - Diciembre 0 - Por la Entidad 0 - Procedimiento Area de Logistica 14 01 14 Ninguna
Programa Vaso de Leche, periodo Clsico
Enero a Diciembre del 2016
0 - SI
1 Leche Fresca entera de vaca 5013170200003903 3 - LITRO 42,867.00 72,873.90

2 Producto lacteo 5510153100284716 391 - 13,116.00 94,435.20

KILOGRAMO

2 0 - NO 0 - NO 8 - ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA 1 - BIENES Adquisicin de Combustible para las 1 - Soles 09-19 1 - Enero 0 - Por la Entidad 2 - Subasta Area de Logistica 14 01 14 Ninguna
dibervas unidades de la Municipalidad Inversa Electrnica
Distrital de Santa Rosa
0 - SI
1 Diesel B5 1510150600242058 20 - GALON 6,240.00 71,760.00
2 Gasahol 84 1510150600286787 20 - GALON 692.45 8,240.00
3 1 - SI 0 - NO 9 - ADJUDICACION MENOR CUANTIA 1 - BIENES 1 Adquisicion de articulos aseo y limpieza 4410290600208005 5 - UNIDAD 413.00 12,000.00 1 - Soles 09-19 1 - Enero 0 - Por la Entidad 0 - Procedimiento Area de Logistica 14 01 14 Ninguna
para la municipalidad distrital de santa Clsico
rosa
0 - SI

Figura 55: Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones 2016/MDSR en Portal de SEACE

(Autora, 2015)

186
 ANEXO 3
DESGREGADO DE PROCESOS DE LICITACIN

187
BIENES

ADQUISICIN DE INSUMOS PARA EL PROGRAMA VASO DE LECHE.

Objeto: Tiene por finalidad contratar al mejor postor para la Adquisicin de Leche
fresca y Productos lcteos para el Programa Vaso de Leche de los Veinticuatro (24)
comits del Programa Vaso de Leche del Distrito de Santa Rosa, para el periodo de
Enero a Diciembre del 2016

De la Fuente de Financiamiento: Recursos Ordinarios

Valor Referencial: S/.167,309.00 (Ciento sesenta y siete mil trescientos nueve con
00/100 nuevos soles).
El tipo de Proceso que corresponde de acuerdo al valor referencial a una Adjudicacin
Directa Selectiva en la modalidad de Procedimiento Clsico, que permitir Seleccionar
al Proveedor del Vaso de Leche para los diversos comits del distrito de Santa Rosa
Mes Probable de convocatorio: Noviembre

BIENES

ADQUISICIN DE COMBUSTIBLE PARA LAS DIVERSAS UNIDADES MVILES DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA.

Objeto: Tiene por finalidad contratar al mejor postor para Adquisicin de

Combustible para las diversas unidades mviles de la Municipalidad Distrital de Santa
Rosa, con el fin de cumplir con los servicios bsicos y/o otros servicios que involucren
el uso de movilidad y/o maquinaria.

De la Fuente de Financiamiento: Recursos Determinados y Recursos Directamente

Recaudados.

Valor Referencial: S/.80,000.00 (Ochenta mil con 00/100 nuevos soles).

El tipo de Proceso que corresponde de acuerdo al valor referencial a una Adjudicacin
Directa Selectiva en la modalidad de Subasta Inversa electrnica, que permitir
Seleccionar al Proveedor de Combustible para las diversas unidades mviles de la
Municipalidad Distrital de Santa Rosa.
Mes Probable de convocatorio: Enero

188
BIENES

ARTICULOS DE ASEO Y LIMPIEZA PARA LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

SANTA ROSA.

Objeto: Tiene por finalidad contratar al mejor postor para la Adquisicin de Artculos
de Aseo y limpieza para Municipalidad Distrital de Santa Rosa.
De la Fuente de Financiamiento: Recursos Determinados y Recursos Directamente
Recaudados.

Valor Referencial: S/.12,000.00 (Doce mil con 00/100 nuevos soles).

El tipo de Proceso que corresponde de acuerdo al valor referencial a una Adjudicacin
Menor Cuanta en la modalidad de Procedimiento Clsico, que permitir Seleccionar al
Proveedor de Artculos de Aseo y Limpieza para la Municipalidad Distrital de Santa
Rosa.
Mes Probable de convocatorio: Enero.

189
3.3.5 ANALISIS ECONOMICO
La implementacin de este proyecto ser beneficiosa en la medida que satisfaga las
necesidades del rea usuaria (requerimientos solicitados) en la fase de programacin
de necesidades y que sirva como medio idneo para la atencin de servicio entre las
diversas reas de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa.
Un aspecto favorable para la implementacin de este proyecto es la utilizacin de
herramientas y programas basados en licencias libres ya que la municipalidad
pertenece al sector pblico por lo que los costos tienden a disminuir.
1. Propuesta preliminar
Dentro de la propuesta preliminar se toma en cuenta el estudio de inversin que se
har para el modelamiento de proceso del rea Logstica de la Municipalidad. Para
dicho estudio se ha tomado en cuenta el estudio econmico en donde se demuestra la
factibilidad y los beneficios que la implementacin involucra:
A. Estudio Financiero
Clculo de Costos
Determinaremos los costos en dos aspectos:
Costos de Realizacin
i. Costo de Software
ii. Costo de Personal
iii. Costo de Servicio
iv. Costo de Suministro
1.1 Costo de Software
Son los costos de inversin estimados en la adquisicin de las licencias de
Software y la compra de laptop necesarios para la Implementacin del
modelamiento de proceso.

190
 TABLA 44: COSTO DE SOFTWARE

DESCRIPCION DEL COSTO VALOR S/. ESTIMACIONES

BIZAGI Limited 2014
licencia de usuario (Suscripcin)
1 Laptop Lenovo Core i3
TOTAL
Se utilizar por las ventajas
1,000.00 que ofrece el programa de
Bizagi y software libre.
Se utilizara para el
modelamiento y seguimiento
1,450.00 del proceso
2,450.00

Fuente: Elaboracin Propia

Se ha credo conveniente tomar en cuenta los gastos de licencia de Bizagi

Limited 2014 en base a los requerimientos del estudio, planteando la
posibilidad que la Municipalidad Distrital de Santa Rosa lo pueda acceder
para evitar incurrir nuevos costos.

1.2 Costo de Personal

Son los costos directamente involucrados en modelamiento del proceso del
rea logstica.
1.2.1 Costo de Equipo de Desarrollo
En cuanto al personal que participa en el desarrollo, anlisis e
implementacin del modelamiento de proceso, planteamos la necesidad
de contar con un personal capacitado que realice las siguientes
caractersticas:
Analista: Su funcin es entender y describir el proceso hasta un grado
suficiente como para ser automatizado. Sus actividades se encuadran
dentro de la fase de anlisis del ciclo de vida del Proyecto. El analista tiene
como cometido analizar el problema.
Diseador: Su funcin consiste en la planificacin, diseo e
implementacin del modelamiento del proceso.
Administrador: Se encarga de ejecutar las operaciones diarias de un
proceso en reas como la disponibilidad, supervisin del rendimiento y

191
 optimizacin, implementacin, actualizaciones, solucin de problemas y
configuracin del proceso.

TABLA 45: COSTO DE PERSONAL

NUMERO DE
HORAS COSTO POR HORA
DESCRIPCION CANTIDAD DIAS Costo
LABORABLES LABORABLE(s/.)
LABORABLES
Analista,diseador y
administrador 1 30 8 4.17 S/. 1,000.00
TOTAL S/. 1,000.00
Fuente: Elaboracin Propia

La estimacin de las horas/persona para la realizacin del modelamiento

del proceso, est basada en cuanto al tiempo empleado para la realizacin
del modelamiento debido a que la duracin de las actividades establecidas
para el desarrollo general fue estimado entre 30 das, entonces se
multiplic el nmero de horas empleadas de 8 horas por da .La propuesta
global es el resultado de multiplicar los das, las horas laboradas y el costo
por da del analista, diseador y administrador, obtenindose que el costo
general asciende a S/. 1,000.00 soles.

En cuanto a las actividades que va a realizar el personal para el desarrollo

del modelamiento del proceso se ha tenido en cuenta detallar las acciones
que va a cumplir en cada funcin.

192
 TABLA 46: DETALLE DEL COSTO DE MANO DE OBRA DEL PERSONAL

ACTIVIDAD TIEMPO TOTAL(S/)

Identificar el proceso
Analisis 1 semana
Definir el proceso
Identifica las actividades
Determina tiempos
Determina recursos
Diseo y desarrollo 2 semana 1,000.00
Disea el proceso
Ingresas datos
Simulacion de proceso
Prueba piloto
Implementacion 1 semana
Prueba con datos reales
TOTAL 1,000.00

Fuente: Elaboracin Propia

1.2.2 Costo de Servicio

Se detalla el costo de servicio para ello se contrata al personal
del mantenimiento, seguimiento, actualizacin y control del
proceso

TABLA 47: COSTO DE SERVICIO

COSTO DE SERVICIO
DESCRIPCION
. COSTO(s/.) ESTIMACIONES
Personal tcnico,encargado del
Especialista en mantenimiento 250.00
mantenimiento,actualizacion del sofwtare
Total 250.00

Fuente: Elaboracin Propia

1.2.3 Costo de Suministro
Se detallan los costos de suministros que se han sido
empleados para el desarrollo del proyecto, especificando a
continuacin cada uno de estos.

193
 TABLA 48: COSTO DE SUMINISTRO

PRECIO
DESCRIPCION CANTIDAD UNIDAD COSTO(S/.)
UNITARIO
Papel bond 4A 3 Millar 22.00 66.00
Memoria USB 8 GB 1 Unidad 22.00 22.00
tiles de escritorio 1 unidad 15.00 15.00
Servicios de internet 4 meses 30.00 120.00
Fotocopias 400 unidad 0.20 80.00
Anillados 3 undiad 3.00 9.00
Empastados 3 unidad 18.00 54.00
TOTAL 366.00
Fuente: Elaboracin Propia

2. Resumen de los costos totales de elaboracin del proyecto

TABLA 49: COSTO TOTAL

COSTO VALOR(S/.)
Costos de Software 2,450.00
Costos de Personal 1,000.00
Costos de Servicio 250.00
Costo de Suministros 366.00
TOTAL(S/.) 4,066.00

Fuente: Elaboracin Propia

3. Proyeccin de los Costos
3.1 Costos proyectados por ao
Son los costos que se realizarn durante el desarrollo e implementacin del
Proyecto (1er Ao) y los aos subsiguientes que corresponden a administracin
del mismo:
TABLA 50: COSTO PROYECTADO POR AO
COSTOS 1 ER AO (S/.) 2DO AO (S/.) 3ER AO(S/.)
Costos de Software 2,450.00 0.00 0.00
Costos de Personal 1,000.00 0.00 0.00
Costos de Servicio 250.00 250.00 250.00
Costo de Suministros 366.00 0.00 0.00
TOTAL (S/.) 4,066.00 250.00 250.00

194
 Fuente: Elaboracin Propia

En la tabla de costos proyectados por ao, podemos visualizar que los costos
tienden a disminuir en el segundo ao debido a que se puede desarrollar un
proceso de capacitacin al personal que la organizacin asigne a la labor de
administrar esta herramienta, mientras que se mantiene constante los costos de
servicios debido al alquiler del servicio tcnico de mantenimiento y actualizacin
del programa requerido para el modelamiento de proceso del rea logstica de la
Municipalidad Distrital de Santa Rosa, siendo el costo del servicio anual.
Se debe resaltar que el proyecto ms que generar un beneficio tangible (es decir
que el rea obtenga beneficios monetarios), brinda un beneficio intangible, es
decir un beneficio que se demuestra en la mejora del proceso en lo que se ha
centrado el anlisis. Es por esto que no se ha desarrollado ninguna estimacin
de los factores econmicos (VAN - TIR).
Lo que se trata en este anlisis es resaltar los beneficios que obtendr el rea
logstica al implementar esta herramienta que se ha desarrollado.
4. Valor Presente Neto
El valor presente Neto se consider puesto que es el mtodo ms conocido para
evaluar proyectos a largo plazo. Adems permiti si el proyecto cumple con el
objetivo bsico financiero de maximizar la inversin es decir si es ptimo para su
ejecucin.
4.1 Clculo del VPN

=
VP= =0


1 + /100

Donde:
Bi: Inversin inicial
Cj: Costo ahorrado
i: Tasa de inters.
n:Numero de ao

195
 VP = 0 - 4066 + 3, 247.68 - 1616 + .. + 3 , 247.68- 1616
0
(1+ 0.06) (1+ 0.06) 1 (1+ 0.06) 4

VP = s/ 1,587.93

Para hallar el Valor presente neto se realiz los clculos necesarios como se observa
en el anexo N 10 , es as que se analizo hasta el cuarto ao donde dio como resultado
de S/ 1,587.93 lo que demuestra que el valor es mayor a cero es decir que el proyecto
es viable para su ejecucin.
4.2 Clculo del Promedio Neto.
Promedio Neto = Inversin Total

Promedio Beneficio Neto

Promedio Neto = 4066.00

1631.68

Promedio Neto = 2.49

Promedio Neto = 2 aos + 5 meses +27 das

El promedio Neto indica que la Municipalidad Distrital de Santa Rosa recupera la

inversin despus de 2 aos + 5 meses y 27 das lo que significa que a partir del
da 28 ser utilidad para la empresa.
5. Clculo de Beneficios

Luego de la puesta en marcha de la implementacin del modelamiento del

proceso, los beneficios a obtener se mostrarn de manera progresiva a corto
plazo, considerando que los usuarios y los clientes, cuenten con conocimientos en
manejo de informacin y fcilmente podrn adaptarse al modelamiento de

196
proceso y al nuevo formato de requerimiento, en caso contrario se les tendr que
capacitar.

Debido a la naturaleza del proyecto de investigacin, los beneficios son

intangibles. Se puede separar de la manera siguiente:

i. Aporta una visin global del rea y de sus relaciones internas.

ii. Facilita la determinacin de limitaciones y dificultades para lograr los
objetivos.
iii. Reduce tiempo y actividades que no otorgan valor agregado.
iv. Supervisin en tiempo real
v. Contribuye a reducir los gastos, facilitar la identificacin de costos
innecesarios debido a la mala eficiencia de las actividades internas.
vi. Asigna la responsabilidad a cada persona, permitiendo evaluar el trabajo
realizado y su mejora.
vii. Fomenta el trabajo en equipo e integra a las personas que constituyen la
organizacin.
viii. Control y toma de decisiones
ix. Mejora el servicio de atencin al cliente.

197
IV.DISCUSION:
En este punto se tom como referencia los objetivos especficos de la investigacin:

Objetivo Especifico 01: Diagnosticar la situacin actual del rea logstica en la Municipalidad
Distrital de Santa Rosa.

Durante el diagnstico del rea logstica se conoci de manera precisa quienes lo constituyen, su
funcin y el rol de los colaboradores asimismo se identific los principales procesos, actividades,
recursos y tiempos que se emplean para atender las necesidades de las diversas reas de la
Municipalidad Distrital de Santa Rosa, es as que se comparte la aportacin de Ventura E(2013)
donde afirma que el diagnstico es un factor esencial para el anlisis de un objeto de estudio
puesto que permite al investigador tener una visin global y conocer las relaciones internas que el
rea posee con el fin de brindar valor a la solucin del problema acorde a los objetivos que el rea
tenga.

Objetivo especfico 02: Identificar el proceso que necesita ser priorizado en la Gestin Logstica
de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa.

Se identific que el proceso de atencin de requerimiento debe ser priorizado puesto que segn el
anlisis con ayuda del diagrama de Pareto se obtuvo que el proceso se encontraba dentro de la
zona de pocos vitales lo que significa que si se le da la atencin adecuada a este proceso va a
solucionar el 80 % de los problemas que se encuentran en el rea logstica afirmando de esta
manera lo que manifiesta Vergara, M (2012) en su conclusin de su tesis que el fin del
modelamiento de procesos es determinar claramente que procesos se desarrollan en el rea,
diferenciando entre aquellos lo que contribuyen directamente a cumplir con su misin y objetivos.

Objetivo especfico 03: Disear y modelar el proceso identificado como problema con la
Metodologa Simplificacin Administrativa.

En el modelamiento del proceso se identificaron las actividades, tiempo, recursos y el valor que
tiene , por lo que se determin que el rea logstica al ejecutar el proceso de Atencin de
requerimiento demanda de tres das para poder atender cuatro requerimientos, as mismo se
observ que existen actividades que tienen tiempo de espera lo que perjudica a que la gestin
logstica sea inadecuada y esto se debe a que no existe una programacin eficiente en cuanto a la
satisfaccin de necesidades de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa. Por ello se simplifico el

198
proceso optimizando los recursos demandados, de esta manera se corrobora lo que afirma Daz, N
(2012) que el objetivo del modelamiento de proceso es mejorar la eficiencia a travs de la gestin
sistemtica de los procesos de negocios.

Objetivo especfico 04: Establecer la diferencia significativa en los indicadores de Gestin Logstica

Para indicar la mejora en la Gestin Logstica se fijaron los indicadores como el nmero de
actividades, tiempo y recursos en cuanto a costos donde se mostr que al simplificar y modelar el
proceso de Atencin de requerimiento se obtendr resultados favorables a la gestin del rea, es
as que se identific la capacidad de atencin de requerimientos que tendr tras el proceso
mejorado y las ventajas en cuanto al tiempo y costo en comparacin con el proceso actual. De ah
que se alega a lo que Meja (2011) expone que los indicadores permiten medir el nivel de
desempeo de los procesos permitiendo conocer las expectativas del cliente.

Objetivo especfico 05: Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del 2016 del rea
Logstica de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa.

Esta investigacin estuvo orientada a mejorar la Gestin Logstica es as que primero se simplifico
y model el proceso de Atencin de requerimiento identificando que existe una gestin
inadecuada dentro del rea puesto que no cuentan con una programacin eficiente que no le
permite satisfacer las necesidades de las diversas rea de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa
adems se observ que se realiza compras directas de bienes infringiendo la Ley de contrataciones
es as que se propuso la elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones ya que
segn lo que manifiesta La ley de Contrataciones dice que el PAAC est basado en un adecuado y
oportuno procedimiento tcnico de la formulacin del cuadro de necesidades que debe obedecer
en forma estricta y exclusiva a la satisfaccin de las necesidades de la entidad.

199
V.CONCLUSIONES

a) Se identific que la misin y visin del rea Logstica de la Municipalidad Distrital de Santa
Rosa no se encuentran fijadas en relacin al tiempo y a su crecimiento; adems basados
en los elementos estudiados y ms comunes que deben tener en su composicin, carecen
de una estructura que ayude a un mejor entendimiento de lo que se desea alcanzar.

b) El rea Logstica carece de procesos definidos e integrados que no ayuden a alcanzar la

satisfaccin y preferencia del cliente. Segn lo observado en el anlisis de valor agregado
se identific que el proceso de atencin de requerimiento debe ser priorizado puesto que
la ejecucin de actividades demande de tiempo de demora generando una inadecuada
gestin.

c) El personal cuando ejecuta los procesos se enfocan en el resultado final de los mismos,
despreocupndose de la forma en la que se realizan cada una de las tareas o actividades,
es as que el modelamiento optimiza el proceso logrando que el personal tenga una visin
global y sistemtica de lo que realiza.

d) El establecimiento de controles mediante indicadores permite visualizar que est

sucediendo con el proceso, lo cual facilita la aplicacin y desarrollo de mejoras en base a
los resultados generados, logrando que cada uno de sus integrantes conozca las relaciones
internas que posee; administrando eficazmente cada uno de los procesos con el fin de
brindar valor al cliente y alcanzar las metas planteadas.

e) Se identific que la Gestin Logstica es inadecuada ya que no existe una planeacin

logstica reflejndose en la deficiencia de atencin debido a la programacin de cuadro
de necesidades es as como el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones ayuda a tener
la capacidad presupuestal y de atencin ante lo solicitado.

200
VI. SUGERENCIAS
a) Implementar nuevas herramientas de Gestin, como es la de Gestin por procesos; con lo
cual se lograr gestionar integralmente cada una de las transacciones o procesos que el
rea logstica realiza, alcanzando las metas propuestas, preferencia del cliente y
crecimiento organizacional.

b) Distribuir responsabilidades equitativamente entre los trabajadores que como resultado

del anlisis de capacidad instalada indican mayor participacin de lo normalmente
establecido en el rea de logstica, permitiendo equilibrios de tiempos trabajados con
aquellos con resultado de poca carga laboral.

c) Se recomienda la incursin de los bienes considerados en el Plan Anual de Adquisiciones y

Contrataciones para mejorar la atencin de requerimientos a las diversas reas de la
Municipalidad.

201
VII.REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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bajo incertidumbre mediante la cooperacin de tcnicas de Programacin matemtica y
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32. White (2010). Bpmn Gua de Referencia y Modelado. Florida: CreateSpace
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tiendas de electrodomsticos de Lambayeque para la instalacin de un proveedor logstico
de almacenamiento Tesis. Universidad Catlica Santo Toribio de Mogrovejo- Chiclayo.

204
ANEXOS

205
ANEXO 4: ENTREVISTA PARA EL JEFE DE LOGISTICA -MDSR

Cdigo : LOG-MDSR-001
Versin : 01
Fecha : 07-07-2015

Pgina : 01 de 01

INSTRUMENTON 04:

ENTREVISTA PARA EL JEFE DE LOGISTICA -MDSR

Objetivo: Obtener informacin directa y confiable del Jefe del rea a fin de determinar
acciones para mejorar la Gestin Logstica.

I. Fecha:
II. Nombre del entrevistado:..
III. tems:
1. Cul es el problema actual del rea de logstica?
2. Cules son los procesos ms reiterados que se ejecutan en el rea de
logstica?
3. Cmo considera usted la gestin logstica en la Municipalidad Distrital de
Santa Rosa? Existe inconvenientes? Cules son?
4. De acuerdo al direccionamiento estratgico el rea de logstica cumple con
la misin y visin de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa-Chiclayo?
5. Cunto tiempo demanda cada proceso en su atencin?
6. El personal tiene la capacidad operativa para la atencin de los procesos
de manera eficaz?
7. Cuntos requerimientos atiende semanalmente?
8. Cul es la relacin administrativa del rea de logstica con los proveedores?
9. Sera factible el proyecto de modelamiento de procesos como propuesta
para la mejora del rea de logstica?

Firma del entrevistador Firma del entrevistado

206
 ANEXO 5: E N T R E V I S T A P A R A T R A B A J A D O R E S D E L R E A D E
LOGISTICA-MDSR

Cdigo : LOG-MDSR-002
Versin : 01
Fecha : 07-07-2015

Pgina : 01 de 01

INSTRUMENTON 02:

ENTREVISTA PARA TRABAJADORES DEL REA DE LOGISTICA -

MDSR

Objetivo: Obtener informacin directa y confiable de los trabajadores del rea

de logstica a fin de determinar acciones para mejorar la gestin.
I. Fecha:
II. Nombre del entrevistado:..
III. tems:
-
1. Cules son los procesos ms reiterados que se ejecutan en el rea de logstica?
2. Cunto tiempo demanda cada proceso en su atencin?
3. Cuntos requerimientos ingresan diariamente?
4. Qu es lo que ms solicitan las reas usuarias de la municipalidad?
3. Quines son sus clientes? Cmo es la relacin que tiene con ellos?
4. Cul es la relacin administrativa del rea de logstica con los proveedores?

5. Ha tenido algn reclamo o queja sobre su labor? Porque?

6. Cmo considera usted la gestin logstica?

7. Tiene algn inconveniente en los procesos administrativos?

Firma del entrevistador Firma del entrevistado

207
ANEXO 6 : GUIA DE OBSERVACIN

INSTRUMENTO N 03:

GUIA DE OBSERVACION PARA TRABAJADORES DEL AREA DE LOGISTICA

EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA - CHICLAYO.

I. OBJETIVO: Determinar y evaluar el comportamiento de los trabajadores en relacin a

los procesos de la Gestin Logstica en Municipalidad Distrital de Santa Rosa.
II. INDICACIONES: seale con una x la calificacin que tiene los trabajadores de la
empresa en cuanto a cada indicador.

A B C D E
Siempre Casi Siempre Casi Nunca Nunca No aplica

CUESTIONARIO 1: ABASTECIMIENTO DE BIENES

N PREGUNTAS CALIFICACIN OBESERVACIN

A B C D E
1 Cumple usted con la programacin del
cuadro de necesidades para la atencin
de requerimientos.
2 El tiempo en que se realiza la
elaboracin de la orden de compra es el
adecuado para el cumplimiento de los
objetivos.
3 Para la seleccin del proveedor se hace
conforme a una programacin.
4 Cuando se realizan los pedidos de las
rdenes de compra, se hace conforme a
las especificaciones tcnicas del rea
usuaria.
5 Los proveedores cumplen con las
especificaciones tcnicas requeridas.
6 Cuando un proveedor no cumple con lo
estipulado por la empresa en sus
especificaciones tcnicas se toman las
medidas previstas por Ley.
7 Existe control a las rdenes de compra.

208
ANEXO 7: MODELO DE FORMATO DE REQUERIMIENTO

Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

REQUERIMIENTO N036 -2015-ALP-MDRS

Seor : Nombre completo del Gerente

Gerente de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa.
rea Usuaria: Nombre completo del jefe del rea
Jefe de Limpieza Pblica de la MDSR.
Asunto : Adquisicin de Tacho de Basura.
Fecha : Santa Rosa, 04 de Diciembre del 2015

Por medio de la presente me dirijo a usted para saludarlo y a la vez comunicarle

lo siguiente:

ITEM PRODUCTO SOLICITADO DESCRIPCION

Especificaciones Tcnicas:
TACHOS PARA SEGREGACION DE RESIDUOS SOLIDOS
(TACHOS DE BASURA)
1. Tacho (cubo) construido ntegramente de plancha
UNO
de acero inoxidable de 0.8 mm de espesor de alta
calidad.
2. Borde superior (juntura de la tapa) y borde inferior
del cubo base forrado con jebe duro.
3. Resistente a la corrosin, rayaduras, limpieza,
Tacho de acero de bioseguridad
1 desinfeccin.
de 15 L 4. Pedal de acero inoxidable resistente, forrado con
jebe duro de 6 x 5 cm para accionamiento de
mecanismo de apertura de la tapa, asimismo el
mecanismo debe ser de acero inoxidable para
mayor resistencia y durabilidad.
5. Debe incluir cubo interior de acero inoxidable
capacidad de 15 litros
6. Con asa para facilitar su retirada del tacho.
7. Debe tener buen acabado el cubo exterior e interior

Cantidad de tem en Letras:

El presente requerimiento se utilizar para la limpieza pblica del Distrito de

Santa Rosa que ser ubicado en el Parque principal en la calle Real.

Esperando se d la atencin a la brevedad posible.

Atentamente, Firma y Sello (Jefe rea usuaria)

Nombre completo del Jefe del rea Usuaria

209
 ANEXO 8: MODELO DE RESOLUCIN DE CONFORMACIN DEL COMIT DE DIRECCIN DEL

PROCESO DE SIMPLIFICACIN Y EL EQUIPO DE MEJORA CONTINUA.

Resolucin N .
Ciudad, fecha
CONSIDERANDO:
Que, la simplificacin administrativa como poltica nacional de obligatorio cumplimiento es
aplicable a todas las entidades que tramitan procedimientos administrativos o brindan
servicios administrativos en exclusividad; en ese sentido, involucra a las entidades del
Gobierno Nacional (incluidos los Ministerios y las Entidades Pblicas del Poder Ejecutivo), de
los Poderes Legislativo y Judicial, de los Gobiernos Regionales, de los Gobiernos Locales u
Organismos Constitucionales Autnomos.
Que, con la finalidad de orientar a las entidades en el desarrollo de procesos de reingeniera
o simplificacin administrativa, mediante Decreto Supremo N XXXX2010PCM, se ha
aprobado la Metodologa de Simplificacin Administrativa;
Que, de acuerdo con dicha Metodologa se dispone la conformacin de un Comit de Direccin
del Proceso de Simplificacin como instancia poltica responsable de la puesta en marcha del
proceso de simplificacin y el Equipo de Mejora Continua como responsable de planificar y
gestionar el proceso de simplificacin administrativa al interior de cada entidad del sector
pblico;
Que, en mrito a lo expuesto, es necesario emitir el acto administrativo correspondiente;
De conformidad con lo establecido en la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo
General, y el Decreto Supremo N XXXX2010PCM
SE RESUELVE:
Artculo 1. Conformar el Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin como instancia
poltica responsable de la puesta en marcha del proceso de simplificacin de (sealar
entidad).
Estar conformado por: (sealar integrantes)

Artculo 2. Conformar el Equipo de Mejora Continua de (sealar entidad), responsable de

gestionar el proceso de simplificacin administrativa segn lo sealado en la Metodologa de

210
Simplificacin Administrativa aprobada por Decreto Supremo N. . El Equipo de Mejora
Continua estar conformado por: (sealar integrantes).

Artculo 3. El Equipo de Mejora Continua de Simplificacin Administrativa realizar las

actividades sealadas en la Metodologa de Simplificacin Administrativa pudiendo
incorporar de manera temporal a los responsables del proceso que pueden ser una persona o
ms de las diferentes reas de la entidad. Sin perjuicio de ello, todas las dependencias de la
entidad debern brindar al Equipo de Mejora Continua el apoyo que ste requiera para el
cumplimiento de sus fines.

Artculo 4. La conformacin del Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin as como

el Equipo de Mejora Continua, as como los documentos e informes que elaboren sern
difundidos al pblico en general a travs del portal institucional.

Regstrese, comunquese y publquese.

211
ANEXO 9: CARTA DE COMPROMISO

CARTA DE COMPROMISO

Santa Rosa, Chiclayo . de . de 20..

Seores
Personal del rea Logstica de la Municipalidad Distrital de Santa Rosa.
Calle Unin # 433
Presente.-

De mi consideracin:

Yo, , identificado con D.N.I. N ..,

con domicilio en , Distrito de .., Provincia de . y
Departamento de .., trabajador de la empresa ,me
comprometo asistir a todas las reuniones organizadas por el Equipo de Mejora Continua para la
capacitacin de la Simplificacin Administrativa y ser participe la simplificacin correspondiente
del proceso priorizado en el rea Logstica

Atentamente,

212
ANEXO 10: DATOS PARA CLCULO DE CAPACIDAD DE ATENCION DE REQUERIMIENTOS

1. TIEMPO PROMEDIO DE ATENCIN DE REQUERIMIENTOS.

PASOS ACTIVIDAD TIEMPO(min)

1 Recepcin del documento 1
2 Firma la orden de entrega 1
3 Registro del documento 4
4 Sellel del documento 1
5 Derivo el documento al despacho del jefe 1
6 Espera de revisicn 8
7 Lectura del documento 2
8 Ingresa al sistema 2
9 Verifico el cuadro de necesidades 2
10 Busqueda de fuentes de estudio 300
11 Espera de bsqueda 20
12 Cotizacin 420
13 Elaboracin del cuadro comparativo 300
14 Determinacin del valor referencial 30
15 Verifica la disponibilidad presupuestal 10
16 Espera de verificacin 10
17 Localizo al proveedor 30
18 Compra el bien o servicio 300
19 Espera de compra 10
20 Recepcin del bien 5
21 Registra la compra -PECOSA 8
22 Atencin de Requerimiento 10
TIEMPO TOTAL(min) 1475
TIEMPO PROMEDIO(min) 67.05

2. TIEMPO NORMAL:

Dnde:
TN: TIEMPO NORMAL
TP: TIEMPO PROMEDIO
CALIFICACION DE DESEMPEO 100%

213
 =67.05 95/100
=63.70 min
=1 hora

3. TIEMPO ESTANDAR:

=(+)

Dnde:
TE. TIEMPO ESTANDAR
TN: TIEMPO NORMAL
HOLGURA O SUPLEMENTO

=63.70 +0.15)
=73.25 min
=1.20 horas

4. CAPACIDAD DE PRODCUCCIN:

= 1475 CP = 24 h/1.22 h
73.25
CP= 20.13 min CP= 19.67 = 20 Horas

5. CALCULAR LOS DIAS EN 20 HORAS:

3 das 24 Horas
X 20 Horas
X= 2.5 Das

214
6.CALCULAR EN CUANTO TIEMPO ATIENDO 1 REQUERIMIENTO:

4 Requerimientos 24 Horas
1 Requerimiento X
X= 6 Horas

7..CALCULAR CUANTOS REQUERIMIENTOS ATIENDO EN 20 HORAS:

24 Horas 3 R.
20 horas X
X=3 Requerimientos

8.CALCULAR LA CAPACIDAD DE ATENCION EN UNA SEMANA:

3R 2.5 das
X 5 das
X=6 Requerimientos

9. CALCULAR EL COSTO AHORRADO ANUAL

Bi = 67.66 * 4 * 12
Bi=3, 247.68

10. CALCULAR LA TASA DE INTERES

i = 64.01/ 67.66 * 100

i=0.06.

11. CALCULAR EL COSTO FIJO

Cj = 1000 + 250+ 366

Cj= 1,616.00

215
12. CALCULAR EL BENEFICIO NETO

Beneficio Neto= 3,247.68 1,616.00

Beneficio Neto= 1,631.68

216
ANEXO 11: CUADRO DE NECESIDADES

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA, PROVINCIA DE CHICLAYO-LAMBAYEQUE

CUADRO DE NECESIDADES AO 2016

UNIDAD EJECUTORA: 301225

INSTITUCION: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA SANTA ROSA -CHICLAYO -LAMBAYEQUE
GRUPO GENERICO: BIENES Y SERVICIOS
NECESIDADES 2015

NECESIDAD
VALOR
I TRIMESTRE II TRIMESTRE III TRIMESTRE IV TRIMESTRE
MEDIDA
UNIDAD

TOTAL
DENOMINACION Y/0 DESCRIPCION
TOTAL

TOTAL

TOTAL

TOTAL
PRECIO

MAY
MAR

AGO
ABR

NOV
ENE

OCT
FEB

SET
JUN

DIC
JUL
TOTAL OBSERVACIONES
UNITARIO

22.23.11- ALIMENTOS PARA PROGRAMAS SOCIALES

leche fresca LITRO 3572.25 3572.25 3572.25 10716.75 3572.25 3572.25 3572.25 10716.75 3572.25 3572.25 3572.25 10716.75 3572.25 3572.25 3572.25 10716.75 42867 1.7 S/. 72,873.90
Producto Lacteo KILOS 1093 1093 1093 3279 1093 1093 1093 3279 1093 1093 1093 3279 1093 1093 1093 3279 13116 7.2 S/. 94,435.20
23.13.11-COMBUSTIBLE
Petroleo Diesel B5 GALON 520 520 520 1560 520 520 520 1560 520 520 520 1560 520 520 520 1560 6240 11.5 S/. 71,760.00
Gasohol 84 GALON 57.704 57.704 57.704 173.112 57.704 57.704 57.704 173.112 57.704 57.704 57.704 173.112 57.704 57.704 57.704 173.112 692.45 11.9 S/. 8,240.13
22.23.11- ASEO Y LIMPIEZA
Ambientador UNIDAD 4 4 4 13 4 4 4 13 4 4 4 13.3 4.4 4 4 13.3 53 16.00 S/. 853.44
Escobas de paja dos sunchos UNIDAD 9 9 18 9 9 18 9 9 18 9 9 18 72.00 25.00 S/. 1,800.00
Escobillon NYLON UNIDAD 10 5 15 10 5 15 10 5 15 10 5 15 60.00 18.90 S/. 1,134.00
Franela UNIDAD 6 3 9 6 3 9 6 3 9 6 3 9 36.00 8.50 S/. 306.00
Quitazarro UNIDAD 6 6 12 6 6 12 6 6 12 6 6 12 48.00 29.90 S/. 1,435.20
Recogedor metalico UNIDAD 10 5 15 10 5 15 10 5 15 10 5 15 60.00 16.00 S/. 960.00
Tacho de basura n20 UNIDAD 6 6 12 6 6 12 6 6 12 6 6 12 48.00 54.90 S/. 2,635.20
Tacho plastico n50 UNIDAD 6 3 9 6 3 9 6 3 9 6 3 9 36.00 79.90 S/. 2,876.40

217
ANEXO 12: FOTOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA CHICLAYO

FRONTIS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ROSA

Mesa de partes MDSR rea de Asesora Legal-MDSR

218
rea de DIDU- MDSR rea de Logstica-MDSR

rea de Contabilidad-MDSR rea de Demuna-MDSR

219