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Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP

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2009

Departamento Administrativo de la Departamento Administrativo de la


FUNCIN PBLICA FUNCIN PBLICA
Repblica de Colombia Repblica de Colombia

Libertad y Orden Libertad y Orden

4
Escuela Superior de Administracin Pblica - ESAP
Conmutador: 220 2790 Fax: 222 43 15
Calle 44 No. 53 - 37 CAN, Bogot, D. C.
Audiencias Pblicas
Lnea gratuita 018000 913755 en la Ruta de la Rendicin
Ocina de Quejas y Reclamos: 221 37 55
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e-mail: atencin.usuario@esap.edu.co De la Administracin Pblica Nacional
2009
ISBN : 978-958-652-230-4
ISBN 958652230-X

9 789586 522304
AUDIENCIAS PBLICAS EN LA RUTA
DE LA RENDICIN DE CUENTAS
A LA CIUDADANA
De la Administracin Pblica Nacional

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de la funcin Pblica
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AUDIENCIAS PBLICAS EN LA RUTA PARA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA


DE LA RENDICIN DE CUENTAS FUNCIN PBLICA
A LA CIUDADANA
Directora
De la Administracin Pblica Nacional
Elizabeth Cristina Rodriguez Taylor
Director Nacional
Subdirectora
Honorio Miguel Henrquez Pinedo
Carla Liliana Henao Carmona
Subdirectora de Proyeccin Institucional
Director de Empleo Pblico
Luz Amparo Gonzlez Agudelo
Alberto Medina Aguilar
Subdirector Acadmico
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
Mauricio Villalobos Rodrguez
Contralor General
Subdirectora de Alto Gobierno
Julio Csar Turbay Quintero
Mara Magdalena Forero Moreno
Contralor Delegado para la Participacin
Subdirectora Administrativa y Financiera
Ciudadana
Yolanda Monsalve Medina
Carlos Arturo Mora Garca (E)
Secretario General
Director de Promocin y Desarrollo del Control
Edgard Sierra Cardozo
Ciudadano
Jefe de la Oficina Asesora Jurdica Carlos Arturo Mora Garca
Rubn Daro Caldern Jaramillo
TRANSPARENCIA POR COLOMBIA
Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin
Directora Ejecutiva
Germn Insuasty Mora
Elisabeth Ungar Bleier
Jefe Control Interno
Coordinadora ndice de Transparencia de las
Eurpedes Gonzlez Ordez
Entidades Pblicas y Estrategia Territorial
Decano Facultad de Pregrado Marcela Restrepo Hung
Andrs Felipe lvarez Grajales
INVESTIGACIN Y TEXTOS
Decana Facultad de Postgrado Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Agradecimientos a entidades que validaron la gua:
Caridad Jimnez Giraldo 1. Agencia Presidencial para la Accin Social y
Zoraida Celis Carrillo
Elsa Yanuba Quinez Serrano Cooperacin Internacional
Decano Facultad de Investigaciones 2. Agencia Logstica de las Fuerzas Militares
Pasante de Finanzas y Relaciones Internacionales 3. Corporacin Autnoma Regional del Centro de
Carlos Roberto Cubides Olarte Fundacin Universitaria San Martn Antioquia
Reinaldo Andrs Mendoza Solano 4. Corporacin Autnoma Regional del Valle del
Equipo Coordinador
Cauca
Luz Amparo Gonzlez Agudelo Universidad del Rosario
5. Corporacin Autnoma Regional para la
Lilia Ins Rojas Parra Daljaira Diazgranados Vuelvas
Defensa de la Meseta de Bucaramanga
Margarita Mara Ricardo vila Pasante Facultad de Derecho
6. Corporacin Autnoma Regional del
Contralora General Magdalena, CORPAMAG
Diagramacin e Impresin
de la Repblica 7. Corporacin Autnoma Regional del Ro
Imprenta Nacional de Colombia Grande de la Magdalena, CORMAGDALENA
Vernica Caro de Bernal
Bogot, agosto de 2009 Ernesto Perilla 8. Departamento Administrativo Nacional de la
Economa Solidaria
ISBN: 978-958-652-230-4 Transparencia por Colombia 9. Departamento Nacional de Planeacin
Fernando Segura Restrepo 10. Hospital Militar Central
11. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
12. Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario,
INPEC
13. Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo
Territorial
14. Ministerio de Minas y Energa
15. Ministerio de Cultura
16. Ministerio de la Proteccin Social
17. Procuradura General de la Nacin
18. Superintendencia de Servicios Pblicos
Domiciliarios
19. Superintendencia Nacional de Salud
20. Universidad del Cauca
21. Universidad Nacional Abierta y a Distancia,
UNAD
22. Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca
23. Programa Presidencial de Lucha contra la
Corrupcin
3

Contenido

Pg.

Introduccin 5

1. QU ES RENDICIN DE CUENTAS
A LA CIUDADANA? 9

1.1. Por qu la Administracin Pblica est obligada


a la rendicin de cuentas? 9
1.2. Quines deben rendir cuentas
a la ciudadana? 10
1.3. Exigencias de un proceso satisfactorio
de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana 13

2. CONTENIDOS DE LA RENDICIN DE CUENTAS


A LA CIUDADANA 17

2.1. Informacin institucional obligatoria 17


2.2. Informacin de inters para la ciudadana 18

3. LA RUTA A SEGUIR PARA ORGANIZAR


Y REALIZAR LA RENDICIN DE CUENTAS
A LA CIUDADANA 21

3.1. Planee el proceso de rendicin de cuentas 22


3.1.1. Alistamiento institucional 22
3.1.1.1. Sensibilice a los empleados de la entidad 23
3.1.1.2. Promueva la participacin de organizaciones sociales 23
3.2. Interacte con la ciudadana antes de la audiencia pblica 24
4

Pg.
3.3. Organice la audiencia pblica para cerrar el proceso
de rendicin de cuentas 26
3.3.1. Renase con el grupo interno de apoyo 26
3.3.2. Prepare los informes para la audiencia nal 26
3.3.3. Prepare la logstica de la Audencia Pblica 28
3.3.4. Convoque a la audiencia pblica 28
3.4. Realice la audiencia pbliica de rendicin
de cuentas a la ciudana 30
3.5. Despus de la Audiencia Pblica 32
3.6. Reinicie la planeacin de un nuevo proceso
de Rendicin de Cuentas 34

4. PARMETROS PARA EVALUAR


LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA 35

ANEXOS 39

Anexo No. 1.
Tips normativos y jurisprudencia 40
Anexo No. 2.
Matriz para clasicar informacin 45
Anexo. No. 3.
Recomendaciones para disear la estrategia de comunicacin 47
Anexo No. 4.
Aviso de convocatoria pblica 48
Anexo No. 5.
Tarjeta de invitacin personalizada 49
Anexo No. 6.
Formato para la presentacin de propuestas 50
Anexo No. 7.
Formato para la evaluacin de la Audiencia Pblica 53

Bibliografa 55
5

Introduccin

Las Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana fueron


establecidas desde el ao 1998 en el artculo 33 de la ley 489 de 1998.
Desde nales del ao 2003, gracias a un esfuerzo conjunto realizado por el
Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupcin y el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica por elaborar un documento gua de
orientacin, mediante consulta con algunas universidades y representan-
tes de organizaciones sociales, las entidades pblicas del orden nacional
iniciaron la rendicin de cuentas a la ciudadana a travs de Audiencias
Pblicas, contribuyendo as a la democratizacin de la Administracin P-
blica Colombiana1.
La experiencia de las audiencia pblicas de rendicin de cuentas ha sido
monitoreada y evaluada por el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica, la Corporacin Transparencia por Colombia en la medicin del n-
dice de Transparencia2 y, con el Departamento Administrativo Nacional de
Estadsticas DANE a travs de la Encuesta sobre Ambiente y Desempeo
Institucional Nacional EDI.
Del informe de la Corporacin Transparencia por Colombia de los aos 2004-
20053 se extracta lo siguiente:

La medicin nacional 2004-2005 mostr cmo, por primera vez,


un 13% de entidades se encuentran en riesgo bajo de corrupcin.
As mismo, disminuy el nmero de entidades en riesgo alto y muy

1 Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Gua para la Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica a la
Ciudadana. Bogot, D. C., mayo de 2005.
2 El ndice de Transparencia de las Entidades Pblicas es un instrumento que mide las condiciones institucionales que favorecen
o previenen el surgimiento de riesgos de corrupcin en las entidades pblicas.
3 Corporacin Transparencia por Colombia. ndice de Transparencia Nacional Resultados 2004, Resultados 2005 Entidades
Pblicas Nacionales. Coleccin Documentos Observatorio de Integridad.
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alto al pasar de 36% en el 2003 a 3.84% en el 2005. Finalmente, las


entidades en riesgo moderado pasaron de 27% en 2003 a 52.26% en
2005. Los resultados 2004-2005 sealaron una tendencia positiva al
incrementarse el promedio general de calicacin de 62,57/100 en
2003 a 75,85/100 puntos en el 2005.
Es importante destacar la Gua para la Rendicin de Cuentas
elaborada por el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica. Este documento ha contribuido a la institucionalizacin del
proceso.
La mejora en los resultados generales del ndice no debe distraer
nuestra atencin frente a aspectos en los que an hay importantes
caminos por recorrer: contratacin pblica, gestin de los recursos
humanos y una relacin ms efectiva con los ciudadanos, adems
de las alertas sobre la Rama Legislativa y las entidades nacionales
con asiento en el nivel territorial.
La Encuesta sobre Ambiente y Desempeo Institucional Nacional EDI 20074
del DANE mide, entre otros aspectos, la RENDICIN DE CUENTAS, denin-
dola como la Percepcin de los funcionarios con respecto a la calidad de
la informacin que se entrega al ciudadano y a la presencia, incidencia y
denuncia de prcticas irregulares dentro de la entidad.
Los resultados de esta encuesta sealan que En general la mayora
de entidades presenta un elevado o muy elevado desempeo en
trminos de Rendicin de Cuentas (79%)5.
De otra parte, entidades de control como la Procuradura General de la
Nacin y la Contralora General de la Repblica incluyen, en sus controles,
el anlisis de las acciones emprendidas por las administraciones pblicas
que permitan la participacin ciudadana y que sealen transparencia en
su gestin.
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) con el n de
evaluar la realizacin de las audiencias pblicas, en el marco del Sistema
de Desarrollo Administrativo aplic por tercera oportunidad, en el 2008, la
encuesta de seguimiento a travs del Sistema nico de Personal SUIP, la
que muestra un importante cumplimiento (92%).
No obstante estos resultados positivos que demuestran la institucionalizacin
de las audiencias pblicas, es necesario fortalecer cualitativamente la ma-
nera de hacer la rendicin de cuentas a la ciudadana a travs de audien-

4 Esta encuesta fue dirigida a funcionarios de planta de 148 entidades del nivel nacional pertenecientes a las Ramas del Poder
Judicial, Legislativa y Ejecutiva, los organismos de control, la organizacin electoral y las corporaciones autnomas regionales,
para conocer la percepcin de los funcionarios pblicos sobre el ambiente y el desempeo institucional de las entidades a
las que prestan sus servicios. Datos tomados del informe de la Encuesta sobre Ambiente y Desempeo Institucional Nacional
EDI 2007.
5 DANE Encuesta sobre Ambiente y Desempeo Institucional Nacional EDI 2007 en www.dane.gov.co

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cias pblicas presenciales, con el n de garantizar que estas se conviertan


en un proceso permanente de interlocucin y dilogo con la ciudadana,
facilitando el ejercicio del control social.
Para ello el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP), de
manera conjunta con la Contralora General de la Repblica y la Corpora-
cin Transparencia por Colombia, se concentr en analizar y recoger aspec-
tos cruciales que permitieran mejorar la rendicin de cuentas a la ciudadana
y en forma concertada construy nuevas orientaciones que se incluyen en
el presente documento: AUDIENCIAS PBLICAS EN LA RUTA DE LA RENDICIN
DE CUENTAS A LA CIUDADANA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA NACIONAL.
La gua fue validada con 23 entidades de la Administracin Pblica Nacio-
nal, las cuales efectuaron recomendaciones para su simplicacin y ajuste.
Como resultado de esta labor interinstitucional se presenta a las entidades
pblicas del Orden Nacional la Ruta a seguir para realizar audiencias pbli-
cas de rendicin de cuentas a la ciudadana, detallando el procedimiento,
las actividades a realizar paso a paso, as como herramientas conceptuales,
formatos para facilitar esta labor y sugerencias para mejorar cualitativamen-
te el proceso de rendicin de cuentas.
El principal cambio en las orientaciones con el n de cualicar los esfuerzos
que realizan las entidades es entender la rendicin de cuentas a la ciuda-
dana como un proceso permanente de interlocucin y encuentro con los
ciudadanos organizados, lo que tiene las siguientes implicaciones:
La rendicin de cuentas no se limita e eventos puntuales, incluye va-
rios momentos y espacios y requiere un punto cumbre de encuentro
presencial entre la ciudadana y grupos de inters social y los repre-
sentantes de la Administracin Pblica, es decir, los Ministros, Directo-
res de Departamentos Administrativos, los Superintendentes y los jefes
de las entidades y organismos descentralizados del orden nacional,
acompaados de su cuerpo directivo.
La audiencia pblica presencial y todo el proceso de rendicin de
cuentas debe ser planeado, preparado, ejecutado y revisado per-
manentemente.
Durante el proceso debe existir dilogo entre la ciudadana y la Ad-
ministracin Pblica.
Es necesario que todos los servidores pblicos de la entidad se invo-
lucren en la rendicin de cuentas, generando actitudes de apertura,
lo cual implica realizar actividades de sensibilizacin y capacitacin
a travs de proyectos de aprendizaje en equipo.
Se requiere implementar estrategias de comunicacin para movilizar
la participacin en los procesos de rendicin de cuentas a la ciuda-
dana.

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La gua est compuesta por cuatro captulos; en el primero se explica qu es


y por qu la obligacin de la rendicin de cuentas, as como las exigencias
para un buen ejercicio de rendicin de cuentas. En el captulo dos se pre-
sentan los contenidos obligatorios de un proceso de rendicin de cuentas;
en el captulo tres se determinan y explican cada uno de los pasos para se-
guir la ruta y organizar la rendicin de cuentas a la ciudadana. Finalmente,
en el captulo cuarto se desarrollan parmetros, constituido por indicado-
res que permiten determinar niveles de avance en el proceso de rendicin
de cuentas.

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1. Qu es la rendicin de
cuentas a la ciudadana?

1.1. Por qu la Administracin Pblica est


obligada a la rendicin de cuentas? NO ES transmisin unilateral
de informacin, pues se con-
La rendicin de cuentas a la ciudadana es el deber que vierte as en publicidad.
tienen las autoridades de la Administracin Pblica de res- NO ES un evento o reunin
ponder pblicamente, ante las exigencias1 que realice la de un momento; por el con-
trario, implica varias acciones
ciudadana, por los recursos, las decisiones y la gestin reali- y espacios de comunicacin
zada en ejercicio del poder que les ha sido delegado . para la interlocucin.
NO se trata de mostrar
La rendicin de cuentas o responsabilizacin de la Admi- solamente los aciertos, se
debe hablar sobre errores y
nistracin Pblica ante la sociedad es consecuencia del limitaciones para cumplir las
control social que realizan los ciudadanos a travs de di- responsabilidades.

ferentes iniciativas y organizaciones sociales mediante los Es estar dispuesto a explicar


los logros y los fracasos.
cuales inuyen en el uso del poder pblico2 en ejercicio de
la soberana popular. En desarrollo de la de-
mocracia participativa, las
Implica un proceso permanente a travs de varios autoridades de la Adminis-
tracin Pblica tienen la obli-
espacios de interlocucin, deliberacin y comunicacin, gacin de responder ante la
en el que las autoridades de la Administracin Pblica ciudadana por las acciones
y decisiones que han toma-
deben informar y explicar a la ciudadana sobre los do en ejercicio del poder
resultados de la gestin encomendada y someterse al que le ha sido otorgado por
el pueblo.
control social; esto es a la revisin pblica y evaluacin
En Colombia la Constitu-
de la ciudadana sobre la gestin. cin Poltica adopt la de-
mocracia participativa con-
templando la oportunidad
Es una nueva forma en que la administracin se relaciona de controlar el ejercicio del
con la comunidad. poder ejecutivo por parte de
los ciudadanos. Por ello los
gobernantes deben abrirse
a la inspeccin pblica y res-
1 La Procuradura General de la Nacin seala que la rendicin de cuentas social implica una
ponder por sus actos .
exigencia de responsabilidad por lo que se hace y la responsabilidad ante los ojos de quienes
nos hacemos responsables ocio No. IUS-2009-79085 del 26-03-09.
2 Bonbright, David. Citado por Cruz, Anabel y Pousadela, Ins (Eds) Poder, Rendicin de Cuentas
y Sociedad Civil.

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Para algunos la rendicin de cuentas se cumple con una


reunin pblica (audiencia) que se realiza una vez al ao,
en la que se presenta un informe; pero este proceso va ms
all; para que exista una verdadera rendicin de cuentas
a la ciudadana es necesario organizar varios espacios de
comunicacin y de encuentro que permitan que la infor-
macin sobre la gestin y las responsabilidades asignadas
estn en constante reexin por parte de la ciudadana.
La Audiencia Pblica es uno de los espacios para la rendi-
cin de cuentas, de encuentro y reexin nal sobre los re-
sultados de la gestin de un periodo, en el cual se resumen
temas cruciales.

1.2. Quines deben rendir cuentas


a la ciudadana?

Existen razones polticas y otras de carcter legal para ex-


plicar la obligacin de la administracin para realizar la
rendicin pblica de cuentas a la ciudadana.
Desde el punto de vista poltico es la siguiente:
El poder poltico surge a partir de la eleccin libre y voluntaria
del ciudadano, quien por medio del sufragio o voto universal
elige a las autoridades que le representarn en los asuntos
de gobierno o legislativos; esta regla superior de las Demo-
cracias participativas se hace extensiva a quienes, aunque
no sean elegidos directamente por los votantes, son desig-
nados por aquellos que ostentan este poder para ocupar
altas dignidades del Estado. Por lo tanto, los unos y los otros
tienen, dentro de otras responsabilidades propias de sus car-
gos, la de responder directamente ante el ciudadano por
las acciones u omisiones a las que haya lugar. Es as como
esta forma de control se extiende de los funcionarios electos
a miembros no electos de las entidades estatales.
Cuando el jefe del organismo pblico es designado para
dirigir dicho organismo, comparte la responsabilidad po-
ltica con el gobernante electo por los compromisos de-
nidos en el programa de gobierno y comparte adems,
la responsabilidad de dar cumplimiento a la Constitucin
Poltica, las leyes y a garantizar los derechos y libertades de
los colombianos.

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De esta manera, los Ministros, Directores de Departamentos


Administrativos, los Superintendentes y los jefes de las entida-
des y organismos descentralizados participan de la responsa-
bilidad poltica que asume el Gobierno frente a los electores;
para ello, intervienen en la formulacin de polticas, en la
Estas autoridades partici-
elaboracin de programas sectoriales y en su ejecucin3. pan de la responsabilidad
poltica porque intervienen
La Corte Constitucional colombiana ha sealado la obliga- en la formulacin de polti-
cas, en la elaboracin de
cin de las distintas dependencias de la administracin de programas sectoriales y en
proporcionar la informacin necesaria para el ejercicio del la ejecucin de los mismos.
control ciudadano, precisando que esta obligacin es de
suma importancia puesto que es una concrecin de de-
rechos constitucionales fundamentales y de principios que
rigen la funcin pblica. En una democracia participativa
el derecho a acceder a la informacin (artculo 20, C.P.)
constituye un instrumento indispensable para el ejercicio
del derecho poltico fundamental a participar en el control
del poder poltico (artculo 40, C.P.), de lo cual depende
la efectividad del principio de responsabilidad poltica (ar-
tculo 133, C.P.)4, as como la materializacin del principio
de publicidad que rige la funcin administrativa (artculo
209 C.P)5.

Desde el punto de vista jurdico:

Con fundamento en los mandatos constitucionales hay


normas que ordenan a las entidades responder ante los
ciudadanos por las obligaciones asignadas:

1. Sobre Audiencias Pblicas la ley 489 de 1998, en el art-


culo 33, Captulo VIII sobre Democratizacin y Control de la
Administracin Pblica se establece que la Administracin
podr convocar audiencias pblicas en las cuales se discu-
tirn aspectos relacionados con la formulacin, ejecucin o
evaluacin de polticas y programas a cargo de la entidad,
y en especial cuando est de por medio la afectacin de
derechos o intereses colectivos.

Las comunidades y las organizaciones podrn solicitar la


realizacin de audiencias pblicas, sin que la solicitud o las

3
Artculo 48 de la Ley 489 de 1998
4
Constitucin Poltica. Artculo 133. Carcter de los congresistas. Inciso segundo. El elegido es
responsable polticamente ante la sociedad y frente a sus electores del cumplimiento de las
obligaciones propias de su investidura.
5
Sentencia No. T-596 de 2002.

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conclusiones de las audiencias tengan carcter vinculante


para la Administracin.

2. En desarrollo de la Ley 489 de 1998 se expidi el decre-


to 3622 de 2005, en el cual se adopta como una de las
polticas de desarrollo administrativo para organismos na-
cionales, la democratizacin de la Administracin Pblica;
dicha poltica est dirigida a consolidar la cultura de la
participacin social en la gestin pblica, con el n de fa-
cilitar la integracin de los ciudadanos y servidores pblicos
en el logro de las metas econmicas y sociales del pas y
a construir organizaciones abiertas que permitan la rendi-
cin social de cuentas y propicien la atencin oportuna de
quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de
gobernabilidad.

Como parte de esta poltica el DAFP formul orientacio-


nes para que las entidades realicen por lo menos una vez
al ao audiencias pblicas de rendicin de cuentas a la
ciudadana.

3. Complementariamente hay disposiciones generales para


la Administracin Pblica sobre el Sistema de Gestin de Ca-
lidad, sobre el cual en el literal d) artculo 5, de Ley 872 de
2003 y el artculo 3 del decreto 4110 de 2004, obliga a las
entidades a facilitar la evaluacin, el control ciudadano a
la calidad de la gestin, y el acceso a la informacin sobre
los resultados del sistema. As mismo, en el Decreto 1599 de
2005, por el cual se adopta el Modelo standar de Control
Interno MECI se establece como uno de los elementos de
control: la comunicacin informativa mediante el cual se
orienta y se evala entre otros la realizacin de procesos de
rendicin de cuentas a travs de audiencias pblicas.

Adicionalmente, existe normatividad sectorial que obliga


en especial a las Corporaciones Autnomas Regionales y
a las Secretaras de Salud Territorial la realizacin de au-
diencias de rendicin de cuentas (ver Anexo No. 1. Tips
normativos y jurisprudencia, pg. 40).

De acuerdo con lo establecido en la Ley 489 de 1998 todas


las entidades y organismos de la Administracin Pblica
tienen la obligacin de desarrollar su gestin acorde con
los principios de la democracia participativa y democrati-

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zacin de la gestin pblica. En cumplimiento de esta dis-


posicin dichas organizaciones deben realizar la rendicin
de cuentas a la ciudadana.

La Administracin Pblica est integrada por organismos


que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y por
todos los dems organismos y entidades de naturaleza p-
blica que de manera permanente tienen a su cargo el ejer-
cicio de actividades y funciones administrativas o la presta-
cin de servicios pblicos del Estado colombiano (artculo
39 Ley 489 de 1998).

1.3. Exigencias de un proceso satisfactorio


de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana

La rendicin de cuentas a la ciudadana debe cumplir


con unos requisitos o condiciones para garantizar la
responsabilidad pblica de las autoridades6 y el derecho
ciudadano a exigir explicaciones y realizar el control
social, en cumplimiento de los principios de la democracia
participativa y publicidad establecidos en la Constitucin
Poltica de Colombia. Estos requisitos son:

a) Informar pblicamente sobre la gestin y garantizar


que la ciudadana acceda a la informacin
La rendicin de cuentas es un derecho de la ciudadana
que le permite hacer la peticin de cuentas y vigilar a la
administracin frente a lo que ha hecho con las respon-
sabilidades que le fueron delegadas, as como a recibir
informacin compresible y de inters para ella.
Si bien toda rendicin de cuentas supone la transmisin de
informacin, no toda transmisin de informacin constitu-
ye rendicin de cuentas solamente brindar informacin
exitosa se convierte ms en publicidad que en un ejercicio
de rendicin de cuentas7.

6
Una verdadera rendicin de cuentas, entonces, debe revertir esta relacin de poder haciendo
que el que ejerce el poder pblico sea el que tiene que dar respuesta a la sociedad bajo el riesgo
de ser sancionado (Goetz y Jenkins.). Bid. Borrador de documento de trabajo. Fortaleciendo la
Cohesin Social y la Gobernabilidad a travs de una efectiva Rendicin de Cuentas: Hacia la
formulacin de un Sistema Nacional de Rendicin de Cuentas en Colombia. Octubre de 2007.
7
Cruz, Anabel y Pousadela, Ins (Editores). Poder, Rendicin de Cuentas y Sociedad Civil. En http//
www.lasociedadcivil.org

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Al poner informacin en la vitrina pblica se facilita la


transparencia de la administracin, pero no es suciente
para rendir cuentas a la ciudadana, porque con ello no se
logra dar explicaciones y justicaciones sobre los resultados
de la gestin y la manera como esta se ha realizado. Por
lo tanto, es necesario que al presentar la informacin
tambin se expliquen los porqus, los cumplimientos e
incumplimientos.

La informacin suministrada debe cumplir con algunos re-


quisitos, en trminos de calidad, cantidad y lenguaje uti-
lizado y adecuada a las expectativas de cada grupo de
inters.
Adems, la administracin debe realizar esfuerzos por facili-
tar la consulta a travs de diversos medios de comunicacin
y debe facilitar el acceso a la informacin oportunamente,
en un lenguaje sencillo, comprensible8 y que responda a
los intereses de la ciudadana, es decir, lo que quieren los
ciudadanos, lo que necesitan saber para tomar decisio-
nes y para hacer control a lo pblico. El ciudadano debe
encontrar una relacin entre el programa de gobierno, las
metas o compromisos correspondientes a un periodo sobre
el cual se realiza la rendicin de cuentas y sus expectativas.
Adicionalmente, la Administracin debe garantizar que la
ciudadana consulte la informacin suministrada y que se
entere efectivamente sobre la accin desarrollada. Es ne-
cesario, por lo tanto, comprobar que la informacin es uti-
lizada por la ciudadana, vericar que es consultada para
ejercer el control social.

b) Explicar y justificar los actos y decisiones para ejercer


las responsabilidades encomendadas
La rendicin de cuentas a la ciudadana implica tambin
dar explicaciones y argumentar por qu se toman ciertas
decisiones y explicar sobre el nivel de logro de las acciones

8
Sentencia No. T-596 de 2002. La Corte Constitucional ha sealado que la obligacin de pu-
blicidad en el artculo 51 citado (de la Ley 190 de 1995) muestran que la Administracin debe
tomar las medidas necesarias para que esa comunicacin sea efectiva. No se puede, por
ejemplo, publicarla de tal forma que sea incomprensible para los ciudadanos. Todo lo con-
trario. El mandato es que debe hacerse todo lo posible para que cualquier persona, sin tener
mayores conocimientos en materia contable, pueda acceder a la informacin all consignada,
comprenderla y analizarla. La administracin est al servicio de la comunidad puesto que los
funcionarios, de manera directa o indirecta, derivan su poder de los ciudadanos. Solo funcio-
narios deseosos de ocultar informacin ven como enemigos a los grupos de ciudadanos que
legtimamente scalizan al Estado.

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adelantadas. A travs de la explicacin la Administracin


debe informar honestamente tanto sobre sus logros como
de sus errores y limitaciones.

Se debe explicar qu se hizo, cmo se hizo, con base en


qu diagnsticos e informacin, con qu n y qu se logr.

Adems, es necesario aclarar la relacin entre la gestin


realizada y las responsabilidades asignadas por la ley y, en
especial, dejar claro cmo las acciones y decisiones toma-
das garantizan los derechos de los ciudadanos.
Es indispensable que estas explicaciones cuenten con un
interlocutor del otro lado del mostrador dispuesto a recibir-
las y valorarlas.

c) Estar dispuesto a la evaluacin pblica en espacios de


deliberacin con los ciudadanos
La Administracin Pblica debe estar dispuesta a ser eva-
luada por parte de la ciudadana y, en especial, a escu-
char, atender y valorar los aportes y peticiones de esta.
De esta manera la rendicin de cuentas es un escenario
de dilogo colectivo que permite la comunicacin e inter-
cambio de ideas frente a la gestin de las entidades.
La respuesta ciudadana a los resultados de la gestin eva-
luada puede ser de aprobacin o desaprobacin en forma
directa o indirecta utilizando medios legales o simblicos9.
La desconanza ciudadana es una forma de desaprobar
pblicamente a funcionarios o decisiones que toma la Ad-
ministracin.
En forma indirecta la ciudadana puede mostrar su insa-
tisfaccin mediante la utilizacin de mecanismos jurdicos
de participacin o acudiendo a los organismos de control.
En forma directa la insatisfaccin ciudadana frente a los
resultados de la gestin se expresa a travs del voto en el
proceso electoral o utilizando el recurso de la revocatoria
del mandato a la gestin del Gobernador o el Alcalde10.

9
Responsabilizacin por el Control Social. Nuria Cunill Grau. CLAD. 1999.
10
Ley 131 de 1994 y Ley 741 de 2002.

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d) Incorporar las peticiones ciudadanas a los procesos de


diseo y ejecucin de polticas pblicas
La Administracin Pblica debe estar en capacidad de
articular adecuadamente las demandas, necesidades y
observaciones generadas en el marco de la Rendicin de
Cuentas, dentro de los procesos de diseo y ejecucin de
polticas pblicas.
Como proceso de comunicacin y dilogo tanto la admi-
nistracin como la ciudadana, expresan sus puntos de vista
sobre la gestin realizada.
Escuchando a la ciudadana, la administracin puede
identicar impactos negativos o vacos en la gestin rea-
lizada y, a partir de esto mejorar las decisiones y servicios.
De igual forma, puede considerar las demandas sociales
para tomar nuevas decisiones

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2. CONTENIDOS
DE LA RENDICIN
DE CUENTAS A LA CIUDADANA

Tipos de contenido
Informacin institucional obligatoria
Informacin de inters para la ciudadana

2.1. Informacin institucional obligatoria

La informacin institucional obligatoria es la que


debe proporcionar la entidad con base en las
responsabilidades asignadas en diversas normas y en
los compromisos adquiridos por el gobierno en el plan
de desarrollo nacional, as como en lo establecido en el
plan de accin institucional.

Estas obligaciones incluyen las acciones para el fortale-


cimiento institucional a travs de las cuales se busca dar
cumplimiento a las polticas de modernizacin del Estado
y mejoramiento de la gestin pblica tales como poltica
antitrmites, sistema de gestin de calidad y control interno,
transparencia en la contratacin, etc.
Para organizar la informacin institucional obligatoria se
deben consultar los diferentes informes que realizan las en-
tidades como el informe de implementacin del Modelo
Estndar de Control Interno para la Administracin Pblica
(MECI), los resultados sobre la Medicin, Anlisis y Mejora
(requisito No. 8. NTCGP 1000:2004) del sistema de gestin
de la calidad, las evaluaciones internas a la gestin, el
avance de la estrategia de gobierno en lnea, el informe
contable exigido por la Contadura General de la Nacin,
el informe de avance a las metas de SIGOB, el plan de

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mejoramiento resultado de la auditora realizada por


la Contralora General de la Repblica y el informe de
rendicin de la cuenta scal, entre otros (ver Anexo No.
2. Matriz para clasicar informacin, pg. 45).

2.2. Informacin de inters para la ciudadana

La entidad debe rendir cuentas sobre los temas que


interesan a la ciudadana, investigando sobre sus
preocupaciones, descontentos y necesidades1.

Para identicar los temas de inters ciudadano, la en-


tidad debe obtener la informacin a travs de las si-
guientes acciones:

1. Clasificar las quejas y reclamos recibidos


Esta responsabilidad tiene sustento legal en la Ley 489 de
1998, en su artculo 35, literal a) que establece la obliga-
cin de clasicar y analizar las observaciones que pre-
sente la ciudadana. De igual forma, la Ley 190 de 1994,
artculo 54, establece que
Las dependencias que reciban las quejas y
reclamos debern informar peridicamente al
jefe o director de la entidad sobre el desempeo
de sus funciones, los cuales debern incluir: 1.
Servicios sobre los que se presente el mayor
nmero de quejas y reclamos, y 2. Principales
recomendaciones sugeridas por los particulares
que tengan por objeto mejorar el servicio que
preste la entidad, racionalizar el empleo de los
recursos disponibles y hacer ms participativa la
gestin pblica.
Las quejas, reclamos y peticiones son un indicador de las
necesidades ciudadanas y de su los usuarios.

1 En el artculo 2 de la Constitucin Poltica se establece como principio constitucional que se


debe facilitar la participacin de todos en los asuntos que los afecten.

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2. Preguntar a los usuarios, grupos de inters y ciuda-


dana los temas que son de su inters
El inters de los ciudadanos y usuarios frente a las entidades
pblicas est centrado en la calidad, oportunidad y cober-
tura de los servicios y en la forma como estos atienden sus
necesidades y derechos.
La entidad debe consultar al ciudadano sus intereses a tra-
vs de diversos canales de comunicacin, presenciales o
virtuales. En especial puede realizar encuentros con lderes
de las diversas organizaciones sociales, entrevistas o reunio-
nes en las que se identiquen sus preocupaciones.
La rendicin de cuentas puede organizarse para responder
a un tema especco solicitado por la ciudadana, comple-
mentando con datos precisos y explicaciones.
La consulta no debe limitarse a la aplicacin de encuestas.
A continuacin se presenta un cuadro para organizar la
informacin que se utilizar para la rendicin de cuentas
a la ciudadana:
Cuadro de clasicacin de contenidos de la rendicin de
cuentas a la ciudadana
Contenidos Subclasificacin Temas
Bsicos
Objeto de la entidad y derechos
ciudadanos que atiende
Situacin que se encontr al inicio
del perodo (la lnea de base)
Metas de plan nacional de
desarrollo que debe ejecutar la
entidad y poblacin beneciaria
MNIMOS INSTITUCIONALES

Metas del Plan de accin


institucional; informar a la
ciudadana sobre el diagnstico
OBLIGATORIOS

1. Metas del plan o estudio de necesidades que las


de desarrollo sustentan.
bajo responsabi- Avances y resultados en el
lidad de la enti- cumplimiento del plan de accin
dad obtenidos a la fecha
Inversiones y presupuesto
asociados a las metas y
resultados de la gestin.
Impacto de los recursos, servicios
y productos realizados por la
entidad frente a necesidades
ciudadanas en trminos de
cobertura y satisfaccin de
necesidades. Grado de avance
anual.

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Contenidos Subclasificacin Temas


Bsicos
Estado de los contratos
realizados y proyectados en
relacin con el cumplimiento de
metas institucionales. Acciones
1. Metas del plan para garantizar la transparencia
de desarrollo en la contratacin.
bajo responsabi- Principales dicultades en la
lidad de la enti- ejecucin y explicaciones de las
dad mismas.
Proyecciones para la siguiente
vigencia: Programacin de
acciones y metas
MNIMOS INSTITUCIONALES

Plan de mejoramiento
OBLIGATORIOS

institucional
Estado de implementacin
del MECI y acciones de
mejoramiento.
Evaluacin de la
Implementacin del sistema de
gestin de calidad
2. Acciones para Mejoramiento de trmites
el fortalecimiento institucionales
institucional Acciones para garantizar la
participacin ciudadana en la
gestin institucional.
Planta de personal de la entidad
y nmero de contratistas frente a
obligaciones asignadas.
Vinculacin y evaluacin
meritocrtica de gerentes
pblicos.
Quejas y peticiones frecuentes
por reas o servicios
institucionales
Peticiones de inters general
TEMAS DE INTERS CIUDADANO

1. Clasicacin Servicios frente a los cuales hay


de quejas y recla- mayor demanda o queja
mos Cantidad de usuarios y
ciudadanos inconformes por
servicio o proceso de la entidad
Propuestas de mejoramiento por
servicio o proceso de la entidad.
Derechos y servicios priorizados
por grupos de inters
2. Consulta de
Problemas del servicio
temas especcos
institucional identicados por
de inters ciuda- grupos de beneciarios
dano
Principales programas o servicios
solicitados

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3. LA RUTA A SEGUIR PARA
ORGANIZAR Y REALIZAR LA
RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA

La rendicin de cuentas como proceso permanente exige


organizar varias acciones de encuentro y comunicacin
presenciales y no presenciales que garanticen la informa-
cin, la interlocucin y la deliberacin con los ciudadanos
con base en los contenidos y temas de la rendicin de cuen-
tas sugeridos anteriormente; estas acciones pueden ser
reuniones zonales
foros de discusin por proyectos, temas o servicios
mesas de trabajo temticas
boletines virtuales o publicados
programas radiales o de televisin comunitarios o na-
cionales
ferias de la gestin, en las cuales se expongan resul-
tados de planes y servicios
peridicos murales o carteleras didcticas
noticias en la prensa local o nacional
interaccin en lnea a travs de varios mecanismos
como chat, videoclips, diapositivas, foros, blogs, y
las audiencias pblicas para cerrar el proceso con los
resultados de una vigencia anual
La audiencia pblica es una de las acciones para la rendi-
cin de cuentas. Debe permitir el encuentro y la reexin
al nal del proceso sobre los resultados de la gestin de un
periodo, en el cual se resumen aspectos cruciales.

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Antes de la audiencia pblica debe garantizarse la circu-


lacin continua de informacin, explicaciones y la evalua-
cin ciudadana.

3.1. Planee el proceso de rendicin de cuentas

La rendicin de cuentas a la ciudadana debe planearse


con suficiente tiempo, de esta manera se puede
garantizar el ujo de informacin en forma oportuna,
la interlocucin y la participacin de la ciudadana a
travs de grupos organizados.

Existen tres actividades que deben tenerse en cuenta para


preparar el proceso de rendicin de cuentas:

La planeacin del proce- 3.1.1. Alistamiento institucional1


so de rendicin de cuentas
debe coincidir con la formu- Es necesario que la entidad se organice internamente; para
lacin del PLAN ESTRATGI-
CO OPERATIVO institucional; ello debe conformar un grupo interno de apoyo que se en-
de esta manera tanto me- cargue de denir y liderar el plan de accin para la rendicin
tas como responsabilidades
estarn incorporadas a los de cuentas a la ciudadana. Este grupo debe estar confor-
compromisos de cumpli- mado por las siguientes reas:
miento de este PLAN.
Planeacin
Control Interno
Previamente es necesario
Comunicaciones
que la entidad tenga orga- Sistemas
nizados sus sistemas de infor-
macin y archivo. Debe cla- Atencin al usuario
sicar la informacin y saber Participacin ciudadana o quien hace sus veces
dnde encontrarla.
El grupo debe estar liderado por el Jefe de Planeacin.
Cada rea debe aportar a la organizacin y ejecucin de
Los contenidos de la rendi-
cin de cuentas a la ciuda- la rendicin de cuentas de acuerdo con sus funciones y
dana deben incluir la infor- responsabilidades institucionales para cumplir con los pasos
macin mnima obligatoria
sobre metas del plan de ac- que se sugieren en esta gua.
cin, competencias legales
y temas solicitados por la El alistamiento incluye las siguientes acciones:
ciudadana.
Busque y organice la informacin sobre los conteni-
dos mnimos de la rendicin de cuentas a la ciuda-
dana y sobre las quejas y reclamos recibidos (ver
Captulo 2, Contenidos de la rendicin de cuentas
a la ciudadana).
1
Gua para la Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica a la Ciudadana. DAFP. 2004.

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Disee estrategias de comunicacin para garantizar


la interlocucin de doble va con la ciudadana du-
rante todo el proceso (ver Anexo No. 3 Recomenda-
ciones para disear la estrategia de comunicacin,
pg. 47)
Elabore el plan de accin con actividades, recur-
sos y responsables, para desarrollar el proceso de La entidad debe disear la
rendicin de cuentas recorriendo el camino con las estrategia de comunicacin
para la rendicin de cuen-
actividades que se describen a continuacin. tas a la ciudadana que
3.1.1.1. Sensibilice a los empleados de la entidad: permita motivar la participa-
cin en el proceso; la difu-
Los empleados de la entidad deben recibir informa- sin del derecho ciudadano
cin y capacitacin sobre el proceso de rendicin de a la rendicin de cuentas y
de los ejercicios de rendicin
cuentas: cmo funciona, cules son los lmites, alcan- de cuentas promovido por
ces, las herramientas y los mecanismos para facilitar los gobiernos, as como la
comunicacin permanen-
su implementacin. te con los ciudadanos y los
diferentes grupos de inters
para facilitar la demanda y
Se sugiere que con el apoyo del rea de personal, se el acceso a la informacin,
formule un proyecto de aprendizaje sobre rendicin a travs de diversos espacios
de encuentro.
de cuentas y control social para involucrar a todos
los empleados de la organizacin.
En la construccin de la rendicin de cuentas
debe trabajar TODA la entidad

Los directivos de la entidad deben estar dispuestos a res-


ponder preguntas y exponer argumentos durante el proce-
so de la rendicin de cuentas.

3.1.1.2. Promueva la participacin de organizaciones so-


ciales representativas en el proceso de rendicin de cuen-
tas, para ello
Identique y organice una base de datos de los re-
presentantes de organizaciones sociales, gremiales,
academia, medios de comunicacin, entidades
estatales, veeduras, organismos de control, coope-
rantes internacionales, universidades, asociaciones
de profesionales y otros grupos de inters sobre los
temas y servicios de la entidad. Cada dependencia
o rea de trabajo debe aportar los datos de las or-
ganizaciones que solicitan los servicios institucionales.
Elabore un directorio en la web, con este registro,
en la seccin de Control Social y Rendicin Cuentas
establecida por Gobierno en Lnea.

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Adelante una campaa publicitaria con cuas ra-


diales y eslogan sobre el derecho a participar en
La entidad debe motivar la rendicin de cuentas, con el apoyo del rea de
la conformacin y el control atencin al usuario y la ocina de prensa o comu-
social de grupos organizados
de ciudadanos que tengan nicaciones (si la hay). Dena esta campaa en la
experiencia frente a los te- estrategia de comunicacin.
mas institucionales y que ten-
gan la capacidad de realizar Prepare a travs de talleres, charlas o documentos a
anlisis sobre el cumplimien-
to de polticas pblicas. Estos
organizaciones sociales especializadas sobre los al-
grupos pueden ser gremios cances de la rendicin de cuentas, cmo funciona,
profesionales, centros de cules son los lmites y las herramientas que pueden
investigacin universitarios,
cmaras de comercio, orga- utilizar para el control social?
nizaciones no gubernamen-
tales, entre otros.
Impulse la conformacin de observatorios2 ciuda-
danos (grupos que observan y evalan) sobre los
temas de la entidad por parte de las universidades
Qu es un observatorio
ciudadano?
u organizaciones sociales especializadas para que
El trmino observatorio hace vigilen la gestin.
alusin a la denominacin
bajo la cual un nmero de
Pregunte a las organizaciones sociales y a los grupos
personas y/u organizaciones de inters sobre temas de su inters y sobre los das y
se agrupa con el objetivo de horarios que ms se les facilitan para asistir a las reunio-
impulsar o vigilar un proceso,
una poltica o un actor en es- nes y a la audiencia pblica nal.
pecco. El trmino recuerda
un ejercicio de contraste en el
cual la gura del Observatorio
surge como una entidad que,
3.2. Interacte con la ciudadana antes de la
sin ser la responsable directa audiencia pblica
de una poltica o proceso
en especfico, la observa o
evala desde fuera; en este
sentido, la connotacin del La entidad debe organizar diversos momentos durante
trmino observatorio conlle- el ao para suministrar informacin sobre la gestin y
va una distancia de la gura
gubernamental que inyecta conversar con la ciudadana a travs de medios de
autonoma y cierto nivel de comunicacin y espacios de encuentro .
imparcialidad a las observa-
ciones.
un observatorio se re-
La interaccin con la ciudadana implica un dilogo para
ere a un conjunto de indi- consultar temas de inters brindar informacin y explicacio-
viduos o personas que se
agrupan en un espacio au-
nes sobre avances de la gestin y, en especial, facilitar el
tnomo con el n de moni- seguimiento, la evaluacin y control ciudadano a la gestin
torear, evaluar e incidir en en forma permanente.
determinadas polticas o
procesos, las cuales pueden
variar en su naturaleza. Para lograr esta interaccin, desarrolle las siguientes ac-
tividades:
Utilice permanentemente
diferentes medios de comu- Realice el inventario de quejas y reclamos presentados por
nicacin, como chat, blogs,
foros virtuales, correos elec-
los usuarios y ciudadana, clasifquelos, identique principales
trnicos, boletines, peridi-
cos, carteleras, ferias de la
gestin, reuniones o mesas
de trabajo acordadas con 2
Tomado de http://www.observatoriosciudadanos.org.mx/quees01.aspx 15 de diciembre de 2008.
los grupos de inters.

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temas de preocupacin ciudadana y analcelos con el n


de presentar esta informacin en la rendicin de cuentas.
Mantenga la comunicacin; si hay acciones de me-
jora con base en las quejas o reclamos, avise a los
usuarios, ciudadanos y organizaciones.
Agradezca la participacin de los usuarios a travs
de quejas y reclamos formuladas y d a conocer la
importancia de sus manifestaciones como ciudada-
nos o usuarios.
Consulte a la ciudadana sobre los temas que son de inters
Realice la consulta con varias organizaciones sociales a
travs de diversos medios para identicar sus intereses y pre- Si la ciudadana conoce el
ocupaciones frente a programas y servicios de la entidad. Plan de Accin Institucional
desde su formulacin, podr
Comunique a la ciudadana el plan de accin institucional participar con mayor inters
y anlisis.
una vez est formulado
Haga pblico el plan de accin a travs de la p-
gina web, volantes, cartillas, carteleras, en eventos La rendicin de cuentas
o reuniones. no es un ejercicio en los que
la entidad da a conocer
Explique el diagnstico en el cual se bas la planea- nicamente los logros que
ha obtenido; por el contra-
cin, las decisiones que se tomaron. rio, es necesario comentar
sobre las dicultades y pro-
Informe los programas, proyectos, metas y recursos blemas que han surgido en
destinados. ejecucin de polticas; de
esta manera la ciudadana
puede entender mejor los
Exprese las razones sobre por qu se priorizaron deter- problemas de la gestin.
minadas metas y proyectos.
Publique la informacin peridicamente sobre avances de
la gestin considerando
El cumplimiento de metas y servicios
Las dicultades y acciones de mejora
Promueva el uso de buzones de sugerencias para que la
ciudadana se pronuncie sobre la gestin realizada.
Estos informes de avance pueden ser trimestrales o de
acuerdo con las fechas que la entidad tiene establecidas
para evaluar internamente la ejecucin de su planeacin;
publique esta informacin utilizando diversos medios de
comunicacin.

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3.3. Organice la audiencia pblica para cerrar


el proceso de rendicin de cuentas

La audiencia pblica de rendicin de cuentas a la ciuda-


dana debe prepararse con la debida anticipacin consi-
derando todos los suministros y condiciones logsticas ne-
cesarias para su adecuada realizacin.

Para preparar la audiencia pblica:

3.3.1. Renase con el grupo interno de apoyo

Para claricar el objetivo o los resultados que se esperan


obtener de la audiencia de rendicin de cuentas.

El Jefe de Planeacin de la
Para consolidar la informacin que se presentar en la au-
entidad debe ser el coordi- diencia pblica debe denirse una fecha de corte y un pe-
nador para la realizacin de riodo o vigencia sobre el cual se presentarn los resultados
la audiencia pblica.
de la gestin. Algunas preguntas a responder son:
La entidad ha cumplido con las metas de los pro-
El contenido de los informes gramas o proyectos a que se comprometi?
debe responder a la poltica
editorial establecida en el Cules de las necesidades expresadas por la po-
Manual para la Implemen- blacin objetivo estn en lo que se plane, cules
tacin de la Estrategia de
Gobierno en lnea de la Re- no y por qu?
pblica de Colombia (ver
anexo Contenidos de la
El presupuesto se ejecut de acuerdo con lo pla-
Rendicin de Cuentas a la neado?
Ciudadana).
Qu ha mejorado en la comunidad con la gestin
de la entidad en este periodo?

3.3.2. Prepare los informes para la audiencia final

El comit de apoyo debe denir un esquema o formato


para recoger la informacin3 de las diferentes reas de
la entidad.
Recopile la informacin de los contenidos mnimos
obligatorios para la rendicinde cuentas.

3
Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de
Colombia. www.gobiernoenlinea.gov.co.

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Organice los datos y soportes del plan de accin


del periodo de gestin sobre el cual se presentar
el informe.
Relacione los resultados del plan de accin con las
metas del programa de gobierno.
Seleccione los datos relevantes de los diferentes in-
formes que presenta la entidad ante diferentes orga-
nismos pblicos (consulte en el anexo No. 2, la matriz
para clasicar informacin, pgs. 45 y 46).
Organice la informacin para dar respuesta a los te-
mas de inters ciudadano.
Elabore el informe de gestin que se presentar en
la audiencia pblica y publquelo en la pgina web.

Determine la fecha para realizar la audiencia de rendicin de


cuentas. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
La audiencia tiene que reportar resultados de un pe-
riodo del plan de accin institucional, preferiblemen-
te de una vigencia anual.
La audiencia pblica debe garantizar la pre-
sencia de la ciudadana y de los grupos de inte-
rs, por lo que hay que considerar su disponibili-
dad de tiempo para establecer la fecha y hora
de realizacin.
Es conveniente realizar la audiencia dentro del pri-
mer trimestre del ao (enero-marzo) para responder
por la gestin de la vigencia anual anterior.
Si se planea realizar la audiencia pblica sobre los
resultados de la gestin de la misma vigencia, esta
debe hacerse en el ltimo trimestre del ao (octubre-
diciembre).

Organice la estrategia de comunicacin para pro-


mover la audiencia pblica, con el propsito de dar
a conocer en forma oportuna y comprensible el in-
forme de rendicin de cuentas a diferentes grupos
de inters.

a) Realice un inventario de los videos sobre realizacio-


nes institucionales, fotografas existentes, entrevistas,
presentaciones en power point;

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b) Disee murales, carteleras, boletines, aches, exposi-


ciones, cartillas, videoclips, entre otros, para presen-
tarlos el da de la audiencia.
c) Divulgue los mecanismos de comunicacin disea-
dos para que la ciudadana acceda a la informa-
cin y realice preguntas a la entidad.

3.3.3. Prepare la logstica de la Audiencia


Pblica (AP)

Tenga en cuenta los siguientes aspectos:


Lugar: Identique un lugar para llevar a cabo la AP.
El sitio debe ser de fcil acceso a la ciudadana; se
aconseja que tenga varias entradas y posibilidades
de parqueo y transporte para los asistentes. Tenga
en cuenta las normas bsicas de seguridad.
Se recomienda elaborar un Nmero de invitados y conrmar a las personas que
cuadro comparativo de enti- asistirn a la audiencia.
dades que presten el servicio
de auditorios, sus costos, re- Suministros: Establecer las necesidades para el de-
cursos ofrecidos, capacidad
y seguridad. sarrollo de la Audiencia, como por ejemplo el re-
frigerio, telfono, fax, computador, punto de red,
internet, pantalla, televisin, cmara de video, gra-
badora, papelera, registro de asistencia, etc.
Duracin: es recomendable que la audiencia p-
blica se realice en una jornada de 4 horas, con el
n de evitar cortes y desercin de la audiencia. Sin
embargo, esta puede planearse para varios das
segn las condiciones de cada entidad.
Determine los medios que se utilizar para la Con-
vocatoria y sus costos: invitaciones personales con
tarjetas u ocios, diarios de amplia circulacin, la
radio, la televisin, la pgina web, reuniones con
los grupos de inters.

3.3.4. Convoque a la audiencia pblica


Por lo menos treinta (30) das antes de la fecha de realiza-
cin (ver Anexo No. 4. Ejemplo de convocatoria pblica,
pg. 48):
Utilice varios medios segn la disponibilidad presu-
puestal: pgina web, prensa de amplia circulacin,

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peridico institucional, boletines, radio, carteleras,


perifoneos, boletn del consumidor, volantes.
Enve invitacin personal a ciudadanos y organiza-
ciones sociales identicadas (ver Anexo No. 5. Mo-
delo de tarjeta de invitacin, pg. 49).
A travs de pautas radiales o de televisin nacional y co-
munitaria, motive la participacin en la audiencia pblica.
Realice reuniones de motivacin y explicacin a las orga-
nizaciones sociales para garantizar su participacin en el
evento.
Inscripcin y radicacin de propuestas. Diez das antes de
la Audiencia, motive a las organizaciones sociales y a la
ciudadana para que inscriban sus propuestas o necesi-
dades de intervencin (ver Anexo No. 6. Presentacin de
propuestas, pg. 50).
Clasique y distribuya en la entidad, por reas o temas,
las propuestas de intervencin recibidas, para que estas
preparen las respuestas requeridas.
Publique y distribuya el informe de rendicin de cuentas
para la audiencia pblica
Publique y distribuya, por lo menos 30 das antes de
la fecha de realizacin, el informe de rendicin de
cuentas sobre los resultados de la gestin que se
presentar en la Audiencia Pblica.
Enve por correo electrnico el informe a los convo-
cados a la audiencia pblica.
Publique el informe en la pgina web, en carteleras
y en los centros de documentacin y atencin al
usuario.
Realice foros y mesas de trabajo presenciales pre-
vios a la audiencia pblica sobre programas o te-
mas especcos, de acuerdo con los intereses de las
organizaciones sociales.
Utilice espacios radiales y televisivos comunitarios o
con objetivo social para divulgar la informacin y la
comunicacin con la ciudadana.
Promueva foros en lnea y/o comunicacin constan-
te a travs de correos electrnicos o chats.

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3.4. Realice la Audiencia Pblica de Rendicin


de Cuentas a la Ciudadana

Recuerde que con la audiencia culmina todo el proceso


de comunicacin de la rendicin de cuentas a la
ciudadana de un periodo de gestin.

La Audiencia Pblica debe estar precedida por el Minis-


tro, Director de Departamento Administrativo, Director o
Gerente de la Entidad. Participarn, adems, en la mesa
principal el Comit Tcnico de cada entidad, as como el
rea de planeacin y el grupo de apoyo.
La audiencia se desarrollar en los siguientes bloques:
a) Intervencin de la entidad
b) Informe de organismos de control
c) Intervencin de las organizaciones sociales
d) Intervencin de los ciudadanos
e) Cierre y evaluacin de los ciudadanos.

Registre la asistencia: utilice un formato para consignar


el nombre de los participantes, si pertenece a una
organizacin y datos de contacto.
Este resumen se puede
presentar en un volante, en Entregue a los asistentes un formato para realizar su pre-
aches, en diapositivas, ple- gunta o propuesta a la entidad.
gables, cartillas, entre otros
medios. Entregue un resumen del informe de gestin insti-
tucional.
Ubique una urna o un sitio con funcionarios del rea
de atencin al usuario al ingreso del recinto para
que los asistentes presenten las quejas o reclamos
sobre los servicios de la entidad. De esta manera se
evita que la audiencia pblica se convierta en un
escenario de quejas individuales.
Estas quejas pueden ser clasicadas y respondidas
en forma integral en la audiencia por parte de los
representantes de la entidad.
Designe un moderador para coordinar la Audiencia
Pblica, quien debe controlar los tiempos y las
intervenciones y presentar el orden del da.

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El moderador presenta el reglamento de la audiencia p-


blica y aclara el procedimiento y tiempos para las interven-
ciones y los objetivos de la audiencia pblica. El moderador
presenta el orden del da al iniciar la audiencia pblica.
Gua para organizar el orden del da de la Audiencia
Pblica: La entidad deber exponer
en forma didctica y amena
Intervencin de la entidad: El representante legal sus ejecuciones, logros, di-
cultades y retos. Podr utilizar
de la entidad y responsable ante el ciudadano videoclips sobre realizacio-
debe presentar en forma clara y comprensible el nes, testimonios, presentacio-
nes en power point, fotogra-
informe de rendicin de cuentas . fas, entre otras acciones que
dinamicen la presentacin
Los directivos de las reas podrn apoyar con in- de la informacin.
formacin ms detallada y especializada el cum- Como parte de la Audien-
plimiento de cada meta. cia Pblica, la entidad pue-
de organizar un exposicin
Informe de los rganos de control. La ocina de de las realizaciones a mane-
ra de una feria, con puestos
control interno o un organismo de control deben atendidos por los directivos
intervenir en la audiencia pblica y presentar los en los que se muestren las
realizaciones (ver anexo
resultados de las auditoras o evaluaciones realiza- Experiencia de Alcalda de
das sobre la gestin institucional y el plan de me- Manizales).

joramiento de la vigencia sobre la cual se rinden


cuentas. Se pueden organizar mesas
de trabajo por temas solicita-
Este primer bloque puede realizarse en dos horas. dos por la ciudadana.

Intervencin de las organizaciones sociales: Los re-


presentantes de las organizaciones inscritas deben
exponer en la Audiencia las propuestas o evalua-
ciones que inscribieron previamente; tendrn un
lmite de tiempo para exponer de acuerdo con el
reglamento denido. La entidad dar la respuesta
a la organizacin social en el tiempo establecido.
Las intervenciones de las organizaciones deben ser
por lo menos de 10 minutos. Estas intervenciones
deben organizase por temas anes de tal forma
que las respuestas de la entidad correspondan a
cada agrupacin temtica.
Intervencin de los ciudadanos: Los ciudadanos
podrn intervenir para presentar las inquietudes re-
gistradas en el formato de inscripcin. La duracin
de la intervencin de los ciudadanos depender
de la cantidad de ciudadanos inscritos.
La entidad responder en forma inmediata las pre-
guntas o inquietudes que presenten en la audiencia

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los ciudadanos. En caso de no ser posible responder


en este momento, la entidad debe comprometerse
a hacerlo en un tiempo prudencial.
Si se trata de denuncias o quejas sobre aspectos
disciplinarios la entidad escuchar y tramitar esta
peticin a travs de los canales establecidos le-
galmente.
Acuerdos y proyecciones: El representante de
la entidad debe llegar a acuerdos con las orga-
nizaciones sociales para jar un plan de accin
orientado a mejorar las debilidades, incorporar las
propuestas ciudadanas o facilitar el ejercicio del
control social frente a temas de inters.
Evaluacin y Cierre de la audiencia: La Ocina de
Control Interno debe realizar las conclusiones de la
audiencia. Tambin pueden realizar conclusiones
observadores externos invitados a hacer parte de
la experiencia, como Universidades u otros.
Para cerrar la audiencia: Circule entre los invitados,
formatos para calicar el evento de la audiencia
pblica, con el n de identicar si se cumpli con
las expectativas y las propuestas de mejoramiento
(ver Anexo No. 7. Encuesta de evaluacin de la
audiencia, pg. 53).

3.5. Despus de la Audiencia Pblica

Despus de la audiencia pblica debe continuar


el proceso de interaccin y comunicacin con la
ciudadana con el fin de retroalimentar la gestin
institucional y mejorar el proceso de rendicin de
cuentas a la ciudadana.

Divulgue las conclusiones de la audiencia pblica:


Elabore un acta nal de la audiencia pblica donde
se resuma lo expuesto y los principales comentarios
y preguntas recibidos de la ciudadana durante la
audiencia.
Divulgue el acta y la evaluacin de la rendicin de
cuentas, resaltando las preguntas ciudadanas y te-
mas tratados, los resultados y conclusiones. Utilice,

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en lo posible, los mismos medios a travs de los cuales


se invit a los participantes.

El ciudadano debe saber qu pas con sus propuestas,


preguntas o quejas; para ello puede asignarse un
cdigo de consulta o publicar en general las preguntas
realizadas en la audiencia pblica y las respuestas a las
mismas.

Evale el proceso de rendicin de cuentas. Verique


el cumplimiento de los objetivos del proceso de ren-
dicin de cuentas: evale las acciones desarrolladas
para lograr la transparencia institucional, facilitar la
informacin y comunicacin con la ciudadana.
Disee un cuestionario en la web institucional para
que el ciudadano evale cada vez que se comuni-
que con la entidad.
Aplique una encuesta para evaluar el proceso de Utilice el espacio destinado
por Gobierno en lnea sobre
rendicin de cuentas, a los ciudadanos que asistan RENDICIN DE CUENTAS Y
a las reuniones o encuentros convocados. CONTROL SOCIAL.

Realice una autoevaluacin con el grupo de apoyo


al proceso de rendicin de cuentas. Este procedimiento se
Consulte a los organismos de control que han par- puede disear a travs de
un aplicativo en lnea para
ticipado del proceso de rendicin de cuentas, los facilitar el acceso a la infor-
aspectos a mejorar. macin, as como su anlisis
por parte de la entidad.
Retroalimente la gestin institucional: la entidad debe
incorporar las propuestas y evaluaciones ciudadanas
con el n de mejorar la gestin institucional:
Disee un procedimiento que permita al ciudadano
establecer en qu medida sus propuestas o evalua-
ciones son tenidas en cuenta y que permita recticar
la informacin posterior a la audiencia.
Formule un plan de mejoramiento con base en las
propuestas, quejas y expectativas planteadas por
la ciudadana.
Comunique las actividades previstas en el plan de
mejoramiento de la entidad y/o cumplimiento de
compromisos.
Informe permanentemente a la ciudadana sobre
qu se est haciendo, compromisos y plan de me-
joramiento.

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3.6.Reinicie la planeacin de un nuevo proceso


de Rendicin de Cuentas

La rendicin de cuentas es un proceso continuo. Por


ello una vez culminadas las acciones previstas, para
responder por la gestin institucional durante el periodo
establecido, debe iniciarse una nueva planeacin y
ejecucin de acciones para la rendicin de cuentas de
otro periodo.

Reinicie el proceso con el plan de accin para preparar las


actividades de rendicin de cuentas a la ciudadana sobre
la prxima vigencia.

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4. PARMETROS PARA EVALUAR
LA RENDICIN DE CUENTAS
A LA CIUDADANA

La rendicin de cuentas a la ciudadana se debe evaluar con base en par-


metros establecidos como aspectos crticos del proceso realizado, valorando
tanto el impacto o resultados de su implementacin como los contenidos
de la misma.
Esta evaluacin debe realizarse por los siguientes evaluadores:
a) la misma entidad a travs del rea de control interno
b) las organizaciones sociales participantes
c) El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, DAFP
d) Los rganos de control.
Para la calicacin de los resultados de cada indicador se utiliza una escala
de cuatro puntos (0, 1, 2 y 3) de valoracin, que incluye:
El valor cero (0) cuando hay ausencia de aportes al proceso de rendicin
de cuentas.
Los valores 1, 2 y 3 identican y numeran los niveles en los esfuerzos institucio-
nales para cualicar componentes de las diferentes etapas del proceso de
rendicin de cuentas, siendo tres (3) el mximo valor posible.
Los resultados de calicaciones realizadas por cada evaluador deben ser
ponderados.
A continuacin se presenta el formato de calicacin para evaluar el nivel
de avance en el proceso de rendicin de cuentas a la ciudadana.

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Parmetros para evaluar el proceso realizado

Entidad u organismo evaluado: ________________________________________


Evaluador: ____________________________________________________________
Fecha de la evaluacin: _________________________________________________

Calificacin del resultado y/o la variacin observada en el perodo


Indicador
0 1 2 3
NIVEL DE PAR- No hubo par- Fueron identica- Las organiza- Las propuestas
TICIPACIN DE ticipacin de das y convoca- ciones sociales y observaciones
ORGANIZACIO- organizaciones das por lo menos convocadas presentadas por
NES SOCIALES EN sociales. tres organiza- participaron en las organizaciones
EL PROCESO DE ciones sociales todas las etapas sociales fueron
RENDICIN DE representativas del proceso de acogidas e incor-
CUENTAS para participar en rendicin de poradas en las
la planeacin del cuentas. decisiones institu-
proceso de rendi- cionales.
cin de cuentas.
GESTIN ADMI- No se conform Se dise un plan Los recursos La evaluacin del
NISTRATIVA DEL el grupo de institucional para requeridos y las proceso de rendi-
PROCESO DE apoyo al proce- adelantar el pro- acciones previs- cin de cuentas
RENDICIN DE so de rendicin ceso de rendicin tas para realizar se realiz y fue
CUENTAS de cuentas. de cuentas. el proceso se favorable en por lo
desarrollaron menos el 80%.
en un 80% de
acuerdo con lo
planeado.
REALIZACIN DE No se realiz au- Se formul y eje- La convocatoria Se realiz la au-
LA AUDIENCIA diencia pblica cut un crono- a la audiencia diencia pblica
PBLICA presencial para grama de trabajo pblica se reali- sobre el ltimo
la rendicin de para realizar la z por lo menos periodo de gestin
cuentas sobre el audiencia pblica 30 das antes del con la participa-
ltimo periodo evento y fueron cin de por lo
de gestin. claros sus obje- menos tres organi-
tivos y reglas de zaciones sociales
funcionamiento. y con ciudadanos
en general.
ESPACIOS DE Durante el l- La entidad Realiz la enti- Despus de la Au-
INTERLOCUCIN timo ao, la cuenta con una dad,- durante el diencia Pblica se
CON LA CIUDA- entidad no ha clasicacin de ltimo ao, uno desarrollaron uno
DANA, GENE- realizado Au- las quejas y recla- o ms encuen- o ms encuentros
RADOS POR LA diencia Pblica mos presentados tros con ciuda- con la ciudadana,
ENTIDAD de Rendicin y con respuestas danos, lderes usuarios y organi-
de Cuentas a la de mejora para sociales y/o zaciones sociales.
Ciudadana. ser presentadas representantes
ante los ciudada- de observatorios
nos en una au- que permitie-
diencia pblica ron identicar
de rendicin de asuntos de
cuentas? inters para la
rendicin de
cuentas?

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Calificacin del resultado y/o la variacin observada en el perodo


Indicador
0 1 2 3
ESTRATEGIA DE La entidad La estrategia de Cuenta la en- Hay estudios que
COMUNICACIN carece de una comunicacin tidad con pro- demuestran el
PARA LA RENDI- estrategia de e informacin ductos de co- aumento de par-
CIN DE CUENTAS comunicacin generada por la municacin que ticipantes (tanto
para motivar entidad obede- sean distribuidos ciudadanos como
o movilizar a la ce a un estudio de manera organizaciones so-
ciudadana en tcnico con miras permanente, ciales) del proceso
torno a la rendi- a generar mo- a travs de in- de y de rendicin
cin de cuentas vilidad en torno formes perio- de cuentas, resul-
a la ciudada- a la rendicin dsticos, cuas tado de las estra-
na. de cuentas. Hay o pautas sobre tegias de comuni-
evidencias de su la forma en cacin.
aplicacin. que los ciuda-
danos pueden
participar de la
gestin pblica
y pueden ser
partcipes en
la rendicin de
cuentas.
ESTABLECIMIENTO No aplica La determinacin Los contenidos Los contenidos
DE CONTENIDOS de contenidos de rendicin de la informacin
PARA LA RENDI- para la rendicin de cuentas para la audiencia
CION DE CUENTAS de cuentas se cumplen con pblica han sido
realiza de manera los mnimos evaluados como
unilateral por par- establecidos y claros por parte
te de la entidad. con los de inte- de organizaciones
rs ciudadano sociales espe-
debidamente cializadas y han
concertados. sido tiles para la
interlocucin en
las rendiciones de
cuentas.
CALIDAD DE LA Los informes de La entidad utiliza La informacin Los informes de
INFORMACION rendicin de varias formas de suministrada ge- rendicin de
cuentas son va- presentar la infor- nera conanza cuentas utilizan un
lorados por los macin, garanti- en los ciudada- lenguaje sencillo,
ciudadanos y zando la utilidad nos y organiza- comprensible,
organizaciones de los informes ciones sociales, ofrecen indicado-
sociales como de rendicin de por cuanto es res y son valorados
poco claros o cuentas. suciente y pue- por los ciudadanos
de poca utili- de ser compro- y organizaciones
dad para rea- bada. sociales de utilidad
lizar el control para su evalua-
social cin y anlisis.

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Anexos
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40

Anexo No. 1.
Tips normativos y jurisprudencia

Normas que obligan a la Administracin Pblica a rendir


cuentas a la ciudadana
1. Constitucin Poltica:
Artculo 23. El derecho de peticin permite a las personas acceder en forma
oportuna a la informacin y documentos pblicos. Obliga a la entidad a fa-
cilitar la informacin y el acceso a documentos que no son de reserva legal
Artculo 74. Derecho de las personas y organizaciones a acceder a los do-
cumentos pblicos
Artculo 209. Obligacin de cumplir con el principio de publicidad de la
administracin dejar ver lo pblico
2. Artculos 32 y 33 de la Ley 489 del 98. Todas las entidades y organismos
de la administracin tienen la obligacin de desarrollar su gestin acorde
con los principios de la democracia participativa y la democratizacin de
la gestin; de igual forma podrn convocar audiencias pblicas para dis-
cutir lo relacionado con la formulacin, ejecucin y evaluacin de polticas
y programas a cargo de la entidad.
3. Ley 850 de 2003 (reglamenta las veeduras ciudadanas), artculo 17. Las
veeduras tienen derecho a conocer las polticas, proyectos, programas,
contratos, recursos presupuestales asignados, metas fsicas y nancieras, pro-
cedimientos tcnicos y administrativos y cronogramas de ejecucin.... Esta
informacin es de obligatoria respuesta.
4. Ley 962 de 2005 (antitrmites), Artculo 8. Todos los organismos y entida-
des de la Administracin Pblica debern tener a disposicin del pblico,
a travs de medios impresos o electrnicos de que dispongan, o por medio
telefnico o por correo, informacin actualizada sobre: Normas bsicas que
determinan su competencia, funciones y servicios; trmites y actuaciones
para que el ciudadano adelante su labor de evaluacin de la gestin p-
blica y as intervenir en forma argumentada en los procesos de rendicin
de cuentas.
5. Artculo 5 (literales c y e) y 91 de la Ley 136 de 1994. Artculo 91, literal E)
Funciones de los alcaldes con relacin a la Ciudadana:
1. Informar sobre el desarrollo de su gestin a la ciudadana de la siguien-
te manera: En los municipios de 3a, 4a, 5a y 6a categora, a travs de
bandos y medios de comunicacin local de que dispongan. En los

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municipios de la categora 1a, 2a y Especial, a travs de las ocinas


de prensa de la Alcalda.
2. Convocar por lo menos dos veces al ao a ediles, a las organizacio-
nes sociales y veeduras ciudadanas, para presentar los informes de
gestin y de los ms importantes proyectos que sern desarrollados
por la administracin.
3. Difundir de manera amplia y suciente el plan de desarrollo del muni-
cipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la
ciudadana en general.
4. Facilitar la participacin ciudadana en la elaboracin del plan de desa-
rrollo municipal.
6. Ley 152 de 1994, artculo 43: Informe del Gobernador o Alcalde. El Gober-
nador o Alcalde presentar informe anual de la ejecucin de los planes a
la respectiva Asamblea o Concejo o la autoridad administrativa que hiciere
sus veces en los otros tipos de entidades territoriales que llegaren a crearse.
7. Ley 617 de 2000, artculo 79: Control social a la gestin pblica territorial.
El Departamento Nacional de Planeacin publicar en medios de amplia
circulacin nacional con la periodicidad que seale el reglamento y por lo
menos una vez al ao, los resultados de la evaluacin de la gestin de to-
das las entidades territoriales, incluidos sus organismos de control, segn la
metodologa que se establezca para tal efecto.
8. Ley 715 de 2001, artculo 90: Evaluacin de gestin de los recursos del
Sistema General de Participaciones. Las Secretaras de Planeacin Depar-
tamental o quien haga sus veces, debern elaborar un informe semestral
de evaluacin de la gestin y la eciencia, con indicadores de resultado y
de impacto de la actividad local, cuya copia se remitir al Departamento
Nacional de Planeacin y deber ser informado a la comunidad por medios
masivos de comunicacin.
El contenido de los informes deber determinarlo cada departamento, ga-
rantizando como mnimo una evaluacin de la gestin nanciera, adminis-
trativa y social, en consideracin al cumplimiento de las disposiciones legales
y a la obtencin de resultados, conforme a los lineamientos que expida el
Departamento Nacional de Planeacin.
9. Decreto 3622 de 2005. Poltica de Democratizacin de la Administracin
Pblica SISTEDA
Dirigida a consolidar la cultura de la participacin social en la gestin
pblica, con el n de facilitar la integracin de los ciudadanos y
servidores pblicos en el logro de las metas econmicas y sociales del
pas y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendicin

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social de cuentas y propicien la atencin oportuna de quejas y


reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad

Jurisprudencia
Sentencia C-073 de 1996

El derecho a la El derecho a la informacin implica la posibilidad de recibir, buscar, inves-


informacin qu tigar, almacenar, procesar, sistematizar, analizar, clasicar y difundir infor-
implica? maciones, concepto este genrico que cubre tanto las noticias de inters
para la totalidad del conglomerado como los informes cientcos, tcnicos,
acadmicos, deportivos o de cualquier otra ndole y los datos almacenados
y procesados por archivos y centrales informticas. Se trata de un verdadero
derecho fundamental, que no puede ser negado, desconocido, obstruido
en su ejercicio o disminuido por el Estado, cuya obligacin, por el contrario,
consiste en garantizar que sea efectivo. [...]

Limitaciones del nada impide, a la luz de la Constitucin, que el Estado contemple requisitos
derecho a la para recibir, manejar, difundir, distribuir o transmitir informaciones, ni que esta-
informacin blezca restricciones o limitaciones por razn del imperio del orden jurdico, para
hacer efectivos los derechos de las dems personas -tales como la honra, el
buen nombre o la intimidad- o con el objeto de preservar el inters colectivo

Sentencia C-48 de 1993

El derecho a la Es un derecho que expresa la tendencia natural del hombre hacia el cono-
informacin cimiento. El ser humano est abierto a la aprehensin conceptual del entorno
para reexionar y hacer juicios y raciocinios sobre la realidad. Es en virtud de
esta tendencia que a toda persona se le debe la informacin de la verdad,
como exigencia de su ser personal.

T-729 de 2002
Hbeas data y derecho Los datos personales, por sus condiciones especiales, prima facie se encuen-
a la informacin tran fuera de la rbita de conductas protegidas por el rgimen general del
derecho constitucional a la informacin. En consecuencia, la colisin entre
derecho al hbeas data o derecho a la autodeterminacin informtica y
derecho a la informacin, deber resolverse atendiendo las particularidades
tanto de la informacin, convertida en datos personales, como de los rasgos
y poder de irradiacin del derecho a la autodeterminacin informtica.
Clasificacin de la La informacin pblica, calicada como tal segn los mandatos de la ley o de
informacin la Constitucin, puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna y sin importar
si la misma sea informacin general, privada o personal. Por va de ejemplo,
pueden contarse los actos normativos de carcter general, los documentos
pblicos en los trminos del artculo 74 de la Constitucin, y las providencias
judiciales debidamente ejecutoriadas; igualmente sern pblicos, los datos
sobre el estado civil de las personas o sobre la conformacin de la familia.
Informacin que puede solicitarse por cualquier persona de manera directa
y sin el deber de satisfacer requisito alguno.
La informacin semiprivada ser aquella que por versar sobre informacin
personal o impersonal y no estar comprendida por la regla general anterior,
presenta para su acceso y conocimiento un grado mnimo de limitacin,
de tal forma que la misma slo puede ser obtenida y ofrecida por orden de
autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco
de los principios de la administracin de datos personales. Es el caso de los
datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social o de
los datos relativos al comportamiento nanciero de las personas.

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Clasificacin de la La informacin privada ser aquella que, por versar sobre informacin per-
informacin sonal o no, y que por encontrarse en un mbito privado, slo puede ser
obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de
sus funciones. Es el caso de los libros de los comerciantes, de los documentos
privados, de las historias clnicas o de la informacin extrada a partir de la
inspeccin del domicilio.
La informacin reservada que, por versar igualmente sobre informacin per-
sonal y sobre todo por su estrecha relacin con los derechos fundamentales
del titular dignidad, intimidad y libertad se encuentra reservada a su rbita
exclusiva y no puede siquiera ser obtenida ni ofrecida por autoridad judicial
en el cumplimiento de sus funciones. Cabra mencionar aqu la informacin
gentica y los llamados datos sensibles o relacionados con la ideologa, la
inclinacin sexual, los hbitos de la persona, etc.
De igual manera ser reservada aquella informacin clasicada como tal por
mandato legal o que est relacionada con la defensa y seguridad nacional.
La informacin de carcter histrico, y por tanto pblica, aquella que ha
sido clasicada como reservada pero que despus de treinta (30) aos de
su expedicin adquiere el carcter de histrica y puede ser consultada por
cualquier ciudadano.

Sentencia No. T-524/93


Derecho de acceso a Si es cierto que el derecho a acceder a los documentos pblicos puede con-
documentos pblicos siderarse en buena medida como una modalidad del derecho fundamental
(especificidad y de peticin y como instrumento necesario para el ejercicio del derecho a la
autonoma dentro informacin y, por lo tanto, comparte con estos su ncleo axiolgico esencial,
del conjunto de no lo es menos que tiene tambin un contenido y alcance particulares que
los derechos le otorgan especicidad y autonoma dentro del conjunto de los derechos
fundamentales.) fundamentales.

Sentencia T-621/96

Derecho de acceso a El derecho que tiene toda persona de acceder a documentos pblicos es
documentos publicos un derecho fundamental en la medida en que se encuentra en ntima co-
fundamental por nexidad con derechos fundamentales expresamente consagrados, como lo
conexidad son los derechos de peticin e informacin.

Sentencia No. T-053/96


Conexidad derecho a Es indudable la ntima conexidad entre el derecho a la consulta de docu-
la consulta-derecho de mentos y el derecho de peticin
peticin
Vinculacin del Ntese que en la nueva Carta Poltica el derecho a la consulta de docu-
ciudadano con la mentos ociales... no slo se convierte en un instrumento idneo que vincula
Administracin Ejercicio al ciudadano con la actividad de la Administracin y facilita el conocimiento
del control del poder de sus determinaciones, sino que lo instala de lleno como sujeto activo y ac-
poltico del Estado tuante, en el ejercicio del control del poder poltico del Estado...
Una obligacin de los Se impone a los Registradores en benecio de los usuarios la obligacin de
Registradores permitir la consulta de todos los elementos de su archivo, siempre que tal
garanta no entorpezca el servicio normal de la Ocina.

Sentencia T-605 de 1996

El derecho de peticin el derecho a acceder a documentos pblicos est directamente relaciona-


es el gnero, y el do con el derecho de peticin, al ser una manifestacin especca del mismo.
acceso a documentos El derecho de peticin es el gnero, y el acceso a documentos pblicos o a
es la especie. determinadas informaciones es la especie.

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Sentencia T-074/97

El derecho de peticin El derecho de peticin, como gnero, envuelve el derecho de solicitar in-
como gnero formaciones por parte de los ciudadanos; el acceso a la informacin sobre
las actividades de la administracin y el derecho a pedir y obtener copia de
sus documentos lo cual constituye una forma de su ejercicio y una garanta
ciudadana esencial en cualquier democracia. En consecuencia, los parti-
culares pueden, verbigracia, conocer la forma como estn organizadas las
entidades pblicas, su naturaleza jurdica, sus funciones o la manera como
se tramitan y deciden los diversos asuntos de las mismas.

Silencio Si pasados 10 das de la peticin de documentos no se ha dado la respuesta,


Administrativo positivo se entender para todos los efectos legales que la respectiva solicitud ha sido
aceptada y los correspondientes documentos debern ser entregados dentro
de los 3 das siguientes; el peticionario, en virtud del silencio administrativo
positivo, adquiri el derecho de obtener las certicaciones y la informacin
solicitadas. Todas las personas tienen derecho a acceder a documentos
pblicos, salvo los casos que establece la ley. Por consiguiente, la decisin
negativa debi motivarse sealando su carcter reservado e indicando las
normas jurdicas pertinentes que establecen excepcionalmente la reserva,
con lo cual se desconoci la garanta al derecho de peticin y el acceso a
documentos pblicos, as como el debido proceso administrativo.

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Anexo No. 2.
Matriz para clasificar informacin

La matriz para clasificar informacin tiene como propsito ayudar a extractar


los datos relevantes de los diferentes informes que presenta la entidad sobre
su gestin administrativa.
Matriz para clasificar informacin

Informes de Evaluacin Medicin, Plan de Quejas y


seguimiento del Modelo Anlisis Mejoramiento peticiones
al Plan Estndar y Mejora por vigilancia ciudadanas
reas de trabajo o por Estratgico de Control (requisito fiscal. (6)
procesos institucionales institucional Interno MECI No. 8. Contralora
(1) (2) y Planes de NTCGP General de la
Mejoramiento 1000:2004) Repblica
Institucional por (4) (5)
procesos
(3)

Proceso de gestin do-


cumental y correspon-
dencia

Proceso de gestin de
Recursos humanos

Proceso de gestin -
nanciera

Proceso de...

La matriz puede organizarse por procesos o por reas de trabajo.


1. En la Columna reas de trabajo o por procesos institucionales identique
las dependencias de la entidad o los procesos de produccin y prestacin
de servicios del sistema de gestin de calidad.
2. En la Columna Informes de seguimiento al Plan Estratgico institucional
registre la informacin sobre el cumplimiento de metas previstas en el plan
institucional y el nivel de cumplimiento de indicadores en relacin con el
rea de trabajo o proceso identicado.
3. En la Columna Evaluacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI
y Planes de Mejoramiento, consigne las debilidades encontradas y las ac-
ciones de mejoramiento acordadas en relacin con el rea de trabajo o
proceso identicado.
4. En la Columna Medicin, Anlisis y Mejora (requisito No. 8. NTCGP
1000:2004). Escriba las no conformidades detectadas en los procesos, pro-
ductos o servicios y en la satisfaccin del cliente, as como las acciones de
mejora previstas en relacin con el rea de trabajo o proceso identicado.

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5. En la Columna Plan de Mejoramiento por vigilancia fiscal. Contralora


General de la Repblica deben anotarse los hallazgos identicados y las
acciones para corregirlos en relacin con el rea de trabajo o proceso
identicado.
6. En la Columna Quejas y peticiones ciudadanas incluya la clasicacin de
la informacin sobre este asunto por rea de trabajo institucional.

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Anexo. No. 3.
Recomendaciones para disear la estrategia de comunicacin

Criterios para el diseo de la estrategia

Escuchar a la parte interesada y conocer de antemano qu quiere or


el ciudadano
Los canales de comunicacin deben ser de doble va. Las entidades
deben tener canales para informar y recoger informacin y expec-
tativas.
La comunicacin debe ser permanente para que sea oportuna y til.
Deben existir procedimientos institucionales internos que hagan posible
que las propuestas de la ciudadana sean tenidas en cuenta.
Debe ser evidente para el ciudadano lo que pas con sus propuestas
La Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana puede ser
ampliada con una estrategia como la siguiente, la cual ha mostrado resul-
tados favorables especialmente en el mbito territorial:
Ampliar la jornada de manera que permita unas horas destinadas a desa-
rrollar mesas de trabajo, por ejemplo:
En la Maana Mesas de trabajo por temas que previamente hayan
sido solicitados por la ciudadana, y/o
Realizar una feria exposicin de proyectos y realizaciones, haciendo
consulta sobre ellos.

Despus de la audiencia pblica

Debe generarse una retroalimentacin permanente de la ciudadana.


El ciudadano debe saber qu pas con sus propuestas, preguntas o
quejas.
El ciudadano debe contar con espacios y formas para pronunciarse
sobre distintos temas de inters derivados de la audiencia.
Debe existir un procedimiento para establecer que lo que diga a la
ciudadana sea tenido en cuenta.
Debe hacerse una evaluacin sobre el proceso de rendicin de cuen-
tas, y editar un acta nal de la audiencia pblica que resuma lo ex-
puesto y los comentarios y preguntas recibidos durante la audiencia.
Circule entre los invitados a la audiencia formatos para calicar el
evento y pregnteles las razones de la calicacin. Incluya dichos
resultados en el acta de la audiencia.

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Anexo No. 4.
Aviso de convocatoria pblica1

1
Realizado por el Ministerio de Comunicaciones.

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Anexo No. 5.
Tarjeta de invitacin personalizada

La invitacin personalizada debe llamar la atencin de la ciudadana y


motivar su participacin en la audiencia pblica de rendicin de cuentas.
Para ello, adems de utilizar diseos originales, es preciso incluir en la invita-
cin mensajes que animen a conocer y participar en el control de los temas
institucionales.
Algunos ejemplos pueden incluir mensajes como:

Sabe usted qu ha hecho el Estado para garantizar el dere-


cho a ?

Quiere usted que los servicios pblicos mejoren?

Lo invitamos a participar en la audiencia pblica de rendicin


de cuentas de la administracin pblica a la ciudadana
Lugar:_____________________________________________________
Fecha:_____________________________________________________
Horario:____________________________________________________

Lo pblico es de todos

La audiencia pblica de rendicin de cuentas es una re-


unin en la que usted puede conocer sobre los programas y
servicios de la entidad, pero tambin preguntar
y proponer acciones para mejorarlos.

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Anexo No. 6.
Formato para la presentacin de propuestas

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Anexo No. 7.
Formato para la evaluacin de la Audiencia Pblica

Encuesta para la evaluacin de la audiencia pblica1

1
Diseado por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares.

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ODONNELL, Guillermo. Accountability Horizontal: La Institucionalizacin Legal


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SCHEDLER, Andrs. Qu es rendicin de cuentas? En Cuadernillo 31- 03


Cuadernos de Transparencia. edicin a cargo de: Direccin General de
Atencin a la Sociedad y Relaciones Institucionales, agosto de 2004.
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP
Carrera 6 No. 12 - 62 - Bogot, D. C.
Conmutador: 334 40 80/87 Fax: 341 0515 Cartillas de Administracin Pblica
Lnea gratuita de Atencin al Cliente: 018000 917770
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Web: www.esap.edu.co de Cuentas a la Ciudadana
e-mail: atencin.usuario@esap.edu.co De la Administracin Pblica Nacional
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ISBN : 978-958-652-230-4
ISBN 958652230-X

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