LA CAJA CHICA

OBJETO DE SU CREACION

Para toda empresa resulta vital implantar normas de control que evitan el riesgo de
sobrepagos. Para tal efecto es conveniente disponer que todo egreso se haga mediante
cheques y que los ingresos sean depositados de inmediato. Como complemento a esta
norma se deba crear el mecanismo que prohba satisfacer ciertos pagos de valores poco
significativos. Por ejemplo copias, pasajes etc.

Cuando la empresa maneja su dinero a travs de uno o varios bancos (mediante

depsitos y retiros en cheques) es necesario la creacin de un fondo fijo renovables que
se denomina CAJA CHICA, para atender gastos exclusivamente pequeos, que no
justifican girar cheques, tales como: transportes de mensajeros, fotocopias, ciertos tiles
de oficina, propinas etc. Valor que estar de acuerdo a la poltica interna y movimiento
econmico de la empresa; por ejemplo $50, 100, 200 dlares.

La caja chica o fondo de caja menor es una cuenta de activo corriente, se debita por la
emisin del cheque girado con el fin de crear o aumentar dicho fondo, y se acredita por
su disminucin parcial o total (supresin)

En ningn caso se utiliza este fondo para la concesin de prstamos al personal ni para
el cambio de cheques.

CREACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

Este fondo se crea mediante la emisin de un cheque a nombre de la persona encargada

de su manejo, para cubrir los gastos pequeos de una quincena o un mes

FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER

Dic. 2 1
CAJA CHICA 100
BANCOS 100
Banco del Pichincha
P/r La creacin del Fondo de
Caja Chica mediante ch/
124854
REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA

Cuando los Fondos de Caja Chica estn por agotarse debe solicitarse la reposicin del
fondo, mediante el informe de gastos y previa presentacin de los comprobantes
debidamente legalizados.

En el supuesto de que los desembolsos fueron los siguientes:

tiles de Oficina 20.00

Correspondencia y comunicaciones 10,00

Empaque y Embalaje 30.00

Fotocopias de documentos 15.00

Escobas y Franelas 12.00

Carreras de Taxis 8.00

Total Gastado 95.00

Sobrante de Caja 5.00

Total fondo de Caja 100.00

Cuando contabilidad recibe el nombre de caja chica, clasifica los gastos en grupos de
cuentas y procede a la restitucin del fondo, mediante un nuevo cheque, nicamente por
el total de los gastos en nuestro caso sera por $95.00, maslos $5.00 del sobrante, quien
maneja el fondo tiene nuevamente $100.00

Contabilidad registrara el siguiente asiento:

FECH DESCRIPCION PARCIAL DEBE HABER

A
DIC 30 1
MATERIALES Y SUMINISTROS 20.00
CORRESPONDENCIA Y 10.00
COMUNICACIONES 30.00
EMPAQUE Y EMBALAJE 15.00
FOTOCOPIAS 12.00
 UTILES DE ASEO 6.00
TRANSPORTE Y MOVILIZZACION 95.00
BANCOS
Banco del Pichincha
P/r gastos efectuados en Caja Chica y la
reposicin del fondo mediante ch/ 126854

DISMINUCION O AUMENTO DE FONDO DE CAJA CHICA

De acuerdo a consideraciones internas de la empresa, el fondo de Caja Chica puede

disminuirse, aumentarse o suprimirse.

DISMINUCION DEL FONDO DE CAJA CHICA.- se ha decidido disminuir el fondo

de caja chica a $80.00 dlares.

FECHA DESCRIPCION PARCIAL DEBE HABER

DIC 31 1
CAJA 20.00
CAJA CHICA 20.00
P/r la disminucin del
Fondo de Caja Chica.

INCREMENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA. Se ha dispuesto incrementar el fondo

a $150.00

FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER

ENE 3 1
CAJA CHICA 70.00
BANCOS 70.00
Banco del
Pichincha
P/r incremento del
Fondo de Caja Chica
PRINCIPALES ASPECTOS DE LA CUENTA BANCO
CONCEPTO
Es una cuenta de activo corriente que controla el movimiento de valores monetarios
que se depositan y se retiran de instituciones bancarias relacionadas.
Se debita por la apertura de una cuenta bancaria (corriente o de ahorros),por
depsitos realizados posteriormente y por la emisin de notas bancarias a favor de la
empresa , para dejar constancia de cobranzas efectuadas , corregir errores de registr
acreditacin de intereses que favorecen el saldo y en general ,otras formas que lo
incrementan.
Se acreditan por la emisin de cheques o notas de dbito bancarias , con el fin de
satisfacer pagos, y por cualquier otra forma de disminuir el saldo de la cuenta,
siempre que el banco est debidamente autorizado por el titular de la cuenta.

VENTAJAS DE LAS CONSIGNACIN BANCARIAS

La entrega del efectivo a los bancos constituye una sana y eficaz costumbre , puesto
que estos disponen de sofisticados medios de seguridad y, sobre todo ,garantizan la
integridad del depsito.
Al tomar la decisin de abrir una cuenta bancaria, se debe considerar las siguientes
ventajas.
Sirve como medio de control interno
Evita la posible sustraccin de dinero
Mantiene saldos en ahorros o cuentas corrientes que generen una renta
financiera
Tiene acceso a servicios bancarios, como pago de servicios bsicos, impuestos,
aporte al IESS, uso de tarjetas de crdito, cajeros automticos, etc.
Brinda la posibilidad de contratar prstamos bancarios.
FORMA DE CONTROL DE LA CUENTA BANCOS
El control mnimo estar dado por las siguientes normas:
Selecciones las instituciones bancarias , el cuentas y la forma de consignacin
(ahorros o cuenta corriente)
Seleccionar al funcionario que se debe encargar de manejar las chequeras y
mantener los registros auxiliares.
Asignar las responsabilidades de firmas autorizadas, para librar cheques.
Determinar las medidas de seguridad a observar para ejecutar los depsitos
Fijar plazos y personas que deben realizar las conciliaciones bancarias
Efectuar conciliaciones internas , entre auxiliares y el respectivo mayor
general
PROCESO DE LA CONCILIACIN BANCARIA
Mensualmente el banco depositario enva a sus clientes el reporte del movimiento de
las cuentas corrientes, con el fin de mantenerlos informados sobre sus saldos. Por otra
parte, es una forma de autocontrol del banco, pues de no recibir ningn tipo de
reclamo, se entender por aceptado y conforme.
La intencin dela banco , desde el punto de vista el control , es perfectamente
compatible con el control interno que se deber observar dentro de la empresa
depositante .Por tal razn ,el proceso contable , adems el registr comn , debe
comprender la elaboracin mensual de la conciliacin bancaria .
Por tanto el saldo de libros deberan coincidir con el estado de la cuenta del banco ,
sin embargo , es muy comn observar que dichos saldos no concuerdan , debido a las
siguientes razones .
1. Error en las anotaciones en la institucin bancaria
2. Error en los libros de la empresa
3. Registr unilateral, por algunos de los siguientes conceptos
Cheques guiados por la empresa, no pagados aun por el banco
Nota de depsito enviadas y no registradas por el banco
Notas de crdito emitidas por el banco y no registradas por la empresa
Notas de dbito emitidas y no registradas por la empresa
Identificar el tipo de error que proceder as
1. cuando es un error del banco, se produce el reclamo y hasta cuando se solucione debe
asentarse el valor en una cuenta transitoria para que no distorsione el valor real de
banco.
2. en el segundo caso solamente se debe rectificar el asiento errneo.
3. en el caso de cheques girados y no cobrados y de los depsitos aun no registrados, no
ameritan ningn asiento, solo es cuestin de esperar unos das hasta que los
beneficiarios hagan efectivas sus cheques o que el banco registre el deposito
(seguramente hecho en horario diferido).
EJERCICIO:
El 5 de febrero de 2001 , la empresa xito total recibi del banco del pichincha el
estado de cuenta corriente No.05429.2con la siguiente informacin del movimiento
del mes de enero de 2001(por lo general , los bancos entregan a los clientes el
estado de cuenta dentro de los primeros das del mes , con el propsito de buscar
una respuesta . en conformidad con los datos que ah se representan.
CUENTA N 05429-2 BANCO DEL Saldo al 31-
PICHINCHA 12-2000
EMPRESA :XITO TOTAL ESTADO DE
$0=
CUENTA Fecha de corte:
Bolivia No. 185 31-01-2001
FECHA Como.No. DBIITOS CRDITOS SALDOS
2001
Ene.2 DP-01 5.000,00 5.0000,00
3 CH-001 200,00 4.800,00
4 ND-042 5,00 4.795.00
7 CH-002 20,00 4.775.00
11 DP-02 50,00 4.825.00
15 NC-024 10,00 4.835.00
22 CH-003 492,00 4.343,00
30 CH-004 500,00 3.843.00
31 DP-03 100,00 3.943,00
31 ND-058 143,09 3.800,00

Valores que no constan en el auxiliar bancos, por lo cual deben escribirse en la cedula de
conciliacin

Su libro auxiliar de bancos, cuenta N 05429-2, cortado al 31 de

enero de 2001, presenta el siguiente movimiento

EMPRESA XITO TOTAL

LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
Bco. PICHINCHA N 05429-2
FECHA DETALLE COMP. DBIT CRDITO SALDO
O
2001 apertura cuenta DP-01 5.000,00 5.000,00
04 compra de mueble de CH-001 200,00 4800,00
05 oficina ND-042 5,00 4795,00
06 nota de dbito por cheque CH-002 20,00 4775,00
10 pago deuda DP-02 50,00 4825,00
20 recaudacin del da CH-003 492,00 4333,00
28 compra mercaderas CH-004 500,00 3833,00
30 pago deuda CH-005 250,00 3583,00
31 adquisicin de mercaderas DP-03 100,00 3683,00
recaudacin da

Valor que no consta en el estado de cuenta, por lo cual debe escribirse en la cedula de conciliacin

Se efecta la conciliacin, segn el siguiente procedimiento:

 1. Se toman los valores que constan en el auxiliar de bancos y se verifica que
esos valores consten en el estado de cuenta bancario.
2. Si esta verificacin es positiva, se sita un visto en las cifras que coinciden.
3. Al finalizar esta prctica quedaran valores que no constan en uno de los
libros; en este caso se encierran en un crculo o se marcan con un lapicero de
diferente color.
4. Estos valores unilaterales (*) se presentaran en la cedula de conciliacin
bancaria mensual.
Para la conciliacin del segundo periodo, el cruce de los valores se deber efecta
entre el auxiliar de cuenta, el estado de cuenta bancaria y al cedula de conciliacin
bancaria del periodo anterior.
De esta manera se obtuvo la siguiente cedula de conciliacin bancaria
EMPRESA XITO TOTAL
CEDULA DE CONCILIACIN BANCARIA

BANCO DEL PICHINCHA CTA Mes: enero de 2001

.CTE.N05429-2

SALDO SEGN LIBRO AUXILIAR 3.683,00

(-)notas de dbitos no registradas
Nota de dbito N058 143,00 (143.00)

+NOTAS DE CRDITO NO REGISTRADAS

Nota de crdito N 024 10,00 10,00
SALDO CONCILIACIN EN LIBROS 3.550,00

SALDO SEGN ESTADO DE CUENTA 3.800,00

+NOTAS DE DEPSITO NO REGISTRADAS
Nota de depositoNxxx xxx xxx
(-)CHEQUES EN CIRCULACIN 250,00 (250,00)
Chequ N 005
SALDO CONCILIADO EN BANCOS 3.550,00

(firma)
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