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ADMINISTRACION DE PROYECTOS
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN LA
ORGANIZACIN
Considere una empresa de servicios financieros cuyos clientes estn yendo
con sus principales competidores. Despus de un examen la alta direccin
recomend que la empresa mejorara la atencin que brinda a los clientes,
reduciendo errores, aumentando la variedad de informes y agilizando la
entrega de los servicios. Al jefe de departamentos de servicios se le
encomend la tarea de elaborar los nuevos informes y se pidi a los jefes de
departamentos que redujeran errores en los informes y el tiempo necesario
para entregarlos. Al cabo de dos aos se abandon la iniciativa de atencin al
cliente
Razones del fracaso
Las iniciativas estratgicas tienden a disipar despus de haber sido
implementadas por los gerentes de lnea y el personal debido a la inercia de la
organizacin para implementar el cambio estratgico. Dicho cambio requiere
que lo gerentes conciban y acepten nuevas prcticas. Cuando se reparten
responsabilidades de la implementacin de una estrategia entre los diferentes
departamentos, hay muchas probabilidades de que este acabe en fracaso
Implementacin de la estrategia de operaciones
El reto consiste en administrar los cambios requeridos en los procesos y en las
cadenas de valor. La administracin de proyectos que es un mtodo
sistematizado y progresivo para definir, organizar, planificar, monitorear y
controlar los proyectos es una forma de superar ese reto. Se organizan equipos
internacionales se asignan responsabilidades se definen los programas y se
establecen controles
Los proyectos y la aplicacin de la administracin facilitan la implementacin de
la estrategia de operaciones. Las iniciativas estratgicas de operaciones a
menudo requieren la coordinacin de muchos proyectos independientes. La
iniciativa de atencin al cliente podra tener proyectos como: determinar los
informes financieros, disear y desarrollar nuevos servicios informativos,
analizar, redisear e implementar cambios y desarrollar e implementar una
nueva interfaz web. Este grupo de proyectos se llama programas
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Cada uno de los tres tipos de estructura organizativa tienen repercusiones
en la administracin del proyecto
Funcional. El proyecto se integra a un rea funcional, en teora tiene
ms inters en su realizacin. No obstante, la utilizacin de recursos
dentro del departamento del gerente se maximiza porque los
integrantes del equipo que no trabajan pueden ser asignados a otro
en el mismo departamento
Proyecto puro. Los miembros del equipo trabajan exclusivamente
para el gerente de un proyecto determinado
Matriz. La estructura de matriz es un trmino medio entre la
estructura funcional y la de proyecto puro. Los miembros del equipo
nunca tienen que abandonar sus departamentos, como puede ocurrir
en la estructura del proyecto puro.
PRACTICA ADMINISTRATIVA
EQUIPOS GLOBALES VIRTUALES EN BAXTER
INTERNATIONAL
Baxter international es una empresa de 8.00 millones de dlares que
produce servicios y productos para la industria del cuidado de la salud en
instalaciones situadas en 22 pases
BaxHealth es un paquete de software producido por Baxter que se usa
para administrar las iniciativas ambientales. De salud y de seguridad en las
empresas. Normalmente, el equipo de desarrollo del software habra la
capacidad para entregar el proyecto de formar oportuna y dentro del
presupuesto
En una decisin audaz, el equipo consigui el apoyo de una empresa de
desarrollo de software en India.
Se estableci la planificacin en todos los niveles del proyecto
Se establecieron procesos que fomentaran una comunicacin
continua y abierta
Se defini un proceso riguroso de desarrollo
Se establecieron metas claras y mensurables
Se elabor un plan y un programa integrados al proyecto
PLANIFICACION DE PROYECTOS
La planificacin de proyectos comprende cinco pasos: definir la estructura
de divisin del trabajo; elaborar el diagrama de la red; establecer el
programa, analizar si debe sacrificarse costo por tiempo y evaluar los
riesgos
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Si cada una de las actividades que requiere el traslado del hospital se realizara
en secuencia, y el trabajo se llevara a cabo con slo una actividad a la vez, el
tiempo de terminacin sera igual a la suma de los tiempos de todas las
actividades. A cada secuencia de actividades entre el principio y el final de un
proyecto se le llama ruta. La ruta crtica es la secuencia de actividades entre el
principio y el final de un proyecto que requiere ms tiempo para llevarse a
cabo. Los tiempos estimados para las rutas en la red del proyecto del hospital
son:
Punto de decisin
La holgura total de una actividad depende del desempeo de las actividades
que conducen a ella. La tabla tambin muestra que varias actividades tienen
holgura libre.
Ahora que se han explicado los fundamentos de la administracin de
proyectos, lleg el momento de poner a prueba su comprensin de lo que ha
aprendido. Qu debe hacer la gerencia de The Phoenician en el reto
administrativo para superar las dificultades que implica la planificacin de un
programa de renovacin?
ANLISIS DE SI DEBE SACRIFICARSE COSTO POR TIEMPO O
VICEVERSA
La realidad de la administracin de proyectos es que siempre hay que sacrificar
costo por tiempo o viceversa. Los costos totales del proyecto son la suma de
los costos directos, los costos indirectos y los costos de penalizacin. Los
costos directos incluyen mano de obra, materiales y cualquier otro costo que se
relacione directamente con las actividades del proyecto. Entre los costos
indirectos figuran los de administracin, depreciacin, financieros y otros costos
generales variables que podran evitarse si se redujera el tiempo total del
proyecto. Finalmente, un proyecto incurre en costos de penalizacin cuando se
prolonga ms all de una fecha especfica, mientras que puede ganar una
bonificacin si se termina antes de la fecha prevista.
RETO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS EN THE PHOENICIAN
The Phoenician, en Phoenix,Arizona, forma parte de la marca Luxury Collection
de Starwood y es el nico hotel de esta cadena que ha recibido el Premio AAA
5 Diamantes en el suroeste de Estados Unidos.
The Phoenician emprendi hace poco un ambicioso programa de renovacin
del spa y campo de golf, con un presupuesto de 38 millones de dlares.
Histricamente,los programas de golf y spa del hotel han obtenido
calificaciones altas en las encuestas realizadas dentro de las respectivas
industrias a travs de los aos,pero el entorno ha cambiado. Aunque las
instalaciones de The Phoenician,son de talla mundial y muy apreciadas,tenan
ms de 15 aos de antigedad.La distincin de 5 Diamantes otorgada
recientemente al hotel renov el nfasis en elevar todos los procesos y
servicios de este centro vacacional al nivel de 5 Diamantes
Las consideraciones fundamentales se centraron en: si haba que construir
instalaciones bsicas o dedicarlas al nivel de lujo y grandiosidad; gozar de
reputacin nacional o internacional,y disear paquetes creativos de las nuevas
instalaciones para atraer a los huspedes leales
La alta direccin de la empresa consider tres opciones para el spaCentro
para el Bienestar.Primero,el espacio existente en el corazn del hotel poda
renovarse. Con la opcin 2, se poda excavar el terreno accidentado
directamente detrs del hotel para crear un nuevo centro en la ladera de la
montaa que ofreciera vistas panormicas espectaculares. Con la opcin 3, se
poda usar una estructura de estacionamiento en los terrenos del hotel,que
tendra el menor impacto en los ingresos. La primera opcin se consider una
como solucin de corto plazo,en tanto que las dos restantes tenan potencial a
largo plazo
Una opcin era la reciente adquisicin de la marca de spa Bliss para W Hotels
de Starwood,ya que ofreca diversos servicios durante del da y una atmsfera
de lujo y placer. La segunda opcin consista en seguir siendo un centro
holstico con nfasis en la salud y el restablecimiento de la energa. La tercera
opcin era convertirse en un spade destino con estancias dedicadas para
huspedes y programas de una semana de duracin
.El equipo us el resultado de este anlisis para identificar el conjunto de
actividades necesarias para cada opcin. En la siguiente tabla se presenta la
estructura de divisin del trabajo, los tiempos de las actividades y las relaciones
de precedencia entre las actividades.
La tabla contiene datos sobre costos directos y tiempos, y los costos debidos a
la compresin de los mismos para ahorrar una semana de tiempo,
correspondientes a las actividades incluidas en el proyecto del hospital.
Minimizacin de los costos. El objetivo del anlisis de costos es determinar el
programa del proyecto que minimice los costos totales del mismo. Con un
tiempo de terminacin de 69 semanas en la ruta crtica, el hospital se enfrenta
a costos de penalizacin potencialmente cuantiosos, a menos que modifique el
programa. El hospital se ahorrar una semana de costos de penalizacin y
tambin de costos indirectos, es decir, $28,000. Para reducciones ms all de
la semana 65, los ahorros representan nicamente los costos indirectos
semanales de $8,000.
En la determinacin del programa de costo mnimo, se empieza con el
programa de tiempo normal y se comprimen las actividades a lo largo de la ruta
crtica, cuya longitud es igual a la del proyecto.
Paso 1. Determinar la(s) ruta(s) crtica(s) del proyecto.
Paso 2. Buscar la o las actividades incluidas en la(s) ruta(s) crtica(s) que
tengan el costo debido a la compresin ms bajo por semana.
Paso 3. Reducir el tiempo correspondiente a esta actividad hasta que: ya no
sea posible reducirlo ms; otra ruta se convierta en la ruta crtica, o bien; el
incremento de los costos directos sea mayor que el monto de los ahorros que
se obtienen de acortar el proyecto
Paso 4. Repetir este procedimiento hasta que el incremento de los costos
directos sea mayor que los ahorros generados por el acortamiento del proyecto
Cmo encontrar un programa de costo mnimo
SOLUCIN. El tiempo de terminacin previsto para el proyecto es de 69
semanas. Los costos del proyecto de acuerdo con ese programa son de
$1,992,000 por costos directos,69($8,000) = $552,000 por costos indirectos y
(69 - 65)($20,000) = $80,000 por costos de penalizacin,los cuales suman
$2,624,000 por concepto de costos totales del proyecto.Las cinco rutas
contenidas en la red tienen los siguientes tiempos normales: