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CONSIDERACIONES DEL
AUDITOR CUANDO SE
AUDITA POR PROCESOS
ENFOQUE POR PROCESOS
Sugerencias de mejora.
PROGRAMA DE LA AUDITORIA
Un hoja de calculo donde se esta indicando cuando estn
planeadas las auditorias.
EQUIPO DE AUDITORIA
Una persona o grupo de personas designadas para realizar la
auditoria. El equipo tambin puede incluir expertos tcnicos,
auditores de personas en entrenamiento y observadores.
LIDER DEL EQUIPO AUDITOR
Auditor que dirige el equipo auditor.
AUDITADO
Persona u organizacin que son auditados o cliente que solicita una
auditoria.
AUDITOR
Persona que posee las habilidades, conocimientos, experiencia y
calificaciones para realizar una auditoria.
EVIDENCIA
Declaracin de hechos o cualquier otra informacin, que son
Pertinentes para los criterios de la auditoria y verificables.
HALLAZGO
Es el resultado de la evaluacin de la evidencia, recopilado y comparado frente a
los criterios de la auditoria.
CONFORMIDAD
Cumplimiento de un requisito.
NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito. Puede ser Mayor o Menor:
OBSERVACIN (O):
Es una no conformidad el cual el auditor le da beneficio de duda a la
organizacin. O cumplen pero de no realizar cierta mejora puede llevar a un
riego a futuro.
ACCIN CORRECTIVA
Accin tomada para eliminar la causa de una No conformidad
detectada u otra situacin indeseable, para evitar que vuelva a
producirse.
ACCIN PREVENTIVA
Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situacin potencialmente indeseable para impedir
que vuelva a producirse.
CONCLUSIONES
Resultado de la auditoria proporcionado por el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos.
FUNCIONES,
RESPONSABILIDADES Y
HABILIDADES DE UN
AUDITOR
EL AUDITOR
Actitud Positiva
Profesional
Ideas Constructivas
1. PREPARACION Y PLANIFICACION
2. EJECUCION
4. REUNION DE CIERRE
5. SEGUIMIENTO Y REVISION
PASOS DE LA AUDITORA
PREPARACIN Y PLANIFICACIN
2. El equipo auditor.
3. Revisin de la documentacin
Objetivo de la auditoria.
Norma de conformidad.
Identidad del equipo auditor.
Calendario de fechas previstas.
Lugar de realizacin
Identificacin de los procesos auditar.
Fecha y duracin prevista por proceso.
Documento personal del auditor que contiene las preguntas que este
har al auditado en cada una de las reas.
1. PLANIFICACION
2. EJECUCION
3. PRESENTACION DEL INFORME
4. REUNION DE CIERRE
5. SEGUIMIENTO Y REVISION
PASOS DE LA AUDITORA
EJECUCIN
1. Reunin de apertura
Quien participa:
La alta direccin, equipo auditor, equipo auditado, observadores
(si aplica) y personal tcnico (si aplica)
Temas a tratar:
Presentacin del Equipo Auditor.
Presentacin del objetivo y el alcance de la auditoria.
Presentacin del Plan de la auditoria y aclara detalles.
Establecer hora de la reunin de cierre.
Aclarar la presentacin del informe.
PASOS DE LA AUDITORA
EJECUCIN
Aspecto confidencial.
2. Realizacin de la auditoria
El tipo de auditoria.
La inspeccin reducida
se aplica cuando el
proceso ha tenido un
comportamiento bueno
en cuanto al
cumplimento, existe
cultura de la autogestin.
PROCESO DE
ENTREVISTA
OBSERVAR
ESCUCHAR
ANALIZAR
PREGUNTAR
EVALUAR
REGISTRAR
REVISION DE DOCUMENTOS
Documentos
- Manual de Control y Seguridad
- Procedimientos
- Instrucciones
- Licencias y permisos
- Contratos y pedidos
Registros.
- Listas de chequeo.
- Minutas.
- Actas de reunin.
- Informes auditorias.
- Programas de seguimiento.
- Resultado mediciones.
Indicadores.
EN LAS ENTREVISTAS
Tranquilizar
Explicar
Romper el hielo
Resumir/revisar resultados
Agradecer
Como Resumen
Donde Extraer informacin sin crear
Cuando comportamiento defensivo.
Que
Por que Permite desviar la conversacin y
obtener material adicional.
Quien
Resumen
verificar su comprensin de lo afirmado
Confirmar que el resumen es exacto
Eliminar malos entendidos
Utiles para auditados comunicativos y tambien
para reservados.
TIPOS DE PREGUNTAS
Capciosas
Sugieren la respuesta
Supongo que sabe que esto es una violacin de la ley.
Esto no debera estar en el rea restringida?
Por supuesto, para usted es obvio que este es el sello equivocado.
Resumen
Resumen
Resumen
Confunden al auditado
1. PLANIFICACION
2. EJECUCION
5. SEGUIMIENTO Y REVISION
PASOS DE LA AUDITORA
PRESENTACIN DEL INFORME
NO CONFORMIDADES LARGAS
REFERENCIA A NOMBRES
Procesos? Salidas
Anlisis
Entradas
Que?
Controles
Como?
RECURSOS - CON QUE?
Quien es el responsable del proceso
Como se define la responsabilidad y autoridad
Cuales son los requisitos de la competencia? Todo el personal es
competente?
Que equipo, personal y recursos se requieren Estn disponibles?
El equipo esta mantenido y calibrado?
El ambiente de trabajo es conveniente?
Entradas Proceso
Que activa el proceso Cual es el objetivo
Que entradas se requieren Se han conseguido el objetivo
De donde vienen las entradas Como se define el proceso
Las entradas estn disponibles a Cuales son los pasos del proceso
tiempo Que sucede en cada etapa
Como se describe la ejecucin del
procesos?
SALIDAS
Cuales son las salidas del proceso
Como se mide el proceso para asegurarse de que se
alcanzan los requisitos
Que desperdicios se generan
Controles - como
Que documentos se usan
Anlisis Que resultados
Que registros regulatorios aplican Que evidencia hay para alcanzar los
Cuales son los requisitos del objetivos
cliente, como se definen Es entregado a tiempo, cumple el
Que criterios de aceptacin hay presupuesto
Como realizan el almacenamiento Que sucede cuando hay desviaciones
y conservacin de.. Cuales son los riesgos
PASOS DE LA AUDITORA
PRESENTACIN DEL INFORME
2. Informe de la auditoria
EL INFORME DEBE CONTENER
Opiniones subjetivas.
Informacin confidencial.
Crtica a individuos.
Declaraciones ambiguas.
1. PLANIFICACION
2. EJECUCION
4. REUNION DE CIERRE
5. SEGUIMIENTO Y REVISION
PASOS DE LA AUDITORA
REUNIN DE CIERRE
1. PLANIFICACION
2. EJECUCION
4. REUNION DE CIERRE
5. SEGUIMIENTO Y REVISION
SEGUIMIENTO,
REVISIN Y MEJORA
SEGUIMIENTO A COMPETENCIAS DE AUDITORES
Y AUDITOR LIDER
Evaluaciones de desempeo
PASOS DE LA AUDITORA
SEGUIMIENTO Y REVISIN
Calidad
Seguridad y
Medio
salud en el
Ambiente
trabajo
Riesgos,
seguridad,
Seguridad en
capacidad de
el transporte
respuesta y
continuidad
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
Genricos
del
auditor
Genricos
del Lder
Especficos
CRITERIOS Y MTODOS DE EVALUACIN
RUTA DE AUDITORIA
Verificacin
Riesgos del Seguridad en
Procesos Mejora
proceso
Apropiacin
Parte Asociados de
legal negocio
IDENTIFICACIN DE
LOS RIESGOS DE
AUDITORIA
RIESGOS EN AUDITORIA
Son eventualidades o contingencias que existen por
razn de diversos factores relacionados con la estructura
y actividades de la empresa y las personas que actan
en l.
Cuando el auditor
detecta en el proceso de
quejas y reclamos de la
organizacin existen
fallas repetitivas,
evidentemente se
observa pobres anlisis
de las causas de los
reclamos, falta de
compromiso,
burocratizacin, entre
otros.
GRACIAS POR SU ASISTENCIA
MARIA C SANCHEZ
Auditora Internacional BASC v3
Auditora Lider ISO 9001:2008
PAGINA OMB
www.wbasco.org