5W2H: hora de tirar as dvidas e colocar a produtividade no seu dia a dia

EMPREENDEDORISMO 5W2H: HORA DE TIRAR AS DVIDAS E COLOCAR A

PRODUTIVIDADE NO SEU DIA A DIA

Saiba o que , como funciona e quando aplicar o 5W2H, uma ferramenta de

gesto que pode economizar muito tempo e recursos para o empreendedor

A situao super comum: um empreendedor tem uma ideia bastante clara de um novo

produto que deseja lanar, ou de uma atividade que pretende estabelecer. J formou um time,

que est motivado; j reuniu os recursos e at traou um plano estratgico; porm, a realizao

deste plano cheia de desafios, de impasses, e sobretudo de dvidas. Se voc j passou ou

est passando por algo deste tipo, no deixe de ler este texto at o final. Porque aqui vamos

falar sobre uma ferramenta que, quando bem aplicada, pode auxiliar a eliminar estas dvidas e

impasses, melhorando significativamente a gesto de seus projetos: o 5W2H.

Cinco dblio o qu?

Comecemos pelo comeo: o 5W2H (sim, ns sabemos, a sigla estranha) , na verdade, um

checklist de atividades especficas que devem ser desenvolvidas com o mximo de clareza e

eficincia por todos os envolvidos em um projeto. Essa sopa de caracteres corresponde, na

verdade, s iniciais (em ingls) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam

quaisquer dvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. So

elas:

5 W: What (o que ser feito?) Why (por que ser feito?) Where (onde ser feito?)

When (quando?) Who (por quem ser feito?) 2H: How (como ser feito?) How much

(quanto vai custar?)

Ou seja, uma metodologia cuja base so as respostas para estas sete perguntas essenciais.

Com estas respostas em mos, voc ter um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir

todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execuo muito mais clara e

efetiva.

Mas to til assim para a minha empresa?

 Pode acreditar que . O 5W2H ajuda e muito na execuo e sobretudo no controle das

tarefas da sua empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos

afinal, quando bem implementado, as dvidas do lugar produtividade. Porque tudo ficar

muito mais claro e a atribuio de atividades de cada colaborador ser imediatamente

beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto especfico sabero exatamente o que fazer,

quando, onde, de que forma, etc. E o resultado, alm da economia de que j falamos, uma

sinergia que, hoje em dia, pode ser um importante diferencial estratgico para o seu negcio.

Como aplico o 5W2H em meu dia a dia?

Antes de tudo, voc precisa ter muita clareza a respeito da atividade a que vai aplicar a

ferramenta. Tomemos, como exemplo, a contratao de um novo gerente de marketing. O

primeiro passo responder a todas as perguntas relativas a este processo aquelas que

mencionamos acima da forma mais clara e objetiva possvel: o que? Contratao de um novo

profissional; por que ou para qu? Gerenciar a rea de marketing; Onde? Na matriz. E por a

vai.

Feito isso, s elaborar uma tabela bastante explicativa sobre o que foi planejado. Se houver

diferentes departamentos envolvidos, preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com

as respostas relativas a cada rea. Em suma, voc vai perceber que a aplicao no nada

difcil o mais trabalhoso talvez seja, neste caso, formular as solues exatas para cada uma

das questes. Mas voc perceber que, com isso, os processos ficaro muito mais geis e

voc e seu time podero tomar decises mais embasadas.

Em qual momento posso considerar aplicar a ferramenta?

Em tese, o 5W2H pode ser aplicado em inmeras situaes e no s na sua empresa, mas

na sua vida tambm. Afinal, esta uma ferramenta criada para aprimorar o planejamento de

qualquer atividade. Imagine, por exemplo, organizar uma viagem com amigos: s o fato de

montar uma tabela com a metodologia 5W2H vai te ajudar a ter muito mais controle de tudo,

sobretudo dos gastos. Agora, pense na sua empresa. A ferramenta pode ser til nas mais

diversas ocasies desde o lanamento de um novo produto at a reduo do consumo de

gua por funcionrios, por exemplo. De acordo com o que temos observado, estes so outros

casos em que o 5W2H pode fazer a diferena:

no planejamento estratgico para tornar uma empresa mais lucrativa;

na manuteno de mquinas de uma indstria;

 na definio de um processo de recrutamento e seleo de pessoal;

no aumento da carteira de seus clientes.

Mas a minha empresa muito pequena. Ser que ainda assim devo usar?

Sem dvida. Mesmo que voc seja o nico responsvel por um projeto, pode experimentar: ao

responder as questes propostas pelo 5W2H, voc ter muito mais clareza a respeito de como

proceder, de qual o melhor caminho a se trilhar para atingir um objetivo. E acredite: vai deixar

de perder uma quantidade importante de tempo e recursos ao longo dos processos.

Existe alguma ferramenta que possa me ajudar?

Claro. No portal do Movimento Empreenda, voc encontra uma tabela prontinha para download

gratuito. Ela j vem com todas as perguntas relativas ferramenta, alm de um guia bastante

claro e explicativo sobre sua aplicao:

Baixe aqui o plano de ao 5W2H

Mas a tabela da metodologia 5W2H tambm pode ser realizada em uma planilha ou mesmo

com um editor de texto. O que importa sempre ter respostas claras e objetivas para estas

perguntas, de modo que qualquer plano de ao se torne, ele prprio, claro e objetivo.

Leia mais em Endeavor @ https://endeavor.org.br/5w2h/