m.cc.01 Manual de Politicas y Procedimientos de Compras y Contrataciones

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
COMPRAS Y CONTRATACIONES
M.CC.01
Versin 2.0
Septiembre 2014
DIRECCIN ADMINISTRATIVA M.CC.01
DIVISIN DE COMPRAS PG. 1
COMPRAS Y CONTRATACIONES VERSIN 2.0
INTRODUCCIN
Este manual ha sido diseado con la finalidad de que el Departamento
Aeroportuario cuente con una gua de polticas y procedimientos de compras
como herramienta de control, que le permita lograr la mxima eficiencia en
los procesos de compras y contrataciones y en el manejo de los fondos
pblicos.
La normativa que se detalla a continuacin regula todas las actividades
realizadas por el Departamento Aeroportuario para la adquisicin y
contratacin de obras, bienes y servicios, desde la planificacin, adjudicacin,
contratacin, seguimiento, hasta su liquidacin.
Describe adems, el establecimiento de mtodos, planificacin y
programacin en el uso de los recursos pblicos, para ser aplicados de
conformidad a las necesidades y requerimientos de la entidad y a las
disponibilidades presupuestarias y de financiamiento del Departamento
Aeroportuario.
Es deber de los funcionarios, as como de los oferentes y contratistas, velar
por el fiel cumplimiento de las normativas legales y complementarias
vigentes en la materia.
Este manual est sustentado en un marco jurdico que incorpora las mejores
prcticas nacionales e internacionales en materia de compras y
contrataciones pblicas como son: la Ley No. 340-06 sobre Compras y
Contrataciones modificada por la Ley No. 449-06 y su Reglamento de
aplicacin No. 543-12 que sustituye al No. 490-07.
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Versin 2.0 Aprobado por: Comit de Gestin 2-09-2014

OBJETIVOS
General:
Estandarizar los Procedimientos de Compras y Contrataciones Pblicas de
Bienes, Servicios y Obras, mejorando y agilizando los trmites de los
procesos, procurando siempre la transparencia, eficiencia, eficacia, economa
y dems principios establecidos en la normativa.
Especficos:
1.- Establecer un mtodo estndar para ejecutar las operaciones rutinarias
del rea de administracin de compras. Lo que significa dotar a la institucin
de una descripcin detallada de cada una de las etapas en que se
descompone la tarea del manejo de las compras.
2.- Ofrecer al personal una gua descriptiva de la secuencia a seguir en el
proceso. Esta gua servir de base para orientar a los nuevos empleados.
3.- Proporcionar a los niveles de supervisin una herramienta para medir la
eficiencia de las operaciones que sirva a la vez para controlar la uniformidad
en la ejecucin de la labor administrativa.
4.-Eficientizar el control interno de compras para evitar la duplicidad de
funciones y lograr ejecutar esta accin con la menor dedicacin de tiempo y
esfuerzo.
5.- Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean
realizadas de manera uniforme y estndar.
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ESTRUCTURA DEL MANUAL

El contenido del manual se ha dividido en secciones, donde cada una
representa el detalle del tema tratado.
1.- Las polticas orientan sobre las acciones a tomar en determinadas
situaciones.
2.- El procedimiento est dedicado a ordenar, en forma lgica, todos los
pasos que se deben ejecutar secuencialmente.
3.- En este esquema se realiza una descripcin narrativa donde se especfica
la accin a ejecutar y el responsable de realizar dicha accin.
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MANTENIMIENTO DEL MANUAL

Se recomienda que peridicamente sea revisado el manual para incorporarle
los nuevos estndares y permanezca actualizado para lograr una adecuada
utilizacin del mismo.
La edicin, actualizacin y distribucin de este manual es responsabilidad de
la Administracin y el Auditor Interno velar por el cumplimiento del
procedimiento establecido. Cualquier modificacin sustancial al manual ser
ratificada por la Direccin Ejecutiva.
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NORMATIVAS QUE REGULAN EL PROCEDIMIENTO DE

COMPRAS
Referencias Normativas:
- Constitucin de la Repblica Dominicana.
- RD-CAFTA
- Ley No. 340-06, sobre Compras y Contrataciones Pblicas de Bienes,
Servicios, Obras y concesiones, y sus modificaciones contenidas en la
Ley No. 449-06.
- Reglamento de Aplicacin de la Ley, aprobado mediante Decreto No.
543-12.
- Ley No. 200-04, de Libre Acceso a la Informacin Pblica
- Normas emitidas por rgano Rectores del Sistema Nacional de
Compras y Contrataciones Pblicas.
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MBITO DE APLICACIN
El presente manual que tiene por objeto establecer los principios y normas
generales que rigen la contratacin pblica est integrado por principios,
normas, rganos y procesos que rigen y son utilizados por este
Departamento Aeroportuario para adquirir bienes y servicios, contratar obras
pblicas y otorgar concesiones; as como sus modalidades.
Todo lo anterior, de conformidad con lo que establece el prrafo 3 del
Artculo 2 de la Ley No. 340-06, el cual seala: Las empresas pblicas no
financieras, las instituciones descentralizadas y autnomas financieras y las
empresas pblicas financieras debern aplicar las disposiciones de la
presente ley. La adquisicin de insumos, materiales y repuestos que
requieran estas instituciones estarn sujetas a disposiciones especiales que
establezca el reglamento de la presente ley. De igual manera, podrn tener
acceso a los sistemas de informacin de precios previstos en la misma.
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PRINCIPIOS RECTORES
a) Principio de eficiencia: Se procurara seleccionar la oferta que ms
convenga a la satisfaccin del inters general y el cumplimiento de los
fines y cometidos de la administracin. Los actos de las partes se
interpretarn de forma que se favorezca al cumplimiento de objetivos
y se facilite la decisin final, en condiciones favorables para el inters
general;
b) Principio de igualdad y libre competencia: En los procedimientos de
contratacin administrativa se respetar la igualdad de participacin de
todos los posibles oferentes. Los reglamentos de esta ley y
disposiciones que rijan los procedimientos especficos de las
contrataciones, no podrn incluir ninguna regulacin que impida la
libra competencia entre los oferentes;
c) Principio de transparencia y publicidad: Las compras y contrataciones
pblicas comprendidas en esta ley se ejecutarn en todas sus etapas en
un contexto de trasparencia basado en la publicidad y difusin de las
actuaciones derivadas de la aplicacin de esta ley. Los procedimientos
de contratacin se darn a la publicidad por los medios
correspondientes a los requerimientos de cada proceso. Todo
interesado tendr libre acceso al expediente de contratacin
administrativa y a la informacin complementaria. La utilizacin de la
tecnologa de informacin facilita el acceso de la comunidad a la
gestin del Estado en dicha materia;
d) Principio de economa y flexibilidad: Las normas establecern reglas
claras para asegurar la seleccin de la propuesta evaluada como la ms
conveniente tcnica y econmicamente. Adems, se contemplarn
regulaciones que contribuyan a una mayor economa en la preparacin
de las propuestas y de los contratos;

e) Principio de equidad: El contrato se considerar como un todo en

donde los intereses de las partes se condicionan entre s. Entre los
derechos y obligaciones de las partes habr una correlacin con
equivalencia de honestidad y justicia;
f) Principio de responsabilidad, moralidad y buena fe: Los servidores
pblicos estarn obligados a procurar la correcta ejecucin de los actos
que conllevan los procesos de contratacin, el cabal cumplimiento del
objeto del contrato y la proteccin de los derechos de la entidad, del
contratista y de terceros que puedan verse afectados por la ejecucin
del contrato. Las entidades pblicas y sus servidores sern pasibles de
las sanciones que prevea la normativa vigente;
g) Principio de reciprocidad: El gobierno procurara un trato justo a los
oferentes dominicanos cuando participen en otros pases, otorgando
similar trato a los participantes extranjeros en cuanto a condiciones,
requisitos, procedimientos y criterios utilizados en las licitaciones;
h) Principio de participacin: El Estado procurar la participacin del
mayor nmero posible de personas fsicas o jurdicas que tengan la
competencia requerida. Al mismo tiempo, estimular la participacin
de pequeas y medianas empresas, no obstante reconocer su limitada
capacidad financiera y tecnolgica, con el objetivo de elevar su
capacidad competitiva;
i) Principio de razonabilidad: Ninguna actuacin, medida o decisin de
autoridad competente en la aplicacin e interpretacin de esta ley
deber exceder lo que sea necesario para alcanzar los objetivos de
transparencia, licitud, competencia y proteccin efectiva del inters y
del orden pblico, perseguidos por esta ley. Dichas actuaciones,
medidas o decisiones no debern ordenar o prohibir ms de lo que es
razonable y justo a la luz de las disposiciones de la presente ley.
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DEFINICIONES
Administracin Pblica: La denominacin genrica que abarca las
instituciones, entidades u organismos del Estado dominicano definidas en el
Artculo 3 de la Ley No. 340-06, sobre Compras y Contrataciones, as como las
dependencias de dichas instituciones y entidades.
Bienes: Los objetos de cualquier ndole, incluyendo las materias primas, los
productos, los equipos, otros objetos en estado slido, lquido o gaseoso, as
como los servicios o accesorios al suministro de esos bienes, siempre que el
valor de los servicios no exceda del de los propios bienes.
Comit de Compras: El comit de compras es la instancia que congrega a
representantes y funcionarios del Departamento Aeroportuario, que tiene la
responsabilidad de aprobar procedimientos de seleccin y aprobacin del
dictamen emitido por la comisin evaluadora previo a la firma de la
adjudicacin por parte de la autoridad competente.
Concedente: Entidad pblica que otorga un contrato de concesin.
Concesin o Contrato de Concesin: Segn se define por el Artculo 46 de la
Ley de Contratacin Pblica de Bienes, Obras, Servicios y Concesiones.
Concesionario: Toda persona fsica o jurdica beneficiaria de un contrato de
concesin.
Consultor: Personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, incluyendo firmas
consultoras, firmas de ingeniera, gerentes de construccin, agentes de
procuracin, agentes de inspeccin, las agencias de las Naciones Unidas y
otras organizaciones multinacionales, bancos de inversin, universidades,
instituciones de investigacin, agencias de gobierno, asociaciones, sin fines
de lucro, e individuos, en fin, proponente o contratista de servicios, conforme
la definicin dada en la Ley No. 340-06, sobre Compras y Contrataciones.
Constructor: Es el proponente o contratista de obras, conforme la definicin
dada en Ley No. 340-06, sobre Compras y Contrataciones.

Contratista: Toda persona fsica (natural) o moral (jurdica) a la que se haya

adjudicado y con quien se haya celebrado un contrato, siendo la otra parte el
estado.
Contratacin Pblica: La obtencin, mediante contrato, por cualquier
mtodo de obras, bienes, servicios u otorgamiento de concesiones, por parte
de las entidades del sector pblico dominicano.
Contrato Principal: Es el documento o instrumento legal suscrito entre los
representantes autorizados de la autoridad contratante y del contratista para
la adquisicin de bienes, concesiones y la ejecucin de proyectos, obras o
servicios en que se fijan las obligaciones y derechos de ambas partes en
armona con la Ley No. 340-06, sobre Compras y Contrataciones, su
reglamento, los pliegos de condiciones y dems disposiciones legales
vigentes.
Convocatoria: Llamado pblico y formal a participar en algn proceso de
contratacin pblica.
Entidad Contratante: El organismo, rgano o dependencia del sector pblico,
del mbito de esta ley, que ha llevado a cabo un proceso contractual y
celebra un contrato.
Fondos Pblicos: Los obtenidos a travs de la recaudacin de las personas
fsicas o jurdicas que tributan en la Repblica Dominicana, del Presupuesto
General de la Nacin, de financiamientos nacionales o internacionales, o
cualquier otra modalidad lcita de obtencin de fondos por parte de la
Administracin Pblica, con un propsito o finalidad de carcter estatal.
Funcionario Pblico: Segn se define en la Ley sobre Servicio Civil y Carrera
Administrativa.
Ley: Esta, la Ley de Contrataciones Pblicas de Bienes, servicios, obras y
concesiones.
Mxima Autoridad Ejecutiva: El titular o representante legal de la entidad
contratante o quien tenga la autorizacin para celebrar contratos.

Oferente, Proponente, Ofertante o Postor: Persona natural o jurdica,

legalmente capacitada para participar presentando oferta o propuesta en las
licitaciones de bienes, obras, servicios o concesiones.
Obras: Son los trabajos relacionados con la construccin, reconstruccin,
demolicin, reparacin o renovacin de edificios, vialidad, transporte,
estructuras o instalaciones, la preparacin del terreno, la excavacin, la
edificacin, la provisin e instalacin de equipo fijo, la decoracin y el
acabado, y los servicios accesorios a esos trabajos, como la perforacin, la
labor topogrfica, la fotografa por satlite, los estudios ssmicos y otros
servicios similares estipulados en el contrato, si el valor de esos servicios no
excede del de las propias obras.
Obra Adicional o Complementaria: Aquella no considerada en los
documentos de licitacin ni en el contrato, cuya realizacin resulta
indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento a la meta prevista de la
obra principal y que d lugar a un presupuesto adicional.
rgano Rector de las Contrataciones Pblicas u rgano Rector: Segn se
define por el Artculo 35, Prrafo I de esta ley.
Pliego de Condiciones: documentos que contienen las bases de un proceso
de seleccin y contratacin, en las cuales se indican los antecedentes,
objetivos, alcances, requerimientos, planos para el caso de obras,
especificaciones tcnicas o trminos de referencia, y ms condiciones que
guan o limitan a los interesados en presentar ofertas.
Proponente: Ver definicin de Oferente.
Proveedor: Es el proponente o contratista de bienes, servicios, incluyendo el
servicio de construccin de obras conforme la definicin dada en esta ley.
Reglamento de aplicacin de la ley o reglamento: Es el reglamento que
preparar el rgano Rector y que dictar el Poder Ejecutivo por decreto.
Servicios de Consultora: Constituyen servicios profesionales especializados,
que tengan por objeto identificar, planificar, elaborar o evaluar proyectos de
desarrollo, en sus niveles de prefactibilidad, factibilidad, diseo u operacin.
Comprende adems, la supervisin, fiscalizacin y evaluacin de proyectos,

as como los servicios de asesora y asistencia tcnica, elaboracin de

estudios econmicos, financieros, de organizacin, administracin, auditora
e investigacin. Es decir, son aquellos de ndole estrictamente intelectual,
cuyos resultados no conducen a productos fsicamente medibles.
Servicios de apoyo a la consultora u otros servicios: Son aquellos servicios
auxiliares con resultados fsicamente medibles que no implican dictamen o
juicio profesional, tales como los de contabilidad, topografa, cartografa,
aerofotogrametra, la realizacin de ensayos y perforaciones geotcnicas sin
interpretacin, la computacin, el procesamiento de datos y el uso auxiliar de
equipos especiales.
Subcontrato: Toda contratacin efectuada por el contratista a una tercera
persona natural o jurdica, para la ejecucin de una parte del contrato
principal.
Trminos de referencia: Los trminos de referencia son a los servicios de
consultora, lo que las especificaciones tcnicas son a los bienes y obras; esto
es condiciones tcnicas a ser cumplidas para alcanzar los objetivos con la
calidad exigida.
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POLTICAS DE COMPRAS
COMPRAS DE ARTCULOS, BIENES Y SERVICIOS
- Los bienes y servicios a comprar debern estar incluidos en el presupuesto
aprobado de la institucin.
- Los bienes y servicios a adquirir, que no estn incluidos en el presupuesto,
debern cumplir con las exigencias establecidas para estos casos, por las
instituciones competentes.
- Las compras de artculos, bienes y servicios, sern realizadas, previo anlisis
de la administracin con la aprobacin de la Direccin Ejecutiva.
- La administracin ser responsable de determinar los renglones de material
gastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento.
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PROCESOS DE SELECCIN
Los procesos y personas sujetos a la presente normativa son:
- PROCESOS:
a) Compra y contratacin de bienes, servicios, consultora y alquileres con
opcin de compra y arrendamiento, as como todos aquellos contratos
no excluidos expresamente o sujetos a un rgimen especial;
b) Contratacin de obras pblicas y concesiones.
- PERSONAS:
a) Las personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras que hagan
oferta de bienes y servicios requeridos por las instituciones de la
administracin pblica o contraten obras o concesionen obras o
servicios o ambos.
b) Dos o ms personas que presenten oferta como un conjunto actuando
como una sola, estableciendo en un acto notarial que actan bajo esa
condicin, que no son personas diferentes, las obligaciones de cada
uno de los actuantes y su papel o funciones y el alcance de la relacin
de conjunto y las partes con la institucin objeto de la oferta.
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PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN
Los procedimientos de seleccin a los que se sujetarn las contrataciones son
las siguientes:
1- Licitacin Pblica: Es el procedimiento administrativo mediante el cual el
Departamento Aeroportuario realiza un llamado pblico y abierto,
convocando a los interesados para que formulen propuestas, de entre las
cuales seleccionar la ms conveniente conforme a los pliegos de
condiciones correspondientes. Las licitaciones pblicas podrn ser
internacionales o nacionales.
Las licitaciones pblicas sern internacionales en los siguientes casos:
1. Cuando la compra o contratacin este cubierta por un tratado o
acuerdo en vigor entre la Repblica Dominicana y otro Estado u
organismo multilateral o bilateral de crdito.
2. Cuando, previamente, una evaluacin tcnica indique que los
oferentes nacionales no tienen suficiente capacidad para proveer los
bienes o servicios o ejecutar los proyectos u obras.
3. Cuando una licitacin pblica nacional previa se haya declarada
desierta.
2- Licitacin Restringida: Es la invitacin a participar a un nmero limitado
de proveedores que pueden atender el requerimiento, debido a la
especialidad de los bienes a adquirirse, de las obras a ejecutarse o de los
servicios a prestarse, razn por la cual solo puede obtenerse un nmero
limitado de participantes. En todo caso los proveedores, contratistas de
obras o consultores, estarn registrados conforme a lo previsto en la
presente ley su reglamento, de los cuales se invitara un mnima de cinco
(5) cuando el registro sea mayor. No obstante ser una licitacin restringida
sea ahora de conocimiento pblico por los medios previstos.

3- Sorteo de Obras: Es la adjudicacin al azar o aleatoria de un contrato

entre participantes que cumplen con los requisitos necesarios para la
ejecucin de obras sujetas a diseo y precios predeterminados por este
Departamento Aeroportuario.
4- Comparacin de Precios: Es una amplia convocatoria a las personas
naturales o jurdicas inscritas en el registro respectivo. Este proceso solo
aplica para la compra de bienes comunes con especificaciones estndares,
adquisicin de servicios y obras menores. Un procedimiento simplificado,
establecido por un reglamento de la presente ley, ser aplicable al caso de
compras menores.
5- Seccin para compras hasta el monto de RD$4,000.00 :
No requiere cotizaciones escritas.
El Departamento de Compras y Contrataciones elige el proveedor
tomando en consideracin la calidad de producto, precios, servicios y
condiciones de pago.
El Departamento de Compras y Contrataciones prepara la orden de
compra y firma en el espacio asignado como solicitado.
Direccin Administrativa firma Orden de Compra en seal de aprobacin.
6- Subasta Inversa: Cuando la compra de bienes comunes con
especificaciones estndares se realice por medios electrnicos, se
seleccionar el oferente que presente la propuesta de menor precio. Este
procedimiento debe posibilitar el conocimiento permanente el precio a
que realizan las ofertas todos los participantes, as como del momento en
que se adjudica y debe estar basado en la difusin de la programacin de
compras y contrataciones.
7- Urgencia: Se realiza ante una situacin imprevisible, inmediata, concreta y
probada, en el cual no es posible la aplicacin de los procedimientos de
Seleccin establecidos en la Ley en tiempo oportuno, bajo un
procedimiento excepcional, que permita agilizar la compra o contratacin,
fundamentada en razones objetivas e inaplazables.

8- Emergencia: Como su nombre lo indica, es un procedimiento que excluye

del mbito de aplicacin Ley nm. 340-06, del 18 de agosto de 2006,
modificada por la Ley 449-06, sobre Compras y Contrataciones de Bienes,
Servicios, Obras y Concesiones; y su Reglamento de Aplicacin nm. 543-
12, del 6 de Septiembre del 2012, las compras que por razones de
emergencia nacional pudieran afectar el inters pblico, vidas o la
economa del pas, tales como terremotos, inundaciones, sequas, grave
conmocin interna, agresin externa, guerra internacional, catstrofes
naturales y otras que provengan de fuerza mayor en el mbito nacional y
regional, previa declaratoria y sustentacin del Poder Ejecutivo mediante
Decreto, el cual indicar la causa de la emergencia y la regin del pas
afectado si corresponde y publicar la misma en la pgina del portal Web
del rgano Rector y del portal institucional.
Para determinar la modalidad de seleccin a aplicar en un proceso de
compra o contratacin se utilizarn los umbrales topes establecidos por el
Ministerio de Hacienda.
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PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN DE RDENES

DE COMPRA Y/O CONTRATOS
1. rdenes de Compras de Bienes y Servicios: Documento o Formulario

elaborado por el Departamento de Compras para requerir mercanca a un
suplidor o proveedor del Estado.
1.2.- Deber ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la
administracin, quien controla el presupuesto de compras y solicita
cotizaciones.
1.3.- El formulario o documento deber contener la descripcin y las
especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser
adquiridos.
1.4.- Las rdenes de compras deben especificar claramente lo siguiente:
- Los datos relativos al proveedor
- Las especificaciones generales de los artculos a comprar con la
descripcin o referencias completas
- Las condiciones en que se ejecute la compra
- La forma de pago
- Lugar y fecha de entrega de las mercancas
- Se debe verificar que las cotizaciones tengan el sello de la casa
proveedora, el Registro Nacional del Contribuyente (RNC), el Nmero
de Comprobante Gubernamental y el Registro de Proveedor del Estado
(RPE).
- Se prohbe realizar pedidos verbales. Todas las compras se harn de
una forma prctica, abierta y en libre competencia.
- Cuando se realizan compras mediante la celebracin de concursos
pblicos, debern observarse todas las disposiciones contenidas en la
Ley No. 340-06 y sus Reglamentos.

1.5.- Deber especificar a qu rengln del presupuesto se har el cargo

correspondiente.
1.6.- Las rdenes deben estar pre-numeradas y llevar el sello de la
Institucin.
1.7.- Sern preparadas por una persona diferente a la que aprueba y a la que
realiza los registros contables.
1.8.- Debern ser distribuidas de la manera siguiente:
a. Original para el proveedor.
b. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la
factura de pago al proveedor.
c. Copia para el cronolgico de contabilidad / para el registro
contable.
1.9.- Las requisiciones y rdenes de compra daadas o anuladas sern
selladas como Cancelada, devolvindose el original y las copias a
Contabilidad para ser archivadas.
1.10.- Los criterios para la adjudicacin de las rdenes de Compra, se
fundamentarn principalmente en la calidad, precios, descuentos, transporte
y entrega oportuna.
1.11.- Para seleccionar la firma ganadora, se utilizar un formulario de
comparacin de cotizaciones que incluya especificacin, precio y tiempo de
entrega, as como otros criterios que se consideren necesarios.
1.12.- En el caso de que no se lleve a cabo el procedimiento de cotizaciones,
la Encargada de Compras y Contrataciones preparar un memorndum de
justificacin que quedar en archivo. (Por ejemplo, en el caso de suplidor
exclusivo).
1.13.- El memorndum estar basado en los siguientes criterios:
(Distribuidores exclusivos y Extensin de un contrato existente).

1.14.- Bajo ningn concepto deber destruirse una Orden de Compra.

1.15.- Se mantendr un registro y archivo por cada Orden de Compra
emitida, que contendr todo lo relativo a la solicitud de compra.
1.16.- La administracin ser la responsable de preparar las rdenes de
Compras Prenumeradas.
1.17.- Para elaborar rdenes de compra o contratos, es necesario llevar a
cabo el proceso de cinco pasos, los cuales detallamos a continuacin:
solicitud de compra, trmite de compra, cotizaciones de compra,
adjudicacin y contrato de compra.
a) Solicitud de compras: Comunicacin de solicitud o requerimiento
aprobado por la Mxima Autoridad Ejecutiva de acuerdo a las necesidades
de la institucin.
b) Trmite de compras: Una vez realizado lo anterior, se da continuidad al
proceso preparndolo para luego recibir las cotizaciones. En este paso se
Incluyen los proveedores invitados a cotizar para el proceso en cuestin,
los plazos para recibir sus ofertas, el lugar de entrega de la mismas y los
criterios de evaluacin.
c) Cotizaciones de compras: Se reciben las cotizaciones requeridas a los
proveedores tanto de servicios como de bienes.
Contenido de las solicitudes de las cotizaciones:
- Todas las cotizaciones deben presentarse por escrito en original, sin
borrones ni tachaduras, deben poseer el RNC (Registro Nacional del
Contribuyente), Nmero de Comprobante gubernamental y el RPE
(Registro de Proveedores del Estado).
- El Departamento de Compras y Contrataciones debe cotizar
directamente y no se permite que un proveedor enve con su
cotizacin otras cotizaciones de otros proveedores con la finalidad de
que se le adjudique a la compra.

- Las cotizaciones debern especificar claramente la descripcin de la

mercanca tales como:
Nombre
Marca
Tamao
Dimensiones
Serie
Color
Servicios Post-venta
Garantas
Tipo
Modelo, etc.
- En base a los requisitos descritos, el encargado de compras evaluar
las cotizaciones, llenando el formulario de evaluacin para ser anexada
a la orden de compra que se genere, enviando estas al Comit de
Compras para fines de elegir al proveedor que ofrezca los mejores
precios, calidad, servicios y garantas.
- Si las cotizaciones se rechazan, se debe especificar los motivos del
rechazo en un documento institucional.
d) Comit de Compras: El Comit de Compra es la instancia que congrega a
representantes y funcionarios del Departamento Aeroportuario que tiene
la responsabilidad de aprobar procedimientos de seleccin y aprobacin
del dictamen emitido por la comisin evaluadora previo a la firma de la
adjudicacin por parte de la autoridad competente.
e) Adjudicacin: La adjudicacin se har a favor del oferente cuya propuesta
cumpla con los requisitos y sea calificada como la ms conveniente para
los intereses institucionales y del pas, teniendo en cuenta el precio, la
calidad, la idoneidad del oferente y dems condiciones que se establezcan
en la reglamentacin, de acuerdo con las ponderaciones puestas a

conocimiento de los oferentes a travs de los pliegos de condiciones

respectivos.
Se notificar la adjudicacin, a todos los oferentes, dentro de un plazo de
cinco (5) das hbiles a partir de la expedicin del acto administrativo de
adjudicacin.
La resolucin de adjudicacin se cursar a la Mxima Autoridad Ejecutiva
del Departamento Aeroportuario quien aprobar o rechazar ordenando
por escrito su revisin con la indicacin de los desacuerdos que formule.
Los funcionarios responsables del anlisis y evaluacin de las ofertas
podrn confirmar, complementar o modificar, si fuere el caso, sus
recomendaciones.
f) Contenido y forma de los contratos Los contratos que se realicen para la
adquisicin de bienes o la contratacin de obras y servicios, podrn
formalizarse indistintamente, por escrito en soporte papel o formato
digital, en las condiciones que establezca la reglamentacin, con las
modificaciones aprobadas hasta el momento de la adjudicacin, ya sea a
travs de una orden de compra u orden de trabajo o servicios. Las
contrataciones efectuadas a travs de estas modalidades quedarn
perfeccionadas en el momento de notificar la recepcin de conformidad
de las mismas.
El reglamento establecer las caractersticas formales del contenido de
las rdenes de compra y de servicio.
g) Gestin de contratos y de proveedores: La Gestin de Contratos significa
definir las reglas de negocio entre la entidad compradora y los
proveedores-minimizando los riesgos del proceso- y manejar eficaz y
eficientemente su cumplimiento.
Comprende la creacin del contrato, su ejecucin, la gestin de las
entregas de los productos o servicios y la relacin con los proveedores.

h) Plazo para la suscripcin de los contratos: Los contratos debern

celebrarse en el plazo que se indique en los respectivos pliegos de
condiciones; no obstante, deber hacerse en un plazo mximo de veinte
(20) das hbiles, desde la fecha de notificacin de la adjudicacin.
La decisin quedar plasmada en el Acta de Licitacin que levante el
Comit de Compras, a travs de un Notario Pblico.
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PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIN DE COMPRAS

Cada Unidad o Departamento de la Institucin debe elaborar un Plan Anual
de compras que debe contener los procesos de compras de bienes y servicios
que se realizarn durante el ao siguiente con indicacin de la especificacin
a nivel de artculo, producto o servicio, cantidad, periodo y valor estimado.
Procedimiento elaboracin Plan Anual de Compras.
1. El Departamento de Presupuesto enva Instrucciones acerca de la
formulacin del Anteproyecto Presupuestario.
2. La Direccin Financiera recibe esta informacin.
3. El Encargado de Presupuestos, durante el mes de junio, solicita los
requerimientos de bienes y servicios a contratar del ao siguiente a
todas las unidades demandantes a nivel nacional.
4. Las Unidades Demandantes reciben la solicitud, completan formulario
de bienes y servicios a contratar el ao siguiente y lo envan a la
Direccin Financiera.
Para lograr una mejor planificacin de las compras referidas a material
comn y fungible, se debe considerar por lo menos las siguientes variables:
No. de personas que componen la unidad
La cantidad de producto que ocupa cada persona
La frecuencia del uso del producto
La informacin histrica del consumo de bienes y servicios
Proyectos nuevos planificados durante el periodo a detallar
Disponibilidad presupuestaria

Para el caso de material estratgico, se deben considerar las siguientes

variables:
Consumos histricos
Stock de reserva
Disponibilidad Presupuestaria
Para la contratacin de servicios y proyectos, se deben considerar las
siguientes variables:
Proyectos planificados a ejecutar en el perodo
Carta Gantt de proyectos
Cuantificacin de servicios de apoyo en funcin de proyectos
5. La Direccin Financiera durante el mes de julio, recepciona
informacin de requerimientos y la analiza a travs de la evaluacin de las
siguientes variables:
Anlisis histrico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual
Anlisis histrico de consumo, por tipo de materiales de uso
contingencial y excepcional
Stock de bodega
Unidades que comprometan en su gestin nuevos consumos,
productos, etc.
CONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS

Aplicados los controles internos al proceso de compras, detallados
anteriormente, y de cumplir con las normas, reglamentos y disposiciones
legales requeridas, se debe tomar en cuenta, para lograr un efectivo control,
lo siguiente:

1- Todas las compras deben estar amparadas por rdenes de compras

pre-numeradas, adems debe llevar el sello gomgrafo de la
Institucin.
2- Debe verificarse la recepcin del producto o servicio adquirido y
completar con los datos requeridos en el formulario de Entrada de
Almacn, por una persona especializada, independiente del que
compra la mercanca.
3- El recibimiento debe ser supervisado por un representante del
Departamento de Compras. Cuando el valor de la mercanca sobrepase
los RD$50,000.00 un Auditor Interno debe participar en la supervisin.
4- Ninguna actividad de compra debe iniciarse hasta que la existencia
correspondiente alcance el punto mnimo fijado.
5- Solo deber comprarse aquellos artculos que la Institucin necesita y
que cumplan con los niveles de calidad requeridos.
6- Los precios de las mercancas compradas debern ser los mejores que
la Institucin pueda razonablemente obtener bajo la misma
circunstancia.
7- Toda Orden de Compra estar amparada por una Requisicin o pedido
originado por el departamento que lo necesite, firmada por el titular
del mismo o por el encargado de almacn, en caso de que se tratare de
completar el stock mximo pre-establecido.
8- La Direccin Financiera y la Gerencia de Auditora Interna debern
verificar que el pago por materiales, equipos y servicios se corresponda
a la compra que se ha autorizado y que se haya recibido a satisfaccin
de la Institucin.
9- Deber verificarse que las cotizaciones de los proveedores estn
correctas, conteniendo los artculos solicitados.
10- Deber comprarse a proveedores conocidos, con direccin
conocida y solicitarles cotizaciones de mercancas que los mismos
realmente vendan o distribuyan.

CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS

- Control No. 1
Recibir las Solicitudes de Compras a travs del formulario de
requisicin de compras.
Objetivo
Mantener control de los pedidos realizados por personal
autorizado de cada unidad, departamento o proyecto.
- Control No. 2
Obtener Cotizaciones de dos o tres suplidores con anticipacin a la
ejecucin de cada compra.
Objetivo
Depurar adecuadamente a los suplidores para realizar compras
bajo las mejores condiciones del mercado, en cuanto a precios,
calidad y servicios.
- Control No. 3
Expedir una Orden de Compra pre-numerada de imprenta por
cada requisicin de compras procesadas.
Objetivo
Establecer el control numrico de los pedidos realizados por
concepto de compras.
Mantener control de las rdenes asignadas a los proveedores.
Establecer un documento oficial de la institucin para solicitar las
adquisiciones a los proveedores.
- Control No. 4
Segregar las siguientes funciones:
Aprobacin de Cotizaciones
Preparacin de Ordenes de Compras

Aprobacin de Ordenes de Compras

Recepcin de Mercancas
Registro Contable de las Compras.
Objetivos
Establecer verificaciones cruzadas de los artculos o servicios
solicitados en cuanto a cantidad y valor.
Dificultar la intencin de poder realizar fraudes.
SECCIONES
El Procedimiento de Compras se ha dividido en secciones dependiendo del
tipo de compra y de los lmites discrecionales establecidos para la adquisicin
de los bienes y servicios a adquirir.
------------------------------------------

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
El Procedimiento de compras incluye:
1. Solicitud de compras
Unidad o departamento solicitante:
1.- Prepara una Requisicin de compras en original y copia (Formulario
1) especificando claramente detalles de los artculos o servicios
solicitados.
2.- Firma el Formulario 1 en el espacio de SOLICITADO POR: en seal de
autorizacin para iniciar el proceso de la adquisicin.
Responsable procedimiento: Encargada Compras y Contrataciones
1.- Recibe el (Formulario 1) debidamente autorizado.
2.- Verifica si la compra est incluida en el presupuesto del solicitante.
3.- Solicita la aprobacin de la compra a la Direccin Ejecutiva.
2. Cotizacin
Responsable procedimiento: Encargada Compras y Contrataciones
2.1.- Solicita cotizaciones segn los lmites discrecionales
establecidos.
Nota: Si existe un proveedor exclusivo, no ser necesario efectuar
cotizaciones y la compra debe estar amparada con un memo de la
Encargada de Servicios Administrativos que justifique la ausencia de
cotizaciones.
2.2.- Analiza las cotizaciones y recomienda la mejor opcin
referente a precio, calidad y responsabilidad en la entrega.
2.3.- Remite a la Direccin Administrativa las cotizaciones para su
aprobacin segn los lmites discrecionales. Para tales fines utiliza el
formulario de cotizacin (Formulario 2).

2.4.- Recibe el formulario de cotizaciones, analiza los documentos y si

est de acuerdo con el proceso y siguiendo el dictamen de los lmites
discrecionales procede a recomendar el proveedor y firma en seal de
aprobacin al proceso de compras.
3. Comit de Compras
Este Comit ser permanente y estar constituido por cinco miembros: el
Director Ejecutivo o quien este designe como su representante, quien lo
presidir, el Director Administrativo, el Director Financiero, el Consultor
Jurdico quien actuar en calidad de Asesor Legal y un funcionario del mayor
nivel posible en la institucin, que tenga conocimiento en la especialidad.
Responsable procedimiento: Director Ejecutivo o quien este designe como su
representante.
3.1.- Recibe Formulario de Cotizacin junto al de Requisicin de
Compra.
a) Si est de acuerdo firma el Formulario de Cotizaciones en seal
de aprobacin.
b) Si no est de acuerdo la devuelve a la Direccin Ejecutiva con sus
observaciones.
3.2.-Recibe las Cotizaciones superiores a los RD$100,000.00
a) Si est de acuerdo firma el Formulario de Cotizaciones en seal
de aprobacin.
b) Si no est de acuerdo la devuelve a la Direccin Ejecutiva.
3.3.- Una vez aprobada la cotizacin por el Comit de Compras, se
enva a la Encargada de Compras y Contrataciones:
3.4.- Recibe la Requisicin de compra junto con el Formulario de
Cotizacin.
a) Si est aprobada la cotizacin procede a preparar la orden de
compra (original y dos copias).

b) Si la Cotizacin no fue aprobada lo informa al solicitante.

4. Orden de compra
Responsable procedimiento: Encargada de Compras y Contrataciones
4.1. Firma la Orden de Compra en el espacio de preparado por y la
remite anexa con el Formulario de Cotizacin ya autorizado y el de
Requisicin Interna, a la Direccin Ejecutiva para su aprobacin.
4.2.- Prepara Orden de Compra en original y dos copias.
4.3.- Firma la Orden de Compra en el espacio de Preparado Por y la
remite anexa con el formulario de cotizaciones ya autorizado y el de
Requisicin Interna a la Direccin Ejecutiva para su aprobacin.
4.4.- Direccin Ejecutiva:
4.4.1.- Recibe la Orden de Compra con sus anexos y revisa
si todo est correcto.
a) Si tiene observaciones se comunica con la Direccin
Administrativa.
b) Si todo est correcto firma la Orden de Compra en el espacio
de autorizado y la devuelve al Encargado de Compras y
Contrataciones a travs de la Direccin Administrativa.
4.5.- Direccin Administrativa
4.5.1.- Recibe la Orden de Compra con sus anexos.
a) Si fue rechazada imprime la palabra anulada en toda la
documentacin de la compra y lo informa al solicitante.
b) Si fue aprobada distribuye la Orden de Compra como
sigue:
- Original al proveedor para realizar la compra.
- Copia a contabilidad para el registro contable.

- Copia a administracin para recibir el bien o servicio

y anexarla a la factura junto a la cotizacin y a la
requisicin para fines trmite de pago.
5. Registro de compra
Responsable procedimiento: Encargado de Compras y Contrataciones
5.1.- Recibe el bien o servicio del proveedor. Firma conduce y/o
original de la factura como constancia de recibido conforme.
5.2.- Entrega mercanca al solicitante.
5.3.- Solicitante
5.3.1.- Recibe mercanca, verifica y firma conduce y/o copia de la
factura del proveedor como constancia de haber recibido
conforme.
5.3.2.- Entrega conduce y copia de la factura al Encargado de
Compras y Contrataciones.
5.3.3.- El Encargado de Compras y Contrataciones recibe
documentos y remite el expediente completo de la compra al
contador para fines de pago.
6. Contador
6.1.- Recibe copia de la Orden de Compra para fines de cronolgico y
registro contable de la compra.
6.2.- Codifica contablemente la copia de la Orden de Compra de
acuerdo a la naturaleza de la misma.
7. Registro de mercanca
Responsable procedimiento: Departamento de Almacn
Al llegar la mercanca es recibida por el Encargado de Almacn:
7.1.- Conduce y/o copia de la factura del proveedor anexa a la
copia de la Orden de Compra de administracin.

7.2.- Compara los datos contenidos en la Orden de Compra con el

Conduce y/o copia de la factura del proveedor.
7.3.- Prepara la entrada de almacn y envan la factura original al
Depto. de Compras y Contrataciones.
------------------------------------------

FORMULARIO SOLICITUD DE COMPRAS

Formulario F.CC.01
OBJETIVO
El Formulario de Solicitud de Compras es utilizado por el departamento
solicitante para dar a conocer al rea de compras, su necesidad de adquirir
un bien o servicio.
Dicho formulario debe ser llenado correctamente para cumplir con los
requerimientos necesarios y de esta forma dar inicio al proceso de compra.
Es un documento de respaldo que le asegura a la Direccin Ejecutiva que la
compra est justificada y que la misma ser realizada de acuerdo a lo
requerido por el solicitante.
El Departamento solicitante es el responsable de llenar dicho formulario.
El contenido de este formulario debe ser claro y preciso, porque
dependiendo de la informacin que contenga ser la agilidad con que se
realice la compra.
El formulario contiene los siguientes renglones:
1. Fecha de solicitud
2. Unidad solicitante
3. Para ser utilizado en
4. Autorizado por
5. Aprobado por
6. Cantidad solicitada
7. Unidad de presentacin o empaque del bien solicitado
8. Descripcin del artculo, bien o servicio Solicitado
9. Rengln del Presupuesto donde se cargar la compra

10. Seccin de observaciones para en caso de ser necesario ser

utilizada como nota en acciones a tomar con respecto a la compra
solicitada.
11. Firma de Autorizacin del solicitante
12. Firma de la persona autorizada a recibir los formularios de
Requisicin de Compras.
13. Fecha de recepcin de la solicitud en el Direccin Administrativa.
Ver: Anexo
------------------------------------------

FORMULARIO DE COMPARACIN DE COTIZACIONES

OBJETIVO
El Formulario de Comparacin de Cotizaciones es utilizado como instrumento
de anlisis para seleccionar la mejor opcin recibida referente a precio,
calidad del producto, bien o servicio y de los beneficios que ofrece el
proveedor en cuanto a garanta, forma de pago y sobre todo tiempo de
entrega.
Con este formulario la Direccin Ejecutiva, el Departamento de Compras y
Contrataciones y el Comit de Compras, segn los lmites discrecionales, se
aseguran que el costo de la compra es competitivo.
El Departamento de Compras y Contrataciones es el responsable de llenar
dicho formulario.
Este formulario contiene los siguientes renglones:
1. Fecha de anlisis de compras
2. Descripcin del artculo, bien o servicio
3. Cantidad a comprar
4. Unidad de medida
5. Nombre de las casas suplidoras
6. Precio unitario y precio total cotizado por los ofertantes
7. Sub-total
8. Descuento
9. Impuesto
10. Total general
11. Garanta
12. Tiempo de entrega
13. Forma de pago
14. Proveedor elegido

15. Firma de autorizado por

16. Observaciones
Ver: Anexo
------------------------------------------

FORMULARIO RDENES DE COMPRAS

OBJETIVO
Tomando como base los datos aprobados en el formulario de comparacin
de cotizaciones, se emite la orden de compra, la cual constituye el
documento que formaliza el acuerdo entre el proveedor y la institucin, para
esta ltima realizar su transaccin de compras, sobre todo si la misma se
realiza bajo la condicin de ser pagada despus de la recepcin de la
mercanca.
Para que las transacciones de compras estn debidamente documentadas,
las rdenes de compras deben estar pre-numeradas y anexas a los
formularios que les dieron origen.
El Departamento de Compras y Contrataciones es el responsable de llenar
dicho formulario, previa autorizacin de la Direccin Ejecutiva.
1. Nmero secuencial
2. Fecha
3. Nombre del proveedor
4. Direccin del proveedor
5. Condiciones de pago
6. Cantidad solicitada
7. Unidad de medida
8. Descripcin del artculo, bien o servicio
9. Costo unitario por tem
10.Costo total por tem
11.Costo total general de la compra
12.Rengln del presupuesto a ser afectado

13. Observaciones para indicar especificaciones o condiciones especiales

de la compra a realizar.
14. Firma de solicitado
15. Firma de autorizacin
Ver: Anexo
------------------------------------------

CONTRATO DE COMPRA
OBJETIVO
El Contrato de Compras constituye el documento donde la institucin
formaliza un acuerdo con el proveedor, en el cual se especifican las
obligaciones que contraen ambas partes. En el mismo el proveedor se
compromete a ejecutar una obra o prestar un servicio a cambio de una
remuneracin pagada bajo las condiciones acordadas con la institucin.
Para su confeccin se sigue el mismo procedimiento que la Orden de
Compras.
La Direccin Jurdica es la responsable de elaborar dicho contrato, con la
previa autorizacin de la Direccin Ejecutiva.
1. Nombre del proveedor
2. Nombre de la Direccin Ejecutiva o funcionario apoderado
3. Descripcin del tipo de servicio al cual se compromete el
proveedor
4. Descripcin de las condiciones de pagos y de facilidades a las cuales
se compromete la institucin.
5. Duracin del contrato
6. Perodo que abarca el contrato
7. Fecha de la firma del acuerdo
8. Firma de la Direccin Ejecutiva o funcionario apoderado
9. Firma del proveedor.
------------------------------------------

FUNDAMENTACIN DE LA DECISIN DE COMPRA

Cada decisin de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de
segn corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y
ajustndose a los criterios previamente establecidos en las receptivas
Bases o TDR, del resultado final de los procesos y de la decisin final de la
Institucin, y que debe ser anexado a la Resolucin que establece la
decisin final.
La Resolucin que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en
concordancia con el Informe o Acta de Evaluacin, y establecer claramente
las condiciones en las cuales se contratar con los proveedores
adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario
declarar desierto todo o parte del proceso.
------------------------------------------

COMUNICADO DE RESULTADOS Y CARTA DE

AGRADECIMIENTO A LOS PARTICIPANTES
Cada decisin de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de
Evaluacin segn corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma
clara y ajustndose a los criterios previamente establecidos en las
receptivas Bases o TDR, del resultado final de los procesos y de la decisin
final de la Institucin, y que debe ser anexado a la Resolucin que
establece la decisin final.
La Resolucin que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en
concordancia con el Informe o Acta de Evaluacin, y establecer claramente
las condiciones en las cuales se contratar con los proveedores
adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario
declarar desierto todo o parte del proceso.
------------------------------------------

RESOLUCIN DE INQUIETUDES
Las inquietudes que los proveedores manifiesten, respecto de los procesos
de adquisicin que la institucin realice, sern recibidas por el Encargado
del Departamento de Compras y Contrataciones. En caso de que otro
funcionario de la institucin reciba directamente consultas o inquietudes
respecto de algn proceso de adquisicin de la institucin, deber derivar
esa consulta al Encargado de Compras y Contrataciones, quien gestionar
las respuestas a cada una de las inquietudes y derivar las consultas al
responsable de cada uno de los procesos.
El responsable de cada proceso deber preparar la respuesta a la
inquietud del proveedor, la que deber remitir directamente al Encargado
de Compras y Contrataciones, quien previamente consultar a la mxima
autoridad y dar respuesta al proveedor en un plazo no superior a 48
horas hbiles.
------------------------------------------

MANEJO DE INCIDENTES
El Departamento Aeroportuario siempre dar solucin a todos los problemas
que se pudieran generar, producto de los procesos de adquisicin que
realiza.
INCIDENTES INTERNOS
Los incidentes internos son todas las situaciones irregulares, que involucren
solo a funcionarios del Departamento Aeroportuario, no contenidas en el
presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de
compra y contrataciones.
Para dar respuesta a un incidente interno relacionado con una adquisicin la
Encargada de Compras y Contrataciones enviar informe al Comit de
Compras, quien deber determinar las acciones a seguir.
INCIDENTES EXTERNOS
Los incidentes externos son todas las situaciones irregulares, que involucren
a funcionarios del Departamento Aeroportuario, proveedores o ciudadanos,
no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y
eficiencia de los procesos de compra o contratacin.
Para dar respuesta a un incidente externo relacionado o no con una
adquisicin, la Encargada de Compras y Contrataciones enviar informe al
Comit de Compras, quien deber determinar las acciones a seguir.
AUTORIDAD QUE RESULVE LOS INCIDENTES
Cualquier conducta apartada de las buenas prcticas de abastecimiento o
dolosas, que atente contra los principios y valores de la Institucin, ser
calificada por el Comit de Compras, el que podr instruir las indagaciones o
Sumario Administrativo que correspondan y/o conforme a su gravedad har
la denuncia pertinente al Comit de tica Institucional y si fuere de lugar a los
Tribunales Ordinarios de Justicia.
------------------------------------------

DISPOSICIONES GENERALES
Ningn empleado del Departamento Aeroportuario participar en la
seleccin, adjudicacin o administracin de una orden de compra y/o
contrato, si tiene alguna relacin, parentesco o negocios con las firmas que
califiquen.
Los empleados involucrados en el proceso de compras de bienes y/o
servicios, no debern aceptar gratificaciones, favores o cualquier otro valor
monetario de los suplidores.
Las Requisiciones de Compras que no estn debidamente completadas y
autorizadas no sern recibidas por la Direccin Administrativa.
Las violaciones a estas disposiciones generales, sern sancionadas con
medidas disciplinarias que incluyen desde amonestaciones por escrito hasta
expulsin definitiva del empleado.
Las compras al contado se regirn bajo las mismas reglamentaciones que las
compras a crdito.
------------------------------------------

ALMACN DE MATERIALES, SUMINISTROS Y EQUIPOS

El Departamento de Almacn tiene la responsabilidad de la recepcin y
despacho de todos los materiales y suministros a todos los departamentos
de la institucin.
Como custodio de materiales y suministro, el Departamento de Almacn
debe ser manejado con mucha prudencia y control, tal y como describimos
a continuacin:
1. El Encargado de Almacn deber verificar las mercancas que reciba,
teniendo en cuenta las especificaciones y/o referencias de las mismas,
comparando la orden de compra con la factura o conduce que enva el
proveedor.
2. Cuando se vaya a recibir mercancas, el Encargado de Almacn
deber hacerse acompaar de una persona del Departamento de
Compras y Contrataciones.
3. Cuando el valor de la compra sea de RD$50,000.00 o ms, deber
estar presente un representante de la Gerencia de Auditora Interna.-
4. El Encargado de Almacn debe darle entrada en el sistema o
tarjetero, a todos los materiales y equipos adquiridos.
5. El Encargado de Almacn debe mantener bajo estricta seguridad los
materiales, suministros y equipos de almacn.
6. El Encargado de Almacn deber llenar una salida de almacn a
todos los despachos efectuados, en donde se especifique a que
departamento se est realizando el mismo.
7. Toda mercanca que se adquiera para el Departamento de
Transportacin, deber drsele entrada y salida de almacn.-
8. Toda mercanca que se le vaya a dar salida por inservible, el
Encargado de Almacn deber notificar a la Gerencia de Auditoria,
para fines de fiscalizacin.

9. Se deber entregar al encargado de activo fijo copia de las entradas

de almacn que contengan mobiliarios, equipos o cualquier otro
activo fijo, para fines de aperturarle su tarjeta.
------------------------------------------

SOLICITUDES DE PAGO A PROVEEDORES

El Departamento de Compras y Contrataciones procede a remitir las
solicitudes de pago de facturas a la Direccin Administrativa para fines de
aprobacin, quien a su vez, las enva a la Direccin Financiera, quien tiene la
responsabilidad de elaborar los cheques correspondientes.
Procedimientos para el pago a proveedores
Para solicitar el pago a un proveedor debe completarse el proceso de
compras de acuerdo a los controles de compra pre-establecidos, puesto que
no se puede recibir mercancas antes de cumplir con el proceso.
Al solicitar cualquier pago debe completarse el expediente de acuerdo a
como describimos:
1. Nombre completo del proveedor.
2. Facturas (con su RNC, NCF y el RPE).
3. Certificacin de la DGII de que estn al da en el pago de los
impuestos.
4. Describir el Concepto, tal y como este consignado en la factura.
5. Si el pago corresponde a un servicio, se debe describir el
departamento, gerencia, direccin, aeropuerto, aerdromo,
helipuerto, etc., en donde fue realizado.
6. El Departamento de Compras y Contrataciones es el departamento
autorizado para solicitar pagos a las Direcciones Administrativa y
Financiera.
7. En caso de un pago Urgente, el departamento o funcionario
requirente, deber gestionar y justificar el mismo antes la Direccin
Administrativa y Financiera, respectivamente.
8. La Direccin Administrativa solicitar los pagos a la Direccin
Financiera, teniendo en cuenta expresar bien el concepto del pago y el
valor expresado en los documentos soportes.

9. La Direccin Administrativa antes de solicitar cualquier pago, deber

soportar la solicitud, con todos los documentos soporte que se
requiere para el desembolso como son:
- Factura
- Orden de Compra
- Requisicin
- Cotizaciones
- Contratos (si lo amerita)
- Acta de comit de Compras (si lo amerita)
- Entrada de almacn
10. La Direccin Financiera no deber tramitar o autorizar solicitudes de
pago, si el expediente est incompleto.
11.La Direccin Financiera remitir la solicitud de pago a Contabilidad va
la Gerencia de Auditoria, que revisar y auditar si la misma esta
correcta, la enviar a Contabilidad para fines de confeccionar la
solicitud de cheque, previa codificacin y distribucin a las diferentes
cuentas afectadas.
12.El Departamento de Contabilidad enva la solicitud de cheque a la
Gerencia de Auditoria para fines de revisin y auditaje.
13.La Gerencia de Auditoria enva la solicitud de cheque auditada a la
Direccin Financiera para fines de aprobacin y la remite al
Departamento de Tesorera para fines de confeccin de cheque.
14.Los pagos a realizarse por un monto menor a los RD$2,500.00,
debern pagarse por caja chica.
------------------------------------------

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ESTRUCTURA DEL MANUAL

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MANTENIMIENTO DEL MANUAL

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NORMATIVAS QUE REGULAN EL PROCEDIMIENTO DE

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e) Principio de equidad: El contrato se considerar como un todo en

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Contratista: Toda persona fsica (natural) o moral (jurdica) a la que se haya

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Oferente, Proponente, Ofertante o Postor: Persona natural o jurdica,

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as como los servicios de asesora y asistencia tcnica, elaboracin de

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3- Sorteo de Obras: Es la adjudicacin al azar o aleatoria de un contrato

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8- Emergencia: Como su nombre lo indica, es un procedimiento que excluye

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PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN DE RDENES

1. rdenes de Compras de Bienes y Servicios: Documento o Formulario

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1.5.- Deber especificar a qu rengln del presupuesto se har el cargo

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1.14.- Bajo ningn concepto deber destruirse una Orden de Compra.

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- Las cotizaciones debern especificar claramente la descripcin de la

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conocimiento de los oferentes a travs de los pliegos de condiciones

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h) Plazo para la suscripcin de los contratos: Los contratos debern

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PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIN DE COMPRAS

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Para el caso de material estratgico, se deben considerar las siguientes

CONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS

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1- Todas las compras deben estar amparadas por rdenes de compras

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CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS

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Aprobacin de Ordenes de Compras

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2.4.- Recibe el formulario de cotizaciones, analiza los documentos y si

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b) Si la Cotizacin no fue aprobada lo informa al solicitante.

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- Copia a administracin para recibir el bien o servicio

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7.2.- Compara los datos contenidos en la Orden de Compra con el

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FORMULARIO SOLICITUD DE COMPRAS

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10. Seccin de observaciones para en caso de ser necesario ser