r

CAPITULO 6

Valores dos documentos de terceira idade

o
brasileiros
desafio essencial que se apresenta
oa atualidade e 0 da transferencia.
aos arquivos publicos
no sell devido tempo,
das grandes massas documentais produzidas pela maquina adminis-
trativ3, as quais. passada a sua primeira idade (tramitalj=ao, utilizayao
imediata e guarda nos arquivos conentes), vaa para as arquivos in-
termedicirios e, posteriormente, para as permanentes. Essa transfe-
rencia implica a passagem por urn filtro de qualidade racionalizador
e densamente redutar. ~> pais, oportuno analisar as valores nos quais
se devem fundamentar as criterios orientadores que van dar forma a
essa opera,cyan.
Naa se pretende aqui enumerar principios para a elabora~o de
tahelas de temporalidade, instrumentos reguladores dos prazos de vida
dos papeis que autorizam, nos arquivos intermediarios, a dimina~ao de
suportes documentais contendo informa~oes duplicadas, dispersas, ro-
tineiras e factuais, de vig~ncia terminada e nao-utiliziveis pela pesquisa
hist6rica. Mesmo porque as tabelas devem ser elaboradas antes mesmo
da produ~iio do documento, ou em data muito anterior a passagem dos
documentos para 0 arquivo hist6rico, cujo tratamento documental eo
objeto deste livrn.
o que se visaneste capitulo e nortear os arquivistas para 0 caso de
uma possivel triagem em uma acumula~ao nos arquivos illativos, quall-
 ~
'"
., do para tal acumula~ao nao se ohedeceu a qualquer criteria de prazo de
"
.
, guarda ou destrui\30, pda simples inexist~nda daquela:l tahelas .
.
< <
Trata-se de expor urn leque de'valores aplid.veis ao:'idocumentos
" de terceira idade para U50 em situa~oes ad hoc, das quais as arquivistas
o vao se valer, juntamente corn a legisla(j:ao e outros elementos que lhe:;
>
,
o
esdareyam as contato:; de produyao daqueles documentos.
< Ao ser ehamado a urn arquivo central de urn 6rgao publico, a
arquivista tern que explicar, com a seguran?l que the garante sua forma-
lYaopro fissional, que nao vai "selecionar", a seu bel-prazer e gosto, ape-
na::;as docurnentos que contenham temas "palpitantes" ou assinaturas
de "figuroes",
as arquivos publicos, seja 0 nacional, seja as estaduais ou as mu-
nicipais, recolhem obrigatQriamente documentos inativos gerados ou
recebidos pelos respectivos 6rgaos cQnstituintes, no nive! de rninist~-
rios, secretarias e autarquias, respectivameEte do Poder Executivo fede-
ral, estadual ou municipaL Quando esses documentos chegam sem que
tenham sido submetidos a qualquer criterio de avalia<yao,muito menos
a tabelas de temporalidade, e, em acordo com a entidade de origem, se
vai proceder a uma certa triagem, e ai que 0 estudo dos valores dos dQ-
cumentos de terceira idade pode ajudar.
Ao se evitar a qualifica<yao"hist6rica", embora, evidentemente,
estejam sendo enfocados elementos cornponentes de acervos de arqui-
vos permanentes ou hist6ricos, esta-se querendo alienar a docurnenta-
~o aclministrativa inativa da conota<yaopositivista, ufanista e grandilo-
quente que tern sido dada, ao longa da vida brasileira, a denomina<yao
"documento hist6rico".
A hist6ria nao se faz com documentos que nasceram para ser "his-
t6ricos", nem com aut6grafos de grandes figuras, nem com documen-
los isolados que signmquem 0 pQntQfinal de algum ato administrativo e
sim, ademais de outras fontes, com a "papdada" gerada pdo cotidiano
da vida administrativa~Redunda dal a malS absoluta necessidade de pre-
servar-,a documenta<yao, passada a sua fase ativa, isto e, a da validade
administrativa ou jurldica. Dessa preserva<yaobeneficiam-se a pesquisa
hist6rica e a propria adrninistra<yao,pois 0 processo deds6rio s6 pode
seT Sll.tisfatoriamente informado e adequadamente instrumentado se
puder recorrera legisla<yao, as lesolw;oesj<itomadas, aos casos registrados
em proccssos e em dossies ou aos dados constantes em atos adminislra- o
tivos semelhantes aqueles de que se esta tratando.
o
<
<
Urn arquivo permanente nao tern seu acervo constitu(do de "pre-
dosidades" coleciQnadas aqui e ali, recolhidas para que, com eias, 0 his- .
"
toriaclor estabeleo;;:aseu referendal de fontes. Urn arquivo permanente
constitui-se de documentos produzidos em geral h<imais de 25 anos
pdos varios 6rgaos da administra<yaopublica - cada 6rgao vindo a COIl:;-
"
<
o
"
<
,
tituir um fundo de arquivo - reman~scentes de elimil1a~ao criteriosa. ,
"
Urn documento e hist6rico quando, passada a fase ligada a razao pela o
o
<
qual foi criado (informa<yao), atinge a cia sua utilizaryao pela pesquisa o
o
hist6rica (testemunho). t; ulil para a administra~ao e a historiografia,
no sentido mai:; critico e dentifico, e nao no de "deleite cultural".
.
<
o
<
A avalia~o dos documentos de terceira idade abarca dQis aspec- >
tos fundamentais: a) 0 valor dos docurnentos (sendo a problem<itica de
sua defini~o sab~r,ate onde vai 0 administrativo e come<ya0 hist6rico
na questao da seleyao); b) a idade do documento (flXada em 2S ou 30
anos ap6s a data de cria<yao,por julgar-se, em diferentes paises, serem
estes prazos suficiente:; para 0 termino dos valores primarios).
Esses aspectos estao intrin:;ecamente ligados, j<ique valor e fazer
com que 0 documento "mererya"adentrar a terceira idade e at obter :;eu
direito it perenidade d~ cons~rva<yao."A ten:eira idade dos docum~ntos,
s6 a alcan<yaraoaqueles que a merecem; isto quer dizer que as exvuTgo~
se farao de forma correta e as transfer~ncias se realizarao de acordo com
prazas e entendimentos que nao signifiquem nem perdas Ilem entraves
no trabalho~'.71 '..,.:....., '.
Entretanto, e preci:;o nao e:;queceTque, mais do que do fluxo 01'-
denado, esse "merecimento" decorre, fundamentalmente, da rrovcni-
encia, ciafun<yaoe da natureza do cQnteudo das shies documentais. Essa
avalia<yaoad hoc s~ra bern concretizada se hOllver criterios e proccdj.
mentas bern definidos e fixados no que concerne a avalia<yao.
"A avalia<yaode documelltos prescrev~ que 0 surerfluo ~ejaeliml-
nado dentro de determinados prazas e que se reduza a massa documen-
tal sem prejulw da informa<yao.Para tauto, e necessari<-la an;'ilise da
----- _ .. -----
" CAJrt6 AI<lI1~". 1'>1I0:9.
 A!QuIVQ~ ~'~"ANENHS

",
VUDUS DOS DOCUIiUlfOS 01 TU(EIU lOAD!
'TSW-lise"Wtrr5 .JS'-P iHi'it"it"z9', __" _ ~
"0
r 110

. "Toda mecanismo modemo dos arquivos ests condicionado pela origem, dos poderes e funrroes que Ihes sao atribuidos por lei e pe- .
. solm;ao de urn problema-chave: 0 da eIiminas:ao dos documentos iou- los regulamentos, de sua estrutura, de sew programas, de sua poli-
c
<
o

.
, leis. Por formaC;:3o au por vocayao, 0 arquivista e necessariamente urn tica, de sellS metodos, de suas decisoes e de suas operarroes mais ..
<

.
o
historiador (quando no Ambito dos arquivos hist6ricos) e porque sabe,
por experi~ncia pessoal, como es<:revera hist6ria e com que material. ele
importaotes .
4. Os que tenham valor de illform~Ifii'?,isto e, que aportem uma contri-
.
u

,
>
,
.
o
o naD pode se resignar a ser sornente urn conservador de arquivos; ele se buil;ao importante para a pesquisa e para os estudos no dominio do
e
< tornou, de certa forma, urn especialista da eliminat;:ao, ele e uma [pes-
soa] que sabe destruir. Com efeha, e-lhe impassivel contentar-se em
conhecimento, qualquer que seja. Nesse caso. 0 processo de avalia-
yio deve acusar 0 valor potencial que os papeis apresentam para 0
.,,
<

u
reeeher sempre 56 as fundos que as repartic;:6esqueiram remeter-the, o
depois de uma triagem feita por elas mesmas. Os serviljos publicos rara-
trabalho de historiadores, especialistas em d~ndas politi cas, econo-
mistas, soci610gos, ge6grafos, estatisticos e mesmo, eventualmente, .
o

o
mente estao qualificados para apreciar 0 valor hist6rico dos documen-
tos que eles manipulam. Em nome da hist6ria, 0 arquivista reivindicou
especialistas de outras disdplinas. .
o

o direito de vida e morte sabre os papeis. Pode-se dizer que hoje, em
todos os raises, a legislar;:aoe a pratica acabaram por admitir que, a prin-
cipio. nenhuma destruir;:ao podera ser feita sem autorizayao de urn ar-
quivista responsavel, 0 que supoe relar;:oesestreitas e constantes entre os
arquivos (hist6ricos) e as administrar;:oes.'"73
Ao estabelecer e discernir a que diferencia 0 valor administrativo
do valor hist6rico ou 0 que as superpoe, 0 arquivista ja eslara eslabele.
cendo as criterios de valor dos documentes de ferceira idade. Segundo
Morris Rieger, arquivista nort~-americano credenciado junto ao Conse-
Iho Internacional de Arquivos e.especialista em avalialjao, 0 valor pri-
mario e a pr6pria razao do documento; ja 0 valor secundario e urn val!>r
~idua1 que os papeis ainda P9dem conservar, Ele assim defme, como
documentos de valor secundario, sendo, pgrtanto, conservaveis:
I. Os que continuam a apresentarvalor administrativo, jurldico, finan-
ceiro para a administrar;:aode origem ou para outras administra~5es,
depois de ter perdido seu valor primario para as operalj5es correntes.
2. Os que podem ter valor para a p~o~er;:aodos direitos cfvicos, juridicos
e de propriedade de_certos cidadaos ou de toda a populayao; trata-se
de urn valor ligado aos ~rei_tl2S_~--:tdivid.uais,
3. Os que possuem valor--
~~.!.e_stemunhoou de "documentalfio fun- .
-
cioOiI1",islo e, refletem a evoluyao hisl6rica da administralj30 de
No caso das trts primeiras categorias, e fiicil tomar decisoes, em e<
>
vista do sentido concreto e espedfico, Entretanto, no caso da quarta, os
avaliadores devem possuir conhecimentos
, -'
sobre
- .. as materias de que tra-
tam os diferentes coojuotos de documentos submetidos a seu exame,
mas nao se Ihes pode exigir urna "cornpetencia universal". a ideal seria
que cada avaliador se especializasse numa area mais ampla. Exemplo:
rela.,oes exteriores, problemas militares. indlistrias etc., e ter nesscs do-
minioo alguns conhecimentos basicos sobre seus rnetodos de pesquisa,
suas necessidades e tend!ncias. tudo para poder fazer com que reste urn
coo;uoto uti! para a pesquisa sobre temas daquelas areas.?'
A avaliarraonao e fad!' Na verdade, e a mais penosa das responsa-
bilidades do arquivista. Assim sendo, urn dos primeiros deveres profis-
sionais do arquiyis,ta "e fi~ar<e..n,?-j;P-Tltato,
atraves das sodedades cientifi-
cas, dos col6quios universitarios e dos congressos, com os praticantes
da pesquisa cientifica: historiadores, ;uristas, economistas, ge6grafos,
acompanhar tend!ndas, novas modas da pesquisa".1IO
Sd!ellen~~~ classifica as possibilidades profissionais do arquivis-
ta e dos funcionarioo admioistrativos, ditaodo que: a) os funcionarios
<f~'r:.eparti~o devem ser principalme!1te responsaveis pelo julga~e~;to
des va.lores primarios, isto e, dos valores que as documentos possuem
para os:usos da reparlir;:ao, mesmo na sua propria atividade, tais como

1. Rieger. 1979.
I~Bmllicr.I\lC17:11}6.
""Collin, 1979.
 I
no
121

" OS usos administrativos, legais e fiscaisj b) as a~quivistas devem ser prm-

<
, nho d" fun,"" da entidadepwdutom/"umuladom. E"a nm"idade

cipalmente responsaveis pelo julgamento dos seus valores secundarios,
i!
.
>
~
isto e, dos que apresentem interesse para usos outros que nao a ativida-
I pode manifestar-se pelos valores administrativo, juridico e fiscal .
o valor administrativo e definido no mesmo manual como ine-
~ de oficial da repartiifao, tais como a pesquisa.B1
o rente aos documentos "necessarios a consecu'fiio das atividades cor- .~
> Portanto, no caso dos valores secundarios, pode-se conlar com
.
o
o
~
auxiliares para a identifica~ao de documentos especificos requeridos
rentes do 6rgao, tais como planas, program as, relat6rios".
ber se valor administrativo acabou e jase pode considerar
Para se sa-
a valor de

como prova da atividade da repartir;:ao e para a indicar;:ao da importl1n-
cia e da exclusividade da informar;:ao sabre pessoas, lugares e coisas coo-
terceira
0

idade do documento, podendo este passar a sua destina~o I,;:

ticlas nos seus documentos. Mas cabe aDs arquivistas a responsabilidacle (de expurgo ou de guarda permanente), basta averiguar se os docu-
final pela determinas:iio de tais valores, pais a fuOlrao de sua instituic;:ao e mentos deixaram de estar ligados ao desempenho Cia atividade a que
preservar as documentos que possuem esses valores. E 0 pr6prio se referem; se 0 objetivo principal dos documentos ja foi atingido; se a
Schellenberg quem reitera: "valores primarios correspondem aos inte- conserva~ao dos documentos se da par conveniencia, por mero habi-
resses da pr6pria reparti9io de origem; valores secundarios sao as de
interesse de outras reparti~oes e de historiadores, par rawes muito mais
to; se as operas:oes a que os documentos se ligam ja foram condufdas;
se a guarda dos documentos serve apenas como garantia contra reda
j:
amplas do que as ligadas aos valores primarios" .' ma'foes de ardem administrativa;.s~.e possivel ohter os mesmos docu-
Quanta aos valores secundarios (que, no caso, sao as que mais mentos em outro lugar.
nos interessam), a arquvista norte-americana estabelece duas especies Como de valor juridico sao apontados os documeotos "que en~
de elementos: a) v~or~Ae prova (ligados a poHtica administrativa, a v!llvem direitos e deveres do cidadao para com 0 Estado e vice-versa,
hist6ria do 6rgao, aos processos por ele gerados etc.); e b) .:'!':i.!J?res
de seodo os que PE?duzem efeito peraote as tribunais, regulamentam as
informa~o (ligados aos direitos pessoais, a atos administrativos etc.). rela'foes externas e internas do 6rgiio". Para saber se 0 valor jurldioo ja
Sem fugir ao embasamento proporcionado par Schellenberg, as nao acompanha 0 dacumento, e preciso verificar se 0 ato juridico espe-
autoras do manllal da Seplan sobre avalia~ao de documentos para efeito cifioo a que se referem os documentos ja se concretizou; se a preva legal
de usa de arqwvos correntes daquele ministerio definiram minuciosa- ja atingiu seu objetivo principal; se os direitos dos 6rgaos foram devida-'
mente tada a questao dos valores dos documentos administrativos, des- mente resguardados; se os direitos de qualquer cidadiio foram devida-
tacando a dupla fun~ao dos arquivos.8J"Eles servem d{dnstrumento para mente protegidos e se o,documellto ..:e:K!~~~.
em algum outro lugar, isto e,
a eficacia da adin.inistra~ao e servem de fundamenta~iio para a pesquisa. se se trata de duplicata ou niio.
Assim, tomam 0 valor primario como "0 estabelecido em fUTI'fao do o valor fiscal e explicado como 0 que figura nos documentos Iiga-
interesse que 0 documento possa ter para a entidade que 0 produziu el dos a opera~oes financeiras e a comprevatrao de receita e despesa, gera-
ou acumulou", e 0 valor secundario como 0 "estabelecido em fun'riio do das para atender a exig~ncias governamentais. Trata-se de notas fiscais,
grau de interesse que venha a ter para a pesquisa hist6rica". faturas, recibos etc. Esses documentos perdem seu valor primcirio quan-
Para averiguar ~ valor primario e preciso verificar se 0 documen- do se averigua que 0 objetivo pela qual foram criados ja foi atingido.
to e necessario para 0 cumprimento das atribui'f0es e para 0 desempe- Alias, esta e uJ!la das regras gerais de fadl aplica'fiio na identificatrao des-
sa perda do valor administrativo. No caso dessa area administrativa, ve-
~I Schellenberg, 1959a:24. rifica-se se a transa'fiio financeira espedfica ja foi concluida; se os direi-
~, lbid., 1959b:62. tos do 6rgao envolvido com a transa'fiio financeira estiio assegurados; se
,B Ca~tro e M~chnd(}, 1983.
os direitos de qualquer cidadiiO envolvido com a opera'fao financeira
 '"
T
! '"
. foram protegidos e se e passive! encontrar esses mesmos documentos atos de criaij:iio (leis, decretos, resaluyoes), os atos constitutivos (estatu-
.
o
<
em outro lugar, na forma de duplicata. tos, contratos sociais) e os documentos relativos a direitos patrimoniais
o

<
. Quanto ao valor secundario ---.:0 que irnplica a passagem para a (escrituras). Ademais, tambem 0 sAo as documentos que reflitam a or~ .
<

~

terceira idade -, 0 referido instrumento de trabalho daSeplan conside~ ganiza~ao e 0 desenvolvimento da institui~o, como regulamentos, re- .
"
<

o fa que esse valor corresponde ao grau de importAncia que 0 documento gimentos, pianos, projetos e programas que tratem das atividades-fim
"
>

<
.
>
o possui para a pesquisa, dentro de sua utilizacrao para al6n do interesse
da entidade que 0 eriou, sendo importantes clados sobre a origem, a
da instituiij:ao; atos e relatorios da direij:30, correspond~ncia em geral o

.
que trate nao 56 de atividades-fim como de delega~ao de poderes etc.
organizal,iio, a func;:ao,os metodos e as operalj:Oes do 6rgao. Pacem, alem >
Tamb~m aponta 0 Arquivo Nacional os registros visuais au sonoros que
desse que seria 0 "valor primario" denteo do secundario, 0 conteudo, a "
o
o
reflitam a vida da instituiij:3o, documentos que firmem jurisprud~ncia,
forma, 0 suporte do documento podem forneeer urn leque mais amplo o
documentos concernentes a administraij:3.o de pessaal, documentos que
.
o
de informalj:oes hist6ricas que se reladonam com a vida politica, institu-
respondam a questoes tecnico.cientlficas relativas as atividades especi-
cional, social e ate cotidiana da sociedade em enja contexto 0 documen- ~
ficas da instituiij:io, documentos de divulgaij:io produzidos para pro- <
to oi gerado. >
mOfjiio da instituiij:3.o e documentos de valor artistico e cultural.M
Para esse valor de guarda pennanente e preciso estar atento a trb
princlpios fundamentais que t~m sido expostos exaustivamente por o desenho crescente e abrangente dessas_ ~cterfsticas mostra
Schellenberg em toda a sua vasta obra e dos quais, para aquele arquivis~ que vao desde as mais intrinsecamente chegadas as atividades principais
ta, nao se pode fugir quando num procedimento de aValiaij:30. Sao eles do orgao que produziu os documentos ate as que fixam as rela~oes do
os princlpios de unicidade, de forma e de importoincia. Verifica-se a mesmo 6rgao com a pr6pria sociedade. Assim preservados, por essas
uoicidade no suporte ,qua_f!-dO' nao hit c6pias do docufuento, e no coo- mesmas razoes, os documentos servirao aos mais variados temas, a.<;pec-
teudo quando nao ha document0l! recapitulativos nem slnleses. Quanto tos e abordagens da pesqui5a hist6rica.
ao que denomina fonna, trata~se de v~rificar 0 grau da informaij:3o: se Se ficar atento a essas qualifica~oes, por mais cambiantes que se-
extensiva, inlensiva ou diversificada. 0 principio da importancia'e 0 mais jam os interesses e as tend~ncias da pesquisa, 0 arquivista estara correta
subjetivo e difid!, apesar de ser 0 essendal. Nele pode-se induir os dois e eficazmente cumprindo a vertente da fun~ao arquivlstica concernente
tipos de valor hist6rico: 0 probat6rio e 0 informativo. 0 primeiro refe~ 11.
triagem e ao resgate da informa~o administrativafhist6rica.
f:'.~:
fe-se a historia e a aij:ilodo orgao. 0 segundo, aos selIs docuriu.ilto'S' que f: preciso enfatizar que 0 processo"'avaliado'fitU'n'ClTfeito "docu-
elucidam aspectos econOmicos, politicos, de pesquisa, sociais e estatisti- menta por documento". As series documentais que refletem operaij:oes,
cos. Com isso, ha possibilidades concretas de levantar a hist6ria de urn atividades, fun~6es e competl!ncias definem~se por sua tipologia, e esta
6rgao e, paralelamente, extrair de sua documentaij:3.o informes hist6ri~ denota a identidade de cada urn de seus documentos componentes . .As~
cos de toda espede. sim, e A serie e nao ao documento que se da a senten~a definit6ria de
Para 0 Arquivo ~adonal brasileiro sao considerados documentos
vida ou morte. E a ela que se referem as prazos fixadas pelas tabelas de
de guarda permanente "os de valor probat6rio com relaij:3.oa direitos,
temporalidade.
tanto de pessoas ffsicas au juridicas, quanto de coletividades, e os de
valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenOmenos cuja memoria, em
termos hist6ricos, seja considerada relevante (em entidades ptiblicas ou
A4NOflllilS gerais ... 1983 .1:.1;1"
llla"lI~l, 3iisim COIllO0 menciolladu n~ n{)la anterior. in.pi-
privadas)". Assim, serao "hist6ricos" os documentos referentes A ori~ ra-~ oas normas d" lIvalia<;iiodos arqllivos pliblicos do Canad~. Vcr laml:>t:mV,iJ;qun.
gem, aos direitos e aos objetivos da instituiij:3.o. Exemplifica-se com os 1983.
 !
".
., A responsabilidade de uma opera~ao de descarte cleve seT sempre
o
, coletiva e todo 0 procedirnento muito bern, metodo16gica e teoricamente,
,
, embasado. Nunca e demais destacar que fontes de irnportfmcia para a
. hist6ria. jamais serao reencontradas Sf forem destruldas. Algumas lacu-
"., na5 historiograficas estao condenadas a nunea ser preenchidas por [alta
o
>
>

<
.
"
de fontes comprobat6rias,
Assim, 0 ananja, a descri<rao e a divulga~ao das fontes hist6ricas
componentes de urn acervo arquivistico 56 sao possiveis se urn adequa-
do luxo documental e uma consciente e cuidadosa avalia<rao/elimina-
<raopuderem transformar uma massa. documental inconsistente, derna-
siado dUulda e abrangente como informayao nurn organizado conjunto
de fundos, devidamentl:: arranjados e devidamente descritos por meio
de instrumentoS de pesquisa que nao permitam perdas de dados. Toda
e qualquer informa~ao pode da! ser transferida, para efeitos de analise,
TEMAS
sintese e explic<u;:ao pelos historiadores, a sodedade em que vivem, em
cumprimento do papd que nela lhes compete,
CENTRAlS
 TI
CAPtTULO 7

Identifica~iio de fundos

E indispensavcl que a ordenat;:ao de arquivos permanentes se'

falja por funclos. Haje em dia ja e inadmisslvel, mesmo nos pa'ses cujo
emprego de tratamento arquivistico adequado a seus acervos documen-
tais administrativas seja recente, que as documentos estejam arranjados
por assunto, por ordem crono16gica (mica, por formatas ou suportes
materiais da documentayao que Ihe compete reealher, traur, custodiae,
preservar Ii": divulgar. Dc: hli muita esta estabeleeido que a quesUio do
levantarnento dos assuntos e de outra$ informaljoes contidas nos docu-
mentas resolve-se pelos indices dos instrumentos de pesquisa. cuja e!a-
'~.-
hotaerao e tarefa da descriljl10 e naa do arranjo dos arquivos. "C,

Quer se trate de arquivo final de adminLstra~ao publica, au rnes-

rna de instituilfoes culturais que abrigarn acervos particulares, seus ar-
quivos nao podem dispensar a flxa'fAa dos fundos. Esta nem sempre pode
ser feita a priori, parem sempre deve ser feita antes de qualquer outro
processarnento tecnico. Com essa ressalva deseja-sl' significar que, se,
par urn lado, j<i existe um vasto material a ser arranjado, e a partir do seu
estudo como conjunto administrativo funcional que se vai impor um
quadro de arranja, dentra dos preceitos descritos mais adiante; pOl' au"
tro [ado, quando s.epode dispor de organogramas e conhecimwtu segu"
1'0 sabre as varias entidadl'S e fun~ol's a que se ligam os documentos, e
posslvell'stabelecer antes um guadro dl' fund as, em cada urn dos quais a
no
.,
"
documentsyiio recolhida sera integrada. Alias, a agregaljao em rundos e
, perfeitamente compreens(vel em arquivos permanentes, code 0 docu
M
,
. mento sozinho naa tern sentido, valenda. ista sim, 0 conjunto.
o
Acimite-se com~ fundo' 0 conjunto de documentos produzidos
e/on acumulados por determinada entidade publica au privada. pessoa
> as s~oes (fundos), integrarlas por papeis procedentes de urna insti-
.
o
o
<
au familia, no exerdcio de suas fUDf.:oes e atividades, guardando entre si
relaljoes organicas, e que sao preservados como prava au testemunho
legal e/on cultural, nao devendo ser mesclados a documentos de outro
conjunto, gerado por Dutra institui~o. mesma que este, por quaisquer
razoes. Ihe seja afim.
As definiyoes cIassicas de fondo correm por conta de:
I. Manual frances de arquivlstica:JS
"Funda de arquivo e 0 conjunto de documentos de toda natureza
que qualquer coepo administrativo, qualquer pessoa ftsica ou juridi-
ca tenha reunido, autom<1ticae organicamente, em rauo de suas fun-
~oes ou de sua atividade. Isto e, dele fattm parte os rascunhos eJou as
duplicatas dos documentos expedidos e os originais e10u c6pias de
Petras recebidas, assim como os documentos elaborados em conse-
quencia das atividades intemas dos organismos considerados e as
documentos reunidos par sua pr6pria documentac;ao, bern como os
conjuntos eventualmente herdados de outros organismos aos quais
sucede totalmente ou em parte."
2. lexico de tenninologia arquivistica:16
"Funda de arquivo e urn conjunto de documentos cujo crescimento se
efetua no exercici(;'das atividades de urna pessoa fisica ou juridica."
3. Manual holanMs da Associa~ii.odos Arquivistas:67
"Arquivo (fundo) e 0 conjunto de documentos escritos, desenhos e
material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por deter.
minado 6rgao administrativo ou par urn de seus funcion<1rios,na
.~~---------~---------------~--~-------
'.1Direction des Archives de France, 1970:23.
I\h Elst~ier'slaic,m. .., 1964:33.
,7 Associa{<iodos Arql1ivista~l-Io1~llldesa;,1960:9.A p:1lavraho\andea IIrchiefe traJL.lzid'1
pam 0 f,arlces f'ur f,md, d'nrr;/rivt:le pan10 lnglts por IlrciliYl:sgroup, 5igLlilicalido,portanlo,
[""do.
I
medida em que tais documentos se destinem a pennanecer na cust6-
o
dia desse 6rgao ou funciomirio."
4. Manual espanhol de Vicenta Cortes:"
o
"Os primeiros agrupamentos, reunidos em razao de sua origem, sio
u
c
u
tui~ao ou divisio arlministrativa importante, que tenha organizac;ao,
;;;
;;;
funljoes e fins conhecidos."
5. Manual ingles de Hilary Jenkinson:r.I
"Grupo de arquivo (fundo) sao todes os documentos resultantes do
trabalho de determinada administ:ras:ao, que constituiu urn todo or-
gAnico,completo em si mesmo. capaz de tratar, independentemente,
e sem autoridade alguma interna ou externa, de todos os aspectos de
qualquer negooo que Ihe pudesse ser apresentado de modo normal."
6. Adendo de Schellenberg a defini~ao de Jenkinson:90
"0 6rgao, em suma, deve propiciar urn carMer tal que os papeis par
ele produzidos se destaquem c1aramente dos dermis. 0 gropo de ar-
quivo (fundo) vern a ser, destarte, urna unidade distinta, suscetivel
de ser tratada separadamente."
Confrontando essas conceitua~oes b<tsicas.internacionalmente
aceitas e que de nenhuroa forma se contradizem, pelo contrario, harmo-
nizam-5e e refon;:am-se umas as outras, e possivel depreender alguns
pontos funrlarnentais:
a que 0 fondo abarca documentos geradoslrecebidos por entidades 6- ":--'1
sicas ou ;uridicas necess<1riosa sua cria~ao, ao seu funcionamento e
IIICorlts Alonso, 1\179:51.A denomina,.ao secci6n como a primeira divis.ilodo arquivo
corresponde l nossa o~o de fundo. Embora exisla a palavra jrmd" em espanhol, usalll-na
oum senlido mais amplo, quase que como urn coletivo para sea:iolltS .
Jenkinson, 1922;11,apud Schellenberg, 1980a:126.A tradu~;!o de archive group, con~tanle
nena obra como grupo de arquivo, deve scr preferivelmenle Iraduzida para 0 porlogu~~ por
fundo; quanta ao tenna rt!rords group, a subdivis;!o do fundo, a sua tradu{<iona lerminolo-
gia brasileira e grllpo.
'<ISchellenberg, 1980a:1l6. 1510,embora este autor em outra obr~ (MIlIIlIrI/d~ mqlli~"s,
1959;87) teote mostror que 0 Qrchi~t group apre~enta algumas diferell'~~sde cOl1,liluj\"~oe
de tratamento n05 arquivos, em ri:la~lloaus modelos francese, e inglese,.
".
---r-
, '"
. ao exercicio das atividades que justifiquem a sua exis~da mesma,
. e
<
<
descartando-se, assim, a caracterizcu;:aode col~o (documentos reu-
.
~
<
> nidos pOT razoes cientificas, artfsticas, de entretenimento au quais-
quer outras que nao as administrativas);
~ D que as dOcumenta5 pertencentes a urn mesma fundo guardam rda-
>
,
~
.
a ~o orginica entre si. oonstituindo urna unidade distinta, como Crisa
Schellenberg, nao podenda seus componentes sec separados. vindo a
constiturr Qutros agrupamentos aleatoriamente;
D que a no~o de fundo esta estritamente ligada ao proprio orgio gera-
dor dos docuinentos; essa nofj:iopreside a fixa~o dos fundos, muito
embora a prodll,?o dos documentos represente a sua primeira idade
e 0 estabe1ecimento de fundos seja uma opera~o dpiea do arquivo
permanente, portanto aplicada a docurnentos de terceira idade;
o que para as documentos possibilitarem a constituifj:io de urn fundo e
preciso que a entidade produtora seja administrativa e juridicamente
consolidada, como aponta Vicenta Cortes em sua definic;:ao;
o que 0 fator norteador da constituiyao do fundo I: 0 orgao produtor, a
origem do documento, 0 que ele representa no momenta de sua cria-
lf3.o. A entidade que 0 gerou, a razao pela qual foi eriado e sua fun~o
sao fatores que 0 marcarao definitivamente. mesmo que a sua utili-
za,?o pelos historiadores seja muito mais ampla, e atl: mesmo muito
mais diversificada do que se poderia supor quando da produ,?o da
informa,?o.
Examinanclo-se _essasassertivas, pode-se eompreender melhor 0
~ principio fundamental da arquivistica no Ambito dos arquivos perma-
nentes: o'!'!.-spect des fondS (ou principia da proveni~ncia), que oonsiste
em deixar agrupados, sem misturar a outros, as arquivos (documentos
de qualquer natureza) provernentes de uma administra~ao, de urn esta-
beledmento ou de uma pessoa flsica ou juridica determinada: 0 que se
chama de fundo de afquivo dessa administra~ao, desse estabeledmento
.ou dessa pessoa.91 Significa. por conseguinte, nao mesdar documentos
de fundos diferentes.
'I Duchein, 1976:7-31.
Mas esse princlpio, na verdade. desdobra.se em dois. Segundo al-
.
o
guns te6ricos, eles chegam a se confundir; segundo outros, porem. 0
o
..
<
o
]JroYtnienzprinzip e 0 Registraturprin:zip dos alemaes diferem concreta-
mente. Urn autor canadense9l argumenla que. para Schellenberg. 0 pri-
o
o
<
v
meiro e 0 principio do respect des fonds, significando que 0 arran;o dos
v
documentos nao pode se desvincular do lugar de oode vieram. devendo
estes ser agrupados de acordo com sua origem nos corpos adminislrati-
e
<
o
vos de onde provieram. 0 segundo principia e 0 relativo a ordem que
tinham os doeumentos quando na primeira e na segunda idades. Tanto
o canadense Carroll quanto 0 alemao Ernest Posner. 0 Registraturprinzip
seria 0 principia tambem chamado de "santidade" da ordem original.
Assim. ademais de nAomesclar papeis de uma reparticrio com os de ou-
tra. 0 arquivista teria ainda que respeitar 0 arranjo interno com que es-
ses papeis vieram do orgao de origem.
Apreseptam-se,entao, .
dois aspectosa serem levadosem considerat;:ao:
~" '
CJrespeitar 0 orgao de origem. nao dcixando que sellS documentos se
misturem com os de outro orgao;
o respeitar a ordem estrita em que os documentos vieram da reparti-
c;:aode origem, na seqU~nciaoriginal de series, mesmo que deturpada
pelas baixas decorrentes da execu~ao de tabelas de temporalidade.
Es13Ultima questAo-i- 0 principio da "santidade" ou princlpio do
quietat non movere, como 0 ehamam outros autores - I: pol~mica no
campo da arquivologia. taJvezpor ter sido entendida de forma demasia~
dameI!te~m:it.a~~,por isso, de certo modo, parecer absurda. Hoje, a luz"
dos estudos da diplomatica, sobretudo os de Luciana Duranti, I: possivel
comec;:ara entend~-lo de maneira mais clara. Essa "santidade" nAo seria
propriamente a ordem flsicaque os documentos tinharn no arquivo cor~
rente e, sim, 0 respeito a organieidade, isto e. a observanda do fluxo
natural e orginko com que foram produzidos e nao propriamente dos
detalhes ordenat6rios de seu primeiro arquivamento.
Ao se ahordar a identifica~llo dos funclos de arquivo, a primeira
questao diz respeito aos requisitos necessarios para que se car<lclerize
urn nueleo documental como fundo.
~l Clrroll, 1975.
U2

"
"

.
. Michel Duchein chama a atenlf3.o para as dificuldades que prece~
dem a identifica~o de fundos. Em urn artigo antol6gico ele enuncia
T junto de documentoscriados par todos as 6rgaos locais de uma mesma
'"

o
o

,
.
< administra!j:ao?
algumas oormas para facilitar esse traballio.9' MOstra que urn dos gran.
Este e urn dos problemas enfrentados pelo arquivista, que, se
. des obstaculo$ e a questao da hierarquia dos orgios. Que nivel adminis o
o optar pela solw;ao mais simplista, do 6rgiio maior (cada ministerio
trativo constituinl. fundos? A comple.xidade da organiza~ funcional e ~
.,
>

o dos meulos de subordinaijao faz com que seja necessaria estabelecer

< criterias. Urn de1es e. a meo ver, identificar a funlfao primordial de urn
orgie maior. capaz de globalizar as alividades de suss vmas reparti~
Alias. a funs;ao e mais importante do que 0 proprio nome do or-
gao. Este pode mudar, conservando-se, entretanto. a mesma compet!n-
cia maior. 0 fundo mudart se esta mudar. como veremos adiante.
Para identificar esse orgie maior cujos documentos constituem
urn fundo, basta verificar se ele apresenta as seguintes caraeterlsticas:
[J possuir nome, ter sua exist!ncia jurldica resultante de lei, decreto,
resolu~o etc.;
[J ter atribui~es precisas, tambem estabelecidas por lei;
[J ter subordina~o conh~da firmada por lei;
[J ter urn chefe com poder de decisio, dentro de sua atea legal de a~o;
[J tet uma organ~ interna fuca.
Mas, mesmo assUn, ainda persistem dtiviw, uma Vetque 6rgiios
subordinados tambem t~m suas fun~es e sua cria~o estabelecidas por
lei. Por exemplo, todos os ministerios ou todos os grandes corpos admi.
nistrativos ou judiciArios estio divididos em grandes setores de ativida-
de, tambem subdivididos em setoressecundarios que t~m, cada urn, com-
pe~ncias pr6prias as quais correspondern conjuntos de documentos mais
ou menos bern individualizados. Urn ministerio. par exemplo, esta divi-
dido em departamentos. e as departamentos em divis6es. Nesse caso,
pode-se fatar do fundo de arquivos do ministerio, ou dos fundos dos
departamentos au dos fundos da divisio? As administra!j:Oescentrais e
federais, na maior parte dos palses, possuem 6rgios locais situados fora
da capital do pals. Deve-se considerar que cada urn desses 6rgiios locais
cria urn fundo de arquivo pr6prio, au que 0 fundo e unico para a con-
----------------------_._---~-~-----------
"' Duchein, 1976:13.
como fonda de arquivo nadonal ou cada secretaria como fonda dos u
arquivos estaduais elou municipais), pade passar por dificuldades em ;
seu trabalho; pois tera que lidar com massas muito grandes de docu-
o
menta-;ao para cada fundo. podendo suas series ficar demasiadamente
extensas para urn born servi~o posterior de descri~o e de transferm-
cia da informat;io. Se 0 arquivista optar por urna cetta pulveriza~o de
fundos. por outrolado, pode incorrer em outro tipo de risco; e, alem
disso. teria que agrega~los em se~oes do arquivo, que tambtm Dio 5-
riam poucas. Justifica-se a primeira op~o porque_e pelo 6rgio maior J
que se podem identificar todas as fun~es dos 6rgaos subordinados I
numa competencia mais abrangente. Por exemplo, numa Secretaria .i
de Fazenda cabem reparti!j:oes vanas, destinadas a receber e a cobrar
tributos, a distribuir e conceder verbas, a aplici-las, a geri-las. as 6r-
gaos sao mUltiplos, com servi!j:ose atividades mUltiplas, mas nio dei-
xam de ser uniformizados por uma competencia maior. que ~ a de
gerir 0 dinheiro do Estado.
Estabelecidos quais as fundos de urna administra~o, e preciso
discernir-lhes as varia!j:oes.Como agir quando ha supressio au transfe-
n!ncia de compet~ncias? Se uma atribui~o de urn organismo vivo e .
transferida para outro organismo vivo, os papeis que essa atribui~o pro_
duz-devem passa:r-aofundo correspondente em sell novo 6rg!o. Exem-
pIa: a fiscalizaljao de feiras livres deixa de ser atribuilfiio de urna secreta-
ria de abastecimento e passa, vamos supor, para uma secretaria da ad-
ministraljlio. as dois fundos jli existiam e continuam a existir, sendo 0
segundo acrescentado com os papeis correspondentes aquela fiscaliza-
~o. Se, entretanto, a secretaria de abastecimento for suprimida, seus
papeis, in totum, nao passaro para as varias secretarias onde suas antigas
atribui!j:oesforam encaixadas. Ate a data da supressao, sua documenta-
!j:aoconstitui urn fundo, que sera considerado urn fundo fechado, com
data inicial e final.
Pode se dar a caso de urn 6rgao apenas mudar de nome - de
secretaria de desenvolvimento para secretaria de planejamento; mas, se
".
.~
w todas as suas atribuilj:oes orem as mesmas, 0 fundo continuara a mes-
T
CAPITULO 8
<
w
<
rna, assinalando-se a troca de nome, nada mais.
.
<
> Poder-se-ia dizer ainda finite, mais sohre as transformar;:6es que

.
w
~ urn 6rgao administrativo pode sofrer e como isso se reflete na organiza-
o <rao de seus papeis inativos, vale dizer, de sellS fundos. Por ora bastam
>

.
o
o essas n0lj:0es mais gerais, ja que nossa preocupar;:ao central e a questao Sistematica do arranjo
< da identificar;:ao. Nesse sentido. ainda sena preciso evocar, para finalizar
a questil.o, a situar;:ao dos fundos que podem estarcustodiaclos por urn
arquivo sem terem sido produzidos pela administrayao a qual 0 arquivo
esta ligado.
Enquadram-se nessa categoria as acervos privados. que, em de-
correncia de compra au doa~o, e por interesse mutua do arquivo e dos
antigos proprietarios, acabam por ser incorporados aum acervo geral
administrativo. Tambem nessa classificalYap podem figurar fundos per-
tencentes a outros niveis de administral,:ao, que, par motivos de preser-
valYaoe, em geral, temporariamente, devern ser abrigados e ate tratados Para sChelle~b~r;,"~an;o e ~. ':processo de agrupamento dos
e divulgados por urn arquivo diverso daquele onde deveriam estar ar- documentos singulares em unidades significativas e a agrupamento, em
mazenados. Considerados fundos custodiados, podem perfeitamente rel3.ij:aosignificativa, de tais unidades entre si".!l4 A "'relalYaosignificati~
receber todos os cuidados de processamento tecmco e de divulgalYao que va" a que 0 autor alude nada mais e que a principia da organiddade que
devem ser dados a urn acervo, desde que ressalvada, convem repetir, sua prevalece fia produlf1io e, consequentemente, na organiza.;:ao do arqui-
situal,:ao an6rnala. yo. Na terminologia arquivistica brasileITa, consagrou-se 0 uso da pala-
A identificalY8.o de fundos e urn trabalho complexo que requer vra "arranjo", evidentemente traduzida do ingles arrangement, e que
conhecimento profundo da estrutura adrninistrativa e das competen- correspande a dassificalYao nos arquivos correntes.
cias (e suas mutal,:oes) dos 6rg8.os produtores de documental,:8.o, nos o
perigo de que QS que se iniciam nos estudos arquivisticos pu-
respectivos niveis da administralYao'publicif enos varios setores da ad- dessern dedUZl1:qu."e'arf.:lllj"<'ii!'Z:lassificalj:ao
sao operalYoes distintas levou
ministra~o privada, se for 0 caso. Desse conhecimento depende todo 0 os estudiosos da tenninologia arquivistica brasileira a considerar que 0

arranjo de urn arquivo permanente, arranjo sem 0 qual 0 trabalho pos- termo "classificalYao" deve ser usado para documentos tanto em idade
terior de descrilY8.oe levantamento de conteudo dos documentos com- corrente quanto em idade permanente.9~ Entretanto, na pnitica arqui-
ponentes sera seriamente prejudicado. Esse prejuizo fatalmente atingira vistica brasileira, tern permaneddo 0 usa do vocabulo "arranjo" para
toda a otimizal,:ao da informalfaO administrativa e da pesquisa hist6rica, desi~nar a organizalYao dos documentos nos arquivos de terceira idade.
cuja eficiencia e, afinal, a pr6pria razao de ser do arquivo permanente. o importante e que 0 principia que norteia a classificalY1iono ambito
dos arquivos correntes - a obedi~ncia as atividades e as fUllyoes do

--------------------------------------
901 Yer "Natureza das opera~tks de armnjo.' em Schellenberg, 1980n:89.
91 Cf. Camargo e Benotto, 1996.
'"
,
" 6rgao produtor - nao se perea. Mesmo havendo as naturais lacunas
T ordena-Ios e coloca-Ios a disposi~ao do publico. Estabeleceram-se nos
1S7

~
,
<
>
.
decorrentes cia aplicat;:ilo das tabelas de temporalidade, 0 arranjo cleve
respeitar a classific8'TaO de origem. apenas admitindo-se algumas adap-
Archives Nationales grandes agrupamentos de documentos - se~lies .
z
<

<
legislativa, administrativa, hist6rica, topografica, de propriedade e judi-
".
o
tat;:6es no caso dos documentos recolhido$ sistematicamente. No caso o
o
cial-. reunidos intemamente por assunto . <
> das massas documentais acumuladas, 0 arranjo cleve se basear oa classi- u

.,
o
<
fica'Taoroneta, mesmo que olio se tcohs conhecimento imediato das
atividades e fun~oes que originaram as documentos e seja necessaria
Mas foi uma circular do conde de Duchatel, entao ministro
Interior, datada de 24 de abril de 1841 e intitulada Instructions pour la
do
"

z


mist 1m ordre dIt classement des archives departamentales et communales,
,;;
pesquisa-las para se atingir a indispensavel organicidade.
que estabeleceu pela primeira vez que "os documentos deviam sec agru.
Essa organicidade, que est! vivamente presente oa pr6pria coo-
pados por fundos. isto e, todos os documentos origiharios de uma de-
ceituat;:ao de fundo, ~ 0 fator que melhar esclar~ a diferent;:8 entre os
tetminada institui~ao. tal como uma entidade administrativa. urna
conjuntos docurnentais arquivisticos e as col~6es caracterfsticas das
corpora~o ou uma familia. seriam agrupados e considerados fonds da-
bibliotecas e dos centros de documentat;lio, uma diferenc;a jli tcalada no
quela detenninada institui~o". '11
capitulo 2.
Costuma-se atribuir a autoria da teona de fundos a Natalis de
A opera~ao do arranjo resurne-se iii ordena~o dos conjuntos do-
Wailly. historiador e pale6grafo chamado a orga~izar a seljaO adminis-
cumentais remanescentes das elimina~ijes (ditadas pelas tabelas de
trativa do arquivo do Ministerio .ao"1nterior da Ftan~a dentro dos novos
temporaJidade e executadas nos arquivos correntes e intermediaries),
moldes. Foi ele quem viabilizou 0 disposto na mencionada circular. em
obedecendo a crit~rios que respeitem 0 carater orgAnico dos conjuntos.
exposic;ao feita em 8 de junho do mesmo ano, demonstrando que a clas-
intema e externamente. Cabe lembrar que se trata de ordena~o feita
sifica~ por fundos era "a Unica maneira adequada de se assegurar a
nos arquivos permanentes. quando realmente os conjuntos de docu-
realiza~ao de uma ordem regular e unifonne".'" A partir dai, v;1rios pai_
mentas produzidoslrecolhidos par unidades administrativas elou pessoas
ses seguiram 0 exemplo frances.
fisicas passam a "conviver" uos com outros. 56 entao passando a ser
Nos Estados Unidos, antes mesmo da criacrao do NationaiArchives
(undes. Nao ~ sem rmo que a conceituado especialista espanhol em
em 1934. os arquivistas da area de arquivos hist6ricos publicos e os liga-
arquivos notariais. Matilla Tasc6n. demonstra que a denominayao "fun-
do" pode ser simplesmente considerada como a que substitui 0 termo dos aos grandes acervos privados ja vinham discutindo e adotando a

"arquivo", quando as arquivos (correntes) -de;uma"'organi7.a~o v~m a teoria de fundos. Em 1912.0 arquivista e historiador Waldo G. Leland jt
fuzer parte de outros arquivos mais abrangentes.f6 tinha urn projeto para a organlzi~ygaosarquivos estaduais. 0 que dei-
A teona de fundos. como embasamento metodol6gico do arranjo xou claro em relat6rio apresentado em 1913 ao govemo de Ulinois. ~
e da ordena~o dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes e desse texto a afirma~o de que "cada orgao oficial e uma unidade admi-
que esta universalmente consagrada, teve inicio na Francra, em meados nistrativa e as seusdocumentos formam urn grupo homogeneo que re-
do seculo XIX. Antes mesmo, desde os primeiros governos de exce~ilo flete as atividades do mesmo. Este grande grupo au se~ao, seguindo-se 1\
que se seguiram a Revo1u~ao Francesa, houve naquele pais seria preocu- organiza~ao e as funl;oes do 6rgao, naturalmente se divide em subgru-
pacrao com a organiza~ao arquivistica. Data de 1794 a cria~ao de uma
-------- ------_." .. _-------- --------------"---_ ..
administra~ao llacional dos arguivos publicos, com fim preclpllo de

i
0
~1Os dades foram extraidos de Schellenberg, 1973c:208-13.
I'llNil verdade, II circular de I g41, nao (Jbslall!~ ter-se Tornado mais cnnhccitill, apenas fazia
cumprir instru~es de Guizot - minislro tia jnstru~ao Publica _, que, em 1839, ordena-
----"------------------------------ ----------- vam 0 abandono dos veJhos c."'luCJlI'" d"s,ific" lorios. Cf. Duchei n, 1976:7-3 I ; e SchelJellberg,
% Vee "CartiH" de organizaci6n de archivo~", 1960. 1973c.
'10
.
pos au .sub.s~s e estes em 5~ries_Entia, 0 principia a sef ohSf::rvadot
que os arqwvos devem ser dassific.ados de modo que reftitam. dara-
.
mente, a organiza~iio e as funs:oesque as produzirarn". Essa t a essbtcia
~
do famoso principia do rt:.iptd des fontb, assim &codificado pela arqui-
> vista norte-americana.""
>
A5.justificativas pam.~ usar ~ prindpia como norteador da sis-
< tematica do arranjo foram enusrivamente apr~ntadas por Schel1en~rg.
Nota-se att que suas argummta<;iies sio mais veementes do que as dos
autares do Manuel d'archivUtiqut!; ista talvn POf sa 0 prindpio de ori-
gem francesa. e assim ja 0 julgarem dtvidamente entendido.
Os poutos bisicos sao aglutinados peto arquivista norte-america-
na em tees grandes assertivas:lOd
1. Porque manttm a integridade dos co~ju9!Q1>_documentaiscomo in-
, ". , forrnalfiio.
- refletindo-se no arranja as angens e as p'rocessos ~s - -
crianm. Faculta que "se mantenham as valores de prova inerent~ a
todos as pap~is qu~sio produto d~ atividad~orga.nica (...) 0 conteu-
do da prova ministrada pelos papeis, a que se pod~ atnbuir 0 valor d~
testemunho, reporta-se a informayao que os documentos otl=recem
sobre os atos que resultaram na sua produr;ao". Com freqii~ncia, 0
modo pdo qual sao arranjados mostra as operar;oes em relar;ao as
quais St: onginaram. De acordo com Jenkinson, "possuem (...) estru-
tura, articulalj:8.oe relar;oes materials entre as partes, t:Ssenciaispara 0
seu signiftcado (...) A sua qualidade de arquivo s6 permanece intacta
enquanto se [he mantem a fonna e rdar;oes natura is".
2. Porque s~rve para que se conher;am a natureza e 0 s~gnificado dos
documentos no seu contexto e circunstlncias (a infra-estrutura e 0
momento). "0 conteudo das pe.yasindividuais, produto de determi-
nada atividade, ape~as serA plenamente inteliglvel quando no con-
texto dos demais doeumentos que se referema da. Se os papeis
atinentes a atividade forem arbitrariamente extrafdos de seu enca-
-- -----_.~----~----------------
'I'lAP'ld .schellenberg, 1973c211.
ILllV~r nOl,] 113 da ~af,illtlo 9. ~"br~ mdcLla<;.;l"llll~ma do~ fUl\do~.
I, n,
deamento no conjunto, e reordenados segundo urn sistema de arranjo
artificial,des se obscurectrio e ~rderio tooo 0 sentido e acepr;io reais." .
3. Porque tal. com que haja criterio mais ou menos universal no arranjo
e unifonnidade na descrir;ao. "Confere ao arquivista orienta~o pni-
o
tica e econllmica para 0 arranjo, descrir;ao e consulta dos documen- .
u
.
<
tos em sua cust6dia. Antes de fonnulado 0 prindpio, os arquivistas
reordenavam, em relar;ao aos assuntos, documentos originariamcn-
~
te reunidos quanto aos atos. Tal reajustamento era muito complica-
do, por pequeno que fosse 0 acervo. Tao moroso se revelava que ab-
sorvia, em geral, todo 0 tempo do arquivista. Importava tambtm
em grandes dificuldades esse glnero de trabalho, pois variavam, de
repartir;ao para reparli~o, os assuntos com respeito aos quaiscum~
pria se reorganiz.assem os papeis de urn 6rgao. Altm do mais, as
assuntos nao podiam ser, de fato, escolhidos com propriedade an-
tes de feita uma amUise,de certo modo cabal, de lodos os itens (uni-
dade de arquivamento) a ordenar de novo."
Se 0 arquivo permanente visa atender ao pesquisador, pode pare-
cer paradoxal que 0 arranjo seja baseado na fonna administrativa. Para
o historiador seria mais fAdl que a ordena.,ao fosse temalica, cronol6gi-
ca ou geografica. Entretanto, tal ordenar;ao faria desaparecer ou diluiria
a percepr;ao da rado de ser do documento, 0 que, alinal, a deformaria
aos olhos do consulente. Em muitos casos pode vir ao encontro de uma
pesquisa muito mais a natureza e a significado do documento dentro
do conjunto org1nico do que a informar;~o.n~le contida. De qualquer
,- ..~. . .'.. ~.",,<.I.:,.... ,",
forma, a historiador nao deixa de ser Strvido quanto aos conteudos:
para tanto existem os instrumentos de pesquisa e seus respectivos lndi.
ces, que, se montados seguindo a metodologia preconizada pela analise
documentaria, cumprinl0 a desejada transferlnda da informar;ao.
o arranjo t wna operalj:ao ao mesmo tempo intdectual e mate-
rial: deve-se organil.ar as documentos uns em relar;ao aos oulros; as se-
ries, umas em relar;ao as outrasj os fundos, uns em rela~5.o80S outros;
dar nu.mero de identifica<;:,aoaos documentos; coloc~-los em pastas, cai-
xas au latas: ordella-los !las estantes.UI!
LIIICharilY, 197%:2.


.
o
ESsa questao te6rica dos "diferentes niveis" e analisada por David z
,
<
<
Ao analisar as opera.-;:oesdo arranjo; Jacques Charpy chama a aten-
crao para a_distins;ao que cleve ser feita entre "quadro de arranjo" ,e "ar-
Gracy II, que detecta seu surgimento em 1967 no National Archives. "0
<
.

<

.
< conceito de que cada nivel deve ter urn- arranjo coordenado com 0 dos o
ranjo interno".10.2 Trata-se da diferenciac;ao preconizada por uma das o
outros, sendo porem diferentes entre si. traz maior abrangencia a habili- <
~ mais criteriosas te6ricas arquivistas internacionais: Antonia Heredia u
~
o Herrera.IC3 Sua defesa veemente da "classificac;ao de funclos" como ope-
dade do arquivista em revelar 0 conteudo e 0 significado dos documen- ,
>
tos,IIl6Note-se que os niveis foram justamente a base metodo16gica das w
~
.
~
o
o rac;ao preliminar a "ordenac;ao dos documentos e de series documen-
tais" nao se choca com a sistematica ja usada em Qutros paises (inclusive
oormas de descri'Yiio Isad (G), como veremos adiante .

~
Todos esses diferentes modos de abordar a questao do arranjo
o Brasil). Bern ao conWrio. ~ antes de tudo urna questao de terminolo-
nao sao exclurlentes entre si. mnito ao contnirio: nota-se a concordAn-
gia, como ja mencionado no inkio deste capitulo. 0 que pode dar a cia metodo16gica. Pode-se mesmo falar em universalidade do arranjo
impressao de que a primeira daquelas operacrBes naa se realiza e 0 futa de dos acervos de terceira idade, seja as gerados por orgaos governamen-
ter-se generalizado na terminologia brasileira a mesma denomina~o-
tais. por entidades privadas ou por pessoas.
arranjo - para designar tanto 0 quadro relacional dos funclos e a disposi- o processo do arranjo propriamente dito e iniciado a partir do
rrao interna de suas serrfies e series. como quer Heredia. quanto. para al-
guns, ate mesmo a ordenacrao interna dos docurnentos dentro delas.
'-> Assim, ainda que usando terminologia diversa. os arquiv:l~t~con-
I
I
recolhimento, se
tinha na primeira
nao se conservar a classificarrao que 0 documento ja
idade. Antes, porem, algumas etapas.preliminares de-
vern ser vencidas.
cordam quanto a p~_:eMn~ia do estabelecimento do quadro de~dos I A cada fondo que come'fll a ser acumulado no arquivo devem cor-
a partir do organograma da area administrativa da qual procedern_ os responder, preliminarmente. duas atividades. para 0 caso da chegada de
referidos fundos, area da qual a pr6pria docnmentarrao a arranjar e in- partidas de massa documental acumulada fora dos sistemas de arquivo
variavel e obrigatoriamente denotadora. ja constitufdos e em foncionamento ou de essa acurnula!j:ao jli se achar
E interessantenotar a espedficidade com que a Sociedade dos Ar- ha muito tempo no arquivo permanente, aguardando processamento
quivistas Americanos H14 define "arranjo" (arrangement) no seu glossa- tecnico:
rio, englobando na mesma expressao seus dais momentos - a opera-
1. Levantamento da evoluyao institucional da entidade produtora dos
yaO da ordenay3o e a situarrao a que se chega ap6s sua efetiva'fw -, jli
documentos. Isto supfie toda a legislas:ao que a cria e regulamenta; os
~2-"F
que define: "Arranjo e 0 processo e 0 resultado da organizacrao.cl~_~t,H~i~ .,.~ ".. .,- -.,..-"~"'.o:'''''''." ..-
procedimentos administrativos; as fu-nyfies que'eier-ee para que se
vas, documentos e manuscritos de acordo com prindpios arquivisticos
cumpra 0 objetivo para 0 qual foi eriada; os documentos produzi-
consagrados, particularmente 0 da proveniencia, respeitando-se os se-
dos. euja tipologia e adequada as operarrfies, atividades e funy6es que
guintes niveis: arquivo. fundo, grupo ou serrao, serie, conjunto l6gico
eles testemunham.
dentro da serie e documento".105
2. "Prospecrrao arqueo16gica" da documentacrao a arranjar. Essa identi-
ficarriio preliminar, ainda que superficial, e obrigat6ria. Isto porque,
aMm de permitir a a1ien~~ao de papeis que realmente nao pertenyam
101Charpy, 1979b:2. Quatro instilncias sio preconetadas: i) quadro de arranjo e respect des
f"rlds; ii) quadro interno de urn fundo fechado; iii) quadro de urn fundo aberto; iv) quadro
de docurnentos avulsos.
1113
Ver Herrera, 1988, caps. 8 e 9. lOllGracy II exempJifica:-"Os conjul1tos 16gicosdc cartas (jil~UllilSof/etters) podem ser agru.
Ill. Apud Gracy II, 1977:4. pados alfabelicarnente por autor e por documenlOS individuais; denlro de conjuntos 16gi-
lOSOrigiruuiamente reposit(Jry, Ilrd,j"e gmlJp. subgroup, series, file "nits silo agrnpamenlos cos (file lI11iN),podem set arranjados cronologicamente".
J6gicos oriundos da orgal1i?a~ao do material.
 14'

.,
,
ao fundo, possibilita a perc.ept;aodos "vmos" em rda~o as fun~es
institucionais apontadas pela a.racteriza~o gc:m da c:ntidadc:feit
T I
parti, do <ume da documenta,'n. M.no momento do ",anjo pto-
priarnt:ntc diiO. tudos ties devern estar prcsentes c naturalmcnte vincu-
ladas. Vale lcmbrar mals uena vcz que ~ no rcspeito a essa vinculat;ao

o
,
.
<

<
o

.
<
anteriormente. A desejada justaposic;:!o entre as func;Oes(que se dc:s-
i orgAnica que reside 0 ~xito do trabalho de arranja.
o

.,
<
c
~
o
. dobram em atividades) d~mpenhadas e as respectiva.sstries docu-
mentais que as comprovam muitas vezes nao sc:realiza. Iv> raz6es
A sistematica do arranjo inida-se, materialmente, com 0 rccolhi-
.<

>
, mento. Se a transferlncia ~a passagem dos arquivos de gesta.oaos inter-
<
o
. t~m a ver com as lacunas causadas pelas baixas permitidas (expurgos
eriteriosos) ou por desfalques (perdas causadas par incuria, ma-fe ou
mediarios, para ali sofrerern as papeis a necessaria decantat;ao, 0 reco- ~
Ihim~to e 0 cnvia dos documentos ~anesantes da aplicayao dos pra-
ignorlncia). zas ditado5 pela avalia<;io/tabelas de temporalidade para a cust6dia de-
3. Es-.tu.doinstitucional das entidades produtaras do material detecta-
finitiva nos arquivos finais.
do. Par2 estas deve ser elaborado urn quadro mais detalhado.. coo-
Nao h4 uniformidade quanto aos modos de recolhimento. As V3-
tendo dados sobre as entidades ausentes, ja que as lacunas porventura
ria<;6es mais freqUentes sao:
existentes podem vir a ser preenchidas pela achada de documentos
desaparecidos, como e comum acantecec.I01 o 0 recolhimento sistematico, regular e organizado, quer quanta As
Assim, como aponta 0 professor David Gracy II, a arquivista ana- daw, quer quanta a apresentac;:a.odo material vindo do arquivo 10-
~-"lisa 0 material em termos de: tennediario (exemplo: as que se realizam nos sistemas nacionais, es-
taduais au munidpais de arquivos);
o provenibtciai o a recolhimento que t revestido de certa regularidade. mas feite dire.
o hist6ria da entidade au biografia do individuo produtar dos docu-
tamente dos arquivos correntes aos arquivos finais. quando ultrapas-
,
I
" mentos;
o angens funcianais - atividades espedficas das quais as dacumentos
sados as limites do usa primario;
o a recolhimento "selvagem", isto e, quando grandes massas aleatOrias
resultam; sao Iiter.almente"descarregadas" nos arquivos permanentes, sem obe-
o conteuda - a extensao dos varios t6picos, eventos e perlodos; dil:nda a crittrios tew.icos. Correspondem aquela opera~ao tio co-
Q tipos de material.lllI nheeida dos arquivisw que consiste muito mais numa "Iimpeza" dos
'.::~lJ:":'- Conhecedor da origem que dita 0 fundo; da evoluc;aoinstitucio- locais administrativos para obtenoy1ode espa~(fdo quenapreocupa-
nal que the permite deteetar alterac;lles, acriscimos e supressoes de 6r- ~ao de possibilitar acesso a novas fontes de pesquisa.
gios internosi das func;oes que ditam a pr6pria tipologia. sera p0Sslvcl o recolhimento tern de ser uma operac;ao planejada e criteriosa.
ao arquivista organizar adequadamente 0 material. Nesse momenta da-se 0 que as franceses chamam de "segundo nasci-
Dos cinco requisitos, observa-se que os tc~sprimeiros referem-se mento" e que, como no primeiro, comporta riscos. As possibilidades de
Aentidade produtora. Sao dados a serem obtidos, portanto. antes do anacronismo, de dispersao. de junc;ao err6nea de elementos e de desin-
trato dos documentoS: Ja os dois liltimos s6 podem ser detectados a
tegrac;ao de fundos sao grandes.
Assim como nos arquivos ern formayao e nos de idade intecl11c-
-----_.--------- --- diaria, impoe-se uma estreita colabora~ao entre os arquivistas e as ins-
1111No 'J!<l de aTqui~o~ priv:ldo.s il1!titudanals, 0 pro<:~dil1lcl1to t 0 l11tsmo. Qu~ndo sc
(f~lar d~ uquivo.s d~ Vcssaas, devc-se cs(udlr sua ~id" ~ oi.,.,,:.As sc~<'ItS1)""1 e.e (ipo dt
t!ncias administrativas, para que Ldluxo documental se d~ de forma
(undo ptldem vir ~ ~r dd~rminldu peilS f.uts da a{u.a<;.:lokr;a~" Vf(lfiSS;"ll~1d" tilular. correta e proveitosa em ambos as poloS: onde se inicia e onde tennin3.
, G"1'Y 11. 1<J77: I S.

,
 r
I
,.,
o
a Mrmud d'archiYistique sugere, para urn bom recolhimento, Portanto, recapitulando, na sistematica do arran;o e preciso levaI'

, <
,
" qlle:llI'J em conla, sempre, a estrutura orgi\nica da institui~ao; as "alioes" que os

.
<
>
o e1e se fa~a segundo procedimentos simples, sem operal;oes dificultosas
documentos demonstram em cwnprimento das operayoes geradas pe-
<
o
o

o e complexas;
las atividades, estas, pOI' sua vez, oriundas das ful1lroes e estas Ultimas
geradas pela competencia que ;ustifica a crial;aO e 0 funcionamento da
<
o
"
>
o
o
o assegure fkillocaliza.:;ao e recuperasao das informasoes; entidade produtora. -

>

< D permita a elaborasi'io posterior de instrumentos de pesquisiI;

o salvaguarde tadas as possibilidades de compreensao, conservando a
Realizadas as etapas preliminares,
niza~ao sequencia] dos documentos
poder-se-a
e estrutural
partir para a orga-
das series, grupos I.'
-
"

situasao primitiva denim dos conjuntos organicos.'I~ fundos.

o segundo passo e0 "encaixe" dos documentos recolhidos no
quadro de arranjo. Quando se tralar de material oriundo de entidades I
ainda nao representadas no arquivo, jti se cleve teT estudado sua evolu-
sao hist6rica e estahelecido sua posl.:;ao no conjunto.
o quadro de arranja justapoe-se a urn guadro
n'istrativos e suas subdivisoes a epoca da prodw:;:ao dos documentos
dos 6rgaos admi-
a
I
serern arranjados. Nunca podenl ser flXado sem
das estruturas governarnentais nas varias epocas atraves da legisla~ao.
0 previo levantamento
I
Urn trabalho nesse genero, pioneiro entre n6s, foi 0 realizado no
Arquivo do Estado de Sao Paulo a partir de janeiro de 1978, com oobje-
tivo de implantar urn sistema de organizaljiio do acervo por fundos. Re-
lativamente ao periodo colonial, 0 grupo de trabalho produziu os se-
guintes instrumentos: "Administra~ao colonial: 6rgaos e funcion~rios",
1979; "Estrutura e funcionamento da administra~iio publica brasileira:
est,!be~,t;cimento de fundos de arquivo.l. Co]6nia", 1979; "Cat~logo da 'ct" "',' "
legisla~ao referente ao Brasil no periodo colonial", 1982.111 So de posse
de instrumentos desse tipo, onde fun~oes sao explicitadas, para que por
meio delas se identifiquem valores documentais, alem de outras valias, e
que se pode chegar a um correto quadro de arranjo, passando-se entao a
ordena~ao interna dos fundos.

--- -------------------~------
1U'lM~dyet ~L,1970. ~~p.I I. p. 12B.
IIQA gu~stJOs~ra disculid~ IJOcapillll" 9, l~rerelJt~il olden~"J" intema dos rundo .
III Os auto,,,. rorom f\l1K;OnJr;os e esl.giiti", do Arquivo du Est""',, de SUDPJu\o, sob n
(Dl1rdenJ,ao d~ An" M;lri;ld.Almeida CHuargo, que apreSel1toll'''' r.specliv;lSmelodoio.
gi.s IJOS4" ~ 5" Congres.o. f\"I,iieiros d~ Arqllivoiogi~. rm ]979 ~ 19B2.

i
TCAPITULO 9

A ordena~o intema dos fundos

orglnico
o principia nortea~or da foou;:ao de fundos de arquivos
estrotura1. Sao os documentos de cada uma das unidades
e0
da
primeira escala hienirquica de urn dado mvel administrativo, que v~rn a
constituir 0 funrlo, cuja denominao;:iio cleve coincidir com a da unida-
de.1I1 0 que determina seu arranjo interno e, num primeiro momento,
ainda a estrutura organizacional. ohedeeendo-se a seguir A tipologia
~?:cumerii:aI. 3J.iada a fun~ao que
a determina. Na verdade, func;:ao e es-
pecie rnant!m estreita ligayao quando se trata de documentos de arqui-
vo: sao determinantes entre si, como se vera adiante.
Como 0 ohjeto deste capitulo e 0 processamento tecnico de coo-
juntos documentais que j~sofreram as devidas baixas decorrentes dos
praws de temporalidade e que os fundos a que pertencem ji estao esta-
beleddos. serao abordadas duas situa~oes que podem se apresentar ao
arquivista:

1, Os documentos. dentro de urn mesmo fundo, estao mesdados uos

aos outros desordenadamente. tanto no que concerne aos 6rgaos
menores produtores diretos dos documentos. quanto no que diz res-

------------------- -
III Sobre a (On(eitlla~;jo de fumlo$ de arquio, Y~f 0 <;apilulo 15 ~ tambelll Arqlliy" Nado-
nlll, 1985;~Du(hein, 1\176:7.31.
..
,
. peito a tipologia e a ordem cronol6gica. Nilo estiio. partanto. orde-
T Eoincorreta a pratica da justapos~o dos documentos de determina-

o
o
,
z

nados em grupos au self6es, nem arranjados em series. Foram en- I
do fondo sabre urn quadro correspondendo as antigas subdivisOes da enti-
dade maior produtora. nos casas em que tenha sido constatada vari~ .
"
o
<
>
. cootrados como urn toda, parem sem ordenaljao.
2. Os documentos, nodos paulatinamente de estagios anteriores nos
constante de 6rgaos internos e de respectivas compet!ncias. Michel Duchein,
o

..
<
z
. em c8ebre artigo sabre 0 principio do respect des fonds, aborda a questiio
0
>
arquivos correntes enos intermediarios, sao recebidos nos arquivos das divisOes internas do fondo. Embora nao as rotule com denominacra-o
, permanentes ordenados cronologicamente e ainda obedecendo ao alguma. ele se refere as divisOes internas de modo bastante claro e elucidativo: <
o
u

.
0

< criteria da organizaljao serial a que estavam submetidos em sua fase "Q~do urn fondo implica divis5es correspondentes as divis5es funcio- <
o
ativa, respeitada a separa~o entre as diferentes departamentos que nais do organismo produtor. essas divis6es devern ser tomadas. na medida
o
as produziram. Nesse caso ja htt urna divisiio em grupos (mesmo que do passivel, como base para a classificacyaoarquivisticai entretanto, e possi- <
ainda nilo estejam assim denominados) e possivelmente em series vel que se tenha de renunciar a tal procedimento se os 6rgiios produtores
oriundas da fase ativa. Mediante algumas aglutinalji5es, elas podem mudam de estrutura e de atribuicroes com freqU~ncia" .ll~ Nesse case. as
subsistir no arranjo permanente. series a60rariam imediatamente como primeira divisao do fondo.
. claro que, se urna diretoria ou uma divisao que sempre teve fun-
Na primeira situae;~o. a preocupae;ao e com a delimitae;ao dos gru~ e;oes bern delineadas e estaveis se achar representada no fondo por um
pos ou see;oes, III desde que se conheya suficientemente a documentayao conjunto documental de tal volume e importAncia que requeira a cria-
para poder determinar.lhe a origem. Para tanto. obviamente, ja se tera ~o de urn grupo au se(jao. DaO ha por que nao utilizar essa categoria.
procedido ao levantamento previo da legislae;iio e da regulamentacyao No entanto. nao convem a "poluie;ao" intema do fundo por uma
relativas ao 6rgiio produtor. complicada rede de arranjo, ,ujos componentes pouco digam ao histo-
U_m_grupo ou ~o seria a primeira divisao do fundo~ correspon- dador. A este interessa, sobretudo, a analise das atividades-firn da enti-
dendo a documentas;ao emanada dos orgiios da segunda escala hienir- dade que esta pesquisando, passando-qu.ase sempre ao largo de seu tra-
quica administrativa (nas arquivalias estaduais, se 0 fundo agrega doeu- ballio os esquemas organogramaticos desta. As especificidades que eram
mentos de uma secretariat os grupos reunem os de seus departamen- essenciais nos arquivos de primeira idade passam a interessar apenas
tos). Isso demanda estudos da organizaS;iio e da hierarquia dos varios nos sellS aspectos generalizaveis.
6rgaos -da entidade que produz 0 fondo. A ~cterfstica norteadora para a constituicrao de urn gropo de
A exist!ncia de grupos ou ~ e
dispensavel no casu de fundos fundo e, antes.de tudo, 0 conjunto das fun(joes que justificam a exist!n-.-_
com docurnentacrao numericamente pequena ou de tal forma falhada que cia do departamento que Ihe equivale. Sao as atribui'Y6es desse departa-
a divisao em s~ pulverizaria em demasia 0 arranjo. em prejuizo de urn mento que contam para 0 administrador, 0 arquivista e 0 historiador,
ernbora as vejam e as utilizem diferenternente no exerdcio de suas res-
melbor (luxo na transfeftncia da info~o. Analogicamente, tambem
pectivas atividades profissionais. Ora, a urn 6rgao menor que nele esta
se torna dispensavel a subdivisao em unidades que correspondam aos
embutido cabem. necessaria e obrigatoriamente. urn ou mais segmen-
docurnentos produzi~os por diretorias ou por divisOes.
tos das rnesmas atribui(joes. "Cada urna dessas dependendas costuma
produzir diferentes tipos documentais. originados como resultado das
IIIA dellomina~io adotada deve ser esta ultima, case se adote a lTadu<;ioestrita dos ma- diversas atividades que levam a cabo, com 0 que, em cada grupo ou
nuais de T. R. SclJellenberg, (aundo analogia com os grupos e subgrupos de que fala esse see;ao, subdividido em subgrupo ou subsee;ao. acabam par distinguir-se
consagrado arquivisla. a prefLXO Qsub",no caso norte-americano, juslifica-se pelo fato de a
expressio archiye gro"p corresponder em. JWrlugu~s ao que denominamos "fundos". H~ ----_._---_ ---
..

arquivistilSbrasileiros que adotam a divido do (undo direlamenle em subgrupos, em razao Iii Dl.lchein, 1976.
dessa especifiddade da expressio inglesa.

. variadas series. As series, unidades intermediarias, constituern-se de uni-
T ta uma complexidade que justifia os subgrupos au subs~6es 01,02 e
03, assim como 0 gropo ou s~o P .

o
o

,
"'


clades simples. os documentos."115 Porem, esses diferentes tipos docu-
Nessa orienta'rao, verifica-se que a,s series sl,!rgem como subdivi- .
"
<
>
. mentais de que fala Vicenta Cortes p'0dem representar variantes corres- s6eS tanto dos subgrupos ou subs~6es, quanta dos gropos ou sec;oes,
o
o

.
o
pondentes a nuao.yas de uma dada atribuic;ao administrativa.
Esquematizemos. exemplificando com uma arquivalia municipal
o~-ate mesmo do fonda. Esta ultima variante e a que ocorre quando 0
fundo e fechado, 116
."
e
>
,
o
. I I
No quadro a seguir, 0 fundo A possui grupos ou sey6es, subgrupos
ou subseC;oes,senes e unidades de arquivamento elou unidades documen-
o

< Arquivo Hist6riro Municipal
tais; 0 fundo B possui grupos ou sec;Oes,series e unidades de arquivamen- .
"

1 to elou unidades documentais; 0 funda C divide-se diretamente ern se-
ries; 0 fundo D, nos gropos ou ~6es 0 e P, cada urna dividida em subgru- <
o

o

pes au subselT0es, series, subseries e unidades docurnentais.

em que A, BeD sao documentos geradosJrecolhidos por secretarias au I FU~do I I FU~do

autarquias municipais, e C e urn fundo fechado (6rgio e ~ suprimidas).

5,,<,0 5e<'0
F G
5~

~ I~~'~l?~
em que E, F. G, H, I. 0 e P sao departamentosdas mesmas secretarias au
~
0
(;<
0
IIIIIIIIIIII~
" IJiI I I I I I I II I I II I I 11:Ji11:Ji11:Ji1 IOiI IOiI IOi

~I
autarquias, e J, L, MeN sao series, como se explica adiante.
Suponhamos que apenas (t departamento F da institui~o titular .~
..
do fundo A e 0 departamento 0 da do fundo D sejam finito complexes
em eslrutura e que deles tenha restado tanta documenta1j:3.o que com- 11213111
portern subgrupos ou sub~oes dentro dos grupos ou seyties que, no

sen..
arquivo, abrigarn seus documentos. Neste casa, terernos os subgrupos
au subse'r0es F 1 e F2 do grupo ou Selj:aOF do fundo A (0 que nao ocorre, Subseriesl
por exernplo, com 0 grupo au se'rio E e 0 grupo ou selfio G, que nao ~
comportam a existencia de subgrupos ou subse'r0es, subdividindo-se
diretamente em series). 0 grupo au selfio 0 do fundo D tambem apresen-

II' Pan a caracteriu~iio J~fnndo fedlado, ver 05 lrabalhos m~ndonad05 na nota 112. Em
-----------------_. __ ._---------_. gera], nio S~di!po~ de informa<;:oessnlicienles sobre a estrutura do organismo g~rador
i" dwe tipo de fundo ~ ~poca da cria'Yiiodos papeis para que ~ pOS.~1
flur uma divisiio segum
115Corl~$ Alonso, 198Ib:370.
i
'"
. '"
z
z
<
." Se, para a flxa.;:iio do fundo. do grupo DU se~iio e do subgrupo
ou subsec;:iio, 0 fundamental e 0 orgaa produtar (0 "autor"), para a
>
<
. serie e subserie, 0 que vigora sao a fuoryan e 0 tipo documental. No
~
o
. que diz respeito aos documentos. e com esses elementos que use re-
> constroem 0 organograma e as atividades que as originam. 0 que
.,
o
<
permite entender 0 arquivo como urn todD em que cada pec;:a esta
relacionada em virtude da proceMncia e do tramite. Alga bern dife-
rente de uma bern orden ada colec;:iio de documentos, reunidos por
interesse de pesquisa, por capricho ou por necessidade de ordenar
pec;:as procedentes de varias origens".ll?
Entra aqui, urna vez mais. a questiio da organicidade dos do-
cumentas de arquivo. Se estes resultam de diferentes ramos das fun-
lfoes e das cornpetencias de urn 6rgao publico, as seqii~ncias de do-
cumentas nao tern sentido fora dessa sucessao, assim como nao po-
clem estar relacionados a outros tipos de competencias. A organici-
dade e, portanta, a "rela~ao entre a individualidade do documento e
o conjunto no qual ele se situa geneticamente, sendo precisamente a
base da nOlYiiode fundo de arquivo". III Esse axioma deve estar sem-
pre presente, quase que implacavelmente, nas tarefas de organizalYiio
interna de fundos.
Tanto 0 fundo quanto suas primeiras divisoes _ grupos ou se-
lYoese subgrupos au subselYoes(se houver) - siio, na verdade, names,
que correspondem ao 6rgao maior e suas subordina~oes, designando,
no arquivo, agiutinalYoesde documentos. Isso significa que as series e
subseries e que siio a realidade fundamental e concreta com a qual 0
. arquivista vai trabalhar fonnalmente.
o lexico internacional
de terminolagia arquivistica define serie
como uma "sequencia de documentos da mesrna natureza no interior
~m se.;~~s ~ subse~o~s. No entanto, s~ a reconstitui~ao for possjv~J, nada impede que st"
slabele~a a mesma estrutura interna nos fundal! fechados. Dutra razia para a divisao direla
em series (que as vezes se reduz a uma ou duas) ~sua caracteristica de pequeno montante de
papCis.A Jegi5la~aopode fornecer dados sohre a cria~ao e a regulamenta~o do 6rgilo. Des-
se.>dados e da prqpna documenla<;ao t que parte a organiza~ao. Ver Charpy, 1979a:7.
Jil Cort6 Alonso, 1981b.
II~ Gllaye, 1984, v. 34, p. 15-23.
de urn fundo",119Ora, por "natureza" nao se deve entender "entidade". ."
Par isso, as coordenadorias ou departamentos que antes denominamos >
o
.
o
grupos nao devem ser cham ados de series "segundo a estrutura organi-
zacionaI'?, como consideram alguns arquivos, 0 usa simultaneo da pa-
"
o
o
lavra serie para designar organismos; para denominar uma seqi1~nciade
documentos da mesma tipologia, da mesma fun~iio, do mesmo "assun-
."
<
to"; ou ainda para denominar uma aglutinalYiiode fundos, como na o
o
..
arquivistica francesa, pode gerarconfusoes, tanto para 0 tratamento tec- <
z
nico levado a efeito pelo arquivista, quanta para os pr6prios usmirios- o
pesquisadores. o
<
A Comissao de Estudo de Tenninologia Arquivfstica da Associa-
~ao Brasileira de Normas Tecnicas estabeleceu no projeto Arquivos: ter-
mi':lOlogia a seguinte defini~iio deE@ "Designa~ao dada as subdivisoes
ge l.!Ill fundo que refletem a natureza de sua composilYao,seja ela estru-' ,(
tural,funcional au por especie documental. As series podem ser subdi-
-~ididas e~ subseries". 120Essa conceitualYiioatrela-seao uso simultftneo
da oenomlni~~o serie ja mencionada. A 0PlYaopela vertente apontada
no lexico justifica-se pelo pr6prio desenvolvimento dos argumentos aqui
apresentados.
A alusao a natureza dos documentos torna evidente, em arquivis-
tica, que 0 que a define e a funlfiio do documento no contexto e na
circunstancia em que foi criado, e tambem a tipologia documental.
Alias, em administralYao, a funlYaoe determinante para 0 documento_
tipoque sera 0 instrumento de seu cumprimento. Urn determinado
ato administrativo_s6 6 coo<:feti-zado se forveiculado por urn dado
o
tipo de documento que seja diplomatica e juridicamente valido para
tal. Assim, fun~iio e tipo, intrinsecamente juntos, propiciam a natureza
do documento.
Exemplificando: e par meio de urn documento cuja tipologia
seja cartao de ponto ou livro de ponto que um determinado setor
exerce a funlYaode verificalYaode assiduidade e/ou pontualidade dos
----------- --- ----------- ..
119 Elsev;u's lexicon ..., 1964:34.
JIO VT?r Projeto 14:04.01, ciaCOIlIlssaode E.>tudod~ Terminologia Arqllivistic"IComite Bra-
sileiro d~ Finan~a$,Bancos, Seguros, Comtrcio, Adlllinistr,,~ao ~ Documenta~a() da Associ_
a~iioBra~ileirade Normas Ttenic.s, 1982.
".
.,-
w funcionarios. Ora, a [uorrao nao e cumprida por meio de memoran-
T gao. Com isso, contudo, nao se quer afirmar que nao possam se enqua-
'"
o
o
.
Z
w dos, relat6rios au oficios escritos pelDs referidos fundomhios. Ja urn drar como documentos essenciais. Urn exemplo bern tipico dessa cate- .,
<

.
Z

,
<
6rgao incumbido de inspecionar 0 anrlamento de obras publicas, pres- goria de serie e "Correspondencia". o
w o
~
o
>
lando contas a instA-ndas superiores,
tanto. Os exemplos multiplicam-se:
produz relat6rios
para que uma pessoa possa seT
tecnicos para Tambem se usa
gao que tenha uma 011
0 criterio da tipologia documental no caso de or-
pOllcas atribuil;oes muito bern defmidas, nas quais ..
<
<

"'
.
o
o
<
substituida POf outra em transalj:oes juridicamente validas e preciso
que se lavre urn documento notarial denominado procuraiTao. A fun-
as documentos gerados/recolhidos
born exemplo disso sao os documentos
siio nitidamente
parlamentares:
caraderizados.
requerimentos,
Urn
z
o
<
v
<
s:ao desse documento e legitimar a outorga de urn direito que seria z

pessoal e intransferivel. Se esse direito fasse passado atraves de urn

propostas, emendas, projetos. Todos sao prodllzidos
atribuis:ao de assembIeias legislativas e/ou de urn congresso nadonal: a
visando a grande
.
w
o
o

documento tipologicamente diverso - lima carta, POf exemplo -, legislativa. Sao documentos que representarn passos ou variantes para <

a fuorrao a que se destinava nao poderia seT cumprida, DaO teria vali- que se chegue ao ato legislativo.
dade legal. Reportando-nos as duas situa<y6es referidas no come~o deste
Indo a outro p610 para demonstrar a inter-relas:ao entre tipo e capitulo, vemos que, no primeiro caso - 0 dos documentos desor-
funs:ao, vejamos 0 caso de urn confHto armado entre dais paises. A si- denados -, 0 arquivista dev~ realizar estudos sobre legislac;:ao, es-
tu~o "oficializa-se" por declaras:oes formais de guerra e par uma serie trutura e funcionamento dos 6rgaos produtores do material para es-
de atos legais apropriados, segundo a legislas:ao e 0 regime politico da- tabelecer seu quadro de sec;:oes e series; no segundo caso, embora nao
queles paises. Isso significa que urn pronunciamentl)' de urn deputado prescinda do conhecimento do 6rgiio possibilitado pela Jegisla~ao,
(que pode concretizar-se numa proposta sua a favor da guerra) nao tern pelo organograma e por regulamentos (atuais e passados), seu traba-
for<yapara "efetivar" a situas:ao. A funs:ao desse documento e outra. Ele Iho e facilitado, pois 0 fato de os papeis virem organizados sup6e que
deve ser enquadrado numa serie "Propostas" (ou equivalente), num fun- os colegas dos estagios anteriores ja Ihe podem transmitir aqueles
do de natureza parlamentar. dados basicos.
o desempenho de uma func;:ao pode ser doeumentado por meio o problema que pode surgir desse recolhimento ordenado e
de urn ou mais tipos de documentos. Assim, pode dar-se 0 caso de caber que as series, mesmo estando identificadas, caracterizadas e ordena-
a urn determinaclo setor adrniJ;l,ili~l::ativoda.!rJ",~$_prorno<yao sa:cia1 for- das, freqiientemente.apresentam"lacunas tais (em decorrencia da
necer. recursos financeiros e tecnicos a casas de caridade privadas da ca- temporalidade) que nao seria de utilidade, no arquivo permanente,
pital e do interior. Uma de suas funs:oes sera cadastrar essas entidades. mante-Ias da mesma forma. Os estudos devem se concentrar nas pos-
Para tanto, seus arquivos deverao contar com documentos que corres- sibilidades de aglutinayao, 0 que tambem vale para sec;:6ese subse~6es.
rondam ill existfncia legal dessas entidades, sellS estatutos, relat6rios de Exemplifiquemos com tres series relativas a pessoal - nomeayao,
diretoria, contas etc. A serie sera "Cadastro", aglutinando-os. Nao have- promoc;:ao e transferencia -, que, no arquivo corrente, assim ocor-
ni series relat6rios, e:ttatutos etc. em separado. Portanto, 0 que determi- riam dentro de uma sec;:ao ou gropo COilcernente a um departamento
nou a reuniao dos documentos em uma serie foi a func;:ao au a ativida- de pessoal: 121
de, que e a forma executiva da fun<yao.
As series cujo princlpio norteador e 0 tipo16gico correspondem
aos documentos que, em geral, tern urn papel muitas vezes acess6rio ill A denolllina~iio dcssas series c suhs~ries foi obtida no exemplo cnrresl'0lldente '1pr~en-
com relas:ao ao material gerado no cumprimento de atribuiC;:6es do 6r- chimento de cargos de [)OWl1lcntdfilo arqm'yCl, 1980, v. 4: Plano de Arquiv.'lllenlo, p. (, I.

.-
<
<
-- Serie Nomea<;8o
T I ObselYa~o: em se tratando de pessoal, denteo das subseries, as
117 ~

g
<
, unidades documentais - que no caso devem sec processos _ estariam
.-
por ordem alfabetiea do sobrenome do [uncionacio.


~ '~-~
o Consideremos, por hip6tese, que as tabelas de temporalidade, na g
>
;'
.
>
o
<
Subserie
Interina
Suhserie
Efetiva
Subs~e
Comissao
serie "Nomea~iio", tenham conternplado com a guarda permanente so.
mente a totalidade dos processos constantes da subserie "Efetiva"; e que
!
os processos das s~ries "Promoc;:ao" e "Transferencia" tenham sido eli.
minados, por haver a mesma informac;:ao em outro docurnento_ uma
fi<:bafuncional, par exemplo. Suponhamos tambem que foi deixada urna
amostragem concernente a es~a.s duas series.
~ documentos em ordem alfahetica onom.1stica

Serie Promo<;Ao
-" No arquivo permanente, 0 quadro passaria a ser:

Sene Nomear;:ao
efetiva

~~
Suhserie
Antiguidade
Suhserie
Merecimento
c!: processos par ordem alfabetica onom.1stic:a ~
i I r I

Sene Promoo;.'jo
e transfer~nda

i:!. documentos em ordem etlfahetico onom.151ica ~

... "-.-' .- c!: processos em proem dos <:ri1t!!rios",da,"lmoslragem;

Serie Transfer~ncia categonas funClonais, periodo aonologioo, onom.1stico etc.
~

~~

Utilizando es~es mesmos exemplos relativos a urn departamento

Subserie Suhserie Suhserie
Eil-of!cio de pessoal hipotetico, passemos a considerar a organiza~o intema das
A pedido Permuta
series. Evidencia-se que a subserie pode representar rnodalidades eta ques-
tao contida na serie (par exemplo: promoc;:ao par merecimento, pro-
moc;:ao par antiguidadeJ. Par outro lado, a sub~erie pode ter como ca-
I racteristica a fato de reunirvariantes da mesma especie documental. Eo
~ documentos em ordem alldhetica onom.1slica
-" ,
caso de canas, telegramas e cartoes-postais,
subseries dentro da serie "Correspondencia".
que podem constituir

,,
,
-~
15.

.
"

o desdohramento em subseries tambem se faz necessaria quan-

do se da lima especie de inversao, constando 0 setar que pr1:lduz 0
T unidade de arquivamento coinCide com a reuniiio de urn nueleo que
organicamente teria sentido estar reunido.
'"
o
o
<
o
,
<
documento como fatar da subdivisao. :B0 casa dos pareceres em urn Alguns te6ricos da arquivistica,- no ambito dos arquivos perma-
c
,
"
I
o

.
~ o
arquivo de uma assembleia legislativa. Como nos 'documentos parla- nentes, consideram esses pequenos conjuntos organicos unidades mi-
o
>
,
mentares a caracterlstica maior para aglutina-Ios e a especie, a serie nimas do arquivo, desprezando 0 documento unitario. Entretanto, nao .
<
<

.
o
~
"Pareceres" tern que ter como subseries as comiss6es que as exararam.
Urn exemplo concreto acha-se no Funda "Conselho Geral da Pro-
se pode negar que, pelo menos do ponto de vista material, a unidade
documental e a menor "possibilidade" arquivistica. Hi dois tipos de
"
o
<

vincia (1824-1834)" do Arquivo Historico da Assembleia Legislativa
do Estado de Sao Paulo. A Serie la, "Pareceres", possui 10 subseries:
i) pareceres da Comissao da Fazenda e Contas; ii) pareceres da Co-
missao de Poderes; iii) pareceres da Comissao de Estatistica; iv) pa-
receres da Comissao de Postura; v) pareceres da Comissao Perma-
nente; vi) p_~receres da Comissao de Dizimos; vii) pareceres da Co-
missao de Reda~ao; viii) pareceres da Comissao de FaIa; ix) pareceres
da Comissao de Policia; x) pareceres da Comissao Extraordinaria do
Caminho de Santos.
Prosseguindo na hierarquiza.-;:ao piramidal da organiza~ao inter-
na do fundo de arquivo, a ordena~ao da suhserie (valida para a serie que
nao possua subdivisoes) pode obedecer aos seguintes criterios, segundo
as peculiaridades dos documentos que a compo em:
Q alfahetico (de nomes de interessados, de autoridades/autores, de
governantes/signatarios, de entidades as quais se relacionam etc.);
[] geografico (regional e, em segunda instancia, alfahetico);
[] cronoI6gico pela data da produ~o do docurnento;
. ."", ..;
" junto de outros que lhe sao iguais tipologicamente e que s6 em conjunto
o cronol6gico pela data de proto colo;
[] cronol6gico pela data da resoIu~ao do ato administrativo.
A subserie (au a serie, se for a caso da divisao direta desta) e corn-
posta de unidades de arquivamento ou de documentos avulsos. A uni-
dade de arquivamento nao tern propriamente urn Iugar na hierarquia
do fundo, ja que e' urn elemento material e formal de armazenamento
(volume encadernado, ma.-;:o,pasta, caixa, lata). Porern, em certas cir-
cunstancias, a unidade de arquivamento tem uma equivaIencia tecnico-
cientifica. Assim, pode-se encadernar juntos (ou colocar na mesma cai-
xa au lata) os relat6rios de determinada diretoria relativos a dois au
quatro anos, conforme for 0 periodo de gestao da mesma. Nesse caso, a
.
'0
<
nlICieo de documentos que sao realmente considerados unidades do-
o
cumentais (nao se trata da reuniao em unidades de arquivamento e, o
sim, de uma sequencia que nao teria sentido se seus elementos fossem ~
tornados separadamente). Eo caso dos\pr~~_e~sos')e dos dossies. Defi-
nindo-se os primeiros como "conjuntos de documentos de tipologias
diferentes cuja reuniao e obrigat6ria para que se ehegue a eonseeu~ao
de urn ato administrativo" e os segundos como "eonjunto de doeu-
mentos de tipologias diferentes, cuja reuniiio'optativa e util para do-
cumentar urn fato, evento, assunto etc.", ambos atuam como unida-
des rninimas de documenta~ao, uma vez que, formados, sao absoluta-
mente indivisiveis.
o doeumento avulso nunea se apresenta totalmente saito, nem
no arquivo corrente, nem no intermediario, nem no permanente. Se as-
sim fosse, seria posta em duvida a grande especificidade dos documen-
tos de arquivo, a qual os diferencia dos outros documentos ditos de bi-
blioteca ou de museu: a organicidade. Por isso, quando me refiro a do-
cumento unitario (unidade minima), este se encontra dentro de urn con-
documentam uma fun.-;:ao ou uma atividade, qualquer que seja e1a, da
admioistra~ao publica au privada.
o que se quer evidenciar e 0 oao-comprometimento informacio-
oal, comprometimento que teria, par exemplo, dentro de urn processo
ou de urn dossie. Mas que "viva" em conjunto, que Ihe seja vital seu
meio genHico de origem, isso nao se pode negar. a exemplo mais claro
volta a ser a correspon-dencia. Os temas tratados, as signatarios e os des-
tinatarios podem ser diversos, demonstrando, portanto, individualida-
de. Porern, como "testemunho" do exerdcio das fun<;oes de determina-
do orgao, a carta isolada s6 vale em seu Iugar dentro do conjunto, da
serie oode se insere.
..
, T
<
. Se obedecidos esses preceitos geraise entendidas torlas as possibi- CAPfTULO 10

<
lidades de trato documental e de armazenamento, temas 0 arranjo coo-
<
.
, cretizado. Ele ounea e estatico, no seritirlo de nan permitir flexibilidarle,
. de nao ser urn sistema "hospedeiro". Se sua dinamica parece, a primeira
o vista, ser puramente cumulativa, e fAdl entender que ela pode se dar
Dispersao e reintegra~ao de fundos
>
o
o
<
. tambem no sentirlo de alargarnento au de estreitamento internos. 0 pri-
meiro caso aearre se for acrescirla uma fUllyao nova ao 6rgao produtor,
fun<;:ao cujas atividades gerarao novas series (podendo ate prorluzir no-
vas sefYOesou grupos, se as novas compet~ncias tiverem urn setar esped-
fico para cumpri-Ias). 0 estreitamento pode dar-se no casa da supressao
de uma atividade, de toda urna fun~o, au meSilla de urn setor inteiro.
Dai a rnutabilidade dos quadros de arranjo.
Todas as conceitua~oes e exernplos aqui apresentados nao podem
deixar de passar, em sua aplica~ao pratica, pelo born senso que a relati-
vidade e a especificidade dos documentos de arquivo exigern dos profts-
sionais incurnbidos de identifica-los, processa~los e divulga-los.
Nenhum quadro de ordeoa~ao pode ser fixo em rela~ao a pr6pria
A partir da defini~ao consagrada de fundo co';::dade
tituida pelo conjunto de documentos acumulados par uma entidade e
con~-

rnutabilidade da administra~ao a qual serve arquivo. A teoria arqui-
vistica apenas dita as prindpios gerais aqui expostos. Na verdade, eles
sao facilmente adaptiveis a ex:tensa gama de tipos de arquivos, seja as da
administra~ao publica, seja as privados, desde que entendidos de forma
intimamente ligada aos documentos aos quais serao aplicados.
"-
,,';'.' ..
que no arquivo permanente passam a conviver com os arquivos de ou~
tras entidades,m e possivel decodificar algumas outras especificidades:
que essa acumula~ao e automatica e organicamente construlda; que se
constitui de documentos produzidos, recebidos e/ou acumulados par
essa entidade (ou pessoa fisica) no exercicio das fun~oes que the justifi-
cam a exist~ncia e tambern seu papel e Jugar oa sociedadei que seus do-
cumentos constituintes ja ultrapassaram 0 valor primario, intrinseca-
mente ligado a razao administrativa e/ou jurfdica pela qual"foram pro-
duzidos e acumulados, e que foram preservados em razao do seu valor
secundario, isto e, da possibilidade de servirem de prova ou testemunho
para efeitos cientificos, sociais e culturais. Seu campo de dominio e, pois,
o arquivo permanente, onde ja nao ha eliminacr6es de documentos.
Se se tamar as varias conceituacroes de fundo, tal como ocorrem
nos manuais mais prestigiados dos varios paises, 0 enunciado dessa de-
finicrao vai variar muito pouco,e em aspectos sohretudo reiterativos:
algumas aludir a "um conjunto em crescimento" (isto, evidentemente,

Il2 DiriolJlil'io de renlli""I"gil1 arljllil'i>tiw, 1996.

'"
. desde que 0 6rgao produtor/acumlllador continue em atividade, pois,
T organismo e com os direitos e abrigarr6es das pessoas que interagiram
"
.
o
"o
.
"
<
<
do contrario, seria urn "fundo fechado"); Dutras lembram que ~ indife-
com e1e."lB
o fundo
"
,
,
. nnte a forma do suporte ou do sistema de signa!> para registrar as da- de arquiva tern origem te6rica na formula~ao
pia da proveniencia (0 que oconeu pela primeira vez em 1898, no ma-
do princi-
.
o

o
>
. dos. ja que 0 importante
de; Dutra!>ainda informam
e a acumula~ao relacionada com uma ativida-
que 0 6rg1l0 gerador de fundos cleve leT uma nual dos arquivistas holandeses), que e a que 0 torna testemunho do ."
o

, ~
o
<
. estrutura, funljoes e fins conhecidos, de preferencia estabeleeidos por
lei; alguma pode afirmar que esse todD organico constituido pelDs docu-
organisillo aeumulador, na palavra abalizada de Carol Couture. 0 prin-
cipia e a garantia do valor de prova (evidential value) e do valor de teste-
<

mentos resultantes do funcionamento de determinada administrar,:ao e munho (informational value) de que tanto nos fala Schellenberg. '-'0 fundo
de arquivo nao existe sem que seja aplicado 0 principio da proveniencia;
..
o

complete em si mesmo. De modo geral, vistas todas essa!>possibilida-

des, 0 que fica daro e a autonomia do fundo, que permite que ele seja ou-, 0 documento que nao e parte de urn fundo tr:m urn valor intrinseco .
de informa;:ao, sem que the seja aplicado este valor de testemunho ou de o
processado tecnicamente de forma independente, sem prejuiw da efici-
prova, pois 0 respeito ao principia da proveni~ncia e-Ihe essendal."124
encia do tratamento.
Como se Yiu no capitulo 7, f possive:! isolar alguns pontos funda- Luciana Duranti demonstra, ap6s analisar 0 desenvolvimento da

mentais para rnelhor compreender 0 eoneeito de fundo: arquivistiea dentifica a partir de meados do seculo XIX, que, sobretudo
dr:pois da decada de 1940, todas as ideias te6ricas sobre 0 material e as
I:l a de que 0 fundo abarca documentos gerados, recebidos e/ou acu- fun;:6es arquivisticas jii haviam sido fonnuladas e articuladas repetida-
mulados por pessoas flSieas au juridicas, documenros necessarios 11 mente. )a eram cornpartilhados e eonhecidos os conceitos dr:~
sua criarrao, constituifjAo, funcionamento e ao exercicio pleno das ati-
I:l arquivo como universitas rerum, isto e, como urn todo indiv1sivel e
vidades que justificam a existenda da entidade;
I:l 0 de que os documentos perteneentes a urn mesmo fundo guardam inter-relaeionado das alf6es do seu eriador;
a doeumentos arquivisticos como meios naturais, imparciais, aut~nti-
rela~6es orgi\nicas entre si;
I:l 0 de que a conceprrao de fundo esta estreitamente reladonada ao pr6- cos, interpendentes e unicos, rr:siduos e evid~ncias das atividades de

prio 6rgao que 0 aeumulou, estando presente, portanto, desde a g~- seu criador;
nese documental, muito embora nem todos as documentos geradosl I:l conexao arquivlstica como a vinculo original e necessario entre as
. - "'-'c':"" produzidosvenham a constitwr urn fundo;
,. documentos arquivisticos, determinado pelas fun~6es, competencias
I:l 0 de que, para que os documentos venham a constituir urn fundo, f e alividades que as geraram;
preciso que a entidade acumuladora se;a administrativa e juridica- I:l trabalho arquivistico como centrado primariamente no respeito e
prese.rvarrao dos fatos evidenciados pelos doeumentos, na inregrida-
mente consolidada; e
o 0 de que 0 fator norteador da constituilfao do 'fundo e a origem do de fisica e inteleetual dosdocumentos como tais; na sua proveni~ncia

documeoto, no sentido do contexto de sua genese. e ordem; na sua capacidade para Sf'rvir como evidencia e garantia de
responsabilidade administrativa, legal, hist6rica; e no seu carntcr de
A grande 6gura da teoria arquivlstica no ambito dos arquivos fontes gerais para qualquer usa, interesse e pesqlli.~a.
permanentes e 0 funda. Ele e a marca de diferenciarriio de aglomerados
documentais de outra especie, dada a especifieidade de sua natureza.
"A teoria da natureza do material arquivistico deriva da analise de suas L!) Durant;, 1994.
rela~6es com a organismo produtor, com as fun~6es e atividades deste '2~Couture" R()U~.\e,l",1987.

.
.
'"<
<
" " para 0 enten d"Imento d.a '..uama d'a "teo-,
o ana de 1841e deCiSIVO
ria de fundos',. Em atendlmento
. . -'
a mstruc;oesmternas
L

d 0 governo c-_
uall-
T i
I,
func;oese as atividades
nas
. e extemas'
,',
,
da entidade acumuladora
segundo 0 Dicionano
_
. ..
brasl1eJ-rode
em suas.. relayoesinter-
terrmnologla
. . arqwVJs-
. ,


o
o

.
z
o
<
>
c~sdatadas de 1839,dirigidasaos arquivos mimstenals e epOlsestell<Ii-
" "" d" I hca Na verdade, as duas concepc;oessecompletam: apnmelra nos mos-
. . . d f d d d" A ~
.
o

o
>
. ...
das aos arqmvos departamentals e comunalS, devenam ser abandona-
.
dos os velhos esquemas classificat6rios tematicos. EstabelecIa-se que
I tra como se comporta 0 mtenor 0 un 0, a segun a nos lZpor que.
.. d fi"d
. .I I'
I . " d" "d .I"d d d d
orgamCida e lca ev:I ente na re a(j:aoentre a III IVl U . I a e 0 ocu-
. 127
o
o

o
o mento e 0 conJunto no qu e e se sltua genetIcamente.
o documentos originarios de uma determinada institui(j:ao,corpora(j:aoou ".... ddt d " "I
z
"
< . Na arqmtetura orgdOlca as acumen as e arqmvo, as pI ares
familia seriam agrupados e considerados 0 "fundo" daquela entldade. A f d . d ( ",'" , )" I

. sao 0 un 0, a sene e 0 ocumento um ana au compos 0 , numa re a-
Proposta foi viabilizadano Ministerio do Interior par Natalis de WmUy, - h" . "1 'd 6' ,"d d, ,'umulador, E"", rrla ~
r;:ao IerarqUlcaSImiar a a pr pna en 1 a ..., . '''' -
a quem a arquivisticaatri~u,ia.autoria da teoria de fund~s.. . yao, alias, preside a enfoque pelo qual 0 te6rico espanhol Romero

A classificayaoarqUlvlStIcapelas estruturas orgamzaaonals e seu Tallafigov~ 0 fundo e suas subdivis5es:fundo como "reuniao de series =
c
funcionamento encontrou aceita~aoem todo 0 mundo, tendo Waldo documentaissegundouma proced~nciaorgi\nicaeinstitucionalcomurn";
Leland (Iowa, EDA), em 1912, enunciado a teoria de forma irrefutavel- serie como "uma divisao arquivistica dentro de cada fundo (ou denlro
mente clara, tal como e conhecida hoje: "Cada 6rgao oftciale uma uni- de cada grupo) que tern por caracteristicas de identidade determinados
dad~,<adn:inistrativae,seus documentos fo~mamurn grupo homo~~.neo ..,_ tipos documentais, uma origem funcional e competencias comun_s~: I.~."..;,

(urn furido, na terminologia dos paises latmos) que reflete suas atlVlda-
des. Esse grande grupo (fundo) naturalmente se divide em subgrupos
(grupos), e estes em series.Portanto, 0 principia a set observado e que
os arquivos devem ser c1assificadosde modo que reflitam, c1aramente,a
organiza(j:aoe as fun(j:oesque os produziram. Essa e a essenciado famo-
so principio do respect des fonds (ou da proveniencia) .125 A ado(j:aouni-
versal e incontestavelda teoria de fundos baseia-se em tres fatoresjusti-
ficadospor Schellenberg,ej<iabordados no capitulo 8, que sao: a manu-
tenlf3.Oda integridade dos conjuntos docurnentais, 0 conhecimento do
' Entendido 0 fundo como esseconglomerado documental organi-
co, passemos as suas duas modalidades: ele pode ser aberto ou fechado.
No primeiro caso, a acumulat;ao e continua, uma vez que os documen-
I tos de valor permanente passarn a integra-Io pouco a pouco, a medida
que vencem os estagiosanteriores de vigenda e validade administrativa
i e jurldicai no segUlldo,a entidade produtora/acurnuladora ja encerrou
i
1
suas atividades ou as teve tao substandalmente modificadas que justifi-
cam urn encertamento do fundo e a abertura de outro. Para alguns te6-.
ricos, urn fundo s6 esta completo quando esta encerrado. Como aponta j
1 .

;~', .contelf'\9,~_~as_
circunstan~iasde criayao do documento, e a possibil_ida-
de de se pod~r contar co~ urn criteri.ouniversal seguro: ..
A qualldade org,huca dos coo)untos documentalS arqUlvistlcos,
como e hoje entendida, vai alem da "rela(j:30significativa" a que aludia
\ -'''f,-"",MichelDuchein, em virtude disso, os arquivistas italianos_D,30con~w!$.",-,~,.""
. '
ram como arquivos propriamente ditos (fundos) doc~mentos d~ ad~i- .~
nistrac;aomais recente, urna vez que Ihe negam 0 carater de umversttas
rerum, ou seja,deconjunto encerrado, caractetisticaque, para eles,tipifica ,~

Schellenberg relativamente ao arranjo dos documentos no fundo: ar-
ranjo como "processo de agrupamento dos documentos singulares em
unidades significatiyase 0 agrupamento em rela\ao significativade tais
unidades entre si".126A organicidade, hoje, passa a ser _~ompreendida
como a "qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, as
todo fundo de arquivo. MasDuchein nao concorda, afirmando que todo
documento getado por urn organismo e por ele conservado pertence,
desde sua cria~ao,ao fundo do organismo, comprovando, assim, a exis-
tencia dessefundo desde entao, ainda que nao completo ou encerrado.

~~~-
-"--~~~~~~.
-~~--"-"-'--' -_ .. _----_._----- ---'.~-~~---
m Guaye, 1984:15-23.
m Yer Schellenberg, 1973b.
12IlTall"liL',<>,I'N'1
w. Schellenberg, 1980b.
.s.
- Urn fundo permanece aberto enquanto 0 organismo que 0 produz csti-
T Neste sentido e que a arquivlstica, em todos as seus quadrantes,
'"
.
o
o

nio pode aceitar 0 que se convencionou chamar de "dispersao de fun-

o
veT em atividade, poclenclo tal situarrao prolongar-se por seculos. Nesse

. dos". Convem, contudo, nao confundir a "dispersao de fundos" com 0
<

.
caso se enquadra, por exemplo, 0 fundo do Parlamenla britanico, apon-
fenOmeno de transferencia de competencias ou atividades de urn 6rgao "
o
ta Duchein.ll9
.
<
v
o Revelaclo 0 perfil do (unclo como conjnoto documental proce- para outro, au mesmo com a cria~ao de toda urna nova administraijao <

> o
, ~
o
<
. dente das atividades de determinado 6rgiio, passemos a entender sua
divisao inlerna. Esla corresponde as subdivisoes desse orgao (or-
(caso dos munidpios que sao divididos em outros munidpios. de novos
estados criados em urna federaijao ou de paises que se instalam a partir

~
de sua independencia de suas metr6poles colonizadoras). Nesse caso, 0
manclo os grupos e subgrupos) e, denIm destas. as series documen-
tais, havendo casas em que, pelas caracteristicas peculiares da enti- que se da e 0 deslocamento da documentai;io vigente, a de primeira .
o
<

dade. e passive! passar diretamente as series na c1assifica~ao interna
do fundo. As series constituem a realidade palpavel e conereta com
que 0 arquivista val trabalhar. uma vez que os nlveis superiores
correspondem 0106rgao maior e a suas subdivisoes, representando,
na verdade, aglutina~oes de series.
Ora, se estas se caracteriz.am por serem integradas por documen-
tos do mesmo tipo documental (que representa a fusao entre a especie
documental e a atividade juridica au administrativa neleveiculada). evi-
dencia-5e que nao podem ser desarticuladas, dispersas, se1ecionadas, nem
ordenadas por criterios alheios 11. sua especificidade documental. As pe-
.-;asdocumentais - os documentos individuais que constituem as series
idade, e ate a de segunda idade. sem cujas informaijoes a nova atividade,
a novo 6rgao, municipio, estado au pals estariam prejudicados em suas o
necessidades informacionais. Esses documentos sao-lhes indispensaveis,
porque informam sobre a sua proto-hist6ria e como tal figuram nos
respectivos arquivos, que se iniciam com 0 funcionamento das entida-
,9l;~:,Esse tipo de_cessao nao se configura como "dispersao". -.-.':.
Do ponto de vista metodol6gico. e perfeilamente correto que os
arquivos cessantes (os relativos a atividades, entidades, orgaos ou mes-
rna regioes) tomem a data-limite inicial das series cedidas como data-
limite final das series remaneseentes e as encerrem. Tal encerramento
, pode dizer respeito a uma, a varias series ou a todo urn fundo au fundos .

- reunidas em agrupamentos 16gicos nas unidades de arquivamento A dispersao oenrre quando, por motivos distintos dos ja expos-

sao a menor unidade material arquivistica. Vale reiterar: unidade mate-

!I tos, retiraffi-se documentos de nma serie, series de um fundo, Undos de
urn arquivo, para com par series e Undos de outro arquivo. Nao se esta
rial. ja que a menor unidade orgAnica e a serie, por se acharem rep res en-
tadas em seus documentos uma coerenda e uma uniformidade que re- aventando a possibilidade de desaparecimento de documentos ou do

fletem atos dispositivos au comprobat6rios de uma mesma atividade. .1 ..,d~s~pn,h,ecirnento

..
do. paradeiro de documenlos, quando cont1g~rados "

..
,v

Contudo, ranto uma quanta a outra, sao desprovidas de "sentido I como furto e. sim, 0 fenOmeno quando realizado sob 0 pretexto de po-

arquivistico" se fora do seu meio. FOliodas pel;as dentro das series, e, no lilicas ou de reorganizai;oes arquivlsticas baseadas em equivocos de or-
Ambito mais amplo destas. do fundo. Note-se que essa concep~ao nao dem politica, te6rica, metodol6gica ou pratica.
A dispersao indevida de documentos, tio veementemente nega-
tern nada a ver com a reuniao fisica, formal, material. 0 que se conside-
dOlpela metodologia arquivistica, nao 0 e pelas administraijoes que, de
ra, independentemente dessa presen~a fisica, e que houve e ha urn meio
genetico de prodU~6 e tramita~ao, no qual 0 documento unit aria nao urna forma ou de outra, aulorizam tal aberra~ao. Pode ale haver am-
paro legal, assim como 0 aplauso dos usuarios, por cornodidadc. 0
pode estar isolado, ainda que virtualmente, sob 0 risco de se tomarem
que nao pode haver e a aquiescencia do arquivista responsavel, quan-
completamente prejudicados 0 seu uso, a sua interpreta~ao e, principal-
do se trate dOldispersao dos documentos por ele custodiados. A atitu-
mente, 0 seu valor de prova ou de testemunho.
de que Ihe determina sua forma~ao e sua etica prGfissional e a de opo
siijao, protesto e esclarecimenl0 junto as autoridades. Se hOllver texlOS
,l~ DLI(h~in, 19R2-86:14-33.
..
,
"
.,
..
,
Iegais que d~em respaldo
ticos de alterar a situa~ao.
a dispersao. pracucar meios juridicos e poli-
T uma adininistra!j:Ao, apenas 0 que' conceme a parte de seu territorio. Por

o
.
>
As situa'10es mais freqiientes em que pade se dar alguma forma de
outro lado, prejudica-se bastante os fundos mais antigos, desfigurando-
se a epoca mais remola daquela administralJiio. Contra essa desfigura~
..
.
"
o
>
dispersao de Cundos sao:
c;ao e que lutam os arquivistas. Com freqiiencia, De5SeScasos, eles nao
o
o
<
,
. encontram respaldo nem das autoridades, por seus interesses de carater u
o sequestra e confisco de documentos, em casos de guerras ou oon.f1i~ <
o
< tos armadas entre paises ou entre fac~oes divergentes no mesmo pals, poI1tico. nem dos historiadores, favonlveis a "pertin~ocia" (eotendida
-


o que provoca a safda daqueles registros de seu domicilio legal para
as novas sedes governamentais. mesmo em outro paisi
como a entrega de documentos que concernem ao territ6rio em ques-
tao, sem que Ihes pertencra necessariamente). Alias, em nome desse prin- -
>

o
(J avan~ indevido, nos casas de separa~o territorial de municipios, cipio, 0 pertinenzprinzip dos alemaes, no seculo XIX" documentos fo- <

estados, provlncias au paise5, no sentido de que os novos munid-

pios. estados, provmcias ou paises se apossem de documentos mais
remotos do que as estabeleddos pela data-limite acordada entre as
partes. Como e de consenso, eles teriam direito aos documentos de
produyao recenle, cujo conteudo seria indispensavel as novas
gestoesj
D obedi~ncia a determina!j:oes superiores pontuais e circunstanciais de
caniler politico, ainda que contnirias as disposicroes legais ou a tradi-
erao vigentej
[J acatamento de determina!j:oes legais correspondentes a situacroes de
epoca, figurando mesma em atos normativos de maior peso jurJdico
como Constitui!j:ao, estatutos e regimentos, significando obrigacroes
e interesses de momento e discordantes das regras do direito e das
metodologias da arquivfstica e da tradic;ao hist6rica.
Principios de dirc~ito,intemacional em materia de arquivos acom-
panham os mesrnos prindpios gerais universal mente aceitos quando da
anexa!j:Ao/separac;ao de territ6rios. normal a cessao de titulos de pro-
priedade e de todos os documentos necessarios a continuidarle admi-
nistrativa. "Os arquivos publicos. elementos do dominio publico, se-
guem pois a sorte do territ6rio: e 0 principio dito da territorialidade dos
arquivos."llII Atente-s8, no entanto, que s6 os registros relativos a "con-
.tinuidade" devem ser obrigatoriamente cedidos. Mesmo porque, arqui-
visticamenle falando. e bastante problem3:tko "separar-se",
ram extraidos de varios arquivos europeus para formac coleyoes tematicas
em nome de idelltidades nacionais ou regionais.
c
-
A Convencrao de Haia de 1954 prevea proteerao dos bens culturais
em caso de conflito armada. No que diz respeito aos arquivos, uma serie
de pontos os coloca a salvo e sob protecrao internaciona!. Entretanto, nos
casas mais localizados em que a apropriacrao nao recebe do direito inter-
nacionalnenhuma protecrao, muitos abusos ja ocorreram. E bem verdade
que, freqilentemente, sabe-se de "reintegracroes", citadas na bibliografia
arquivfstica internacional, algumas ja apresentadas ao publico, ate com
grande pompa, como se viu em 1984, em Bonn, durante 0 X Congresso
Internacional de Arquivos, quando foram devolvidos a Alemanha docu-
mentos confiscados pelos Aliados no fim da II Guerra Mundia!.
Os especialistas chamam a atencrao para 0 fato de que todo pro-
cessamento que se de a informacrao arquivistica nao pode se afastar dos
principios te6ricos basicos da arquivistica, devendo refletir sempre os
prindpig5.da,pro.v.eniencia e da organicidade oa sua classifica~o e na ,...'c- _. '
ordena~o interna dos fundos. Portanto, do ponto de vista te6rico _
com ou sem informatica -, 0 principio da proveniencia e basico e
indestrutlvel, mesmo que as informalji)es se apresentem apenas em sua
forma virtual. 0 arquivista deve estar profissionalmente preparado para
isso. A "tecnologia da informa.yao induz 0 arquivista a reinterpretar 0
principio da proveniencia, transformando-o em um paradigma
metodol6gico que passa a focalizar uma ordem intelectual em vez de
dentro de
uma ordem fisica".'.11 Portanto, no caso das dispersoes de fundos, nem e

,'II n"ttti~I', 1':J7fl.

1.01ThulIIU"'liCII, I 'W5.
".
.-
'"
.
precise que das se d!em fisicamente. Mas, aD se considerar intelectual-
T A integralizayao de fundos de arquivo, assim como as informa-
171

'"
o
o

mente urn documento genuinamrnte pe-rtenceDte a urn fundo como de yoes dispersas que sao de interesse para a historia dos paises contidas em .,

. outro, por qualquer raz.3o que seja, a dist0rvao j~ foi cometidal diferentes fundos customados fora de seu territ6rio, como -veremos adi- -
-.
o

~
o
., A rrintegra~o de fundos faz-se necessaria por ~ tntu da mais
comezinha "justilja arquivistic.a'". Nio se pode justificar a disperslo de
ante, sao hoje uma da.s mais strias preocupayoes dOlarquivologia no
ambito internaclonaI.
o
v

o

<
, fundos apelando-se para a prot~lo, 0 melhar tralamento
melbar scm aDhistoriador, e levando alguns document05
tknico, 0
considera-
Embora constituam variantes distintas - reuniao material de do-
cumentos originais. reuniao par meio de microformas au reuniao de
v

-
dos mais preciosos para institui~~e5 de grande porte DU para centros informa~oes por meio de referenciayao (tradidonal au virtual) -, to- "
o

urbanos mais desenvolvidos. Nilo se pode acena! (om os recursos da
tecnologia da informaljBo, como scanner, microfilmagem ou digitalizaylo.
da5 dizem respeito illmesma preocupac;:ao de proporcionar a05 historia-
dores e aos cidada05 em geral a quadro mais completo de fontcs que .


para "trocar" ou retcr documentos de Dutro domidlio legal. Dutra pro- testemunhem a evolu~ao nacional eviabilizem meios para sua identida- D

veni~ncia e Dutro rodo genetica, distint05 dos demais documentos de cultural atraves dos tempos.
custodiados por determinada entidade. Cada documento. em sua rase A alusao a essa questiio tern a vcr com a neeessidadedeo arquivis-
permanente de vida, den ficar junto com os que tiveram 0 mesmo meio ta procurar, por todos os meios. nao medir esforyos para lentar manter
os documentos sob sua guarda, au aqueles que dcveriam estar. afasta-
de prodUlj3o/tramita'r8o/acumula~o.
Os centros de documentayio que queiram ter em seu proprio re w
d05 de condic;:oes adversas.
e1nto dados contidos em documentos diversos, estes sim podem recor-
rer a tecnologias dOlinformayao de toda ordem. Informatica e telematica
ai estao para semr a disseminayao dOlinformOllYao.
Na teoriza~o dos fundos e na an:Uise da questao da sua dispersilo
e preciso reiter.r as r.eflexOes de Luciana Duranti sobre 0 fato de os do-
cumentos serem mdos naturais, imparciais, interdependentes, Unicos
residuos e prova das atividades do seu criador/acwnulador, sendo a co-
nwo arquivistica ~Qlv1ncul~.PJ!J~~ e n~o_ entre os documen- ...~,~.
tos arquivSsticos. determinado pelas fun'rOes. m No caso dos documen-
~ 105 originais, que ttm todas essas caracteristkas, ha urna e:xisttncia pal-
pavel e DaDvirtual, sen do, portanto, 0 luSar 6sico de sua permantncia 0

seu lesitimo domicl1io legal.

Ademais, 0 documento arquivlstico de valor pennanente e urn
bern cultural rn6vel.e componente do patrinlOnio documental nacional.
Como tal, tern direitos devidamente assesurados a sua integridade flsica
e, assim como as oulras rnodalidades de bens culturais m6vds, reeebe 0

amparo legal quanto ao seu domidlio, guarda e proteyao.

1)J Dur-mlL 1994.