PROGRAMA DE GESTION INTEGRAL DE

ENERGA

El sistema de gestin integral de la energa es el conjunto de procedimientos y

actividades estructuradas que integra los componentes del sistema organizacional
de la empresa, para alcanzar el consumo mnimo de energa.

Para la implementacin del SGIE en la empresa se deben cumplir las siguientes

tres etapas: Decisin Estratgica, Instalacin y Operacin.
Pasos para la implementacin del SGIE
Etapa 1. Decisin Estratgica

En esta etapa se identifica el estado actual de la empresa, los potenciales globales

de reduccin de los consumos energticos y se establecen las metas energticas
basadas en estos potenciales tales como: los impactos en la productividad, el
medio ambiente, la utilidad, los gastos operacionales, el rendimiento y las ventas.
Actividad 1: Caracterizacin Energtica de la Empresa:
En esta actividad se procede a identificar el estado de la empresa en cuanto a la
administracin y al uso eficiente de la energa. Dicha identificacin consiste en la
aplicacin de herramientas de caracterizacin para determinar el potencial global
de ahorro total por reduccin de la variabilidad operacional, de la planeacin de la
produccin y de la mejora de la capacidad tcnica-organizativa de la empresa.
La caracterizacin del estado de la empresa se debe complementar con la
identificacin de las capacidades de innovacin, as como tambin es importante
evaluar los avances organizacionales en relacin con el estado de madurez de los
procesos, los impactos de los sistemas de calidad, ambiental y los modelos de
gestin humana.
En esta actividad se aplican las siguientes herramientas: encuesta cualitativa,
filtrado de outliers, diagrama de correlacin E vs. P, produccin equivalente,
diagrama IC vs. P, grfico de tendencia, lnea base, diagnstico de recorrido.
Actividad 2: Compromiso de la Alta Direccin:
Se presentan a la alta gerencia de la empresa los resultados de la actividad
anterior, se establecen los compromisos de tiempos, tareas y reduccin de costos
energticos; se determinan los requisitos para implementar el SGIE en la
empresa. Se establecen los compromisos generales de la gerencia durante la
instalacin y operacin del sistema.
Especficamente se deben definir las formas en que se garantizarn los requisitos
de instalacin y operacin, como tambin precisar los objetivos y alcances del
SGIE y su costo de implementacin.
En esta actividad se aplican las siguientes herramientas: informe tcnico, resumen
ejecutivo, reunin tcnica y acta de inicio del proceso.
Actividad 3: Alineacin de Estrategias:
La gerencia presenta a todas las reas de la compaa involucradas los objetivos,
plazos, resultados esperados del SGIE y mtodos de trabajo que se utilizarn. Se
hace nfasis en la participacin, responsabilidades y los compromisos del
personal de la empresa para el cumplimiento de los objetivos.
Se describe la alineacin del Modelo de Gestin Integral de la Energa con las
polticas y estrategias de la empresa y con los modelos de gestin existentes. Se
realiza la definicin clara de metas, impactos esperados e indicadores de
eficiencia.
Las herramientas que se usan en esta actividad son: reuniones, murales, videos,
realizar un acta de alineamiento del proceso de instalacin del sistema de gestin
integral de la energa.
Actividad 4. Definicin y Conformacin de la Estructura Tcnica y Organizacional:
En esta actividad se realiza el anlisis de los diagramas unifilares de distribucin
de energa primaria y secundaria, anlisis o elaboracin de los censos de carga de
energa, diagrama de Pareto de consumo por energticos, revisin o elaboracin
del flujograma del proceso productivo, identificacin de posibles centros de costo
energtico, evaluacin de la infraestructura de medicin de los diferentes
energticos por centros de costo, identificacin de las reas y equipos claves de la
empresa. Familiarizacin con la estructura orgnica de mando de la empresa,
familiarizacin con los procesos y procedimientos del sistema organizacional que
aplica la empresa para su funcionamiento.
Herramientas usadas en esta actividad: diagrama unifilar elctrico y trmico de la
empresa, flujo de produccin, organigrama de la empresa, censo de carga trmica
y elctrica, diagrama de medicin de energa trmica y elctrica de la empresa,
organigrama de mando de la empresa, manual de gestin organizacional de la
empresa, manuales de gestin de calidad, del mantenimiento, de talento humano,
de seguridad y salud ocupacional, procesos de aseguramiento de la produccin,
de costeo de la produccin, programas y polticas establecidas en la empresa.

Etapa 2. Instalacin del SGEI en la Empresa

En esta etapa se realiza la instalacin del SGIE en la empresa. A continuacin se
presenta la descripcin de las actividades que permiten la instalacin del SGIE en
la empresa y las herramientas para llevarla a cabo.
Actividad 5. Establecimiento de los indicadores del Sistema de Gestin:
Se realiza una caracterizacin energtica en cada centro de costo encontrndose
los siguientes datos: Grfico de correlacin, identificacin de la lnea base,
grficos de control del ndice de consumo, determinacin de la produccin crtica
por procesos y grficos de tendencia para el monitoreo, grficos base 100.
La caracterizacin permite: validar los indicadores o definir nuevos indicadores en
la empresa, establecer metas alcanzables, establecer los grficos de tendencia y
base 100 en cada centro de costo, establecer el diagrama de Pareto de las
prdidas energticas de la empresa, establecer el rbol de indicadores base 100,
el grfico de evaluacin del presupuesto, el grfico de Pareto de prdidas
absolutas y recuperables por reas y a nivel de empresa.
Las herramientas que se aplican en esta actividad son: encuesta cualitativa,
filtrado de outliers, diagrama de correlacin de consumo de energa (E) vs.
produccin realizada o produccin equivalente (P), diagrama del ndice de
consumo (IC), vs. P, grfico de tendencia, grfico base 100, rbol de indicadores
de eficiencia energtica, grfico de Pareto, diagnstico de recorrido a reas y
procesos, hojas de clculo y software especializados.
Actividad 6. Identificacin de las Variables de Control por Centros de Costo:
Se procede a identificar las variables de control, o eventos que impactan la
variabilidad de los consumos energticos, en cada centro de costo o subprocesos
de los centros de costo de la empresa. Se realizan talleres con los operadores de
cada turno de trabajo para identificar y validar las variables de control e identificar
acciones, procedimientos o proyectos para el seguimiento o control de las
variables identificadas. Este proceso se hace en cada centro de costo y a nivel de
empresa para las reas de gestin tctica siguientes: operacin, coordinacin,
mantenimiento, produccin. Clasificacin y reduccin de variables, acciones,
procedimientos y proyectos.
Las herramientas usadas en esta actividad son: identificador de variables de
control, mapa DMAIC Six sigma, conceptualizacin, filtrado de soluciones, matriz
seleccin de mejoras.
Actividad 7. Definicin de los Sistemas de Monitoreo:
Una vez identificadas las variables de control se procede a establecer en cada
centro de costo el sistema de monitoreo de la eficiencia energtica del proceso.
Este sistema se compone de: software o herramienta de monitoreo, indicadores a
monitorear, variables a monitorear, valores estndares, tiempo e intervalos de
monitoreo, grficos de resultados, reportes de resultados, sistema de informacin
y divulgacin de resultados, responsable del monitoreo y equipo de mejora. El
equipo de mejora es el que se encarga de analizar los resultados del monitoreo y
adoptar las acciones correctivas o preventivas requeridas.
Las herramientas usadas para realizar esta actividad son: monitoreo y metas,
registros, gestin a la vista, plan de documentacin y plan de monitoreo.
Actividad 8. Diagnstico Energtico:
El objetivo del diagnstico energtico es identificar las oportunidades o proyectos
de ahorro energtico en los equipos y procesos claves de la empresa. Para ello se
realizan las siguientes actividades:
Identificar reas de trabajo y equipos de diagnstico
. Identificar equipos y/o procesos que requieren balances de masa y energa.
Identificar los equipos y sistemas que requieren pruebas de evaluacin de
desempeo.
 Diagnstico a los estndares de operacin: regmenes de trabajo tpicos,
estndares de control y automatizacin, la planeacin de la produccin,
planeacin e indicadores del mantenimiento.
Diagnstico al estado tcnico de los equipos, al nivel de automatizacin y control,
al nivel tecnolgico, a los efluentes energticos y al uso de la energa y el agua.
Desarrollar un listado de oportunidades en: gestin, instrumentacin, control y
automatizacin, estado tcnico, mejoras tecnolgicas y recuperacin de energa.
Validacin de las oportunidades identificadas con especialistas de la empresa.
Desarrollar un listado de soluciones correspondientes a las oportunidades
clasificadas.
Validacin de las soluciones con especialistas de la empresa.

Las herramientas que se aplican en esta actividad son:

Tecnologas de diagnstico energtico.

Balances de masa, energa, energa y termo econmico.
Criterio de expertos.
Generador de soluciones.
Actividad 9. La vigilancia tecnolgica e inteligencia competitiva:
Con el objetivo de fortalecer capacidades y competencias para la toma de
decisiones estratgicas que ayuden a la innovacin e incorporacin de nuevas
tecnologas eficientes, se requiere la conformacin de redes de conocimiento
integradas por: expertos, grupos de investigacin, gremios y centros de desarrollo
tecnolgico, entre otros actores, que contribuyan en la definicin de escenarios de
futuro y actualizacin permanente de las tecnologas asociadas a los procesos de
la empresa con mayor consumo de energa e impacto en la productividad.
Las tareas correspondientes a esta actividad son:
Crear mapas tecnolgicos que agrupen las funciones y etapas del proceso que
definen los parmetros tcnicos del producto final.
Valorar las necesidades energticas y tecnolgicas en funcin de la
productividad, de acuerdo con indicadores y metas de ahorro energtico, con el fin
de seleccionar y evaluar las alternativas tecnolgicas.
Como resultado se espera tener los criterios suficientes para la seleccin y
ubicacin de los proveedores con mayor conocimiento y manejo de la tecnologa y
de su aplicacin en los procesos productivos.
Las herramientas que se aplican en esta actividad son: mapas tecnolgicos,
tcnicas de anlisis multicriterio, tcnicas para el diseo de escenarios y toma de
decisiones, tcnicas para la gestin tecnolgica, de la innovacin y del
conocimiento.
Actividad 10. Plan de Medidas de Uso Eficiente de la Energa:
En esta actividad se debe realizar la valoracin tcnica, econmica y ambiental de
medidas de uso eficiente de la energa a corto, mediano y largo plazo. Estas
medidas pueden clasificarse de la siguiente forma:
No requieren cambios tecnolgicos.
Requieren cambios tecnolgicos.
Por el tiempo de recuperacin de la inversin.
Por el costo de la inversin inicial.
Por el tiempo de ejecucin.
Igualmente se recomienda disear y utilizar mecanismos que estimulen la
generacin continua de ideas y proyectos de innovacin. Aprovechando la
experiencia del recurso humano en la empresa, por ejemplo: la experiencia de los
operarios en el rea de produccin, la experticia de los ingenieros de
mantenimiento, etc.
Las herramientas que se aplican en esta actividad son: matriz seleccin de
mejoras, anlisis costo-beneficio, anlisis econmico simple, mtodos de
evaluacin de impacto ambiental, modelos de costos de la empresa y modelos de
evaluacin financiera.
Actividad 11. Actualizacin y Validacin de la Gestin Organizacional del SGIE:
Esta actividad busca la organizacin del SGIE y realizar la validacin de este
sistema dentro de la Gestin de la Organizacin. Para ello se recomienda seguir
los siguientes pasos:
Actualizar el equipo responsable de la gestin energtica (Comit, Junta, Equipo
de mejora, etc.), definiendo las funciones, responsabilidades y autoridades.
Definicin de la poltica energtica: definicin de los objetivos y sus metas de
consumo y de reduccin de prdidas, definicin de proyectos generales asociados
a los objetivos, inclusin del SGIE en el sistema de gestin gerencial.
Determinacin de actividades, requerimientos y nuevos procedimientos en las
reas de gestin organizacional: ventas, compras, gestin tecnolgica, innovacin,
contabilidad, proyectos, gestin humana, seguridad y salud ocupacional, medio
ambiente, procesos gerenciales, etc.
Establecimiento del Plan de Comunicacin del SGIE.
Establecimiento y registro de los programas de trabajo: programa de
competencias del personal, programa de mantenimiento dirigido a la eficiencia
energtica, programa de buenas prcticas operacionales, programa de innovacin
y gestin tecnolgica, programa de medidas a corto, mediano y largo plazo,
programas especficos de cada empresa (estandarizacin de la operacin, control
de prdidas, control de impacto ambiental, etc.).
Las herramientas que se aplican en esta actividad son: manuales de gestin
empresarial, herramientas de alineacin empresarial, herramientas de planeacin
y control de procesos y herramientas de documentacin, registro y
procedimientos.

Actividad 12. Preparacin del Personal

Esta actividad consiste en realizar las tareas relacionadas con la capacitacin del
personal en relacin al SGIE; estas son:
Identificar el personal clave de la empresa para implementar el Uso Racional de
la Energa, URE, as mismo identificar las competencias que debe tener dicho
personal.
Realizar un plan de preparacin y estimulacin del personal.
Realizar un plan de evaluacin de competencias y de la estimulacin del
personal. Entrenar al personal en buenas prcticas de operacin y
mantenimiento.
Entrenar al personal en nuevas metodologas de gerencia energtica en la
industria.
Entrenar al personal para la comprensin y administracin del SGIE.
Entrenar al personal para el autodiagnstico y el mantenimiento dirigido a la
eficiencia de los equipos claves.
Las herramientas que se aplican en esta actividad son: plan de recursos humanos,
encuestas, talleres de actualizacin.

Actividad 13. Elaboracin de la Documentacin del SGIE:

En esta actividad se debe definir el sistema de documentacin del SGIE. Con este
objetivo se deben realizar los documentos correspondientes a los procedimientos,
los registros y los manuales. Estos son documentos esenciales para implementar
el SGIE y estandarizar los procesos al interior de la empresa.
Actividad 14. Auditora Interna al SGIE
En esta actividad se realiza la auditora interna del SGIE. Para ello se recomienda
seguir los siguientes pasos: Establecer la metodologa de la auditora.
Revisin del cumplimiento de los requerimientos.
Identificacin de las no-conformidades.
Establecimiento de las acciones correctivas y preventivas.
Seguimiento del cumplimiento de las acciones correctivas.
Las herramientas que se aplican en esta actividad son: listas de chequeo, manual
de energa, registro de no-conformidades, protocolo de la auditora.

Etapa 3. Operacin del Sistema de Gestin Integral de la Energa en la

Empresa
Finalizada la segunda etapa del MGIE, se espera que el SGIE haya sido instalado
en la empresa. Por lo tanto la tercera etapa tiene como objetivo, mediante la
operacin del SGIE, asegurar la mejora continua de la gestin energtica y
evaluar el desarrollo de la cultura por la eficiencia energtica, de tal forma que se
mantenga el inters y el compromiso de los niveles estratgicos, tcticos y
operativos de la empresa.
Las actividades que se realizan en esta etapa son:
Actividad 15. Seguimiento y divulgacin de indicadores Los indicadores de gestin
energtica, definidos en la segunda etapa, deben ser monitoreados
constantemente y divulgados en todos los niveles de la empresa como parte del
Plan de Comunicacin del SGIE.

VERIFICACIN DE LA INSTALACIN Y OPERACIN DEL SGIE

z
 GESTIN DE RIESGOS

En un entorno con altos niveles de incertidumbre que afectan la ejecucin de la

estrategia y el cumplimiento de las metas organizacionales, la Gestin Integral
de Riesgos (GIR) ha cobrado gran relevancia en las empresas como una
herramienta gerencial para la toma de decisiones proactivas, que contribuyan
al logro de los objetivos y la asignacin eficiente de los recursos.
Si bien a diario cada uno de los servidores de ALPINA gestiona riesgos
asociados a sus actividades, se requiere la unificacin de los criterios y
mecanismos que permitan realizar esta gestin de manera coordinada,
aplicable a los diferentes niveles en ALPINA y que se pueda reflejar en el logro
de los objetivos planteados en el direccionamiento estratgico.

En la identificacin de riesgos se deben adelantar los siguientes pasos:

(1) Identificar riesgos en el proceso a partir de la relacin con los riesgos a
nivel de Empresa y de macroprocesos. (2) Identificar los riesgos propios del
proceso.

Identificacin de las fuentes de riesgo: Para identificar las fuentes de

riesgo, se debe partir de la siguiente lista de fuentes y debe dar respuesta a la
pregunta: Cules de estas fuentes de riesgo genricas, puede generar la
ocurrencia de un evento que pueda llegar a afectar el objetivo del proceso?

FUENTE GENRICA
FR1. Relaciones Comerciales, contractuales y de cooperacin
FR2. Circunstancias polticas y normativas
FR3. Circunstancias Econmicas
FR4. Individuos o grupos externos
FR5. Individuos o grupos internos
FR6. Infraestructura
FR7. Eventos naturales
FR8. Mtodos de trabajo
Identificacin de los objetos de impacto: Para identificar adecuadamente
los objetos de impacto, se debe dar respuesta a la pregunta: Qu objeto de
impacto se puede ver afectado por un evento que se origine en la fuente de
riesgo identificada?

DEFINICIN
OBJETO DE
IMPACTO
REPUTACIN Buen nombre de la Empresa, entendido como
la percepcin u opinin que tienen de sta los
grupos de inters.
PERSONAS Personal propio, contratistas o terceros.
AMBIENTE Fsico (agua, aire, suelo), bitico (fauna, flora),
social
RECURSOS Activos o recursos cuantificables en dinero.
FINANCIEROS Pueden ser propios o de terceros bajo el uso,
cuidado y control de ALPINA.
INFORMACIN Comprende los atributos de confidencialidad,
integridad y disponibilidad.
CALIDAD DE LA Calidad operativa de los productos que ofrece
OPERACIN ALPINA sin descuidar el ambiente.

Elaboracin de la matriz de fuentes de riesgo vs objetos de

impacto: Las fuentes de riesgo y los objetos de impacto identificados se
combinan en una matriz, para establecer las posibles relaciones de riesgo
existentes que podran afectar el logro de los objetivos del proceso, para ello
se marca con una equis (x) el cruce entre la fuente de riesgo genrica y el
objeto de impacto que podra ser afectado por una accin, comportamiento o
conducta de dicha fuente de riesgo.
Genrica Reputaci Persona Ambient Recursos Informaci Calidad
s n s e financieros n de la
operaci
n

FR1 X X

FR2 X X X

FR3 X X X X

Identificacin de los riesgos en el proceso: Una vez establecidas las

relaciones entre fuentes de riesgo y objetos de impacto, y teniendo en cuenta
los riesgos de empresa y macroproceso identificados, clasificados por
categoras, por origen y por agrupadores, se procede a la construccin de los
escenarios de riesgo del proceso; los cuales corresponden a la descripcin en
detalle de aquellos eventos que en caso de materializarse desvan el logro del
objetivo del proceso, afectando uno o varios objetos de impacto.
EVALUACIN DE RIESGOS

El objetivo de la evaluacin dentro del ciclo de la gestin integral, es priorizar

los riesgos. Para realizar apropiadamente una evaluacin de los riesgos a los
cuales est expuesta ALPINA, es necesario identificar primero los controles
implementados para mitigarlos y su efectividad. En ALPINA se ha definido el
control como: Conjunto de acciones, mecanismos, actividades, procesos,
estructuras, e instalaciones definidos en ALPINA para identificar, prevenir o
reducir el impacto de diferentes eventos sobre el logro de los objetivos
estratgicos de la empresa, protegindola contra posibles prdidas.

La identificacin de los controles se debe documentar:

(1) Descripcin del control

(2)Responsable de aplicacin
(3)Frecuencia de aplicacin
(4)Responsable de la revisin
(5)Frecuencia de revisin
(6)Estado
(7)Tipo de control: Preventivo-Correctivo.

Nota: Los controles Detectivos tienen como objetivo detectar un evento o

irregularidad; alertan sobre la presencia de los riesgos y permiten tomar
medidas. Es la segunda barrera de seguridad frente a los riesgos. Siempre
estarn encaminados a prevenir o corregir y debern asociarse a controles
preventivos o a controles correctivos, de acuerdo con su actuacin, antes o
despus de materializarse el riesgo. Por ejemplo: Alarmas, auditoras,
inspecciones, control de calidad, evaluacin de desempeo, evaluacin de la
satisfaccin del cliente.

TRATAMIENTO DE RIESGOS

El tratamiento del riesgo implica la identificacin de opciones para tratar los

riesgos, la seleccin de tales opciones y la formulacin del plan de
mejoramiento. Si existe un riesgo que fue tratado previamente, se debe
valorar de nuevo el tratamiento del riesgo realizado y si el nivel de riesgo
residual no es admisible, se deber generar un nuevo tratamiento. Para
seleccionar un tratamiento adecuado se debe equilibrar los costos y los
esfuerzos de la implementacin, frente a los beneficios con respecto a los
requisitos legales y reglamentarios, de responsabilidad social y proteccin del
ambiente y la posibilidad tcnica y financiera de su implementacin.

MONITOREO Y REVISIN

La gestin integral de riesgos cuenta con un esquema de monitoreo y revisin,

que tiene aplicacin en todos los niveles de gestin de ALPINA por medio de
tres mecanismos:

* Autoevaluacin de la Gestin Integral de Riesgos: Consiste en la

aplicacin de un mecanismo por parte de los responsables de los riesgos, con
el objetivo de identificar oportunidades de mejora que sean insumo para un
plan de mejoramiento.

* Indicadores de Gestin de riesgos: Por medio de los indicadores, los

responsables de los riesgos obtienen informacin constante sobre los mismos y
sobre si funcionan las medidas de tratamiento y stas son aplicadas tal como
fueron propuestas, lo cual facilita la revisin y contribuye a mejorar su gestin.
* Auditora Interna o evaluacin independiente: El objetivo de este
mecanismo es efectuar un anlisis independiente que garantice, un mayor
nivel de objetividad y observacin.

COMUNICACIN Y REGISTRO

En esta etapa se determinan e implementan las estrategias de comunicacin

necesarias para mejorar el conocimiento de las personas sobre los riesgos y las
etapas de la gestin de riesgos, asegurar que las diferentes perspectivas de los
grupos de inters han sido consideradas, asegurar que todos los participantes
en el proceso de gestin del riesgo son conscientes de sus responsabilidades y
construir y mantener la cultura de gestin de riesgos.