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UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGA
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE SERVICIOS DE INFORMACIN
MEDELLIN
2010
1
PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIN PARA EL SISTEMA DE
INFORMACIN DOCUMENTAL DISEADO PARA LA GESTIN DE
CORRESPONDENCIA DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
Asesor
Csar Augusto Lpez Gallego
Ingeniero de sistemas
Especialista en Teleinformtica
MSC en Ingeniera de Sistemas
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGA
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE SERVICIOS DE INFORMACIN
MEDELLIN
2010
2
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN 10
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 12
1.1 JUSTIFICACIN. 15
1.2 OBJETIVOS. 18
1.2.1 Objetivo general......... 18
1.2.2 Objetivos especficos..... 18
1.3 ALCANCE. 19
1.4 RESULTADOS ESPERADOS 20
2. METODOLOGA 21
2.1 ENFOQUE METODOLGICO. 21
2.2 PROCEDIMIENTO/TCNICA. 21
2.3 PROCEDIMIENTO PARA EL ANLISIS E INTERPRETACIN DE
LA INFORMACIN. 21
2.4 DIAGNSTICO METODOLGICO 21
2.5 FASES QUE DIRECCIONAN EL OBJETO DE LA INVESTIGACIN 23
2.6 MARCO REFERENCIAL. 23
3. RESULTADOS 27
3.1 INICIO DEL PLAN DEL SISTEMA DE INFORMACIN (SI). 27
3.2 VENTAJAS DEL SISTEMA DE INFORMACIN (SI) 34
3.3 REQUISITOS NO FUNCIONALES. 35
3.4 REQUISITOS DE INFORMACIN.. 35
3.4.1 Modalidades del servicio.. 35
3.4.2 Tipos de servicio 36
3.4.3 Estado de la correspondencia. 37
3
3.4.4 PANTALLAS REQUERIDAS. 39
3.4.4.1 Formularios para el registro de la correspondencia. 39
3.4.4.2 Reporte de comunicacin enviada por la dependencia.. 39
3.4.4.3 Reporte de comunicacin enviada para la dependencia. 40
3.4.4.4 Detalle de una comunicacin (para dependencias y oficina
De correos 40
3.4.4.5 Buscar comunicacin (para oficina de correos). 41
3.4.5 Factores crticos de xito. 42
3.4.6 Participantes.. 42
3.4.7 Tcnicas y prcticas. 42
3.5 FACTORES DE RIESGO.. 43
3.6 IDENTIFICACIN DE REQUISITOS. 46
3.6.1 Identificacin del proceso 46
3.6.2 Objetivo del Sistema de Informacin SI)... 46
3.7 DEFINICIN DEL CAPITAL INTELECTUAL.. 47
3.7.1 Capital Humano 47
3.7.2 Capital Estructural. 48
3.7.2.1 Tecnolgico... 48
3.7.2.2 Recursos de Infraestructura... 48
3.7.2.3 Recursos de Informacin 48
3.7.3 Capital Relacional. 49
3.7.3.1 Sistemas de informacin asociados 49
4. PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIN PARA EL SISTEMA DE
INFORMACIN DOCUMENTAL. 50
4.1 MARCO CONCEPTUAL.. 52
4.1.1 Sistema. 52
4.1.2 Gestin.. 52
4.1.3 Calidad.. 53
4.1.4 Calidad total.. 53
4.1.5 Conocimiento 53
4
4.1.6 Gestin del conocimiento 53
4.1.7 Gestin de la calidad 53
4.1.8 Sistema de Gestin de la Calidad.. 54
4.1.9 Informacin 54
4.1.10 Gestin de informacin 54
4.1.11 Organizacin de aprendizaje.. 54
4.1.12 Usuario/cliente.. 54
4.1.13 Riesgo. 54
4.1.14 Modelo de gestin. 54
4.1.15 Gestin estratgica 55
4.2 PRINCIPIOS DEL MODELO DE GESTIN PROPUESTO. 56
4.3 IDENTIFICACIN DEL RIESGO.. 60
4.3.1 Causa del Riesgo.. 60
4.3.2 Anlisis de los riesgos.. 61
4.3.3 Evaluar los riesgos 62
4.3.4 Tratamiento de riesgos 62
4.3.5 Aceptar un riesgo.. 62
4.3.6 Reducir el riesgo 62
4.3.7 Compartir el riesgo 62
4.3.8 Monitoreo y revisin.. 62
4.3.9 Comunicacin y consulta. 63
4.4 Modelo de gestin integral propuesto. 63
4.4.1 Necesidades y expectativas. 66
4.4.2 Partes interesadas 66
4.4.3 Necesidades y expectativas de las partes interesadas frente al
Sistema de Informacin (SI) 66
5. CONCLUSIONES .71
6. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS. 73
5
LISTA DE ILUSTRACIONES
Pg.
6
RESUMEN
7
informacin, lo que hace necesario que la comunicacin documental sea un
continuo proceso fluyente, gil y oportuno.
ABSTRACT
A System arises from the multiple activities that occur by the generation and the
use of the information, added to the processes of intermediation and access, from
the source to the receiver. This intervention that allows to the users the access to
the serious information an Information system, where all system is an organization.
The System, like organization, is characterized to control, to make the information
accessible and to process it, besides deriving new forms from information and
ways to represent it, is work of the information retrieval officer the development, the
operativity and the management of the Information system, using all type of
techniques and technologies for the transference of the same.
Of this form, three aspects fundamental exist to watch the Information system;
from the point of view into that wants to inquire; the user:
8
1. To accede directly to the information 2. To perceive by means of the direct
observation the process 3. To look for and to recover stored information.
9
INTRODUCCIN
Por tanto uno de los sistemas desarrollados para dar cumplimiento a este Plan de
Desarrollo; es el sistema de informacin documental, el cual mediante la
implementacin tecnolgica tiende a apoyar la transferencia de la informacin
documental, cada vez ms importante en todos los procesos sociales de la
comunicacin, la cual debe obedecer a principios de uso, destino, oportunidad de
la informacin, actualidad y al sistema global de la informacin, que responda a
una comunidad amplia de usuarios, pero con un inters individual. En esta
transferencia, mediante el sistema de informacin documental se busca que el
destinatario de la comunicacin, el usuario institucional; tenga el control de la
informacin que recibe y entrega, durante todo el proceso documental. Es en este
proceso que se deben tener en cuenta las caractersticas de la informacin, sus
rasgos particulares, el tipo de informacin, donde las diferencias tanto de los
atributos fsicos como de contenido, afectan el tratamiento para cada unidad
documental.
Estas caractersticas de la informacin; se tuvieron en cuenta para el diseo del
sistema de informacin documental y para la propuesta del modelo de gestin,
10
buscando transformar la forma de la prestacin del servicio y la atencin a los
usuarios, extendiendo una amplia red de servicios con un apoyo tcnico y
tecnolgico, donde el documentalista bajo un sistema integrado y automatizado,
provee informacin y soporte las funciones operativas y de gestin de la
informacin documental.
11
finalmente en el captulo 4, se presenta la propuesta del modelo de gestin para el
sistema de informacin planteado.
Es innegable que nos encontramos en una poca rpida, compleja y difcil, cada
vez ms rpida en el manejo de la informacin y en los avances tecnolgicos lo
que implica que ante las exigencias del entorno competitivo, las instituciones
acadmicas de carcter pblico para responder a estos nuevos retos de servicio
con mayor habilidad, necesitan de una serie de factores tales como: contar con un
talento humano gil, eficiente y eficaz con conocimiento y destreza en el uso de la
tecnologa y en la creacin de nuevos modelos y procedimientos para el manejo
de la informacin.
Existe un factor estratgico que es complejo y que se escapa del control y manejo
de la misma institucin: la subjetividad y particularidad en el manejo de la
informacin y de las comunicaciones, por tanto se busca integrar el sistema de
informacin documental bajo un modelo de gestin, para que las relaciones en
un evento o servicio no se vean fragmentadas de acuerdo a su especificidad o
destinatario y se pueda tener el control del proceso documental en cada caso de
uso propuesto; por parte de los usuarios y de la Oficina de Correspondencia.
12
Por tal razn, se presenta una habilidad que se ha vuelto imperante en la vida
organizacional institucional actual, para optimizar lo anteriormente enunciado; se
necesita que los funcionarios gestionen adecuadamente estos tres elementos,
que hacen parte del capital intelectual, conformado por el capital humano, capital
estructural y el capital relacional, con miras al logro de una integracin adecuada
de esta plataforma de valor, el sistema de informacin documental, donde el
componente humano base de la oficina de correspondencia se convierta en su
motor esencial, con la habilidad para una prestacin de servicio que responda a
las necesidades de los usuarios. Surge aqu la imperiosa necesidad de que los
funcionarios estn empoderados y en interaccin con los otros y el entorno,
dentro de un espacio laboral que permita desarrollar las habilidades,
competencias y destrezas personales inmersas dentro de un equipo
organizacional institucional, donde esta plataforma de valor permita un mejor
desempeo de la gestin de servicios a partir de los diferentes actores
interrelacionados, bajo el modelo de gestin propuesto.
13
modelo de gestin permite cimentar los distintos elementos de una relacin entre
los componentes del capital organizacional de la institucin, donde juega la
capacidad de transmitir creatividad, capacidad para planificar y generar equipos
de trabajo que interacten fcilmente permitiendo la toma decisiones claras y
visualizar las necesidades del usuario y las estrategias para satisfacerlas.
1.1 JUSTIFICACIN
14
usuarios y funcionarios que hacen parte de todo el rodaje del servicio y en el
mismo sentido se busca racionalizar trmites y agilizar decisiones en interaccin
con la comunidad siendo una institucin de carcter pblico.
Para los fines anteriores existen las unidades de correspondencia como parte
integral de un programa de Gestin Documental, se encarga de gestionar de
manera centralizada y normalizada, las actividades de recepcin, registro y
distribucin de las comunicaciones de tal manera que se integre a los procesos
que se llevan en los archivos de gestin, centrales e histricos.
15
De esta manera, en la Universidad de Antioquia, la oficina de Gestin de
Correspondencia, seccin adscrita al Departamento de Administracin, es
responsable del proceso gestin de las comunicaciones oficiales, que comprende
las actividades de:
16
procesos del Programa de Gestin Documental en las diferentes reas
universitarias donde se presta el servicio de gestin de comunicaciones. Por tanto
es necesario contar con un sistema de informacin que permita tener el control de
las comunicaciones, que contemple indicadores de tiempos de entrega, cantidad
de comunicaciones recibidas y enviadas, documentos originales y pblicos
recibidos. Entindase como documento original; la fuente primaria de informacin
con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e
integridad y documento pblico, el producido o tramitado por el funcionario pblico
en ejercicio de su cargo o con su intervencin, segn el Acuerdo 060 del Archivo
General de la Nacin.
Por tanto, se busca consolidar una propuesta de modelo de gestin integral para
el sistema de informacin documental, que contenga conceptos de la Gestin de
Calidad, la Gestin del Conocimiento y la antropologa organizacional, donde se
17
evidencie un resultado innovador debido a las dinmicas de interaccin entre
ellas. La propuesta est orientada hacia la interaccin de los diferentes modelos,
haciendo nfasis en el capital humano, como objeto de cambio dentro de las
dinmicas organizacionales.
1.2 OBJETIVOS
Plantear los principios que harn parte del modelo de gestin integral para
el sistema de informacin.
1.3 ALCANCE
18
Las unidades de correspondencia de acuerdo lo regulado por el Archivo General
de la Nacin AGN, como parte integral de un programa de gestin documental,
centralizan y normalizan, de manera integral, los servicios de recepcin,
radicacin, distribucin y trmite de las comunicaciones, de tal manera que
contribuyan al programa de gestin documental. Estas unidades de
correspondencia, adems deben contar con el talento humano capacitado y de los
medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el
trmite de las comunicaciones oficiales, bajo la observancia de los principios de la
administracin pblica.
19
1.4 RESULTADOS ESPERADOS
2. MEDOTOLOGA
20
metodologa de investigacin aplicada y analtica, para dar explicacin e
interpretacin a los datos obtenidos
2.2 PROCEDIMIENTO
Mediante un trabajo de campo de tipo sociocultural, se identific el
comportamientos de la comunidad de usuarios institucionales frente al manejo de
la informacin y la gestin documental, de igual manera la implementacin de las
tcnicas para definir la metodologa de recoleccin de la informacin.
21
Gestin de Correspondencia, adscrita al Departamento de Administracin
Documental con la colaboracin del Departamento de Organizacin y Sistemas.
En esta etapa se hace una planeacin de actividades y se disearon las fichas del
proceso de Gestin de Correspondencia, las encuestas para el inventario de rutas
de mensajera interna y externa, los formatos para las visitas de referenciacin a
empresas e instituciones de carcter pblico, privado y a empresas de mensajera
especializada.
22
comunicaciones que se tramita interna y externamente en la Universidad de
Antioquia.
Una vez analizados los anteriores modelos de informacin y los datos obtenidos
en el trabajo de campo, se dio paso al diseo y revisin del sistema de
informacin propuesto por la Oficina de Organizacin y Sistemas de la
Universidad de Antioquia, que contiene los campos de de prototipos los
requerimientos funcionales y no funcionales que por defecto trae consigo la
implementacin de un software como apoyo tecnolgico para las actividades de la
gestin documental.
23
propsito, contenido, calidad, requisitos, los casos de uso, entre otros,
igualmente, por poseer la formacin necesaria para la creacin de metadatos,
normas, perfiles, recomendaciones y herramientas a utilizar en los sistemas de
informacin.
24
permite organizar, codificar y relacionar la informacin, para presentar informes
de avances, redaccin y entrega del informe final del trabajo de campo y
propuesta de modelo gestin.
25
servicio. Al mismo tiempo se propone un modelo de gestin que permita
direccionar el sistema de informacin integrado al Sistema de Comunicaciones de
la Universidad de Antioquia.
2.6 ANTECEDENTES
26
A este proyecto se le dedicaron numerosos esfuerzos donde se identificaron los
roles de los participantes como analistas de sistemas, auxiliares administrativos,
administrador de empresas analista, biblioteclogo, ingeniero de soporte y un
gestor de la informacin encargado de coordinar y suministrar e identificar las
necesidades de los usuarios para incorporarlas en el sistema de informacin. Se
propusieron los grupos de trabajo con sus respectivos cronogramas para llevar a
cabo el proyecto.
27
Para una futura implementacin del sistema de informacin se propone la
utilizacin del servidor institucional que cumpla con los requerimientos exigidos por
el software y dems recursos del capital intelectual requeridos en este proyecto.
De acuerdo con lo anterior y con el fin de desarrollar las polticas y acciones para
alcanzar los objetivos del sistema de informacin, se propone dentro de esta
monografa un modelo de gestin.
28
Frente al asunto de los avances tecnolgicos, la implementacin de cualquier
modelo tcnico o tecnolgico genera diferentes impactos o una serie de actitudes
en quienes son los encargados de los procesos, de igual manera sucede con la
implementacin de un sistema de informacin en una dependencia donde se
tienen que romper paradigmas sobre como viene operando los procesos, por tal
motivo desde la misma gestin del sistema de informacin se exige unos
conocimientos claros y actualizados que le permitan abordar la dinmica
organizacional, tomando como eje principal el talento humano, como tambin
todos los elementos conceptuales necesarios para integrar el capital intelectual;
como detalla Humberto Serna Gmez, capital humano, estructural y relacional,
donde describe las diferentes tendencias de gestin y su visin de stas; en las
diversas organizaciones, el factor motivacional, las tecnologas y la comunicacin
organizacional como ejes temticos necesarios para la comprensin del ambiente
en el cual interacta el ser humano inmerso en un mundo laboral.
29
the American Productivity Quality Center (1999), estos modelos tienen tambin en
comn la gestin de la capacidad de aprendizaje de una organizacin as como
los resultados esperados.
30
organizacin interna, es decir de acuerdo a la cultura que hayan desarrollado y
compartido, la forma de dirigirse, organizarse tanto interna como externa, la cual
ser particular y la diferente a otras organizaciones.
31
antropologa organizacional y la gestin del conocimiento, siguiendo el Modelo
Margarita de Jun Carlos Camus.
3. RESULTADOS
32
Disminucin en el tiempo de ejecucin del proceso de registro de las
comunicaciones.
Visibilidad y monitoreo de las comunicaciones.
Mayor control sobre las comunicaciones y los responsables de la misma.
Facilita la gestin de los recursos y el control sobre los tiempos de los
procesos.
Es de anotar entonces que uno de los componentes que requiere gran atencin en
las instituciones acadmicas de carcter pblico, es el de la gestin de
correspondencia; sin embargo y de acuerdo a las visitas de referenciacin
realizadas, son pocas las instituciones que cuentan con directrices claras sobre
la forma cmo la unidad de correspondencia y el archivo, se integra al Programa
de Gestin Documental, por tanto se parte de conocer la tradicin documental
institucional para implementar los cambios que sean necesarios con el fin de
satisfacer las demandas especificas de la informacin, buscando de esta manera
su verdadera funcin como apoyo a los procesos institucionales y de manera
interdisciplinaria, que permita formular una propuesta de un modelo de gestin
para el sistema de informacin propuesto. Podemos observar en la ilustracin, las
actividades del sistema de informacin documental al cual se le aplicar el modelo
de gestin propuesto, de acuerdo con los requerimientos del sistema de
informacin y bajo en contexto de la Universidad de Antioquia.
33
procesada para el usuario, pero de igual manera el sistema de informacin
requiere de una retroalimentacin para ayudar a tomar acciones de mejora en el
proceso.
Entorno
Organizacin
Fuente : Tomado del mdulo Recursos de Informacin Documental de la docente Margarita Gaviria
34
informacin documental, partiendo de la definicin que un sistema de informacin
es un conjunto de elementos mutuamente relacionados o que actan entre s. Por
tanto el Sistema de Informacin documental diseado tiene como objetivo facilitar
y agilizar el servicio en el trmite de las comunicaciones internas y externas, de
manera que su resultado sea la optimizacin y mejoramiento del servicio y con el
modelo de gestin propuesto, se busca tener una alineacin de las actividades del
sistema de informacin.
35
capacidades y competencias del talento humano y mejorar la capacidad
tecnolgica y al plan de desarrollo institucional 2006 2016, en su objetivo
estratgico 4: fortalecer el uso de las tecnologas de la informacin y las
comunicaciones TIC, en los procesos de formacin.
Alcance
36
actualizar correspondencia, consultar correspondencias entregadas, consultar
correspondencias anuladas, realizar solicitud de parar correspondencia,
consultar/gestionar solicitudes de parar correspondencia, consultar
correspondencia devuelta, consultar correspondencia entrante, tramitar
correspondencia, gestionar correspondencia oficina correos, administrar lugares,
administrar responsables, administrar rutas, administrar tipos de documento,
validar empleado y consultar empleado, diagrama de estados. (Ver en el anexo
sus componentes).
37
Fuente: Resultado del trabajo de investigacin
38
Fuente: Resultado del trabajo de investigacin
39
Fuente: Resultado del trabajo de investigacin
40
Ilustracin 5. Diagrama de actividades correspondencia Externa-Interna
41
3.3 REQUISITOS DE INFORMACIN
3.3.1 Roles:
Auxiliar de recepcin y registro o recepcionista de correos:
funcionario que recibe y registra la correspondencia en la oficina de
correos.
Auxiliar de correos: mensajero
Administrador: funcionario encargado de la oficina de gestin de
correspondencia
42
Personalizado: la comunicacin es entregada al auxiliar administrativo y
ste la lleva directamente a la dependencia destino. Sin llevarla antes a la
oficina de gestin de correspondencia, ocurre cuando la dependencia origen y
destino, ambas, estn en la ruta del auxiliar que recibe.
43
Enviada: cuando la secretaria en la dependencia de origen registra en el
sistema y entrega la comunicacin al auxiliar administrativo (auxiliar 1).
44
registrar el nmero de gua donde se relaciona la entrega a la empresa de
correos encargada de entregar al destino. Mostrar nmero de gua a la
dependencia en los detalles de la correspondencia. (Este estado no aplica
para el tipo personalizado).
45
3.3.4 Pantallas requeridas
9 Dependencia Origen
9 Dependencia destino
9 Persona a quien va dirigido
9 Modalidad del servicio: interna-interna, interna-externa, externa-interna
9 Tipo de servicio (se debe cargar segn la modalidad)
9 Fecha de envo
9 Tipo de documento: describe si es un acta, carta, entre otras.
9 Identificacin del documento: : descripcin del documento enviado
9 Persona a quien va dirigido (opcional)
9 Modalidad del servicio
9 Tipo de servicio
9 Auxiliar administrativo
46
3.4.4.3 Reporte de comunicacin enviada a la dependencia: (para
dependencias). Muestra el listado de la correspondencia enviada a una
dependencia, por defecto se carga la comunicacin enviada a la dependencia
desde hace una semana, sin embargo permite ingresar un rango de fecha para
buscar la correspondencia enviada en periodos anteriores. Los campos a
mostrar en este reporte son:
9 Dependencia Origen
9 Dependencia destino
9 Persona a quien va dirigido
9 Modalidad del servicio: interna-interna, interna-externa, externa-interna
9 Tipo de servicio (se debe cargar segn la modalidad)
9 Tipo de documento: describe si es un acta, carta, entre otras.
9 Identificacin del documento: : descripcin del documento enviado
9 Persona a quien va dirigido (opcional)
9 Modalidad del servicio
9 Tipo de servicio
9 Fecha de envo
47
9 Fecha tramite
9 Fecha preentrega
9 Fecha recibido
9 Estado
9 Auxiliar Administrativo que recibe
9 Auxiliar Administrativo que entrega
9 Nmero de gua (para la correspondencia externa interna de tipo
especializada)
9 Dependencia origen
9 dependencia destino
9 auxiliar administrativo responsable
9 estado, fecha de envo
9 fecha de puesta en trmite
9 fecha de puesta en preentrega, fecha de recibido.
48
Fecha del estado actual
49
Fuente:Resultadodeltrabajodeinvestigacin
50
Incendios
o Accesos
o Respaldos
o Organizacionales
51
Se definirn las medidas de apoyo que se harn efectivas y se podrn
utilizar de gua en el momento que sea requerido.
9 Seguro de incendios
9 Ubicacin alternativa.
9 Procedimiento de copia de respaldo
9 Inventario de Hardware
9 Procedimiento de actuacin en caso de incendio
9 Extintores contra incendios
9 Detectores de humo
9 Equipos informticos de respaldo
52
3.6.1 Identificacin del proceso
USUARIOS
Servidores Acadmicos.
Solucin integral de la
Valor agregado Servidores Administrativos.
necesidades internas y externas de
Directivos Universitarios.
la gestin documental
Investigadores.
PROCESO
53
adems de la definicin de nuevas tecnologas para dar soporte al proceso.
Documentalistas
Funcionarios auxiliares administrativos.
Auxiliares proceso intermediacin (figura in house o in company, que hacen
parte del outsourcing), responsables de las actividades de la mensajera
especializada y del correo tradicional.
Gestor Administrativo
3.7.2.1 Tecnolgico
54
Manuales de procedimientos: Sistema de Gestin de la Calidad SGC.
Formatos: Sistema de Gestin de la Calidad SGC.
Manuales de funciones.
55
la manera de interaccin de los usuarios institucionales con el proceso de las
comunicaciones.
56
Ilustracin 8. Modelo de Gestin
MODELO DE GESTION
57
implementacin de nuevas y mejores alternativas en el mundo de la
informacin.
58
4.1 PRINCIPIOS DEL MODELO DE GESTIN PROPUESTO
59
9 Necesidades Implcitas
60
Ilustracin 8. Controles
61
Seguimiento a la habilidad de los proveedores para cumplir
especificaciones
Referencias a travs de los proveedores en el diseo y desarrollo de
productos.
Evaluar y reconocer los avances del mercado en los Sistemas de
informacin Documental.
62
4.2 IDENTIFICACIN DEL RIESGO
4.2.1 Causas del Riesgo. El riesgo puede presentarse por las siguientes
causas, personas suministros, tecnologa, mtodos y externalidades.
63
Ilustracin 9. Espina de pescado Riesgo
PERSONAS SUMINISTROS
- Desconocimiento -Materiales
-Omisin -Informacin
-Dolo -Energa
-Escasez
RIESGO
64
4.2.4 Tratamiento de Riesgos: Identificar, evaluar y seleccionar las opciones
de tratamiento:
No afrontar el riesgo
Reducir la posibilidad de ocurrencia (evitar las causas)
Mitigar las consecuencias
Transferir el riesgo
Retener el riesgo
Preparar e implementar planes de tratamiento
65
Es de anotar que se abordar el riesgo en el sistema de Informacin, dentro del
modelo de gestin, teniendo en cuenta los componentes de seguridad de la
informacin: confidencialidad, integridad y disponibilidad.
66
4.3 MODELO DE GESTIN INTEGRAL PROPUESTO PARA EL SISTEMA
DE INFORMACIN DOCUMENTAL
67
antropologa organizacional busca asegurar que la institucin disponga de la
informacin y las capacidades necesarias para su adaptacin continua a los
cambios internos y externos del medio, donde una correcta gestin de la
informacin y del conocimiento depender, en gran medida de la
implementacin del modelo.
68
En lo que respecta a la gestin de calidad en la institucin pblica, el modelo
presentado contemplar lo estipulado en la Norma Tcnica de Calidad en la
Gestin Pblica NTCGP 1000, que recoge los principios de la ISO 9001, pero
le agrega otros propios de la actividad de las entidades en el sector pblico y
del Modelo Estndar de Control Interno (MECI 1000-2005), como son la
coordinacin, cooperacin y articulacin y la Transparencia, como un principio
en el servidor pblico.
69
En este sentido, este modelo se nutre de la disciplina del Diseo de
Experiencia de Usuario, en particular de la visin de Jesse James Garret
(2002), quien plantea que el desarrollo de un espacio digital se puede explicar
a travs de cinco capas relacionadas, comenzando por la que define la
estrategia que se desea llevar a cabo, para determinar lo que se quiere
construir.
Cada una de las etapas del modelo que sern descritas, tiene la caracterstica
de agrupar una serie de tareas que al llevarse a cabo, permiten conseguir los
objetivos para cada una de ellas. As mismo, por el hecho de que cada una de
las reas o elementos se trasforma en una contribucin al rea siguiente, es
importante llevar a cabo los pasos que se plantean. De esta manera se podr
obtener el aporte que cada una realiza al siguiente paso con el objetivo de
potenciar las caractersticas del modelo.
70
Observaremos como el Modelo Margarita, en cada uno de sus elementos
permite tener un conocimiento de cada etapa de diseo del sistema de
informacin, como podemos observar de acuerdo a las siguientes definiciones.
71
3. Definicin de arquitectura, anlisis t diseo del software
4. Implementacin, implantacin, capacitacin y soporte
Partes interesadas
Clientes o usuarios
Personal de la institucin
Dueos / parte interesada la oficina de Gestin Documental
Proveedores y aliados del sistema de informacin
Comunidad acadmica y usuario externo
Clientes y usuarios
Conformidad
Seguridad de funcionamiento
Disponibilidad
Cumplimiento de entrega
Servicio post puesta en marcha
Precio y costos del ciclo de vida
Impacto organizacional
Personal de la institucin
72
Reconocimiento
Satisfaccin en el trabajo
Desarrollo personal
Seguridad y Salud Ocupacional
Resultados Financieros
Crecimiento
Mejoramiento
Beneficios
Crecimiento
Mejoramiento
Comunidad
73
Mediatizar: consiste en las acciones que permiten recopilar, elaborar y
preparar aquellos contenidos que se ofrecern a travs de medios
diferentes al texto en la pantalla (por ejemplo, audio, video, sistemas
interactivos, entre otros) que se incorporaran al proyecto. Junto a lo
anterior se determinan las caractersticas de acceso de los contenidos
con el fin de cumplir las normas de accesibilidad para personas con
capacidades diferentes. En nuestro caso para el sistema de informacin
documental se tiene dentro del alcance a desarrollar otros aspectos
dinmicos del sistema que permita una socializacin con otros sistemas
de informacin institucional y bajo otras presentaciones.
74
Publicar: corresponde al momento de la publicacin y por tanto es la
etapa en que se pone a disposicin de los usuarios todo lo que se ha
preparado a travs de las etapas anteriores. Incluye el desarrollo de las
diferentes pruebas orientadas a minimizar y abordar los errores que se
pudieran producir en la operacin. Para el sistema de informacin
documental propuesto se busc que fuera flexible para que permitiera
incorporar las acciones de mejora de acuerdo a las necesidades de los
usuarios y de acuerdo a los servicios de las nuevas tecnologas
implementadas.
75
conocimiento para la bsqueda de soluciones a los problemas que enfrenta la
institucin, analiza su impacto sobre los resultados e influye en el
comportamiento de los usuarios ante la informacin. La gestin de la
informacin se vincula con la generacin y la aplicacin de estrategias, el
establecimiento de polticas, as como con el desarrollo de una cultura
organizacional y social dirigida al uso racional, efectivo y eficiente de la
informacin en funcin de los objetivos y metas de la institucin en materia de
desempeo y de calidad.
76
Documentacin de los procesos
Alineacin del servicio con las unidades de propsito y la naturaleza de la
institucin.
Desarrollo de sinergias en el Sistema de Comunicaciones institucional
Aplicacin del ciclo de mejora continua
Dominio y trazabilidad de la documentacin
Mejoramiento en la tomar decisiones estratgicas
Posibilidad de reduccin y anlisis de costos
Eficacia en la utilizacin de los recursos de la organizacin
Evita la duplicidad de esfuerzos
Mejora la comunicacin con otras dependencias de la organizacin
Incursionamiento en la cultura de la calidad para la gestin documental
Ayuda en la utilizacin de las tecnologas de la informacin y la
comunicacin
Reduccin de riesgos
Conocimiento y caracterizacin de las clientes (usuarios) internos y
externos
Competencia frente a otros servicios de similares condiciones
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parecernos, puede concretarse sin el protagonismo de los usuarios en juego y
de lo que ellos como destinatarios creen que es mejor. En esto, las creencias y
valores particulares de estos usuarios que son tan o ms importantes que los
procesos tcnicos especficos. Es necesario entonces aplicar mtodos de
gestin que apunten a la efectividad de los procesos y entre esos modelos o
enfoques, la Antropologa desarrolla su tema especfico, que es el de las
culturas organizacionales y cmo stas determinan los modos de gestin y
cmo desde ellas se pueden mejorar stos.
78
5. GLOSARIO
Polticas.
Objetivos
Procesos
Recursos
Tecnologa
Informacin
79
experiencia, adquirido por una organizacin, bien de una forma individual o
institucional. El conocimiento slo reside en un conocedor, una persona
especfica que lo interioriza racional o irracionalmente. Hernndez Lpez, MT.
& Guerrero Ramos, L. (1996)
80
5.1.11 Organizacin de aprendizaje. Organizaciones donde la aptitud de los
recursos humanos crece continuamente para alcanzar los resultados que
desea, donde se cultivan patrones de pensamientos nuevos y expansivos,
donde la aspiracin colectiva queda en libertad y el personal continuamente
aprende a aprender en conjunto. Nokaka, I., Takeuchi, H. & Hernndez Kocka,
M. (1999).
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el mundo de los servicios de informacin, las ideas de la calidad no deben
vincularse slo con la tenencia de recursos tecnolgicos, si el usuario/cliente no
recibe los servicios como l los solicita y lo espera, el fracaso del sistema de
informacin es seguro. Cruz-Paz, A & Garca-Surez, VM. (1994) & Atehorta,
FA, Bustamante Vlez, RE. & Valencia de los Rios, JA. (2008).
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6. CONCLUSIONES
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obstante a partir de esos recursos tambin se deben dimensionar y elaborar
planes para el tratamiento de eventualidades, donde todos estos
planteamientos hacen una propuesta de desarrollo integral y viable entre un
sistema de informacin y un modelo gestin.
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LISTA DE REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
Atehorta, FA, Bustamante Vlez, RE. & Valencia de los Ros, JA. (2008).
Sistemas de gestin integral, una sola gestin un solo equipo. Medelln:
Universidad de Antioquia.
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Surez Zarabozo E. (1997).La enseanza posgraduada y los cambios en los
modelos mentales de los profesionales de la informacin. Un enfoque de
la reingeniera de procesos. Ciencias de la Informacin, 28 (2), 101-107
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