APOYAR PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

FASE II

Luz Helena Ballesteros Ardila

Luz Bejarano Garca

Daniela Ramrez Vargas

Paula Daniela Rodrguez Real

Sena

Centro Gestin administrativa

BOGOTA D.C

2013

1
APOYAR PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

FASE II

Luz Helena Ballesteros Ardila

Luz Bejarano Garca

Daniela Ramrez Vargas

Paula Daniela Rodrguez Real

Instructores:

Martha Patricia Abril

Nazly Baquero Zuluaga

Yuly Paola Castro

Yensy Corredor Garca

Jorge Eduardo Rodrguez

Sena

Centro Gestin administrativa

BOGOTA D.C

2013

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 PAGINA DE ACEPTACIN

Firma del evaluador

Firma del evaluador

Firma del evaluador

Bogot D.C, 9 de junio de 2013

3
 CONTENIDO

PG.

1. PREGUNTA DE INVESTIGACIN 5

2. OBJETIVOS 6

3. MARCO TERICO 7

4. RECOLECCIN DE INFORMACIN 10

5. ASIGNACIN DE RECURSOS 15

6. ANLISIS DE INFORMACIN 18

7. MATRIZ DOFA 22

8. PROPUESTA ALTERNATIVA DE SOLUCIN 23

8. CONCLUSIONES 25

9. BIBLIOGRAFA 27

10. ANEXOS 28

10.1 ANEXO A. Ley que la respalda 29

10.2 ANEXO B. Formulario RUT 30

10.3 ANEXO C. Carta de cotizacin a Colpatria 31

10.4 ANEXO D. Copia de recibo de caja 33

10.5 ANEXO E. Copia acuerdo de pago 34

10.6 ANEXO F. Copia papel membretada 35

10.7 ANEXO G. Formulario de revisin tcnica (alternativa de solucin) 36

10.8 ANEXO H. Mapa de riesgos y lista de chequeo SO. 38

4
 PREGUNTA DE INVESTIGACION

Cmo se llevan a cabo los procesos administrativos en la propiedad horizontal,

basados en la ley 675 de 2001, de la constitucin poltica Colombiana?

Este proyecto busca resolver dicha problemtica apoyando los procesos

administrativos para brindar de manera permanente una mejor gestin en sus
actividades, fluidez en sus procesos y mayor eficiencia; mediante una
investigacin enfocada en la fase I y II del proyecto.

5
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Recolectar y organizar informacin de los procedimientos administrativos en la

propiedad horizontal.

OBJETIVOS ESPECFICOS FASE I

1. Localizar una propiedad horizontal que permita el anlisis e investigacin de

sus procesos administrativos.
2. Realizar visitas para conocer el personal que opera en la propiedad
horizontal.
3. Efectuar una lista de chequeo para luego elaborar una matriz DOFA en la
cual se reconozca las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de
la propiedad horizontal.

OBJETIVOS ESPECIFICOS FASE II

1. Analizar la propiedad horizontal detenidamente segn lo establecido.

2. Elaborar una lista de chequeo que permita analizar las debilidades,
fortalezas, oportunidades y amenazas de la propiedad horizontal, por medio
de una matriz DOFA
3. Proponer alternativas de solucin para la propiedad horizontal, en base a la
investigacin realizada.

6
 MARCO TERICO

La propiedad horizontal, es un sistema jurdico que regula el sometimiento a

propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse.

Edificio: Construccin de uno o varios pisos levantados sobre un lote o terreno,

cuya estructura comprende un nmero plural de unidades independientes, aptas
para ser usadas de acuerdo con su destino natural o convencional, adems de
reas y servicios de uso y utilidad general. Una vez sometido al rgimen de
propiedad horizontal, se conforma por bienes privados o de dominio particular y
por bienes comunes.

Conjunto: Desarrollo inmobiliario conformado por varios edificios levantados sobre

uno o varios lotes de terreno, que comparten, reas y servicios de uso y utilidad
general, como vas internas, estacionamientos, zonas verdes, muros de
cerramiento, porteras, entre otros. Puede conformarse tambin por varias
unidades de vivienda, comercio o industria, estructuralmente independientes.

A partir de la definicin, el Conjunto Residencial Multifamiliares Lago Timiza, es

una entidad sin nimo de lucro, situada en el barrio Lago Timiza, que por su
ubicacin posee dos direcciones: Carrera 74 a 44-29 sur Transversal 74 43-60
sur de Bogot.

Esta propiedad horizontal tiene 3 porteras; 43 torres, cada torre con 15

apartamentos, para un total de 645 apartamentos. Igualmente cuenta con 210
espacios de parqueadero y varias zonas verdes.

La administradora y representante legal, es la Seora Flor Alicia Aguilar Vega

cuyas funciones, segn el artculo 51 de la ley 675 son:

1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a

su aprobacin el inventario y balance general de las cuentas del ao anterior.

2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de

actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes.

7
3. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto,
las actas de la asamblea general y del consejo de administracin.

4. Preparar y someter a consideracin del Consejo de Administracin las cuentas

anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el
presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las
cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecucin
presupuestal.

5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o

conjunto.

6. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administracin,

conservacin y disposicin de los mismos de conformidad con las facultades y
restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.

7. Cobrar y recaudar, directamente o a travs de apoderados cuotas ordinarias y

extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligacin de carcter pecuniario a
cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o
conjunto.

8. Elevar a escritura pblica y registrar las reformas al reglamento de propiedad

horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la
entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y
representacin legal de la persona jurdica.

9. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurdica y conceder

poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.

10. Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que seale el
respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su
contra por la asamblea general o el consejo de administracin, segn el caso.

11. Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas
en esta Ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento
interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de
Administracin.

8
12. Expedir paz y salvo de cuentas con la administracin del edificio o conjunto
cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de
dominio particular.

13. Las dems funciones previstas en la presente Ley y en el reglamento de

propiedad horizontal, as como las que defina la asamblea general de propietarios.

De igual modo, el Seor Robinson Gutirrez, revisor fiscal de la propiedad

horizontal, tiene las siguientes funciones establecidas desde la ley 675:

1. El artculo 57 de la Ley 675 de 2001 determina que los Revisores Fiscales de

copropiedades deben cumplir las funciones establecidas en la Ley 43 de 1990
o las disposiciones que la modifiquen, razn por la cual la Ley 675 de 2001 no
establece funciones especficas para los Revisores Fiscales, debiendo remitirse a
las funciones sealadas por el artculo 207 del Cdigo de Comercio. A dems, los
edificios o conjuntos de uso residencial podrn contar con Revisor Fiscal, si as lo
decide la asamblea general de propietarios.

9
RECOLECCION DE LA INFORMACION

10
11
12
13
14
 ASIGNACION DE RECURSOS

1. Recursos Financieros:

Papelera:
Fotocopia del certificado de representacin legal =
$100
Fotocopia de la ultima acta de asamblea=
$800
Fotocopia del RUT (registro nico tributario) =
$100
Impresin de trabajo Fase I =
$5000
Impresin de trabajo Fase II=
$5000
Anillado de trabajo Fase I=
$3000
Anillado de trabajo Fase II=
$3000

Transporte:

Visita No 1: Bus= $1400 (ida-regreso).

Fecha: 14 de marzo 2013

Cantidad de personas: 3 aprendices.

Total= $8.400

Visita N 2: Bus= $1400 (ida-regreso).

Fecha: 26 de marzo de 2013.

Cantidad de personas: 3 aprendices.

Total= $8.400

Visita N 3: Bus= $1400(ida y regreso)

15
Fecha: 28 de mayo de 2013

Cantidad de personas: 3 aprendices

Total= $8400

Visita Estacin de Bomberos de Kennedy:

Bus= (ida y regreso)

Fecha: 4 de junio de 2013

Cantidad de personas: 2 aprendices

Total=5600

1. Cronograma:

16
ANLISIS DE LA INFORMACION

17
En el conocimiento y enfoque que hemos implementado en los procesos de la
administracin de la propiedad horizontal CONJUNTO MULTIFAMILIARES LAGO
TIMIZA hemos podido observar en las fases I y II del proyecto que:

Fase I:

Producir documentos (Yensy Corredor):

Al realizar algn documento manejan las normas bsicas de Icontec,
la redaccin es muy precisa y directa. En dado caso o suceso de
importancia e dirigen cartas a sus copropietarios, tienen una buena
circulacin de informacin pues en cada portera tienden a colocar
circulares con reportes, avisos de inters a sus habitantes.

Promover la interaccin idnea Comunicacin (Nazly Baquero)

Escucha de los problemas que suelen suceder y rpidamente busca
solucin dialogando de la forma ms adecuada con los causantes,
llegando as a acuerdos que no afecten con la tranquilidad de los
residentes. Tienen fechas de festividades bsicas donde los habitantes
socializan.

-Utilizan de buena manera la comunicacin tanto oral (a travs del

perifoneo, o en la atencin al cliente), como escrita (por medio de
documentos tales como: cartas, informes o circulares).

Comprender textos en ingls (Diego Mauricio Mora)

- Como tal, en la propiedad horizontal no manejan el idioma extranjero ingls.

Procesar la informacin (Rafael Orlando Montoya)

- En la propiedad horizontal se hace manejo de muestras de poblacin
debido a que se necesita saber con exactitud el nmero de copropietarios.
La propiedad horizontal lo maneja haciendo muestreo de la poblacin-

TICS (Jonathan Mina)

En el proceso de pagos de administracin implementan tecnologas
como medios de almacenamiento, utilizando programas de office, como

18
 Word para producir documentos, Excel para tener los registros de
cuentas, junto a l un programa llamado CISCO, donde manejan la
contabilidad; adems se comunican eventos o distintos tipos de
informacin por medio de su pgina en Facebook.

Facilitar el servicio al cliente (Clara Martnez)

Atiende inquietudes o reclamos a las personas que lo tengan, en su
horario de atencin, de lunes a viernes de 3:00pm a 7:00 pm, para la
buena convivencia entre los residentes.

Fase II:

Apoyar el sistema de informacin contable (Jorge Rodrguez)

-La seora Alicia Aguilar maneja el sistema contable con un programa

llamado SISCO.
-Tambin hay circulamiento de documentos como facturas, comprobantes
de caja, recibos de pago entre otros.
-Manejan los estatutos contables y tributarios y actuales.
-Tiene sus documentos de creacin de la propiedad horizontal como lo
estipula la ley, como estar registrados en la cmara de comercio y titulados
en la alcalda de Kennedy.

Organizar documentos (Yensy Corredor)

- Manejan un ordenamiento de documentos cronolgico.

- Adems de ordenarlos fsicamente, tambin los ingresan a un PC en
dado caso de que se lleguen a perder tienen una copia backup en CD o en
memorias.
- Los archivos fsicos los guardan en AZ y tienen un mueble de metal.
- Los documentos actualmente los estn archivando en carpetas de plstico
pues antes los tenan almacenados en carpetas de cartn.
- Tiene una clasificacin de documentos en su momento de almacenarlos:
Documentos jurdicos
Documentos de correspondencia
Documentos contable
Documentos de archivo histrico

19
 - La correspondencia interna se maneja membretada.

Salud Ocupacional (Nazly Baquero)

- El administrador tiene un buen manejo de recursos en la propiedad

puesto que, por medio del chute de basura se promueve el reciclaje
tanto para el beneficio de este mismo como para tener una mejor calidad
de vida.
- Se tiene conocimiento de las leyes y decretos de Salud Ocupacional, pero
no se aplican por el nmero reducido de empleados.
- Los trabajadores de la propiedad horizontal, estn contratados por medio
de prestacin de servicios, por tal motivo la administradora y dems
funcionarios no se responsabilizan de los riesgos profesionales de sus
empleados.
- No cuentan con camillas, extintores suficientes, ausencia de plan de
emergencias.
- La Propiedad Horizontal cuenta con una pliza de seguro que cubre todo
tipo de daos con una empresa llamada CHUB.
- Promueven el reciclaje.

Cultura fsica (Yuly Paola Castro)

- Como tal en la propiedad horizontal no promueven la importancia de la
cultura fsica; pero como voluntaria la seora Irene Martnez realiza
actividades ldico-recreativas para los adultos mayores. Entre estas
actividades se encuentran: Aerbicos, baile y gimnasia bsica.

Organizar eventos (Martha Patricia Abril)

Los eventos que se llevan a cabo en la propiedad horizontal son:

- Da del nio
- Da de la madre
- Novena de aguinaldos
- Asambleas ordinarias o extraordinarias.

20
Matriz DOFA

21
PROPUESTA FINAL

22
 Diagrama de Gantt:

Debido a la falta de esta herramienta para los eventos a realizar, por parte de
nuestro equipo se les va a brindar informacin sobre que es un diagrama de Gantt
y su aplicacin en los eventos. En la cual si la aplican se notara la organizacin y
facilitara la ejecucin del evento

CONCLUSIONES

23
Fase I

En conclusin podemos decir que la administradora Flor Alicia Aguilar conoce y

aplica correctamente la ley 675 de 2001, conforme a lo estipulado por la
normatividad.

De acuerdo a la investigacin y al anlisis realizado, concluimos que la

administradora archiva de manera adecuada todos los documentos,
organizndolos por meses y por ao, facilitando la entrega de reportes anuales a
los copropietarios; as mismo, se comprueba la buena comunicacin existente
entre la administradora y los mismos.

Tambin, observamos la falta de un plan de riesgos en caso de emergencia, de

igual modo, carecen de implementos tales como: camillas, extintores, sealizacin
y punto de encuentro.

CONCLUSIONES

24
Fase II

Podemos concluir que la administradora Flor Alicia Aguilar tienen conocimiento de

la ley 675 de 2001.

De acuerdo con el anlisis de esta fase de proyecto se puede concluir que la

propiedad horizontal MULTIFAMILIAR LAGO TIMIZA ETAPA II cumple con la
mayora de requerimientos para que esta propiedad funcione, sin embargo en el
anlisis detenido de nuestra investigacin nos dimos cuenta de dos falencias que
posee esta propiedad las cuales son:

No manejar diagrama de GANTT para los eventos que se realizan en dicha

propiedad.
Se evidencia la ausencia de elementos como lo son: no tienen plan de
emergencias, no hay sealizacin, no hay punto de encuentro, en caso de
incendio no se cuenta con acceso de los bomberos para poder solucionar la
emergencia y los extintores existentes son insuficientes.

BIBLIOGRAFA

25
1. Ley 675 del 2001:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2001/ley_0675_
2001.html

2. Normas Icontec:
http://centrodeescritura.javerianacali.edu.co/index.php?
option=com_content&view=article&id=84:norma-
icontec&catid=45:referencias-bibliograficas&Itemid=66

Anexos

26
 LEY QUE LA RESPALDA

De acuerdo al captulo II, articulo 8 de la ley 675 de 2011: La inscripcin y

posterior certificacin sobre la existencia y representacin legal de las personas
jurdicas a las que alude esta ley, corresponde al Alcalde Municipal o Distrital
del lugar de ubicacin del edificio o conjunto; por tanto esta propiedad
horizontal es avalada, certificada y regida por la Alcalda Local de Kennedy.

27
28
FORMULARIO DE INSCRIPCION DIAN

(Registro nico Tributario)

29
 CARTA DE COTIZACIN A COLPATRIA

Bogot DC, 4 junio de 2013

Seores
Colpatria seguros
Carrera. 15 No 104 - 33 Piso 4
Bogot DC

Asunto: Cotizacin de servicios

Cordial saludo:

Por motivo de investigacin se nos ha propuesto un proyecto de formacin

en el Sena llamado Apoyar procesos administrativos en la Propiedad
Horizontal programa Tcnico en Asistencia Administrativa jornada fines de
semana.

Nosotras, Luz Helena Ballesteros Ardilla, Luz Bejarano Garca, Daniela

Ramrez Vargas y Paula Daniela Rodrguez Real, como aprendices del
Sena hemos estado elaborando la investigacin en la propiedad horizontal
MULTIFAMILARES LAGO TIMIZA ETAPA II.

En este conjunto residencial se ha evidenciado la ausencia de un plan de

emergencias y conocimiento de los posibles riesgos; debido a esto
acudimos a la estacin de bomberos de la localidad de Kennedy la cual nos
informo que podran hacer charlas referentes al tema.

De igual manera nos sugirieron en la estacin de bomberos que nos

comunicramos con ustedes, como ARL de los celadores de dicha
propiedad, para una asesora en la elaboracin de un plan de emergencias.

30
Por este motivo solicitamos algn tipo de informacin o ayuda de parte de
ustedes para la realizacin de esta propuesta de mejora para la propiedad
horizontal obviando tambin los costos que esta ayuda generen.

Esta carta es un tipo de cotizacin la cual ser entregada a la

administradora del conjunto residencial, la seora Alicia Aguilar quien
tomara la decisin de contactarse con ustedes para solicitar el servicio.

Agradecemos la atencin prestada,

Luz Helena Ballesteros Luz Bejarano Garca

Daniela Ramrez Vargas Paula Daniela Rodrguez

31
COPIA RECIBO DE CAJA

COPIA ACUERDO DE PAGO

32
HOJA MEMBRETADA

33
FORMULARIO DE REVISIN TECNICA

(ALTERNATIVA DE SOLUCIN)

34
35
36
MAPA DE RIESGOS

37
 LISTA DE CHEQUEO

(Salud Ocupacional)

FACTOR
DE DESCRIPCIO
COD AREA RIESGO N SI NO OBSERVACIONES
Las porteras estn
expuestas al ruido por
su cercana a las
avenidas.

1A Estn ubicadas cerca

RECEPCIN RIESGO
1B
1,2 Y 3 FISICO
Ruido X a los salones
1C comunales en las
cuales se realizan
eventos privados de los
copropietarios; por lo
tanto los niveles de
ruido son altos.

Se evidencio que en
la propiedad
Sustancias horizontal no tiene
TODA LA por inhalacin ningn tipo de acceso
RIESGO
PROPIEDAD
QUIMICO
provocando X a alguna sustancia
HORIZONTAL alguna qumica que pueda
intoxicacin afectar tanto a los
trabajadores como a
los copropietarios

38
 En la propiedad
horizontal la nica
Posibles herramienta o maquina que
accidentes puede llegar a lastimar a
RIESGO
Zonas con trabajadores y/o
MECANIC x
verdes maquinas o copropietarios es la
O
equipos de podadora para cortar el
trabajo pasto. Cabe aclarar que
nunca se ha presentado un
accidente con este.

En la propiedad horizontal
TODA LA RIESGO Mal ambiente
la administradora Alicia
PROPIEDAD PSICO- laboral o de X
HORIZONTAL LABORAL convivencia Aguilar procura mantener la
sana convivencia

TODA LA RIESGO Mal estado x En la

PORPIEDA ERGONMI o posicin propiedad
D CO de los horizontal
HORIZONT trabajadores cada
AL a la hora de trabajador
trabajar

39
 tienen su
lugar de
trabajo
adecuado.

Les hace
falta
practicar
pausas
activas.

Ausencia de En la propiedad horizontal

plan de se evidencia claramente la
TODA LA
RIESGO emergencias, insuficiencia de extintores y
PROPIEDAD x
LOCATIVO extintores, la ausencia de camillas,
HORIZONTAL
camillas y plan de emergencias y
sealizacin. sealizacin.

40