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Contenido
INFORMES ESPECIALES Cierre de Cuentas ............................................................................................................................................................................................... III-1

PREGUNTAS Y
RESPUESTAS
RESPUESTAS .......................................................................................................................................................................................................................................................... III-4

Cierre de Cuentas

Informes Especiales
Los movimientos contables del cierre de actas de cuentas a que refiere el sector pblico, se excluyen para efectos
de la generacin de reportes. Slo estarn destinados a determinar el resultado del ejercicio y de habilitar los
saldos a trasladarse al siguiente ejercicio.

A) Procedimientos de Cierre y * Las Cuentas de orden se cerrarn Ejemplo

Apertura de Cuentas en forma recpocra. * Cuentas de Gestin de ingresos
Es el proceso formal mediante el cual * Asientos de Cierre al finalizar el x DEBE HABER
se liquidan todos los saldos de las ejercicio - Cuentas de orden.
70 Ingresos tributarios 1,000
cuentas nominales, se determina la * Las cuentas de presupuesto se 71 Ingresos no tributarios 1,100
utilidad o prdida del ejercicio eco- cerrarn trasladando los saldos
nmico y se transfiere el saldo del pa- 75 Transf. corrientes recib. 2,000
deudores y acreedores a la cuen-
trimonio neto. 76 Ingresos diversos de gestin 1,500
ta 90.92 Cierre Presupuestario.
Dentro de los principales tenemos: 77 Ingresos financieros 500
* Asientos de cierre al finalizar el
80 Resultado de operacin 6,100
* Liquidar una cuenta; consiste en ejercicio - Cuentas presupuesta-
realizar las operaciones necesarias rias.
para obtener el saldo final de una * Cuentas de gestin de gastos
De acuerdo con estas definiciones se
cuenta al cierre del ejercicio eco- ha establecido procedimientos para Para trasladar a la cuenta resultados
nmico. informar peridicamente las opera- de operacin, los saldos de las cuen-
* Saldar una cuenta; consiste en ciones registradas en la contabilidad, tas y cuentas divisionarias que regis-
colocar un importe que sea la di- tran gastos y costos del ejercicio.
a travs de los estados financieros, por
ferencia entre el debe y el haber lo general los procedimientos se si- x DEBE HABER
de una cuenta equilibrada y sal- guen para garantizar que los datos de 80 Resultado de operacin 9580
darla (Saldo Final = Saldo Cero), las operaciones se registran y se trans- 65 Gastos de operacin 500
este importe ser utilizado en el miten correctamente a los usuarios 62 Gastos de personal 1650
siguiente ejercicio econmico para llamado ciclo contable.
reaperturar la cuenta slo para el 63 Transf. corrientes otorg. 1500
caso de cuentas reales, Activo pa- 65 Tributos 1000
sivos y patrimonio. C) Asientos para determinar 66 Cargas div. de gestin 1750
Resultados y Cierre 67 Gastos financieros 1120
* Cerrar una cuenta; consiste en
sumar los saldos debe y haber, * Asientos para resultados 68 Provisiones del ejercicio 850
despus de haber saldado la cuen- 69 Costo de ventas 1210
Se formulan para determinar el resul-
ta, y luego de haber sido aproba- tado de la gestin del ejercicio, adi-
do el resultado del ejercicio. * Este asiento se realiza cuando el sal-
cionando a las cuentas de ingresos y
* Reapertura de cuentas; consis- do de la cuenta resultado de opera-
gastos, de tal manera que las cuentas
te en colocar el saldo inicial en el cin es acreedor.
de la clase 3,4 y 5 debern cerrarse
lado contrario utilizado para sal- contablemente a fin de ao conte- x DEBE HABER
dar, esta reapertura. niendo valores histricos ms valores 89 Resultado del ejercicio 5785
ajustados contra la cuenta 89 Resul- 80 Resultado de la operacin 5785
B) Asientos de Cierre tado del ejercicio.
* Las Cuentas Patrimoniales debe-
rn cerrarse en forma recpocra * Asientos de Cierre de gestin D) Evaluacin de la Informacin
por los saldos del Activo pasivo y Para trasladar a la cuenta resultado Presupuestaria
patrimonio. de operacin, los saldos de las cuen- La evaluacin de la informacin finan-
* Asientos de Cierre al finalizar el tas y cuentas divisionarias que regis- ciera es una herramienta muy impor-
ejercicio - Cuentas de Balance. tran ingreso del ejercicio. tante para la gestin de las entidades
por cuanto se determina sus resulta-

N. 150 Primera Quincena - Enero 2008 Actualidad Empresarial III-1

 III rea Sector Pblico
dos en base al anlisis y medicin de
los avances fsicos y financieros obte-
nidos, comprende tambin la deter-
minacin del grado de cumplimiento
de las metas programadas en base al
presupuesto aprobado, compara lo
planeado con lo ejecutado respecto
al financiamiento y ejecucin del pre-
supuesto, en el cual se precisa las des-
viaciones en el presupuesto ( mayor
gasto que lo presupuestado, menor
captacin de recursos frente a lo pre-
supuestado), para tal efecto hay que
tener en cuenta lo siguiente:
* Medir el grado de eficiencia.
* Medir el grado de eficacia.
* Examinar los resultados obtenidos.
* Explicar las desviaciones presen-
tadas.
- Respecto al indicador de Eficiencia
El resultante de la diferencia debe ser
positivo, en el caso que no sea positivo
debe sealarse las causas que motiva-
ron los resultados para tal efecto se
determinarn las soluciones tcnicas
pertinentes y/o los correctivos necesa-
rios a travs de nuevas actividades, pro-
yectos o metas presupuestarias.
La oficina de presupuesto, es la de-
pendencia tcnica responsable de la
consolidacin de la evaluacin
institucional as como la elaboracin
del documento final, denominado
Informe final de la Evaluacin Final.
- Respecto al indicador de Eficacia
El coeficiente de la eficacia debe te-
ner tendencias a uno (1), en el caso
de no llegar a uno (1) debe sealarse
las causas que lo motivaron tal resul-
tante, para efectos de evaluacin se-
mestral, el valor referencial ser (0.5).
E) Conciliacin del Marco Legal
del Presupuesto
Tiene como fin evaluar el marco
presupuestal a fin de determinar su
consistencia y Legalidad del presu-
puesto aprobado como:
* La informacin presupuestal para
la conciliacin debe estar
desagregada por programas, fuen-
tes de financiamiento y de gru-
pos genricos.
* Consiste en la verificacin y
contrastacin que realiza la Con-
tadura Pblica con la entidad res-
pecto a la aprobacin, compro-
miso y ejecucin del presupuesto
autorizado, dicha conciliacin es-
tar referida al presupuesto origi-
nal ( PIA ), las modificaciones rea-
lizadas, los crditos suplementa-
rios, las transferencias de partidas,
devoluciones y crditos, las mis-
mas que estaran respaldadas con
la respectiva resolucin de apro-
bacin que sustente la normativa
legal de la entidad.
* Las entidades del sector pblico
debern conciliar con la contadu-
ra Pblica de la Nacin semes-
tralmente, el marco legal del pre-
supuesto deber efectuarse den-
tro de los 15 das hbiles siguien-
tes del mes vencido.
Es importante sealar que los datos
que muestra la evaluacin presu-
puestal deben ser contrastados con
los datos que muestran los estados
presupuestarios, a fin de conciliar ade-
cuadamente la informacin financie-
ra y presupuestal.
El marco legal del presupuesto debe
de estar debidamente conciliado en-
tre la entidad y la Contadura Pbli-
ca de la Nacin, de acuerdo con las
cifras desagregadas contenidas en la
Ley Anual de Presupuesto.
En la formulacin de la presentacin
de los estados presupuestarios debe-
rn estar adecuados a los clasificado-
res de ingresos y gastos vigentes a la
fecha, por fuentes de financiamiento,
categora de gastos, grupo genrico,
adjuntando sus respectivos anexos ex-
plicativos de ingresos y gastos.

Conciliacin del Marco Legal del Presupuesto

Aprobacin
Presupuesto Presupuesto - Resolucin Municipal
inicial institucional - Resolucin Presidencial
aprobado (PIA) - Resolucin Directorial

Resolucin Incorporacin de saldos de

Modificaciones
PIM balance

- Crditos suplementarios Presupuesto

Resolucin Incorporacin de mayor
- Transferencias de partidas, institucional
PIM captacin de recursos
devoluciones y crditos modificado PIM

Transferencias entre partidas

MEF Resolucin
genricas y especficas,
PIM
excepto remuneraciones

Marco Legal del Presupuesto

MEF - Resoluciones
Presupuesto original
MEF - Directivas
Modificacin presupuestal
Normativa Legal
Transferencias de partidas

F) Conciliacin de la Informacin en libros y formatos auxiliares con compromiso y ejecucin presu-

y las Cuentas Presupustales,
con el Balance Constructivo
La informacin presupuestal genera-
da debe conciliar con la registrada
las cuentas presupustales, con las
cifras mostradas en el balance cons-
tructivo, as como los reportes o in-
formacin que genere el rea de pre-
supuesto respecto a la aprobacin,
puestal considerando las fuentes de
financiamiento, las partidas genri-
cas y especficas as como por cate-
gora del gasto e ingreso.

III-2 Instituto Pacfico N. 150 Primera Quincena - Enero 2008


G) Marco Normativo Legal Auto-
rizado
Es un reporte que permite visualizar
en conjunto el comportamiento del
presupuesto autorizado desde su
aprobacin inicial (PIA) mediante re-
solucin hasta su situacin final (PIM),
luego de realizar las modificaciones
Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa
Agrupa provisiones acumuladas que se hayan realizado en cada ejercicio para cubrir, en su caso, las prdidas
ocasionadas por cobrar no se hagan efectivas.
A) Aspectos Importantes:
Cada mes el responsable de la carte-
ra de cobranza comunicar al conta-
dor de las cuentas vencidas a la fecha
de pago, que no se haya hecho efecti-
va durante este perodo, reclasificarlas
en cobranza dudosa en las
divisionarias 129,139 y 179.
Al finalizar el ejercicio, efectuar la pro-
visin del saldo de la cuenta por co-
brar segn la escala de porcentaje
escalonado, de vencimiento que
ser estimado por la entidad en base
a la antigedad de su vencimiento
luego de un estudio del grado de
morosidad y la tasa probable de
incobrabilidad, debern ser comuni-
cados a la Contadura Pblica de la
Nacin, para su conocimiento.
Para la formulacin de elaborar la
hoja de trabajo deber tenerse en
cuenta lo siguiente:
* Analizar la morosidad, las cuen-
tas dejadas de cobrar, la
inamovilidad de cuentas por co-
brar y efectuar las provisiones res-
pectivas.
* Efectuar la evaluacin puntual de
la cartera de contribuyentes sig-
nificativos identificando las deu-
das con marcado retraso.
* Ejecutar las provisiones de cobran-
za dudosa, en base al seguimien-
to y antigedad de saldos por
cada deudor que se ha converti-
do en incobrable.
* Efectuar la reclasificacin de cuen-
tas respectivas: 129,139 y 179.
* Obtener el reporte de las deudas
de cobranza dudosa que hayan
sido castigadas de acuerdo al ins-
tructivo N. 03.
* Efectuar los castigos correspon-
dientes, despus de comprobar
que se han cumplido con los re-
quisitos exigidos por el instructi-
vo N. 03.
N. 150 Primera Quincena - Enero 2008
necesarias durante el ejercicio (crdi-
tos suplementario, habilitaciones,
transferencias y otros).
Esta informacin constituye un ele-
mento de utilidad para la gestin de
la entidad, ya que muestran las va-
riaciones ocurridas en las partidas
autorizadas inicialmente.
Las NIC-SP Aplicables son:
- NIC-SP 1 Presentacin de Estados
Financieros.
- NIC-SP 4 Efecto de las variacio-
nes en los tipos de cambio.
- Instructivo N. 3 de la Contadu-
ra Pblica de la Nacin.
B) Tratamiento Contable
Se contabilizar con cargo a sus res-
pectivas cuentas de divisionarias,
que reflejen las cuentas por cobran-
za dudosa.
C) Reclasificacin
x DEBE HABER
12 CUENTAS POR COBRAR 1200
129 Cuentas dudosas
12 CUENTAS POR COBRAR
121 Impuestos por cobrar
D) Provisiones
x DEBE HABER
68 PROVIS. DEL EJERCICIO 1200
681 Cuentas de cob. dudosa
19 PROVISIN PARA CUENTAS
DE COBRANZA DUDOSA
191 Impuestos por pagar
Por el registro parcial de la provisin
E) Castigo de las cuentas incobra-
bles Tributaria y no tributaria
* Castigo Directo
a) Factores concurrentes
Si se ha realizado la respectiva pro-
visin para cuentas por cobrar du-
dosa, y que se haya efectuado la
accin administrativa hasta el es-
tado de establecer su incobra-
bilidad.
La provisin, va administrativa
agotada, deuda impaga mayor a (1)
ao y menor a (1) ao de su
exigibilidad y que por cada deuda
no supere una remuneracin mni-
ma vigente al momento del castigo.
rea Sector Pblico III
Ficha Tcnica
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Ttulo : Cierre de Cuentas
Fuente : Actualidad Empresarial, N. 150 - Primera Quincena
de Enero 2008
b) Tratamiento Contable
El contador o quien haga sus ve-
ces recepciona la copia de la re-
solucin autntica y la documen-
tacin de cobranza para que sus-
tente el registro y que el adeudo
quede saldado.
x DEBE HABER
68 PROVIS. DEL EJERCICIO 1200
681 Cuentas de cobranza
dudosa
19 PROVISIN PARA CUENTAS
DE COBRANZA DUDOSA 1200
191 Impuestos por pagar
* Castigo Indirecto
a) Factores concurrentes
1200
Que se haya la respectiva provi-
sin para cuentas por cobrar du-
dosa, que la deuda haya perma-
necido impaga por un tiempo
mayor (1) ao a partir de su
exigibilidad y que se hayan efec-
tuado las acciones judiciales para
establecer su exigibilidad.
1200 b) Tratamiento Contable
Se utiliza el mismo procedimien-
to del castigo directo.
F) Anlisis y control de las Provisio-
nes para beneficios sociales
En una determinada cuenta que re-
presenta las deudas de la entidad con
sus trabajadores, por el concepto de
compensacin por tiempo de servi-
cios y que deben ser liquidados en
fecha determinada, Las deudas gene-
radas por este concepto se calcularn
en concordancia con las normativas
legales vigentes.
* Clculo:
Remuneracin bsica + Remuneracin
reunificada = Remuneracin principal
Actualidad Empresarial III-3
 III rea Sector Pblico
* Nota:
Corresponde media remuneracin
principal a servidores con menos de
20 aos de servicio y una remunera-
cin principal a servidores con ms
de 20 aos de servicio. (D.L. 276.-
remuneraciones de los servidores y
funcionarios pblicos).
La provisin anual por beneficios so-
ciales:
x DEBE HABER
68 PROVIS. DEL EJERCICIO 3500
687 CTS rgimen D.L. 276
47 PROVISIN PARA
BENEFICIOS SOCIALES
471 CTS rgimen D.L. 276
G) Realizacin de los Ingresos dife-
ridos
Representan los ingresos cuya liquida-
cin parcial o total se debe realizar en
el ejercicio o ejercicios posteriores.
De acuerdo al Plan contable Guber-
namental se acredita en la cuenta 49
Ingresos diferidos con vencimiento en
ejercicios posteriores, por el importe
percibido por concepto de tributos su-
jetos a liquidaciones futuras.
* Por el pago recibido de venta de bie-
nes y servicios.
x DEBE HABER
10 CAJA Y BANCOS 1500
101 Caja
49 INGRESOS DIFERIDOS
491 Venta de bienes y
servicios diferidos
Por el registro del pago inicial del
arrendamiento de una maquinaria
en el perodo del ejercicio
* Por el devengado
x DEBE HABER
49 INGRESOS DIFERIDOS 1500
491 Venta de bienes y
servicios diferidos
71 INGRESOS TRIBUTARIOS
712 Prestacin de servicios
Por el devengamiento de parte
del alquiler de la maquinaria
en el ejercicio
H) Anlisis y Control de la desvalori-
zacin de existencias
Segn la NIC SP.12 Existencias, el
costo de los mismos puede volverse
3500
no recuperable si estas se han daa-
do, si han llegado a ser total o par-
cialmente obsoletas o si sus precios
de venta o consumo han sufrido una
declinacin. La prctica de castigar las
existencias a un menor valor a su cos-
to y quedar a su valor neto realizable,
concuerda con el criterio que los acti-
vos corrientes no deben contabilizarse
por montos mayores a los que se espe-
ra tengan lugar para su venta o uso. La
desvalorizacin de existencias sigue el
principio de costo o mercado el ms
bajo, es decir, los inventarios se valan
al costo o al valor neto realizable.
Por otro lado la provisin para la
desvalorizacin de existencias es una
cuenta de medicin o valuacin del
valor recuperable y acumulan las esti-
maciones para reconocer las prdidas
provenientes de desvalorizacin de
1500 existencias por obsolencia, desmedro.
La NIC-SP 12, seala que el costo de
las existencias puede o no ser recupe-
rable, si su valor es de utilidad no de-
ben valuarse por sumas mayores a las
que se espera realizar o utilizar.
Es decir al final del ejercicio se debe
ajustar el activo y comparar su lmite
de expresin.
* Ejemplo.Provisin de la desvalori-
zacin de existencias
1500 x DEBE HABER
68 PROVIS. DEL EJERCICIO 10000
682 Desval. de existencias
29 PROVISIN PARA DESVALO-
RIZACIN DE EXISTENCIAS 10000
291 Mercaderas.
292 Suministro de funcionam.
293 Materias primas y auxiliares
294 Productos terminados
Por la provisin efectuada en el
presente ejercicio por la desvalo-
rizacin de existencias
x
29 PROVISIN POR DESVALO-
RIZACIN DE EXISTENCIAS 10 000
292 Suministro de funcionam.
20 MERCADERAS 3200
201 Materia para la venta
21 SUMIN. DE FUNCIONAM. 2000
211 Materiales de consumo
22 MAT. PRIMA, MAT.
AUXIL., SUMINIST. DIV. 2900
221 Bienes y suministros
24 PRODUCTOS TERMINADOS 1900
242 Agrarios.
Por el retiro contable de las
mercaderas deterioradas o el
castigo de las provis. efectuadas
Ficha Tcnica
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Ttulo : Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa
Fuente : Actualidad Empresarial, N. 150 - Primera Quincena
de Enero 2008

Preguntas y Respuestas rea Sector Pblico

Respuesta a las preguntas planteadas en la segunda quincena de enero de 2008

1. Qu es una Reserva de Contingencia?
Es la previsin de recursos que se hace para hacer
frente a gastos imprevistos tales como jubilaciones y
retiros del personal de la empresa con cargo a resul-
tados. Carga esta cuenta, por el importe de las jubi-
laciones, despidos y retiros de personal. Su saldo
acreedor representa el importe acumulado de la re-
serva para futuros pagos por jubilaciones, despidos y
retiro de personal.
2. Qu son Pasivos contingentes? Se incluyen a travs de un trato amable y justo utilizando proce-
en el presupuesto?
Los pasivos contingentes son obligaciones que tie-
nen su origen en hechos especficos e independien-
tes que pueden ocurrir o no, su importancia para el
marco fiscal de mediano plazo cada vez es de mayor
vulnerabilidad macroeconmica ocasionada por con-
mociones internas y externas que no se incluyen en
el presupuesto.
3. Qu es la ONP?
Es una institucin pblica descentralizada del Minis-
terio de Economa y Finanzas y su misin es orientar
sus esfuerzos para lograr el bienestar de los jubilados
* Saldos del balance, recursos financieros distintos
sos eficientes y altos estndares de calidad, tienen
fondos y patrimonio propio, autonoma funcional,
administrativa, tcnica, econmica y financiera.
4. De dnde provienen los Recursos para que la
ONP pague sus Pensiones?
Provienen de las siguientes fuentes:
* Recursos ordinarios.
* Contribuciones al fondo.
* Rentas de propiedad.
* Las donaciones, crditos, legados, transferencias
y dems recursos provenientes de la cooperacin
nacional e internacional.
a la fuente de financiamiento Recursos Ordina-
rios que no se utilizaron en la culminacin del
ejercicio fiscal.

Las preguntas planteadas a continuacin sern absueltas en la segunda quincena de enero de 2008
1.- Qu es el FCR? 3. A quin se destinan estos fondos?
2. Cul es la naturaleza de los fondos FCR? 4. De dnde provienen los recursos de este fondo?

III-4 Instituto Pacfico N. 150 Primera Quincena - Enero 2008