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POLÍTICAS DE MANEJO DE INVENTARIOS EN EL SERVICIO FARMACÉUTICO MACROPROCESO: ATENCIÓN EN SALUD Código: PO-SF-01
POLÍTICAS DE MANEJO DE INVENTARIOS EN EL SERVICIO FARMACÉUTICO MACROPROCESO: ATENCIÓN EN SALUD Código: PO-SF-01
POLÍTICAS DE MANEJO DE INVENTARIOS EN EL SERVICIO FARMACÉUTICO MACROPROCESO: ATENCIÓN EN SALUD Código: PO-SF-01

POLÍTICAS DE MANEJO DE INVENTARIOS EN EL SERVICIO FARMACÉUTICO

POLÍTICAS DE MANEJO DE INVENTARIOS EN EL SERVICIO FARMACÉUTICO

MACROPROCESO: ATENCIÓN EN SALUD

Código: PO-SF-01

Edición: 2

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A continuación se enuncian las políticas de manejo del inventario y las responsabilidades que ello genera para el personal encargado de su custodia.

1. Definiciones

a. Edad del inventario: número de días para los cuales se tienen existencias. La ecuación para el cálculo es: EI= inventario final * 30 / salidas

b. Cantidad a pedir: es el número de unidades a pedir de cada medicamento. La ecuación general para el cálculo semanal es: Consumo mes anterior / 30 * 10 – existencias actuales

c. Nevera de pacientes: inventario de medicamentos ya facturados y en custodia mientras se le realiza la aplicación al paciente.

d. Averías: Daño total de un producto por accidentes durante su manipulación

2. Responsables del Inventario

a. El personal que labora en farmacia es el responsable del inventario y deberá responder por el valor de éste.

b. Para evitar pérdidas del inventario, se restringe el acceso a farmacia sólo al personal responsable de la farmacia o a quien ellos autoricen y bajo su permanente vigilancia.

3. Compras y Edad del inventario

a. La edad del inventario no debe ser mayor a 7 días

b. Se debe comprar teniendo en cuenta las salidas del mes anterior y las existencias actuales

c. Se debe hacer pedidos semanales y para algunos laboratorios se hacen 2 pedidos semanales, en este último caso la cantidad a pedir se divide en dos.

d. Los medicamentos con edad de inventario alta (mayor a 30 días) se deben gestionar para devolución o utilización en otra sede

e. Al hacer el cálculo de la cantidad a pedir de medicamentos que tengan existencias en la nevera de pacientes, se debe contar con este inventario y sumarlo a las otras existencias antes del cálculo

f. Si se requiere hacer una compra por una cantidad superior a la definida por la ecuación de cantidad a pedir, esta debe ser autorizada por el gerente, para lo cual se debe solicitar por email y aprobar de la misma forma.

g. Se hará comité de compras con cada sede semanalmente para definir la cantidad a pedir.

4. Control del inventario

a. Se debe realizar inventario diario y dejarlo consignado por escrito Sólo para las sedes de Cali, Manizales y Pereira, el inventario será así

Inventario diario:

Medicamentos de nevera y tabletería alto costo

Medicamentos nuevos con costo mes mayor a $500.000

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POLÍTICAS DE MANEJO DE INVENTARIOS EN EL SERVICIO FARMACÉUTICO

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MACROPROCESO: ATENCIÓN EN SALUD

Código: PO-SF-01

Edición: 2

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Inventario quincenal:

Tabletería no alto costo (costo mes inferior a $500.000).

b. El coordinador de cada sede o quien delegue, deberá hacer inventario semanal conjuntamente con el personal de farmacia.

c. En caso de inconsistencias en el inventario, se deberá buscar la causa de esta y hacer acta de la misma. Estas inconsistencias deben ser informadas al gerente, quien decidirá las medidas a tomar y aprobara el ajuste al inventario respectivo. Estos ajustes al inventario solamente los puede realizar el contador, previa aprobación de gerencia general.

5. Perdidas del inventario

Las pérdidas en el inventario se pueden dar varias razones, para lo cual las políticas son:

a. Pérdidas por averías: cada caso presentado se analiza individualmente y se toman las medidas correctivas, así como la decisión del responsable y el valor a asumir por esta pérdida.

b. Pérdidas por hurto: En el caso de un atraco en las instalaciones de medicarte, se debe informar inmediatamente, hacer relación del inventario robado y colocar el denuncio respectivo. En este caso la pérdida se gestiona con la compañía aseguradora. Para este caso es importante tener las actas del inventario del día anterior.

c. Pérdidas por vencimiento: Cuando un medicamento de alto costo (o sea aquellos que se facturan) se va a vencer, se debe informar con 6 meses de anticipación al coordinador de la sede y al gerente general, quienes definirán las causas y las estrategias para evitar su vencimiento y la pérdida que ello conlleva. No obstante aquellos medicamentos que se vencen y no se informa a tiempo serán cobrados al personal de farmacia. Recordar la política de no recibir medicamentos que tengan fecha de vencimiento menor a 6 meses.

d. Por faltantes de los inventarios derivados de errores en facturación, dispensación u otra causa: Estos serán analizados individualmente y se definirá el (o los) responsable(s) y valor a asumir.

6. Niveles máximos y mínimos de inventario

a. El nivel mínimo de Existencia para los medicamentos de alto costo se calcula con la fórmula:

NmE= (CPM/30)*TR (en días)

NmE: Nivel Mínimo de Existencias CPM: Consumo Promedio Mensual de últimos 3 meses TR: Tiempo de Reposición en días que demora la entrega por cada laboratorio

b. El nivel máximo de Existencia fórmula:

para los medicamentos

de alto costo se calcula con la

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POLÍTICAS DE MANEJO DE INVENTARIOS EN EL SERVICIO FARMACÉUTICO

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NME=((CPM/30)*7)+NmE

NME: Nivel Máximo de Existencias NmE: Nivel Mínimo de Existencias CPM: Consumo Promedio Mensual

Las cantidades a pedir se ajustan de acuerdo a la agenda de reclamación de los pacientes por semana y a los cierres de facturación y despacho de cada laboratorio.

c. Para el Rituximab se debe manejar como máximo 1000mg (2 ampollas de 500mg) o la programación por paciente para esa semana.

d. Para Tocilizumab se debe manejar como máximo 480mg (2 ampollas de 200mg y una ampolla de 80mg) o la programación por paciente para esa semana.

e. Ocreótide y Lanreotide: Según programación de pacientes.

Para los demás medicamentos de consumo regular, se hace pedido según el CPM, manejando como máximo de inventario 10 días.

7. Manejo de Bodegas de Inventario

En la empresa se maneja por cada sede, 3 bodegas:

a. Bodega Principal (1): En esta bodega se debe ingresar todas las compras realizadas de los medicamentos e insumos que requiera la empresa para prestar el servicio al cliente.

El stock de hemofilia, debe estar en el inventario de las bodegas principales de la sede (Antes se encontraba en la bodega 10).

En Medellín, la bodega para medicamentos oncológicos (7) también funciona como bodega

principal.

b. Bodega de Pacientes (2): En esta bodega se debe ingresar todos los medicamentos que ya se facturaron y que están pendientes por aplicación al paciente.

Lo que se factura diario y no se dispensa o aplica al paciente, debe ingresarse a la Bodega de pacientes ese mismo día, con el detalle de a qué paciente pertenece.

Se debe realizar la salida del medicamento en el momento en que el paciente venga a la aplicación y descargarlo por paciente.

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MACROPROCESO: ATENCIÓN EN SALUD

Código: PO-SF-01

Edición: 2

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Siempre que no afecte la atención a los pacientes, las existencias de esta bodega deben emplearse con el fin de optimizar el inventario, por lo tanto debe tenerse en cuenta el inventario actual de esta bodega, antes de realizar una compra.

Contablemente este proceso se hace por medio de compras anticipadas, para lo cual se emplea la fuente CF para todas las sedes.

c. Bodega de “Pendiente por facturar” (10): En esta bodega se debe ingresar todos los medicamentos que se han entregado o aplicado a los pacientes y que debido a falta de soportes no se pueden facturar.

Las existencias de los medicamentos de esta bodega deben estar asociadas a un paciente y deben coincidir las cantidades del kardex vs informe de “Traslados pendientes por descargar”.

Nota: Contablemente, el inventario que se encuentra en las bodegas principales y bodegas pendientes por facturar, hacen parte del inventario de la empresa.

ED.

FECHA DE

APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

ACTUALIZÓ

APROBÓ

Creación del documento

1 29/03/2010

Cambio en inventario diario para algunos medicamentos

2

24/07/2012

Manejo de bodegas de inventario

Liliana Gómez Rojas

Oneida Arandia

Helber Berrio Mejía

Elaboró:

Revisó:

Aprobó:

Fecha Emisión:

     

29/Mar/10

Angela M. Durango E.

Liliana Gómez Rojas

Helber Berrío Mejía

Fecha Actualización

Coord. Regional Medellín

Coord. Gestión de la Calidad

Gerente General

24/07/2012