Caractersticas de Excel

Excel es un programa de Microsoft que pertenece a los programas de la suite de

trabajo de oficina, su objetivo es realizar los balances y movimientos de
contabilidad as como otra serie de movimientos y procesos.

Adems de llevar un orden en los datos que se insertan o escriben dentro de su

hoja de clculo, cuenta con una serie de herramientas que facilitan su manejo y
permiten realizar los procesos en forma rpida.

Su origen:

Microsoft Excel es un programa de hojas de clculo, heredero de su antecesor que

se llam Multiplan, el cual se usaba en el sistema operativo CP/M (Control
Program for Microcomputers). Posteriormente a las versiones ms avanzadas de
este programa, se le comenz a llamar Excel, en versiones para el sistema
Macintosh. Ya con ese nombre fue lanzado al mercado para el sistema Windows
en el ao de 1987.En 1993 por problemas legales relacionados con el copyright
del nombre Excel, Microsoft tuvo que hacer cambios al nombre de su producto
especificndolo como Microsoft Excel, cambio que fue temporal, durando
solamente hasta que Microsoft compr la empresa que tena los derechos sobre la
marca y el nombre de Excel.

Algunas de las caractersticas que posee el programa Excel:

Celdas.- Esta es la principal forma de ingresar datos, emula directamente los

libros de contabilidad.

Efectos.- Son procesos predefinidos en los que introducimos datos y se producen

las sumas o movimientos de graficas automticamente al existir modificaciones,
podemos incluir imgenes que muestren los datos o aspectos directos de la
informacin introducida.

Formatos.- Esta es una de las caractersticas que ms destacan, pues pueden

tener diversos formatos, cambiando desde alineacin, hasta tipo y color de letras.

Grficas.- Con el Excel, podemos utilizar grficas que dan una idea visual de las
estadsticas de los datos que estamos manejando.

Herramientas.- Las herramientas son pequeos procesos predefinidos, que

modifican el denominado libro. Con estas se pueden dar efectos que se modifican
segn los usos que se le den.

Vnculos.- En las hojas de Excel, se pueden insertar vnculos, imgenes o

directamente direcciones de internet que se abren automticamente al hacer clic
en el enlace.
Plantillas.- Cuenta con numerosas plantillas preestablecidas que facilitan la
creacin de diversos documentos como:

Agendas

Calendarios

Facturas

Horarios

Informes

Presupuestos etc.

Adems de que el usuario puede crear sus propias plantillas personalizadas con
las especificaciones que necesite.

Compatibilidad.- Este sistema comparte la denominada compatibilidad, que le

permite abrir y editar documentos de este tipo realizadas con plataformas similares
como son:

Open office

KOffice

Star Office etc.

Evolucin.- Este sistema se adapta a las necesidades, transformndose

eventualmente mediante actualizaciones o nuevas versiones.

As, cada nueva versin se encuentra mejor estructurada que la anterior, con ms
funciones y retirando funciones que resultan obsoletas.

Auto textos.- Esta es una de las funciones automticas ms utilizadas, y es

cuando los usuarios ingresan datos iguales o similares en las casillas, y el
programa los auto-detecta y los convierte en textos con formato y completndolos.

Herramientas.- Cuenta con diversas herramientas para con las que se realizan
varias tareas, como autosuma y otras con las que se facilita hacer diversas
operaciones dentro de las distintas celdas que componen la hoja de clculo
automatizando las operaciones evitando al usuario hacer cada operacin por
separado.
Difusin.- Por las distintas herramientas, la facilidad de manejo que posee y
dems capacidades que tiene para realizar el trabajo, ha sido el programa de hoja
de clculo que en los ltimos aos ha tenido mayor difusin en el mundo.

combinacin de correspondencia de Word

Al iniciar la combinacin de correspondencia, combinacin de

etiquetaso combinacin de letras y conectar el documento a la lista de distribucin
de correo, puede agregar campos de combinacin de correspondencia para
personalizar el contenido. Los campos de combinacin proceden de los
encabezados de columna en la lista de distribucin (tambin conocido como su
"origen de datos"). Aqu es un ejemplo de cmo aparecen los campos en una lista
de distribucin de correo de Excel en el documento de combinacin de
correspondencia.

Los campos de combinacin de correspondencia que se inserta extraccin en la

informacin de la lista de distribucin de correo, personalizar cada sobre, el
mensaje de correo electrnico, la etiqueta o la letra.

Para guardar el trabajo de colocacin de cada campo en el documento, Word

incluye las herramientas de bloque de direcciones y lnea de saludo, que agregar
todos los campos de una direccin o un saludo, para que no tenga que agregar
cada campo uno a uno.

Agregar un bloque de direcciones

 Para agregar fcilmente un bloque de direccin a la carta, etiquetas o sobres use
la herramienta Bloque de direcciones .

1. Haga clic donde desee agregar el bloque de direcciones en el documento.

2. Elija el bloque de direcciones

NOTA: Si el comando de Bloque de direcciones est atenuado, haga clic

en Seleccionar destinatarios y elija el tipo de lista de distribucin que est
usando,Los contactos de Outlook, una hoja de clculo de Excelo un archivo .mdb
que cre anteriormente en Word. Si an no tiene una lista de distribucin de
correo, haga clic en Escribir nueva lista para crear la lista en Word.
Word ofrece opciones para que el nombre de la direccin sea ms o menos
formal.

SUGERENCIA: Para hacer que las etiquetas postales tengan espacios sencillos,
seleccione el campo bloque de direcciones, haga clic en Diseo de pgina (Word
2013) o en Diseo (Word 2016) y escriba 0 en los
cuadros antes y despus en Espaciado.

Para asegurarse de que las direcciones en una hoja de clculo de Excel se

muestren correctamente en la combinacin de correspondencia, vea combinacin
de correspondencia de formato de nmeros, fechas y otros valores en Excel.

Agregar una lnea de saludo

Para agregar un saludo estndar a su mensaje de correo electrnico o una carta

de presentacin, use la herramienta de Lnea de saludo

1. Haga clic donde desee agregar el saludo en el documento.

2. Seleccione la lnea de saludo.

 NOTA: Si el comando de Lnea de saludo est atenuado, elija Seleccionar
destinatarios y seleccione el tipo de lista de distribucin que est usando,Los
contactos de Outlook, una hoja de clculo de Excelo un archivo .mdb que cre
anteriormente en Word. Si an no tiene una lista de distribucin de correo, haga
clic en Escribir nueva lista para crear la lista en Word.
3. Elija el estilo de nombre que desee utilizar y definir otras opciones.

SUGERENCIA: Para estar seguro de que Word busca los nombres y direcciones
en la lista, elija Asignar campos. Compruebe si los campos que desee, aparecen
en la lista. Si un campo que desee que se indica No coincide, seleccione la lista
desplegable para el campo y, a continuacin, elija el nombre de columna que
coincida con dicha columna de la lista.
4. Para asegurarse de que el campo es el formato que desee, resalte el
campo completo, incluidas las marcas en cada extremo.

5. Elija Inicio y, a continuacin, active la fuente y el tamao de fuente.

6. Elija el Interlineado para asegurarse de que la coincida con el espaciado

del resto del documento.
 Despus de agregar los campos que desea combinar, escriba la informacin que
desea que aparezca en cada carta, correo electrnico, sobres o etiquetas crear
durante la combinacin.

Agregar campos de combinacin individuales

Si desea agregar informacin de su lista de distribucin de correo a su documento,

puede agregar los campos de combinacin de uno en uno.

1. Haga clic en donde desea agregar el campo de combinacin de

correspondencia en el documento.

2. Seleccione la lista desplegable situada junto a Insertar campo de

combinaciny, a continuacin, seleccione el nombre del campo.

3. Si no ve el nombre del campo en la lista, seleccione el botn Insertar

campo de combinacin .

4. Elija Los campos de base de datos para ver la lista de campos que estn
en el origen de datos.
5. NOTA: Si no ve los campos del origen de datos, compruebe si el
documento est conectado al origen de datos correcto. Elija Editar lista de
destinatarios y compruebe que el campo de Origen de datos coincide con el
origen que pretende usar.
6. Elija Insertar.

NOTA: Si algunos de los nmeros, monedas o fechas no tienen el formato

correcto, vea nmeros de combinacin de correspondencia, fechas y otros
campos de formato para obtener ayuda.

Uso de campos de combinacin de correspondencia avanzada

Cuando est creando una letra o un correo electrnico a todos los clientes y desea
que el mensaje que diga cosas diferentes dependiendo de valores distintos en
algunos campos del origen de datos: puede usar una regla para rellenar un
campo. Por ejemplo, facturas pueden incluir las palabras "Pasado vencimiento" si
la fecha de vencimiento para el saldo pendiente de pago est en el pasado.

Para configurar una regla y un campo avanzado, en la pestaa envos , en el

grupo escribir e insertar campos , elija reglas y seleccione el tipo de campo que
desee agregar.