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COMPILADO DE ADMINISTRACIN II
Chimbote, Per
ADMINISTRACIN II
Serie UTEX
Primera Edicin 2015
Texto digital
2
NDICE GENERAL
NDICE GENERAL 03
PRESENTACIN DEL DOCENTE. 08
INTRODUCCIN 09
I UNIDAD: fundamentos bsicos de administracin
CAPTULO I. FUNDAMENTOS BSICOS DE LA ADMINISTRACIN 12
1. EVOLUCIN HISTRICA DE LA ADMINISTRACIN. 12
1.1 Egipto. 12
1.2 China.. 13
1.3 Grecia... 13
1.4 Roma... 14
1.5 Iglesia Catlica Romana... 15
1.6 Imperio Inca.... 16
1.7 Europa (Siglo XVI XVIII). 17
1.8 La revolucin francesa.. 18
1.9 Periodo 1930 1950. 19
1.10 Periodo 1950 1970.. 20
1.11 Fines siglo XX Inicios XXI 21
2. DEFINICIN ETIMOLGICA DE LA ADMINISTRACIN. 23
3. DIFERENTES CONCEPTOS DE ADMINISTRACIN... 23
3.1 Elementos del concepto de administracin.. 25
4. CARACTERSTICAS 27
5. IMPORTANCIA.. 28
6. LA ADMINISTRACIN COMO CIENCIA, TCNICA Y ARTE.. 30
7. RELACIN DE LA ADMINISTRACIN CON OTRAS CIENCIAS 32
CAPTULO II. ADMINISTRACIN Y ADMINISTRADORES.. 34
1. CONCEPTO.. 34
1.1 Planeacin. 34
1.2 Organizacin. 35
1.3 Liderazgo 35
1.4 Control 35
2. NIVELES DE LOS ADMINISTRADORES. 35
3. DESTREZAS ADMINISTRATIVAS. 36
4. TRES NIVELES DEFINEN EL DESEMPEO DEL ADMINISTRADOR.. 37
3
5. ROLES GERENCIALES 37
5.1 roles interpersonales.. 37
5.2 roles informativos. 38
5.3 roles de toma de decisiones.. 38
CAPTULO III. EL PROCESO ADMINISTRATIVO.. 39
1. CONCEPTO 39
2. UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. 40
3. VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 41
4. EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRACTICA.. 42
5. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CADA FUNCIN FUNDAMENTAL EN LA
ADMINISTRACIN.. 43
RESUMEN . 46
CUESTIONARIO DE LA PRIMERA UNIDAD.. 47
REFERENCIA BIBLIOGRFICAS.. 48
II UNIDAD: ORGANIZACIN
CAPITULO I. ORGANIZACIN... 50
1. SIGNIFICADO DE LA PALABRA ORGANIZACIN 50
2. ALCANCE DE LA ORGANIZACIN.. 50
3. COMPONENTES BSICOS PARA ORGANIZAR.. 51
4. DEFINICIN DE LA ORGANIZACIN COMO FUNCIN ADMINISTRATIVA
DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 53
5. IMPORTANCIA DE ORGANIZAR.. 53
6. PROPSITO DE LA ORGANIZACIN. 54
7. PRINCIPIOS BSICOS DE LA ORGANIZACIN... 54
8. EL PROCESO ORGANIZACIONAL.. 56
9. DIFERENCIA ENTRE ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL 60
CAPTULO II. DISEO ORGANIZACIONAL. 61
1. CONCEPTO.. 61
2. REQUISITOS DEL DISEO ORGANIZACIONAL.. 62
3. CARACTERSTICAS PRINCIPALES DEL DISEO ORGANIZACIONAL... 65
4. AMPLITUD DE CONTROL.. 75
5. TIPOS TRADICIONALES DE ORGANIZACIN.. 77
5.1 Organizacin lineal. 77
5.2 Organizacin funcional.. 79
5.3 Organizacin lnea staff. 81
CAPITULO III. TCNICAS ORGANIZATIVAS.. 85
4
1. EL ORGANIGRAMA. 85
1.1 Concepto. 85
1.2 Importancia. 85
1.3 Tipos de organigramas.. 87
1.4 Elaboracin de organigrama. 90
1.5 Tipos de rgano.. 93
2. LOS MANUALES 96
2.1 Elaboracin
2.2 Fines que persigue 96
2.3 Ventajas y desventajas . 97
2.4 Tipos de manuales 100
CAPTULO IV. DISEO DEPARTAMENTAL .. 108
1. CONCEPTO .. 108
2. DEPARTAMENTALIZACIN .. 109
3. CARACTERSTICAS, VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS CLASES DE
DEPARTAMENTALIZACIN .. 122
4. CRITERIOS PARA EVALUAR LA DEPARTAMENTALIZACIN . 130
5. OTRAS FORMAS DE DISEO DE LA ORGANIZACIN 131
CAPTULO V. DISEO DE CARGO Y TAREAS 133
1. DEFINICIN . 133
2. ENFOQUE EN EL DISEO DE CARGOS Y TAREAS . 134
2.1 Enfoque clsico .. 135
2.2 Enfoque humanista 138
2.3 Enfoque Situacional ... 138
3. ESPECIALIZACIN Y ENRIQUECIMIENTO DE CARGOS .. 143
4. DISEO DE CARGO Y LAS PERSONAS 146
5. ESQUEMA DE INTEGRACIN DE CARGOS . 147
RESUMEN . 150
CUESTIONARIO DE LA SEGUNDA UNIDAD. 151
REFERENCIA BIBLIOGRFICAS 152
III UNIDAD: DIRECCIN
CAPITULO I. DIRECCIN 154
1. CONCEPTO 154
2. EL ARTE DE DIRIGIR .. 155
3. ELEMENTOS . 158
4. PRINCIPIOS .. 159
5
5. IMPORTANCIA .. 160
6. ERRORES BSICOS DE DIRECCIN . 160
7. LA LABOR DE UN DIRECTIVO . 161
7.1 Funciones directivas .. 161
7.2 Habilidades directivas 169
7.3 Habilidades de direccin o instrumentacin .. 169
7.4 Habilidades de gestin o interpersonales .. 169
8. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE UN DIRECTIVO 170
9. ESTRATEGIAS DIRECTIVAS 172
10. HERRAMIENTAS DE DIRECCIN .. 173
10.1 El liderazgo .. 173
10.2 La motivacin .. 177
10.3 la comunicacin .. 194
10.4 Trabajo en equipo 203
CAPTULO II. GESTIN MODERNA Y TCNICAS INNOVADORAS. 112
1. REINGENIERA 112
1.1 concepto . 112
1.2 Elementos dinmicos de la reingeniera .. 112
1.3 Los 7 pasos para la mejora de procesos. 113
1.4 Participantes en la reingeniera . 113
1.5 Algunos errores comunes en los procesos de reingeniera 113
2. BENCHMARKING.. 214
2.1 Concepto 214
2.2 Tipos de benchmarking 214
2.3 Fases 215
3. CALIDAD TOTAL . 215
4. JUSTT IN TIME . 218
5. EMPOWERMENT.. 220
6. OUTSOURCING . 221
7. DOWNSIZING... 224
8. KAISEN 225
9. E COMMERCE 228
10. MENTORING . 231
11. LAS SIETE S DE MCKINSEY .. 233
12. CUSTOMER MANAGEMENT. 234
6
CAPTULO III. LAS CLAVES DEL XITO DE LA ADMINISTRACIN DEL SIGLO XXI.. 237
1. ONCE MANDAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN DEL SIGLO XXI 237
CAPTULO IV. ORGANIZACIONES INTELIGENTES 239
1. DEFINICIONES 239
2. CULES SON LOS REQUISITOS PARA TENER UNA ORGANIZACIN
INTELIGENTE 242
3. CULES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA ESTABLECER UNA
ORGANIZACIN INTELIGENTE?............................................................................... 242
4. LAS CINCO DISCIPLINAS DE UNA ORGANIZACIN INTELIGENTE . 243
CAPTULO V. LAS CINCO DISCIPLINAS DE UNA ORGANIZACIN INTELIGENTE.. 245
RESUMEN
CUESTIONARIO DE LA TERCERA UNIDAD
REFERENCIA BIBLIOGRFICAS .. 251
7
PRESENTACIN DEL DOCENTE
Nuestro objetivo general del curso es, conocer y aplicar tcnicas de motivacin y
liderazgo para el desarrollo organizacional. Adems, vamos analizar y comprender las
caractersticas del lder proactivo, liderazgo personal, poltico y social y la verdadera
labor del lder dentro de una empresa u organizacin.
En tal sentido los invito a tener una participacin entusiasta y muy activa en todas las
actividades diseadas para usted y no dude en comunicarse conmigo o con el tutor
responsable del desarrollo de la asignatura, ya que ser la persona que estar
pendiente de sus dudas y requerimientos para poder orientarlo y apoyarlo.
Nuevamente bienvenidos a este espacio y empecemos a disfrutar de esta nueva
experiencia acadmica que te brinda la ULADECH Catlica, como un valor agregado a
tu carrera profesional en el presente semestre acadmico.
Muchas gracias.
isabel_asencio@hotmail.com
8
INTRODUCCIN
Finalmente espero que este libro titulado Administracin II sea de gran utilidad y
se constituya como una herramienta til dentro de la Administracin.
9
UNIDADES DE APRENDIZAJE
10
I UNIDAD: FUNDAMENTOS BSICOS
DE ADMINISTRACIN
11
Chayanov, A. (1985). La organizacin de la unidad econmica. Buenos Aires.
Morgan, G. (1996). Imgenes de la organizacin. Alfaomega.
Ivancevich, J. L. D., James, H., & Gibson, J. L. (1997). Las organizaciones:
comportamiento, estructura, proceso.
CAPITULO I. FUNDAMENTOS BSICOS DE LA
ADMINISTRACIN
12
Otra evidencia la encontramos en la histrica HUIDA DE EGIPTO liderado
por MOISES donde podemos destacar algunas categoras administrativas, por
ejemplo: Tramo de Control, puesto quo a su pueblo los organiz en grupos
pequeos; Autoridad y Liderazgo, del propio Moiss y de los Jefes de cada grupo;
Asesora o staff ofrecido por su suegro, Jetro, para ayudar a Moiss a organizar la
huida, etc.
La filosofa china desde la antigedad ha sido muy til para regir la vida
personal y sobre todo de los estados.
Podramos postular la hiptesis que aqu nacen los principios de la
administracin pblica, sobre todo con los aportes del ampliamente estudiado
CONFUCIO, quien en sus famosas PARABOLAS, establece una serie de
principios para el manejo del Estado, por ejemplo plantea:
13
Es indudable que la filosofa desarrollada por los griegos no slo fue
pertinente y de gran trascendencia para la vida personal y para la conduccin del
Estado, sino que tiene plena vigencia aun en nuestros das.
14
Roma, como sabemos recibi un fuerte influjo la cultura griega, no obstante
el afn conquistador a invasor que impuso durante mucho tiempo para
prcticamente aduearse del mundo. En este contexto los hechos significativos
que caracterizan a este perodo son:
1.4.1 La aparicin y apogeo del Imperio Romano, donde se ponen de
manifiesto algunas categoras administrativas:
a) Organizacin militar (lineal, vertical).
b) Los principios de jerarqua y autoridad.
c) El principio de la disciplina y la subordinacin como ejes para la
preservacin del ejrcito.
15
d) La categora administrativa de la descentralizacin, que se aplica
incluso a nivel de cada pas.
e) El principio de estado mayor (staff) que es puesto en prctica a travs
del SINODO como cuerpo colegiado de Obispos para asesorar al
Papa, y de los Consejos Episcopales Regionales y Nacionales. .
f) El principio de autoridad del Papa recibe la condicin de nica y divina
en tanto proviene directamente de Dios.
g) Aplicacin del principio de promocin desde los niveles inferiores, lo
que supone el establecimiento de una clara lnea de carrera.
h) El reconocimiento de que el factor monetario no es la principal
motivacin para que el hombre mejore.
i) Polticas fsicas y de nivel transnacional.
j) Aplicacin de tcnicas difusoras de la Fe para ganar o mantener
adeptos, compatibles con las tcnicas de marketing (religioso)
moderno.
16
a) Aplicacin del concepto de descentralizacin geogrfica, hoy llamada
Regionalizacin, a travs de los 4 suyos.
b) Estructuracin social de la poblacin en base al AYLLU.
c) Establecimiento de un sistema de contabilidad y tributacin a travs del
QUIPU.
d) Establecimiento de un sistema de abastecimiento (o logstico) a travs de
los SILOS. Lo cual a su vez evidencia prcticas de previsin (tan til en la
planeacin) y de racionalizacin (justicia distributiva en la asignacin de
recursos).
e) Una filosofa o paradigma de vida personal, institucional e imperial:
AMA SUA-AMA LLULLA -AMA KELLA
f) Asignacin de funciones y responsabilidades sociales y polticas en base a
familias de 5,10 y sus mltiplos, al frente del cual se designa un jefe, con
distintas denominaciones, lo que evidencian los principios de jerarqua y
autoridad.
g) Aplicacin anticipada del sistema administrativo de control (auditora)
mediante el TUKUY RIKUY (ojos y odos del inca).
h) Atencin prioritaria a la educacin con escuelas (Yachay Huasi) bien
dotadas con eminentes maestros. (Amautas) bien seleccionados y muy
considerados
i) Sistemas de organizacin del trabajo agrcola, del trabajo comunal,
mediante la MINKA MITA, etc.
17
En Inglaterra aparece la teora Mercantilista que sostiene que la riqueza
del pas radica en comercio, en el intercambio de mercancas, lo que obliga al
desarrollo de su industria naval, tanto para fines comerciales como para fines
blicos (Armada Invencible) para conquistar y dominar territorios y pases de
otras latitudes.
18
Estado. No es menos relevante indicar la importancia de esta escuela, que aun
hoy en da se consolida como una especialidad de mucho prestigio dentro del
espectro de las especialidades del Derecho.
19
A esta etapa histrica de la administracin le corresponde el surgimiento
del movimiento de las Relaciones Humanas, a la revalorizacin de factor humano
en el trabajo, como una respuesta a los enfoques mecanicistas y productivistas de
los inicios del siglo, propugnados por Taylor y Fayol.
Debemos destacar que esta aplicacin tiene como mentor inicial al bilogo
alemn Ludwig Von Bertalanfy, quien aporta los fundamentos tericos del enfoque
sistmico para luego ser operacionalizados a travs del instrumental informtico
20
en casi todas las actividades empresariales, es decir, tanto en los procesos
productivos u operativos para lograr los bienes o servicios como en los procesos
administrativos que van en apoyo de los anteriores.
Las ltimas dcadas del siglo XX han sido catalogadas por muchos
estudiosos cmo las de mayor riqueza conceptual - paradjicamente- tan
similar a las dcadas iniciales, en que aparece la Administracin Cientfica,
pues hoy, ya en el nuevo siglo, los conceptos de Administracin del
Conocimiento y de Administracin Estratgica, entre otros, no solo estn en
plena vigencia sino que sern de gran trascendencia acadmica y
empresarial.
21
A Edward Deming, con sus aportes sobre la Calidad Total, como una
Filosofa de gestin empresarial para garantizar cambios continuos y
permanentes en busca de la excelencia y de la satisfaccin plena de los
clientes. Es una filosofa con mucho sustento conceptual y metodolgico que
viene revolucionando la marcha empresarial de todas las empresas del
mundo, no obstante que su origen responde a una cultura tan diferente como
es la japonesa.
22
del conocimiento, en la necesaria aplicacin de un proceso secuencial de
aprender -desaprender- y reaprender continuamente.
23
racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se pueden alcanzar
propsitos comunes que individualmente no es factible lograr.
Robert F. Buchele
El Proceso de trabajar con y a travs de otras personas a fin de lograr los
objetivos de una organizacin formal.
24
American Management Association
La administracin es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados
a travs del esfuerzo y la cooperacin de otros.
Joseph L. Massie
Mtodo por el cual un grupo de cooperacin dirige sus acciones hacia metas
comunes. Este mtodo implica tcnicas mediante las cuales un grupo principal de
personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras.
25
La Administracin se define como el proceso de disear y mantener un medio
ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren
eficientemente los objetivos seleccionados. Es tambin el proceso de obtencin y
organizacin de recursos y de cumplimiento de metas a travs de otras personas.
26
habilidades o aptitudes, realizan ciertas actividades interrelacionados con el fin de lograr
sus metas deseadas.
La definicin indica asimismo que los administradores utilizan todos los recursos
de la organizacin para alcanzar sus metas. Las personas son el recurso ms importante
de cualquier organizacin, pero los administradores limitaran sus logros si no recurrieran
adems a otros recursos disponibles. Por ltimo se afirma que la administracin consiste
en cumplir con las metas formuladas de la organizacin. Ello significa que los gerentes de
cualquier organizacin tratara de conseguir finalidades especficas. Desde luego estos
fines son peculiares de cada organizacin. La meta establecida de una universidad ser
dar a los estudiantes una educacin integral en una comunidad acadmica. Cualesquiera
que sean las metas de una organizacin particular, la administracin es el proceso en
virtud del cual se consiguen esos objetivos.
4. CARCTERSTICAS
27
Unidad jerrquica: Todas las personas que tienen carcter de jefes en un
organismo social, tienen un nivel de participacin, este lgicamente esta dado en distintos
grados y modalidades, forman "un solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General,
hasta el ltimo mayordomo.
5. IMPORTANCIA
28
Una adecuada administracin hace que se mejore el nivel de productividad.
29
6. LA ADMINISTRACIN COMO CIENCIA, TCNICA Y ARTE
Ciencia:
Arte:
Definicin: Conjunto de tcnicas y teoras, cuyo objeto es
causar un placer esttico a travs de los sentidos. Tambin
se dice de la virtud, habilidad o disposicin para hacer bien
una cosa.
Objeto: La belleza, la habilidad de Expresin.
Fundamento: Reglas.
30
Segn Valladares Rivera "La administracin es indudablemente un arte y que la
aplicacin artstica de los conocimientos seguir siendo tal vez la mayor pericia de un
gerente. Aunque el estado de la ciencia en la administracin puede llamarse inexacto,
tambin es una ciencia aunque no en el sentido lato de las ciencias fsicas o naturales".
Segn Kliksberg:
31
Elementos Ciencia Tcnica Arte
Conjunto de
Conjunto de tcnicas y teoras,
conocimientos cuyo objeto es
ordenados y Conjunto de causar un placer
sistematizados, de instrumentos, reglas, esttico a travs
validez universal, procedimientos y de los sentidos.
Definicin
fundamentados en conocimientos cuyo Tambin se dice
una teora objeto es la de la virtud,
referente a aplicacin utilitaria. habilidad o
verdades disposicin para
generales. hacer bien una
cosa.
Conocimiento del Belleza.
Aplicacin o
Objeto mundo: bsqueda Habilidad.
utilidad prctica.
de la verdad. Expresin.
Investigacin. Instrumentos. Tcnicas.
Observacin. Procedimientos. Teoras.
Mtodo
Experimentacin. Conocimientos Emotividad.
Encuestas. cientficos. Creatividad.
Leyes generales. Principios y reglas
Fundamento Principios. de aplicacin Reglas.
prctica.
32
La psicologa : quizs la ms pertinente, le ofrece sus aportes sobre motivacin,
caracteres, personalidad, expectativas. complejo, etc.
33
CAPTULO II. ADMINISTRACIN Y ADMINISTRADORES
1. CONCEPTO
Es la persona que debe influenciar en los subordinados, para el logro de objetivos
tanto personales como organizacionales o institucionales, este motivara efectivamente a
los trabajadores y de l depender el rendimiento efectivo, l es el gua presta apoyo y da
recompensas que van a contribuir a conseguir los objetivos y metas propuestas.
1.1 Planeacin:
La planeacin da a la organizacin sus objetivos y fija el mejor
procedimiento para obtenerlos. Adems, permiten:
34
1.2 Organizacin:
Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos
entre los miembros de una organizacin en una forma tal que puedan lograr los
objetivos de la organizacin de manera eficiente. Objetivos diferentes requerirn
un tipo especial de estructura de organizacin para poder ser realizados. Los
administradores deben adecuar la estructura de la organizacin con sus objetivos
y recursos, un proceso que se denomina diseo organizacional.
1.3 Liderazgo:
El liderazgo implica dirigir, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas fundamentales. Es una actividad muy concreta: requiere trabajar
directamente con la gente. Al establecer la atmsfera adecuada, los
administradores contribuyen a que los empleados den lo mejor de s.
1.4 Control:
Por ltimo, el administrador debe cerciorarse de que las acciones de los
miembros de la organizacin la Eleven a la obtencin de sus metas. Esta es la
funcin de control y consta de tres elementos:
35
Responsables de una determinada rea funcional, tiene a su cargo otros
administradores de nivel primario. Labor dirigida a concatenar metas de la organizacin
con los resultados del rea. Nexo entre nivel primario y nivel superior.
3. DESTREZAS ADMINISTRATIVAS
Segn Robertz L. Katz distingue tres tipos bsicos de destrezas: Tcnicas,
humanas y conceptuales, que a su juicio, necesitan todos los administradores. Se
desarrollan cada una de ellas a continuacin:
Ejemplo :
Procedimientos : Tramitacin de pedidos
Dpto. Produccin : Elaboracin de productos Dpto. de Ventas : Ventas del
producto.
Dpto. de Finanzas : Crdito al cliente.
Dpto. de Contabilidad : Registro de la transaccin.
Tcnicas : Presupuestacin, Contabilidad de Costos. Planeacin y control de
inventarios, Evaluacin y revisin de programas.
36
Katz afirma que pese a que estas tres destrezas son imprescindibles para
una buena administracin, su importancia relativa para un administrador en
particular depende del nivel que ocupe en la organizacin La destreza tcnica es
muy importante en los niveles inferiores de la administracin, en contraste con la
capacidad humana que es importante para los administradores a cualquier nivel:
como los administradores deben trabajar principalmente con otros, la habilidad
que posean para detectar la capacidad tcnica de sus subordinados es ms
importante que su propia calificacin tcnica: Por ltimo, la importancia de la
capacidad conceptual aumenta conforme una persona asciende en un sistema
administrativo basado en los principios jerrquicos de la autoridad y la
responsabilidad ...
Pero podemos mencionar otra destreza que Harold Koontz hace mencin:
5. ROLES GERENCIALES
5.1 ROLES INTERPERSONALES:
5.1.1 FIGURA DIRECTIVA: Es el representante mximo de la organizacin tanto
para fuera de ella como frente a los trabajadores y accionistas. Es
considerado como el responsable de los xitos y fracasos de la empresa.
Define y encamina los grandes negocios, responde frente a los reclamos
37
de los trabajadores, firma los contratos y representa a la empresa frente
al Estado y al resto de agentes del entorno.
5.1.2 LIDER: Es el rol interpersonal mas importante, responsabiliza al
gerente de las acciones de sus subordinados, cumple funciones
orientadoras y encaminadoras del resto de individuos que integran la
organizacin.
5.1.3 ENLACE: En su empresa y en el resto, las relaciones con los que nos
rodean son imprescindibles, tanto fuera como al interior de la misma,
as surgen los buenos negocios, las buenas relaciones, se
solucionan problemas, se aprovechan oportunidades y se eleva la
productividad.
38
5.3.3 ASIGNACIN DE RECURSOS: Rol importante porque su habilidad se
pone en juego para saber disponer racionalmente los recursos segn
las prioridades para asignarlo a sus subordinados.
5.3.4 NEGOCIAR: Esta funcin la deber cumplir con igual importancia
dentro y fuera de la empresa; al interior de ella para negociar con sus
trabajadores para satisfacer sus necesidades y sobre todo para
involucrarlos en las decisiones que se tomen sobre la empresa. Al
exterior negociar con los proveedores, con los socios estratgicos, con
los clientes y con los competidores.
1. CONCEPTO
39
LA FASE MECNICA comprende a la planeacin (trata ms o menos de que cosas se
van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la
organizacin (de como se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos,
funciones...)
LA FASE DINMICA aqu est la direccin que se encarga de ver que se realicen las
tareas y para ello cuenta con la supervisin, liderazgo, comunicacin, y motivacin y por
ltimo, encontramos al control que es el encargado de decir cmo se ha realizado, que
se hizo, como se hizo, y compara los estudios.
PLANEACIN:
ORGANIZACION
40
a) Objetivos cuantificables
b) Claro concepto de actividades o actividades involucradas
c) rea clara y concisa de la autoridad o de la decisin
DIRECCIN
a) Propsito de la empresa
b) Factores productivos
c) Naturaleza del factor humano
CONTROL
a) Establecer estndares
b) Medicin
c) Correccin
d) Retroalimentacin
Aparte, George Terry establece que estas fases estn constituidas por distintas
etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos bsicos de la administracin:
41
e. Se reconoce flexibilidad y arte de la administracin y se fomenta la mejor
manera de utilizarlo en una forma prctica.
42
5. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CADA FUNCIN FUNDAMENTAL EN
LA ADMINISTRACIN
Planeacin
Organizacin
43
Agrupar las obligaciones operativas
en puestos operativos.
Direccin
Poner en prctica la filosofa de
participacin por todos los afectados
por la decisin o acto.
44
Control
45
RESUMEN
El hombre por naturaleza tiende a administrar y organizar todas sus cosas, sus
negocios, a travs de un proceso de planeacin, control y organizacin de sus
actividades. Administrar es coordinar recursos humanos, materiales y tecnolgicos,
tiempo y espacio para lograr ciertos objetivos del sistema. Es la gua, conduccin y
control de esfuerzos de un grupo organizado para lograr sus metas. El estudio de la
administracin nace con la Rev. Industrial por el crecimiento de las empresas en tamao
y complejidad de sus actividades y tecnologas, y por sus modernizaciones:
ESPECIALIZACION: con el avance de la tecnologa se necesitan ms especialistas,
mayor divisin de trabajo y de esfuerzos, y subdivisin de tareas. Pero el problema de
esta especializacin es que el hombre va perdiendo la nocin del resto de las actividades
de la organizacin, y puede llegar a perder relacin con sus compaeros y trabajos,
puede llegar a aislarse del grupo social al que pertenece.
COORDINACION: hay que coordinar esa especializacin y los esfuerzos utilizados en
ella. Coordinar las habilidades es fundamental en la empresa moderna.
POLITICAS: sin objetivos, metas y polticas la administracin no tiene sentido. Hay que
tener bien en claro a dnde quiere llegar la empresa.
METODO: para evitar el desarraigo de recursos materiales tecnolgicos y humanos,
reducir la prdida de tiempo, errores y duplicaciones, es necesario contar con un
ordenamiento sistemtico, de operaciones mediante un manual de procedimiento donde
se indique el mtodo apropiado para poder cumplir con el objetivo general
de la empresa.
DINAMICA: el hombre es el recurso bsico para la administracin, y por ende percibe los
efectos del ambiente cambiante que lo rodea. Su personalidad y la forma de cmo
percibe los cambios condicionan a la administracin, la cual deber estar preparada para
responder a esos cambios (adaptacin) sociales o tecnolgicos, que modificaran los
procedimientos administrativos.
COMPLEJIDAD: el aumento de las actividades humanas hacen que las organizaciones
se hagan ms complejas, debido a los avances tecnolgicos, cientficos, econmicos,
sociales, etc. Todos estos avances se combinan dentro de la organizacin, y hacen que
las personas se capaciten mas y mejor, y sea casi imposible de manejarlos. Esto
sumado a la intervencin mayor del estado y una necesidad de asistencia psicolgica y
sociolgica constante.
46
CUESTIONARIO DE LA PRIMERA UNIDAD
47
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
48
II UNIDAD: ORGANIZACIN
49
Chayanov, A. (1985). La organizacin de la unidad econmica. Buenos Aires.
Morgan, G. (1996). Imgenes de la organizacin. Alfaomega.
Ivancevich, J. L. D., James, H., & Gibson, J. L. (1997). Las organizaciones:
comportamiento, estructura, proceso.
CAPTULO I: ORGANIZACIN
2. ALCANCE DE LA ORGANIZACIN
El alcance de la organizacin se desarrolla en tres niveles diferentes, los cuales
detallan en el siguiente cuadro a manera de resumen, desarrollndose ms adelante con
detalle:
50
ALCANCE CONTENID RESULTANT
TIPO DE O E
DISEO
Nivel Diseo La
Institucional Organizacional empresa como Ti
totalidad pos de
organizacin
51
Idalberto Chiavenato indica que la funcin de organizar consta de cuatro
elementos los que se relacionan tambin con los elementos de Mximo Espinoza:
a) TAREAS: las tareas son el trabajo realizado en las diferentes empresas, las
cuales dan lugar a la especializacin de las actividades y las funciones. Estas
ltimas se derivan de los objetivos de la planeacin y son la base de la
organizacin. Las funciones se subdividen en tareas.
b) PERSONAS: cada persona es designada para ocupar un cargo, que es una
porcin especfica del trabajo global. En principio esa designacin debera tener
en cuenta habilidades, aptitudes, intereses, experiencia, prctica, y
comportamiento de cada persona.
COMPONENTES BSICOS
TAREAS
Qu se
52
4. DEFINICIN DE LA ORGANIZACIN COMO FUNCIN
ADMINISTRATIVA DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
5. IMPORTANCIA DE ORGANIZAR
53
Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la
empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin,
contraccin, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad
de efectuar cambios en la organizacin.
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades
eficientemente, con un mnimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
6. PROPSITOS DE LA ORGANIZACIN
La especializacin tiene como limites los que impone la naturaleza humana del
trabajo; cuando no se reconocen, fcilmente se llega a una superespecializacin,
que produce monotona, o lesiona la dignidad humana del trabajador, reduciendo a
54
una mera maquina o parte mecnica del sistema. Adems, a base de ir haciendo
que el especialista sepa cada vez mas, de un campo menor llega a hacerle
especialista en actividades que prcticamente carecen de importancia.
7.2 Principio de la unidad de mando. "Para cada funcin debe existir un solo
jefe". En este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba
ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para
el orden y la eficiencia que exige la organizacin: "Nadie puede servir a dos
seores". "Un cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso en lo
administrativo, como un cuerpo humano con dos cabezas en lo biolgico". La
especializacin, para obtener mayor eficiencia, estableci la divisin por funciones;
la unidad de mando, para lograr tambin esa mayor eficiencia, establece su
coordinacin a travs de un solo jefe, que fije el objetivo comn, y dirija a todos a
lograrlo.
55
ministerio existen los niveles: Ministerial, Vice Ministerial, Direccin Nacional,
Direccin y Jefes de Unidad.
7.10 Mayor Uso o Mayor Inters: Una funcin o una unidad orgnica deben estar
ubicados donde se haga mas uso de ellos. Ejem. Un departamento de almacn
podra depender de una unidad productiva y no necesariamente de la Unidad de
Logstica.
7.11 Unidad de Objetivo: La estructura de la organizacin debe reflejarlos fines y
objetivos propios para los cuales fue establecido. La estructura debe responder a la
razn de ser (fines/objetivos) de la empresa y a sus estrategias.
7.12 La Flexibilidad: Para adecuarse a los cambios; la Estabilidad: para
mantenerse pese a los cambios; y la Eficiencia: Para lograr los objetivos con el
menor costo posible, son principios adicionales para organizar.
8. EL PROCESO ORGANIZACIONAL
56
El reto para los gerentes consiste en disear una estructura organizacional que
permita a los empleados realizar su trabajo con eficiencia y eficacia, alcanzando al mismo
tiempo las metas y objetivos de la organizacin.
8.2 Para Otoniel Oyarce las ideas fuerza que definen a la organizacin como funcin del
proceso administrativo se refieren a la (a) clasificacin de actividades, que deben ser (b)
asignadas a personas para su ejecucin, mediante(c) las relaciones entre s y (d) con el
uso de recursos, a fin de lograr los objetivos institucionales, que constituyen precisamente
los elementos a tener en cuenta en todo proceso de organizacin: a) las actividades, b)
las personas, c) las relaciones y d) el ambiente fsico.
OBJETIVOS
asignadas mediante e n un
Ambiente
Actividades Personas Relaciones Fsico y
a Recursos
57
Asignar un jefe a cada grupo de personas, asignndole la autoridad necesaria
para ejercer su jefatura.
Informar a cada persona las funciones que se le asignan as como sus relaciones
con los dems.
Establecer canales de comunicacin por donde fluyan las relaciones de autoridad,
responsabilidad y coordinacin necesarios para dinamizarla organizacin.
Elaborar Manuales y Reglamentos de Organizacin y Funciones y otros
instrumentos que regulen la organizacin.
a. El primer paso que dara el gerente en una empresa para comenzar el proceso
organizacional sera reflexionar sobre los planes y los objetivos de la misma. Dado
que la planeacin implica determinar cmo la empresa alcanzar sus objetivos, y
organizar implica determinar cmo se utilizarn los recursos de la empresa para
activar los planes, el gerente puede comenzar a organizar al entender la
planeacin.
b. El segundo y tercer paso del proceso de organizar se centra en las tareas que se
van a ejecutar dentro del sistema administrativo. El gerente debe designar las
58
tareas o trabajos principales que se van a desarrollar en la empresa y de esas
tareas deben subdividirse en subtareas.
c. El cuarto paso se orienta a que una vez dada las tareas a cada una de las
personas en la empresa, stas deben recibir tambin las instrucciones especficas
de lo que deben hacer correspondiente a su tarea.
d. En el quinto paso el gerente recoge informacin sobre cmo est funcionando la
estrategia establecida.
8.4 Harold Koontz nos dice existe una lgica fundamental para la organizacin y est
inmersa en un proceso que consta de los siguientes seis pasos:
Establecimiento de los objetivos de la empresa.
Formulacin de los objetivos, polticas y planes de apoyo.
Identificacin, anlisis y clasificacin de las actividades necesarias para cumplir
esos objetivos.
Agrupacin de esas actividades de acuerdo con los recursos humanos materiales
disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias.
Delegacin al responsable de cada grupo de la autoridad necesaria para el
desempeo de las actividades.
Enlace horizontal y vertical de los grupos entre s, por medio de relaciones de
autoridad y flujos de informacin.
8.5 James Stoner describe el proceso de cinco pasos de Ernest Dale acerca de lo que
es organizar:
Hacer una lista del trabajo que necesita realizarse para alcanzar los objetivos de
la organizacin. El objetivo de un hospital, por ejemplo, de cuidar a los enfermos,
incluira actividades que abarcaran desde la comprar de equipo y abastecimiento,
hasta la contratacin del personal y la solicitud de autorizacin o reconocimiento
de distintas organizaciones sociales.
Dividir todo el trabajo en actividades que puedan desempear lgica y
cmodamente individuos o grupos. A esto nos referimos como divisin del trabajo.
Combinar las actividades de manera lgica y eficiente. Al hecho de agrupar
empleados y actividades lo llamaremos, por lo general, departamentalizacin.
Establecer mecanismo para la coordinacin. Esta integracin de los esfuerzos
individuales, de grupo y de departamento, facilita el logro de los objetivos.
59
Controlar la efectividad de las estructuras organizacionales y ajustarlas a las
necesidades.
Podemos concluir que un proceso formal de organizacin para una empresa cualquiera
que sea el tamao de sta debe considerar las siguientes preguntas:
Cules son los objetivos que debemos alcanzar en base a la planificacin que
hemos realizado?
Qu actividades debemos desarrollar para alcanzar esos objetivos determinados
en la planeacin?
Cmo y dnde agrupamos esas actividades?
De acuerdo a las actividades que debemos realizar Qu recursos debemos
asignar y a quin asignamos esos recursos?
Cmo y con quines debemos coordinar nuestras actividades para lograr los
objetivos?
60
personales sin un propsito comn consciente, aunque favorable a resultados
comunes.
61
2. REQUISITOS DEL DISEO ORGANIZACIONAL
El diseo organizacional constituye una de las prioridades de la administracin,
pues define cmo funcionar la organizacin y cmo se aplicarn y distribuirn sus
recursos. El diseo organizacional contribuye de cuatro maneras diferentes a la
organizacin; es decir, procura atender cuatro requisitos fundamentales.
62
consecuencia, con la introduccin de la reingeniera y otros tipos de programas de
cambios organizacionales, las rutinas y los procedimientos estn perdiendo
gradualmente su importancia como mecanismo de operacin, en detrimento de la
focalizacin en la misin organizacional y en las metas y resultados que deben
alcanzarse. Esto significa una inversin de valores. El nfasis en los medios y
comportamientos estandarizados cede su lugar a un fuerte nfasis en los
objetivos y en las metas que deben cumplirse. Llmese a esto administracin por
objetivos, participativa, o participacin en los resultados, lo importante es que
cada vez ms las personas tienen mayor libertad para escoger los medios
necesarios que permitan alcanzar los fines deseados, as como los incentivos y
las recompensas que sirven de motivacin personal para lograr y sobrepasar
metas y resultados. La remuneracin variable est detrs de esta fuerte tendencia
para transformar a las personas en empresarios internos de la organizacin que
vistan la camiseta de la empresa y se dediquen en cuerpo y alma como
verdaderos dueos del negocio. El resultado ha sido la transformacin de los
objetivos organizacionales en objetivos individuales de las personas involucradas.
63
2.4 Como mecanismo de coordinacin entre las partes: define cmo debe
armonizar e integrar la organizacin sus diferentes partes, en funcin de la
divisin del trabajo organizacional. Mientras la estructura bsica divide el trabajo y
diferencia las partes, el mecanismo de coordinacin integra y da coherencia al
todo. Es la bsqueda de la integracin para compensar la diferenciacin de la
tarea organizacional. El mecanismo de coordinacin es un medio de aglutinar y
unir las diversas partes de la organizacin, para lograr la integracin y la sinergia
como un todo. Sin embargo, en la actualidad existe una fuerte tendencia a
descentralizar la coordinacin organizacional y sustituir los mecanismos
tradicionales de integracin por una focalizacin en el cliente interno, para
concebir cada cargo y cada persona de la organizacin como el eslabn de una
cadena de valor en que cada cual tiene un proveedor (en sentido ascendente) y
un cliente (en sentido descendente). Esto permite que cada persona o cargo sea
focalizado como un sistema que importa insumos de un proveedor y exporta
resultados hacia un cliente. Cada cargo o persona necesariamente debe
comunicar sus exigencias y necesidades al proveedor y averiguar cules son las
exigencias y necesidades del cliente, para satisfacer sus expectativas y mejorar
gradual y continuamente la calidad del trabajo. En el extremo final de la cadena, el
cliente externo recibe un servicio cada vez mejor y orientado a la excelencia. El
trabajo en grupo y solidario pasa a sustituir el trabajo individual y solitario. La
unin hace la fuerza y mejora los resultados. Si su nombre es kaizen o calidad
total, el hecho es que las personas trabajan mejor y con mayor satisfaccin
cuando hacen el trabajo en conjunto y participan activamente en las decisiones y
acciones emprendidas para alcanzar los resultados. Conviene recordar que la
calidad externa nunca es mayor que la calidad interna. Cuando se logra la calidad
interna en el extremo final de la cadena, el cliente sale satisfecho con el servicio
prestado.
64
y resultados fijados por consenso con sus superiores, y participar en los
resultados y metas alcanzados o superados. Con estas tendencias, el diseo
organizacional dej de ser una finalidad en s mismo, hasta transformarse en un
medio adecuado para integrar personas y en una herramienta para ayudarlas a
desarrollar sus actividades.
3.1 Diferenciacin
65
Organigrama que indica la diferenciacin horizontal (departamentos o divisiones) y la diferenciacin
vertical (diferentes niveles jerrquicos).
3.2 Formalizacin
Se refiere a la existencia de reglas y reglamentos que prescriben cmo, cundo y
por qu se ejecutan las tareas. La formalizacin es el grado en que las reglas y
reglamentos se definen explcitamente para gobernar el comportamiento de los miembros
de la empresa. El carcter formal impone cierto ritual dentro de la organizacin. Cuanto
mayor sea la formalizacin, mayor es la existencia de normas de conducta, rutinas y
procedimientos, formularios y documentos, con el fin de comprobar las actividades,
66
mtodos y procesos rgidos para acatar la legislacin vigente, archivos para guardar
informacin escrita, certificados, firmas reconocidas, aprobaciones y aspectos similares.
El objetivo es documentar, registrar y comprobar a travs de papeles que pueden ser
archivados y guardados durante aos.
3.3 Centralizacin
Se refiere a la localizacin y distribucin de la autoridad para tomar decisiones. La
centralizacin implica concentracin de las decisiones en la cima de la organizacin, es
decir, en el nivel institucional, con poca o ninguna delegacin en el nivel intermedio. En la
centralizacin, todas la decisiones deben ser llevadas hacia la cpula, para que sta
apruebe o decida. El dirigente debe asumir todas las decisiones dentro de la
organizacin, incluso sus numerosos detalles.
67
intermedio y operacional se vuelven meros repetidores de las decisiones tomadas en la
cpula. Cuanto mayor sea la descentralizacin, ms autoridad se delega y distribuye en
los niveles inferiores de la jerarqua, para que la ejecucin de las tareas sea ms
apropiada a las caractersticas locales y las necesidades del cliente que la organizacin
busca. La descentralizacin exige tres condiciones fundamentales: la primera, que todas
la personas involucradas tengan un conocimiento claro y uniforme de la misin de la
68
2
Quienes toman decisiones, situados Quienes toman decisiones y estn situados
. en la cima de la organizacin, estn en la cima casi nunca tienen contacto
generalmente mejor entrenados y con los trabajadores ni con las
preparados que los que se hallan en situaciones involucradas.
los niveles inferiores.
3
La eliminacin de los esfuerzos Lneas de comunicacin ms largas
. duplicados reduce los costos producen demoras prolongadas.
operacionales.
4
Cuando se centralizan ciertas Los administradores situados en niveles
. funciones, como compras, se origina Inferiores se sienten frustrados porque no
mayor especializacin y aumenta la entran en el proceso de decisin.
exigencia de habilidades.
As, el capital intelectual se arroja por las caeras de la fbrica o de la oficina. Por
estas razones, la descentralizacin es uno de los caminos indicados en la gestin
moderna de las empresas.
69
descentralizacin
70
3.5 Integracin
Se refiere a los medios de coordinacin y enlace de las partes de la organizacin.
Cuanto mayor sea la diferenciacin, ms heterognea es la estructura de la empresa y
mayor la necesidad de coordinar las diferentes partes de la organizacin, con el fin de
obtener un funcionamiento coherente, armnico y sinrgico. La divisin del trabajo
provocada por la diferenciacin fragmenta las grandes tareas en partes menores. Para
evitar la dispersin, debe haber alguna interrelacin e interconexin.
71
capaz de resolver problemas de integracin, pues permite redisear las
fronteras de las subunidades para incluir las interdependencias dentro de las
nuevas fronteras de las subunidades, que pueden ser administradas con ms
facilidad.
72
La mayor ventaja de este mecanismo es su bajo costo en el logro de la
integracin. No obstante, slo debe emplearse cuando pueden establecerse
reglas inteligentes y cuando la situacin implicada es suficientemente estable para
compensar el diseo de reglas y procedimientos que se utilizarn durante mucho
tiempo.
3.5.6 Objetivos y planes: tienen una funcin semejante a las reglas y los
procedimientos, pero durante un tiempo limitado. Es un mecanismo de
integracin utilizado para conciliar partes de la organizacin que operan con
relativa independencia entre s pero que precisan integrar los resultados. Es
el caso de las reas de ingeniera de producto, produccin y marketing de
una empresa, que trabajan independientemente en sus actividades
especficas pero deben ser coordinadas para establecer las modificaciones
de un producto en sus programas de diseo y produccin, y en las fechas de
sus actividades.
Los objetivos y planes constituyen medios que facilitan la integracin cuando
las circunstancias que los rodean no sean imprevisibles ni muy cambiantes.
La mayor restriccin en este esquema de integracin es el costo, pues crear
objetivos y planes inteligentes y realistas requiere tiempo y energa. En
algunas circunstancias, cuando las situaciones no son complejas, es uno de
los mecanismos de integracin menos costosos.
73
COSTOS Y BENEFICIOS DE LOS MTODOS DE
INTEGRACIN
Mtodos
de Ventajas Limitaciones
integracin
Jerarqua Proporciona una red Puede convertirse en una
administrativa capaz de unir todas las sobrecarga, y no funcionar. Una
unidades funcionales de una amplitud de control muy estrecha
organizacin en conjunto. es onerosa y paraliza.
74
Distri En ciertas Puede ser onerosa. Puede
bucin fsica circunstancias, puede ser una minar la competencia
solucin barata. especializada.
4. AMPLITUD DE CONTROL
75
el grado de atencin y control que el superior puede prestarles. La amplitud de control
influye en la estructura organizacional dndole un formato o configuracin peculiar.
En las empresas que tienen gran amplitud de control, la configuracin global de la
organizacin es tpicamente plana. La estructura plana tiene pocos niveles jerrquicos y
grandes grupos de trabajo en cada nivel. En las empresas donde existe pequea amplitud
de control, la configuracin global de la organizacin es tpicamente alta: tiene una larga
cadena de autoridad (muchos niveles jerrquicos) y pocos grupos de trabajo en cada uno
de los niveles jerrquicos.
En las organizaciones" altas", caracterizadas por largas cadenas de mando
debido al gran nmero de niveles jerrquicos- y por estrecha amplitud de control, la
comunicacin vertical se congestiona y retarda, y se filtra distorsionada por diferentes
interpretaciones, complicaciones o generalizaciones durante el camino. Las decisiones
que vienen desde el nivel institucional hacia el nivel operacional avanzan lentamente y los
canales de comunicacin conducen informacin inadecuada o inexacta a los niveles
siguientes.
76
Semejanza de fundones de supervisin: la supervisin se torna ms sencilla
cuando los subordinados hacen las mismas cosas, lo cual permite ejercer la
supervisin sobre un gran nmero de personas.
Competencia (capacidades) de los subordinados: cuanto ms
experimentados y entrenados estn los subordinados, menos supervisin se
necesitar, lo cual permite una mayor amplitud de control.
Utilizacin de asistentes personales: los administradores que tienen asistentes
personales que preparan informes y recolectan datos disponen de ms tiempo
para supervisar y pueden tener una mayor amplitud de control.
a. Supervisin delegada: en la medida en que las empresas se vuelven ms
complejas, los individuos pasan a tener varios superiores. Las asesoris y los
servicios de staff proporcionan orientacin, servicios especializados y apoyo que
permiten al administrador aumentar su amplitud de control.
b. Estabilidad del ambiente: favorece gran amplitud de control. Cuando el ambiente
es inestable e impone variacin en las actividades de la empresa que crean
necesidades de mayor coordinacin, se presenta reduccin en la amplitud de
control.
Entre estas influencias, el administrador puede escoger la amplitud de control adecuada
para proporcionar el apoyo o la autonoma que pretende conceder a sus subordinados.
77
tareas). Debido a estas lneas de autoridad y responsabilidad, se presenta la cadena de
mando.
Presidente A
Directores B C
Gerentes D E
Jefes F G
Supervisores H I
78
conducen a travs de los niveles jerrquicos, de manera que se extiendan hasta la base
de la organizacin.
Forma piramidal: consecuencia de la centralizacin de la autoridad en la cima de la
organizacin, de la cadena de mando y de la unidad de mando, la organizacin lineal
presenta una conformacin tpicamente piramidal. A medida que se asciende en la escala
jerrquica, disminuye el nmero de unidades o posiciones de cada nivel.
79
sustanciales. Esta flexibilidad, indispensable en la organizacin competitiva e innovadora,
es una de las principales fallas de la estructura lineal que slo funciona en un ambiente
estable y rutinario.
Taylor fue uno de los defensores de la organizacin funcional al enfrentarse con el
excesivo y variado volumen de atribuciones concentradas en los capataces de produccin
de una siderrgica estadounidense que adoptaba la organizacin lineal. Taylor sostena
que la especializacin del obrero debera estar acompaada por la especializacin de los
supervisores y la gerencia, mediante la estructura funcional.
80
del generalismo de la organizacin lineal, la estructura funcional permite profundizar en el
desempeo de la especializacin. Tambin proporciona mejor supervisin tcnica y
desarrolla comunicaciones directas, ms rpidas y sin intermediacin de otros niveles, lo
cual reduce posibles distorsiones. Tambin separa las funciones de planeacin y control
de las funciones de ejecucin. El rgano de planeacin slo elabora la planeacin, y el
rgano de ejecucin se concentra exclusivamente en la ejecucin.
81
mediante sugerencias, recomendaciones, consultora, prestacin de servicios, como
planeacin, control, procesamiento de datos, informes, etc. De este modo, los rganos de
staff asesoran a los rganos de lnea mediante especializacin tcnica. Mientras los
especialistas de staff profundizan en determinado campo de actividades, los gerentes de
lnea detentan la jerarqua de la organizacin.
Estructuralineal (jerrquica)
E s tr u c tu ra L in e a l-s ta ff
82
Funciones de staff
Las principales funciones del staff estn relacionadas con:
Servicios: es decir, actividades especializadas, como contabilidad, compras,
personal investigacin y desarrollo, procesamiento de datos, publicidad, etc.,
realizadas y ejecutadas por el staff.
Consultora y asesora: asistencia jurdica, mtodos y procesos, consultora
laboral, etc., proporcionados por el staff como medios de orientacin y
recomendacin.
Seguimiento: significa acompaar y evaluar determinada actividad o proceso, sin
intervenir o influir en l. El staff generalmente se preocupa por conseguir datos,
elaborar informes y llevar a cabo investigaciones, acompaamiento de procesos,
etc. d.
Planeacin y control: casi siempre, las actividades de planeacin y control son
delegadas a los rganos de staff; en consecuencia, la planeacin y el control
financiero o presupuestario, la planeacin y control de produccin, la planeacin y
control de mantenimiento de mquinas y equipos, el control de calidad, etc., son
actividades desarrolladas por el staff.
83
Desventajas de la organizacin lnea-staff
La estructura lnea-staff presenta algunas restricciones y ciertas dificultades.
Una de Est es la posibilidad de crear conflicto entre los rganos de lnea y de staff.
Como el Asesor de staff no tiene autoridad lineal sobre los ejecutores y como el
gerente de lnea no tiene tiempo ni preparacin profesional para especializarse, los
conflictos entre lnea y staff se caracterizan por:
84
CAPTULO I: TCNICAS ORGANIZATIVAS
1. El ORGANIGRAMA
1.1 Concepto:
El Organigrama. Es la representacin grfica de la estructura de una empresa.
Se le denomina tambin: organograma, diagrama de organizacin, diagrama de
estructura, pirmide de cargos, etc.
1.2 Importancia
La importancia de estos esquemas radica en que mediante ellos, se puede
conocer en forma precisa el sitio o lugar que le corresponde a cada individuo dentro de la
organizacin; as, tanto los altos ejecutivos como el resto del personal, (especialmente el
85
recientemente incorporado), podr apreciar dnde encaja en la organizacin dnde est
ubicado, cul es la estructura general de la empresa, a quines tiene en un nivel superior
y a quines tiene bajo su nivel; es decir, a quien debe obedecer ya quines puede
mandar, facilitando la orientacin con respecto a lo que sern sus relaciones de
interaccin laboral, determinando las jerarquas existentes en la organizacin.
86
Se utiliza como medio de estudio y consulta a efecto de analizar los aspectos
convenientes o inconvenientes de la estructura.
Ayuda a descubrir posibles repeticiones o vacos existentes.
a. Por la extensin:
Analticos: Contiene todas las unidades hasta el ltimo nivel
jerrquico.
Sintticos: Contiene slo las unidades bsicas (hasta el tercer
nivel).
b. Por el Contenido:
Estructural: Representa las diversas unidades orgnicas segn su
naturaleza.
Funcional: Contiene las funciones de cada rgano.
Personal. Incluye el nombre de las personas que integran cada
unidad orgnica. (por lo menos el nombre del jefe)
Mixta: Combina el estructural con cualquier otro.
87
Organigrama Vertical
G e r e n c ia
G e n e ra l
O fc . D e C o n tr o l
In te r n o
O f ic . d e S e r v ic io
T c n ic o
O f ic . d e A s e s o r a
G e r e n c ia J u r d ic a
A d m in is t r a t iv a
G e r e n c ia G e r e n c ia G e r e n c ia
F in a n c ie r a T c n ic a C o m e r c ia l
P ro d u c to s A P ro d u c to s B
Organigrama Horizontal
Gerencia
Comercial
Div. Produc. A
Gerencia Gerencia
General Produccin
Div. Produc. B
Gerencia
Administrativa
Div. Auditora
Interna
88
Circular
Semicircular
Radial
ORGANOS DE
ASESORIA
G.G. ORGANOS
ORGANOS APOYO
DE
LINEA
ORGANO
CONTROL
89
Escalar
G e r e n c ia
G e n e ra l
G e r e n c ia
A d m in is tr a tiv a
D iv is i n
R e c u rs o s H u m a n o s
D p t o . E m p le a d o s
D p to . O b re ro s
D iv is i n d e
L o g s tic a
S e c c i n
A lm a c e n e s
G e r e n c ia d e
P r o d u c c i n
Pautas Generales
Todas las lneas de los rectngulos tienen el mismo grosor, las del ms alto
nivel jerrquico deben ser de trazo ms acentuado.
La lnea de mando (canal jerrquico) debe ser ligeramente ms gruesa que la
de los rectngulos para diferenciar el canal o cadena de mando.
Utilizar rectngulos de igual tamao para unidades de igual rango o nivel
jerrquico, independiente de su ubicacin en el organigrama. Identificar y
ubicar debidamente las relaciones de autoridad (arriba abajo), de
responsabilidad (abajoarriba), apoyo (izquierda), asesora (derecha).
Para un diseo ms sobrio y de mayor simplicidad se debe evitar:
o El entrecruzamiento de lneas o el uso de lneas oblicuas.
o El uso de diversos colores o el sombreado de algn rectngulo.
o La tipografa de difcil lectura.
90
Todo organigrama debe llevar en la parte superior y con maysculas un ttulo
que indique el tipo de organigrama y el nombre de la entidad.
As mismo en cada rectngulo debe precisarse el nombre de la unidad
respectiva.
De ser necesario elaborar una pequea leyenda en la parte inferior.
Smbolos
Tamao: Variable, dependiendo del empleo que se desea dar. En papel A-4
el rectngulo superior (rgano de mayor nivel) debe medir 40mm x 20mm e ir
reduciendo en 2mm por lado en cada nivel jerrquico inferior, sucesivamente.
91
Con el fin de ahorrar espacios, horizontal o verticalmente, o cuando no se necesita
representar toda la estructura se puede simplificar as:
a)
b)
92
c) d)
e) f)
DIRECCION
GENERAL
DIRECCION
GENERAL
SUB-DIRECCION
es diferente a
DIRECCION
GENERAL ADJUNTA
93
Gerente general / Sub Gte.
Gral.
Toman
Asesoran a Comisin
INC Consultiva
JUPCE
Asoc. Estud.
COCO
94
Las unidades estructurales de mayor jerarqua. se colocan en la parte ms alta de
los espacios funcionales. Sin embargo, confeccionar un organigrama implica algo ms
que la graficacin de funciones y responsabilidades; en este sentido. las Unidades que
por lo general forman parte de una organizacin, son las siguientes:
rganos de Direccin.
rganos de Lnea u Operacin.
rganos Tcnico-Administrativos. - rganos de Ejecucin.
rganos de Control,
rganos Consultivos,
rganos de Asesoramiento,
rganos de Apoyo,
ORGANOS DE ORGANOS DE
Nivel de Decisin
DIRECCION CONSULTIVOS
ORGANOS DE
CONTROL
Nivel de Control
Interno
ORGANOS DE
ORGANOS DE ASESORIA
APOYO
Nivel de ORGANOS
Produccin de Servicios DE LINEA
95
2. LOS MANUALES
2.1 Elaboracin
96
son ms numerosas, ya que un ser humano, el empleado, se siente ms
aislado que en las empresas pequeas, sintiendo la necesidad de tener algo
que lo gue yeso es el manual.
a. Ventajas
97
cambio, no ocurre lo mismo si estn incluidas en el manual. ya que
nadie podr aducir su desconocimiento.
Facilitan la fijacin de estndares.
Posibilitan la normalizacin de actividades.
Evitan discusiones y malentendidos, hechos frecuentes en aquellas
organizaciones en las cuales no se ha establecido por escrito la
versin oficial de la organizacin, sobre los temas susceptibles de
entrar en conflicto.
Aseguran continuidad y coherencia en las prcticas y normas a travs
del tiempo.
Uniforman la terminologa tcnica bsica del trabajo administrativo.
Son herramientas utilsimas en el entrenamiento y capacitacin de
nuevos empleados; as como tambin' de todos aquellos ascendidos de
categoras o asignados a cumplir funciones en otros sectores de la
misma.
Aumentan la eficacia en la realizacin de actividades.
Su utilizacin trae aparejado importantes reducciones de tiempo
inactiva.
Son una gua de trabajo efectiva y un valioso elemento de consulta.
Incentivan la moral del empleado, ya que al ubicar sus actividades
dentro del procedimiento. le permite ver cmo contribuye a la obtencin
del producto total.
Posibilitan una delegacin efectiva. ya que al existir instrucciones
escritas seguimiento por parte del supervisor se puede circunscribir al
control por excepcin.
Son un elemento importante de revisin y evaluacin objetiva de las
prcticas institucionalizadas.
Al estar claramente establecido por escrito qu es lo que hay que hacer,
existe una mayor predisposicin por parte del personal a asumir
responsabilidades.
Son un legado histrico de la evolucin administrativa de la empresa.
Son un freno importante para la improvisacin. en sus distintas
manifestaciones.
Posibilitan un ahorro real de tiempo. al evitar las preguntas de rutina. ya
que la respuesta rpida a las mismas se obtiene a travs de la lectura
del manual.
98
b. Desventajas
99
2.4 TIPOS DE MANUALES
Sobre este aspecto no existe una clasificacin precisa. Sin embargo, a fin
de metodizar su clasificacin se puede considerar:
100
Aqu se informa al lector el por qu y los propsitos bsicos que dieron
origen al manual y la forma cmo debe ser empleado correctamente.
b. ndice de materia:
Es la enumeracin detallada de los distintos Captulos e tems que
comprende el manual, con la especificacin del nmero de pgina, Es el
ndice que podemos encontrar en cualquier libro o texto, Cuanto ms
detallado sea, ms rpida ser la localizacin de la informacin deseada.
101
documentacin, la lnea de autoridad o responsabilidad que debe
seguirse y la actuacin de los jefes de cada nivel para su opinin o
simple tramitacin.
g. Procedimientos de documentacin:
Trminos para dirigirse en los documentos, al personal que
est subordinado o que es superior en jerarqua o categora; formato a
usarse en los oficio" o cartas; numeracin, siglas, distribucin,
flujogramas, etc.
h. Procedimiento de Personal:
Se incluyen algunos principios disciplinarios en el trato diario
entre personal, deberes y obligaciones para con la empresa y de la
empresa para con el personal, uso de unidades de asistencia social y
derechos Inherentes al empleo de instalaciones y servicios.
102
Algunas caractersticas de ellos, son las siguientes:
Para que este manual cumpla con eficiencia los objetivos para los
cuales ha sido creado, deber contener:
103
en aspectos tales como: Jerarqua, funciones, alcance de la
autoridad que recibe y puede delegar responsabilidad asignada, su
integracin en el sistema de informacin, relaciones de lnea y staff
que los vincule con otros sectores de estructura. etc.
104
En sntesis, es un instrumento de ordenamiento organizativo y de control
para toda entidad.
Esquema del Manual: Todo Manual de Organizacin y Funciones(MOF)
debe contener informacin referente a:
1) Objetivos
2) Estructura
3) Funciones Generales
4) Funciones Especficas
5) Las Relaciones Funcionales
b. Manual de Polticas
Es la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos por
los ejecutivos en la loma de decisiones, para el logro de los objetivos.
Una correcta definicin de polticas seguida de un registro efectivo de las
mismas en el manual correspondiente, permitir:
Agilizar el proceso decisorio;
Facilitar la descentralizacin. al suministrar a los niveles
intermedios, lineamientos claros a ser seguidos en la toma de
decisiones.
Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Es conveniente que este manual contenga, adems de las polticas
generales, aquellas que se relacionen con aspectos especficos. en reas
tales como: finanzas, personal, comercializacin, investigacin, produccin,
relaciones externas, etc.
105
En el manual de procedimientos (llamado tambin Gua de
Procedimientos o Procedimiento Operativo Vigente: POV), se describen las
distintas operaciones o pasos del proceso en forma LGICA,
SECUENCIAL, CRONOLOGICA ORDENADA y DETALLADA, de manera
que pueda ser utilizado por las diferentes unidades orgnicas a travs de
acciones correctas, para la ejecucin de tareas, ahorrando tiempo y
esfuerzo.
Los elementos constitutivos de un manual o gua de este tipo son:
106
Sirve como medio de capacitacin e informacin para el
personal que interviene en el procedimiento, eliminando los
INDISPENSABLES.
Contribuye a la ejecucin correcta de las tareas asignadas y
propicia la uniformidad de mtodos de trabajo.
Ahorra tiempo y esfuerzo en la ejecucin de trabajos,
evitando repeticiones constantes de instrucciones y rdenes
de rutina.
107
Objetivos generales que se persiguen.
Autoridades.
Rgimen de Incentivos.
Derechos y obligaciones de los empleados en general.
Rgimen de sanciones y sus causales.
Instancias a seguir ante conflictos que se presentan.
Normas de comportamiento bsicas y de cumplimiento obligatorio
para todo el personal.
Servicios que la empresa presta a sus empleados, etc.
1. CONCEPTO
El diseo departamental se refiere a la estructura organizacional de los
departamentos o divisiones de la empresa, es decir, al esquema de diferenciacin e
integracin existente en el nivel intermedio de la empresa. Ya se estudi que la
diferenciacin puede darse de dos maneras: vertical y horizontal. La primera se refiere a
la distribucin jerrquica de las unidades y posiciones en la empresa (cadena de mando),
mientras que la segunda se refiere al desdoblamiento de diversos departamentos o
divisiones especializadas dentro del nivel jerrquico de la empresa. La diferenciacin
vertical ya se estudi en el captulo anterior, dedicado al diseo organizacional; la
diferenciacin horizontal ser el tema de este captulo.
108
El diseo organizacional se estudia en el nivel institucional de la empresa y su
enfoque es macro, mientras que el diseo departamental se refiere al nivel intermedio, y
su enfoque se limita a las relaciones entre los objetivos y las decisiones estratgicas de la
empresa (nivel institucional) y la ejecucin de las tareas mediante la aplicacin de los
recursos disponibles (nivel operacional).
2. DEPARTAMENTALIZACIN
109
actividades no pueden ser supervisadas directamente por el propietario o el director. Esta
tarea de supervisin puede facilitarse asignando a diversos departamentos la
responsabilidad de las diferentes fases o aspectos de esta actividad.
a) Funcional
b) Por productos y servicios
c) Por base territorial (geogrfica)
d) Por clientela
e) Por proceso
f) Por proyecto
g) Matricial
a. Departamentalizacin Funcional
Tambin denominada agrupacin por funcin, departamentalizacin
por funciones o incluso estructura funcional, es la organizacin basada en
funciones que requieren actividades semejantes y que se agrupan e
identifican de acuerdo con alguna clasificacin funcional, como finanzas,
recursos humanos, mercadeo, produccin, etc. La agrupacin por reas
funcionales, -conocimiento, habilidades, procesos de trabajo o funcin de
trabajo- refleja el nfasis en las interdependencias de procesos y de escala
o interdependencias sociales, en detrimento de las interdependencias del
flujo de trabajo. Al departamentalizar con un criterio funcional la empresa
estimula la especializacin, bien sea estableciendo carreras para los
especialistas dentro de su rea de especializacin, supervisndolos
mediante personas de su propia especialidad o estimulando su interaccin
social,
110
PRESIDENTE
Ventajas
La departamentalizacin funcional presenta diversas ventajas. La
principal de stas consiste en reflejar una diferenciacin lgica de las reas
funcionales siguiendo el principio de la especializacin ocupacional de los
especialistas (personal especializado en finanzas, produccin, ventas,
etc.); permite distinguir y mantener el poder y prestigio de las funciones
principales y simplifica el entrenamiento de personal.
Limitaciones
Las limitaciones de la estructura funcional son innumerables. La
responsabilidad de generar utilidades tiende a desplazarse al nivel
institucional de la empresa. Por otro lado, la superespecializacin puede
conducir a que el personal clave adopte puntos de vista estandarizados, y
limita el desarrollo de generalitas. La estructura funcional reduce la
coordinacin entre las reas funcionales de la empresa, puesto que el
nfasis en las especialidades precisas distrae la atencin del resultado
global de la empresa: los individuos enfocan los esfuerzos en sus propios
medios y no en los objetivos globales de la empresa. Una de las
principales limitaciones de la estructura funcional es que carece de
mecanismos propios para coordinar el flujo de trabajo. La tendencia natural
es llevar los problemas de coordinacin hacia los niveles ms elevados de
la organizacin. La estructura funcional tiende a ser muy burocrtica. La
actividad tiende a ser ms formal, lo cual requiere una estructura
administrativa ms compleja (ms anlisis para formalizar el trabajo),
jerarqua con mayor nmero de niveles y ms ejecutivos.
111
Cuando la tecnologa y las condiciones ambientales externas son
cambiantes e imprevisibles, es decir, cuando existe necesidad de
adaptacin rpida y flexibilidad a cambios externos, el enfoque hacia
adentro de la estructura funcional es inadecuado porque no percibe ni
visualiza lo que ocurre fuera de la empresa.
Aplicaciones
La estructura funcional es apropiada para ambientes estables o de
poco cambio, que requieren ejecucin constante y repetitiva de tareas
rutinarias. Se aconseja en empresas que tengan pocas lneas de productos
o servicios y que permanezcan inalterables durante largo tiempo. Esta
estructura refleja uno de los ms altos niveles de orientacin hacia el
interior de la empresa, e introversin administrativa, lo cual demuestra la
preocupacin de la empresa por su propia estructura interna.
112
producto o lnea de productos cuyos gerentes tienen la responsabilidad de
conseguir utilidades.
En la estructura por productos y servicios, la empresa se diferencia por los
resultados (outputs), lo cual facilita el empleo de la tecnologa, las
mquinas y los equipos, el conocimiento, etc., y permite intensificar los
esfuerzos y la coordinacin.
D I R E C C IO N
D iv is i n D i v is i n D iv is i n
f a r m a c e tic a V e te r in a r ia q u m ic a
A n a lg s ic o s P ig m e n to s
V acu n a s
A n tib i t ic o s F o sfato s
M e d ic a m e n to s
Ja ra b es I n s e c tic id a s
Ventajas
La departamentalizacin por productos o servicios proporciona una
serie de ventajas. La responsabilidad del departamento frente a un
producto o servicio permite evaluar su desempeo mediante el xito del
producto o servicio; el ejecutivo de cada departamento se orienta hacia los
aspectos principales de su producto o servicio pues esta estrategia
enfatiza en costos, ganancias, programacin y consideracin sobre el
producto, ya que pone la mxima atencin y esfuerzo en un producto o
lnea de productos y desplaza la responsabilidad de las utilidades hacia el
nivel departamental; facilita la coordinacin interdepartamental pues las
actividades funcionales se vuelven secundarias y estn sujetas al objetivo
principal: el producto; permite la innovacin, el crecimiento y la
diversificacin de productos o servicios, as como la flexibilidad, pues las
unidades departamentales pueden ser mayores o menores, dependiendo
del cambio en las condiciones, sin interferir la estructura organizacional
general. El enfoque se basa predominantemente en los productos o
servicios elaborados y no en la estructura organizacional interna de la
empresa.
113
Cuando es imposible integrar todos los departamentos, incluso con
numerosos grupos de asesora, la organizacin pasa de una
departamentalizacin por funciones a una departamentalizacin por
productos. Ah ocurre el cambio: la departamentalizacin por productos es
ms autocontenida, presenta menor costo de coordinacin, y es
autosuficiente. Una unidad ser autosuficiente en la medida en que las
condiciones necesarias para el ejercicio de sus actividades sean
independientes de lo realizado en las dems unidades de la organizacin.
En ese momento, goza de autonoma e independencia frente a las dems.
Limitaciones
Las restricciones y contraindicaciones de la estructura por
productos o servicios son innumerables. Mientras la departamentalizacin
funcional concentra especialistas en un solo grupo y bajo una sola jefatura,
la departamentalizacin por productos los dispersa en subgrupos
orientados hacia los productos o servicios. Dado que la competencia
tcnica del especialista depende de la interaccin con otros especialistas,
la excelencia tcnica de los especialistas orientados hacia el producto se
debilita o se vuelve obsoleta. Est contraindicada para circunstancias
ambientales estables y para pocos productos o lneas reducidas de
productos, por acarrear elevado costo operacional en estas situaciones.
Adems, los empleados tienden a ser ms inseguros, por la posibilidad de
desempleo o por retraso en su carrera profesional. Esta estructura hace
nfasis en la coordinacin, en detrimento de la especializacin.
Aplicaciones
La estructura por productos o servicios es apropiada para
circunstancias ambientales inestables y cambiantes, pues induce la
cooperacin entre especialistas de diferentes disciplinas y la coordinacin
de sus esfuerzos para lograr un desempeo mejor del producto o servicio.
Adems, cada departamento tiene autonoma y autosuficiencia en sus
propias unidades de produccin, ventas, investigacin y desarrollo, etc. Si
la empresa tiene una tecnologa estable, son ms apropiadas la
departamentalizacin funcional y la organizacin lineal; no obstante, si la
empresa tiene tecnologa adaptativa, son ms indicadas la
departamentalizacin por producto y una fuerte estructura de staff.
114
c. Departamentalizacin por reas Geogrficas
La organizacin basada en la situacin geogrfica o territorial
requiere diferenciacin y agrupacin de las actividades de acuerdo con la
localizacin del sitio donde se desempear el trabajo, o el rea de
mercado servida por la empresa. La presuposicin implcita en esta
estructura es que, donde los mercados estn dispersos, la eficiencia se
mejorar si todas las actividades relacionadas con la tarea se agrupan en
un rea geogrfica especfica. En consecuencia, las funciones y los
productos o servicios, sean semejantes o no, deben agruparse sobre la
base de intereses geogrficos.
La departamentalizacin por base territorial la utilizan las empresas
que cubren grandes reas geogrficas y mercados extensos. Es
especialmente atractiva para empresas de gran escala cuyas actividades
estn dispersas fsica o geogrficamente. Las empresas multinacionales
utilizan esta estrategia para operar fuera del pas donde tienen la sede. Es
ms indicada para las reas de produccin (operaciones) y de ventas y es
poco utilizada en el rea financiera, que no siempre permite
descentralizacin.
D IV IS I N
DE
O P E R A C IO N E S
R e g i n R e g i n R e g i n
c e n tro sur n o rte
A g e n c ia A g e n c ia A g e n c ia
A g e n c ia A g e n c ia A g e n c ia
d e B e lo de Sao d e P o r to
d e B r a s ilia d e R e c if e d e B e l m
H o ri z o n t e P a u lo A le g r e
Ventajas
La departamentalizacin territorial (o por rea geogrfica) presenta
diversas ventajas. Es interesante cuando las circunstancias externas
indican que el xito de la empresa depende del ajuste a las condiciones y
necesidades locales o regionales. Este tipo de estrategia se vuelve muy
favorable cuando se presentan diferencias en las condiciones ambientales.
Los factores culturales y legales son especialmente importantes en el caso
de las multinacionales, para las que la falta de uniformidad en la estructura
115
de los mercados internacionales, diferencias en las tecnologas y
estndares divergentes en las tradiciones nacionales constituyen
problemas de difcil solucin y exigen la organizacin por base territorial.
Por su naturaleza, la adaptabilidad organizacional es una estrategia
esencial de supervivencia y mantenimiento de la eficacia, dado que la
empresa multinacional enfrenta mltiples factores externos.
Al igual que en la organizacin por productos o servicios, la organizacin
territorial permite establecer la responsabilidad por las utilidades y el
desempeo, enfatizando en el comportamiento regional o local. Esta
estrategia estimula a los ejecutivos a pensar en trminos de xito en las
operaciones del territorio, en vez del xito de un departamento funcional
especializado o de un producto especifico, como ocurre en las otras
alternativas de agrupacin. Es un tipo de diferenciacin indicado para
empresas orientadas al consumidor (por ejemplo, de venta al detal), puesto
que ciertas funciones (como compras, finanzas, recursos humanos)
permanecen centralizadas en la sede principal. Si las condiciones y
caractersticas locales fuesen cambiantes y dinmicas, el diseo
departamental en la base territorial permite adaptacin rpida y tpica a las
variaciones, sin grandes problemas. Cada departamento o divisin opera
en un territorio como si fuese una empresa independiente; cada gerente de
divisin puede tomar decisiones adaptadas a las circunstancias locales,
fundamentndose en la proximidad y el conocimiento de los problemas
locales. La organizacin territorial se orienta predominantemente al
ambiente territorial, al mercado en trminos fsicos, y no a los aspectos
internos de la empresa (como en la estructura funcional) o de sus
productos o servicios (como en la estructura por productos o servicios).
Limitaciones
Las restricciones a la agrupacin territorial son numerosas. El
enfoque territorial deja en segundo plano la coordinacin entre los
departamentos, perjudicando en cierta manera el comportamiento global
de la empresa, debido al grado de autonoma y libertad ofrecido a las
regiones o filiales. Esto puede conducir a un desequilibrio de poder dentro
de la organizacin, puesto que las reas de la empresa que fuesen
geogrficamente ms amplias (mercadolgica o produccin) podran tener
a su favor un potencial enorme para discutir ciertas decisiones importantes.
Por otra parte, el enfoque territorial significa mayores inversiones y
116
duplicacin en ciertos tipos de recursos (como personal, instalaciones,
equipo, etc.), que deben ser distribuidos entre las diversas regiones
cubiertas por la empresa.
Aplicaciones
La preocupacin estrictamente territorial es una caracterstica tpica
del rea mercadolgica (filiales y agencias distribuidas territorialmente) y
del rea de produccin u operaciones (fbricas e instalaciones distribuidas
territorialmente para utilizar mejor los recursos locales). Las dems reas
de la empresa (finanzas y recursos humanos investigacin y desarrollo) se
vuelven secundarias y difcilmente pueden aplicarse en el nivel local de las
operaciones. La agrupacin territorial aumenta el problema de control en el
nivel institucional de la empresa. La estructura geogrfica se aplica cuando
la empresa pretende dar cobertura efectiva a un mercado de consumidores
o usuarios (mediante el rea mercadolgica descentralizada) o a un
mercado de proveedores de recursos de produccin (mediante el rea de
produccin descentralizada).
117
Agrupacin por clientela en una tienda.
Ventajas
La agrupacin por clientela presenta ventajas, en especial cuando
la situacin del cliente es el aspecto ms importante para la empresa.
Constituye el enfoque ms sensible al entorno, por parte de la empresa,
cuyo nfasis se orienta ms hacia el cliente que hacia s misma. Se
recomienda cuando el negocio depende de diferentes caractersticas de
productos o servicios que varan conforme al tipo y la necesidad del
cliente. El cliente es ms importante que los productos o los servicios, que
deben ser adaptados a l y a sus necesidades, en especial cuando puede
ser un individuo, otra empresa o el gobierno. Es una estrategia que
predispone a los ejecutivos y a todos los miembros a satisfacer las
necesidades y las exigencias de los clientes y permite concentrar todos los
conocimientos sobre las diferentes necesidades y exigencias de los
diferentes canales mercadolgicos.
Limitaciones
La departamentalizacin por clientela tiene desventajas, en especial
cuando las dems actividades de la empresa se vuelven secundarias o
accesorias, debido a la preocupacin compulsiva por el cliente, o cuando
se sacrifican los dems objetivos de la empresa, como la utilidad, la
eficiencia, la productividad, etc., en funcin de la satisfaccin del cliente.
118
Denominada tambin agrupacin por proceso o
departamentalizacin por fases del proceso o por procesamiento, e incluso
por el tipo de equipo. Est restringida prcticamente a aplicaciones del
nivel operacional de las empresas industriales y de servicios, en especial
en las reas productivas o de operaciones. La diferenciacin y agrupacin
se realizan mediante la secuencia del proceso productivo u operacional o
mediante la distribucin fsica y la disposicin racional del equipo utilizado.
La estrategia de agrupacin y diferenciacin est determinada por el
proceso de produccin de bienes y servicios.
DEPARTAMENTO
DE HILADO
Seccin de
Seccin de lavado Seccin de
preparacin de la Seccin de telares
de la materia prima cardado
materia prima
Entradas Salidas
Secuencia de proceso productivo
Agrupacin por proceso
119
costosas y complejas y la distribucin fsica de las mquinas y de los
equipos define la agrupacin de personas y los materiales que van a ser
procesados.
Ventajas
La ventaja de la departamentalizacin por proceso es la ganancia
econmica proporcionada por la naturaleza del equipo o de la tecnologa,
que se convierte en el foco y punto de referencia para la agrupacin de
unidades y posiciones.
Limitaciones
Cuando la tecnologa utilizada experimenta grandes cambios hasta
el punto de alterar profundamente el proceso, este tipo de
departamentalizacin peca por absoluta falta de flexibilidad y adaptacin.
Reingeniera de procesos
La reingeniera es el replanteamiento de los procesos
empresariales y su redefinicin radical; significa reestructuracin total de
los procesos empresariales para alcanzar drsticos mejoramientos en el
desempeo, la calidad, los costos, la velocidad y la atencin. No es slo un
mejoramiento de los procesos, sino su reestructuracin radical, drstica y
fundamental. La reingeniera trata de sustituir la departamentalizacin
funcional o por productos por la departamentalizacin por procesos, es
decir, la orientacin vertical o jerarquizada por la orientacin horizontal. En
consecuencia, pasa de departamentos funcionales a equipos de procesos.
120
cada producto se trata como un proyecto especial por encargo. Esa
estrategia de organizacin adapta la estructura de la empresa a los
proyectos que se propone construir: se destacan y concentran unidades y
grupos de empleados durante un largo periodo, en proyectos especficos, y
se asignan los recursos necesarios para cada proyecto.
La departamentalizacin por proyectos requiere una estructura
organizacional flexible y cambiante capaz de adaptarse con rapidez y sin
consecuencias imprevistas a las necesidades de cada proyecto que va a
desarrollarse y ejecutarse durante determinado periodo. Como el proyecto
est definido generalmente por el cliente, de acuerdo con sus necesidades
y especificaciones, y como requiere determinada tecnologa, la
adaptabilidad organizacional constituye un problema bsico. La agrupacin
por proyecto representa la estrategia para lograr elevado grado de
coordinacin entre las partes involucradas, que abandonan sus puestos
anteriores para dedicarse transitoriamente a determinado proyecto que las
involucra por completo.
Ventajas
La departamentalizacin por proyectos es, en el fondo, una
departamentalizacin temporal por producto, cuando ste asume
proporciones enormes y requiere inversiones y recursos elevados,
tecnologa especfica y periodos prolongados para planearlo y ejecutarlo.
GERENTE DEL
PROYECTO
Encargado de Ingeniero de
Ingeniero del Contador del Jefe de ejecucin
compras del control del
proyecto proyecto del proyecto
proyecto proyecyo
Agrupacin de proyectos
121
Aplicaciones
La agrupacin por proyectos se utiliza en empresas influenciadas por el
desarrollo tecnolgico. Es el caso de actividades de investigacin y
desarrollo en empresas del ramo electrnico, energa nuclear, astronutica,
aeronutica, farmacutica, etc., cuando el proyecto se refiere a la
investigacin y desarrollo de un nuevo producto, para colocarlo ms tarde
en la lnea de produccin. La principal tarea consiste en reunir un equipo
de especialistas en diversos campos de actividad. La administracin por
proyectos est centrada en adaptar ciertos segmentos de la empresa a un
producto complejo y manufacturado, a partir de una enorme concentracin
de recursos y de especialistas diferentes para atender especificaciones
predeterminadas, orientadas casi exclusivamente a satisfacer las
exigencias y necesidades de los clientes.
El diseo organizacional por proyecto es apropiado para situaciones en
que la tarea es muy grande y tcnicamente compleja, acabada en s
misma, como ocurre en las industrias de construccin (civil, maquinaria
pesada y productos de gran tamao) y en actividades de investigacin y
desarrollo. En trminos situacionales, si la tecnologa es autocontenida
(esto es, autosuficiente y no depende de otras actividades u rganos para
desempearse eficazmente), la estructura por proyecto es la ms indicada.
Fuerza de tarea
Una variante de la agrupacin por proyecto es el equipo de tarea o fuerza
de tarea de dimensiones y duracin ms limitadas que la de proyecto. La
fuerza de tarea est constituida por un equipo heterogneo de
especialistas en diferentes reas, desligados de sus funciones habituales
para dedicarse en conjunto a una tarea especfica y compleja que exige
abordajes y enfoques diferentes.
122
Activida p Mayor Poca
des o or hacia especializacin cooperacin
funciones. el de interdepartamental.
Divisin personas y Contraindica
del recursos. Ideal da para ambientes
Funcional trabajo Para cambiantes e
especiali actividades imprevisibles.
zacin rutinarias
orientada y estables.
interior de la
organizacin.
123
Orientacin hacia el responsabilida vuelve
cliente. d por clientes. secundarias
Sensible al entorno. las dems
actividades.
Salidas o Mucha
resultados respecto del concentracin de
Discontinuida
Proyecto proyecto. recursos, con plazos
d e imprevisibilidad
nfasis en el definidos, orientado
respecto a la
proyecto. hacia resultados
permanencia de las
Flexibilidad concretos.
personas y los
organizacional Complejidad.
recursos. Angustia.
para ajustarse a
cada proyecto.
La fuerza de tarea es una tcnica para resolver problemas generados por la alta
tasa de cambio ambiental o tecnolgico. Es un esfuerzo de equipo, que se aglutina para
emprender una tarea especfica. La fuerza de tarea tiene dos caractersticas bsicas y
fundamentales: es transitoria y de corta duracin. Se emplea para misiones especficas
en las cuales se determina con claridad qu, por qu, quin, cundo y cunto hacer.
Alcanzados los objetivos de las misiones especficas, los miembros deben retornar a sus
unidades de origen y a sus actividades habituales, que deben reabsorber a sus
integrantes. En consecuencia, la fuerza de tarea se crea para resolver un problema
especfico. Est compuesta de personas que representan las funciones administrativas
pertinentes para la solucin del problema en cuestin. Cada miembro tiene igual
responsabilidad y poder para aportar su especialidad en la solucin del problema, y se
espera que los miembros trabajen como una unidad cohesionada e integrada. Resuelto el
problema, el equipo puede recibir una nueva tarea o simplemente disolverse. Si el
problema es recurrente, el equipo permanece activo. En muchos casos, la fuerza de tarea
124
tiene un coordinador o encargado que recibe total autoridad y responsabilidad por la
tarea, incluso para recompensar o castigar a los miembros del equipo. La fuerza de tarea
es una tcnica para solucionar y controlar problemas tpicos de una poca compleja.
Estructura Matricial
Es una de las formas de organizacin recientemente desarrolladas, cuya
utilizacin ha tenido xito en situaciones en que la complejidad constituye el mayor
desafo. Tambin se denomina matriz u organizacin en grid. La esencia de la
organizacin matricial es la combinacin de formas de departamentalizacin funcional y
de producto o de proyecto en la misma estructura organizacional. Es una estructura
mixta, de doble entrada. La organizacin funcional es vertical y la organizacin por
producto o proyecto es horizontal, y ambas se encuentran superpuestas.
Ninguna de las formas de departamentalizacin empleadas individualmente puede
contener todas las interdependencias necesarias: la organizacin funcional afecta el flujo
de trabajo mientras la organizacin por proyecto impide los contactos entre los
especialistas situados en los diversos departamentos. Una de las maneras de abarcar
todas las interdependencias entre los departamentos es mantener las interdependencias
en los niveles ms altos de la jerarqua mediante la centralizacin exagerada, lo cual
provoca innumerables problemas ya analizados. Otra manera consiste en establecer una
estructura dual lnea-staff. Los departamentos de lnea, que tienen autoridad formal para
decidir, contienen las interdependencias principales, mientras que los departamentos de
staff, cuya autoridad slo puede aconsejar, contienen las interdependencias residuales.
Una tercera manera consiste en utilizar esquemas de ligacin: la organizacin preserva la
estructura tradicional de autoridad, pero superpone una sobrecarga de papeles de
ligacin, como comits, gerentes coordinadores, fuerzas de tarea, etc. (vase el cuadro
para tratar con las interdependencias residuales, es decir, las interdependencias
secundarias. Cada una de estas tres maneras favorece una base de agrupacin sobre la
otra. Muchas veces, la empresa requiere dos bases para agrupar con equilibrio. Al
emplear una estructura matricial la empresa evita preferir una base de agrupacin y
desechar otra; en vez de eso, escoge ambas y pasa a tener una estructura dual de
autoridad. Con esto, la matriz sacrifica el principio de la unidad de mando y crea un
delicado equilibrio de poder que distingue la estructura matricial de las dems maneras
de enfrentar las interdependencias.
En la estructura matricial un gerente de proyecto o de producto -que tiene poca
autoridad formal- coordina los esfuerzos del personal cedido por las diversas reas de la
empresa, e integra las tareas y debe asegurar los servicios y recursos suministrados por
el personal de apoyo, sobre los cuales tiene poca o ninguna autoridad formal. El personal
125
de apoyo distribuido en los departamentos funcionales proporciona informacin,
consultora o recursos.
productos
Ventajas
Las estructuras funcional y por productos presentan problemas ya estudiados: la
estructura funcional no hace nfasis en los resultados del negocio ni en la coordinacin;
la estructura por producto no permite concentrar la competencia tcnica. La ventaja del
diseo matricial radica en la obtencin de ventajas de ambas estructuras (funcional y por
productos) para neutralizar sus debilidades y desventajas. La estructura matricial
representa una conjuncin entre la departamentalizacin funcional y la
departamentalizacin por producto.
126
Cuando la empresa tiene varios productos o varios servicios, la tecnologa y el
ahorro quiz no recomienden la separacin de las instalaciones de produccin o de la
fuerza de ventas para cada producto: la nica manera de garantizar elevado grado de
responsabilidad por la utilidad consiste en superponer un gerente de producto con
responsabilidad por la utilidad de un producto o lnea de productos- a los gerentes
funcionales que administran los recursos de la empresa a travs de sus departamentos.
La necesidad de tratar la creciente complejidad es una de las razones de la proliferacin
de la organizacin matricial. La matriz es el empleo de equipos cruzados (funcionales y
por producto o proyecto) como respuesta a la creciente complejidad interna asociada al
aumento del tamao de las empresas. As mismo, est relacionada con la creciente
competencia en el ambiente y las nuevas tecnologas disponibles para enfrentar la
complejidad. La matriz es una respuesta organizacional al ambiente turbulento cuyas
relaciones son complejas y cambiantes en extremo. En consecuencia, la organizacin
matricial es ms compatible con el enfoque situacional: es un diseo departamental que
presenta la ventaja de unir lo nuevo y lo viejo mediante la superposicin de una
estructura de proyectos a una estructura funcional. En trminos generales, cada unidad o
miembro individual del staff de la estructura matricial tiene un jefe funcional y un jefe de
proyecto, lo cual viola el principio universal de la unidad de mando. No obstante, aunque
127
tal violacin pueda generar conflictos disfuncionales. en muchos casos tambin puede
dar ptimos resultados relacionados con el desempeo.
Limitaciones
El diseo matricial permite satisfacer dos necesidades de las empresas:
especializacin y coordinacin. La matriz no es una panacea pues viola la unidad de
mando e introduce conflictos inevitables de duplicacin de supervisin, altera la cadena
de mando y debilita la coordinacin vertical, aunque mejora la coordinacin lateral.
128
Aplicaciones
La organizacin matricial presenta las ventajas de las organizaciones orgnicas.
La matriz constituye una de las maneras ms participativas y flexibles y, por su propia
naturaleza, depende profundamente de la colaboracin entre muchas personas. Enfatiza
en la interdependencia entre departamentos, en vez de situar fronteras entre ellos, y
proporciona oportunidades de delegacin, mayor contribucin personal y participacin en
la toma de decisiones en los niveles inferiores de la jerarqua.
Opciones departamentales
La departamentalizacin constituye el tipo de diferenciacin que predomina en el
nivel intermedio de las empresas. Existen varios criterios de interdependencias a travs
de los cuales las empresas seleccionan las bases para departamentalizar sus unidades o
posiciones. Por consiguiente, una empresa se departamentaliza funcionalmente, por
producto, localizacin geogrfica o proyecto, etc., teniendo en cuenta los criterio de
interdependencia entre las variables organizacionales ms importantes para alcanzar sus
objetivos empresariales.
Organigrama de una empresa que presenta agrupacin conjugada por funciones, por productos, por
funciones y proceso.
129
4. CRITERIOS PARA EVALUAR LA DEPARTAMENTALIZACIN
Existen criterios para evaluar la departamentalizacin, basados en la interdependencia.
Los criterios de interdependencia ms importantes son cuatro:
130
Influencia del producto en las decisiones
131
Estructura en redes de equipos
Las organizaciones exitosas en plena era de la globalizacin y cambio estn
sustituyendo sus departamentos funcionales tradicionales por redes de equipos
multifuncionales o interdisciplinarios. Mientras los departamentos son definitivos,
permanentes, estables e inmutables, los equipos de personas son mudables, giles y
flexibles, y pueden redefinir sus actividades continuamente. La estructura en redes de
equipos se basa en el denominado empowerment, es decir, en la delegacin de autoridad
y responsabilidad a los equipos, que se vuelven autnomos y autosuficientes para decidir
su trabajo, las condiciones de ste, la programacin de actividades, la calidad, las metas
y los resultados que deben conseguirse, etc. Esta estructura flexible vuelve ms
competitiva y gil la configuracin en el ambiente global y competitivo de la actualidad.
La principal caracterstica de la estructura en redes de equipos es su organizacin
predominantemente horizontal. Los equipos o clulas de trabajo se disponen en una
organizacin horizontal en donde el trabajase organiza por procesos e ignora la jerarqua
vertical que era necesaria antes para coordinar las diferentes actividades.
132
CAPTULO I. DISEO DE CARGO Y TAREAS
1. DEFINICIN
El diseo de cargos y tareas tuvo como precursor a Adam Smith, seguido por
Taylor y los ingenieros de la administracin cientfica. Las primeras concepciones sobre
estructuracin de las tareas partan del principio de que toda persona puede
desempearlas de "una mejor manera" posible y de que las formas organizacionales
deben ser seleccionadas y elaboradas segn criterios y principios universales. En esta
fase, la teora de la administracin se caracteriz bsicamente por el nfasis en las
tareas.
133
El diseo de cargos (job design) es la especificacin del contenido, los mtodos y
las relaciones de cargos para satisfacer requisitos tecnolgicos, organizacionales,
sociales y personales. El diseo de los cargos y de las tareas, as como el diseo
organizacional o departamental, tambin se orientan hacia los objetivos y las estrategias
de la empresa. En otros trminos, la estructura de los cargos, as como la estructura
organizacional y departamental, se deciden y elaboran para atender la estrategia
empresarial de la mejor manera posible, de modo intencional y coherente. Al igual que las
unidades y los departamentos, los cargos y las tareas son los medios de la empresa para
emplear sus recursos en la consecucin de los objetivos, a travs de ciertas estrategias.
134
enfoques diferentes en el diseo de cargos y tareas: clsico, humano y situacional. Cada
uno de estos enfoques se analizar en seguida.
La mejor manera de ejecutar las tareas estaba definida por el estudio de tiempos y
movimientos, realizado a travs de la descomposicin, anlisis y simplificacin de los
movimientos que el obrero realizaba para ejecutarlas, de modo que los movimientos
Intiles fuesen eliminados y los movimientos tiles fuesen perfeccionados. Esta mejor
manera de ejecutar ahorraba esfuerzos en dos direcciones: reduca el tiempo empleado
para la ejecucin de la tarea y el esfuerzo del obrero, para darle condiciones de aumentar
su eficiencia. Despus de la racionalizacin del trabajo del obrero, se pas a
cronometrarlo para establecer el tiempo estn dar de ejecucin. Adems, se utilizaba un
sistema de incentivos salariales y premios de produccin para quienes mejoraran el
tiempo estndar. Se estableci una separacin entre planeacin (a cargo de la gerencia)
y ejecucin (a cargo del obrero) del trabajo, pues el diseo de los cargos se basaba en el
"qu hacer" y no en el "qu pensar". Para racionalizar mejor el trabajo, los cargos se
fragmentaron para obtener la mayor estandarizacin posible. La fragmentacin condujo a
la especializacin (y ms adelante a la superespecializacin) del obrero, que se convirti
en un simple reproductor de algunos movimientos sencillos y repetitivos en la lnea de
135
montaje. La especializacin facilit la seleccin y el entrenamiento de los obreros, ya que
no se les exiga ninguna habilidad ni conocimiento.
136
Ventajas esperadas Resultados alcanzados
137
la observacin y el aumento de la
amplitud de control.
138
y en cmo afectan estas relaciones el desempeo del todo: se trata de lograr la mxima
eficacia del sistema entero, y no la eficacia de cada una de las partes respectivas -
aisladamente-, adems de garantizar la interdependencia de stas.
E n tra d a s S a lid a s
O p e r a c i n
R e tr o a lim e n ta c i n
139
Cualquier cambio en uno de estos elementos del sistema provoca cambios en los
dems y, en consecuencia, en todo el sistema. Cada individuo, para desempear su
cargo, dispone de entradas, procesa operaciones o ejecuta tareas, produce salidas y
desarrolla retroalimentacin respecto de su desempeo. Segn el enfoque situacional, d
diseo de cargos no se limita exclusivamente al nfasis en las tareas ni al nfasis en las
personas sino que va mucho ms all de estas dos variables, pues busca un enfoque
ms amplio y sistmico.
El modelo situacional presupone que el cargo debe disearse para reunir cuatro
dimensiones profundas:
GRADO GRADO
BAJO ALTO
Monotona, Diversidad,
VARIEDAD
Uniformidad, Variacin,
repetitividad desafio
Restriccin, Libertad,
Rigidez, AUTONOMIA Autosuficiencia,
dependencia independencia
Alienacin, Identificacin,
demostracin, falta Afinidad, percepcin
de sentido y valor IDENTIDAD Del valor del cargo
Desinformacin, Retroalimentacin,
ignorancia compromiso
RETROALIMENTACION
140
Cuanto mayor sea la variedad, ms desafiante se torna el cargo, porque las
personas pueden emplear una amplia gama de habilidades y capacidades.
El diseo situacional del cargo consiste en adecuar cada una de estas cuatro
dimensiones al ocupante (como persona) ya la tarea que debe ejecutarse, tratando de
encontrar la combinacin adecuada para obtener mxima satisfaccin del ocupante en el
desempeo del cargo.
141
. Sistema cerrado . Sistema abierto
. Especializacin de los cargos . Ampliacin de los cargos
. Centralizacin . Descentralizacin
. Autoridad . Consenso
. Jerarqua rgida . Diseo organizacional flexible
. nfasis tcnico . nfasis en la persona
. Procedimientos rgidos . Procedimientos flexibles
. Mando . Consultora
. Comunicacin vertical . Comunicacin multidireccional
. Ambiente negativo . Ambiente positivo
. Necesidades de mantenimiento . Necesidades motivacionales
. Control severo . Gerencia por objetivos
. Enfoque autocrtico . Enfoque democrtico
Sistema
tcnico Caractersticas
de las tareas
DISEO
DE LOS CARGOS
Caractersticas
Sistema de las personas
social
143
de cargos, la definicin corresponde a la formalizacin en el diseo organizacional, del
cual constituye una faceta importante. El proceso de definicin de cargos de manera
formal permite que la administracin analice con cuidado la contribucin de cada cargo a
las operaciones de la empresa en conjunto. La definicin de los cargos permite reducir el
grado de ambigedad con que las personas encaran sus cargos. No obstante, en la
medida en que se presenta la definicin, la formalizacin resultante disminuye el grado de
flexibilidad con que las personas desempean sus cargos. En otros trminos, cuanto
mayor sea la definicin, mayor ser la burocratizacin.
144
Variedad, responsabilidad y crecimiento del cargo
Bajo (a)
Elevado (a)
145
Menor ausentismo, debido al atribuciones y responsabilidades.
compromiso y sentimiento de Sentimiento de que la empresa est
responsabilidad en el cargo. explotando al empleado, al
imponerle trabajo ms difcil.
Menos rotacin de personal, gracias
a las oportunidades de crecimiento y Reduccin de las relaciones
desarrollo. interpersonales, debido a la
ansiedad e inseguridad.
El diseo de cargos tiene por objeto la configuracin estructural de las tareas y las
personas que deben ejecutarlas. Una de las preocupaciones de los responsables del
diseo de cargos es reducir la incertidumbre y la ambigedad, sobre todo en el nivel
operacional de la empresa, para protegerlo de la incertidumbre, las coacciones,
contingencias y turbulencias que ocurren en el ambiente externo y, al mismo tiempo, de
codificar las imposiciones y exigencias de la tecnologa utilizada por la empresa.
146
entre ambos. Mediante el cargo, la empresa y el individuo establecen relaciones de
intercambio para lograr las contribuciones del otro, a cambio de los incentivos que ofrece.
Estas relaciones de intercambio establecen los derechos y deberes de manera explcita,
formalmente, mediante un contrato legal escrito y declarado. No obstante, el contrato
legal y formal no siempre contiene todo lo que se establece y acuerda entre las partes.
Por consiguiente, las relaciones de intercambio tambin son gobernadas por ciertas
presuposiciones no formalizadas pero establecidas de manera implcita e informal, o
incluso hasta inconscientemente. Estas suposiciones implcitas se denominan "contrato
psicolgico" y constituyen el conjunto de expectativas recprocas no formalizadas, ni
escritas, ni documentadas, entre el individuo y la empresa, las cuales se extienden ms
all del contrato formal de empleo.
147
c) Estandarizacin: la coordinacin se lleva a cabo mediante especificacin y
programacin de las actividades, de acuerdo con estndares predeterminados.
Puede efectuarse de tres maneras:
148
coexistir. Cuanto ms compleja y diferenciada sea la estructura, ms mecanismos de
integracin existirn. En la medida en que la empresa utilice mecanismos ms
sofisticados de integracin, como la estandarizacin, se vuelve ms compleja y, en
consecuencia, vuelve a emplear mecanismos ms sencillos, como el ajuste mutuo y as
sucesivamente.
149
RESUMEN
150
CUESTIONARIO DE LA SEGUNDA UNIDAD
151
REFERENCIA BIBLIOGRFICA
152
III UNIDAD: DIRECCIN
153
CAPTULO I. DIRECCIN
1. CONCEPTO
Burt K. Scanlan
Consiste en coordinar el esfuerzo comn de los subordinados, para alcanzar las metas
de la organizacin.
Leonard J. Kazmie
La gua y supervisin de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la
organizacin.
Robert B. Buchele
Comprende la influencia interpersonal del administrador a travs de la cual logra que sus
subordinados obtengan los objetivos de la organizacin mediante la supervisin, la
comunicacin y la motivacin.
154
La funcin de dirigir es un proceso que abarca todos los niveles de la organizacin
y es una actividad especial que se realiza plenamente cuando una persona, habiendo
recibido una determinada autoridad, tiene la responsabilidad de ensear, de guiar y dirigir
las actividades de otros. La misin consiste en obtener, mediante habilidad, motivacin y
eficacia, los mejores resultados en el logro de los objetivos propuestos.
2. EL ARTE DE DIRIGIR
Son diversos los significados que podemos dar al concepto dirigir, todos ellos
vlidos y mutuamente complementarios. As, podemos sealar que:
Dirigir es lograr objetivos a travs de otros. Conseguir que otros hagan lo que
tienen que hacer, o sea, cumplir con la tarea encomendada.
Para dirigir es necesario tener en cuenta a las personas tal y como son, con sus
conocimientos (lo que saben), sus capacidades (lo que pueden) y sus voluntades (lo que
quieren) con el fin de transformarlas incrementando sus conocimientos, mejorando sus
155
capacidades, corrigiendo sus hbitos y modificando sus comportamientos. Y si seguimos
avanzando en nuestro proceso conceptual, podemos sealar tambin que dirigir es
obtener el mximo aprovechamiento de los recursos (escasos) disponibles.
Dirigir es "hacer hacer" siendo responsables de lo que hagan otros. Para los
matemticos hacer al cuadrado.
Son multitud de directivos a los que les encanta "hacer", y cuanto ms hacen
mejor, porque as se sienten muy "ocupados" y as encuentran la "justificacin" de no
llegar a todo lo que se les pide. Consideran que dan todo lo que pueden y no se les
puede pedir ms.
Estos directivos tan laboriosos olvidan algo fundamental y es que mientras ellos
estn tan ocupados "haciendo" lo que corresponde hacer a un colaborador se produce un
vaco de direccin y nadie se ocupa del hacer hacer. Mientras el directivo "hacedor" est
atento a su rbol particular deja de observar el bosque que debe atender.
156
equipo, de forma que si stos son negativos de forma sucesiva se pedir su cabeza como
todos conocemos muy bien.
El hacer hacer supone que cada colaborador "sepa" lo que tiene que hacer y que
lo haga, y una vez que lo est realizando, "dejarle hacer', interfiriendo lo menos posible y
aceptando los riesgos de que se pueda equivocar. Y el ejercicio de la direccin tiene
tambin un gran componente de "servicio" a los colaboradores, por lo que, tambin
entendemos que:
Dirigir, es hacer a los colaboradores para que logren unas metas previamente
establecidas.
Por ello, dirigir bien es un arte al alcance de quienes teniendo los conocimientos
mnimos requeridos, ponen en prctica sus habilidades personales y tratan de mejorar en
cada una de las ocasiones que tienen oportunidad para ello.
Para convertir en arte el ejercicio de la direccin es preciso tener bien presentes y llevar a
la prctica una serie de aspectos que se mencionan a continuacin:
157
2.2 Mostrar cmo hacerlo
Es nuestra obligacin facilitar a nuestros colaboradores el ejercicio de su
actividad.
Debemos organizar adecuadamente los recursos tcnicos y humanos disponibles
adiestrndoles adecuadamente y potenciando el trabajo en equipo.
Una vez que hemos sealado lo que hay que hacer y cmo hacerlo debemos
dejar que lo hagan. Es probable que surjan dificultades y cometan algn que otro error.
De unas y de otros adquirirn experiencia y madurarn profesionalmente.
3. ELEMENTOS
158
Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos, propuestas
o trabajos
4. PRINCIPIOS
159
5. IMPORTANCIA
No es fcil dirigir bien. Quizs por su dificultad, por inexperiencia, o bien, por falta
de preparacin, es frecuente contemplar a muchos directivos cometer errores "de libro"
en el ejercicio de la direccin. As, entre los errores ms frecuentes tenemos los
siguientes:
160
La direccin por acontecimientos
Circunstancia muy prxima a la anterior. En este caso no es la urgencia la
que manda sino el acontecimiento producido por un tercero que se presenta en un
momento determinado y concentra la actuacin de todo un equipo de personas.
La direccin ms frecuente por acontecimientos es la originada por acciones de la
competencia a la que hay que responder.
La direccin por ancdotas
Segn hayamos ledo una noticia en la prensa, u odo un comentario en
una tertulia, se establecen nuevos programas de trabajo que transforman los
anteriormente existentes.
La direccin a salto de mata
Cuando no se efecta la debida organizacin tanto de los medios tcnicos
como de los humanos nos lleva a realizar un tipo de direccin de ir solucionando
problemas sobre la marcha, a salto de mata, que produce la profunda sensacin
de desorganizacin, de falta de direccin.
La direccin por sobresaltos
Es aquella que se produce cuando existe la tendencia a reaccionar ante
cualquier problema nuevo como si fuera el ms importante. Entonces el de arriba
"asusta" a todo el equipo directivo haciendo que estos alteren sus prioridades y se
pongan a trabajar en la solucin del incidente. A la direccin por sobresaltos
tambin se la conoce con el nombre de direccin por "problemas".
Por ello, dirigir bien es un arte al alcance de quienes teniendo los conocimientos
mnimos requeridos, ponen en prctica sus habilidades personales y tratan de mejorar en
cada una de las ocasiones que tienen oportunidad para ello.
7. LA LABOR DE UN DIRECTIVO
Hemos visto diversos conceptos que, con sus matices diferenciales, nos han
situado en la base y sustancia de la direccin, pero sta no es un proceso esttico, sino
dinmico.
Por ello, el proceso de direccin comprende diversas fases o etapas que
conocemos con el nombre de funciones directivas y que de una forma esquemtica son
las siguientes:
161
a) Prever y Planificar
La mejor forma de conquistar el futuro estriba en hacer previsiones
inteligentes hoy, y cumplirlas como si no fueran posibles maana.
162
lograrlo, antes de llevar a cabo el proyecto. Sin reflexin no hay previsin, es
imposible.
b) Organizar
Una vez que se sabe lo "que" hay que hacer y para "cundo" hacerlo, es
necesario determinar el cmo hacerlo que es la fase correspondiente a la
organizacin.
163
Tener tareas claras. Asignar a cada colaborador tareas y
responsabilidades bien definidas.
Unidad de mando. Ningn colaborador, desde el momento que ocupa un
puesto en la organizacin, debe recibir rdenes formales de ms de una
persona
Respeto a la lnea jerrquica. Un directivo no debe, so pretexto de
ausencia del jefe directo o de urgencia extrema, dar rdenes a
subordinados de inferiores niveles del que tiene inmediatamente debajo de
l.
Amonestaciones privadas. No criticar nunca a un colaborador en presencia
de otras personas de rango igualo inferior a l. Tratar en privado, tanto
cuanto sea posible, las amonestaciones necesarias.
Autocontrol. Todo directivo cuyo trabajo est sometido a una supervisin
peridica debe, cuanto sea posible, disponer de la ayuda y de los medios
materiales necesarios que le permitan verificar por s mismo la calidad de
su trabajo.
Hay que tener en cuenta que dirigir es prever y que el xito de un directivo
est en funcin directa del conocimiento de los hechos y de la elaboracin de
posibilidades que sea capaz de proyectar antes de decidir, en tal sentido: Dirigir,
es tambin organizarse y organizar a otros.
c. Decidir-Ejecutar
La esencia de todo directivo es "tomar decisiones", es decir, poner en
marcha aquello que se ha previsto suficientemente y se ha organizado
adecuadamente.
De ah que la razn de ser de un directivo se halla en la medida que es
capaz de asumir riesgos y tomar decisiones. Sin la capacidad y el entrenamiento
para decidir no hay mando, ni ste se justifica.
Es cierto que un directivo debe contemplar mltiples aspectos previos a la
toma de una decisin como son la fijacin de los objetivos a lograr, la elaboracin
de los correspondientes planes, la organizacin y coordinacin de los equipos,...
sin embargo, el momento crucial, el momento en el que nos jugamos el ser o no
ser de nuestra profesin es en la toma de decisiones, ya que de ello depende en
gran medida el logro de nuestros objetivos. Todas las medidas adoptadas
164
previamente y los conocimientos de que dispongamos sern puestos en prctica
en esta fase clave de la decisin.
El factor ms importante que diferencia a un buen directivo de otro que no
lo es, es la calidad del primero en la toma de decisiones.
Decidir es un proceso voluntario, fruto de la libertad y responsabilidad
humana que implica el ejercicio del criterio (tomar decisiones razonables, objetivas
y oportunas), la aceptacin de riesgos asumibles bajo la propia responsabilidad y
sobre la base de los hechos y la informacin disponible que ofrecen una serie de
alternativas entre las que se puede elegir.
De ah que la decisin sea el resultado de la adecuada combinacin de
tres factores:
la informacin,
el riesgo,
la personalidad del decisor.
d. Coordinar
Coordinar es establecer y mantener la armona ente los proyectos, los
medios y las personas empleadas para alcanzar los objetivos, en medio de unas
condiciones permanentemente cambiantes.
165
rendimiento y los colaboradores estn centrados cada uno en lo suyo, el directivo
puede tomarse un respiro.
166
Durante la coordinacin corresponde al directivo detectar las desviaciones
y resolver los imprevistos que vayan surgiendo a lo largo de la actividad
profesional. Esta es una de las actividades que hay que realizar con mayor
atencin y delicadeza, ya que una actuacin improcedente o a destiempo, puede
producir un efecto desmoralizador difcilmente recuperable.
e. Controlar
La mayora de los progresos logrados en la gestin empresarial son
debidos a las mejoras introducidas en las tcnicas de control.
167
7.2 Habilidades Directivas
Hemos visto en qu consiste dirigir, as como lo que todo directivo debe hacer
para ser ms eficaz como tal, poniendo especial nfasis en sus funciones principales.
En este marco de actuacin, todo responsable de equipos precisa contar con una
serie de habilidades cada vez ms numerosas y necesarias.
Por consiguiente, tener directivos bien preparados, capaces y con las habilidades
precisas es una necesidad vital para cualquier empresa que pretenda competir en los
mercados actuales con unas mnimas garantas de xito.
Cules son esas habilidades directivas que todo mando debe desarrollar? Qu
habilidades son las ms necesarias?
Dentro del grupo de habilidades directivas podemos establecer dos grupos
diferenciados como son las habilidades propias de direccin o instrumentales y las
habilidades de gestin o interpersonales. Veamos cada una de ellas.
168
7.3 Habilidades de direccin o instrumentales
169
8. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE UN DIRECTIVO
170
h) Evaluar al personal, para conocer cun til es un trabajador, qu tanto se supera,
qu potencialidades o limitaciones tiene, qu posibilidades de desempeo laboral
posee, para saber a quien estimular y a quien aplicar alguna sancin, si es del
caso, se hace necesaria la evaluacin de un directivo a sus subalternos.
i) Mantener la disciplina, para cautelar el orden, el cumplimiento de las normas, la
aplicacin de las polticas, la prctica de buenas relaciones humanas, el respeto a
su persona, a sus compaeros a "su" empresa, etc., es indispensable la
intervencin, directa o indirecta, del jefe.
j) Reducir costos, es preocupacin de todo directivo porque solo as se puede
mejorar el nivel de rendimiento o utilidades, mxime si en economas tan
deprimidas, o en situaciones muy competitivas no se pueden incrementar los
precios. La variable costo podra ser la variable econmica ms manejable
internamente, adems porque ello implica mayor nivel de exigencia, ms
capacitacin, mayor control, innovar o mejorar tecnologas productivas, etc.
k) Mantener, o en el mejor de los casos incrementar la cantidad y calidad en la
produccin, Aun dentro de los enfoques humanistas de la administracin, la
preocupacin fundamental del directivo es la produccin. Slo manteniendo los
niveles de produccin, en cantidad y calidad, se puede lograr no solo utilidades
para la empresa, que es la razn de ser, sino a un la propia supervivencia.
l) Aplicar medidas correctivas, en cualquier circunstancia, ante cualquier factor
limitante o deficitario el directivo siempre debe estar alerta para adoptar los
correctivos necesarios, de manera oportuna y efectiva. Es precisamente el hecho
de estar revestido de la autoridad que le da el poder suficiente para adoptar las
decisiones ms adecuadas para corregir cuando sea necesario.
171
adecuado para resolver los conflictos, los reclamos, o atender las quejas de su
personal, que se van suscitando inevitablemente da a da en el ejercicio laboral.
9. ESTRATEGIAS DIRECTIVAS
Finalmente, siendo funcin o responsabilidad bsica de todo directivo hacer
trabajar a los dems, para lograr resultados favorables y trascendentes, en la conduccin
de su personal podra asumir las siguientes estrategias de accin frente a sus
subalternos.
172
P O D ER
Motivar Potenciar
N O Q UE R E R Q UE R E R
Despedir Capacitar
NO P O D E R
10.1 EL LIDERAZGO
a. Definicin
El liderazgo se puede definir como: "el arte de influir sobre la gente para
que trabaje con entusiasmo, en la consecucin de objetivos en pro del bien
173
comn". El liderazgo consiste en una serie de destrezas que cualquiera puede
aprender y desarrollar, si une el deseo adecuado con las acciones apropiadas.
Capacidad de inspiracin.
174
Acta a favor del desarrollo de una atmsfera conducente a la respuesta ante
las motivaciones, estilo de lder y ambiente que genera.
Poder:
Autoridad:
c.3 El tercer componente del liderazgo es la rara capacidad para inspirar a los
seguidores para que empleen a fondo sus capacidades en la ejecucin de un
proyecto.
c.4 El cuarto componente del liderazgo tiene que ver con el estilo del lder y el
ambiente que ste genera. La intensidad de la motivacin depende en gran
medida de las expectativas, de la percepcin que se tenga de las recompensas,
de la cantidad de esfuerzo que se supone que se requerir, de la tarea por
desarrollar y de otros factores presentes en las condiciones especficas, pero
tambin del ambiente organizacional.
d. Estilos de Liderazgo
175
El lder Autocrtico, impone y espera cumplimiento, seguro y conduce por
medio de la capacidad de retener u otorgar premios y castigos.
176
10.2 LA MOTIVACION
a. Concepto
La motivacin se entiende como el estado psicolgico interno de una persona
que lo hace comportarse de alguna manera-favorable o no en torno a una meta.
En este sentido, la labor de un directivo, o de un jefe de cualquier nivel, es la de
influir intencionalmente orientando tal comportamiento, mediante la aplicacin racional
de incentivos y poder canalizarlos hacia el logro de los objetivos y metas
institucionales y aun personales. Es evidente que todas las personas siempre que
actan lo hacen para satisfacer primero una necesidad personal, en cuyo caso la
necesidad se constituye en la razn o motivo poderoso que obliga al trabajadora hacer
algo y que a la vez genera un determinado comportamiento en la medida en que se
satisfaga o no, razn por la cual resulta necesario que el directivo identifique tales
necesidades o motivos y procure atenderlos mediante incentivos tangibles o
intangibles, segn la naturaleza de las mismas.
En la medida en que se satisfagan las necesidades ser posible predecir,
modificar y aun controlar el comportamiento en la forma deseada, pudiendo en caso
contrario llegar a estados de frustracin, tan perjudicial para la propia persona y para
la institucin a la cual pertenece.
Motivar al personal es una entre tantas tareas que debieran cumplir las
personas que ejercen como supervisores o jefaturas de distinta ndole, junto con
potenciar el desarrollo de las competencias y la retroalimentacin de su desempeo.
177
La motivacin es un proceso interno y propio de cada persona, que consiste en
la ejecucin de conductas hacia un propsito que el individuo considera necesario y
deseable. Es un proceso producido por el resultado de una evaluacin que el individuo
realiza de una situacin determinada. El sujeto evala su entorno y toma la decisin de
movilizarse para lograr tal o cual cosa, siempre que eso traiga una recompensa
asociada (o evite un estmulo aversivo). Veamos un ejemplo: un sujeto toma la
decisin de no aceptar un nuevo trabajo, aunque el sueldo es mucho mayor, pero las
condiciones de vida menores a las actuales. En este ejemplo, el individuo no se sinti
motivado al cambio de trabajo, dado que al evaluar dinero v/s calidad de vida, esta
ltima prevaleci. De la misma manera, otra persona podra perfectamente aceptar
este trabajo gracias a una evaluacin dinero/deudas o dinero/ ahorros futuros de cmo
favorecido al dinero.
178
muchas acciones que se pueden implementar, con costos mucho ms bajos que los
repetidos bonos, de manera nica o complementaria a dineros extras.
179
La eventual retribucin que los trabajadores reciben por un mejor
rendimiento (salario, ascenso, promociones, otros): ello implica que el
trabajador debe creer que es competente para realizar una tarea, que los
esfuerzos adicionales no sern demasiados y que estos esfuerzos se
traducirn en resultados que sern valorados por su jefatura o grupo.
180
El dinero tiene un valor relativo de motivacin. Toda persona busca en el
trabajo algo ms que dinero. Para motivar a una persona hay que darle dinero
y...
Para motivar es aconsejable buscar el momento y el lugar adecuado para
hacerlo, tener un cierto "sentido de la oportunidad". Las oportunidades de
motivacin son escasas, por ello, cuando se presentan no se las puede dejar
escapar (un trabajo bien realizado, una enfermedad, una solicitud de apoyo,
etc.)
No es correcto identificar la motivacin con dar, regalar, consentir, tolerar y
felicitar. "El dar y el tener, seso ha de menester".
El comportamiento de una persona es el resultado de su motivacin y situacin.
Comportamiento = Motivacin x Situacin. Si se altera la situacin o la
motivacin se alterar su comportamiento.
d. Teoras de la Motivacin
La agrupacin de las teoras otros autores la realizan de otra forma aunque el
contenido de estas en esencia es el mismo, recordemos que en nuestro caso lo
hicimos de la siguiente manera:
Teoras de contenido:
181
Teoras de proceso:
A u t o R e a liz .
E s t im a
S o c ia le s
S e g u r id a d
F is io l g ic a s
Las necesidades Fisiolgicas: Son las de mayor jerarqua, ellas son las
que sostienen la vida misma, permiten la supervivencia del cuerpo humano. Es
indudable que en todas las sociedades la satisfaccin de estas necesidades est
ligada al dinero, pues con l se puede "comprar" o lograr satisfacer las
182
necesidades de abrigo, alimento, vivienda, vestido, descanso, etc. Adems de
posibilitar la satisfaccin de las necesidades de otro nivel.
183
Probablemente la obra de Elton Mayo, al plantear su teora de que el
hombre esta dominado por necesidades psicolgicas y de seguridad y que
deseaba ganar tanto dinero como pudiera con el menor trabajo posible, lleva a Mc
Gregor a formular primero su "Teora X" y posteriormente la "Teora Y" como
anttesis de la primera, basndose en las suposiciones que se tiene a cerca del
comportamiento del personal dentro de las organizaciones.
Teora X
El trabajo es desagradable para la mayora de la gente.
La gente es generalmente perezosa, prefiere hacerlo menos posible.
La gente trabaja principalmente por dinero y posicin.
La gente trabaja por temor al despido, a la suspensin o al castigo.
La gente permanece inmadura y depende demasiado del jefe, no
piensa por si misma.
La mayora de las personas no son ambiciosas, desean poca
responsabilidad y prefieren ser dirigidas.
La motivacin ocurre slo en los niveles fisiolgicos y de seguridad.
La mayora de las personas deben ser controladas estrechamente y a
menudo coaccionadas para lograr los objetivos.
La gente resiste al cambio, es rutinario, prefiere seguir el mismo
camino.
Teora Y
El trabajo es tan natural y es parte inherente a la vida misma.
La gente es generalmente activa, se seala metas y goza al
cumplirlas.
La gente busca muchas satisfacciones en su trabajo.
La gente trabaja por el deseo de lograr sus objetivos personales e
institucionales.
La gente normalmente adquiere madurez, aspira a la independencia, a
su propia iniciativa y autorrealizacin.
El auto-control es a menudo indispensable para lograr las metas de la
organizacin tomando sus propias decisiones y con gran sentido de
responsabilidad.
La motivacin ocurre sobre todo en los niveles superiores.
184
Las personas necesitan escasa supervisin, pueden dirigirse as
mismas.
A la gente le cansa la rutina, monotona, les gusta las nuevas
experiencias, el cambio.
185
recibida, el clima de las relaciones entre las directivas y los empleados, los
reglamentos internos, las oportunidades existentes, etc. Corresponden a la
perspectiva ambiental y constituyen los factores que las empresas han
utilizado tradicionalmente para lograr la motivacin de los empleados. Sin
embargo, los factores higinicos poseen una capacidad muy limitada para
influir en el comportamiento de los trabajadores. La expresin higiene
refleja con exactitud su carcter preventivo y profilctico, y muestra que solo
se destinan a evitar fuentes de insatisfaccin en el ambiente como
amenazas potenciales que puedan romper su equilibrio. Cuando estos
factores son ptimos, simplemente evitan la insatisfaccin, puesto que su
influencia en el comportamiento no logran elevar la satisfaccin de manera
sustancial y duradera. Cuando son precarios, producen insatisfaccin y se
denominan entonces factores de insatisfaccin.
Ellos incluyen:
Salarios
Estabilidad en el cargo
Factores motivacionales. Tiene que ver con el contenido del cargo, las
tareas y los deberes relacionados con el cargo en s; produce un efecto de
satisfaccin duradera y un aumento de la productividad muy por encima de
los niveles normales. El trmino motivacin encierra sentimientos de
realizacin, de crecimiento, y de reconocimiento profesional, manifiestos en
la ejecucin de tareas y actividades que constituyen un gran desafo y tiene
bastante significacin para el trabajo. Cuando los factores motivacionales
son ptimos, elevan la satisfaccin de modo sustancial; cuando son
186
precarios, provocan la prdida de satisfaccin y se denominan factores de
satisfaccin. Constituye el contenido del cargo en s e incluyen:
Delegacin de la responsabilidad
Ascensos
187
Clayton Alderfer propone ciertos cambios a la Pirmide de Maslow
referidos a los niveles de necesidades de las personas, que deben tenerse en
cuenta en el mbito de la motivacin:
188
son buenos conversadores, extrovertidos, firmes en sus convicciones,
exigentes y gozan al ensear y hablar en pblico.
Necesidad Logro: Las personas tienen un deseo intenso de xito, y un
temor igualmente intenso al fracaso. Desean desafos, se fijan metas
difciles, y adoptan un enfoque realista ante el riesgo, tienden a ser
incansables, les gusta trabajar perodos prolongados; no se preocupan
excesivamente si se producen fracasos y gozan de la realizacin de sus
propios logros.
f. Teora del Refuerzo: Skinner.
Motivacin = Valencia x
Probabilidad
189
obtenido, la persona experimenta una sensacin de intercambios saludable con la
empresa, caso contrario dicha sensacin ser displacentera o frustrante.
j. La Teora "Z"
En base a esta teora X- Y se ha formulado la "Teora Z" con Reddin
(EEUU)y Ouchi (Japn)que expresa que estas teoras, son vlidas slo cuando se
toma en cuenta la contingencia en la que se aplica, que puede estar condicionada
por las caractersticas del Jefe, de los subalternos, o por la propia situacin.
Por eso se le llama tambin Teora Contingencial de la Motivacin.
190
P P
Total desacuerdo
Tipo de Jefes
A A Tirano
ptimo
IDEAL
Maduro
Inma
N N duro
Reinvindicativos
Hay diversas cosas que un gerente puede realizar para fomentar la motivacin de
los trabajadores:
Relacionar las recompensas con el rendimiento: Hay muchas razones por las
cuales los gerentes tienden a ser reacios para vincular las recompensas con el
rendimiento. Primero y principal, es mucho ms fcil acordar a todos un mismo
aumento de sueldo. Este enfoque suele implicar menos trajn y adems requiere poca
justificacin. La segunda razn podra estar ligada a los convenios sindicales, los
cuales suelen estipular, que a igual trabajo debe pagarse igual salario. Suele ocurrir en
otros casos que la poltica de la organizacin determina que los aumentos de salarios
responden a ciertos lineamientos, no vinculables con el rendimiento. Sin embargo, an
en estos casos, suele haber recompensas aparte del sueldo que pueden ser vinculadas
con el rendimiento. stas podran incluir la asignacin a tareas preferidas o algn tipo
de reconocimiento formal.
191
Proporcionar recompensas que sean valoradas: Muy pocos gerentes se
detienen alguna vez a pensar qu tipo de retribuciones son ms apreciadas por el
personal. Habitualmente los administradores piensan que el pago es la nica
recompensa con la cual disponen y creen adems, que no tienen nada para decir con
respecto a las recompensas que se ofrecen. Es creencia general que slo la
administracin superior puede tomar estas decisiones. Sin embargo, hay muchos otros
tipos de recompensa que podran ser realmente apreciadas por el personal. Vale
destacar a modo de ejemplo al empleado a quien se le asigna para trabajar en
determinado proyecto o se le confa una nueva mquina o herramienta; seguramente
ste valorara mucho este tipo de recompensa. Como sntesis podra decirse que lo
mas importante para el administrador es que sepa contemplar las recompensas con las
que dispone y saber adems qu cosas valora el subordinado.
Diversas son las tcnicas con las cuales se podran motivar al personal,
dependiendo obviamente del tipo de necesidades que requiere satisfacer cada persona.
Los especialistas en este tema sugieren algunas tcnicas especiales tales como:
192
El Dinero, en nuestro pas hoy ms que nunca resulta el factor motivador ms
importante por cuanto a travs de l se pueden cubrir por lo menos las necesidades
bsicas o fisiolgicas, para alcanzar un nivel mnimo de vida. Adems porque es signo de
estatus o poder. Es evidente que su manejo es muy restringido dada la escasez de
recursos del erario nacional y an de las propias entidades empresariales privadas.
El dinero para ser motivador debe ser significativo sino desmotiva.
193
Establecer polticas claras de produccin y de comportamiento y hacer de
conocimiento de todos.
Proporcionar entrenamiento y posibilidades de realizacin personal.
Admitir errores por parte de los propios jefes.
Precisar los peligros de un trabajo no productivo ineficaz.
Estimularlas relaciones interpersonales amistosas y la intervencin razonable de
los grupos informales.
Asignar el trabajo desagradable de la manera ms equitativa posible.
Organizar actividades sociales y reuniones informales con todo el personal.
Si bien stas son slo algunas de las tantas formas de motivar al personal, existen
tambin otros factores que producen insatisfaccin en el trabajo y que deben evitarse al
mximo. Entre ellos puede mencionarse las deficientes condiciones fsicas, las injusticias
(grandes o pequeas), las promesas no cumplidas, la inestabilidad en el empleo, la mala
direccin o supervisin, los cambios frecuentes, la disculpa mal concebida, la falta de
confianza o desconfianza, la falta de horizonte, de informacin, etc; factores que generan
actitudes negativas que se manifiestan en: ausentismo, tortugusmo, fingimiento de
enfermedad, fatiga intensa a causa de la ansiedad, exceso de faltas o errores, constantes
cambios de estado anmico (irritabilidad, cambio de opinin, tristeza, ansiedad,
preocupacin, etc.), excesiva rotacin de puestos, problemas disciplinarios, inclusive uso
de alcohol y alcaloides.
10.3 LA COMUNICACIN
a. Concepto
Es el proceso por medio del cual se transmiten los conocimientos,
sentimientos, emociones y requerimientos con razonamiento y sensibilidad para
dar a conocer los informes, opiniones y deseos, esperando respuesta de los
comunicados con reciprocidad de caracteres, compartiendo e intercambiando
mediante el dilogo, la conversacin y la discusin que son las formas naturales
de comunicacin.
194
b. Principios de la Comunicacin
La comunicacin es bilateral.- Significa que para que exista comunicacin tiene
que haber un ente emisor para un ente receptor o un emisor para varios
receptores.
La comunicacin es tambin unilateral.- Se generan las comunicaciones
mediante uno o varios emisores que tienen caractersticas exclamativas,
arengativas para darse valor en determinadas pruebas de alto riesgo que
pueden o no tener receptores.
La comunicacin es un intercambio de todos los elementos, es un medio de
trnsito que emplean todos los seres vivientes para satisfacer sus necesidades.
Es la va ms comn de todos los seres y cosas.
c. Etapas de la Comunicacin
Antes de emitir una comunicacin es importante hacer una formulacin y
revisin de lo que se desea comunicar.
Comprender lo que vas a comunicar.
Transmitir eficazmente.
Hacer el seguimiento de la comunicacin.
Evaluar los resultados de los efectos de la comunicacin, si los objetivos que
se traz en la comunicacin se han logrado.
195
la sancin oficial. Esto puede incluir rdenes ejecutivas respecto a nuevos
sistemas de bonos o planes de accin, informacin tcnica para propsito de la
toma de decisiones y polticas sobre procedimientos y las reglas fijadas por los
manuales o compaas.
196
quien desea transmitir un pensamiento o idea a otro u otros. En el caso de una
empresa podra tratarse del gerente, secretaria, obrero, cliente, quien sea que
tenga necesidad de transmitir una informacin relacionada con los servicios,
sucesos, etc. que ocurra en la empresa.
Qu pasa si no ocurre?
197
La Codificacin se realiz con descuido. Seleccin limitada de smbolos
Confusin en el contexto del mensaje.
Seleccin de un canal inapropiado.
Nivel de ruido alto.
Prejuicios, conocimientos y habilidades de percepcin del receptor
limitadas.
Poca atencin y cuidado en el proceso de decodificacin.
Todos estos factores pueden provocar que el mensaje se interprete de
manera diferente a la imaginada por el emisor.
Informacin
Sistematizan Transferida
Datos Comunicacin
198
Tanta es la importancia de la aplicacin de la comunicacin y del manejo
de la informacin que hace un buen tiempo se ha institucionalizado una funcin
muy especfica y especializada con la denominacin de Sistema de Informacin
Gerencial, como una herramienta bsica de ayuda, acopio, sistematizacin y
procesamiento de informacin, por reas, a efectos de que los directivos
puedan tomar las decisiones ms eficaces y oportunas posibles.
Mercadotecnia
- Publicidad
- Ventas
- Investigacin de Mercados
Finanzas - Presupue
C
sto
O
M - Balance Reportes
U
- Estados Financieros
N
I
C
- Manuales
A
Operaciones
C - Procesos
I
- Reportes
O
N
RR.HH - Registros
- Planillas -
Evaluaciones, etc
199
Precisamente por la importancia que reviste esta funcin para todo
directivo resulta necesario, pese, a ser. Reiterativo, recordar-grficamente el
modelo del proceso de comunicacin establecido por David Berlo y
complementado por otros estudiosos del tema.
CONTEXTO Canal
1 2 3 1 2 3
N C A P D A
ec od ct Cdigo er ec ct
es ifi ua ce od ua
id ca r pc ifi r
ad r i ca
n r
BARRERAS
Retroalimentacin
200
Falta de motivacin.
Indisposicin anmica.
Inadaptacin al nivel del receptor.
Desconocimiento del receptor.
Mala informacin. Mala preparacin.
Incapacidad de codificar bien.
Ruidos en el Receptor
Dispersin o distraccin
Poca atencin a las instrucciones.
Falta de informacin.
Condicionamiento de la primera percepcin deficiente.
Desconfianza o temor.
El engao de los sentidos
Falta de motivacin
Indisposicin anmica.
Mala interpretacin.
Ruidos en el Mensaje
Contenido complicado o impreciso.
Contenido escaso.
Dosis excesiva.
Mensaje inoportuno.
Interferencia de otro mensaje.
Mensaje poco convincente, etc 7. Mensaje incompleto.
Ruidos en el Canal
Canal inadecuado escaso.
Mala utilizacin del canal.
Recargo.
Saturacin.
Morosidad.
Interferencia parcial o total.
201
En sntesis estos ruidos o barreras se pueden resumir en barreras fsicas,
fisiolgicas, psicolgicas, culturales y organizacionales.
202
Luchar porque la informacin fluya continuamente
Para que un equipo funcione es esencial que haya armona entre sus miembros,
por lo que el lder se preocupar por conseguir un ambiente de entendimiento entre
sus colaboradores.
203
Es necesario que sus miembros compartan la misma visin de empresa.
204
Cuando el lder se rodea de gente competente, con personalidad, ambiciosa,
es normal que en ciertas ocasiones pueden surgir fricciones entre ellas.
Sus colaboradores son gente adulta y entre ellos deben solucionar sus
diferencias.
No obstante, si el enfrentamiento alcanza tal dimensin que termine
afectando al buen funcionamiento del equipo, el lder intervendr, dejando muy
claro que no tolerar este tipo de situaciones, exigiendo a sus colaboradores que
solucionen sus diferencias.
Hay que tener muy claro que un equipo tan slo puede dar lo mejor de s
mismo cuando acta unido, por lo que no se pueden tolerar graves
desavenencias entre sus miembros.
El lder tiene que estar muy pendiente de los pequeos detalles, ya que en
ocasiones las diferencias entre los miembros del equipo apenas son perceptibles,
pero debajo de las apariencias se esconden, a veces, autnticos enfrentamientos
soterrados.
Adems, el lder debe ser muy cuidadoso para evitar dar pie a situaciones
(a veces de manera inconsciente) que puedan deteriorar las relaciones dentro del
equipo.
205
Por ejemplo: diferencias injustificadas de retribuciones, manifestar
claramente su preferencia por algn miembro del equipo (destacando
frecuentemente su trabajo, presentndolo continuamente como ejemplo), creando
camarillas (almorzando con cierta frecuencia con parte de su equipo de
colaboradores, etc.).
206
comunicacionales y fomentando adems una adecuada
retroalimentacin.
207
d. Patrones de conducta de los lderes de equipo
Un lder de equipos de trabajo debe ser una persona tranquila, sensata y que se
preocupe por su tarea.
208
Sistema de Jerarqua integral, o sea, no porque soy el cerebro soy de mayor
importancia que el brazo.
La implementacin de la Crtica Constructiva. La posible falla o deficiencia
es analizada de manera objetiva por el equipo y corregida mediante
sugerencias y recomendaciones que refuercen el esfuerzo que produjo la
falla, as mejorando los mtodos, acelerando los procesos, motivando y
sacndole provecho al error o deficiencia.
Cultura fundamentada en la unificacin del equipo con una estrecha relacin
interpersonal de los miembros.
El slido y firme compromiso de los miembros de alcanzar la meta trazada en
tiempo real.
Capacidad psicolgica e intelectual del equipo para enfrentar los obstculos o
circunstancias buscando solamente las soluciones sin ningn momento entrar
en Crticas o argumentos que slo producen la desmotivacin y los retrasos
en la productividad y autoestima de los miembros.
Estos siete puntos son vitales para poder desarrollar un proyecto o lograr
una meta utilizando el mtodo o, ms bien cultura del Trabajo en Equipo.
Tambin podemos aplicar esto no solo a las empresas pero a la sociedad en
general. La Competitividad de una empresa se basa en su organizacin
operacional la cual establece su productividad. Las empresas vanguardistas no
contienen Grasa sus operaciones carecen de desperdicios en todas la reas.
Operan con una dinmica proactiva y con miras hacia el futuro y las oportunidades
que este puede ofrecer.
Quienes creen que un equipo de trabajo debe formarlo gente con formas
de pensar y actuar semejantes estn equivocados. Lo fundamental es que lo
integren personas distintas.
Cada uno de los miembros del equipo debe aportar ideas diferentes para
que las decisiones de carcter intelectual u operativo que tome la organizacin
sean las mejores. Cuando hay diferencias y discrepancias surgen propuestas y
soluciones ms creativas.
209
Es algo similar a un equipo de ftbol o voleibol. Cada uno ocupa un puesto
diferente (defensa, volante, delantero), pero todos dirigen sus energas hacia la
consecucin de un mismo objetivo. No hay lugar para el intolerante
Deben delimitarse las funciones que cumplir cada persona, dar a conocer
las normas de funcionamiento, cmo va a ser la direccin y quin la ejercer y
210
establecer un calendario de reuniones. Adems, se debe respetar las funciones
especficas de cada uno de los miembros.
211
CAPITULO II: GESTIN MODERNA Y TCNICAS
INNOVADORAS
ste captulo trata sobre los nuevos enfoques, escuelas, herramientas, filosofas,
tcnicas e incluso paradigmas relativos a la Administracin Moderna o Posmoderna que
quizs muchas empresas exitosas han desarrollado uno de estos modelos. Se presentan
a continuacin algunos modelos con la finalidad de poder comprender estos enfoques y
aplicarlos en nuestra empresa .
1. REINGENIERA
1.1 Concepto
Modelo de negocios para abordar cambios en las organizaciones.
Incorpora estrategia corporativa, visin de procesos, personal y tecnologa para
lograr mejorar el desempeo de los indicadores claves y crear una ventaja
competitiva sustentable en el tiempo.
Tambin se puede definir como la revisin fundamental y rediseo radical
de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y
contemporneas de rendimiento, tales como costos, servicio y velocidad. Se trata
de trabajar mejor, ms rpido y ms barato que la competencia sin importar la
ubicacin de sta, ya sea en el interior del pas o en el exterior. Por tanto, es
necesario hacer mejor, ms rpidos y ms econmicos los procesos esenciales
de la empresa, es decir el objeto de la reingeniera es el proceso y no la empresa
logrando : Eficacia, Confiabilidad, Eficiencia y Costo.
La eficacia se refiere a la calidad de un rendimiento: su influencia sobre el
cliente. Un proceso eficaz satisface las necesidades de nuestros clientes.
La confiabilidad significa consistencia en el rendimiento del proceso, es decir:
que el nivel de calidad del rendimiento sea siempre el mismo.
La eficiencia se relaciona con la velocidad del proceso, es el tiempo que es
necesario para realizar la transformacin de los insumos en rendimientos.
El factor econmico, que implica la transformacin del conjunto de insumos
en rendimientos y en obtener el costo ms bajo posible.
212
Cambio de las unidades de trabajo: de departamentos funcionales a
equipos de procesos.
Cambio en el trabajo: de tareas simples a polifuncionales
Cambios en los roles del trabajador
Cambios en la formacin: desde entrenados a educados
Cambios en la evaluacin del desempeo: de compensacin por
actividades a compensacin por logros
Cambios en el Desarrollo Profesional: desde desempeo a desarrollo de
capacidades
Cambios valricos: desde el jefe paga a el cliente es el que paga
Cambios en el rol del administrador: de supervisor a entrenador
Cambios en la estructura organizacional: de jerarquizada a plana
Cambios en los roles de la Direccin: de jefe a lder
213
Abandonar el esfuerzo de reingeniera.
Limitar de antemano la definicin del problema y su alcance.
Dejarse llevar por las prcticas culturales existentes.
Implementar la reingeniera de abajo hacia arriba.
No distinguir la Reingeniera de otros programas de mejoras.
Concentrarse slo en el diseo.
2. BENCHMARKING
2.1 Concepto:
Proceso de comparacin y medicin las operaciones o procesos internos
de una organizacin versus los de un representante mejor de su clase y de su
sector. Los diferentes grados de eficacia y eficiencia registrados entre los diversos
sectores de una misma empresa, hacen posible la aplicacin de procesos de
Benchmarking internos y descubrir as las mejores prcticas de la organizacin.
Es un proceso sistemtico, continuo de investigacin y aprendizaje para
evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que
son reconocidas como representantes de las mejores prcticas, con el propsito
de realizar mejoras organizacionales .
Mtodo para el establecimiento de metas y medidas de productividad con
base en las mejores prcticas de la industria.
Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y
prcticas contra los competidores ms duros o aquellas compaas reconocidas
como lderes en la industria.
214
Genrico : Algunas funciones o procesos en los negocios son las mismas
con independencia en las disimilitudes de las industrias, por ejemplo el
despacho de pedidos. El beneficio de esta forma de benchmarking, la ms
pura, es que se pueden descubrir prcticas y mtodos que no se
implementan en la industria propia del investigador.
2.3 Fases:
Segn Spendolini el Benchmarking tiene las siguientes fases:
Definir a que se le va a aplicar el Benchmarking: definir los clientes, sus
necesidades de informacin, definicin de los factores crticos de xito.
Formar el equipo de Benchmarking: formar equipos de acuerdo a la
funcin o interfuncionalidad o adhoc, las personas involucradas en el
proceso de Benchmarking, definir las funciones y responsabilidades del
equipo, capacitarlos. Identificacin de los socios del Benchmarking:
personas u organizaciones relacionada con la investigacin, bsqueda de
las mejores prcticas.
Recopilacin y anlisis de la informacin: definicin de los mtodos como
entrevistas, encuestas, publicaciones, archivos, asociaciones.
Organizar la informacin, analizar la informacin.
Aplicacin del Benchmarking.
2.4 Obstculos:
Objetivos de Benchmarking demasiado amplios -Calendarios poco
prcticos
Mala composicin del equipo.
3. CALIDAD TOTAL:
215
3.1 Concepto
216
Dedicacin total. Todos los miembros de la empresa girando en torno a la
calidad
Evaluacin. Establecer puntos de partida, formas de evaluar procesos y
resultados, puntos crticos, indicadores de costos, etc.
Apoyo sistemtico. Liderar el proceso, comunicaciones, sistemas
gerenciales, etc.
Mejora continua. Prevenir e innovar, anticipar necesidades del cliente,
reduccin de ciclos.
3.4 Requerimientos:
Todo integrante de la empresa debe estar informado y comprometido en el
logro de un buen desempeo
Participacin creativa y eficaz en la consecucin de los propsitos
planteados
Capacitar y entrenar continuamente en filosofas y tcnicas de calidad
Comprender y solucionar problemas y decisiones que afecten a los
clientes.
Inmediata respuesta y reduccin de los ciclos en los procesos de trabajo .
Diseo de procesos con calidad
Reduccin de desperdicios, problemas y costos,
217
Eliminacin de slogans, exhortaciones y metas para la fuerza laboral
(evitar relaciones adversarias)
Eliminacin de cuotas numricas (para evitar slo tomar en cuenta los
nmeros y no los mtodos y la calidad)
Derribar barreras que impiden el orgullo de hacer bien el trabajo
Instituir un programa riguroso de educacin y reentrenamiento
Tomar medidas para lograr la transformacin (compromiso de la Alta
Direccin)
4 JUST IN TIME
4.1 Concepto
Herramienta que encargada de proveer la cantidad de materiales en cada
fase del proceso productivo y una vez terminado, al cliente, en las cantidades
requeridas y en el momento solicitado.
Filosofa industrial de eliminacin de todo desperdicio del proceso
productivo. Incluye el proceso que va desde las compras hasta la distribucin
4.2 Objetivos
Atacar problemas fundamentales
Eliminacin de despilfarro
Bsqueda de la simplicidad
Diseo permanente de sistemas de identificacin de problemas
218
4.3 Beneficios
Elimina los desperdicios
Disminuye el tiempo de espera en cada fase de produccin
Reduce los espacios destinados a los inventarios.
Aumenta la productividad de las operaciones directas e indirectas
Coloca a la empresa en una mejor posicin en el mercado
Reduce los inventarios excesivos
4.4 Funcionamiento
Para disminuir inventarios y producir el artculo adecuado en el tiempo y
cantidad precisos, es necesario contar con toda la informacin acerca del tiempo y
el volumen de los requerimientos de produccin de todas las etapas. El JIT
proporciona esta informacin por medio de tcnicas como el Kanban o control de
la produccin e inventarios con tarjetas, lo que permite producir slo cuando se
necesita. Es un cambio de orientacin, de la tradicional conocida como push
(impulsar ) hacia una de pull (atraer), misma en que los informes de produccin
provienen del centro de trabajo precedente; se inicia al final de la cadena de
ensamble y se va hacia atrs, a todo lo largo de la cadena productiva, inclusive
hasta los proveedores y los vendedores. Una orden se origina por el requerimiento
de una estacin de trabajo posterior y as se evita que los artculos sean
innecesariamente producidos. Se debe contar con un estricto control de calidad
para un resultado exitoso en el empleo de esta herramienta, adems de un
programa adecuado de mantenimiento preventivo para disminuir las fallas y el
deterioro de la maquinaria y as maximizar los efectos positivos del JIT en las
organizaciones. Adems de las ventajas antes mencionadas, se reducen costos
por mantenimiento, obsolescencia, deterioro en los inventarios de materiales,
produccin en proceso y producto terminado, y elimina espacios fsicos
innecesarios.
4.5 Fases
Puesta en marcha del sistema. Se requiere la comprensin bsica del JIT,
un anlisis de costos y beneficios, un compromiso total de la organizacin,
preparacin de un equipo de proyecto para el JIT y la eleccin de una
planta piloto o de prueba.
219
Educacin y formacin. Etapa decisiva pues requiere educar a todo el
personal involucrado en el proyecto JIT de tal manera que se pueda
apreciar los cambios requeridos.
Mejora de los procesos. Existen a lo menos tres formas de cambio en los
procesos para conseguir resultados adecuados: reduccin del tiempo de
preparacin de las mquinas, mantenimiento preventivo, cambio en lneas
de flujo
Mejoras en el control..Para niveles de procesos en curso, plazos de
fabricacin y niveles de servicio al cliente
Relacin Proveedor/Cliente: Se ampla el alcance de la reduccin de
costos y otorga mayor impulso a la mejora de la calidad.
5. EMPOWERMENT
5.1. Concepto
Empowerment significa crear un ambiente en el cual los empleados de
todos los niveles sientan que tienen una influencia real sobre los estndares de
calidad, servicio y eficiencia del negocio dentro de sus reas de responsabilidad.
Esto genera un involucramiento por parte de los trabajadores para alcanzar metas
de la organizacin con un sentido de compromiso y autocontrol y por otra parte,
los administradores estn dispuestos a renunciar a parte de su autoridad
decisional y entregarla a trabajadores y equipos.
Empleados, administrativos o equipos de trabajo poseen el poder para la
toma de decisiones en sus respectivos mbitos, esto implica aceptacin de
responsabilidad por sus acciones y tareas.
5.2. Caractersticas:
Los trabajadores se sienten responsables no slo por su tarea, sino por
hacer que la organizacin funcione mejor
El individuo se transforma en un agente activo de solucin de sus
problemas
El trabajador toma decisiones en lugar de ser un simple duplicador de
rdenes Las organizaciones se disean y redisean para facilitar la tarea
de sus integrantes.
220
Establecer y revisar peridicamente los indicadores
Describir claramente los objetivos y resultados esperados
Potenciar, ensear, retroalimentar
5.4. Resultados:
Mejora el desempeo de los equipos de trabajo
Genera mayor nivel de productividad y produccin de iniciativas sobre
hechos concretos
Incrementa la satisfaccin de los clientes
Se logra un mejor desempeo frente a la competencia.
Trata de corregir excesiva centralizacin de los poderes en las empresas
Promueve la colaboracin y participacin activa de los integrantes de la
empresa.
Potencia el trabajo en equipo y la toma de decisiones inmediatas ante
cambios en el medio ambiente de la empresa
Favorece la rpida toma de decisiones
Involucra al personal para ofrecer calidad al cliente
Mejora los servicios
Faculta al empleado para tomar decisiones
Motiva al personal a sentirse tomado en cuenta y que es parte importante
en las actividades.
6. OUTSOURCING
6.1. Concepto
Tambin conocido como subcontratacin, administracin adelgazada o
empresas de manufactura conjunta, el outsourcing es la accin de recurrir a una
221
agencia exterior para operar una funcin que anteriormente se realizaba dentro de
una compaa.
El objetivo principal de la empresa es reducir los gastos directos, basados
en una subcontratacin o tercerizacin de servicios que no afectan la actividad
principal de la empresa. Acta como una extensin de los negocios de la misma,
pero es responsable de su propia administracin.
Es una alternativa que permite lograr un alto desempeo en reas
especficas obteniendo con ello una organizacin ligera y flexible.
En sntesis permite una dedicacin y observacin de la empresa hacia sus
actividades centrales.
222
grado el proyecto satisfacer los criterios establecidos. Participa por en
esta etapa un pequeo equipo encabezado por el patrocinador, en el que
por lo menos un gerente de una funcin que no se vea personalmente
afectado por el resultado de la evaluacin decide si se debe o no llevar a
cabo el proyecto.
Planeacin detallada. Se establecen los criterios para la licitacin, se
definen con detalle los requisitos y se prepara una lista breve de
invitaciones para el concurso. Se entrega un plan para el proceso de
licitacin, incluyendo toda la documentacin, descripcin de los servicios,
borradores de acuerdos del nivel del servicio y una estrategia para las
negociaciones con los proveedores.
Contratacin del servicio. Se selecciona a un contratista como resultado
del proceso de licitacin, se identifica un proveedor de respaldo en caso de
que existiese alguna falla con el contratista seleccionado. En la
contratacin se incluye a los asesores externos que participarn con el
contratista potencial y sus socios. En el contrato se estipula el objeto del
servicio, la duracin y los criterios de evaluacin de desempeo.
Transicin. Se establecen los procedimientos para la administracin de la
funcin subcontratada. Se transfiere la responsabilidad formal de las
operaciones en esa rea, el personal y activos segn el acuerdo. En esta
etapa participan el equipo central y el gerente de funcin que previamente
se encargaba de la actividad subcontratada, adems de los recursos
humanos, usuarios, gerencias y personal del proveedor.
Evaluacin peridica y administracin del proyecto. En esta fase se
revisa el contrato en forma regular, comparndolo con los niveles de
servicio acordados. Se plantean negociaciones para tomar en cuenta
cambios y requerimientos adicionales. En ella participan el representante
del contratista, el responsable de la funcin del usuario, el encargado de la
administracin del contrato y del proveedor.
6.4 Beneficios
Minimizacin de inversiones y la reduccin de riesgos financieros,
Mayor flexibilidad en la organizacin
Operaciones ms eficientes
Mejor control y mayor seguridad
Incremento en la competitividad,
223
Disminucin de costos
Manejo de nuevas tecnologas,
Despliegue ms rpido de nuevos desarrollos , aplicaciones, y mejores
procesos.
7. DOWNSIZING
7.1. Concepto
Forma de reorganizacin o reestructuracin de las empresas mediante la
cual se lleva a cabo una mejora de los sistemas de trabajo, el rediseo
organizacional y el establecimiento adecuado de la planta de personal para
mantener la competitividad. En strictu sensu significa una reduccin de la planta
de personal, pero, en general expresa una serie de estrategias orientadas al
Rightsizing (logro del tamao organizacional ptimo) y/o al rethinking (repensar
la organizacin).
224
rpidamente y requiere de criterios estratgicos basados en la idea de repensar la
empresa.
7.4. Ventajas:
Disminucin de costos al reducir algunos departamentos que integraban la
empresa y que ya no son necesarios.
Organizaciones ms flexibles y ligeras.
8. KAISEN
8.1. Concepto
Equivale a la idea de mejoramiento continuo y es equivalente a una
filosofa difundida ampliamente entre las empresas niponas.
Mejorar un proceso, es cambiarlo para hacerlo ms efectivo, eficiente y
adaptable, qu cambiar y cmo cambiar depende del enfoque especfico del
empresario y del proceso.
8.2. Preceptos
Enfocada en los procesos en lugar de los resultados
Ser rpido e imperfecto, es mejor que ser perfecto pero atrasado
225
Las soluciones tiene valor cuando estn implantadas
Fomentar muchas ideas en la organizacin
Enfoque en las causas principales de un problema Resolucin de las
principales causas de un problema Preguntarse siempre Por qu?
226
8.4. Diez actividades del KAIZEN
Obtener el compromiso de la alta direccin.
Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas Establecer un
consejo directivo de mejoramiento.
Desarrollar actividades con la participacin de los proveedores.
Conseguir la participacin total de la administracin
Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas
Asegurar la participacin en equipos de los empleados
Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una
estrategia de mejoramiento a largo plazo.
Conseguir la participacin individual.
Establecer un sistema de reconocimientos.
8.6 Ventajas:
Concentra el esfuerzo en mbitos organizativos y de procedimientos
puntuales.
Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
227
Si existe reduccin de productos defectuosos, trae como consecuencia una
reduccin en los costos, como resultado de un consumo menor de
materias primas.
Incrementa la productividad y dirige a la organizacin hacia la
competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales
organizaciones.
Contribuye a la adaptacin de los procesos a los avances tecnolgicos.
Permite eliminar procesos repetitivos.
8.7 Desventajas
Cuando el mejoramiento se concentra en un rea especfica de la
organizacin, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe
entre todos los miembros de la empresa.
Requiere de un cambio en toda la organizacin, ya que para obtener el
xito es necesaria la participacin de todos los integrantes de la
organizacin y a todo nivel.
En vista de que los gerentes en la pequea y mediana empresa son muy
conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.
Hay que hacer inversiones importantes.
9. E-COMMERCE
9.1. Concepto
El trmino "comercio electrnico" ha evolucionado desde su significado
original de compra electrnica al significado actual que abarca todos los aspectos
de los procesos de mercado y empresa habilitados por Internet y las tecnologas
de la World Wide Web. Comercio electrnico entendido como venta online.
Escuetamente, comercio electrnico significa hacer negocios online o vender y
comprar productos y servicios a travs de escaparates Web. Los productos
comercializados pueden ser productos fsicos como coches usados o servicios
(por ejemplo, viajes, consultas mdicas online, y educacin a distancia). Tambin
pueden ser productos digitales como noticias, imagen y sonido, bases de datos,
software y todos los tipos de productos relativos a la informacin. Entendido as, el
comercio electrnico se parece a la venta por catlogo o la teletienda.
228
9.2. Tienda Virtual
Es igual que una tienda fsica, pero sin estructura: local, personal de
ventas, cuentas de luz o agua, etc. Por lo tanto, queda la informacin de los
productos, la facilidad de acceso desde cualquier parte del mundo sin tener que ir
fsicamente a la tienda, y precios generalmente inferiores a los de las tiendas
fsicas.
229
9.4. Cambio en la forma de hacer negocios
Competencia Global: El desafo del Comercio-E es claro: Competir
globalmente. Es en verdad un medio electrnico global que ha permitido a las
empresas medianas competir en las grandes ligas y con el cual, la rapidez en
las transacciones, las comunicaciones y la toma de decisiones adquiere un
nuevo sentido".
Compaas diversificadas: Internet est rompiendo todas las barreras entre
Empresas.
Infomediarios: Nuevos mercados estn emergiendo para vender productos y
servicios Internet est redefiniendo el servicio al consumidor. Rapidez en los
servicios y entrega de productos, con mercados abiertos las 24 horas.
Los modelos de negocios cambiarn. Internet forzar a las Empresas a
repensar en sus modelos de negocios.
Los consumidores son ms conocedores. Averiguan sobre distintos productos
en Internet y no necesitan confiar en un vendedor para obtener informacin y
orientacin. *Precios que son manejados por el consumidor. Las empresas
usan Internet para vender el exceso de inventario.
Personalizacin de los mercados masivos.
Fbricas compitiendo con sus proveedores. Los beneficios que aporta Internet
como nuevos clientes, mayor participacin del mercado, menores costos de
ventas, son tambin motivo de preocupacin para los intermediarios ya que
temen que el mercado virtual deje obsoleto su rol.
230
carga en los telfonos de soporte a la vez que incrementar la satisfaccin de
los clientes. Adems de que puede reducir notablemente el personal de
servicio al cliente
Marketing: En trminos de las actividades de marketing tradicional, Internet es
una herramienta poderosa. A travs del Web, una compaa puede producir
fcilmente grficos de alta calidad para su pgina principal, tambin llamada
home page, la primera pgina de su sitio web. Este sitio web puede ser
accesado por clientes y socios de negocios para publicidad, promocin,
distribucin de colaterales, informacin del producto y de la compaa, ventas
locales y forneas, as como soporte al mayorista / distribuidor / cliente.
Desde un punto de vista de marketing, las ventajas de usar el web son:
Informacin al minuto: Las descripciones de producto, los precios, etc.
pueden ser enviados a los clientes en su forma ms actual. Las
correcciones a la informacin son casi al instante.
Reduccin de costos para difusin: Se reducen los costos de
produccin y distribucin drsticamente.
Acceso a la informacin.
Resultados Medibles.
Facilidad de Navegacin. Los clientes pueden encontrarlo fcilmente en
Internet a travs de ndices, guas y buscadores.
Reduccin de costos de procesamiento de pedidos.
Disminucin de Costos: Comparado con otras alternativas tecnolgicas
de redes, los costos de Internet son sorprendentemente bajos.
Ventas en Lnea: La Internet como herramienta de negocios ofrece
grandes oportunidades, ya que la comodidad de comprar en-lnea est
hacindose popular entre los consumidores y se espera que las ventas
a travs de la Red tengan un crecimiento explosivo en los prximos
cinco aos.
10. MENTORING
10.1. Conceptos
El mentoring en el sentido empresarial u organizacional ser una relacin
de asesora entre un mentor y su pupilo. El mentor ofrecer sus conocimientos y
experiencias como gua frente a las dificultades que atraviese el pupilo aspectos
centrales que constituyen una relacin de mentoring.
231
10.2. Ideas claves:
Es un proceso en el que el mentor, apoya la carrera y el desarrollo de otro
Es una relacin habitual entre superior y subordinado y que puede ir ms
all de la relacin meramente laboral.
Es una relacin en la que pueden tener lugar el aprendizaje de nuevos
aspectos y su puesta en marcha
Intenta desarrollar nuevas cualidades e impulsar as el potencial individual del
mente (protegido)
Pretende optimizar los desempeos del mente mediante el aprovechamiento
de la experiencia del mentor y las propias
Permite incidir en el resto de la organizacin a travs de las sugerencias y
tutelaje que el mentor realiza sobre el desarrollo global de su pupilo
Al disear un esquema de mentoring se busca la necesaria adecuacin de
la pertinencia con la realidad de la administracin empresarial.
232
informacin acerca de los objetivos del programa y las actitudes que deber
desarrollar.
Tercera Etapa: se trata de la planificacin y ejecucin . Se disean las
distintas actividades, se programan, se asignan los recursos y se establecen
los vnculos y redes de trabajo .
Cuarta Etapa: se establece una fase de anlisis de los resultados. En todo
caso no hay que olvidar que el proceso de retroalimentacin ha de ser
permanente.
233
Systems: (Sistemas). Todos los procedimientos y procesos necesarios para
desarrollar la estrategia (sistemas de informacin, sistemas y procesos de produccin,
presupuestos, controles, etc.) . Deben alinearse con la estrategia y constituir el soporte
adecuado para su logro.
En la actualidad, las empresas tienen que enfocar su atencin sobre los clientes,
preocupndose por la satisfaccin total de stos, para que no solo compren una vez sino
conseguir su fidelizacin y de esta manera mantener una buena y permanente relacin
comercial.
La tcnica del Customer Management busca realizar un seguimiento al proceso
anterior y de post-venta para lograr la satisfaccin de los clientes, para lo cual se
establecen estrategias que permitan fidelizar la compra del cliente y as obtener
beneficios a largo plazo. Tener relaciones ms duraderas y continuas con ellos, permitir
obtener informacin actual sobre sus gustos y preferencias, permitiendo lograr una
comunicacin ms fluida, lo que es necesario para poder encontrar y aprovechar
oportunidades de negocio y obtener ventaja sobre la competencia.
Esta tcnica est relacionada con el eficiente desarrollo de varios procesos que
requieren contacto con los clientes : diseo de productos, lanzamiento de productos,
distribucin, publicidad, ventas y pedidos, fijacin de precios, atencin al cliente,
recepcin, promocin, investigacin de mercado. Estos procesos se deben realizar
enfocados hacia la satisfaccin y rapidez de respuesta.
234
Debe existir en toda la empresa una cultura orientada a la satisfaccin del
cliente, cultura de calidad de servicio.
Tener facilidad para disponer de suficiente informacin sobre contactos
comerciales.
Determinar nuestro mercado objetivo e investigar los cambios que ocurren en
l, debemos conocer perfectamente sus necesidades, expectativas,
tendencias, preferencias, quejas y sugerencias. Al momento de elegir nuestro
mercado meta o cartera de clientes, debemos de identificar aquellos que
aporten valor a la empresa.
Tener en cuenta que la informacin correcta sobre los clientes es la base para
la toma de decisiones.
En la medicin de las relaciones con los clientes debe utilizarse criterios
relativos al valor percibido por stos y a la rentabilidad que se obtendra por
su satisfaccin.
Tener una visin clara e integrada de la buena relacin con un cliente.
Es necesario invertir en el personal de contacto con el cliente, capacitarlo y
educarlo sobre los productos que brinda la empresa y sobre la misin de la
misma, para que pueda trasmitirla a los clientes en cada una de sus
actividades.
Fase 1
Fase 2
235
Empresas que reconocen la importancia de enfocarse sobre el cliente, por
lo que se decide realizar la capacitacin de su personal sobre la importancia de
brindar satisfaccin en la calidad de atencin al cliente. Se realizan estudios para
recolectar informacin del mercado, pero sin embargo no se toma decisiones
concretas en bien del cliente.
Fase 3
Las empresas se preocupan por tener una comunicacin fluida con sus
clientes, las decisiones estratgicas se toman en base a las necesidades de ste,
pero el personal est poco informado sobre la importancia del enfoque en el bien
del cliente y no todos los empleados son recompensados o reconocidos por su
labor.
Fase 4
Las empresas toman en cuenta las sugerencias de sus principales clientes
para disear sus productos, definir las estrategias y adems disponen las
facilidades par a mantener relaciones duraderas con los clientes. Por ello los
empleados toman conciencia de la implicancia de su accionar en las percepciones
de los clientes y los consideran parte de la empresa.
Para que su empresa est ubicada dentro de esta fase debe educar a
todos sus trabajadores en al cultura empresa-cliente, realizar estrategias de
servicios al cliente acorde a las estrategias del negocio y stas ltimas enfocadas
a la satisfaccin del mismo. Finalmente, utilizar tecnologa que permita brindar un
servicio rpido, individual y personalizado.
236
CUSTOMER MANAGEMENT
GESTIN
GLOBAL DEL
CLIENTE
ESTRATEGIA
DESARROLLO DE
DE RELACIONES COORDINACIN
237
b. Innovar o Morir!: Desarrolla estrategias y mecanismos conscientes para
promover innovaciones, realiza ejercicios de creatividad en toda la empresa.
f. Rompe barreras: Las compaas "virtuales" del siglo XXI estn desmantelando
las barreras internas que con tanta frecuencia separan gente, departamentos y
disciplinas. Sal de lo convencional, empodera a tus colaboradores, dales
autonoma y capacidad de decisin, cambia horarios, formas de compensacin y
de capacitacin, etc.
g. Emplea toda tu gente y todas sus capacidades, todo el tiempo: Empodera a
tus colaboradores, dales autonoma y capacidad de decisin, si t los contrataste
es porque son los mejores cree en ellos.
238
las debilidades de tu empresa, tendrs una ventaja sobre tus competidores. Si el
aprendizaje lo conviertes en oportunidades, nuevos productos, servicios y
tecnologas antes que tu competencia, sers lder.
1. DEFINICIONES:
A las organizaciones que se les puede considerar como inteligentes son aquellas
capaces de obtener un nivel de desempeo destacado, superior al de la competencia,
gracias a un buen rendimiento interno y a una slida cultura organizacional.
239
personal, con posibilidad de adaptarse al cambio, con respuestas rpidas ante
situaciones inesperadas, es decir con flexibilidad e innovacin.
Implica reconocer a las personas que laboran en la empresa, hacerles sentir que
su aporte es necesario para alcanzar el xito, facilitando esto en un ambiente de armona
y cooperacin al interior de la organizacin elevndose la productividad de la misma.
D.A. Garvin: Es una organizacin con capacidad para crear, adquirir y transferir
conocimiento, y de modificar sus actitudes y formas de hacer en base al nuevo
conocimiento y visin.
I. Nonaka: son lugares en los que crear nuevo conocimiento no es una actividad
especial,...es una forma de comportarse, incluso de ser, en la que todas las personas
son trabajadores del conocimiento.
240
La necesidad de un clima favorecedor del aprendizaje. Las variables
organizacionales deben estar diseadas para que se produzcan.
La consideracin del conocimiento como factor fundamental de produccin.
La integracin de las funciones de pensar y hacer, favoreciendo el aprendizaje
a todos los niveles de la empresa.
La consideracin de interacciones entre la empresa y el entorno, reconociendo
la influencia en ambas direcciones.
La transformacin de los Sistemas de Informacin en Sistemas de
Comunicacin.
En sntesis, una Organizacin Inteligente es una organizacin que es capaz de
tejer permanentemente la habilidad de cambiar la esencia de su carcter. Tiene valores,
hbitos, polticas, programas, sistemas y estructuras que apoyan y aceleran el
aprendizaje organizacional.
Otra forma de clarificar el concepto es plantearse qu es y qu no es una
Organizacin Inteligente:
Qu no es Qu es
Mera acumulacin de conocimiento. La utilizacin del nuevo conocimiento
adquirido.
Un enfoque que tiene que ver Un enfoque que afecta a todas las reas de
exclusivamente con el rea de la organizacin.
Formacin.
Resolver los problemas de hoy sin Resolver los problemas del maana
considerar sus efectos del maana.
Un sistema para gestionar un proceso de La configuracin de una organizacin
cambio puntual. flexible, capaz de adaptarse y de generar
cambio y desarrollo permanente.
Una herramienta que se implante en el Un cambio organizacional de largo plazo,
corto plazo para mejorar la gestin de la que incluye un cambio de cultura.
empresa.
Dotar a los niveles directivos de nuevas Movilizar las capacidades de todas las
habilidades y actitudes para enfrentar el personas de una organizacin.
nuevo entorno competitivo.
Un plan de mejora de los sistemas de Una transformacin en la forma de entender
informacin de una empresa. y practicar la comunicacin dentro de la
organizacin.
241
La organizacin como ente aislado La organizacin en interaccin con el
encerrado en s mismo. entorno.
Para llegar a ser inteligentes las organizaciones deben regirse bajo ciertas disciplinas de
aprendizaje:
Se forma y establecen grupos de trabajo con la participacin del personal que est
convencido del mejoramiento que va a alcanzar la empresa. Se debe reunir
representantes de los diferentes niveles de la organizacin para aportar medidas
correctivas al sistema, o para que informen y lleguen a una solucin sobre problemas
242
existentes. Se puede diferenciar dos clases de grupos: uno encargado de analizar la
situacin que queremos alcanzar, y otro, encargado de investigar la situacin actual de la
empresa en relacin con el entorno.
El pensamiento Sistmico
Dominio personal
La empresa debe permitir el desarrollo y compromiso del personal para alcanzar los
objetivos. Para ello necesita de personas capaces y deseosas de aumentar sus aptitudes,
as como de personas capaces de alentar y respaldar a otras a seguir con las nuevas
aptitudes.
243
as poder transmitir correctamente conocimientos y explicar y responder las dudas que
tenga el personal.
Modelos Mentales
Visiones Compartidas
Para que la organizacin trabaje unida y encaminada a un solo objetivo, la empresa debe
tener una visin que integre a todo el personal, hacindolo partcipe en la formulacin de
la misma, la cual debe estipular la historia comn de la empresa, el propsito y la funcin
de la misma, la importancia de su trabajo, la participacin y relacin con el entorno
interno y externo.
Debe estar claro el motivo fundamental por el que se creo la empresa para poder
transmitirlo a los dems. El fundador debe transmitir cmo y cuando se cre la empresa,
cul es su objetivo y aspiraciones y la razn de la existencia de la misma. Conociendo
todos la razn de ser de la empresa podrn colaborar y participar en el cumplimiento de
los propsitos.
Aprendizaje en equipo
244
Es saber coordinar y trabajar verdaderamente en equipo, con sinergia; comunicar y
ensear las experiencias en el trabajo para beneficio de todos, no ocultar las ideas y
dificultades que surgirn para tomarlas en cuenta y utilizarlas en bien de toda la
organizacin. Para ello es necesario comunicacin y unidad en el personal.
Pensamiento
sistmico
Modelos Visin
mentales compartida
ORGANIZACIN
INTELIGENTE
Dominio Aprendizaje
personal En equipo
245
EMPRESA
TEXTO
Reflexin
Todos los das, muy temprano llegaba a su empresa la hormiga productiva y feliz.
All pasaba sus das, trabajando y tarareando canciones. Ella era productiva y feliz, pero
ay !, no era supervisada.
El ABEJORRO gerente general consider que ello no era posible, as que se cre
el puesto de supervisor, para el cual contrataron a un ESCARABAJO con mucha
experiencia.
246
Pronto la hormiga productiva y feliz dej de tararear sus melodas y comenz a
quejarse de todo el papeleo que haba que hacer ahora. El ABEJORRO gerente general,
entonces, consider que era momento de adoptar medidas.
El cargo fue para una CIGARRA que alfombr su oficina e hizo adquirir un silln
especial. El nuevo gerente del rea - claro est - necesit un nuevo ordenador y -cuando
se tiene ms de un ordenador- se necesita una red local.
Pero un da el gerente general, al revisar las cifras, se dio cuenta que la unidad de
negocios (donde trabajaba la hormiga productiva y feliz) ya no era tan rentable como
antes.
Moraleja:
247
No se te ocurra por nada del mundo ser una hormiga productiva y feliz. Es
preferible ser un intil e incompetente. Los incompetentes no necesitan supervisores,
para qu?, todo el mundo lo sabe.
Si a pesar de todo eres productivo, no demuestres por nada del mundo que eres
feliz. No te lo perdonarn.
ES HORA DE EMPEZAR!
248
RESUMEN
249
CUESTIONARIO DE LA TERCERA UNIDAD
250
REFERENCIA BIBLIOGRFICA
251