MANUAL BSICO

SISTEMA ELETRNICO DE INFORMAO SEI-

IFBA

Verso 1

Julho de 2016
 1. Acessando o SEI-IFBA
Para iniciar o SEI-IFBA, acessar a internet e digitar
http://sei.ifba.edu.br/.
Obs.: crie um atalho na sua rea de trabalho

Digite a sigla (login) e senha do usurio.

Obs.: Utilizar o mesmo login e senha do webmail IFBA.

rgo: escolher o rgo, conforme opes disponveis.

Na tela inicial, h algumas opes especialmente teis

Tutoriais : vdeos sobre o funcionamento

do SEI.

Novidades : dicas de uso, informaes e notcias sobre novas

funcionalidades e processos.

O campo Pesquisa permite buscar processos ou

documentos pelo nmero.

O campo aps a pesquisa informa a unidade de trabalho em

que o usurio est lotado no sistema alguns usurios
podem ter acesso a diferentes unidades, devendo selecionar
a unidade desejada nesse campo.

A opo Menu abre ou fecha o menu principal do SEI,

esquerda na tela.
2. Controle de Processos
Essa a tela inicial, onde voc encontrar os processos
Recebidos e Gerados:

Para acessar a tela do Controle de Processos, clique

no cone .

Esto listados todos os processos recebidos de outras unidades

ou gerados pela prpria unidade. Ao passar o cursor sobre o
nmero do processo, pode-se ver o tipo do processo.

Os processos em vermelho ainda no foram abertos

na unidade.

Os processos em azul so os que o usurio trabalhou

recentemente.

Ao clicar no nmero do processo, possvel verificar todos os

documentos a ele vinculados e as unidades onde o processo
est aberto (ver seo 4).

Um ao lado do nmero do processo significa que este

processo est aberto em outra unidade e que houve novo
andamento (ver Anexo I Processo em vrias unidades).
cones da tela Controle de Processos

Enviar Processo: envia o processo para uma ou mais unidades. (ver seo 10)

Atualizar Andamento: registra informaes curtas, em texto livre. (ver seo 9)

Atribuir Processo: o processo ser relacionado ao nome de um membro da equipe,

para organizao interna do trabalho, permanecendo o acesso aos demais membros
enquanto o processo estiver aberto na unidade.

Concluir Processo: o processo concludo naquela unidade. (ver seo 11)

Anotaes: inclui um lembrete tipo post-it ao processo selecionado, campo de

texto livre que ser visto apenas pelos membros da unidade e pode ser alterado ou
apagado.
3. Criar um Novo Processo no SEI-IFBA
Para criar o processo no SEI-IFBA, utilizar os procedimentos abaixo
relacionados: Entrar na pgina inicial (Controle de Processos), clicando no cone
. No menu esquerda da tela, clicar em Iniciar Processo.

Tipo: escolher o tipo de processo (obrigatrio). O sistema sugere

os mais utilizados pelo usurio. Para ver todos, clique em .

Especificao: informao complementar ao tipo, a ser definida

pelo usurio, para auxiliar na identificao do processo (ex.:
nome do solicitante em um processo de servidor).
Assuntos: classificao documental do processo, j vem
preenchida pelo sistema.
Interessados: indica uma ou mais pessoas interessadas no
processo (opcional).
Observaes desta unidade: texto livre (opcional).Campos
opcionais podem ser teis para localizar o processo em pesquisas
futuras.
Nvel de acesso: como regra geral, ser pblico, sendo as
excees previstas conforme o tipo de processo selecionado.

4. Consultar um Processo
Para consultar um processo, utilizar os procedimentos abaixo
relacionados:

Clicar no cone Controle de Processos para acessar a lista de processos.

Clicar no nmero do processo que ser consultado.

Na esquerda da tela, encontra-se a rvore do processo,

composta pelo nmero do processo e abaixo dele os
documentos j anexados, em ordem cronolgica de incluso.
Clicando sobre um documento, possvel visualiz-lo.

Alm dos cones j tratados na seo 2, essa tela apresenta

os seguintes novos cones:

Incluir Documento (ver sees 5 e 6)

Iniciar Processo Relacionado gera um novo processo, que fica automaticamente
relacionado ao processo atual.
Cincia registra no andamento do processo a cincia do usurio, para sinalizar que
os documentos foram vistos (pode ser feito por documento ou para o processo como um
todo).
Consultar/Alterar Processo possibilita consultar e alterar os dados iniciais do processo.
Duplicar Processo inicia um novo processo a partir do existente,
gerando automaticamente cpias dos documentos que forem selecionados pelo usurio.
Enviar Correspondncia Eletrnica (ver seo 14)
Relacionamentos do Processo a partir de um nmero informado, relaciona
o processo a um outro, que passa a ser referenciado na rvore do processo que est
em tela. Essa operao pode ser repetida para vrios processos j existentes, formando
uma lista de referncias.
Obs.: cada processo relacionado tem tramitao independente dos demais.
Acesso Externo (ver seo 13)
Acompanhamento Especial possibilita consulta rpida a um processo (ver seo 12).
Gerar Arquivo PDF do Processo gera um arquivo pdf contendo os documentos do
processo que forem selecionados.
Gerar Arquivo ZIP do Processo gera um arquivo zip contendo os documentos do
processo que forem selecionados.

Excluir Processo essa opo s pode ser utilizada para processos que ainda no
tiveram nenhum andamento. Aps tramitao, o processo no pode mais ser excludo.
5. Incluir Documento Externo em um
Processo
Quando j existe o processo cadastrado no SEI-IFBA e o usurio
deseja incluir um DOCUMENTO SALVO EM ARQUIVO, utilizar os
procedimentos abaixo relacionados: (no caso de documentos
digitalizados, observar o Anexo II).

Ir em Controle de Processos .
Clicar no nmero do processo ao qual ser includo o documento.
Clicar em Incluir Documento .
Selecionar o tipo de documento: Externo.
Na tela para anexar documento, preencher os campos abaixo:
Data do Documento: data que foi criado o documento.
Tipo do Documento: classificao do documento (ex.: ofcio, ata, etc).
Nmero / Nome na rvore: identifica o documento (ex.: nome do servidor de
que trata o documento, numerao de uma nota fiscal etc.).
Tipo de Conferncia: forma como o usurio confere a autenticidade do
documento com original em papel (apenas para documentos digitalizados).
Remetente: usurio que criou o documento.
Interessados: usurios que tero acesso a um documento restrito.
Classificao por Assuntos: no necessrio preencher.
Observaes desta unidade: uso livre.
Nvel de Acesso: selecionar
o Pblico: todos os usurios que receberem o processo podero l-lo.
Obs.: usar preferencialmente esse nvel.
o Restrito: somente os usurios interessados e unidades envolvidas no
processo podero l-lo.
o Sigiloso: apenas para casos especficos.
Anexar Arquivo: procura o arquivo a partir do computador utilizado.
6. Criar Documento Interno e Assinar
Eletronicamente
Para criar um documento dentro do sistema, seguir os passos
iniciais da seo 5, selecionando, em vez de externo, o
tipo de documento desejado dentre as opes disponveis
(utilizar ). Na tela abaixo, informe uma descrio (opcional) e
nvel de acesso (preferencialmente pblico) e confirme.

Aps isso, Clicar no Smbolo: para editar o documento. A numerao do

memorando pode ser digitada pelo servidor ou configurada de forma automtica
(caso queira alterar entrar em contato com a DGTI).
Essa a janela do editor de texto do sistema:

Aps isso, o usurio dever clicar em salvar e ao sair aparecer a janela abaixo.
possvel selecionar um texto inicial padro, previamente elaborado e salvo pelo
usurio (menu principal: Textos Padro), ou um modelo de documento j
salvo como favorito, que poder ser modificado e salvo como um novo
documento.
Assinatura Eletrnica

O documento interno deve ser assinado pelo usurio para

liberar sua consulta e leitura por outros usurios do processo.

Para a efetivao e assinatura basta clicar no smbolo:

A assinatura eletrnica pode ser feita pelo certificado

(chave pblica) ou senha (certificao interna). Nota: se necessrio, solicite
uma assinatura por cargo para a Administrao do Sistema.
O documento assinado permite verificao de autenticidade
online atravs do cdigo gerado automaticamente:
7. Gerenciando Documentos
Documentos j includos no processo apresentam as seguintes
opes e funcionalidades:

Atualizar Andamento (ver seo 9)

Cincia registra no andamento do processo a cincia do usurio, para sinalizar que o
documento foi visto.
Consultar/Alterar Documento possibilita consultar e alterar os dados iniciais.

Enviar por Correio Eletrnico (ver seo 14)

Cancelar Documento o documento permanece no processo, mas marcado como
cancelado, e o usurio deve registrar justificativa para o cancelamento.

Excluir s pode ser utilizado enquanto o documento no tramitar.

O documento interno apresenta ainda as seguintes funcionalidades:

Editar Contedo abre o editor de texto em nova janela.

Assinar Documento (ver seo 6 Assinatura

Eletrnica) Incluir em Bloco de Assinatura (ver seo 8)

Adicionar aos Modelos Favoritos salva o documento atual para uso futuro como
modelo.

Verses do Documento permite consultar ou recuperar edies salvas anteriores

atual.
8. Blocos de Assinatura de Documentos
Documentos internos que devem ser assinados por pessoas de outras unidades
devem ser agrupados em blocos, para acesso dessas unidades para assinatura.

Para criar um novo bloco, v ao menu Blocos de Assinatura. Devem ser

informadas as unidades dos usurios que assinaro os documentos:

Blocos j existentes apresentam as seguintes funcionalidades:

Relaciona os documentos do bloco para consulta e as assinaturas j efetuadas em

cada um.
Obs.: os documentos so inseridos em blocos conforme citado na seo 7.
Disponibiliza o bloco para consulta e assinatura das demais unidades.
Obs.: os documentos ficam temporariamente indisponveis unidade geradora.

Cancela a disponibilizao, retornando o bloco para a unidade geradora.

Altera as informaes iniciais do bloco.

Assina os documentos constantes do bloco (ver seo 6 Assinatura Eletrnica).

Obs.: os documentos devem ser analisados antes de utilizar essa opo.

Conclui o bloco, encerrando a atividade e retirando-o da lista de blocos disponveis.

Reabre o bloco, revertendo a ao anterior.

A unidade que recebe um bloco retorna o mesmo para a unidade geradora.

A Base de Conhecimento do SEI-IFBA dispe de um manual

especfico para uso de blocos de assinatura, com
detalhamento das aes. No menu Base de Conhecimento,
utilize a palavra-chave bloco de assinatura.
9. Consultar o Andamento de um
Processo
Para consultar o andamento de um processo, utilizar os
procedimentos abaixo relacionados:

Ir em Controle de Processos .
Clicar no nmero do processo que ser consultado.
Clicar no cone Consultar Andamento .
o Essa tela resume a tramitao at o momento. Em amarelo est o ltimo
passo realizado em cada unidade de trabalho onde o processo
est aberto.
Para acrescentar uma informao ou encaminhamento ao processo, clicar em
Atualizar Andamento ( direita da tela).
Nota: a informao citada acima no pode ser alterada ou excluda depois de
salva.
10. Enviar Processo para Outra Unidade de
Trabalho
Para enviar um processo, utilizar os procedimentos abaixo relacionados:

Clicar no cone Controle de Processos para acessar a lista de processos.

Clicar no nmero do processo que ser enviado.

Clicar no cone Enviar Processo para acessar a tela de envio.

Na tela de envio, selecionar a unidade de trabalho para a qual enviar o processo.
Digite uma parte do nome ou sigla da unidade para busc-la em uma lista de
opes, ou clique em Mostrar unidades por onde tramitou.
Selecionar as opes:
o Manter processo aberto na unidade atual significa que ele continuar
aberto na unidade depois de enviado, permitindo incluir documentos ou
acompanhar o andamento. (ver Anexo I Processo em vrias unidades)
o Remover anotao exclui as anotaes tipo post-it da unidade.

o Enviar e-mail de notificao notifica por e-mail a unidade que ir

receber o processo (recomendvel utilizar sempre).
Obs.: algumas unidades no permitem envio de notificao.

Pode-se solicitar o retorno do processo atravs do recurso Retorno Programado,

definindo uma data certa ou um prazo em dias para o retorno. A unidade de
trabalho que receber o processo ser notificada da data em que dever retornar o
processo.

Obs.: utilize apenas se realmente necessrio, pois o destinatrio ficar obrigado a

devolver o processo para a unidade remetente.
11. Concluir e Reabrir Processo
Deve-se concluir o processo (ver Anexo I Processo Aberto e
Processo Concludo) em uma unidade de trabalho em duas
situaes:

O fluxo do processo encerrou-se naquela unidade.

O processo permaneceu aberto na unidade e no ser
mais necessrio.

O sistema no pede confirmao para concluir o processo, portanto importante

assegurar-se de ter feito todos os procedimentos necessrios antes de clicar no cone.
Pode-se manter acompanhamento do processo concludo pelo uso do recurso
Acompanhamento Especial (ver seo 12) ou reabri-lo, localizando o processo
concludo e clicando no cone Reabrir Processo .

Para localizar um processo j concludo, h os seguintes recursos:

Salvar o nmero do processo em Acompanhamento Especial (ver seo
12).
Utilizar a Pesquisa (menu principal) para critrios de pesquisa diversos.
o Tendo o nmero do processo, utilizar o campo Pesquisa da barra superior
da tela.
Utilizar a opo Estatsticas (ver seo 16).

Apenas uma unidade que j trabalhou no processo que est

concludo pode reabri-lo.
12. Acompanhamento Especial
Voc pode criar grupos de processos para fcil localizao e
acompanhamento. Para isto siga os passos abaixo:

Ir em Controle de Processos .
Clicar no nmero do processo que deseja acompanhar.
Clicar no cone .
Selecionar um grupo na lista.
Caso no exista o grupo na lista, clicar em Novo Grupo ( direita da tela).
o Definir o nome e Salvar.
Acrescentar uma observao para o processo no grupo (opcional).
Clicar em Salvar para incluir o nmero do processo ao grupo selecionado e
encerrar a operao.

Os grupos criados por cada unidade podem ser consultados

pelos usurios desta unidade no menu principal, opo
Acompanhamento Especial. Na tela de acompanhamento
especial, selecionando um dos grupos existentes ser
apresentada uma relao dos processos pertencentes ao
grupo. Clicando no nmero de um processo, pode-se consult-
lo.
Nota: apenas o nmero do processo fica salvo no grupo. O
processo seguir seu fluxo normalmente.
13. Acesso Externo
Pode-se liberar acesso para consulta a pessoas que no so
usurias do SEI-IFBA. Para isto siga os passos abaixo:

Ir em Controle de Processos .
Clicar no nmero do processo que deseja liberar acesso para consulta.

Clicar no cone .

Na tela de liberao, informar os seguintes dados:

o E-mail da unidade a unidade que est liberando
o acesso (o e-mail da unidade deve estar
registrado no SEI-IFBA, solicite ao administrador do
sistema);
o Destinatrio nome do destinatrio do acesso externo;
o E-mail do Destinatrio endereo de e-mail do
destinatrio do acesso externo;
o Motivo texto livre;
o Validade (dias) tempo pelo qual o acesso externo
ficar liberado;
o Senha confirmao de senha do usurio que est
realizando a operao;

Ser enviado um link por e-mail conforme informado em E-mail

do Destinatrio. Atravs desse link, se pode ver o processo
selecionado, seus documentos e encaminhamentos sem
necessitar de login no SEI-IFBA.
14. Enviar Correspondncia Eletrnica
Essa operao envia para um ou mais destinatrios de e-mail
informaes do processo selecionadas pelo usurio, registrando
automaticamente o e-mail gerado na rvore do processo.

O destinatrio do e-mail pode ser um grupo de e-mail do prprio sistema (ver

seo15).

No momento do envio, o usurio deve marcar os documentos que sero enviados, podendo
tambm acrescentar novos documentos externos. Depois de enviado, o e-mail ser salvo,
com suas informaes e documentos anexos, no corpo do prprio processo como um novo
documento.
15. Grupos de E-mail
Pode-se criar um grupo de e-mail dentro do sistema para utiliz-
lo no envio de correspondncias do processo:

No menu principal ( esquerda da tela),

selecionar Grupos de E-mail. Clicar em Novo.
Preencher a tela abaixo, adicionando os e-mails
necessrios um a um. Caso o grupo de e-mail j
exista, pode ser atualizado na opo .

Tela 1: gerenciando os grupos de e-mail.

Tela 2: criando novo grupo de e-mail.

16. Estatsticas da Unidade
Essa opo, disponvel no menu da tela principal, permite
consultar uma viso geral de todos os processos da unidade
em um determinado perodo de tempo, que deve ser
informado pelo usurio:

Os processos so apresentados de forma agrupada por tipo e por situao de tramitao

em relao unidade. Clicando em uma linha do relatrio, so listados os processos, que
podem ter seu contedo consultado:
O relatrio estatstico pode ser usado tanto para uma viso
geral das atividades da unidade como tambm para
localizar processos utilizando apenas a informao de
perodo de tramitao.
17. Base de Conhecimento

Bases de conhecimento so materiais diversos (manuais, fluxogramas, modelos de

formulrio, entre outros) relacionados a um tipo de processo e que podem
ser consultados atravs do sistema. Para consultar uma base de conhecimento,
deve-se pesquisar por uma palavra-chave (ex.: o nome do tipo de processo sendo
pesquisado, ou um termo de interesse como servidor ou afastamentos). Se houver
uma base de conhecimento relacionada ao tipo de um processo em tela,
tambm poder ser consultada pelo smbolo ao lado do nmero do processo.
A base selecionada abrir uma nova tela com uma descrio do processo e anexos
para consulta.

18. Desarquivamento
Um usurio poder solicitar o desarquivamento de um documento digitalizado se
precisar fazer alguma conferncia com o original em papel. A operao de
desarquivamento poder ser efetuada por meio do cone abaixo, que somente aparece
se o Documento Externo possuir via fsica arquivada na unidade de arquivamento
(com localizador/caixa atribudo).

Selecionando a opo de desarquivamento, o usurio poder informar unidade de

arquivamento do original fsico sobre a necessidade de consulta. O sistema exibir a tela
Solicitar Desarquivamento que contm um quadro com a relao de todos os
documentos do processo que podem ser desarquivados. O usurio tem a opo de
solicitar todos os documentos possveis ou selecionar apenas os documentos que deseja
consultar. Para retirada do documento, um servidor ou estagirio cadastrado no
SEI dever comparecer no Arquivo, aps agendamento, para registro do
desarquivamento atravs do prprio Sistema, que ir solicitar a senha do usurio
responsvel pelo pedido de desarquivamento.

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19. Contato, Dvidas e Informaes
Para maiores informaes, entre em contato com a Administrao do Sistema:

Ramal 2102-0404 (DGTI/IFBA);

E-mail:

suporte-sei@ifba.edu.br
dgti@ifba.edu.br

Acompanhe tambm a divulgao de novas funcionalidades e dicas de uso do sistema

no menu Novidades , na barra superior da tela principal do SEI-IFBA.

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Anexo I: Conceitos do Processo Eletrnico SEI-IFBA

Processo em vrias unidades

Um mesmo processo eletrnico pode estar simultaneamente em 2 ou mais unidades. A
unidade que remete um processo (ver seo 10) pode selecionar vrias
unidades destinatrias e ainda manter o processo aberto para si mesma.

Cada unidade que recebe o processo ganha acesso a incluir documentos e despachos.
Todas as unidades em que um processo est aberto so avisadas pelo sistema quando
h um novo documento e podem ver todos os documentos e despachos efetuados
pelas demais.

Processo Aberto e Processo Concludo

Um processo estar aberto em uma unidade significa que essa unidade pode acrescentar
documentos e despachos a esse processo, que aparecer na tela inicial Controle
de Processos dessa unidade (ver seo 2). O processo estar concludo significa
que a unidade no tem mais acesso para acrescentar informaes e o processo
deixa de aparecer no controle de processos.

O processo uma vez aberto torna-se concludo quando enviado a outra unidade (ver
seo 10) ou quando se usa a opo Concluir Processo (ver seo 11). A unidade que j
teve acesso a um processo pode reabri-lo. A concluso ou reabertura de processo por
uma unidade no interfere na tramitao desse mesmo processo em outras unidades em
que ele esteja aberto, ficando cada ao registrada no histrico do processo
e disponvel para consulta de todas as unidades (ver seo 9).

Arquivamento de Processo
Uma vez que o processo eletrnico tramita, ou seja, outra unidade alm da que o gerou
recebe acesso, ele no ser mais apagado do banco de dados. Mesmo aps todas as
unidades que o receberam terem concludo sua tramitao, ele permanece disponvel
online para consulta ou reabertura. H diversas maneiras de localizar um processo
j concludo (ver seo 11). No necessrio nenhum procedimento adicional
para arquivamento ou encerramento do processo eletrnico.

No SEI, o arquivamento do processo digital. Ao finalizar um processo, a unidade dever

realizar a operao Concluir. Quando estiver concludo em todas as unidades, a
contagem da temporalidade ser iniciada para fins arquivsticos. O processo no deve
ser enviado eletronicamente ao Arquivo Municipal.

Arquivamento de Documentos Fsicos

Os documentos em papel que forem digitalizados e importados para o sistema devero
ser encaminhados ao Arquivo Municipal, com a necessria anotao no verso, no canto
superior esquerdo, do nmero do documento do SEI.

Autenticidade de Documentos e Despachos

O sistema registra automaticamente todas as aes que so executadas pelo usurio,
como abertura e concluso de processos, incluso de documentos e despachos e o
envio de uma unidade para outra. Em cada registro, constar a identificao do usurio
responsvel pela ao, sua lotao e a data e hora da ao executada.

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Na incluso de documento digitalizado, o usurio responsvel pode registrar a forma
pela qual se d autenticidade a esse documento (ver seo 5).
Documentos originalmente digitais, criados pela prpria unidade de trabalho, no
requerem essa informao. Adicionalmente, o usurio pode incluir um despacho
prprio, em texto livre, que tambm ficar registrado automaticamente em seu nome
(ver seo 9).

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Anexo II: Digitalizao de Documentos Externos

Essas orientaes se referem aos critrios adotados na IFBA para a digitalizao de

documentos externos a serem inseridos no SEI-IFBA.

Deve-se utilizar o formato PDF, preferencialmente o formato PDF/A, que um

formato especfico para documentos que sero preservados a longo prazo. Este formato
tambm facilita a visualizao dos documentos no prprio SEI-IFBA e, desta forma,
estabelece um padro. Os documentos no devem ser digitalizados em formato
imagem: JPEG, JPG, BMP, TIF.

Digitalizaes devem ser feitas em monocromtico, com resoluo de, no mximo, 300
dpi, com opo de OCR ativada, se disponvel no seu equipamento. Se o original estiver
timo, 200 ou 240 dpi sero suficientes.

Notas fiscais ou outros tipos de documentos coloridos devem ser digitalizados em 100 dpi.
A digitalizao colorida no deve ser realizada.

Aps digitalizar o documento, verificar se o mesmo est na posio correta para

a leitura, pois no possvel alterar aps a incluso no SEI. O documento no pode
estar deitado nem de cabea para baixo.

O que significa OCR?

O Reconhecimento ptico de Caracteres, ou OCR, uma tecnologia que permite
converter tipos diferentes de documentos, como papeis escaneados e arquivos em PDF,
em dados pesquisveis.

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