La contabilidad de costos en el nuevo ambiente productivo

Introduccin

Generalidades

El sistema de contabilidad de costos tradicional se utiliza para cumplir tres propsitos:

manejar y controlar los costos, determinar el costo de los productos y valuar el
inventario. El fin principal del mtodo clsico de la contabilidad de costos es la
valuacin de los inventarios.

Para entender ms a fondo porque el sistema tradicional de contabilidad de costos es

obsoleto. Se analiza a continuacin como lo afecta cada una de las siete tendencias del
nuevo medio ambiente empresarial.

1. La tendencia hacia una mayor calidad, las empresas ejercen un mayor control de
todos los aspectos. Es por ello crtico saber cul es el costo de la calidad (o de su
ausencia).

2. Los refuerzos para reducir inventarios obligan a identificar las races de sus
causas y hacer las modificaciones necesarias para eliminarlas.
la eliminacin exitosa de los inventarios har que la valuacin de los mismos sea
irrelevante permitiendo que los contadores gerenciales se ocupen de valuarlos
solo para fines externos.

3. El cambio de la organizacin por funciones a la de lneas productivas altera la

definicin de un centro de costos homogneo. Mientras que la orientacin de las
lneas productivas permitir una directa identificacin de muchos gastos directos
de fabricacin minimizando la necesidad de prorratearlos arbitrariamente.

4. El cambio de la mano de obra de equipos automatizados refleja tanto en la

proporcin como en las caractersticas de los costos de produccin. El costo de
la mano de obra disminuye y los gastos indirectos de fabricacin aumentan. Los
costos variables disminuyen y los fijos y los puntos de equilibrio aumentan. La
mayor inversin en activos fijos hace surgir la cuestin de como asignar los
cargos de capital a lneas productivas y productos especficos.

5. El reasignar al personal de servicio directamente a las lneas productivas en vez

de mantener agrupaciones funcionales de actividades de apoyo, reduce los
problemas asociados con el prorrateo de dichos gastos y convierte a las lneas
productivas en centros de utilidad.

6. Los controles dentro del proceso reducirn la variabilidad del proceso y por
tanto reducirn las variaciones productivas y por consiguiente: la capacidad de
obtener datos del desempeo productivo en tiempo real y tomar acciones
 correctivas rpidamente permitir obtener datos operativos y costos a un nivel
muy detallado, hasta tal vez de productos individuales.

7. Por ltimo, la tendencia a ciclos de vida de procesos y productos reducidos,

disminuir el tiempo de recuperacin de los costos y el margen de error de la
empresa.

De un sistema a mltiples sistemas

El sistema de contabilidad de costos tradicional utiliza un sistema para administrar y

controlar el costo, determinar el costo de los productos y valuar el inventario. A
continuacin se revisaran los tres objetivos uno por uno.

Administracin y control de los costos

Los costos son acumulados originalmente en el departamento en que se incurre, sea este
productivo o de servicio. El control de costos ha sido histricamente ejercido mediante
los reportes de variaciones, que consiste en comparar los costos reales incurridos en un
departamento con los costos presupuestados para el mismo departamento. De esta
forma, para minimizar sus costos para producir variaciones favorables

El departamento de compras puede adquirir la materia prima ms barata para obtener

variaciones de precio de materias primas favorables, aunque dicha materia no sea la
mejor y comprometa la calidad del producto. El departamento de mantenimiento puede
evitar un sobretiempo para prevenir una variacin favorable.

Variacin desfavorable

Lo mismo sucede en los departamentos productivos. Productos de baja calidad pueden

ser pasados a los siguientes departamentos para evitar variaciones en el uso de
materiales para producir ms productos de los estndares establecidos de eficiencia y
recuperacin de los gastos indirectos de fabricacin.

La calidad de costos clsica usa un solo sistema para cumplir con sus tres objetivos; sin
embargo, como afirman Howell y Soucy un sistema de contabilidad de costos no
necesita servir y ser absolutamente consistente internamente con los tres objetivos
de los sistemas de contabilidad de costos.

El control operativo de los costos es por ejemplo una actividad de muy corto.
Desafortunadamente muchos reportes de control de costos del sistema tradicional son
preparados y distribuidos a los gerente responsables de costos sobre una base mensual.

Los gerentes necesitan saber que operaciones no estn funcionando como se esperaba y
porque lo antes posible. Ellos necesitan saber cul es la operacin, operador, la
mquina y el nmero de unidades afectadas cuando el problema ocurre en su
repercusin en el costo. Por eso requieren medidas diarias de desempeo operativo de
los factores crticos del xito del negocio.

Para HOWELL Y SOUCY la distincin entre costos fijos y variables tambin es

importante.

Algunos costos variaran con la produccin mientras que otros lo aran respecto de algn
cost driver u origen del costo diferente de las unidades producidas y adems, otros
costos sern fijos en el corto plazo.

Determinacin del costo de los productos

Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales hacen un trabajo muy pobre en el

costeo de los productos. De hecho estos sistemas hacen un gran dao a los gerentes que
no entienden su deficiencia y utilizan la informacin de costos que les arrojan par la
toma de decisiones.

1. El primerio de los puntos respecto del costo de los productos que es

conveniente aclarar es que los costos de manufactura representan nicamente
una porcin del total del costos de unas firma. un departamento de ingeniera
existe para crear nuevos productos y modificar los existentes, pero el punto
importante es que los costos de ingeniera no son importante para todos los
productos

Algunas lneas productivas tienen viadas cortas tienen vidas cortas y requieren
gastos de ingeniera ms alto. Otras tienen vidas mal largas y necesitan menos
desarrollo. De igual manera los gastos en desarrollo del mercado promocin y
publicidad, distribucin y ventas nos son los mismos para todos los diferentes
productos de una empresa. El sistema de contabilidad de costos tiene que ser
por ello capaz de identificar todos los costos requeridos para disearles,
comprar, producir, promocionar, y vender cada producto.

2. El segundo punto importante a tratar respecto del costeo de los productos es que
los costos varan de ser variables y directamente identificables con los productos
a ser fijos y requerir mtodos de prorrateo para asignarlos a los productos. El
grado de variabilidad debe de ser entendido perfectamente.

Lo importante y crucial es comprender que existen diferentes niveles de costo

dependiendo del horizonte de tiempo. En el corto plazo, incluyen la materia
prima y los materiales y algunos gastos operativos, en el segundo el nivel de
costos incluye aquellos que son fijos pero directamente identificables con los
productos, como la mano de obra y los gastos necesarios y las facilities (gatos
necesarios para que el quipo funcione correctamente)
 3. El tercer nivel de los costos de los productos se encuentran aquellos que se
prorratean a los mismos desde el exterior de las lneas productivas, como sera
por ejemplo ingeniera mercadotecnia, contabilidad y gastos generales. Si los
prorrateos de los costos de ingeniera o mercadotecnia son muy altos entonces la
gerencia podr considerar la asignacin de estas lneas productivas, para lograr
una mayor comprensin de la asociacin de estos costos con los diferentes
productos.

El no considerar dichas diferencias, el no asignar a las lneas productivas un

cargo de capital apropiado por los activos empleados y el no relacionar la
rentabilidad de las lneas productivas y de los productos con los activos
empleados en procesos productivos, ocasiona que la gerencia contine confiando
en un sistema de informacin incompleto y deficiente.

Por lo ltimo es necesario hacer notar que en el largo plazo, a nivel de toda
compaa tomaba con una unidad, todos los costos son variables. A fin de
cuentas si la empresa se cierra y deja de producir todos los costos con el tiempo
pueden ser eliminados.

A nivel de producto individual los costos y activos directamente identificables

con el mismo pueden ser eliminados si un producto individual especfico deja de
ser manufacturado. Los costos fijos y los gastos indirectos de fabricacin
prorrateados a todos los distintos productos sern ms problemticos.

Valuacin del inventario

Una funcin importante de cualquier compaa es cumplir con los reportes corporativos
y regulatorios requeridos por institucionales externas. La mayora de las compaas
reportan, por lo menos internamente, una vez al mes. Esto necesita cumplir con
principios de contabilidad generalmente aceptados.

Es importante destacar que si la empresa opera en un medio ambiente productivo donde

la velocidad de la produccin es muy alta y los niveles de inventario son muy bajos, la
valuacin del inventario se torna en un fin menos significativo y tcnicas alternativas de
evaluacin para propsitos de determinacin del costo de los productos pueden ser
empleadas.
Diferentes funciones, diferentes demandas.

Funciones Frecuenci Grado de Alcance del Naturalez Grado de

a Asignaci Sistema a de Objetivid
n Variabilid ad
ad
1. Valuacin Mensual o Agregado Costo de la Irrelevante Alto
del trimestral fabrica
inventario
Diariamen Ninguno Centro de Variables a Alto
2. Control te por responsabilid corto plazo
operativo unidad de ad y fijos
trabajo
3. Calculo del Anualmen Extensivo La Todos Bajo
costo de te en los hasta los organizacin variables
producto puntos de productos total,
mayor individual incluyendo
cambio es o lneas produccin,
productiv mercadotecni
as a,
distribucin,
ingeniera,
servicios y
administraci
n

La primera es entre el costeo por rdenes y el costeo por procesos. Los sistemas que
utilizan el costeo por rdenes todos los costos de un trabajo especfico son asignados a
este, de tal forma que en cualquier momento se puede determinar el monto de los costos
incurridos por y asignados a una orden de trabajo particular. Al final de la orden todos
los costos deben haberse cargado.

Una segunda distincin que se debe hacer entre los costos histricos contra los costos
estndares. Un sistema de costeo histrico acumula costos histricos a travs del
proceso productivo. Los costos histricos reales de la materia prima y la materia prima
y la mano d obra se asigna a los productos mediante rdenes y procesos y los gastos
indirectos de fabricacin se prorratea entre los productos mediante un procedimiento
razonable de asignacin de los mismos, por orden o por proceso.

Un sistema de contabilidad de costos estndar, por el contrario usa estndares

predeterminados de materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin.
Para fabricar costear sus productos. Estos estndares se usan a su vez en el proceso
contable, para mover los elementos del costo entre el inventario de materias primas, el
inventario de productos en proceso, el inventario de artculos terminados y el costo de
los bienes vendidos.
La tercera distincin a hacer es entre el costeo absorbente y el costeo directo.

Los gastos de otros procesos o actividades relacionadas con la produccin as

entendemos que los elementos que forman el costo de un artculo bajo serian materias
primas manos de obra y gastos indirectos de fabricacin, que pueden ser variables fijos
y en el costeo directo.

Es decir, los sistemas de costo que utilizan el costeo absorbente acumulan el costo de
materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin tanto variables como
fijos y entonces los asignan a los productos para valuar el inventario. Un sistema de
costeo directo excluye los gastos indirectos de fabricacin fijos, como por ejemplo la
depreciacin y gastos administrativos de su definicin de costo de los productos.

La mayora de las compaas utilizan un sistema de costos estndar, absorbente y por

procesos o por rdenes de trabajo, dependiendo de si tienen mayor orientacin a trabajar
por procesos repetitivos o por trabajos especficos. Sin embargo, muchas empresas si
usan un sistema de costos por procesos a pesar de que manufacturan un nmero dado de
productos diferentes y poco relacionados entre s.

Las empresas utilizan su sistema de costos en primer lugar, para proveer informacin
para la valuacin de sus inventarios y la elaboracin de reportes financieros externos y
en segundo lugar, para administrar y controlar los costos. El utilizar los sistemas
gerenciales de costos actuales para la toma de decisiones requiere de un profesionista
que sea capaz y tenga facilidad de extraer informacin y manipular para crear
informacin apropiada y relevante. De hecho la informacin ms necesaria y til puede
no ser encontrada si quiera en el sistema de costos de la empresa.

El nuevo medio ambiente productivo debe traer grandes cambios en el sistema de

contabilidad de costos de la empresa.

Los costos estndar seguirn siendo importantes, pero su utilidad como herramienta de
control disminuir.

La nueva contabilidad de costos

La contabilidad de costos en el nuevo medio ambiente productivo ser dramticamente

diferente a la clsica. La nueva contabilidad de costos reflejara la mayor calidad de
producto, la mayor confiabilidad en el proceso manufacturero, los menores niveles de
los inventarios, los ciclos de vida reducidos de los productos, la mayor variedad de
productos y el mayor uso de la automatizacin y de la tecnologa de la informacin en
las empresas. Un solo sistema de contabilidad de costos dejara de ser til para todas las
necesidades de la gerencia. Por el contrario para detectar la causa de los posibles
problemas y sobre una base de tiempo real y el segundo, para determinar el costo de los
productos y para auxiliar a la alta gerencia en la toma de decisiones, como perspectiva
preponderante de largo plazo. La valuacin de los inventarios en lugar de ser objetivo
primario como lo es en la contabilidad de costos actual, ser una preocupacin
secundaria cuando mucho (porque los inventarios desaparecen). En vez de sistemas de
costos estndar, absorbente y procesos orientados, el nuevo medio ambiente
manufacturero utilizara costos reales.

En suma para fines externos, el sistema de costos deber ser de costos reales,
absorbentes o directos. El sistema administrativo interno en cambio, ser
preferentemente real o estndar, dependiendo del nfasis que ponga la alta gerencia en
las variaciones potenciales y en su rastreo, absorbente pero considerando las capas de
variabilidad del producto y por rdenes en el sentido de que todos los costos sean
variables o fijos, directos o indirectos que se incurran en la elaboracin de un producto,
deberan cargarse a este para saber exactamente la demanda de recursos que requiri en
su fabricacin.

Son precisamente los contadores gerenciales los profesionistas capacitados y que deben
asumir el reto de crear estos nuevos sistemas gerenciales de informacin internos.

En resumen los problemas ms agudos a los que se enfrentara la contabilidad de costos

son los siguientes:

1. Deficiente asignacin de los gastos indirectos de fabricacin a los productos

individuales, lo que redunda en un costeo de productos dem.

2. Como valuar los inventarios, controlar los costos y obtener los costos de los
productos en un medio ambiente just-in-time.

3. Inapropiada diferencia entre costos del producto y costos del periodo.

4. Toma de decisiones en base en costos de productos errneos y conceptos

inapropiados como la contribucin marginal del costo directo.

5. Definicin del costo de producto estrecha, al considerar nicamente como costo

del producto los incurridos en costo de produccin, y no englobar costos de la
administracin, mercadotecnia, publicidad, ventas que deben incluirse de la
rentabilidad total del producto.

6. Acumulacin de costos del producto de manera secuencial sin considerar los

eslabones que pueden existir entre las actividades llevadas a cabo en la fbrica y
que pueden brindar ventajas competitivas significativas.
para resolver estos problemas han surgido diversos mtodos los cuales son:

6.1. Activity-based-costing (ABC)

6.2. Back-flush Accounting
6.3. Life-cycle Costing
6.4. Throughput Accounting
6.5. Value Chain Analysis.