Comunicacin formal e informal en las organizaciones

La comunicacin organizacional, es un proceso por el cual las actividades de una sociedad se recogen
y se coordinan para alcanzar los objetivos de los individuos, del grupo de trabajo y de la organizacin
misma. Esta, es a menudo un componente efectivo de gestin en todas las empresas u
organizaciones. La perspectiva funcionalista de comunicacin organizacional la define como un
sistema de vas a travs de las cuales fluyen los mensajes. Esta comunicacin se divide en
bsicamente en dos grupos, comunicacin formal e informal.

La comunicacin es funcin muy importante para gestionar cualquier organizacin si es pequea o

grande. La palabra comunicacin se ha derivado de la sala Amrica Communis, que significa
comn. Por lo tanto la comunicacin significa el intercambio de ideas es comn. Se puede definir
como intercambio de hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o ms personas para crear un
terreno comn de entendimiento. O bien, como el proceso de transmisin de informacin y mensaje
de una persona a otra. Se trata al menos de dos personas, es decir, un emisor y un receptor. El
remitente y desarrolla transmite un mensaje al receptor. El propsito es lograr entendimiento
comn entre el emisor y el receptor. La unidad bsica de la comunicacin en una organizacin es el
enlace entre el gerente y subordinado.

Proceso de la comunicacin

El proceso de comunicacin implica al remitente, la transmisin de mensaje a travs de un canal, al

receptor y por ltimo la decodificacin del mensaje.

Remitente

La comunicacin comienza con el remitente, que tiene un pensamiento o idea de una manera que
pueda ser entendido por el receptor.

Canal de transmisin del mensaje

La informacin se transmite sobre un canal, el mensaje puede ser oral o escrito, y puede ser
transmitido a travs de una memorndum, un oficio, va telefnica, televisin, etc. En todo
momento se utilizan dos o ms canales.

Receptor

El receptor es la persona que recibe el mensaje por distintos medios de comunicacin.

Decodificacin

Es la parte en la que el receptor convierte el mensaje en un pensamiento o idea.

Comunicacin Formal

La comunicacin formal se divide en escrita y oral. Tareas diarias se manejan a travs de la

comunicacin oral, mientras que las cuestiones de mayor relevancia requieren la comunicacin
escrita.

Las relaciones formales

Se adopta esta comunicacin entre los empleados, donde las relaciones formales han sido
establecidas por la organizacin. El emisor y el receptor tienen algn tipo de relaciones
organizacionales. La comunicacin tiene que pasar a travs de un canal definido al pasar de una
persona a otra.

Mensaje Organizacional

Este canal tiene que ver con slo los mensajes de organizacin autorizados y los mensajes
personales estn fuera de su jurisdiccin.

Esfuerzo deliberado

Este canal de comunicacin no se establece de forma automtica, pero el esfuerzo tiene que ser
hecho de su creacin. Se decide teniendo en cuenta los objetivos de la organizacin.

Ventajas

Mantenimiento de la Autoridad

La comunicacin formal mantiene fuertes relaciones entre los jefes y sus subordinados, gracias a
ello se mantienen la autoridad de los superiores. Sin embargo, es recomendable controlar a los
subordinados y fijar su responsabilidad la cual es necesaria para llevar un control eficaz y exitoso.

Clara y eficaz comunicacin

En la comunicacin formal, hay un contacto directo entre los jefes y los subordinados. Los
superiores deben saber cundo y en qu momento los subordinados necesitan informacin. De esta
manera, esta comunicacin es capaz de hacer que la informacin sea oportuna.

Flujo ordenado de la informacin

La informacin tiene que pasar a travs de una ruta definida de una persona a otra.

Fcil conocimiento de fuente de la informacin

En este tipo de comunicacin, la fuente de cada informacin puede ser fcilmente

localizada.

Desventajas

Sobrecarga de trabajo

Se dedica mucho tiempo en la comunicacin oficial, y por lo tanto algunas otras tareas
importantes se dejan sin vigilancia.

La distorsin de la informacin

Este mtodo puede ser un obstculo en el flujo de informacin. A veces la distancia entre el emisor
y el receptor es tan grande que la informacin tiene que pasar por muchas manos y por el tiempo
que alcanza el receptor est distorsionado. Por lo tanto, a veces, no logra su propsito.

Los directivos en ocasiones son indiferentes

A veces los jefes no prestan mucha atencin a las sugerencias y quejas de los subordinados. En tal
caso, un subordinado puede llegar a perder su fe en la eficacia de la comunicacin formal.

Tipos de comunicacin formal

(Katz y Kahn, 1978) La comunicacin formal es de dos tipos:

Comunicacin Vertical

La comunicacin vertical es de los tipos siguientes:

Comunicacin descendente

La comunicacin por la alta jerarqua con sus subordinados se llama comunicacin descendente.
Esta comunicacin incluye rdenes, normas, informacin, polticas, instrucciones, etc. La principal
ventaja de la comunicacin descendente es que los subordinados reciben informacin oportuna til
que les ayuda en el rendimiento de las tareas.

Comunicacin ascendente

Esta comunicacin se desprende de los subordinados a hacia los superiores. El objetivo es aportar
sugerencias, reacciones, informes, quejas, etc. Este tipo de comunicacin ayuda a los mandos altos
en la toma de decisiones.

Comunicacin Horizontal

La comunicacin horizontal nace cuando dos individuos del mismo nivel realizan intercambio de
informacin. Es utilizada por personas del mismo nivel jerrquico para resolver problemas de la
organizacin, obteniendo un beneficio similar. Esta informacin incluye solicitudes, sugerencias,
problemas mutuos e informacin relacionada con coordinacin de grupos.

Comunicacin en cadena

La comunicacin en cadena se refiere a la comunicacin entre un superior y un subordinado

incluyendo a todas las personas que laboran en una organizacin.

Comunicacin circular

Este tipo de comunicacin tiene lugar entre los miembros de un equipo, cada uno de ellos puede
comunicar con los miembros ms cercanos.

Comunicacin Free Flor

Supone que cada miembro del grupo puede hablar con todas las otras personas en el grupo.

Comunicacin invertida

En esta forma de comunicacin, un subordinado se le permite comunicarse con el jefe de su jefe.

En esta forma de comunicacin de los mensajes se mueven a una velocidad rpida.

Comunicacin Informal
La comunicacin informal se refiere al intercambio de informacin de manera no oficial. Esta basada
en las relaciones informales:

Amistad

Pertenencia a un mismo club

Mismos intereses

Est libre de todas las formalidades organizativas. El intercambio de mensajes informales

generalmente se lleva a cabo en comidas, eventos sociales, fiestas, etc. En estas ocasiones, los
superiores pueden reunir informacin de sus subordinados que sean difciles de obtener a travs de
la comunicacin formal. Estos mensajes incluyen comentarios, sugerencias, etc. En este caso la
comunicacin se realiza a travs de la gesticulacin, movimiento de la cabeza, sonriendo o bien
permaneciendo en silencio. No existe un canal definido de comunicacin.

Ventajas

Comunicacin rpida

En esta comunicacin, los mensajes se mueven rpido y su efecto es igualmente grande en

la gente.

La formacin a travs de las relaciones sociales

Esta comunicacin nace de las relaciones sociales, est ms all de las restricciones de la
organizacin. Ninguna relacin de jefe-subordinado figura en la misma. Un jefe sociable puede
recopilar mucha informacin a travs de este canal.

Solucin fcil de los problemas difciles

Hay muchos problemas que no se pueden resolver con la ayuda de la comunicacin formal. Hay ms
libertad en la comunicacin informal que ayuda a la solucin de problemas difciles.

Satisfaccin de las necesidades sociales de los empleados

Todo el mundo quiere buenas relaciones con los jefes en un lugar de su trabajo, estas relaciones
dan satisfaccin a los empleados y se sienten orgullosos de ello. Pero esto puede ser posible slo
con la ayuda de la comunicacin informal.

Desventajas

Camino Incierto

Dado que va ms all de las restricciones de la empresa, no se cuenta con un canal definido.

Posibilidad de rumor y distorsin

La certeza de que la informacin sea verdadera o falsa no se encuentra en cualquier persona, en

consecuencia, los rumores pueden surgir rpidamente.

Comunicacin no sistemtica
Esta comunicacin no es sistemtica y es posible que la informacin llegue a la persona incorrecta,
o bien, que no llegue a la persona apropiada.

La informacin no es fiable

La mayor parte de la informacin recibida a travs de esta comunicacin es poco confiable y ninguna
decisin importante se puede tomar sobre su base.

Conclusin

Sin la comunicacin se tendran muchos problemas en la organizacin y los problemas no se podran

resolver fcilmente. La comunicacin es un medio, que todas las empresas deben considerar como
un elemento importante como base para la toma de sus decisiones.

Referencias

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