Administracin del Tiempo

Formas para administrar el tiempo

Formas para administrar el tiempo

Hay varias pequeas tcticas y trucos para aprovechar mejor el tiempo, pero lo ms importante es la
adecuada planificacin de actividades. Si no se planifica bien, es en realidad imposible sacarle
provecho al tiempo.

Sin duda el tiempo es un recurso valioso, especialmente en el trabajo. Saber aprovechar el tiempo puede ser la
diferencia entre una gestin exitosa y un fracaso. Sin embargo, no todos valoran el tiempo, y hay quienes tampoco
saben administrar este recurso tan importante.
En empresas competitivas, el tiempo es oro, y lo mismo es vlido para profesionales exitosos. Cualquier minuto que
se le gane al da, es significativo. Conozco una empresa en la cual sus vendedores comenzaron a llevar un
computador personal. Los ejecutivos estaban orgullosos de que los vendedores haban bajado el tiempo de una
venta de catorce a once minutos. Puede no parecer un gran logro, pero las simples matemticas nos muestran que
si cada vendedor gana tres minutos por venta, al final del da habr visitado a un nmero bastante mayor de clientes.
Y con ocho vendedores, las cifras son dramticas.
Hay varias pequeas tcticas y trucos para aprovechar mejor el tiempo, pero lo ms importante es la adecuada
planificacin de actividades. Si no se planifica bien, es en realidad imposible sacarle provecho al tiempo.
En segundo lugar, aprender a concentrarse en la tarea. Y para concentrarse, nada mejor que escoger un momento
propicio; hay ejecutivos que eligen la primera hora del da, cuando nadie los interrumpe y no hay llamadas
telefnicas ni reuniones, para hacer su trabajo intelectual y planificar.
En tercer lugar, aprender a establecer prioridades. Esto significa establecer prioridades entre lo ms y lo menos
importante. En general como cosa prctica, debe tomarse como prioritario aquello que apunta a los objetivos de la
empresa; muy ligado a esto est el viejo dilema de qu hacer primero: lo importante o lo urgente. En general se
debe hacer primero lo importante, y despus lo urgente, porque muchas veces una urgencia puede no ser tal. Pero
hay ejecutivos que son verdaderos adictos a lo urgente.

Administracin del Tiempo

Esta obra est bajo una licencia Copyright

Todos los derechos reservados

1
Administracin del Tiempo
Formas para administrar el tiempo

La delegacin es tambin otro punto esencial para administrar mejor el tiempo. Aquellas jefaturas que no saben
delegar, o que creen que ningn empleado est capacitado para hacer algunas tareas, pierden un tiempo valioso, y
un tiempo que adems es ms oneroso que el de su empleado. Cercano a la falta de delegacin, est el exceso de
centralizacin, es decir cuando hay un solo gran jefe y el resto son colaboradores sin autoridad. En esos casos
todo se demora porque hay que esperar al jefe.
El no contar con mayor cantidad posible de informacin lleva tambin a prdidas importantes de tiempo. Por lo tanto,
es fundamental que las personas dispongan de la mayor informacin - y muy a mano - que se necesita para
establecer alguna estrategia o un plan o tomar una decisin.
La falta de preparacin o capacitacin del personal suele ser otro factor importante. El personal puede estar
desaprovechado si, an siendo competente, carece de formacin especfica en ciertos aspectos de su tarea, que los
obliga a duplicar el tiempo de la misma. Para evitar esto deben existir programas de capacitacin general e
individual, internos y externos, a fin de cubrir esas falencias.
Otros aspectos que deben considerarse para administrar el tiempo son el manejo de reuniones, que suele ser
increblemente deficitario, y el anlisis de fallas, sobre todo si son reiterativas, y que exigen una solucin ms a
fondo. Una falla puede no solamente paralizar una parte del trabajo, sino indirectamente a toda una seccin de la
empresa, con un costo por lo tanto muy alto.
A continuacin, presentamos un test que podr servir de orientacin para evaluar cmo manejas
tu tiempo.

Utiliza bien su tiempo?

Documento descargable: CuestionarioDescargar

Administracin del Tiempo

Esta obra est bajo una licencia Copyright

Todos los derechos reservados