ALMACENES SANITARIOS

GESTION DE EXISTENCIAS
E INVENTARIOS
 Para que un centro sanitario pueda funcionar
correctamente, debe disponer de un almacn de
suministros .

o Estar organizado de forma coherente y racional

o Tenga en cuenta la actividad que desempea el centro
o NUNCA debe quedarse sin suministros
APROVISIONAMIENTO
Todo centro debe disponer de los artculos necesarios
para su actividad y para eso, debe garantizarse un
suministro constante y que exista un excedente
disponible para emergencias, teniendo en cuenta los
plazos de aprovisionamiento.

Para hacer un aprovisionamiento adecuado:

Calcular las necesidades
Comprar los productos
Recepcionar los productos
Almacenarlos
Distribuirlos

En los hospitales existe un departamento especfico

ALMACEN

Espacio que alberga los artculos

necesarios para la prestacin de
un servicio
FUNCIONES DEL ALMACEN
Recibir, registrar y controlar los materiales sanitarios

Acondicionar, proteger y conservar los materiales

Entregar y distribuir los materiales a los distintos servicios

Evitar prdidas y deterioros

Vigilar su caducidad

Controlar el agotamiento para informar al departamento de

compras

Solicitar pedidos

Custodiar y controlar los productos almacenados

COSTES DE ALMACENAMIENTO
Costes financieros de las exixtencias

Costes de personal

Superficie que ocupan los productos

Reparacin y conservacin

Deterioros, prdidas y degradacin de productos

Primas de seguros

Vigilancia y seguridad

Costes de consumo de abastecimientos

Gastos de mobiliario, instalaciones,

TIPOS DE ALMACEN SANITARIO

TIPO DE
CANTIDAD DE
PRODUCTO FUNCIONAMIENTO
MATERIAL
ALMACENADO

CENTRAL DE COMIDA
CERRADO

COMPLETO
DE FARMACIA
DEL HOSPITAL

ABIERTO
ALMACENILLO DE LENCERIA
ALMACEN COMPLETO DE HOSPITAL
PROCESO BASICO
Tramitacin de pedido

Recepcin de pedido

Comprobacin de pedido

Colocacin de pedido

Reparto de productos a los diferentes servicios

Control de productos que se van consumiendo

COLOCACION DE PRODUCTOS
ESTANTERIAS

TRANSELEVADORES

CAJAS DE PLASTICO APILABLES

CAJAS METALICAS

ESTIBADOS ESPECIFICOS
ESTANTERIAS
ESTANTERIAS
TRANSELEVADORES
CAJA APILABLE
CAJA METALICA
ESTIBADO ESPECIFICO
NORMAS GENERALES DE
ALMACENAMIENTO
Colocar los materiales pesados en zonas con buen acceso

Colocar en las cabeceras guas con el material almacenado,

cdigos,

Colocar los productos con ms movimiento ms cerca de la

salida

Colocar los materiales con fecha de caducidad prxima en

lugares de fcil acceso

Los materiales que precisan fro, se almacenarn en

frigorficos

Los productos txicos o peligrosos se almacenarn en lugares

habilitados
TIPOS DE SUMINISTRO
PROGRAMADO

IMPREVISTO O URGENTE
DISTRIBUCION Y REPARTO
CLASIFICACION DE MATERIALES
FARMACEUTICOS

ESTERILIZACION

ROPA Y VESTUARIO

UTILES DE COCINA

VIVERES

MATERIAL GENERAL SANITARIO

MATERIAL DE OFICINA

MANTENIMIENTO Y REPUESTOS

MATERIAL INVENTARIABLE

MATERIAL DE LIMPIEZA Y DIVERSOS

SISTEMAS PARA LA DETECCION DEL
CONSUMO
CLASIFICACION ABC

INDICE DE ROTACION

POR USO Y DURACION

Clasificacin ABC
Se basa en el principio de Pareto:

CLASIFICACN ABC
CATEGORA A

* 20% de las referencias

* 80% del valor

CATEGORA B

* 30% de las referencias

* 15% del valor

CATEGORA C

* 50% de las referencias

* 0,5% del valor
Indice de rotacin
De alta rotacin

De rotacin normal

De baja rotacin
Uso y duracin
Material fungible

Material inventariable
CATALOGO Y FICHA DE ARTICULOS
SANIRTARIOS
El catlogo es la relacin de todos los artculos
sanitarios

En el catlogo se definen todos los artculos susceptibles

de uso en un centro sanitario

Cada artculo lleva una clave o cdigo que indica su

grupo, subgrupo y familia y una ficha con la descripcin,
los servicios autorizados para su uso
NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE APLICADAS
EN LOS ALMACENES SANITARIOS
El edificio debe estar en una sola planta y disponer, al menos,
de dos puertas.

Las zonas de paso y salidas, en especial las salidas de

emergencia, deben estar libres de obstculos.

Los lugares de trabajo y sus equipos e instalaciones debern

limpiarse peridicamente y siempre que se necesario.

Deben evitarse apilamientos excesivos de material

Deben separarse de forma adecuada los productos no

compatibles (Ej: Inflamables y corrosivos)
 Debern aislarse los productos especialmente peligrosos

En las etiquetas de los productos deben aparecer las normas de

almacenaje

Debe respetarse el aforo de almacenaje de salas y recipientes

Debe existir buena ventilacin (natural o no)

Deben adoptarse las medidas de seguridad que requiera la

manipulacin y el almacenaje de determinados productos
(agentes biolgicos), as como determinados residuos

Se dispondr de los medios adecuados para la extincin de

incendios, detectores de fugas y termosensores, cuando sea
preciso
PICTOGRAMAS
GESTIN DE STOCKS
Los centros sanitarios tienen que prestar un servicio de
calidad, pero al mismo tiempo, deben hacerlo al menor
coste posible. Por ello, una adecuada gestin de stocks
es imprescindible para el normal y adecuado
funcionamiento.

Para conseguir un equilibrio entre esos dos puntos se

tendrn en cuenta dos aspectos bsicos: de qu espacio
y capacidad econmica disponemos, y qu artculos
deben almacenarse y en qu cantidad.
Espacio y capacidad econmica
La gestin del stock va directamente ligada al espacio
del almacn, y lo que es ms importante, a la capacidad
econmica de que disponemos. Esto es as porque si se
pide en exceso un cierto producto el desembolso
econmico puede impedir la adquisicin de otros
productos igualmente necesarios. Por tanto es necesario
elaborar previsiones lgicas de adquisicin de
productos.
 Tipos y cantidad de artculos
almacenables
Hay conocer es cules son los artculos que ms se
consumen y en qu medida para realizar la gestin del stock
con la mayor precisin posible.

No tiene sentido almacenar artculos de poco consumo

porque con ello lo nico que conseguiremos ser el desorden
del almacn, inutilizar el espacio del que disponemos e
invertir en una compra ineficaz que nos llevar a una
gestin de costes deficiente.

Por otro lado, aunque un producto tenga mucha tirada de

consumo deber almacenarse razonablemente en funcin de
las unidades de uso que realmente vayamos a necesitar.
 Para valorar este principio bsico de gestin de stock
deberemos saber igualmente el tiempo que nuestro
proveedor tarda en suministrarnos y calcular con qu
perodos de tiempo deben realizarse los pedidos.

Para estudiar el consumo de productos de un hospital

pueden utilizarse diversos listados como, por ejemplo,
el listado de consumos de los productos segn su rango
ABC.
 Adems de estos conceptos bsicos, hay que tener en
cuenta otros ms concretos y que son fundamentales
para controlar las cantidades a almacenar de una
manera satisfactoria. Son el stock de seguridad, el
horizonte de compra, el punto de pedido y el lote
econmico.
Stocks de seguridad
Consiste en conocer el nmero de meses de reserva
de existencias de los productos sanitarios con la
finalidad de que no se produzca la ruptura del
stock, es decir, que no nos quedemos sin ese
producto. Para evitarlo dispondremos siempre de
una cierta cantidad que no se consume y que se
guarda, pero teniendo en cuenta la fecha de
caducidad.
 En general, es conveniente almacenar una cantidad
de reserva equivalente a un 30% ms de las
unidades que sabemos que se consumen, teniendo
siempre en cuenta el perodo de tiempo que tardan
en suministrarnos el pedido. Este porcentaje es
nicamente orientativo, la gestin del stock
analizar el porcentaje necesario para cada
artculo ponderando las unidades que
estadsticamente se consumen en un perodo dado
y el perodo de entrega de la mercanca.
 STOCK DE SEGURIDAD

Nmero de meses de reserva de existencias

Equivale a un 30% de las unidades que se consumen
Hay que considerar la fecha de caducidad y el perodo de entrega del
producto por el distribuidor
EJEMPLO
Si suponemos que de un determinado producto
se consumen 400 unidades al mes y tenemos
un mes de seguridad del 30% y un mes de
perodo de entrega siempre habr que
disponer en el almacn de 520 unidades. Si el
perodo de entrega fuera de dos meses,
deberamos almacenar las 800 unidades que
vamos a consumir ms el porcentaje de
reserva, que equivaldra a 240 unidades ms
(en total, 1040 unidades).

 Horizonte de compra
Es el nmero de meses que se cree que debe transcurrir entre
una compra y otra. Para ello tendremos que conocer la
capacidad del almacn, el volumen de espacio que ocupa el
producto y las tendencias alcistas o bajistas del precio del
artculo.

 Si se trata de un producto que ocupa mucho

espacio y nuestro almacn es pequeo, estaremos
obligados a realizar pedidos pequeos y frecuentes.
En cambio, si disponemos de suficiente espacio
para almacenar el producto, el horizonte compra
depender del consumo conocido de unidades, de
la reserva necesaria y del precio y sus oscilaciones
en el mercado. Cuando el precio se eleva, la
compra deber reducirse al mnimo imprescindible,
mientras que cuando el precio est bajo deberemos
hacer un mayor acopio para abaratar costes
globales.
 HORIZONTE DE COMPRA
Nmero de meses que deben transcurrir entre las compras
Se debe conocer la capacidad del almacn
Hay que tener en cuenta los precios
EJEMPLO
Si consumimos 200 unidades mensuales de
algodn y compramos cada dos meses, el
horizonte de compra ser de dos meses,
debiendo hacerse un acopio de 400
unidades.
Punto de pedido
Es la demanda durante el perodo de
aprovisionamiento ms el stock de seguridad. Se
trata de calcular cul ha de ser el nuevo pedido de
cada artculo teniendo en cuenta para ello los
parmetros ya vistos. Entre ellos destaca el nmero
de unidades de consumo y la reserva necesaria de
cada producto.
 PUNTO DE PEDIDO
Consiste en el clculo del nuevo pedido
Hay que conocer las unidades que se consumen y la reserva
necesaria de cada producto
EJEMPLO
En una consulta mdica el consumo de
vendas elsticas es de 300 unidades al mes
y el stock de seguridad es de 90. Sabiendo
que el pedido tarda un mes en ser
suministrado, el punto de pedido ser:
Punto de Pedido = 90 + (300 x 1) = 390

 Lote econmico
El lote econmico es el coste mnimo de realizacin de
cada pedido, para su clculo hay que valorar el coste de
almacenamiento y envo. El coste de envo es el importe
que hemos de abonar a la agencia de transporte por el
servicio de suministro que necesitamos. Con carcter
general, dicho coste parte de un mnimo que siempre
tendremos que afrontar (sea cual sea el nmero de
unidades solicitadas). Habr, por tanto, que solicitar el
pedido de tal forma que el nmero de unidades
solicitadas no sea inferior a ese coste mnimo.

 LOTE ECONMICO
Es el coste mnimo de realizacin del pedido
Hay que valorar el coste del envo y almacenamiento
 EJEMPLO
Una consulta utiliza mensualmente 50 envases para anlisis de
orina. Cada envase cuesta 0,50 y tardan en servirlo 10 das.
El coste del envo ms el seguro de transporte asciende a la
cantidad mnima de 45 , coste que aumentara a 60 por un
pedido superior a 300 .

En caso de solicitar la cantidad de envases necesaria para un

mes, el coste del transporte superara al del propio pedido. La
repercusin del coste del envo sobre el producto sera de 0,90
, lo que supondra que cada artculo nos costara 1,40 , casi
el triple del coste inicial del envase para el anlisis de orina.

Solucin
Teniendo en cuenta la disponibilidad de espacio en el
almacn y dado que este producto es de fcil
almacenaje, debera realizarse un pedido anual de
50x12 = 600 envases, que a 0,50 cada uno supondra
un importe de 300 euros. El coste de transporte
ascendera a 60 , y de esta forma estaramos
repercutiendo un coste en cada envase de apenas 0,1
(que pasaran de costar 0,5 a 0,6 )
GESTION DE EXISTENCIAS
MTODOS DE VALORACIN DE
EXISTENCIAS
Los artculos que forman parte de las existencias
del almacn de una empresa se valoran segn el
plan contable, al precio de adquisicin o al precio
de produccin.

Se establece con carcter obligatorio computar

siempre la valoracin de existencias por el valor de
adquisicin del producto, entendiendo por este
nica y exclusivamente el precio reflejado en la
factura del proveedor directo de cada uno de los
artculos.

 El coste de produccin comprende cada uno de los
gastos que supone la entrada del producto y su
almacenaje, por lo que al precio de adquisicin
debern aadirse, entre otros, el pago del porte,
del seguro del transporte, si lo hubiera, y los
aranceles aduaneros.

Con relacin a los gastos de almacenaje,

deberemos tener en cuenta los sueldos y salarios
del personal del almacn, la energa necesaria
consumida y todos los gastos que suponga el
mantenimiento de dicho almacn (limpieza,
seguro)

 El clculo del coste de produccin es otra de las
funciones directas de la gestin de stocks.

Entre los mtodos valoracin de existencias ms

frecuentemente utilizados es recomendable el del
precio medio ponderado, aunque existen otros
mtodos como los mtodos FIFO y LIFO.
Precio medio ponderado
Consiste en valorar las existencias o cantidades que
de un determinado artculo hay en un almacn,
teniendo en cuenta los precios de adquisicin. Se
calcula mediante la frmula:

PMP = (C1xP1) + (C2xP2)/C1+C2+C3

EJEMPLO:
Supongamos que en el almacn tenemos 200
gasas absorbentes a 1 , 300 a 1,3 y 400 a
1,4 . PMP = (200x1) + (300x1,3) +
(400x1,4)/200+300+400 = 1,27

Mtodo FIFO
El primero que entra es el primero que sale; el
material utilizado se valora con precio antiguo, y el
stock a precio actualizado. Inconveniente: fiable
cuando los precios son estables, pero si hay
inflacin o una subida puntual de precios
sobrevalora las existencias.

Mtodo LIFO
El ltimo que entra es el primero que sale; las
existencias se valoran a precio antiguo, y el
material usado a precio actual. Se aconseja en
pocas de inflacin o subida de precios.
FICHAS DE ALMACN.
CONFECCIN Y DESARROLLO
Para conocer las existencias de los diferentes
artculos en nuestro almacn se utilizan diferentes
programas informticos. En dichos soportes se
elaboran unas fichas de almacn que pueden
imprimirse en listados. La eleccin del formato
depender de cmo trabaje nuestro programa de
gestin de almacn, pero al menos en esas fichas
debern reflejarse necesariamente los siguientes
registros:
 Identificacin mediante un cdigo de cada artculo.

Nmero de unidades entrantes, fecha, procedencia, e

importe de adquisicin de cada artculo.

Nmero de unidades salientes, destino, fecha de salida

y el importe de valoracin que apliquemos en cada
caso, dependiendo del mtodo de valoracin elegido.

Nmero de unidades que existen en el almacn,

despus de las diferentes entradas y salidas y su
valoracin final, lo que se llama existencia,
remanente o saldo.
 Con las fichas de almacn que nos proporciona el
sistema informtico podremos controlar si las
existencias en almacn que refleja nuestro sistema
se corresponde con la realidad fsica de lo
almacenado. Adems servir para controlar
estadsticamente las entradas totales en un periodo
determinado de un artculo concreto, su precio
medio de adquisicin y toda la informacin para
gestionar el stock correctamente.

INVENTARIO. CLASIFICACIN Y
ELABORACIN
El inventario es un listado de los bienes
tangibles que posee una empresa, sea un
hospital, una consulta, etc. Estos bienes
debern ser sometidos a algn tipo
clasificacin que nos permita encontrarlos y
valorarlos de una forma rpida y eficaz.

 OBJETIVOS DEL INVENTARIO

Controlar las salidas y los ingresos de las mercancas
existentes en las empresas
Estimacin de los gastos o ganancias obtenidos
Controlar todo lo relacionado con el producto, como la
satisfaccin de la demanda, el mantenimiento de un
adecuado nivel de stock.
Clasificaciones para el
inventario
Los materiales sanitarios se agrupan atendiendo las
caractersticas fsicas, segn el punto de vista de
su utilidad o con respecto al producto del que
formen parte. Siguiendo el ejemplo de la ficha de
almacn, los distintos artculos del almacn llevan
cdigos distintos, lo que facilita las tareas de
almacenamiento, los pedidos, y la realizacin del
inventario.

Para codificar los artculos se pueden utilizar

algunos de los siguientes mtodos:
 Alfabtico. Consiste en clasificarlos por orden
alfabtico. Este mtodo es vlido para los
almacenes pequeos, ya que puede ocurrir que
artculos muy dispares queden situados prximos
entre s.

Mnemotcnico. Es un mtodo similar al alfabtico

y consiste en clasificar un artculo con el nombre
de su inicial o de una palabra que nos la recuerde.
Por ejemplo, las prtesis valvulares pueden estar
bajo el epgrafe Prot-V y las ortopdicas bajo el
epgrafe Prot-O
 Alfanumrico. Se trata de asignar a cada letra del
alfabeto un nmero (por ejemplo, A-1, B-2). Los
materiales se colocan en el grupo que les corresponda
segn la letra inicial de su nombre y, ya dentro del
grupo, reciben aleatoriamente otro nmero, de
identificacin propia. Una adaptacin de este mtodo
puede ser la de asignar series de productos con
centenas (100, 200...) y dentro de cada serie
clasificarlos por la inicial con su nombre. Un ejemplo:
La serie 100 se corresponde con el grupo material de
curas: A-101 puede ser el algodn hidrfilo, A-102 los
antispticos tpicos, el S-101 los sueros fisiolgicos, etc.
 Decimal. Consiste en clasificar las materias en diez
grupos y dentro de cada uno en diez subgrupos,
hacindose tantas subdivisiones como sean necesarias.
Por ejemplo, grupo 01: material general de laboratorio;
grupo 02: reactivos; grupo 03: material de curas, etc.
Dentro del grupo 03, podramos crear el subgrupo 01:
material general (algodn hidrfilo, antispticos);
subgrupo 02: material de curas de quirfano (suturas,
anestesia) De este modo, la povidona yodada se
clasificara con el cdigo 0101, la seda de sutura 0102,
el lquido de revelado 02xx, etc.
Procedimiento para inventariar
Cuando se quiere realizar un inventario es
necesario ser sistemtico y ordenado,
aunque siempre pueden presentarse
contingencias. Existen diferentes formas
para hacer un inventario, pero una
adecuada sistemtica debe incluir:
 Ordenar racionalmente los artculos

Describir los artculos, sus caractersticas fsicas y de

mercado

Elegir las unidades de medida empleadas: kilogramo,

litro, metro

Evitar duplicidades en el recuento

Limpiar previamente el almacn, retirando los envases

vacos, rellenando los que estn a medias, etc.

Contar y buscar pacientemente los materiales

Anotar todo lo necesario

ALGUNAS CONTINGENCIAS EN LA
REALIZACIN DEL INVENTARIO

Roturas
Prdidas o robos
Mermas o caducidad de los artculos
 Los inventarios suelen hacerse en las pocas de
menor actividad y las de cierre del ejercicio
contable, aunque lo ms aconsejable, y que suele
hacerse en almacenes pequeos, es el mtodo
cclico, que consiste en verificarlo cada poco
tiempo (semana, mes)

Actualmente el ordenador es una valiossima y

necesaria ayuda para hacer este tipo de trabajo, ya
que si las entradas y salidas se registran
correctamente, el inventario est
permanentemente actualizado.

TIPOS DE INVENTARIO

ANUAL

PERMANENTE

ROTATIVO
VALORACION DE EXISTENCIAS
Proceso por el cual una empresa cuantifica
la cantidad de dinero inmovilizado que
tiene como mercanca almacenada
METODOS DE VALORACION DE
EXISTENCIAS

FIFO

LIFO

PMP