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RESUMO
Este trabalho faz uso da simulao de eventos discretos para modelar a rotina de trabalho de
um laboratrio de anlises clnicas, visando prover informaes que auxiliem a empresa a
otimizar a utilizao de seus recursos e reduzir o tempo de espera dos clientes. Enquanto
contribuio acadmica, o trabalho apresenta um roteiro para a simulao de servios,
colaborando para aumentar a explorao desta ferramenta. A modelagem do sistema abrangeu
as principais etapas do processo do laboratrio e os dados necessrios foram obtidos atravs
de observao e registros histricos. Concluiu-se, neste estudo de caso, que h ociosidade na
recepo, podendo haver aumento de at 34% na carga de trabalho; e que dois atendentes so
necessrios nas etapas de coleta e preparao, que suportam assim, respectivamente,
aumentos de 60% e 40% na demanda. A modelagem se mostrou representativa e til tomada
de deciso no laboratrio.
ABSTRACT
This work uses discrete event simulation to model the operation of a clinical biochemistry
laboratory. The goal is to provide information that aids the company to manage its resources
and to reduce customers waiting time. Academically, this paper contributes to the exploration
of simulation in the services sector. The main steps of the process were modeled according to
historical and collected data. This case study demonstrates that there is idle time in the
reception of clients and that this step of the process can maintain current service levels with
an increase of 34% in the demand. In collection, two operators are necessary and they are able
to support an increase of up to 60% in demand. In preparation of blood samples, two
operators are able to support an increase of up to 40% in demand. Finally, the model revealed
itself as useful for decision-making processes regarding capacity planning.
Keywords: discrete event simulation, simulation in the services sector, clinical biochemistry
laboratory, capacity planning.
INTRODUO
Conforme Banks et al. (2009), a simulao uma tcnica utilizada para imitar o
comportamento de um sistema ou processo real. A partir desta imitao, podem-se criar
cenrios e projetar o comportamento de um sistema real diante das situaes geradas. Essa
prtica utilizada para resolver problemas em diversas situaes na indstria de manufatura e
no setor de servios. Sakurada e Miyake (2009), entretanto, salientam que no setor de
servios, essa prtica ainda pode ser melhor explorada.
Becker (2004) relata que muitas empresas do setor de servios, como os laboratrios de
anlises clnicas, so criadas por profissionais tcnicos, sem formao gerencial. Esses
laboratrios formam sistemas complexos e difceis de serem gerenciados. Isso ocorre tambm
devido grande variedade de exames oferecidos e necessidade de assegurar a confiabilidade
dos resultados, uma vez que auxiliam a rea mdica no diagnstico de enfermidades
(BECKER, 2004; BRANDALISE, 2001).
Stadnick e Coelho (2006) afirmam que no setor de anlises clnicas, diante das oscilaes nas
quantidades de exames solicitados, a conduta de comportamento das empresas a de que o
sistema no pode parar. necessrio atender a demanda em tempo hbil, fazendo com que,
muitas vezes, os laboratrios operem com falta ou excesso de recursos, principalmente
humanos, conforme o dia da semana ou perodo do dia.
Diante disso, neste trabalho optou-se por utilizar a tcnica de simulao de eventos discretos a
fim de modelar a rotina de trabalho de um laboratrio de anlises clnicas, visando obter
informaes que possam auxiliar a empresa a otimizar a utilizao de seus recursos e reduzir
o tempo de espera dos clientes. Enquanto contribuio acadmica, o trabalho apresenta um
roteiro para a simulao de servios, contribuindo para diminuir a lacuna indicada por
Sakurada e Miyake (2009).
Este artigo est organizado em cinco sees. Aps esta introduo, a seo 2 apresenta o
referencial terico, que discorre sobre trs pontos principais: (i) gesto de servios; (ii) o setor
de anlises clnicas; e (iii) a simulao de eventos discretos em servios. A seo 3 detalha os
procedimentos metodolgicos utilizados para obter informaes, desenhar o modelo e criar
cenrios de simulao. A seo 4 apresenta o estudo aplicado, o modelo desenvolvido, os
cenrios criados e os resultados obtidos, os quais so discutidos luz da literatura e das
implicaes prticas. Por fim, a seo 5 apresenta as principais concluses do trabalho e
discute suas limitaes.
REFERENCIAL TERICO
Gesto de servios
A partir da anlise de diversas definies de servios, Grnroos (1990) prope que um servio
uma atividade ou uma srie de atividades com certo grau de intangibilidade, destinadas a
atender a demandas de clientes que, geralmente, ocorrem com interao de clientes e
funcionrios.
Os servios podem ser classificados, conforme a matriz de Roger Schmenner (1986) apud
Fitzsimmons e Fitzsimmons (2005) em relao intensidade de trabalho (custo de mo-de-
obra em relao ao custo de capital) e ao grau de interao e customizao. Os quatro
quadrantes da matriz classificam um servio como: (i) Indstria de servios, caracterizada
pela prestao de servios padronizados com alto capital investido; (ii) Estabelecimentos de
servios, os quais apresentam alto grau de customizao e de intensidade de trabalho; (iii)
Servios de massa, cuja customizao pequena, com alto grau de intensidade de trabalho; e
(iv) Servios profissionais, caracterizados pela alta customizao e grau de intensidade de
trabalho.
Conforme o grau de intensidade de trabalho e a interao com o cliente em um servio, o
controle das operaes se torna mais ou menos complexo. Para Fitzsimmons e Fitzsimmons
(2005), so trs as partes que podem exercer o controle sobre o servio: a organizao, o
pessoal da linha de frente e o cliente.
A organizao responsvel pela criao da cultura da empresa, que determina seus valores e
o comportamento de seu pessoal na tomada de deciso, e pela delegao de poder aos
membros do sistema. A organizao controla um sistema pela padronizao dos servios,
evitando que um funcionrio da linha de frente tenha poder de alterar determinados
procedimentos. O pessoal da linha de frente domina o servio quando possui poder suficiente
para alterar sua rotina e evitar o seu desgaste, ainda que isso prejudique o cliente. A chave do
sucesso do servio comandado pela linha de frente est em ganhar a confiana do cliente,
fazendo-o acreditar no conhecimento e treinamento do prestador de servio. O controle do
servio est nas mos do cliente principalmente quando h grande padronizao nos servios
e autonomia do cliente, como em auto-atendimentos. Um cenrio satisfatrio para todos o
que encontra o equilbrio entre essas partes e prov lucro para a organizao, menor desgaste
do pessoal da linha de frente e contentamento do cliente (FITZSIMMONS; FITZSIMMONS,
2005).
A qualidade do servio a qualidade percebida pelo cliente. Esta ser afetada pela forma de
controle e tambm pelo atendimento de suas expectativas, que esto relacionadas
experincia do cliente nos momentos da verdade do servio, aqueles em que existe contato
entre o cliente e o prestador de servio. Vale salientar que, conforme o tempo de participao
do cliente na prestao de servios, a percepo de qualidade pode passar a ser afetada
tambm pela qualidade das instalaes de apoio e os servios implcitos (GRNROOS,
1990).
Sakurada e Miyake (2009) comentam que o setor de servios vem crescendo e, devido a sua
complexidade de gesto, o nmero de estudos nessa rea tambm est aumentando.
No Brasil, a partir de 1994, com a estabilidade gerada pelo Plano Real, houve grande
migrao da classe mdia ao sistema de planos de sade, aumentando consideravelmente os
volumes nos servios particulares de sade. Com o passar do tempo, os planos foram
renegociando os preos e reduzindo o valor pago pelos procedimentos aos laboratrios. Esse
novo cenrio exigiu que os laboratrios passassem a oferecer os mesmo servios, com a
mesma qualidade e efetividade, porm recebendo menos por procedimento realizado. A
configurao dos laboratrios mudou de uma prestao de servios bastante artesanal para
uma produo mais automatizada e padronizada (OLIVEIRA; PROENA, 2002).
Alm disso, a quantidade de exames realizados nos laboratrios vem aumentando ao longo
dos anos devido tambm tendncia crescente de realizao de exames de rotina por
pacientes saudveis. Esses pacientes visam detectar precocemente possveis problemas de
sade e, assim, facilitar um tratamento eficaz. O aumento de demanda deve ser considerado
pelos gestores de laboratrios de anlises clnicas, pois pode levar o sistema ao limite de sua
capacidade, afetando a qualidade de seu servio e a satisfao do cliente (COUCHMAN et al.,
2002).
Couchman et al. (2002) concluem em seu estudo que, sem planejar mudanas para atender o
crescimento do nmero de exames, as filas chegam a duplicar seu tamanho em horrios de
pico e o tempo para finalizar todos os exames ultrapassa o tempo de um turno normal de
trabalho. Uma anlise dos mesmos autores demonstra que, com o passar dos anos, se no
houvesse aumento natural de produtividade e tempo de funcionamento, a demanda de um dia
se acumularia para o prximo e o sistema deixaria de ser funcional.
Os laboratrios costumam organizar-se por departamentos, ou seja, por processos. Cada rea
realiza um processo e composta por postos de trabalho. Os exames so encaminhados para
cada posto e so realizados em ordem de chegada ou, muitas vezes, de acordo com critrios
de priorizao pr-estabelecidos. Se os funcionrios forem multifuncionais, podem atuar em
mais de um posto de trabalho e at atuar ao mesmo tempo em mais de um processo.
Diferenas de nvel de habilidade podem, entretanto, causar problemas no momento de
agrupar tarefas (MERODE et al., 1998).
A deciso sobre a organizao ideal, contudo, deve ser tomada a partir de um estudo de fluxo
de trabalho, que pode ser considerado como uma anlise logstica da prestao de servio.
Essa anlise visa ajustar a capacidade demanda, de modo que o servio seja prestado de
forma efetiva e eficiente (GOLDSCHMIDT et al., 1998).
Simulao em servios
A simulao uma tcnica que vem sendo utilizada em servios para resolver problemas
relacionados, principalmente, gesto da capacidade. Alguns tipos de aplicaes so: tempo
de espera de clientes em bancos e a quantidade de caixas necessrios em um turno de
trabalho, gerenciamento de fluxo de pacientes em hospitais e de utilizao de recursos, tempo
de resposta de ambulncias conforme sua localizao, entre outros (FITZSIMMONS;
FITZSIMMONS, 2005).
Segundo Wijewickrama (2006), o cliente deseja sempre esperar o mnimo possvel de tempo
at ser atendido e esse fator decisivo na escolha do prestador de servios. De acordo com o
mesmo autor, quando existe grande interao humana, existe tambm uma variabilidade
natural no tempo de atendimento. Fitzsimmons e Fitzsimmons (2005) afirmam que em
qualquer sistema em que existe variao no tempo de atendimento e na chegada de clientes,
ocorre a formao de filas.
Sakurada e Miyake (2009) concluem que a simulao uma tcnica til para avaliar o nvel
de servio prestado, verificar a eficincia na utilizao de recursos e prever o comportamento
das filas conforme a variao da demanda.
PROCEDIMENTOS METODOLGICOS
Metodologicamente, este trabalho de natureza aplicada, uma vez que busca solucionar
problemas concretos, que esto relacionados ao gerenciamento de demanda e capacidade de
um laboratrio de anlises clnicas. A abordagem , portanto, quantitativa e a pesquisa
explicativa, pois as concluses se originam da anlise de dados coletados no ambiente de
interesse e da identificao de causas determinantes na ocorrncia de problemas. Utilizaram-
se procedimentos de modelagem estatstica e simulao. A modelagem permitiu representar o
funcionamento do laboratrio de anlises clnicas, enquanto a simulao possibilitou analisar
a maneira como o sistema responde a alteraes nas variveis que afetam o mesmo.
A terceira fase do trabalho envolveu a anlise dos dados coletados e dos registros obtidos
junto empresa e a definio das distribuies de probabilidade que representariam cada uma
das variveis do sistema. A partir destes dados, gerou-se um modelo matemtico, que foi,
ento, validado junto aos gestores do laboratrio como representativo do sistema de
realizao de exames. Aps a validao do modelo, a quarta etapa consistiu em simular em
planilha eletrnica o desempenho do sistema frente a variaes de demanda e de capacidade
de atendimento.
O laboratrio onde o estudo foi realizado uma pequena empresa privada, localizada na
regio noroeste do estado do Rio Grande do Sul e que atua no mercado de anlises clnicas h
mais de trinta anos. Trata-se de uma sociedade limitada de trs scios bioqumicos que,
juntamente a uma funcionria biomdica, so responsveis pelos exames realizados. A
empresa conta ainda com a colaborao de outras 12 funcionrias, distribudas em duas
unidades operacionais matriz e filial conforme demonstrado na Tabela 1.
Secretria 1 Matriz
Secretria/coleta/preparao 2 Filial
Coleta/preparao/financeiro 1 Matriz
Coleta/preparao/execuo 1 Matriz
Total 13 -
O processo de realizao do exame pode seguir por diferentes vias (diferentes equipamentos e
reas fsicas/salas), conforme os tipos de anlises solicitadas. Entretanto, as etapas do
processo, de maneira geral so padronizadas. Essas etapas esto representadas na Figura 1. O
diagrama apresenta as aes dos clientes, dos funcionrios e os processos de apoio prestao
do servio.
rea de Cuidados de rea de rea de
Entrada Corredores, Sada pela Entrada Sada pela
EVIDNCIAS espera; higine e espera; espera;
pela porta salas de porta
FSICAS Balco/ segurana na porta pela porta Balco/ Balco/
externa rea de espera coleta externa externa externa
Recepo coleta Recepo Recepo
Paga
AES DOS Chegada ao Entrega de Dirige-se a Permite Retorna ao Retira o
Espera Sada exame Sada
CLIENTES laboratrio requisio coleta coleta laboratrio resultado
particular
Linha de interao
Linha de visibilidade
RESULTADOS
O laboratrio possui duas unidades que prestam o mesmo servio, porm que possuem
complexidades de funcionamento distintas. A filial atende a pacientes ambulatoriais e realiza
somente algumas das anlises clnicas oferecidas ao pblico, pois no possui estrutura para
realizao de todos os exames. A matriz, por sua vez, atende a pacientes ambulatoriais e
hospitalares e ainda realiza alguns exames provenientes da filial. Sendo assim, a ltima possui
um sistema que apresenta maior complexidade de gerenciamento e por isso, foi escolhida para
a modelagem. Uma vez criado o modelo, ele poder ser utilizado tambm para estudos na
filial. O fluxograma de simulao utilizado como base na criao do modelo apresentado na
Figura 2.
No Sim Sim No
Impresso do Resultado
Espera Coleta de Coleta de
Espera
amostra amostra
Exame de paciente Arquivamento
No
hospitalar? do resultado
Sim
Registro de
Exames Filial Nome/Exames/ Entrega do Entrega do
Amostra resultado no resultado ao
hospital paciente
Ao longo da elaborao dos modelos matemticos, foram feitos testes a fim de validar a
representatividade do modelo em relao ao sistema real. Os resultados das validaes sero
apresentados ao longo deste trabalho.
Recepo
A primeira varivel analisada foi o tempo entre chegadas de pacientes externos no laboratrio.
Como a realizao da maioria dos exames deve ocorrer em jejum, verificou-se que 98% dos
pacientes solicitam atendimento no perodo da manh, entre 7h e 9h30min, podendo haver
mais alguns atendimentos at as 12h30min. A recepo trabalha tambm no perodo da tarde,
porm apenas para entrega dos resultados dos exames. Verificou-se, durante a observao,
que a entrega rpida, no gera filas e no preocupa os gestores da empresa. Por este motivo,
o sistema foi modelado apenas para o perodo da manh.
A validao da modelagem pode ser verificada nas Figura 4 e Figura 5. O tempo mdio entre
chegadas e o tempo mdio de atendimento obtidos atravs da simulao apresentaram
pequena variao em relao aos tempos reais, o que valida o modelo criado para a simulao
de novos cenrios.
10 1,50
Real
9 1,45
Simulado
8 1,40
7 1,35
Tempo (minutos)
Tempo (minutos)
6 1,30
5 1,25
4 1,20
3 1,15
2 1,10
Real
1 1,05
Simulado
0 1,00
1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6
Figura 4 - Tempo mdio entre chegadas na recepo Figura 5 - Tempo mdio de atendimento na recepo
Uma vez que o objetivo deste trabalho envolve a promoo de entendimento, pelos gestores
do laboratrio, do comportamento do sistema frente a variaes de demanda e capacidade,
simulou-se o funcionamento da recepo pelo perodo de 30 dias com diferentes cargas no
sistema. Carga igual a 1 representa o sistema atual em que opera o laboratrio. A partir desta
simulao, analisaram-se os tempos mdios de espera por atendimento e os tempos mdios de
ociosidade da secretria ao longo da manh. A Figura 6 mostra o grfico resultante desta
simulao.
7 Espera carga=1,0
Espera carga=1,3
6 Espera carga=1,34
Espera carga=1,35
cio carga=1,0
5 cio carga=1,3
cio carga=1,34
Tempo (minutos)
cio carga=1,35
4
0
1 2 3 4 5 6
Perodo de simulao
Para o sistema com carga igual a 1 encontra-se um cenrio com tempos ociosos crescentes a
partir das 8h30 (perodo 4), tempo mximo de espera de 2min20s e mdia de espera de
1min30s. H alternncia de perodos dominados por espera e cio e o tempo total de
ociosidade de 40 minutos, o que equivale a 12% do tempo. H, portanto, a possibilidade de
agregao de outras atividades ao trabalho da secretria, principalmente aps o perodo 4.
Coleta
Os tempos entre chegadas na coleta so 3% maiores do que na recepo, uma vez que nem
todos os pacientes que passam pela recepo realizam coleta de amostras. Estes tempos foram
representados por uma distribuio exponencial com mdia dependente do perodo de
chegada, conforme a Tabela 3. O tempo de atendimento foi modelado atravs de uma
distribuio de Weibull e o modelo, alm fatores de carga e eficincia, permite modificar o
nmero de atendentes na coleta.
INPUTS
Qtd. Med. Tmed entre
Perodos % Tmed atend.
Atend. chegadas
07:00:00 07:30:00 1 20% 11 00:02:49 00:02:53
07:30:00 08:00:00 2 21% 12 00:02:34 00:02:53
08:00:00 08:30:00 3 25% 14 00:02:13 00:02:53
08:30:00 09:00:00 4 24% 13 00:02:23 00:02:53
09:00:00 09:30:00 5 8% 5 00:06:11 00:02:53
09:30:00 12:30:00 6 2% 1 03:05:24 00:02:53
30 3,20
25 3,00
20 2,80
15 2,60
10 2,40
5 2,20
0 2,00
1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6
Perodo de simulao Perodo de simulao
Figura 7 - Tempo mdio entre chegadas na coleta Figura 8 - Tempo mdio de atendimento na coleta
Tempo (minutos)
12 cio - 3 atend
10
8
6
4
2
0
1 2 3 4 5 6
Perodo de simulao
A Figura 9 demonstra que h um pico de ociosidade para todas as cargas no perodo 6, o que
est de acordo com os dados de entrada do sistema e evidencia que, independente do nmero
de atendentes, neste perodo, possvel deslocar as atendentes para outras atividades.
cio carga=2,0
Tempo (minutos)
cio carga=1,6 cio carga=2,5
12 12
10 10
8 8
6 6
4 4
2 2
0 0
1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6
Perodo de simulao Perodo de simulao
Figura 10 Espera e cio acumulados na coleta Figura 11 - Espera e cio acumulados na coleta
- 2 atendentes - 3 atendentes
O sistema com 2 atendentes e carga igual a 1 gera tempo de espera acumulado de 6min53s e
ociosidade total de 2h10min. Tempos semelhantes so obtidos no sistema com 3 atendentes
quando submetido a carga igual a 2. O tempo de espera acumulado neste ltimo sistema de
6min31s e a ociosidade acumulada de 1h45min. Desta anlise, verifica-se que ao alocar 3
atendentes na coleta, a capacidade do sistema dobra e a ociosidade dos atendentes diminui.
Preparao de amostras
30 8
Real
Real
Simulado 7
25 Simulado
Amostras recebidas (unid)
6
Tempo (minutos)
20
5
15 4
3
10
2
5
1
0 0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Perodo de simulao Perodo de simulao
Figura 12- Quantidade mdia de amostras Figura 13 - Tempo mdio entre chegadas
por perodo de simulao por perodo de simulao
cio 3 preparistas
100
80
60
40
20
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Perodo de simulao
Analisando a Figura 16, pode-se perceber os aumentos nos tempos de espera gerados pela
chegada do maior lote de amostras do hospital, no perodo 8, e da filial, no perodo 9. O
tempo mximo de espera no sistema com um preparista chega a 2 horas no nono perodo, o
que quebra o fluxo produtivo nas etapas seguintes, prejudicando a entrega dos exames.
Adicionando-se outro preparista ao sistema, o tempo mximo de espera das amostras cai de 2
horas para 34 minutos, o tempo mdio passa a ser de 12min46s e a ociosidade acumulada
aumenta de 9min50s para 26min30s. Adicionando ainda um terceiro preparista, reduz-se o
tempo mximo de espera para 8min, a mdia de espera para 2min19s e aumenta-se a
ociosidade em 43min.
Considerando que a maioria dos exames tem prazo de entrega de 24h, no h necessidade de
testes com um quarto preparista, pois nada impede que as amostras permaneam na fila por
algum tempo, desde que este tempo no prejudique a realizao dos exames no prazo
combinado. Dessa anlise conclui-se, ento, que o sistema deve operar com 2 ou 3
preparistas, de acordo com o perfil de demanda que venha a se estabelecer.
Tempo (minutos)
50
Tempo (minutos)
30 30
20 20
10 10
0 0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Perodo de simulao Perodo de simulao
Figura 17 Espera e cio na prep. de amostras Figura 18 Espera e cio na prep. de amostras
com 2 preparistas com 3 preparistas
Alm disso, quando 2 preparistas atendem carga de 1,4, o tempo mdio de espera passa a ser
de 40min48s, limite admitido para que o sistema como um todo no seja prejudicado. Assim,
40% de aumento na demanda o mximo admitido para o sistema com 2 preparistas. J para
o sistema com 3 preparistas, a carga mxima de 2,15.
CONCLUSO
Na coleta observou-se que a alocao de apenas 1 atendente para esta funo gera tempos de
espera elevados. Dois atendentes revelaram-se como o nmero mnimo necessrio para
atendimento ao sistema com carga igual a 1 e um mximo de 60% de aumento na demanda.
Alm disso, 3 atendentes se fazem necessrios para atender a cargas de 1,6 at 2,5.
Alm disso, para completar este estudo, sugere-se ainda, a realizao de uma anlise de
viabilidade da automatizao dos processos de digitao, impresso e entrega, bem como da
ampliao da estrutura fsica do laboratrio, que permita, em caso de aumento de demanda,
que se trabalhe com 3 atendentes na coleta de amostras.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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MERODE, Van G.G.; OOSTEN, M.; VRIEZE O. J.; DERKS, J.; HASMAN A. Optimisation
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